UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei i
Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii
Administrative"

Proiect cofinanat din Fondul Social European

INSTITUIA PREFECTULUI JUDEUL GORJ

CONTEXTUL ELABORRII
PROIECTULUI

Instituia Prefectului Judeul Gorj, prin natura

atribuiilor conferite de legislaia n domeniu, precum
i prin prisma actorilor cu care interacioneaz
(ceteni, administraie public local, servicii publice
deconcentrate, administraie public central, ONGuri, entiti externe) produce, nregistreaz i
gestioneaz un numr foarte mare de documente.

Astfel, cum reiese din Raportul de activitate al

instituiei pe anul 2008, n registrele instituiei (8
registre de intrri-ieiri i 1 registru de petiii) au fost
nregistrate 40.175 documente.

Detaliat, problemele cu care se confrunt angajaii

instituiei sunt:

Timp scurt alocat funcionarului responsabil pentru

soluionarea efectiv a unui document;

Timpul lung de rspuns ctre solicitani, ntrzieri n

soluionare i/sau nemulumiri ale solicitanilor cu
privire la rspunsurile acordate, ntruct timpul
efectiv
pe
care
funcionarul
l
are
pentru
soluionarea lucrrii este redus;

Arhivarea documentelor - n prezent se realizeaz de

funcionarii
responsabili
cu
soluionarea
documentelor;
exist
pericolul
distrugerii
/
degradrii documentelor arhivate, datorit spaiului
impropriu al arhivei.

Comunicare
ineficient
n
interiorul
instituiei
(respectiv
ntre
angajaii
aceluiai
serviciu/compartiment,
comunicarea
interdepartamental i comunicarea dintre personalul
de conducere i cel de execuie), dar i cu mediul
extern;

Lipsa
unui
sistem
de
control
eficient
al
managementului asupra timpilor de soluionare a
cererilor;

Regsirea greoaie a documentelor;

Folosirea metodelor tradiionale de transmitere a
rspunsurilor / informaiilor - ceea ce presupune un
consum mare de hrtie i timp;

Insuficiena resurselor materiale i de timp

necesare
derulrii
activitilor
curente:
Angajaii
instituiei,
pentru
ndeplinirea
sarcinilor de serviciu, folosesc un volum mare
de resurse materiale (hrtie i consumabile
pentru copiatoare i imprimante), resurse care
ar putea fi alocate altor prioriti ale
instituiei, precum i resurse de timp
(necesare multiplicrii documentelor);

Nemulumiri din partea cetenilor care

trebuie s se deplaseze la sediul instituiei:
Dup depunere unor petiii, cetenii revin
frecvent pentru a se informa cu privire la
solicitrile lor, datorit faptului c nu pot
urmri pe care solicitarea lor l parcurge;

Pornind de la aceste probleme, Instituia Prefectului

Judeul Gorj a elaborat o cerere de finanare pe care
a depus-o spre evaluare (n mai 2009) la AMPODCA
n vederea obinerii unei finanri nerambursabile n
cadrul
Programului
Operaional
Dezvoltarea
Capacitii Administrative, Axa prioritar 2 ,,mbuntirea calitii i eficienei furnizrii
serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare, Domeniul major de intervenie
2.2 ,,mbuntirea calitii i eficienei furnizrii
serviciilor, Operaiunea Sprijinirea iniiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice.

n urma evalurii, AMPODCA a decis ncheierea

contractului de finanare cu Instituia Prefectului
Judeul Gorj n data de 26 aprilie 2010.

DE CE PO DCA, AP 2, DMI 2.2?

Programul
Operaional
Dezvoltarea
Capacitii
Administrative (PO DCA) este finanat din Fondul
Social European i vizeaz dezvoltarea capacitii
administrative, precum i sprijinirea eforturilor de
modernizare a administraiei publice romneti.

Axa prioritar 2 cuprinde 2 domenii majore de

intervenie care se concentreaz n mod direct pe
furnizarea de servicii publice. Acest lucru se realizeaz
printr-o
combinaie
de
training,
iniiative
de
simplificare
administrativ,
intervenii
privind
calitatea i costul serviciilor publice pentru a
mbunti promptitudinea furnizrii acestora.
Obiectivul axei prioritare 2 este acela de a mbunti
calitatea i eficiena serviciilor furnizate de ctre
administraia public (central i local).

Domeniul major de intervenie 2.2 mbuntirea calitii i eficienei

furnizrii serviciilor

D.M.I. 2.2 se concentreaz pe calitatea furnizrii

serviciilor
publice.
Consolidarea
capacitii
administrative n ceea ce privete managementul
calitii, promptitudinea i evaluarea serviciilor
sunt considerate elemente cheie n mbuntirea
eficienei serviciilor publice.

Acest domeniu major sprijin att activiti de

instruire i asisten tehnic pentru iniiativele
locale de simplificare administrativ, ct i analize
de cost i cretere a promptitudinii n furnizarea
serviciilor publice.

Proiectul ,,Implementarea unui

sistem modern de management al
documentelor

Obiectivul
general
al
proiectului
este
mbuntirea serviciilor publice furnizate.

Scopul proiectului este reducerea timpilor de

livrare a serviciilor publice ctre cetenii din
judeul Gorj prin implementarea unui sistem de
managementul electronic al documentelor.

DURATA PROIECTULUI
Proiectul se va implementa pe o perioad de 14
luni.

Modalitile n care proiectul contribuie la

realizarea obiectivului DMI al PO DCA n
care
se ncadreaz
Proiectul
propus este

n concordan cu obiectivul
DMI 2.2 mbuntirea calitii i eficienei
furnizrii
serviciilor
(respectiv
mbuntirea
furnizrii de servicii publice) astfel:

din punct de vedere al reducerii timpului de livrare:

prin reorganizarea activitii interne, se va reduce
timpul de parcurgere a unui document n circuitul
intern, i, implicit, timpul de livrare a serviciilor
furnizate de instituie se va diminua;

din punct de vedere al creterii accesibilitii

serviciilor furnizate: se vor crea canale alternative
de livrare a serviciilor publice (respectiv portal
internet).

din punct de vedere al calitii serviciului: prin

automatizarea anumitor activiti, prin arhivarea
electronic a documentelor, prin reducerea
timpilor parcuri de la intrarea documentelor n
instituie i pn la rezolvare, va crete timpul
efectiv acordat de ctre angajai soluionrii
propriu-zise a solicitrilor cetenilor.

ntruct serviciile instituiei trebuie furnizate n

concordan cu principii general recunoscute
(precum:
egalitate,
imparialitate,
profesionalism,
continuitate,
regularitate,
transparen, libertatea alegerii, amabilitate,
promptitudine, etc.), prin instruiri, angajaii vor
fi perfecionai n domeniul lor de activitate, dar
vor nva i s comunice mai bine cu cetenii,
instituii i cu colegii, i vor planifica mai
eficient sarcinile de serviciu i timpul de lucru.

GRUPURI INT

Grupurile int vizate direct de implementarea i

rezultatele proiectului sunt:

Instituia Prefectului Judeul Gorj - va beneficia de

rezultatele proiectului prin diminuarea costurilor
generate de non-calitate, eficientizarea activitilor,
creterea ncrederii n instituie prin creterea
satisfaciei cetenilor, scderea numrului de erori
repetitive, crearea unui climat favorabil dezvoltrii
profesionale a angajailor.

Personalul Instituiei Prefectului Judeul Gorj care va fi implicat n implementarea proiectului

(prin instruiri) i va beneficia de rezultatele acestuia
prin creterea performanelor profesionale .

Grupurile
i
entitile
vizate
indirect
implementarea i rezultatele proiectului sunt:

de

- instituiile administraiei publice centrale i

locale, precum i serviciile publice deconcentrate
cu care Instituia Prefectului Judeul Gorj se afl
n raporturi de colaborare / coresponden,
precum i angajaii instituiilor administraiei
publice locale crora le vor fi diseminate
rezultatele proiectului prin intermediul brourilor
ce vor fi tiprite la finalul implementrii acestuia.

ACTIVITILE
PROIECTULUI
vedere
specificul Fondului Social

Avnd n
European
care finaneaz o gam larg de intervenii imateriale
n dezvoltarea i formarea resurselor umane, precum
i
activitile
eligibile
stabilite
n
Ghidul
solicitantului, am stabilit ca principale activiti ale
proiectului :
Studiu
pentru
implementarea
managementului
electronic al documentelor;
Achiziie
echipamente
i
software
necesare
implementrii sistemului informatic:
- Achiziie echipamente (1 server, 5 scanere/
multifuncionale,
1
router,
retelistic
pentru
conectarea la reeaua existent);
- Realizarea, achiziionarea, instalarea i
configurarea
aplicaiei
informatice
specifice
n
conformitate cu rezultatele studiului i
cerinele
instituiei;

- Realizarea unui portal web cu informaii specifice;

- Instruirea personalului n utilizarea echipamentelor i programelor achiziionate;

Instruirea angajailor n vederea mbuntirii

furnizrii de servicii publice - aceast activitate este
destinat
perfecionrii
angajailor
Instituiei
Prefectului Judeul Gorj i va consta n organizarea
de programe de perfecionare (finalizate cu certificate
de absolvire) pentru urmtoarele domenii:
- Modulul 1: Managementul resurselor umane;
- Modulul 2: Relaii publice i comunicare inter i
intrainstituional;
- Modulul 3: Managementul timpului;
- Modulul 4: Planificare strategic;
- Modulul 5: Controlul legalitii actelor
normative;

- Modulul 6: Aciunea n revendicare legile

proprietii ;
- Modulul 7: Managementul situaiilor de urgen;
- Modulul 8: Achiziii publice;
- Modulul 9: Managementul proiectelor.

Promovarea i publicitatea proiectului:

- Elaborarea i difuzarea a 6 comunicat de pres ;
- Organizarea a 2 conferine (de lansare i de
finalizare) pentru promovarea proiectului ;
- Elaborarea, tiprirea i difuzarea ctre APL i
instituiile publice din judeul Gorj a 50 de afie i
1000 de brouri care vor conine rezultatele i
beneficiile proiectului.

Auditul extern al ntregului proiect.

VALOAREA ELIGIBIL A
PROIECTULUI
Proiectul depus de Instituia

Prefectului
Judeul Gorj are o valoare total eligibil de
579.100 lei (fr TVA).

FINANAREA PROIECTULUI

Valoarea finanrii nerambursabile acordate

din Fondul Social European este de 85% din
totalul cheltuielilor eligibile, respectiv 492.235
lei.
Contribuia naional este de 15 % din totalul
cheltuielilor eligibile, precum i TVA aferent
cheltuielilor eligibile. (respectiv 86865 lei).

REZULTATE ATEPTATE DE LA
PROIECT

Prin
implementarea
proiectului,
urmrim
obinerea urmtoarelor rezultate:
identificarea i optimizarea principalelor fluxuri
de informaii i documente prin intermediul unui
studiu ce va fi realizat la nivelul instituiei;
realizarea unei noi infrastructuri hard;
realizarea unui sistem software de aplicaii cu
performane n gestionarea documentelor n
format digital;
micorarea timpului mediu de rspuns la
solicitrile cetenilor;
eliminarea
consumului
de
hrtie
aferent
proceselor intermediare de avizare/aprobare prin
scanarea documentelor i introducerea lor direct
n sistem;

reducerea timpului consumat de angajai pentru

cutarea i regsirea documentelor;
un control mai bun asupra proceselor interne i
informaiei al managementului instituiei ;
crearea
posibilitii
arhivrii
electronice
a
informaiei;
regsirea rapid a informaiile dorite;
reducerea timpului de parcurgere a circuitului
intern, crescnd timpul efectiv acordat soluionrii
propriu-zise a documentului i micorarea timpilor
de rspuns;
reducerea costurilor pentru furnizarea serviciilor;
creterea productivitii individuale i calitii
muncii angajailor (prin automatizarea anumitor
activiti);
eliminarea posibilitii pierderii, rtcirii, falsificrii
sau distrugerii documentelor.

RESPECTAREA PRINCIPIULUI
EGALITII DE ANSE
Proiectul respect i promoveaz principiile egalitii de
anse i dezvoltrii durabile.

Proiectul se adreseaz tuturor categoriilor de

funcionari publici i personalului contractual (ca i
grup int), fr nici o discriminare bazat pe sex, ras
sau origine etnic, limb, religie sau convingeri, opinie
politic, handicap, vrst sau orientare sexual, n
fiecare dintre etapele de implementare.
Principiul va fi promovat prin conferinele de lansare i
finalizare a proiectului, brouri, seminar organizat
dup realizarea principalelor activiti din proiect.

RESPECTAREA PRINCIPIULUI
DEZVOLTRII DURABILE

Prin implementarea proiectului va fi redus

consumul de resurse materiale necesar n prezent,
limitnd astfel impactul negativ asupra mediului.
Instituia Prefectului - Judeul Gorj va promova
conceptul prin conferine, brouri, deveni un model
de bune practici pentru autoritile publice din
judeul Gorj, promovnd n acest fel managementul
informatizat al documentelor ca i model al
consumului durabil.
n cadrul modulelor de instruire a personalului se
va
realiza
un
proces
de
contientizare
a
funcionarilor asupra importanei modului n care
proiectul
urmrete
respectarea
principiilor
dezvoltrii durabile, prin utilizarea raional a
resurselor.

CONTACT
Vasile Liviu Andrei manager proiect
Telefon: 0253/212.273
Fax: 0253/218.537
E-mail: liviu.andrei@prefecturagorj.ro

Vasile Vcaru - asistent manager proiect

Telefon: 0253/212.391
Fax: 0253/217.237
Email: vasile.vacaru@prefecturagorj.ro