MODUL 15 Notiuni avansate de Microsoft Project 2007 Introducere Incadrarea oricirui tip de proiect in intervalul de timp si in bugetul planificat pare sa fie scopul principal al managerilor de proiect din fntreaga lume, chiar daca, in unele cazuri, aceasta iuscamna compromisuri in privinta calitatii sia altor considerente. Oriunde ne uitam, proiectele sunt in intarziere, Prea adesea, managerii de tip ,,bulldog” (care readue proiectele in limitele planificate) sunt vinovati de tactic’ care compromit valoarea rezultatului tinal, Pentru a obtine rezultate in limita comportamentului ctic impus de activitatea de management de proievt, un uanayer are nevoie de unelte pentru organizare, Mictosoft Office Project 2007 este o versiunc a unui soft care a debutat in 1987 pentru a ajuta managerii sa dezvolte planuri, 8 aloce resurse sarcinilor, sa urmareasca progresul activitatilor, sa managerieze bugetul gi si facd analize asupra desfagurarit activitalii. Aria de utilizare a sottului cuprinde domenii ca: design industrial, constructii, dezvoltare arhitecturala, inginerie si alte proiecie de mauayement aplicat, reprezentand apiuximativ 80% din softurile de management de proicct utilizate in prezent. in prinul modul dedicat softului de management de proiect, Microsoft Office Project 2007, ne-am concentrat asupra instalarii si a conceptelor de baza utilizate, In modu de fata vom aprofunda facilitatile puse la dispozitia managerului de proiect, insistand asupra unor notiuni mai avansate, cum ar fi: modificarea detaliilor sarcinilor yi a asocierilor resurse-sarcini, urmarirea progiesului pe sarcini si asociorile resurse-sarcini, vizualizarca si raportarca progresului proiectului si tehnicile de redresare a unui proiect, eee | Dupa parcurgerea integrala a acestui modul ne propunem sa atingem urmaloarele obit © si fiti capabili sa utilizati corect diagrama Gantt si sa 0 modificati in acord cu planificarea, monitorizarea sau cu necesitatile concrete ale activitatii; * — sacunoasteti tipurile de sarcini, relatiile care se pot stabili intre acestea si modul in care puteti stabili dependentele pentru o planificare corecta; © sa cunoasteti uncltele disponibile pentru urmari progresul proiectului si modul de vizualizare al acestuia pentru a oferi un maximum de informatii stakeholderilor; © safiti capabili sa identificati conflictele intre sarcini gi resurse gi modul in care puteti rezolva intarzierile gi supraalocarea resurselor din project. Manager de protect TModulul 15 Task Information Modificarea detaliilor sarcinilor in modulul precedent am invatat sf realizim a listi de sareini care aleatniese o diagrama Gantt, sa organizam sarcinile in structuri cocrente reprezentate de faze si sa stabilim raporturile diutre acestea prin setarea dependentelor. Ne vorn conventra in continuare pe modalitatile in care putem modifica detaliile sarcinilor. Setarea sarcinilor cu durata fixa Dupa cum stiti deja, exista mai multe tipuri de sarcini in Microsoft Office Project 2007. in fercastra Task Information puteti vedea cele trei tipuri de sarcini disponibile. In tabelul urmator puteti veden principalele caracteristici ale fiecarui tip de sarcina: Tip desarcina | Descriere Trebuie sa fie Effort Driven? Durata fixa Durata pentru aceste sarcini Nu uu se va schimba. Unititi fixe — | Unitatile acestor sarcini vor Nu (tipul predefinit) | ramane constante. Munea fixa | Munca acestor sarcini va Da ramane constanta, Tabeiul 15.1 — Caracteristict ate sarcinitor Tipul predefinit de sarcini utilizat de Microsoft Office Project 2007 este cel cu unitati fixe. Acest fapt inseamna ca, dupa ce alocati primele resurse si schimbati cantitatea alocata, durata sarcinii se va schimba. Totusi, daca schimbati tipul de sarcina intr-una cu durata fixa, trebuic sa schimbati fic cantitatea de munca, fic unilalile alunci cand alocali resurse adifionale. Acest fapt se bazeuza pe ecuatia folosita de Microsoft Office Project 2007: Duration = work / units Manager de projectModulul 15 Din moment ce durata va ramane fixa, alocarea resurselor adilionale surcinii inseamna fie cé totalul necesar de munca va trebui marit, fic ca unitatile alocate pentru ficeare resursa trebuie micgorate. Sd presupunem ca avem o duratd fixd de 40, munca egald cu 80 si unitdti de resurse egale cu 20 (4 resurse a 5 unitati fiecare), Daca alocdm alta resursd, EXEMPLU| munca/unitajile cure intra in ecuajie vor fi mai mici deoarece se vor divide la un numdr mai mare (80/25 < 80/20). Din moment ve duruta este fixe, Microsoft Office Project 2007 trebuie sd repurtizeze munca sau unitatile, dar sufiul ne poate permite ca odata introduse in ecuatie, acestea sd fie mai mici, deoarece in acest caz munca/unitdtile nu vor fi egale cu durata, Concluzia este ed atunci cand sunt addugate resurse, programul fie mdreste munca necesard pentru sarcind, fie scade unitatile din fiecare resursd pentru ca toate resursele sd ramand la fel. In exemplul nostru, 40- 80/20, dar acum 20 de unitafi reprezinta 5 resurse a 4 unitati, in loc de 1 resurse a 5 unitafi. Modificarea sarcinilor fixe Atunci cAnd modificati a sarcina care este fixa, trebuie sa lnati in calcul efectele asupra altor clemente implicate in ecuatia planificarii. Urmariti tabelul de mai jos reauintindu-va ecuatia Durata = Munei/Unitati: ‘Tip de sarin Programul recaleuleazit... Unitatile Munca Durata fixa Unitaile Unilati fixe (tipul predcfinit) Durata Unitatile Munca fixa Tabelul 15.2 ~ Modificarea sarcinilor fixe Sd presupunem ca avem o sarcind cu muned fixd (fixed work) care are alocatd o singurd resursd. Dacd scddem numdrul de unitati de resurse alocate, acest EXEMPLU fapt va avea ca efect prelungirea programului de munca (a duratei) pentru a indeplini canutatea de munca fixata. Dacd scddem durata, unitdjile de resurse wrebuie marite pentru a indeplini cantitatea de muncé fixd cerutd intr-o perioada de timp mai scurta. In acest fel, parrile ecuagiei (care nu sunt fixe) se vor ajusta penira uw echilibra balanga in functie de ceea ce se schimbd. Manager de proiect 3Hyperlink Modulul 15 Pentru sarcinile predefinite cu unitati fixe, adaugarea unci resurse poate micsora durata. Saicina necesita v cautilale fix de uniléli pentru a completa munca bazala pe prima operatic de alocare a resursclor. Daca adaugati mai multe resurse, munca se va termina mai repede (cu alte cuvinte, daca munca necesita o cantitate fixa de unitati si alocati de doua ori mai multe resurse, munca se va termina de dou ori mai repede) Sarcinile cu durata fixa sunt putin diferite. Deoarece durata nu se poate schimba, ceilal{i termeni din ecuatie trebuie ajustati pentru a compensa cresterea muncii sau resursclor. Sarcinile sumar (summary tasks), de exemplu, sunt considerate ca avand durata fixa, deoarece marimea lor este dependenti de durata sarcinilor subordonate, Adaugarea unei hiperlegaturi la 0 sarcina in Microsoft Office Project 2007 este posibil sa legati sarcinile de informatii care sunt stocate in alta parte, cum ar fi un document de pe computerul personal. un site pe Internet sau o resursa aflata pe serverul companiei unde lucrati. O modalitate de a crea o hiperlegiitura (hyperlink) de acest tip este de a utiliza fercastra Task Information > optiunca Notes. Va rcamintim ca accasta poate fi accesata din meniul Project sau folosind combinatia de taste Shift+F2. eee Acum nu trebuie decat sa tastati URL-ul (Uniforme Resource Locator) site-ului in c&mpul notelor sarcinii yi acesta va apirca ca hiperlegatura. Daca deschideti Teesk Notes si faceti clic pe hiperlegatura, site-ul web se va deschide in browser-ul dumneavoastra Mai puteti atasa o hiperlegatura prin selectarea sarcinii i alegerea din meniul /nsert a optiunii Hyperlink: “Manager de proiectModulul 15 Cand veti realiza aceasta actiune, se va deschide urmatoarea fereastra de dialog: in aceasta fereastra de dialog puteti utiliza controalele de navigare pentru a crea o legatura spre un fisier sau dosar de pe computerul personal sau puteti specifica o lovatie web. Orive veli introduce in eaimpul fest fv display”, acesta va aparea ca text hiperlegatura. tday? Wed 919100 Atunci cand adaugati o hiperlegatura in acest fel, va aparea un icon in empul indicator al sarcinii. [Jaca faceti clic pe icon, se va deschide legatura; daca plasati pointer-ul mouse-ului deasupra icon-ului, 0 fereastra pop-up va aparea, araléndu-va hiperlegatura ca feat tu display". Exercitiul 1 introduccti urmatoarea Deschideti un nou proiect denumit .,Curs Eurocor Manager de proiect” si sarcina ..Informare tematica Manager de proiect” Realizati o hiperlegatura intre aceasta sarcina si informatiile aflate pe site-ul Eurocor (www.curocor.ro) privind tematica cursului de Manager de proiecl. LUrmatorul tabel face sumarul diferentelor dintre cele doua metode de creare a hiperlegaturii: Comanda Insert Hj Poate rasfoi printre figierele de pe computerul personal sau din retea, inclusiv in Locuri spevifice ale acelor documente (cum ar fi 0 sectiune dintr-un document Microsoft Word), Task Notes NIJ poate risfoi printre fisierele de pe computerul personal sau din retea. Poate crea legaturi catre adrese de e-mail, site-uri web sau site-uri intranet, © hiperlegatura pentru fiecare sarcina, Puieli face clic pe indicatorul sarcinii (=) pent a siri la acea locafie. pentru ca lipseste functia de rasfoire (browse). Poate crea legaturi catre site-uri web sau site-uti intranet; trehnie cunoscute in prealabil adresele Poate lista cAte hiperlegaituri doriti. Tndicatorul sarcinii (¢:) arata ce nota este atagati, dar trebuie sa deschideti manual Task Information si sa [aeeti clic pe hiperlegatura din campul Notes. Tabelul 15.3 — Insert Hyperlink/Task Notes fe proiectModulul 15 Tracking Progress Lines Utilizarea Tracking Toolbar Rara de intrumente Tracking va permite sa aduceti la 7 planificarea gi sa monitorizati indeplinirea sarcinilor, avand functia de a asigura unelte pentru a urmari progresul proiectului. Pentru avlivarea acestei bare de instrumente, faceti clic pe meniul View, alegeti Toolbars si faccti clic pe optiunca Tracking. Bara de instrumente ar trebui sii in tabelul de mai jos sunt prez instrumente Tracking. Vizualizarea statisticilor proiectului dumneavoastra. | i] Setarea datei de start actuale (Actual Start Date) ca data de start.a planificarii Aceasta inregistreaza, de asemenea, durata actuala (Actwal Duration) completata pana la data curenta (sau data de status, daca a fost spevificata), fe] | Replanificd munca peutru data cureuta (sau pentru data de status, daca a fost spocificatii). [=] | Adauga o linie de progres (detalii in capitolele urmatoare). Seteaza aceasta sarcina ca Not Started. Seteaza sarcina sclectata ca fiind 25% completata. SeteszA sarcina selectata ca fiind 50% completata. Seteaza sarcina selectata ca find 75% completata. Seteaza sarcina selectata ca fiind 100% completata. 2 Arata fereastra de dialog Update Task pentru sarcina selectara. Seteaza un Reminder. [GJ | Activeaca bara Ue instrumente Collaborate. Tabetut 15.4 — Tracking Vizualizarea gi raportarea progresului proiectului Microsoft Office Project 2007 are o uncalta grafica foarte interesanta care sc numeste linii de progres (progress lines). Aceste linii ya pot ajuta sa urmariti progresul proiectului dumneavoastra gi sunt adaugate in diagrama Gantt pentru a va ajuta sa determinati stadiul sarcinilor in perioada de executie in comparatie cu specificatiile din ctapa de planificare. ; in acest capitol veti invata cum sa vizualizati si si interpretati liniile de progres. De asemenea, Veli invata sa editati, sa eliminati si sa formatati liniile de progres. Deoarece vizualizarea liniilor de progres se face atunci cfind acestea sunt adfugate in diagrama Gantt, este necesar ca modul de vizualizare al programului sa fie Gantt chart view. Dupa ve v-ati asigural de acest fapt, faceti clic pe meniul Zools, alegeti Trancking si apoi Progress Lines. Manager de proiectProgress Lines Types Manager de protect Modulul 15 aaa aber eke Bomreen rates Seen ale ie Carga Werlng Te. $B Aavigs Remaggser. Bt Tose foes 18g sea eessares | tecalrojee coche source haing | level Rerac aarFi Exist (rei tipuri de linii de progres care sunt disponibile in aceasta fereasua de dialog. In tabclul de mai jos va oferim o scurta descricre a ficcarcia. Alegeti sa vizualizati intotdeauna liniile de progres curente la dala curenla sau Ja data de status a proicctului. Vizualizati intotdeauna liniile de progres (in imaginea anterioara, dreptunghiul din stanga sus) Tinii de progres recursive (in imaginea de mai sus, dreptunghiul din stanga jos) ‘Alegeti o dati pentri a avea o linie de progres care apare repetat in fiecare zi, saplaména sau luna, Linii de progres selectate in imaginea | Setati 0 data specifica pentru aparitia de mai sus, dreptunghiul din dreapta) | unci lini de progres. Tabelul 15,5 Linti de progresModulul 15 Baseline in partea din dreapta jos a imaginii anterioare putem specifica prin intermediul plan butouului radio existent daca dorim ca liniile de progres sa fie vizualizate in relatie cu planul actual al proicctului sau cu bascline plan. Urmatoarea imagine va prozinta setarile pentru o linie de progres de baza, avind data curenta selectata si optiunea Always displayed; linia de progres va fi vizualizata in relatie cu planul actual. as Mason? Mavont{50%}.Concretel200} ‘arpenter4,Carpenter2,Carpenter 3[75%| Interpretarea unei li le pragres Progress Pentru a prezenta semnificatiile si conventiile utilizate in cadrul unei linii de progres, Lines Details yom oferi mai multe detalii care sunt cuprinse in imaginea urmiitoare, R “Manager de proiectModulul 15 Remove Progress Lines personaticarea liniitor de progres Manager de proiect a Se ‘ 457 sedis 27S sci? Ses Surveyort50?,) Excavator ‘ies personel Masont Macon? Max on3[50%]}Conerete[ 20a] carpenters. carpeniter’.Carpenters|/S%1 e: % Landaa xerat Stat Cand o linie de progres intersecteazi o sarcina cu varful orientat spre stinga (in imaginea de mai sus a treia sarcina de sus care prezinta un dreptunghi aflat in stanga imaginii ce inconjoara varful), atunci sarcina in discutie este in urma planificaru. CAnd o linic de progres intersecteaza o sarcina cu varful orientat spre dreapta (in imaginca de mai sus sarina care previnlé un dreptunyhi aflat tu pariea de jos a imaginii care inconjoara varful), atunci sarcina in discutic cste inaintea planificarii. Cand o linie de progres intersecteaza o sarvina fara niciun varf (in imaginea de mai sus sarcinile inconjurate de patrate), atunci acestea sunt executate in acord cu planificarea. Sarcinile care sunt planificare pentru date viitoare nu sunt afectate; acestea mu vor fi atinse sau intersectate de linia de progres, Pentru editarea sau eliminarea uneilinii de progres, faceti dublu-clic pe ca. Accasta operatic va deschide fereastra de dialog Progress Lines (pute(i utiliza si meniul Taals > Tracking > Comanda Progress Lines). Acum puteti elimina linia de progres prin simpla debifare a semnului corespondent urmat de clic pe butonul OK. La fel ca majoritatca clementelor din Microsoft Office Project 2007, puteti schimba cu usurinta modul in care apar liniile de progres. Pentrua face acest lucru, deschideti mai intai fereastra de dialog Progress Lines prin dublu-clic pe linia in chestiune gi apoi alegeti optiunea Line Styles. eeProject Guide Modulul 15 Din aceasta linie de dialog, puteti alege tipul de linie si culoarea, ca si forma gi culoarea punctului de progres; puteti alege si vizualizarca datclor pentru ficcare linie de progres, iar daca optiunea este activata, puteti alege formatul si fontul pentru aceasta data. In imaginea de mai jos va prezentim aceeasi linie de progres, de data aceasta formatata cu elemente aditionale: linia este galbena, iar punctul de progres este reprezeutat printi-o stea rosie. nt -Mason?,Masond[50%},Concrete{200] as fever icnpene npr fn imaginea anterioar’ puteti remarca faptul cA punctul de progres pentru ultima sarcina este plasat in dreapta datei de finalizare a sarcinii propriu-zise. Acest fapt se jntémpla devarece linia de progres din acest exemplu este vizualizala tu celatic cu Baseline plan, nu cu Actual plan. Reamintiti-va atunci cand modificati linia de progres sa faceti clic pe butonul OK pentru a implementa schimharile Urmiarirea progresului ‘Pana in aceasta sectiune am vazut cum putom aduce la zi informatiile [he proiectului si cum si urmarim modul ‘Sava a bacelne planto compare wth ater vereone in care progreseaza proiectul. in i ana bo track the ceogeeas of yous pweert continuare vom invata cum sa | tneartorate prowess information nt the erect utilizam Project Guide pentru a Check the progress of the project urmari progresul proicctului. he anges tome poet “See what i org the start date of a task Modalitatea cea mai simpla de a urmari progresul proiectului i duimneayoastra 0 reprezinta [Request text based tate reports optiunca Track din bara de |__| Pbtehoretet ntematen tothe woo instrumente Project Guide. Track sks end issues assonated with this project Manager de proiectModulul 15 Odata afisat panoul Frack, puteti face clic pe optiunea Check the Progress of the Project. | Track and rnanage your | prnjert as it nrngresses by clicking an item below, | Clicking on iter displays tuuls | and instructrons for completing that step. Save a baseline plan to. | cusnipare with later versions Prepare to track the progress of your project Incorporate progress ; Hon inte the project yragress of the | See whatis driving the start date of a task in urma acestei actiuni va fi afigat urmatorul coran al proiectului dumneavoastra (sarcinile vor fi dependente de modul in care le-ati definit) (lps higutes en Cie imate | ‘checkag progress: Pentru ca sunt multe elemente nefumiliare in imaginea prezentata mai sus, le vom explica pe rand. In primul rand, nu uitati sa specificati data de status pe care 0 veti utiliza ca data de referin{a pentru urmarirea progresului. Manager de proiect 1Modulul 15 Ifnecessery, change the status date below to reflect | the date you want ta use for checking progress: es “shaiso6s 131415 16 Status in imaginca de mai sus forma in care apare sarcina s-a schimbat din cauza adaugarii Indicator coloanei Status Indicator. in tabelul de mai jos va prezentam semnificatia simbolurilor care apar in aceasta coloana. Sarcina este completa. Sarcina nu este completa, dar munca planificata poate fi completata pana la data de status. Toata munca planificata nu a fost complelala pana la data de status. Daca lipseste orice icon (campul este gol), inscamna ca sarcina este planificata sa inceapa dupa data de status. Yabelul 15.6 ~ Status Indicator Urmarirea sarcinilor intarziate cu filtre Panoul Project Guide va ofera o lista foarte folositoare pe care o puteti folosi fnu-un mud rapid si usor pentru a urmari sarcini diverse. To display only certain taske, apply 4 filter, De exemplu, putem vedea in imaginea urmdtoare a unui proiect imaginar ca indicatorii sarcinilor ne spun ca doud dintre acesteu sunt depasite (realizarea efectiva este in intarziere). EXEMPLU oY Manager de proiectModulul 15 ‘Structural ireqaection’ Aceasté modalitate de urmarire a sarcinilor depagite este potrivita pentru proiecte de dimensiuni mici, dar in momentul in care sunt implicate sute de sarcini, este uiecesat apelul la filue. Acestea put fi activate din panoul Truck, optiunea Lute Tasks din meniul derulant. p filter, To display only certain taske, apply a filter, Daca alegeti optiunea Late Tasks, vor fi afisate numai activitatile care indeplinese caracteristicile solicitate. in imaginea de mai jos puteti vedea sarcinile intarziate ale unui proiect imaginar (in stdnga aflandu se tabelul sarcinilor, iar in dreapta diagrama Gant), Manager de proiect 13Modulul 15 Pentru a reveni la lista completa a sarcinilor, selectati All Tasks din lista derulanta Filter aflata in panoul Track. Urmirirea sarcinilor completate Urmarirea sarcinilor completate se poate face la fel ca in cazul celor depagite: prin intermediul indicatorilor. in lista de sarcini din imaginea de mai sus, utcti identifica trei sarcini completate (marcate printr-un triunghi si simbolul din campul Status Indicator). Daca proicctul pe care dorim sa-l urmarim are foarte multe sarcini, vom aplica acclasi filtru ca in cazul sarcinilor depagite. Urmiarirea sarcinilor prin grupare Pentra a winavi sarcinile prin grupare, este nevesar sa folosii facilitatea Apply a Group, aflata in panoul Project Guide. Apply agroup Group tasks to categorize em! More groups... Manager de proiectModulul 15 graparea in imaginea de mai jos sunt prezentate sarcinile unui proiect imaginar, in partea din sarcinilor sténga fiind afigat panoul Project Guide avand bifata optiunea Check Progress. Statusul sarcinilor grupate se va aplica sarcinilor prin selectarea optiunii dorite din meniul derulant Apply a group. th dete tos wap ose Peeking pages eae © Lave how t neural ae Usincs ee me seo i? The Stoning sta aaa ate bron abesad enh tisk hey gautoes an ecient ‘¥ Comoleted tks Sitekivttdive 2 2 “eaten Atunci ciind grupati sarcinile in acest fel, vor fi afisate toate informatile despre sarcini, iar acestea vor fi grupate in functie de criteriile pe care le alegoti. in imaginca de mai sus, sarcinile sunt grupate (si sortate) in functie de indicatorul de status. in imaginea de mai jos putefi remarca sarcinile completate grupate primele, urmate de sarvinile care se desfasoara conform planificarii, apoi sarcinile depasite. in final, sunt grupate sarcinile care se vor desfigura i viitur.Modulul 15 Modificarea resurselor si asocierilor resurse-sarcini 14(20) ‘Ne reamintim din modulul precedent ca resursele reprezinta mijloacele prin care sunt indeplinite sarcinile proiectului si includ oameni si echipamente. Microsoft Office Project 2007 se concentreaza asupra a doua aspecte ale resurselor: disponibilitatea lor si costul, Disponibilitatea determina momennul in care resursele pot fi utilisate pentru realizarea sarcinii gi in ce médsurd pot contribui la finalizarea acesteia. Costurile se refera la suma in bani care este necesara pentru resursa respectiva, Resource Modificarea informatiilor despre resurse se face prin intermediul ferestrei de dialog Informe on Resuurce Information. Peusu a deschide aceasta fereastra, faceti dublu-clic pe orice resursa din Resource Sheet sau alegeti Project>Resource Information i apoi clic pe optiunea General, Optiunea General Tab din fereastra Resource Infarmation va ofera posibilitatea de a adauga informatii despre resurse, cum ar fi adresa de e-mail sau dispanibilitatea Sd presupunem cdi ati setat o resursd, cum ar fi un electrician, pentru proiectul ridicarii unei constructit si cd aveti nevoie de 3 oameni pentru o anumitdé perioada de timp. Disponibilttatea se referd la masura in care intr-un anumit interval putett accesa aceste resurse. Din imaginea de mai sus ne puiem da seama ca daca vom avea nevote de electricient in perioada 15-19 -08.2007, vom putea folost mumai dot dintr-un disponiiil de trei. iar in perioada 20-31.08.2007. numai unul. EXEMPLU! 6 “Manager de proiectresurse generice ay EXEMPLU Notes (notite Ia resurse) Modulul 15 aceasta fiind o ind generic’, in exemplul folosit anterior am utilizal tipul de resursa generica, descriere a unei activitati, nu o persoana. Pentru a marca o resursa ca marcati campul (ieneric. O resursa generica este mareata printr-un simbol specific in coloana Indicatars din tabelul de resurse. Crearea unui buget de resurse Crearca unui buget de resurse va ofera oportunitatca de a specifica modul in care munca sau costurile vor fi alocate in timpul proiectului. Daca doriti sd calculati bugetul pentru stocarea unei unitdti de-a lungul proiectului, ar trebui sé creati o resursd setatd pentru tipul Cost si apoi sd bifati Budget in fereastra de dialog Resource Information, pentru ao transforma in resursa de bugei, Programul Microsofi Office Project 2007 nu va permite sa introduceti nicio informatie despre resurse de buget in tabelul resurselor Resource Sheet. Adaugarea unor notife Ia resurse se face prin intermediul ferestrei de dialog Resources Information, optiunea Notes. in cdmpul text box puteti adauga orice tip de informatie dorit despre resurse: explicatii asupra disponibilitatii, costurile de achizilie sau furnizorii etc. Dupa ce introduceti inforimatiile in campul Jadicu‘ors, va apavea un sisubol specilic, Textul notei poate fi vizualizat gi prin plasarca cursorului mousc-ului deasupra cAmpului Indicators din dreptul resursei. Manager de proiect 17calendare si resurse modificarea programului delueru Modulul 15 Microsoft Office Project 2007 utilizeaza un calendar numit standard pentru a calcula timpii de lucru din cadrul proicctelor. Atunci cnd ercati pentru prima data o resursit pentru proiect, acesta utilizeaza calendarul de baza standard Standard base calendar ca predelinit (opt ore pe zi gi 40 de ore pe saptimana, daca nu ali schimbat setarile in fereastra Project Information), Puteli modifica timpii de lucru si crea exceptii pentru resurse pentru a stabili timpi de lucru difcriti pe saptamana sau pentru a planifica vacante, Sa presupunem ca o anumita resursa nu este disponibila intr-un anumit interval de timp sau timp de mai multe zile. De exemplu, electricienii nu pot lucra decal in intervalul orar 12:00-16:00. Puteti schimba timpul de lucru pentru resursa generica ,.lcctrician”™ din fereastra de dialog Resource Information prin folosirea urmatorilor pagi: 1. Faceti dublu-clic pe resursa in tabelul resurselor pentru a deschide fereastra de dialog Resource Information. 2. Din optiunea General, clic pe butonul Change Working Time. Programul va afiga calendarul resurselor cu data actuala selectata. 3. Clic pe optiunea Work Weeks din partea de jos a ferestrei. 4 Clic pe [Default] saptamana de lucru pentru calendar, deja definita de catre Microsoft Office Project 2007. Aceasta se afla in coloana Name. a meigiureue Tete me peenier | Beom 5. Clic Details. Programul va afiga fereastra de dialog Details, aga cum se poate observa in imaginea anterioara 6. Sclectati ziua (zilele) in care duriti st schisbati programul de lucru, Pentru a selecta mai multe zile consccutive, faccti clic pe prima zi din secventa, iar in timp ce {ineti apasata tasta Shift, faceti clic pe ultima. Daca zilele nu sunt consecutive, {ineti apfisata tasta Ctrl si selectati zilele dorite Manager de proiectModulul 15 eee setarea unei perioade de vacanté 8. 9. in partea din dreapta sus a ferestrei remareali cele trei butane radio care va permit urmatoarele optiuni pentru ziuw/zilele sclectate: utilizarea calendarului de baz, setarea ca timp liber (nonworking time) si setarea pentru un interval de timp specific. Alegeti ultima varianta, Set day(s) to these specific working times. In sectiunea timpului de munea definiti intervalul Ue munca. Clic OK. Alunci cénd schimbati timpul de lucru, acest fapt nu este considerat o exceptie. De accca, nu veti remarva nicio schimbare in calendar. Puteti identifica timpul de lucru al oricérei zile printr-un pe acea zi in calendar, limpul de lucru va aparea in dreapta cursorului, Resursele umane ale proiectului au dreprul la concediu, iar pentru a evita supraalocarea unci persoanc prin alocarea acesteia in timpul perivadei de vacanta, trebuic sa mareati acest interval ca exceptie in calendarul resursclor. Pentru a realiza acest lucru, parcurgeti pagii urmatori: 1 Faceti dublu-clic pe resursai in tabelul resurselor pentru a deschide fereastra de dialog Resource Information. 2. Din optiunea General, clic pe butonul Change Working Time. Programul va afiya calendarul resurselor cu data actuala sclectata. 3. In coloana exceptii (Exceptions) introduceti un nume care sé va ajute sa va amintiti de scopul acestei exceptii. 4. In coloana Sturt intsoduceti data la care doriti sa inceapa perioada exceptie. 5. In coloana Finish selectati data la care se va termina intervalul. Programul seteaza fiecare zi din interval ca exceptie, iar optiunile Derails si Delete devin disponibile pentru precizari suplimentare sau anularea actiunii. Manager de proiect 19Modulul 15 sfateripentre © — Puteti aloca mai multe resurse diferite pentru avecayi sarcina prin selectarca alocarea fiecarei resurse. Puteti selecta o singura resursa si imediat clic pe Assign sau resurselor puteti utiliza tehnicile standard de selectie Windows (Shift+... sau Ctrl+...) pentru a selecta mai multe resurse g1 a le aloca toate odata. — Puteti aloca partial resurse la sarcini prin alocarea a mai putin de 100 de unitati in coloana Units, Numarul pe care-1 introduceti reprezinta procentul de timp de munca pe care doriti ca resursa sa o desfasoare in cadrul sarcinii. © — Puteti aloca mai mult de o resursa prin introducerea a mai mult de 100 de unitati in coloana Units. * — Puteti consuma resursele materiale in doua feluri: fix yi variabil. Cand utilizali consum fix, indicati faptul ca, indiferent de durata sarcinii, veti utiliza acecagi cantitate de material. Cand utilizati un consum variabil, indicati faptul ca durata sarcinil afecteaza cantitatea de material utilizata. Pentru construirea unei piscine, avefi nevoie de 2 tone de ciment, indiferent de perioada necesara pentru turnarea acestuia. Costurile proiectului Folosind © generalizare a activitatii de management al proicctelor, acesta implica doua sarvini majore: managementul timpului si managementul custurilur. Daca prin intermediul sarcinilor urmarim incadrarea in timp, prin intermediul resurselor stabilim costurile proiectului. in continuare vom invata sa introducem costuri, sa le vizualizam si sa le aducem Ia zi. Exercitiul 2 Am inva{at in modulul trecut sii programul Microsoft Office Project 2007. Schimbati moneda curenta a programului (daca cea predefinita este USS) in Lira sterlina (GBP ~ Great | Britain Pound). chimbaim moneda curentit cu cure opereazit introducerea Introduccrea costurilor in Microsoft Office Project 2007 se poate face in mai costurilor multe feluri. Vom exemplifica una din modalitati prin intermediul unei sarcini: Construirea unei piscine”, cae are o durata de doua saptamani. 20 Manager de projectModulul 15 Jn tubelul resurselor defini trei resurse de munca disponibile: Mike, Bill si Janet. EXEMPLU| 000 murmey "sand Dupd cum am véizut in modulul trecut, fiecare resursd poate avea costuri asociate care pot fi Standard si Overtime. Fiecare resursd are 0 coloand corespondenta. iar costurite, la rdndul lor, pot fi standard si ore suplimentare. Pentru a stabilt aceste costurt, introducefi valorile direct in cdmpurile Std. Rate sau Ovt. Rate. Remarcaji in imaginea de mai sus ed pentru ultima resursd (Janet) este introdusa valoarea 8U0/v. Aceasia inseamnd cé Janet are costul de 800 US$ (sau orice alte moneda folosité in mod curent) pe stiptimdnd. Daca intraduceri valaarea farré ,,/ Ww”, programul va presupune cd fotositi unitatea de timp ord, care este predefinita, Pentru a folost alte intervale de timp. putefi utiliza .,/min” pentru minut, ,,/hr” pentru ord, ,,w” pentru saptamdna, ../mon” pentru lund. .,/°" pentru an. Puteti, de asemenea, sé fuvefi dublu-clic pe o resursd pentru a deschide fereastra de dialog Resource Information, Folusind upjiuneu Costs, vefi vedew campuriie Standard Rate, Overtime Rate sf Per Use Cost. eee UU CAE “or tates, Steyr a price rier hoe tanthe ncn x ingtaren. ar rene oa ase sen ane Manager de proivet 21costuri fixe Modulul 15 Siuici se aplicd aceeuyi regula de introducere u costuritor ca in tabelul resurselor discutat anterior. Totuyi, din aceusta fereastra puteti specifica schimbirile de cost odatd cu trecerea timpului. Daca Mike primeste o plat cu 20% mai mare dupdi 0 data specificd, purem specifica acest lucru in cdmpul Effective Date prin introducerea datei si procentul de crestere in cdmpul Standard Rate. Dupd ce apdsafi Enter, procentul se va éransforma tn valoarea de cost. Daca intenfionafi sa scadett plata dupa 0 anunita data. introduceft in campul Standard Rate procentul precedat de semnul matematic negativ (-). Utilizarea (abelului Cost Rate Probabil ati remarcat existenta a cinci optiuni deasupra tabelului care contine informatiile despre cost. Puteti face clic pe fiecare optiune gi seta cinci tabele de costuri de resurse diferite. Optiunca care este sclectata atunci cand apasati OK va doveni cfectiva impreuna cu celelalte informatii despre resurse. Atunci cand alocati resurse unei sarcini, puteti alege orice tabel de rate de cost pentru resurse. Acest fapt va permite sa modelati situatii in care resursele sunt platite la diferite rate, dependent de ipul de anunea (sarcina) in chestiune (de exemphy, munca de teren vs munca de birou). Putcti, de asemenea, modela situatii in care costurile resursclor se schimba in timp. Daca nu specificati niciun tabel de rate de cost particular, tahelul predefinit este A. Uneori exist costuri care nu sunt asociate cu o sarcina particulara sau cu resurse materiale. Jn cadrul proiecuului ,, Construirea unei piscine", este necesara achizitia unui sistem de filtrare a apei in valoare de 500 USS, Aceusti uchizifie reprezintd un cost udifiunul fix de 500 USS pentru fiecure noud pisciné construita. Introduceti acest cost, alegeti meniul View->Table: Option >Cost. In tabelul costurilor remarcayi coloanele Fixed Cost si Total Cost. 22 Manager de projectModulul 15 Daca introduceti 500 USS cost fix pentru sarcind (reprezentand achizitia sistemulur de filtrare a upei), vefi remarca cresterea corespuncatoare a cosnului total al sarcinii. Despre costul resurselor Cost Resources reprezinta o facilitate adaugata la versiunea 2007 a Microsoft Office Project. Ca si costurile fixe, costul resurselor nu este in relatie cu munea necesara pentru © sarcina sau cu cantitatea de resurse alocate sarcinii. Costul resurselor este diferit de costurile fixe prin aceea ca pentru o sarcind ma puteti introduce decdt un cost fix pentru fiecare. in timp ce costul resurselor va permite specificarea a oricdator costuri fixe pentru protect. Pentru a crea un cost de resursa, vizualizati tabelul resurselor View Resource Sheet, introduceti numele resursei si faceti clic pe cémpul Zype pentru a afisa meniul derulant. Selectati optiunca Cost din meniul derulant si un cost de resursa cste creat. Acum schimbati modul de vizualizare pentru diagrama Gantt, selectati sarcina gi alegeti din meniul derulant Tools Assign ResourcesModulul 15 jn fereastra de dialog Assign Resources alegeti costul resursei (in exemplul nostru, Pool chemicals) si introduceti 0 valoare monelara asuciala. Vizualizarea costurilor Pentru a vizualiza costurile sarcinilor, alegeti, plecdnd din ecranul diagramei Gantt, meniul Views Table> Cost (reamintiti-va ca optiunea Table este sensibila la context si poate avea forma Table: Entry, Table: Cost, Table. Usage ete.). in modalitatea de vizualizare aleasa veti vedea sarcinile proicctului gi costurile corespondente. Valoarea costului total pentru o sarcina va include orice costuri fixe sau costuri de resurse care au fost aplicate. Freed Cost Fred Cowt Accrual Thtal Cast ‘Raseine Daca doriti o privire rapida asupra costurilur (utale pentru introgul proiect, alegeti meniul Project urmat de optiunca Project Information. Fitered for: A Tasks Group by: No Group Safe. Task Drivers 285 25% Comolete Aceasta actiune va afisa tereastra de dialog Prosect Information. Pentru a vedea informatiile legate de cost, faceti clic pe butonul Statist Cee Cua ac etl ‘currere dato: Fi 8/32/08 Ranilas, NA Sctndiptrem: ProeitStat bate =e: stead ‘Alltasks begm as soon as posite) Priory: {00 Re Manager de proiectModulul 15 Aici puteti vedea costul total curent, costul total actual si costul ramas pentru restul proiectului. el eeeeinses ae ee ‘curent Baseline astusl Variance Carrer, Bareing Actual | Remaining Pacer camels Dewation! 57% Aducerea manuali la zi a costurilor Calculation Pentru aducerea manuala la zi a costurilor trebuie, in primul rand, sa dezactivati calcularea automati (atunci cAnd intraduceti um procent privind completarea sarcinii, costul actual va fi caleulat de program), Executati urmatorii pasi: clic pe meniul Touly> Options> Cuiculation. in fereastra deschisa debifati Actual costs are always calculated by Microsoft Office. Clic pe butonul OK pentru a implementa schimbarile; acum aveti acces total la campul Actual cost pentru a face modificarile dorite, hledstion opto fer tient cea rome ee Ceeebtion made: Dearansic OMe! Calouloton options Fer Pajectt’ [2lupsating task ctakus updater recourse status Cte ects staat ttt hen poe boa be Manager de proiect | Caeulatet i fa Co Active proert 25Modulul_ 15 Pentru a introduce un cost actual, alegeti View-> Tuble-> Cost, iar in tabelul de cost introduceti valoarea direct in cimpul Actual. ‘ ce oae Praded awe — S00 $1,98000 Aici costul total va fi recalculat avand Ja baza costul actual introdus manual gi costul ramas pana la terminarea provectulut. Tast Name "Fed rst” FirsdiCost Accrual TetslCost Gassing” Varance —Adiual: Remaining (1 puamneroe som Prevod $0.00" $2,460.00 $800 00 $1,860 00 Reamintiti-va ca daca doriti sa reveniti la calcularea automata a costului actual, va trebui sd rebifati cAmpul corespunzator din optiunea Calculation a ferestrei de dialog Option. Vizualizarea gi raportarea progresului proiectului Microsoft Office Project 2007 contine numeroase unelte care va pot ajula sa evaluati progresul pruicctului, sa identificati yi sa rezolvati ariile unde sunt probleme. Pe ile de vizualizare pentru tipirire, uneori aveti nevoie de prezentarea unor informatii care nu sunt disponibile in acest format. Pentru prezentarea unor rapoarte aveti la dispozitie doud tipi © rupourte (ext trudifionale, tipie organizate sub forma tani tabel cu linii si coloane; © rapoarte vizuale, care reprezinta o fotografie a proiectului dumneavoastra si prezinta datele sub forma unor scheme sau diagrame. Acesica pot fi realizate prin exportarea datelor in Microsofi Excel sau Microsoft Visio. raport text Pentru realizarea unui raport text, realizati urmatorii pasi: 1. Alegeti meniul Report>Reports pentru a deschide fereasira de dialog care coutine uunatuarely categurii de rapuarte: Overview, Curent Activities, Costs, Assignments, Workload gi Custom. 26 Manager de proiectModulul 15 2. Cliv pe categoria de raport pe care doriti sa o realizati. Clic Select, 4. Programul va afisa tipurile de rapoarte disponibile intr-o noua fereastra de dialog [categorie] Repurts. 5. Microsoft Office Project 2007 va afiga raportul pe ecran in modul Print Preview. Puteti utiliza sagetile directionale pentru a explora diverse parti ale raportului yi butunul Zoom pentru a mari imaginea. Pentru a afisa mai multe pagini in acclasi timp, faceti clic pe butonul Mulliple Payes. personalizarea in plus fata de rapoartcle predefinite, Microsoft Office Project 2007 va ofera rapoartelor posibilitatea de a personaliza informatiile continute in rapoarte. Din fereastra Reports alege(i opliunea Custam Reports pentru a afisa lista tipurilor de rapoarte disponibile. ‘Manager de project aModulul 15 rapoarte visuale tipuri de vapoarte vizuate ‘Nu toate rapoartele listate sunt personalizate. Puteti crea un nou raport facand clic pe butonul New aflat in dieapta feresteei, programul oferindu-va patru tipuri de formate: Task, Resource, Monthly Calendar gi Crosstab. Odara cu varianta 2007 a Microsoft Office Project, a fost introdusa o noua vateyorie de rapoarte, numite rapoarte vizuale. Acestca folosesc datcle din program pentru a construi PivetTables in Microsoft Excel sau PivotDiagrams in Microsoft Visio. Dupa ce produceti un raport, il puteti manipula in softurile respective utilizind tehnici specifice ale acestora. Pentru a putea produce rapoarte vizuale, trebuic sa aveti instalat Net Framework 2.0, Excel 2007 si Visio 2007. Alegeti Report Visual Reports pentru a deschide fereastra de dialog Visual Reports — Create Report. Preeti seat eer eed, tot Rapoartele vizuale sunt de sase tipuri: 1. Task Usage contine rapoarte de tip flux de numerar (Cash Flow), de tip PivarTable Fxcel si valoare in timp (Value Over Time); ambele folosesc date bazate pe faze de timp; 2. Resource Usage contine cinci tipuri de rapoarte: Cash Flow (PivorDiagram Visin), Resource Availability, ambele folosesc atat unitati de masura metrice, cat si versiuni US. Urmatoarele rapoarte sunt de tip PivorTuble Excel: Resource Cosi Summary produce scheme tip placiuté care impart costurile resurselor intre tipurile de resurse; raportul Resource Work Availability produce diagrame cu coloane; raportul Resource Work Summary produce diagrame cu coloane; 3. Assignment Usage cuntine rapoatte Uc tip Buseline (care pot folosi unitati metrice si US) fiind de tip PivotDiagram Visio, Baseline Cost, Baseline Work, Budget Work si Budget Cost, care sunt de tip PivorTable Excel. 4, Task Summary contine rapoarte de tip Task Stanus Work si Critical Status Tasks care va arata munca pentru sarcinile critice sinoncriticc, impreuna cu procentajul do munca efectuat; sunt rapoarte de tip PivoiDiagram Visio. Manager de proiectconflicte de planificare tehnici de rezolvare Modalul 15 Resource Summary sunt rapoarte de tip Pivotlable Excel care produc rapoarte avand informatii despre resurse pe coloane; Assignment Summary sunt rapoarte de tip PivotDiagram Visio si contin informatii despre munca yi costul muncii pentru fiecare resursa a proiectului. Tehnici de redresarc a unui proicct Conflictele de planificare sunt una din marile probleme ale managerilor de proiect. De obicci, accstea sc incadreaza in doua categorii: proiectul durcaza mai mult decat este planificat gi resursele sunt supraalocate. ‘Un manager de proiect competent trebuie sa se concentreze asupra identificarii gi apoi rezolvarii problemclor de planificare care sc pot depista prin schimbarea modului de vizualizare gi filtrarea informatiilor. Microsoft Office Project 2007 va pune la dispozifie cAteva tehnici pentru a rezolva problemele de conflict in planificare: Adaugarea resurselor la sarciui poate scadea timpul uecesar pentru completarea acestora. Din fercastra Task Information, optiunca Advanced, putcti scta sarcinile ca Fixed Units, in acest caz, adaugarea de resurse reducand durata sarcinii. Utilizarea timpulul de munca suplimentar. Pentru a utiliza aceasta optiune, realizati urmatoarele actiuni: din modul de vizualizare al diagramei Gantt alegeti Window Split pentru a deschide Task Form in partea de jos a spatiului de lucru, Clic in spatiul de lueru Task Form pentru ca acesta sa devina activ. In continuare, alegeti din meniul /ormat Details> Resource Work 31 programul va adauga coloana Ove. Work in Task Form. in tabelul sarcinilor, selectati sarcina carcia doriti sa-i alocati timp suplimentar, apoi introduceti valoarea dorita in campul coloanei Ov, Work din Task Form gi apasati OK.Modulul 15 Adiugarea de unitati de timp —conflictele de planificare se mai pot rezolva si prin cresterea duratei sarcinilor prin intermediul ferestrei de dialog Task Information, optiunea Duration sau prin intermuediul modului de vizualizare Task Usage. Ajustarea intarzierilor (slack) — intirzierile reprezinta timpul cu care poate fi ‘ntérziata o sarcina fara a afecta inceputul altora. Majoritatea proiectelor contin sarcini noncritice cu intarzieri, sarcini care pot incepe mai tarziu fara a afecta planificarca. Puteti utiliza aceste sarcini pentru a compensa sarcinile care dureaza mai mult decét este planificat. Pentrua evita cat mai mult producerea intarvierilor, utilizati in planificare cat mai mult constrangerea As soon as possible. Pentru a identifica sarcinile cu intarzieri, urmati pasii: ViewMore Views Detail Gantt > > Apply, clic-dreapia pe campul Select All si alegeti Schedule din lista. Puteti remarca acum coloanele Pree Slack si Total Slack aparute in tabelul sarcinilor. Schimbarea constrangerilor — predetinit Microsoft Office Project 2007 foloseste Planning Wizard pentru a va avertiza atunci cand suuteti pe cale sa realizuli o actiune care cel mai probabil va afecta planificarca proiectului, Acesta aparc in mod predefinit atunci cfind aplicati o constrangere care va mari nejustificat durata proiectului Ajustarea dependentelor intre sarcini poate conduce la eliminarea conflictelor de planificare. Daca descoperi{i legaturi inadvertente intre sarcini, trobuic sa le eliminati. Puteti vedea dependentele grafic, prin utilizarea Relationship Diagram. Aceasta poate fi vizualizata in felul urmator: alegeti Window > Splir pentru a deschide Task Form in partea de jos a spatiului de lucru. Clic in spatiul de lucru Yask Form pentru ca acesta sa devina activ. in continuare, alegeti din meniul Mew More Views~> Relationship Diagram > Apply. tn spatiul de lucru din partea de sus a ccranului sclectati sarcina dorita pentru ca in spatiul de lucru de jos (Task Form) sa fie vizualizate dependentele acesteia impartirea sarcinilor poate fi uncori o buna metoda de a rezolva conflicte de planificare. Nu veti mai realiza surcina in zile consecutive, dar puteti incepe sarcina i intrerupe lucrul pentru a-I relua ulterior. Pentru a imparti o sarcina, procedati in felul urmator: din modul de vizualizare Gantt Chart clic pe butonul Split Task din bara de instrumente Standard; butonul apare presat, iar pointer-ul mouse-ului isi schimba forma si pe ecran apare un sfat care va ajuta sa impartiti sarcina. Manager de protectsupraalocarea or EXEMPLU vizualizarea conflictelor Modulul 15 Mula{i cursorul mouse-ului deasupra barei sarcinii pe care doriti sa o impartiti; in functie de modul in care deplasati pointer-ul, in sfatul de pe ecran va aparea data in functie de care va fi impartita sarcina. Alocarea resurselor iu cadrul sarcinilor este uneori cauza pentru generarea unor conflicte de supraalocare care pot intarzia proiectul. Atunci cand alocati resurse pentru sarcini, Microsoft Office Project 2007 verifica calendarul resursclor pentru a vedea daca acestea sunt disponibile. Totusi, programul nu verifica daca resursele respective au fost deja alocate unei alte sarcini si va permit alocarea, in acest fel putiindu-se ajunge la supraalocare Duca aveti o resursd, lon Popescu, si o alocati pentru a incepe munca full-time la doud sarcini care incep in aceeasi zi, de fapt alocati persoana la 16 ore de muned intr-o zi normala de lucru de 8 ore. Pe de alta parte, daca aveti un grup de 3 electricieni si alocai doi dintre acestia pentru a lucra lao sareind care incepe in aceeasi zi, acest fapt nu reprezinté a supraalacare. Conflictele de resurse se pot depista in modul de vizualizare: Resource Sheet sau Resource Usage unde apar marcate prin culoarea rosic, iar in coloana Indicator apare un simbol de atentionarc. Pentru o reprezentare gratica a alocarii resurselor selectati View Resource Graph. Manager de proiect a1rezolvarea conflictelor Modulul 15 Filtrarca informatiilor este o tehnica simpla care va permite sa vizualizati problemele generate de conflictul resurselor. Daca filtrati informatiile cuprinse in modul de vizualizare Resource Usage, pentru a fi afigate doar resursele supraalocate, problemele vor deveni $i mat evidente. Pentru a realiza acest Iucru, procedati in felul urmatur, View Resource Usage, apoi Project> Filtered Overallocated Resources. Rezolvarea conflictelor generate de supraalocarea resurselor se poate face in mai multe feturi: 1. Adiugarea de resurse: 2. Schimbarea resurselor este o solutie in momentul in care o resursa este supraalocata si aveti alta disponibila pentru a o inlocui. Va sugeram sa folositi combinatie a modului de vizualizare a diagramei Gantt in partea Uc sus a imaginii si Resource Usage in partea Ue jus, aya cum puteti vedea in imaginca de mai jos. Manager de proiectModulul 15 conturarea resurselor in spatiu! de Incru al diagramei Gantt selectati sarcina careia doriti si-i schimbati resursa. in spatiul de lucru Resource Usage, programul va arata toate alocarile pentru fiecare icsuisa alucata avelei sarcini, Faveli clic pe Assign Resources pentru a deschide forcastra de dialog cu acclasi nume, sclectati resursa pe care doriti sa 0 schimbati si actionati butonul Replace care va activa fereastra Replace Resource; din aceasta fereastra selectati resursa care va intereseazi gi completati coloana Units cu valoarea dorita. Clic OK. 3. Planificarea timpului suplimentar de lucru poate rezolva conflictul de resurse. Pentru a seta timpul suplimentar de lucru, procedati in felul urmator: alegeti View >More Views Task Entry si selectati Apply; clic pe Task Form pentru ca aceasta sa devina activa; alegeti Format Details Resource Work si programul va afisa coloana Ov. Word in spatiul de luciu Zak Pane (in aceasta coloana Oh inseamna cA nu aveti inca alocate ore suplimentare pentru sarcina); sclectati sarcina si introduccti valoarea timpului suplimentar in coloana Ov. Work. Redefinirea calendarulut resurselor prin reconsiderarea timpului de lucru; Alocarea unui timp de munca partial prin schimbarea numarului de unitati de resurse alocaie unei sarcini: Controlarea timpului de start al resurselor —iularzicica disponibilitatii resurselor mareste durata sarcinii gi poate rezolva conflicte de alocare a resursclor. Setarea nivelului resurselor; Conturarea resurselor semnifica modclarca disponibilitatilor resursclor in timp si pot fi de tipul Flat, Back Loaded, Front Loaded si Bell. Setarea unci conturari a resurselor se face in felul urmator: alegeti View Task Usage; in coloana Task Name faceti dublu-clic pe resursa al carui contur doriti sa-1 clic pe optiunea General din [ereasira de dialog Assignment Information. Deschideti lista Work Contour si sclectati o optiune. Clic OK. Retineti urmatoarele aspecte cand lucrati cu conturarea resurselor: Daca ali aplicat 0 conturare de alt tip decal vel definit (Flat) unei sarvini, la adaugarca unui nou program de munca, programul va reaplica automat tiparul de contur. Manager de proiect 43- Modulul 15 Daca seta{i un contur gi schimbati data de start a sarcinii, programul schimba automat conturul pentru a include noua data cu scopul de a pastra tiparul original. Daca mariti durata sarcinii, programul va intinde conturul pentru a inclode noua durata. Sa presupunem ca aplicati un alt coutur decat cel predefinit unci sarcini. Daca cditati manual valoarca muncii pe o portiune a conturului, programul nu va mai aplica tiparul de alocare in mod automat. Totugi, puteti reaplica conturul pentru a redistribni noile valori. Daca introduceti munca actuala si apoi schimbati munca totala a sarcinii sau munca totala rimasi, programul va redistribui automat schimbarile valorilor muncii ramase, si nu muncii actuale. 34 Manager de project