Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Manual
Rolul auditorilor din statele
membre n prevenirea i
detectarea fraudelor
n domeniul fondurilor structurale i de
investiii ale UE
Experiena i practica din statele membre
Elaborat de un grup de lucru format din experi din statele membre, condus i coordonat
de Unitatea de prevenire, raportare i analiz a fraudei din cadrul Oficiului European de
Lupt Antifraud (OLAF)
DECLINAREA RESPONSABILITII
Acesta este un document de lucru destinat s faciliteze executarea fondurilor structurale
i de investiii ale UE (ESIF - EU Structural and Investment Funds) i s promoveze
bunele practici. Documentul nu are for juridic obligatorie pentru statele membre, ci
cuprinde mai degrab orientri generale i recomandri de bune practici pentru
autoritile de audit.
Aceste orientri nu aduc atingere legislaiei naionale din statele membre. Ele ar trebui
interpretate innd seama de cadrele juridice naionale i pot fi adaptate n func ie de
acestea.
Manualul nu aduce atingere interpretrii Curii de Justiie i a Tribunalului i nici deciziilor
Comisiei.
NOTA:
Prezentul document nu este obligatoriu pentru statele membre i nu creeaz noi
norme sau obligaii n sarcina autoritilor naionale. Acesta reflect bunele
practici, este pur orientativ i nu trebuie utilizat ca temei juridic sau baz
normativ n cadrul auditurilor sau investigaiilor.
Rezumat
Prezentul manual a fost elaborat printr-o procedur de lucru comun, la care au
participat experi din statele membre i din cadrul OLAF. Serviciile Comisiei responsabile
de fondurile structurale i de investiii europene (ESIF) au fost, de asemenea, consultate,
dar nu sunt, ele nsele, coautori ai prezentului manual 1. Obiectivul acestei proceduri de
lucru este de a spori cooperarea i colaborarea dintre autorit ile na ionale i serviciile
Comisiei n cadrul Grupului COCOLAF2 de prevenire a fraudelor, prin redactarea unui ghid
practic pe care statele membre i Comisia s l poat utiliza ca exemplu de bune practici,
instrument administrativ, de orientare i de sprijin pentru a- i consolida msurile i
strategiile lor antifraud.
n acest cadru, statele membre au ales tematica legat de rolul auditorilor n prevenirea
i detectarea fraudelor. Rolul auditorilor n protejarea intereselor financiare ale UE este
esenial. Acesta se ntemeiaz pe principiile-cheie stabilite de standardele interna ionale
de audit, care trebuie s fie aplicate n cadrul legal specific al UE, innd seama de cadrul
naional. n urma consolidrii cadrului juridic al ESIF 2014-2020 3 n ceea ce privete
evaluarea riscului de fraud i prevenirea i detectarea fraudei, auditorii na ionali vor
avea un rol mai important n ceea ce privete verificarea respectrii de ctre autorit ile
responsabile a acestei noi legislaii. Cadrul juridic 2014-2020 prevede c statele membre
trebuie s adopte msuri antifraud legate de gestionarea fondurilor UE. Auditorii vor
trebui s evalueze dac i modul n care autoritile de management i organismele
intermediare vor respecta aceast cerin.
Concluziile unui atelier la care au participat experi din 11 state membre au eviden iat
necesitatea unui manual care s contribuie la
Cuprins
Rezumat................................................................................................................. 3
Introducere............................................................................................................. 6
1. Audit i fraud cadrul juridic aplicabil fondurilor structurale i de investiii
europene (ESIF)...................................................................................................... 9
1.1. Cadrul juridic al UE.......................................................................................... 9
1.2. Cadrul internaional....................................................................................... 11
1.3. Cadrul naional.............................................................................................. 14
2. Contribuia auditurilor de sistem la prevenirea i detectarea fraudelor...........15
2.1. Auditurile de sistem i prevenirea fraudelor..................................................15
2.2. Auditurile de sistem i detectarea fraudelor..................................................21
3. Modul n care auditurile operaiunilor contribuie la prevenirea i detectarea
fraudelor............................................................................................................... 24
3.1. Auditurile operaiunilor i prevenirea fraudelor.............................................24
3.2. Auditurile operaiunilor i detectarea fraudelor.............................................26
4. Formarea specific n domeniul prevenirii i detectrii fraudelor.....................32
4.1. Cursuri introductive pentru noii auditori........................................................33
4.2. Formarea profesional continu....................................................................33
4.3. Susinerea formrii altor pri interesate......................................................36
Concluzie.............................................................................................................. 37
Anexa 1 Principalele dispoziii legale la nivelul UE aplicabile auditorilor..........38
Anexa 2 Lista celor apte criterii de evaluare n conformitate cu cerina
esenial nr. 7: Punerea efectiv n aplicare a unor msuri antifraud
proporionale........................................................................................................ 42
Anexa 3 Exemplu de plan de reacie la situaii de fraud elaborat de o
autoritate naional.............................................................................................. 43
Anexa 4 Exemple de stegulee roii crora trebuie s li se acorde atenie n
timpul auditurilor operaiunilor pentru programul FSE.........................................48
Anexa 5 Tabel cu potenialele contribuii aduse de auditori n vederea prevenirii
sau detectrii fraudelor n auditurile de sistem i auditurile operaiunilor...........50
Introducere
n 2012, OLAF a instituit o procedur de colaborare cu statele membre n vederea
schimbului de experien i de bune practici ntre statele membre, precum i cu Comisia.
Aceast procedur se desfoar n cadrul Grupului COCOLAF de prevenire a fraudelor.
Procedura const ntr-un grup de lucru format din experi din statele membre i din
reprezentani ai OLAF, ai DG Politic Regional i Urban, DG Ocuparea Forei de Munc,
Afaceri Sociale i Incluziune, DG Afaceri Maritime i Pescuit. Acetia au lucrat timp de un
an pe o tem specific aleas de statele membre. Pentru 2014, statele membre au ales
ca tem rolul auditorilor n prevenirea i detectarea fraudelor.
Prezentul document a fost elaborat n cadrul procedurii respective. Acesta este un manual
care urmrete s amelioreze cunotinele i gradul de sensibilizare a auditorilor n ceea
ce privete rolul acestora n prevenirea i detectarea fraudelor n domeniul fondurilor
structurale i de investiii europene (ESIF). Manualul nu este obligatoriu pentru statele
membre i nici nu creeaz noi norme sau obligaii pentru autorit ile na ionale de audit.
Scopul su este de a spori gradul de sensibilizare a auditorilor din statele membre cu
privire la rolul acestora n lupta mpotriva fraudei i cuno tinele lor cu privire la practicile
de lucru ale colegilor din alte state membre.
Din acest motiv, prezentul manual se bazeaz pe exemple de bune practici oferite de
experii din statele membre care au fcut parte din grupul de lucru.
Dei manualul reprezint un document privind bunele practici adresat autoritilor de
audit ale statelor membre, acesta poate fi, de asemenea, util autorit ilor de
management i certificare, pentru a le permite s neleag mai bine rolul auditorilor n
prevenirea i detectarea fraudelor i necesitatea de a coopera pe deplin cu auditorii
pentru a asigura protecia intereselor financiare ale UE.
Legislaia UE constituie un cadru al activitii autoritilor de audit n domeniul ESIF.
Aceasta face o referire clar la standardele internaionale de audit, care ofer orientri cu
privire la rolul auditorilor n prevenirea i detectarea fraudelor. Primul capitol din
prezentul manual descrie aceste norme generale i face referire la normele na ionale
pertinente.
Auditorii au un rol esenial n ceea ce privete formularea unei opinii privind func ionarea
eficace a sistemelor de gestionare i control ale programelor operaionale cofinan ate prin
ESIF. Standardele internaionale de audit precizeaz c responsabilitatea principal
pentru prevenirea i detectarea fraudelor revine att conducerii, ct i celor responsabili
pentru guvernana entitii. Pe de alt parte, auditorii au, de asemenea, un rol de jucat n
lupta mpotriva fraudei i trebuie s ajute statele membre s i ndeplineasc obliga iile
de prevenire, detectare i corectare a neregulilor i a fraudei.
Auditorii ar trebui s foloseasc o interpretare foarte larg a conceptului de fraud, care
s includ corupia, splarea banilor, deturnarea de fonduri publice i nclcarea
Estonia
Attila GALYAS
Ungaria
Paul HERRON
Irlanda
Kstutis ZIMBA
Lituania
Malta
rile de Jos
i Andras PATI
Mark SAID
Peter VLASVELD
Convenia PIF privind protejarea intereselor financiare ale Uniunii din 26 iulie 1995
prevede o definiie a fraudei. ntruct cadrul juridic s-a schimbat de la adoptarea acesteia,
Convenia PIF este n prezent n curs de revizuire. Comisia a prezentat o propunere de
Directiv a Parlamentului European i a Consiliului privind combaterea fraudelor
ndreptate mpotriva intereselor financiare ale Uniunii prin intermediul dreptului penal
[COM(2012)363 final din 11.7.2012].
Finanelor
Bogdan TRLEA
Romnia
Katarina SIMUNOVA
Slovacia
Regatul Unit
Mara SIMIC
Articolul 59 din Regulamentul financiar i articolul 127 din RDC prevd trei tipuri
principale de audituri n cadrul gestiunii partajate:
1. audituri de sistem privind buna funcionare a sistemului de gestiune i control al
programului operaional;
2. audituri ale operaiunilor asupra unui eantion adecvat de operaiuni, selectat pe
baza cheltuielilor declarate;
3. audituri ale conturilor financiare anuale i ale declaraiilor de gestiune.
EGESIF-XXXYY-EN.
11
Regulamentul delegat (UE) nr. 480/2014 al Comisiei din 3 martie 2014 de completare a
Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European i al Consiliului de stabilire
a unor dispoziii comune privind Fondul european de dezvoltare regional, Fondul social
european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rural i Fondul
european pentru pescuit i afaceri maritime, precum i de stabilire a unor dispoziii
generale privind Fondul european de dezvoltare regional, Fondul social european, Fondul
de coeziune i Fondul european pentru pescuit i afaceri maritime, JO L 138, 13.5.2014, p.
5-44.
10
11
2. n cazul n care auditorii suspecteaz existena unei fraude, ace tia trebuie s ia
msuri suplimentare;
3. auditorii ar trebui s in seama de factori de risc de fraud specifici atunci cnd
i planific activitile de audit. n acest sens, conceputul de prag de semnificaie
ar trebui s includ aspecte calitative;
4. atunci cnd obine o asigurare rezonabil, auditorul este dator s menin
scepticismul profesional pe durata auditului. Aceasta include necesitatea de a
gndi i de a aciona cu inventivitate;
5. trebuie acordat o atenie deosebit comunicrii i documentrii cazurilor de
suspiciuni de fraud.
n conformitate cu ISA 330, Procedurile auditorului ca rspuns la riscurile evaluate,
auditorul trebuie s determine rspunsul general necesar la riscurile evaluate de
denaturri semnificative ca urmare a fraudei din situaiile financiare. Cu toate acestea,
exist riscul inevitabil ca unele denaturri semnificative s nu poat fi identificate, n
special n cazurile n care acestea rezult din fraude.
... pot exista ateptri ale publicului general n ceea ce privete raportarea de
ctre auditorii din sectorul public a oricrei neconformiti a autorit ilor detectate
n cursul auditului sau comunicarea informaiilor privind eficacitatea controlului
intern. Este necesar ca auditorul din sectorul public s in seama de aceste
responsabiliti suplimentare i de riscurile de fraud aferente n cursul planificrii
i desfurrii auditului. (p. 4)
Cerinele privind raportarea fraudei n sectorul public pot face obiectul unor
dispoziii specifice ale mandatului de audit sau ale legislaiei sau reglementrilor
conexe, n conformitate cu punctul 43 din ISA privind comunicarea ctre o parte
din afara entitii. Aceste pri pot include autoritile de reglementare i de
asigurare a respectrii legii. n anumite medii, poate exista obligaia de a
comunica indiciile de fraud organismelor de investigare i chiar de a coopera cu
aceste organisme pentru a stabili dac a avut loc o fraud sau un abuz. n alte
medii, auditorii din sectorul public pot fi obligai s raporteze mprejurrile care ar
putea indica posibilitatea de fraud sau abuz organismului jurisdicional competent
sau nivelului corespunztor al administraiei publice sau al sistemului judiciar, cum
ar fi parchetul sau poliia, precum i (dac este relevant n conformitate cu
legislaia) prilor tere afectate. Auditorii din sectorul public evit interferenele
cu anchetele sau procedurile judiciare poteniale. Auditorii din sectorul public
12
15
13
n plus fa de cadrul juridic al UE, unele (dei nu toate) statele membre au inclus n
legislaia lor intern dispoziii care s defineasc mai bine procedurile de audit.
Cadrul juridic al UE este destul de general i las o marj de manevr statelor membre.
Acestea pot structura i efectua audituri n conformitate cu normele, structura
organizaional i principiile lor. Acest lucru trebuie luat n considerare atunci cnd se
analizeaz rolul auditorilor n prevenirea i detectarea fraudelor.
14
16
15
16
s
s
s
s
n mod mai specific, ntrebrile eseniale legate de fraud includ urmtoarele (list
neexhaustiv):
19
17
18
Atunci cnd selecteaz un eantion de teste de control pentru a examina func ionarea
practic a sistemului de gestionare i control, auditorii ar trebui s utilizeze metode de
eantionare aleatorie (sau alte metode stabilite n standardele internaionale de audit).
Auditorii nu ar trebui s ncerce s selecteze cazurile potenial frauduloase (de exemplu
pe baza informaiilor furnizate de serviciile de asigurare a respectrii legii i de
autoritile de reglementare). Aceasta ar putea conduce la o evaluare gre it a
funcionrii sistemului de gestionare i control al organismul auditat, deoarece e antionul
ar putea fi distorsionat n favoarea cazurilor de fraud. Cu toate acestea, aceste tipuri de
cazuri ar putea fi selectate ca eantion suplimentar, pentru a evalua n mod specific
procesele de gestionare a fraudei.
Autoritile de audit ar trebui s i desfoare activitatea de audit de sistem asupra
msurilor antifraud ct mai devreme posibil n cadrul perioadei de programare i ori de
cte ori este necesar. De asemenea, acestea ar trebui s examineze n mod sistematic, n
cadrul programului lor de audituri de sistem, dac sunt aplicate msuri antifraud eficace
i proporionale la nivelul organismelor intermediare21.
Exemple de deficiene ale sistemului care pot avea implica ii n ceea ce prive te
frauda22
lipsa unor verificri specifice pentru a stabili dac persoana implicat n elaborarea
termenilor de referin ai unei licitaii are un interes personal sau economic legat
de licitaie (de exemplu, situaia n care un ofertant, cruia ulterior i se atribuie
contractul, este cel care elaboreaz termenii de referin i i transmite
autoritilor contractante, numai pentru a demonstra c documentaia licitaiei a
fost publicat oficial);
lipsa unor verificri specifice pentru a stabili dac o persoan implicat n procesul
decizional are interese personale sau economice legate de decizia pe care trebuie
s o ia (de exemplu, situaia n care angajaii unei autoriti de management
acord n mod deliberat un avantaj necuvenit unui anumit beneficiar, nclcnd
normele i procedurile aplicabile i permind beneficiarului respectiv s
beneficieze de finanri nerambursabile la care nu avea dreptul, deoarece nu
ndeplinea criteriile legale pentru finanare) ;
21
19
20
Cu toate acestea, n cazul n care o autoritate de audit identific posibile fraude n cursul
desfurrii activitii de audit de sistem, aceasta trebuie s reacioneze imediat, pentru
a proteja bugetul UE i bugetele naionale. O procedur stabilit n prealabil i cunoscut
poate facilita deciziile auditorilor atunci cnd se confrunt cu un potenial caz de fraud.
n Irlanda, autoritatea de audit pentru FEDR a elaborat un Plan de reacie la situa ii de
fraud, pe care auditorii trebuie s l utilizeze atunci cnd suspecteaz existena unei
fraude, att n cadrul auditurilor de sistem, ct i al auditurilor operaiunilor. Obiectivul
este de a se asigura adoptarea unor msuri prompte i eficace . Documentul
evideniaz aciunile care trebuie ntreprinse n cazul detectrii unui posibil caz de fraud,
pentru a se asigura c autoritatea de audit raporteaz cazul n mod corect autorit ilor
competente, fr a pune n pericol respectarea termenelor de raportare anual ca urmare
a unei investigaii. O copie a acestui plan este inclus n anexa 4 la prezentul manual.
Msurile existente i mecanismele interne de control i supraveghere, dac sunt aplicate
n mod corect, ar trebui s reduc posibilit ile de fraud, ns acestea nu o fac
imposibil. Auditurile frecvente i atent selecionate n domenii sensibile reprezint un
instrument util pentru auditori. Acestea pot contribui la identificarea unor deficien e
sistemice ale msurilor antifraud i, de asemenea, la detectarea cazurilor poten iale de
fraud. Prin urmare, auditurile tematice sunt instrumente utile.
n conformitate cu ISA 240, auditorii trebuie s elaboreze proceduri de audit, pe baza
unei evaluri a riscurilor, care s le permit s obin o asigurare rezonabil c
eventualele daune semnificative cauzate de fraude sunt descoperite.
n cazul oricrui audit, exist un risc inerent ca deficiene semnificative din cadrul
sistemului de control intern s nu fie detectate, chiar dac auditul a fost planificat i
realizat n mod corect. Auditorii trebuie s menin o vigilen profesional deosebit i
un spirit analitic riguros, deoarece frauda include aciuni care urmresc s o ascund,
precum nelegeri secrete ntre diferite persoane, falsificarea documentelor, disimularea
sau neprezentarea unor documente, date sau informaii.
Scepticismul profesional este esenial. Probele de audit trebuie evaluate n mod critic. De
exemplu, auditorii ar trebui s fie vigileni n ceea ce privete:
24
21
Auditorul poate concluziona c frauda potenial afecteaz ntregul sistem sau doar o
parte a acestuia, sau c exist unul sau mai multe cazuri izolate de fraud poten ial. n
toate aceste situaii, auditorul trebuie s reacioneze rapid i s informeze autorit ile
relevante, innd seama de toate circumstanele legate de cazul sau cazurile respective.
Pe baza probelor detectate, auditorul trebuie s analizeze situaia n mod riguros i
aprofundat, s structureze probele pe care se bazeaz concluzia i s decid pe cine s
informeze.
n primul rnd, persoanele care trebuie informate sunt probabil cele nsrcinate cu
guvernana entitii auditate, dac nu exist niciun motiv de a crede c acestea sunt
implicate n caz(uri). Pentru beneficiarii cofinanai, autoritile de management sau
organismele intermediare sunt cele nsrcinate cu guvernana. n alte cazuri, auditorul
trebuie s notifice cazul (cazurile) direct autoritilor judiciare, fr a aduce atingere
legislaiei naionale privind confidenialitatea informaiilor obinute n cursul unui audit.
Auditorii trebuie, de asemenea, s informeze autoritile naionale, care trebuie s
informeze Comisia (OLAF) cu privire la nereguli i la cazurile de fraud suspectat, n
conformitate cu normele sectoriale aplicabile privind raportarea neregulilor 26.
analizei riscurilor;
26
22
23
24
Acest lucru ajut auditorii s aleag domeniile poteniale de risc asupra crora s se
concentreze atunci cnd efectueaz audituri. Atunci cnd identific nereguli, auditorii au
nevoie de ntreaga documentaie justificativ, astfel nct s poat ajunge la o concluzie
n ceea ce privete poteniala existen a unei fraude. Dac este necesar, auditorii trebuie
s efectueze o examinare suplimentar, inclusiv audituri suplimentare, pentru a stabili
amploarea problemei, precum i s recomande msurile corective necesare. Auditorii ar
trebui s se concentreze asupra prezentului, cu alte cuvinte asupra rspunsului direct i
imediat la neregulile identificate. n msura posibilului, auditorii ar trebui s ia n
considerare i viitorul, pentru a determina dac ar putea fi recomandat aplicarea unor
msuri preventive pentru a preveni neregulile n viitor.
De asemenea, auditorii pot stabili concluzii n legtur cu prevenirea fraudei chiar i n
situaii n care nu au fost detectate poteniale fraude. Acesta poate fi cazul atunci cnd un
audit al operaiunilor, bazat pe un eantion, a identificat domenii de risc sau deficiene.
Rolul consultativ al auditorilor vine n completarea rolului lor de audit. Dac, n cursul
auditurilor operaiunilor, auditorii identific bune practici n domeniul prevenirii, ace tia ar
trebui s aib n vedere posibilitatea de a le colecta i de a le comunica pr ilor interesate
relevante. Adesea, persoanele aplic bune practici n munca lor de zi fr s- i dea
seama de calitatea activitii lor i, prin urmare, este puin probabil s le mprt easc.
Auditorii pot juca un rol esenial n aceast privin. Efectund audituri multiple, ace tia
dispun de o bun imagine de ansamblu asupra bunelor practici existente i ar trebui, prin
urmare, s contribuie la identificarea i la diseminarea acestora.
De asemenea, auditorii trebuie s recomande aciuni corective atunci cnd detecteaz
probleme. O culegere a practicilor frauduloase detectate ntr-o anumit ar, sau n
cadrul anumitor fonduri, regiuni sau ntreprinderi, precum i a aciunilor sau msurilor
corective care pot fi aplicate, ar fi foarte util pentru pr ile interesate. O astfel de
culegere ar contribui la diseminarea unei cunoateri comune bazate pe auditurile
precedente, inclusiv ctre autoritile i organele de anchet din cadrul sistemului
judiciar.
25
26
Pregtirea auditului
Pregtirea fiecrui audit al operaiunilor este foarte important. Aceasta poate include
urmtoarele etape:
27
Instrumente
Aceste documente ofer informaii privind steguleele roii, formele de fraud i msurile
antifraud care pot fi foarte utile atunci cnd se desfoar audituri ale operaiunilor.
n Slovacia, autoritile naionale au elaborat liste de verificare pentru a-i ajuta pe
auditori s ia decizii corecte.
Instrumentele informatice pot fi de mare ajutor pentru pregtirea i efectuarea de
audituri ale operaiunilor. Sub rezerva reglementrilor juridice naionale privind protec ia
datelor, n aceast etap se pot utiliza instrumente de analiz a datelor pentru a mbog i
procesul de evaluare a riscului, a verifica ncruciat datele n raport cu alte organiza ii din
sectorul public sau privat i a detecta situaii cu un risc potenial ridicat. De asemenea,
Comisia pune la dispoziie instrumentul specific de extragere a datelor numit Arachne,
care poate fi utilizat pentru a detecta operaiunile i proiectele expuse unor riscuri. Acest
instrument de evaluare a riscurilor poate fi util i pentru autoritile de audit.
Este de asemenea posibil ca statele membre s fi elaborat instrumente informatice
adaptate nevoilor lor specifice sau s utilizeze baze de date specifice.
n Estonia, n cursul auditurilor se utilizeaz diferite baze de date (registrul asisten ei
structurale, registrul achiziiilor publice, registrul activitilor economice electronice etc.)
pentru a colecta informaii coroborate. De exemplu, se pot verifica informa iile din
registrul asistenei structurale pentru a detecta dac a avut loc o dubl finan are a
aceleiai facturi.
3.2.1.3.
28
Echipa de audit intern este responsabil s ofere asigurare att Ministerului Muncii
i Pensiilor, ct i Comisiei n legtur cu funcionarea eficace a sistemelor de gestionare
i control pentru programul operaional al FSE.
Auditorii trebuie s fac eforturi s prezinte faptele referitoare la cazul de fraud ntr-un
mod imparial. n raport nu trebuie exprimate niciodat preri. Raportul ar trebui s
includ numai faptele relevante pentru care exist probe.
29
De exemplu, Comisia a publicat mai multe documente care ofer sprijin n vederea
detectrii fraudelor, enumerate la punctul 3.2.1 litera (b) de mai sus. Acestea ofer
orientri generale i recomandri, reflectnd cele mai bune practici ale statelor membre
i Comisiei. Documentele respective ar putea fi adaptate astfel nct s rspund mai
bine contextelor i procedurilor naionale. Auditorii ar putea aduce o contribu ie valoroas
la acest proces de adaptare, datorit experienei lor n domeniu. Con inutul acestor
documente naionale ar putea fi apoi comunicat ntregului personal care ar putea fi
implicat n detectarea fraudelor.
La un nivel mai general, experiena dobndit n urma auditurilor ar trebui luat n
considerare n momentul elaborrii unor orientri de procedur, planificrii activit ilor de
audit sau formrii auditorilor.
Reunirea tuturor practicilor frauduloase detectate de autoritile naionale de audit i
elaborarea unei colecii de cazuri ar putea fi foarte util pentru toate pr ile interesate.
Detectarea eficient a fraudei va fi facilitat prin schimbul de explicaii privind modul n
care sunt prelucrate informaiile referitoare la cazurile analizate. Etapele acestei
prelucrri ar putea s includ prelucrarea informaiilor iniiale, identificarea situaiilor care
impun marcarea cu stegulee roii, identificarea comportamentelor potenial frauduloase,
msurile luate de auditori/investigatori, concluziile cazului i orice sanciuni aplicate.
Acest schimb de informaii ar putea, de asemenea, contribui la o mai mare consecven a
deciziilor profesionale luate de auditori n activitatea lor de zi cu zi.
Sistemul ar putea deveni mai eficient datorit instituirii unor platforme structurate care
s permit schimbul de idei, informaii, experien i cunotine ntre toate pr ile
interesate. Astfel de reuniuni profesionale ar putea oferi posibilitatea de a prelucra i a
mprti n mod regulat experienele de audit.
30
31
Detectare
Prevenire
Audituri/
investigaii
Controale
direcionate
Acest proces reprezint un ciclu n cadrul cruia leciile nv ate prin analiza
auditurilor/investigaiilor sunt utilizate pentru a crea controale direcionate i controale de
Analiz/
audit direcionate, care contribuie la prevenire i detectare.
nvare
32
33
membre a articolului 125 alineatul (4) litera (c) din RDC i a notei de orientare
Evaluarea riscurilor de fraud i msurile antifraud eficace i proporionale27.
Personalul care lucreaz n domeniile achiziiilor publice, dezvoltrii tehnice sau
economice, educaiei etc. ar trebui s beneficieze de o formare sistematic distinct.
Prin urmare, sunt necesare cursuri periodice de remprosptare a cuno tin elor. Ar trebui,
de asemenea, organizate cursuri specializate care aprofundeaz anumite tematici
majore.
n Estonia, auditorii din cadrul autoritii de audit care face parte din Ministerul
Finanelor au participat, de asemenea, la mai multe activiti de formare specifice
referitoare la detectarea i prevenirea fraudei, inclusiv urmtoarele aspecte:
steguleele roii i
studii de caz.
Formarea n Lituania
Formarea auditorilor din Lituania se axeaz pe mbuntirea scepticismului profesional,
incluznd urmtoarele aspecte:
achiziiile publice.
Formarea ar trebui s se concentreze asupra urmtoarelor domenii:
27
34
steguleele roii sau indicatorii de fraud care pot permite detectarea cazurilor de
fraud potenial sau a unor deficiene ale sistemului: pentru exemple de
stegulee roii, a se vedea anexa 4;
35
36
Concluzie
Responsabilitatea principal pentru prevenirea i detectarea fraudelor revine autorit ilor
de management28. Cu toate acestea, succesul luptei mpotriva fraudei depinde de
eforturile comune ale autoritilor de management i de certificare, auditorilor i altor
pri interesate. Fiecare participant din cadrul lanului trebuie s i ndeplineasc rolul n
protejarea intereselor financiare ale UE.
Auditorii pot juca un rol important n prevenirea i detectarea fraudei la diferite niveluri.
n majoritatea cazurilor, recomandrile fcute de auditori pentru a consolida sistemele de
gestionare i de control vor avea, de asemenea, un impact pozitiv asupra prevenirii
fraudei. Atribuiile auditorilor includ examinarea specific a punerii n aplicare a articolului
125 alineatul (4) litera (c) din RDC (care prevede c statele membre trebuie s instituie
msuri antifraud eficace i proporionale). Nu n ultimul rnd, auditorii ar trebui, de
asemenea, s ia not de orice suspiciuni de fraud i s le comunice autorit ilor
competente.
Prezentul manual se bazeaz pe experiena acumulat de statele membre i i propune
s susin schimbul de bune practici ntre auditorii din toate statele membre. Acesta nu
este exhaustiv. Manualul poate fi, de asemenea, util autoritilor de management i de
certificare, contribuind la o mai bun nelegere a modului n care auditorii pot ajuta
aceste autoriti s instituie msuri, politici sau strategii antifraud.
Principalele contribuii la prevenirea i detectarea fraudei pe care le pot aduce auditorii
prin desfurarea auditurilor de sistem sau a auditurilor operaiunilor n domeniul
fondurilor structurale i de investiii sunt sintetizate n tabelul din anexa 5.
28
A se vedea articolele 72 litera (h) i 125 alineatul (4) litera (c) din RDC.
37
(2) n ndeplinirea sarcinilor legate de execuia bugetului, statele membre adopt toate
msurile necesare, inclusiv legislative, de reglementare i administrative, pentru
protecia intereselor financiare ale Uniunii, n special:
(a) garanteaz c aciunile finanate de la buget sunt executate corect i eficient, n
conformitate cu normele sectoriale aplicabile, iar n acest scop desemneaz n
conformitate cu alineatul (3) i supravegheaz organisme responsabile de gestiunea i
controlul fondurilor Uniunii;
(b) previn, detecteaz i soluioneaz neregulile i frauda.
Pentru a proteja interesele financiare ale Uniunii, statele membre, respectnd principiul
proporionalitii i n conformitate cu prezentul articol i cu normele sectoriale,
efectueaz controale ex ante i ex post i, dac este cazul, verificri la faa locului pe
eantioane reprezentative i/sau eantioane bazate pe riscuri ale tranzaciilor. De
asemenea, acestea recupereaz fondurile pltite n mod necuvenit i iniiaz procedurile
judiciare necesare n acest scop.
...
(5) Organismele desemnate n conformitate cu alineatul (3) pun la dispoziia Comisiei,
pn la data de 15 februarie a exerciiului financiar urmtor:
(a) contabilitatea cheltuielilor realizate, pe perioada de referin relevant astfel cum
este definit n normele sectoriale, necesare pentru executarea sarcinilor ncredin ate i
prezentate Comisiei n vederea rambursrii. Aceste conturi includ prefinanarea i sumele
pentru care proceduri de recuperare sunt n curs sau au fost deja ncheiate. Conturile
sunt nsoite de o declaraie a conducerii prin care se confirm c, n opinia
responsabililor pentru gestionarea fondurilor:
(i) aceste informaii sunt prezentate n mod adecvat, complet i exact;
(ii) cheltuielile au fost utilizate n scopul preconizat, astfel cum este definit n normele
sectoriale;
(iii) sistemele de control instituite ofer garaniile necesare cu privire la legalitatea i
regularitatea operaiunilor subiacente;
(b) un rezumat anual al rapoartelor finale de audit i al controalelor realizate, inclusiv o
analiz a naturii i a ocurenei erorilor i deficienelor de sistem identificate, precum i
msurile corective luate sau planificate.
Conturile menionate la primul paragraf litera (a) i rezumatele menionate la primul
paragraf litera (b) sunt nsoite de avizul unui organism independent de audit, emis
38
39
40
auditurile la faa locului ale autoritii de audit i poate efectua audituri ale operaiunilor
atunci cnd acest lucru este necesar, n conformitate cu standardele de audit acceptate la
nivel internaional, pentru a obine asigurri cu privire la funcionarea eficace a autorit ii
de audit.
41
Este necesar adoptarea unor astfel de msuri pentru a reduce riscul rezidual de fraud
la un nivel acceptabil. (Msurile includ declaraia de misiune, codul de conduit, tonul
comunicrii conducerii superioare, repartizarea responsabilit ilor, formarea i activit ile
de sensibilizare, analiza datelor, actualizarea cunotinelor cu privire la semnalele de
alarm i indiciile de fraud.)
7.4
Existena i aplicarea efectiv a unor msuri adecvate de detectare a situa iilor
care impun marcarea cu stegulee roii
7.5
Se adopt msuri adecvate atunci cnd este detectat un caz de potenial fraud
Aceste msuri asigur existena unor mecanisme clare de raportare pentru suspiciunile
de fraud i pentru deficienele de control, impunnd o coordonare adecvat cu
autoritatea de audit, cu autoritile de investigare competente din statele membre, cu
Comisia i cu OLAF.
7.6
Proceduri adecvate pentru monitorizarea corespunztoare
recuperri ale unor fonduri UE cheltuite n mod fraudulos
eventualelor
7.7
Proceduri corespunztoare de monitorizare ulterioar, pentru a examina toate
procesele, procedurile i controalele legate de fraudele poteniale sau efective.
Trebuie s existe proceduri de monitorizare ulterioar pentru a examina toate procesele,
procedurile sau controalele legate de fraude poteniale sau efective i a utiliza informa iile
relevante, iar constatrile relevante trebuie s fie utilizate n cadrul urmtoarelor
examinri ale evalurii riscului de fraud.
42
43
3.2
Responsabilul de audit/eful Autoritii de audit pentru FEDR trebuie s raporteze
imediat frauda sau frauda suspectat efului auditului intern sau directorului general (sau
unei persoane la un nivel ierarhic similar) din cadrul organismului auditat.
3.3
Superiorii ierarhici nu ar trebui s iniieze investigaii preliminare pn cnd
suspiciunile nu au fost comunicate efului auditului intern/directorului general al
organismului auditat i pn cnd acetia nu au fost consultai. Este imperativ ca aceste
investigaii s nu aduc atingere investigaiilor ulterioare sau s compromit probele.
3.4
n funcie de organismul auditat i de planul de reacie la situaii de fraud al
acestui organism, eful auditului intern sau directorul general ar trebui s i exprime
punctul de vedere n privina desfurrii unei analize a faptelor, pentru a stabili dac
exist suspiciuni rezonabile cu privire la existena unei fraude. Aceast analiz a faptelor
ar trebui realizat cu discreie i ct mai rapid posibil dup formularea suspiciunilor.
3.5
n cazul n care investigaia preliminar stabilete c nu au avut loc fraude sau
tentative de fraud, ns au existat deficiene ale controalelor interne, o astfel de
constatare ar trebui inclus n raportul auditului de sistem sau al auditului operaiunilor.
De asemenea, ar trebui s se recomande ca responsabilii s i revizuiasc sistemele de
control, pentru a se asigura c acestea sunt adecvate i eficace.
4. Etapa de raportare oficial
4.1
n cazul n care investigaia preliminar confirm suspiciunea c a avut loc o
tentativ de fraud sau o fraud efectiv, trebuie s se recomande conducerii
organismului auditat ca toate documentele originale (inclusiv documentele electronice) s
fie depozitate ntr-un loc sigur, n vederea unor investigaii suplimentare. n acest fel se
va preveni pierderea unor probe care pot fi eseniale pentru ac iunile disciplinare
ulterioare sau pentru urmrirea penal.
4.2
De asemenea, responsabilul de audit ar trebui s elaboreze o scurt not privind
probele care rezult din activitatea Autoritii de audit pentru FEDR care a identificat
frauda. Aceast not ar trebui transmis imediat efului auditului intern/directorului
general al organismului auditat i autoritii de management a programului. Informa iile
pe care trebuie s le conin aceast not includ:
o scurt descriere a circumstanelor legate de suspiciunea de fraud;
modalitatea de detectare;
valoarea aproximativ;
numele persoanei sau persoanelor suspectate.
4.3
n cazul n care este posibil ca frauda s fi fost comis din exterior, responsabilul
de audit pentru FEDR trebuie s indice conducerii organismului auditat necesitatea de a
informa alte departamente/organisme ale administraiei care sunt interesate sau ar putea
fi afectate.
4.4
Personalul autoritii de audit pentru FEDR nu trebuie s ia alte msuri n privin a
investigaiei fraudei sau s iniieze proceduri judiciare, deoarece responsabilitatea
44
45
respectiv s raporteze frauda Autoritii Supreme de Control i Audit (cea mai nalt
instituie de audit din Irlanda).
7.2
Dac finanarea afectat de fraude a fost primit de organismul auditat dintr-un
program operaional al cadrului strategic de referin naional i dac un organism
intermediar este implicat n etapa succesiv, trebuie de asemenea s se recomande ca
organismul intermediar respectiv s fie informat n legtur cu frauda.
7.3
n cazul n care organismul auditat are un comitet de audit, se recomand ca
acesta s fie informat cu privire la circumstanele legate de fraud i s i se solicite
opinia/aprobarea n legtur cu orice msuri subsecvente sau aciuni disciplinare.
8. Recuperarea pierderilor
8.1
Dup ce frauda (afectnd cheltuieli declarate Comisiei Europene) a fost
cuantificat i inclus n raportul final al auditului operaiunilor sau al auditului de sistem,
o copie a raportului trebuie transmis autoritii de certificare a programului, care va
include cazul de fraud n anexa XI - Declaraie privind recuperrile i retragerile,
elaborat la data de 31 martie a fiecrui an.
8.2
Autoritatea de certificare a programului este cea care trebuie s asigure faptul c
sumele totale eligibile/cheltuielile publice totale afectate de fraud care au fost raportate
ca nereguli sunt recuperate de la organismul sau programul auditat.
8.3
Orice alte pierderi provocate de fraud care nu implic operaiuni cofinanate
auditate nu ar trebui s fie urmrite de Autoritatea de audit pentru FEDR. Acestea sunt
de competena conducerii organismului auditat.
9. Aciuni subsecvente
9.1
n urma oricrei investigaii privind o fraud intern, ar trebui s i se recomande
autoritii de management s examineze sistemele actuale ale organismului n cauz,
pentru a evalua posibilitatea unor riscuri sistemice. Examinarea ar trebui s vizeze
dispoziiile actuale privind riscul de fraud, pentru a stabili dac exist msuri necesare
pentru a consolida controalele i, prin urmare, pentru a reduce riscul altor fraude n viitor.
Autoritatea de audit pentru FEDR ar trebui informat n legtur cu orice impact sistemic.
9.2
n cazul n care exist un risc de fraude i nereguli sistemice, Autoritatea de audit
pentru FEDR ar trebui s recurg la procedurile convenite cu autoritatea de management
pentru urmrirea subsecvent a erorilor sistemice.
10. Tratarea cererilor de informaii din partea presei etc.
10.1 Personalul autoritii de audit nu trebuie s discute niciun aspect al investiga iei
privind frauda cu presa sau cu alte pri, deoarece n acest lucru ar putea compromite
grav eventuala aciune disciplinar sau urmrire penal din viitor.
10.2 Toate cererile de informaii din partea presei n legtur cu cazurile de fraud
suspectat sau efectiv trebuie naintate efului auditului intern din cadrul organismului
auditat sau directorului general.
46
10.3 Personalul Autoritii de audit FEDR nu trebuie s comunice niciun detaliu privind
frauda persoanelor care nu sunt implicate n mod oficial n investigaie.
47
stimulare/recompensare/prime
pentru
angajaii
48
49
Rol de audit
Rol consultativ
Auditurile
operaiunilor
Rol de audit
Rol consultativ
Prevenirea fraudelor
testarea
msurilor
antifraud existente;
testarea reaciei autoritii
de management n situaia
detectrii unor fraude;
marcarea cu stegulee roii
a situaiilor n care exist
un risc de fraud.
participarea la instituirea
unei strategii naionale de
lupt
antifraud,
prin
mprtirea
experienei
lor;
formularea
de
recomandri
pentru
mbuntirea legislaiei n
vigoare;
participarea la activiti de
formare,
pe
baza
cunotinelor
i
a
experienei lor.
identificarea i evaluarea
tuturor riscurilor interne i
externe care ar putea duce
la fraud;
folosirea cunotinelor de
care
dispun
pentru
a
detecta
indicatorii
de
fraud;
cooperarea cu autoritatea
de management i cu
autoritile responsabile de
investigarea fraudelor, prin
comunicarea de informaii,
concluzii
i
constatri
pentru
mbuntirea
prevenirii fraudei.
utilizarea experienei lor
pentru
a-i
mprti
cunotinele
cu
prile
interesate i pentru a spori
gradul de sensibilizare cu
Detectarea fraudelor
identificarea indicatorilor
de fraud.
raportarea
punctelor
slabe sau a deficienelor;
formularea
de
recomandri
adecvate
sau de msuri corective
pentru autoritile de
management
i
de
certificare.
introducerea
unor
audituri direcionate ale
operaiunilor, pe baza
riscurilor de fraud;
detectarea indicatorilor
de fraud;
n cazul detectrii unei
fraude, urmarea etapelor
prevzute de planul de
reacie la situaii de
fraud convenit.
raportarea
punctelor
slabe sau a deficienelor
ctre
autoritatea
competent,
fr
ntrziere sau cel puin
50
privire la fraud;
crearea
unei
liste
de
practici
frauduloase
detectate
n
cadrul
auditurilor pe care le-au
efectuat,
n
vederea
sensibilizrii cu privire la
fraud.
51