Locul i rolul sistemelor informatice financiar-contabile n cadrul unei entiti economice

Seminar tiinific Bucureti, 16.01.2014

Drd. Vlcea (cs. Drgoi) Antoanella-Mariyeane

ndrumtor rof.uni!. dr. "a!el #$%&A%'

16

()#('"&' -#*),MA&-('

*+#DAM'#&AL'

D'%",'

%-%&'M'L'

Importana sistemelor informatice rezid n principal n nelegerea efectiv i responsabil de ctre toi conductorii (managerii) sau persoanele dintr-o entitate economic a necesitii adaptrii la societatea informaional global. Sistemele informatice devin astzi tot mai mult o component vital a succesului n afaceri pentru o entitate economic sau un ntreprinztor. Managerii sau utilizatorii (finali sau nu) nu trebuie s cunoasc tehnologiile com le!e sau conce tele abstracte ori a lica"iile s ecializate #in c$m ul sistemelor informatice, ci s aib #efinit ca#rul conce tual %n cel u"in cinci zone, &i anume' (once tele fun#amentale ale sistemului informatic) *ehnologia sistemelor informatice) + lica"iile sistemelor informatice) ,ez-oltarea #e sisteme informatice) Managementul sistemelor informatice. (once tele de ba. (once tele #e baz ale sistemului informatic asigur elementele tehnice &i #e com ortament care a.ut la fun#amentarea a lica"iilor comerciale, a rocesului #e luare a #eciziilor &i #e construire a unui a-anta. strategic al firmei fa" #e com etitori. &e/nologia sistemelor informatice *ehnologia sistemelor informatice este reflectat #e #ez-oltarea &i managementul %n tehnologia informa"iei (har#/are, soft/are, re"ele, 0nternet, managementul bazelor #e #ate sau a altor tehnologii #e relucrare a informa"iilor). A lica0iile sistemelor informatice 1tilizarea sistemelor informatice rin a lica"iile sale %n #omeniul o era"ional, managerial asigur &i crearea unui a-anta. com etiti- al organiza"iei #e la ni-elul local, intern (%n colaborarea #intre com artimente, %ntre ni-elele ierarhice) $n la formele comer"ului electronic, schimbului #e informa"ii utiliz$n# 0nternetul etc. De.!oltarea de sisteme informatice ,ez-oltarea #e sisteme informatice re rezint mo#ul %n care utilizatorii (finali) elaboreaz sisteme informatice entru a rezol-a roblemele #in ca#rul organiza"iei sau entru a cre&te ro#ucti-itatea. Managementul sistemelor informatice Managementul sistemelor informatice se refer la mo#ul %n care se a#ministreaz resursele informatice recum &i strategiile legate #e im licarea &i 16

utilizarea tehnologiei informa"iei la #iferite ni-eluri' utilizator final, organiza"ie &i global. Definirea sistemului informatic Un sistem informatic este acela n care informaia trece printr-un format digital - altfel spus se transform se prelucreaz sau se e!prim ntr-o form digital. Sistemele informatice %n sensul #efini"iei #e mai sus au a rut o#at cu #ez-oltarea sistemelor #e calcul, a com uterelor, #eci. +ceste sisteme au fost integrate %n sistemele informa"ionale, iar %n rezent consi#erm c termenul #e sistem informa"ional tin#e s sca# #in ce %n ce %n im ortan" #eoarece e!ist #in ce %n ce mai u"ine acti-it"i %n care s nu se foloseasc informa"ii %n form #igital. 1n sistem informa"ional este astfel &i un mo# organizat #e a combina oameni, har#/are, soft/are, re"ele #e comunica"ie cu resursele #e #ate care colecteaz, transform &i #isemineaz informa"ia %ntr2o organiza"ie. Sistemele sunt com use #in canale #e informa"ie care ot fi clasificate %n' a) formale &i informale) b) ersonale &i im ersonale) c) ublice &i ri-ate. (analele #e informa"ie ot fi utilizate %n #iferite mo#uri &i combina"ii #e ctre #iferi"i oameni sau #e ctre #iferite comunit"i. n o inia noastr1 sistemul informatic reprezint o parte a sistemului informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzare a informaiilor astfel obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei (TI) i a personalului specializat n prelucrarea automat a datelor. Totodat, informaia, ca resurs economic utilizat la ni!elul unei entiti genereaz un a!antaj competiional numai n msura n care costurile obinerii i transmiterii ei sunt mai mici dec"t beneficiile pe care le genereaz. Totui costurile obinerii informaiilor nu pot fi abordate numai dintr#o perspecti! financiar ci i dintr#o perspecti! abstract, a impactului pe care comunicarea informaiilor o are asupra pieei. $e asemenea, beneficiile nu pot fi comensurate numai n termeni de referin a proceselor interne ci i din perspecti!a parametrilor e%terni influenai de informaiile deinute i comunicate. (&.$. 'ordo (uditul sistemelor informaionale contabile ) Sistemul informatic cu rin#e' ansamblul informa"iilor interne &i e!terne, formale sau informale utilizate %n ca#rul firmei recum &i #atele care au stat la baza ob"inerii lor) soft/are2ul necesar rocesrii #atelor &i #ifuzrii informa"iilor %n ca#rul organiza"iei) roce#urile &i tehnicile #e ob"inere ( e baza #atelor rimare) &i #e #ifuzare a informa"iilor) 16

 latforma har#/are necesar relucrrii #atelor &i #isi rii informa"iilor) ersonalul s ecializat %n culegerea, transmiterea, stocarea &i relucrarea #atelor. Sistemul informatic este structurat astfel %nc$t s cores un# cerin"elor #iferitelor gru uri #e utilizatori' factori #e con#ucere la ni-elul con#ucerii strategice, tactice &i o erati-e) ersonalul im licat %n rocesul culegerii &i relucrrii #atelor) ersonalul im licat %n rocesul cercetrii &tiin"ifice &i roiectrii #e noi ro#use &i tehnologii #e fabrica"ie. ()#('"&+L D' ()#&A2-L-&A&' # (AD,+L +#+- %-%&'M -#*),MA-)#AL +a cum sti uleaz i 3egea contabilitii, orice entitate economic are obligaia #e a organiza i con#uce contabilitate ro rie. 4n calitatea sa #e rinci al instrument al cunoaterii, gestiunii i controlului atrimoniului i a rezultatelor obinute #e entitatea economic, contabilitatea trebuie s asigure conform re-e#erilor 5egulamentului #e a licare a 3egii contabilitii re ublicat nr. 6271881 actualizat la zi urmtoarele' %nregistrarea cronologic i sistematic, relucrarea, ublicarea i strarea informaiilor cu ri-ire la situaia atrimonial at$t entru necesitile ro rii ale ersoanelor mai sus s ecificate c$t i %n relaiile acestora cu asociaii7acionarii, clienii7furnizorii, bncile7instituiile #e cre#it, organele fiscale7societi #e au#it, recum i alte ersoane fizice7.uri#ice) controlul o eraiunilor atrimoniale efectuate i al roce#eelor #e relucrare utilizate, recum i e!actitatea #atelor contabile furnizate) furnizarea informaiilor necesare stabilirii atrimoniului naional, e!ecuiei bugetului ublic naional, %ntocmirii balanelor financiare i a bilanului e ansamblul economiei naionale. +rmonizarea contabilitii cu ,irecti-a a 092a a (:: i cu Stan#ar#ele 0nternaionale #e (ontabilitate con#uce la obligati-itatea %ntocmirii #e ctre fiecare entitate economic #e situaii financiare a cror utilitate este legat #e necesitile #e informare ale unei game largi #e utilizatori. 0nteresele #eosebite ale acestora -is a -is #e informaia contabil, ca i #eciziile #ifereniate e care acetia trebuie s le a#o te, au con#us la clasificarea utilizatorilor #e informaii %n urmtoarele categorii' 0n-estitori, Salariai i re rezentani ai acestora, +cionari i cre#itori, ;ersoane #in interiorul entitii economice, (lieni, ;ublicul larg, 0n-estitori oteniali, 16

 <irme concurente, *ribunale comerciale, (onsultani i au#itori. ,atele culese #e ctre sistemele contabile #in toate com artimentele unei entiti economice sunt comunicate sistemului #e con#ucere al entitii economice %ntr2o form util fa-oriz$n# %n acest mo# luarea #e #ecizii economice #e ctre management. ,atorit creterii #imensiunilor i com le!itii acti-itilor #esfurate #e entiti economice s2a manifestat, tot mai acut, necesitatea im erioas a utilizrii sistemului informaional com let bazat %n totalitate e contabilitate. ;entru ca #atele funizate #e acesta s fie corecte este necesar ca ersoanele #e formaiune contabil s aib clarificate toate fazele s ecifice rocesului #e e! loatare, s #ea #o-a# c %neleg ultimeele nouti legate #e tehnologie, #e roiectarea sistelemor i nu %n ultim instan, s2i manifeste unctul #e -e#ere %n ceea ce ri-ete alegerea sistemului #e relucrarea #atelor ce -a fi utilizat %n entitatea economic. (ulegerea #e #ate, organizarea acestora %ntr2o form util i transmiterea ctre utilizatori a informaiei rezultate oart #enumirea #e prelucrarea a datelor. +ceast o eraiune se realizeaz fie cu a.utorul sistemelor #e relucrare com uterizat, fie a el$n# la cele manuale, la baza roiectrii ambelor sisteme contabile afl$n#u2se urmtoarele rinci ii' o ;rinci iul cost2beneficiu, o ;rinci iul controlului, o ;rinci iul com atibilitii, o ;rinci iul fle!ibilitii. n o inia noastr, informaia contabil este a elat i folosit #e numeroi utilizatori ce ot fi clasificai %n trei mari categorii' 1. =estionarii entitilor economice, 2. 1tilizatorii care au un interes finaciar #irect, >. ;ersoanele7instituiile7organizaiile care manifest un interes financiar in#irect. DA&' - -#*),MA3-*-#A#(-A, - ()#&A2-L #&,-+# %-%&'M -#*),MA&-(

3egturile #intre #i-ersele r"i ale unei entit"i economice trebuie s satisfac cerin"e #e calitate &i rom titu#ine care ot ro-eni fie #in interiorul entit"ii economice (cum ar fi cele ro-enite #e la ni-elele ierarhice su erioare) fie #in e!teriorul entit"ii economice (#e e!em lu #e la clientul care -rea s &tie starea %n care se afl e!ecu"ia unei comenzi lansate %n ro#uc"ie). ?rice analiz economic a unei entit"i economice are la baz informa"ia &i mo#ul %n care aceasta este -ehiculat, astfel %nc$t #egra#area ei s fie minim &i fr ier#eri #e semnifica"ie. ,efini"iile informa"iei sunt numeroase &i resu un cunoa&terea semnifica"iei no"iunilor rin care este 16

#efinit &i, #e multe ori, a conte!tului entru care a fost #efinit. +stfel se -orbe&te #es re informa"ie ca #es re @comunicare, -este, &tire care une e cine-a la curent cu o situa"ieA(,:B. ,icionarul e! licati- al limbii rom$ne, e#iia a 0002a, re-zut i a#ugit, 2008), @informa"ie geneticA, @informa"ie contabilA &.a.m.#. ,in unct #e -e#ere economic, informa"ia este ri-it ca o resurs care oate %mbunt"i ra ortul cost2eficien". Bine %n"eles c era informaticii %n care trim, aflat la #ebutul ei, &i2a us #e.a uternic am renta asu ra mo#ului %n care acest ra ort oate fi mo#ificat, ra ort care este influen"at continuu &i #e ni-elul #e #ez-oltare a tehnologiei har#/are &i soft/are #e la un moment #at. ?b"inerea informa"iilor &i relucrarea lor se face rin interme#iul unor sisteme informa"ionale. ,e obicei, oamenii resu un e!isten"a unui calculator c$n# au# entru rima #at sintagma sistem informa"ional. *otu&i, un sistem informa"ional nu este nea rat un sistem com uterizat &i %n fiecare zi -e#em e!em le #e astfel #e sisteme informa"ionale. ,e e!em lu, sunte"i beneficiarul unui sistem informa"ional atunci c$n# #ori"i s cltori"i cu autobuzul &i entru aceasta cum ra"i un bilet. +tunci c$n# rezenta"i biletul unui controlor, biletul re rezent su ortul informa"iei e care controlorul o inter reteaz rin aceea c a"i cum rat #re tul #e a cltori cu acel mi.loc #e trans ort. 1n sistem informa"ional este arte a unui sistem com let. 1n sistem este o entitate com us #in r"i organizate &i care interac"ioneaz entru o func"ionare c$t mai eficient. Subsistemele sunt r"i com onente ale sistemului. ,e e!em lu, <acultatea #e (ontabilitate i 0nformatic #e =estiune este un subsistem al sistemului +ca#emia #e Stu#ii :conomice Bucureti. 1n sistem informa"ional se com une #intr2o mul"ime #e subsisteme intercorelate care lucreaz %m reun entru colectarea, relucrarea, stocarea, transformarea &i #istribuirea informa"iei entru lanificare, luarea #eciziilor &i control. <iecare sistem informa"ional se oate #escom une %n trei com onente rinci ale' intrrile, relucrrile &i rezultatele. 0ntrarea %ntr2un sistem informatic oate fi format #in #ate sau #in informa"ii. ,atele sunt fa te brute, ne relucrate #es re e-enimente care nu au semnifica"ie %n sistem &i nu sunt organizate. ,atele ot fi totu&i organizate %ntr2o manier %n care ot fi utile sau ot rimi semnifica"ie entru sistem. ($n# #atele se organizeaz astfel %nc$t s aib semnifica"ie entru sistem ele #e-in informa"ie. 5afinarea #atelor &i informa"iilor #e2a lungul tim ului formeaz un ansamblu numit cuno&tin"e. Sistemele informa"ionale relucreaz #atele &i7sau informa"iile (sortare, organizare, calcule s ecifice) ob"in$n# informa"ii care sunt structurate %n func"ie #e cerin"ele utilizatorilor informa"iei. +ceste cerin"e ornesc %n general #e la sco urile entru care este folosit informa"ia, #e e!em lu ersoanele #e la ni-elele #e con#ucere folosesc informa"ia entru lanificare, luare #e #ecizii &i controlul acti-it"ilor organiza"ionale (#ecizia cum rrii unui echi ament necesit informa"ii #es re alternati-e, costul alternati-elor &i cerin"ele referitoare la echi amentul necesar entru o entitate economic). 0nforma"iile &i cuno&tin"ele sunt folosite #es %n acti-it"i #e control. (ontabilii regtesc bugetele (aceasta este o func"ie #e lanificare) astfel %nc$t managerii s oat com ara erforman"ele actuale cu cele lanificate &i s oat 16

controla acti-it"ile lor entru a re%nt$m ina schimbrile ne#orite. *igura 4 reflect mo#ul %n care #atele, informa"iile &i cuno&tin"ele (care com un a&a numita irami# informa"ional) colaboreaz %ntr2un roces ermanent, %n care #atele ot fi folosite entru a ob"ine informa"ii &i cuno&tin"e, iar cuno&tin"ele, la r$n#ul lor, ot fi folosite entru a ob"ine informa"ii &i #ate. ;recizm c figura nu rezint subor#onarea celor trei conce te ci -rea s sugereze un ra ort cantitati- #intre acestea. <lu!urile informa"ionale re rezint totalitatea informa"iilor care se -ehiculeaz %ntre emi"torul #e informa"ie &i rece tor. Sistemul informa"ional comunic cu me#iul su e!tern rin flu!uri informa"ionale (#e e!em lu ra oartele entru ac"ionari), iar %n interiorul su, subsistemele comunic %ntre ele rin alte flu!uri informa"ionale.

(unotine -nformaii Date

"igura # )iramida informaional Sistemele informa"ionale se stu#iaz %n ca#rul #omeniului %n care func"ioneaz, entru a se e-i#en"ia articularit"ile s ecifice, astfel se -orbe&te #e @sistemul informa"ional #e con#ucereA, @sistemul informa"ional #e marCetingA, @sistemul informa"ional geograficA (///.aca#.ro7 roD ri7#oc7stDb06.#oc) etc. (ontabilitatea este %n sine un sistem informa"ional. :ste un roces care colecteaz, stocheaz, relucreaz &i #istribuie informa"ii celor care au ne-oie #e ele. ,e e!em lu, contabilii unei entit"i economice culeg #ate #es re ro ria organiza"ie, le relucreaz, ob"in rezultate e care le #istribuie sub form #e informa"ii financiare, sau alte ti uri #e ra oarte. 1na #intre cele mai cu rinztoare #efini"ii ale sistemului informa"ional contabil este cea #at #e autoarea =heorghe Mirela, %n teza #e #octorat @(uditul informaiei contabile n condiiile utilizrii sistemelor informaticeA ( agina 21)' @Sistemul informa"ional contabil este format #intr2un ansamblu #e elemente inter#e en#ente, orientat s re culegerea, stocarea, relucrarea, analiza &i transmiterea informa"iilor ri-in# starea &i mi&carea atrimoniuluiA. *oto#at, A %n mo# natural, managerii s2au aflat %n faa unei noi ro-ocri' garantarea corectitu#inii i securitii o eraiunilor #in sistemul informatic. 1tilizarea e! lozi- a sistemelor informatice a #us ine-itabil la e-aluarea A%ncre#eriiA #atelor relucrate altfel #ec$t cu tra#iionalele creion i h$rtie. ? 16

i otez ti ic, mult folosit %n realitatea ractic este aceea c informaiile generate #e calculator sunt %ntot#eauna corecte. 4n fa t, calculatorul nu face #ec$t ceea ce este rogramat s fac i, fr o testare realabil a mecanismelor #e control #in me#iul informatizat, nu se oate concluziona c informaiile ro#use #e sistemul informatic sunt fiabile. ;roce#urile #e control i certificare a integritii #atelor s2au nscut #in aceast ne-oie #e %ncre#ereA (;. Estase i alii A +u#itul i controlul sistemelor informaionaleA). (once tul #e tehnologie a informaiei se refer la totalitatea com onentelor soft/are &i har#/are folosite %n sistemele informa"ionale com uterizate. *ehnologia informa"iei a mo#ificat mo#ul %n care se lucreaz %n orice #omeniu. 4n urm cu c$"i-a ani, nimeni nu %&i utea imagina c oamenii -or utea face cum rturile #e la un magazin -irtual @localizatA un#e-a &i accesat rin interme#iul 0nternetului. (omer"ul electronic este numai un e!em lu #in multele mo#uri %n care tehnologia informa"iei influen"eaz -ia"a #e zi cu zi #ar &i cea a afacerilor. Mosco-e remarc fa tul c tehnologia informa"iei a a-ut acela&i im act asu ra societ"ii ca &i re-olu"ia in#ustrial. 4n era informa"iei, c$"i-a muncitori ro#uc &i un segment larg #e o ula"ie anga.at este im licat %n ro#uc"ia, analiza &i #istribu"ia informa"iei, astfel c sistemele informatice au a.uns s .oace un rol -ital at$t %n economie c$t &i %n -ia"a fiecruia (Mosco-e, S.+., SimCin, M. =., Bagranoff, EancF +. G @(ore (once ts of +ccounting 0nformation SFstemsA). *ehnologia informa"iei afecteaz orice ti #e contabilitate (financiar, #e gestiune, managerial). 1n sistem informatic #e contabilitate este un ti s ecial #e sistem, care furnizeaz informa"ii #es re rocesele afacerilor &i e-enimentele care inter-in %n func"ionarea unei unit"i economice. ,ac la %nce uturile tehnologiei informa"iei, #e en#en"a #e sistemele informatice nu se fcea sim"it, %n ziua #e azi nici mcar nu se mai oate imagina ca afacerile s nu foloseasc sisteme informatice. ,e la calculatoare se a&tea t s %n#e lineasc func"iuni ca' lanificarea unei linii #e ro#uc"ie, strarea e-i#en"ei #intr2un #e ozit, -erificarea #atelor unui con#uctor auto, etc. Sistemele informatice se folosesc nu numai #e ctre unit"ile economice mari care mani uleaz foarte multe #ate ci &i #e ctre cele mici. (hiar &i %n "ara noastr utem %nt$lni atroni #e micro%ntre rin#eri care "in o e-i#en" contabil folosin# un calculator acas. +tunci c$n# este folosit tehnologia informa"iei, #e obicei ne referim la acest as ect ca fiin# informatic. ,efini"ia #in ,:B entru informatic este @&tiin" a licat care stu#iaz relucrarea informa"iilor cu a.utorul sistemelor automate #e calculA. 4n cartea @*azele computerelor. +ard H softA, autorii au #efinit sistemul informatic #re t @un sistem informa"ional care are ca element #e culegere, stocare, transmitere &i transformare un calculator electronicA ( 3u ulescu, M. coor#onator, ,nia", ,oina, Muntean, Mihaela G *azele computerelor.+ard H soft, agina 2>). ,ac -om consi#era c sistemul informatic este acea arte a sistemului informa"ional rin care se e!ecut relucrri automate cu a.utorul sistemelor #e 16

calcul, #e-ine e-i#ent c sistemul informatic este arte a sistemului informa"ional. Iin$n# cont #e fa tul c relucrarea #atelor %n contabilitate se face re on#erent automat, rin interme#iul rogramelor s ecializate, -om consi#era c sistemele informatice #e contabilitate aco er toate ariile unui sistem informa"ional #e contabilitate. n o inia noastr, sistemele informatice #e contabilitate ot furniza o multitu#ine #e ti uri #e #ate &i informa"ii' #ate financiare, #ate non2financiare, analize rezultate #in managementul #atelor, informa"ii #e cutare sau antici are, informa"ii #es re management, #es re ac"ionari, etc. Sistemele contabile com uterizate estom eaz #emarcrile #intre sistemele contabilit"ii financiare &i ale contabilit"ii manageriale. Multe rograme soft/are contabile actuale ot relua ambele ti uri #e #ate (financiare &i non2financiare) &i s le organizeze %ntr2o manier rin care au semnifica"ie at$t entru utilizatorii interni c$t &i entru cei e!terni. $oncluzie. *ehnologia informa"iei #e azi oate face osibil ob"inerea unor rezultate care necesit o era"ii com le!e si erio#ice la inter-ale scurte #e tim (cum ar fi actualizarea la fiecare minut a -$nzrilor #e ro#use &i ra ortarea acestor -$nzri). +ceste rezultate se ot furniza a roa e instantaneu rin fa!, email, sau e 0nternet, e o agin s ecial sau e ro riul site. ;osibilitatea tehnologiei informa"iei #e a ro#uce ra i# mari cantit"i #e informa"ie oate crea o roblem cunoscut ca suprancrcarea informaiei (Mosco-e, S.+., SimCin, M. =., Bagranoff, EancF +. G @(ore (once ts of +ccounting 0nformation SFstemsA, John KileF H Sons 3t#, 200>). ;rea mult informa"ie &i, %n mo# s ecial, rea mult informa"ie banal, oate co le&i utilizatorii informa"iei, iar informa"ia rele-ant entru luarea #eciziilor se oate ier#e. (ontabilii sunt cei care #eci# natura &i sincronizarea informa"iei creat &i #istribuit rintr2un sistem informa"ional contabil. 0nfluen"a tehnologiei informa"iei asu ra ra ortrilor financiare rimare se face sim"it %n furnizarea informa"iei financiar 2 contabile. 0nternetul oate a#uce mo#ificri %n mo#ul #e furnizare a con"inutului ra oartelor financiare, sau a #is onibilit"ii informa"iei aferente %n e! unerile financiare #e baz. L)(+L 5- ,)L+L %-%&'M+L+- -#*),MA&-( *-#A#(-A, ()#&A2-L :!isten"a sistemelor informatice mo#erne, #e mare -itez, a #e-enit osibil #u ce calculatoarele s2au rs $n#it %n lumea afacerilor. 0storic, e!isten"a sistemelor informatice contabile a %nce ut cu informatizarea facturrii &i a unor o era"ii contabile aferente. 4n ca#rul oricrei entiti economice culegerea #atelor, relucrarea lor &i ob"inerea rezultatelor se fac conform unor roce#uri organizatorice reglementate fie rin lege (#e e!em lu com onen"a &i structura lanului #e conturi) fie rin regulamente #e or#ine intern (#e e!em lu, stabilirea ersoanei &i a tim ului lansrii unei o era"iuni #e arhi-are a #atelor). 4n figura 6 intrrile se constituie #in #ate sau informa"ii (care se reiau #in #ocumentele 16

.ustificati-e), care sunt rocesate ob"in$n#u2se informa"ii entru lanificare, luarea #eciziilor &i control. ,ocumentele contabile se clasific %n func"ie #e rolul lor &i #e mo#ul #e %ntocmire (*eaciuc, M. &.a. G *azele contabilitii, :#itura :urostam a, *imi&oara 2000, ag. 8L) %n' #ocumente .ustificati-e (#e e-i#en" rimar), registrele contabile (e-i#en" contabil) &i situa"iile financiare (#ocumente #e sintez &i ra ortare). 4nregistrarea %n contabilitate se oate face entru fiecare #ocument, sau #in #ocumentele centralizatoare care cu rin# #ate #e aceea&i natur #intr2o erioa# oarecare. 0ntrri
,ate7informa"ii #in surse interne &i7sau e!terne

;relucrri
Sortare, organizare, calcul

5ezultate
,ate7informa"ii entru #eci#en"i interni &i7sau e!terni

"igura % ,azele distincte ale funcionrii unui sistem -ursa. /osco!e, -.(., -im0in, /. 1., *agranoff, 2anc3 (. 4 5'ore 'oncepts of (ccounting Information -3stems , 6ohn 7ile3 8 -ons 9td,:;;<, pagina = 5ezultatul relucrrilor contabile se oate folosi #e ctre ni-elele #e con#ucere %n ca#rul unor rocese #ecizionale, cu obser-a"ia c @o aceea&i informa"ie oate fi erce ut cu -alori #iferite entru ersoane #iferite. +ceia care sunt s ecializa"i %n contabilitate #au im ortan" mai mare ra oartelor financiare mai mult #ec$t cei care nu au o asemenea regtireA (Ma/Cer, +. @-ecurit3 and 'ontrol in Information -3stems. ( 1uide for *usiness and accountingA, 5outle#ge 2000, agina 14). 0nforma"iile contabile trebuie s %n#e lineasc urmtoarele caracteristici (*eaciuc, M. &.a. G *azele contabilitii, :urostam a 2000, aginile L26)' N inteligibilitatea (informa"iile ot fi u&or #e %n"eles &i #e inter retat)) N rele!ana (sublinierea as ectelor care ot influen"a luarea #eciziilor)) N credibilitatea (informa"iile nu con"in erori semnificati-e, nu sunt ten#en"ioase, nici rtinitoare)) N comparabilitatea (informa"iile s oat fi com arate rin elemente comune &i #e aceea&i semnifica"ie). :!isten"a erorilor oate crea incertitu#ine &i luarea unor #ecizii gre&ite. *igura 7 reflect o arte a unui sistem informa"ional a unei entit"i economice &i scoate %n e-i#en" fa tul c sistemul informa"ional #e contabilitate este subsistem al sistemului informa"ional al entit"ii economice. Sistemul informa"ional #e contabilitate acumuleaz informa"ii #e la subsisteme #iferite. ;entru ca interac"iunea #intre subsisteme s fie efecti-, este necesar c fiecare subsistem s @%n"eleagA ti urile #e informa"ii generate #e subsistemele cu care interac"ioneaz.

16

<urnizori

+ ro-izionare
=estionarea comenzilor &i contractelor #e a ro-izionare Magazii, gestiune stocuri

;ersonal

;ro#ucie

(ontabilitate

Baze #e #ate sau fi&ier(e) #e furnizori &i clien"i

Magazie ro#use finite Stu#ii #e ia" (heltuieli materiale

(omenzi, contracte #e #esfacere

(alcul cost2 re"

"igura & -ubsisteme informaionale organizate n funcie de acti!itile din cadrul unei uniti economice -ursa. 9ungu, I., -abu, 1., &elicanu, /. .a. 4 5-isteme informatice. (naliz, proiectare i implementare pagina :> 1n sistem informatic #e contabilitate tra#i"ional se ocu %n rinci al #e colectarea, relucrarea &i ob"inerea rezultatelor financiare care se -or transmite ctre e!terni (cum ar fi in-estitorii, cre#itorii &i Ministerul <inan"elor) &i ctre interni (%n general structurile #e con#ucere). 1n sistem informatic #e contabilitate mo#ern se ocu at$t #e informa"iile nonfinanciare c$t &i cu #ate &i informa"ii financiare. *ra#i"ional, fiecare arte a unei entit"i economice (;ersonal, ;ro#uc"ie) men"in un subsistem informatic se arat &i fiecare subsistem %&i relucreaz ro riile #ate. +cest mo# #e lucru are #eza-anta.ul a ari"iei unor robleme cum ar fi #u licarea #atelor e s a"ii #e stocare #istincte, culegerea se arat a unor acelea&i #ate. +stzi entit"ile economice consi#er c este necesar integrarea func"iilor lor %ntr2o baz mare #e #ate, sau %ntr2un #e ozit #e #ate. +ceast integrare ermite managerilor &i, cu oarecare e!tensii, r"ilor e!terne s ob"in informa"iile necesare entru lanificare, luarea #eciziilor &i control, fie c informa"iile sunt entru marCeting, contabilitate, sau alte arii financiare ale entit"ii economice (Mosco-e, S.+., SimCin, M. =., Bagranoff, EancF +. G @'ore 'oncepts of (ccounting Information -3stemsA). ;ro#uctorii #e ro#use soft/are au #ez-oltat rograme care leag toate subsistemele informatice %ntr2o singur a lica"ie. ;ro#usele soft/are entru contabilitate -or fi #iscutate ulterior. n o inia noastr, rolul sistemului informatic #e contabilitate este #e a furniza informa"ii im ortante referitoare la' -enituri, urmrirea clien"ilor (facturi 16

emise ne%ncasate), #inamica %ncasrilor &i l"ilor, contabilitatea costului (calcula"ia costului), cheltuieli, etc. 0nforma"iile furnizate ot %mbrca forme #i-erse at$t electronic (#ocumente electronice, foi #e rezentare electronice, notificri electronice (e2mail), imagini, imagini -i#eo, sec-en"e au#io, etc.) fie sub form @tra#i"ionalA ( e su ort #e h$rtie sau folii entru roiectoare, etc.). <urnizarea informa"iilor trebuie s se fac %n tim util, c$t mai e!act, entru to"i #estinatarii informa"iei contabile (manageri, ersonal a ar"intor altor subsisteme). 1n sistem informatic #e contabilitate mo#ern este ca abil s reia automat #atele furnizate #e ctre alte subsisteme. ()M")#'#&'L' ()#&A2-L %-%&'M+L+-#*),MA&-( *-#A#(-A, -

? era"iile contabile care se realizeaz rin interme#iul sistemelor informatice #e contabilitate trebuie s a.ute la rezol-area unor robleme s ecifice ca e-i#en"a contabil a o era"iilor e conturi &i calcularea balan"elor contabile. +ceasta se face rin reluarea #atelor #in #ocumentele #e intrare &i stocarea lor, relucrarea #atelor &i ob"inerea rezultatelor (-ezi figura 8). ;reluarea #atelor se oate face manual (c$n# un o erator uman arcurge fiecare #ocument .ustificati-, o er$n#u2l) &i7sau automat (c$n# e!ist echi amente eriferice #e intrare conectate la sistemul informatic). Stocarea #atelor resu une e!isten"a unui sistem #e gestiune a fi&ierelor &i7sau un sistem #e gestiune a bazelor #e #ate. ?b"inerea unui sistem informatic se face urm$n# c$te-a eta e' analiz, roiectare &i im lementare, urmrin#u2se acti-it"ile #in ca#rul sistemului informa"ional aferent &i toate flu!urile informa"ionale care a ar, #e interes fiin# cele care ot fi automatizate rin interme#iul calculatoarelor (-ezi figura 8 care rezint un e!em lu cu acti-it"ile unui sistem informatic). Subsisteme emi"toare7 rimitoare
Bonuri #e consum, facturi, E05, chitan"e, fi&e #e amortizare etc.

;lanul contabil

,ocumente .ustificati-e

?peraii contabile
4nchi#eri &i alte relucrri erio#ice

Eote contabile

Balan"e, ra oarte (cas, banc), bilan", .urnale #e *9+, etc. 5egistrul .urnal

Jurnale

16

*igura 8 +cti-it"ile unui sistem informatic Se im un c$te-a obser-a"ii referitoare la figura 8' 1. o era"iile contabile cu #ocumentele #e intrare .ustificati-e %nseamn contarea #ocumentelor' #e la subsistemul )roducie' bonuri #e consum, ra oarte #e ro#uc"ie) #e la (pro!izionare' facturi #e intrare, E05 (note #e intrare2rece "ie), #e la &"nzri' facturi emise) #e la 'asa, *anca' chitan"e, foi #e -rsm$nt, or#ine #e lat) foaie #e #e unere) etc.) 2. o era"iile contabile erio#ice' %nchi#eri lunare &i7sau anuale. ,ocumentele care se ot ob"ine e baza o era"iilor contabile au ca #estinatari' ni-elului #e con#ucere (#ecizional), ni-elului #e control intern &i au#it. (om onentele unui sistem informatic financiar-contabil trebuie s rs un# cerin"elor #e func"ionare #escrise $n acum &i trebuie s fie intercorelate func"ional' a. har#/are) b. soft/are) c. comunica"ie) #. baza &tiin"ific &i meto#ologic (meto#ele, roce#eele &i mi.loacele #e relucrare a #atelor)) e. baza informa"ional, flu!urile informa"ionale &i su orturile #e informa"ii contabile) f. utilizatorii) g. ca#rul organizatoric. (om onenta /ard9are se constituie #in totalitatea mi.loacelor tehnice #e culegere, stocare, transmitere &i relucrare automat a #atelor. +cestea ot inclu#e calculatoare, scannere, case #e marcat, #is oziti-ele #e comunicare, #is oziti-ele #e interconectare. (om onenta soft9are se constituie #in totalitatea rogramelor &i a lica"iilor care realizeaz func"ionarea sistemului informatic. ,in aceast categorie fac arte sistemele #e o erare utilizate, a lica"iile soft/are #e comunica"ie %n re"ea, rogramele #e relucrare %n sco ul ob"inerii unor informa"ii contabile, rogramele #e e#itare #e te!te &i #e creare a ra oartelor, etc. Sistemele informatice financiar2contabile -izeaz #ou mari #irecii' cele folosite #e ctre utilizatori mici #e ti 0MM2uri ((0:3, S+=+, ;latforma, KinMentor, etc)) cele folosite #e ctre utilizatori mari (cor oraii, multinaionale, contribuabili mi.locii i mari care folosesc softuri #e ti ul :5; (:nter rise 5esource ;lanning), S+; (SFstems, + lications, an# ;ro#ucts in ,ata ;rocessing), (5M ((ustomer 5elationshi Managament), S(M ( Su lF (hain Management), etc). (om onenta #e comunica0ie se constituie #in toate echi amentele &i tehnologiile utilizate entru comunica"ia #atelor %ntre r"ile com onente ale sistemului informatic. 16

2a.a :tiin0ific :i metodologic se com une #in mo#elele matematice ale roceselor #e contabilitate, #in @meto#ologiile, meto#ele &i tehnicile #e realizare a sistemelor informaticeA (3ungu, 0., Sabu, =., 9elicanu, M. &.a. G @ -isteme informatice. (naliz, proiectare i implementareA, agina 2>). 2a.a informa0ional se constituie #in totalitatea flu!urilor informa"ionale &i ale #atelor #e relucrat. 1nii autori (3ungu 0.) inclu# aici sistemele &i nomenclatoarele #e co#uri. (um co#ificarea &i utilizarea co#urilor a a.uns un mecanism foarte utilizat chiar &i %n -ia"a #e zi cu zi (#e e!em lu utilizarea co#ului (E;) consi#erm c acestea sunt #e #re t o arte im ortant a flu!ului informa"ional, a-$n# %n -e#ere urmtoarele' un ro#us &i7sau ser-iciu se co#ific, #e cele mai multe ori, rintr2un mecanism intern al unit"ii economice) co#urile folosite ot fi fcute -izibile ( rin liste #e selec"ie, rin afi&are l$ng re" &.a), iar cu tim ul co#urile ot memorate #e ctre utilizatori &i folosite cu u&urin" %ntr2o manier #irect. +tili.atorii sunt com onenta format #in totalitatea ersoanelor anga.ate %n func"ionarea sistemului informatic. Se #isting #ou categorii mari #e utilizatori' o eratorii (#e e!em lu, cei #e la casele #e marcat) &i informaticienii (cum ar fi anali&tii, inginerii #e sistem, rogramatorii). (adrul organi.atoric este #at #e regulamentul #e or#ine interioar &i #e actele legislati-e %n -igoare, cum ar fi' N legea nr. 6271881 #enumit 3egea contabilit"ii) N lanul #e conturi) N co#ul ri-in# (on#uita :tica si ;rofesional a e! er"ilor contabili &i contabililor autoriza"i #in 5om$nia) N legea nr. 1O71884 ri-in# amortizarea ca italului imobilizat %n acti-e cor orale &i necor orale) N or#inul nr. 16267200> entru a robarea recizrilor ri-in# unele msuri referitoare la organizarea &i con#ucerea contabilit"ii #e gestiune) N or#inul nr. 104072004 entru a robarea Eormelor meto#ologice ri-in# organizarea &i con#ucerea e-i#en"ei contabile %n arti# sim l #e ctre ersoanele fizice care au calitatea #e contribuabil) N or#inul nr. 1LO>72004 entru a robarea Eormelor ri-in# organizarea &i efectuarea in-entarierii elementelor #e acti- &i #e asi-) N or#inul nr. 1LO27200O entru a robarea reglementrilor contabile conforme cu #irecti-ele euro ene. 4n Ane;a la )rdinul nr. <=>67 ianuarie 6??7 se recizeaz' @4n con#i"iile utilizrii sistemelor informatice financiar2contabile este necesar s fie res ectate 'riteriile minimale pri!ind programele informatice utilizate n domeniul financiar#contabil, re-zute #e ?r#inul ministrului finan"elor nr. 42O71886, cu mo#ificrile ulterioareA &i P(ontribuabilii ot e#ita formularele cu regim s ecial cu a.utorul tehnicii #e calcul, %n con#i"iile re-zute la art. 2 #in ?r#inul ministrului finan"elor nr. 1.1LL71886 ri-in# a licarea re-e#erilor art. 1 alin. (4) &i (10) aragraful 2 #in Motr$rea =u-ernului nr. 6>17188LA. 16

$'($)U*I+ 4n general, sistemele informatice financiar2contabile sunt organizate astfel %nc$t s cores un# arhitecturii contabilit"ii #in 5om$nia %n care se remarc trei mari com onente (*eaciuc, M. &.a. G *azele contabilitii, :#itura :urostam a, *imi&oara, 2000)' 1. contabilitatea general (a ro-izionare &i furnizori) -$nzri &i clien"i) cheltuieli) -enituri) #atoriilor) crean"elor) stocuri &i obiecte #e in-entar) mi.loace fi!e) ca ital) salarii) o era"ii #i-erse, #e %nchi#ere)) 2. contabilitatea financiar 7 #e gestiune financiar' trezoreria, in-esti"iile financiare, finan"rile G %ncasri #e la clien"i, l"i ctre furnizori, e-i#en"ierea lasamentelor, lata im ozitelor &i ta!elor etc.) >. controlul rin bugete G elaborarea #e bugete &i urmrirea acestora rin interme#iul contabilit"ii generale. ,in as ectele #escrise $n acum utem trage concluzia c ma.oritatea ac"iunilor #esf&urate %n ca#rul unei entit"i economice necesit utilizarea sistemului informatic #e contabilitate.

16

2-2L-)@,A*-' %'L'(&-V$ 1. ;a-el Estase (coor#onator) i alii G (uditul i controlul sistemelor informaionale, :#itura :conomic, Bucureti, 200L. 2. 9asile 2 ,aniel (or#o G (uditul sistemelor informaionale contabile, :#itura +lma Mater, (lu.2Ea oca, 2010. >. =heorghe Mirela2 *eza #e #octorat @(uditul informaiei contabile n condiiile utilizrii sistemelor informaticeA, 2004. 4. 9egea 'ontabilitii republicat nr. @:A>BB>, actualizat la zi. O. Ma/Cer, +. @-ecurit3 and 'ontrol in Information -3stems. ( uide for *usiness and accountingA, 5outle#ge 2000. 6. 3ungu, 0., Sabu, =., 9elicanu, M. &.a. G @Sisteme informatice. +naliz, roiectare &i im lementareA, :#itura :conomic,Bucure&ti, 200>. L. 3u ulescu, M. coor#onator, ,nia", ,oina, Muntean, Mihaela G *azele computerelor. +ard H soft, :#itura Mirton, *imi&oara 1888. 6. Mosco-e, S.+., SimCin, M. =., Bagranoff, EancF +. G @(ore (once ts of +ccounting 0nformation SFstemsA, John KileF H Sons 3t#, 200>. 8. *eaciuc, M. &.a. G *azele contabilitii, :#itura :urostam a, *imi&oara 2000. 10. QQQ, htt '77///.c#e .ro, sec"iunea @5e ertoriul legislati-A.

16