www.referat.

ro

FUNCTIA DE REPREZENTARE
Functia secretariatului de reprezentare se exercita, in mod special, in relatiile
interpersonale ale managerului cu personalul organizatiei sau cu mediul extern.
Comunicarea interpersonala constituie o coordonata esentiala a procesului de
management, asigurand maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea raspunsului ce
o caracterizeaza. Cercetarile specialistilor in domeniul managementului evidentiaza
faptul ca, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consuma in comunicari
interpersonale si comunicari de grup sau "de echipa" [1] . In general, se insista asupra
persuadarii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul
organizatiilor, in scopul declansarii de actiuni care conduc la atingerea obiectivelor
In aceste conditii, domeniile de competenta ale secretariatului, auxiliarul direct al
managementului, au evoluat spre o alta coordonata, aceea a competentelor sociale.
Dincolo de provocarile profesionale in fata tehnologiei informationale si
comunicationale, competentele sociale constituie o noua provocare in exercitarea acestei
profesiuni. Conducerea organizatiilor care se desfasoara mai ales prin comunicare, are
nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar si capabile sa
comunice si sa se comporte conform noilor cerinte.
Situatii oficiale specifice, in care secretariatul isi exercita functia de reprezentare, la
nivelul organizatiilor, le reprezinta: primirea vizitatorilor, audientele, relatiile cu
reprezentantii presei, negocierile.
Rolul secretariatului este, in general, acela de a crea conditiile preliminare pentru
desfasurarea eficienta si in bune conditiuni a acestor contacte.
Exercitarea functiei de reprezentare nu poate fi, insa, raportata numai la aceste actiuni
specifice procesului de management. Posibilitatile de reprezentare depasesc aceasta sfera,
daca ne raportam la fluxurile comunicationale gestionate la acest nivel al organizatiei,
mentionate in capitolele anterioare.
Dincolo de relatiile ierarhice cu seful direct, solicitarile secretariatul sunt dintre cele mai
diverse, de la simple informatii sau eliberari de inscrisuri pana la situatii complexe de
comunicare oficiala in absenta managerului.
Functia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extinsa chiar la nivel de
organizatie, secretarele fiind adesea numite "cartea de vizita" a unei organizatii, in sensul
ca, ele sunt primele persoane cu care se intra in contact, la nivelul conducerii, putand
influenta pozitiv sau negativ imaginea organizatiei. In lipsa unui serviciu de Relatii
Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de actiuni de imagine, mai ales in
cazul comunicarii in interior si exterior. De pilda, felul in care-l trateaza la telefon pe

partenerii de afaceri sau cum vin in intampinarea colegilor influenteaza puternic imaginea
firmei in viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat si inspirat,
consecvent si ponderat poate crea adevarate punti intre oamenii cu care comunica
organizatia. Posibilitatile lor de influentare directa si indirecta depind de: treapta ierarhica
a sefilor, de domeniile de sarcini ale sefilor precum si de propria initiativa si iradiere
personala.
Cunoasterea clara a acestor obiective, consideram ca poate constitui deja o premiza in
perfectionarea acestei dimensiuni "comportamentul profesional" care se inglobeaza in
competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baza este aceea ca o secretara
trebuie sa placa, sa stie sa se faca placuta. In ultimii ani s-a scris o vasta literatura a
omului care place, care stie sa se faca placut, sa comunice pe plan individual si
profesional. Deoarece aceste aspecte tin de alte domenii ale cercetarii, precum psihologia
sociala, in contextul acestui manual am incercat doar sa exprimam cateva idei care sa
releve idealul.
In acest sens, reproduce un adevar verificat in orice profesiune: Cunoasterea este arma
cu care se invinge in orice profesiune.

Powered by http://www.referat.ro/
cel mai tare site cu referate