Ghidul Coordonatorului de Voluntari

Managementul voluntarilor activi n protecia copilului Ghidul coordonatorului de voluntari Mirela Oprea, Departamentul de Training, Centrul Naional de Voluntariat
Pro Vobis
Material realizat cu sprijinul financiar al FONPC si FSD. Multumim!
2004 Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis Pentru reproducerea oricrei pri a acestei publicaii este necesar acordul scris prealabil al Centrului Naional de Voluntariat Pro Vobis. V rugm s ne contactai la telefon/fax: 0264 - 412 897 sau la adresa de email provobis@provobis.ro. Reproducerea oricrei pri a acestei publicaii fr acordul scris al Centrului Naional de Voluntariat Pro Vobis este ilegal.
Cluj-Napoca OP 1 CP 1156 Calea Dorobanilor nr. 21, mansard Tel/fax: 0264 - 412 897 Mobil: 0744 - 88 17 93 Email: provobis@provobis.ro Web: www.provobis.ro, www.voluntariat.ro
ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului
CUPRINS
1. Cuvnt ctre ctre cititor 1 2. Introducere 2 3. Argument pentru voluntariatul n protecia copilului 4. Modaliti de construire a programului de voluntariat 5. Opiuni de management pentru programele de voluntariat 6. Atribuii ale coordonatorului de voluntari 6 7 8 9 7. Dar s ncepem cu nceputul: ara Ciorbei de Bolovani 8. Planificarea i administrarea programelor de voluntariat a. Evaluarea nevoilor de voluntari ale organizaiei voluntariat 10 c. Stabilirea scopului i obiectivelor programului de voluntariat d. Identificarea sarcinilor voluntarilor f. Managementul resurselor materiale 12 13 14 15 16 17 17
Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis
3 4 5
b. Construirea viziunii i misiunii programului / departamentului de 11
e. Crearea politicilor i procedurilor de lucru cu voluntarii 9. Recrutarea voluntarilor i relaiile cu publicul
a. Planificarea strategiei de recurtare a voluntarilor b. Realizarea materialelor necesare pentru recrutare c. Direcionarea eforturilor n timpul recrutrii 10. Intervievarea i selecia voluntarilor b. Conducerea interviurilor c. Selectarea voluntarilor d. Plasarea voluntarilor 11. Orientarea i instruirea voluntarilor 21 22 23 20 21 18
a. Pregtirea organizaiei pentru procesul de selecie a voluntarilor
19
e. Facilitarea implicrii grupurilor de voluntari a. Dezvoltarea unui program de orientare a voluntarilor b. Sprijinirea angajailor pentru a lucra cu voluntarii c. Dezvoltarea planului de training d. Dezvoltarea materialelor de training 26 27
24 25
12. Supervizarea voluntarilor a. Supervizarea direct b. Supervizarea indirect
28 29 30 31 34 35 37 38 38
c. Medierea relaiilor angajai voluntari 13. Motivarea i recunoaterea meritelor voluntarilor a. Motivarea i aprecierea voluntarilor 14. Evaluarea programului de voluntariat
b. Coordonarea activitilor de recunoatere a meritelor voluntarilor 36 a. Coordonarea evalurilor periodice a programelor de voluntariat b. Evaluarea progreselor fiecrui program de voluntariat voluntariat 39 39 40 41 15. Meninerea evidenelor i realizarea rapoartelor privind activitatea de a. Construirea unei modaliti exhaustive de meninere a evidenelor 39 b. Dezvoltarea rapoartelor 17. Anexe 41 16. Alte responsabiliti ale coordonatorului de voluntari a. Anexa 1: Povestea ciorbei de bolovani voluntariat 43 44 45 48 46 49 50 51
b. Anexa 2: Construirea declaraiei de misiune a programului de
c. Anexa 3: Extras din legea voluntariatului e. Anexa 5: Scrierea mesajului de recrutare f. g. Anexa 7: Cum spui NU n selecia voluntarilor
d. Anexa 4: Elemente ale unei fie de post pentru voluntari

Anexa 6: ntrebri pentru interviul de selecie a voluntarilor
h. Anexa 8: Temeri ale angajailor fa de voluntari i. 18. Bibliografie 52
Anexa 9: 2 modele de managementul voluntarilor rezumat
Cuvnt ctre cititor. ntmplarea face c mi-am nceput cariera de coordonator de voluntari ntr-o organizaie de protecia copilului. Sau poate nu e o ntmplare... mi amintesc i acum interviul de selecie. La ntrebarea Care ai dori s fie cea mai important realizare a ta n acest domeniu?, am rspuns oarecumva naiv c a dori s devin indispensabil pentru organizaie i angajaii si. Mi s-a rspuns imediat c nimeni nu este indispensabil... M-a pus pe gnduri i mi-a lsat un gust amar pe care l mai am i acum, cnd m gndesc... (nu m gndesc foarte des...). Un gust amar pentru c s-a ntmplat exact aa: am devenit indispensabil! Poate nu eu ca persoan. Poate nu pentru ntreaga organizaie. Poate nu pentru toi angajaii. i poate nu pentru o venicie. ns sunt sigur c pentru un timp, pentru cteva servicii de protecia copilului, pentru cteva zeci de beneficiari i pentru civa colegi, coordonatorul de voluntari a devenit o resurs foarte important! Se prea c la acel interviu eu avusesem, n cele din urm, dreptate. i atunci gustul amar? Gustul amar de acolo c n cele din urm ... nu am reuit s fac tiut acest lucru i anume c n cadrul organizaiei coordonatorul de voluntari este indispensabil!. i a fi dorit s fac asta nu pentru cinstea mea personal, ci pentru cinstea profesiei pe care o reprezint! Atunci a fi avut nevoie s tiu cteva trucuri pe care le tiu acum; aveam nevoie de un pic mai mult informaie, de cteva contacte n plus i poate de ... o carte de cpti! Nu tiu despre tine, cititorule, cine eti, ct de mult tii sau nu despre coordonarea voluntarilor ntr-o organizaie / instituie de protecia copilului, cte contacte ai i cum i le foloseti. Dar tiu c a vrea s i druiesc o carte de cpti gndit special pentru tine, care vine din experien practic de coordonator de voluntari, de trainer n managementul voluntarilor i de... OM (Oprea Mirela). A ncepe prin a m prezenta: Mirela Oprea, cunoscut ca i Miru (de la Miruna, nu Mirela! Se ntmpl ca nu ntotdeauna prinii s tie exact care este numele cu care a venit copilul lor pe lume...), psihopedagog puin practicant, sora lui Ionu (fratele cu cei mai albatrii ochi din lume), nscut n 1977, judeul Alba, cu studii pe plaiuri meridionale n (paradoxal!) politici de integrare european i cu experien de vreo cteva sute (3-4) de voluntari n aceast meserie mai nou pe la noi: coordonarea de voluntari. Dar s pornim: cu spor nainte! Mirela Oprea
INTRODUCERE
Punct de pornire al acestui ghid Regretabil, dar se ntmpl ca multe persoane (printre care, la vremea sa, i autoarea prezentei lucrri) s accepte postul de coordonator de voluntari fr s tie exact ce nseamn acest lucru. Muli coordonatori de voluntari nici nu au o fi de post, considerndu-se c managementul voluntarilor este o activitate de la sine neleas. Alteori, fiele de post sunt vagi i se refer la aciuni precum: recruteaz, intervieveaz, motiveaz, etc. Se pornete de la asumpia ca oricine tie ce nseamn munca de coordonator de voluntari Puini sunt aceia care vd c munca de coordonator de voluntari este cu adevrat foarte complex! El/ea este unul dintre puinele persoane din organizaie care, prin specificul postului su, trebuie s cultive i s aib relaii cu un numr impresionant de persoane: colegi angajai, membrii ai conducerii organizaiei, beneficiari, voluntarii activi, pres, finanatori, sponsori Mai mult dect dect cei din jur, coordonatorul de voluntari nsui este primul care trebuie s neleag complexitatea propriei munci, pentru maximizarea propriei eficiene. Iat de ce un ghid al coordonatorului de voluntari care va cuprinde o radiografie complex a sarcinilor potrivite pentru coordonatorul de voluntari. Utilitatea ghidului Ghidul cuprinde dou categorii de informaie: o ndemnuri teoretice despre ce i cum e bine s faci o sfaturi practice, reflecii bazate pe experiena mea sau a altor coordonatori de coluntari care mi-au semnalat aspecte relevante. O prim observaie-avertisment
Tabloul conturat va arta ca i cum coordonatorul de voluntari ar lucra mai mult cu colegii angajai, dect cu voluntarii nii. Este interesant, dar se pare c cele mai noi cercetri n domeniu recomand chiar aceast strategie! Au trecut zilele frumoase cnd coordonatorul de voluntari avea timp s se implice i el efectiv n activitile voluntarilor pe care i coordona. Acum, se pare c devine din ce n ce mai important ca managerul programului de voluntariat s lucreze tot mai mult cu colegii angajai pentru a-i ajuta s eficientizeze implicarea mereu mai profund a voluntarilor.
ARGUMENT
pentru voluntariatul n protecia copilului Recent, auzeam o tire care mi-a reinut atenia. n primul moment am avut impresia distinct c e un lucru extrem de important pentru domeniul voluntariatului i m-am dus imediat cu gndul la ghidul coordonatorului de voluntari care mi era n lucru. Totui, dac a fi fost ntrebat, nu a fi putut s explic foarte exact intuiia mea. Am neles mai trziu care este legtura! A fi foarte tentat s mprtesc pe dat aceast nelegere a mea cu tine, cititorule! Dar nu o s i dau petele, nici mcar nu o s te nv s pescuieti. O s i dau doar undia. Poate o s descoperi tu un mod nou de a convinge natura s i ofere o mas copioas (poate chiar fr s sacrifici petele). Aa c s i spun tirea Textual tirea cita un reprezentant de vaz al guvernului care vorbea despre realizrile legislative n ceea ce privete facilitarea accesului romnilor pe piaa muncii din Uniunea European Astfel, la 4,5 milioane de romni care muncesc n Romnia, exist 2 milioane de persoane care muncesc n diferitele ri ale Europei. Dintre cele 4,5 milioane de persoane, 1 milion muncesc n sectorul public Numrul pensionarilor este comparabil cu cel al forei de munc active Care poate s fie legtura dintre nevoia de voluntariat n domeniul proteciei copilului i aceste cifre? Exist vreo legtur ntre 2 milioane de poteniali prini emigrai i nevoia de voluntariat n protecia copilului? Sau ntre acesta din urm i stresul economic n care probabil c se afl o for de munc de probabil 6 milioane persoane ce trebuie s susin tot ceea ce rmne pn la 22,5 milioane. Sau ntre atitudinea interesant-interesat a oficialului pentru acest gen de realizri legislative? Sau dar s m opresc: spuneam c nu te nv s pescuieti i iat c nu m-am abinut pn la sfrit s te ghidez puin
MODALITI
DE
CONSTRUIRE
a programului de voluntariat Una dintre cele mai importante abiliti ale coordonatorului de voluntari este aceea de a da forma potrivit programului de voluntariat. Fiecare organizaie are o modalitate proprie de funcionare, de organizare, de ierarhizare de fiinare. Exist mai multe modaliti n care poi s construieti un program de voluntariat, astfel nct acesta s se potriveasc organizaiei i oamenilor care lucreaz n ea. Dar s vedem care sunt aceste modaliti: n cele ce urmeaz - 5 astfel de modele. Imaginaia fiecruia poate construi alte i alte modele: ceea ce este important este ca acestea s fie pe msura organizaiei. n ceea ce m privete, eu am fost inspirat din experiena practic i de Scmidt1. 1. Ajut-te singur! modalitate dezvoltat pentru a satisface nevoile organizaiei de mn de lucru ieftin sau gratuit; Responsabil pentru programul de voluntariat: coordonatorul de voluntari; 2. Unu-plus-unu - fiecare voluntar asist un angajat pentru a derula sarcini foarte specializate. Responsabil pentru program: un specialist n recrutare, responsabil de realizarea acestor perechi i coordonatorul de voluntari pentru supervizarea acestor relaii de unu-la-unu; 3. Agent al schimbrii - voluntarii lucreaz n i chiar coordoneaz pri importante ale programului de voluntariat. Responsabil pentru program: coordonatorul de proiect (NU coordonatorul de voluntari!); 4. Unu-plus-zece presupune echipe compuse dintr-un angajat i, s spunem, 10 voluntari. Model foarte util pentru degrevarea profesionitilor de sarcinile para-profesionale. Responsabil: fiecare dintre angajai, coordonatorul de voluntari este responsabil de astfel de sarcini precum recrutarea i meninerea unui sistem general de implicare a voluntarilor. 5. Un al cincelea model, mai dificil de definit printr-un singur cuvnt i care ine seama de nevoile diferite de implicare ale voluntarilor (pe termen lung i intens, sau intermitent i mai superficial, etc.) Responsabili: voluntarii sunt complet responsabili de viaa unui proiect sau a unei organizaii.
Citat de Meta Zimmeck, n studiul su din 2001: The Right Stuff: New Wazs of Thinking About managing Volunteers, , Institute for Volunteering Research, Regents Wharf, 8, All Saints Street, London, N1 9RL, UK
OPIUNI DE
MANAGEMENT
pentru programul de voluntariat Se pare c meseria de coordonator de voluntari este una care presupune un grad nalt de libertate profesional. Astfel, pe lng faptul c exist mai multe posibiliti de construire a programului de voluntariat, exist i mai mai multe posibiliti n care poi s conduci efectiv programul. Activitatea departamentului de voluntariat poate s fie condus de la mai multe nivele de autoritate: 1. Directorul organizaiei supervizeaz i coordoneaz tot personalul organizaiei, inclusiv voluntarii. n acest model singura ta opiune este de a fi director de organizaie coordonator de voluntari! 2. Exist un coordonator de voluntari care este responsabil de toate sarcinile legate de implicarea voluntarilor n organizaie. Tu eti responsabil pentru absolut toate detaliile programului. 3. Programul de voluntariat este descentralizat, toi angajaii au sarcini n supervizarea voluntarilor care lucreaz n departamentele lor respective. Tu eti responsabil de recrutare i meninerea unui sistem potrivit de managementul voluntarilor i mai puin de supervizarea fiecrui voluntar n parte. 4. Voluntarii se coordoneaz singuri! Tu exiti doar pentru a le asigura lor condiiille de lucru, i poate c nu exiti chiar deloc! Aceste nivele de autoritate pot exercita ntr-o cheie tradiionalist sau ntr-una modern: Abordarea tradiionalist: voluntarii reprezint att mijlocul spre un scop, ct i un scop n sine, dat fiind posibilitatea ca, prin ei, s se aduc n organizaie un plus de valoare. Recunoate diferenele dintre voluntari i angajai, dar i consider parteneri egali n atingerea unor obiective. Valorizeaz toate tipurile de relaii ntre voluntari i angajai, nu doar cele legate de ndeplinirea funciilor profesionale. Apreciaz statutul unic al voluntarilor ca personal care dorete s lucreze fr plat. Abordarea modern: izvorte din tradiii oarecumva strine domeniului voluntariatului i reprezint un hibrid al managementului tiinific dezvoltat pentru conducerea angajailor. Organizaia este structurat n funcie de criterii democratice, iar voluntarii, ca i angajaii sunt privii ca resurse umane sau factori de producie. Voluntarii sunt diferii de personalul angajat doar prin aceea c nu sunt pltii, n multe cazuri, angajaii i voluntarii fac aceeai munc. Susine c departamentul de voluntariat trebuie s fie condus dup aceleai reguli, principii i politici ca i personalul angajat. Relaiile dintre angajai i voluntari sunt ierarhizate.
Anexa 9 prezint, centralizat, mai multe detalii despre aceste modele.
ATRIBUII
ale coordonatorului de voluntari
Exist multe lucruri pe care le poate face coordonatorul de voluntari ntr-o organizaie / instituie de protecia copilului. Aa cum recomand practicienii, principalele atribuii ale acestuia sunt dup cum urmeaz: 1. Planificarea i administrarea programului de voluntariat; 2. Recrutarea voluntarilor i relaiile cu publicul; 3. Intervievarea i selecia voluntarilor; 4. Orientarea i instruirea voluntarilor; 5. Supervizarea voluntarilor; 6. Motivarea i recunoaterea meritelor voluntarilor; 7. Evaluarea voluntarilor i a programelor de voluntariat; 8. Meninerea evidenelor i rapoartelor; 9. Alte responsabiliti. Fiecare dintre aceste atribuii va fi considerat i tratat separat n cuprinsul acestei lucrri. Prin detaliile sale, ghidul i propune s contureze tabloul complex al metodologiei de coordonare a unui program de voluntariat.
n conturarea acestei metodologii, oferirea de reete nu intr deloc n inteniile noastre! Toate cele de mai jos reprezint sugestii, idei, exemple, modaliti de aciune care s-au validat n timp, prin rezultatele pe care le-au adus. Dac dorii, propunem cel mult un set de standarde n lucrul cu voluntarii n contextul n care definim conceptul de standard ca i acel nivel de calitate sau realizare care este n general considerat a fi excelent sau cel puin acceptabil.1
Volunteering Australia Inc. National Standards Implementation Guide for Not For profit Organisations Involving Volunteers, Melbourne, Australia, 2001
Dar s ncepem cu nceputul
nsnu nainte de a face o scurt pauz (aa... ca de nceput!) pentru a v povesti cteva lucruri despre un loc drag mie, i anume... ara Ciorbei de Bolovani De fapt exist o poveste ntreag despre acest loc - dac nu cunoatei povestea v invit s o citii n anexa nr. 1 nainte de a merge mai departe. V-a cere permisiunea s v vorbesc despre acest loc pentru c e unul ciudat, n care se ntmpl lucruri nemaiauzite, n care oamenii pun mn de la mn pentru a pregti o surprinztoare ciorb de ... bolovani. Ciorb bun, pe placul tuturor celor care vor fi gustat-o (pe care, la ceas de amiaz, a gusta-o i eu dac m-ar mbia cineva!), pregtit n grab de foame mare! Totul pus la cale de un cinstit cltor, a zice mare cunosctor al gndurilor omeneti, cu bun meteug n a dezlega nodul din papur. Mi se pare, cltorul acesta, un om care nu se sperie de NU, care nu fuge de la ua care i se nchide n fa, care a neles c orice Pepelea are un cui al su i c nu e nimic ru dac acest cui e un pic de lcomie, un pic de egoism, un pic de lene, un pic de viclenie omeneasc, un pic de rutate i mai tiu eu ce... Unul care i adun pe toi aceti Pepelea cu cuiele lor cu tot s lucreze pentru binele comun! i - spre minunarea tuturor specialitilor n comunicare, leadership, management i alte tiine din acestea cu denumiri i limbaje sofisticate - chiar reuete s aduc muntele la Mahomed i Mahomedul la munte. i asta pentru c el este primul care pune ceva! Ceva care nu se pune (la o adic i dup o logic sntoas... ce are a face ciorba cu bolovanul?), dar care are o minunat calitate: duce vorba mai departe, strnete i inspir tot ce mic! Coordonator de voluntari fiind, am avut multe momente n care tare m vedeam n acest cltor i tare m-au inspirat uneltele sale i felul su de a vedea lumea noastr
I. PLANIFICAREA I ADMINISTRAREA
programelor de voluntariat Planificare a ceea ce va fi viitorul program de voluntariat al organizaiei este una dintre cele mai importante etape ale managementului voluntarilor i una care este destul de costisitoare ca i timp. Tocmai acesta este i motivul pentru care este cel mai adesea trecut cu vederea. Cnd sunt attea i attea nevoi presante, cine mai st s se gndeasc la planificare? Totui, dup cum vom vedea n cele ce urmeaz de o bun planificare depind toate celelalte faze ale managementului voluntarilor. De aceea, ca i coordonator de voluntari, te ndemn s nu treci peste aceast faz.
Concret: 6 pai
Planificarea i administrarea programelor de voluntariat
1. evaluarea nevoilor de voluntari ale organizaiei; 2. crearea viziunii i misiunii programului / departamentului de voluntariat; 3. stabilirea scopului i a obiectivelor acestuia;
4. identificarea sarcinilor voluntarilor; 5. crearea politicilor i procedurilor de lucru cu voluntari; 6. managementul resurselor materiale.
Detaliu:
1. Evaluarea nevoilor de voluntari ale organizaiei
Realizeaz chestionare i formulare de investigaie pentru a determina ariile n care este nevoie de voluntari ; acestea pot fi date spre completare colegilor angajai, voluntarilor cu funcii de cordonare, membrilor conducerii, ntregului personal; Intervieveaz, contacteaz, discut cu angajaii, administratorii, voluntarii, clienii/beneficiarii etc. pentru a nelege mai nti pentru tine care sunt adevratele nevoi de voluntari n cadrul organizaiei. Chestionarele i formularele sunt doar un instrument pentru a afla aceste lucruri; Ca i tnr (i mai timid) coordonatoare de voluntari am gsit c este mai uor s dau pur i simplu spre completare un chestionar. Am obinut destul de multe informaii. Dei simeam c multe lipsesc nc, mult timp nu am ndrznit s i abordez pe colegii mei ntr-o discuie fa n fa. Ei preau ntotdeauna att de ocupai i parc n privirile lor citeam adesea: voluntariatul sta e ultimul lucru cu care a vrea s mi ncarc agenda i aa prea plin. Mai trziu, cnd miam luat inima n dini i i-am ntrebat totui, m-am confruntat cu alt problem: nu mai tiam cum s mai gestionz multitudinea de cereri Rezum rezultatele investigaiilor tale i expune-le ntr-o form contras n cadrul unei edine / ntlniri cu personalul; vorbete i despre modul n care i propui s acionezi n mod concret. Astfel, departamentul de voluntariat va ncepe s capete credibilitate i susinere; Mereu am avut emoii s vorbesc n edine despre realizrile / obiectivele departamentului de voluntari. Aveam mereu impresia c fur din timpul de lucru, ntruct, oricum, prea puini erau cei care erau cu adevrat interesai. Totui, interesul colegilor s-a conturat tocmai datorit acestor intervenii, astfel nct, n cele din urm, s-a vzut necesitatea ca eu s particip chiar i la cele mai importante ntlniri de planificare ale biroului local al organizaiei. Compar rezultatele investigaiei cu altele efectuate pe acelai tip de program de voluntariat, dar realizat n circumstane diferite . Astfel, vei putea avea o imagine despre modul n care evolueaz nevoile n cadrul organizaiei i vei avea o radiografie a modului n care se rspunde la ele.
2. Construirea viziunii i misiunii programelor / departamentului de voluntariat Dezvolt un set de afirmaii (scrise) care s ilustreze filosofia organizaiei n legtur cu implicarea voluntarilor n activitile desfurate. Ideal este ca fiecare program de voluntariat s aib o misiune a sa (detalii despre construirea misiunii programului de voluntariat n anexa nr. 2). Din pcate, acesta este un lucru pe care eu personal nu l-am nici ca mai tnr, nici ca mai altfel coordonator de voluntari! Am aflat despre importana faptului de a creea o misiune pentru fiecare program de voluntariat, mai trziu, cnd deja nu mai lucram ca i coordonator de voluntari. Astfel, un manual de managementul voluntarilor arta c misiunea programului de voluntariat este singurul factor motivaional care st n jumtatea de teren a organizaiei. Ca n proverbul cu mintea romnului cea de pe urm, mi-am dat seama de valoarea motivaional imens a misiunii programului de voluntariat i de atunci recomand cu cldur acest procedeu. Am avut i bucuria de a-i vedea efectele benefice n practic Sunt garantate! Identific valorile cheie care ghideaz i orienteaz programul de voluntariat. Ex.: diversitatea, respectul reciproc, confidenialitatea. Ai grij s nu te limitezi la generaliti, ci s identifici acele valori care sunt specifice programului i voluntarilor nii. Implic voluntarii n acest proces: poate fi o bun activitate de team-building. Stabilete definiia voluntarului n cadrul organizaiei . Desigur, exist o definiie legal a voluntarului care trebuie observat i respectat ntocmai (anexa nr. 3). Totui, fiecare organizaie poate aduga acestei definiii diferite elemente, conform propriei viziuni. Viziunea i misiunea unei organizaii s nu uitm sunt secundare doar legilor statului n care organizaia i desfoar activitatea. Prin urmare aceste documente au puterea de a fundamenta pe baze solide un eventual departament de voluntariat; Fii deschis/: ia n considerare ntrega varietate de moduri n care un voluntar poate participa la activitile organizaiei. Ex.: asistarea angajailor, desfurarea independent de activiti, asisten tehnic etc. ncearc mereu s nali viziunea organizaiei cu privire la gama de activiti n care pot fi implicai voluntarii. Este o risip de resurse s implici voluntarii doar n distribuirea de fluturai sau realizarea de pachete, pe motiv c ei nu au destule abiliti. Dat fiind c voluntar poate fii oricine, voluntarii sunt reprezentativi pentru populaia general a unei societi Este nevoie doar de a-i identifica pe aceia care au cderea de a se implica n activiti cu nivel mai ridicat de responsabilitate. Ceea ce primeti de la un voluntar, depinde n foarte mare msur de ceea ce ceri
10
3. Stabilirea scopului i obiectivelor programului de voluntariat

Folosind informaiile obinute prin analiza de nevoi, stabilete obiectivele pe termen scurt si pe termen lung ale programului de voluntariat. Orice manual de managementul proiectului te poate nva cum s faci acest lucru. n principiu, o s afli c obiectivele trebuie s fie S M A R T (specifice, msurabile, de atins, realiste, ncadrate n timp). Este suficient i dac, pentru nceput, ele reprezint un fel de jaloane ale tale n privina modului n care i propui s avansezi n desfurarea activitilor. Chiar dac nu stabileti cele mai SMART obiective, asigur-te c ele sunt cunoscute i de ctre colegii ti i, mai ales, de ctre voluntari! Este important s existe n organizaie ideea c activitatea departamentului de voluntari este ghidat de un set de principii, obiective i prioriti, i nu este haotic, dominat de urgene. Stabilete modaliti de evaluare bazate pe criterii msurabile de eficien ale activitii voluntarilor. Acest lucru poate prea pretenios n condiiile n care multe organizaii / instituii nu au astfel de sisteme nici pentru angajai. Totui, pentru voluntari, aceste evaluri au o importan chiar mai mare dect pentru angajai. Pentru voluntari, obinerea de rezultate concrete este una dintre sursele de motivare. Evalurile vor documenta aceste rezultatele, i vor ilustra aportul important adus de ctre ei.
Datele culese pot s fie: o cantitative (numr de ore lucrate de voluntari, numr de beneficiari asistai, numr de cazuri rezolvate, etc.), o calitative (felul n care s-au schimbat relaiile ntre beneficiari sau n cadrul comunitii, aplicarea unor noi metode descoperite sau mbuntite de ctre voluntari etc.). Revizuiete obiectivele i scopurile mpreun cu administraia i integreaz-le n politica general a organizaiei. n acest fel, voluntarii, angajaii i ntrega comunitate vor nelege c voluntariatul reprezint o strategie pe care managementul organizaiei nelege s o crediteze cu toat ncrederea . Astfel, se creeaz un plus de legitimitate a departamentului / programului de voluntariat i se transmite un mesaj puternic despre importana voluntariatului n organizaie.
11
4. Identificarea sarcinilor voluntarilor
Delimiteaz categorii de activiti pentru voluntari n funcie de analiza nevoilor i de obiectivele programului. Totui, nu ezita s lai voluntarilor libertatea de a-i spune prerea (cu privire la ceea ce ar mai trebui fcut n organizaie) i de a aciona n conformitate cu aceste sugestii. Unele dintre cele mai interesante i mai utile programe de voluntariat pe care le-am cunoscut sau format ca urmare a iniiativei voluntarilor. Am observat i c ansele de succes a acestor programe sunt, de asemenea, foarte mari, ntruct voluntarii i asum n ntregime i fr rezerve proprietatea programului.. Satisfaciile voluntarilor sunt, i ele, cu att mai mari.
Elaboreaz fie de post pentru fiecare dintre voluntari (vezi anexa 4, pentru un model de fi de post). tiu c exist organizaii n care nici personalul angajat nu are fi de post. Sau c fiele de post existente sunt aa de vagi i de nvechite nct nu mai servesc nimnui cu adevrat. n acest caz, ideea de a elabora fie de post pentru voluntari poate prea un moft. Totui, fiele de post ale voluntarilor au mai multe funcii dect n cazul angajailor. Astfel, ele reprezint: o un instrument de marketing pentru recrutare, o un ghid pentru selectarea candidailor, o un instrument util n evaluare i supervizare, o un contract ntre voluntar i organizaie. Colaboreaz cu angajaii n realizarea fielor de post pentru voluntari; Implicarea angajailor n realizarea fielor de post ale voluntarilor care vor lucra pe lng departamentele lor respective este deosebit de important. n acest mod, angajaii vor fi nevoii s i clarifice (cu mult nainte de sosirea voluntarilor) ce anume i doresc ca acetia s realizeze. Astfel, n momentul sosirii voluntarilor, nu vor exista nenelegeri sau neclariti cu privire la rolurile angajailor i voluntarilor. Dei la prima vedere pare dificil, implicarea angajailor n acest proces poate s fie deosebit de simpl, i chiar plcut! Poate nsemna doar o discuie, chiar i informal, ntre coordontorul de voluntari i angajai despre: numrul de voluntari necesari, calitile i abilitile lor, eventualele nevoi de instruire, activitile pe care ar putea s le desfoare, preferine cu privire la extinderea n timp a angajamentului lor.
12
5. Crearea politicilor i procedurilor de lucru cu voluntarii

Cu o denumire mai modern, aceste politici i proceduri pot reprezenta, de fapt, un ghid scris despre ceea ce se ntmpl ntr-o organizaie n legtur cu toate aspectele implicrii voluntarilor. Astfel, politicile i procedurile vor face referire nu numai la comportamentele voluntarilor, dar i la modul n care trebuie s acioneze angajaii n raport cu acetia. Totui, spre deosebire de un ghid, politicile au o for mai mare. Ele reprezint un instrument de management, mai precis de management intern i reprezint cererile / condiiile organizaiei privitoare la cadrul n care se poate desfura activitatea voluntarului. Politicile nu sunt nicidecum negociate, ele reprezint poziia unilateral a organizaiei i se pot referi la cele mai variate aspecte: de la detalii ale managementului voluntarilor (modul n care se realizeaz recrutarea, selecia, supervizarea, etc.), pn la drepturile i responsabilitile voluntarilor, felul n care sunt definii voluntarii n cadrul organizaiei, etc. n momentul n care din minile mele a ieit un prim set de politici i proceduri am fost v dai seama cum nu se poate mai mndr de mine nsmi. Acum, la civa ani de la marea realizare, apreciez afirmaia de mai sus ca implicnd cel puin o greeal fundamental i anume: acest set de politici i proceduri nu trebuiau s ias din minile mele ele trebuiau s fie rodul eforturilor ntregii noastre echipe (coordonator de voluntari, angajai, membrii ai conducerii, voluntari, colaboratori, etc.). Nu e de mirare c dei frumoase i generoase, ideile cuprinse n acel document nu au avut niciodat suficient for pentru a se impune de la sine n organizaie
Re-analizeaz politicile i procedurile organizaiei; consult-te cu conducerea i angajaii n legtur cu orice reguli / reglementri ce ar trebui introduse cu privire la voluntari i activitatea acestora;
Pstreaz un limbaj simplu i claritate n ideile cuprinse n aceste documente. Cu alte cuvinte Ai grij de tine nsui: nu te complica foarte tare! Pstreaz la ndemn un manual sau un dosar al procedurilor de lucru cu voluntari! Acesta ar trebui s fie uor accesibil oricui dorete s l consulte. Voluntarii ar trebui chiar s fie ndemnai s l studieze i s l comenteze. Ar putea s fie organizat o edin special, la care s fie invitai toi angajaii i voluntarii, pentru a analiza aspecte controversate ale politicilor i procedurilor dezvoltate. Pe lng efectele directe, o astfel de edin ar comunica voluntarilor c sunt foarte importani pentru organizaie i ar facilita o mai bun cunoatere ntre angajai i voluntari.
13
6. Managementul resurselor materiale! Determin nevoile materiale i bugetul necesar desfurrii programului de voluntariat; e o fals percepie faptul c programele de voluntariat nu cost i nu trebuie s coste nimic;
Unul dintre argumentele principale pentru implicarea voluntarilor este posibilitatea de a realiza economii bugetare. De aici pn la a simplifica lucrurile spunnd c programele de voluntariat nu cost nimic nu mai este dect un pas. Totui, o astfel de gndire este foarte departe de adevr! Un program de voluntariat construit pe baze de profesionalism necesit un buget al su propriu. Dei munca donat de ceteni n folosul organizaiei nu este recompensat financiar (un factor care este unul dintre punctele forte ale conceptului de voluntariat), structurile de suport necesare pentru a face ca aceast munc s fie caracterizat de productivitate implic alocarea de resurse i fonduri. Ba mai mult, categoriile de fonduri care trebuiesc alocate nu sunt cu mult diferite de cele necesitate de programele desfurate de salariai.
Faciliteaz accesul voluntarilor la spaiile necesare, la mobilierul, echipamentul i resursele de care au nevoie ;
Din pcate chiar n unele organizaii care afieaz o deschidere foarte mare fa de ideea de voluntariat, am putut ntlni unele atitudini cel puin paradoxale, un fel de a spune: da, suntem bucuroi s avem voluntari care s ne ajute, dar am prefera ca ei s nu foloseasc computerele noastre. Este momentul n care intr n aren coordonatorul de voluntari, ncercnd s echilibreze acest gen de ateptri nerealiste ale angajailor fa de modul n care poate funciona un departament de voluntariat.
Stabilete mpreun cu angajaii care lucreaz n mod direct cu voluntarii, care vor fi acele spaii i echipamente la care acetia vor avea acces; Dincolo de a fi o necesitate, asigurarea condiiilor de lucru, este i un semn de respect fa de timpul i energia investite de voluntari.
14
II. R E C R U T A R E A1
voluntarilor i relaiile cu publicul
Cele mai multe dintre persoanele care doresc s lucreze benevol n programele de protecia copilului sunt bine intenionate. Totui, ri precum SUA sau Australia i iau msuri speciale de precauie n recrutarea voluntarilor, datorit numeroaselor incidente de pedofilie care au avut loc n ultimii ani. Precauie ar trebui s fie cuvntul de ordine i n Romnia. Aceasta ntruct o singur acuzaie de neglijen n recrutarea voluntarilor poate fi suficient pentru a afecta grav imaginea organizaiei n comunitate sau pentru a arunca o umbr de ndoial asupra oportunitii nsi a voluntariatului n sistemul de protecie a copilului.
Concret: 3 pai
Recrutarea voluntarilor i relaiile cu publicul
1. planificarea strategiei de recrutare;

2. realizarea materialelor necesare pentru recrutare; 3. direcionarea eforturilor n timpul recrutrii.
1 Recrutarea este procesul prin care sunt identificate i atrase ca i voluntari acele persoane ale cror nevoi motivaionale pot fi ndeplinite prin posturile de voluntariat pe care le ofer organizaia.
15
Detaliu:
1. Planificarea strategiei de recrutare a voluntarilor Identific tipul de voluntari de care este nevoie. Acord atenie special abilitilor de care acetia vor avea nevoie pentru fiecare dinrte activitile de voluntariat.
De altfel, lista abilitilor necesare trebuie s fie cuprinse n fia de post elaborat deja n etapa de planificare a programului de voluntariat. Abilitile de care voluntarul va avea nevoie pentru a-i desfura activitatea sunt uor de identificat prin discuiile cu colegii care vor superviza voluntarii sau prin urmrirea direct a voluntarilor care lucreaz deja n domeniul respectiv.
ntocmete o list cu locurile de unde pot fi recrutai voluntari pentru fiecare activitate, n funcie de specificul acesteia; Unul dintre cei mai cunoscui specialiti in managementul voluntarilor (Susan Ellis) spunea c din toate domeniile de managementul voluntarilor , recrutarea este cel n care se d dovad de cea mai vizibil lips de imaginaie! Vznd c majoritatea voluntarilor sunt elevi sau studeni, nu m ndoiesc c are dreptate:. Sunt convins c multe dintre sarcini pot fi la fel de bine (sau chiar mai bine) realizate de ctre un bunic, un medic sau un pictor! Solicit sugestii din partea angajailor, voluntarilor, beneficiarilor, prietenilor, cunostinelor n privina modului n care ar putea s fie recrutai cei mai potrivii voluntari. De multe ori, n protecia copilului, este foarte important ca persoanele care vor desfura activiti de voluntariat s fie deja sensibilizate n legtur cu situaia copiilor n dificultate. O metod valoroas de recrutare n protecia copilului poate s fie recrutarea numit din aproape n aproape: prin voluntari sau angajai care cunosc persoane potrivite, vecini sau cunotine crora le vorbim despre munca noastr. Cu alte cuvinte persoane pe care le cunoatem deja, despre care avem deja un set de informaii i care sunt, la rndul lor, familiarizate cu specificul muncii noastre. Aceasta nu nseamn o nchidere nspre nauntru, nspre propriile resurse, ci este, mai degrab grija pentru beneficiari (pe de o parte) i pentru voluntar (pe de alt parte), este strduina noastr de a pune omul potrivit la locul potrivit. mi amintesc de o coleg de breasl, coordonator de voluntari i ea, cu experien de muli ani, care mi spunea c dintre toate metodele de recrutare cea mai sus menionat i se prea cea mai dificil. mi spunea c, folosind aceast metod, avea mereu impresia de a cere cuiva o favoare Mi-am amintit i eu, cu acea ocazie, de propriile mele sentimente contradictorii.: momente n care simeam c parc voluntarii m-ar ajuta pe mine personal, i nu organizaia sau beneficiarii e un sentiment ce, dup prerea mea, trebuie combtut: la urma urmei, nimeni nu i poate face o meserie din a se simi venic recunosctor i ndatorat! 16
2. Realizarea materialele necesare pentru recrutare Scrie slogane atractive, realizeaz designul pentru postere, fluturai, scrisori, brouri de recrutare. mi dau seama c acest ghid sun ca i cum coordonatorul de voluntari ar fi deja cteva persoane distincte, cu o sum de abiliti a crei enumerare pare a nu se mai sfri. Cnd spun f asta sau asta nu m refer aproape niciodat la faptul c tu personal trebuie s te descurci cu attea lucruri diferite. Ca i coordonator de voluntari, cel mai important lucru pe care tu l ai de fcut este s te asiguri c cineva (voluntar sau angajat) a realizat anumite sarcini n timp util. Aa i n acest caz: o idee ar putea fi s formezi o echip de voluntari (eventual n parteneriat cu alte organizaii locale) care s se specializeze n dezvoltarea de materiale de recrutare.
Cteva sugestii pentru scrierea unui mesaj de recrutare se afla n anexa nr. 5. Lucreaz cu un artist/grafician pentru a crea designul materialelor. Tocmai ce spuneam: nu trebuie s faci totul de unul / una singur/!
Creeaz spoturi radio i TV menite s informeze cetenii cu privire la activitatea de recrutare i activitile desfurate aceasta i n funcie de bugetul organizaiei, gradul de deschidere al mass-media spre astfel de aciuni, etc. Evident, la un moment dat va trebui s onorezi presa cu prezena ta mi amintesc i acum ce emoii grozave am avut la primul meu interviu la radio aa de grozave nct mi-a lipsit cu desvrire orice coeren n exprimare Scrie i trimite mpreun cu PR-ul organizaiei - comunicate de pres pentru a informa cu privire la ultimele evoluii ale programului de voluntariat.
3. Direcionarea eforturilor n timpul recrutrii Menine contacte permanente cu sursele de voluntari (ex: coli, biserici, grupuri civice, asociaii etc.); Lucreaz mpreun cu colegii ti pentru a te asigura c fiecare dintre materialele de informare distribuite de organizaie menioneaz oportunitatea de a efectua munc voluntar; Mobilizeaz voluntarii i angajaii n a localiza i aborda poteniali voluntari.
17
II. INTERVIEVAREA I SELECIA

voluntarilor n general, dar cu att mai mult n domeniul proteciei copilului, este foarte important discuia mai mult sau mai puin formal pe care o avem cu un potenial voluntar n cadrul unui interviu de selecie. Atenie: nu ai obligaia de a lua ca i voluntar pe oricine care i solicit acest lucru! n domeniul proteciei copilului prima ta responsabilitate este fa de beneficiari i abia apoi fa de potenialii voluntari. Oricine chiar i un candidat respins poate s neleag acest lucru!
n cazul unei campanii intense de recrutare de voluntari, cnd trebuie s recrutezi ntr-un timp relativ scurt un numr mare de voluntari, poate s fie dificil s te ntlneti cu fiecare potenial voluntar n parte. Totui, a renuna la ideea de interviu, cu siguran, nu este cea mai bun idee. O posibil soluie ar putea s fie realizarea unui interviu de grup, la care s participe un numr mai mare de voluntari.
Concret: 5 pai Intervievarea i selecia voluntarilor

1. pregtirea organizaiei pentru procesul de selecie a voluntarilor; 2. conducerea interviurilor;
3. selectarea voluntarilor; 4. plasarea voluntarilor; 5. facilitarea implicrii grupurilor de voluntari
18
Detaliu:
1. Pregtirea organizaiei pentru procesul de selecie a voluntarilor Pregtete formularele de nscriere! Din punct de vedere organizatoric procesul de selecie a voluntarilor poate s fie o aciune dificil. De cele mai multe ori, recrutarea i selecia de noi voluntari vine peste toate celelalte sarcini ale departamentului de voluntariat. Tocmai de aceea vei avea nevoie de un set de instrumente care s te ajute s nu pierzi oamenii care vin la sediu n momentul n care tu eti cel mai puin disponibil/ pentru ei. Un astfel de instrument va putea s fie formularul de nscriere ce i va furniza o mulime de date despre persoanele interesate de a deveni voluntari; Informeaz secretara / recepionista despre recrutare i specificul ei, pentru ca ea s ofere informaii celor care le solicit; Ce-i drept, uor de zis - greu de fcut, dac aceast persoan are deja mai multe sarcini dect i dorete caz n care ai putea s te gndeti s o ajui i pe ea prin intermediul unui voluntar care s se ocupe, printre altele, i de ntmpinarea noilor voluntari att atenie din partea departamentului de voluntari, nu poate s nu o cucereasc
Pregtete ideea general a interviului; Evident, poate fi mai simplu s intri n sala de interviu cu ideea c o s vd eu despre ce o s l ntreb pe candidat totui, pregtirea poate face diferena dintre selectarea persoanei potrivite la locul potrivit i selectarea dup ureche Un set de ntrebri care s i fie inspirate de ali voluntari care fac aceeai munc sau de viitorul supervizor al voluntarului te pot ajuta foarte mult n acest sens.
Una dintre cele mai importante abiliti ale tale ca i intervievator de poteniali voluntari: capacitatea de a detecta un talent neateptat, de a recunoate acest lucru i de a construi pe moment un posibil rol pentru aceast persoan deosebit.
19
2. Conducerea interviurilor Planific interviuri cu toi potenialii voluntari. Dup cum aminteam deja, n domeniul proteciei copilului, acest lucru este extrem de important. Interviul reprezint, de fapt, msura minim de precauie pe care poi s o iei pentru protejare a copiilor. Pentru mai mult siguran anumite organizaii solicit, de asemenea, ca voluntarul s aib analizele medicale la zi (aceleai proceduri ca i pentru angajai de exemplu), scrisori de recomandare sau un cazier curat. (Eventual, ntr-o ntlnire de grup, pentru a face economie d etimp)prezint diferitele activiti i posturi de voluntariat; poi folosi n acest scop fiele de post. Explic scopul i stadiul lucrului n cadrul fiecrui post i ncearc s nelegi motivaia voluntarului pentru acel post i tipul de activitate preferat. Folosete aceast oportunitate pentru a auzi opiniile candidatului cu privire la modul n care ar aborda el / ea activitatea; acest lucru i va aduce mai multe informaii despre atitudinea, inteniile i nivelul de interes al persoanei. Discut ateptrile organizaiei fa de modul de desfurare al activitii: cerine de formare n domeniu, confidenialitate, reguli, etc. n legtur cu ateptrile: nu ezita s dai dovad de fermitate n relaia cu voluntarii! Multe persoane se gndesc c au, totui, datoria de a fi mai indulgente cu voluntarii, dat fiind c acetia lucreaz pe gratis. Pe de alt parte, n cazul n care voluntarii ar aduce vreun prejudiciu organizaiei, aceste persoane ar fi printre primele care s spun c voluntarii sunt neprofesioniti. Cred c, mai degrab dect de indulgen, voluntarii au nevoie de fermitate i reguli clare. Standardele duble (pentru voluntari i angajai) nu vor duce dect la nenelegeri i frustrri.
Discut i ateptrile voluntarului fa de organizaie. Urmrete acele indicii (ateptri, interese, informaii despre modul de folosire a abilitilor, situaia personal, etc.), care te-ar putea ajuta s determini dac persoana din faa ta este cu adevrat potrivit pentru un anumit post.
O list de ntrebri i teme ce pot fi abordate n intervievarea voluntarilor este prezentat n anexa nr. 6.
20
3. Selectarea voluntarilor Creeaz o procedur pentru cazul n care nu eti sigur c voluntarul este potrivit pentru activitate; Astfel, poi propune voluntarului participarea la un training, o perioad de instruire la locul de munc sau o perioad de prob. n cazul n care nici una dintre aceste alternative nu este convenabil (fie c voluntarul respinge aceste proceduri, fie c ai sigurana faptului c persoana este cu adevrat nepotrivit pentru activitatea propus
Pregtete-te s spui NU! Pentru sugestii privind modul de a spune Nu a se vedea anexa nr. 7.
Una dintre colegele mele din primul an de activitate ca i coordonator de voluntari, mi spunea c aceasta este sarcina care i se pare cea mai dificil n lucrul cu voluntarii. Justifica prin faptul c este vorba de a respinge ajutorul unor persoane care poate au la fel de mult nevoie s l ofere ct au i beneficiarii s l primeasc. M-am gndit mereu la asta! La nceput mi se prea de-a dreptul inadmisibil s respingi ajutorul persoanelor. Mi se prea c doar dac nu ai imaginaie nu o s reueti s gseti activitatea potrivit pentru fiecare. Mi-am dat seama mai trziu c aceasta poate s fie o gndire extrem de valoroas pentru un centru de voluntariat. i mai puin pentru o organizaie pentru care implicarea voluntarilor este doar una dintre strategiile pe care le folosete n cadrul serviciilor puse la dispoziia beneficiarilor. Pn la urm, iat-m fcnd parte din echipa Centrului Naional de Voluntariat (vorba ceea: ai grij ce-i doreti c s-ar putea s i se ndeplineasc)!
4. Plasarea voluntarilor Stabilete cine ce face! Desemneaz voluntarii care vor desfura diferitele activiti; Desfoar sesiuni multiple de selecie, mai ales pentru serviciile n care voluntarul vine n contact direct cu copiii . Asigur-te c selectezi aceast categorie cu aceeai rigurozitate cu care este selectat personalul angajat. n cazul unor incidente grave, responsabilitatea organizaiei este aceeai indiferent dac persoana implicat este angajat sau voluntar. Astfel, dup un prim interviu de selecie, poi organiza o activitate de grup sau o prim sarcin ndeaproape urmrit pentru a observa felul n care se acomodeaz voluntarii n contextul organizaional. Ia decizia final n legtur cu voluntarii i stabilete data la care voluntarul poate s i nceap activitatea. 21
5. Facilitarea implicrii grupurilor de voluntari Multe dintre activitile de voluntariat presupun implicarea unui numr mai mare de persoane, care s funcioneze ca o echip unit. Formarea echipelor este o activitate care poate s dureze destul de mult i care presupune implicarea de resurse. Uneori aceast echip exist deja format; ea se afl undeva n societatea noastr, fiind nevoie doar de un efort suplimentar din partea coordonatorului pentru identificarea i co-interesarea sa n activitatea organizaiei. Astfel de echipe pot s fie clasele de elevi, grupele de studeni, echipele de angajai, familiile (fie ele nucleare sau extinse). Aa c Identific potenialele programe/activiti de voluntariat n care s-ar putea implica grupuri de voluntari. Recruteaz o astfel de echip care este deja format . Poate c etapa recrutrii o s presupun puin mai mult efort dect n cazul unei recrutri normale, ns acest efort va fi rspltit prin costurile minime ale formrii echipei. Echipa fiind deja format, implic-te n sarcina de organizare a acesteia n contextul noii sarcini. Stabilete un plan pentru supervizarea activitii i facilitarea comunicrii grupului. E adevrat c n practica romneasc am ntlnit puine astfel de exemple! ns practica internaional de managementul voluntarilor abund de exemple coordonatori de voluntari care se orienteaz, din diferite motive, spre implicarea de grupuri de voluntari. Nu vd de ce nu am putea s facem acelai i lucru i n spaiul cultural romnesc, avnd doar grij la aspectele specifice societii noastre.
22
IV. ORIENTAREA I INSTRUIREA

voluntarilor Sosit n organizaie, un nou voluntar are nevoie de a cunoate cteva lucruri fundamentale pentru ca el s i poat desfura eficient activitatea. Astfel, voluntarii trebuie s se clarifice cu privire la: scopul organizaiei; sistemul de management al voluntarilor i particularitile acestuia (structura i programele de voluntariat, politici i proceduri, facilitile i echipamentele la dispoziia voluntarilor, sarcini i beneficii ale voluntarilor, drepturi i ndatoriri, etc.); aspectele legate de socializare (cultura i eticheta organizaiei, reguli nescrise, etc.). Toate aceste lucruri se comunic de obicei prin ceea ce se numete programul de orientare al voluntarilor n organizaie. De multe ori, ns, orientarea voluntarilor nu este suficient i trebuie ntregit cu program complet de instruire.
Concret: 4 pai
Orientarea i instruirea voluntarilor

1. Dezvoltarea unui program de orientare a voluntarilor, 2. Sprijinirea anagajailor pentru a lucra cu voluntarii; 3. Dezvoltarea planului de training; 4. Pregtirea materialelor de training (manuale, brouri,etc).
23
Detaliu:
Orientarea procesul de pregtire a voluntarului pentru a avea o relaie clar cu organizaia1. 1. Dezvoltarea unui program de orientare a voluntarilor ntrebat despre importana orientrii, un voluntar spune c orientarea este momentul n care renuni la visele haotice pe care le aveai, si i faci altele, chiar mai frumose i, mai ales, mai realiste n funcie de adevrata "fa" a organizaiei ... sta-i momentul orientrii i e unul dintre cela mai importante momente din viaa de voluntar. Acelai moment (al orientrii) din perspectiva colegei noastre Nico Racola, coordonator de programe locale: Orientrii i se circumscriu toate acele activitil de informare destinate voluntarilor, pentru a stabili ceea ce ce putem i ce nu putem face mpreun. Organizeaz o ntlnire special dedicat orientrii voluntarilor; Este momentul n care faci prezentarea general a organizaiei i a celor trei aspecte anterior menionate (scopul organizaiei, sistemul de management al voluntarilor, aspecte legate de socializare) i permii voluntarilor s se clarifice n legtur cu toate aspectele legate de ceea ce va nsemna munca lor ca i voluntari ntr-o organizaie / instituie de protecia copilului. Organizeaz un tur de familiarizare a voluntarilor cu sediul i toate locaiile n care se desfoar activiti ale organizaiei; Invit angajaii s participe la aceast ntlnire de orientare; astfel, voluntarii vor nelege c sunt ateptai i vor cunoate deja persoanele alturi de care vor lucra. Profit de moment pentru a introduce i elemente de cunoatere i team-building; Pregtete materialele informative pe care le vei distribui voluntarilor (pliante, rapoarte, fie cu date despre activitatea organizaiei, istoria programului de voluntariat, etc.); Planific i coordoneaz sesiunile de informare i orientare dup cum este nevoie de astfel de evenimente!
Steve, McCurley Rick Lynch, Essential Volunteer Management, The Directory of Social Change, 24 Stephenson Way London NW1 2DP, 2001
24
2. Sprijinirea angajailor pentru a lucra cu voluntarii
Se spune i, practica demonstreaz c este adevrat - c un bun coordonator de voluntari lucreaz la fel de mult alturi de voluntari, pe ct lucreaz alturi de angajai! Ba poate c ntr-un sistem descentralizat de managementul voluntarilor, coordonatorul de voluntari lucreaz mult mai mult timp mpreun cu angajaii, ajutndu-i pe acetia s i formeze (i apoi s foloseasc) strategii de eficientizare a muncii voluntarilor.
Identific nevoile de asisten ale angajailor n lucrul cu voluntarii; Se poate ntmpla uneori ca angajaii s nici nu realizeze c au astfel de nevoi i nici nu tiu c atunci cnd ntmpin dificulti pot s apeleze la ajutorul coordonatorului de voluntari. Rmne n seama viglilenei tale i sesizarea momentelor n care angajaii au nevoie de ajutor! Din motive variate muli angajai dau dovad de reticen n a lucra cu voluntarii (Pentru o list ne-exhaustiv a acestor motive a se vedea anexa nr. 8). ncearc s identifici aceste motive pentru a avea o percepie corect asupra situaiei; Ofer angajailor seminarii / work-shopuri periodice cu privire la managementul voluntarilor: ei au nevoie de acestea chiar dac muli vor spune c nu! Dac eti nou-venit n domeniul managementul voluntarilor, poi invita un specialist / consultant / expert n acest domeniu pentru a te ajuta s planifici ntlnirea i chiar s o duci la capt. Implic-te n supervizarea angajailor care lucreaz mrpeun cu voluntari. Pentru supervizarea segmentelor care in de eficientizarea lucrului cu voluntarii, probabil c tu eti persoana cea mai potrivit. Particip la orientarea noilor angajai pentru ca ei s ia cunotin despre voluntarii organizaiei. n felul acesta poi deveni, de la bun nceput, o persoan-resurs pentru noii angajai i poi avea un rol n formarea lor ca conform valorilor promovate de departamentul de voluntariatului. Nu te limita la contexte formale: seminarii, edine, ntlniri de supervizare. Organizeaz i ntlniri informale ntre angajai i voluntari. Ex.: o organizaie important din Cluj avea joia cltitelor o zi n care fie voluntarii, fie angajaii (poate mai adesea voluntarii!) pregteau cltite pentru colegi (voluntari i angajai) ca suport pentru o ntlnire informal, de s ne cunoatem mai bine unii pe ceilali. 25
3. Dezvoltarea planului de training Training procesul de pregtire a voluntarilor pentru a realiza activiti pentru organizaie.1 Implic supervizorii activitilor de voluntariat pentru a creea programe de training adaptate nevoilor existente ; Cel mai adesea voluntarii sunt bucuroi s participe la programe de training. Este un semn pentru ei c organizaia este cu adevrat interesat eficiena lor. Aceste programe trebuie s fie adaptate nevoilor existente. Desigur, se poate oferi training n abiliti generale (comunicare, ascultare activ, oferirea i primirea de feed-back.) i am observat c multe organizaii fac acest lucru ca metod de motivare a voluntarilor. Totui, acele programe ce sunt oferite cu scopul de a mbunti eficiena voluntarilor, trebuiesc construite pe baza unui efort de evaluare a nevoilor reale. Acest lucru se poate face doar implicnd angajaii care lucreaz n domeniu, voluntari mai vechi care cunosc deja dificultile pe care le ntmpin un nceptor sau chiar un trainer specializat n probleme ale voluntariatului, care poate s traduc n obiective de nvare aceste dificulti. Profesionalismul cu care se construiete programul de training este vital: riscul de a dezamgi auditoriul (n acest caz voluntarii) este considerabil! Creeaz i coordoneaz etapele iniiale ale trainingului pentru voluntari. Lucreaz mpreun cu angajaii care vor lucra mai departe direct cu voluntarii. Dac faci parte dintr-o organizaie care are multe programe de voluntariat, probabil c va fi dificil pentru tine s rspunzi personal la toate nevoile de training existente. Oricum, a nu se confunda meseria coordonatorului de voluntari cu aceea a trainerului. Coordonatorul de voluntari nu trebuie neaprat s fie un bun trainer, dup cum trainerul nu trebuie neaprat s fie un bun coordonator de voluntari: pur i simplu sunt dou meserii diferite!
Implic voluntarii cu o mai mare experien . Adeseori, voluntarii pot fi co-traineri extraordinari! Ei sunt o surs inepuizabil de exemple, studii de caz, anecdote. Ei vor putea spune care este exact modul n care o anumit teorie se poate aplica n practic. Fr a mai meniona c acordarea statutului de co-trainer poate avea o valoare motivaional n sine pentru oricare dintre coluntarii mai vechi.
Steve, McCurley; Rick Lynch, Essential Volunteer Management, The Directory of Social Change 24 Stephenson Way London NW1 2DP, 2001
26
4. Dezvoltarea materialelor de training n mod normal dezvoltarea materialelor de training este sarcina trainerului este adevrat! Totui, implicarea ta este de multe ori extrem de important pentru toate sarcinile care privesc managementul voluntarilor. Aadar: Adun informaii utile care s fie incluse n manualele de training; Fcnd acest lucru, ai mereu n minte urmtoarele trei ntrebri: Ce informaii ar fi utile voluntarilor pentru defsurarea acestei activiti? Ce abiliti trebuie s dein pentru a face fa cu succes? Ce atitudini ar trebui s aib? Ca i simplu coordonator de voluntari probabil c nu o s fii specialist n toate domeniile n care voluntarii vor primi training. Astfel, este posibil s nu tii exact care ar fi informaiile / abilitile / atitudinile de care are nevoie o persoan pentru a desfura o anumit activitate. Probabil c o s fie mereu activiti cu un nivel mai nalt de specificitate dect cel pe care eti tu pregtit s l abordezi. Totui, tu eti singura persoan responsabil a se gndi la urmtorul aspect: Care sunt informaiile / abilitile / atitudinile de care are nevoie o persoan ce lucreaz fr remuneraie pentru ndeplinirea acestor obiective?
Revizuiete i adapteaz manualele de training (eventual la sugestia voluntarilor care au parcurs deja un anumit program de training); n primul rnd, asigur-te c exist un manual de training! Vorba zboar
27
V. SUPERVIZAREA
voluntarilor
Una dintre colegele mele (Nico Racola pe care am mai citat-o deja) spune c pentru un voluntar supervizarea este mna ntins care te poart grijulie prin labirintul profesiei n domeniul proteciei copilului, mai ales pentru volutarii din linia nti (cei care lucreaz direct cu copiii), supervizarea este o condiie sine qua non! Ea este important att pentru bunstarea copiilor, ct i pentru protejarea voluntarilor nii. Din pcate, foarte muli voluntari valoroi sunt selectai i instruii pentru sarcini dificile, fr ca mai apoi s li se mai acorde cel mai mic sprijin. Sentimentele de nemulumirile, burn-out-ul, demotivarea apar pe acest fond; n lipsa unei ghidri, voluntarii experimenteaz situaii n care se simt incapabili, ineficieni, vinovai pentru faptul de a nu fi capabili s se descurce singuri (uneori chiar fr s tie c acest descurc-te singur nici mcar nu este deziderabil din punctul de vedere al normelor profesionale). n lipsa supervizrii aproape c putem vorbi de un potenial abuz al organizaiilor asupra voluntarilor pe care i implic n activitile lor.
Supervizarea este procesul continuu de monitorizare a eficienei unei persoane n realizarea unei sarcini. Unul dintre instrumentele principale oferirea de feed-back formal i informal.
Concret: 4 pai
Supervizarea voluntarilor
1. Supervizarea direct; 2. Supervizarea indirect; 3. Medierea relaiilor angajai-voluntari; 4. Evaluarea performanelor individuale ale voluntarilor.
28
Detaliu:
1. Supervizarea direct Supervizarea direct este timpul pe care coordonatorul de voluntari l dedic unor ntlniri regulate, individuale cu voluntarii pe care i coordoneaz. Scopul acestor ntlniri este de a: 1. evalua progresele realizate de fiecare voluntar n parte, 2. stabili obiectivele de lucru, 3. aborda diferitele probleme ce pot s apar n desfurarea activitilor i 4. de a oferi feed-back-ul de care voluntarul are nevoie. Supervizarea direct poate s fie de dou tipuri: supervizarea voluntarului ca i profesionist i supervizarea voluntarului ca i voluntar! Voluntarii au nevoie de ambele tipuri de supervizare. Chiar dac, din diferite motive nu faci tu personal supervizarea voluntarului ca profesionist, supervizarea voluntarului ca i voluntar este de preferat s rmn o sarcin a coordonatorului de voluntari. n situaii n care organizaia are un numr extins de voluntari, supervizarea n grup poate s fie o alternativ. Totui, este de recomandat s ai cel puin o ntlnire anual de supervizare cu fiecare dintre voluntari. Dac se ntmpl la un moment dat s i dai seama c i petreci mult timp n sarcini de evaluare i supervizare a voluntarilor, atunci poi s fii linitit: nseamn c ai neles care este esena meseriei tale! Treaba coordonatorului de voluntari este nu s ndeplineasc el nsui diferitele sarcini, ci s se asigure c cineva le va fi realizat n mod corect i n timp util. Sau, cu alte cuvinte, treaba coordonatorului de voluntari este s fac acele lucruri care i capaciteaz pe ceilali s realizeze munca. Pentru asta trebuie ca tu s nvei s lucrezi prin intermediul altor persoane. Totui, am observat c, dei la prima vedere simplu, acest lucru poate fi destul de dificil. Aceasta deoarece cele mai multe dintre persoanele care devin coordonatori de voluntari sunt mult mai obinuite s fac lucrurile ele nsele. Din pcate, proverbul Ajut-te singur! (neles ca F-i singur treaba pe care o ai de fcut) este contraproductiv n cazul coordonatorilor de voluntari.
Supervizeaz personal cel puin voluntarii cu roluri de coordonare a altor voluntari. ntr-o organizaie cu zeci de voluntari, probabil c nu o s ai timp pentru a realiza supervizarea tuturor voluntarilor. Totui, supervizarea oamenilor cheie din fiecare program este important s fie realizat i direct de ctre tine! Supervizeaz toi angajaii implicai direct n programul de voluntariat;
29
2. Supervizarea indirect Orice sistem descentralizat de management presupune existena mai multor persoane care se ocup de supervizare. Nimeni nu ar putea s aib pretenia ca o singur persoan s se ocup de supervizarea a zeci de angajai. Cu att mai puin realist este aceast ateptare atunci cnd este vorba de coordonatorul de voluntari, care pe lng supervizare mai are o mulime de alte sarcini. O posibil soluie ar fi s fii promotorul formrii unei reele de voluntari i angajai cu roluri n supervizare care s cuprind n ochiurile sale toi voluntarii din organizaie. Comunic n permanen cu acei angajai care supravegheaz direct voluntarii i activitile acestora; Supervizarea este o abilitate special care se dobndete prin eforturi specifice. Nu toi cei care sunt buni profesioniti pot s fie i buni supervizori. Colegii angajai care lucreaz alturi de voluntari pot s aib nevoie de ndrumare i sprijin cu privire la metodele i tehnicile de supervizare a voluntarilor. (O posibil soluie ar fi s organizezi o oportunitate de formare pe aceast tem sau s sugerezi colegilor astfel de oportuniti de formare).1
Totui, cel mai adesea, nu aceasta este cea mai dificil dintre probleme: formarea abilitilor angajailor de a superviza voluntarii. Cel mai adesea, problematic pare s fie faptul c angajaii nu acord suficient importan acestei sarcini. Am ntlnit mereu situaii n care se argumenta faptul c aceasta este o sarcin a coordonatorului de voluntari, c agendele sunt deja pline i fr aceast sarcin n plus, c n felul acesta, voluntarii consum mai mult timp dect merit munca lor, etc. Adevrata provocare poate s fie chiar aici: Cum i convingem pe colegii notri c voluntarii merit s beneficieze de cea mai profesinist supervizare posibil?
Asigur-te c supervizorii sunt accesibili voluntarilor i c menin contactul cu acetia conform unui program stabilit de comun acord. F acest lucru ntr-o manier elegant i plin de gentilee, astfel nct s nu se contureze niciodat ideea c i depeti atribuiile sau c eti intruziv/.
Pentru astfel de oportuniti vezi oferta de training a Centrului Naional de Voluntariat Pro Vobis sau alte centre de voluntariat din ar.
30
3. Medierea relaiilor angajai voluntari
Imagineaz-i c lucrezi ntr-un birou n care toat lumea este obinuit s lucreze pe computer i face acest lucru cu succes. ntr-o diminea eful intr n birou i decreteaz c de azi nainte se va folosi o nou tehnologie, un nou aparat, s i spunem un volper. Acesta va nlocui toate computerele ncepnd cu ziua de mine. Nu exist nici o carte tehnic, manual cu instruciuni, sesiune de training i habar nu ai cum se folosesc aceti volperi. Ce faci? ncerci s vezi cum funcioneaz diferitele componente? Pui volperul ntr-un col i l foloseti pe post de suport? Cum te simi ca membru al echipei care a primit o resurs potenial valoroas pe care nu o nelegi i pe care nu tii cum s o foloseti.
Poate prea ciudat dar aceti volperi au multe n comun cu voluntarii. Pentru eficientizarea att a unora ct i a altora este nevoie de dobndirea de noi abiliti. i unii i ceilali pot fi ntmpinai cu rezisten, poate chiar ostilitate, sau, dimpotriv cu entuziasm debordant.
n medierea relaiei angajai voluntari o serie de instrumente ne pot fi de folos: O politic general de lucru cu voluntarii, care s explice raiunea existenei voluntarilor n organizaie. Aceasta va da de neles tuturor c implicarea voluntarilor nu este o nou mod n cadrul organizaiei i nici o msur de urgen pentru rezolvarea unei situaii critice; O evaluare periodic a abilitilor i atitudinilor angajailor n ceea ce privete lucrul cu voluntarii; cu ct i cunoti mai bine colegii, cu att eti mai pregtit s construieti un sistem care s ia n considerare nevoile i caracteristicile lor individuale. Astfel, se poate evalua: o experiena anterioar a colegilor de a lucra cu voluntarii, o atitudinea general fa de lucrul cu acetia, o gradul de deschidere fa de voluntari, etc. Orientarea angajailor spre programul de voluntariat ; Am petrecut mpreun aproape un capitol al acestui ghid pentru a analiza orientarea voluntarilor. n egal msur au i angajaii nevoie de un program de orientare, de un mod mai mult sau mai puin oficial i 31
formal de a nva despre sistemul de implicare a voluntarilor n cadrul organizaiei, mai ales dac aceasta este o strategie nou. Programul de orientare a angajailor va trebui s includ aspecte precum urmtoarele: o O explicaie cu privire la motivul implicrii voluntarilor n organizaie; o O scurt istorie a programului de voluntariat; o Tipuri de voluntari n organizaie i sarcinile pe care ei le ndeplinesc; o Contribuiile pe care le pot aduce voluntarii; o Rolul angajailor n diferitele aspecte ale muncii cu voluntarii. Monitorizarea timpurie a modului n care au fost plasai voluntarii. Voluntarul poate s fie anagajat pentru o perioad de prob; este puin probabil ca dup 30 de minute de interviu s tim deja dac o anumit persoan se potrivete unei sarcini sau nu. n acest rstimp, ntlnirile de supervizare pot s fie mai dese, eforturile de monitorizare mai intense, pentru a inutui eventuale aspcte problematice ulterioare. Nu doar voluntarul va face parte din acest proces, ci i acei angajai alturi de care el lucreaz. Eficiena sczut poate s fie datorat nu doar abilitilor sczute ale voluntarului, dar i unor relaii de munc neadecvate, puin ncurajatoare.
Nu ntotdeauna, ntr-o organizaie, exist acest gen de tensiuni ntre voluntari i angajai. Numrul mare i n continu cretere a organizaiilor care aleg s implice voluntari arat c beneficiile sunt oricum mai mari dect costurile i din aceast privin. Totui, n momentele n care lucrurile se tensioneaz, coordonatorul de voluntari este chemat s medieze, s scoat castanele din foc, poate chiar cu mna sa. Pentru aceste momente mai deosebite, iat cteva sfaturi: o Ascult-i pe colegii ti cu empatie. Tu eti avocatul... voluntarilor n organizaie, dar probabil c ngrijorrile lor sunt reale; 4. Evaluarea performanelor individuale ale voluntarilor! o Rspunde prompt diferitelor aspecte problematice: nu adopta niciodat politica struului n acest gen de situaii; o Fii mereu pe faz: ncearc s anticipezi ngrijorrile i ateptrile; o Nu ncerca niciodat s impui cu fora voluntarii acolo unde lucrurile
32
Dezvolt un plan de evaluare periodic a progresului, reuitelor, precum i a punctelor mai slabe ale voluntarilor; Instruiete anagajaii s conduc evaluri periodice cu fiecare din voluntarii cu care lucreaz; Pentru un plus de transparen construiete mpreun cu ntreaga echip (voluntari i angajai) chestionarul de evaluare. Evaluarea nu trebuie s fie unidirecional: dinspre angajai spre voluntari. Ea poate fi chiar tridirecional, ntre toi cei trei actori implicai: voluntar - coordonator de voluntari angajat. Analizeaz fiecare raport de evaluare i ofer un feed-back individual sau colectiv; Feed-back-ul att pentru semnificaia evalurii n sine, ct i pentru modul n care a decurs acest proces. Evalueaz tu insui / nsi performanele voluntarilor ce lucreaz n mod direct cu departamentul pe care l conduci; Instituie un sistem de auto-evaluare a voluntarilor i de evaluare a voluntarilor de ctre voluntari. Acest lucru are dou avantaje: o creeaz voluntarilor deprinderi de a lucra profesionist, n timp ce o investiia ta de timp este minim!
Fr ndoial c ideile expuse n paragrafele anterioare sunt frumoase i generoase. Rmne, ns, de vzut ce aplicabilitate pot s aib ele ntr-un spaiu profesional n care aproape c nici nu exist o cultur a evalurii i supervizrii. n multe dintre organizaiile / instituiile pe care le cunosc, evalurile, dac exist, au un caracter formal, reprezentnd cel mult o pies n plus la un dosar. Totui, n aceleai organizaii evaluarea i supervizarea voluntarilor s-au impus, a zice c de la sine, dac nu a ti c n spate se afl de cele mai multe ori un coordonator de voluntari destoinic. Acesta a construit de cele mai multe ori nu pe tradiia organizaiei n ceea ce privete evaluarea, ci pe nevoia care a aprut dup civa ani de lucru cu voluntarii de a mbuntiri, de a trece de la stadiul de nceptori ntr-ale lucrului cu voluntarii, la stadiul de adevrai profesiniti. Desigur, fiecare decide pentru sine cnd este momentul potrivit pentru a face aceast trecere.
33
VI. MOTIVAREA SI RECUNOAEREA MERITELOR

voluntarilor Am ncercat o dat s explic bunicii mele cu ce m ocup eu, ce este aia s fii coordonator de voluntari. La sfrit, dup ce am reuit s o fac s neleag c oamenii ia nu iau nici un ban pentru munca lor, mi-a pus o ntrebare la bunica: i atunci pentru ce muncesc ei? Am ncercat o anologie cu claca sau cu felul n care se ajut stenii n caz de incendii, inundaii, moartea lui Gheorghea- din-capu-satului, etc. n continuare am avut o discuie deosebit de instructiv pentru mine despre ceea ce eu a numi motivarea voluntarilor, iar ea probabil c ar zice c a fost despre de-ale vieii Cea mai important nvtur: implementeaz strategia de motivare a voluntarilor ca i cnd nici nu ai avea aa ceva. Las fiecare gest pe care l faci s fie spontan i ntr-o structur mai formal, v propun s analizai n cele ce urmeaz, urmtoarele idei cu privire la motivarea voluntarilor:
Concret: Motivarea i recunoaterea meritelor voluntarilor

1. Asigurarea motivrii i aprecierii voluntarilor 2. Coordonarea activitilor de recunoatere a meritelor voluntarilor
34
Detaliu:
1. Asigur motivarea i aprecierea voluntarilor Promoveaz o atmosfer primitoare n organizaie. Se tie c atitudinea unei persoane poate fi destul de dificil de modelat ajut ns un exemplu pozitiv, un citat despre succesul pe care l-au cunoscut alii adoptnd o anumit conduit (deschiderea fa de voluntari). Un panou al voluntarilor pe peretele cel mai vizibil din organizaie poate s fie un prim simbol al unei atitudini deschise Sugereaz moduri prin care angajaii s ii manifeste aprecierea zilnic fa de voluntari i activitatea pe care acetia o desfoar . Un simplu Mulumesc! poate s fac foarte mult De multe ori am avut aceast impresie c ceea ne lipsete multora dintre noi este obinuina de a ne exprima sentimentele profunde, aa cum este de exmplu mulumirea pe care o simim pentru cineva. n-afara religiosului spre exemplu, cred c muli dintre noi trebuie s exerseze nc abilitatea de a spune Mulumesc!, simplu, elegant, fr a cdea ntr-un eventual patetism. Dac a putea, a organiza un training despre cum s spui Mulumesc!. i spun c a organiza, nu c a accepta postul de trainer...
Stabilete o modalitate prin care voluntarii s i poat exprima nelmuririle i s ofere sugestii.
Promoveaz o comunicare eficient ntre toi cei implicai n program
Prin toate aceste aspecte am dorit s subliniez c motivarea i aprecierea voluntarilor nu este un eveniment care se organizeaz o dat pe lun, o dat pe an, sau cu o frecven undeva ntre. Motivarea voluntarilor este ceva care se face zilnic, chiar oric (dac mi permitei o licen de exprimare), pentru a arta voluntarilor c apreciem fiecare effort pe care l fac. Motivarea voluntarilor nu este un eveniment, este dac dorii o atitudine. Sau, i mai plastic motivarea voluntarilor este o stare de spirit a organizaiei.
35
2. Coordonarea activitii de recunoatere a meritelor voluntarilor Spuneam c motivarea voluntarilor este o stare de spirit! Nu m dezmint acum, cu sub-titlul de mai sus: aciunile sugerate n cele ce urmeaz sunt doar exemple a ceea ce se poate face pentru a puncta aceast stare de spririt Planific activiti de recunoatere formal a tuturor voluntarilor, indiferent de activitatea n care sunt implicai; n fiecare organizaie ar trebui s existe o Zi a voluntarului, sau un eveniment de celebrare a voluntarilor. Identific voluntarii care merit recunotere special; Spre exemplu, poi institui un premiu pentru Cel mai implicat / dedicat / harnic, etc. voluntar al anului, care s fie decernat cu ocazia unui eveniment special organizat, n prezena managerului organizaiei i ai unor reprezentani de seam din partea comunitii; Mulumete-le acelor angajai care contribuie la buna desfurare a programelor de voluntariat; Implic managementul organizaiei n acest lucru. Mai ales dac eti tnr coordonator de voluntari, nou venit n organizaie, un cuvnt de mulumire, urmat de o ntrire din partea unui reprezentant al conducerii poate s fie foarte important: va transmite tuturor un mesaj ne-echivoc despre importana voluntariatului pentru viaa organizaiei. Scrie scrisori de recomandare pentru voluntarii merituoi, atunci cnd acetia le solicit; Pentru voluntarii mai tineri, care poate c nu au nc foarte multe contacte, organizaia n care sunt implicai ca i voluntari reprezint o resurs foarte important din acest punct de vedere. Implic angajaii cu funcii importante pentru organizaie n aciunile de recunoatere a meritele voluntarilor; Asigur-te c exist i o recunoatere informal permanent a voluntarilor! Cum spuneam deja, cuvntul Mulumesc! trebuie s intre n vocabularul celor care lucreaz alturi de voluntari
36
VII. EVALUAREA PROGRAMULUI

de voluntariat Recent, o organizaie din Brazilia a publicat un manual de managementul voluntarilor care a fost editat n nu mai puin de 500.000 de exemplare. O fi Brazilia ar mare, cu lume mult, dar e clar c marfa lui Harley Henriques do Nascimento (autorul) e la mare cutare! 1 Unul dintre sfaturile acestui autor (pe care sincer, l invidiez puin pentru un aa tiraj) este c, pentru a evita btile de cap, trebuie s-i tratm pe voluntarii notri nu ca pe nite voluntari, dar ca pe angajai care scutesc organizaia de cheltuiala unui salariu! Eu acuma, nu pot s fac altceva dect s fiu mai catolic dect Henriques i s spun c n materie de evaluare a muncii voluntarilor bine este s facem lucrurile chiar cu mai mult metod i consecven! Cine are ochi de citits neleag ce vreau s spun! Practica evalurii presupune colectarea sistematic de informaii cu privire la activitile, caracteristicile i rezultatele programelor de voluntariat. Aceste informaii vor fi folosite: pentru a mbuntii eficiena i pentru a lua decizii cu privire la respectivele programe. Evaluarea ne permite s atam o valoare aciunilor noastre, determinnd semnificaia sau calitatea rezultatelor programelor de voluntariat. Este o modalitate de a msura rezultatele i de a demonstra eficiena activitii de voluntariat.
Concret: Evaluarea programului de voluntariat

1. Coordonarea evalurilor periodice; 2. Evaluarea progresului fiecrui program de voluntariat.
http://www.changemakers.net/journal/99august/walbran.cfm
37
Detaliu:
1. Coordonarea evalurii periodice a programului Stabilete un plan pentru evaluarea programelor de voluntariat; formeaz o echip de evaluatori. Amintete-i c nu trebuie s faci tu singur/ toat treaba! Pregtete chestionare i alte instrumente potrivite pentru evaluare; Solicit colaborarea tuturor celor implicai n program. Aa de exemplu, att voluntarii, ct i angajaii, i chiar beneficiarii, i pot spune prerea cu privire la itemii care ar fi important de evaluat, intsrumentele de folosit, metodele de colectare a datelor, etc. Analizeaz datele i realizeaz un plan de aciune bazat pe rezultatele evalurii. n lipsa unui astfel de plan, evaluarea, ntr-adevr nu i are rostul. Spuneam c una dintre menirile evaluri este de furniza o baz de mbuntire a eficienei prgramului. mbuntirea, presupune cel mai adesea schimbare, recunoaterea faptul c au avut loc anumite erori. Chiar i printre voluntari pot s existe persoane care s admit cu greu realitatea unei greeli ce trebuie ndreptat. Aici se relev arta coordonatorului, care este mereu un magician al pozitivrii. Asigur-te c toi cei implicai n proiect cunosc rezultatele evalurii i aciunile viitoare bazate pe acestea
2. Evaluarea progresului fiecrui program de voluntariat Informez-te n permanen cu privire la progresul fiecrui program de voluntariat; Monitorizeaz atent programele pilot; inoveaz-le de cte ori este nevoie Coordoneaz interviuri de ncheiere a activitii cu toi voluntarii care prsesc organizaia indiferent de motiv; cere-le sugestii referitoare la program!
38
VIII. MENINEREA EVIDENELOR I A RAPOARTELOR

privind activitatea voluntarilor 1. Construirea unei modaliti exhaustive de meninere a evidenelor Decide ce fel de date i sunt necesare pentru o raportare eficient a activitii voluntarilor; Poi s pui accentul pe informaii calitative (ex. tipul de schimbri produse de voluntari prin aciunile lor), sau pe informaii cantitative (numr de ore lucrate de voluntari, numr de voluntari implicai, numr de beneficiari deservii). Desigur, ntr-un raport fiecare dintre aceste informaii are rolul su: rmne s decizi tu de ce fel de date de acest tip ai nevoie. Dezvolt formulare, chestionare i alte instrumente uor de folosit de culegere a datelor de care ai decis c ai nevoie; Instruiete voluntarii i angajaii s ofere datele cu acuratee i la timp!
2. Dezvoltarea rapoartelor Scrie rapoarte lunare i anuale; ofer att date cantitative, ct i descrieri ale activitilor; Distribuie copii ale acestor rapoarte att beneficiarilor i colegilor angajai, ct i voluntarilor nii i membrilor conducerii; Pregtete rapoarte pentru evenimente speciale.
39
IX.
ALTE RESPONSABILITI
ale coordonatorului de voluntari
1. Ia parte la activitile de fund-raising ale organizaiei, coordonnd activitile voluntarilor n mod direct; 2. Reprezint organizaia n comunitate; 3. Promoveaz voluntariatul ca o cale de mplinire profesional i personal, i ca o resurs necesar dezvoltrii comunitii 4. Susine voluntarii! Susine punctul de vedere al voluntarilor n cadrul organizaiei; Informeaz angajaii cu privire la nevoile voluntarilor; 5. Iniiaz noi proiecte Ia parte la aciunile de iniiere de noi proiecte i asigur implicarea voluntarilor n aceste viitoare proiecte Colecteaz idei cu privire la noi moduri de implicare a voluntarilor i pentru extinderea programelor existente; Propune i justific aciuni pe baza acestor idei; Particip la activiti de fund-raising pentru sprijinirea acestor idei. 6. Are grij de sine nsui: i dezvolt abiliti profesionale! Este la curent cu literatura de specialitate din domeniul voluntariatului; Particip la conferine i workshopuri pe tema voluntariatului; Relaioneaz cu ali coordonatori de voluntari pentru a schimba idei.
40
ANEXE
Anexa 1:
Povestea ciorbei de bolovani
Se povestete despre un cltor care a trecut n cltoria sa printr-o pdure istovitoare. Se grbea s ajung ntr-un loc unde ar fi putut s cear un pic de sla, ns inutul era mai mult dect srac. Auzise de la unul i de la altul c acesta era cel mai vitregit inut din regat, aa de srac c oamenii nici nu aveau dup ce bea ap, iar regele renunase s mai strng birul Mergnd nainte se gndea n sinea sa ct de plcut ar fi un foc jucu i o cin gustoas. La un moment, ntlnete o femeie btrn care aduna vreascuri. i dau binee, iar cltorul ntreab de adpost. Femeia rspunde muctor: Casa mea nu este han!. Bunul cltor, ns, nici vorb s se descurajeze. O roag i o roag pn ce o nduplec s i ofere gzduire. Ajuni acas, n acelai mod politicos, cltorul i roag gazda s i ofere ceva de mncare. La rspunsul greu al mtuii (De unde mncare? N-avem! Nu am mncat nici eu nimic toat ziulica!) cltorul numai c ncepe a-i cina gazda, a-i plnge de mil i se ofer pe dat s i gateasc el cea mai gustoas ciorb, cu condiia ca femeia s i dea cu mprumut o oal.
- O s pregtesc cina pentru amndoi! - Pentru amndoi nc? rspunde femeia. Cum o s pregteti o cin fr pic de mncare? C nici s rscoleti tot satul i mncare aici nu ai s gseti - O s vezi, maic! E o reet pe care am nvat-o i eu pe drumurile mele. O s pregtesc o ciorb de bolovani! - Ciorb de bolovani? se minun femeia. - Ciorb de bolovani - cum auzi, rspunse cltorul. Stai pe lng mine i nva reeta. O dat ce ai nvat cum se face ciorba de bolovani, nu o s mai nduri foame niciodat. Femeia se aciu pe lng el, toat numai ochi i urechi.
41
- M tem c dat fiind c de o sptmn fac ciorb de pe bolovanul ista (i scoase un bolovan alb din traist), ciorba noastr are s fie cam subire. Dac a avea numai puintic fin, ar fi cu mult mai bine. Dar nu are nici un rost s ne gndim acum la ce nu avem. i continu s amestece n sup - Stai! Zise femeia. S-ar putea s am chiar un pic de fin rmas pe undeva! i i aduse un pumn din cea mai bun fin ce s-ar putea gsi. -Ei! Iat! zise cltorul. Aa, ciorba noastr o s fie un deliciu regesc. i am putea chema chiar i vecinii, dac am avea mcar civa cartofi. Si o bucat de carne ar fi i mai bine, dac am mai avea Ei, dar ce s ne gndim la lucruri care nu sunt Femeia rmase tcut o vreme, dar dup aceea i aminti de un loc unde ar putea gsi nite cartofi i chiar i nite carnenite vecini mai nstrii Alerg s spun la tot satul ce se ntmpl n casa ei, s povesteasc tuturor cum un cltor pregtete o ciorb dintr-un bolovan venir toi stenii s vad minunea - Hm! Dac am avea doar o mn de orz i un pic de lapte! Am putea s l chemm la mas pe regele nsui. Mi-a spus nsui buctarul regelui c regele mnnc n fiecare sear supa asta, aa cam pe la ora asta - Vai de mine! Regele n persoana lui! se minunar stenii i unul dintre ei i aminti c mai avea pe undeva dosit bine nite orz, iar altul aduse nite lapte de la ultima sa capr n via Cltorul continua s amestece neostenit n oala sa i s adauge cte una i alta din ce i se punea dinainte. La o vreme scoase bolovanul aburind din oal, se uit bine la el i anun c ciorba e de-acuma gata! -Acuma o s avem un adevrat festin, dragi steni, spuse el, mai ceva ca regele i regina. Atta doar c regele i regina, la aa buntate de ciorb de bolovani, ar servi i nite vin i nite plcinte. i ei pun ntotdeauna o fa de mas din cele mai albe i mai frumoase pe masa lor Ei, dar, s purcedem la a mnca, ce s ne mai gndim noi la lucruri care nu sunt! Cu ochi sclipind de foame, de poft i de minunea care se fptuia naintea lor, stenii fugir care-ncotro s mai aduc din cele trebuincioase [] Ei, i nu mai continui povestea! i nici nu v spun morala o imaginai domniile voastre
42
Anexa 2.
construirea declaraiei de misiune a programului de voluntariat Este adevrat c exist scriitori profesioniti de misiuni de organizaii i c exist o ntreag tiin a scrierii de astfel de declaraii. Nu trebuie, ns, s ne lsm descurajai de eventuala lips de experien pe care am avea-o n domeniu i s renunm la ideea de a scrie propria misiune pentru programul de voluntariat. Ceea ce este cu adevrat important n legtur cu acest gen de scriere este ca ea s reprezinte persoanele care lucreaz n programul respectiv.
Sugestii pentru scrierea misiunii programului de voluntariat: I. Un prim pas: identificarea problemei. Care e situaia problem? Pe cine afecteaz i cum afecteaz ea?
Exemplu: HIV/Sida are un mare impact n societatea contemporan. Mai mult efort trebuie focalizat nu doar asupra educrii populaiei, ci i asupra ajutorrii celor ce au contactat virusul.
II. Stabilirea scopului programului de voluntariat n raport cu situaia problem. Se pune ntrebarea De ce exist programul de voluntariat?. Rspunsul trebuie s fie coninut de o afirmaie succint, ce va descrie rezultatul final pe care l dorim
Exemplu: Rezultatul dorit: restrngerea rspndirii infeciei cu HIV. Nu se amintesc metodele prin care se ajunge la acest rezultat (ex: educarea populaiei). Afirmaia succint poate suna n felul urmtor: Scopul programului este de a contribui la mbuntirea calitii vieii celor infectai cu HIV i la restrngerea rspndirii infeciei cu HIV n comunitate. Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis
III. Identificarea serviciilor / activitilor ce vor fi oferite pentru atingerea scopului.

Exemplu: prin servicii de prevenire i educare, de suport pentru mbuntirea calitii vieii persoanelor afectate de HIV.
IV. Stabilirea valorilor fundamentale si a credinelor care ne vor ghida n munc

Exemplu: Noi credem c toi oamenii merit servicii medicale de calitate i suntem convini c putem s aducem o contribuie semnificativ la stpnirea acestui flagel.
43
Anexa 3
extras din legea voluntariatului Capitolul I: Dispozitii generale Art. 1 - prezenta lege reglementeaza promovarea si facilitarea participarii cetatenilor romani si straini, in spiritul solidaritatii civice, la actiuni de voluntariat organizate de persoane juridice de drept public si de persoane juridice de drept privat fara scop patrimonial, precum si participarea tinerilor la programele internationale de voluntariat pentru tineri, implementate de structuri descentralizate in stransa legatura cu autoritatile nationale responsabile pentru problemele tineretului. Art. 2 - In sensul prezentei legi: a. voluntariatul este activitatea de interes public desfasurata de persoane fizice, denumite voluntari, in cadrul unor raporturi juridice, altele decat raportul juridic de munca si raportul juridic civil de prestare a unei activitati remunerate; b. activitatea de interes public este activitatea desfasurata, potrivit legii, in domenii cum sunt: asistenta si serviciile sociale, protectia drepturilor omului, medico-sanitar, cultural, artistic, educativ, de invatamant, stiintific, umanitar, religios, filantropic, sportiv, de protectie a mediului, social si comunitar; c. organizatia gazda este persoana juridica de drept public sau persoana juridica de drept privat fara scop patrimonial care incheie, in conditiile prezentei legi, contract de voluntariat; d. contract de voluntariat este o conventie cu titlu gratuit, incheiata intre o persoana fizica, denumita voluntar, si o persoana juridica, denumita organizatie gazda, in temeiul careia prima persoana se obliga fata de a doua sa presteze o activitate de interes public fara a obtine o contraprestatie materiala. e. Beneficiarul voluntariatului este persoana fizica sau juridica in folosul careia se desfasoara activitatea de voluntariat. Organizatia gazda poate fi identica sau diferita de beneficiarul voluntariatului; f. Indrumatorul este persoana cu rol de coordonare si supraveghere a voluntarilor in timpul actiunilor de voluntariat. []
44
Anexa 4
elemente ale unei fie de post pentru voluntari
Titlul postului: Raporteaz: numele persoanei care va superviza munca voluntarului; Scopul postului: Care este scopul acestui post? De ce a fost creat aceast poziie i de ce este important? Cum va ajuta voluntarul la ndeplinirea misiunii organizaiei? Cum se leag postul voluntarului de celelalte posturi din organizaie? (Muli autori consider c aceasta este partea cea mai important a fiei de post); Responsabiliti majore: Care sunt principalele responsabiliti care trebuiesc asumate de ctre deintorul postului? Pot fi sugerate exemple concrete de activiti care pot fi ndeplinite. Sintagma pot fi sugerate nu este ntmpltor aleas, ea indic faptul c voluntarul are o anumit autoritate de a-i organiza munca dup cum nelege el c ar fi mai eficient; Evaluarea: Ce metode vor fi folosite pentru a determina dac rezultatele dorite au fost atinse? Training: Care sunt abilitile specifice pe care trebuie s le aib voluntarul i pe care le poate dobndi prin training (n cazul n care nu le deine deja); Durata: Este o activitate care implic permanena voluntarului pe o perioad extins sau este o sarcin de scurt durat? Cte ore pe sptmn / lun sunt necesare pentru ndeplinirea cu succes a obiectivelor postului? Exist anumite date speciale n care este absolut necesar prezena voluntarului? Beneficii: Care sunt beneficiile pe care un voluntar le-ar putea avea prestnd activitatea respectiv n cadrul organizaiei (bilete gratuite la diferite evenimente, privilegiul de a ntlni persoane importante, dezvoltare personal, etc.)? Exist anumite abiliti pe care voluntarul le-ar putea dobndi n cadrul postului respectiv? Contact: Pe cine poate contacta voluntarul (prin telefon, pot electronic, etc.) n caz de necesitate? Opional: Misiunea i valorile organizaiei.
45
Anexa 5
scrierea mesajului de recrutare Indiferent de metoda de recrutare pe care decidem s o folosim, foarte important este modul n care construim mesajul de recrutare. Pentru a fi eficient, acesta trebuie s fac referire la patru aspecte: 1. NEVOIA
COPIILOR LE ESTE FOAME Cineva ar trebui s fac ceva! FII CINEVA!
Menionarea nevoii comunic potenialilor voluntari de ce este important realizarea activitii n care se vor implica. Cele mai multe anunuri omit acest lucru i fac doar o enumerare a activitilor care se dorete a fi realizate de ctre voluntari. Aceasta nseamn c persoana va trebui s i imagineze singur de ce este important s se implice i o las fr nici un ajutor n construirea bazei motivaionale pentru a participa. Nevoia trebuie s se refere la ceva ce exist n comunitate i nu la ceva din interiorul organizaiei: Voluntari pentru a prepara hran pentru copiii strzii se asociaz cu ideea de a transpira deasupra unui aragaz ncins. Voluntari pentru a pune capt malnutriiei copiilor strzii sugereaz posibilitatea de a rezolva o problem. Atenie! Nevoia trebuie prezentat ntr-o manier astfel nct s nu ia din demnitatea celor afectai de ea. n definitv nu trebuie s strneti mila trebuie s provoci aciunea, iar scopul tu este de a invita persoanele la aciune, nu de a face o pledoarie! 2. SARCINA, ACTIVITATEA N SINE
Descrierea succint dar ndeajuns de plastic a activitilor de realizat este foarte important. Felul de a vorbi despre activitate este n funcie de populaia int. Dac te adresezi unui grup de brbai tineri o s vorbeti mai puin despre posibilitatea de a nva despre metodele de alptare la sn, lucrnd cu tinerele mame abuzate, dar poate c o s vorbeti mai mult despre riscurile pe care le implic faptul de a interveni n cazuri n care acestea se afl n pericol. Activitile ce trebuiesc ndeplinite le vei prezenta ntr-o manier pozitiv, pentru a ncuraja persoanele s i asume un angajament, dar fr a exagera. De ndat ce noii voluntari se vor confrunta cu o realitate diferit de cea prezentat, vor face comparaiile de rigoare i se vor simi trai pe sfoar i probabil c vor prsi organizaia.
46
3. TEMERI, SUSPICIUNI Pentru muli, activitatea de voluntariat poate s fie ceva nou. Se tie c ne este mult mai team de necunoscut dect de riscurile asumate. Acest lucru nseamn c discutarea deschis a diferitelor probleme care ar putea exista este mult mai avantajoas dect trecerea sub tcere a acestora. Cel mai adesea, potenialii voluntari ezit s se implice ntr-o activitate pentru care nu au experien sau pregtire, se tem c anumite categorii de clieni ar putea fi periculoi, pot privi cu anxietate schimbrile pe care le-ar putea aduce voluntariatul n viaa personal, etc. Anunul trebuie s pun n eviden faptul c organizaia este contient de diferitele probleme care pot exista i c are strategii pregtite pentru a le aborda.
4. BENEFICII Mesajul de recrutare trebuie s vorbeasc i despre beneficiile pe care le vor avea voluntarii prin munca pe care o vor face. n practica de specialitate, cei mai muli coordonatori de voluntari au tendina de a-i considera pe voluntari doar ca donatori i mai puin ca i recipieni de servicii. Voluntarii care au curajul de a spune c se ateapt la a avea anumite beneficii n schimbul timpului pe care l pun la dispoziia organizaiei pot chiar s fie privii cu suspiciune. Totui, beneficiile sunt reale, evidente i importante! Pentru a fi eficient, mesajul de recrutare trebuie s fac referire i la acestea! Dat fiind c fiecare voluntar are propria sa motivaie pentru a se implica, cel care recruteaz trebuie s cunoasc pe ct posibil preferinele i ateptrile grupului (de vrst, profesional, social, etc.) din care acesta face part. Astfel, recrutorul poate vorbi exact despre ceea ce ar putea s l atrag pe potenialul voluntar.
47
Anexa 6
ntrebri pentru interviul de selecie a voluntarilor Una dintre cele mai importante abiliti ale intervievatorului este aceea de a pune ntrebri. Evident, oricine tie s pun ntrebri; dar nu toat lumea obine ntotdeauna rspunsul cel mai onest i complet. Pentru aceasta este nevoie de puin art, informaie i exerciiu. Este bine ca intervievatorul s analizeze tipologia ntrebrilor i s studieze modul n care poate maximiza folosirea lor. TIPUL NTREBRII Deschis nchis DESCRIEREA Ofer posibilitatea de a afla punctele de interes ale candidatului. Folosite pentru a obine rspunsuri foarte specifice (tip da/nu); atenie: pot deveni iritante Folosite pentru a pune n eviden atitudini i reacii comportamentale Exploreaz n detaliu situaii concrete EXEMPLU
Care este preocuparea ta n legtur cu copiii strzii? Ai mai fost implicat/ n activiti de strngere de fonduri pentru copiii strzii? Ce-ai face dac?
Ipotetic Specific
Ct de des i se ntmpl s ?
Inductiv
ncearc s obin acordul Nu-i aa c doreti s te implici pentru c de fapt urti cinii intervievatului Genereaz confuzie.
comunitari i ai vrea s vezi comunitatea scpat de ei? Cnd te-ai hotrt c doreti s te implici n acest proiect? Ce circumstane i-au orientat decizia? A fost o decizie uoar? De fapt, spune-ne totul
Complex
48
Anexa 7
cum spui NU n selecia voluntarilor Selecia ncepe cu screeningul iniial, analizarea CV-urilor i intervievarea candidailor. La sfritul interviului se poate ntmpla unul din trei lucruri: 1. Interviul decurge ndeajuns de bine nct candidatul i intervievatorul cad de acord c o eventual colaborare ar fi reciproc avantajoas. 2. Candidatul i d seama c activitatea care i se propune nu este potrivit pentru el. n acest caz intervievatorul inspirat va ntreba l va ntreba pe acesta dac mai este interesat de post, oferindu-i, astfel, voluntarului posibilitatea de a se retrage cu demnitate. 3. Managerul de voluntari este convins/ c persoana nu este potrivit pentru sarcina ce trebuie ndeplinit i se vede n situaia de a refuza o cerere de voluntariat.
A spune NU poate fi dificil, ns este esenial!

Pentru coordonatorul de voluntari aeasta poate fi una dintre cele mai neplcute sarcini, una pentru care se pregtete ndelung pentru ca la sfrit s rmn tot cu impresia c a fcut ceva greit. Mai jos sunt cteva sugestii pentru situaia n care tu vei fi nevoit s spui NU unui voluntar: Folosete descrierea de post pentru a identifica punctele forte i punctele slabe ale candidatului, dar pune accentul pe prile n care el nu corespunde criteriilor enunate. Astfel, i confirmi ideea c decizia ta nu este una subiectiv! ncearc s oferi o alternativ fiecrei persoane pe care o refuzi. Poate c persoana ar fi potrivit s dea o mn de ajutor unui alt departament al organizaiei, unei alte organizaii, sau unui centru de voluntariat. Totui, analizeaz informaiile pe care le deii despre aceste oportuniti i nu recomanda voluntarul pentru un loc unde crezi c ar putea s se confrunte cu un nou refuz. Fii ct de asertiv i onest posbil. Explic n termeni clari, dar politicoi temeiul refuzului tu.
49
Anexa 8:
temeri ale angajailor fa de voluntari Unele dintre cele mai frecvente temeri / obiecii ale angajailor n ceea ce i privete pe voluntari sunt urmtoarele: o Voluntarii sunt foarte eficieni i ieftini. La o eventual reducere de personal, conducerea ar putea decide s nlocuiasc o parte a personalului angajat cu personal voluntar. Poate c n pericol o s fie chiar postul meu! n plus, finanatorii ar putea s nceap s refuze s finaneze salarii dac munca se poate face oricum de ctre voluntari! o Voluntarii nu sunt specialiti: dac vor face erori, eu voi fi cel tras la rspundere! o Voluntarii sunt organizaiei! amatori: vor scdea calitatea serviciilor
o Voluntarii brfesc: ei nu neleg principiul confidenialitii! o Nu te poi baza pe ei, pleac i vin cnd vor! o Nu e treaba mea s lucrez cu voluntarii! Coordonatorul de voluntari e angajat pentru asta! De ce mi-a pierde eu din timpul de lucru, fcndu-i lui/ei o favoare? o Avem aa de puin spaiu de lucru. Cum se ateat cineva s l mai mprim i cu voluntari?
o Dac voluntarii ar fi ntr-adevr nite lucrtori eficieni, ei ar avea posturi pltite o Nu am nvat niciodat la facultate / coal despre implicarea voluntarilor, aa c nu tiu dac este un lucru nelept de fcut o Nu poi critica un voluntar! Aadar cum o s putem fi siguri c face treab de calitate? o Cnd am acceptat acest post, nimeni nu mi-a spus c va trebui s lucrez cu voluntari.
50
Anexa 9:
dou modele de managementul voluntarilor - rezumat1 Modelul managementului modern pune accentul pe claritatea scopului, predictibilitate, egalitatea de anse i limite clare ntre angajai i voluntari. Modelul managementului tradiionl este mai orientat spre ambiguitate, informal i capacitatea de a identifica valoarea n tot ceea ce se ntreprinde.
Management modern
Scopul organizaiei Forma de autoritate Statutul voluntarilor Distribuia autoritii ntre voluntari i angajai Controlul Relaii sociale Birocraie structurat i eficient Formal: aplicarea struct a regulirlo i procedurilor Egal fa de angajai (resurse umane) Ierarhic, voluntarii subordonai angajailor Direct, formal Funcionale
Management tradiional
Exprimarea valorilor fundamentale Informal i ad-hoc: aplicarea strict a valorilor Diferit n principiu, potenial egal n practic Voluntarii parteneri ai angajailor Indirect, informal Att funcinale, ct i personale ntre voluntari, manageri, angajai, clieni, mebrii, etc. Intuitive: idealuri i interese comune, prietenie Minim diviziune a muncii
Criterii de recrutare i avansare Realizarea sarcinilor Motivarea voluntarilor
Bazate pe proces: oportuniti egale, managementul riscului Maximum de diviziune a muncii (ex. ntre sarcini intelectuale i manuale) Intrinsec: accentul pe cea caracteristic angajailor (training, decontarea cheltuielilor)
Intrinsec: accent pe sentimentul de mplinire i plcerea de a drui
Meta Zimmeck, 2001: The Right Stuff: New Ways of Thinking About Managing Volunteers , Institute for Volunteering Research, Regents Wharf, 8, All Saints Street, London, N1 9RL, UK
51
BIBLIOGRAFIE
Urmtoarele publicaii au fost de mare folos pentru realizarea acestui ghid. Toate crile i articolele mai jos menionate fac parte din boblioteca Pro Vobis. Alturi de un pachet complex de aproximativ 400 de titluri, ele pot fi consultate la sediul nostru din Cluj-Napoca. 1. Connors, T.D. (Ed.). Volunteer Management Handbook. John Wiley & Sons , Inc., USA. 2. Graff L., By definition - policies for volunteer programs - a manual for executive directors, board memebers and managers of volunteers. 3. Developing a volunteer policy. Camden Volunteer Bureau. 4. James C. Fisher, Kathleen M. Cole, Leadership and management of volunteer programs - a guide for volunteer administrators. 5. Connors, Tracy D. 1995. The Volunteer Management Handbook. New York, NY John Wiley & Sons 6. McCurley, Steven i Rick Lynch. 1996. Volunteer Management: Mobilizing all the Resources of the Community. Downers Grove, IL: Heritage Arts Publishing 7. Fisher, J. C. i Cole, K. M. 1993. Leadership and Management of Volunteer Programs. A Guide for Volunteer Administrators. Jossey-Bass 8. McCurley, S. i Ryck Lynch. 1994. Volunteer Management: Mobilizing All the Resources of the Community. Londra: Directory of Social Change 9. McCurley, S. i Sue Vineyard. 1986. 101 Ideas for volunteer Programs. Heritage Arts Publishing 10. McCurley, Steve i Rick Lynch. 2001. Essential Volunteer Management. Ediia a doua. Londra: The Directory of Social Change
11. Moglia, T. 1997. Supervising for Succes. A Guide for Supervisors. Crisp Publications 12. Richmond, J. i Bavage, C. 1997. Best Practice Pack. A Guide to Best Practice n Working with Volunteers. Volunteer Action Tower Hamlets 13. Vineyard, Sue. 1991. Secrets of Motivation: How to Get and Keep Volunteers and Paid Staff. Downers Grove, IL: Heritage Arts Publishing 14. Meta Zimmeck, 2001: The Right Stuff: New Ways of Thinking About Managing Volunteers, Institute for Volunteering Research, Regents Wharf, 8, All Saints Street, London, N1 9RL, UK
15. http://www.changemakers.net/journal/99august/walbran.cfm 52
FORMULAR DE FEED-BACK
Dragi colegi, calitatea materialelor dezvoltate este, pentru noi, foarte important. Pentru a ne ajuta s ne mbuntim performanele, v rugm s ne oferii un feed-back n forma chestionarului de mai jos. O dat completat, acesta este ateptat cu nerbdare i interes la Centrul Naional de Voluntariat pro Vobis, str. Dorobanilor, nr. 21 mansard, ClujNapoca, 400117. V mulumim n mod deosebit pentru colaborare i v dorim spor n toate! Cu consideraie, Mirela Oprea Numele organizaiei: __________________________________________________________________ Localitatea:_________________________ Judeul__________________________________________ Cum apreciai coninutul ghidului? Foarte util util relativ util nu foarte util total inutil Va rugm explicai: ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Cum apreciai modul n care a fost structurat ghidul? Foarte util util relativ util nu foarte util total inutil Va rugm explicai: ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Cum apreciai limbajul folosit de autoare? Foarte potrivit relativ potrivit nu foarte potrivit total nepotrivit Va rugm explicai: ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Care capitol / informaie vi s-a prut cea mai util i de ce? _______________________________________________________________________________________ Care capitol / informaie vi s-a prut cea mai puin util i de ce? _______________________________________________________________________________________ Ce ai fi dorit s gsii n acest ghid i nu ai gsit? _______________________________________________________________________________________ Dac ai fi co-autor la cea de-a doua ediie, care ar fi trei mbuntiri pe care le-ai propune? 1. __________________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________________ 3. __________________________________________________________________________ Ce alte aprecieri ai putea face la adresa acestui material? _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ V rugm ataai oricte pagini considerai necesare. V mulumim! Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis
NOTE:
ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului _________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________

Ghidul Coordonatorului de Voluntari

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghidul Coordonatorului de Voluntari

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Managementul voluntarilor activi n protecia copilului Ghidul coordonatorului de voluntari Mirela Oprea, Departamentul de Training, Centrul Naional de Voluntariat

Material realizat cu sprijinul financiar al FONPC si FSD. Multumim!

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

b. Construirea viziunii i misiunii programului / departamentului de 11

e. Crearea politicilor i procedurilor de lucru cu voluntarii 9. Recrutarea voluntarilor i relaiile cu publicul

a. Pregtirea organizaiei pentru procesul de selecie a voluntarilor

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

12. Supervizarea voluntarilor a. Supervizarea direct b. Supervizarea indirect

b. Anexa 2: Construirea declaraiei de misiune a programului de

d. Anexa 4: Elemente ale unei fie de post pentru voluntari

Anexa 6: ntrebri pentru interviul de selecie a voluntarilor

h. Anexa 8: Temeri ale angajailor fa de voluntari i. 18. Bibliografie 52

Anexa 9: 2 modele de managementul voluntarilor rezumat

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Dar s ncepem cu nceputul

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

3. Stabilirea scopului i obiectivelor programului de voluntariat

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

4. Identificarea sarcinilor voluntarilor

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

5. Crearea politicilor i procedurilor de lucru cu voluntarii

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

1. planificarea strategiei de recrutare;

2. realizarea materialelor necesare pentru recrutare; 3. direcionarea eforturilor n timpul recrutrii.

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

II. INTERVIEVAREA I SELECIA

Concret: 5 pai Intervievarea i selecia voluntarilor

3. selectarea voluntarilor; 4. plasarea voluntarilor; 5. facilitarea implicrii grupurilor de voluntari

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

IV. ORIENTAREA I INSTRUIREA

Orientarea i instruirea voluntarilor

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis

ghidul coordonatorului de voluntari activi n protecia copilului

2. Sprijinirea angajailor pentru a lucra cu voluntarii

Centrul Naional de Voluntariat Pro Vobis