Laborator 10 Master document

(Vizualizare document coordonator) Master Document v ajut s gestionai fiiere Word existente. Astfel, folosindu-v de comenzile oferite de acest mod de vizualizare, putei crea un fiier Master care s conin referinele (link-urile) ctre subdocumente (fiierele subdocument sunt cele pe care dorim s le gestionm cu ajutorul comenzilor Master). Aceast comand, Master Document, comut ntre modul de vizualizare schiat i vizualizare document Master i, de asemenea, afieaz barele de instrumente Document Master (Master Document) i Schiare (Outlining).

Semnificaia butoanelor Outlining celor dou bare (de la stnga la dreapta) sunt: Promote (Promoveaz) Mut paragraful selectat la urmtorul nivel titlu superior (n sus un nivel, spre stnga). Demote (Retrogradeaz) Mut paragraful selectat la urmtorul nivel titlu inferior (n jos un nivel, spre dreapta). Demote to Body Text (Retrogradeaz la corp text) Schimb antetul selectat n corp text i aplic stilul Normal. Move Up (Mut n sus) Mut paragraful selectat i textul su subordonat restrns (temporar ascuns) n sus, deasupra paragrafului precedent afiat. Move Down (Mut n jos) Mut paragraful selectat i textul su subordonat restrns (temporar ascuns) n jos, sub paragraful urmtor afiat. Expand (Expandeaz) n Word afieaz subtitlurile restrnse i corpul textului unui titlu selectat, cte un nivel odat. n PowerPoint afieaz titlurile i tot textul restrns al diapozitivelor selectate. Collapse (Restrnge) n Word ascunde subtitlurile i corpul textului unui titlu selectat, cte un nivel odat. n PowerPoint ascunde totul cu excepia titlului diapozitivelor selectate. Textul restrns este reprezentat de o linie gri. Show Heading 17 (Arat titlu 1 7) Afieaz titlurile de nivel indicat (de la 1 pn la 7). Show All Headings (Afieaz toate titlurile) Afieaz toate nivelele de titlu i corpul textului. Show First Line Only (Afieaz numai prima linie) Ascunde totul n afar de prima linie a fiecrui paragraf al textului din schiarea dvs. Trei puncte () indic faptul c linii suplimentare sunt ascunse. Semnificaia butoanelor Master Document (de la stnga la dreapta) sunt: Expand/Collapse Subdocument (Expandeaz/Restrnge subdocumente) Expandeaz sau restrnge subdocumentele din document coordonator activ. Create Subdocument (Creeaz subdocument) Convertete textul selectat dintr-un document coordonator n subdocumente, pe baza primului stil de titlu selectat. Remove Subdocument (Elimin subdocument) Convertete un subdocument n text n interiorul documentului coordonator, rupnd legtura dintre documentul coordonator i fiierul care conine subdocumentul. 130615763.doc 1

Insert Subdocument (Insereaz subdocument) Insereaz un document existent ntr-un document coordonator ca subdocument. Merge Subdocument (mbin subdocument) Convertete dou subdocumente adiacente selectate ntr-un singur subdocument. Cnd salvai documentul coordonator, subdocumentele mbinate sunt salvate n fiierul care conine primul subdocument. Split Subdocument (Scindeaz subdocument) mparte un subdocument existent n dou subdocumente. Documentul este mprit n punctul de inserare. Lock Document (Blocheaz document) Blocheaz un subdocument astfel nct nu i se pot aduce modificri. Pentru a debloca documentul, facei clic pe icoan din nou.

Pentru a insera un document existent (subdocument) ntr-un Master Document, se procedeaz astfel: 1. afiai documentul (n baza template-ului ales) n modul de vizualizare document Master; 2. apsnd butonul Insert Subdocument apare fereastra Insert Subdocument din care avei posibilitatea s alegei documentul (documentele) pe dorii s le inserai ca subdocumente al masterului; n caseta File name, introducei numele documentului pe care dorii s-l adugai, i apoi facei clic pe Deschide (Open). 3. Facei clic n locul n care dorii s adugai subdocumentul; 4. Pe bara de instrumente Master Document facei din nou clic pe Insert Subdocument pentru a aduga un nou subdocument;
Observaie Se poate s utilizai seciuni cu formate diferite sau template-uri diferite pentru documentul coordonator i pentru noul subdocument.

Cnd creai un subdocument, programul Word l plaseaz ntr-o seciune separat insernd sfrituri de seciune nainte i dup subdocument. Putei schimba formatul seciunii (cum ar fi numrul de pagini, anteturi, margini, sau numrul de coloane) pentru un subdocument individual, putei modifica tipul sfriturilor de seciune, i putei aduga sfrituri de seciune. De asemenea putei utiliza diverse abloane sau putei s utilizai diverse setri ntr-un ablon pentru documentul Master i pentru subdocumentele individuale. Cnd vizualizai sau imprimai un subdocument ca parte expandat a documentului Master, programul Word afieaz subdocumentul utiliznd stilurile din ablonul documentului Master. Pentru a vizualiza sau imprima un subdocument utiliznd stilurile din ablonul su original, deschidei subdocumentul n propria sa fereastr. Un document Master conine referine ncruciate, bookmark-uri (semne de carte), tabele de cuprins, indexuri, legende pentru tabele, figuri, ecuaii i alte elemente. Crearea referinelor ncruciate (Crossreference) ntr-un document Master 1. n document, scriei textul introductiv, cu care ncepe referina ncruciat; 2. Din meniul Insert, facei clic pe Cross-reference; 3. n caseta Reference type, facei clic pe tipul elementului la care dorii s v referii de exemplu un titlu de capitol sau un tabel, un semn de carte etc; 4. n caseta Insert reference to, facei clic pe informaiile pe care le dorii introduse n document opiunile din aceast list sunt funcie de tipul de referin ales;

130615763.doc

5. n caseta For which, facei clic pe elementul specific la care dorii s v referii. De exemplu, dac ai ales Numbered din caseta Reference type i documentul are o list de ase item-uri, facei clic pe numrul la care vrei s v referii; 6. Caseta de validare Insert as hyperlink permite ataarea unui hyperlink referinei ncruciate, astfel nct s putei face salt la elementul la care se face referin. Dac elementul la care dorii s v referii este localizat ntr-un alt document, ambele documente trebuie s fie pri ale unui document Master; 7. Facei clic pe Insert; n document va fi inserat referina ncruciat respectiv acolo unde ai avut poziionat mouse-ul.
Observaie Dac vedei o intrare care afieaz ceva de genul {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT}, n locul textului, nseamn c programul Word afieaz codul de cmp n locul rezultatului cmpului. Pentru a vedea rezultatul cmpului, facei clic cu butonul drept al mouse-ului pe codul de cmp i apoi facei clic pe Comut n coduri de cmp (Toggle Field Codes) din meniul de comenzi rapide.

Crearea bookmark- urilor Un bookmark este o locaie sau o selecie pe care o denumii n scopul referirii. Word marcheaz locaia (sau selecia) cu numele specificat de dvs. Comanda Bookmark din meniul Insert creeaz marcaje n document, pe care le putei folosi pentru a marca sau crea o referin ncruciat ctre text selectat, imagini, elemente grafice, tabele sau alte elemente. Un bookmark se realizeaz cu uurin. Conform imaginii corespunztoare acestei comenzi (imaginea din dreapta) adugarea unui bookmark se face prin simpla introducere a unui nume n zona Bookmark name, dup care se apas butonul Add. n prealabil n document se selecteaz zona de text sau elementul la care se creeaz bookmark-ul. tergerea unui bookmark se realizeaz prin simpla apsare a butonului Delete. Butonul Go to v conduce n document la locaia bookmark-ului selectat. Sort By: realizeaz sortarea bookmark-urilor dup nume sau locaie. Crearea indecilor i a tabelelor de cuprins (Index and Tables) Indecii i tabelele de cuprins se realizeaz cu ajutorul comenzii Index and Tables din meniul Insert. Tot cu ajutorul acestor comenzi se mai pot crea tabele de figuri, tabele de citaii i alte tabele similare. Pentru a crea un index, nti trebuie s marcai nregistrrile index de exemplu cuvinte, propoziii i simboluri din documentul dvs. Dup ce ai marcat toate nregistrrile index, alegei o machet pentru index i construii indexul final. Programul Word colecteaz nregistrrile index, le sorteaz alfabetic, le ataeaz numerele de pagin corespunztoare, caut i elimin intrrile duble din aceeai pagin i afieaz indexul n document. Crearea unui index ntr-un document Master 1. Afiai documentul Master n modul vizualizare document Master. Adugai intrri index n modul descris mai jos: 130615763.doc 3

Selectai textul pe care dorii s-l utilizai ca nregistrare index (nregistrare index = un cod de cmp care marcheaz un anumit text pentru a fi inclus n index. Cnd marcai un text ca fiind intrare index Word insereaz un cmp XE (Index Entry) (Intrare Index) formatat ca text ascuns). Pentru a introduce text ca o nregistrare index, facei clic acolo unde dorii s introducei nregistrarea index. Apsai combinaia de taste ALT+SHIFT+X. Pentru a crea o nregistrare index principal, introducei sau editai textul din caseta Main entry. Pentru a crea o subnregistrare, tastai text n caseta Subentry. Pentru a include o nregistrare de nivel trei, introducei textul subnregistrrii urmat de dou puncte i de textul nregistrrii de nivel trei. Pentru a marca nregistrarea index, facei clic pe Mark; pentru a marca toate apariiile textului n document, facei clic pe Mark All. Pentru a marca nregistrri index suplimentare, selectai text sau facei clic imediat dup el, facei clic n caseta de dialog Mark Index Entry i apoi repetai paii 3 i 4.
Observaie Programul Word insereaz fiecare nregistrare index marcat ca pe un cmp XE ("Index Entry") cu formatul de text ascuns. Dac nu vedei cmpurile XE, facei clic pe Show/Hide.

2. Expandai subdocumentele. 3. Facei clic n locul n care dorii s introducei indexul. Creai indexul. Pentru a crea un index trebuie respectai urmtorii pai:
1. Marcai nregistrrile index n documentul dvs.

nainte de a construi un index, trebuie s marcai nregistrrile index din documentul dvs. De exemplu, putei include ntr-un index oricare dintre urmtoarele elemente: cuvinte, propoziii, simboluri, texte care se ntind pe mai multe pagini i referine ncruciate. Pentru a ctiga timp, putei marca automat intrrile n index utiliznd un fiier de coresponden. Marcai nregistrrile index pentru cuvinte sau propoziii (am descris mai sus); Marcai nregistrrile index pentru simboluri precum @; Selectai un simbol din document. Apsai combinaia de taste ALT+SHIFT+X. n caseta Main entry, imediat dup simbol, tastai ;# (caracterul punct i virgul urmat de un semn de numr). Facei clic pe Marcheaz (Mark). Marcai nregistrrile index pentru texte care se ntind pe un ir de pagini

130615763.doc

Selectai zona text pentru care dorii s indice nregistrarea index, i apoi facei clic pe Bookmark din meniul Insert. n caseta Bookmark name, introducei un nume i apoi facei clic pe Add. n document, facei clic la sfritul textului pe care-l marcai cu un marcaj n document. Apsai combinaia de taste ALT+SHIFT+X. n caseta Main entry, introducei nregistrarea index pentru textul marcat. Sub Options, facei clic pe Page range. n caseta Bookmark, introducei sau facei clic pe numele de marcaj n document pe care l-ai introdus n pasul 2. Facei clic pe Mark. Marcai automat nregistrrile index prin utilizarea unui fiier de coresponden Creai un fiier de coresponden: Facei clic pe New Creai un tabel cu dou coloane. n prima coloan, introducei textul pe care dorii ca programul Word s-l caute i s-l marcheze ca nregistrare index. Avei grij s introducei textul exact aa cum apare n document. Apoi apsai tasta TAB. n cea de a doua coloan, tastai nregistrarea index pentru textul din prima coloan. Apoi apsai tasta TAB. Dac dorii s creai o Subnregistrare, introducei intrarea principal urmat de caracterul dou puncte i de Subnregistrare. Repetai paii 3 i 4 pentru fiecare nregistrare index. Salvai fiierul indice. Utilizai fiierul indice pentru a marca automat nregistrrile index n documentul dvs. Deschidei documentul pe care dorii s-l indexai. Din meniul Insert, facei clic pe Index and Tables i apoi pe eticheta Index. Facei clic pe AutoMark. n caseta File name, introducei numele fiierului indice pe care dorii s-l utilizai. Facei clic pe Open. Creai referine ncruciate pentru nregistrrile index Putei crea o referin ncruciat pentru o nregistrare index, cum ar fi "See Bicycles" sau "See also Bicycles." Selectai textul pe care dorii s-l utilizai ca o nregistrare index. Apsai combinaia de taste ALT+SHIFT+X. Sub Options, facei clic pe Cross-reference, i apoi introducei textul pe care dorii s-l utilizai ca o referin ncruciat pentru nregistrarea index. Facei clic pe Mark. 2. Facei clic acolo unde dorii s inserai indexul final. 3. Din meniul Insert, facei clic pe Index and Tables i apoi pe eticheta Index. 4. Pentru a utiliza una dintre formele de index standard, facei clic pe una dintre formele
de sub Formats.

De asemenea, putei s creai o machet de index particularizat. 1. Din meniul Insert, facei clic pe Index and Tables i apoi pe eticheta dorit. 130615763.doc 5

2. Sub Formats, facei clic pe From Template i apoi pe Modify. 3. Sub Styles, facei clic pe stilul pe care dorii s-l modificai i apoi pe Modify. 4. Facei clic pe Format i apoi selectai opiunile dorite.

Crearea unui cuprins ntr-un document Master 1. 2. 3. 4. Afiai documentul coordonator n modul vizualizare document coordonator. Expandai subdocumentele. Facei clic n locul n care dorii s inserai cuprinsul. Creai un cuprins.

Proiectarea i construirea unui cuprins utiliznd stiluri titlu standard 1. n documentul dvs., aplicai stilurile titlu incluse ("Heading 1" pn la "Heading 9") titlurilor pe care dorii s le includei n cuprins; pentru a aplica rapid un alt stil, selectai un stil paragraf sau caracter din caseta Style din bara de instrumente Formatting. 2. Facei clic acolo unde dorii s inserai cuprinsul. 3. Din meniul Insert, facei clic pe Index and Tables i apoi pe eticheta Table of Contents. 4. Pentru a utiliza una dintre machetele standard, facei clic pe macheta dorit sub Formats. Crearea legendelor (captions) pentru figuri, tabele i alte obiecte Comanda Caption din meniul Insert insereaz legende pentru tabele, figuri, ecuaii i alte elemente. Putei s adugai, n mod automat, o legend unui tabel, unei figuri, ecuaii sau altui element, atunci cnd l introducei n document. Putei, de asemenea, s adugai manual o legend unui element existent. Adugarea automat a legendelor tabelelor, figurilor, ecuaiilor sau altor elemente, atunci cnd le introducei n document: 1. Din meniul Insert, facei clic pe Caption. 2. Facei clic pe AutoCaption. 3. n lista Add caption when inserting, selectai elementele pentru care dorii ca Word s insereze legende. 130615763.doc 6

4. Selectai opiunile pe care le dorii. Legendele vor fi acum inserate automat cnd adugai un element de tipul celor selectate din lista Add caption when inserting. n zona Options Label selectai un nume de etichet pentru legend. Word este furnizat cu urmtoarele etichete preinstalate: Figure, Equation i Table. Pentru a crea o nou etichet facei clic pe New Label.

n zona Options Position se poate specifica plasarea legendei, deasupra sau dedesubtul elementului selectat. Butonul Delete Label elimin eticheta selectat din caseta Label. Dac eticheta a fost deja utilizat ntr-o legend, Word nu terge nici una din etichetele care existau deja n document. Nu putei terge etichetele implicite, Figure, Equation i Table. Cu ajutorul; butonului Numbering se poate stabili formatul numerelor utilizate n legende (conform imaginii alturate).

130615763.doc