SECRETARIAT COMPUTERIZAT

Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii ndeplinete mai multe funcii: obiectivelor social-economice, orice organizaie

a) funcia de cercetare-dezvoltare; b) funcia comercial i de marketing; c) funcia de producie; d) funcia financiar-contabil; e) funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnicoproductive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.

O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.

COMPANIA

XXX

DEPARTAMENTE

COMPARTIMENTE

BIROURI

Departamente - nivel ierarhic care reflect activitile desfurate n cadrul unei companii. O companie poate avea mai multe departamente. Exemplu: Departamentul financiar - contabil, departamentul tehnic, etc. Compartimente - nivel ierarhic n cadrul unui departament al unei companii, care grupeaz posturi avnd coninut similar. Postul reprezint ansamblul de sarcini i responsabiliti aferente unei persoane. Exemplu: n cadrul departamentului tehnic, ar putea exista compartimentul reele, compartimentul multimedia, compartimentul service Birouri: separ activitatea n cadrul unui compartiment. Exemplu: n cadrul unui compartiment service oferit: birou pentru imprimante, birou pentru monitoare i birou pentru copiatoare.

Un exemplu simplu de organigram a unei companii n functie de dimensiunea i activitatea pe care o desfoar, pot exista i alte niveluri ierarhice.

Exemple: Secii: se regsesc n structura unei ntreprinderi de nivel mediu sau mare. n acest caz, sectiile separa activitatile desfasurate in cadrul intreprinderii. La nivelele imediat urmatoare s-ar putea regasi departamentele, compartimentele si birourile. Atelierele: se regsesc n structura unei ntreprinderi de nivel mediu sau mare. Atelierele structureaz o secie aunei ntreprinderi. Direciile: se regsesc n cadrul unei instituii bancare de exemplu, i separ tipul de activitate desfurat. n funcie de dimensiunea companiei i activitatea desfurat, pot lipsi anumite nivele ierarhice. Directorul general: Funcia este obligatorie n cadrul unei companii, indiferent de dimensiunea sa. Directorul general este cel care asigur administrarea companiei i care se implic n activitatea tuturor nivelelor ierarhice inferioare. Compartimentul economic. n cadrul acestui departament sunt gestionate toate operaiile referitoare la aspectele economice ale unei companii: contabilitate, gestiune, aprovizionare, facturare, operaii bancare, aprovizionare. Funcii ce se regsesc n cadrul acestui departament: director economic, contabil sef, contabil, economist. Contabil: Funcia este obligatorie n cadrul unei companii, indiferent de dimensiunea ei. Contabilul este cel care asigur evidena corect a documentelor contabile i a nregistrrilor acestora. Directorul economic: Funcia este una obligatorie n cadrul unei companii, indiferent de dimensiunea sa. Directorul economic asigur buna desfurare a activitii de natur economic. Are un rol foarte important n activitatea de investiii, planificarea bugetului i dezvoltarea economic viitoare. Producie: Acest compartiment exist n cazul n care compania are o activitate de producie i gestioneaz toate operaiile aferente. Funciile ce se regsesc n cadrul acestui compartiment: ef producie, planificare, dispecerat, tehnician, muncitor. Marketing: Acest compartiment are rolul de a elabora strategia prin care compania se face cunoscut pe pia,modalitile prin care i poate promova produsele sau serviciile i poate alege clieni noi.

Comercial: Acest compartiment se ocup de relaiile companiei cu clienii. Este cel care efectueaz vnzrile deproduse sau servicii. n cadrul acestui compartiment are loc emiterea de facturi. Funcii ce se regsesc n cadrul acestui compartiment: responsabil vnzri, agent vnzri, gestionar.

Directorul comercial: Directorul comercial deine un rol important n activitatea de marketing si urmrirea activitii comerciale Responsabilul de vnzri: Este n general persoana din cadrul unei companii, care pentru un anumit produs, sau gam de produse ( sau servicii), organizeaz i urmrete activitatea de comercializare. Reprezentant vnzri: Se mai numete i ,,agent vnzri". Este persoana care are relaii directe cu clienii firmei, sau cu potenialii clieni ai firmei. Personal: Acest compartiment ine evidena personalului: cri de munc, contracte de angajare sau colaborare,salarii. Funcii ce se regsesc n cadrul acestui compartiment: ef personal, referent. n funcie de modul de organizare al companiei secretara se poate ncadra diferit n organigram. - Pentru companiile mici i medii exist o singur secretar, care ndeplinete rolul de secretar a companiei. - Pentru companiile mari: fiecare compartiment dispune de propria secretar. Eventual exist i o recepioner pentru primirea vizitatorilor sau clienilor, cu rolul de a-i ndruma pe acetia ctre persoana potrivit. Secretara: reprezint persoana din cadrul companiei care administreaz problemele superiorului su ierarhic. Ea reprezint interfaa ntre superiorul ei ierarhic i ceilali angajai ai companiei, sau persoane din afara companiei. Asistent Manager: presupune mai mult responsabilitate i putere de decizie dect cea de secretar. Un asistent manager nu numai c administreaz problemele superiorului su ierarhic, dar poate lua decizii pentru rezolvarea respectivelor probleme i poate suplini, n anumite cazuri, lipsa superiorului su. Recepionera: Funcia poate lipsi din schema de posturi pentru o companie de dimensiune mic. Recepionera este cea care asigur interfaa cu persoanele din afara companiei. Funcia de secretar Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activitile care trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le ndeplinete). Totui pentru a avea o imagine clar a unei funcii trebuiesc luate n considerare urmtoarele elemente : 1. educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau cursuri pregtitoare etc.) ; 2. experien profesional 3. poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n aceast etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent manager) n ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei. 4. atribuii i sarcini impuse funciei respective ;

5. caliti personale cerute pentru ocuparea funciei ; 1. Studiile necesare unei secretare Pentru a deveni secretar sunt necesare urmtoarele studii: curs de secretariat colegiu de birotic (opional) curs de contabilitate i cunotine n domeniul problemelor de personal i legislaie comercial (constituie un avantaj). 2. Experiena profesional i poziia n structura organizaional- unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea colii, altele necesit o anumit experien; a) Secretare ucenice dactilografiaz scrisori, diverse materiale, multiplic materialele, preiau mesaje, ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot, nu au responsabiliti, b) Tinere secretare dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate, casete audio, editeaz texte pe computer, preiau i transmit mesaje, redacteaz corespondena simpl, expediaz corespondena, primete vizitatorii, organizeaz edine, conferine, stenografiaz la diferite edine, au responsabiliti multiple dar limitate. c) Secretare personale aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz, redacteaz i claseaz corespondena, cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator, redacteaz singur rapoarte, referate, brouri,

 ntocmesc dri de seam, primesc vizitatorii, organizeaz cltorii de afaceri, organizeaz agenda efului, au cunotine de contabilitate, particip la ntlnirile de afaceri, traduc din i n limbi strine organizeaz edine, conferine, au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere, d) Asistent manager reprezint funcia secretarial cea mai important, lucreaz n sfera conducerii, aparin unui director general (manager) sau preedinte, supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare, supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu, traduc din i n limbi strine, organizeaz protocolul la edine, conferine, ntlniri de afaceri, organizeaz cursuri de perfecionare, analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat, iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate), au cunotine de contabilitate, drept, management, etc., se ocup de recrutarea personalului din secretariat pot avansa pe scara ierarhic. Sarcinile ndeplinite de o secretar difer foarte mult n funcie de dimensiunile companiei la care lucreaz. Pentru ca secretara s poat administra problemele superiorului su ierarhic, sunt necesare: cunotine aprofundate referitoare la structura intern i activitatea companiei, iniiativ atunci cnd se impune, cunotine de baz privind specificul profesional al companiei i cunotine elementare de legislaia comercial.

3. Responsabiliti

Responsabilitile unei secretare depinde de compania i domeniul n care lucreaz. Urmtoarele sunt responsabiliti generale valabile: executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere. scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea stenogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul , folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor. probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bune condiii a ntlnirilor cu persoane din afara instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta. primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edinelor i a materialelor necesare. preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine.

DETALII:

Secretara ii poate asuma responsabilitatea rezolvrii personale a unor probleme, sau i poate declina responsabilitatea pentru probleme care nu au nevoie de avizul superiorilor. 4. Calitile unei secretare a) Inteligena presupune: raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real; capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii; capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura noilor situaii. bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i complicate care apar obiectiv n procesul muncii; perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru b) Discernmnt pentru a permite secretarei de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective. c) Memorie face parte din calitile indispensabile pentru executarea atribuiilor unei secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). d) Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i transmind datele fr erori. e) Iniiativa permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). f) Simul estetic se concretizeaz n: preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii; preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv.

 prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n pagin; g) Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune: ordine n idei; ordine n acte; ordine n pstrarea materialelor de referin; ordine n aranjarea obiectelor. h) Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i gramatical. i) Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important. n aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului. l va ruga pe client s atepte puin i l va informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact. j) Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice. k) Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. l) Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii. m) Atitudinea pozitiv fa de munc. - duce la productivitatea biroului. n) Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu).

o) Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect prioritile pentru a fi eficient. Cerinele profesionale se refer la: cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica, vocabular); cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale: procedee de scriere i citire rapid; procedee de codificare i clasare; cunoaterea a una, dou limbi strine; cunoaterea lucrului pe calculator: tehnoredactare; baze de date; pota electronic; noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor. cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul (secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce poziie trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia). cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s aib cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc. cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden; dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil. Funcia de secretar este definit n fia postului, pentru evaluarea acesteia se stabilete un punctaj n funcie de: gradul de pregtire de baz i de specialitate experiena acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea funciei, priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ; cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional. Exemplu

NUMELE COMPANIEI SC RAM-INFO SRL

DENUMIREA POSTULUI: Secretar SUPERIOR: Mihiescu Mihaela RESPONSABILITI: redactarea, primirea i clasarea corespondenei; ntocmirea contractelor, rapoartelor, a altor documente sau documentaii cerute de superiori; recepionarea, transmiterea i redirecionarea apelurilor telefonice; redactarea notelor telefonice; pstrarea agendei de lucru a superiorului; planificarea mpreuna cu acesta a programului, sau fixarea ntlnirilor (loc, dat, or), stabilirea altor activiti; organizarea aciunilor desfurate n companie (cursuri, protocoale, ntalniri de afaceri, alte evenimente); asigurarea circulaiei informaiilor primite de la superiori sau cerute de acetia; asigurarea materialelor de birou i a obiectelor pentru protocol.