Sunteți pe pagina 1din 47

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I INOVRII

Proiectul Phare TVET RO 2006/018-147.04.01.02.01.03.01

MECICNDIPT / UIP

AUXILIAR CURRICULAR
CLASA a XIII a ruta progresiv
ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

DOMENIU: TURISM I ALIMENTAIE


NIVEL: 3
CALIFICARE: ORGANIZATOR BANQUETING

Martie 2009

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

AUTOR: MARINCA IULIANA profesor gradul didactic I

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
2

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

CUPRINS
1. Competene specifice modulului .......... 4
2. Informaii despre specificul agenilor economici ......... 5
3. Modalitatea de organizare a practicii ......................... 6
4. Recomandri privind respectarea normelor de sntate i securitatea muncii .......... 7
5. Instrumente de lucru necesare desfurrii practicii........8
5.1. Jurnalul de practic ................................................................................................ 9
5.2. Fia de observaie nr.1 ......................................................................................... 10
5.3. Fia de observaie nr. 2 ........................................................................................ 12
5.4. Fia de observaie nr. 3 ........................................................................................ 13
5.5. Fia de lucru nr. 1................................................................................................. 14
5.6. Fia de lucru nr. 2 ................................................................................................ 16
5.7. Fia de lucru nr. 3 .................................................................................................17
5.8. Fia de lucru nr. 4 ................................................................................................ 18
5.9. Studiu de caz ....................................................................................................... 19
5.10. Miniproiect nr. 1 .................................................................................................. 20
5.11. Miniproiect nr. 2 ................................................................................................. 22
5.12. Portofoliul de practic ......................................................................................... 23
6. Organizarea evalurii ....................................................................................................... 24
Anexe .................................................................................................................................... 26
Fia de documentare nr. 1 ......................................................................................... 27
Fia de documentare nr. 2 .......................................................................................... 28
Fia de documentare nr. 3 .......................................................................................... 29
Fia de documentare nr. 4 .......................................................................................... 31
Fia de documentare nr. 5 .......................................................................................... 32
Fia de documentare nr. 6 .......................................................................................... 38
Fia de documentare nr. 7 .......................................................................................... 40
Fia de documentare nr. 8 .......................................................................................... 42
Fia de documentare nr. 9 .......................................................................................... 43
Bibliografie ........................................................................................................................... 44
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
3

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

1. Competene specifice modulului


Adaptarea la noile cerine ale economiei de pia, presupune nsuirea acelor
competene care s dezvolte n rndul elevilor profesionalismul, iniiativa, perspicacitatea,
abilitatea de a opera eficace ntr-un cadru economic dinamic i concurenial.
Modulul Organizarea serviciilor de protocol este ncadrat n categoria de curriculum
Stagii de pregtire practic. Modulul are alocate un numr de 90 ore/an din care 30 ore de
laborator tehnologic i 60 ore de instruire practic. Orele de laborator tehnologic sunt
desfurate de ctre profesorul de specialitate n laboratorul de tehnica servirii, iar cele de
instruire practic de ctre profesorul de specialitate i/sau cu maistrul instructor sau
reprezentantul agentului economic (tutore de practic).
n cadrul acestui modul se dezvolt unitatea de competene UC 21 ORGANIZAREA
SERVICIILOR DE PROTOCOL, cu competenele individuale prezentate n continuare:
COMPETENE:

C 1. Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol

C 2. Planific aciunile de protocol

C 3. Contracteaz aciunile de protocol

C 4. Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale

C 5. Estimeaz bugetul conform serviciului de protocol contractat

Prin parcurgerea acestui modul, vei fi capabili s:


identificai condiiile necesare activitilor de protocol;
precizai tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol;
evideniai condiiile minime necesare organizrii evenimentelor;
prezentai oferta de aciuni pe care unitatea le poate organiza;
stabilii lista pentru derularea discuiei cu clientul:
preluai rezervarea aciunii i s completai datele din fia aciunii;
ncheiai contractul pentru evenimentul solicitat;
identificai tipurile de aciuni pentru care se alctuiete ofert de meniuri;
precizai gama sortimental din oferta pentru aciuni fr plasament la mas i s
stabilii categoriile de meniuri propuse pentru aciunile cu plasament la mas;
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
4

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

estimai bugetul conform serviciului de protocol contractat.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
5

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

2. Informaii despre specificul agenilor economici

Stagiul de practic pentru modulul Organizarea serviciilor de protocol clasa

a XIII-a ruta progresiv se desfoar n laboratorul de tehnica servirii (orele de laborator


tehnologic) i la ageni economici din categoria hoteluri restaurante, uniti care au ca
obiect de activitate servicii de cazare, servicii de alimentaie, precum i organizarea de
evenimente (mese festive, aciuni de protocol, evenimente oficiale).

Agenii economici sunt hoteluri restaurante situate n orae n zone centrale,

precum i hoteluri mai mici situate n zone pitoreti (cu acces uor).

Stagiile de practic se pot efectua n cadrul departamentelor: restaurant, bar,

buctrie, serviciul banchete evenimente, locuri care pot furniza elevilor oportuniti de
nvare ce nu pot fi obinute cu uurin n sala de clas sau n atelierul/laboratorul colii.

n ceea ce privete plata i obligaiile sociale, stagiul de pregtire practic nu

se efectueaz n cadrul unui contract de munc. Elevul practicant nu poate pretinde un


salariu din partea partenerului de practic care-l primete n stagiul de pregtire practic,
cu excepia situaiei n care practicantul are statut de angajat. Partenerul de practic poate,
totui, acorda elevului practicant o indemnizaie, gratificare, prim sau avantaje n natur,
cum ar fi: plata transportului de la i la unitate / partener de practic, acces la mas, etc.

Obligaiile elevului practicant fa de agentul economic, pe durata derulrii

stagiului de pregtire practic:


- s respecte programul de lucru stabilit i s execute activitile solicitate de tutore
dup o prealabil instruire, n condiiile respectrii cadrului legal cu privire la volumul i
dificultatea acestora (conform Codului Muncii). n cazul nerespectrii obligaiilor, se aplic
sanciunile conform Regulamentului de organizare i funcionare al unitii de nvmnt;
- s respecte regulamentul de ordine interioar al partenerului de practic. n
cazul nerespectrii acestui regulament, directorul agentului economic (partener de
practic), i rezerv dreptul de a anula convenia referitoare la pregtirea practic, dup
ce n prealabil a ntiinat directorul unitii de nvmnt la care elevul (practicantul) este
nscris ( Art. 263/1 i Art. 264/1 din Codul muncii).
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
6

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

- s respecte normele de securitate i sntate n munc pe care i le-a nsuit de la


reprezentantul partenerului de practic nainte de nceperea stagiului de practic, s aib
echipament de practic adecvat.
- se oblig s nu foloseasc, n nici un caz, informaiile la care are acces n timpul
stagiului despre partenerul de practic sau clienii si, pentru a le comunica unui ter sau
pentru a le publica, chiar dup terminarea stagiului, dect cu acordul respectivului partener
de practic.

3. Modalitatea de organizare a practicii


Stagiul de pregtire practic se desfoar n laboratorul tehnologic sub ndrumarea
profesorului de specialitate i la agentul economic sub ndrumarea profesorului / maistrului
instructor i reprezentantului agentului economic care particip att la instruirea ct i la
evaluarea elevilor. Stagiul de pregtire practic se desfoar timp de 90 ore, pe parcursul a
3 sptmni pe durata unui an colar.
Pentru organizarea stagiului de pregtire practic este important graficul de
desfurare a stagiului de pregtire practic, care cuprinde durata, perioada i locaia (pentru
fiecare elev sau grup de elevi).
Elevii vor avea mult de ctigat n urma acestui stagiu de practic, dar trebuie s fie
pregtii pentru acest stagiu, instruii pe parcursul lui i ncurajai s-i foloseasc
experienele dup ncheierea practicii. Elevii vor avea parte de o pregtire prealabil printr-o
sesiune de grup la coal pentru acoperirea aspectelor de baz privind activitile pe care le
vor ntreprinde la locul de munc. Ei trebuie s afle cui se pot adresa pe parcursul stagiului
de practic (tutore de practic, reprezentant agent economic etc) n situaia n care apar
diferite probleme sau pentru lmurirea unor aspecte.
Monitorizarea practicii la locul de munc se va efectua de ctre profesorul de
specialitate sau maistrul instructor i un tutore desemnat de agentul economic cu care
unitatea colar a ncheiat convenia cadru privind efectuarea stagiului de pregtire practic.
Cadrele didactice vor efectua vizite periodice pe parcursul perioadelor de practic, pentru a
obine feedback din partea tutorilor de practic, pentru a monitoriza activitatea / starea

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
7

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

elevilor i pentru a conveni asupra oricror schimbri legate de aranjamentele cu agentul


economic privind stagiul de practic.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
8

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

4. Recomandri privind respectarea normelor de sntate


i securitatea muncii

Pentru asigurarea unor condiii optime de activitate i pentru prevenirea accidentelor,


se va avea n vedere respectarea legislaiei n vigoare.
Cadrul legislativ:

Legea nr. 319 / 2006 - Legea securitii i sntii n munc.

HG 1425/ 2006- Norme metodologice de aplicarea prevederilor Legii


securitii i sntii n munc nr. 319/ 2006

Legea nr. 307/ 2006 privind aprarea mpotriva incendiilor.

Codul muncii Legea 53 / 2003

ORDIN nr. 55 din 29 ianuarie 1997 privind aprobarea Normelor specifice


de securitate a muncii pentru turism, alimentaie public i transport de
persoane cu instalaii pe cablu;

nainte de nceperea stagiului de practic, partenerul de practic (agentul economic)


are obligaia de a face practicantului instructajul cu privire la normele de securitate i
sntate n munc n conformitate cu legislaia n vigoare. Se va realiza att instructajul
introductiv general, ct i instructajul la locul de munc.
Agentul economic va furniza elevilor informaii eseniale pentru respectarea disciplinei
cu privire la sntate i securitatea muncii; programul de lucru; ansamblul de reguli interne;
factorii de risc specifici activitii i msurile pentru evitarea riscurilor.
Partenerul de practic / agentul economic trebuie s comunice i practicanilor
ansamblul de reguli interne (regulamentul de ordine interioar) pe care l-a adoptat de comun
acord cu sindicatul sau cu reprezentanii de personal din unitate.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
9

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5. Instrumente de lucru necesare desfurrii practicii


Pe parcursul derulrii modulului elevii - participani la desfurarea procesului de
nvare - vor avea urmtoarele sarcini:

studirea bibliografiei aferente coninuturilor tematice;

culegerea materialelor informative;

dezbateri de grup pentru rezolvarea problemelor i gsirea soluiei


corespunztoare;

realizarea de materiale ilustrative, texte, scheme, planuri;

dobndirea de cunotine i abiliti;

respectarea limitelor impuse;

dovedirea abilitilor dobndite;

autoevaluarea.

Pentru a orienta elevul n activitatea sa n timpul stagiului de practic n vederea


formrii competenelor din Standardul de Pregtire Profesional, sunt propuse o serie de
instrumente de lucru (destinate elevului):

jurnalul de practic

fie de observaie

fie de lucru

studii de caz

proiecte / miniproiecte

portofoliul de practic.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
10

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.1. Jurnalul de practic


(se ntocmete pentru o sptmn de stagiu de practic)
Clasa: ___________________
Elev: ____________________
Perioada: _________________
Locaie (Agent economic i departament): ____________________
Modul: ________________________________________________
Tema/ Teme: __________________________________________________________
n jurnalul de practic, elevul va completa urmtoarele informaii:
1. Care sunt principalele activiti relevante pentru modulul de practic pe
care le-ai observat sau le-ai desfurat ?
Activiti observate

Activiti desfurate

2. Ce ai nvat s faci pentru atingerea competenelor?


__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3. Care au fost activitile practice care v-au plcut? Motivai.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4. Ce activiti practice nu v-au plcut? Motivai.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
11

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.2. Fia de observaie nr.1


Activitate: Verific elementele din lista de control pentru derularea discuiei cu clientul
C 2: Planific aciunile de protocol
Pentru a se realiza o planificare strategic a activitii pentru evenimentele contractate
i pentru a se asigura de existena tuturor informaiilor necesare, se parcurge o list de
control (checklist) pentru derularea discuiei cu clientul. Sub supravegherea / ndrumarea
tutorelui de practic, verificai aceast list pentru unul din evenimentele ce urmeaz s se
desfoare n unitatea n care v realizai stagiul de practic i bifai elementele stabilite /
fixate cu beneficiarul (clientul).

Adresa firmei, numr de telefon, numele persoanei de contact

Data ntlnirii

Data la care se dorete organizarea evenimentului

Numr participani

Numr camere (single, duble) de rezervat (cu data sosirii i plecrii)

Spaii necesare(de conferin, salon de restaurant, durata de folosin)

Dotare / echipament tehnic necesar (de baz existent, alte mijloace)

Taxa pentru echipament tehnic

Taxa / chiria spaii (dac nu acestea nu sunt incluse n preul forfetar)

Derularea evenimentului (ora de ncepere, pauza de cafea, prnz, pauza de cafea de


dup-amiaz, cina) i servicii suplimentare (tur de ora, spectacole, ora, durata
etc.)

Restauraie (preparate i buturi)

Prnz, cin: meniu, bufet;

Stabilire exact a serviciilor dorite, propuneri din partea unitii;

Gustare, sup, fel de baz la alegere, desert;

Pauz de cafea, oferta existent;

Buturi n timpul derulrii evenimentului i la mas;

Alte buturi neincluse n preul forfetar/persoan;

Modalitatea de plat (organizator sau participani).


Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
12

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Servicii complementare (excursii, manifestri culturale, sear de adio)

Preuri: pre forfetar cu toate serviciile inclusive (cu listarea acestora), servicii speciale
i taxele suplimentare cerute;

Modalitatea de plat i indicarea termenelor de plat

Codul fiscal;

Termene de renunare / stornare i condiiile impuse.

Observaii ale tutorelui de practic: ___________________________________________


_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
13

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.3. Fia de observaie nr. 2


Activitate: Analizeaz calitatea serviciilor de restauraie pentru evenimentele organizate
C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale
1. Observai i analizai cu atenie unul din evenimentele organizate de agentul economic n
sptmna de stagiu de practic.
2. Dup ncheierea activitii de observare, menionai urmtoarele:
- tipul evenimentului

_________________________________________

- componentele meniului oferit

__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________

- meniul a fost corect ntocmit (n conformitate cu regulile de baz privind redactarea


meniurilor) ?

da

nu.

Justificai rspunsul dat.

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
- asocierea buturilor cu preparatele culinare s-a fcut corect?
da

nu.

Justificai rspunsul dat.

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
- au existat disfuncionaliti n activitatea de servire?
da

nu.

Justificai rspunsul dat.

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
- ce activitate v-a plcut cel mai mult n organizarea acestui eveniment? Justificai.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
14

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.4. Fia de observaie nr. 3


Activitate: Evidenierea condiiilor minime necesare organizrii evenimentelor
C 1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol
1. Observai cu atenie dac sunt ndeplinite condiiile minime pentru organizarea de
evenimente n cazul spaiilor existente n unitatea unde v desfurai stagiul de practic.
2. Dup ncheierea activitii de observare, completai fia de mai jos:
Condiii minime*

Rezultatul observrii
Da sau (); Nu sau (X)

Observaii informaii concrete

Spaii de cel puin 4 m lime, o


suprafa util de cel puin 36
mp;
Iluminat natural i posibilitate de
acoperire a geamurilor;
Iluminat artificial
de min. 300 Lux;
Ventilare adecvat a spaiului;
Zgomot exterior de max. 45 dB;
Cel puin 3 prize n spaiu;
Mobilier (mese, scaune) pentru
cel puin 20 participani;
Decoraiune adecvat: culori
relaxante, flori, instalaii de
aerosoli cu arome florale etc;
Modaliti de amenajare flexibil
a spaiului;
Lista de preuri cu mijloace
disponibile;
Dotare tehnic
* pentru detalii referitoare la condiiile minime, putei consulta fiele de
documentare din Anexa 1 i Anexa 2.
3. Pe baza informaiilor din fia de mai sus, apreciai nivelul calitativ i cantitativ al condiiilor
minime necesare organizrii evenimentelor.
Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic:
_______________________________________________________________________
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
15

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.5. Fia de lucru nr. 1


Activitate: Completeaz fia aciunii pentru un eveniment dat
C 3: Contracteaz aciunile de protocol
Situaie: Pentru evenimentul Banchet de absolvire a facultii la un restaurant de 3
stele, pentru 119 persoane, dup consultarea mai multor variante propuse, reprezentantul
beneficiarului a optat pentru urmtorul meniu:
Cocktail de cruditi
Pstrv nbuit n Riesling, cu smntn
Mixed-grill (muchi de vac, muchi de porc, ficat de viel)
Legume mexicane
Salat verde cu lmie
Melon glace
Petits fours
xxx
Whisky Johnny Walker
Dry Riesling Jidvei
Feteasc Neagr Dealul Mare
Cafea filtru
Vinars Trnave
Ap mineral / plat Dorna
S-au convenit urmtoarele date: ora sosirii invitailor 19 15, ora servirii 1945, ora plecrii 200.
Cerine:
1. Identificai ce alte informaii ar fi necesare pentru completarea corect a Fiei aciunii
pentru evenimentul din situaia de mai sus (putei consulta Anexa 3).
2. Avnd la dispoziie exemplul prezentat n Anexa 4, completai formularul pentru Fia
aciunii pentru evenimentul menionat anterior.
3. Fia aciunii este urmat de ncheierea unui contract cu clauze precise pentru ambele
pri. Completai un contract de acest tip (solicitnd eventuale date suplimentare
tutorelui de practic) avnd un model de contract n Anexa 5.
Atenie: pentru sprijin n completarea fiei i a contractului, putei solicita ajutorul tutorelui de
practic sau a profesorului de specialitate / maistrului instructor.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
16

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL


Formular Fi de aciune

Fia aciunii
Denumire firm:..

Participani:

Organizator..

Sosire: ora .......

Adres..

Acont: lei

Telefon

Termen plat acont:

Data eveniment.

Pre total/cuver lei

Salon ..

TVA %

Tip eveniment:
Meniu

Aranjarea slii

Pre

Servire: ora ........

Data ..
Servicii oferite

TOTAL

Pre

Lei ..

Cerine speciale

De transmis la:
Client
Departament
Control financiar
Buctar ef
Recepie hotel
Concierge

Director general
Asistent manager
Director restaurant
ef aprovizionare
Prezenta constituie confirmarea dumneavoastr i contractul pentru evenimentul ce urmeaz a fi
organizat.
Numrul exact al participanilor la mas trebuie s ne fie comunicat cu cel puin 48 ore nainte de data
fixat pentru eveniment.
Plata se va face ntr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul.
V rog s semnai i s ne restituii o copie.
Semntura

Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic:


__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
17

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.6. Fia de lucru nr. 2


Activitate: Completeaz fia de rezervare pentru un eveniment dat
C 3: Contracteaz aciunile de protocol
Pentru evenimentul care urmeaz s se desfoare la finalul sptmnii de stagiu de
practic la agentul economic (unde v desfurai practica), clientul a confirmat rezervarea
restaurantului. nainte de ncheierea contractului cu clauze precise pentru ambele pri,
trebuie completat fia de rezervare.
Cerine: 1. Analizai formularul pentru Fia de rezervare i identificai informaiile ce trebuie
s le solicitai tutorelui de practic.
2. Completai Fia de rezervare pentru evenimentul menionat dup solicitarea
informaiilor identificate la punctul 1. Atenie: pentru sprijin n completarea fiei, putei solicita
ajutorul tutorelui de practic sau a maistrului instructor.
Formular Fi de rezervare

RESTAURANT:

FI DE REZERVARE
DATA MANIFESTRII

PRNZ

NATURA MANIFESTRII:

BANCHET

SEMINAR

SEARA

TOAT ZIUA

COCTEIL

NUMELE SOCIETII: ______________________

TEL.: ___________________________

NUMELE RESPONSABIL_____________________

E-MAIL ______________________ FAX ___________

ADRESA SOCIETII SAU RESPONSABIL: __________________________________________________


FACTURARE:
NUMR PERSOANE
CONDIII DE PRE
MENIU SAU FORMULA COCTAIL

ACONT:
SALON

DETALII MISE-EN-PLACE
MASA DE ONOARE
FORMA MESELOR
PLANUL MESELOR
PLASAMENTUL LA MAS
BRISTOLURI
DECORAIA FLORAL
DATA CERERII
MOD DE REZERVARE

TELEFON

ORA:
BUTURI
APERITIVE
VINURI
RCORITOARE
PAUZ
MATERIAL

OPIUNE
E-MAIL

VIZIT

CONFIRMARE
CURIER

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
18

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.7. Fia de lucru nr. 3


Activitate: Selecteaz preparate culinare adecvate tipului de aciune de protocol
C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale
Cocteilul este o aciune de protocol la care invitaii stau n picioare i se servesc
singuri cu buturi de la barurile organizate i cu preparate de la masa bufet.
n tabelul urmtor, pe prima coloan este prezentat o parte din oferta de preparate
culinare a unui restaurant (atenie: preparatele sunt n ordine alfabetic, nu pe grupe de
preparate). innd cont de particularitile cocteilului, selectai preparate adecvate din prima
coloan n coloana a doua din tabel pentru 3 variante de meniu pentru cocteil.
Preparate culinare
Budinc cu costi i ciuperci

Meniuri pentru cocteil


Meniu nr. 1 pentru cocteil

Canapele cu ciuperci
Ciuperci umplute
Consomme dublu cu pai parmezan
Corbioare cu pate de ficat
Crem de sparanghel
Cruton cu brnz i anoa
Escalop de porc cu lmie i miere

Meniu nr. 2 pentru cocteil

File de alu cu sos de scoici de ru


Frigrui din ardei gras i brnz
Ou cu roii i anoa
Salata berlinez
Salat de cartofi
Sparanghel cu sos olandez
Tartine cu cacaval

Meniu nr. 3 pentru cocteil

Tartine cu icre negre


Tartine cu sardele pe felii de lmie
Tocan de ra cu gogoari
Tocan din muchi de vac
Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic:
_______________________________________________________________________
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
19

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.8. Fia de lucru nr. 4


Activitate: ntocmirea meniurilor pentru aciuni cu plasament la mas
C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale
Se d componena pentru un meniu comandat (n prima coloan din tabel):
Componena meniului
1. Ap mineral

Preparate i buturi ordonate corect*

2. Cabernet Sauvignon
3. Cafea
4. Cartofi natur
5. Chifle
6. Escalop de porc Zingara
7. Muschi ignesc
8. Papanai cu dulcea
9. Pinot Gris
10. Roii umplute cu past de brnz
11. Salat de varz
12. Saramur de crap
13. Sup de pasre cu glute
14. Tartine cu icre
15. Vodca
Cerine :
1. Ordonai preparatele si buturile din meniu n ordinea servirii (* n coloana a doua din
tabel);
2. Verificai dac s-a realizat corect asocierea buturilor cu preparatele culinare;
3. Specificai tipurile de aciuni cu plasament la mas, la care se poate recomanda
meniul prezentat mai sus.
Observaii ale maistrului sau tutorelui de practic:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
20

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.9. Studiu de caz


Activitate: Identificarea tipurilor de evenimente pentru care sunt amenajate diferite
spaii
C1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol
1. Observai cu atenie imaginile urmtoare i identificai tipurile de evenimente pentru care
sunt destinate spaiile respective (prin amenajare, dotare etc). Putei consulta fiele de
documentare privind condiiile minime necesare pentru organizarea de

evenimente i

aranjarea spaiilor pentru evenimente (Anexa 2, Anexa 7).

2. Ce alte modaliti de aranjare a spaiilor/ saloanelor ai ntlnit n unitile n care v


desfurai stagiul de practic?
3. Care este oferta de spaii pentru organizarea de evenimente n unitile n care v
desfurai stagiul de practic?
4. Prezentai oferta de spaiu pentru unul din evenimentele care se pot organiza n unitatea
n care v desfurai stagiul de practic (putei folosi ca model ofertele din Anexele 8 i 9).
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
21

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.10. Miniproiect nr. 1


Activitate: Evidenierea facilitilor pentru organizarea de evenimente
C 1: Identific tipurile de evenimente pentru care se organizeaz protocol
Pentru promovarea unitii / agentului economic unde v desfurai stagiul de
practic i, n acelai timp pentru a v forma anumite competene, tutorele de practic v
solicit s realizai un miniproiect cu tema Oferta unitii privind
organizarea de evenimente sub forma unui pliant de prezentare a
facilitilor pentru organizarea de evenimente, care va conine detalii despre
toate facilitile existente, precum:
o copert cu sigla, denumirea i i adresa unitii;
o scrisoare din partea managerului de evenimente adresat clientului;
o list a spaiilor (sli, saloane) disponibile, cu detalii privind numrul de locuri raportat
la diferite tipuri de evenimente (dejun sau dejun oficial, dineu, recepie cu bufet, sal
de conferin / reuniune amenajat tip teatru etc)
planurile slilor cu indicarea dimensiunilor;
propuneri de meniu pentru dineu, bufet, ntlniri de afaceri etc;
echipamentul audio-video disponibil;
oferta de cazare (camere disponibile) pentru participanii la eveniment;
vederi color ale slilor oferite pentru organizare de evenimente etc.

Cerine:

miniproiectul va fi realizat n echipe de 2-3 elevi (aa cum suntei repartizai la

agentul economic n stagiul de practic);

rezultatele miniproiectului vor fi prezentate att la agentul economic ct i n

faa colegilor de clas i a profesorului de specialitate i/sau a maistrului instructor;

pe baza urmtoarei fie v putei autoevalua miniproiectul i munca

desfurat pentru realizarea acestuia.


Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
22

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Fi de autoevaluare a proiectului
Organizarea propriei nvri
Am identificat scopurile
Mi-am definit sarcinile
Realizarea eficient a proiectului n echip

Am sugerat noi direcii i idei


M-am oferit voluntar cnd trebuia ndeplinit o sarcin
Cutarea informaiilor
Am pus ntrebri
Am cutat elemente pentru proiect
Am solicitat clarificri din partea profesorului i colegilor
Identificarea resurselor
Am gsit i valorificat resurse
Am oferit fapte i opinii celorlali membri ai echipei
ncurajarea membrilor echipei
Am rspuns entuziast celorlali
Am invitat orice coleg s participe
I-am determinat pe ceilali s se simt bine
Faciliteaz
discuiile
am ajutat la stabilirea prioritilor i la crearea direct
am ajutat la distribuirea sarcinilor
am ajutat la identificarea schimbrilor necesare i am ncurajat producerea
acestor schimbri
ntreab
am stimulat discuiile pentru a afla diferite puncte de vedere
am eliminat ideile nevaloroase
Rezolvarea problemelor :
am propus munca difereniat
am cutat soluii alternative
am ajutat echipa s ia decizii corecte
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
23

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.11. Miniproiect nr. 2


Activitate: Identificarea tipurilor de aciuni pentru care se alctuiete ofert de meniuri
i a categoriilor de meniuri propuse aciunilor cu plasament la mas
C 4: Particip la alctuirea ofertei pentru mese festive i oficiale

n cadrul stagiului de practic desfurat la agentul economic, vei identifica tipurile de


aciuni pentru care se alctuiete oferta de meniuri, n cadrul evenimentelor organizate n
unitile de alimentaie, apoi vei realiza o minibrour cu categoriile de meniuri identificate
pentru aciunile cu plasament la mas, precum i o prezentare Power Point cu rezultatele
miniproiectului.
Cerine:

miniproiectul va fi realizat n echipe de 2-3 elevi (aa cum suntei repartizai la

agentul economic n stagiul de practic);

miniproiectul va fi prezentat, n echip, celorlali colegi de clas i profesorului

de specialitate i/sau a maistrului instructor, pentru a fi evaluat;

pe baza fiei cuprinse n cadrul instrumentului de lucru de la subpunctul 5.10,

v putei autoevalua miniproiectul i munca desfurat pentru realizarea acestuia.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
24

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

5.12. Portofoliul de practic


Portofoliul de practic poate fi utilizat c instrument de evaluare a atingerii
competenelor de ctre elev, mpreun cu fia de observaie a activitii elevului ntocmit de
ndrumtorul de practic (profesorul de specialitate/ maistru instructor / tutore de practic).

Portofoliul de practic va cuprinde:


jurnalul de practic
fie de observaie
fie de lucru
studii de caz
rezultate ale proiectelor / miniproiectelor
fie individuale pe o tem de practic
fie de observaie a activitii elevului pe durata derulrii practicii
documentaii tehnice
fie de evaluare (concepute de ndrumtorul de practic)
aplicaii etc

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
25

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

6. Organizarea evalurii
Procesul de evaluare pe parcursul anului i evaluarea final trebuie s urmreasc
gradul de dobndire a competenelor i nu nivelul de cunotine acumulate. Cunotinele
tiinifice nu reprezint dect cadrul n care se dezvolt competenele. Astfel, evaluarea va
urmri msura n care elevul a dobndit competenele cerute, conform criteriilor de
performan din Standardul de Pregtire Profesional i respectnd condiiile de aplicabilitate
impuse. Se va aplica o evaluare continu, de tip formativ, iar la finalul modulului, de tip
sumativ, pentru verificarea atingerii competenelor.
Criteriile specifice de evaluare vor fi preluate din Standardul de Pregtire Profesional
de ctre profesor i prezentate elevului. Elevul poate fi integrat n evaluarea activitilor sale,
consolidnd astfel, capacitatea de a se autoevalua i mrind gradul de transparen a
acordrii notelor.
Evaluarea final (sumativ) a competenelor trebuie realizat n concordan cu
precizrile incluse n Standardul de Pregtire Profesional.
Evaluarea pe parcursul anului (formativ) se realizeaz prin diverse tipuri de probe de
evaluare (orale, scrise, practice), n funcie de specificul competenei.
Pe parcursul anului, elevul trebuie s fie supus evalurii prin probe de evaluare diferite,
n momente diferite, iar rezultatul final al evalurii (atingerea competenelor) va avea n
vedere progresul realizat de acesta.
Pe parcursul unei sptmni de practic la agentul economic, elevului i se va nmna
o fi de lucru n care i se specific activitile care vor fi evaluate. Activitile supuse evalurii
sunt criteriile de performan i condiiile de aplicabilitate ale competenei evaluate.
Ca instrumente de evaluare se pot folosi:
o fie de observare
o fie de lucru
o fie de autoevaluare
o portofoliile
o prezentarea practic i oral a proiectelor etc.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
26

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Orice alt material elaborat de ctre elev sau utilizat de ctre profesor pentru evaluare
poate constitui o dovad a evalurii competenelor elevului.
Rezultatele activitilor desfurate i ale evalurilor, colectate att de ctre
ndrumtorul de practic, ct i de ctre elev, trebuie strnse i organizate ntr-un anumit loc,
astfel nct informaiile s poat fi regsite cu uurin.
Pentru elevi, aceste tipuri de dovezi, alturi de alte experiene pe care le pot avea n
timpul stagiului de practica la ageni economici, pot fi colectate ntr-o map a elevului.

Mapa elevului ar putea conine:

Rezultate ale lucrrilor de evaluare efectuate pentru teme din domeniul profesional
sau abiliti cheie;

Rezultate ale activitilor de autoevaluare i dovezi ale discuiilor care au avut loc;

Opiniile elevilor privind activitile desfurate;

Planuri de aciune /evaluri /activiti viitoare planificate i efectuate de ctre elev;

Comentarii ale profesorului privind atitudinea i rezultatele elevului.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
27

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexe

Anexa 1 Fia de documentare nr. 1 - Tipuri de evenimente - condiii necesare


Anexa 2 Fia de documentare nr. 2 Condiii minime necesare pentru organizarea de
evenimente
Anexa 3 Fia de documentare nr. 3 Contractarea aciunilor de protocol
Anexa 4 Fia de documentare nr. 4 Fi Contract de aciune
Anexa 5 Fia de documentare nr. 5 Model de contract cadru pentru organizarea de
evenimente
Anexa 6 Fia de documentare nr. 6 Tipuri de evenimente care se pot organiza
Anexa 7 Fia de documentare nr. 7 Aranjarea spaiilor pentru evenimente
Anexa 8 Fia de documentare nr. 8 Oferta de spaii i servicii pentru conferin/ prelegere
Anexa 9 Fia de documentare nr. 9 Oferta de spaii i servicii pentru seminar / ntlniri de
afaceri

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
28

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 1 - Fia de documentare nr. 1

Tipuri de evenimente - condiii necesare


Organizarea de evenimente: reuniuni, congrese, conferine, simpozioane, seminarii etc
joac un rol important n activitatea din hoteluri i restaurante.
Condiiile necesare pentru a concura cu succes pe piaa organizrii de evenimente pot
fi ierarhizate astfel:

Condiiigenerale
generale
Condiii

Organizareperfect
perfect
Organizare
Echipamentmodern
modernpentru
pentruderulare
derularede
deconferine,
conferine,
Echipament
seminarii
seminarii
Serviciiperfecte
perfecte
Servicii
Oferta
gastronomica
adecvata
Oferta gastronomica adecvata
Calitatesuperioar
superioaraaofertei
ofertei
Calitate
Existena
unor
spaii
pentru
expoziii
Existena unor spaii pentru expoziii

Amplasament
Amplasament

Accesuor
uordin
dinpunct
punctde
devedere
vedererutier
rutier
Acces
Ambiannatural
naturalatractiv
atractiv
Ambian
Zon
geografic
central
Zon geografic central
Obiectiveturistice
turisticeatractive
atractive
Obiective
Ora
turistic
renumit
Ora turistic renumit

Modulprin
princare
careaa
Modul
fost
selectat
fost selectat
locaia
locaia

Recomandare
Recomandare
Ghidturistic
turistic
Ghid
Ageniede
deturism
turism
Agenie
Pres
de
specialitate
Pres de specialitate

Pentru derularea optim a unui eveniment, se impune o mare flexibilitate din partea
personalului i deci, gsirea unor soluii rapide n caz de disfuncii inerente.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
29

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 2 - Fia de documentare nr. 2

Spaii de cel puin 4 m lime, 2.5 m nlime, o suprafa util de cel puin 36 mp;
Iluminat natural i posibilitate de acoperire a geamurilor (ntunecarea ncperii);
Iluminat artificial de min. 300 Lux;
Ventilare adecvat a spaiului (aer condiionat);
Zgomot exterior de max. 45 dB;
Cel puin 3 prize n spaiu;
Mobilier (mese, scaune) pentru cel puin 20 participani;
Decoraiune adecvat: culori relaxante, flori, instalaii de aerosoli cu arome florale etc;
Modaliti de amenajare flexibil a spaiului: glasvand pe ine, perei mobili, paravane,
suporturi metalice pe care se pot aga table, panouri, flipchart, ecran etc;
Lista de preuri cu mijloace disponibile;
Dotare tehnic: retroproiector cu lamp de rezerv, ecran de proiecie, instalaie de proiecie
audio video, tabl, flipchart cu hrtie i markere, tablou de afiaj, aparat de fotocopiat , laser
pointer, microfoane cu sau fr fir, telefon, fax, internet etc.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
30

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 3 - Fia de documentare nr. 3


CONTRACTAREA ACIUNILOR DE PROTOCOL
Rezervarea aciunii se face ca urmare a rspunsului clientului la o ofert.
Rspunsul trebuie fcut n scris, cu menionarea acceptrii condiiilor evenimentului (condiii
de desfurare, suma de plat aferent serviciilor efectuate, modaliti de plat).
ncheierea contractului dup efectuarea rezervrii ferme (cerere oferte confirmare), se pregtete un contract n care se stabilesc obligaiile fiecrei pri. Se pltete
eventual un avans n baza contractului.
Pentru buna desfurare a evenimentului, se alctuiete fia aciunii n care se noteaz
toate detaliile evenimentului.

Data
aciunii

Coordonatel
e societii

solicitante

Modalitatea
de plat

Numele
persoanei
de contact

Descrierea
prestaiilor
cerute de
client

Orele ntre
care se va
desfura
evenimentu
l

Numrul de
persoane
confirmate

FIA
ACIUNII

Avansul
virat

Locul n
care are loc
manifestarea

Detalii
referitoare
la aranjarea
slii

Detalii
despre
preul
meniului

Detalii
referitoare
la
suplimentele

servite

Detalii
referitoare
la meniul
agreat

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
31

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Toate schimbrile survenite la cererea clientului vor fi notate n Fia cu modificri, care
va fi semnat de managerul de eveniment. Att Fia aciunii ct i Fia cu modificri vor fi
completate pentru fiecare eveniment n parte, iar facturarea clientului se va face n funcie de
datele menionate n aceste dou documente.
Fia aciunii trebuie completat cu mult rigoare la toate rubricile pe care le include,
eventualele erori putnd duce la eecul aciunii. Numrul de exemplare n care se ntocmete
fia aciunii depinde de sectoarele care vor fi implicate n derularea acesteia.
De exemplu:

Originalul cu prima copie sunt expediate clientului pentru a confirma comanda sa,

prima copie semnat de client se constituie ca un veritabil contract de vnzare i va fi trimis


napoi la unitate;

A doua copie la directorul de hotel i/ sau la recepie, pentru rezervarea

saloanelor i facturare;

A treia copie la serviciul Banchete pentru organizarea aciunii;

A patra copie la buctrie pentru a planifica i realiza producia;

A cincea copie la directorul de restaurant sau la asistentul acestuia;

A asea copie la serviciul comercial (aprovizionare) sau control restauraie.

n funcie de categoria unitii hoteliere, de importana aciunii, copiile suplimentare pot fi


prevzute i pentru alte departamente: bar de serviciu, laborator cofetrie, serviciul
stewarding, tehnic, financiar.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
32

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 4 - Fia de documentare nr. 4


Fi Contract de aciune
Fi Contract
Denumire firm:..
Organizator..
Adres..
Telefon
Data eveniment.
Salon ..
Tip eveniment: Dineu cu dans
Meniu
Aranjarea slii
nchiriere salon
Consomm dublu
Flori
Pai parmezan
Suport lumnri
File de calcan
Maestru ceremonii
Spoturi lumini
Muchi de vac
Formaie
de muzic
Wellington
Garnitur de
legume
Ananas cu kirsch
Cafea
Lei
(fr TVA)

Pre
Inclusiv

Participani: aprox. 200


Sosire: ora 19,30 Servire: ora 20,00
Acont: lei
Termen plat acont:
Pre total/cuver lei
TVA %
Data ..
Servicii oferite
Pre
Mas bufet / tacmuri

20 x . lei

Inclusiv
Lei

Masa formaiei de muzic


Pian
Casete muzic
Microfon
Cabaret
Prjituri / tort

8 x . lei
Inclusiv
Inclusiv

List de meniu
Plan de mas tiprit
Cartoane de primire
Ring de dans
Pupitru
Proiector
Tabl / flipchart
Fotograf
Vestiar
TVA
Factura nr.
TOTAL

Lei
Inclusiv
Inclusiv
Inclusiv

Inclusiv
.. %
2430
Lei ..

Cerine speciale
Cafea ..
Ceai ..
Vinuri:
Lichioruri ..
igarete

Toate buturile i igrile vor fi pltite


cash de fiecare invitat individual.
Prelungire program pn la ora
Fr mas de onoare
20 x 10 cuvere,
4 meniuri vegetariene, nr. mesei i
numele invitailor urmeaz a fi
notificate
De transmis la:
Client
Departament
Control financiar
Buctar ef
Recepie hotel
Concierge

Director general
Asistent manager
Director restaurant
ef aprovizionare
Prezenta constituie confirmarea dumneavoastr i contractul pentru evenimentul ce urmeaz a fi
organizat.
Numrul exact al participanilor la mas trebuie s ne fie comunicat cu cel puin 48 ore nainte de
data fixat pentru eveniment.
Plata se va face ntr-un interval de 14 zile de la data la care a avut loc evenimentul.
V rog s semnai i s ne restituii o copie.
Semntura
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
33

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 5 - Fia de documentare nr. 5


Model de contract cadru pentru organizare de evenimente

CONTRACT
PENTRU CONGRESE, CONVENII & INCENTIVE*
PRILE CONTRACTANTE

HOTELUL+ RESTAURANTUL

AGENIA DE TURISM

Numele companiei / societii

Numele companiei / societii

Adresa

Adresa

Tel :
Fax :
e-mail :
Certificat de clasificare

Tel :
Fax :
e-mail :
Licena, numrul i categoria:

numrul / anul :
Cod fiscal:
Contul i banca prestatorului
Coordonatorul aciunii
-numele i funcia

Cod fiscal:
Contul i banca ageniei de turism
Coordonatorul aciunii
-numele i funcia

SCOPUL CONTRACTULUI
- Pentru furnizarea serviciile menionate n continuare pe capitole i subcapitole
Toate serviciile solicitate vor fi marcate n csu, respectiv prin bifare cu X sau se vor trece chiar
numr, date concrete etc, iar n addendum se va face explicitarea in extenso a tuturor serviciilor solicitate.

Acest contract se bazeaz pe prevederile Codului de Practici FIHR / ANAT (2002),

I IDENTIFICAREA ACIUNII (DENUMIREA GRUPULUI)

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic

This Contract is based on the IH&RA / UFTAA Code of Practice (1999) and article numbers quoted therein refer to
the corresponding articles.

34

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL


Programul
complet
manifestrii

orarul

Numrul de persoane

Datele de sosire / plecare

Simbol aciune /
Cod rezervare grup

Perioada (sezonul)

.......................................................
.............

II PROCEDURI DE DECONTARE / FACTURARE


Data limit impus pentru plat

Verificarea final / bun de plat

Depozit de garanie solicitat

Garanii pentru mese / buturi

Politici de anulri*

Taxe de neprezentare / no show *

Termenul limit de decomandare

Pli prin banc, cri de credit etc

Cont principal pentru plata serviciilor


agreate
(Master Account)

Costuri telefonice + fax + internet /


modalitate de plat

Cont secundar pentru plata altor


servicii

..........................................................

* Anexele 4 i 5

* Art. 14, 15, 16

III ORGANIZAREA
Buget estimat (se trece n addendum)
Recepie separat pentru
delegai
Acces la Business Centre

Asigurarea aciunii la o companie de


asigurri
Punct informaii turistice

primire

.....................................................

Security i / sau escort pentru VIP

.....................................................

IV CAZARE
Politica de sosiri / plecri/ decomandri

Rezervare de camere

Amenities (materiale gratuite n camere)


Rooming list
Accesibilitate pentru persoane cu
handicap
Taxe suplimentare pentru transport
bagaje

Gratuiti i upgrade
Camere fumtori / nefumtori

V SLI DE CONFERINE / DE TRATATIVE / CEREMONII

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
35

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL


Sli de conferine (dimensiuni/ numr)
Sli de tratative /ateliere (workshop)
(dimensiuni/ numr)
Spaiu de expoziie (suprafaa)
Salon special pentru dejunuri /Dineu de
gal
Zon de repaus pentru VIP
ncpere Centru pres
Scen sau podium (subliniai)

Aranjarea / dispunerea slilor


Aranjarea locurilor / scaunelor
Aranjamente masa prezidiu
Decorarea slilor
Podium
vorbitori

special

pupitru

pentru

Garderob / Vestiar

Flipchart

Desk recepie nregistrare delegai /


informaii
Secretariat (nr. ncperi)

Table de scris albe / negre

Izolare fonic

Ring de dans

Indicatoare / marcare sli

Spaii de depozitare pentru


diverse
Aviziere / locuri afiaj

Numr de mas

Acoperitori / fee de mas speciale

....................................................

Cartoane cu nume membrii din


prezidiu

....................................................

Ecrane fixe

Drapele i / sau steaguri la mese

...................................................

Computere
(subliniai)

i/sau

VI ECHIPAMENT AUDIO VIZUAL / COMUNICAII


imprimante
Microfoane fr fir

Fotocopiatoare simple i/sau


profesionale
Faxuri
Linii telefonice directe

Microfoane pe stativ n sal


Microfoane pupitru vorbitori / mese/
prezidiu
Microfoane de rever / tip TV

IDD / ISDN

Camer video/ videorecorder

Telefoane de circuit intern


Echipamente complete de
traducere simultan

Televizoare / large screen TV


Proiector LCD

Cabine insonorizate pentru traduceri


simultane

Videoproiector

Sistem de iluminare

Retroproiector

Mese / stative pentru proiectoare

Drepturi de autor / copyright fees

Hyperlink ntre site-ul organizatorului i


al hotelului

Adaptoare pentru echipamente aduse

Indicator (lantern) cu laser

UPS-uri
...................................................

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
36

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL


....................................................

Sistem vot interactiv

...................................................

Proiector de film pe 16 / 35 mm
Verificare i confirmare voltaj /frecven
etc

VII ALTE PRESTAII


Ceremonie de tiere a panglicii

Dcor floral mese / prezidiu / scen

Livrarea materialelor
delegailor

Decorarea spaiilor

camerele

Huse festive pentru scaune banchet/


gal

Pungi/ sacoe promoionale eveniment


Cadouri personalizate n camerele de
hotel

Package-uri / aranjamente speciale la


alte hoteluri sau asimilate

VIII TRANSPORT
Autocare sau limuzine gratuite

Tururi pre&post aciune

Transport navet

Parking alocat / nr. locuri

Tur de ora

....................................................

Transport n comun / curse speciale

....................................................

IX ALIMENTAIE (PREPARATE / BUTURI)


Mic dejunuri / dejunuri / cine

Sticle de ap la pupitrul vorbitorilor

Gustri

Sticle de ap n slile de edine

Cocteiluri

Mas pentru interprei / soliti

Recepie de bun venit

Meniuri
vegetariene
(vegetarian, kosher)

Dineu de gal

Tax de servire a buturilor

Degustare gastronomic / de vinuri

....................................................

Pauze cafea (coffee breaks)

....................................................

Aperitive/vin/ampanie/digestive/

speciale

...................................................

prjituri/torturi/foietaje

X PERSONAL / RESURSE UMANE

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
37

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL


Maestru de ceremonii

Fotografi

Tehnician audio-vizual

Recepioneri

Translatori / traductori

....................................................

Animatori

....................................................
.....................................................

Serviciu de hostess

XI DISTRACIE / ENTERTAINMENT
Orchestr simfonic / de camer

Pian

Muzicieni de acompaniament/cor

Disk jokey (DJ)

Live show

Comici

Formaie de muzic uoar

Karaoke
.....................................................

Dansuri folclorice

.....................................................

Cntrei

XII TIPRITURI / PAPETRIE


Tiprirea programelor

Invitaii tiprite

Mape pentru documente/seminarii

Bilete tiprite

Materiale de scris (hrtie, creioane,


pixuri etc)

.....................................................
.....................................................

Bannere
PENTRU HOTEL+RESTAURANT
Numele i prenumele
persoanei autorizate ...........................................
Semntura
tampila
Data

PENTRU AGENIA DE TURISM


Numele i prenumele
persoanei autorizate ...........................................
Semntura
tampila
Data

* Acest contract-tip a fost elaborat de F.I.H.R. & A.N.A.T. ca Anex la Codul de Practici privind Relaiile
Contractuale dintre Hoteluri i Ageniile de Turism.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
38

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL


Prestatorul i agenia de turism vor specifica n scris, ca addendum la acest contract-tip, orice
element care vine s clarifice n mod neechivoc, orice prestaie solicitat, cum ar fi:
Programul / datele ntre care se desfoar manifestarea, datele ntre care se solicit cazarea, structura
camerelor- single, duble, apartamente, numr de gratuiti acordate; zilele i orele n care vor fi utilizate fiecare
dintre slile i echipamentele solicitate, dotri suplimentare solicitate, cine, cnd i ce cadouri pune n camere i
cine le furnizeaz etc.
Numrul de ncperi/sli solicitate; pentru fiecare ncpere solicitat: suprafee, capaciti, numrul de
persoane, tipul de dispunere a scaunelor, spaii adiacente necesare i modaliti de securizare a acestora etc.;
Caracteristici i/sau performane cerute pentru fiecare din echipamentele solicitate i numrul acestora,
pe fiecare secven a manifestrii i intervalul de timp etc;
Meniurile i buturile ce vor fi servite pentru fiecare tip de aciune/secven n program, tipurile de
meniuri speciale solicitate, cantiti, numr de porii, orele de ncepere i durata trataiilor/ meselor etc;
Modele/mostre de tiprituri sau altele similare care vor fi furnizate de hotel, cantiti pentru fiecare,
termene de livrare, logo-uri sau texte ce vor fi tiprite, inserate pe bannere, pungi etc;
Steaguri / drapele: pentru ce ri, numr, perioada de arborare/ instalare pe mese etc;
Tipul, capacitatea i orarul mijloacelor de transport ce vor fi asigurate de hotel;
Lista nominal a reprezentanilor organizatorului / ageniei de turism sau a unor teri cu care va lucra,
persoanele mputernicite s modifice, s comande n plus cantiti, servicii etc sau s decomande n timp util,
fr penaliti, cantiti/ meniuri sau servicii etc;
Lista nominal (Rooming list) a clienilor delegai la cazare i tipul de camere solicitate, a celorlali
delegai i elemente de identificare prin ecusoane etc;
Msuri speciale de securitate pentru VIP delegai sau invitai - i lista acestora, furnizat de agenia de
turism /organizator
Programul detaliat pe ore, numr de participani pe fiecare secven etc;
Plata:
1. Din contul principal (Master Account): se va specifica pentru care servicii se va face de organizator/
agenie de turism (cazare, mesele comandate i buturile aferente pe baz de meniuri, nchirierea
slilor i /sau a echipamentelor, telefoane, faxuri, e-mail sau internet, mijloacele de transport ale
hotelului sau de la teri angajate de hotel, personal extern adus de hotel: hostesses, translatoriinterprei, security etc)
2. Parial sau total a unor prestaii (extras: servicii suplimentare solicitate de organizatori sau
delegai, cine semneaz acceptarea la plat din partea reprezentanilor organizatorului i specimene
de semnturi ale acestora etc)
3. Care sunt serviciile care se achit direct de delegai / clienii hotelului
4. Numele i prenumele persoanei care d bun de plat facturii finale, dup centralizarea notelor de
plat / ncheierea aciunii;
5. Cuantumul i / sau suma efectiv a garaniilor pentru fiecare dintre costurile implicate pentru:
cazare, mese, buturi, nchiriere echipamente i servicii sau personal auxiliar adus din exterior,
bilete de spectacole sau altele procurate de hotel, aranjamentele florale, decoraiuni speciale pentru
eveniment, bannere, mijloace de transport etc;
6. Data limit pentru plata serviciilor furnizate, pe baz de factur (n 7 zile, 14 zile)
7. Termenele limit pentru decomandri: separat pentru cazare i separat pentru cele menionate la
punctul 5 de mai sus.
Prile agreeaz c cele menionate ca explicaii sunt orientative i consimt s treac n addendum orice
alte elemente care sunt cuprinse n textul Codului de Practici i/sau n anexele sale sau combinate cu contractul
hotelier i care, coroborate cu: date, schie de amplasament sau suprafee, cantiti, specificaii pentru
echipamente, colaboratori externi etc s contribuie la reuita aciunii i evitarea nenelegerilor ulterioare, care
pot genera conflicte / arbitraje sau procese n instan etc.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
39

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 6 - Fia de documentare nr. 6

Tipuri de evenimente care se pot organiza

CONGRESUL manifestare cu caracter informativ, de la 100 la 1000 persoane,

durnd ntre 2 sau 3 zile. Restauraia se ocup de organizarea banchetelor, a meselor


principale, a pauzelor.

REUNIUNE manifestare cu caracter comercial, promoional, publicitar sau informativ,

grupnd de la 30 la 150 persoane. Durata evenimentului trece rar de 3 zile. Restauraia


asigur mesele principale, eventual cocteiluri i punerea la dispoziie permanent de buturi
(bar deschis).

CONFERIN reuniune n cursul creia o persoan trateaz un subiect, fr

participarea activ a publicului, acesta fiind doar auditoriu.

COLOCVIU reuniune animat de experi, cu un subiect dat, durnd mai multe zile.

SEMINAR se constituie ca o reuniune de lucru. Avnd o durat de la 3 la 5 zile,

restauraia asigur mesele principale i pauzele cu rcoritoare.

SIMPOZION un grup de experi discut ntre ei despre un subiect n faa publicului,

care este astfel informat despre implicaiile acestuia.

DEJUN OFICIAL / DINEUL DE GAL se organizeaz cu prilejul unor vizite la nivel

nalt, n prezena unor personaliti marcante din viaa social, oameni de afaceri, de art etc.
particip un numr mai mic sau mai mare de invitai, n funcie de interesele organizatorilor ,
de posibilitile concrete ale unitii. Dejunul se desfoar n intervalul 12,00 15,00, iar
dineul n intervalul 18,30 21,30, durata fiind n medie de de dou ore. inuta osptarilor,
calitatea preparatelor i a serviciilor trebuie s fie la nivelul maxim al exigenei.

LUNCH semnific o mas uoar, luat la ora prnzului.

COCTEIL se organizeaz cu ocazia prezenei unor delegaii strine, inaugurarea

unor firme sau a altor obiective economice, sociale, culturale, n cinstea participanilor la
diferite congrese tiinifice, manifestri culturale etc. Aciunea se organizeaz la cererea
beneficiarilor la dejun sau la cin. n funcie de numrul participanilor i dorina
organizatorilor, cocteilul poate dura o or sau chiar mai mult. Invitaii stau n picioare i se
servesc singuri cu buturi de la barurile organizate i cu preparate de la masa bufet.
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
40

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

BANCHET este o mas care reunete un numr mare de invitai (de la 15 pn la

1000 sau chiar mai mult), crora li se servete acelai meniu. De obicei dureaz circa 2 ore
(timp destinat pentru servirea preparatelor).

RECEPIE desemneaz o manifestare cu caracter festiv i de nalt nivel, n cursul

creia se servesc preparate i buturi de o calitate deosebit. Se organizeaz n aceleai


mprejurri ca i cocteilul, dar i la aciuni mult mai importante: ziua naional, n cinstea unor
delegaii strine la nivel nalt. De asemenea, numrul invitailor este mai mare, gama
sortimental mult mai bogat i variat, poate dura mai mult, n funcie de dorinele
organizatorilor. La fel ca i la cocteil, invitaii se servesc singuri de la barurile aranjate n salon
i de la masa bufet. La recepie se pot organiza mese cu plasament (farfurie suport i
tacmuri), dar invitaii rmn tot n picioare.

CUPA DE AMPANIE se organizeaz cu ocazia unor acorduri protocolare,

economice, conferine de pres, aniversare unor instituii sau firme, premierea sportivilor etc.
Se ofer ampanie i, eventual picoturi. Aciunea n sine este relativ simpl: osptarii poart
tvile cu flutele sau cupele de ampanie i picoturile aezate pe farfurii de desert. inuta
osptarilor este este aceeai ca i la cocteil. Dup servire osptarii se retrag i revin pentru a
debarasa.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
41

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 7 - Fia de documentare nr. 7

ARANJAREA SPAIILOR PENTRU EVENIMENTE


Tipul
evenimentului

Alegerea variantei optime

Numrul de
persoane

Caracteristicile slii
(suprafa, form)

Aranjarea convenional sau stil teatru (numit i stil parlament)


Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat, n faa auditoriului. n cazul participrii
a 200 persoane este necesar s se amenajeze o alee central.
Modalitatea de aranjare este urmtoarea:

se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat, la extremitatea slii);

primul rnd de scaune va fi plasat la 1,80/ 2,50 m de prezidiu;

spaiul ntre dou scaune va fi de minimum 5 cm;

distana ntre dou rnduri va fi de 40 50 cm;

aleea central va avea 1,50 2,00 m, dac numrul participanilor depete 200;

se las alei de degajare de 1,5 m pe margini.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
42

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru


Se recomand s se procedeze astfel:

se acoper mesele cu fee de mas speciale pentru asemenea aciuni;

se aeaz pentru fiecare persoan o map, un creion, foi de hrtie;

se aeaz un pahar/ persoan i se repartizeaz pe mas sticle cu ap mineral i

alte buturi rcoritoare, n funcie de comand;

se aranjeaz flori n sal cu mult discreie.

Aranjarea mesei n form de I


Se recomand ca limea mesei s fie de 1,20 1,50 m, astfel nct participanii s
poat vedea fr dificultate. Aceast dispunere se utilizeaz pentru aciuni la care numrul
participanilor nu depete 30.
Dac

nu

se

dorete a se da reuniunii un

caracter oficial, masa se

organizeaz ca la punctul

precedent

dou mese semirotunde.

adugnd

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
43

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Pentru a da posibilitatea organizatorilor de a putea selecta oferta potrivit n funcie de


interesul propriu i scopul propus, prestatorul poate prezenta oferte de spaii i servicii pentru
organizare de evenimente tip conferin, seminarii, training etc.

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
44

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 8 - Fia de documentare nr. 8

OFERTA DE SPAII I SERVICII PENTRU


CONFERIN/PRELEGERE
Dispunerea locurilor

Nr. participani

Dotare

Parlament / Cinema
La cerere: Spaii pentru
activitate de grup

de la 20 n sus

Mese de seminar sau conferin (uoare,


mobile), scaune cu i fr brae laterale, uor
de stivuit, iar la peste 100 participani scaune
cuplabile

Metode i echipamente

Asisten

a) Metode
Prelegere. Proiecii de date i filme video.
Prezentare. Stand (infomarket)
b) Echipamente
Retroproiector. 3 flipcharts. 2-20 panouri de
afiaj. Videorecorder. Staie de muzic.
Sistem de sonorizare. Microfon. Proiector
pentru ecran mare. Tv. Acces internet.
Spaii
Sal mare i spaii pentru activitate de grup.
0,8-2 m2 pe participant
Podium circa 20-40 m2
nlimea spaiului: de la 3,5 m n sus
Climatizare cu reglare temperatur i
ventilaie.
Iluminare reglabil (telecomand) i fr
efecte de reflexie (orbire)
Tehnic de ntunecare mecanic sau electric
a spaiului, respectiv de umbrire (protecie
solar)

Asisten din partea unui responsabil


specializat n organizarea de conferine
Prezena unei persoane de contact
calificate pe parcursul pregtirii i derulrii
ntregii manifestri
Ofert de servicii de secretariat
Asigurarea transmiterii rapide de mesaje
Confort
Hotel de categorie superioar
Dotare specific a camerelor (mas de
scris, birou, lamp de birou, telefon cu
acces internet)
Ofert de programe complementare n
afara hotelului
Cerine speciale
Hol pentru prezentare produse

Loc de munc pentru PC, posibilitate de


transfer de date
Birou
pentru
(secretariat)

organizare

conferin

Spaiu pentru pauze, garderob


Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
45

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Anexa 9 - Fia de documentare nr. 9

OFERTA DE SPAII I SERVICII PENTRU


SEMINAR/NTLNIRI DE AFACERI
Dispunerea locurilor
n form de U
Scaune amplasate n cerc
Mas rotund

Nr. participani
6-30 persoane

Metode i echipamente

Dotare
Mese speciale pentru seminar (uoare,
mobile), scaune ergonomice cu brae laterale
de sprijin, mobilier funcional (crucior pentru
retroproiector, container pentru accesorii etc).

a) Metode
Asisten
Moderator / Trainer. Prezentare / Prelegere
Activitate de grup
Asisten din partea unui responsabil
b) Echipamente
Retroproiector. 2 flipcharts. 4 panouri de
specializat n organizarea de conferine
afiaj. Ecran. Videorecorder i camer video.
Disponibilitate
rapid
a
acestei
Staie muzical (Recorder, CD-player). TV.
asistene
Internet pentru trainer.
Prezena unei persoane de contact
calificate pe parcursul pregtirii i
Spaii
derulrii ntregii manifestri
40 - 120 m2 (2,5 3 m2 pe participant, 15

Punerea la dispoziie a tehnicii cerute


20 m2 pentru trainer), spaii mari, luminoase,
conform unui checklist al clientului care
funcionale
se va controla continuu
Consumabile:
accesorii
pentru
Izolare fonic i vizual (fr deranj, zgomot
echipamentele utilizate (markere, folii,
etc)
hrtie-afi, cartonae etc.).
Climatizare agreabil, posibilitate de reglare a
temperaturii i a ventilaiei.
Iluminare reglabil (telecomand), fr efecte
de reflexie (orbire), tehnic de ntunecare
mecanic sau electric a spaiului, respectiv
de umbrire (protecie solar)

Confort

Dotare specific a camerelor (mas de


scris, birou, lamp de birou, telefon cu
acces internet)
Sauna i Solarium

Loc de munc pentru PC, posibilitate de


transfer de date
Spaii pentru activiti de grup
Hol pentru pauze

Cerine speciale

Asistent de seminar

Spaii separate de servire a mesei pentru


clienii participani la conferine
Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de
Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
46

Modulul: ORGANIZAREA SERVICIILOR DE PROTOCOL

Bibliografie
1. Chiriac, Alexandra Crina (2004). Asistena turistic n organizarea evenimentelor,
Bucureti: Editura THR CG.
2. Florea, Constantin, Belous, Mdlina (2004). Organizarea de evenimente i
banquetingul n structurile de primire, Bucureti: Editura THR CG.
3. Florea, Constantin, Bugan, Marian (2003). Matre d`hotel, Bucureti: Editura
GEMMA PRINT.
4. Florea, Constantin, (2004). Manualul directorului de restaurant. Bucureti: Editura
THR CG.
5. *** Legea nr. 319 / 2006 privind securitatea i sntatea n munc.
6. *** Legea nr. 258 / 19 iulie 2007 privind practica elevilor si studenilor.
7. *** OMECT nr. 1702 / 06.08.2007 referitor la aprobarea conveniei cadru
privind efectuarea

stagiului de pregtire practic n ntreprindere de

ctre elevii din nvmntul profesional i tehnic


8. www.datech.ro
9. www.griffhotel.ro
10. www.protempusdesign.com
11. www.sali-conferinte.ro
12. www.sepiafd.rulz.ro

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de


Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
47