Managementul timpului

MANAGEMENTUL TIMPULUI
1. Analiza activitatii
Am o imagine de ansamblu asupra activitatii mele?
Imi cunosc prioritatile?
Aloc timp pentru a-mi planifica sarcinile majore?
Pastrez cu usurinta pasul cu sarcinile de serviciu?
Imi administrez timpul de la birou pentru a-mi atinge obiectivele?
Duc la bun sfarsit lucrurile inainte de a se transforma in crize?
Imi planific timpul atat saptamanal cat si zilnic?
Stiu ce trebuie sa fac inainte de a face efectiv?
2. Prioritizarea sarcinilor
Prioritizarea se face mai intai dupa IMPORTANTA, apoi dupa URGENTA!
O sarcina este IMPORTANTA daca:
Conduce la un rezultat
Sunt responsabil pentru indeplinirea ei
Neindeplinirea ei poate atrage consecinte negative
O sarcina este URGENTA daca:
Are un termen limita
Nu suporta amanare
Timpul necesar / ramas pana la dead-line se apropie
Gndii-v n ce msur urgena v controleaz programul de lucru.
.
Cum v simii cnd aceste situaii, evenimente invadeaz pragramul vostru de lucru?
.
Gndii-v la activitile pe care le-ai face dac nu ar exista aceste sarcini urgente.
.
Puini dintre noi i dau seama ct de puternic ne influeneaz urgena n alegerile noastre:
sun telefonul, intr cineva n birou i ne ntrerupe din lucru, un coleg i cere ajutorul intr-o
problem urgent, se apropie o scaden.
Urgenta ne face sa ne simtim stresai, constrni, epuizai sau dimpotriv utili, importani si
multumiti datorit rezultatelor imediate. A devenit o emblem a prestigiului s fii ocupat,
nseamn c eti important. De aici poate rezulta i un sentiment de securitate. Situaia se
complic atunci cnd urgena se transform n dependen: Am impresia c lucrez cel mai bine
n condiii de stres, M simt n largul meu cnd am de-a face cu o situaie de criz. Dac nu
rezolv mcar o situaie urgent ntr-o zi simt c ziua a trecut fr rost.
Problema este c cu ct avem de-a face mai mult cu urgena cu att mai puin avem
parte de ceea ce este cu adevrat important. Asta pentru c lucrurile importante au
tendina s nu acioneze direct i cu insisten asupra noastr.

Departametul Training si Dezvoltare

Page 1

Managementul timpului
Pentru a ntelege mai bine aspectele implicate de urgen i importan putem analiza
matricea de administrare a timpului.
MATRICEA TIMPULUI

URGENT
Crize
Deadline-uri

NEURGENT
Investiie de timp
Lucruri fcute la vremea lor

F acum!

Planific-le!
F-le!
2

IMPORTANT

NEIMPORTANT

3
Reactiv
ntreruperi, ntlniri

4
Fleacuri
Uit-le!
Ignor-le!

Amn!
Redirecioneaz!
Explicatii:
Cadranul 1 (urgent si important)
Crize,
probleme Client furios
presante,
scadene Termen scadent
apropiate,
ntrevederi, Telefon de clarificare a unui
pregtiri
raport
Intalnire cu un client care a
acceptat n sfrit s avei o
discuie

Aici avem nevoie de timp, este

locul unde producem, ne folosim
raiunea i experiena pentru a
rspunde multitudinii de solicitari.
Multe
activiti
importante
devin urgente pentru c le tot
amnm i nu ne ocupm
suficient
de
organizare
i
planificare.
Dac avem doua crize n acelai timp prioritizarea se face n funcie de mrimea
consecinelor. Dac sunt consecine egale, atunci se aplic regula primul venit, primul servit.
Cadranul 2 (neurgent si
Activiti importante dar
neurgente
ce
implica
investiie de timp i dau
rezultate pe termen lung

important)
Informare privind evoluia Aici este locul unde ne facem
pieei de asigurri
planuri, anticipm i prevenim
Accesarea paginii Connect problemele, ne lrgim cunotinele
pentru a te informa despre i ne sporim abilitile studiind i
proceduri,
noi
produse, dezvoltndu-ne
pe
plan
evenimente interne.
profesional, ne pregtim pentru
Crearea unui plan de aciune ntlniri i prezentri importante
pentru
realizarea
unui sau dezvoltam relaiile cu cei din
obiectiv.
jur (clienti, colaboratori, colegi).
Consultan,
discuii
cu
colaboratorii
pe
diverse
teme.
Sporind timpul din acest sector ne sporim abilitatea de a aciona. Ignorarea acestui sector
duce la alimentarea i lrgirea sectorului 1 i implicit la stres, epuizare, adncirea crizelor.
Investind n acest sector restrngem cadranul 1. Planificarea, pregtirea i prevenirea
mpiedic multe lucruri s devin urgente. Sectorul 2 nu acioneaz direct asupra nostr, noi
suntem cei care trebuie s acionm asupra lui.

Departametul Training si Dezvoltare

Page 2

Managementul timpului
Cadranul 3 (urgent si neimportant)
Lucruri
urgente
dar Apeluri telefonice (imi facei Sectorul amgirii- zarva urgenei
neimportante
i mie legtura la..., te rog creeaz
iluzia
importanei.
imi dai i mie numrul lui..., Activitile sunt importante pentru
te-am sunat s te ntreb ce altcineva.
zicea Directorul c trebuie s Pierdem o grmad de timp n
pregtim pentru edina de acest
sector
rspunznd
mine ...)
ateptrilor i prioritilor altora.
Oaspei ocazionali (un vechi
coleg te viziteaz).
Redirectioneaza sau amn rezolvarea. Ofera o singura data ajutorul pe o anumita situatie si
asigura-te ca nu se va mai repeta.
Cadranul 4 (neurgent si
Fleacuri, activiti care
nu sunt nici importante
nici urgente

neimportant)
Activiti recreative (discuii
despre dinamica relaiilor
interpersonale din companie
sau brfele de birou, ce ai
gtit n wk, reete de
prjituri, discutarea tirilor)

Poate
fi
numit
sectorul
supravieuirii dup experienele
trite n sectoarele I i III. Dei
creaz la nceput o senzaie
agreabil vom descoperi n timp c
este mai degrab sectorul irosirii
sau pierderii timpului.

Dac ar fi s plasai fiecare din activitile din ultimele zile n cele 4 cadrane, n care
ai petrecut majoritatea timpului?
.....................................................................................................................................
.............................
Analizeaz sectoarele 1 i 3 (e uor de crezut c dac un lucru este urgent, este neaprat i
important; pentru a face diferena ntre aceste dou sectoare trebuie s-i pui ntrebarea dac
activitatea urgent a contribuit la atingerea unui obiectiv important).
3. Planificarea activitatii
Sa aveti o imagine de ansamblu presupune:
- sa aveti un plan pentru urmatoarele zile;
- sa stiti ce sarcini mari trebuie realizate;
- stiti ce detalii sunt de reamintit;
- cui trebuie sa-I trimiteti e-mail sip e cine trebuie sa telefonati;
- stiti ce decizii trebuie luate
- sa legati toate acestea cu obiectivele si rezultatele pe termen lung.
Planifica atat pe termen scurt cat si pe termen lung (a planifica inseamna a economisi
timpul)
- formulati o lista a sarcinilor, activitatilor si termenelor limita in acord cu obiectivele;
- prioritizati sarcinile (urgent / important);
- faceti lucrurile cele mai importante atunci cand sunteti cel mai productiv pentru a
rezolva problemele cu usurinta si a avea un randament sporit;
- grupai sarcinile similare, stabilii un timp pentru gestionarea lor (emailuri, completare
formulare)
- planificati aceste activitati si stabiliti termene limita;
- rezervati timp pentru sarcinile neprevazute;

Departametul Training si Dezvoltare

Page 3

Managementul timpului
-

nu amnai lucrurile, decidei de fiecare dat ce avei de fcut n situaia respectiv, cu

lucrul respective.
Duceti la bun sfarsit sarcini ce nu presupun o concentrare mare, daca nu va puteti
concentra ( nu aveti dispozitia necesara, exista posibilitatea sa fiti interrupt, mai aveti
10 minute de lucru).

4. Organizarea biroului, documentelor, e-mail-ului

Folositi tavite pentru documente in functie de criteriile urgentei si importantei si asigurati-va ca
le rezolvati in ordinea stabilita.
Aranjati-va dosarele / documentele dupa criteria generale, chiar in concordant cu obiectivele
cheie si folositi separatoare colorate.
Programati-va un calendar pentru a trece prin toate zonele biroului.
Inbox zero decidei ce facei cu un email n momentul n care l cititi (rezolvare, forward,
arhivare, tergere)

Poveste
Stephen Covey povestete despre un instructor care inea un discurs despre timp.
La un moment dat, instructorul a spus: Bine,e timpul s facem un test. A scos un borcan
mare, l-a pus pe mas i l-a aezat lng o farfurie pe care erau nite pietroaie de mrimea
unui pumn.
Cte pietroaie credei c putem pune n borcan? a ntrebat. Dup ce ne-am dat cu prerea, a
spus: Bine, s aflm.
A pus un pietroi n borcan, dup aceea unul i nc unul. Nu mi amintesc cte au ncput, dar
borcanul se umpluse.
Apoi a ntrebat: Borcanul e plin? Toat lumea a rspuns afirmativ.
Acesta a oftat. A scos o gleat cu pietricele. A turnat din ea peste pietroaie, a scuturat
borcanul i acestea au intrat n spaiile mari dintre ele. Apoi a surs pozna i a ntrebat: Acum
este plin borcanul?
Ne prinsesem deja. Probabil c, nu.
Bine a replicat. A scos o gleat cu nisip. A turnat din ea n borcan, iar nisipul umplea spaiile
dintre pietroaie i pietri. S-a mai uitat o dat la noi i ne-a ntrebat: E plin borcanul? Nu,
am rspuns cu trie, ntr-un glas.
A spus: Bine! i a turnat ap n borcan. Cred c a intrat cam un sfert de litru. Apoi a spus: Ei,
bine, ce am vrut s demonstrez?
Cineva a spus: Exist i momente moarte i dac te strduieti, poi s faci mai multe n
aceast via!
Nu, a rspuns el. Ideea e: dac nu ai fi bgat pietrele mari mai nti, ai mai fi putut s le
introducei dup aceea?
Aceast poveste este un bun prilej pentru a reaminti c pietroaiele, cele mai importante sarcini,
trebuie s fie introduse primele, altfel spaiul disponibil se va aglomera cu sarcinile mai puin
productive.
Pietricelele, pietriul i nisipul au importana lor, dar sunt foarte atrgtoare i ne pot da mult
de furc, nct nu vor mai avea timpul necesar definirii sarcinilor importante.

Departametul Training si Dezvoltare

Page 4