1.3.

Sisteme de nregistrare a corespondenei primite i expediate

n vederea pstrrii unei evidene clare a corespondenei care intr n unitate, precum i a celei
emise, secretariatul nregistreaz fiecare document ntr-un registru de coresponden (n
instituiile mari Registrul de coresponden se pstreaz la Registratura general, iar
secretariatele compartimentelor mai au, fiecare cte un registru n care i pstreaz evidena
corespondenei ce privete domeniul respectiv). Se practic dou sisteme: unul care folosete un
registru unic de intrare-ieire i altul care evideniaz n registre separate intrrile i ieirile.
n registrul unic de coresponden, cele dou foi aezate fa n fa servesc pentru nregistrarea
corespondenei (stnga) i a corespondenei expediate (dreapta). Acest tip de registru este foarte
practic, ntruct ofer posibilitatea informrii imediate i concomitente asupra corespondenei
primite i expediate.
n rubrici separate se nscriu: numrul de nregistrare al scrisorii care intr n unitate, data
nregistrrii, locul de provenien (denumirea expeditorului i adresa), rezumatul coninutului ei,
serviciul cruia i se repartizeaz, indicatorul dosarului de clasare.
n cazul n care se expediaz rspunsul la o scrisoare intrat, pe acelai rnd cu nregistrarea
acesteia n stnga, se evideniaz n partea dreapt modul n care s-a rezolvat, data la care se
expediaz, denumirea destinatarului; scrisoarea de rspuns primete acelai numr cu care a fost
nregistrat la intrare scrisoarea creia i-a fost expediat rspunsul aceasta se trece la rubrica
,,numr de conexare. n locul acestui numr la scrisorile expediate ,,din oficiu se trece numrul
nou care se d scrisorii emise de unitate.
Exemplu :

n unitile cu volum mic de acte, nregistrarea se face la Registratur sau secretariat ntr-un
singur registru de intrare-ieire, eventual n mai multe volume; n unitile cu un volum mare de
acte, nregistrarea se face la Registratur, concomitent n dou sau patru registre de intrare-ieire,
cu so i fr so, cu mai multe volume fiecare. La sfritul fiecrui an, la terminarea unui volum
de registru de intrare-ieire, sau chiar dac volumul nu este complet, se ntocmete un procesverbal de ncheiere a registrului respectiv.
PROCES-VERBAL
(data)
Subsemnaii eful serviciului Secretariat i .., registrator
din .. (unitatea) am ncheiat registru astzi, data de mai sus.
Registrul cuprinde nregistrrile de la nr data la nr. data.., totaliznd file
scris.
(Semnturile)
Registrele pot fi tipizate, realizate la comand sau pregtite de ctre persoana responsabil din
cadrul compartimentului. Registrele au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de nscriere a
circulaiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridic), iar pe de alt parte
reprezint un ordonator, un adevrat ghid n cutarea oricrui document.
La nregistrarea documentelor n registru trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte:
nregistrarea se face de ctre o singur persoan ; n cazul absenei, va fi nlocuit mereu de
aceeai persoana;
nscrierea se face numai olograf;
nu se pstreaz nici un rnd liber n cazul n care exist resturi de spaii pe o pagin, acestea
se bareaz vizibil.
Nu se nregistreaz: drile de seam periodice, actele expediate care au numr propriu de ordine,
scrisorile i actele de coresponden intern i nici copiile dup scrisori i acte care se transmit de
la un serviciu la altul (pentru corespondena intern fiecare departament ine evidena sa),
imprimatele sau formularele primite, registrele sau condicile, revistele, ziarele i alte publicaii
(evidena acestora fiind inut la magazie sau bibliotec, dup caz).
n cazul expedierii corespondenei prin pot, fiecare scrisoare se nscrie nominalizat cu datele ei
de identificare, ntr-un borderou de expediie. Borderoul se ntocmete separat pentru scrisorile
simple i recomandate.
Pentru scrisorile difuzate prin curier se ntocmete o condic de expediie, n care se trec datele
importante : anul, ziua, luna, numrul lucrrii, destinatarul, semntura.
De asemenea, corespondena care se repartizeaz compartimentelor din interiorul unitii se
nregistreaz n prealabil ntr-o condic intern de distribuie cu aceleai rubrici ca i condica de
expediie.

Odat cu apariia calculatorului, tot mai multe instituii care au un volum mare de coresponden
(primriile) nregistreaz toat corespondena pe calculator. Acest sistem de organizare
presupune existena unui compartiment special creat pentru preluarea ntregii corespondene
(excepie fac documentele cu caracter confidenial) i a cte unui operator omolog n fiecare
dintre compartimentele prevzute n organigram. Baza acestor registraturi generale este
reprezentat de un soft adecvat i o reea de calculatoare prevzute cu nivele diferite de acces.[1]
Modul de funcionare: exist un compartiment structurat pe criterii tematice pentru fiecare
coresponden, forma practic fiind ghieele. Ceteanul se prezint la ghieu i i depune
lucrarea. Operatorul nregistreaz documentul, l catalogheaz, verific criteriile care fac posibil
nregistrarea i emite un bon de registratur cu toate datele care sunt nscrise i n baza de date:
numele depuntorului, numrul i data de nregistrare, problematica corespondenei,
compartimentul unde este direcionat spre rezolvare, termenul de rspuns, indicativul celui care
a fcut nregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi s se fac
nregistrri, iar calculatorul va ordona singur numerele n cteva secunde i abia apoi se va salva
nregistrarea i se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar nu i modifica.
Dreptul de modificare sau corectur l are numai eful compartimentului de registratur pe baz
de parol.