ASPECTE CONTABILE I. Documente justificative 1.

Beneficiarul are obligaia s prezinte la OI toate documentele justificative de efectuare a plii (facturi, ordine de plat i alte documente de acest fel). 2. Beneficiarul trebuie s depun documentele justificative de plat care cuprind valoarea contribuiei proprii i valoarea finanrii nerambursabile i dovada efecturii investiiei. 3. n cazul n care proiectul necesit elaborarea unor studii i folosete serviciile unei firme de consultan, este necesar ca la decontare s se prezinte studiul elaborat de ctre firma de consultan, copie a facturii firmei de consultan i dovada plii efectuate de beneficiar. Dac studiul face obiectul dreptului de autor i nu poate fi prezentat, atunci se va aduce un document de atestare a lucrrii, emis de ctre firma de consultan la care se anexeaz un rezumat al studiului, semnate i tampilate. 4. n cazul proiectelor referitoare la extinderea cldirii, beneficiarul trebuie s prezinte documentaia cadastral i celelalte acte care in de nscrierea construciei n registrul de carte funciar. I.A. Principalele condiii de fond i de form ale documentelor justificative 1. Condiiile de fond i de form ale documentelor justificative exemplificate mai jos vor respecta reglementrile legale, respectiv a Hotrrii nr. 831 din 2 decembrie 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i contabil i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora cu modificrile i actualizrile ulterioare, respectiv ORDINUL MEF nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, publicat n Monitorul Oficial nr. 870 din 23 decembrie 2008. I.B. Principalele documente sunt: facturi: avize de expediie; state de plat salarii; procese verbale de recepie; procese verbale de recepie preliminar i definitiv; procese verbale de montaj i punere n funciune; ordine de plat; extrase de cont; documente privind calitatea i conformitatea; documente de transport; altele

II. Rambursarea cheltuielilor II.1. Decontarea cheltuielilor 1. Decontarea cheltuielilor se face n conformitate cu prevederile contractului de finanare. 2. Beneficiarul ntocmete Cererea de Rambursare n 4 exemplare i o transmite la Organismul Intermediar n 4 exemplare, nsoite de un set complet de copii dup documentele justificative. Un exemplar avizat de AM se ntoarce la beneficiar. 3. Beneficiarul trebuie s transmit ctre Organismul Intermediar/Autoritatea de Management urmtoarele documente: Cerere de rambursare (Modelul Cererii de rambursare i lista documentelor nsoitoare solicitate pentru verificare sunt date n Anexa Cerere de rambursare), Documente nsoitoare: - Raportul de progres; - Copii certificate, care s conin meniunea conform cu originalul, tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente: facturi (trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat), documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative: note contabile, balane de verificare; - Pentru procedura de achiziii: dovada publicitii, criterii de selecie, raport de atribuire a contractului; - Pentru informare i publicitate: fotografii, anunuri, comunicate, documente pentru evidenierea plii publicitii radio /TV; - Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NIR, copie certificat dup procesul verbal de predareprimire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune; - Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele de plat ale trainerilor (copii certificate);

-1-

4. 5. 6. 7.

8. 9. 10. 11.

Pentru execuia de lucrri de construcii: copii certificate dup procesele verbale de verificare pe faze determinate de execuie avizate de ctre Inspectoratul de Stat n Construcii, copii certificate dup rapoartele dirigintelui de antier, deviz ofert, situaii de lucrri; - Pentru cheltuieli de personal: foi de prezen, state de plat; - Pentru cheltuieli cu amortizarea: declaraie privind metoda de calcul a amortizrii i valoarea lunar a acesteia, pentru fiecare mijloc fix (anexa VII); - Facturile trebuie sa menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuata. AM/OI are dreptul de a solicita documente suplimentare pentru elucidarea eventualelor neclariti. nainte de solicitarea rambursrii, costurile respective trebuie s fie deja efectuate i pltite. Data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul contractorului. Cererile de rambursare se vor transmite ctre ANCS la intervalele de timp stabilite prin contract. Cererile de rambursare se fac pe activiti finalizate i pe faze determinate. Netransmiterea Cererii de rambursare conform programului stabilit fr justificare scris, poate duce la retragerea finanrii pentru proiect i la returnarea sumelor decontate pn n acel moment. Organismele Intermediare vor efectua monitorizarea i controlul financiar al tuturor proiectelor care includ achiziii publice. Monitorizarea proiectelor se face de ctre Organismul Intermediar (OI) n vederea urmririi realizrii fizice a proiectului si a ndeplinirii indicatorilor stabilii prin contract pentru atingerea rezultatelor prevzute. Monitorizarea din punct de vedere tehnic const n urmrirea progresului fizic nregistrat n implementarea proiectului i n colectarea i introducerea n SMIS - CSNR (Sistemul Unic Informatizat de Management) a tuturor informaiilor legate de proiect. Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se termin la 5 ani dup finalizarea proiectului. -

Pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor, OI-ul va desfura urmtoarele activiti: a) verificarea coninutului documentelor de raportare elaborate i transmise de ctre beneficiar (activiti desfurate/progresul fizic/indicatori); b) vizite de monitorizare care i propun verificarea implementrii proiectului la faa locului/sediul beneficiarului (anunate i ad-hoc). c) monitorizarea durabilitii investiiilor. 12. AM POS CCE/OI efectueaz verificri la faa locului pe baz de eantion, stabilit n urma realizrii unei analize de risc efectuate la nivelul fiecrei instituii sau la sesizare. Verificarea se realizeaz cel puin o dat pe durata de implementare a proiectului i n mod obligatoriu nainte de plata ultimei cereri de rambursare. Cu aceast ocazie se verific inclusiv aspecte ca: dac cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizrii obiectivelor proiectului, dac sunt legale, nregistrate n contabilitate i justificate de documente, dac beneficiarii au respectat prevederile contractuale, prevederile legislaiei romne i a regulilor comunitare n implementarea proiectelor. Verificarea cererilor de rambursare se face de ctre ANCS, n termen de maximum 30 zile de la data depunerii acestora. Verificarea este strict documentara, constnd in verificarea tuturor documentelor prezentate de beneficiar. Organismul Intermediar va verifica realitatea plii dup primirea Cererii de rambursare. Verificarea se face pe baza documentaiei solicitate ce nsoete cererea de rambursare. Responsabilul cu managementul financiar de la Biroul Regional al Organismului Intermediar, va primi i verifica cererea de rambursare transmis de ctre Beneficiar. n cazul n care sunt necesare clarificri, modificri sau informaii suplimentare, Beneficiarul este obligat s furnizeze orice alt document solicitat de ctre Organismul Intermediar n termen de 3 zile lucrtoare de la primirea solicitrii. Unitatea de Plat/Autoritatea de Management va rambursa cheltuielile Beneficiarului. Data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Unitii de Plat/Autoritii de Management n contul Beneficiarului. Documentele ce se vor depune pentru rambursarea cheltuielilor vor fi nsoite de un opis. Modelul CERERII DE RAMBURSARE este anexat contractului de finanare.

13.

14.

15. 16. 17.

II.2. Managementul facturrii i elaborrii cererilor de rambursare 1. Facturarea oricror articole se va baza pe principiul msurrii, altfel spus lucrrile, activitile i materialele pot fi facturate doar la valoarea real de execuie i nu n cantitatea integral, specificat n devizul estimativ inclus n oferta ctigtoare a contractului. 2. Analizarea corectitudinii articolelor facturate prin comparaie cu lucrrile executate constituie obligaia principal a consultantului pentru urmrirea execuiei (dirigintelui de antier); acesta va avea

-2-

dreptul de a deduce orice articole sau volume de lucrri executate, nejustificabile, identificate n orice factur. 3. Inginerul are obligaia de a aproba factura nsoit de documentele justificative recomandate, precum devizul estimativ, rapoartele lunare privind evoluia lucrrilor, graficul actualizat al balanei disponibilitilor, graficul actualizat al lucrrilor i lista certificatelor de plat emise pn la data respectiv. Inginerul va declara de asemenea cheltuielile acceptabile din perspectiva metodologiei naionale. 4. n urma acestei aprobri documentele sunt trimise efului de proiect care le va administra n continuare. 5. Se recomand ca administrarea facturilor i a cererilor de rambursare s se desfoare n conformitate cu lista de control de mai jos: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 6. Descrierea activitii Verificarea corectitudinii formale, obiective i aritmetice a facturii emise de constructorul lucrrilor Primirea facturilor asociate execuiei lucrrilor din partea Inginerului Primirea facturilor emise din partea Inginerului Verificarea corectitudinii formale, obiective i aritmetice a facturii1 Pli efectuate ctre Constructor (pe ordinul de plat trebuie s se regseasc cel puin dou semnturi ale personalului autorizat) Elaborarea cererii de rambursare cu includerea cheltuielilor acceptabile Verificarea cererii de rambursare i a semnturii Verificarea cererii de rambursare semnate i parafate Funcia Inginerul eful de proiect eful de proiect eful de proiect Managerul financiar eful de proiect Ali angajai ai Beneficiarului n afar de SP Conducerea Beneficiarului Nume Data Semntura

Principalele aspecte ce trebuie urmrite sunt: separarea clar a funciilor ntre personalul responsabil pentru certificarea primirii bunurilor i serviciilor (prin facturare) i cel responsabil cu efectuarea plilor; cel puin o persoan va fi responsabil cu examinarea validitii i corectitudinii cererilor de rambursare; certificarea (prin semnturi) a cererilor de rambursare se va atribui unui numr de minim doi membri ai personalului desemnat de Beneficiar; includerea n cererea de rambursare exclusiv a sumelor datorate; deducerea din fondurile alocate a cheltuielilor non-eligibile (cheltuieli administrative i TVA n cazul n care beneficiarul are obligaia achitrii acestuia); evitarea consemnrii plilor neefectuate; asigurarea faptului c nu se pot efectua pli fr a fi consemnate. Erori posibile la cereri de rambursare

7.

Factura nr. ............. / data .............., nu prezint semntura de primire, iar contul furnizorului de lucrri este diferit de contul furnizorului de lucrri din contractul de achiziie, nu menioneaz numrul contractului de achiziie n baza cruia a fost emis, nu prezint semntura de primire; Totalul de plat din factura nr. ............. / data .............. este incorect; Factura nr. ............. / data .............. nu este completat la rubrica cont bancar al cumprtorului; Lipsesc facturile de avans nr. ............. / data .............., emise de ctre furnizorul de bunuri; Lipsesc facturile proforma emise de ctre furnizorul de bunuri; Lipsesc facturile proforma nr. ............. / data .............., (sunt menionate n OP nr. ............. / data .............., nr. ............. ); Lipsete factura nr. ............. / data .............. n baza creia s-a ntocmit DPE nr. ............. / data ...........; Factura proforma nr. ............. / data .............. este incomplet; Factura proforma nr. ............. / data .............. nu este semnat i tampilat de furnizor; Facturile externe nu sunt semnate i tampilate de furnizor, i nu sunt traduse;

-3-

Lipsete factura de stornare a facturilor de avans; Valoarea facturilor emise de furnizorul de lucrri, este mai mare dect valoarea situaiilor de lucrri; n factura nr. ./ data data emiterii contractului este menionat incorect; n declaraia furnizorului de bunuri, data emiterii facturii externe nr. ............. / data .............. este menionat greit; Numrul facturii menionate n OP nr. ............. / data .............. nu este complet; n OP nr. ............. / data .............. i n biletul la ordin emis pentru garania de bun execuie, se menioneaz un cont diferit de cel precizat n contractul ncheiat cu furnizorul de lucrri; B.O. menionat nu este completat; Contul beneficiarului plii de pe OP nr. ............. / data .............. este diferit de contul furnizorului de pe factura nr. ............. / data ...............; Pe DPE nr. ............. / data ..............este nscris factura nr. ............. / data .............., factur neexistent n cererea de plat; Pe DPE nr. ............. / data ..............se face referire la factura proforma nr. ............. / data .............., document ce nu se regsete n cererea de plat ci doar traducerea; Ordinul de plat nr. ............. / data .............. nu menioneaz numrul facturii sau contractului de achiziii n baza cruia s-a efectuat plata; Ordinul de plat nr. ............. / data .............. este emis naintea facturii nr. ............. / data ...............; Conturile beneficiarului plii din Op nr. ............. / data .............. si nr. ............. / data .............. sunt diferite de contul furnizorului din contractul de achiziie bunuri nr. ............. / data ...............; Situaia de lucrri pentru instalaii de nclzire birouri emis de furnizorul de lucrri, nu este semnat i stampilat de beneficiar; Declaraia de conformitate emis de furnizor nu este datat; PV de recepie ntocmit pentru furnizorul de bunuri, prezint dou date de emitere; Documentul nr. ............./ data............. nu este tradus; Lipsesc procesele verbale menionate n programul de control al calitii lucrrilor de rezisten (verificare natur teren fundare, verificare armare radier i perei cuv, etc.); Procesul verbal de recepie la terminarea lucrrilor nr. ............. / data ..............este incomplet, conine erori de redactare, nu este semnat si stampilat de ctre ISC (comisia de recepie nu este format din cel puin 5 membrii, se face referire doar la contractul de lucrri cu furnizorul de lucrri, iar data acestui contract este diferit de data contractului de achiziii lucrri avizat de ctre OI); Procesul verbal de predare primire ncheiat ntre beneficiar i furnizorul de bunuri nu este tradus. La fel i certificatul de calitate pentru bunurile furnizate de ctre furnizorul de bunuri nu este tradus; Lipsesc ordinele de ncepere a lucrrilor i procesele verbale de predare primire a amplasamentului i a bornelor de repere pentru lucrrile executate de ctre furnizorii de lucrri; Lipsesc documente justificative de unde s rezulte constituirea garaniei de bun execuie lucrri pentru lucrrile realizate de ctre furnizorii de lucrri; Lipsesc situaiile de lucrri i listele de utilaje pentru lucrrile executate de ctre furnizorii de lucrri; Valoarea menionat n autorizaia de construcie nr. ............. / data .............. este mai mic dect valoarea lucrrilor solicitate spre decontare prin prezenta cerere de plat; n dosarul de plat nu sunt ataate toate certificatele de calitate i conformitate pentru bunurile achiziionate; Lipsete procesul verbal de predare primire pentru unele bunuri; Din facturile solicitate a doua oar spre decontare (emise de ctre furnizorul de bunuri) nu rezult care sunt utilajele care se resolicit la plat; Lipsesc extrasele de cont pentru conturile de garanie de bun execuie lucrri la contractele nr. ............. / data .............. si nr. ............. / data .............., furnizor de lucrri; Lipsete ordinul de ncepere al lucrrilor aferent contractului de lucrri nr. ............. / data ...............; Extrasul de cont nr. nr. ............. / data .............. este incomplet. De asemenea lipsete extrasul de cont aferent DPE nr. ............. / data ...............; Pe extrasul de cont nr. ............. / data .............. data facturii care este pltit cu OP nr. ............. / data .............. este nscris greit; Extrasul de cont nr. ............. / data .............. este incomplet; Procesul verbal de recepie la terminarea lucrrilor nr. ............. / data .............. nu este semnat i tampilat de ctre reprezentantul administraiei publice locale i de ctre reprezentantul ISC; Lipsete centralizatorul situaiilor de lucrri pentru situaiile de lucrri aferente facturilor; Referatele de verificare din proiectul tehnic prezint observaii n urma verificrii (la specialitatea Instalaii utilizare gaze naturale, instalaii sanitare);

-4-

Lipsete adresa Bncii xxx de unde s rezulte cursul euro din ziua emiterii facturilor pentru bunurile furnizate de ctre furnizorii de bunuri; Scadena biletului la ordin emis de furnizorul de lucrri nu corespunde cu obligaiile din contractul de achiziii; Lipsesc actele de legtur ntre productorii care au emis certificate de calitate i declaraii de conformitate pentru materialele de construcii, instalaii i firmele care execut lucrrile conform contractelor de achiziii lucrri; n declaraia de conformitate a productorului de bunuri nu este specificat tipul bunului nscris n factura nr. ............. / data ..............; Contractul nr. ............. / data .............. prevede c valabilitatea pentru livrri data de , din certificatul de garanie reiese faptul c utilajul s-a livrat la data de ., iar procesul verbal de predare primire a bunului este ntocmit la data de ...; Centralizatorul situaiilor de lucrri emis de furnizorul de lucrri este incorect completat; Lips semntur constructor la PV de predare primire amplasament; Lips tampil diriginte de antier la PVFD nr. ............. / data .............. i nr. ............. / data ..............; Lips tampil proiectant la PVFD nr. ............. / data .............. i nr. ............. / data .............., PV de verificare a naturii terenului de fundare (staia de epurare) i PV de verificare a naturii terenului de fundare (hal de producie), PV de verificare a naturii terenului de fundare (corp administrativ); Neconcordan la data emiterii PV de predare primire a proiectului tehnic; Lips semntur beneficiar la PVLA emis de furnizorul de lucrri; Lips semntur i tampil constructor la PV de trasare a lucrrilor; Nota de renunare nu este semnat i tampilat de constructor, diriginte de antier i beneficiar; Certificatele de conformitate i garanie calitate emise de furnizorul de bunuri, nu sunt datate; Lips meniune n contractul nr. ............. / data .............., ncheiate cu furnizorul de lucrri i bunuri, privind modalitatea de constituire a garaniei de bun execuie; Lips documente care s certifice constituirea garaniei de bun execuie pentru furnizorii de lucrri i bunuri; Declaraiile de conformitate/calitate prezentate n dosarul cererii de plat nu sunt semnate, tampilate sau datate de emitent; Raportul de progres incorect ntocmit; Lips PV de predare primirea pentru bunurile achiziionate de la 2 dintre furnizorii de bunuri; Lips PV de punere n funciune pentru bunurile achiziionate; Din centralizatorul proceselor verbale de adjudecare, ataat n dosarul de achiziii, nu rezult ncadrarea pe liniile bugetare; Nu este condic de betoane i certificate de calitate pentru betonul turnat; Nu este prezentat certificatul de autorizare pentru Laboratorul societii comerciale ce verific materialele; Declaraia de conformitate bunuri nu conine valori ale caracteristicilor tehnice n afara parametrilor optimi; Lipsa chitane pltite la ISC 0,1% si 0,7% si 1% aferente autorizrii lucrrilor la Primrie; Anexa la Proiectul tehnic, partea reproiectat, trebuie verificat i tampilat de un verificator atestat i nsoit de referatul de verificare, care lipsete; Lipsa polia de asigurare pentru bunuri; ncadrarea n liniile bugetare a cheltuielilor realizate, dup luarea n considerare a NCS SI NR urilor nu este corect; Cheltuielile privind Studiul geotehnic solicitat la plat prin factura nr. ............. / data .............. sunt neeligibile deoarece acesta este realizat de ctre alt firm dect cea menionat n contractul de achiziii proiectare avizat de ctre OI; Dispoziia de antier ataat n dosarul cererii de plat este semnat i stampilat de ctre ofertantul nectigtor; la fel i procesele verbale din dosarul cererii de plat (Procesul verbal de verificare a naturii terenului de fundare, Procesele verbale de control al calitii lucrrilor pe faze determinate). n procesele verbale mai sus menionate se face referire la faptul ca ofertantul nectigtor la achiziia de lucrri, este subantreprenor; Lipsete lista de comand suplimentar (pentru cantitile de lucrri care sunt menionate in dispoziia de antier) i lista de renunare (pentru cantitile de lucrri la care se renun). Lipsete de asemenea antemsurtoarea semnat i tampilat de ctre proiectant i oferta de lucrri pentru cantitile de lucrri mai sus menionate (semnat i tampilat de ctre constructor); Exista neconcordante ntre data ntocmirii proceselor verbale de control al calitii lucrrilor pe faze determinate, procese verbale de lucrri ascunse etc., i data ntocmirii situaiilor de lucrri;

-5-

Devizul financiar al serviciilor de proiectare nu este ntocmit n conformitate cu oferta de servicii, aferent contractului nr. ............. / data ...............; Referatul privind verificarea de calitate la cerina C prezint observaii privind verificarea proiectului tehnic la cerina mai sus amintit; Lipsete autorizaia de funcionare cerut la ultima tran.

III. Managementul contabil a. Personalul responsabil cu contabilitatea trebuie s difere de cel nsrcinat cu efectuarea plilor; se recomand ca activitatea de contabilitate s fie asigurat de acelai manager financiar ca acela care asigur plile (vezi mai sus). b. Regulile privind contabilitatea trebuie s respecte prevederile Legii Contabilitii nr. 82/1991 modificat i actualizat. c. Principalele aspecte ce trebuie urmrite n cazul managementului contabil al proiectului UE sunt: Asistena financiar furnizat de UE trebuie separat n mod clar n cadrul sistemului financiar-contabil de alte activiti desfurate de ctre organizaie; Sistemul de contabilitate al Beneficiarului trebuie s reflecte/identifice primirea co-finanrii naionale. III.1. Reglementri contabile aplicabile pentru instituii publice 1. Proiectele trebuie s in o contabilitate precis bazat pe un sistem de contabilitate n dubl partid. Proiectele au posibilitatea de a ine aceast contabilitate n sistem clasic sau electronic, dei este n mod clar preferabil a se ine n format electronic. 2. Beneficiarul va trebui s in un registru i o eviden contabil clar a implementrii aciunilor folosind sistemul de contabilitate n dubl partid ca parte integrant sau ca ajutor pentru contabilitatea beneficiarului. Acest sistem de contabilitate trebuie s se desfoare n conformitate cu procedurile stabilite n practica profesional. Trebuie evideniate n mod distinct in conturi analitice corespunztoare, veniturile i cheltuielile. Trebuie de asemenea s se evidenieze distinct dobnzile provenite din fondurile nerambursabile. 3. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil folosind conturi analitice distincte pentru Proiect, ntocmind o balan de verificare distinct. Sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare i va asigura, unde este cazul, evidena contabil distinct a activitilor economice i noneconomice (cheltuieli, venituri, cont de rezultate). 4. Precizare: conform punctului 1.4.3. Registrele de contabilitate din OMFP Nr. 1917 din 12 decembrie 2005, n cazul n care o instituie public are uniti subordonate fr personalitate juridic care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, Registrul-jurnal se va conduce de ctre unitile subordonate, cu condiia nregistrrii acestuia n evidena unitii. 5. Aceste uniti fr personalitate juridic care vor implementa proiecte finanate din fonduri nerambursabile vor organiza deci o activitate contabil pe proiect, n mod independent, pn la balana de verificare. 6. Sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare i va asigura, unde este cazul, evidena contabil distinct a activitilor economice i noneconomice (cheltuieli, venituri, cont de rezultate). III.1.A. Obligaiile beneficiarilor: 1. Beneficiarul va menine nregistrri periodice i exacte n contabilitate, referitoare la implementarea Proiectului, folosind un sistem de eviden contabil n partid dubl, ca parte a contabilitii proprii sau adiacent acesteia. Acest sistem dedicat va fi implementat cu respectarea procedurile impuse de practic profesional. Pentru fiecare Proiect trebuie realizate nregistrri separate n contabilitate, care s evidenieze toate veniturile i cheltuielile. nregistrrile n contabilitate trebuie s poat oferi cu precizie detalii privind dobnda provenind din fondurile pltite de Autoritatea Contractant. 2. Beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-fraud i Curii Europene a Auditorilor s verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecii la faa locului, implementarea Proiectului, i s realizeze, dac este necesar, un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de nregistrare n contabilitate i a oricror alte documente relevante pentru finanarea Proiectului. Aceste inspecii pot s aib loc n urmtorii 5 ani dup plata final, respectiv pn la expirarea termenului de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE. n plus, Beneficiarul va permite Oficiului European Anti-fraud s fac verificri la faa locului n conformitate cu procedurile stabilite de legislaia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunitilor Europene mpotriva fraudelor i a oricror altor nereguli. n acest scop, Beneficiarul se angajeaz s permit personalului sau agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i ai Curii Europene a Auditorilor, personalului OI si

-6-

AM accesul n locurile i spaiile unde se implementeaz Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice i la toate documentele i bazele de date privind managementul tehnic i financiar al Proiectului. De asemenea, Beneficiarul se angajeaz c va lua toate msurile pentru a facilita munca acestora. Accesul agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i Curii Europene a Auditorilor se face n condiiile pstrrii confidenialitii fa de teri, fr a prejudicia obligaiile de drept public crora le sunt supuse. Documentele trebuie s fie uor accesibile i s fie arhivate astfel nct s permit o verificare uoar, iar Beneficiarul este obligat s informeze Autoritatea Contractant asupra adresei exacte unde acestea sunt pstrate. 3. Documentele la care se face referire n punctul 2 includ: A. Lucrri, bunuri i servicii: - oferte de la furnizori; - contracte i comenzi; - facturi i dovezi ale plii, sau facturi pltite; dac bunurile provin din stocurile Beneficiarului, facturile vor reflecta preul pltit la data achiziiei; o copie a facturii de achiziie trebuie s fie ataat; - pentru carburani i uleiuri, Beneficiarul va ine evidena distanelor parcurse, a Consumului mediu al vehiculelor folosite, a costurilor carburanilor i a cheltuielilor de ntreinere. B. Costurile de personal: - evidena cheltuielilor cu personalul local angajat pe perioad determinat, menionnd sumele pltite ca remuneraie, certificate corespunztor de persoana responsabil la nivel local, cu detalierea salariului brut, a taxelor i contribuiilor la asigurrile sociale i a salariului net; - evidena cheltuielilor cu personalul din afara rii angajat n interesul proiectului; cheltuielile vor fi evaluate pe baza costurilor unitare pe uniti de timp efectiv lucrate i verificabile i vor fi detaliate n salariu brut, taxe i contribuii la asigurrile sociale i salariu net. - Documentele contabile trebuie: S fie ntocmite pe baza documentelor surs (facturi, extrase bancare, etc.); S specifice tipul documentelor contabile; S fie numerotate; S detalieze coninutul tranzaciilor contabile; S specifice valoarea sumelor n LEI i/sau EURO; S fie datate; S specifice contul bancar folosit pentru tranzacie; S fie n original. 4. Toate documentele folosite n timpul tranzaciilor contabile vor fi parte integrant a documentelor contabile. Aceste documente vor fi nregistrate, completate i arhivate astfel nct s se pstreze legtura dintre anumite documente. 5. Pentru instituiile publice se aplic Ordinul MFP nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, publicat n Monitorul Oficial nr. 1186 bis din 29 decembrie 2005. III.1.B. Baza legal: - Principiile i procedurile contabile vor fi reglementate de acordurile ncheiate cu Autoritatea de Certificare, cu reglementrile Comisiei Europene i se vor afla n concordan cu: Legea contabilitii nr.82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul nr. 1917 / 2005 al Ministerului Finanelor Publice; ORDIN Nr. 1187 / 2008 al Ministerului Finanelor Publice; Planul Contabil pentru instituiile publice aprobat prin ordinul Ministerului Finanelor Publice; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice modificat de Legea nr. 314/2003; Ordinul nr. 1792/2002 al Ministerului Finanelor Publice prin care se aprob normele metodologice n ceea ce privete previziunile bugetare, verificrile i aprobrile, alocarea de pli i plata cheltuielilor bugetare, cu specificarea organizaiei, nregistrrii i referinei previziunii bugetare; Legea 571 / 2003 privind Codul Fiscal al Romniei cu modificrile i completrile ulterioare. III.1.C. Subvenii: - n ceea ce privete nregistrrile contabile pentru cldirea finanat din fonduri structurale, respectiv pentru realizarea/achiziionarea de active n general, avem n vedere precizrile Ordinului 1752/2005, subseciunea 7: SUBVENTII. III.1.D. Sursele de finanare

-7-

Sunt reglementate de Legea nr. 500 din 11 iulie 2002 privind finanele publice, care prevede urmtoarele: ART. 62 Finanarea instituiilor publice (1) Finanarea cheltuielilor curente i de capital ale instituiilor publice se asigur astfel: a) integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, dup caz; b) din venituri proprii i subvenii acordate de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, dup caz; c) integral, din veniturile proprii. (2) Instituiile publice finanate integral de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, dup caz, vars integral veniturile realizate la bugetul din care sunt finanate. ART. 64 Finanarea unor instituii publice Finanarea cheltuielilor unor instituii publice, indiferent de subordonare, se asigur att din bugetul de stat, ct i din bugetele locale, numai n cazurile n care, prin legea bugetar anual sau prin legi speciale, se stabilesc categoriile de cheltuieli care se finaneaz prin fiecare buget. ART. 65 Veniturile proprii ale instituiilor publice (1) Veniturile proprii ale instituiilor publice, finanate n condiiile art. 62 alin. (1) lit. b) i c), se ncaseaz, se administreaz, se utilizeaz i se contabilizeaz de ctre acestea, potrivit dispoziiilor legale. (2) Veniturile proprii ale instituiilor publice, finanate potrivit art. 62 alin. (1) lit. b) i c), provin din chirii, organizarea de manifestri culturale i sportive, concursuri artistice, publicaii, prestaii editoriale, studii, proiecte, valorificri de produse din activiti proprii sau anexe, prestri de servicii i altele asemenea. ART. 66 Excedentele bugetelor instituiilor publice (1) Excedentele rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice, finanate n condiiile art. 62 alin. (1) lit. b), se regularizeaz la sfritul anului cu bugetul din care sunt finanate, n limita sumelor primite de la acesta. (2) Excedentele anuale rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice, finanate integral din venituri proprii, se reporteaz n anul urmtor. ART. 67 Regimul de finanare a unor activiti sau instituii publice Guvernul poate aproba nfiinarea de activiti finanate integral din venituri proprii pe lng unele instituii publice sau schimbarea sistemului de finanare a unor instituii publice, din finanate potrivit prevederilor art. 62 alin. (1) lit. a) i lit. b) n finanate n conformitate cu prevederile art. 62 alin. (1) lit. b) i c), dup caz, stabilind totodat domeniul de activitate, sistemul de organizare i funcionare a acestor activiti, categoriile de venituri i natura cheltuielilor. III.1.E. Monografia operaiunilor de finanare la instituii publice conform Ordinului MEF nr. 1187 din 16 aprilie 2008 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 1.917/2005*) III.1.E.1. Contul 458 "Sume de primit/de restituit Ageniilor/Autoritilor de Implementare/Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli (la beneficiarii finali) - PHARE, SAPARD, ISPA, INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI" este cont bifuncional i se dezvolt astfel: - contul 4581 "Sume de primit de la Ageniile/Autoritile de Implementare - PHARE, ISPA, SAPARD - (la beneficiarii finali)"; - contul 4583 "Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI (la beneficiarii finali)"; - contul 4584 "Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI (la beneficiarii finali)". a. Contul 4583 "Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali). Cu ajutorul acestui cont instituiile publice - beneficiari finali - in evidena sumelor de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli, reprezentnd instrumente structurale, fonduri pentru agricultur, fonduri de la buget i alte fonduri. b. Contul 4583 "Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE

-8-

FONDURI" (la beneficiarii finali) este un cont de activ. n debitul contului se nregistreaz sumele de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli, iar n credit sumele primite. Soldul debitor al contului exprim sumele de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli. c. Contul 4583 "Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali) se debiteaz prin creditul conturilor: 774 "Finanarea din fonduri externe nerambursabile" - cu sumele de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli reprezentnd instrumente structurale, fonduri pentru Agricultur i alte fonduri; 778 "Venituri din contribuia naional aferent programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management, reprezentnd contribuia naional aferent programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile; etc. d. Contul 4583 "Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali) se crediteaz prin debitul conturilor: 5151 "Disponibil n lei din fonduri externe nerambursabile" - cu sumele primite de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management reprezentnd instrumente structurale, fonduri pentru agricultur i alte fonduri; 5581 "Disponibil din contribuia naional reprezentnd cofinanarea de la buget aferent programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele primite de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management reprezentnd cofinanare de la buget; 5582 "Disponibil din contribuia naional reprezentnd cheltuieli neeligibile i cheltuieli conexe de la buget aferente programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele primite de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management reprezentnd cheltuieli neeligibile i cheltuieli conexe de la buget; etc. e. Contul 4584 "Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)". Cu ajutorul acestui cont, instituiile publice - beneficiari finali - in evidena sumelor de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli, reprezentnd instrumente structurale, fonduri pentru agricultur, fonduri de la buget i alte fonduri. f. Contul 4584 "Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)" este un cont de pasiv. n creditul contului se nregistreaz sumele de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli, iar n debit sumele restituite. Soldul creditor al contului exprim sumele de restituit. g. Contul 4584 "Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)" se crediteaz prin debitul urmtoarelor conturi: 774 "Finanarea din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele reprezentnd debite din fonduri externe nerambursabile, notificate de Autoritile de Certificare/Autoritile de Management; 778 "Venituri din contribuia naional aferent programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele reprezentnd debite din fonduri de la buget, notificate de Autoritile de Certificare/Autoritile de Management; etc. h. Contul 4584 "Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)" se debiteaz prin creditul urmtoarelor conturi: 5151 "Disponibil n lei din fonduri externe nerambursabile" - cu sumele restituite Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management, reprezentnd debite din fonduri externe nerambursabile; 5581 "Disponibil din contribuia naional reprezentnd cofinanarea de la buget aferent programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele restituite Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management reprezentnd debite i penaliti/dobnzi la debitele aferente cofinanrii de la buget;

-9-

5582 "Disponibil din contribuia naional reprezentnd cheltuieli neeligibile i cheltuieli conexe de la buget aferente programelor/proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele restituite Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management reprezentnd debite din cheltuieli neeligibile i cheltuieli conexe de la buget. etc. III.1.E.2. Planul de conturi utilizat de beneficiarii finali (instituii publice) pentru instrumente structurale, fonduri pentru agricultur, fonduri de la buget i alte fonduri. ______________________________________________________________________________ | 458 | Sume de primit i de restituit Autoritilor de | | | Certificare/Autoritilor de Management - INSTRUMENTE | | | STRUCTURALE I FONDURI DE LA BUGET | |_______________|______________________________________________________________| | 4583 | Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile| | | de Management - INSTRUMENTE STRUCTURALE I FONDURI DE LA | | | BUGET | |_______________|______________________________________________________________| | 4583.1 | Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile| | | de Management - INSTRUMENTE STRUCTURALE | |_______________|______________________________________________________________| | 4583.2 | Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile| | | de Management - FONDURI DE LA BUGET | |_______________|______________________________________________________________| | 4584 | Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor | | | de Management - INSTRUMENTE STRUCTURALE I FONDURI DE LA | | | BUGET | |_______________|______________________________________________________________| | 4584.1 | Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor | | | de Management - INSTRUMENTE STRUCTURALE | |_______________|______________________________________________________________| | 4584.2 | Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor | | | de Management - FONDURI DE LA BUGET | |_______________|______________________________________________________________| | 515 | Disponibil din fonduri externe nerambursabile | |_______________|______________________________________________________________| | 5151 | Disponibil n lei din fonduri externe nerambursabile | |_______________|______________________________________________________________| | 558 | Disponibil din contribuia naional aferent | | | programelor/proiectelor finanate din fonduri externe | | | nerambursabile | |_______________|______________________________________________________________| | 5581 | Disponibil din contribuia naional reprezentnd cofinanare| | | de la buget aferent programelor/proiectelor finanate din | | | fonduri externe nerambursabile | |_______________|______________________________________________________________| | 5582.1 | Disponibil din contribuia naional reprezentnd cheltuieli | | | neeligibile de la buget aferente programelor/proiectelor | | | finanate din fonduri externe nerambursabile | |_______________|______________________________________________________________| | 5582.2 | Disponibil din contribuia naional reprezentnd cheltuieli | | | conexe de la buget aferente programelor/proiectelor finanate| | | din fonduri externe nerambursabile | |_______________|______________________________________________________________| | 581 | Viramente interne | |_______________|______________________________________________________________| | 673 | Transferuri interne | |_______________|______________________________________________________________| | 770 | Finanarea de la buget | |_______________|______________________________________________________________| | 7701 | Finanarea de la bugetul de stat | |_______________|______________________________________________________________| | 7702 | Finanarea de la bugetele locale |

- 10 -

|_______________|______________________________________________________________| | 774 | Finanarea din fonduri externe nerambursabile | |_______________|______________________________________________________________| | 778 | Venituri din contribuia naional de la buget aferent | | | programelor/proiectelor finanate din fonduri externe | | | nerambursabile | |_______________|______________________________________________________________| III.1.F. Monografia privind nregistrarea n contabilitatea beneficiarilor finali (instituii publice) a operaiunilor cu instrumente structurale, fonduri pentru agricultur, fonduri de la buget i alte fonduri: III.1.F.1. Achiziii de bunuri i servicii n baza facturii emise de furnizori: a. nregistrarea activelor fixe corporale sau necorporale ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Not | Conturi de active fixe |2xx | X | | | contabil |______________________________________|______________|_____|______| | | Furnizori de active fixe |404 | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| b. nregistrarea bunurilor achiziionate ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Not | Conturi de stocuri |3xx | X | | | contabil |______________________________________|______________|_____|______| | | Furnizori |401 | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| c. nregistrarea serviciilor prestate ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Not | Conturi de cheltuieli |6xx | X | | | contabil |______________________________________|______________|_____|______| | | Furnizori |401 | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| III.1.F.2. Plata furnizorilor din sursele proprii a. la instituiile publice finanate de la buget ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Furnizori |401 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Finanarea de la buget |770 | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Furnizori de active fixe |404 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Finanarea de la buget |770 | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| b. la instituiile publice finanate integral sau parial din venituri proprii ______________________________________________________________________________

- 11 -

| Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de |Furnizori |401 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | |Conturi la trezoreria statului |5xx | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Furnizori de active fixe |404 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Conturi la trezoreria statului |5xx | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| III.1.F.3. nregistrarea cererii de rambursare a cheltuielilor transmise Autoritilor Certificare/Autoritilor de Management a. sume de rambursat din Instrumente Structurale ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Not | Sume de primit de la Autoritile de |4583.1 | X | | | contabil | Certificare/Autoritile de | | | | | | Management - IS | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Finanarea din fonduri externe |774 | | X | | | nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| b. sume de rambursat din Fonduri de la buget ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Not | Sume de primit de la Autoritile de |4583.2 | X | | | contabil | Certificare/Autoritile de | | | | | | Management - FB | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Venituri din contribuia naional de|778 | | X | | | la buget aferent programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| III.1.F.4. ncasarea sumelor rambursate de ctre Autoritile de Certificare/Autoritile de Management a. sume rambursate din instrumente structurale ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Disponibil n lei din fonduri externe|5151 | X | | | cont | nerambursabile | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Sume de primit de la Autoritile de |4583.1 | | X | | | Certificare/Autoritile de | | | | | | Management - IS | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| b. sume rambursate din Fonduri de la buget - cofinanare de

- 12 -

______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Disponibil din contribuia naional |5581 | X | | | cont | reprezentnd cofinanare de la buget | | | | | | aferent programelor/proiectelor | | | | | | finanate din fonduri externe | | | | | | nerambursabile | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Sume de primit de la Autoritile de |4583.2 | | X | | | Certificare/Autoritile de | | | | | | Management - FB | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| c. sume rambursate din Fonduri de la buget - cheltuieli neeligibile ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Disponibil din contribuia naional |5582.1 | X | | | cont | reprezentnd cheltuieli neeligibile | | | | | | de la buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Sume de primit de la Autoritile de |4583.2 | | X | | | Certificare/Autoritile de | | | | | | Management - FB | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| d. sume rambursate din fonduri de la buget - cheltuieli conexe ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Disponibil din contribuia naional |5582.2 | X | | | cont | reprezentnd cheltuieli conexe de la | | | | | | buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Sume de primit de la Autoritile de |4583.2 | | X | | | Certificare/Autoritile de | | | | | | Management - FB | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| III.1.F.5. Rentregirea sumelor avansate de la buget a. la instituiile publice finanate de la buget ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Viramente interne |581 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil n lei din fonduri externe|5151 | | X | | | nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit|

- 13 -

| contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Finanarea de la buget |770 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Viramente interne |581 | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| b. la instituiile publice finanate integral sau parial din venituri proprii ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Viramente interne |581 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil n lei din fonduri externe|5151 | | X | | | nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Conturi la trezoreria statului |5xx | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Viramente interne |581 | | X |

III.1.F.6. nregistrarea notelor de debit primite de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management a. debite aferente Instrumentelor Structurale ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Not | Finanarea din fonduri externe |774 | X | | | contabil | nerambursabile | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Sume de restituit Autoritilor de |4584.1 | | X | | | Certificare/Autoritilor de | | | | | | Management - IS | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| NOT: nregistrarea se mai poate efectua astfel: 4584.1 = 774 - n rou b. debite aferente Fondurilor de la buget ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Not | Venituri din contribuia naional de|778 | X | | | contabil | la buget aferent programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Sume de restituit Autoritilor de |4584.2 | | X | | | Certificare/Autoritilor de | | | | | | Management - FB | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| NOT: nregistrarea se mai poate efectua astfel: 4584.2 = 778 - n rou

- 14 -

III.1.F.7. Virarea n conturile Autoritilor de Certificare i Plat/Autoritilor de Management a sumelor reprezentnd debite a. debite aferente Instrumentelor Structurale ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Sume de restituit Autoritilor de |4584.1 | X | | | cont | Certificare/Autoritilor de | | | | | | Management - IS | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil n lei din fonduri externe|5151 | | X | | | nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| b. debite aferente Fondurilor de la buget ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Sume de restituit Autoritilor de |4584.2 | X | | | cont | Certificare/Autoritilor de | | | | | | Management - FB | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil din contribuia naional |5581 | | X | | | reprezentnd cofinanare de la buget | | | | | | aferente programelor/proiectelor | | | | | | finanate din fonduri externe | | | | | | nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Sume de restituit Autoritilor de |4584.2 | X | | | cont | Certificare/Autoritilor de | | | | | | Management - FB | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil din contribuia naional |5582.1 | | X | | | reprezentnd cheltuieli neeligibile | | | | | | de la buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| III.1.F.8. n situaia n care cheltuielile neeligibile sunt cuprinse n bugetul propriu al beneficiarilor, acestea se vireaz n cont de disponibil deschis la Trezoreria Statului ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Transferuri interne |673 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Finanarea de la buget |770 | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______|

- 15 -

| Extras de | Disponibil din contribuia naional |5582.1 | X | | | cont | reprezentnd cheltuieli neeligibile | | | | | | de la buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Venituri din contribuia naional de|778 | | X | | | la buget aferent programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.9. Utilizarea sumelor din contribuia naional reprezentnd cheltuieli neeligibile de la buget ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Furnizori |401 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil din contribuia naional |5582.1 | | X | | | reprezentnd cheltuieli neeligibile | | | | | | de la buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Furnizori de active fixe |404 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil din contribuia naional |5582.1 | | X | | | reprezentnd cheltuieli neeligibile | | | | | | de la buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Conturi de cheltuieli |6xx | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil din contribuia naional |5582.1 | | X | | | reprezentnd cheltuieli neeligibile | | | | | | de la buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| III.1.F.10. n situaia n care cheltuielile conexe sunt cuprinse n bugetul propriu al beneficiarilor, acestea se vireaz n cont de disponibil deschis la Trezoreria Statului ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______|

- 16 -

| Extras de | Transferuri interne |673 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Finanarea de la buget |770 | | X | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Disponibil din contribuia naional |5582.2 | X | | | cont | reprezentnd cheltuieli conexe de la | | | | | | buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | | |______________________________________|______________|_____|______| | | Venituri din contribuia naional de|778 | | X | | | la buget aferent programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| III.1.F.11. Utilizarea sumelor din contribuia naional reprezentnd cheltuieli conexe de la buget ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Furnizori |401 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil din contribuia naional |5582.2 | | X | | | reprezentnd cheltuieli conexe de la | | | | | | buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Furnizori de active fixe |404 | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil din contribuia naional |5582.2 | | X | | | reprezentnd cheltuieli conexe de la | | | | | | buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| ______________________________________________________________________________ | Document | Explicaie | Cont |Debit|Credit| | contabil | | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| | Extras de | Conturi de cheltuieli |6xx | X | | | cont |______________________________________|______________|_____|______| | | Disponibil din contribuia naional |5582.2 | | X | | | reprezentnd cheltuieli conexe de la | | | | | | buget aferente programelor/ | | | | | | proiectelor finanate din fonduri | | | | | | externe nerambursabile | | | | |___________|______________________________________|______________|_____|______| NOT:

- 17 -

- nregistrrile de la punctele 8, 9, 10 i 11 sunt valabile i pentru cofinanarea prevzut n bugetele locale. - Prezenta monografie contabil nu constituie temei legal pentru nregistrarea n contabilitate a operaiunilor. Aceste operaiuni se vor nregistra numai n msura n care sunt reglementate prin acte normative specifice (Legi, Ordonane ale Guvernului, Ordonane de urgen ale Guvernului, Hotrri ale Guvernului, Ordine ale ministrului economiei i finanelor etc.)."

III.2. Reglementari contabile aplicabile pentru instituii institute de cercetare /ageni economici Baza legala: OMFP 1752/2005 III.2.1. Monografia activitilor de cercetare dezvoltare. Monografia nregistrrilor n contabilitatea institutelor de cercetare i a agenilor economici cu activitate de cercetare a cheltuielilor de cercetare dezvoltare Cheltuielile de dezvoltare - recunoatere Imobilizrile de natura cheltuielilor de dezvoltare sunt generate de aplicarea rezultatelor cercetrii sau a altor cunotine, n scopul realizrii de produse sau servicii noi sau mbuntite substanial, naintea stabilirii produciei de serie sau utilizrii. Exemple de activiti de dezvoltare sunt: a) proiectarea, construcia i testarea produciei intermediare sau folosirea intermediar a prototipurilor i modelelor; b) proiectarea uneltelor i matrielor care implic tehnologie nou; c) proiectarea, construcia i operarea unei uzine pilot care nu este fezabil din punct de vedere economic pentru producia pe scar larg; d) proiectarea, construcia i testarea unei alternative alese pentru aparatele, produsele, procesele, sistemele sau serviciile noi sau mbuntite. Cheltuielile de dezvoltare se amortizeaz pe perioada contractului sau de-a lungul duratei de utilizare, dup caz. n situaia n care cheltuielile de dezvoltare nu au fost integral amortizate, nu se face nici o distribuire din profituri, cu excepia cazului n care suma rezervelor disponibile pentru distribuire i a profitului reportat este cel puin egal cu cea a cheltuielilor neamortizate. ntruct legislaia naional nu definete rezervele distribuibile, se vor avea n vedere rezervele care pot fi utilizate, potrivit legii. III.2.2. Evaluarea iniial a imobilizrilor corporale .Cheltuieli ulterioare O imobilizare corporal recunoscut ca activ trebuie evaluat iniial la costul su determinat potrivit regulilor de evaluare din reglementrile contabile, n funcie de modalitatea de intrare n entitate. Exemple de costuri care se efectueaz n legtur cu construcia unei imobilizri corporale, direct atribuibile acesteia (Hotrrea Guvernului nr. 2.139/30.11.2004 pentru aprobarea catalogului privind clasificarea i duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe (M.O. nr. 46/13.01.2005), sunt: a) costurile reprezentnd salariile angajailor, contribuiile legale i alte cheltuieli legate de acestea; b) cheltuieli materiale; c)costurile de amenajare a amplasamentului; d) costurile iniiale de livrare i manipulare; e) costurile de instalare i asamblare; f) cheltuieli de proiectare i pentru obinerea autorizaiilor; g) onorariile profesionale pltite avocailor i experilor etc. Corespondena cu HG nr. 8 din 9 ianuarie 2008 privind aprobarea coninutului-cadru al documentaiei tehnicoeconomice aferente investiiilor publice, precum i a structurii i metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii: Se includ n valoarea investiiilor i o serie de cheltuieli de genul: 3.4. Organizarea procedurilor de achiziie Se includ cheltuielile aferente organizrii i derulrii procedurilor de achiziii publice, precum: cheltuieli aferente ntocmirii documentaiei de atribuire i multiplicrii acesteia (exclusiv cele cumprate de ofertani); cheltuielile cu onorariile, transportul, cazarea i diurna membrilor desemnai n comisiile de evaluare; anunuri

- 18 -

de intenie, de participare i de atribuire a contractelor, coresponden prin pot, fax, pot electronic etc., n legtur cu procedurile de achiziie public. 3.5. Consultan Se includ cheltuielile efectuate, dup caz, pentru: a) plata serviciilor de consultan la elaborarea studiilor de pia, de evaluare etc.; b) plata serviciilor de consultan n domeniul managementului execuiei investiiei sau administrarea contractului de execuie. 3.6. Asisten tehnic Se includ cheltuielile efectuate, dup caz, pentru: a) asisten tehnic din partea proiectantului pe perioada de execuie a lucrrilor (n cazul n care aceasta nu intr n tarifarea proiectului); b) plata diriginilor de antier, desemnai de autoritatea contractant, autorizai conform prevederilor legale pentru verificarea execuiei lucrrilor de construcii i instalaii. Singurele naturi de cheltuieli pentru care HG nr. 8 din 9 ianuarie 2008 nu se pronun sunt : - cheltuieli de publicitate, - cheltuieli de audit; Acestea sunt incluse de regul numai n buget. Opinie personal: dac sunt finanate prin proiect, atunci trebuie incluse n valoarea total a investiiei. Dac nu, se pot nregistra pe cheltuieli de exploatare direct. n costul unei imobilizri corporale pot fi incluse i costurile estimate iniial cu demontarea i mutarea acesteia la scoaterea din eviden, precum i cu restaurarea amplasamentului pe care este poziionat imobilizarea, atunci cnd aceste sume pot fi estimate credibil i entitatea are o obligaie legat de demontare, mutare a imobilizrii corporale i de refacere a amplasamentului. Costurile estimate cu demontarea i mutarea imobilizrii corporale, precum i cele cu restaurarea amplasamentului se recunosc n valoarea acesteia, n coresponden cu un cont de provizioane (contul 1513 "Provizioane pentru dezafectare imobilizri corporale i alte aciuni similare legate de acestea"). III.3.A. Monografia contabil privind nregistrarea cheltuielilor i a veniturilor legate de cercetare dezvoltare n situaia n care nu se obine o imobilizare necorporal O imobilizare necorporal este, n sensul art. 74 din cadrul ORDONANEI Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002 privind cercetarea tiinific i dezvoltarea tehnologic, orice rezultat obinut n cadrul activitilor de cercetare-dezvoltare nregistrate n baza derulrii unui contract finanat din fonduri publice, de natura: a) documentaii, studii, lucrri, planuri, scheme i altele asemenea; b) brevete de invenie, certificate de nregistrare a desenelor i modelelor industriale i altele asemenea; c) tehnologii, procedee, produse informatice, reete, formule, metode i altele asemenea; d) obiecte fizice i produse realizate n cadrul derulrii contractului respectiv. nregistrarea principalelor cheltuieli - Faza de cercetare n luna ianuarie 2008, entitatea a nregistrat urmtoarele consumuri pentru laboratorul propriu de cercetare: - materii prime: 2.000 lei, - materiale auxiliare: 5.000 lei, - manoper: 500 lei, - amortizare imobilizri corporale: 300 lei. Total cheltuieli:7.800 lei. ntruct cercetarea este investigarea original i planificat ntreprins n scopul ctigrii unor cunotine sau nelesuri tiinifice sau tehnice noi, din activitatea desfurat n laboratorul propriu de cercetare este greu de prevzut posibilitatea obinerii de beneficii economice viitoare. n acest sens, cheltuielile ocazionate au fost considerate costuri de cercetare i au afectat profitul contabil al perioadei. Pentru reflectarea n contabilitate a consumurilor ocazionate n activitatea de cercetare, se efectueaz nregistrrile:

601__________________________Cheltuieli cu materiile prime

_______________________________2.000 lei

301 Materii prime

602

Cheltuieli cu materialele consumabile

302 Materiale consumabile 500 lei

5.000 lei

641 Cheltuieli cu salariile personalului

= 421 Personal - salarii datorate

- 19 -

6811 Cheltuieli de exploatare _______amortizarea imobilizrilor_________

privind

= 281 Amortizri privind 300 imobilizrile corporale___________________

lei

nregistrarea veniturilor Contul utilizat: 705 "Venituri din studii i cercetri" Cu ajutorul acestui cont se ine evidena veniturilor realizate din studii i cercetri. Contul 705 "Venituri din studii i cercetri" este un cont de pasiv. n creditul contului se nregistreaz veniturile realizate, iar n debit, la sfritul perioadei, veniturile ncorporate n contul de rezultat patrimonial. La sfritul perioadei, contul nu prezint sold. Contabilitatea analitic se ine pe fiecare surs de finanare. Contul 705 "Venituri din studii i cercetri" se crediteaz prin debitul conturilor: 411 "Clieni" - cu valoarea studiilor i a contractelor de cercetare executate clienilor. 418 "Clieni - facturi de ntocmit" - cu valoarea studiilor i a contractelor de cercetare executate clienilor, pentru care nu s-au ntocmit facturi. 472 "Venituri nregistrate n avans" - cu veniturile nregistrate n avans aferente perioadei curente. 483 "Decontri din operaii n participaie" - cu veniturile primite prin transfer din operaii n participaie. Contul 705 "Venituri din studii i cercetri" se debiteaz prin creditul contului: 121 "Rezultatul patrimonial" - la sfritul perioadei, cu soldul creditor al contului n vederea nchiderii acestuia i stabilirii rezultatului patrimonial. 483 "Decontri din operaii n participaie" - cu veniturile realizate din operaii n participaie transferate coparticipanilor, conform contractului de asociere. In exemplul de mai sus, nregistrarea veniturilor din cercetare realizate in baza unui contract ncheiat cu ANCS se face astfel: 411 "Clieni" = 705 "Venituri din studii i cercetri" 7.800 lei Observaii: 1. fiind vorba de un contract ncheiat cu ANCS, nu se obine profit, cheltuielile fiind egale cu veniturile; Obs.: a) cheltuielile de cercetare de mai sus sunt integral deductibile la calculul profitului impozabil,conform art.21 din LEGEA Nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, astfel: (1) Pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate n scopul realizrii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative n vigoare. (2) Sunt cheltuieli efectuate n scopul realizrii de venituri i: j) cheltuielile de cercetare, precum i cheltuielile de dezvoltare care nu ndeplinesc condiiile de a fi recunoscute ca imobilizri necorporale din punct de vedere contabil; b) din punctul de vedere al recunoaterii ca imobilizri necorporale din punct de vedere contabil, apreciem c ORDONANA Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002 privind cercetarea tiinific i dezvoltarea tehnologic introduce o obligaie care, de principiu, anuleaz deductibilitatea cheltuielilor de cercetare n modul artat mai sus, determinnd recunoaterea n contabilitate a unei imobilizri necorporale la valoarea simbolic de 1 leu, conform art. 76 din ordonan: nregistrarea rezultatelor cercetrii n evidena contabil se face distinct, cu excepia celor prevzute la art. 74 alin. (1) lit. b), la valoarea simbolic de 1 leu, de ctre persoanele juridice executante, care rspund, potrivit legii, de luarea msurilor necesare n vederea conservrii, depozitrii, pstrrii, valorificrii, refolosirii sau casrii, dup caz, a acestora. Soluia contabil la aceasta obligaie este, n opinia noastr, plecnd de la prevederea ordonanei care nu specific modul de nregistrare in contabilitate, ca nregistrarea imobilizrii s nu se efectueze n contabilitatea n partida dubl, prin nregistrarea: 203 Cheltuieli de dezvoltare = 705 "Venituri din studii i cercetri" la valoarea simbolica de 1 leu ci n contul n afara bilanului 8038 Alte valori n afara bilanului la valoarea simbolica de 1 leu n baza registrului special de eviden reglementat prin aceeai ordonan de mai sus. Menionam c n practica celor mai multe institute de cercetare din tara aceasta este modalitatea de nregistrare n contabilitate de nregistrare n bilan i nu n afara bilanului ceea ce contravine deductibilitii cheltuielilor din punct de vedere fiscal.

- 20 -

Oricum, prevederea de mai sus (art. 76 din ORDONANA Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002) este deja depit, ntruct valoarea de 1 leu trebuie denominat i devine 0,0001 lei suma care este ridicol de a fi nregistrat n contabilitate chiar n afara bilanului. 2. pe aceeai baz (contract ncheiat cu ANCS) considerm c n mod legal nu se colecteaz TVA i nu se factureaz (aspect oarecum neobinuit n contabilitate i fiscalitate) ntruct nu este vorba de un transfer de proprietate, proprietatea rmnnd asupra institutului de cercetare, conform art.75 din ORDONANA Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002: (1) Rezultatele cercetrilor obinute pe baza derulrii unui contract finanat din fonduri publice aparin persoanelor juridice executante i ordonatorului principal de credite, n egal msur, dac prin contract nu s-a prevzut altfel. (2) Rezultatele cercetrii prevzute la alin. (1) sunt administrate de unitile care le-au produs, cu acordul ordonatorului principal de credite, cu excepia documentaiilor de interes naional care rmn n custodia acestor uniti i sunt sub controlul autoritii de stat pentru cercetare-dezvoltare. n situaia n care prin contractul de cercetare ncheiat cu ANCS au loc i cumprri de dotri incluse n buget, conform art. 76 din ORDONANA Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002, atunci: Se nregistreaz n patrimoniu, potrivit legislaiei n vigoare, achiziiile efectuate n vederea executrii contractului, care nu au fost nglobate n rezultatele cercetrii Conform prevederilor de mai sus, apreciem c modul de nregistrare a acestor achiziii practicat n prezent de majoritatea institutelor de cercetare nu este corect. nregistrarea unei astfel de situaii este, de regula, urmtoarea: Exemplu: Buget total :100.000 lei, din care: dotri 15.000 lei: 4111 Clieni = % 100.000 85.000 15.000

705 "Venituri din studii i cercetri" 472 Venituri nregistrate in avans

nregistrarea pe venituri anticipate a contravalorii dotrilor finanate printr-un contract de cercetare nu este corect. Motivaia const n faptul ca au loc intrri de numerar fr nici o contraprestaie din partea beneficiarului, n privina finanrii achiziiilor de astfel de dotri aceste sume avnd caracter de subvenii i trebuind a fi nregistrate ca atare n contabilitate. Oricum, din punct de vedere fiscal, institutele de cercetare procedeaz corect (recunoscnd implicit caracterul de subvenie a acestor sume) atunci cnd, odat cu amortizarea pe seama cheltuielilor a acestor dotri, nregistreaz concomitent aceleai sume i pe venituri pentru a nu altera rezultatul fiscal. Referitor la amortizare mai semnalm o anomalie care se refer la perioada n care se amortizeaz aceste dotri finanate prin contracte de cercetare si anume: n cele mai multe cazuri perioada de amortizare este cea aferent contractului de cercetare, ceea ce contravine legislaiei n domeniu, respectiv art.24 Amortizarea fiscal din Legea nr.571/2003, care stipuleaz c imobilizrile se amortizeaz din punct de vedere fiscal pe durata de via normat. Aceast durat de via normat, este n cazul dotrilor de cercetare, conform HG Nr. 2139 din 30 noiembrie 2004 pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea i duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe, de 4-6 ani (cod de clasificare 2.2.7. Aparate i instalaii pentru cercetarea tiinific). III.3.B. Monografia contabil privind nregistrarea cheltuielilor i a veniturilor legate de cercetare dezvoltare n situaia n care se obine o imobilizare necorporal n situaia n care se apreciaz c exist elemente pentru recunoaterea cheltuielilor de cercetare ca i active necorporale (exist certitudinea obinerii unor beneficii economice suplimentare din aplicarea rezultatului cercetrii, iar costurile ocazionate au fost determinate n mod obiectiv), principalele operaiuni contabile sunt urmtoarele: Exemplu 1: n domeniul cercetrii i dezvoltrii, activitatea desfurat la S.C. X are ca scop obinerea unui nou vaccin antigripal i a altor trei medicamente noi. S.C. X. a ncheiat cu un centru de cercetri pentru medicamente un contract pentru achiziionarea studiului "Tehnologia de obinere a vaccinului Antigrip" n valoare de 60.000 lei. Se apreciaz c sunt ndeplinite criteriile pentru recunoaterea acestor cheltuieli ca activ. nregistrarea n contabilitate: 203 Cheltuieli de dezvoltare_________ = 404 Furnizori de imobilizri___________60.000 lei

- 21 -

Entitatea X nregistreaz n aceeai lun produsul astfel obinut la Oficiul de Stat pentru Invenii i Mrci (OSIM). Taxele pltite pentru brevetarea acestei invenii se ridic la suma de 5.000 lei, produsul fiind protejat pe o perioad de trei ani. Entitatea obine dreptul de a vinde licena asupra fabricrii acestui vaccin pe o perioad de trei ani. nregistrarea licenei la o valoare de 65.000 lei (cheltuiala de dezvoltare este de 60.000 lei la care se adaug cheltuielile aferente brevetrii n sum de 5.000 lei) % 65.000 lei 203 Cheltuieli de dezvoltare 60.000 lei 404 Furnizori de imobilizri 5.000 lei Entitatea decide ca licena respectiv s se amortizeze pe perioada celor trei ani, ct este nregistrat la OSIM, dreptul de exploatare. Exemplu 2: O entitate achiziioneaz un program de contabilitate n sum de 30.000 lei care urmeaz a fi utilizat pentru nevoi proprii. Durata de utilizare economic este de trei ani. Odat cu achiziia programului pentru necesiti proprii, entitatea achiziioneaz i licena n valoare de 38.000 lei, respectiv dreptul de a multiplica i vinde terilor acest program, pe o perioad de doi ani. Deoarece se poate efectua o separare clar ntre cele dou componente, n contabilitate ele vor fi urmrite separat: % 205 Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare 208 Alte imobilizri necorporale___________ = 404 Furnizori de imobilizri 68.000 lei 38.000 lei 205 Concesiuni, brevete, licene mrci = comerciale, drepturi i active similare

_________________________________30.000 lei

n aceste condiii, amortizarea programului informatic utilizat pentru necesiti proprii se va efectua pe perioada de utilizare, respectiv trei ani, iar costul licenei va fi amortizat pe o perioad de doi ani. III.3.C. Subvenii n categoria subveniilor se cuprind subveniile aferente activelor i subveniile aferente veniturilor. Acestea pot fi primite de la: guvernul propriu-zis, agenii guvernamentale i alte instituii similare naionale i internaionale. n cadrul subveniilor se reflect distinct: - subvenii guvernamentale; - mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii; - alte sume primite cu caracter de subvenii. Subveniile aferente activelor reprezint subvenii pentru acordarea crora principala condiie este ca entitatea beneficiar s cumpere, s construiasc sau s achiziioneze active imobilizate. Pot exista, ns, condiii secundare care restricioneaz tipul sau amplasarea activelor sau perioadele n care acestea urmeaz s fie achiziionate sau deinute. O subvenie guvernamental poate mbrca forma transferului unui activ nemonetar, caz n care subvenia i activul sunt contabilizate la valoarea just. n conturile de subvenii pentru investiii se contabilizeaz i donaiile pentru investiii, precum i plusurile la inventar de natura imobilizrilor corporale i necorporale. Subveniile pentru activele neamortizabile (de exemplu, terenuri) pot fi condiionate de ndeplinirea unor obligaii. n astfel de situaii, subveniile se vor recunoate ca venituri de-a lungul perioadelor care confirm costul realizrii respectivelor obligaii. De exemplu, o subvenie pentru achiziia unui teren poate fi condiionat de construirea unei cldiri pe terenul respectiv, caz n care subvenia va fi recunoscut ca venit de-a lungul perioadei utile de via a cldirii. Subveniile aferente veniturilor cuprind toate subveniile, altele dect cele pentru active. Reguli privind subveniile

- Subveniile se recunosc, pe o baz sistematic, drept venituri ale perioadelor corespunztoare

cheltuielilor aferente pe care aceste subvenii urmeaz s le compenseze; - Subveniile nu trebuie nregistrate direct n conturile de capital i rezerve; - Subveniile pentru active, inclusiv subveniile nemonetare la valoarea just, se nregistreaz n contabilitate ca subvenii pentru investiii i se recunosc n bilan ca venit amnat. Venitul amnat se nregistreaz n contul de profit i pierdere pe msura nregistrrii cheltuielilor cu amortizarea sau la casarea ori cedarea activelor; - Restituirea unei subvenii referitoare la un activ se nregistreaz prin reducerea soldului venitului amnat, cu suma rambursabil; - Restituirea unei subvenii aferente veniturilor se efectueaz fie prin reducerea veniturilor amnate dac exist, fie, n lipsa acestora, pe seama cheltuielilor;

- 22 -

- n msura n care suma rambursat depete venitul amnat sau dac nu exist un asemenea venit, surplusul, respectiv valoarea integral restituit, se recunoate imediat ca o cheltuial.
III.4. Tratamentul contabil al fondurilor din cadrul Programelor de finanare extern Entitile care deruleaz fonduri nerambursabile n cadrul unor Programe de finanare extern vor utiliza tratamentul contabil aplicabil pentru subvenii, n vederea contabilizrii operaiunilor generate de primirea i utilizarea acestor fonduri. Cele mai ntlnite contracte pentru derularea unor astfel de programe sunt: fondul ISPA, fondul SAPARD, fondul PHARE, fondurile structurale. Raionamentele contabile utilizate la reflectarea n contabilitate a fondurilor din cadrul programelor de mai sus vor avea n vedere att prevederile din contractele de finanare, ct i reglementrile contabile i politicile contabile aplicabile beneficiarilor de fonduri. n funcie de informaiile asociate acestor surse de finanare, ct i de prevederile legale specifice activitii finanate prin subvenii, entitile care utilizeaz astfel de surse vor stabili seturi de proceduri i politici contabile prin care s se respecte att principiile contabile, ct i prevederile contractuale stabilite ntre pri. Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursabile sunt stabilite n conformitate cu tratamentul contabil aplicabil att subveniilor aferente activelor, ct i subveniilor aferente veniturilor. Regula de baz utilizat presupune corelarea corespunztoare a veniturilor din subvenii cu cheltuielile prevzute a se efectua din aceste surse. n situaia n care, potrivit unor acte normative specifice, se constituie fonduri speciale cu scopul de a finana anumite obiective de investiii, acestea pot fi asimilate subveniilor. Aceste fonduri sunt utilizate conform destinaiilor prevzute n acele acte normative n baza crora s-au constituit, cum ar fi: achitarea ratelor scadente aferente creditelor externe contractate pentru plata furnizorilor de imobilizri, achitarea costurilor ndatorrii, ct i alte destinaii. Se precizeaz c n cazul derulrii de asemenea programe, n contabilitatea financiar operaiunile economice se nregistreaz potrivit Reglementrilor contabile conforme cu Directiva a patra a CEE, parte component a reglementrilor contabile aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.752/2005, cu modificrile i completrile ulterioare. Totodat, entitile trebuie s organizeze evidena intern pentru a rspunde cerinelor de informaii pe proiect solicitate de finanator, conform contractelor ncheiate. n continuare se prezint, exemplificat, pe cele dou activiti specifice finanrii din subvenii (activitatea de investiii i activitatea curent), principalele nregistrri contabile efectuate ca urmare a derulrii programelor ISPA, SAPARD , PHARE, fonduri structurale. Operaiunile contabile efectuate au la baz documentele justificative ntocmite i clauzele contractuale stabilite ntre pri. a) Operaiuni privind finanarea investiiilor (subvenii aferente activelor) Exemplu O entitate primete o sum nerambursabil (finanare ISPA) de 100.000 lei pentru achiziionarea unui echipament tehnologic. Entitatea achiziioneaz echipamentul la cost de achiziie de 100.000 lei. Durata de via estimat a respectivului echipament este de 10 ani, iar amortizarea se calculeaz prin metoda liniar. n contabilitate se efectueaz urmtoarele nregistrri: - recunoaterea dreptului de a ncasa subvenia de 100.000 lei: 445 Subvenii = 131 Subvenii guvernamentale 100.000 lei pentru investiii - ncasarea subveniei: 5121 Conturi la bnci n lei = 445 Subvenii 100.000 lei - achiziionarea echipamentului tehnologic: 100.000 lei 2131 Echipamente tehnologice (maini, = 404 Furnizori de imobilizri utilaje i instalaii de lucru) - achitarea furnizorului de imobilizri: 404 Furnizori de imobilizri = 5121 Conturi la bnci n lei 100.000 lei - nregistrarea amortizrii lunare de 833,33 lei (100.000 lei/10 ani/12 luni = 833,333 lei): 6811 Cheltuieli de exploatare privind = 2813 Amortizarea instalaiilor, 833,33 lei amortizarea imobilizrilor mijloacelor de transport, animalelor i plantaiilor i concomitent, - recunoaterea venitului aferent subveniei (venitul din subvenie este la nivelul cheltuielii cu amortizarea deoarece investiia a fost subvenionat integral):

- 23 -

131 Subvenii guvernamentale = 7584 Venituri din subvenii pentru investiii pentru investiii

833,33 lei

Not: n cazul finanrilor n valut, operaiunile economice se nregistreaz n contabilitate cu respectarea regulilor referitoare la decontarea operaiunilor n valut, prevzute de Reglementrile contabile. Diferenele de curs valutar nefavorabile ce pot rezulta n astfel de cazuri nu pot fi incluse n valoarea imobilizrilor cu excepia situaiilor n care se aplic metoda capitalizrii costurilor de investiii situaie n care i dobnda (acumulat pn la punerea n funciune) va fi nregistrat pe valoarea de intrare. b) Operaiuni privind finanarea de cheltuieli (subvenii aferente veniturilor) Exemple de reguli ce trebuie respectate la nregistrarea sumelor care au rolul de a acoperi cheltuieli curente: - o subvenie guvernamental (sum nerambursabil) care urmeaz a fi primit drept compensaie pentru cheltuieli sau pierderi deja suportate n cursul exerciiului, fr a exista costuri viitoare aferente, se recunoate ca venit n perioada n care devine crean, astfel: 445 Subvenii = 741 Venituri din subvenii de exploatare

sau - n cazul n care se primesc fondurile pentru finanare i nu s-au efectuat cheltuielile care se finaneaz din aceast surs se efectueaz nregistrarea: 445 Subvenii = 472 Venituri nregistrate n avans

i pe msura nregistrrii cheltuielilor n conturile din clasa 6, are loc reluarea la venituri a sumelor din contul 472: 472 Venituri nregistrate n avans = 741 Venituri din subvenii de exploatare

- ncasarea subveniei n contul de disponibil: 5121 Conturi la bnci n lei = 445 Subvenii

25 mai 2009 dr.ec.jr. TAMAS SZORA ATTILA

- 24 -