Solutie de Managementul Documentelor

Un sistem de managementul documentelor permite gestionarea pe

mai multe nivele documentele care se plimb prin firm . Se poate
implementa totul ntr-un stil draconic, sau la un nivel destul de redus i
foarte puin intruziv.
De exemplu, un sistem de managementul documentelor poate fi
adaptat i utilizat pentru:
1. Sarcinile care trebuie ndeplinite ntr-o firm.
2. Responsabilii de aceste sarcini.
Scenariul ar fi urmtorul:
Pasul 1 - eful introduce o sarcin n sistem i aloc un
responsabil. S zicem Andrei. Andrei primete n mod automat un email
prin care e notificat de noua sarcin.
Pasul 2 - Andrei termin partea lui de sarcin, intr n sistem i
scrie un comentariu la sarcin, dup care comut responsabilul pe
colegul su George. Este rndul lui George s lucreze asupra sarcinii.
Pasul 3 - George primete automat un email prin care e notificat c
sarcina respectiv a trecut n responsabilitatea lui i c se ateapt o
aciune din partea lui pentru a progresa.
Pasul 4 - George termin sarcina i o trece din starea n lucru n
starea Finalizat.
Pasul 5 - eful firmei primete automat un email n care este
notificat de faptul c sarcina a fost finalizat.
La final, eful poate tipri un raport cu evoluia lucrului asupra
sarcinii, cum au colaborat angajaii, comentariile care s-au fcut pe
parcurs i performana individual a fiecruia.
Acesta este un exemplu foarte simplist de utilizare a unei soluii de
managementul documentelor ntr-o firm de 3 oameni. n acest caz
sarcina este privit ca un document care circul ntre angajai. ns fluxul
de lucru poate fi dezvoltat mult mai mult, n funcie de cerinele specifice
ale fiecrei firme.

Arhivare Electronica1
Zi de zi, v confruntai cu noi provocri, cu situaii care necesit
soluionare rapid i corect. Pentru toate acestea, avei nevoie s
regsii informaiile cheie ntr-un timp ct mai scurt. Dei aceste
informaii se afl de cele mai multe ori chiar lng dumneavoastr, modul
lor de organizare v mpiedic s le identificai att de repede pe ct v-ai
dori. DocuMentor, specialistul n management de documente i arhivare
electronic, v propune un nou sistem de organizare, centralizare
procesare i regsire a documentelor firmei dumneavoastr, n condiii de
securitate i acces controlat.DocuMentor reprezint soluia informatic
pentru arhivarea electronic, managementul i accesarea securizat a
documentelor dintr-o companie.

www.softmentor.ro/Produse/Arhivareelectronic%C4%83/tabid/56/Default.aspx

Soluiile de arhivare electronic sunt din ce n ce mai mult utilizate

de ctre marile companii i instituii publice pentru a proteja
documentele originale contra degradrii fizice. Sunt dese situaiile n
care este nevoie de coninutul unui document i nu de documentul fizic
nsui. n aceste condiii, posibilitatea de a consulta copia electronic a
documentului este soluia ideal pentru prelungirea duratei de via a
documentelor originale.

Organizare
Clasicele fiete de dosare prfuite sunt nlocuite acum de fiete virtuale,
care pot stoca toate documentele companiei: documente originale
scanate, documente n orice format electronic sau chiar e-mailuri i
ataamente.
Accesibilitate
Documentele sunt accesibile 24 de ore din 24 tuturor persoanelor
autorizate, din orice col de lume s-ar afla. Acelai document poate fi
consultat de doi sau mai muli utilizatori n acelai timp, din locaii
diferite, fr s se atepte reciproc i fr a fi nevoie de intermediari.

Securitate
Fietele virtuale sunt protejate contra accesului neautorizat, astfel ncat angajaii unei
companii vor putea consulta doar documentele pentru care li s-a acordat acest drept.
Accesul la documente este monitorizat n permanen, conducerea companiei putnd
afla oricand ce documente au fost consultate, cnd i de catre cine.

Etichete virtuale
Organizarea mai bun a documentelor unei companii se poate realiza acum prin
atribuirea de etichete informative pentru fiecare document. Astfel, la ncrcarea unui
nou contract n fietul corespondent, utilizatorul va trebui s completeze aceste etichete
virtuale cu informaii precum numele firmei cu care a fost ncheiat contractul, data la
care a fost semnat, data la care expir i alte cuvinte cheie reprezentative pentru acel
contract. Odat completate etichetele, acestea vor facilita regsirea ulterioar a
documentelor de ctre toi utilizatorii sistemului.

Rapiditate n accesare

DocuMentor are ncorporat un motor de cutare care permite regsirea rapid a

documentelor, pe baza mai multor criterii: etichetele unui document, textul coninut n
documente, tipul documentelor sau starea n care se afl documentele.

Uurina n utilizare
DocuMentor dispune de o interfa prietenoas i uor de folosit, la ndemana unei game
variate de utilizatori, cu nivele diferite de pregtire. Pentru simplificarea procesului de
arhivare, DocuMentor se integreaz cu scannere n vederea scanrii i arhivrii
documentelor dintr-un singur click.

Stri pentru documente

DocuMentor poate memora pentru fiecare document n parte starea n care acesta se
afl i permite regsirea tuturor documentelor crora le-a fost atribuit anterior o
anumit stare (de exemplu se pot gsi imediat toate documentele care sunt n starea
Ateapt aprobare).

Solutie pt notariate2

Studiu de caz3
Prezentul document descrie utilizarea platformei DocuMentor n cadrul
companiei fictive Kinetic SA. n cadrul documentului vor fi prezentate o
parte din procesele economice din cadrul companiei i modalitatea n care
acestea au fost rezolvate prin utilizarea DocuMentor. Kinetic este o
companie nfiinat n anul 1998 avnd ca principal activitate distribuia de
aparate de aer condiionat. Figura 1.1 prezint organigrama companiei.

2
3

www.softmentor.ro/Produse/Gestiunecabinetenotariale/tabid/60/language/ro-RO/default.aspx
www.softmentor.ro/Resurse/StudiudecazDocuMentor/tabid/66/Default.aspx

Figura 1.1: Organigrama Kinetic SA

Seciunile urmtoare ale documentului prezint cteva dintre procesele economice din
cadrul companiei. Pentru fiecare proces sunt prezentate:

descrierea economic a procesului, inclusiv activitile i regulile asociate;

funcionalitile DocuMentor utilizate pentru implementarea procesului;

implementarea procesului n DocuMentor; modalitatea de utilizare a

sistemului.

Solutie
Program de
Gestiune4

www.softmentor.ro/Produse/Gestiunestocuri/tabid/57/language/ro-RO/default.aspx