Cum s ctigi o or pe zi

Timpul nu se ctig, el se negociaz

Vaida Bogdan

Am nceput s studiez managementul

timpului nc de pe bncile facultii
cnd viaa mea ncerca cu disperare s
se echilibreze ntre facultate, licen,
3 servicii (da, 3!), dansuri, 2-3 proiecte
i niciun weekend fr s ies n club, la
teatru sau la karaoke!

Timpul nu se ctig, el se negociaz

Crezi c poi nnebuni gndindu-te numai la cte lucruri fceam? i eu

credeam asta... i stresul cretea ...
Am ncercat diverse soluii, s m organizez mai bine, s fac un lucru odat i
bine, s reprioritizez blabla...
Pn cnd am avut o revelaie
ncercam s mi fac rost de ct mai mult timp, s ngrmdesc ct mai multe
lucruri n viaa mea, s m complic ct mai mult ... n loc de a-mi defini ce e
cu adevrat important pentru mine.
Am luat iniiativa i am transformat una din cele mai importante surse de
stres ale omului ntr-un avantaj.

Acum v voi nva i pe voi cum s

v rezolvai aceast problem, s
nvingei rzboiul cu timpul!

n trainingurile de management al
timpului pe care le-am inut am
descoperit c lumea nu aplic sisteme
complexe, nu se ine de tehnicile citite
pe bloguri; oamenilor le trebuie
lucruri concrete, simple i practice.
Aa c am s-i propun urmtoarele tehnici:

Iniiativa curent

Cum ajungem n mediul de lucru avem tendina de a lucra la cel mai

important proiect al nostru: facebookul! Pe urm continum cu a doua
prioritate ... mailul!
O or mai trziu, din vinovie, ncepem s lucrm la sarcinile cele mai simple
amnnd treburile importante.

Problema

n cea mai clar parte a zilei noi pierdem vremea ... sau ... lucrm la cele mai
simple sarcini posibile.
Dup prnz, cnd corpul nostru cere un pui de somn, cnd nu mai avem
chef de lucru i stm cu ochii pe ora de plecare ne apucm de proiectele mai
grele.

Soluia

NU

mail
facebook
proiect 1

DA

Iniiativa curent: proiect 1

mail
facebook

Beneficiile

n prima parte a zilei, nainte s faci orice altceva, lucreaz la cel mai important
proiect al tu! E probabil proiectul care tii c nu-l vei termina ntr-o zi, cel pe
care te gndeti s-l amni!

Seteaz-i un timp fix (o or) la care s lucrezi la el concentrat.

Lucreaz, iar dup ce termini poi s-i verifici mailul i s pierzi vremea ca de
obicei.

Dintr-o dat vei realiza cum nu mai lucrezi din vinovie ci pe merit, pentru
c ai nceput ziua lucrnd la ceva important.
ncetul cu ncetul muti din proiectul imposibil i deja ncepi s realizezi c
mai ai puin i-l termini.

Las pe mine ce poi face azi

nainte s intru n domeniul acesta aveam o via stresant: aveam 3 joburi,

nvam dansuri i multe alte proiecte n care m-am bgat i pe care nu
vroiam s le las.
Dup o zi de lucru, veneam rupt acas ... i primul lucru care-l fceam dup
ce intram pe u era s verific lista, dac mai trebuie sa fac ceva ... i da, mai
trebuia s fac!

Problema

O zi clasic de lucru e:
1.
2.
3.
4.
5.

Lucrezi la ceva important

i vine un mail la care trebuie s rspunzi
Lai ce aveai de lucru, rspunzi la mail, te reapuci de lucru
Eti sunat
i mai vin dou lucruri de fcut

Nu-i de mirare c nu lucrezi nimic.

Dup ce scapi de la job simi mirosul
de neuroni prjii.
Chiar i atunci cnd foloseti o list, pentru fiecare lucru care-l tai i mai vin 3
lucruri de fcut i dac te gndeti bine ... cnd ai terminat ultima oar o list
cu toate sarcinile zilei?
Soluia

Am pierdut un lucru n acest domeniu al comunicrii rapide ... semnul de NU

DERANJA!
Acum nu mai avem aceast arm la ndemn aa c trebuie s ne adaptm.
Mark Forster a venit prima oar cu conceptul, n cartea lui denumit Do It
Tomorrow. l explic n 3 pai:
1. Toate sarcinile care-i vin azi la lucru le notezi pe o list
2. Lista aceasta o vei lucra MINE!
3. Azi lucrezi la lista de ieri
Practic i amni toate lucrurile urgente, care te-ar ntrerupte n mod normal,
cu o zi. Acest lucru i ofer posibilitatea s le organizezi i s le faci cnd
decizi tu, nu n prima secund n care i-au aprut n faa.
Aceast tehnic i permite s preiei controlul sarcinilor urgente din viaa ta.

Beneficiile

Care sunt avantajele acestui sistem:

scapi de stres: cnd ai terminat lista, ei bine AI TERMINAT-O!

scapi rapid de ntreruperi i reueti s-i faci treaba (cnd eti ntrerupt
i notezi ce i-a venit de fcut pentru mine i continui lucrul)

n fiecare zi ai o vedere clar asupra a ce trebuie s faci

sentimentul de la sfritul zilei, c i-ai termiant sarcinile i ai TIMP LIBER

te motiveaz s mergi ct mai departe!

mparte proiectele mari n sarcini mici

mi amintesc ultimele luni nainte smi termin masteratul. Aveam de scris

lucrarea de dizertaie i, ca orice student organizat, mi notam n lista de
sarcini scrie dizertaia.
Ce crezi c s-a ntmplat n ziua urmtoare?
Am lsat sarcina asta ultima din list i m-am trezit c nu mai aveam timp!
i asta a continuat zile, sptmni i luni, ca s m trezesc cu deadlineul
ntr-o lun i o profesoar nervoas c a fost amnat.

Problema

Creierul nostru nu poate executa lucruri abstracte.

Cnd ne propunem s lucrm la o sarcin care nu o putem atinge sau mica
avem impresia c ne este peste puteri.

Soluia

Care din urmtoarele sarcini i se pare mai uoar de fcut:

a) ziua Andreei
sau
b) o sun pe Andreea s o felicit de ziua ei
a) scrie dizertaia
sau
b) scrie cuprinsul dizertaiei
a) ncepe o afacere
sau
b) f un brainstorming legat de modul n care i-ai putea ncepe afacerea
Sparge proiectele mari n sarcini care le poi face n maxim o or.

NU
Tuesday 17/5
construirea unei afaceri

Tuesday 18/5
construirea unei afaceri

Tuesday 19/5
construirea unei afaceri

DA
Tuesday 17/5
revizuirea planului

Beneficiile

Tuesday 18/5
construirea website-ului

Tuesday 19/5
scriu primul articol

Dac scrii ceva vag n list nu vei fi motivat s te apuci de lucru pentru c vei
avea senzaia c nu poi termina acel proiect.
Compar asta cu a avea ceva concret i rapid de fcut, oare nu vei aborda
proiectul gata de aciune?

Lucreaz n funcie de context

Unul din principalii factori de stres

ai oamenilor organizai este lista de
sarcini. Da, m-ai auzit bine, lista care
ar trebui s te ajute la organizare i
provoac stres.
De ce?

Problema
Lista neorganizat
fac teste pentru program
l sun pe Gigi pentru poze
depun bani salar n cont
scriu document pentru firm
duc gunoiul
edin cu eful

Soluia
List organizata pe contexte
fac teste pentru program
scriu document pentru firm
edin cu eful
depun bani salar n cont
l sun pe Gigi pentru poze
duc gunoiul

Uit-te la lista din stnga. De cte ori treci prin ea te uii la fiecare sarcin
pe rnd. La fiecare sarcin iei o decizie: lucrezi la ea sau o lai pe mai incolo.
Parcurgi lista pn cnd termini toate sarcinile i o iei de la capat.
Rezultatul?
Parcurgi o sarcin de mai multe ori pn s o realizezi.
De fiecare dat cnd o parcurgi iei din starea de concentrare i faci o
alegere.
Pentru a ajunge din nou n acea stare i iroseti energie i timp, energie care
se irosete n mod repetat la fiecare sarcin.
Te-ar ajuta dac ai parcurge lista o singura dat, fr s treci prin fiecare
sarcin de 20 de ori?
Dar cum s faci asta cnd ai o mulime de sarcini care nu se pot face n locul
n care eti sau cu uneltele care le ai?
Organizeaz-i lista n funcie de context.
mparte lista n mai multe pri, n funcie de uneltele care le ai la dispoziie.
@servici (toate sarcinile care le pot face la lucru)
@drum (sarcini de fcut pe drum: cumprturi, etc)
@acas (sarcini private sau de fcut acas)
Iar lista pe foaie ar arta aa:
@servici
fac testele pentru program
scriu documentul pentru firm
vorbesc cu eful de proiect
@drum
depun bani salar n cont
@acas
l sun pe Gigi pentru pozele de la chef
duc gunoiul
Acum, cnd trebuie s parcurgi lista, nu te mai uii prin toate sarcinile ci doar
la sarcinile din contextul tu, cele pe care poi s le indeplineti acum!

Beneficiile

nu mai pierzi timp reiternd prin sarcini

nu mai iei din starea ta de concentrare, iei urmtoarea sarcin la rnd i o faci
lucrezi eficient, nu sari peste lucrurile importante notate
ai o viziune clar, la ce trebuie s faci i cnd trebuie s faci acel lucru

Matricea Eisenhower - stabilete

ceea ce e cu adevrat important

Vreau s-mi rspunzi la 3 ntrebri:

Consideri c ai prea mult de lucru i
prea puin timp pentru a lucra?
Lucrezi din urgen n urgen i nu
mai deii controlul?
elurile tale sunt amnate datorit
urgenelor care trebuie rezolvate ACUM?
Ei bine eti perfect sntos ... i totodat perfect dezorganizat

Problema

Lucrm lucrm lucrm.

n fiecare zi lucrm, ne adncim n lucrurile care le facem, ne vin alte sarcini
noi i ne trezim la sfritul zilei c, de fapt, nu am fcut nimic important
pentru noi ... nu de alta dar nu am avut timp
Matricea Eisenhower

1. Urgent i important

2. Important i nu urgent

urgene / crize

eluri / vise

reacii

construire de relaii

probleme presante

planificare

deadlineuri

pregtiri i preveniri

3. Urgent i neimportant

4. Nici urgent nici important

ntreruperi

alte telefoane

rapoarte

jocuri

ntlniri neimportante

mail irelevant

mail, telefoane

relaxare

1. Urgent i important

2. Important i nu urgent

urgene / crize

eluri / vise

reacii

construire de relaii

probleme presante

planificare

deadlineuri
Simptom

pregtiri
i preveniri
Leacul!

3. Urgent i neimportant

4. Nici urgent nici important

ntreruperi

alte telefoane

rapoarte

jocuri

ntlniri neimportante

mail irelevant

mail, telefoane Cauz

Matricea din stnga se spune c a fost folosit de preedintele Statelor Unite,

Dwight D. Eisenhower care avea i un citat legat de ea: Ceea ce e important
e rar urgent iar ceea ce e urgent e rar important!.
Practic e un tabel mprit n 4 cadrane.
Cadranul 1 este cadranul stresului sau lupta cu focul, ca s zic aa; orice
sarcin care ajunge acolo trebuie fcut imediat
Cadranul 2 este cadranul valorilor, locul n care gndim strategic, unde ne
proiectm elurile i ne setm visurile
Cadranul 3, cadranul amgirii, avem tot ce e urgent pentru alii, urgen care
ni se transmite cnd ne cer s facem treburi, cnd ne ntrerup
Cadranul 4, cadranul regretelor, locul unde nu avem ce cuta, pierderea de
timp
O zi normal de munc la noi const n a lucra n cadranul 1, la sarcinile urgente
i important i pe urm n cadranul 3 la sarcinile urgente i neimportante.
Ca rezultat, proiectele importante pentru noi, elurile i visurile noastre sunt
permanent amnate.
Efectul?
Datorit perseverenei n cadranele de jos cteva din sarcinile cadranului 2
ne ajung n 1 (trebuie s le facem urgent; dac nu, avem impresia c suntem
sufocai).

relaxare

Efectul este lucrul ntr-un continuu stres, lucru care nu duce ctre nimic din ce
ne-am plnuit.
De un singur lucru ai nevoie ca s iei din aceasta stare i s preiei controlul.

S te concentrezi pe sarcinile din

cadranul 2.

Soluia

Cum o faci?

1. Urgent i important

2. Important i nu urgent

urgene / crize

eluri / vise

reacii

construire de relaii

DA

probleme presante

planificare

deadlineuri
Simptom

pregtiri
i preveniri
Leacul!

3. Urgent i neimportant

4. Nici urgent nici important

ntreruperi

alte telefoane

NU
rapoarte

ntlniri neimportante
mail, telefoane Cauz

Beneficiile

te foloseti de Iniiativa Curent pentru a ncepe ziua lucrnd la cea mai

important/grea sarcin din cadranul 2
spargi proiectele grele din cadranul 2 n sarcini realizabile
delegi sarcinile din cadranul 3 sau utilizezi tehnica Las pe mine ce poi
face azi
ignori (tergi) sarcinile din cadranul 4

jocuri
mail irelevant
relaxare

n momentul n care i tratezi toate sarcinile zilnice contient de prioritatea

lor ajungi s nu mai lucrezi la ceea ce nu e important pentru tine.
Ca rezultat, dedici mai mult timp cadranului 2, direciei tale n via, visurilor
i proiectelor tale.
Eliminnd sarcinile neimportante ajungi s ai o zi mai linitit n care ai realizat mai mult din ce i-ai propus.

Timpul de lucru e acum

Nu-i cer s foloseti 60 de zile aceste

tehnici, poate nu vrei, poate nu crezi c
funcioneaz, ce-i cer n schimb este s
alegi o singur tehnic, azi, pe care s o
ncerci! Imagineaz-i cum te vei simi
dup ce vei vedea primele rezultate!

Referine

Am s v dau cteva adrese web care prezint diverse tehnici de

Time Management.

Introducere n domeniu

Pagina wikipedia care introduce domeniul.

Getting things done

Introducere ntr-un sistem mai strict dar eficient pentru a duce la bun sfrit
sarcinile.

Superfocus

Un sistem intuitiv de organizare.

Toodledo

Un sistem online pentru managementul sarcinilor (l folosesc personal).

V mai recomand cteva cri din

domeniu:
Getting Things Done - David Allen

Avantaje
Este o variant tehnic de time management, foarte util cnd avei extrem
de multe sarcini (200+). V inva bazele dar acoper i problemele mai
complexe care pot aprea.
Dezavantaje
Tehnica de lucru este util pentru sarcini multe (un ef de departament cu
mai multe proiecte n paralel), ncercai nainte alte metode.

Do It Tomorrow - Mark Forster

Avantaje
Tehnicile sunt simple i foarte eficiente. Merge pe ideea simplitii nu pe
tehnicalitate.
Dezavantaje
Rezolv un numr limitat de probleme. (V recomand s citii Getting Things
Done nainte). Dai click aici pentru un rezumat al metodei.

The Seven Habits of Highly Effective

People - Stephen R. Covey

Avantaje
Se axeaz pe contextul general al lucrurilor. Ofer sfaturi excelente n
managementul vieii.
Dezavantaje
Nu are o metod specific modern de rezolvare a sarcinilor.