RELAII PUBLICE IN MANAGEMENTUL SPORTIV CAPITOLUL I 1.1.Consideraii generale 1.2.

Organizarea activitii de relaii publice Consideraii generale Noiunea de relaii publice definete ansamblul de procedee sau activiti folosite, de exemplu, de un conductor de organizaie, unitate, etc., n raporturile sale cu proprii salarii (de altfel, primul public) i cu partenerii din afara structurii pe care o conduce. In acest scop, conductorul (managerul) face cunoscute principalele obiective, realizri ale organizaiei, ale unitii respective pentru ca aceasta s aib o imagine ct mai bun. De-a lungul etapelor istorice de dezvoltare a societii, relaiile publice au evoluat i ele n concordan cu noile posibiliti i cerine sociale. Se cunoate c al treilea preedinte al S. U.A. Thomas Jefferson, cu prilejul unei declaraii fcute n Congresul American, n 1802, a utilizat n premier noiunea de relaii publice. Ulterior, iau fiin asociaii, agenii, oficii de relaii publice, nu numai n America i Canada, ci i n Europa. In prezent, tendina de integrare regional, continental i mondial a economiilor naionale duce la dezvoltarea schimburilor de valori internaionale. Firmele, societile multinaionale, care se nmulesc an de an i i lrgesc sfera de aciune, nglobnd i problematica sportului, vin s confirme aceeai tendin, amplificnd rolul compartimentelor de relatii publice i fcnd loc conceptului de om al comunicrii. Relaiile publice sunt astzi, mai mult ca oricnd, integrate n actul complex al conducerii, bazat pe tehnicile de studiu, pe informaie, pe publicitate etc., pentru a realiza imaginea dezirabil. Aceast imagine valabil n interior, dar mai ales n exterior, este rezultatul multor analize pe plan informaional, publicitar, de relaii publice, financiar, de comunicare s.a. care stabilesc, finalmente, strategia dezvoltrii unitii respective, a aciunilor iniiate de ea i, n mare msur, influeneaz evoluia sa ulterioar. In prezent, ne aflm n plin ofensiv a penetrrii i multiplicrii, sub forme diversificate, a relaiilor publice, n toate sectoarele de activitate social, administrativ, economic, financiar, cultural-artistic, sportiv etc. Relaiile publice, ca domeniu de activitate, sunt ncorporate n Stiinele informaiei i comunicrii, neputnd fi limitate la publicitate, la forme de propagand, de documentare, de multimedia. Dar, ideea de baz este aceea c relaiile publice sunt un bun de interes general, informaiile pe care le rspndete fiind utile tuturor.

CAPITOLUL I Organizarea activitii de relaii publice Relaiile publice reprezint ansamblul de mijloace utilizate de o ntreprindere sau instituie pentru a-i crea un climat de ncredere n populaie, n vederea ctigrii acesteia i favorizarea propriei dezvoltri. Aadar, prin relaii publice putem nelege : Activitatea de promovare a celor mai eficiente forme de comunicare cu diferitele categorii de destinatari (sportive, tehnicieni, cluburi sportive etc.) din structura micrii sportive ; Relaiile cu multimedia care au determinat, n cele mai multe cazuri, organizarea unui serviciu de pres, n care un rol important l are ataatul de pres ; Asigurarea unui climat mereu optimist numit de americani keep smiling i realizat prin tehnici i metode adecvate human engineering.

Relaiile publice urmresc, deci, ca, prin activitile desfurate de un grup organizat, s se stabileasc i s se menin relaii bune, civilizate ntre membrii grupului, precum i ntre acest grup i alte grupuri din diferite sectoare ale vieii sportive, sociale, administrative, etc. Relaiile publice pot avea un character intern, propriu unei uniti de management sportiv, unei localiti, jude sau a unei ri, dar i un caracter extern, chiar internaional. Extinderea acestei activiti pe plan extern a dus la crearea unei asociaii internaionale specializate International Public Relations Association - nfiinat la 8 aprilie 1959, cu scopul de a facilita cunoaterea, conlucrarea unor parteneri din diferite ri. Nevoia de comunicare a favorizat expansiunea unei mari varieti de mijloace i forme specifice de multimedia. Acest termen de multimedia sau media, mass-media reprezint ansamblul de tehnici de difuzare (radio, TV, pres etc.) a informaiilor. Potrivit unui studiu de specialitate, zilnic, sunt semnalate circa 3.000 de informaii noi, din domenii ca : tiinele medicale i farmaceutice, biologie, psihologie, fizic, chimie, sport, art, etc. recepionate i nmagazinate n banca de date a Institului Naional de Cercetare Stiinific din Frana. Transformarea acestora ntr-un flux accesibil nu este posibil fr o pregtire corespunztoare n domeniul relaiilor publice. Aceast pregtire are n vedere formarea unor deprinderi de a prezenta informaii i cunotine ntr-o asemenea manier, nct acestea s poat fi nelese de ctre cei crora le sunt adresate. Domeniul relaiilor publice este n permanent cutare a unor noi metode de acces, nelegere i utilizare a dinamicii informaionale.

Ca trsturi principale ale activitii agentului cu relaiile publice, care reprezint o organizaie managerial n sport, se pot meniona : ntreaga activitate o desfoar n cadrul unui mandat dinainte stabilit ; el reprezint ntotdeauna societatea la care lucreaz ; de regul, se menine n umbra managerului pe care-l asist, pentru a avea un grad de libertate de micare i canalele de comunicare ct mai puin ocupate ; exploateaz, ntr-o not personal, fr rabat de la normele profesionale, orice eveniment favorabil ndeplinirii mandatului su (meciuri oficiale, competiii internaionale etc.)

In esen, persoanelor care se ocup cu relaiile publice le revin integral rspunderile deontologice privind prezentarea corect a planurilor strategice, tactice i de execuie, elaborate de conducerea unitii respective de management sportiv. Aceast activitate de relaii publice este contestat de unii dintre cei care se ocup de activitatea publicitar, cu argumentul c i unii i alii acioneaz exclusiv cu scopul de a cuceri, devolta sau menine clientela. Dar, de fapt, activitile de relaii i publicitate sunt diferite. Primii transmit informaii i comunic multimediei noutile susceptibile de a interesa publicul, iar ceilali au doar rolul de a sprijini latura comercial a activitii sportive, prin afie, panouri, anunuri n pres, la radio, TV, difuzare de pliante, de brouri, organizarea de expoziii, vitrine, distribuirea de articole promoionale, eantioane etc. Managementul n sport are tangen i cu opiunea ce rezult din jocul liber dintre cerere i ofert. Acesta trebuie s se sprijine pe informaii realiste, competente i impariale. In activitatea unui sector de relaii publice din cadrul unei organizaii de management sportiv trebuie determinate obiectivele interne i cele externe. Relaiile publice interne privesc contactele ntre factorii manageriali i propriul personal, precum i cele cu eventualii sportivi, cluburi, sponsori, etc. In acest sens, se pot organiza conferine informative, anchete, sondaje, proiecii de filme, diapozitive, elaborarea de pliante, editarea unor publicaii menite s-i asigure coeziunea. Relaiile publice interne pot contribui la crearea unei ambiane de munc plcute, la creterea spiritului de echip, la o mai bun cunoatere, ntrajutorare i solidaritate ntre cei care muncesc n unitatea managerial sportiv respectiv. Relaiile publice externe se adreseaz diferiilor parteneri echipe, cluburi din alte ri - i mbrac diferite forme, n scopul informrii ct mai corecte i complete i al stabilirii de parteneriate reciproc avantajoase. Procedeele cele mai utilizate sunt : organizarea de vizite n oraul, la clubul, la echipa interesat, discuii etc. , prezentri de filme, casete video, prezentarea i traducerea de aticole din ziare i reviste de specialitate etc.

De asemenea, n cadrul general al activitii de relaii publice, de promovare a unei imagini bune o unitate managerial n sport se preocup i de aciunile de sprijinire (sponsorizare) a unor competiii, activiti sportive sau corporale, de sprijinire a unor foti sportivi aflai n dificultate etc. Ca forme de organizare a unor servicii de relaii publice in activitatea de management sportiv, menionm urmtoarele : consultan, asigurat de un agent de relaii cu publicul ; acesta reprezint unitatea de management la care este angajat ; agenia sau departamentul de relaii publice poate avea unul sau mai muli angajai, care pot lucra n acelai sediu sau n sedii diferite.

In funcie de mrimea, importana i profilul organizatiilor i a unitilor sportive, relaiile publice pot fi organizate ca direcie, serviciu, birou, avnd un numr corespunztor de salariai n relaiile cu publicul interesat, din domeniul sportului. Organigrama unei agenii de relaii publice este asemntoare cu cea a unitilor, a firmelor etc., cuprinznd, n funcie de mrimea ei, un manager principal, 1-3 manageri adjunci, cu rspunderi diferite, cum ar fi : de selectare a subiecilor (sportivi, tehnicieni, etc.) , de relaii cu multimedia i cu organismele sportive (echipe, cluburi, servicii) etc. De asemenea, n organigram pot fi cuprini i ageni sau consilieri care lucreaz direct cu clienii interesai : sportivi, antrenori, etc.

Structura organizatoric a unei agenii de relaii publice n managementul sportiv In cadrul organizatiilor sau unitilor cu profil de management sportiv in funcie de mrimea i importana acestora -, pot fi angajai experi, care, prin atribuiile de serviciu, vor elabora programe, contracte i alte documente specifice profilului unitii, precum i msuri efective pentru aplicarea acestora. Totodat, se pot angaja colaboratori pentru rezolvarea unor probleme juridice, de personal, documentare, eviden i informare cu ajutorul tehnicii de calcul etc. Persoanele rspunztoare de relaii publice poart ntreaga rspundere a reprezentrii unitii sale n toate mprejurrile. La nivelul Ministerului Tineretului i Sportului, a Comitetului Olimpic Romn, a Federaiilor sportive naionale i chiar a marilor cluburi sportive, sunt necesare Birouri de informare, unde pot lucra angajai sau colaboratori, capabili s pregteasc i s informeze corect n legtur cu activitatea i rezultatele unitii respective. Structurile sportive mai mici (direcii i asociaii judeene, cluburi i asociaii sportive etc.), pentru organizarea de relaii cu publicul, pot numi o persoan care trebuie s dea dovad de profesionalism i responsabilitate. In aceast activitate nu este loc pentru improvizaii. Indiferent

de specificul i mrimea unitii, a organizaiei, agenii pentru relaii publice trebuie s fie recrutai dintre colaboratorii cei mai competeni. De asemenea, acetia trebuie s cunoasc i s stpneasc tehnici i metodologii de specialitate, att n ceea ce privete organizarea i desfurarea anumitor tipuri de manifestri sportive, ct i n activitatea de marketing i de relaii cu multimedia. Intlnirile cu reprezentanii presei, ai radio i TV, sub forma unor conferine de pres, sunt deosebit de eficiente i asigur un contact direct, nemijlocit ntre cei care au ceva de comunicat i cei care sunt interesai de informaiile respective. O conferin de pres are, de obicei, o expunere asupra temei abordate, urmat, de rspunsuri la ntrebri i eventuale comentarii. Diverse materiale intuitive, schie, grafice, proiecii video etc. pot spirjini susinerea materialului care se prezint. Suportul audio-vizual al unei prezentri trebuie s fie accesibil celor care urmresc derularea conferinei. Comunicatul este o alt form de informare a publicului . Exist diferite tipuri de comunicare, cum sunt : comunicatul de pres i comunicatul de tip anun publicitar. Comunicatul de pres se poate difuza prin pot rapid, electronic, telefon, fax, telegrame, fie ctre ageniile de pres, fie direct publicaiilor de profil. Dosarul de pres poate cuprinde mai multe materiale pentru a fi expediate multimediei, n interesul unei anumite clientele (federaii, cluburi, sportivi, proprietari de baze sportive etc.). Buletinul informativ, form sistematic de informare apublicului interesat, reprezint principalul vehicul de informare controlat n ntregime de editor. In ultimii ani, o noutate este reeaua electronic, prin care se ofer celor interesai toate relaiile care se pot gsi n mass media. Aceast tehnic presupune legtura la Internet. Noile tehnologii de comunicare deschid , deci, un capitol i n relaiile publice, n sfera sportului, adugnd noi procedee de publicitate, de prezentare i de atragere a unor posibili parteneri interesai de activitatea managerial din sport. CAPITOLUL II POLITICI MANAGERIALE IN RELATIILE SPORTIVE Introducere Care sunt obiectivele unui program planificat de relaii publice ? Care sunt etapele de elaborare a unui program de relaii publice pozitiv ? Cum pot fi identificate i vizate diferitele categorii de public relevante ? Cum poate fi identificat i pus n eviden imaginea unei organzaii ? Cum poate managerul s evalueze imaginea proiectat de o organizaie ?

Ce elemente trebuie avute n vedere atunci cnd se creez materiale tiprite, contacte verbale i evenimente speciale ?

Organizaiile, ca i indivizii, sunt judecate dup impresiile pe care le produc asupra celor din jur, iar impresiile publicululi joac un rol extrem de important n determinarea supravieuirii sau dispariiei unei organizaii. Aceast legtur devine evident n special n vremuri dificile din punct de vedere financiar, atunci cnd totul devine obiect de analiz i de atac. Organizaiile care nu se bucur de stim ntr-o economie nepermisiv sunt aproape sigur condamnate la dispariie, indiferent ct de importante au fost n trecut sau ct de importante se consider ele a fi n viitor. S ne gndim doar la declinul rapid al industriei americane de automobile la sfritul anilor70, pentru a ne da seama ct de devastatoare poate fi reacia publicului fa de o organizaie care depinde de sprijinul i ncrederea publicului. Dei o organizaie poate fi obiectul unor presiuni din partea opiniei publice, ea nu trebuie s se afle total la discreia acestuia. De fapt, o organizaie are mult mai mult control asupra soartei sale dect i dau seama majoritatea perosanelor, n special dac aceasta a nvat s-i exercite controlul asupra opiniei publice. Managerii s-au confruntat ntotdeauna cu realitatea faptului c publicul i fomeaz o opinie cu privire la organizaia lor, fie c vor ei sau nu vor. Ceea ce au realizat managerii abia mai trziu este faptul c ei pot influena n mod favorabil aceste opinii prin proiectarea selectiv numai a impresiilor pozitive. In acest scop, numeroi manageri au adoptat o politic intervenionist care necesit evaluarea continu i sistematic a opiniei publice n scopul crerii, meninerii i, atunci cnd este necesar, modificri imaginii organizaiei, pentru a se asigura de sprijinul favorabil al publicului. Aceast politic este cunoscut sub numele de relaii publice pozitive i eficiente. CE INSEAMNA RELATIILE PUBLICE PENTRU MANAGER ? In conformitate cu Public Relations News, relaiile publice reprezint funcia de management care evalueaz atitudinile publicului, identific politicile i procedurile unui individ sau ale unei organizaii cu interesul public i execut un program de aciuni n scopul ctigrii nelegerii i acceptrii de ctre public. Ceea ce este implicit n aceast definiie i foarte evident chiar pentru un nceptor este faptul c managerii implicai n procesul de relaii publice trebuie s : 1. 2. 3. 4. Determine imaginea organizaiei din punctul de vedere al publicului ; S coreleze aceast imagine cu ierarhia organizaiei ; S fac sugestii pentru mbuntirea, meninerea sau modificarea imaginii ; S execute un program de relaii publice, destinat influenrii opiniei publicului.

Ceea ce nu este imediat evident n aceast definiie este faptul c managerul este implicat ntr adevr ntr-un proces de comunicare n dublu sens, prin care se primesc i se transmit mesaje. Relaiille publice reprezint o funcie de management n msura n care reflect politici i programe dezvoltate la nivelurile superioare ale conducerii. PR evalueaz n mod sistematic atitudinile publicului fa de organizaie i produsele sale, i prin urmare, depind de un sistem de

comunicaii de marketing eficient i funcional. Relaiile publice identific impactul interesului public, ceea ce reprezint in mod evident o perspectiv asupra consumatorului sau o perspectiv de marketing care deosebete PR de apelarea la agenii de pres, campanii de ctigare de favoruri i publicitate. Ce se poate obine prin acest impact ? Ce consecine rezult dintr-un anumit mod de aciune sau inaciune ? Cum poate o persoan (juridic s difuzeze cel mai bine mesaje/aciuni care s rspund acestui impact identificat ? Aceste ntrebri i altele de acest fel, odat identificate i soluionate, formeaz o alt funcie a relaiilor publice, i anume, aceea de a executa un program de aciuni. In aceast privin , relaiile publice presupun de obicei implementarea unor planuri de marketing specifice i a unor tactici destinate s modifice percepiile consumatorilor, atitudinile sau nivelurile de contientizare . Scopul acestei funcii este de a ctiga nelegerea i acceptarea de ctre public. In cele din urm, sursa, sau mai bine zis sursa perceput, va conferi credibilitate mesajului sau activitii respective. Folosirea unor consultani, a unor firme de cercetri de marketing i a unor tere surse i confer mesajului un aer de obiectivitate care n multe cazuri nu se percepe altfel. Adesea n sport, relaiile publice sunt percepute a fi sinonime cu publicitatea sau relaiile cu mass-media. Muli oameni au cptat aceast impresie pentru c directorii cu relaii publice, n special cei care sunt pe postul de directori responsabili cu informaiile sportive, se ocup mult de elaborarea de statistici i furnizarea de informatii ctre mass media pentru a obine o mai mare prezentare n mass media a organizaiei lor. Cu toate acestea, relaiile cu mass media repezint numai jumtate din funcia relaiilor publice, n accepiune redus, relaiile cu mass media reprezint probabil cea mai important funcie, dar n accepiunea larg, relaiile cu comunitatea CR, sunt cel puin la fel de semnificative, dac nu mai semnificative, n generarea unor opinii pozitive a publicului. Relaiile publice au prin urmare dou componente, care trebuie n egal msur dezvoltate i urmrite dac dorim ca funcia de relaii publice s i ating ntregul potenial i s aib deplin impact. Pe scurt, relaiile publice se pot exprima sub forma unei ecuaii n care PR=MR+CR. O examinare a acestor componente va ilustra importana lor individual i global. RELATIILE CU MASS MEDIA Opinia public este una din cele mai puternice fore din societatea naostr, iar relaiile de mass media sunt destinate s formuleze i s construiasc o opinie public favorabil prin mass media. Rolul relaiilor cu mass media este deosebit de important pentru organizaiile sportive, n mare parte datorit alocrii bugetare limitate destinate promovrii. Sportul universitar ne ofer un excelent exemplu n acest sens. Nici o alt structur din campusul universitar nu este att de dependent de sau sensibila la percepiile i aprobarea publicului, i nici o alt structur nu este n acelai timp sensibil la atacurile din afara campusului. Sa considerm cteva din titlurile de mai jos aprute pe rafturile librriilor n ultimii ani : Big Red Confidential (Dosarul rou confidenial)

The One Hundred Yard Lie (Minciuna de 100 de yarzi) Raw Recruits (Tinerii recrui) Bootleggers Boy (Servitorul lui Bootlegger) The Life and Crimes of Oklahoma Football (Viaa i crimele fotbalului din Oklahoma) The University vs the Athletic Department (Universitatea contra departamentului sport)

Fiecare din aceste cri pun ntr-o lumin negativ sportul universitar i constituie un dosar de probleme i abuzuri. Acest tip de publicitate i-a obligat pe muli directori cu informaiile sportive s modifice funciile relaiilor cu mass media i s adopte o mentalitate de buncr n rolul de a controla rul. Majoritatea birourilor de informare sportiv au fost slab finanate, iar rolul lor a fost acela de a monitoriza rezultatele i de a concepe relatri ale meciurilor, statistici, programe i ghiduri pentru mass media. Acesta este un rol tradiional care rspunde nevoilor i cererilor publicului cu privire la informaii de baz ; n acest sens, rolul a fost mai degrab reactant dect proactiv. Pentru a deveni proactiv, specialistul de marketing trebuie s neleag pe deplin funciile relaiilor publice i s foloseasc aceste cunotine pentru a formula un plan strategic de relaii publice ca parte integrant a planului organizaional global. RELATIILE CU COMUNITATEA In cadrul organizaiilor sportive, jumtatea uitat a relaiilor publice a devenit recent o zona de dezvoltare. Se pare c multe tendine n sport ncep la nivelul specialitilor i se propag la celelalte niveluri. In ultimii ani, multe francize profesioniste i-au angajat personal cu norm ntreag care s se ocupe de relaiile cu comunitatea, avnd o formaie de specialiti de marketing. Majoritatea progreselor realizate n acest domeniu s-au nregistrat n fotbal, discipline ce ofer programe de dezvoltare sportive i de tineret precum i sprijin , ca parte integrant a programelor de dezvoltare i a relaiilor cu comunitatea. Baschetul i fotbalul au concurat n ceea ce privete crearea de programe de baz pentru dezvoltarea relaiilor cu comunitatea. Dei aceast tendin este foarte ncurajatoare, nu ne consoleaz, pentru c marile francize i ligi i angajeaz pe funciile de relaii cu comunitatea foti sportivi care dein puine cunotine de marketing pe care s le pun la dispoziia acestei funcii. Astfel de organizaii par s spere ca recunoaterea numelui s suplineasc abilitile tehnice necesare n implementarea cu succes a programului de relaii cu comunitatea, al crui impact poate s dureze muli ani n viitor . In contrast fa de obiectivele relaiilor cu mass media, care sunt acelea de a atrage atenia consumatorilor i publicului larg cu privire la produsele i serviciile organizaiei respective, relaiile cu comunitatea incearc s genereze bunvoin . Pe termen scurt, relaiile cu mass media duc la rezultate imediate mai mari, care se reflect adesea sub forma unor coloane de pres mai ample i a unui timp de expunere mai mare alocat de mass media. Pe termen lung, eficacitatea programelor de relaii cu comunitatea n privina atragerii bunvoinei culege acum roadele efortului fcut cu muli ani n urm de a dezvolta relaiile de baz cu comunitatea.

Programele eficiente de relaii cu comunitatea pot fi structurate n aa fel nct s fie profitabile pentru organizaie i pe termen scurt. Se pot ntreprinde numeroase activiti pentru a atrage bunvoina i profituri n favoarea organizaiilor (3). Elementul cheie l reprezint faptul c exist att beneficii pe termen lung ct i pe termen scurt care s fie ctigate prin dezvoltarea i implementarea unui program de relaii cu comunitatea conceput strategic. Programul trebuie s fie echilibrat, pentru a duce la rezultate att pe termen lung ct i pe termen scurt. CAPITOLUL III OBIECTIVELE UNUI PROGRAM DE RELATII PUBLICE Organizarea din domeniul sportiv trebuie s aib cteva obiective de baz, care urmeaz s fie realizate printr-un program de relaii publice : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. S comunice identitatea i elurile fa de public ; S menin publicul informat n legtur cu resursele i facilitile sale ; in publicul la curent cu noile servicii i capaciti extinse de folosire ; S transmit comunitii imaginea unei reputaii favorabile ; S atrag atenia asupra dezvoltrii i realizrilor organizaiei ; S manifeste interes i implicare n problemele comunitii ; S comunice cu personalul angajat.

1. S-i comunice identitatea i elurile fa de public Transmiterea identitii i a obiectivelor unei organizaii ctre public reprezint o sarcin extrem de important. Dac avei vreo ndoial n legtur cu acest lucru, pur i simplu privii n jur. Urmrii atitudinea publicului cu privire la finanarea unui departament de educaie fizic atunci cnd serviciul oferit de respectivul departament este considerat a fi doar o manier de destindere fa de rigorile unei zile de activiti. Aflai ce fel de sprijin public primete un departament atunci cnd existena sa este gndit numai ca aceea a unui agent de planificare a sporturilor. In fiecare caz vei descoperi, probabil, c aceste departamente sunt pe cale de dispariie din cauza ignoranei publicului. Dac publicul nu poate identifica funciile i caracteristicile unei organizaii sau gama complet de servicii pe care aceasta le poate furniza, el va considera mai mult ca sigur c organizaia este superficial i lipsit de importan o risip a banilor pltitorilor de taxe. Dac aceast prere ntrunete consensul opiniei publice, organizaia va fi eliminat. Pe scurt, dac o organizaie dorete s supravieuiasc, programul su de relaii publice trebuie s ndeplineasc nu numai funcia de a informa. El trebuie s educe oamenii n legtur cu cine este organizaia , ce face ea i de ce este important.

2.S menin publicul informat n legtur cu resursele i facilitile sale Organizaiile care presteaz servicii pentru oameni exist pentru a servi oamenii. Fr sprijinul public, aceste organizaii ar disprea rapid. Recunoscnd acest fapt, un manager orientat ctre relaii publice se folosete de fiecare ocazie pentru a menine publicul la curent cu privire la resursele i facilitile care sunt disponibile pentru public. Aceast practic trebuie folosit nu numai pentru a face publicitate facilitilor disponibile, ci i pentru a educa publicul n legtur cu ceea ce primesc cetenii. Amintii-v c nu exist modalitate mai rapid de nchidere permanent a porilor unei faculti sportive dect nchiderea accesului publicului, fie printr-o lips de informaii, fie printr-un set de proceduri de exploatare care i favorizeaz mai degrab pe membrii personalului dect pe clieni. 3.S in publicul la curent cu noile servicii i capaciti extinse de folosire Unii manageri se pot ntreba de ce publicitatea cu privire la noile servicii reprezint un obiectiv de relaii publice. Rspunsul este simplu. In limbajul relaiilor publice, organizaia care face reclam noilor sale servicii i capabiliti trebuie s fac acest lucru nu doar pentru a ncuraja participarea publicului, ci i pentru a demonstra publicului dorina i abilitatea organizaiei de a se adapta nevoilor mereu schimbtoare ale comunitii. Acest mesaj trebuie transmis prin ct mai multe mijloace posibile de fiecare dat cnd o organizaie i lanseaz un nou program. Procednd astfel, organizaia este ajutat s-i construiasc o imagine care o desemneaz pe aceasta ca fiind orientat ctre consumator i receptiv dou lucruri pe care orice organizaie prestatoare de servicii trebuie s se strduie s le realizeze. 4.S transmit comunitii imaginea unei reputaii favorabile Toat lumea dorete s fie implicat n ceva bun i important. O organizaie care are o larg reputaie recunoscut i onorabil are mai multe avantaje fa de o alta care are o reputaie proast sau inexistent. O bun reputaie : Va atrage personal talentat, dar i interesat, capabil, precum i voluntari cu influen. Acest lucru contribuie la buna conducere i sprijinirea organizaiei i ridic statutul organizaiei. Va ncuraja participarea, pentru simplul motiv c oamenii doresc s fie implicai sau asociai cu o organizaie care are un anumit statut, considernd c aceasta se va reflecta i asupra lor, deoarece o afirmaie cu privire la calitate este ntotdeauna corelat cu un statut nalt, numeroi indivizi vor face uz de serviciile unei anumite organizaii cu statut nalt, considernd c serviciile acesteia vor fi de calitate superioar. Va stimula sprijinul i dezvoltarea, in principal pentru c o organizaie care se bucur de o bun reputaie este o surs de mndrie comunitar. De aceea, comunitatea va avea grij s alimenteze i s stimuleze creterea i dezvoltarea organizaiei.

In esen, deci, o bun reputaie poate fi cea mai bun form de securitate pe care o poate avea organizaia n cadrul comunitii. 5.S atrag atenia asupra dezvoltrii i realizrilor Dezvoltarea i realizrile pe pia stimuleaz de obicei investiiile publice n afaceri. Aceleai fenomene se produc cu uurin i n sectorul public cu condiia ca managerii organizaiilor de servicii s-i dea osteneala s comunice publicului informaii cu privire la dezvoltarea i realizrile organizaiei lor. De exemplu, dac un departament de educaie fizic ar putea demonstra c pogramele sale au contribuit la sntatea copiilor din cadrul comunitii sau dac departamentul local de recreere ar putea dovedi clientelei sale c serviciile proprii prezint o calitate mai bun la un pre mai redus fa de firmele comerciale, aceste documente ar stimula investiiile publice, n principal pentru c oamenii sunt nclinai s sprijine organizaiile care le asigur beneficii n contul banilor cheltuii. 6.S transmit interesul su sincer i implicarea responsabil n probleme comunitii Este alarmant ct de multe organizaii de servicii se cufund n mica lor lume att nct se izoleaz de comunitatea mai larg. Una din cele mai bune ci de evitare a acestui lucru i de obinere a sprijinului membrilor comunitii este de a se implica, atunci cnd acest lucru este posibil, n problemele comuniti. Un departament de educaie fizic ce se implic ntr-o manifestare de promovare a sntii sau ntr-un curs referitor la abuzul de stupefiante, activiti care se afl n afara razei sale normale de responsabilitate, poate ctiga sprijinul public mai mult dect ar putea vreodat s-o fac prin publicarea n pres a unor zeci de relatri cu privire la noua educaie fizic. Acelai lucru este valabil i pentru departamentele de recreere. Managerii care acord asisten de specialitate unui proiect comunitar vor ctiga prin acel act o recunoatere public mai mare i un sprijin mai mare pentru departamentele lor dect o pot face prin deschiderea pentru public a porilor instituiei de Ziua Naional a Parcurilor. 7.Comunicarea cu personalul angajat Atunci cnd ne gndim la un program de relaii publice, avem tendina de a ne canaliza asupra publicului exterior organizaiei, adic, acel public care este corelat sau deservit de organizaie. Facnd acest lucru, uitm adesea una din cele mai importante categorii de public ale organizaiei, angajaii proprii. Publicul intern al unei organizaii este format din persoanele care sunt implicate direct n funcionarea unei organizaii. El lucreaz pentru organizaie. De asemenea, el d identitate unei organizaii n cadrul comunitii. Daca cei care lucreaz ntr-o organizaie consider c sunt corect tratai, organizaia va dobndi reputaia de a fi corect. Dac, din contr, salariaii simt c organizaia respectiv se folosete de oameni, ea va dobndi reputaia de a fi nedreapt i fr scrupule. Cu alte cuvinte, comunitatea va privi organizaia prin ochii celor care muncesc acolo. Activitile de relaii publice pentru publicul intern al unei organizaii trebuie : 1. Sa-i in angajaii la curent, astfel nct acetia s emit informaii exacte, 2. S-i fac s

simt c fac parte dintr-o ntreag operaiune, pentru a fi mndri de ceea ce fac i 3. S le deschid posibiliti de a ajuta la luarea de decizii, astfel inct s apere poziia organizaiei. Acestea sunt doar cteva exemple asupra a ceea ce ncearc s realizeze un program de relaii publice care vizeaz publicul intern. Ceea ce este cel mai important n abordarea problemei publicului intern este totui faptul c o organizaie trebuie s aib un pogram de relaii publice pentru angajaii proprii dac sper s aib impact notabil asupra publicului su extern. CAPITOLUL IV FUNCTIILE RELATIILOR PUBLICE Aceast seciune va analiza funciile relaiilor publice i va furniza o aplicaie n sport a fiecreia dintre ele, ceea ce va duce la clarificarea unei varieti largi de roluri pe care relaiile publice le pot juca, i la explicarea valorii diferitelor roluri. Lista de mai jos se bazeaz parial pe tipurile de activiti din domeniul relaiilor publice, aa cum sunt ele definite de Wilcox, Ault i Agee n Public Relations : Strategies and Tactics, 4). Furnizarea de informaii cu privire la organizaie Publicitatea organizaiei Relaiile cu comunitatea Relaiile cu angajaii proprii Recrutarea/extinderea activitii Educaia Feedback-ul i reacia Consolidarea i protecia imaginii

Furnizarea de informaii cu privire la organizaie In mod cert, acesta este cel mai neles (de ctre publicul larg) i cel mai folosit aspect al programului de relaii publice. Aceast funcie implic ntocmirea, prezentarea i difuzarea de informaii, cu privire la produse/organizaie, ctre publicul larg sau ctre segmentele speciale ale populaiei, absolveni, gazetari sportivi, ziare, mass media electronice. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca furnizarea de statistici de la meciurile de baschet sau la fel de complex ca furnizarea de statisticieni, fotografi i alt fel de persoane pentru transmisiile naionale de meciuri i competiii pentru a oferi suflu, adncime i culoare transmisiilor i pentru a le face mai pline de informaii i divertisment. Aceast funcie mai presupune de asemenea publicarea de programme i manuale, lucrul cu grupuri cu interese speciale, pentru a se asigura acurateea informaiei i furnizarea de rspunsuri la coresponden sau la alte ntrebri adresate de publicul larg. Dei aceasta este doar una dintre funciile eseniale dezvoltrii i gestionrii unui program eficient de relaii publice, resursele i energia sunt alocate aproape exclusiv acestei funcii n detrimentul unui program de relaii publice sntos din punct de vedere strategic i cuprinztor.

Publicitatea organizaiei Aceast funcie este cel mai strns asociat cu marketingul, pentru c personalul care activeaz n domeniul relaiilor publice lucreaz mpreun cu personalul de marketing pentru a introduce noi programme, teme, campanii, manire de vnzare i eforturi promoionale. De exemplu, angajaii din relaiile publice pot ajuta comportamentul de marketing n crearea i implementarea unei teme de baz pentru vnzrile de abonamente, pentru un turneu de tenis sau o competiie special. Elaborarea n comun i sentimentul proprietii sunt modaliti eficiente de dezvoltare a unor astfel de concepte. Crearea de publicitate cu privire la noile programe/produse, afilierea la programe sau organizaii cauza i ajungerea mesajului la public reprezint funcii eseniale de relaii publice care n multe organizaii asociate sportului sunt realizate n mod exclusiv de ctre personalul de marketing, fr a avea informaii sau reacii din partea personalului implicat n relaiile publice. Orgnaizaiile sportive eficiente ncearc s coreleze funcia de informaii sportive cu funcia de marketing pentru a ajunge n mod mai eficient la pieele int. Relaiile cu comunitatea Aceast funcie a programului de relaii publice este folosit pentu a menine contactul cu cei care asigur sprijinul de baz al organizaiei . Organizaiile sportive sunt contiente de faptul c un program bun de relaii cu comunitatea poate duce la percepii positive i, n cele din urm, la beneficii financiare sau de alt tip. In programele sportive, relaiile cu comunitatea iau adesea forma unor relatri cu privire la eroii locali , care sunt de obicei scrise de personalul responsabil cu informaiile sportive difuzate de ziarele locale. Acest mod de expunere n public aduce beneficii departamentului sportiv ntr-o multitudine de feluri. Mai nti, ele asigur un numitor comun pentru locuitorii localitii sportivului prezentat. In al doilea rnd, i poate ndemna pe locuitori unei zone s participe la o competiie sportiv n cele din urm, poate ajuta n recrutarea viitorilor sportivi. Dac localitatea natal a sportivului este n afara statului, respectiv expunerea prin aceste tipuri de tiri, poate determina organizaia s programeze o competiie sportiv n acea zon. La nivel profesional, relaiile cu comunitatea pot implica desemnarea organizrii anumitor evenimente, astfel nct eforturile de marketing s fie di recionate n mod specific ctre o anumit pia int din punct de vedere geografic. Relaiile cu comunitatea pot consta i dintr-o serie de cursuri care s includ i apariia unor sportivi profesioniti n centrele comunitare locale. Funcia de relaii cu comunitatea este multivalent n sensul c poate fi folosit pentru a face publicitate meciurilor, pentru a demonstra c echipa d ceva napoi comunitii si pentru a face marketing de baz n stabilirea prezenei organizaiei printre viitorii cumprtori de bilete i consumatori. Relaiile cu comunitatea implic i stabilirea unor birouri ale purttorilor de cuvnt i furnizarea de programe pentru grupuri nonprofit i pentru coli, iar recrutul s fie informat asupra oportunitilor de divertisment, culturale i de dezvoltare existente, precum i asupra beneficiilor educaionale i a promisiunilor sportive. Personalul de relaii publice poate realiza toate aceste lucruri. Mediul principal l constituie

vnzrile directe, care implic discuii de la om la om ntre viitorul candidat i personalul de recrutare, desfurate acas la candidat sau la liceu, iar mai trziu, n campusul universitar. Inainte de aceast vizit n campus i, n multe cazuri, din nou n timpul vizitei sau imediat dup aceasta, posibilul candidat poate primi o serie de brouri i materiale tiprite cu privire la colegiu, programul sportiv i oportunitile existente. Acest material tiprit este adesea dublat de programe video sau audio destinate s ilustreze i mai bine ceea ce ofer colegiul. Dei aceasta nu este o practic generalizat, filmele emoionale prezint tradiii i care se bazeaz pe sentimentul resimit ca membru al unei echipe, sunt un lucru comun, dup cum sunt i prezentrile susinute de foti absolveni sau juctori celebri. Termenul de recrutare nu se limiteaz doar la sportul interorganizaional, ci se poate folosi i n urmtoarele cazuri : La nivel profesionist, spre a determina alegerea juctorilor care s constituie echipa sau la nivelul agenilor liberi care s se alture echipei, folosind stimulente suplimentare fa de oferta financiar ; In eforturile fcute de orae sau comisii sportive pentru atragerea unor francize profesioniste, obinerea organizrii de competiii sportive de amatori i evneimente speciale.

Relaiile cu angajaii Majoritatea corporaiilor recunosc c fluxul deschis de informaii ntre conducere i salariai este esenial (5). Datorit interesului larg i a implicrii publicului n sport, toi angajaii unor organizaii sportive trebuie s neleag poziia conducerii cu privire la o serie de aspecte i s fie capabili s transmit aceast poziie publicului i n special mass media. Se pot folosi mai multe vehicule eficiente pentru difuzarea informaiei de la conducere la salariai i de la salariai la conducere. Aceste vehicule cuprind buletine informative emise n atenia angajailor, brouri i documente care s explice strategiile organizaiei ; un program operaional i eficient de orientare a angajailor ; programe de colarizare i seminarii operaionale ; edine cu personalul programate periodic i mese de prnz lucrative pe o tem special. Recrutarea/Extinderea activitii Din cauza necesitii continue de a-i recruta noi sportivi, programele sportive, n special cele de nivel nalt, au oferit unele dintre cele mai fertile ocazii pentru personalul din relaiile publice de a-i folosi abilitile. In acest context, relaiile publice implic n mod esenial construirea i mbuntirea imaginii. Funcia relaiilor publice const n asigurarea faptului c se dau rspunsuri la ntrebri ; c facilitile sunt presentate n cea mai bun lumin ; ca antrenorii i facultatea sunt pregtii s rspund adecvat la ntrebri i s furnizeze informaiile necesare ; c imaginea prezentat rmne n limitele prescrise de norme i regulamente ; n eforturile depuse de ageniile sportive de a obine sponsorizarea i implicarea colectiv n produse, concepte, sportivi i competiii.

In ceea ce privete crearea unor oportuniti de afaceri, programele de relaii publice ajut organizaiile n atragerea nor sponsori parteneri, informnd partenerii poteniali cu privire la istoria i tradiia produsului construind motivaiile care s justifice viitorul acord financiar. Acest lucru poate fi fcut prinoferirea unei baze de comparaie, examinarea factorilor demografici sau calcularea numrului de impresii i a valorii acestor impresii. Educaia In mod cert, o funcie cheie a relaiilor publice este aceea de a educa i de a informa. A furniza informaii nu nseamn neaprat acelai lucru cu a educa. Educaia, aa cum este ea folosit n relaiile publice, cuprinde contientizarea, nelegerea informaiilor i aplicarea lor n context adecvat. Publicaia ndeplinete o varietate de funcii : furnizeaz informaii cu privire la tendinele din industria sportului : educ cititorii prin explicarea conceptelor, interpretarea datelor i aplicarea ambelor la diferite eforturi organizaionale, i promoveaz conferinele i publicaiile destinate segmentului de populaie. Publicaia ndeplinete o varietate de funcii : furnizeaz informaii cu privire la tendinele din industria sportului : educ cititorii prin explicarea conceptelor, interpretarea datelor i aplicarea ambelor la diferite eforturi organizaionale, i promoveaz conferinele i publicaiile destinate segmentului de populaie reprezentat de prini. Se mai ofer analize statistice i date cu privire la activitile membrilor organizaiei sportive, date cu privire la performane, informaii care s-i ajute pe cititori s neleag i s aplice regulile i politicile organizaiei. Feedback-ul Feedback-ul este esenial n procesul de planificare strategic i critic n determinarea acceptrii i eficacitii politicilor i practicilor organizaionale. Personalul de relaii publice joac un rol integral n monitorizarea pulsului publicului n ceea ce privete interesul, acceptarea i respingerea produselor, conceptelor i practicilor organizaiei. El strnge date cu privire la atitudinile publicului, indicatorii economici, preferinele i comportamentul consumatorilor i asupra evenimentelor politice i sociale, evalund permanent mediul intern i extern n care funcioneaz organizaia. Feedback-ul poate fi generat la cerere (prin anchete, sondaje, etc.) sau pur i simplu ca rezultat al activitii sau inactivitii trecute, fr a formula o cerere oficial. De exemplu, s analizm ce anume a realizat NCAA. In ultimii ani NCAA a solicitat feedback asupra procentului de meninere a sportivilor recrutai i a personalului sportiv i asupra procentului de absolvire a sportivilor reprezentnd minoritaile, sportul feminin i o varietate de ali factori. Organizaia a folosit acest feedback , care a fost relativ pozitiv, pentru a coordona progresul i percepia publicului. Cu toate acestea, a existat i feedback negativ dintr-o varietate de surse i, drept urmare, NCAA a nceput a-i modifice structura sporturilor universitare. Cele mai semnificative schimbri au constat n formarea unui Consililu al Preedintelui i n transferarea puterii de la directorii sportivi ctre preedini ; standarde mai ridicate pentru performanele academice ale sportivilor-studeni ; mai puine burse ; mai puini antrenori n

anumite sporturi ; reducerea numrului de ore i zile pe care sportivul-student trebuie s le dedice practicii sportive i competiiei. Feedback-ul care a dus la aceste modificri i la alte propuneri de modificri nu a fost solicitat, ci a rezultat dintr-o lips de alternative i din controlul din cadrul sistemului sportului universitar. Atunci cnd semnalele i interesul au devenit suficient de puternice, feedback-ul , chiar i nesolicitat, a anunat reforma. Consolidarea i protecia imaginii Aceasta este o funcie complex cu ajutorul creia organizaia ncearc s demonstreze publicului c produsul sau este bine fcut, c serviciile sale sunt de prim calitate i vitale industriei i c organizaia nsi este un cetean responsabil i un membru care i aduce aportul la dezvoltarea comunitii. McDonalds a fost pentru mult vreme leader n construirea, consolidarea i protecia imaginii n domeniul afacerilor. McDonalds a fcut publicitate valorii produselor sale, prieteniei i cldurii personalului su i ideii de a face o pauz n obinuina zilnic prin frecventarea restaurantelor sale. Totui, McDonalds i-a suplimentat aceste eforturi publicitare cu eforturi caritabile care au ntrit imaginea corporaiei, prezentnd-o ca un membru activ al comunitii. Aceste eforturi au fost n majoritate locale, n special cele sponsorizate de ziare. Sprijinirea unei campanii caritabile vizibile nu era numai o form ieftin de publicitate, era mai mult, pentru c furniza o asociere vizibil cu un element important al vieii comunitare. Cei opt factori de relaii publice dj discutai se combin adesea pentru a atinge obiective de relaii publice, n unele cazuri pentru a ajuta la ndeplinirea unui obiectiv comun creterea sau meninerea unei anumite cote de pia. Punctul de vedere al unui specialist Dup prerea lui Sizie B. Abrams, director de relaii publice la firma DelWiber and Associates, firma sportiv i de marketing al stilului de via, Funciile unui manager de relaii publice sunt variate i adesea integrate n alte elemente ale organizaiei, cum ar fi managementul sau marketingul (inclusiv publicitatea). In cele ce urmeaz sunt prezentate interpretrile lui Abrams cu privire la funciile pe care trebuie s le ndeplineasc cu succes un manager de relaii publice ntr-o agenie de marketing sportiv (11) : S genereze toate informaiile externe referitoare la organizaie i la clieni. Aceasta include scrierea comunicatelor de pres i crearea de campanii publicitare care s anune achiziiile bugetare, modificrile de personal i proiecte specifice legate de clieni, ctre diversele categorii de public, inclusiv mass media, clieni, publicul larg i ali parteneri din aceeai industrie. S promoveze i s fac publicitate proiectelor speciale i persoanelor care scot n eviden capacitile organizaiei. Pentru anumite aspecte care pot contribui mai mult dect altele la crearea unei bune imagini, managerul de relaii publice trebuie s construiasc o strategie folosindu-se de mijloacele oferite de publicitate, cum ar fi mas

media scris, radioul i televiziunea, campanile publicitate sau angajamentele publice, care n cele din urm vor crea o impresie pozitiv asupra instituiei. S se pstreze o permanent informare asupra tendinelor actuale care pot afecta poziia i imaginea organizaiei. Managerul de relaii publice trebuie s cunoasc foarte bine posibilitile pe care le are concurena, s fie la curent cu noile descoperiri din domeniul cercetrii, cu tendinele din marketing i cu necesitile mereu rennoite ale publicului, astfel nct s fie n msur s ofere conducerii organizaiei o consiliere strategic adecvat. S construiasc i s menin o relaie pozitiv cu sursele cheie din mass media. Dei publicitatea nu reprezint dect unul din instrumentele relaiilor publice, ea este unul din cele mai importante. Stabilirea unor relaii lucrative cu reporterii de la publicaiile comerciale din domeniu, de la ziarele naionale i din mass media electronic va spori ansele managerului de relaii publice de a primi spaiu pentru programe publicitare. De ndat ce se stabilesc relaii de ncredere reciproc, credibilitate, eficien i integritate, ntre reporteri i managerul de relaii publice se va dezvolta o relaie reciproc avantajoas. Evitarea unei publiciti negative i rspunsul la apariii negative in pres. Nu este ntotdeauna posibil ca managerul de relaii publice s controleze interpretrile i aciunile mass media sau ale concurenei. Din cnd n cnd, surse externe pot prezenta informaii negative care pot afecta organizaia , iar managerul de relaii publice trebuie s schimbe situaia. Pentru a minimaliza ocaziile de pres negativ managerul de relaii publice trebuie s se asigure c toate comunicrile ctre public sunt coordonate i direcionate prin biroul su i c situaiile sunt abordate imediat cu integritate i ntr-o perspectiv viitoare ca i prezen.

Un program de relaii publice se apreciaz n funcie de patru elemente eseniale : acoperirea ateniei, rspunsul audienei, impactul comunicrii i influena pe care o exercit. CAPITOLUL V MECANISMUL PROCESULUI DE RELATII PUBLICE Dei, n multe privine, imaginea unei organizaii poate fi transpus n cadrul unui plan, produsul final va fi probabil mprit n patru subdiviziuni :Materiale tiprite, Contracte verbale, Diferii constructori de imagine si Evenimente speciale. Implicaiile fiecreia din ele sunt abordate n cele ce urmeaz. De menionat un apect important i anume acela c nici unul din domeniile de mai sus nu trebuie accentuat n detrimentul altuia. Fiecare din ele joac un rol important n programul de relaii publice i toate trebuie s fie prezente pentru a asigura un atac echilibrat. Materiale tiprite Aceste produse pot constitui cea mai mare parte a programului de relaii publice i domeniul n care activitatea este continu. Aceste materiale tiprite cuprind scrisori i rapoarte, publicaii

interne, manuale, buletine informative, fie informative, postere, comunicate de pres sau alte forme de publicaii. Ele sunt cele mai versatile instrumente aflate la dispoziia managerului. In industrie i n profesiunile legate de afaceri, scrisul reprezint un mijloc de atingere a unui scop, jutificabil doar dac este mai bun dect oricare alte mijloace aflate la dispoziie pentru atingerea scopului dorit. Obiectivul poate fi politic, cum ar fi promovarea interesului personal ; poate fi social sau organizaional, cum ar fi mbuntirea nelegerii dintre un grup de salari ai care lucreaz mpreun sau poate fi un mijloc de proiectare spre exterior a unei imagini. Totui, trebuie neles un lucru : dei cuvntul scris este extrem de versatil, el nu reprezint ntotdeauna mijlocul cel mai adecvat de comunicare a ideilor. Inainte de a v apuca de scris, punei-v urmtoarele ntrebri care se bazeaz pe un set de linii orientative stabilite de David W. Ewing7. 1. Avei un scop clar i practic pentru a scrie ? Motivul de baz n scrierea oricrui document de relaii publice este de a influena pe cineva ntr-un anumit fel, in intenia de a determina o anumit atitudine sau rezultat. De aceea, managerul trebuie s poat rspunde la ntrebrile : Pe cine doresc s influenez ? i Ce doresc s i fac s gndeasc ? sau s fac dup ce am ncheiat comunicarea ? Dac rspunsul la una sau la ambele ntrebri nu se gsete, nu exist suficiente motive pentru a scrie, iar managerul trebuie s aib n vedere oprirea procesului nainte de a ncepe. Pe de alt parte, dac exist un motiv suficient de clar i real pentru a scrie, trecei la ntrebarea numrul doi. 2. Reprezint documentul scris cea mai bun modalitate de atingere a obiectivelor mele ? Uneori , un document scris reprezint o prob permanent, atunci cnd acest lucru nu este necesar i nici avantajos. In anumite cazuri, un agajament scris poate fi chiar duntor. Dac un manager consider , de exemplu, c este n interesul comunitii s recurg la o anumit strategie, el nu dorete poate s fac un aranjament scris n acest sens, pentru c aceasta ar crea un precedent sau ar putea fi interpretat ca un favoritism. Dei nu sunt multe situaiile care s necesite precauii de aceast mrime, numeroase aranjamente e bine s fie lsate nescrise din cauza situaiei sau a publicului implicat. Dac, dup o analiz atent, cuvntul scris este considerat a fi cel mai bun mijloc de comunicare, trecei la ntrebarea numrul trei. 3. Sunt eu, oare, cea mai indicat persoan care s pregteasc i s transmit mesajele ? Exist momente n care cea mai bun form de comunicare este cuvntul scris. Totui eficiena lui se pierde dac persoana sau grupul care i asum responsabilitatea de producere a materialului nu este cea indicat. Cnd se ntmpl acest lucru, impactul cuvntului scris nu poate fi negativ, ci chiar devastator. Amintii-v c viaa se bazeaz pe un cod de comportamente sociale i protocoale care n mod inevitabil au prioritate chiar i asupra unor eluri foarte nalte, cum ar fi justiia i adevrul. Pentru a putea transmite un mesaj, el trebuie s vin de la o surs social acceptat i corespunztoare. Singura alt alternativ este de a nu trimite mesajul. 4. Este momentul potrivit ? Alegerea momentului comunicrii este la fel de crucial ca i sursa. Dac un material scris este emis la momentul potrivit, el va avea un efect mult mai mare dect dac este emis la ntmplare. Decizia asupra momentului emiterii unui

5. 6.

7. 8.

material scris necesit cunoaterea publicului, analiza atent a dispoziiei acestuia, evaluarea climatului i nelegerea efectului pe care materialul trebuie s-l produc. Dac nu este momentul, nu trimitei materialul. Ateptai s vin momentul, chiar dac aceasta ar implica renunarea la material n cele din urm. Este cuvntul scris prea riscant? In acest caz mesajul este clar. Dac un material scris poate avea repercursiuni negative mai trziu, nu scriei. Este cuvntul scris o manier de abordare prea rigid ? Atunci cnd vorbii cu cineva fa n fa , avei posibilitatea de a observa limbajul corpului i de a v modifica maniera, dar n scris nu. Trebuie s acionai din intuiie sau experien i s sperai c ceea ce ai scris creeaz impresia pe care ai dorit-o. Comunicarea n scris poate fi prea puin flexibil atunci cnd v confruntai cu o situaie foarte volatil sau cnd nu suntei siguri n ce direcie s acionai ntr-o anumit situaie. Va rspunde scrisul suficient de bine nevoilor dumneavoastr ? Cuvntul scris are mai multe neajunsuri : Este impersonal, unidirecional, unidimensional i adesea plictisitor. 8 Inainte de a decide s-l folosii, ntrebai-v dac o alt form de comunicare ar servi mai bine intereselor dumneavoastr.

Dac dup aceast analiz cuvntul scris pare a fi cea mai bun alegere, trebuie s realizai c eficacitatea comunicrii este controlat de un anumit numr de variabile. Din fericire, toate sunt relativ previzibile i pot fi folosite avantajos. Pentru a obine cele mai bune rezultate, Ewing sugereaz c trebuie s avem n vedere urmtoarele aspecte : 1. Analizai ct de larg trebuie s fie cadrul nainte de a prezenta idei, directive sau recomandri pentru schimbri, Dac individul sau grupul par s fie ostili mesajului, ncepei uor, introducnd treptat cititorul n situaie punct cu punct, ca i cum i-ai vorbi fa n fa. Dac procedai altfel v creai dificulti. 2. Credibilitatea dumneavoastr fa de cititori v afecteaz strategia . Cu ct este mai mare credibilitatea n ochii persoanelor cu care comunicai, cu att este mai probabil s le influenai sau s le schimbai opiniile. Putei ctiga credibilitate fie prin poziia i garaniile pe care o deinei, fie prin opinie. Dac aceasta se bazeaz pe opinie sau pe statutul dobndit, putei face unul din mai multe lucruri pentru a v mbunti credibilitatea n ochii cititorului : s menionai idei i fapte care s vin n sprijinul punctului de vedere al cititorului, s v raliai la gndurile i percepiile publicului cititor, s citai lucrrile sau opiniile experilor care se bucur d eja de credibilitate, n rndul cititorilor, sau s venii n sprijinul ideilor personale cu opinii din surse de prestigiu. 3. Dac publicul dumneavoastr se afl n dezacord cu ideile dumneavoastr sau este nesigur de acestea, prezentai ambele faete ale problemei. Introducerea ambelor sau a tuturor aspectelor problemei n faa unei audiene ostile va construi o atmosfer de obiectivitate. De asemenea, va ajuta la prezentarea poziiei dorite fa de cititori ntr-o manier punct cu punct , permindu-le astfel s-i formeze o opinie mai degrab asupra fiecrui punct dect al ansamblului. Acest lucru, asociat cu o anumit atitudine din partea

autorului care s spun n esen :Ineleg care v este atitudinea i ea este normal dac nu ai auzit nc ce am de spus ar trebui s fac mai muli noi adepi. 4. Pstrai argumentele forte pentru final, dac publicul este foarte interesat de argumentaie i la nceput, dac nu este att de interesat. Atunci cnd publicul este receptiv, cea mai bun
manier de abordare este de a conduce cititorii punct cu punct ctre concluzia dorit, asigurndv c fiecare punct este mai solid dect precedentul. Atunci cnd auditoriul este ostil, se aplic ordinea invers. Prezentai cititorilor mai nti punctul forte, n sperana c acesta i va face s citeasc pn la sfit. Nu sperai s schibai atitudini doar furniznd informaii. Prezentarea unor informaii noi de obicei are impact numai asupra celor care au deja opinii similare cu cele ale autorului. Acest lucru se ntmpl deoarece ele ntresc de fapt poziia cititorilor i le ofer ceva care poate fi folosit n sprijinul punctului lor de vedere. Mrturiile sunt cel mai adesea convingtoare dac provin de la grupuri cu care cititorii se asociaz. Indivizii au de obicei aceleai opinii, ca membrii ai unui grup cruia i aparin sau pe care l admir ; prin urmare, cea mai uoar modalitate de a influena pe cineva este a a folosi mrturii din oricare din aceste surse. Abinei-v de la folosirea unor afirmaii, fapte sau exemple care s vin n sprijinul mesajului dumneavoastr . Dei scopul oricrui material scris este de a-i face pe cititori s se trezeasc i s fie ateni, asigurai-v c eforturile dumneavoastr n acest sens nu au mers prea departe, deoarece pot avea efect contrar. Dac publicul este ocat de anumite afirmaii, se poate enerva sau poate deveni defensiv, astfel reducnd-se drastic posibilitatea ca autorul s i fac auzit punctul de vedere. Construii prezentarea adaptnd-o motivelor care determin atitudinile cititorilor, dac suntei siguri c le cunoatei. Prezentarea faptelor nu este ntotdeauna cea mai bun manier de a ctiga aprobarea cititorilor, mai ales dac atitudinile lor se bazeaz pe emoii individuale. In analiza publicului, ncercai s stabilii cauza care a dus la atitudinea pe care o are. Rspunsul la aceast ntrebare va facilita construirea manierei de abordare. Acordai atenie efectelor pe care le produc terii. Dup cum s-a subliniat anterior, opiniile terilor au un impact definitoriu, asupra modului de gndire a unui individ. De asemenea, terii pot avea un impact direct asupra inividului i n alt fel. Inserarea unui text, a unor referine la o persoan sau la un grup va strni n mod automat emoii din partea cititorului, fie c se dorete sau nu aceast reacie.

5.

6.

7.

8.

9.

Cum pote fi fcut un subiect demn de o tire ? Exist perioade n care rutina zilnic nu este suficient de colorat pentru comunicate de pres ; n aceste perioade tirile trebuie fabricate. A. Profitai de ultimele subiecte din pres. Dac delicvena juvenil reprezint o preocupare crescnd n cadrul comunitii i este amplu preentat pe primele pagini n pres, scriei un comunicat de pres despre ceea ce face organizaia pentru a-i lua pe copii de pe strad i a-i ine departe de astfel de probleme.

B. Realizai un sondaj de opinie cu privire la atitudinea comunitii fa de educaia fizic i recreere. C. Analizai situaia curent (de exemplu, scderea condiiei fizice) i facei o prognoz. D. Furnizai materiale suplimentare cu privire la un subiect curent cnd este cazul. Dac un anumit sport a devenit mod n ora, facei un articol despre modul n care se cumpr echipamentul, unde se pot face cursuri de iniiere sau despre orice alt subiect care ar putea interesa publicul. E. Aplicai rapoartele i studiile naionale la ceea ce se ntmpl n cadrul comunitii. F. Intocmii un calendar de evenimente sau scriei despre activitile planificate n viitor. Cum ar trebui scris un comunicat de pres ? Primul pas n acest proces este pregtirea unei fie faptice i completarea ei. Acest lucru va facilita organizarea informaiei. Fiele de fapte completate sunt de foarte mare ajutor n pregtirea posterelor, brourilor, pliantelor i a unui numr de alte materiale tiprite. Ele pot fi folosite pentru a gsi rspunsul la ntrebri cu privire la diferitele programe pe care le ofer organizaia. Ele pot nsoi un comunicat de pres pentru ca personalul ziarului sau revistei s poat broda pe marginea materialului trimis, dac ar dori acest lucru. In cele de mai jos se propune o schem de fi de fapte pentru un program. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Titlul programului sau proiectului . Scopul. Telurile i obiectivele. Co-sponsori, susinere. Locul de desfurare. Date, ore. Numrul de lecii sau sesiuni. Informaii, criterii i limite de nscriere. Taxe. Persoane de contact, personal i garanii. Trsturi, caracteristici speciale, probleme de interes. Grupuri-Tint. Canale de difuzare mass media posibile.

Cea de-a doua etap este scrierea unei ciorne. O importan regul general atunci cnd se scrie o ciorn pentru un comunicat de pres este de a ncepe cu cele mai importante fapte. Cu alte cuvinte, trebuie s rspundem ntrebrilor ce, cnd, unde, de ce, i cum, n primul paragraf. Paragrafele urmtoare trebuie s continue cu puncte minore dar interesante. Acest format se numete piramida ntoars. Avantajul su principal este c editorul poate adapta comunicatul unui anumit spaiu, iar cele mai importante fapte nu se vor pierde pe masa de ajustare a textelor.

Atunci cnd scriei un comunicat de pres, asigurai-v c : Faptele sunt exacte, Verificai-le n toate manierele posibile nainte de comunicat. Nu introducei opinii n prezentarea faptelor. Primul paragraf este atractiv i bine scris. Ceea ce se spune este pertinent i important. Structura propoziiilor este scurt i precis. Propoziiile lungi i nflorite aparin romanelor, nu comunicatelor de pres. f. Textul este scris pentru cititorul obinuit. Evitai limbajul tehnic i cuvintele lungi. g. Textul are mai puin de dou pagini. h. Este scris n stil adecvat. Consultai cri cu privire la stil. a. b. c. d. e. Un format recomandat este urmtorul : 1. Toate exemplarele trebuie dactilografiate cu spaiu dublu, de 8 , pe hrtie alb, de calitate. Nu trimitei copii. 2. Scriei numai pe o singur parte a hrtiei. 3. Lsai margini de 1 in. pe toate laturile. 4. Lsai un spaiu de un sfert pn la jumtate de pagin alb ntre informaiile referitoare la persoana de contact i prima propoziie a exemplarului pentru ca redactorul s scrie titlul. 5. Evitai ntreruperea unui paragraf la sfritul unei pagini. 6. Numerotai paginile. Scriei cuvntul se continu l a sfritul unei pagini, dac textul se continu pe pagina urmtoare. 7. Includei informaiile referitoare la adresa de contact. 8. Menioni data comunicatului n colul din dreapta sus al primei pagini. 9. Semnalai ncheierea articolului, nscriid cifra 30 sau un semn # dup ultimul cuvnt. Anunurile de servicii publice pentru transmisii radio urmeaz n principal aceleasi reguli ca i alte comunicate de pres cu urmtoarele excepii : A. B. C. D. E. Toate cuvintele se scriu cu litere mari. Intreg textul este triplu spaiat. Cuvintele trebuie numrate. Exemplarul transmis trebuie cronometrat. Textul nu trebuie s depeasc cinci rnduri tiprite (egale cu 15-20 secunde).

Atunci cnd scriei anunuri radio, urmtoarele sugestii v pot fi de folos : A. Limitai numrul de idei pe care dorii s le transmitei. Este mai probabil ca cineva s -i aminteasc ce avei de spus dac va concentrai pe una-dou probleme.

B. Folosii cuvintele pentru a descrie ceea ce ai dori ca oamenii s recunoasc vizual. Dac parcul dumneavoastr este dotat cu echipamente viu colorate, descriei culorile i cadrul pentru a spori interesul asculttorului. C. Repetai tot ce considerai c este important. Dac transmitei un numr de telefon, o adres sau alte informaii vitale, spunei-le de cel puin dou ori. D. Asigurai-v c trezii interesul cu mesajul dumneavoastr nc de la nceput. Folosii muzica i efectele de sunet sau cuvinte care s-i fac pe asculttori s se opreasc din ceea ce fac i s se concentreze asupra a ceea ce spunei. E. Nu bombardai asculttorul cu sunete sau fapte. Orice accentuare de orice fel va crea un efect negativ. F. Nu folosii cliee. Evitai cuvintele sau tehnicile comune. Folosii o abordare proaspt. G. Dac considerai c dialogul este cea mai potrivit abordare, asigurai-v c este convingtor. Ascultarea unui dialog care sun forat i poate face pe oameni s cread exact opusul a ceea ce dorii s-i facei s cread. H. Un finish puternic este la fel de important ca i un nceput pertinent. Lsai-l pe asculttor s se gndeasc la cel mai important lucru pe care dorii ca acesta s i-l aminteasc. Cine ar putea fi interesant de comunicat ? Dup ce comunicatul este gata, stabilii postul de tiri care ar fi interesat n ceea ce spunei. Fii selectivi. Cteva comunicate bine plasate aduc mult mai multe roade dect cteva sute trimise la ntmplare. Dup ce ai fcut selecia, hotri care persoan de la tiri ar fi cea care ar putea folosi relatarea i trimitei-i textul pe numele su, dac este posibil. Trimiterea comunicatului ctre o anume persoan sporete ansele de a fi publicat. Pe msur ce progreseaz programaul de relaii publice, avei n vedere alctuirea unei liste de mass media care s cuprind numele, adresele i numerele de telefon ale persoanelor de contact pentru fiecare din canalele mass media.

Din nou, nainte de a scrie, analizai publicul. Informaia astfel obinut va fi extrem de util n planificarea unei strategii . Intrebai-v dac : 1. Sunt membrii audienei interesai de subiectul despre care voi scrie ? Dac da, n ce msur i afecteaz subiectul ? Au un interes primar aa cum l-ar avea de exemplu prinii unui juctor din Little League dac ai scrie despre creterea taxei de intrare, sau un interes trector, aa cum l-ar avea un cititor de 30 de ani, dac ar citi despre un nou complex de recreere pentru vrsta a treia ? 2. Inelege publicul perspectiva pe care o reprezint ? Dac scriei , de exemplu, despre nlocuirea unui program de baschet nceptori cu un program care pune accent pe activiti de instruire i cooperare, oare publicul nelege c nu suntei total mpotriva competiiei, ci c suntei n faoarea nvrii comportamentului de grup la copii nainte de a-i pune pe aceti ntr-o situaie de competiie n care astfel de deprinderi sunt necesare ?

3. M cunoate publicul pe mine sau pe persoana din cadrul angajailor care va scrie ? Credei c suntei profesioniti competeni i c avei experiena i pregtirea de a scrie un articol de rezonan corect ? Inelege oare publicul c, dac suntei antrenor, suntei n acelai timp i educator i c nelegei conceptele asociate dezvoltrii umane i pedagogiei ? Ii d seama c, n calitate de profesionist n probleme de recreere, suntei dotat cu abilitatea de a programa ceva mai mult dect deprinderi sportive ? 4. Publicul are un punct de vedere opus ? Dac da, ct de puternic este acesta ? S-ar simi , de exemplu, femeile din liga de softball discriminate dac nu ai reui s le alocai un timp similar de utilizare a tuturor terenurilor din ora, (chiar dac ar fi mai convenabil pentru ele s joace ntr-un singur complex) doar pentru ca liga masculin folosete toate terenurile ? 5. Ar percepe publicul c articolul meu reprezint o ameninare voalat ? Elevii de liceu, de exemplu, ar citi declaraia unui reprezentant al departamentului local de educaie fizic ce descrie condiia fizic deplorabil a adolescenilor i care se decide s fac ceva n acest sens, ar considera, oare, acest lucru drept o preocupare fa de sntatea elevilor sau drept o alt metod de a acorda note proaste la educaie fizic ? 6. Publicul demonstreaz o atitudine ca rezultat al unei convingeri sau al unui prejudiciu identificabil ? Putei asocia, de exemplu, motivele reinerii manifestate de un grup n abordarea probei de alergare fond femei, cu convingerea c femeile nu pot suporta stresul fiziologic care apare n astfel de probe ? Comunicatul de pres : un material tiprit de factur special Inelegerea momentului propice pentru a scrie i a manierei n care putem s fim convingtori este important atunci cnd avem de-a face cu orice material scris, dar tot att de important n cazul n care avem de alctuit comunicate de pres. Comunicatele reprezint un instrument valoros n relaiile publice pentru c au potenialul de a ajunge la un numr mare de oameni. Din pcate, majoritatea managerilor nu cunosc modul de pregtire corect a comunicatelor, acest lucru limitnd substanial abilitatea lor de comunicare cu publicul prin mass media. Procesul de pregtire a comunicatelor de pres este cuprins n acest capitol sub forma unei serii de ntrebri. 1. Ce lucruri ntreprinde organizaia care s merite a fi publicate n pres ? In esen, ntrebarea este : Ce anume din ceea ce s-a realizat l-ar interesa pe cititor ? Aceast ntrebare este probabil cea mai important, avnd n vedere faptul c un comunicat de pres care nu atrage consumatorul de mass media, nu va fi publicat . Si aceast ntrebare trebuie s ne-o punem n fiecare zi. Prea multe organizaii rateaz prilejul de a aprea n pres pur i simplu pentru c nu cunosc valoarea tirilor.

Cheia de gsire a unui subiect demn de o tire este de a ti s te concentrezi pe ceva care se leag direct de interesele sau experienele oamenilor. Farlow10 subliniaz c tirile sunt tiri atunci cd conin anumite elemente de interes deosebit pentru public, i anume : A. Atunci cnd este ceva extraordinar sau neobinuit. Cldirea care a fost inaugurat smbt este cea mai mare sau cea mai bun din regiune ? Persoana care a ctigat cursa cu curcani n acest an a stabilit un record sau o familie se aflla a patra generaie de B. C.
nscriere n aceast curs ? Atunci cnd o celebritate sau o personalitate recunoscut din oraul dvs. se implic n programul dumneavoastr ca sponsor sau participant. Atunci cnd presupune dezvluirea detaliilor cu privire la un secret bine pstrat sau la alte fapte cu privire la un lucru misterios. Va construi ntr-adevr coala o nou baz sportiv acvatic sau de ce au fost cantonate trei baloane cu aer cald n parc nultimele trei zile ? Atunci cnd un lucru este amuzant sau are o atractivitate universal. Sugari care nva s noate, copii care nva s-i ngrijeasc pisoii sau celuii, un copil care i ateapt bunica s ncheie o curs de 10 km, toate reprezint scenarii cu atractivitate mare la public. Atunci cnd se face o declaraie plin de emoie sau care genereaz controverse. Necesitatea nchiderii unui program pentru tinerii handicapai datorit lipsei de fonduri sau decizia complet a asociaiilor se poate gsi n cartea intitulat The Encyclopedia of Associations. Alte medii din pres de interes general (cu acces nelimitat al cititorilor) : reviste generale, reviste cu programe radio, publicaii de tiri sau ale sindicatelor, ale birourilor regionale ale publicatiilor naionale. Publicaii locale, zonale sau statale care vizeaz propriile lor grupuri-int : organe interne de pres, buletine (interne, ale ageniilor, ale gruprilor profesionale, ale cluburilor diverselor organizaii, asociaii, industrii, afaceri, biserici), ghiduri ale asociaiilor i calendare. Postul de radio orenesc. Postul de radio cu audien special. Radio-ul metropolitan.

D.

E.

F.

G.

H. I. J.

Contacte verbale Contactele verbale cu publicul au loc de obicei prin intermediul edinelor, discursurilor, convorbirilor telefonice i ntlnirilor fa n fa. Dei este mai dificil s controlm contactele verbale ntr-o manier prescris dect s controlm cuvntul scris, contactele verbale pot fi coordonate totui prin politici i proceduri. Politica n relaiile publice este doar o extensie a elurilor i obiectivelor programului, care stabilete tonul sau climatul ntr-o anumit situaie. Procedura este o extensie a politicii care direcioneaz aciunile unui salariat n situaii specifice. Politicile i procedurile trebuie s fie proiectate astfel nct s acopere ct mai multe situaii posibile pentru a asigura proiectarea continu a imaginii dorite. Cum s rspundem i s selectm apelurile telefonice, cum s gestionm reclamaiile sau solicitrile de informaii sau sugestiile

pentru discursuri sau cum se conduc edinele publice reprezint doar cteva din subiectele care ar putea fi acoperite de un set de proceduri referitoare la contactele verbale. Constructorii de imagine Peter Schadermundt a subliniat c pe piaa concurenional de astzi, n care fiecare dolar investit n publicitate trebuie folosit pe scar larg i cu cel mai mare impact, tot mai muli lideri n afaceri par s recunoasc faptul c ar fi extrem de util ca fiecare apariie public a unei companii cldirile, firmele, mainile, pachetele, nsemnele i reclamele sale de televiziune, crile de vizit i antetele s fie prezentate ntr-o manier integrat care s fie recunoscut imediat ca emblem a familiei sau marc a companiei respectie, imaginea global de succes ar transmite imiediat publicului mesajul : Aceasta este o companie de care am auzit, politicile ei sunt sntoase, iar preteniile ei publicitare sunt oneste ; m simt n siguran cumprnd produsele ei sau utiliznd serviciile acesteia12 Ceea ce este valabil n afaceri nu este mai puin valabil n cazul unei organizaii prestatoare de servicii pentru populaie in domeniul educaiei fizice sau recreerii. Aceste agenii, ca i firmele de afaceri, trebuie i ele s-i prezinte o imagine onest pentru ca oamenii s se simt n sigran atunci cnd apeleaz la serviciile lor. Designul imaginii unei organizaii, cum ar fi nsemnul, simbolul sau marca comercial, simbolizeaz personalitatea i capacitatea unei organizaii. Acest fel de instrument vizual permite ca n mintea consumatorului s evolueze o serie de impresii. Pentru a fi eficiente, imaginea trebuie :
1. S fie n concordan cu imaginea organizaiei. Dac organizaia dorete s prezinte o

imagine conservatoare, de exemplu, designul imaginii trebuie s fie conservator, nu efervescent sau popular. 2. S fie distinctiv pentru a nu se confunda cu simbolul altei organizaii. 3. S fie executat ntr-o manier profesionist, ca s nu se ndeprteze de profesionismul organizaiei. Nimic nu este mai deconcertant ca logo-ul lipsit de sclipirea profesionist. 4. S fie modern. Dac o organizaie a utilizat acelai simbol timp de muli ani, ar trebui s se gndeasc s i-l modernizeze, pentru a reflecta poziia ei actual n cadrul comunitii i s comunice ideea c s-a schimbat cu timpul. Simbolurile sunt extrem de importante. Un design solid poate fi cel mai bun promotor sau vnztor al unei organizaii. Fiind un bun inestimabil n carul programului de relaii publice, acest simbol nu trebuie lsat la voia ntmplrii. Fiecare aspect al designului su , inclusiv culoarea i textura, litografia i sloganul folosit, trebuie proiectate pn n cel mai mic detaliu pentru a se asigura obinerea unei imagini corespunztoare. Evitai cu orice pre inspiraia artitilor amatori, ideea soiei efului sau ideea ceteanului bine intenionat. Alocai ntregul timp necesar pentru a construi un simbol care s ilustreze adevrata identitate a organizaiei. Schladermundt13 ofer urmtoarele linii orientative pentru consturirea unui simbol : o marc de

identificare este un cuvnt, o emblem, un simbol sau mijloc folosit pentru a indica sau identifica o anumit companie. Marca optim trebuie s aib: 1. Impact impact singular cu atractivitate imediat 2. Lizibilitate recunoatere i putere de impresie instantanee 3. Simplitate s fie uor de neles 4. Distincie s evoce i s aminteasc 5. Adaptabilitate s fie reproductibil n orice mrime i pe orice support. 6. In plus, pentru c de la acest simbol de identificare se cere ndeplinirea unei funcii specifice, el trebuie s pun n eviden calitatea nalt a serviciilor prestate 7. S indice faptul c organizaia dvs. Este orientat ctre oameni 8. S pun n eviden faptul c organizaia este adaptabil i orientate ctre viitor. Evenimente speciale Evenimentele special nseamn vizitatori, iar vizitatorii nseamn un prilej de a influena favorabil opinia public cu privire la organizaie. Modalitatea n care sunt tratai vi zitatorii atunci cnd intr ntr-o cldire are un impact mai mare asupra impresiilor lor cu privire la organizaie dect l are programul. Planificai cu atenie fiecare detaliu al aranjamentelor programului din perspectiva vizitatorilor. Acest lucru plaseaz pe primul loc convenabilitatea i plcerea acestora. Iat cteva sugestii, din punct de vedere al relaiilor publice, de manier de tratare a publicului cu ocazia unui eveniment special. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Luai msuri pentru a ntmpina toi oaspeii. Desemnai persoanele din organizare care s fie gazde. Studiai schemele de trafic pentru a evita blocajele. Punei marcaje explicative, la nivelul ochilor, n locurile n care acestea ar putea fi utile. Delegai responsabiliti specifice angajailor; dac este posibil folosii sistemul rotaiei pentru sarcinile laborioase. Luai msuri pentru ca nscrierea s fie rapid i eficient; evitai cozile, dac este posibil. Instruii angaii pentru ale explica ceea ce au de fcut n termeni clari. Instruii angajaii asupra tuturor aspectelor manifestrii, astfel nct acetia s poat rspunde la ntrebri. Expunei materiale de bun calitate, aranjate profesionist.

CAPITOLUL VI ECHIPA IN ACTIVITATEA DE MANAGEMENT SPORTIV

Deoarece echipa sportiv i managementul ei constituie o surs permanent de tiri, vom acorda atenie acestui segment al activitii de management sportiv. Echipa, grupul sau colectivul reprezint, n domeniul sportului, un grup de persoane, care presteaz , realizeaz o activitate sau o aciune sub conducerea unui responsabil , ce urmrete realizarea unui obiectiv de educaie fizic i sportiv. Intre componenii unei echipe, unui grup, exist relaii de dependen. Acetia acioneaz n comun, n scopul ndeplinirii unui el, a unor atribuii stabilite de manager. Pentru realizarea obiectivelor activitii respective, scopul justific alctuirea, organizarea i funcionarea grupului respectiv. Valoarea, eficiena echipei este determinat de calitile fiecrui membru. Acesta constituie o entitate distinct. Principalele caracteristici ale echipei (grupului) vizeaz : Realizarea performanelor sportive planificate, a obiectivelor activitii respective ; Relaiile socio-afective ntre membrii gruprii, care pot influena pozitiv sau negativ realizarea obiectivelor stabilite; Membrii echipei (grupului) trebuie s respecte anumite norme de comportare i conduit stabilite n prealabil de manager;

O echip poate fi caracterizat prin nelegere, cooperare, ncredere sau tensiuni i conflicte interne. De aceea, pentru realizarea obiectivelor activitii managerial e este important alctuirea i funcionarea acestei uniti. Homans a stability urmtorii parametrii ai procesului prin care un colectiv influeneaz membrii, modificndu-le atitudinile i personalitatea: scopul urmrit (lucrative-extensiv; creativ); numrul membrilor, interaciunile dintre membri; structura echipei, a grupului. Toi aceti parametri determin i comportamentul grupului, al echipei, n funcie de activitile realizate, de interaciunile i sentimentele membrilor. Important de reinut este i faptul c o dat cu creterea numrului membrilor grupului respectiv (care variaz n funcie de scopul activitii de la 2-3 la 4-50 i mai mult) crete numrul relaiilor interpersonale. De exemplu, dac ntr-un grup format din dou persoane, numrul de relaii interpersonale este de 2, la 3 persoane n grup numrul relaiilor ajunge la 6, iar la 9-10 persoane ntr-un grup , ajunge la 72, respectiv 90 relaii interpersonale. Numrul acestor relaii, n funcie de numrul membrilor grupului, se poate calcula conform formulei R= n(n-1), unde R= numrul relaiilor, iar n=numrul membrilor grupului. Parametrii i caracteristicile unui grup (echip sau colectiv) PARAMETRI 1. SCOPUL GRUPULUI (ECHIPEI, COLECTIVULUI) CARACTERISTICI - LUCRATIV (EXECUTIV)

2. NUMARUL MEMBRILOR

VARIAZA IN FUNCTIE DE SCOPUL ACTIVITATII DE LA 2-3 LA 40-50 SI MAI MULT DETERMINA NUMARUL INTERPERSONALE RELATIILOR

3. INTERACTIUNILE SUNT SUBORDONATE SCOPULUI SI NORMELOR DINTRE MEMBRII DE FUNCTIONARE ALE GRUPULUI (ECHIPA, GRUPULUI (ECHIPEI, COLECTIV) COLECTIVULUI) 4. STRUCTURA ESTE DETERMINATA DE SCOP, OBIECTIV, GRUPULUI (ECHIPEI, FIECARE MEMBRU ARE UN ANUMIT ROL COLECTIVULUI) Formarea unei echipe (grup, colectiv) este deosebit de important pentru reusita final. In acest sens, se pot aplica i pentru domeniul educaiei fizice i sportive una dintre cele dou cunoscute teorii : a. Teoria dinamicii de grup (elaborat de K. Lewin) are la baz evoluia continu, dinamismul ce determin acumulri care produc modificri, schimbri n funcionarea grupului. Pe baza acestor teorii, n cadrul grupului trebuie s existe tensiuni i conflicte care dinamizeaz grupul, iar constituirea grupului n jurul unei (unor) persoane dinamice, cu personalitate puternic i care favorizeaz conflictele din cadrul grupului, duce n final la progres. b. Teoria sociometric , elaborat de J. Moreno, care are la baz constituirea grupului (echipei) ca rezultat al relaiilor umane. Relaiile dintre membrii grupului trebuie s fie de simpatie, de atracie, de sprijin reciproc, n rezolvarea diferitelor situaii. Succesul n activitatea sportiv este rezultatul muncii echipei de conducere. Orice conductor face parte dintr-o echip de conducere, creia i revin urmtoarele rspunderi : Cutarea celor mai optime soluii pentru realizarea obiectivelor ; Stabilirea mijloacelor care duc la ndeplinirea deciziilor ; Verificarea i controlul ndeplinirii deciziilor luate, i, n final, realizarea obiectivelor stabilite.

Concret, o echip de conducere stabilete prioritile i ia hotrrile care se impun. Un bun manager este acela care reuete , din numrul mare de situaii i probleme de tot felul, s le aleag pe cele mai importante i s adopte cele mai eficiente msuri pentru realizarea obiectivelor.

Managementul grupului sportiv (colectivului, echipei) Membrii grupului sportiv (colectivului sau echipei) se afl ntr-o relaie de ierarhie managerial. Nivelurile inferioare ale ierarhiei se supun celor superioare. Acest cadru este stipulat prin ordine, hotrri, instruciuni, regulamente de organizare i desfurare a activitii. Managerul sportiv al grupului (echipei) este persoana care decide ce urmeaz s se fac i i asum rspunderea gruprii pe care-o conduce. El transmite deciziile luate subalternilor i tot el supravegheaz aplicarea strict a acestora. In final, managerul rspunde de ceea ce s-a realizat , de modul n care s-au nfptuit obiectivele activitii respective. Sentimentul de responsabilitate al managerului sportive trebuie s se transmit i colaboratorilor si. Schematizarea activitii manageriale n sport INDIVID/ECHIPA Selecionarea i pregtirea personalului; Recrutarea de sportivi pentru piaa extern; Alegerea unui partener extern ; Invarea i stpnirea a 1-3 limbi de circulaie internaional ; Cunoaterea geopolitic i sportiv a rilor, a federaiilor, cluburilor partenere ; Planificarea i organizarea cltoriilor de serviciu; Asigurarea condiiilor de sejur; Pregtirea ntlnirilor de lucru cu partenerii; Finalizarea i semnarea contractului de achiziionare a sportivului ; Rentoarcerea acas i analiza situaiei financiare.

In relaiile pe care managerul sportiv le are cu membrii echipei trebuie s in seama de urmtoarele reguli: S fie permanent un exemplu pentru ceilali componeni ai echipei; S respecte pentru a fi respectat ; S in seama de prerile celorlali ; S fie drept, obiectiv, cinstit ; S-i respecte cuvntul dat ; S aplice sanciuni cu tact i doar cnd este imperios necesar ; S trateze pe fiecare n raport cu pregtirea i responsabilitatea sa ; S fie corect n acordarea recompenselor.

In conducerea unui grup, managerul (asemenea unui dirijor) trebuie : S se bucure de prestigiu professional n faa colaboratorilor i subalternilor; S realizeze o comunicare sincer cu toi cu care intr n contact ;

S asigure un sprijin subordonailor cnd anumite cazuri l impun; S promoveze sentimentele de ncredere i respect reciproc; S soluioneze ct mai repede eventualele conflicte ce apar n grup; S-i aleag colaboratorii i s se bazeze pe acetia; S se consulte permanent cu membrii echipei de conducere.

Inainte de a recurge la mustrarea, sancionarea subalternilor, managerul trebuie s aib n vedere urmtoarele : S aprecieze corect calitile i prestaiile subordonailor ; S se asigure c cel criticat nelege n ce constau greelile fcute; Discuia purtat s duc , n final, la crearea sentimentului c mustrarea sau sanciunea dat, n situaii extreme, este pe deplin ntemeiat.

Un bun manager sportiv trebuie s tie s organizeze un colectiv i, aa cum s-a mai artat, s tie s lucreze cu oamenii. Conductorul trebuie s fie o personalitate puternic, s tind spre crearea unui stil propriu, care s nsemne o atitudine participativ i de solicitudine, de stimulare n rndul membrilor colectivului a unei predispoziii spre nnoire i eficien n tot ce ntreprinde. De asemenea,, n calitate de lider, trebuie s fie prompt n receptarea ideilor i a soluiilor altora, s in seama de propria experien, s fie un neobosit vizionar, prospectnd i prognoznd rezultatele, performanele i aciunile viitoare. CAPITOLUL VII IMAGINEA ORGANIZATIEI SI INTEGRAREA IN VIATA COMUNITATII Imaginea organizatiei : cum ne integrm n viaa comunitii ? Amintii-v c organizaia , fie c vrea sau nu, proiecteaz o anumit imagine ctre fiecare individ cu care vine n contact. Dac o secretar este neatent n dactilografierea pliantelor sau a scrisorilor, organizaia proiecteaz o imagine de nepsare i lips de profesionism. Dac un agajat se mbrac prost sau nu i planific fiecare detaliu al programului sau leciei sale, organizaia pare a fi lene i nepstoare. Verificarea textului dactilografiat de secretar sau cumprarea de uniforme pentru personal poate ajuta la pstrarea bunei imagini globale pe care organizaia o deine, dar eforturile izolate de acest gen nu vor produce, probabil, imaginea dorit. Numai un atac planificat cu destinaie precis aduce organizaia mai aproape de o imagine care s fie n corcordan cu elurile i obiectivele sale i garanteaz n timp dezoltarea i succesul organizaiei. Inainte de a lua o decizie cu privire la imagine, trecei n revist elurile i obiectivele organizaiei. Punei-v ntrebri de acest gen : Ce sper s obin organizaia ? Cum sper s obin aceste lucruri ? Pe cine sper s vizeze sau s serveasc ? Ce fel de rol crede c joac n

cadrul comunitii ? Ce rol crede c ar trebui s joace n comunitate ? De ce fel de sprijin dorete sau are nevoie de la comunitate ? Ce fel de relaie dorete s dezvolte cu comunitatea i cu alte agenii din cadrul acesteia ? Inainte de a se lua decizia asupra imaginii, organizaia trebuie s rspund la acestea i alte ntrebri asemntoare. Decizia asupra parametrilor imaginii. Intrebai-v ce fel de imagine ar putea fi artat de organizaie la acest moment. Rspunsul la aceast ntrebare se bazeaz pe poziia pe care o deine organizaia n comunitatea social i politic, pe abilitatea personalului, pe facilitile care stau la dispoziia personalului, pe autoritatea organizaiei i pe capacitile individuale. In timpul efecturii acestei analize, trebuie s ncercai s determinai tipul de imagine care trebuie proiectat de acum ntr-un an, peste trei i peste cinci ani, pentru a avea un impact pozitiv asupra viitorului. Decizia asupra imaginii proprii. Dup ce ai strns aceste informaii, organizaia poate decide cine dorete s fie i cum dorete s fie perceput : totui, decizia asupra imaginii viitoare necesit nc mult gndire. Atunci cnd cineva construiete un enun cu privire la imagine, trebuie s-i pun permanent urmtoarele ntrebri : Cine suntem noi ? Care este elul nostru special ? Care este filozofia noastr ? Ce dorim ca oamenii s tie despre noi ? Meninei mesajul simplu i direct. In acest mod se mrete posibilitatea de a fi n mod real capabili s proiectm o astfel de imagine. Un enun de imagine nu trebuie s fie lung. El poate fi o simpl propoziie de genul : Sobos este un magazin de produse sportive care creeaz o ambian apropiat, al crui unic interes este acela de a-i satisface clientul. Totui, este posibil s fie nevoie de enunuri mai complexe pentru a reprezenta toate faetele unei organizaii care ofer servicii oamenilor. Iat dou enunuri de imagine care ilustreaz acest punct de vedere, construite pentru un departament de recreere i respectiv un departament de educaie fizic. I. Departamentul de Recreere i Parcuri din Shade Tree Township : A. Furnizeaz un serviciu important cetenilor din Shade Tree Township. B. Este o agenie guvernamental orientat spre servicii, puternic implicat n dezvoltarea i creterea comunitii. C. Este receptiv la nevoile i dorinele mereu schimbtoare. D. Acioneaz ca un agent de facilitare a recreerii i muncete pentru a oferi oamenilor tipul de recreere pe care i-l doresc, fie prin furnizarea direct a acesteia, fie prin negociere cu tere pri pentru furnizarea acesteia. E. Asigur numai servicii de bun calitate. F. Este o agenie orientat ctre oameni. G. Este condus de profesioniti pasionai de domeniul lor de activitate H. Consider c oamenii trebuie s fie inui la curent. I. Este un bun loc de munc.

J. Este o agenie bun cu care se poate coopera. II. Departamentul de educaie fizic Hilton Heights se preocup de sntatea, sigurana i binele fiecrui copil din ora. Domeniul nostru de activitte const n a-i face pe toi copiii s se simt campioni. Urmtorul pas este de a determina ce cred oamenii, prin evaluarea strii actuale a imaginii organizaiei n cadrul comunitii. Aceast etap este adesea trecut cu vederea n procesul de planificare pentru c puini oameni percep programele de relaii publice ca fiind ceva mai mult dect nite vehicule de rspndire a informaiei. Aceast nefericit i eronat concepie poate costa scump. Planificarea relaiilor publice se mparte n dou sarcini : 1. Determinarea imaginii organizaiei din punctul de vedere al publicului. 2. Identificarea de activiti specifice pentru a menine, mbunti sau modifica acea imagine. Fa de cele dou sarcini de mai sus trebuie spus c managerii i consacr cea mai mare parte a timpului cu planificarea activitilor care sper c vor influena opinia public. Puin timp este consacrat ncercrii de a determina ce gndete de fapt publicul. Problema pare s fie adesea faptul c organizaiile sunt convinse c tiu ce cred oamenii despre ele, cnd de fapt raionamentul lor se bazeaz pe informaii vechi, prejudeci i, ceea ce este mai periculos, pe opinia unui singur om.4. Preedintele unui departament de educaie fizic poate considera c, dac fiul su joac fotbal n echipa reprezentativ, tie exact ce gndete fiecare juctor membru al echipei din coal despre programul sportiv. El este asemenea directorului pentru recreere, care , la audierea a dou plngeri la o populae participant de dou mii de persoane, crede c programul trebuie desfiinat pentru c toi sunt nemulumii. Proiectarea opiniei unei singure persoane este o problem periculoas i uneori costisitoare. Un manager raional evit s generalizeze i adopt o atitudine mai sigur i mai nclinat spre cercetare, care include analiza : Anchetelor de opinie realizate n cadrul comunitii ; Comentariilor (reclamaii i laude) fcute fa de personal i de comitetele consultative ; Corespondenei ; Opiniilor comitetelor consultative ; Anchetelor i sondajelor naionale ; Alegerilor i voturilor legislative care reflect opinia public cu privire la anumite probleme ; 7. Discursurilor i scrierilor liderilor de opinie recunoscui ; 8. Decupajelor din pres i emisiunilor radio-TV cu comentarii asupra unui anumit subiect ; 1. 2. 3. 4. 5. 6.

9. Statisticilor cu privire la utilizatori5. Indiferent de metoda sau metodele folosite, pentru a obine cea mai corect idee asupra imaginii sale n cadrul comunitii, organizaia trebuie s fac eforturi permanente i sistematice pentru ca acestea s fie utile. Aceste eforturi trebuie s rezulte n informaii care s poat fi folosite n determinarea progresului nregistrat de un departament n privina atingerii obiectivelor sale. Dac se are n vedere acest scop, cei care gestioneaz programele de relaii publice trebuie s tie ce se ateapt de la ei, cnd se ateapt , i de ce. Cu alte cuvinte, pentru a fi eficieni, ei trebuie s aib obiective scrise i aprobate de conducerea superioar a organizaiei. Fr o astfel de direcie, programul de relaii publice nu poate fi ceva mai mult dect un flux de de publicitate fr sens. In cele de mai jos, se prezint un set de obiective care a fost pregtit pentru un departament urban de recreere. Dou lucruri trebuie observate n legtur cu aceste obiective : 1) ele asigur orientare, fr a elimina latitudinea i flexibilitatea pe care managerul trebuie s o instituie pentru a crea programme care s fie specifice unei situaii date i 2) ele iau n considerare nu numai starea i imaginea pe care o organizatie dorete s o aib, ci i starea i imaginea pe care o are la momentul prezent. Ambele aspecte sunt extrem de importante. Fr a pune accentul pe oricare din ele, programul de relaii publice este lipsit de potenialul de a-i atinge scopul. Departamentul de Arcuri i Recreere Oak City Program de Relaii publice Scop Scopul Programului de Relaii Publice al Departamentului de Parcuri i Recreere din Oak City este de a facilita ctigarea de ctre department a ncrederii i sprijinului public pe care le consider necesare pentru a funciona cu success n cadrul comunitii. Intenie Pentru a realiza acest obiectiv, fiecare unitate operaional din cadrul departamentului trebuie s-i creeze canale de comunicare direct cu publicul, n orice mod n care se consider c este adecvat pentru acea unitate, n scopul influenrii favorabile a opiniei publice. Obiective - n perspectiva imaginii pe care Departamentul de Parcuri i Recreere Oak City sper s o proiecteze i innd seama de starea actual a Departamentului, programul de relaii publice este destinat: I. S prezinte Departamentul de Parcuri i Recreere Oak City drept un bun valoros al comunitii care va ajuta la atragerea locuitorilor i afacerilor n ora. II. S schimbe opinia general c servicile furnizate de un department de recreere comunitar sunt de calitate mai slab dect cele oferite de o firm comercial. III. S creasc ncrederea n serviciile oferite de department.

IV. S fac din department un partener pentru creterea i dezvoltarea comunitii. V. S fac din department centrul principal de recreere n cadrul comunitii responsabil pentru coordonarea, organizarea, conducerea i iniierea planificrii tuturor activitilor recreative. VI. S in publicul la current cu poziia departamentului cu privire la aspecte legislative care sunt direct corelate cu problemele departamentului. VII. S creeze canale de comunicare n situaii de criz. VIII. S creeze un mecanism de control al zvonurilor. IX. S stimuleze o mai mare implicare a departamentului i angajailor si n problemele comunitii. X. S creeze nelegerea politicilor, obiectivelor i procedurilor departamentului de ctre comunitate. XI. S transmit o imagine a departamentului care s reflecte c acesta este : A. B. C. D. E. F. Agenie guvernamental orientat spre servicii ; Un programator orientat ctre oameni ; Atent la nevoile i dorinele mereu schimbtoare ; Furnizor de servicii de nalt calitate la preuri sczute ; Un departament care ascult oamenii ; Un departament profesionist i inovativ.

CAPITOLUL VIII ROLUL MASS MEDIA SI IMPACTUL ASUPRA RELATIILOR PUBLICE Impactul mass media asupra vieii cotidiene a oamenilor din ntreaga lume nu poate fi subestimat. Acest lucru a devenit clar pentru noi toi cu ocazia evenimentelor din Orientul Mijlociu care a culminat cu Rzboiul din Golf, din 1991. In fiecare zi, uneori n fiecare or, aflm nu numai evenimente care se produc, ci i interpretrile pe care unele ri le dau acestor evenimente, i modul n care acele interpretri au avut impact sau, n unele cazuri, au modificat reaciile i rspunsurile. Sportul nu este imun la acest efect de lupt. De fapt, datorit nivelurilor noastre de interes i implicare, ilustrate n Raportul Miller Lite asupra atitudinilor amerianilor cu privire la sport (13) i a sondajului din Sports Illustrated Sports Poll86 (14) , sportul este cel mai interesant specimen examinat de mass media. James Michener afirm c sportul, i n special baseballul n

faza sa incipient profesionist , a prosperat pentru c a beneficiat gratuit de cantiti imense de publicitate n cotidiane i n ziarele de duminic 15). Michener a explicat c aceast prezentare pe larg, pentru care oricare alt activitate ar fi trebuit s plteasc, se fcea gratuit din cauza valorii de divertisment i din cauza c publicaia care vindea informaii referitoare la sport se vindea mai bine, genernd o circulaie mai bun ct si costuri de reclam mai mari. Robert Lipsyte, n lucrarea sa clasic, Sports World : An American Dreamland s-a fcut ecoul acestui sentiment : Fr ajutorul i sprijinul scriitorilor sportivi, Judge Kensaw Mountain Lands nu ar fi fost niciodat capabil s redea baseballului inocena dup scandalul Black Sox din 1919, Tex Rcihard nu ar fi fost niciodat n stare s introduc ctigul de un million de dolari la box, iar fotbalul intercolegii nu s-ar fi putut niciodat transforma n cel mai mare monument de ipocrizie naional al Americii 16). In plus fa de contribuia mass media scrise la dezvoltarea sportului, mijloacele electronice de comunicare n mas, iniial radioul i mai trziu televiziunea, au oferit n mare msur publicitate sportului, n special golfului i fotbalului american, i au creat mecanismul responsabil pentru popularitatea lor astzi. Doi factori, publicarea crii Ball Four a lui Jim Bouton (17) i crearea i succesul emisiunii Monday Night Football, au schimbat modul n care sportul era prezentat i acceptat n familiile americane i au modificat ulterior rolul relaiilor publice n sport, de la cel de reactant la cel de proactiv. Cu alte cuvinte, acest rol s-a schimbat de la unul care ncerca s menin o imagine protejat, dincolo de constrngerile i limitrile societii, la acela de a crea o imagine a sportului nglobat n segmentul de via America, oglindind contextual mai larg n care acesta funciona. Aceasta imagine oglindit a reflectat tot ceea ce este bun i ru n societate i a pus sportul n amalgamul zilnic al vieii noastre, nu pe piedestalul pe care l ocupase anterior. Personalul de relaii publice s-a grbit s profite de aceast nou imagine. De decenii, presa, ca bra neoficial de relaii publice al sportului, i directorii de relaii publice ai echipelor de cluburi sau organizaiilor sportive, s-au strduit din rspunteri ca singurele relatri scrise s fie referitoare la performanele sportivilor de pe teren sau la vizitele pe care acetia le fceau la spitalele de copii, n calitate de modele i jaloane pentru comunitate. Cu Ball Four, urmat de Im Glad You Didnt Take It Personally, care descria reacia la prima sa carte, Bouton a schimbat faa relatrilor de sport i rolul personalului de relaii publice n sport. Dup publicarea n 1970 a crii Ball Four, pentru scurt timp sportul a fost lsat de voie. Bouton a artat c multe activiti i comportamente care fac parte din viaa zilnic a persoanelor obinuite fac parte i din via sportivilor profesioniti. Cu alte cuvinte, el a explicat c modelele i superstarurile erau, n marea majoritate, ca toat lumea i c aveau aceleai dorine, reineri , dispoziii, probleme i vise. Ball Four era prima carte care punea n discuie

faptele de dincolo de teren ale sportivilor ; Dac Bouton i-ar fi propus s ilustreze c sportul este cu adevrat un microcosmos al societii, nu ar fi putut s selecteze un material mai bun. Dar, pe msur ce misterul i aura eroilor notri sportivi erau devoalate i o parte din strlucirea sportului se pierdea, percepia publicului cu privire la sport se modific. Nu mai eram interesai doar de rezultatele meciurilor de box i de faptele eroice ; eram interesai i de problemele i dificultile ntlnite pe drum. Organizaiile sportive trebuiau acum s stabileasc ce cantitate din aceste informaii inclusiv n interesul financiar. Aceasta era una din nenumratele probleme cu care directorul de relaii publice a trebuit s se confrunte n procesul evolutiv al intrepretrii rolului i dezvoltrii. Poziia adoptat de Monday Night Football, aceea de a oferi nu doar sport , ci divertisment, a marcat o schimbare a percepiei publicului cu privire la sport, ajutnd enorm pe specialiti n relaii publice n munca lor. Ei nu mai tratau sportul ca i cnd acesta s-ar fi desfurat ntr-o catedral, i puteau recurge la tehnici utilizate n afaceri i n industria divertismentului pentru a promova i a face publicitate sportului. Bill Gunther i Marc Carter au expus evoluia emisiunii Monday Night Football prin viziunea productorului sau Roone Arledge i a credinei sale ca Monday Night Football aduce un divertisment cel puin la fel de mare ca i fotbalul nsui. Va fi un spectacol pe care oamenii l vor urmri, fie c sunt sau nu interesai de meci, i care va fi interesant deopotriv pentru femei ca i pentru brbai.(18) Toate aceste lucruri au fost trectoare ; sportul a devenit divertisment, iar luni seara distracia trebuia s fie prima clas pentru c se difuza la ora de vrf i pentru c astfel afecta consistent costurile si venitul obinut din publicitate. Howard Cosell a devenit jurnalistul sportiv de prima marc, urmrind directivele lui Bouton de a furniza publicului informaii care erau mai mult dect o relatare a fazelor sau un sumar al meciului. Personalul de relaii publice trebuia s furnizeze informaii lui Cosell i altor persoane din mass media pentru ca acetia s le asigure aerul i adncimea necesare teledifuzrii i observaii interesante pentru culoarea local, ca element integral al ofertei de divertisment. CONCLUZII Pentru ca relaiile publice s fie eficiente, specialistul PR trebuie s urmreasc n mod agresiv si profesionist att relaiile cu mass media ct i relaiile cu comunitatea. Aceste activiti , i funciile de relaii publice n general, trebuie s joace un rol integral att n procesul de planificare strategic al organizaiei ct i n implementarea i managementul planului strategic. CAPITOLUL IX PLANIFICAREA UNUI PROGRAM DE RELATII PUBLICE

O functie cheie a compartimentelor de relaii publice este aceea de a monitoriza, nelege si dezvolta instrumente de comunicare cu marea diversitate a publicului. Stabilirea i meninerea acestui sistem de comunicare face parte din definirea obiectivelor i proiectarea rezultatelor. De exemplu, n biroul de relaii publice al unei francize din domeniul sportului profesionist, relaiile cu comunitatea reprezint o funcie integrat. Din acest motiv, etapa de planificare a oricrui program, nu doar a unui program de relaii publice, trebuie s nceap cu ntrebrile : Pe cine servim ? Care sunt nevoile i dorinele lor ? Cum se integreaz aceast organizaie n viaa lor ? PUBLICUL: CINE ESTE SI CE DORESTE? In general, publicul poate fi definit ca un grup de indivizi care au convingeri comune, interese asemntoare sau posed caracteristici comune.3 Unele din acestea sunt uor identificabile, altele nu. Acele grupuri care sunt centrate pe o instituie organizat i bine definit, cum ar fi o religie, de exemplu, sunt uor de vizitat i cuantificat, n timp ce acelea care rezult n urma unei selecii bazate pe criteriul sex, vrst sau venit, sunt destul de amorfe i de aceea relativ greu de difereniat. Totui, s nu ne amgim, ambele tipuri de grupuri pot avea un efect devastator asupra unei organizaii dac nu sunt tratate n mod corespunztor. Inainte de a ncerca s-i defineasc tipurile de public, managerul trebuie s realizeze c : 1. Comunitatea este format din mai multe sute de categorii de public. Doar prin simpla enumerare a categoriilor cuprinse n Tabelul 10.1, se poate vedea ct de uor se pot identifica fr prea mult efort, o sut de categorii de public. Astfel stnd lucurile, fiecare categorie trebuie analizat cu atenie nainte de a fi plasat pe lista tipurilor de populaii cu care intenionm s lucrm. 2. Categoriile de public exercit diferite influene, n funcie de situaie. De exemplu, Rotary Club poate fi destul de influent n cadrul comunitii atunci cnd este vorba de probleme legate de mprirea pe zone sau probleme care in de conducerea Scolii, dar nu poate influena deloc problemele legate de sportul pentru tineri. Amintii-v acest lucru atunci cnd planificai o campanie de relaii publice. Tabelul 10.1 Categoriile de public Cluburi recunoscute de Organizaie si grupuri Cluburi civice Cluburi sportive Grupri religioase Grupri politice Instituii Atribute n cadrul grupului Starea civil Grupe de vrst

Cluburi sociale Cluburi de afaceri Grupuri de interes Cluburi care aparin Organizaiilor naionale

Grupuri colare Organisme politice Agenii sociale Afaceri

Sex Grupuri socio-economice Rasa Nivelul de educaie, profesia, Carier

3. Un individ poate aparine mai multor grupuri sau categorii de public n acelai timp. S considerm , de exemplu, cazul lui John Clark, brbat de ras alb, anglo-saxon, protestant, n vrst de 35 ani, tat a doi copii, care exercit de apte ani meseria de avocat n ora i care este acum republican, ales n comitetul pentru recreere. Un director de recreere care propune nfiinarea unui parc n cartierul lui John, va trebui s ia n considerare atitudinile majore ale fiecrei categorii de public creia aparine John dac sper ca acesta din urm s voteze afirmativ cu ocazia unui referendum. 4. Apartenena la un anumit grup poate fi voluntar sau involuntar. Grupurile formate din membri voluntari sunt mult mai uor de vizat dect cele a cror compoziie rezult ca urmare a circumstanelor ntmpltoare. Cu alte cuvinte, grupurile organizate tind s aib o structur vizibil, un cod definit de comportament i lideri recunoscui care le fac destul de predictibile i accesibile, n timp ce grupurile alctuite din membri involuntari tind s nu aib o structur distinctiv sau un lider care s poat fi abordat. Adolescenii, de exemplu, aparin unui grup amorf cunoscut sub numele de cultura tnr, dar apartenena lor la acest grup se datoreaz circumstanelor cronologice, nu nscrierii directe. Dei adolesscenii par s prezinte un anumit cod de comportament care i distinge de alte generaii mai tinere din cadrul comunitii, este relativ imposibil s comunici cu ei ca grup pentru c nu au un lider distinct care s vorbeasc n numele lor i nici o structur care s-i fac previzibili n vreun fel. Realiznd aceste lucruri, trebuie s v acordai rgazul necesar definirii categoriilor de public vizate de organizaia dumneavoastr. Mai nti, facei o list a categoriilor de public din cadrul comunitii, care par a fi direct corelate cu organizaia dumneavoastr. Folosii lista categoriilor prezentate anterior precum i orice alte clasificri care par a fi operaionale. Asigurai-v c nu uitai publicul intern, cum ar fi angajaii sau comitetele consultative formate pe lng oricare dintre departamentele asociate. Lista iniial trebuie s includ orice categorie de public care ar putea fi asociat n mod circumstanial , orict de ndeprtat, mai ales dac publicul respectiv are potenialul de a fi influent n politica comunitii. Atunci cnd lista iniial este complet, difuzai-o n rndul angajailor. Se sper c acest lucru s aib dou efecte : 1) s se fac mai multe adugiri la list i 2) s contientizeze membrii personalului sau s-i contientizeze i mai bine asupra pulicului pe care l servesc. In al doilea rnd, organizai o edin cu personalul pentru a stabili care sunt dorinele sau nevoile pe care organizaia le poate ndeplini,

corespunztoare fiecrei categorii de pulic pe care le-ai identificat n procesul de mai sus. Scriei o nevoie, dorin sau preocupare n dreptul fiecrei categorii de public identificate pe list, n conformitate cu exemplele de mai jos. Asociaia local a pltitorilor de taxe Preocupare : dolarii strni din impozite sunt cheltuii pentru recreere, serviciu pe care indivizii trebuie s l cumpere de la ntreprinderi comerciale. Clubul oamenilor n vrst Nevoie : Tansportul este vital pentru acest program. Membrii trebuie s utilizeze un serviciu de transport ieftin i flexibil pe care ei consider c departamentul de recreere trebuie sa-l furnizeze. Asociaia de baseball din Little League Dorin : Little League dorete sa-i extind programul. Acest lucru presupune obinerea folosinei asupra terenurilor liceului precum i servicii suplimentare de ntreinere din partea departamentului de recreere. Dup ce ai ndeplinit aceast sarcin, grupai categoriile de public cu preocupri, dorine sau nevoi similare. Aceasta asigur concentrarea asupra planificrii viitoare i ajut organizaia s determine tipul de imagine pe care ea dorete s-l proiecteze spre exterior. In al treilea rnd, studiai lista pentru a putea decide care din categoriile indentificate de public sunt cele mai importante sau mai influente n funcionarea organizaiei, fie pentru c reprezint grupuri de decizie sau utilizatori primari. Ridicai urmtoarele probleme precum i altele, destinate creionrii unei anumite situaii : Care din aceste caegorii de public sunt utilizatori principali ? Cnd sunt cei mai activi utilizatori principali ? Ce categorii de public reprezint grupuri de lobby puternice ? Care din categoriile de public includ decideni puternici ? Care din categoriile de public au o reputaie puternic ? Care din categoriile de public influeneaz direct sau iau decizii cu privire la funcionarea organizaiei ? Care din categoriile de public sprijin puncte de vedere diferite fa de cele ale organizaiei ? Care din categoriile de public au cea mai mare influen asupra altor categorii de public ? Care categorii de public pot fi vizate sau convinse cel mai uor sau cel mai greu ?

Categoriile de public marcate ca fiind cele mai influente sau improtante devin definitorii. Canalizai informaiile ctre acestea pe parcursul programului de relaii publice. Ca urmare a acestui fapt, aceste categorii de public servesc i drept brometru de msurare a succesului organizaiei sau a eecului acesteia n ndeplinirea scopului i obiectivelor sale. CAPITOLUL X PREGATIREA CALENDARULUI DE RELATII PUBLICE

Intocmirea unui calendar de relaii publice este esenial dac intenionai s v desfurai programul n mod ordonat i organizat. Fr un astfel de instrument, va trebui s comunicai mai mult dect este necesar cu un public care are prea puin influen asupra programului su ceea ce este i mai ru- putei rata ocazia de a comunica cu un public care este important pentru activitatea organizaiei. Calendarul reprezint, de asemenea, o modalitate bun de evitare a suprasolicitrii capacitii i resurselor departamentului. Un bun calendar de relaii publice trebuie s indice timpul necesar pentru pregtirea programului i tot ceea ce este necesar pentru implementarea i evaluarea proramului. Calendarele care arat doar data unei anumite manifestri sau a unor comunicate de pres anticipate, nu sunt folositoare. Calendarele care prezint durata unei campanii, de la prima zi de pregtire, permit manageruui s construiasc fie de lucru i termene-limit de ducere la ndeplinire pentru toi cei implicai direct n program. De asemenea, ele concentreaz ntreaga operaiune de-a lungul unei succesiuni temporale, astfel nct toat lumea tie ce se ntmpl. In Figura 10.3 se prezint, spre exemplificare, o seciune de dou sptmni dintr-un calendar anual. Observati gradul de detaliere necesar. Etapa final n orice efort de relaii publice trebuie s fie evaluarea. Feedback-ul asupra programului nu indic doar ct de eficient a fost acesta, ci ajut i la planificarea n viitor. Un program de relaii publice poate fi msurat din patru perspective diferite : mrimea audienei, rspunsul publicului, impactul comunicaiilor i procesul de influen. Obinerea de informaii asupra fiecreia din aceste zone este esenial, dup cum arat Wright14 n comentariul urmtor :
1. Mrimea audienei : pentru a obine rezultate, trebuie mai nti s ajungei la public. Ct

de mare este audiena n rndul lui ? Cum sunt membrii acesteia ? Ce proporie din publicul vizat este reprezentat ? 2. Rspunsul publicului : Cum rspund membrii publicului ? Coninutul mesajului i impresioneaz favorabil sau nefavorabil ? Le suscit interesul ? Ii plictisete ? Il neleg ? 3. Impactul comunicaiilor : Dup cunoaterea acestor reacii imediate, trebuie s avei n vedere impactul pe care mesajul l are asupra publicului su. Care sunt efectele durabile, sesizabile la oamenii expui mesajului ? 4. Procesul de influenare : Care este procesul prin care o comunicare acioneaz asupra publicului tint ? Prin ce canale de influen i mecanisme de persuasiune mesajul afecteaz n cele din urm pe individ ? Ct de eficient este programul n punerea n micare a proceselor sociale necesare influenrii opiniilor i comportamentului publicului su int ? Probabil, cel mai simplu mod de evaluare a efectelor programului de relaii publice este realizarea de achete n rndul diferitelor categorii de public care au fost vizate n fiecare activitate. In acest fel vei obine un feedback constant i continuu.

Figura 10. 3 Data

16 martie

Sarcina
- Tinerea unei edine pentru nceperea planificrii Lunii Parcurilor Naionale i a Recreerii n iulie. Decizie asupra categoriilor de public cu care trebuie s comunicm. Definirea termenilor in care vom comunica

Persoana

17 martie

Distribuirea rezultatelor edinei din 16 martie n rndul ntregului personal. Solicitarea de opinii pn n 20 martie

20 martie

Trecerea n revist a rspunsurilor din partea angajailor Interpretarea rezultatelor , trasarea planurilor preliminare

21 martie

Prezentarea planurilor preliminare n faa comitetului nsrcinat Cu elaborarea programului. Imbuntirea planului. Alocarea resurselor de baz Imprirea pe subcomitete Stabilirea obiectivelor comitetului Distribuirea datelor cu termenele limit de realizare

23 martie

Transmiterea unui articol cu privire la proiectul propus Pregtirea unei conferine de pres cu privire la deschiderea facilitii pentu fitness Aranjarea slii Pregtirea materialelor tiprite pentru a fi distribuite Verificarea prezentrii cu diapozitive Confirmarea existenei buturilor rcoritoare Trecerea n revist a resonsabilitilor profesionale cu membrii echipei implicai in proiect

26 martie

Sedin : comitetul de planificare pentru Luna Parcurilor Naionale i a Recreerii Raport asupra stadiului actual Stabilirea persoanelor de contact din mass media pentru fiecare grup-int

27 martie

Sedina subcomitetului biroului consultativ de recreere cu privire la dezvoltarea programului

28 martie 29 martie 2 aprilie 4 aprilie

Comunicare de pres cu privire la planurile de viitor pentru dezvoltarea programului Interviu cu Bob Dunn, cu privire la dezvoltarea programului Intocmirea tuturor fielor de activiti necesare programului de var Distribuirea comunicatelor de pres preliminare la ziare

BIBLIOGRAFIE 1. Acqui, E. Managementul comunicrii n organizaiile sportive, Note de curs, ClujNapoca , 2011, Capitolul 7 Comunicarea strategic : Relaiile publice 2. Acqui, E., Copos, E., Szabo, M., Aspecte ale comunicrii n organizaiile sportive, Risoprint, Cluj-Napoca, 2013 3. Bernard, J., Hardy, S., Sutton, W.A., 1993, CCPS Buletin informativ, nr. 526-528, 1999, Bucureti 4. Bronzan, R.T., Public relations, promotions and fund raising for athletic and physical education programs, Ne York, Wiley 5. Hoffman, A., 2004, Structurile sportului, Ed. Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti 6. Lzrescu, A., 1999, Management n sport, Ed. Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti 7. Neil, J. Dougherty, Bonnano, D., 1985, CCPS Buletin informativ nr. 526-528, 1999, Bucureti 8. Todea, S., 2003, Managementul educaiei fizice i sportului, Ed. Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti 9. Voicu, A. , 1998, Managementul organizaiei i activitilor sportive, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca 10. Wilcox, D., Ault, P., Agee, W. 1986, Public Relations Strategies and Tactics, Random House, Philadelphia