Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Comunicarea in Procesul Vanzarii Prin Telefon
Comunicarea in Procesul Vanzarii Prin Telefon
Promotorul (Asertiv)
Acest stil este mai putin fortat decat 131e42b cel agresiv. Desi
promotorii acestui stil reusesc sa isi transmita punctul de vedere, nu o fac in detrimentul
relatiei cu clientul. Stilul Asertiv este adesea recunoscut pentru disponibilitatea de a da o
explicatie cinstita si logica avand in acelasi timp in vedere si punctul de vedere al
celeilalte persoane.
Supusul (Submisiv)
Persoana caracterizata de acest stil nu reuseste sa ia initiativa atunci cand apar ocazii de a
avea relatii mai bune intre companii sau de a face vanzari in plus. Mai mult, aceste persoane
tind sa nu sustina drepturile companiei sau ale lor, astfel incat adesea punctele lor de vedere
nu sunt luate in considerare de catre clienti. Submisivul isi cere scuze des si este foarte
grijuliu, ceea ce poate fi in dezavantajul lui. El da explicatii lungi - de exemplu de ce o livrare a
intarziat - vorbindu-si de rau compania pentru a multumi nevoile si opiniile clientului.
De obicei acest tip de persoana are nevoie sa poata prelua controlul convorbirii si
sa se uite mai indeaproape la tehnicile care ii vor ajuta si firma si clientul sa aiba o relatie
de afaceri mai profitabila si mai placuta.
Limitarile telefonului in afaceri
Desi recunoastem telefonul ca fiind un instrument foarte eficient de afaceri, el are
anumite limitari care ar putea dauna relatiei intre doua companii: cea a clientului si a ta.
Daca vrem sa fim mai eficienti la telefon atunci trebuie sa ne impacam cu unele
limitari cum ar fi:
- Atunci cand telefonul suna, iti lasa prea putin timp sa te pregatesti.
- Limitari de timp: intr-o convorbire telefonica ai mai putin timp la dispozitie
decat ai avea intr-o conversatie fata in fata.
- Nu exista contact vizual. Aceasta nu-ti permite:
- sa vezi reactiile celeilalte persoane
- sa arati mostre de produse etc.
- sa vezi exemplificari ale cerintelor sale.
- Este dificil sa faci schimb de informatii confidentiale.
- Nu poti planifica in orar apelurile primite.
- Evaluezi mediul clientului, care ar putea sa te induca in eroare.
Acestea sunt doar unele dintre frustrarile la telefon cu care ne intalnim intr-o zi
normala de lucru. ATENTIE: la fel sunt resimtite si de clientii nostrii.
care oamenii le angajeaza oriunde si oricand sunt impreuna, fara ca acestea se aiba
neaparat scopuri sau obiective precum cele ale organizatiei.
O alta grupare, al carei criteriu este mijlocul de transmitere a mesajelor, distinge:
comunicarea orala, in scris si nonverbala.
Comunicarea orala este principala forma de comunicare. In cadrul unui serviciu
de telemarketing circa 75% din schimbul de informatii se realizeaza oral. Formele
obisnuite utilizate in comunicarea orala interpersonala includ:
- individ-individ (fata in fata);
- telefonul;
- sedinta;
- prezentarea (expunerea).
Telefonul, ca mijloc de comunicare, face posibil un rapid schimb de informatii
prin economisirea timpului necesar deplasarii.
Sansele de a avea o expunere, cuvantare, care sa mareasca interesul clientului, vor
spori cu siguranta, daca veti pregati cu atentie continutul mesajului in toate cele trei
clasice parti ale sale: introducere, cuprins, incheiere.
Pregatirea incepe cu colectarea informatiilor de care avem nevoie pentru
intreaga expunere.
Introducerea are drept scop pregatirea auditoriului pentru primirea mesajului,
precum si deschiderea interesului pentru expunere.Urmarind obtinerea atentiei inca de la
inceputul expunerii, este potrivit sa fie spusa audientei tema.
Continutul va fi organizat in parti comparabile.
Incheierea trebuie sa reafirme, in final, scopul comunicarii si ea include:
- reamintirea temei (subiectului);
- o sinteza a punctelor cheie din expunere;
- concluzia, principalul mesaj al expunerii.
Ca si inceputului comunicarii, incheierii i se cere sa retina atentia auditoriului,
scop ce va fi servit de cuvinte pline de forta, ce pot ramane in memoria participantilor.
Odata expunerea pregatita, trebuie sa optam pentu o metoda de prezentare care
Mesajul transmis
* O mana pe gura
Obiectie, plictiseala
* Mainile in cap
Uimire, disperare
* Maini in solduri
Manie, defensiva
intins
Neincredere, incertitudine
Inchis comunicarii
Autoritate,
neplacere,
Deschiderea catre client la orice ora este testul principal in mentinerea clientului.
Trebuie sa fii deschis oricand un client are timp sa faca afaceri.
3.Asigurarea unui telefon automat pentru cand nu suntem la birou. Daca
apare o urgenta, clientul va sti ca este posibila comunicarea.
4.Oferirea de sugestii
Trebuie sa facem publice informatii pe care le cer de obicei clientii, pe un
material sau pe o pagina de web publica.
5.Comunicarea regulata
Pastrand contactul constant cu clientii ii facem sa se simta importanti. Trimiterea
informatiilor de care au nevoie si nu doar de materiale promotionale. Clientii vor sa stie
si ce gandesti nu doar ce vinzi. Scopul este sa-i apropii de afacerea ta in care sa creada si
sa aiba incredere.
6.Spune multumesc in mai multe feluri.
Multumind le spunem de fapt clientilor ca ne pasa.
7.Fii entuziast
Este foarte important ca operatorul de telemarketing sa fie bine dispus, entuziast.
Atitudinea pozitiva atrage clientul.
8.Oferirea unei adrese de e-mail
In sine, adresa nu este cea mai importanta. Dar oferirea altor canale de
comunicare cu clientii este foarte importanta.
9.Crearea unei zi speciale a clientului
Din pacate astfel de evenimente sunt instrument de marketing care vor sa atraga
clientii sa cumpere. O zi autentica a clientului este doar pentru client, fara vreo intentie
de vanzare.
10.Recompensarea clientii fideli
Nimanui nu-i place sa fie considerat un bun castigat pentru totdeauna. De aceea, a
face un efort sa pastrezi comunicarea cu vechii clienti ii va face sa se simta importanti.
Este un mod de a spune ne pasa.
11.Sa facem promisiuni realiste
E usor sa promiti prea mult cand competitia este dura, dar asta nu face decat sa
inrautateasca lucrurile. Este mai bine sa fim realisti si sa subliniem alte avantaje:
calitatea, serviciul, pretul. Scopul este sa oferim un serviciu de care suntem capabili.
12.Asculta ce spune clientul
Asta nu inseamna sa luam asta ad litteram. Daca il ascultam pe client vom obtine
informatii esentiale pentru a imbunatati serviciile , si nu numai. Inseamna si sa lasam
clientii sa vorbeasca despre ce este important pentru ei, adica sa fim buni ascultatori .
13.Raspuns prompt
Pare atat de simplu si totusi, majoritatea raspundem la telefoane si cereri dupa
prioritatile
personale. In consecinta, multe lucruri cad la fundul sacului. Un raspuns prompt
spune clientului ca iti pasa; unul intarziat spune exact opusul.
14.Oferim o surpriza
Nu uita ca toti adultii sunt copii si copiilor le plac surprizele. Fie ca este vorba de
o felicitare de ziua de nastere sau o nota de felicitare, asemenea surprize facute clientilor
nu sunt uitate si sunt apreciate.
15.Simplificarea modul de a face afaceri
'Dar asa este procedura.' Aceste cuvinte sunt customer killers. Sunt baiere care
alunga clientii. Procedura trebuie sa fie atat de simpla incat sa vrei sa o faci din nou.
16. Deciziile luate rapid
Fraze de genul, 'Va voi suna eu sa va spun,' trimit un client grabit la competitie.
Alte fraze care sunt de evitat sunt 'trebuie sa verific cu seful meu' sau 'Nu stiu' Aceste
fraze le neaga clientilor ce vor mai mult: sa ia o decizie. Trebuie evitate cu orice pret.
Nimic nu satisface clientii mai mult decat posibilitatea sa ia o decizie rapida.
17.Trebuie sa introducem mereu ceva nou
Este benefic sa facem schimbari atat pentru angajati, cat si pentru clienti
(schimbarea mobilierului, o noua forma a newsletter-ului)
18. Sa indrumam clientii cum sa faca economii
Nu trebuie asteptat sa ne intrebe clientul cum sa reduca costurile ci operatorii
trebuie sa ia initiativa. Actionand astfel vom fi considerati proactivi. Astfel este mai
putin probabil ca un client sa se intoarca spre un competitor doar pentru ca are un pret
mai mic pentru ca vor stii ca noi avem grija de ei.
Graba raneste. Un raspuns politicos este mai placut decat unul repezit. Tine minte
Nu domina conversatia
Nu exagera adevarul
Nu critica competitia
Zambeste
- Ascultare deficitara
- Lipsa de intrebari
- Alegerea gresita a cuvintelor
- Accente straine / locale.
- Utilizarea deficitara a vocii
- Lipsa interesului
- Informatii irelevante
Ca si in cazul limitarilor la telefon apare nevoia de a depasi / controla cele de mai
sus daca dorim sa fim mai eficienti la telefon cu clientii nostri.
Vocea
Cel mai de pret atu in comunicarea telefonica este vocea. Pentru ca este o metoda
frecventa de comunicare, multi oameni nu-i mai acorda aceeasi importanta si nu inteleg
cu adevarat impresia pe care o poti face unei persoane prin voce.
Vocea poate fi un mare aliat sau cel mai mare dusman al nostru. Ea poate fi
antrenata, nu imediat, ci intr-o anumita perioada de timp.
Cand ascultam conversatia la telefon cu un client, ne imaginam clientul dupa felul
in care vocea ajunge la noi, ne facem o impresie, o imagine mentala. In timp ce noi ne
formam aceasta impresie despre client, vocea noastra va face acelasi lucru in mintea
celeilalte persoane.
Vocea pe care o avem la telefon poate spune multe despre noi si despre compania
pe care o reprezentam. Mai jos gasim cateva puncte importante cu care putem analiza
propria voce. VOCE=VOICE (engl.)
V
Vocea si Volumul ei. Atat tonul cat si nivelul sunetului. Incercam sa
evitam sa devenim plictisitori sau monotoni, pentru a mentine interesul si atentia
interlocutorului. Varietatea in ritmul vocii poate fi folosita atunci cand exprimam
punctele cele mai importante. Volumul poate deveni o problema cand vorbim prea incet
sau slab. Atunci interlocutorul nu poate auzi mesajul pe care incercam sa-l transmitem.
Credibilitatea are mult de pierdut daca volumul vocii este prea scazut. Oamenii pur si
simplu nu vor asculta.
O
Optimism - Tonul vocii noastre contine si atitudinea. Optimismul cu
privire la un client si problemele, cerintele lui si ale companiei lui conduc la eficienta
amandoua.
propunem sa il sunam mai tarziu decat sa-l tinem la telefon o durata lunga si indefinita de
timp.
Daca trebuie sa transferam apelul, transmitem si detaliile privind clientul acelei
persoane inainte de a face legatura.
Intotdeauna trebuie sa ne amintim ca un client care suna nu este dusmanul firmei
noastre. Datorita lui firma continua sa existe.
Nu trebuie sa uitam ca raspunsul profesional si eficient este ceva de care trebuie
sa fim intotdeauna mandri.
Punerea intrebarilor
Uneori avem la telefon un client care stie exact ce vrea, cand vrea si cat de mult il
va costa. Din pacate pentru noi, nu toti clientii sunt atat de organizati.
Bariere si probleme de comunicare apar adesea intre noi si clientii nostri deoarece
nu punem intrebari simple pentru a clarifica situatia si tindem sa PRESUPUNEM prea
mult. Cele mai multe probleme apar la persoanele care isi cunosc bine clientii, sau cel
putin asa cred ele, si tind sa ia lucrurile de bune.
Multi clienti au nevoie de putin ajutor atunci cand suna sau cand ii sunam.
Acestia nu vor intreba direct, dar atunci cand intreaba Aveti si lipici in stoc? inseamna
ca cer ajutor.
Cu intrebari ca cea din exemplul de mai sus nu poti rezolva eficient apelul pana
cand nu obtii mai multe informatii. Tipul de intrebare folosita pentru a obtine aceste
informatii se numeste intrebare DESCHISA. Acest tip de intrebari se foloseste in toate
domeniile, mai ales de catre reporterii TV / Radio care vor sa obtina informatii relevante
intr-o perioada scurta de timp. Intrebarea DESCHISA mentine relatia politicoasa, fara a
parea prea insistent.
Intrebarile DESCHISE incep cu anumite cuvinte, cum ar fi CE, DE CE, UNDE,
si CUM. Ele ofera mai mult decat un raspuns da/ nu. De exemplu:
'Ce tip de servicii doriti?'
De ce credeti ca?
Cum ati vrea sa fie facuta livrarea?'
Intrebarile DESCHISE ne ajuta foarte mult sa fim siguri de cerintele clientului -
motivul pentru care a sunat (daca el a sunat). Ele arata ca suntem interesati de afacerea
lor si demonstreaza disponibilitatea noastra de a ajuta. Trebuie sa ne amintim ca unii
clienti nu stiu intotdeauna la fel de mult despre serviciile noastre cat stim noi, si destul de
des este nevoie sa preluam controlul conversatiei.
Tine minte SED
- 'Spuneti-mi, Dna Ionescu, cum ati folosi acest produs?'
- 'D-le Radu, ati putea sa-mi Explicati exact cum functioneaza?'
- 'Dra Iancu, ati putea va rog sa imi Descrieti genul de servicii pe care il doriti?'
Fiecare operator trebuie sa-si alcatuiasca o lista cu tipurile de intrebari pe care le
poate folosi in apelurile catre clientii sai impreuna cu o lista de produse sau servicii de
adaugat pe care le-ar putea oferi.
Controlul convorbirii
Cum adesea avem de-a face cu clienti pe care ii cunoastem sau care sunt
cunoscuti cel putin in firma noastra, tehnica reamintirii este de asemenea mult folosita.
Sa fii in stare sa pui o intrebare sau sa afirmi un fapt care este aplicabil clientului,
reamintirea unei activitati anterioare ajuta nu numai sa castigi controlul si interesul, dar ii
si arata clientului ca ai ascultat si ca esti interesat de ceea ce doreste el.
Motivarea clientului
Lucrul cu clientii la telefon cere ceva mai mult decat o tehnica buna de lucru la
telefon. Multi dintre clientii nostri existenti si potentiali doresc adesea informatii despre
un produs sau un serviciu si este de datoria noastra sa le dam aceste informatii.
Desi operatorii telemarketing nu sunt oameni de vanzari in sensul cel mai strict al
cuvantului, au datoria fata de clientii prezenti sau viitori sa lege aceste informatii
(cunoasterea produsului / serviciului) de activitatea lor. Sa ne gandim la momentele cand
am cumparat ceva cu o valoare mare - putea sa aiba multe calitati, dar daca acestea nu au
avut vreo legatura cu modul in care am dorit sa folosim acel produs, atunci nu l-am
cumparat.
Pentru a sti ce vor clientii de la firma noastra trebuie sa ne punem in locul lor si
sa vedem lucrurile din punctul lor de vedere. Fiecare client este diferit, desi la prima
vedere par asemanatori. Incercam sa identificam conditiile si motivele pentru care
cumpara de la noi prin utilizarea intrebarilor deschise.
Finalizarea convorbirii
Tehnicile folosite in incheierea apelului nu sunt de sine statatoare. Le putem privi
ca pe niste concluzii logice ale conversatiei cu clientii existenti si potentiali.
Pentru a conduce conversatia spre o finalizare de succes trebuie sa avem in minte
SCOPUL convorbirii si apoi sa finalizam pe acel SCOP obtinand un acord ferm sau un
angajament din partea clientului (de ex. o intalnire cu personalul din vanzari, numarul
comenzii, o data precisa a urmatorului apel, etc.).
Momentul finalizarii este foarte important - putem sa nu atingem scopul
convorbirii prin finalizarea ei prea devreme sau prea tarziu. Asta nu inseamna ca exista
un singur moment psihologic pentru finalizare, dar inseamna ca exista un timp in
convorbire cand este bine sa incercam sa finalizam pe scop (obiectiv). Prin obtinerea
unei serii de DA-uri la punctele importante din conversatie vom identifica mult mai
clar momentul potrivit de adoptare a uneia din urmatoarele tehnici:
CEREREA
Intotdeauna trebuie sa fim pregatiti sa cerem o forma de angajament sau o
decizie. Uneori, simpla intrebare poate fi suficienta, dar tehnicile urmatoare, sau o
combinatie intre ele, pot fi folosite pentru a face aceasta cerere mai eficienta.
ALTERNATIVELE
Oferirea posibilitatii de a alegere intre doua (sau mai multe) alternative pozitive
care permit sa dam de ales clientului ex: 'livrare joi sau vineri', 'negru sau albastru.
Aceasta tehnica este singura care cere o forma de decizie si poate fi folosita de una
singura sau impreuna cu alte tehnici. Este eficienta atunci cand ceri clientului sa se
hotarasca da sau da mai degraba decat da sau nu. Chiar daca amandoua sunt
respinse, este respinsa mai repede alegerea dintre acele variante decat actiunea pentru
care cerem acordul.
RECAPITULARE
Prin recapitularea punctelor cheie din conversatie eliminam neintelegerile si in
plus reamintim clientului motivele cheie pentru care lucreaza cu firma noastra. Este o
tehnica deosebit de eficienta atunci cand este urmata de alegerea intre ALTERNATIVE.
REFERINTE
Uneori clientilor le este dificil sa ia o hotarare deoarece nu au incredere in
produsul sau serviciul nostru, sau poate ca se simt nesiguri despre ce le cerem noi sa
faca. Adesea au nevoie de o crestere a increderii si daca le dam referinte de la clienti,
care folosesc deja produsul / serviciul, atunci acest lucru le va spori increderea. Desigur,
toate referintele pe care le folosim trebuie sa fie reale, relevante si sa poata fi folosite
daca este nevoie.
Lucrul cu apeluri intr-o limba straina
Unul dintre motivele pentru care apelurile intr-o limba straina sunt dificile este
neintelegerea numelui companiei. Un alt motiv este pronuntarea defectuoasa, care poate
fi inteleasa de catre o persoana vorbitoare de engleza (de exemplu), dar adesea ambii
interlocutori folosesc engleza ca o a doua limba.
Ce ar trebui sa facem atunci cand vorbim cu persoane intr-o limba straina?
1. Sa vorbim astfel incat primele cuvinte sa fie clar auzite, si incepem intotdeauna
cu 'buna dimineata' sau 'buna ziua'.
2. Sa vorbim la un ritm mai lent decat cel normal, in jur de160-170 cuvinte pe
minut, si nu 220-250, ritmul natural al celor mai multi oameni. Este foarte important
acest ritm pentru apelurile de la persoane straine. Si nu striga!
3. Evitam aglomerarea de cuvinte! Vorbim cu o pronuntie cat mai clara si mai
lenta.
4. Alegem un vocabular simplu si evitam expresiile mai putin directe. 'care este
natura cererii dumneavoastra?' sau 'privitor la ce?' sunt mai dificile decat 'care este
problema?'
De cate ori este posibil este recomandat sa folosim intrebari inchise. 'Care este
problema?', desi este o intrebare clara, invitam interlocutorul sa vorbeasca fara ghidare,
si acest lucru poate fi dificil pentru el. Intrebari inchise care cer raspunsuri da sau nu
sunt mult mai utile: 'Doriti informatii sau vreti sa cumparati produse?', 'Este vorba despre
o factura?'
5. Interlocutorii straini care pronunta gresit numele sunt de acord cand le
propunem un nume si ne lasa sa le facem legatura.
Verifica fiecare litera a numelui de familie. Un numar mare de apeluri pierdute se
datoreaza centralistelor care au verificat doar primele litere ale unui nume.
Nu trebuie sa lasam interlocutorul sa spuna numele pe litere. Trebuie sa ghicim
numele si sa luam initiativa de silabisire. Daca spun 'nu' atunci incercam din nou un
nume. Este treaba pe ghicite!
6. Interlocutorii straini vor inversa adesea numele de familie si prenumele.
7. Trebuie sa ne amintim sa sprijinim interlocutorul in timpul pauzelor. Pot
intelege 'asteptati un moment, va rog'. Trebuie sa ne intoarcem la ei in mod regulat sau ei
vor intrerupe convorbirea.
Tipuri de clienti
Exista o varietate de tipuri de clienti. Vom prezenta in cele ce urmeaza cateva
tipuri de clienti care pot fi intalniti de operatorii de telemarketing precum si cum trebuie
sa procedeze ei cand recunosc acesti clienti.
'Buldog-ul' (Perseverent)
Cum recunostem acest tip de client: deosebit de insistent, adesea pune aceeasi
intrebare de mai multe ori pentru a verifica daca operatorul a mintit prima oara.
Cum sa procedam: Buldogul are nevoie de asigurari ca stie ca ceea ce cumpara
este bun pentru el. In mod ideal, modul de a depasi dificultatile cu buldogul este prin
rabdare si cunoastere. Indiferent de cate ori pune o intrebare, dam acelasi raspuns
politicos. Daca nu stim raspunsul, nu mintim. Aflam raspunsul si sunam clientul inapoi.
' Ursul brun' (grosolan)
Cum recunostem acest tip de client : evident grosolan fara un motiv anume! Nu
este politicos si nu ii pasa in nici un fel de sentimentele noastre.
Cum sa procedam: Trebuie sa ramanem intotdeauna calm! Folosim tehnica de
raspuns la plangeri, si cerem scuze pentru orice problema au intalnit. Operatorul nu
Stabilim faptele
Folosim intrebari deschise (ce, cand, cum, etc.) pentru propria intelegere si
stabilirea problemelor reale. Evitam acuzatiile directe: folosind de exemplu mai degraba
'Este posibil ca' decat 'Sunteti sigur ca nu ati'
3.
Tonul din vocea noastra este vitala in demonstrarea ingrijorarii. Nu este important
doar ceea ce spunem, dar si cum spunem aceasta putand convinge clientul de sinceritatea
si dorinta noastra de a rezolva problema clientului.
Empatia implica incercarea de a ne pune in locul clientului si de a intelege ce
simte acesta in acel moment. Pentru a-l convinge de sinceritatea noastra, explicam ca
intelegem situatia.
4.
Oferim optiuni
Nimic nu supara mai mult un client decat sa fie atras intr-o solutie impotriva
vointei lui. Oferim optiuni pentru a da clientului incredere asupra situatiei. Evitam sa
spunem pe cat posibil: imi pare rau, aceasta este politica firmei'.
5.