Sfaturi pentru redactarea documentelor de afaceri.

A redacta documente de afaceri bune este o abilitate care se invata; nu necesita vreun talent special. Iti imbunatatesti abilitatile de redactare la fel cum ti-ai imbunatati orice alt tip de abilitate- prin repetitie si instructie. Si inveti sa scrii bine la fel cum inveti sa innoti bine- trebuie sa sari in bazin si sa te descurci singur. Oricat de multa instruire ai avea, nu vei invata daca nu te vei stradui putin.

O strategie care functioneaza pentru multi presupune sa scrii ceva in fiecare zi. Chiar daca nu lasi pe nimeni altcineva sa citeasca ce ai scris, incearca sa scrii ceva indiferent cat de scurt ar fi. Capatand acest obicei te vei obinui mai mult cu exprimarea in scris. In plus, vei incepe sa-ti evaluezi scrisul intr-un mod mai critic, observand care sunt partile la care trebuie sa mai lucrezi.

DOUA REGULI

Cunoaste-ti subiectul. Daca nu stii nimic despre un subiect, nu poti sa scrii despre el. Cu cat iti cunosti subiectul mai bine cu atat vei scrie mai bine si mai usor despre el.

Cunoaste-ti publicul. Acesta este al doilea element important. Scrie pentru cititori, nu pentru tine insuti! Aminteste-ti ca documentele tale concureaza cu cantitati nebanuite de informatie. Gandeste-te la prioritatile, interesele si nevoile cititorilor tai.

Evalueaza-ti cititorii (1) enumerand persoanele care-ti vor citi documentul, si apoi (2) enumerandu-le prioritatile, interesele si nevoile.

Aminteste-ti noteaza-ti nevoile clientilor tai.

CUM SA TE ORGANIZEZI

Pentru multi dintre noi incercarea de a ne organiza gandurile se poate transforma intr-un calvar. Ce trebuie sa se spuna cu adevarat? In ce ordine trebuie sa fie plasata informatia? Care este ideea de baza si cum pot sa inchei aceasta comunicare? Iata cateva idei de folos pentru inceput.

O SCHEMA Exact ca acelea pe care le faceai in scoala, inca functioneaza! Schema cuprinde o lista de idei cu privire la continutul lucrarii si ordinea ideilor. Dupa ce te uiti pe schema poti sa o modifici pana cand ajungi la forma cea mai potrivita pentru nevoile tale.

BILETELE DE INDEX Noteaza-ti ideile pe biletele de index, cate o idee pe fiecare biletel. Apoi pune-le in ordine. Reordoneaza-le pana ce obtii rezultatul dorit.

BILETELE POST-IT Din nou, scrie cate o idee pe fiecare bilet. Lipeste-le pe perete si incepe sa le pui in ordine. Acest instrument vizual te ajuta foarte mult sa-ti ordonezi gandurile.

SCHEME TIP BRAINSTORMING Aceasta este o abordare vizuala pentru a-ti organiza gandurile, prin care iti pozitionezi gandurile cu ajutorul imaginilor, cuvintelor cheie sau conceptelor. La sfarsit obtii o expunere grafica a continutului pe care il poti ordona in continuare.

SCHITA DE INCEPUT Daca scrii un raport scurt sau un memo, aceasta foaie constituie de obicei o prima

schita. Compune un chestionar scurt care sa te ajute sa-ti pui ideile la un loc, intrebandu-te lucruri de genul: De ce scriu acest material? Cine il va citi? Cu ce date imi sustin afirmatiile? Ce actiuni ar trebui sa fie intreprinse? Ce ordine ar trebui sa urmeze informatiile pe care le prezint?

VERIFICARE

Inainte de a te apuca sa-ti scrii urmatorul memo sau urmatoarea scrisoare, pune-ti urmatoarele intrebari:

Obiectivul Ce doresc sa se intample ca rezultat al acestui memo/al acestei scrisori?

Scopul Ce doresc sa obtin prin acest memo/aceasta scrisoare? Scriu pentru a cere ceva? Recomanda? Convinge? Explica? Raporta? Anunta? Cum pot raspunde nevoilor cititorilor prin ceea ce scriu?

Publicul Cui ma adresez si de ce au nevoie sau ce doresc sa auda? Cat de bine cunosc subiectul?

Subiectul Este urgent? Complicat? Controversat? Sensibil? Ar trebui sa includ si informatii de context? Ce pot sa fac pentru a face subiectul mai usor de citit si de inteles?

Tonul Cum pot sa spun ceea ce am de spus intr-un mod eficient si adecvat?

Alti factori Este memo-ul sau scrisoarea cu adevarat necesar/a? Un telefon ar fi deajuns? Daca nu, pot face si altceva pentru a sprijini documentul? Ar trebui sa distribui copii si altor persoane? Am nevoie de un raspuns?

Daca esti lamurit cu privire la aceste intrebari corespondenta ta va avea mai multe sanse de succes.

SCRISUL: PRIMA ZI

PLAN DE ACTIUNE

O data ce ti-ai planificat comunicarea si stii ce trebuie sa prezinti si cine face parte din public, te poti folosi de urmatoarele sfaturi pentru a scrie eficient:

1. Foloseste propriile tale cuvinte. 2. De cate ori ai ocazia foloseste cuvinte scurte care sunt la obiect. 3. Foloseste diateza activa in locul celei pasive. (Exemplu: Ray a raspuns cererii dumneavoastra in loc de Cererea dumneavoastra a fost rezolvata de catre Ray.) 4. Fereste-te de jargon. 5. Reciteste-ti, editeaza-ti si pe cat posibil slefuieste-ti documentul. Ai grija ca informatiile sa fie corecte, la fel si ortografia si punctuatia. Scapa de cuvintele in plus. Aranjeaza-ti frazele si paragrafele astfel incat memo-ul sau scrisoarea sa sune mai bine. 6. Ai grija ca memo-ul sau scrisoarea sa arate bine. Varietatea si spatiile libere sunt de folos. 7. Atunci cand poti, cere si parerea critica a altei persoane.

RECAPITULARE: CEI TREI C

1. Exprima-te cu claritate: Prima etapa a recapitularii vizeaza problemele generale cum ar fi scopul, publicul, organizarea si accesobilitatea. In aceasta etapa trebuie sa te asiguri ca cititorii vor putea remarca cu usurinta ideile importante. Compari ceea ce ai scris cu planul pe care l-ai redactat. 2. Fii concis: A doua etapa a recapitularii se concentreaza asupra paragrafelor si frazelor. Trebuie sa te exprimi cat mai concis, eliminand cuvintele de prisos. 3. Fii corect: Atunci cand esti convins ca documentul tau respecta criteriile mentionate la punctul (1) si (2), poti citi documentul de proba. In aceasta etapa te poti concentra asupra gramaticii, punctuatiei si ortografiei.