5.

Auditul de mediu
Unul dintre cele mai utilizate instrumente ale managementului de mediu este auditul de mediu. Termenul de audit a fost i continu s fie foarte des utilizat n domeniul financiar. De asemenea el a fost deja recunoscut ca instrument eficient n verificarea sistemului de management al calitii. Alturi de acestea, n ultimii ani a penetrat i i-a consolidat poziia ca instrument voluntar de auto-control al managementului de mediu auditul de mediu. Originea auditului vine tocmai din Imperiului Roman, cnd anunurile autoritilor erau comunicate prin intermediul unor mesageri oficiali. Pentru a se asigura c anunurile erau fcute corect, auditorii care cunoteau coninutul anunurilor, la fel de bine ca mesagerii, i nsoeau pe acetia n misiunea lor. Cuvntul auditing auditare nseamn listening ascultare. Ca definiie, conform ISO 14010: Auditul de mediu este un proces metodic i documentat de verificare a dovezilor de audit obinute i evaluate n mod obiectiv n vederea stabilirii dac activitile, evenimentele, condiiile, sistemul de management de mediu sau informaiile aferente acestor probleme sunt n conformitate cu criteriile de audit, rezultatele acestui proces fiind comunicate clientului . Conceptul de audit de mediu este relativ nou, comportnd numeroase interpretri, n prezent fiind acceptate urmtoarele definiii: AUDIT procedura de control a compatibilitii i gestiunii unei ntreprinderi i a modului de execuie a obiectivelor sale (le Petit LAROUSSE Paris, 1954). AUDIT DE MEDIU proces de determinare i examinare, implicnd analize, teste i confirmri, al crui scop este de a verifica n ce msur o ntreprindere, n ansamblu sau anumite structuri componente ale acesteia, respect cerinele legale, locale sau naionale, de protecia mediului (J. Ladd Greeno Environmental Auditing USA, 1987).

5.1. Obiectivele auditului de mediu

O nelegere corect a auditului de mediu este posibil a fi realizat n msura n care se pot sesiza similitudinile i diferenele ntre auditul de mediu i alte audituri la care este supus o ntreprindere ca, de exemplu: - auditul financiar; - auditul calitii i siguranei produciei; - auditul siguranei i sntii lucrtorilor. Pentru rile cu o dezvoltat activitate de protecia mediului, auditul de mediu al tuturor categoriilor de ntreprinderi a devenit o component de baz a managementului de mediu al ntreprinderii, completnd astfel managementul global al acesteia. Obiectivul general al auditului de mediu const n identificarea aspectelor de mediu asociate cu procese de fabricaie, prelucrare, operare sau prestri servicii, nainte

ca acestea s se transforme n rspunderi (penale, amenzi, etc.). Acesta poate fi atins cu ajutorul unui program aprofundat, focalizat pe dezvoltarea i implementarea unor practici i proceduri eficiente (Best practice Programme) i prin verificri sistematice ale modului n care au fost ndeplinite punctele din program. Trebuie precizat c sistemul de management de mediu al unei ntreprinderi trebuie s asigure echipa de conducere c: - ntreprinderea respect, prin ntreaga sa activitate, toate prevederile actelor normative, pe linia proteciei mediului; - activitile interne, organizarea i structura ntreprinderii, procedurile interne, pe linia preocuprilor de protecia mediului, sunt clar definite; - riscurile de mediu ale ntreprinderii sunt cunoscute i se afl sub control; ntreprinderea are fondurile i serviciile de mediu asigurate; exist sigurana aplicrii i inerii sub control a activitii respective, att la nivelul serviciului de specialitate, ct i la nivelul ntreprinderii. Managerii companiilor din rile cu tradiie deja n utilizarea auditului ca instrument de lucru n activitatea lor apeleaz la acesta printr-o serie larg de obiective specifice, cum ar fi: - asigurarea conformrii cu legislaia i standardele de mediu; - satisfacerea cerinelor investitorilor, bancherilor i companiilor de asigurare; - nvingerea opoziiei sectorului public fa de activitatea companiei; - confirmarea meninerii i funcionrii la un nivel corespunztor a sistemului de management de mediu. ntr-o ntreprindere bine organizat managementul de mediu se coreleaz cu alte funcii ale managementului general. Trebuie s existe interconexiuni ntre acestea. Precizm cteva dintre ele. PLANIFICARE - stabilirea scopurilor, orientarea politicii, definirea procedurilor, bugetul programului. ORGANIZARE - stabilirea structurii organizatorice, delimitarea rolurilor i responsabilitilor, crearea descrierii poziiilor, stabilirea calificrii poziiilor i pregtirea personalului. GHIDAREA i CONDUCEREA - coordonarea, motivarea, stabilirea prioritilor, elaborarea standardelor de performan, delegri i schimbri n conducere. COMUNICAREA - dezvoltarea si implementarea canalelor efective de comunicare din ntreprindere, n cadrul seciilor, cu grupurile externe, inclusiv organele de reglementare, convenabile. CONTROLUL i PREVEDEREA - msurarea rezultatelor, cunoaterea performanelor, diagnosticarea problemelor, luarea aciunilor corective si manifestarea inteniei de a gsi cum sa se nvee din greelile trecute i astfel crearea de mbuntiri n sistem. Auditul poate fi:

N FUNCIE DE OBIECTUL AUDITULUI:

audit al sistemului de management de mediu:

 audit de preevaluare (preaudit) - efectuat naintea auditului de certificare a sistemului de management de mediu; audit de certificare - efectuat de un organism extern, acreditat n vederea certificrii sistemului de management implementat; audit de supraveghere - efectuat periodic, dup certificarea sistemului de management. audit de conformitate cu prevederile legislaiei n domeniul SMM: audit privind conformitatea locurilor de munc cu cerinele de mediu prevzute de criteriile n domeniu; audit privind conformitatea ansamblului organizaiei cu cerinele de mediu; audit privind conformitatea proceselor tehnologice, a echipamentelor tehnice cu cerinele de mediu; audit privind conformitatea produselor cu cerinele de mediu prevzute n standardele de securitate a muncii.

N FUNCIE DE DOMENIUL AUDITULUI: audit orizontal - urmrete examinarea fiecrei arii funcionale a unei organizaii pentru a verifica gradul de coresponden i implementare a cerinelor; fiecare arie este examinat privind conformitatea cu cerinele aplicabile; audit vertical - urmrete verificarea tuturor ariilor funcionale ale unei organizaii, care sunt implicate ntr-o anumit problematic, de exemplu, achiziionarea, utilizarea i instruirea privind utilizarea echipamentelor individuale de protecie; audit aleator - implic examinarea punctual a unor aspecte, n funcie de scopul auditului.

N FUNCIE DE SCOPUL PENTRU CARE ESTE REALIZAT AUDITUL:

audit intern (denumit uneori audit de prim parte) - este condus de, sau
n numele organizaiei nsi, pentru analiza efectuat de management sau pentru alte interese interne, i poate alctui baza pentru o organizaie pentru declaraia pe proprie rspundere a conformitii; n multe cazuri, n mod special n cazul organizaiilor mici, independena poate fi demonstrat prin lipsa responsabilitilor n activitatea care este n curs de auditare; audit extern - include n general auditul de secund parte i auditul de ter parte; auditul de secund parte este condus de pri care au un interes n organizaie, cum ar fi clienii sau alte persoane n numele acestora; auditul de ter parte este condus de organizaii de auditare externe independente, cum sunt cele care furnizeaz nregistrarea sau certificarea conformitii cu cerinele ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.

 N FUNCIE DE SISTEMUL DE NOTARE UTILIZAT:

audit care urmrete o evaluare calitativ - indicatorii au aceeai importan i sunt apreciai prin Da, Nu sau Nu e cazul; audit care urmrete o evaluare cantitativ - indicatorii pot avea diferite grade de importan, marcate prin coeficieni de ponderare, iar aprecierea se face prin acordarea unui punctaj sau a unei valori procentuale.

ALTE TIPURI DE AUDIT:

audit combinat - atunci cnd mai multe sisteme de management (al securitii i sntii n munc, al calitii, de mediu) sunt auditate mpreun; audit comun - atunci cnd dou sau mai multe organizaii coopereaz pentru a audita un singur auditat.

5.2. Avantajele auditului de mediu

Un audit de mediu pregtit i condus n mod adecvat poate aduce reale beneficii unei organizaii angajate s acioneze pe baza rezultatelor auditului. Desigur c aceste avantaje difer ca importan de la o companie la alta, dar n general ele sunt urmtoarele: - asigurarea conformrii cu strategia ntreprinderii i cu legislaia de mediu; - mbuntirea practicilor manageriale; - identificarea problemelor care solicit atenie deosebit; - reducerea rspunderilor financiare; - mbuntirea controlului polurii aerului, apei, solului; - minimizarea generrii deeurilor; - evitarea amenzilor, respectiv a unor pedepse maxime cu privare de libertate; - reducerea riscului unor accidente de poluare major; - creterea potenialului de a tragere a investiiilor; - mbuntirea comunicrii n interiorul ntreprinderii; - identificarea necesitilor de instruire i perfecionare a personalului; - mbuntirea relaiilor cu autoritile de mediu; - creterea contiinei angajailor i a responsabilitilor fa de protejarea mediului; - mbuntirea imaginii publice, cu avantaje n planul competitivitii.

5.3. Tipuri de audit de mediu

n prezent exist numeroase tipuri de audit de mediu, motiv pentru care ar putea aprea confuzii n rndul celor care nu sunt familiarizai cu acest domeniu. Pentru uurina delimitri lor auditurile de mediu au fost grupate n trei mari grupe (fig. 5.1).

Auditul de Mediu

Rspunderi

Management

Activiti

Conformare Risc operaional Achiziie Sntate Siguran

ntreprindere Sisteme Politice-strategii Probleme punctiforme

Loc Deeu Produse Transport

Fig. 5.1. Tipuri de audit de mediu.

5.3.1. Grupa rspunderi

Prima mare grup cuprinde tipurile de audit care sunt realizate cu scopul obinerii asigurrilor c activitatea companiei se ncadreaz n reglementrile legale de mediu, prezente i viitore, evitnd astfel posibile rspunderi, obligaii, datorii de mediu. Audit de conformare este cea mai comun form de audit. Const ntr-un proces de verificare a conformitii cu legislaia de mediu (limite de emisie, autorizaii de funcionare, de depozitare deeuri, etc.). Noile abordri extind domeniul de uilizare a acestui tip de audit n anticiparea unor standarde mai severe, n acoperirea unor zone logic nerstricionate nc, constituind o baz de plecare n elaborarea strategiei de mediu. Audit pentru evaluarea riscului. Este un domeniu specializat pentru experii n asigurri. Obiectivul auditului se concentreaz asupra frecvenei poteniale de apariie a unor evenimente generatoare de daune n mediu i evaluarea consecinelor acestora. Conformarea cu legislaia n vigoare nu nseamn neaprat c se reduce i riscul potenial al apariiei acestor evenimente. Evaluarea riscului identific punctele din fluxul tehnologic n care pot avea loc accidente cu impact n mediu (ncepnd cu aprovizionarea materiilor prime, procesele productive, depozitarea i distribuirea). Audit pentru pre-achiziie. n prezent la cumprarea unor terenuri, ntreprinderi, cldiri, companiile solicit i efectuarea unui audit de mediu. Acesta poate presupune n unele cazuri prelevri de probe i teste menite s cuantifice dimensiunea unor posibile anterioare pagube

generate n mediu precum i viitoarele costuri de remediere. Rezultatele acestui tip de audit pot modifica valoarea investiiei i de asemenea ajut la partajarea clar a responsabilitilor. Audit pentru protecia i asigurarea muncii. n multe ri aspectele de protecie a muncii i siguran a proceselor sunt tratate cu cele de mediu, n cadrul acestui audit.

Identificarea zonelor cu risc potenial asupra sntii umane presupune: controlul incidentelor i accidentelor anterioare i a procedurilor de urgen; verificarea modului de instruire a personalului expus la pericole; monitorizarea expunerii la diferii factori de risc a personalului n diferite locuri de munc; verificare modului de instruire a personalului expus la pericole; monitorizarea expunerii la diferii factori de risc a personalului n diferite locuri de munc; controlul dispoziiilor privind utilizarea echipamentului de protecie; verificarea dotrilor pentru msuri de prim ajutor.

5.3.2. Grupa management

Cea de a doua grup de audit se adreseaz sistemului de management de mediu, urmrindu-se n ce msur acesta funcioneaz i este eficient. Auditul ntreprinderii. Este iniiat de consiliul de conducere al unei corporaii (holding) cu scopul verificrii structurii organizatorice, a rolurilor i responsabilitilor, a modului de aplicare a politicii de mediu, a procesului de contientizare i comunicare a informaiilor n cadrul diferitelor filiale. Auditul sistemului. Este specific verificrii unui sistem de management de mediu n conformitate cu unul din standardele ISO 14001 sau EMAS. Acest tip de audit se realizeaz n vederea certificrii (audit extern) sau pentru mbuntirea funcionalitii lui (audit intern). Auditul politicii de mediu. Are ca obiectiv controlul existenei unei politici de mediu specific i cuprinztoare pentru toate aspectele semnificative de mediu din ntreprindere i a modului n care aceasta este comunicat i nsuit de toi angajaii. Audit tematic. Este utilizat punctiform, pentru aspecte de mediu care necesit o deosebit atenie i sunt mai dificil de rezolvat. De regul, acest audit este efectuat nainte de a se stabili planul de aciune cu msurile specifice de realizare.

5.3.3. Grupa activiti

Adeseori pentru un audit de mediu (intern sau extern) este selectat o anumit activitate care constituie subiect de verificare att din punct de vedere tehnic ct i de management.

Auditul amplasamentului, sectorului de activitate. Este un audit de mediu exhaustiv, dar limitat la o singur activitate sau instalaie. El combin multe din elementele celorlalte tipuri de audit, iar atunci cnd este condus cu scopul abordrii celor mai mici detalii, presupune consumuri considerabile de timp i bani. De regul se au n vedere urmtoarele aspecte: examinarea istoricului amplasamentului, mprejurimilor; stabilindu-se zonele contaminate din prezent sau trecut; evaluarea legislaiei de mediu specific activitii, a conformitii, respectiv neconformitii cu aceasta; autorizaii, acorduri de mediu; aprovizionarea, depozitarea i controlul materiilor prime; procesul de producie propiu-zis; bilanul de materii prime, materiale, energie, combustibili; utilizarea energie i conservarea ei; emisii n aer, ap; depozitarea i managementul deeurilor; prevenirea accidentelor, proceduri de urgen; alocarea responsabilitilor, programelor de instruire i specializare. Auditul deeurilor. Se divide la rndul su n alte dou tipuri de audit. Primul identific i cuantific sursele de generare a deeurilor, constituind punctul de plecare n programele de minimizare a acestora la surs. Cel de-al doilea analizeaz managementul deeurilor (practici, proceduri) ncorpornd i problemele legate de nelegerile contractual cu alte companii, autoriti, etc. pentru ridicarea i depozitarea lor. Auditul produsului. Acesta ia n considerare diferite aspecte ale impactului produselor de mediu, de-a lungul diferitelor faze: proiectare, fabricare, utilizare, depozitare, ambalare, etc. Evaluarea complet a acestui impact nseamn de fapt analiza ciclului de via a produsului, etap necesar n obinerea unei ecomarcri, respectiv a nregistrrii ca produs verde. Auditul activitilor trans sectoriale. Se adreseaz acelor activiti care ntretaie mai multe sectoare de interes pentru ntreprindere. De exemplu, auditul transportului sau auditul furnizorilor, a devenit frecvent n companiile care investesc mult n managementul mediului, s solicite auditarea furnizorilor si de materii prime i materiale pentru a avea garania unei aprovizionri n condiii de protecie a mediului.

Aceste tipuri de audite prezentate ilustreaz larga varietate de probleme care ntr sub umbrela auditurilor de mediu. Ele demonstreaz de asemenea c multe elemente pot fi comunicate n diferite tipuri de audit. Este esenial ns, ca att obiectivele auditului, ct i graniele n care este condus respectivul audit, s fie stabilite nc din faza de elaborare a planului. Ca o prim concluzie se poate sublinia faptul c auditul de mediu este parte a sistemului de management general au unei ntreprinderi, care se realizeaz cu intenia de

a oferi informaii despre performanele de mediu a acesteia, cu referire la conformare, management, sisteme i tehnologii. La baza oricrui audit de mediu, indiferent de tipul de audit, stau un numr de principii generale: - auditul se realizeaz la cerere pe baza unor obiective enunate de client; - auditorii trebuie s fie obiectivi, competeni i independeni de locul auditat; - auditul se realizeaz n condiii de nalt profesionalism i confidenialitate; - auditul va fi condus conform unei proceduri sistematice cu etape bine definite; - raportul final este ntotdeauna n scris i poart obligatoriu semntura, att a auditorului ef, ct i a instituiei acreditate din care acesta face parte. Cerina esenial pentru realizarea cu succes a unui audit este angajamentul managerului general al ntreprinderii de sprijin total, ncepnd cu participarea la un dialog deschis i terminnd cu implicarea activ la implementarea recomandrilor finale ale auditului.

5.4. Realizarea auditului de mediu

Din analiza a peste 1000 audituri de mediu executate n 25 de ri, a rezultat un numr de caracteristici ce se regsesc n logica tuturor modurilor de abordare a auditului i care pot fi prezentate ntr-o schem logic (fig. 5.2). Se disting trei faze n realizarea auditului de mediu: - activiti pre-audit; - desfurarea auditului; - activiti post-audit. n alegerea obiectivelor programului de audit, specifice fiecrei ntreprinderi, trebuie s fie avut n vedere ca obiectivele alese s corespund urmtoarelor criterii: - sunt importante; - sunt operaionale; - sunt specifice i msurabile; - sunt controlabile; - sunt conduse. Auditul intern verific dac activitile care i desfoar ntr-o organizaie sunt n conformitate cu procedurile stabilite. De asemenea, auditul identific orice probleme n procedurile existente, precum i posibilitile de mbuntire a acestor proceduri. Domeniul de aplicare a auditurilor realizate ntr-o organizaie poate varia de la auditul unei simple proceduri pn la auditarea activitilor complexe. Toate activitile unei anumite organizaii sunt supuse unui audit pe o perioad dat de timp. Perioada necesar pentru finalizarea auditrii tuturor activitilor se numete ciclu de audit. Organizaiile mici, cu structur simpl i pot audita n acelai timp toate activitile. Pentru aceste organizaii ciclul de audit este intervalul dintre auditri. Auditurile interne sunt efectuate de ctre persoane independente de activitatea auditat (nu poi fi auditorul propriului departament/ serviciu), pentru a se asigura o evaluare imparial.

Auditul poate fi efectuat de angajai ai organizaiei (auditori interni) sau de persoane din exterior (auditor extern/ auditor de ter parte/ auditor de certificare) n cazul auditului de certificare. Auditorii interni sau auditorii de prim parte pe lng faptul c pot organiza audit n firma din care fac parte, pot lucra i n alt organizaie unde pot efectua audit de mediu (n calitate de persoan fizic, poate da consultan).

ACTIVITI PRE-AUDIT ACTIVITI PRE-AUDIT Stabilirea scopului ii aa obiectivelor Stabilirea scopului obiectivelor Selectarea i programarea sectoarelor pentru auditare Selectarea i programarea sectoarelor pentru auditare Selectarea echipei de auditori Selectarea echipei de auditori Pregtirea planului de audit, pregtirea chestionarului Pregtirea planului de audit, pregtirea chestionarului Programarea activitilor n cadrul sectorului auditat Programarea activitilor n cadrul sectorului auditat Alocarea resurselor necesare Alocarea resurselor necesare

DESFURAREA AUDITULUI DESFURAREA AUDITULUI edina de deschidere edina de deschidere Inspectarea sectorului auditat Inspectarea sectorului auditat Strngerea datelor de eviden Strngerea datelor de eviden Evaluarea Evaluarea datelor datelor (rezultatul (rezultatul constatrilor constatrilor ii interpretarea rezultatelor) interpretarea rezultatelor) Verificarea datelor Verificarea datelor Evaluarea rezultatelor gsite Evaluarea rezultatelor gsite edina edina de de nchidere nchidere (prezentarea (prezentarea unor unor rezultate rezultate preliminare) preliminare)

ACTIVITI POST-AUDIT ACTIVITI POST-AUDIT ntocmirea raportului final ntocmirea raportului final Realizarea planului de aciuni corective Realizarea planului de aciuni corective Implementarea planului de aciune Implementarea planului de aciuneiia aunei uneistrategii strategiide de mediu mediu Planificarea urmtorului audit Planificarea urmtorului audit

Fig. 5.2. Fazele auditului de mediu. n stabilirea limitelor unui program de audit trebuie rspuns iniial la trei ntrebri: - Ce trebuie s cuprind programul de audit de mediu, ca scop i cadru ? - Cnd este complet un audit individual ? - Cum pot fi selectate limitele pentru a optimiza resursele i a corela eficienele programului de audit global i auditul individual al personalului sau serviciilor ? Rspunsurile pot fi date pentru fiecare caz n parte n funcie de: criterii organizatorice; criterii funcionale; criterii de localizare; criterii de ierarhizare a reglementrilor, inclusiv a acordului i autorizaiei de mediu.

Stabilirea scopului i a obiectivelor. Programul de audit al oricrei organizaii definete n scris obiectivele fiecrui audit sau ciclu de audit, inclusiv frecvena auditului pentru fiecare activitate. Obiectivele auditului se refer n special la evaluare sistemelor de management operaional i la determinarea conformrii cu politica i programul organizaiei, ce cuprind respectarea cerinelor relevante privind reglementrile de mediu. Scopul fiecrui audit sau al fiecrei etape din ciclul de audit, dup caz, trebuie s defineasc i s precizeze explicit: - domeniile acoperite; - activitile de auditat; - criteriile de mediu care trebuie avute n vedere; - perioada acoperit de audit. Auditul de mediu include analiza datelor reale necesare pentru evaluarea performani de mediu a organizaiei. Selectarea i programarea sectoarelor pentru auditare i implicit stabilirea programului de audit, se realizeaz de ctre responsabilul managementului de mediu din organizaie (RMM). Acesta coordoneaz ntreg sistemul de management de mediu i este ajutat de responsabilii de mediu de la fiecare departament, secie, loc de munc. RMM este subordonat directorului general, ns nu este eful altora. n cadrul firmelor mari exist un departament responsabil cu problemele de mediu ale unitii. Planificarea i pregtirea pentru audit. Fiecare audit este planificat i pregtit, conform obiectivelor, n special pentru asigurarea: - unei alocri corespunztoare a resurselor; - asumrii rolului i responsabilitii fiecrei persoane implicate n procesul de audit (inclusiv auditorii, conducerea i personalul). Pregtirea pentru audit trebuie s includ familiarizarea cu activitile organizaiei i cu sistemul de management de mediu instituit n cadrul organizaiei, precum i evaluarea rezultatelor i concluziilor auditurilor anterioare.

10

Planificarea auditului i pregtirea acestuia i revin responsabilului managementului de mediu, programul de audit este aprobat de directorul general. La firmele mici auditul se realizeaz cel puin odat pe an. Dac apar probleme grave de mediu se poate dispune audit, peste programul de audit. La firmele mari programul de audit se realizeaz funcie de procese, RMM hotrte cnd se face auditul i unde. Nu exist o durat limit de efectuare a auditului, realizarea auditului depinde de starea procesului ce urmeaz a fi auditat. Auditul intern se face cu minim dou sau trei luni nainte de auditul de certificare. Organismul de certificare programeaz dup un an un audit de supraveghere sau dou audituri ntr-un an (la un interval de ase luni). Dac la auditul de supraveghere apar probleme de neconformare se suspend certificatul pentru o perioad de 90 de zile. Dac n aceast perioad nu se rezolv neconformitile, certificatul se suspend pn la soluionarea acestora. Dup auditul de supraveghere urmeaz un audit la fiecare an iar la trei an audit de recertificare. La auditul de certificare, auditorul trebuie s primeasc documentaia nainte de audit, documentaie ce reprezint dosarul organizaiei, pe baza acesteia poate formula neconformiti. Pachetul minim de documente trebuie s cuprind: 1. documentaia organizaiei; 2. politica i obiectivele de mediu (poate fi calitate i mediu n situaiile n care avem un sistem integrat calitate i mediu). Obiectivele trebuie s fie: - S specifice; - M msurabile; - A actuale, actualizate; - R realiste; - T temporare. Cnd se stabilete un obiectiv trebuie s am un responsabil, msuri i un termen de realizare a acestuia. 3. manualul de management de mediu nu este obligatoriu dect dac optez pentru sistem integrat de calitate i mediu. Manualul trebuie s precizeze cine, ce face pentru implementarea politicii de mediu. 4. procedurile de sistem sunt 12 proceduri obligatorii: - aspecte de mediu; - cerine legale i alte cerine; - competen, instruire i contientizare; - comunicare; - controlul documentelor (procedur comun pentru sistemul integrat); - controlul operaional (poate fi dezvoltat cte o procedur pentru fiecare proces); - pregtirea pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns; - monitorizare i msurare; - evaluarea conformrii (cu legislaia i reglementrile n vigoare); - neconformitate, aciune corectiv, aciune preventiv; - controlul nregistrrilor; - auditul intern.

11

Pe baza analizei de documentaie, auditorul elaboreaz/ ntocmete raportul de analiz de documentaie. Raportul este tipizat, auditorul trebuie s precizeze: - dac au realizat documentele cerute expres de ISO 14001: politic, obiective, proceduri; - activitatea desfurat de organizaie; - locaia organizaiei; - aprecierile referitoare la documentaia consultat; - neconformitile sesizate (se iau n discuie doar neconformitile sesizate din consultarea documentaiei obligatorii). Dac sunt sesizate neconformiti nu dispun nceperea auditului pn la rezolvarea lor. Dac nu exist neconformiti se dispune elaborarea planului de audit. Raportul se semneaz de conductorul echipei de audit. Auditurile de mediu sunt efectuate de persoane sau grupuri de persoane cu experiena necesar n domeniile i sectoarele auditate, avnd inclusiv cunotinele relevante i experien n domeniul mediului, managerial, tehnic i legislativ, precum i cu pregtirea i competena necesare auditrii pentru atingerea obiectivelor stabilite. O etap important n realizarea unui audit de mediu o constituie selectarea echipei de audit. Se recomand ca procedeul de alegere a membrilor echipei de audit s confere sigurana c aceasta posed experiena i expertiza general, indispensabil realizrii auditului, astfel: - numrul membrilor echipei se alege funcie de complexitatea auditului, cele simple putnd fi realizate de un singur auditor. n general echipele sunt formate din 3-4 membrii din care doi sunt cu experien n problematica de mediu, iar unul, specialist n activitatea auditat; - echipa nu va include nici o persoan aparinnd locului sau activitii auditate; - calificarea auditorilor trebuie s rspund cerinelor ISO 14012 (fig. 5.3); - componenele din cadrul echipei vor trebui s acopere n general, domeniul politicii i problemelor de mediu, al proceselor operaionale, al procedurii de realizare a unui audit, al legislaiei de mediu i n funcie de tipul auditului, o expertiz specific de mediu; - responsabilul de audit trebuie s fac dovada unei bune cunoateri a problemelor i s dispun de caliti personale i aptitudini necesare gestiunii i conducerii eficiente a fazelor de audit; - atribuiile fiecrui membru se stabilesc funcie de competene i experien.

12

Diploma de absolvire nvmnt superior

Experien profesional

Specializare n auditul de mediu (teoretic i practic)

Competen lingvistic Caliti i aptitudini personale (tact, discreie, obiectivitate, rbdare, diplomaie, sinceritate, maturitate, integritate) Fig. 5.3. Echipa de audit de mediu. -

Meninerea competenei n domeniu

Activiti de audit. Activitile de audit trebuie s includ: discuii cu personalul; inspectarea echipamentelor i a condiiilor de operare; analizarea nregistrrilor, a procedurilor scrise i a altor documentaii relevante, cu scopul de a evalua performana de mediu a activitii auditate i pentru a se stabili dac: o respect standardele, regulamentele, obiectivele i intele; o sistemul existent de gestionare a responsabilitilor de mediu este eficient i adecvat. Procesul de audit cuprinde cel puin urmtoarele etape: familiarizarea cu sistemele de management; evaluarea punctelor tari i slabe ale sistemelor de management; obinerea dovezilor relevante; evaluarea constatrilor auditului; pregtirea concluziilor auditului; raportarea constatrilor i a concluziilor auditului.

La auditare se ia n calcul programul de lucru al angajailor ntreprinderii, discuiile se vor desfura doar n timpul lucrului fr a afecta pauza angajailor i respectnd timpul prevzut n planul de audit pentru fiecare serviciu/ activitate.

13

Planul de audit este transmis organizaiei cu cel puin dou sptmni nainte, este transmis RMM care are obligaia de a-i anuna colaboratorii. Pn n ziua auditului au dreptul s fac modificri n plan i s anune auditorul. Dup conceperea planului de audit, auditorul ntocmete o list de verificare, care reprezint temele de discuie: - sunt identificate documentele cuprinznd cerinele legale; - sunt distribuite aceste documente n mod controlat; - a-i stabilit, implementat i meninut un procedeu pentru evaluarea periodic a conformrilor cu cerinele legale aplicabile i cu alte cerine la care subscrie organizaia; - v asigurai c documentele conin cerine legale, sunt actualizate, distribuia lor este inut sub control i se previne utilizarea neintenionat a lor; - politica SMM include un angajament de conformare cu cerinele legale; - sunt definite, documentate i comunicate atribuiile i responsabilitile privind cerinele legale; - este asigurat mentenana infrastructurii solicitate conform legii; - este asigurat competena personalului a crui autorizare este cerut prin lege; - sunt pstrate nregistrri referitoare la aceste competene; - v asigurai c sunt respectate cerinele legale aplicabile performanelor SMM de ctre furnizori i furniturile aprovizionate; - v asigurai c sunt identificate i efectuate monitorizrile, msurrile, etalonrile dispozitivelor de msurare impuse prin lege; - v asigurai c sunt respectate cerinele legale aplicabile tratrii i prevenirii neconformitilor. Desfurarea auditului debuteaz cu edina de deschidere. edina este condus de auditorul ef, se prezint echipa de audit, se ntreab dac se confirm echipa de audit. Auditorul ef explic metodele folosite n audit. Este important ca edina de deschidere s se desfoare n prezena directorului general, ntruct acesta are capacitatea de a impune subordonailor si s ofere ajutor echipei de audit. Echipa de audit are voie s solicite un nsoitor sau un martor pe perioada desfurrii auditului. Auditorul semneaz o declaraie de confidenialitate i informeaz c va face consemnri asupra situaiei constatate n timpul auditului. n auditul de mediu sau n materializarea programelor de audit al unei ntreprinderi apar numeroase probleme care trebuie avute n vedere. Menionam doar cteva dintre ele: - organizarea i conducerea unui program de audit de mediu; - planificarea aciunilor i a modului de organizare a urmririi realizrii acestuia; - ntocmirea chestionarelor i a protocoalelor de audit de mediu; - evaluarea rspunsurilor i conducerea interviurilor; - ntocmirea rapoartelor de audit de mediu. Dac auditul este planificat pe mai multe zile, la sfritul fiecrei zile se poate face o edin de nchidere a zilei, n care se poate informa asupra constatrilor realizate ne dnd ns informaii despre neconformitile sesizate.

14

Auditul se desfoar pe fiecare schimb de lucru existent n ntreprindere, 5070% din timpul auditului se aloc auditrii proceselor principale de producie. Pot face modificri n plan la nivelul orelor de auditare ale unor servicii, cu condiia s anun auditorul acesta s fie de acord iar modificarea s nu perturbe desfurarea auditului. La auditul de certificare nu se accept ca modificare n planul de audit auditarea unui serviciu/ proces care nu a fost anunat, sau informat. Raportarea constatrilor i concluziilor auditului. La sfritul fiecrui audit sau ciclu de audit auditorii trebuie s ntocmeasc un raport de audit scris, a crui form i coninut trebuie s asigure o prezentare integral i oficial a tuturor constatrilor i concluziilor auditului. Constatrile i concluziile auditului sunt comunicate oficial conducerii la cel mai nalt nivel. Obiectivele fundamentale ale unui raport de audit scris sunt: - susinerea prin documente a scopului auditului; - situaia conformrii la politica de mediu a organizaiei i progresul n domeniul mediului al organizaiei; - furnizarea de informaii conducerii despre eficacitatea i acurateea msurilor de monitorizare a impactului de mediu al organizaiei; - susinerea prin documente a necesitii aciunilor corective, dup caz. Finalul ultimei zile de audit, dup ce au fost auditate toate procesele de producie este rezervat discuiilor cu RMM. Dup aceast discuie se adun toat echipa de audit i se pun de acord asupra neconformitilor constatate, este anunat RMM care i asum neconformitile i semneaz pentru acestea avnd obligaia de a le elimina. Dup aceast etap se intr n edina de nchidere unde sunt anunate public neconformitile/ constatrile. edina poate dura ntre 15 minute i o or, aici trebuie negociate i decise aciunile corective, coreciile i consemnate n scris. n edina de nchidere nu se d raportul de audit sau raportul de neconfirmitate. Pentru neconformiti se formuleaz observaii cu termen de soluionare de pn la un an de zile. Raportul de audit trebuie s cuprind: - constatrile auditului; - neconformitile, nerelund ns tot ce sa notat n raportul de neconformitate, se fac doar trimiteri la acesta; - oportuniti de mbuntire. ncheierea auditului. Procesul de audit se ncheie cu pregtirea i implementarea unui plan adecvat de aciuni corective. Se instituie mecanisme funcionale corespunztoare care s asigure urmrirea rezultatelor auditului.

15