1

TEMATICA INSTRUIRE INTERNA

Ce este un Sistem de Management al Calitatii ?
Sistemul de management al calitatii este un sistem de management orientat catre
respectarea de catre serviciul/ produsul furnizat catre client a tuturor cerintelor
acestuia.
Practic sistemul de management al calitatii este un mod de conducere a
organizatiei orientat catre client sau mai bine zis orientat spre respectarea, de
catre produsul/serviciul furnizat, a tuturor cerintelor clientului.
Ce este ISO 9001:2000 ?
Este un standard international ce contine criterii pentru documentarea,
implementarea si certificare unui Sistem de Management al Calitatii.
Este practic singurul document de referinta ce sta la baza unei certificari ISO
9001:2000.
Ce este certificarea ISO 9001:2000 ?
In intelesul stric al termenului certificarea reprezinta recunosterea unei terte parti
a faptului ca organizatia aplica un Sistem de Management al Calitatii in
conformitate cu cerintele ISO 9001:2000 .
Insa prin certificarea ISO 9001:2000 organizatia comunica tuturor partilor
interesate ca:
- principalul obiectiv al organizatiei il reprezinta calitatea (calitate definita ca
respectarea de catre produsul/ serviciul furnizat a tuturor cerintelor clientului);
- toate aspectele organizatiei (performantele proceselor, competenta personalului,
produsele, serviciile) se imbunatatesc in mod continuu
Cine poate implementa un Sistem de Management al Calitatii?
Orice tip de organizatie indiferent de marime, natura produsului/ serviciului
furnizat, de forma de proprietate si modul de organizare (societate comerciala,
organizatie non guvernamentala, institutie a administratiei publice locale sau
centrale)
Ce trebuie sa faca o organizatie pentru o certificare ISO 9001?
O organizatie care doreste sa obtina o recunoastere a conformitatii Sistemului de
Management al Calitatii documentat si implementat cu cerintele standardului ISO
9001:2000 trebuie sa:
1. documenteze un sistem de management al calitatii (= sa elaboreze
documentele cerute de ISO 9001:2000)
2. sa implementeze un sistem de management al calitatii (= documentele
elaborate trebuie difuzate, cunoscute, utilizate de catre intregul personal al
2
organizatiei si trebuie sa se genereze toate inregistrarile conform cerintelor
documentatiei Sistemului deManagement al Calitatii)
3. sa solicite catre un Organism de Certificare Sisteme de Management al Calitatii
evaluare sistemului de management al calitatii in vederea certificarii conform
cerintelor ISO 9001:2000 (= cerere ce certificare)
Desi la prima vedere procesul de ceritificare este simplu, acesta necesita resurse
(umane, financiare, timp), restructurari ale organizatiei (numai atunci cand acest
lucru este imperios necesar) si, foarte important, procesul este unul continuu.
Pentru ca, desi se considera ca obtinerea certificarii reprezinta un obstacol dificil,
este mult mai dificila pastrarea acestei certificari pentru ca sistemul de
management al calitatii trebuie mentinut si imbunatatit in mod continuu
Concepte gresite
Certificarea este un fel de autorizatie: se obtine si gata.
Certificarea este un proces continuu si activ. Sistemul trebuie sa functioneze si
trebuie sa fie mentinut in mod continuu.
O organizatie certificata ISO 9001 genereaza produse certificate ISO 9001.
ISO 9001 este un standard ce se refera la Sistemul de Management al Calitatii
unei organizatii. Certificarea unui produs reprezinta recunoasterea conformitatii
produsului cu un standard de produs.
Avantaje
controlul sistemului organizational prin descrierea proceselor si
responsabilizarea acestora;
responsabilizarea tuturor angajatilor prin descrierea responsabilitatilor fiecarui
membru al organizatiei intr-un mod clar si documentat;
scaderea costurilor non-calitatii;
prestigiu generat de imaginea asociata unei companii certificate ISO 9001;
apartenenta la grupuri de interes ce vorbesc aceeasi limba: calitatea;
imbunatatirea relatiilor cu clientii si fidelizarea acestora prin aplicarea unui mod
de conducere orientat spre client si satisfacerea cerintelor acestuia.
avantaje economice
3
DEFINI TI I :
Calitatea- Masura in care un ansamblu de caracteristici intrinseci indeplineste cerinte.
Cerinta - Masura sau asteptarea care este declarata,implicita sau obligatorie.
Sistem de management-sistem prin care se stabilesc politica si obiectivele si prin care se realizeaza
acele obiective.
Sistem de management al calitatii- sistem de management prin care se orienteaza si se controleaza o
organizatie in ceea ce priveste calitatea.
Certificarea Sistemului de management al calitaii: atestarea de ctre o ter parte independent i
imparial, a capabilitii organizaiei de a demonstra conformitatea SMC cu standardul de referin
(SMC = Sistemul de management al calitaii)
Politica referitoare la calitate: cuprinde inteniile i orientrile referitoare la calitate, aa cum sunt ele
exprimate oficial de managementul de la cel mai nalt nivel.
Obiectivele calitii sunt stabilite pentru functiile relevante i la nivelurile relevante ale organizatiei.
Conformitate: ndeplinirea unei cerine a standardului.
Neconformitate: nendeplinirea unei cerine a standardului.
Neconformitate major: neconformitatea prin care se pune in eviden nendeplinirea unei pri
eseniale a SMC sau a unui cumul de mai multe neconformiti minore i care conduce la incapacitatea
funcionrii unei pri eseniale a SMC
Auditul calitatii - Proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si
evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indeplinite criteriile de audit
Auditul nu este un control, un mod de a cauta vinovati si de sanctionare a membrilor institutiei.
Este un proces documentat (se desfasoara conform unui standard si unei proceduri), ce consta in
compararea unui situatii reale (activitatea din institutie) cu o situatie ideala (descrisa de o procedura si
de standardul de referinta SR EN ISO 9001:2001)
4
RESPONSABI LITATI :
Cine realizeaza implementarea sistemului calitatii ?
Toti membrii organizatiei sau institutiei.
Cui revine responsabilitatea generala a managementului calitatii ?
Tuturor managerilor condusi de managerul general.
Cine are responsabilitatea i autoritatea pentru stabilirea, implementarea si mentinerea
proceselelor necesare sistemului de management al calitii, raportarea catre managementului de
la cel mai nalt nivel despre funcionarea sistemului de management al calitii i despre orice
necesitate de mbuntire si pentru a se asigura c este promovat n cadrul organizaiei
contientizarea cerinelor clientului?
RMC/RAC la nivel institutiei
RC la nivel compartimentelor institutiei
RMC reprezentantul managementului pentru calitate
RAC responsabil cu asigurarea calitatii
RC responsabil cu calitatea
5
DOCUMENTATI A SMC:
Documentele SMC includ:
- Politica privind calitate
- Angajamentul rectorului
- Declaratie privind obiectivele calitii
- Manualul calitii (MC)
- Procedurile de sistem (PS)
- Procedurile de proces (PP)
- Procedurile operaionale (PO)
- nregistrri ale SMC (F, R, C)
Aceste documente descriu sistemul de management al calitatii, activitatile din cadrul institutiei,
responsabilitatile fiecarui membru al personalului, sunt disponibile tuturor angajatilor si au regim
controlat.
Documentele SMC- sunt difuzate n regim controlat deoarece ele sunt difuzate pe baza listei de
difuzare.
nregistrri ale SMC: sunt documentele care rezult din funcionarea SMC, respectiv din activitatea
curent i sunt specificate n proceduri.
Manualul calitii conine:
Scopul i domeniul de aplicare a SMC
Activitile necesare a fi realizate pentru calitate
Procedurile documentate ale SMC (PS,PP,PO)
Descrierea interaciunii dintre procesele SMC
Domeniudeaplicare reglementeaza toate activitatile din toate compartimentele institutiei.
Mod de utilizare manualul calitatii este disponibil tuturor angajatilor din cadrul institutiei pentru
insusirea, implementarea, mentinerea si imbunatatirea sistemului de management al calitatii.
Proceduriledesistem(PS):
Sunt 6 proceduri si anume:
Controlul documentelor (PS-01)
Controlul nregistrrilor (PS-02)
Audituri interne (PS-03)
Controlul serviciului neconform (PS-04)
Aciuni corective (PS-05)
Aciuni preventive (PS-06)
Proceduriledeproces(PP)
Proceduri operationale(PO)
I nstructiuni delucru(IL)
6
Coninutul procedurilor :
Pagina de gard (prima pagin)
Lista de difuzare (lista persoanelor crora le-a fost difuzat procedura)
Indicatorul reviziilor i ediiilor ( tabelul n care se consemneaz modificrile fcute la procedur)
Cuprins
Scopul procedurii
Domeniul de aplicare al procedurii
Documentele de referint care au stat la baza elaborrii procedurii
Definiii i abrevieri
Descrierea procedurii (generaliti, resurse, planificare activitate, operare activitate, msurare i
mbuntire, indicatori de performan)
Responsabilitile
Anexele i nregistrrile
PS-01 - Controlul documentelor
Procedura definete modalitatea de a asigura:
- verificarea i aprobarea documentelor inaintea utilizrii acestora
- reexaminarea, actualizarea (dac este necesar) i reaprobarea documentelor
- identificarea modificrilor i stadiului reviziilor
- mentinerea datelor i documentelor n condiii de vizibilitate, usurinta de identificare si -
trasabilitatea
- identificarea distribuirii controlate a documentelor de origine externa
- gestiunea documentelor perimate astfel incat sa se previna utilizarea neintentionata si sa se
asigure o identificare clara a celor pastrate pentru un scop, oricare ar fi acesta
Mai simplu, procedura definete modul cum sunt elaborate, verificate, aprobate,
difuzate,folosite, pstrate, revizuite, retrase, arhivate i distruse documentele SMC
PS-02 - Controlul nregistrrilor
Procedura defineste modalitatea de a asigura:
- usurinta identificarii, arhivarii, regasirii si protectiei inregistrarilor
- mentinerea nregistrrilor in conditii de lizibilitate
- durata de pastrare a nregistrrilor si destinatia lor finala
PS-03 - Audituri interne
Este procedura prin care se descrie cum se efectuaeaz, la intervale planificate de audituti
interne, pentru a stabili daca SMC:
- este conform cu cerintele standardului de referinta
- este conform cu cerintele impuse de organizatie
- este implementat eficace
- este mentinut si actualizat
PS-04 - Controlul serviciului neconform
Este procedura prin care se descrie modul de identificare, analiz i tratare a serviciilor
neconforme cu cerintele standardului de referint
PS-05 - Actiuni corective
Procedura reglementeaz modul de identificare, analiz, implementare i urmrire a aciunilor
de eliminare a neconformitilor constatate n funcionarea SMC i n activitatea specific.
PS-06 - Aciuni preventive
Procedura reglementeaz modul de identificare, analiz, implementare i urmrire a aciunilor
ntreprinse pentru eliminarea unor poteniale neconformiti n funcionarea SMC i n activitatea
specific.