STRUCTURAL EURO FOND & TRAINING

www.cursuriautorizate.eu
office@cursuriautorizate.eu

MANAGER DE PROIECT

CUPRINS:
Cap. 1: Notiuni introductive;
Cap. 2: Ciclul de viata al unui proiect;
Cap. 3: Definirea sau conceptia proiectului;
Cap. 4: Planificarea proiectului;
Cap. 5: Organizarea si implementarea proiectului;
Cap. 6: Managementul resurselor umane;
Cap. 7: Managementul riscului;
Cap. 8: Monitorizarea si evaluarea proiectului.

CE ESTE UN PROIECT?

PROIECTUL

Un proiect reprezinta un set de activitati care sunt

indreptate spre un scop si obiective clar specificate intro perioada de timp definita , folosind un buget stabilit.

Orice proiect trebuie sa plece de la o idee si trebuie

stabilta o strategie pentru a obtine rezultatul dorit.
Se executa in conditii specifice de mediu extern si intern

Administrarea proiectului presupune combinarea

resurselor pentru a ajunge, la timp,la rezultatul dorit, fara
sa depaseasca bugetul alocat.

CARACTERISTICILE UNUI PROIECT

Timp limitat, intr-o perioada bine definita

Obiective precise, clar formulate
Rezultate masurabile, concrete, definite in prealabil
Activitati interdependente, interconditionate,
Plan riguros;
Resurse limitate;
Ideea de schimbare;
Strategie de dezvoltare.
Metodologie specifica;

IMPORTANT

Luam in calcul riscurile ce pot aparea

Calculam cheltuielile necesare realizarii

proiectului

DE CE ESUEAZA PROIECTELE

Lipsa criteriilor de finalizare a diferitelor nivele

de proiect
Excluderea sau utilizarea arbitrara a informatiilor
primite de la client/furnizori/finantatori
Lipsa unei planificari riguroase
Lipsa analiza obiectiva a costurilor

TIPURI DE PROIECTE

De constructie/ fabricatie
Finaciare/ comerciale
Organizatorice
De cercetare
De fonduri europene
De viata, personale

CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI

Definire - viabilitatea ideii de proiect

- definire si structura preliminara

Planificare - planificare detaliata si optimizata

- previzionare, reguli de desfasurare
Executie - derulare activitati planificate
- implementare ciclu de control
Inchidere - evaluare
- inchidere( contractuala)

ORICE PROIECT CONSUMA RESURSE:

UMANE
MATERIALE
INFORMATIONALE
FINANCIARE
DE TIMP

Orice proiect se
adreseaza
Unui grup
tinta

beneficiari

directi

indirecti

ORICE PROIECT ARE UN SCOP

Scopul unui proiect este, in primul rand, de

a rezolva o problema, de a modifica in
sens pozitiv situatia actuala, care este una
ce afecteaza in mod negativ grupul tinta,
beneficiarii proiectului

Problema

Scopul

REGULI DE FORMULARE A SCOPULUI

Sa contina un verb la forma conjuctiva: Ex: sa

realizeze sau
Un substantiv verbal: realizarea
Enuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis
Nu trebuie folosita conjuntia si pentru a desparti doua
propozitii
Nu trebuie utilizat cuvantul prin
Scopul este traducerea ideii de schimbare pozitiva prin
rezolvarea problemei identificate.

OBIECTIVELE PROIECTULUI

Un obiectiv este un rezultat scontat ce

trebuie obtinut in efortul de atingere a
scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii
problemei.

OBIECTIVELE GENERALE
Se refera la obiective pe scara mai larga, de interes
general
Au in vedere efectele problemei
obiectivele
generale

efectele
problemei

OBIECTIVELE SPECIFICE
se refera la tinte / scopuri concrete si specifice proiectului

obiectivele
specifice

cauzele
problemei

OBIECTIVE SMART !!!

S = specific

M = masurabil
A = abordabil
R = realist
T = incadrat in timp

OBIECTIVE IN 7 PASI

1. Determinarea rezultatelor;
2. Determinarea indicatorilor de performanta;
3. Determinarea standardelor de performanta;
4. Determinarea timpului necesar
5. Determinarea costurilor necesare;
6. Scrierea obiectivelor;

7. Evaluarea obiectivelor.

OBIECTIVE
GENERALE
D

SCOPUL
OBIECTIVE
SPECIFICE

ACTIVITATILE PROIECTULUI

Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv

CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT

DEFINIRE/
CONCEPTIE

PLANIFICARE

ORGANIZARE

IMPLEMENTARE

Analiza
Problemei

Identificarea
activitatilor

Recrutarea
personalului

Emiterea
ordinelor de
schimbare

Studiu de
fezabilitate

Planificarea
succesiunii
activitatilor

Organizarea
echipei

Analiza situatiei
proiectului

Repartizarea
sarcinilor

Raportare
asupra
proiectului

Analiza cost
beneficiu
Fixarea
scopului si a
obiectivelor
Compararea
variantelor
alternative

Stabilirea
timpului pentru
fiecare
activitate si a
costurilor
Determinarea
nec. de resurse
umane si
stabilirea
niv. de calitate

Revizuirea
bugetelor si a
planului
Asigurarea
calitatii

INCHEIERE

Obtinerea
acordului
clientului/
finantatorului
Intocmirea
documentatiei
Semnatura de
receptie/
raportare finala

Audit post
implementare
Evaluare

Sustenabilitate

Definirea proiectului

Pasul 1... IDENTIFICAREA PROBLEMEI

Pasul 2 PRIORITIZARE PROBLEMEI
Pasul 3 ANALIZA CAUZELOR SI EFECTELOR PROBLEMEI
Pasul 4 EXPUNEREA / JUSTIFICAREA PROBLEMEI

Pasul 5 - Analiza S W O T
Analiza SWOT este un instrument de analiza strategica,flexibil si usor
de aplicat pe care o institutie il foloseste pentru identificarea celei mai
potrivite directii de actiune.
Factori interni

Puncte tari

Puncte slabe

Oportunitati

Amenintari

Factori externi

MICROMEDIULANALIZA PUNCTELOR FORTE SI

PUNCTELOR SLABE
1. Capacitatea comerciala:
- reputatia firmei;
- cota de piata a firmei;
- calitatea serviciilor;
- eficienta politicilor de pret, etc

3. Capacitatea productiva:
- mijloace;
- forta de munca calificata;
- aptitudini tehnice, etc

2. Capacitatea financiara:
- costul/ disponibilitatea
capitalulul;
- fluxul financiar;
- stabilitatea financiara, etc

4. Capacitatea organizatorica:
- conducere vizionara;
- salariati implicati;
- capacitate de orientare, etc

MACROMEDIULANALIZA OPORTUNITATILOR SI
AMENINTARILOR

Analiza oportunitatilor :

Dezvoltarea sectorului;
Lipsa unor organizatii/ firme
concurente;
Tendintele actuale benefice;
Dezvoltarea tehnologiei;
Influentele globale;
Legislatie favorabila;
Surse de finantare pentru
domeniul vizat.

Analiza amenintarilor:

Efecte politice;
Efecte/ prevederi legislative;
Efecte ale mediului;
Competitie puternica;
Cererea;
Dezvoltarea;
Lipsa surselor de finantare

Planificarea proiectului

PLANIFICAREA PROIECTULUI
Ce anume aveti de
facut pentru atingerea
obiectivului?

Ce sarcini trebuie
indeplinite in cadrul
fiecarei actiuni?

identificati actiunile
ce trebuie intreprinse

Identificati necesarul
de personal, resurse
materiale si timpul
necesar

Ce resurse sunt
necesare pentru
indeplinirea fiecarei
sarcini?

identificati sub-activitatile
ce trebuie intreprinse
identificati daca aveti
oamenii necesari pentru
ducerea activitatilor la bun
sfarsit si criteriile alegerii lor

Cum se vor selecta

participantii?

Intr-un proiect planificam mai multe elemente:

activitatile, resursele, timpul, etc.
La stabilirea si formularea activitatilor
sunt necesare:
Enuntarea fiecarei activitati in parte (doar cele
esentiale)
Specificarea responsabilului activitatii respective.
Specificare resurselor de care este nevoie
(umane, materiale si de timp)
Descrierea secventelor in timp si cum
interfereaza activitatile

ATENTIE :
- Resursele specificate la sectiunea activitati trebuie sa
corespunda cu resursele cerute in buget;
- Fiecare resursa mentionata (personal, echipament, etc.)
va trebui tradusa in bani si regasita in buget;
- Explicati motivele care v-au facut sa alegeti metodele pe
care le-ati intreprins;
- Aveti grija sa mentionati toate activitatile relevante si
realiste pentru indeplinirea obiectivelor si pentru nevoile
grupului tinta;

Pasi in planificarea activitatilor:

1. Decideti strategia optima si activitatile pe care le implica

fiecare obiect al proiectului;
2. Intocmiti o lista a tuturor activitatilor proiectului;
3. Impartiti activitatile in sub-activitati si sarcini realizabile;
4. Stabiliti activitatile critice;
5. Pentru fiecare activitate, estimati durata si resursele
necesare;
6. Clarificati secventa si dependenta;
7. E momentul sa evaluati dependenta activitatilor de
resurse;
8. Stabiliti termenul pentru fiecare sarcina;
9. Alcatuiti agenda activitatilor principale;
10. Stabiliti drumul critic;

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Instrument de planificare a activitatilor;

Munca ce trebuie depusa pentru un
proiect sub forma de activitati;
O aranjare in structura ierarhica a
activitatilor si subunitatilor acestora

MODEL Work Breakdown Structure

SCOP

OBIECTIVE

ACTIVITATI

Act 1.1
Ob.1

Act 1.2
Act 1.3

Scop
Ob.2

Ob. 3

SUBACTIVITATI

SARCINI

Subact
1.1.1

Sarcina
1.1.1.1

Subact
1.1.2

Sarcina
1.1.1.2
Sarcina
1.1.1.3

DIAGRAMA SAU GRAFICUL GANTT

stabileste planificarea in timp a
fiecarei activitati si responsabilul
pentru fiecare din tre acestea;
exprima la scara timpului, prin linii
orizontale, durata activitatii, iar prin linii
intrerupte rezervele de timp;
ofera informatii bogate si extrem de
sugestiv prezentate , privind desfasurarea
lucrarilor, precum si o serie de informatii
derivate, privind esalonarea resurselor.

Pasii GANTT
Pasul 1: se ordoneaza activitatile proiectului crescator;
Pasul 2: se reprezinta activitatile prin bare orizontale de
lungimi egale cu duratele activitatilor, fiecare bara incepand de
la momentul de incepere al activitatii corespunzatoare;
Pasul 3: se marcheaza fiecare activitate prin simbolul asociat
sau prin numerele de ordine ale evenimentelor de la extremitati
deasupra barei corespunzatoare;
Pasul 4: rezerva totala de timp se figureaza cu linie intrerupta,
adiacent cu durata activitatii, dupa sau inainte;
Pasul 5: pe fiecare linie orizontala se obisnuieste sa se
figureza o singura activitate, iar aceasta sa fie imprimata de
sus in jos si de la stanga la dreapta.

Planificarea Resurselor Financiare - Bugetul

Bugetul reprezinta acea parte a proiectului care ofera o
imagine de ansamblu asupra resurselor financiare
necesare in implementarea planului de lucru
NU PUTEM BUGETA NICIO RESURSA CARE NU SE
REGASESTE IN PLANIFICAREA ANTERIOARA
Bugetul trebuie sa reflecte resursele reale estimate pentru
activitatile desfasurate in proiect !!!

Categorii de Costuri

COSTURI DE PERSONAL
COSTURI DE TRANSPORT
COSTURI LEGATE DE ECHIPAMENTE BUNURI
COSTURI INDIRECTE LEGATE DE PROIECT (7% )
ALTE TIPURI DE COSTURI (constructii, servicii, costuri
neprevazute 5%)

Categorie de cheltuieli
1.
Achizitii
1.1 Mijloace fixe si echipamente
Malaxor profesional
Cuptor vertical
Vitrina frigorifica
Masa de lucru profesionala, cu cuptor si plita incorporate
PC cu imprimanta
1.2. Alte achizitii
Consumabile
(pixuri, coli, ziare, toner, materii prime pt probe lucru, etc)
Aparatura si ustensile pentru bucatarie
Obiecte pt amenajarea spatiului (o masa de prezentare,
scaune, mobilier pentru un mic birou, rafturi, etc)
1.3. Servicii/Subcontractari
Inchiriere spatiu comercial
Agentie imobiliara
Firma de amenajari interioare/ constructii
Anunturi angajare
2. Resurse Umane
1 Manager proiect
Total
A1.1
A1.2
A1.3
A1.4
1 asistent Manager
Total
A1.1
A1.2
A1.4
1 jurist S1.2.1 + S1.2.2+S1.3.2
1 Tehnician
A 1.3
1 Manager
A 1.4
Combustibil pentru deplasare
3. Administrativ (7% din 34430 euro = totalul de mai sus)
4. Diverse si neprevazute (5% din 36840 euro = totalul
celor de mai sus)
TOTAL PROIECT:

Numr de
uniti

Unitate

Cost/unitate

Costuri totale / linie

bugetara (sumele sunt exprimate
in EUR)
15750
2300
2400
6000
4300

Buc.
Buc.
Buc.
Buc.

1
2
3
3

2300
1200
2000
1433

ansamblu

750

Buc./diverse

100

750
2400
100

Buc./diverse
Buc./diverse

n/a
n/a

1500
800

1500
800

Serviciu
Serviciu
Serviciu
serviciu

1
1
1
4

1500
300
3000
10

20h/sapt.
10h/sapt.
10h/sapt
10h/sapt

5
3
7
11

100
50
50
50

5h/sapt.
5h/sapt.
10h/sapt
5h/sapt
20h/sapt
10 h/sapt
1 plin (42 litri)

5
3
11
3
12
11
4

20
20
40
50
80
40
60

12340
9000-plata chiriei pe 6 luni in avans
300
3000
40
3940
1550
500
150
350
550
600
100
60
440
150
960
440
240
2410
1842
38682

Etapele realizarii bugetului

Planificarea activitatilor proiectului;

Alocarea resurselor materiale, umane si de timp pentru fiecare
in parte
Gruparea resurselor pe categorii (ex. Consumabile, transport,
etc.)
Planificarea cheltuielilor legate de sediul organizatiei sau
companiei care va derula proiectul;
Estimarea costurilor pentru fiecare categorie in parte;
Calcularea costurilor totale;
Supunerea bugetului spre aprobare;
Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta in timpul
implementarii a cheltuielilor realizate efectiv comparativ cu
bugetul;
Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

Fluxul de Numerar Cash-Flow

Scopul realizarii fluxului de numerar este acela de
a compara incasarile organizatiei cu platile
efectuate intr-o perioada determinata.

Trebuie sa arate capacitatea organizatiei de a genera in

viitor numerar net pentru acoperirea obligatiilor
financiare
Trebuie sa arate necesitatea de finantare externa a
organizatiei

Planificarea Resurselor Umane

Se efectueaza :
ANALIZA POSTULUI procesul prin care se determina
sarcinile si abilitatile necesare pentru un anume post si ce
fel de persoana trebuie sa-l ocupe;
SPECIFICATIILE POSTULUI enumerarea cerintelor
pentru ocuparea postului (educatie, abilitati, trasaturi de
personalitate). Transformarea sarcinilor in responsabilitati
FISA POSTULUI enumerarea principalelor sarcini,
responsabilitati, relatii de lucru si conditii de lucru;

Organizarea Proiectului

Recrutarea personalului

in functie de activitatile stabilite - > numarul de posturi,

competentele necesare pentru ocuparea fiecarui post Selectarea propriu-zisa a membrilor echipei.

Organizarea echipei

- Stabilirea mediului de lucru, a regulilor din cadrul echipei,

ierarhia decizionala, standarde de calitate, criterii de
evaluare s.a.m.d.

Repartizarea sarcinilor

- In functie de abilitatile si competentele fiecaruia, a

caracterului personal, dar si a fiselor de post

Implementarea proiectului
> este faza in care punem in practica tot ce am
definit si planificat anterior si in care urmarim:

1. Indeplinirea obiectivelor;
2. Organizarea resurselor;
3. Luarea deciziilor si implementarea lor;
4. Mentinerea legaturii cu furnizorul;
5. Monitorizarea activitatilor;
6. Intocmirea rapoartelor intermediare si a raportului final
7. Comunicarea cu partenerii;
8. Coordonarea echipei de proiect;
9. Delegarea responsabilitatilor;
10.Monitorizarea riscurilor identificate.

Etapele formarii echipei:

FORMING = FORMARE
STORMING = FURTUNA
NORMING = NORMARE
PERFORMING = PERFORMANTA

Performanta echipei este asigurata si de :

Valori culturale comune;
Abordari unitare si tiluri asemanatoare;
Directii strategice si obiective clare;
Nivelul de pregatire profesionala
Comunicare eficienta in echipa

Managementul Resurselor Umane

PRINCIPALELE FUNCTII ALE MANAGEMENTULUI DE

PROIECT
PLANIFICARE
spre ce tintim si de
ce

CONTROL
cine si cand
evalueaza
rezultatele si
comparativ cu ce
standarde

ORGANIZARE
cine si ce este
implicat si de ce

CONDUCERE
cine, ce
decide si cand

IMPLEMENTARE
ce si cum se
realizeaza efectiv

MOTIVARE
ce ii determina pe
oameni sa dea tot
ce e mai bun

Dezvoltarea potentialului echipei

Inauntrul fiecarei persoane
exista un potential mult mai
mare care asteapta sa fie
descatusat. Daca un
manager nu crede ca
oamenii poseda o capacitate
mai mare decat ceea ce
exprima in mod obisnuit, el
nu ii va putea ajuta sa dea
expresie acestui potential.
El trebuie sa se gandeasca la
oamenii sai in termenii
potentialului si abia mai apoi
sa se concentreze asupra
performantei.
Oamenii obisnuiti realizeaza lucruri
extraordinare atunci cand sunt pusi in situatia
propice!

Motivatia - cheia pentru imbunatatirea

performantei

Maslow - Piramida nevoilor -

Influenta managerilor in motivarea coechipierilor

Influena
puternica a
managerului

legatura motivationala
echipa /climatul
libertate / initiativa

delegarea sarcinilor
stabilirea valorii muncii
perspective in cariera
Influena redusa a
managerului

siguranta locului de munca

remunerare

si totusi cum motivam?

1. Acorda
feedback si
coaching!

2.Comunica
permanent!

10.Nu uita de asul

din maneca: solicita
autoevaluarea!

9.Utilizeaza
strategia
titulaturi
importante!

3. Adopta un
stil de
management
participativ!

10 metode de a
motiva angajatii

4.Deleaga!

5. Ofera sansa
la propria
gestionare a
timpului!

8.Foloseste
premii si trofee
simbolice!
7.Utilizeaza o
arma secreta!

6.Identifica
oportunitati
pentru
leadership!

Mangementul Riscului
Riscul este o dimensiune inerenta oricarei activitati umane.
El se manifesta continuu, in diferite forme si sub diferite aspecte:

Atunci cand un eveniment se produce sigur, dar rezultatul

acestuia e nesigur

Cand efectul unui eveniment este cunoscut, dar aparitia

evenimentului este nesigura

Cand atat evenimentul cat si efectul acestuia sunt incerte

Riscuri interne Fraude sau

greseli manageriale

Lipsa unor proceduri scrise si

formalizate;
Autoritatea in organizatie este
atribuita unor persoane
nepotrivite;
Lipsa raportarilor catre manageri;
Personalul nu are calificarea
necesara;
Existenta unei culturi organiaztionale
gresite;
Conflicte existente intre angajati

Riscuri externe- Evenimente

externe ce vor afecta proiectul

Retragerea unor finantatori din

tara;
Incendii, inundatii, sau alte
calamitati naturale;
Schimbari in politica nationala;
Schimbari ale legislatiei;
Crize economice nationale

Efectele greselilor de management:

Planificarea este inutila fara obiective clare;
Un lucru neplanificat nu poate fi realizat;
Implementarea devine o simpla executie aleatorie fara
planificare si organizare;
Controlul executiei aleatorii, fara planificare si
organizare, nu se poate aplica decat in sens negativ si
nu incurajeaza progresul;
iar conducerea devine doar o manifestare lipsita de
obiect al puterii.
Echipa demotivata, decimata si tensionata va asigura
greutati in recrutare, activare si in atingerea obiectivelor
- cosmarul oricarui manager

Identificarea Riscurilor:
Pregateste-te pentru tot ceea ce poate fi prevazut, astfel incat sa fii
cat mai pregatit pentru neprevazut
Traditia Chineza

Intocmeste liste de control si clasifica pericolele ce pot

afecta :
Siguranta oamenilor
Siguranta desfasurarii activitatilor
Siguranta bunurilor
Siguranta mediului si respectarea legislatiei
Factorii interni cu impact asupra echilibrului companiei
Factorii externi cu impact asupra echilibrului companiei

Studiaza arhiva / istoria companiei

Foloseste experienta persoanelor cu vechime in
activitate
.....
Stabileste solutii de reducere a riscului.....

Brainstorming
Orice idee este buna
Se pot repeta ideile anterioare
Se pot dezvolta ideile
anterioare
Nu se critica nici o idee
Nu se critica nici un vorbitor
Se incurajeaza creativitatea si
nonconformismul

Reducerea riscului
Se poate face prin:
- Transferul riscului
-

Monitorizarea riscului

Reducerea riscului

Acceptarea riscului

Risc de producere
a evenimentului

Risc de efecte
daunatoare

MONITORIZAREA SI EVALUAREA
PROIECTULUI

Monitorizarea proiectului 6
4
2
0

Monitorizarea este procesul de colectare

sistematica si analizare a informatiilor cu privire
la activitatile si resursele planificate/utilizate in
cadrul proiectului, dar si privind modul in care
este condus proiectul, cine, cand si de ce ia
decizii, gradul de implicare a fiecaruia;

Monitorizand putem sti in orice moment ce se intampla in cadrul proiectului pe

care il coordonam si putem constata abateri fata de planificari, reguli si
standarde.
Monitorizarea si controlul ne permit sa luam masuri imediate de corectie a
abaterilor, astfel incat sa ne atingem tintele propuse
Sau sa previzionam rezultatele probabile si sa ajustam in consecinta
planificarea si alocarea resurselor
Controlul este un mod de a controla un proiect este acela ca fiecare membru al
echipei sa detina controlul asupra propriilor activitati

Category 1
Category 2
Category 3
Category 4

Evaluarea Proiectului

Reprezinta procesul de masurare a gradului de atingere a

obiectivelor propuse.
Este o unealta de apreciere care masoara in mod global, rezultatele,
obiectivele si impactul proiectului;
Asigura date pentru proiecte similare in viitor

Resurse
investite

Beneficii
realizate

Evaluarea,
Aspecte
importante
Rezultate
obtinute

Activitati
desfasurate

Raportul de evaluare trebuie sa cuprinda

Obiectivele avute in vedere;

Scurta informare cu privire la necesitatea atingerii acelor
obiective;
Ce anume informatii si date au fost colectate si cum au fost ele
colectate si analizate;
Ce demonstreaza informatiile colectate;
Cum a fost facuta evaluarea si cine a fost implicat;
Daca au fost obiectivele fixate de la inceput;
Ce alte rezultate au fost atinse;
Ce recomandari se fac pe viitor?

Management de Proiect

Management de Echipa