UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

SIMAS
Sistem Integrat pentru
Managementul Asistentei
Sociale

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Scopul SIMAS
Informatizarea intregii activitati a Directiei
Generale de Asistenta Sociala si Protectia
Copilului Giurgiu, prin realizarea unui sistem
integrat pentru managementul documentelor,
fluxurilor de comunicare si activitatilor
administrative si economice

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Dimensiunile proiectului

Hardware: servere de comunicatie, servere de date, servere pentru sustinerea diverselor

procese si aplicatii sistem de backup, statii de lucru;

Software: aplicatii pentru management general de sistem (registru electronic unic,

gestionarea informatiilor referitoare la serviciile sociale disponibile, rapoarte si previziuni /
propuneri strategice etc.); aplicatii pentru managementul intern (managementul
documentelor, managementul proceselor, managementul economic, administrativ, de
resurse umane etc.);

Comunicatie si broadband: asigurarea suportului de comunicare intre unitatile

sistemului si intre utilizatorii sistemului si acesta;

Baze de date: crearea bazelor de date, formarea structurilor logice pentru relationarea
informatiilor in si intre bazele de date, introducerea datelor (dosarele beneficiarilor).

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Obiective operationale

Realizarea unei platforme tip portal, ce poate fi folosita indiferent de

raspandirea geografica, prin intermediul internetului, pentru gestionarea
intregii activitati a institutiei si pentru obtinerea informatiilor legate de nevoile
de asistenta sociala si de serviciile existente;

Dezvoltarea si implementarea unor componente software pentru

managementul institutiei si al activitatii de asistenta sociala (ex:
managementul documentelor si al fluxurilor de comunicare, inregistrare
electronica, in timp real, a petitiilor si dosarelor atasate);

Crearea unei baze de date cuprinzatoare domeniului asistentei sociale din

teritoriul de competenta.

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Caracteristicile specifice proiectului

Baza de date la nivel local, ce va cuprinde:

Furnizorii de servicii sociale;

Toti beneficiarii de alocatii (fonduri acordate de stat in conditiile legislatiei specifice), prestatii
(ajutoare financiare alocate in functie de nevoile stabilite de cei in drept sau prestatii in natura),
servicii sociale (actiuni de sprijin acordat de furnizorii de servicii sociale), la nivel local sau national;

Toate serviciile sociale furnizate, impreuna cu dinamica acordarii acestora (locuri disponibile /
ocupate / libere, servicii noi etc.).

Componenta software de gestiune a informatiei, utilizabila atat la nivelul vizitatorilor externi (pentru
public), cat si al celor inregistrati si cu acces dedicat;

Componenta software de tip registru electronic utilizabila atat pentru nevoile interne ale fiecarei
institutii, dar si pentru preluarea informatiei in baza de date generala;

Componente informatice pentru management institutional (administrativ, econonomic si al proceselor

de lucru) si al asistentei sociale;

Perspectiva dezvoltarii ulterioare prin crearea de sisteme informatice pentru elaborarea politicilor si
strategiilor de dezvoltare, care sa aiba la baza algoritmi pentru construirea unor modele de prognoza a
sistemului, cu raportare la aria geografica in care se personalizeaza proiectul, sau pentru realizarea
hartii sociale.

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Platforma tip portal

Aplicatia are 2 niveluri distincte de acces:

1. primul nivel este dedicat vizitatorilor anonimi, cu acces nerestrictionat, ce permite:
a. inregistrarea solicitarilor directe de informatii care au caracter public;
b. un nivel minim de securitate;
c. vizualizarea rapoartelor de cercetare si strategiilor propuse;
d. postarea solicitarilor/petitiilor referitoare la serviciile sociale dorite;
e. realizarea listelor de asteptare online pentru serviciile sociale disponibile.
2. al doilea nivel este cel dedicat angajatilor institutiei si partenerilor acesteia (furnizori de
servicii sociale), accesul fiind pe baza de username si parola. La acest nivel de acces
sunt disponibile modulele software pentru managementul activitatii institutiei:
a.registrul electronic online;
b.modulul pentru managementul institutional si al documentelor;
c.modulul de management financiar si administrativ al institutiei.

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Componentele sistemului

Registru electronic online

inregistrarea petitiilor din mai multe sedii simultan, din portal sau de la alti utilizatori
institutionali conectati la platforma;
generarea unui numar unic de inregistrare oricarui document scanat;
arhivarea tuturor documentelor scanate si transmiterea lor catre alte module;
accesul rapid la tot dosarul solicitantului si la solicitarile anterioare ale aceluiasi
petitionar;
inregistrarea simultana a intrarilor si iesirilor in cazul institutiilor cu doua sau mai multe
sedii, neexistand riscul duplicarii numarului de inregistrare, al erorilor sau intarzierilor
sistemului clasic;
generarea rapoartelor interne, fapt care va permite identificarea fluxurilor vulnerabile,
intarzierilor, depasirilor de termene;
gestionarea documentelor prin preluarea informatiilor atat din aplicatia registru, cat si
din reteaua proprie de la nivelul institutiei.

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Componentele sistemului

Registru electronic online

Introducerea informatiilor prin 4 cai distincte:
1. din aplicatia registru, pentru solicitari din afara institutiei;
2. din sub-modul registru intern, care va fi alocat doar comunicarii si corespondentei din
interiorul institutiei;
3. dintr-o procedura software pentru gestionarea semnaturii digitale. Fiecare angajat al institutiei
va avea o semnatura digitala asociata cu amprenta semnaturii individuale. Astfel,
solutionarea unei petitii poate sa se desfasoare integral in format electronic;
4. realizarea comentarilor si rezolutiilor care se ataseaza informatiei de baza, fara a fi vizibile in
afara sistemului. Este disponibila atat factorilor decizionali, cat si celor de executie. Se
inregistreaza in dosarul petitionarului solutiile sau raspunsurile la petitii, notele, referatele,
solicitarile de avize sau propunerile de acte normative locale (hotarari de consiliu sau
dispozitii de primar).

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Componentele sistemului

Modul pentru gestiunea administrativa si financiar-contabila

este destinat informatizarii si optimizarii activitatii de gestiune financiara

si administrativa a DGAS(PC);
ofera un instrument necesar activitatii specifice, care realizeaza
evidentierea si raportarea costurilor pe departamente, compartimente
interne, centre din subordine, categorii de activitati, furnizori;
este complet compatibil cu aplicatiile de tip ERP pentru managementul
institutiei, conducand la evidentierea si raportarea costurilor serviciilor
sociale pana la nivelul fiecarui beneficiar, al fiecarei activitati.

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Beneficiile sistemului

evidenta centralizata si automatizata a solicitantilor si beneficiarilor de asistenta

sociala;

imbunatatirea performantelor serviciilor publice;

reducerea costurilor administrative;

imbunatatirea calitatii si eficientei furnizarii serviciilor;

asigurarea suportului de comunicare intre unitatile sistemului si intre utilizatorii

sistemului cu acestea;

reducerea duratei de livrare a serviciilor sociale propriu-zise;

simplificarea accesului la servicii si informatii de interes pentru cetateni si reducerea

barierelor administrative pentru acestia;

reducerea duratei de livrare a raspunsurilor si clarificarilor pentru cetateni;

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraiei
i Internelor

Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Beneficiile sistemului

accesul rapid la tot dosarul solicitantului si la solicitarile anterioare;

gestionarea imediata a informatiei din baza de date pentru corelatii, verificari sau orice tip de
analize bazate pe informatia din registru;

digitalizarea tuturor intrarilor (petitii sau dosare) si a documentelor interne permite arhivarea
in format electronic si gestionarea usoara a dosarelor din arhiva;

eficientizarea activitatii, crescand atat viteza de reactie, cat si calitatea serviciilor pentru
cetateni;

reducerea erorilor umane, pierderea documentelor sau asocierea accidentala cu alte dosare
sau cu alti solicitanti fiind imposibila;

monitorizarea intregii activitati prin formalizarea tuturor proceselor interne si transferarea lor
in sistem informatic.