I.3.

Constituirea dosarelor din fondul arhivistic create sau deinute

n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale 16/1996, cu modificrile i
completrile ulterioare, principalul instrument de lucru folosit de ctre compartimentele
creatorilor i deintorilor de documente la constituirea dosarelor este Nomenclatorul arhivistic.
Un exemplar din nomenclator trebuie s se regseasc la registratura unitii, pe unde trec toate
documentele primite (intrate), expediate (ieite) sau ntocmite pentru uz intern. La nregistrarea
documentelor, att n registrul de intrare-ieire (ultima rubric), ct i pe fiecare act nregistrat,
trebuie s se nscrie i indicativul dosarului dup nomenclator, fcndu-se corelaia dintre
registru i documente. Dup nregistrare, corespondena zilnic se repartizeaz la compartimente
pentru rezolvare, pe baz de condic sau borderou, sub semntur de primire. n situaia n care
nregistrarea documentelor se face la compartimente, aici se va nscrie att n registru ct i pe
documente indicativul dosarului.
Dup nscrierea pe fiecare document al indicativului dosarului dup nomenclator, prima
etap n procesul de constituire al dosarului const n repartizarea n bibliorafturi sau mape a
documentelor primite la compartimente de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice,
mpreun cu documentele de rspuns, cnd este cazul, ct i cu anexele lor sau a documentelor
ntocmite pentru uz inter, n funcie de indicativul dup nomenclator, nscris pe fiecare
document.
nc de la nceputul anului, pe coperta fiecrui biblioraft sau map se va nscrie
indicativul dosarului dup nomenclator. n situaia n care ntr-un biblioraft sunt mai multe
dosare, pe fiecare dosar se va consemna indicativul dosarului dup nomenclator. Aezarea
documentelor n bibliorafturi sau mape se face n ordinea nregistrrii lor, astfel nct ultimul
document intrat este deasupra. Aceast prim faz a formrii dosarului evolueaz concomitent cu
cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.
Urmeaz oa doua etap ce const n ncheierea (definitivarea) dosarelor la
compartimentele care le-au creat. Definitivarea unitilor arhivistice n vederea predrii lor la
arhiva unitii (sau compartimentul de arhiv), n gestiunea arhivarului sau responsabilului cu
arhiva, presupune, efectuarea la compartimente, de ctre cei care le-au creat, a mai multor
operaiuni.

Astfel c, documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau n cazuri speciale,

dup alte criterii (alfabetic documentele de resurse umane spre ex, pe probleme, geografic, pe
corespondeni, nominal etc.). n situaia n care la formarea dosarului se folosete ordinea
cronologic, documentele se inverseaz, astfel nct, primul document, cu data cea mai veche de
nregistrare, s fie deasupra, adic la nceputul dosarului, urmat de celelalte, n ordinea crescnd
a numerelor de nregistrare. Se inverseaz aadar ordinea documentelor din stadiul de arhiv
curent, cnd documentul a fost prezentat la semnat.
Atenie trebuie acordat rspunsurilor la catele de baz i anexelor, pentru a se asigura
gruparea lor la documentele de care aparin i prin aceasta unitatea cuprinsului
dosarului.Excepie de la regula ordonrii cronologice o fac lucrrile conexate, care se arhiveaz
mpreun cu documentul la care au fost conexate.
Odat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului, se ntur acele, clamele, agrafele
metalice(pentru a preveni distrugerea documentelor prin oxidarea obiectelor metalice), de
asemenea, filele nescrise, dubletele, ciornele, nsemnrile personale care au servit la redactarea
referatelor etc.
Dosarele constituite n modul artat mai sus, nu trebuie s depeasc250-300 file, iar n
cazul n care numrul filelor depete aceste limite, se constituie dou sau mai multe volume din
dosarul avut n vedere iniial.
Documentele ordonate n dosare se numeroteaz i se certific astfel: numerotarea se face
n colul din dreapta sus a fiecrei file, cu creion negru; n situaia mpririi unui dosar n mai
multe volume, din cauza numrului de file, fiecare volum fiind un dosar de sine stttor se
numeroteaz i se certific n consecin (ncepnd cu nr. 1); certificarea numerotrii se nscrie
de ctre lucrtorul de la compartimentul creator pe o foaie nescris, adugat n acest scop la
sfritul dosarului sau pe prima pagin nescris a documentelor preconstituite (registre, condici),
cu urmtoarea formulare:Prezentul dosar (registru, condic) conine ...file, n cifre i, ntre
paranteze, n litere, dup care semneaz i se pune data certificrii.
Certificarea nu se face pe coperta dosarului, iar copertele dosarului i fila de cerificare nu
se numeroteaz.Numerotarea i certificarea filelor se face nainte de legarea dosarului.
2

Dup constituirea n dosare (ordonare, numerotare, certificare) documentele se leag

n coperte de carton, cu respectarea cerinelor privind vizibilitate acomplet a textului, datelor i
rezoluiilor; dup legare, coperta dosarului se completeaz cu urmtoarele elemente: denumirea
unitii i a compartimentului crtor, datele de nceput i de sfrit ale documentelor, coninutul pe
scurt, numrul de file, volumul i termenul de pstrare. Dup ordonarea i inventarierea
dosarelor, coperta se mai completeaz cu numrul de dosar din inventara i anul/anii dosarului.
Cu ocazia completrii coperii dosarului, n ceea ce privete coninutul, se vor sintetiza
principalele informaii cuprinse i NU se va copia rezumatul din Nomenclatorul arhivistic
(rezumat care se regsete la indicativul corespunztor dosarului) deoarece nu n toate cazurile
grupele de documente din nomenclator reflect n ntregime cuprinsul actelor din unitile
arhivistice. Nomenclatorul nu poate prevedea n detaliu absolut toate problemele care urmeaz s
se creeze la compartimente n cursul anului. n situaia n care coninutul grupelor de documente
formulate n nomenclator e complet i corect formulat i acoper

n ntregime cuprinsul

unitilor arhivistice, evident, poate fi trecut pe copertele acestora.

n ceea ce privete datele de ncepere i de ncheiere ale unitilor arhivistice, acestea se
nscriu pe copert n raport de data primului act nregistrat i de data ultimei inregistrri din
unitatea arhivistic, fr a se lua n considerare adtele documentelor anexate care, n unele
cazuri, sunt mai vechi dect data de nceput a dosarului.
Coprtele registrelor i condicilor vor trebuicompletate cu acelei date ca i ale dosarelor.
Cu ct coninutul unitilor arhivistice scris pe copert

este mai complet i corect

formulat, fr prescurtri i formulri echivoce sau generale, cu att invenatrul va fi mai facil de
realizat i aceasta n condiiile n care coninutul pe scurt nscris pe coperta dosarului ct i
celelalte date de eviden menionate, trebuie s se regseasc n inventarul ce urmeaz s fie
ntocmit, la rubricile corespunztoare.
n cadrul activitii arhivistice, formarea dosarelor are un rol foarte important, o formare
defectuoas a dosaruluicrend reale dificulti n procesele ulteriaore de invenatriere,
selecionare i folosire a documentelor.