Organizarea Serviciilor de Protocol

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I INOVRII
Proiectul Phare TVET RO 2006/018-147.04.01.02.01.03.01
MECICNDIPT / UIP
AUXILIAR CURRICULAR
CLASA a XIII a ruta progresiv
ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL
DOMENIU: TURISM I ALIMENTAIE

NIVEL: 3
CALIFICARE: ORGANIZATOR BANQUETING
Martie 2009
Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL
AUTOR: MARINCA IULIANA profesor gradul didactic I
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de

Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
2
CUPRINS
1. Competene specifice modulului .......... 4
2. Informaii despre specificul agenilor economici ......... 5
3. Modalitatea de organizare a practicii ......................... 6
4. Recomandri privind respectarea normelor de sntate i securitatea muncii .......... 7
5. Instrumente de lucru necesare desfurrii practicii........8
5.1. Jurnalul de practic ................................................................................................ 9
5.2. Fia de observaie nr.1 ......................................................................................... 10
5.3. Fia de observaie nr. 2 ........................................................................................ 12
5.4. Fia de observaie nr. 3 ........................................................................................ 13
5.5. Fia de lucru nr. 1................................................................................................. 14
5.6. Fia de lucru nr. 2 ................................................................................................ 16
5.7. Fia de lucru nr. 3 .................................................................................................17
5.8. Fia de lucru nr. 4 ................................................................................................ 18
5.9. Studiu de caz ....................................................................................................... 19
5.10. Miniproiect nr. 1 .................................................................................................. 20
5.11. Miniproiect nr. 2 ................................................................................................. 22
5.12. Portofoliul de practic ......................................................................................... 23
6. Organizarea evalurii ....................................................................................................... 24
Anexe .................................................................................................................................... 26
Fia de documentare nr. 1 ......................................................................................... 27
Fia de documentare nr. 2 .......................................................................................... 28
Bibliografie ........................................................................................................................... 44
3
1. Competene specifice modulului

Adaptarea la noile cerine ale economiei de pia, presupune nsuirea acelor
competene care s dezvolte n rndul elevilor profesionalismul, iniiativa, perspicacitatea,
abilitatea de a opera eficace ntr-un cadru economic dinamic i concurenial.
Modulul Organizarea serviciilor de protocol este ncadrat n categoria de curriculum
Stagii de pregtire practic. Modulul are alocate un numr de 90 ore/an din care 30 ore de
laborator tehnologic i 60 ore de instruire practic. Orele de laborator tehnologic sunt
desfurate de ctre profesorul de specialitate n laboratorul de tehnica servirii, iar cele de
instruire practic de ctre profesorul de specialitate i/sau cu maistrul instructor sau
reprezentantul agentului economic (tutore de practic).
n cadrul acestui modul se dezvolt unitatea de competene UC 21 ORGANIZAREA
SERVICIILOR DE PROTOCOL, cu competenele individuale prezentate n continuare:
COMPETENE:
C 1. Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol
C 2. Planific aciunile de protocol
C 3. Contracteaz aciunile de protocol
C 4. Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale
C 5. Estimeaz bugetul conform serviciului de protocol contractat
Prin parcurgerea acestui modul, vei fi capabili s:

identificai condiiile necesare activitilor de protocol;
precizai tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol;
evideniai condiiile minime necesare organizrii evenimentelor;
prezentai oferta de aciuni pe care unitatea le poate organiza;
stabilii lista pentru derularea discuiei cu clientul:
preluai rezervarea aciunii i s completai datele din fia aciunii;
ncheiai contractul pentru evenimentul solicitat;
identificai tipurile de aciuni pentru care se alctuiete ofert de meniuri;
precizai gama sortimental din oferta pentru aciuni fr plasament la mas i s
stabilii categoriile de meniuri propuse pentru aciunile cu plasament la mas;
4
estimai bugetul conform serviciului de protocol contractat.

5
2. Informaii despre specificul agenilor economici
Stagiul de practic pentru modulul Organizarea serviciilor de protocol clasa
a XIII-a ruta progresiv se desfoar n laboratorul de tehnica servirii (orele de laborator

tehnologic) i la ageni economici din categoria hoteluri restaurante, uniti care au ca
obiect de activitate servicii de cazare, servicii de alimentaie, precum i organizarea de
evenimente (mese festive, aciuni de protocol, evenimente oficiale).
Agenii economici sunt hoteluri restaurante situate n orae n zone centrale,
precum i hoteluri mai mici situate n zone pitoreti (cu acces uor).
Stagiile de practic se pot efectua n cadrul departamentelor: restaurant, bar,
buctrie, serviciul banchete evenimente, locuri care pot furniza elevilor oportuniti de
nvare ce nu pot fi obinute cu uurin n sala de clas sau n atelierul/laboratorul colii.
n ceea ce privete plata i obligaiile sociale, stagiul de pregtire practic nu
se efectueaz n cadrul unui contract de munc. Elevul practicant nu poate pretinde un

salariu din partea partenerului de practic care-l primete n stagiul de pregtire practic,
cu excepia situaiei n care practicantul are statut de angajat. Partenerul de practic poate,
totui, acorda elevului practicant o indemnizaie, gratificare, prim sau avantaje n natur,
cum ar fi: plata transportului de la i la unitate / partener de practic, acces la mas, etc.
Obligaiile elevului practicant fa de agentul economic, pe durata derulrii
stagiului de pregtire practic:

- s respecte programul de lucru stabilit i s execute activitile solicitate de tutore
dup o prealabil instruire, n condiiile respectrii cadrului legal cu privire la volumul i
dificultatea acestora (conform Codului Muncii). n cazul nerespectrii obligaiilor, se aplic
sanciunile conform Regulamentului de organizare i funcionare al unitii de nvmnt;
- s respecte regulamentul de ordine interioar al partenerului de practic. n
cazul nerespectrii acestui regulament, directorul agentului economic (partener de
practic), i rezerv dreptul de a anula convenia referitoare la pregtirea practic, dup
ce n prealabil a ntiinat directorul unitii de nvmnt la care elevul (practicantul) este
nscris ( Art. 263/1 i Art. 264/1 din Codul muncii).
6
- s respecte normele de securitate i sntate n munc pe care i le-a nsuit de la

reprezentantul partenerului de practic nainte de nceperea stagiului de practic, s aib
echipament de practic adecvat.
- se oblig s nu foloseasc, n nici un caz, informaiile la care are acces n timpul
stagiului despre partenerul de practic sau clienii si, pentru a le comunica unui ter sau
pentru a le publica, chiar dup terminarea stagiului, dect cu acordul respectivului partener
de practic.
3. Modalitatea de organizare a practicii

Stagiul de pregtire practic se desfoar n laboratorul tehnologic sub ndrumarea
profesorului de specialitate i la agentul economic sub ndrumarea profesorului / maistrului
instructor i reprezentantului agentului economic care particip att la instruirea ct i la
evaluarea elevilor. Stagiul de pregtire practic se desfoar timp de 90 ore, pe parcursul a
3 sptmni pe durata unui an colar.
Pentru organizarea stagiului de pregtire practic este important graficul de
desfurare a stagiului de pregtire practic, care cuprinde durata, perioada i locaia (pentru
fiecare elev sau grup de elevi).
Elevii vor avea mult de ctigat n urma acestui stagiu de practic, dar trebuie s fie
pregtii pentru acest stagiu, instruii pe parcursul lui i ncurajai s-i foloseasc
experienele dup ncheierea practicii. Elevii vor avea parte de o pregtire prealabil printr-o
sesiune de grup la coal pentru acoperirea aspectelor de baz privind activitile pe care le
vor ntreprinde la locul de munc. Ei trebuie s afle cui se pot adresa pe parcursul stagiului
de practic (tutore de practic, reprezentant agent economic etc) n situaia n care apar
diferite probleme sau pentru lmurirea unor aspecte.
Monitorizarea practicii la locul de munc se va efectua de ctre profesorul de
specialitate sau maistrul instructor i un tutore desemnat de agentul economic cu care
unitatea colar a ncheiat convenia cadru privind efectuarea stagiului de pregtire practic.
Cadrele didactice vor efectua vizite periodice pe parcursul perioadelor de practic, pentru a
obine feedback din partea tutorilor de practic, pentru a monitoriza activitatea / starea

7
elevilor i pentru a conveni asupra oricror schimbri legate de aranjamentele cu agentul

economic privind stagiul de practic.

8
4. Recomandri privind respectarea normelor de sntate

i securitatea muncii
Pentru asigurarea unor condiii optime de activitate i pentru prevenirea accidentelor,

se va avea n vedere respectarea legislaiei n vigoare.
Cadrul legislativ:
Legea nr. 319 / 2006 - Legea securitii i sntii n munc.
HG 1425/ 2006- Norme metodologice de aplicarea prevederilor Legii

securitii i sntii n munc nr. 319/ 2006
Legea nr. 307/ 2006 privind aprarea mpotriva incendiilor.
Codul muncii Legea 53 / 2003
ORDIN nr. 55 din 29 ianuarie 1997 privind aprobarea Normelor specifice

de securitate a muncii pentru turism, alimentaie public i transport de
persoane cu instalaii pe cablu;
nainte de nceperea stagiului de practic, partenerul de practic (agentul economic)

are obligaia de a face practicantului instructajul cu privire la normele de securitate i
sntate n munc n conformitate cu legislaia n vigoare. Se va realiza att instructajul
introductiv general, ct i instructajul la locul de munc.
Agentul economic va furniza elevilor informaii eseniale pentru respectarea disciplinei
cu privire la sntate i securitatea muncii; programul de lucru; ansamblul de reguli interne;
factorii de risc specifici activitii i msurile pentru evitarea riscurilor.
Partenerul de practic / agentul economic trebuie s comunice i practicanilor
ansamblul de reguli interne (regulamentul de ordine interioar) pe care l-a adoptat de comun
acord cu sindicatul sau cu reprezentanii de personal din unitate.

9
5. Instrumente de lucru necesare desfurrii practicii

Pe parcursul derulrii modulului elevii - participani la desfurarea procesului de
nvare - vor avea urmtoarele sarcini:
studirea bibliografiei aferente coninuturilor tematice;
culegerea materialelor informative;
dezbateri de grup pentru rezolvarea problemelor i gsirea soluiei

corespunztoare;
realizarea de materiale ilustrative, texte, scheme, planuri;
dobndirea de cunotine i abiliti;
respectarea limitelor impuse;
dovedirea abilitilor dobndite;
autoevaluarea.
Pentru a orienta elevul n activitatea sa n timpul stagiului de practic n vederea

formrii competenelor din Standardul de Pregtire Profesional, sunt propuse o serie de
instrumente de lucru (destinate elevului):
jurnalul de practic
fie de observaie
fie de lucru
studii de caz
proiecte / miniproiecte
portofoliul de practic.

10
5.1. Jurnalul de practic

(se ntocmete pentru o sptmn de stagiu de practic)
Clasa: ___________________
Elev: ____________________
Perioada: _________________
Locaie (Agent economic i departament): ____________________
Modul: ________________________________________________
Tema/ Teme: __________________________________________________________
n jurnalul de practic, elevul va completa urmtoarele informaii:
1. Care sunt principalele activiti relevante pentru modulul de practic pe
care le-ai observat sau le-ai desfurat ?
Activiti observate
Activiti desfurate
2. Ce ai nvat s faci pentru atingerea competenelor?

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3. Care au fost activitile practice care v-au plcut? Motivai.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4. Ce activiti practice nu v-au plcut? Motivai.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

11
5.2. Fia de observaie nr.1

Activitate: Verific elementele din lista de control pentru derularea discuiei cu clientul
C 2: Planific aciunile de protocol
Pentru a se realiza o planificare strategic a activitii pentru evenimentele contractate
i pentru a se asigura de existena tuturor informaiilor necesare, se parcurge o list de
control (checklist) pentru derularea discuiei cu clientul. Sub supravegherea / ndrumarea
tutorelui de practic, verificai aceast list pentru unul din evenimentele ce urmeaz s se
desfoare n unitatea n care v realizai stagiul de practic i bifai elementele stabilite /
fixate cu beneficiarul (clientul).
Adresa firmei, numr de telefon, numele persoanei de contact
Data ntlnirii
Data la care se dorete organizarea evenimentului
Numr participani
Numr camere (single, duble) de rezervat (cu data sosirii i plecrii)
Spaii necesare(de conferin, salon de restaurant, durata de folosin)
Dotare / echipament tehnic necesar (de baz existent, alte mijloace)
Taxa pentru echipament tehnic
Taxa / chiria spaii (dac nu acestea nu sunt incluse n preul forfetar)
Derularea evenimentului (ora de ncepere, pauza de cafea, prnz, pauza de cafea de

dup-amiaz, cina) i servicii suplimentare (tur de ora, spectacole, ora, durata
etc.)
Restauraie (preparate i buturi)
Prnz, cin: meniu, bufet;
Stabilire exact a serviciilor dorite, propuneri din partea unitii;
Gustare, sup, fel de baz la alegere, desert;
Pauz de cafea, oferta existent;
Buturi n timpul derulrii evenimentului i la mas;
Alte buturi neincluse n preul forfetar/persoan;
Modalitatea de plat (organizator sau participani).

12
Servicii complementare (excursii, manifestri culturale, sear de adio)
Preuri: pre forfetar cu toate serviciile inclusive (cu listarea acestora), servicii speciale
i taxele suplimentare cerute;
Modalitatea de plat i indicarea termenelor de plat
Codul fiscal;
Termene de renunare / stornare i condiiile impuse.
Observaii ale tutorelui de practic: ___________________________________________

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

13
5.3. Fia de observaie nr. 2

Activitate: Analizeaz calitatea serviciilor de restauraie pentru evenimentele organizate
C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale
1. Observai i analizai cu atenie unul din evenimentele organizate de agentul economic n
sptmna de stagiu de practic.
2. Dup ncheierea activitii de observare, menionai urmtoarele:
- tipul evenimentului
_________________________________________
- componentele meniului oferit
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
- meniul a fost corect ntocmit (n conformitate cu regulile de baz privind redactarea

meniurilor) ?
da
nu.
Justificai rspunsul dat.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
- asocierea buturilor cu preparatele culinare s-a fcut corect?
da
nu.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
- au existat disfuncionaliti n activitatea de servire?
da
nu.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
- ce activitate v-a plcut cel mai mult n organizarea acestui eveniment? Justificai.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
14
5.4. Fia de observaie nr. 3

Activitate: Evidenierea condiiilor minime necesare organizrii evenimentelor
C 1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol
1. Observai cu atenie dac sunt ndeplinite condiiile minime pentru organizarea de
evenimente n cazul spaiilor existente n unitatea unde v desfurai stagiul de practic.
2. Dup ncheierea activitii de observare, completai fia de mai jos:
Condiii minime*
Rezultatul observrii
Da sau (); Nu sau (X)
Observaii informaii concrete
Spaii de cel puin 4 m lime, o

suprafa util de cel puin 36
mp;
Iluminat natural i posibilitate de
acoperire a geamurilor;
Iluminat artificial
de min. 300 Lux;
Ventilare adecvat a spaiului;
Zgomot exterior de max. 45 dB;
Cel puin 3 prize n spaiu;
Mobilier (mese, scaune) pentru
cel puin 20 participani;
Decoraiune adecvat: culori
relaxante, flori, instalaii de
aerosoli cu arome florale etc;
Modaliti de amenajare flexibil
a spaiului;
Lista de preuri cu mijloace
disponibile;
Dotare tehnic
* pentru detalii referitoare la condiiile minime, putei consulta fiele de
documentare din Anexa 1 i Anexa 2.
3. Pe baza informaiilor din fia de mai sus, apreciai nivelul calitativ i cantitativ al condiiilor
minime necesare organizrii evenimentelor.
_______________________________________________________________________
15
5.5. Fia de lucru nr. 1

Activitate: Completeaz fia aciunii pentru un eveniment dat
C 3: Contracteaz aciunile de protocol
Situaie: Pentru evenimentul Banchet de absolvire a facultii la un restaurant de 3
stele, pentru 119 persoane, dup consultarea mai multor variante propuse, reprezentantul
beneficiarului a optat pentru urmtorul meniu:
Cocktail de cruditi
Pstrv nbuit n Riesling, cu smntn
Mixed-grill (muchi de vac, muchi de porc, ficat de viel)
Legume mexicane
Salat verde cu lmie
Melon glace
Petits fours
xxx
Whisky Johnny Walker
Dry Riesling Jidvei
Feteasc Neagr Dealul Mare
Cafea filtru
Vinars Trnave
Ap mineral / plat Dorna
S-au convenit urmtoarele date: ora sosirii invitailor 19 15, ora servirii 1945, ora plecrii 200.
Cerine:
1. Identificai ce alte informaii ar fi necesare pentru completarea corect a Fiei aciunii
pentru evenimentul din situaia de mai sus (putei consulta Anexa 3).
2. Avnd la dispoziie exemplul prezentat n Anexa 4, completai formularul pentru Fia
aciunii pentru evenimentul menionat anterior.
3. Fia aciunii este urmat de ncheierea unui contract cu clauze precise pentru ambele
pri. Completai un contract de acest tip (solicitnd eventuale date suplimentare
tutorelui de practic) avnd un model de contract n Anexa 5.
Atenie: pentru sprijin n completarea fiei i a contractului, putei solicita ajutorul tutorelui de
practic sau a profesorului de specialitate / maistrului instructor.
16

Formular Fi de aciune
Fia aciunii
Denumire firm:..
Participani:
Organizator..
Sosire: ora .......
Adres..
Acont: lei
Telefon
Termen plat acont:
Data eveniment.
Pre total/cuver lei
Salon ..
TVA %
Tip eveniment:
Meniu
Aranjarea slii
Pre
Servire: ora ........
Data ..
Servicii oferite
TOTAL
Pre
Lei ..
Cerine speciale
De transmis la:
Client
Departament
Control financiar
Buctar ef
Recepie hotel
Concierge
Director general
Asistent manager
Director restaurant
ef aprovizionare
Prezenta constituie confirmarea dumneavoastr i contractul pentru evenimentul ce urmeaz a fi
organizat.
Numrul exact al participanilor la mas trebuie s ne fie comunicat cu cel puin 48 ore nainte de data
fixat pentru eveniment.
Plata se va face ntr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul.
V rog s semnai i s ne restituii o copie.
Semntura

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
17

Activitate: Completeaz fia de rezervare pentru un eveniment dat
C 3: Contracteaz aciunile de protocol
Pentru evenimentul care urmeaz s se desfoare la finalul sptmnii de stagiu de
practic la agentul economic (unde v desfurai practica), clientul a confirmat rezervarea
restaurantului. nainte de ncheierea contractului cu clauze precise pentru ambele pri,
trebuie completat fia de rezervare.
Cerine: 1. Analizai formularul pentru Fia de rezervare i identificai informaiile ce trebuie
s le solicitai tutorelui de practic.
2. Completai Fia de rezervare pentru evenimentul menionat dup solicitarea
informaiilor identificate la punctul 1. Atenie: pentru sprijin n completarea fiei, putei solicita
ajutorul tutorelui de practic sau a maistrului instructor.
Formular Fi de rezervare
RESTAURANT:
FI DE REZERVARE
DATA MANIFESTRII
PRNZ
NATURA MANIFESTRII:
BANCHET
SEMINAR
SEARA
TOAT ZIUA
COCTEIL
NUMELE SOCIETII: ______________________
TEL.: ___________________________
NUMELE RESPONSABIL_____________________
E-MAIL ______________________ FAX ___________
ADRESA SOCIETII SAU RESPONSABIL: __________________________________________________

FACTURARE:
NUMR PERSOANE
CONDIII DE PRE
MENIU SAU FORMULA COCTAIL
ACONT:
SALON
DETALII MISE-EN-PLACE
MASA DE ONOARE
FORMA MESELOR
PLANUL MESELOR
PLASAMENTUL LA MAS
BRISTOLURI
DECORAIA FLORAL
DATA CERERII
MOD DE REZERVARE
TELEFON
ORA:
BUTURI
APERITIVE
VINURI
RCORITOARE
PAUZ
MATERIAL
OPIUNE
E-MAIL
VIZIT
CONFIRMARE
CURIER

18

Activitate: Selecteaz preparate culinare adecvate tipului de aciune de protocol
Cocteilul este o aciune de protocol la care invitaii stau n picioare i se servesc
singuri cu buturi de la barurile organizate i cu preparate de la masa bufet.
n tabelul urmtor, pe prima coloan este prezentat o parte din oferta de preparate
culinare a unui restaurant (atenie: preparatele sunt n ordine alfabetic, nu pe grupe de
preparate). innd cont de particularitile cocteilului, selectai preparate adecvate din prima
coloan n coloana a doua din tabel pentru 3 variante de meniu pentru cocteil.
Preparate culinare
Budinc cu costi i ciuperci
Meniuri pentru cocteil

Meniu nr. 1 pentru cocteil
Canapele cu ciuperci
Ciuperci umplute
Consomme dublu cu pai parmezan
Corbioare cu pate de ficat
Crem de sparanghel
Cruton cu brnz i anoa
Escalop de porc cu lmie i miere
File de alu cu sos de scoici de ru

Frigrui din ardei gras i brnz
Ou cu roii i anoa
Salata berlinez
Salat de cartofi
Sparanghel cu sos olandez
Tartine cu cacaval
Tartine cu icre negre

Tartine cu sardele pe felii de lmie
Tocan de ra cu gogoari
Tocan din muchi de vac
_______________________________________________________________________
19

Activitate: ntocmirea meniurilor pentru aciuni cu plasament la mas
Se d componena pentru un meniu comandat (n prima coloan din tabel):
Componena meniului
1. Ap mineral
Preparate i buturi ordonate corect*
2. Cabernet Sauvignon
3. Cafea
4. Cartofi natur
5. Chifle
6. Escalop de porc Zingara
7. Muschi ignesc
8. Papanai cu dulcea
9. Pinot Gris
10. Roii umplute cu past de brnz
11. Salat de varz
12. Saramur de crap
13. Sup de pasre cu glute
14. Tartine cu icre
15. Vodca
Cerine :
1. Ordonai preparatele si buturile din meniu n ordinea servirii (* n coloana a doua din
tabel);
2. Verificai dac s-a realizat corect asocierea buturilor cu preparatele culinare;
3. Specificai tipurile de aciuni cu plasament la mas, la care se poate recomanda
meniul prezentat mai sus.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
20
5.9. Studiu de caz

Activitate: Identificarea tipurilor de evenimente pentru care sunt amenajate diferite
spaii
C1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol
1. Observai cu atenie imaginile urmtoare i identificai tipurile de evenimente pentru care
sunt destinate spaiile respective (prin amenajare, dotare etc). Putei consulta fiele de
documentare privind condiiile minime necesare pentru organizarea de
evenimente i
aranjarea spaiilor pentru evenimente (Anexa 2, Anexa 7).
2. Ce alte modaliti de aranjare a spaiilor/ saloanelor ai ntlnit n unitile n care v

desfurai stagiul de practic?
3. Care este oferta de spaii pentru organizarea de evenimente n unitile n care v
desfurai stagiul de practic?
4. Prezentai oferta de spaiu pentru unul din evenimentele care se pot organiza n unitatea
n care v desfurai stagiul de practic (putei folosi ca model ofertele din Anexele 8 i 9).
21
5.10. Miniproiect nr. 1

Activitate: Evidenierea facilitilor pentru organizarea de evenimente
C 1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol
Pentru promovarea unitii / agentului economic unde v desfurai stagiul de
practic i, n acelai timp pentru a v forma anumite competene, tutorele de practic v
solicit s realizai un miniproiect cu tema Oferta unitii privind
organizarea de evenimente sub forma unui pliant de prezentare a
facilitilor pentru organizarea de evenimente, care va conine detalii despre
toate facilitile existente, precum:
o copert cu sigla, denumirea i i adresa unitii;
o scrisoare din partea managerului de evenimente adresat clientului;
o list a spaiilor (sli, saloane) disponibile, cu detalii privind numrul de locuri raportat
la diferite tipuri de evenimente (dejun sau dejun oficial, dineu, recepie cu bufet, sal
de conferin / reuniune amenajat tip teatru etc)
planurile slilor cu indicarea dimensiunilor;
propuneri de meniu pentru dineu, bufet, ntlniri de afaceri etc;
echipamentul audio-video disponibil;
oferta de cazare (camere disponibile) pentru participanii la eveniment;
vederi color ale slilor oferite pentru organizare de evenimente etc.
Cerine:
miniproiectul va fi realizat n echipe de 2-3 elevi (aa cum suntei repartizai la
agentul economic n stagiul de practic);
rezultatele miniproiectului vor fi prezentate att la agentul economic ct i n
faa colegilor de clas i a profesorului de specialitate i/sau a maistrului instructor;
pe baza urmtoarei fie v putei autoevalua miniproiectul i munca
desfurat pentru realizarea acestuia.

22
Fi de autoevaluare a proiectului
Organizarea propriei nvri
Am identificat scopurile
Mi-am definit sarcinile
Realizarea eficient a proiectului n echip
Am sugerat noi direcii i idei

M-am oferit voluntar cnd trebuia ndeplinit o sarcin
Cutarea informaiilor
Am pus ntrebri
Am cutat elemente pentru proiect
Am solicitat clarificri din partea profesorului i colegilor
Identificarea resurselor
Am gsit i valorificat resurse
Am oferit fapte i opinii celorlali membri ai echipei
ncurajarea membrilor echipei
Am rspuns entuziast celorlali
Am invitat orice coleg s participe
I-am determinat pe ceilali s se simt bine
Faciliteaz
discuiile
am ajutat la stabilirea prioritilor i la crearea direct
am ajutat la distribuirea sarcinilor
am ajutat la identificarea schimbrilor necesare i am ncurajat producerea
acestor schimbri
ntreab
am stimulat discuiile pentru a afla diferite puncte de vedere
am eliminat ideile nevaloroase
Rezolvarea problemelor :
am propus munca difereniat
am cutat soluii alternative
am ajutat echipa s ia decizii corecte
23
5.11. Miniproiect nr. 2

Activitate: Identificarea tipurilor de aciuni pentru care se alctuiete ofert de meniuri
i a categoriilor de meniuri propuse aciunilor cu plasament la mas
n cadrul stagiului de practic desfurat la agentul economic, vei identifica tipurile de

aciuni pentru care se alctuiete oferta de meniuri, n cadrul evenimentelor organizate n
unitile de alimentaie, apoi vei realiza o minibrour cu categoriile de meniuri identificate
pentru aciunile cu plasament la mas, precum i o prezentare Power Point cu rezultatele
miniproiectului.
Cerine:
miniproiectul va fi realizat n echipe de 2-3 elevi (aa cum suntei repartizai la
agentul economic n stagiul de practic);
miniproiectul va fi prezentat, n echip, celorlali colegi de clas i profesorului
de specialitate i/sau a maistrului instructor, pentru a fi evaluat;
pe baza fiei cuprinse n cadrul instrumentului de lucru de la subpunctul 5.10,
v putei autoevalua miniproiectul i munca desfurat pentru realizarea acestuia.

24
5.12. Portofoliul de practic

Portofoliul de practic poate fi utilizat c instrument de evaluare a atingerii
competenelor de ctre elev, mpreun cu fia de observaie a activitii elevului ntocmit de
ndrumtorul de practic (profesorul de specialitate/ maistru instructor / tutore de practic).
Portofoliul de practic va cuprinde:

jurnalul de practic
fie de observaie
fie de lucru
studii de caz
rezultate ale proiectelor / miniproiectelor
fie individuale pe o tem de practic
fie de observaie a activitii elevului pe durata derulrii practicii
documentaii tehnice
fie de evaluare (concepute de ndrumtorul de practic)
aplicaii etc

25
6. Organizarea evalurii
Procesul de evaluare pe parcursul anului i evaluarea final trebuie s urmreasc
gradul de dobndire a competenelor i nu nivelul de cunotine acumulate. Cunotinele
tiinifice nu reprezint dect cadrul n care se dezvolt competenele. Astfel, evaluarea va
urmri msura n care elevul a dobndit competenele cerute, conform criteriilor de
performan din Standardul de Pregtire Profesional i respectnd condiiile de aplicabilitate
impuse. Se va aplica o evaluare continu, de tip formativ, iar la finalul modulului, de tip
sumativ, pentru verificarea atingerii competenelor.
Criteriile specifice de evaluare vor fi preluate din Standardul de Pregtire Profesional
de ctre profesor i prezentate elevului. Elevul poate fi integrat n evaluarea activitilor sale,
consolidnd astfel, capacitatea de a se autoevalua i mrind gradul de transparen a
acordrii notelor.
Evaluarea final (sumativ) a competenelor trebuie realizat n concordan cu
precizrile incluse n Standardul de Pregtire Profesional.
Evaluarea pe parcursul anului (formativ) se realizeaz prin diverse tipuri de probe de
evaluare (orale, scrise, practice), n funcie de specificul competenei.
Pe parcursul anului, elevul trebuie s fie supus evalurii prin probe de evaluare diferite,
n momente diferite, iar rezultatul final al evalurii (atingerea competenelor) va avea n
vedere progresul realizat de acesta.
Pe parcursul unei sptmni de practic la agentul economic, elevului i se va nmna
o fi de lucru n care i se specific activitile care vor fi evaluate. Activitile supuse evalurii
sunt criteriile de performan i condiiile de aplicabilitate ale competenei evaluate.
Ca instrumente de evaluare se pot folosi:
o fie de observare
o fie de lucru
o fie de autoevaluare
o portofoliile
o prezentarea practic i oral a proiectelor etc.
26
Orice alt material elaborat de ctre elev sau utilizat de ctre profesor pentru evaluare
poate constitui o dovad a evalurii competenelor elevului.
Rezultatele activitilor desfurate i ale evalurilor, colectate att de ctre
ndrumtorul de practic, ct i de ctre elev, trebuie strnse i organizate ntr-un anumit loc,
astfel nct informaiile s poat fi regsite cu uurin.
Pentru elevi, aceste tipuri de dovezi, alturi de alte experiene pe care le pot avea n
timpul stagiului de practica la ageni economici, pot fi colectate ntr-o map a elevului.
Mapa elevului ar putea conine:
Rezultate ale lucrrilor de evaluare efectuate pentru teme din domeniul profesional
sau abiliti cheie;
Rezultate ale activitilor de autoevaluare i dovezi ale discuiilor care au avut loc;
Opiniile elevilor privind activitile desfurate;
Planuri de aciune /evaluri /activiti viitoare planificate i efectuate de ctre elev;
Comentarii ale profesorului privind atitudinea i rezultatele elevului.

27
Anexe
Anexa 1 Fia de documentare nr. 1 - Tipuri de evenimente - condiii necesare

Anexa 2 Fia de documentare nr. 2 Condiii minime necesare pentru organizarea de
evenimente
Anexa 3 Fia de documentare nr. 3 Contractarea aciunilor de protocol
Anexa 4 Fia de documentare nr. 4 Fi Contract de aciune
Anexa 5 Fia de documentare nr. 5 Model de contract cadru pentru organizarea de
evenimente
Anexa 6 Fia de documentare nr. 6 Tipuri de evenimente care se pot organiza
Anexa 7 Fia de documentare nr. 7 Aranjarea spaiilor pentru evenimente
Anexa 8 Fia de documentare nr. 8 Oferta de spaii i servicii pentru conferin/ prelegere
Anexa 9 Fia de documentare nr. 9 Oferta de spaii i servicii pentru seminar / ntlniri de
afaceri

28
Anexa 1 - Fia de documentare nr. 1
Tipuri de evenimente - condiii necesare

Organizarea de evenimente: reuniuni, congrese, conferine, simpozioane, seminarii etc
joac un rol important n activitatea din hoteluri i restaurante.
Condiiile necesare pentru a concura cu succes pe piaa organizrii de evenimente pot
fi ierarhizate astfel:
Condiiigenerale
generale
Condiii
Organizareperfect
perfect
Organizare
Echipamentmodern
modernpentru
pentruderulare
derularede
deconferine,
conferine,
Echipament
seminarii
seminarii
Serviciiperfecte
perfecte
Servicii
Oferta
gastronomica
adecvata
Oferta gastronomica adecvata
Calitatesuperioar
superioaraaofertei
ofertei
Calitate
Existena
unor
spaii
pentru
expoziii
Existena unor spaii pentru expoziii
Amplasament
Amplasament
Accesuor
uordin
dinpunct
punctde
devedere
vedererutier
rutier
Acces
Ambiannatural
naturalatractiv
atractiv
Ambian
Zon
geografic
central
Zon geografic central
Obiectiveturistice
turisticeatractive
atractive
Obiective
Ora
turistic
renumit
Ora turistic renumit
Modulprin
princare
careaa
Modul
fost
selectat
fost selectat
locaia
locaia
Recomandare
Recomandare
Ghidturistic
turistic
Ghid
Ageniede
deturism
turism
Agenie
Pres
de
specialitate
Pres de specialitate
Pentru derularea optim a unui eveniment, se impune o mare flexibilitate din partea
personalului i deci, gsirea unor soluii rapide n caz de disfuncii inerente.
29
Spaii de cel puin 4 m lime, 2.5 m nlime, o suprafa util de cel puin 36 mp;
Iluminat natural i posibilitate de acoperire a geamurilor (ntunecarea ncperii);
Iluminat artificial de min. 300 Lux;
Ventilare adecvat a spaiului (aer condiionat);
Zgomot exterior de max. 45 dB;
Cel puin 3 prize n spaiu;
Mobilier (mese, scaune) pentru cel puin 20 participani;
Decoraiune adecvat: culori relaxante, flori, instalaii de aerosoli cu arome florale etc;
Modaliti de amenajare flexibil a spaiului: glasvand pe ine, perei mobili, paravane,
suporturi metalice pe care se pot aga table, panouri, flipchart, ecran etc;
Lista de preuri cu mijloace disponibile;
Dotare tehnic: retroproiector cu lamp de rezerv, ecran de proiecie, instalaie de proiecie
audio video, tabl, flipchart cu hrtie i markere, tablou de afiaj, aparat de fotocopiat , laser
pointer, microfoane cu sau fr fir, telefon, fax, internet etc.

30

CONTRACTAREA ACIUNILOR DE PROTOCOL
Rezervarea aciunii se face ca urmare a rspunsului clientului la o ofert.
Rspunsul trebuie fcut n scris, cu menionarea acceptrii condiiilor evenimentului (condiii
de desfurare, suma de plat aferent serviciilor efectuate, modaliti de plat).
ncheierea contractului dup efectuarea rezervrii ferme (cerere oferte confirmare), se pregtete un contract n care se stabilesc obligaiile fiecrei pri. Se pltete
eventual un avans n baza contractului.
Pentru buna desfurare a evenimentului, se alctuiete fia aciunii n care se noteaz
toate detaliile evenimentului.
Data
aciunii
Coordonatel
e societii
solicitante
Modalitatea
de plat
Numele
persoanei
de contact
Descrierea
prestaiilor
cerute de
client
Orele ntre
care se va
desfura
evenimentu
l
Numrul de
persoane
confirmate
FIA
ACIUNII
Avansul
virat
Locul n
care are loc
manifestarea
Detalii
referitoare
la aranjarea
slii
Detalii
despre
preul
meniului
Detalii
referitoare
la
suplimentele
servite
Detalii
referitoare
la meniul
agreat

31
Toate schimbrile survenite la cererea clientului vor fi notate n Fia cu modificri, care
va fi semnat de managerul de eveniment. Att Fia aciunii ct i Fia cu modificri vor fi
completate pentru fiecare eveniment n parte, iar facturarea clientului se va face n funcie de
datele menionate n aceste dou documente.
Fia aciunii trebuie completat cu mult rigoare la toate rubricile pe care le include,
eventualele erori putnd duce la eecul aciunii. Numrul de exemplare n care se ntocmete
fia aciunii depinde de sectoarele care vor fi implicate n derularea acesteia.
De exemplu:
Originalul cu prima copie sunt expediate clientului pentru a confirma comanda sa,
prima copie semnat de client se constituie ca un veritabil contract de vnzare i va fi trimis

napoi la unitate;
A doua copie la directorul de hotel i/ sau la recepie, pentru rezervarea
saloanelor i facturare;
A treia copie la serviciul Banchete pentru organizarea aciunii;
A patra copie la buctrie pentru a planifica i realiza producia;
A cincea copie la directorul de restaurant sau la asistentul acestuia;
A asea copie la serviciul comercial (aprovizionare) sau control restauraie.
n funcie de categoria unitii hoteliere, de importana aciunii, copiile suplimentare pot fi

prevzute i pentru alte departamente: bar de serviciu, laborator cofetrie, serviciul
stewarding, tehnic, financiar.

32

Fi Contract de aciune
Fi Contract
Denumire firm:..
Organizator..
Adres..
Telefon
Data eveniment.
Salon ..
Tip eveniment: Dineu cu dans
Meniu
Aranjarea slii
nchiriere salon
Consomm dublu
Flori
Pai parmezan
Suport lumnri
File de calcan
Maestru ceremonii
Spoturi lumini
Muchi de vac
Formaie
de muzic
Wellington
Garnitur de
legume
Ananas cu kirsch
Cafea
Lei
(fr TVA)
Pre
Inclusiv
Participani: aprox. 200

Sosire: ora 19,30 Servire: ora 20,00
Acont: lei
Termen plat acont:
Pre total/cuver lei
TVA %
Data ..
Servicii oferite
Pre
Mas bufet / tacmuri
20 x . lei
Inclusiv
Lei
Masa formaiei de muzic

Pian
Casete muzic
Microfon
Cabaret
Prjituri / tort
8 x . lei
Inclusiv
Inclusiv
List de meniu
Plan de mas tiprit
Cartoane de primire
Ring de dans
Pupitru
Proiector
Tabl / flipchart
Fotograf
Vestiar
TVA
Factura nr.
TOTAL
Lei
Inclusiv
Inclusiv
Inclusiv
Inclusiv
.. %
2430
Lei ..
Cerine speciale
Cafea ..
Ceai ..
Vinuri:
Lichioruri ..
igarete
Toate buturile i igrile vor fi pltite

cash de fiecare invitat individual.
Prelungire program pn la ora
Fr mas de onoare
20 x 10 cuvere,
4 meniuri vegetariene, nr. mesei i
numele invitailor urmeaz a fi
notificate
De transmis la:
Client
Departament
Control financiar
Buctar ef
Recepie hotel
Concierge
Director general
Asistent manager
Director restaurant
ef aprovizionare
Prezenta constituie confirmarea dumneavoastr i contractul pentru evenimentul ce urmeaz a fi
organizat.
Numrul exact al participanilor la mas trebuie s ne fie comunicat cu cel puin 48 ore nainte de
data fixat pentru eveniment.
Plata se va face ntr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul.
V rog s semnai i s ne restituii o copie.
Semntura
33

Model de contract cadru pentru organizare de evenimente
CONTRACT
PENTRU CONGRESE, CONVENII & INCENTIVE*
PRILE CONTRACTANTE
HOTELUL+ RESTAURANTUL
AGENIA DE TURISM
Numele companiei / societii
Numele companiei / societii
Adresa
Adresa
Tel :
Fax :
e-mail :
Certificat de clasificare
Tel :
Fax :
e-mail :
Licena, numrul i categoria:
numrul / anul :
Cod fiscal:
Contul i banca prestatorului
Coordonatorul aciunii
-numele i funcia
Cod fiscal:
Contul i banca ageniei de turism
Coordonatorul aciunii
-numele i funcia
SCOPUL CONTRACTULUI
- Pentru furnizarea serviciile menionate n continuare pe capitole i subcapitole
Toate serviciile solicitate vor fi marcate n csu, respectiv prin bifare cu X sau se vor trece chiar
numr, date concrete etc, iar n addendum se va face explicitarea in extenso a tuturor serviciilor solicitate.
Acest contract se bazeaz pe prevederile Codului de Practici FIHR / ANAT (2002),
I IDENTIFICAREA ACIUNII (DENUMIREA GRUPULUI)

This Contract is based on the IH&RA / UFTAA Code of Practice (1999) and article numbers quoted therein refer to
the corresponding articles.
34

Programul
complet
manifestrii
orarul
Numrul de persoane
Datele de sosire / plecare
Simbol aciune /
Cod rezervare grup
Perioada (sezonul)
.......................................................
.............
II PROCEDURI DE DECONTARE / FACTURARE

Data limit impus pentru plat
Verificarea final / bun de plat
Depozit de garanie solicitat
Garanii pentru mese / buturi
Politici de anulri*
Taxe de neprezentare / no show *
Termenul limit de decomandare
Pli prin banc, cri de credit etc
Cont principal pentru plata serviciilor

agreate
(Master Account)
Costuri telefonice + fax + internet /

modalitate de plat
Cont secundar pentru plata altor

servicii
..........................................................
* Anexele 4 i 5
* Art. 14, 15, 16
III ORGANIZAREA
Buget estimat (se trece n addendum)
Recepie separat pentru
delegai
Acces la Business Centre
Asigurarea aciunii la o companie de

asigurri
Punct informaii turistice
primire
.....................................................
Security i / sau escort pentru VIP
.....................................................
IV CAZARE
Politica de sosiri / plecri/ decomandri
Rezervare de camere
Amenities (materiale gratuite n camere)

Rooming list
Accesibilitate pentru persoane cu
handicap
Taxe suplimentare pentru transport
bagaje
Gratuiti i upgrade
Camere fumtori / nefumtori
V SLI DE CONFERINE / DE TRATATIVE / CEREMONII

35

Sli de conferine (dimensiuni/ numr)
Sli de tratative /ateliere (workshop)
(dimensiuni/ numr)
Spaiu de expoziie (suprafaa)
Salon special pentru dejunuri /Dineu de
gal
Zon de repaus pentru VIP
ncpere Centru pres
Scen sau podium (subliniai)
Aranjarea / dispunerea slilor

Aranjarea locurilor / scaunelor
Aranjamente masa prezidiu
Decorarea slilor
Podium
vorbitori
special
pupitru
pentru
Garderob / Vestiar
Flipchart
Desk recepie nregistrare delegai /

informaii
Secretariat (nr. ncperi)
Table de scris albe / negre
Izolare fonic
Ring de dans
Indicatoare / marcare sli
Spaii de depozitare pentru

diverse
Aviziere / locuri afiaj
Numr de mas
Acoperitori / fee de mas speciale
....................................................
Cartoane cu nume membrii din

prezidiu
....................................................
Ecrane fixe
Drapele i / sau steaguri la mese
...................................................
Computere
(subliniai)
i/sau
VI ECHIPAMENT AUDIO VIZUAL / COMUNICAII

imprimante
Microfoane fr fir
Fotocopiatoare simple i/sau

profesionale
Faxuri
Linii telefonice directe
Microfoane pe stativ n sal

Microfoane pupitru vorbitori / mese/
prezidiu
Microfoane de rever / tip TV
IDD / ISDN
Camer video/ videorecorder
Telefoane de circuit intern

Echipamente complete de
traducere simultan
Televizoare / large screen TV

Proiector LCD
Cabine insonorizate pentru traduceri

simultane
Videoproiector
Sistem de iluminare
Retroproiector
Mese / stative pentru proiectoare
Drepturi de autor / copyright fees
Hyperlink ntre site-ul organizatorului i

al hotelului
Adaptoare pentru echipamente aduse
Indicator (lantern) cu laser
UPS-uri
...................................................

36

....................................................
Sistem vot interactiv
...................................................
Proiector de film pe 16 / 35 mm
Verificare i confirmare voltaj /frecven
etc
VII ALTE PRESTAII

Ceremonie de tiere a panglicii
Dcor floral mese / prezidiu / scen
Livrarea materialelor
delegailor
Decorarea spaiilor
camerele
Huse festive pentru scaune banchet/

gal
Pungi/ sacoe promoionale eveniment

Cadouri personalizate n camerele de
hotel
Package-uri / aranjamente speciale la

alte hoteluri sau asimilate
VIII TRANSPORT
Autocare sau limuzine gratuite
Tururi pre&post aciune
Transport navet
Parking alocat / nr. locuri
Tur de ora
....................................................
Transport n comun / curse speciale
....................................................
IX ALIMENTAIE (PREPARATE / BUTURI)

Mic dejunuri / dejunuri / cine
Sticle de ap la pupitrul vorbitorilor
Gustri
Sticle de ap n slile de edine
Cocteiluri
Mas pentru interprei / soliti
Recepie de bun venit
Meniuri
vegetariene
(vegetarian, kosher)
Dineu de gal
Tax de servire a buturilor
Degustare gastronomic / de vinuri
....................................................
Pauze cafea (coffee breaks)
....................................................
Aperitive/vin/ampanie/digestive/
speciale
...................................................
prjituri/torturi/foietaje
X PERSONAL / RESURSE UMANE

37

Maestru de ceremonii
Fotografi
Tehnician audio-vizual
Recepioneri
Translatori / traductori
....................................................
Animatori
....................................................
.....................................................
Serviciu de hostess
XI DISTRACIE / ENTERTAINMENT
Orchestr simfonic / de camer
Pian
Muzicieni de acompaniament/cor
Disk jokey (DJ)
Live show
Comici
Formaie de muzic uoar
Karaoke
.....................................................
Dansuri folclorice
.....................................................
Cntrei
XII TIPRITURI / PAPETRIE

Tiprirea programelor
Invitaii tiprite
Mape pentru documente/seminarii
Bilete tiprite
Materiale de scris (hrtie, creioane,

pixuri etc)
.....................................................
.....................................................
Bannere
PENTRU HOTEL+RESTAURANT
Numele i prenumele
persoanei autorizate ...........................................
Semntura
tampila
Data
PENTRU AGENIA DE TURISM

Numele i prenumele
persoanei autorizate ...........................................
Semntura
tampila
Data
* Acest contract-tip a fost elaborat de F.I.H.R. & A.N.A.T. ca Anex la Codul de Practici privind Relaiile
Contractuale dintre Hoteluri i Ageniile de Turism.

38

Prestatorul i agenia de turism vor specifica n scris, ca addendum la acest contract-tip, orice
element care vine s clarifice n mod neechivoc, orice prestaie solicitat, cum ar fi:
Programul / datele ntre care se desfoar manifestarea, datele ntre care se solicit cazarea, structura
camerelor- single, duble, apartamente, numr de gratuiti acordate; zilele i orele n care vor fi utilizate fiecare
dintre slile i echipamentele solicitate, dotri suplimentare solicitate, cine, cnd i ce cadouri pune n camere i
cine le furnizeaz etc.
Numrul de ncperi/sli solicitate; pentru fiecare ncpere solicitat: suprafee, capaciti, numrul de
persoane, tipul de dispunere a scaunelor, spaii adiacente necesare i modaliti de securizare a acestora etc.;
Caracteristici i/sau performane cerute pentru fiecare din echipamentele solicitate i numrul acestora,
pe fiecare secven a manifestrii i intervalul de timp etc;
Meniurile i buturile ce vor fi servite pentru fiecare tip de aciune/secven n program, tipurile de
meniuri speciale solicitate, cantiti, numr de porii, orele de ncepere i durata trataiilor/ meselor etc;
Modele/mostre de tiprituri sau altele similare care vor fi furnizate de hotel, cantiti pentru fiecare,
termene de livrare, logo-uri sau texte ce vor fi tiprite, inserate pe bannere, pungi etc;
Steaguri / drapele: pentru ce ri, numr, perioada de arborare/ instalare pe mese etc;
Tipul, capacitatea i orarul mijloacelor de transport ce vor fi asigurate de hotel;
Lista nominal a reprezentanilor organizatorului / ageniei de turism sau a unor teri cu care va lucra,
persoanele mputernicite s modifice, s comande n plus cantiti, servicii etc sau s decomande n timp util,
fr penaliti, cantiti/ meniuri sau servicii etc;
Lista nominal (Rooming list) a clienilor delegai la cazare i tipul de camere solicitate, a celorlali
delegai i elemente de identificare prin ecusoane etc;
Msuri speciale de securitate pentru VIP delegai sau invitai - i lista acestora, furnizat de agenia de
turism /organizator
Programul detaliat pe ore, numr de participani pe fiecare secven etc;
Plata:
1. Din contul principal (Master Account): se va specifica pentru care servicii se va face de organizator/
agenie de turism (cazare, mesele comandate i buturile aferente pe baz de meniuri, nchirierea
slilor i /sau a echipamentelor, telefoane, faxuri, e-mail sau internet, mijloacele de transport ale
hotelului sau de la teri angajate de hotel, personal extern adus de hotel: hostesses, translatoriinterprei, security etc)
2. Parial sau total a unor prestaii (extras: servicii suplimentare solicitate de organizatori sau
delegai, cine semneaz acceptarea la plat din partea reprezentanilor organizatorului i specimene
de semnturi ale acestora etc)
3. Care sunt serviciile care se achit direct de delegai / clienii hotelului
4. Numele i prenumele persoanei care d bun de plat facturii finale, dup centralizarea notelor de
plat / ncheierea aciunii;
5. Cuantumul i / sau suma efectiv a garaniilor pentru fiecare dintre costurile implicate pentru:
cazare, mese, buturi, nchiriere echipamente i servicii sau personal auxiliar adus din exterior,
bilete de spectacole sau altele procurate de hotel, aranjamentele florale, decoraiuni speciale pentru
eveniment, bannere, mijloace de transport etc;
6. Data limit pentru plata serviciilor furnizate, pe baz de factur (n 7 zile, 14 zile)
7. Termenele limit pentru decomandri: separat pentru cazare i separat pentru cele menionate la
punctul 5 de mai sus.
Prile agreeaz c cele menionate ca explicaii sunt orientative i consimt s treac n addendum orice
alte elemente care sunt cuprinse n textul Codului de Practici i/sau n anexele sale sau combinate cu contractul
hotelier i care, coroborate cu: date, schie de amplasament sau suprafee, cantiti, specificaii pentru
echipamente, colaboratori externi etc s contribuie la reuita aciunii i evitarea nenelegerilor ulterioare, care
pot genera conflicte / arbitraje sau procese n instan etc.

39
Tipuri de evenimente care se pot organiza
CONGRESUL manifestare cu caracter informativ, de la 100 la 1000 persoane,
durnd ntre 2 sau 3 zile. Restauraia se ocup de organizarea banchetelor, a meselor

principale, a pauzelor.
REUNIUNE manifestare cu caracter comercial, promoional, publicitar sau informativ,
grupnd de la 30 la 150 persoane. Durata evenimentului trece rar de 3 zile. Restauraia

asigur mesele principale, eventual cocteiluri i punerea la dispoziie permanent de buturi
(bar deschis).
CONFERIN reuniune n cursul creia o persoan trateaz un subiect, fr
participarea activ a publicului, acesta fiind doar auditoriu.
COLOCVIU reuniune animat de experi, cu un subiect dat, durnd mai multe zile.
SEMINAR se constituie ca o reuniune de lucru. Avnd o durat de la 3 la 5 zile,
restauraia asigur mesele principale i pauzele cu rcoritoare.
SIMPOZION un grup de experi discut ntre ei despre un subiect n faa publicului,
care este astfel informat despre implicaiile acestuia.
DEJUN OFICIAL / DINEUL DE GAL se organizeaz cu prilejul unor vizite la nivel
nalt, n prezena unor personaliti marcante din viaa social, oameni de afaceri, de art etc.
particip un numr mai mic sau mai mare de invitai, n funcie de interesele organizatorilor ,
de posibilitile concrete ale unitii. Dejunul se desfoar n intervalul 12,00 15,00, iar
dineul n intervalul 18,30 21,30, durata fiind n medie de de dou ore. inuta osptarilor,
calitatea preparatelor i a serviciilor trebuie s fie la nivelul maxim al exigenei.
LUNCH semnific o mas uoar, luat la ora prnzului.
COCTEIL se organizeaz cu ocazia prezenei unor delegaii strine, inaugurarea
unor firme sau a altor obiective economice, sociale, culturale, n cinstea participanilor la
diferite congrese tiinifice, manifestri culturale etc. Aciunea se organizeaz la cererea
beneficiarilor la dejun sau la cin. n funcie de numrul participanilor i dorina
organizatorilor, cocteilul poate dura o or sau chiar mai mult. Invitaii stau n picioare i se
servesc singuri cu buturi de la barurile organizate i cu preparate de la masa bufet.
40
BANCHET este o mas care reunete un numr mare de invitai (de la 15 pn la
1000 sau chiar mai mult), crora li se servete acelai meniu. De obicei dureaz circa 2 ore
(timp destinat pentru servirea preparatelor).
RECEPIE desemneaz o manifestare cu caracter festiv i de nalt nivel, n cursul
creia se servesc preparate i buturi de o calitate deosebit. Se organizeaz n aceleai

mprejurri ca i cocteilul, dar i la aciuni mult mai importante: ziua naional, n cinstea unor
delegaii strine la nivel nalt. De asemenea, numrul invitailor este mai mare, gama
sortimental mult mai bogat i variat, poate dura mai mult, n funcie de dorinele
organizatorilor. La fel ca i la cocteil, invitaii se servesc singuri de la barurile aranjate n salon
i de la masa bufet. La recepie se pot organiza mese cu plasament (farfurie suport i
tacmuri), dar invitaii rmn tot n picioare.
CUPA DE AMPANIE se organizeaz cu ocazia unor acorduri protocolare,
economice, conferine de pres, aniversare unor instituii sau firme, premierea sportivilor etc.
Se ofer ampanie i, eventual picoturi. Aciunea n sine este relativ simpl: osptarii poart
tvile cu flutele sau cupele de ampanie i picoturile aezate pe farfurii de desert. inuta
osptarilor este este aceeai ca i la cocteil. Dup servire osptarii se retrag i revin pentru a
debarasa.

41
ARANJAREA SPAIILOR PENTRU EVENIMENTE

Tipul
evenimentului
Alegerea variantei optime
Numrul de
persoane
Caracteristicile slii
(suprafa, form)
Aranjarea convenional sau stil teatru (numit i stil parlament)

Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat, n faa auditoriului. n cazul participrii
a 200 persoane este necesar s se amenajeze o alee central.
Modalitatea de aranjare este urmtoarea:
se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat, la extremitatea slii);
primul rnd de scaune va fi plasat la 1,80/ 2,50 m de prezidiu;
spaiul ntre dou scaune va fi de minimum 5 cm;
distana ntre dou rnduri va fi de 40 50 cm;
aleea central va avea 1,50 2,00 m, dac numrul participanilor depete 200;
se las alei de degajare de 1,5 m pe margini.

42
Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru

Se recomand s se procedeze astfel:
se acoper mesele cu fee de mas speciale pentru asemenea aciuni;
se aeaz pentru fiecare persoan o map, un creion, foi de hrtie;
se aeaz un pahar/ persoan i se repartizeaz pe mas sticle cu ap mineral i
alte buturi rcoritoare, n funcie de comand;
se aranjeaz flori n sal cu mult discreie.
Aranjarea mesei n form de I

Se recomand ca limea mesei s fie de 1,20 1,50 m, astfel nct participanii s
poat vedea fr dificultate. Aceast dispunere se utilizeaz pentru aciuni la care numrul
participanilor nu depete 30.
Dac
nu
se
dorete a se da reuniunii un
caracter oficial, masa se
organizeaz ca la punctul
precedent
dou mese semirotunde.
adugnd

43
Pentru a da posibilitatea organizatorilor de a putea selecta oferta potrivit n funcie de

interesul propriu i scopul propus, prestatorul poate prezenta oferte de spaii i servicii pentru
organizare de evenimente tip conferin, seminarii, training etc.

44
OFERTA DE SPAII I SERVICII PENTRU

CONFERIN/PRELEGERE
Dispunerea locurilor
Nr. participani
Dotare
Parlament / Cinema
La cerere: Spaii pentru
activitate de grup
de la 20 n sus
Mese de seminar sau conferin (uoare,

mobile), scaune cu i fr brae laterale, uor
de stivuit, iar la peste 100 participani scaune
cuplabile
Metode i echipamente
Asisten
a) Metode
Prelegere. Proiecii de date i filme video.
Prezentare. Stand (infomarket)
b) Echipamente
Retroproiector. 3 flipcharts. 2-20 panouri de
afiaj. Videorecorder. Staie de muzic.
Sistem de sonorizare. Microfon. Proiector
pentru ecran mare. Tv. Acces internet.
Spaii
Sal mare i spaii pentru activitate de grup.
0,8-2 m2 pe participant
Podium circa 20-40 m2
nlimea spaiului: de la 3,5 m n sus
Climatizare cu reglare temperatur i
ventilaie.
Iluminare reglabil (telecomand) i fr
efecte de reflexie (orbire)
Tehnic de ntunecare mecanic sau electric
a spaiului, respectiv de umbrire (protecie
solar)
Asisten din partea unui responsabil

specializat n organizarea de conferine
Prezena unei persoane de contact
calificate pe parcursul pregtirii i derulrii
ntregii manifestri
Ofert de servicii de secretariat
Asigurarea transmiterii rapide de mesaje
Confort
Hotel de categorie superioar
Dotare specific a camerelor (mas de
scris, birou, lamp de birou, telefon cu
acces internet)
Ofert de programe complementare n
afara hotelului
Cerine speciale
Hol pentru prezentare produse
Loc de munc pentru PC, posibilitate de

transfer de date
Birou
pentru
(secretariat)
organizare
conferin
Spaiu pentru pauze, garderob

45
OFERTA DE SPAII I SERVICII PENTRU

SEMINAR/NTLNIRI DE AFACERI
Dispunerea locurilor
n form de U
Scaune amplasate n cerc
Mas rotund
Nr. participani
6-30 persoane
Metode i echipamente
Dotare
Mese speciale pentru seminar (uoare,
mobile), scaune ergonomice cu brae laterale
de sprijin, mobilier funcional (crucior pentru
retroproiector, container pentru accesorii etc).
a) Metode
Asisten
Moderator / Trainer. Prezentare / Prelegere
Activitate de grup
Asisten din partea unui responsabil
b) Echipamente
Retroproiector. 2 flipcharts. 4 panouri de
specializat n organizarea de conferine
afiaj. Ecran. Videorecorder i camer video.
Disponibilitate
rapid
a
acestei
Staie muzical (Recorder, CD-player). TV.
asistene
Internet pentru trainer.
Prezena unei persoane de contact
calificate pe parcursul pregtirii i
Spaii
derulrii ntregii manifestri
40 - 120 m2 (2,5 3 m2 pe participant, 15
Punerea la dispoziie a tehnicii cerute

20 m2 pentru trainer), spaii mari, luminoase,
conform unui checklist al clientului care
funcionale
se va controla continuu
Consumabile:
accesorii
pentru
Izolare fonic i vizual (fr deranj, zgomot
echipamentele utilizate (markere, folii,
etc)
hrtie-afi, cartonae etc.).
Climatizare agreabil, posibilitate de reglare a
temperaturii i a ventilaiei.
Iluminare reglabil (telecomand), fr efecte
de reflexie (orbire), tehnic de ntunecare
mecanic sau electric a spaiului, respectiv
de umbrire (protecie solar)
Confort
Dotare specific a camerelor (mas de

scris, birou, lamp de birou, telefon cu
acces internet)
Sauna i Solarium
Loc de munc pentru PC, posibilitate de

transfer de date
Spaii pentru activiti de grup
Hol pentru pauze
Cerine speciale
Asistent de seminar
Spaii separate de servire a mesei pentru

clienii participani la conferine
46
Bibliografie
1. Chiriac, Alexandra Crina (2004). Asistena turistic n organizarea evenimentelor,
Bucureti: Editura THR CG.
2. Florea, Constantin, Belous, Mdlina (2004). Organizarea de evenimente i
banquetingul n structurile de primire, Bucureti: Editura THR CG.
3. Florea, Constantin, Bugan, Marian (2003). Matre d`hotel, Bucureti: Editura
GEMMA PRINT.
4. Florea, Constantin, (2004). Manualul directorului de restaurant. Bucureti: Editura
THR CG.
5. *** Legea nr. 319 / 2006 privind securitatea i sntatea n munc.
6. *** Legea nr. 258 / 19 iulie 2007 privind practica elevilor si studenilor.
7. *** OMECT nr. 1702 / 06.08.2007 referitor la aprobarea conveniei cadru
privind efectuarea
stagiului de pregtire practic n ntreprindere de
ctre elevii din nvmntul profesional i tehnic

8. www.datech.ro
9. www.griffhotel.ro
10. www.protempusdesign.com
11. www.sali-conferinte.ro
12. www.sepiafd.rulz.ro

47

Organizarea Serviciilor de Protocol

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Organizarea Serviciilor de Protocol

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I INOVRII

Proiectul Phare TVET RO 2006/018-147.04.01.02.01.03.01

DOMENIU: TURISM I ALIMENTAIE

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

AUTOR: MARINCA IULIANA profesor gradul didactic I

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

1. Competene specifice modulului

C 1. Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol

C 2. Planific aciunile de protocol

C 3. Contracteaz aciunile de protocol

C 4. Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale

C 5. Estimeaz bugetul conform serviciului de protocol contractat

Prin parcurgerea acestui modul, vei fi capabili s:

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

estimai bugetul conform serviciului de protocol contractat.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

2. Informaii despre specificul agenilor economici

Stagiul de practic pentru modulul Organizarea serviciilor de protocol clasa

a XIII-a ruta progresiv se desfoar n laboratorul de tehnica servirii (orele de laborator

Agenii economici sunt hoteluri restaurante situate n orae n zone centrale,

Stagiile de practic se pot efectua n cadrul departamentelor: restaurant, bar,

n ceea ce privete plata i obligaiile sociale, stagiul de pregtire practic nu

se efectueaz n cadrul unui contract de munc. Elevul practicant nu poate pretinde un

Obligaiile elevului practicant fa de agentul economic, pe durata derulrii

stagiului de pregtire practic:

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

- s respecte normele de securitate i sntate n munc pe care i le-a nsuit de la

3. Modalitatea de organizare a practicii

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

elevilor i pentru a conveni asupra oricror schimbri legate de aranjamentele cu agentul

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

4. Recomandri privind respectarea normelor de sntate

Pentru asigurarea unor condiii optime de activitate i pentru prevenirea accidentelor,

Legea nr. 319 / 2006 - Legea securitii i sntii n munc.

HG 1425/ 2006- Norme metodologice de aplicarea prevederilor Legii

Legea nr. 307/ 2006 privind aprarea mpotriva incendiilor.

Codul muncii Legea 53 / 2003

ORDIN nr. 55 din 29 ianuarie 1997 privind aprobarea Normelor specifice

nainte de nceperea stagiului de practic, partenerul de practic (agentul economic)

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5. Instrumente de lucru necesare desfurrii practicii

studirea bibliografiei aferente coninuturilor tematice;

culegerea materialelor informative;

dezbateri de grup pentru rezolvarea problemelor i gsirea soluiei

realizarea de materiale ilustrative, texte, scheme, planuri;

dobndirea de cunotine i abiliti;

respectarea limitelor impuse;

dovedirea abilitilor dobndite;

Pentru a orienta elevul n activitatea sa n timpul stagiului de practic n vederea

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.1. Jurnalul de practic

2. Ce ai nvat s faci pentru atingerea competenelor?

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.2. Fia de observaie nr.1

Adresa firmei, numr de telefon, numele persoanei de contact

E-MAIL ____________ FAX _