BIROURILE IMPORTANTE ALE UNEI AGENTII DE TURISM

Cuprins

Argument
1. Structura de organizare a unei agentii de turism
2. Birourile importante ae unei agentii de turism
3. Relaiile dintre compartimentele ageniei de turism
Bibliografie

1. Structura de organizare a unei agentii de turism

Agenia de turism este unitatea comercial care ofer i vinde servicii turistice
asigurate de prestatorii direci - hoteluri, restaurante, uniti de transport, de
tratament n baza unor contracte sau convenii. Agenia de turism comercializeaz
de regul pachete de servicii care grupeaz n cadrul aceluiai program servicii
prestate de mai muli prestatori i se ocup de publicitatea i promovarea acestora n
scopul realizrii unui profit.
Organizarea este un proces de grupare a resurselor i activitilor
ntreprinderii, n scopul obinerii unor rezultate economice i sociale n condiii de
eficien.

Structura

organizatoric,

se

refer

la

ansamblul

relaiilor

dintre

compartimente i posturi n interiorul firmei.

Structura organizatoric a unei agenii de turism depinde de mai muli factori,
printre care putem enumera: obiectul de activitate, amplitudinea gamei de servicii
oferite, numrul de angajai, competena managerial, etc .
Organizarea interna a unei agentii de turism
Este formata dintr-o serie de birouri, compartimente si oficii.
Birourile importante ale unei agentii de turism:
biroul secretariat;
biroul turism;
biroul dezvoltare;
biroul transporturi.
Birourile opionale pot fi ntlnite n marile agenii de turism, n funcie de
specificul activitii desfurate, de gama de servicii oferite, dar i de numrul de
angajai. Acestea pot fi:
biroul trafic accesoriu;
biroul tarife i documentare;
biroul publicitate;
biroul difuzare i fiier general.

2. Birourile importante ae unei agentii de turism

Pentru a-si desfasura activitatea in conditii optime in scopul realizarii celui mai
important deziderat a oricarui agent economic si anume obtinerea profitului, agentia
de voiaj sau de turism trebuie sa aiba o structura organizatorica formata din birouri
si compartimente care sa tina evidenta a tot ceea ce se intampla in interiorul sau
exteriorul intreprinderii.

Birouri importante

Biroul secretariat

Biroul de turism

Biroul dezvoltareBiroul transporturi

Compartiment producie
Compartiment recepie

Secia contracte
Secia materiale

I. Biroul secretariat, cu sarcini n efectuarea de:

lucrari de secretariat pentru directorul tehnic;

nregistrarea corespondentei sosite si trierea ei pentru diversele

birouri si oficii si care necesita semnatura directorului tehnic;

instruirea si coordonarea muncii paznicilor, curierilor,
comisionarilor.

II. Biroul dezvoltare, cu rolul de asigurare a cresterii vnzarilor. La

conducerea acestui birou trebuie sa se afle un expert n relatii publice, care sa
cunoasca n profunzime mediul industrial, comercial si financiar national, sa fie o
persoana influenta si cu relatii n rndul oamenilor de afaceri.

Personalul angajat n acest birou trebuie sa inspire ncredere si simpatie, sa

cunoasca temeinic serviciile vndute de agentie, sa-si dea seama rapid de
psihologia clientului, sa stie limbi straine.
Acest birou trebuie sa aiba ntocmit un fisier general al ntreprinderilor si
persoanelor cu care agentia are strnse legaturi de afaceri pentru a le putea expedia
programe, scrisori, oferte etc. O vasta documentatie trebuie sa stea la dispozitia
biroului (ghiduri profesionale, anuare publice si private, buletine tehnice etc.), pentru
a fi posibila cunoasterea nu numai a numelor si titlurilor diverselor persoane ce
trebuie contractate, dar si importanta pe care acestea o au n mediul lor.
III.

Biroul transporturi, organizat pe doua sectii cu atributii specifice.

Sectia contracte:
ncheie contracte cu furnizorii de servicii de transport;

stabileste conditiile si tarifele de vnzare a biletelor, precum si

comisioanele agentiei;
ntocmeste toate instructiunile cu privire la vnzarea titlurilor, la

contabilizarea si plata lor;

trateaza toate problemele de principiu cu furnizorii n cea ce

priveste aplicarea exacta a normelor contractuale.

Sectia materiala:
se ngrijeste de atragerea biletelor si de distribuirea acestora catre
filiale si sucursale, mpreuna cu materialul de emitere (tarife, orare,

manuale, breviare etc.), cnd nu este stabilit altfel n contract;

se ngrijeste de ntocmirea registrelor de stoc de bilete si
raspunde de gestionarea biletelor.

IV. Biroul turism este organizat n doua compartimente (oficii):

Compartimentul productie, format din trei sectii:

Sectia programare generala, care se ocupa cu studiul programelor de

voiaj (exceptnd congresele), cuprinznd urmatoarele operatiuni:
formarea itinerarului;
alcatuirea devizului estimativ al costului pe baza informatiilor si
tarifelor preluate din documentatia agentiei sau din acordurile sociale
facute cu filiale, furnizori sau agentii corespondente, pentru serviciile
prestate si pentru preturile aplicate fiecarui tip de serviciu;
5

constituirea de "allottements" (contingente) - rezervari anticipate ale

mijloacelor de transport sau ale camerelor de hotel n limitele

contractuale;
efectuarea eventualelor

plati

anticipate

numerar

pentru

rezervarea contingentata de servicii (ca n cazul voiajurilor spre

localitati ce nu au o capacitate receptiva suficienta si unde hotelurile
cer plati anticipate, deseori nsemnate, pentru rezervarea camerelor,

sau ca n cazul rezervarii de locuri pe navele de croaziera);

modalitati de executare si de vnzare a voiajurilor;
programul provizoriu sub forma diverselor tipuri de publicatii

(fascicole, pliante, reviste etc.).

Sectia operativa generala se ocupa, n acord cu sectia programe, de
punerea n executie a voiajurilor n grup, programate, cu oferta catre
public.
Sectia operativa congrese si pelerinaje se ocupa de voiajurile
colective cu caracter profesional si religios.
Compartimentul receptie - consta n organizarea serviciilor de receptivitate,
de primire si de acces. El cuprinde trei sectii:

Sectia contracte pentru servicii receptive, care:

ncheie contracte cu hoteluri si restaurante; copia contractului este
transmisa Biroului tarife, care completeaza fisa hoteliera ce va fi
trimisa tuturor birourilor directionale si punctelor de vnzare (si care

contin toate conditiile si tarifele pentru servicii);

ncheie contracte cu furnizorii de diverse servicii receptive: localuri,

agentii de spectacole etc.;

ncheie contracte cu agentiile corespondente, adica acele agentii de
voiaj straine care opereaza n localitati n care nu exista birouri ale
agentiei, pentru furnizarea serviciilor de receptivitate de primire, de
acces si diverse (rezervari de locuri n mijloacele de transport etc.);

copia contractului se trimite sectiei de tarife.

Sectia receptiva generala, care:
ndeplineste toate operatiunile referitoare la formarea devizelor
estimative cerute din afara pentru voiajurile cu itinerare particulare
neprogramate;

studiaza serviciile agentiei, adica determina serviciile de primire n

diverse localitati turistice de acces, cu personalul specializat n

nsotire.
Sectia operativa generala ndeplineste toate operatiunile de rezervari si
de prestari de servicii catre clientela sosita n diversele localitati vizitate,
prin intermediul instructiunilor transmise filialelor, sucursalelor si agentiilor
corespondente.

3. Relaiile dintre compartimentele ageniei de turism

ntre componentele structurii organizatorice se stabilesc mai multe tipuri de

relaii:
7

- relaii de autoritate;
- relaii de cooperare;
- relaii de control.
Relaiile de autoritate condiioneaz desfurarea activitii unei agenii de
turism deoarece se refer la:
relaii ierarhice - ntre cadrele de conducere i subordonai;
relaii funcionale - ntre compartimentele funcionale i cele operative;
relaii de stat major - ntre conducerea ageniei i diverse compartimente.
Relaii de cooperare determin relaiile dintre posturi situate pe acelai nivel
ierarhic, dar aparinnd unor compartimente diferite. Au caracter opional i se
stabilesc pentru realizarea n bune condiii a activitilor.
Cooperarea se manifest cu preponderen n procesul ndeplinirii msurilor
stabilite pentru atingerea obiectivelor strategice.
n practic, aceste relaii se materializeaz ntr-un contact permanent ntre
compartimente.
Relaiile de control se stabilesc ntre compartimentele specializate n
activitatea de control i celelalte compartimente.

Relaiile dintre biroul de turism i celelalte birouri

Biroul secretariat

lucrri specifice de coresponden: comenzi, rezervri, contracte

informaii necesare ntocmirii materialelor publicitare

ntocmete i transmite lista cu prestatorii
de servicii
Biroul turism
Biroul dezvoltare
Biroul publicitate

solicit mijloace de plat, transmite contracte ncheiate cu furnizorii de servicii

Biroul trafic accesoriu

Biroul transporturi
Biroul de dezvoltare

Biroul turism

Biroul secretariat
distribuie coresponden
desemneaz curieri, comisionari la solicitarea diferitelor birouri
Biroul trafic accesoriu
Biroul publicitate
Oficiul tarife i documentare
Biroul difuzare i fiier general

Relaiile dintre biroul secretariat i celelalte birouri

Relaiile dintre biroul publicitate i celelalte birouri

transmite spre tehnoredactare listele cu clienii fideli i materialele documentare i de

Biroul secretariat

asigur informaiile necesare despre firmele cu care colaboreaz n vederea realizrii oric
Biroul dezvoltare
Biroul publicitate

agaje, alte servicii suplimentare pe care le ofer agenia, pentru a fi incluse n materialele publicitare, precum
Biroul transporturi
Biroul turism
Biroul trafic accesoriu

10

11