Unitatea de invatare nr 2 Capitolul II 2.

1 Informaia i cunoaterea, elemente eseniale procesului de management

Relaia dintre informaie i procesul de management este o relaie intrinsec, nu se poate face management de calitate fr informaie de calitate, iar informaia este materia prim n procesul de conducere. n societatea informaional, informaia i cunoaterea au un rol decisiv ca surse de cretere economic, de dezvoltare social i uman. 2.1.1 Conceptele informaie i cunoatere

Informaia a devenit nu numai un factor major al procesului de producere, dar i una din resursele la fel de importante precum energia, petrolul, metalele, obinnd, totodat, o calitate cu totul deosebit - ea nu se epuizeaz, ci dimpotriv, valoarea ei crete cu att mai mult, cu ct este mai intens i frecvent folosit, iar utilizarea ei conduce la crearea de noi valori. Cunotinele sunt recunoscute ca un factor esenial al dezvoltrii. le sunt un factor strategic, c!eie, pentru competitivitatea economic ntr-o lume globalizat, iar dezvoltarea difereniat a rilor lumii se datoreaz i modului diferit de aplicare i circulaie a lor n societate. "nformaia constituie un obiect de studiu comple# i interdisciplinar, aprnd n ipostaze multiple, ca operator de baz al funcionrii intelectului uman i al sistemelor cu inteligen artificial, substan a actelor de comunicare interumane i reper esenial al proceselor de concepie, decizie i conducere i aciune individual i colectiv, determinant pentru nivelul de raionalitate a comportamentelor umane$. "nformaia mrete, n general, gradul de cunoatere al omului n raport cu anumite evenimente, e#periene, obiecte, cu mediul nconjurtor la modul general, deoarece informaia reprezint un plus de cunoatere, avnd un caracter de noutate. %oiunea de informaie este greu de definit, fiind o noiune a#iomatic. a reprezint o form de manifestare a materiei, alturi de substan i energie&. 'ai jos sunt prezentate cteva ncercri de definire a informaiei. (icionarul e#plicativ al limbii romne trateaz informaia ca fiind) Fiecare dintre elementele noi n raport fa de cunotinele prealabile n semnificaia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicaia unui instrument !" n (icionarul de "nformatic i *ibernetic regsim urmtoarea definiie) #n element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificaii pentru un sistem n aciune i care dispune de proprietatea de a genera aciuni predictive ale sistemului n raport cu repertoriul cunoscut de aciuni!" n +eoria *omunicaiilor gsim) Informaia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcionea$ i care aduce receptorului ei un spor de cunoatere " (ezvoltarea fr precedent a societii umane, n general i a activitilor social-economice n special, care au obiect de activitate transmiterea, memorarea i tratarea informaiei au determinat o diversificare foarte mare a naturii informaiilor i o cretere masiv a volumului de informaie. 2.1.2 Clasificri ale informaiei #ist foarte multe criterii de clasificare a informaiei, ns, din toate acestea am ales pe cele care
$ &

(ictionarul de conomie, d. conomica, ,ucuresti, $---, pag.&./ (aniela nac!escu, "nformatic generala, d. 0niv. din 1loiesti, &223, pag.$4

sunt relevante pentru a pune n eviden importana informaiei n societatea actual, n procesul de management4. Clasificarea informaiei n timp fa n raport cu momentul utili$rii ei% informaie activ 5 care se refer la procese n curs de desfurare 6procese operative78 informaie pasiv 5 referitoare la procese i fenomene care au avut loc i s-au terminat8 informaie de tip previ$ional 5 referitoare la procese viitoare. Clasificarea informaiei dup domeniul de activitate din care este obinut) informaie social5 referitoare la procesele sociale8 informaie te&nico'tiinific 5 referitoare la activitatea te!nico-tiinific8 informaie de tip economic 5 care se refer la activitatea economic8 Clasificarea informaiei din punct de vedere al coninutului acesteia% informaie elementar 5 acea informaie care nu se mai poate descompune8 informaie complex - acea informaie obinut prin agregarea informaiilor elementare8 informaie de tip sintetic 5 aspecte de obinere a unor indicatori sintetici. Clasificarea informaiei dup forma de stocare pe un anumit suport) informaie sub form analogic 5 const n reprezentarea fenomenelor fizice, a imaginilor fi#e, a sunetelor i imaginilor dinamice aa cum sunt ele percepute de dispozitivele te!nice de nregistrare fr a fi necesar o conversie sau o codificare a acestora nainte de transmiterea sau memorarea pe suporturile te!nice de informaie. (e e#emplu) nregistrarea mesajelor i altor informaii sonore pe band magnetic cu ajutorul ec!ipamentelor audio de tip analogic 6magnetofon, casetofon7 larg rspndite pn la apariia ec!ipamentelor digitale, precum i a dispozitivelor de captare a sunetului 6microfon78 nregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activiti, operaii i procese prin folosirea ec!ipamentelor analogice pentru imagine i sunet de tip videorecorder, videocamer. informaie digital 5 forma digital a informaiei se realizeaz fie pornind de la forma analogic a acesteia, fie pornind de la fenomenul real8 n ambele cazuri are loc o codificare numeric, o evaluare cantitativ, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentrii. ste forma artificial a informaiei.

1e suportul te!nic, informaia se prezint ca o succesiune de valori binare 62 i $7 ordonate dup un sistem de reguli 6cod7. "nformaia este introdus n sistemul de calcul cu ajutorul tastaturii sau a altor dispozitive de introducere a informaiilor. 9dat introdus, informaia se transmite i se memoreaz sub forma digital c!iar din momentul perceperii acesteia, fr a mai fi necesar i o conversie prealabil a ei. "nformaiile analogice pentru a fi supuse procesrii computerizate, trebuie supuse conversiei n form digital cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic n digital. :cestea se pot folosi independent sau se pot introduce n configuraia unui sistem informatic de birou . ;orma digital a informaiei prezint urmtoarele avantaje) nregistrarea, memorarea i transmiterea informaiei sunt realizate cu o nalt fidelitate8 posibilitatea folosirii sistemelor informatice de birou pentru memorarea i procesarea informaiei digitale cu toate avantajele ce decurg din aceasta) viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regsirea selectiv i rapid a informaiei memorate8 costul relativ redus al informaiei memorate, procesate i comunicate n form digital fiabilitatea ridicat n timp a informaiei digitale, suportul pe care este stocat informaia poate rezista zeci de ani.
4

"bdem, pag. $3

Clasificarea informaiei dup natura formal ) informaia sub form de date) numerice, alfanumerice, participnd la efectuarea unei game largi de operaii matematice i logice cu larg aplicabilitate n activitile economice, de cercetare tiinific, proiectare te!nologic, statistic, administraie8 informaia sub form de texte 5 acea informaie organizat sub forma documentelor, paginilor de te#te, paragrafe, fraze, cuvinte, caractere. :cest tip de informaie este destinat prelucrrii cu programe adecvate de editare i te!noredactare a te#telor, control gramatical i semantic al cuvintelor, punerii n form i apoi n pagin a te#tului de redactat8 informaia sub form de documente grafice 5 destinate perceperii vizuale de ctre factorii umani prin afiarea pe monitorul calculatorului electronic, prin scrierea la imprimant sau la dispozitivul de tiprire a desenelor 6plotter7. 0n document poate conine ca imagini prelucrate grafic, date sub form de rapoarte i situaii, te#te e#plicative, reprezentri grafice, desene, sc!ie te!nice, imagini fotografiate8 informaia sub form de secvene audio generate de vocea uman, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce i acustice8 informaia sub form de secvene video 5 de natur animat sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafic bidimensional sau tridimensional care sunt de cele mai multe ori nsoite de informaie sonor) voce sau sunet. Clasificarea informaiei din punct de vedere al suportului informaional% informaie pe suporturi te&nice de informaii% informaie pe suporturi magnetice% banda magnetic, caseta magnetic, discul magnetic, cartela magnetic8 informaie pe suporturi cu lectur optic : discurile optice de mare capacitate a cror informaie digitalizat este citit optic cu dispozitive laser8 "nformaia memorat pe suporturile te!nice este nregistrat i poate fi citit numai cu ajutorul unor dispozitive te!nice de citire-scriere cum sunt) dispozitivele periferice de citire i scriere pe suporturile magnetice, unitile de lectur optic a discurilor tip *(-R9', etc.

informaie pe suporturi u$uale% &(rtie, documentele clasice respectiv documentele informatice i birotice 6obinute la imprimant7, documentele realizate cu ajutorul plotter-ului. alt supor similar8 n locul !rtiei se pot utiliza ns o gam larg de nlocuitori sintetici cu caracteristici i caliti grafice asemntoare sau superioare !rtiei, care pot fi consultate vizual ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere 6de tip <ero#7. 2.2 informaie pe suporturi transparente 5 din pelicul fotografic sau pelicul de film, microfilm care poate fi lecturat numai dup ce imaginea nregistrat este mrit. Informaiile i datele, componetele eseniale ale sistemului informaional al organizaiei

*alitatea informaiei este foarte important pentru actul de conducere, utilizarea informaiei depinznd de caracteristicile acesteia. 'odul n care se transmite informaia este la fel de important pentru asigurarea acurateii informaiei, astfel nct utilizatorul s obin o informaie neviciat de transmisie. *entrul de decizie este reprezentat de receptor n sensul c la acesta ajung datele transmise i stocate de ctre emitor. mitorul oglindete comportarea cantitativ-calitativ a unei organizaii economice.

!I -#.I%I/ !" %&$( 'I I"

"' ($)

C$($) !" C#',(IC$&"

"' ($)

!I -#.I%I/ !" &"C"-*I"

'" $3
"'I*+%#&

C#!IFIC$%#&

!"C#!IFIC$%# &

&"C"-%#&

)ocul, ,& persoana, + ec4ipamentul care produce i transmite mesa5ul

.0#'#% -"&%,&1$ *II2

FEEDB Figura 1.1.ACK - )rocesul de comunicare4

-ersoana, ec4ipamentul care primete mesa5ul

n figura $.$ este prezentat procesul de comunicare, emitor-canal de transmisie-receptor. *mitorul emite ct mai multe informaii reprezentnd comportri cantitative ale organizaiei, oglindind comportamentul organizaiei respective din punct de vedere calitativ. Canalul de comunicare (transmitere a datelor i informaiilor are menirea de a asigura transmiterea rapid a datelor astfel nct acestea s ajung n timp oportun la centrul de decizie 6receptor7 pentru a se lua deciziile care trebuie luate i de a transmite fidel informaiile. Canalul trebuie s aib capacitate de decodificare i trebuie s fie pe aceeai lungime de und cu emitorul. (in figura $.$ reiese c procesul de informare se realizeaz n dou sensuri) conexiunea direct care reprezint informaiile de decizie8 conexiunea invers care reprezint informaiile de stare, privitoare la starea sistemului condus, sau feedbac=. :cest model simplist poate fi aplicat oricrui sistem deci inclusiv unei organizaii. :stfel, putem reprezenta modul cum circul informaia n interiorul unui agent economic, reprezentndu-se doar cele dou subsisteme importante i anume cel de decizie 6conductor7 i cel de e#ecuie 6condus7. n cadrul unei organizaii informaia circul att n interiorul acesteia, ntre diferitele departamente, conform organigramei, dar, la fel de important, are loc un tranfer de informaie cu mediul e#terior organizaiei. :ceste transferuri de informaie fac parte din flu#urile informaionale, circuitele informaionale respectiv sistemul informaional specific fiecrei organizaii. Fluxul informaional este o seciune prin circuitul informaional i reprezint cantitatea de informaie care circul ntre dou puncte ale grafului organizaional avnd) destinaie, coninut, sens i frecven bine stabilit. Circuitul informaional cuprinde drumul pe care l parcurge informaia din momentul apariiei unui eveniment i pn cnd pe baza cunoaterii lui, se declaneaz un alt eveniment. istemul informaional este definit ca fiind un ansamblu de fluxuri i circuite informaionale organi$ate n mod unitar i prin intermediul crora se asigur legtura informaional dintre subsistemul condus i cel conductor, dintre diferitele departamente ale organi$aiei, cu scopul reali$rii unei bune comunicri care s permit desfurarea n bune condiii a activitii organi$aiei astfel nc(t s se ajung la ndeplinirea obiectivelor propuse. 9 alt definiie a sistemului informaional l contureaz ca fiind un ansamblu de procedee, metode i mijloace prin care se asigur culegerea, transmiterea, prelucrarea dar i valorificarea informaiilor. ste bine cunoscut c sistemul informaional, ca o component a sistemului de conducere, are un rol important n funcionalitatea i eficiena economic a firmei deoarece el ofer materia prim informaional pentru ndeplinirea obiectivelor i e#ecutarea sarcinilor, competenelor, responsabilitilor, att de ctre conducere ct i de personalul de e#ecuie. n figura $.& este prezentat sc!ematic modul n care principalele flu#uri informaionale circul n interiorul unei organizaii dar i ntre organizaii i mediu.

>a!aria '., 1al=o ?!., *ompetiia i managementul companiei, ditura *urtea @ec!e 1ublis!ing, ,ucureti, &222, pag. $//.

"nformaii ctre alte sisteme

A"A+ '0C *9%(0*D+9R

"nformaii de la alte sisteme

!"CI.II

I(F#&'$*II !" %$&"

Resurse

A"A+ '0C *9%(0A

1roduse 6bunuri i servicii7

Figura 1.2 Circulaia informaiilor n abordarea sistemic a unei organi$aii Aistemul informaional este o component a sistemului de management alturi de sistemul organizatoric, sistemul decizional i sistemul de metode i te!nici de conducere. (in aceast perspectiv sistemul informaional poate fi definit ca totalitatea datelor, informaiilor, circuitelor i flu#urilor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor e#istente ntr-o unitate economic, avnd ca scop asigurarea suportului informaional necesar pentru stabilirea i ndeplinirea obiectivelor. +istemul informaional, prin componena sa, are pentru unitatea economic acelai rol ca sistemul circulator pentru corpul omenesc. *omponena sistemului informaional este urmtoarea3 ) ,atele i informaiile ,ata 5 n general noiunea de dat este adesea confundat cu cea de informaie, dar data este o niruire de caractere numerice sau alfanumerice cu o anumit semnificaie, o descriere letric B cifric a unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei aciuni din cadrul sau din afara unitii economice, constituind componena primar a sistemului informaional i care este prelucrat prin mijloace automate. 1rin prelucrarea datelor se obin informaii. Informaia 5 acea dat care aduce un plus de cunoatere i care servete pentru luarea unei decizii sau traducerea n via a acestora prin aciunea ce urmeaz. n cadrul unei firme, informaiile au o tripl dimensiune ) social general 5 e#prim rolul informaiei din cadrul firmei n manifestarea componenilor si ca ceteni ai rii, ca purttori ai anumitor drepturi i obligaii, n e#ercitarea crora informaiile ve!iculate au o pondere apreciabil8 organi$aional 5 rezid n rolul informaiilor n stabilirea i operaionalizarea obiectivelor firmei8 individual 5 prin coninut i mod de reprezentare influeneaz substanial i potenial aspiraiile fiecrui salariat i gradul de satisfacere al acestora. (atele reprezint elementele componente ale informaiei, ele constituind suportul formal al acesteia. #ist dou categorii de informaii i anume) informaii elementare 6obinute din constatri asupra unui obiect sau fenomen7 i informaii complexe 6obinute ca urmare a agregrii informailor elementare7. 9rice informaie are o component calitativ numit i identificator care indic natura
3

(aniela nac!escu, Informatic general, d. 0niv. din 1loiesti, &223, pag $/

obiectului la care se refer informaia i o component cantitativ numit i component de stare care indic fie o stare n care se gsete obiectul, fie o valoare pe care o are. Fluxurile informaionale

;lu#urile informaionale reprezint ansamblul de informaii necesar desfurrii unei activiti sau c!iar activiti de transmitere de informaii ntre emitor i receptor. n cadrul firmelor moderne se ncearc stabilirea unor flu#uri informaionale ct mai directe prin evitarea punctelor intermediare i ct mai scurte prin evitarea prelungirii lor n aval sau n amonte de beneficiarii vizai. Circuitele informaionale

*ircuitele informaionale reprezint acele itinerarii parcurse de date i informaii de la generare pn la activarea sau distrugerea lor n funcie de caracteristicile organizatorice ale emitorilor i beneficiarilor de informaii. )rocedurile informaionale

1rocedurile informaionale sunt acele operaii e#ecutate n cadrul unui circuit informaional care constau ntr-un ansamblu de elemente ce presupun un anumit suport de date, o ordine prestabilit a datelor i informaiilor, anumite mijloace de tratare a informaiilor. -ijloacele de tratarea informaiilor

'ijloacele de tratarea informaiilor reprezint componenta te!nico-material a sistemului informaional incluznd instrumentele i ec!ipamentele care folosesc n tratarea 6culegerea, nregistrarea, prelucrarea i transmiterea7 informaiilor precum i n stocarea informaiilor. 'ijloacele de tratare a informaiilor pot fi) manuale, mecanice, computerizate, automatizate. n dezbaterea noiunii de sistem informaional trebuie s precizm funciile sale n cadrul unitii economice. :ceste funcii sunt ) Funcia documentar care asigur ndeplinirea operaiilor de nregistrare i transmitere a informaiilor avnd ca finalitate mbogirea cunotinelor personalului firmei. Funcia operaional pentru informarea personalului n scopul realizrii sarcinilor care revin fiecrui angajat al firmei. Funcia deci$ional care este i cea mai important i care const n asigurarea informaiilor pentru iniierea, fundamentarea i adoptarea deciziilor manageriale. 9 informaie de calitate trebuie s fie n acelai timp) consistent, relevant, oportun, e#act i accesibil. 1entru a analiza o informaie din punct de vedere calitativ trebuie s e#plicm relaia) informaie' cunotin" "nformaia reprezint acel plus de cunoatere cu caracter obiectiv, pe cnd cunotina reprezint tot un plus de cunoatere dar cu caracter subiectiv. :stfel, relevana unei informaii poate fi analizat ca o sum de cunotine care pot duce la luarea unei decizii corecte i n lipsa crora decizia luat putea fi incorect. $tenie6 Relevana unei informaii pentru o anumit decizie nu nseamn relevana acelei informaii pentru orice decizie, astfel nct o informaie poate fi irelevant pentru o decizie dar relevant pentru o alt decizie. (in cele spuse mai sus putem trage concluzia c informaia reprezint forma dat unei cunotine pentru a permite comunicarea i manipularea acesteia. 'anipularea unei informaii este influenat de exactitatea (acurateea ei astfel) dac informaia este e#act, coninutul ei va reflecta situaia real a fenomenului i va influena de asemenea luarea deciziei. 9 informaie ine#act poate duce la consecine foarte grave n managementul unei organizaii.

.portunitatea unei informaii implic e#istena unui decalaj corespunztor ntre momentul recepionrii informaiei i momentul necesar pentru luarea deciziei, este deosebit de important n orice activitate i mai ales n procesul de conducere pentru c o informaie obinut cu ntrziere are o valoare sczut sau i pierde n totalitate valoarea. Informaia este un produs perisabil. 9portunitatea informaiei depinde n foarte mare msur de procesul de informare, care stabilete legtura ntre subsistemul condus i subsistemul conductor. Revenind la caracteristicile informaiei trebuie s subliniem c, pe lng relevan, oportunitate, acuratee, informaia trebuie s aib i consisten i de asemenea s fie i accesibil. Consistena informaiei se refer la faptul c o informaie trebuie s furnizeze ct mai multe cunotine celui care o recepioneaz. /ccesibilitatea unei informaii se refer la modul de prezentare al informaiei care determin viteza de trecere de la informaie la cunotin. 9 informaie confuz se proceseaz mult mai greu dect o informaie clar. #tilitatea unei informaii poate fi legat de un compartiment al organizaiei economice, de un nivel de conducere sau de organizaia economic n general. ntr-o organizaie economic volumul informaiilor este foarte mare ceea ce necesit e#istena unui sistem informaional bine pus la punct pentru bunul mers al respectivei organizaii. *ficiena informaiei reprezint raportul dintre valoarea informaiei i costul obinerii informaiei, de aceea este important s se stabileasc o valoare optim a acestui raport. 1rocesul managerial este neles n primul rnd ca un proces de utilizare a informaiei prin ciclul) informaie 0 deci$ie 0 aciune, de aceea managementul poate fi conceput i ca o serie de activiti ce implic recepionarea, procesarea i transmiterea informaiei. *u alte cuvinte, managementul este asaltat de o mulime de informaii care trebuie s fie n primul rnd eficiente i de calitate pentru aciuni profitabile altfel se pot lua decizii incorecte care s duc la consecine foarte grave pentru viitorul organizaiei. %" %: $. &. 4. .. 3. F. *are sunt componentele sistemului informationalE *are este diferenta dintre informatia analogica si cea digitalaE *um se calculeaza eficienta informatieiE *e este o informatie de calitateE :rgumentati legatura) informatie-date-cunostinte. ste firma un sistem ciberneticE

)ucrare de 7erificare: :rgumentati legatura dintre informatie-date si cunostinte in activitatea de management