Proiect Audit Intern

UNIVERSITATEA VALAHIA TRGOVITE FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE SPECIALIZAREA AUDITULUI ENTITAILOR PUBLICE I PRIVATE PROGRAMUL DE MASTERAT ANUL I Prof.
univ.dr.: Semestrul I, Forma de nv. - ZI GEORGHE BLIDARU
MISIUNE DE AUDIT INTERN Florea Maria Magdalena Bcioiu Carmen M. GESTIONAREA RESURSELOR UMANE
Masteranzi: Paol Ana-Gabriela Voicil Bianca Slvstru Cristina U Eduard Prof. univ.dr.:
GEORGHE BLIDARU Masteranzi: Prof. univ.dr.: GEORGHE BLIDARU Maria Magdalena Prof. univ.dr.: GEORGHE BLIDARU Bcioiu Carmen M. Ana-Gabriela Masteranzi: Bianca Slvstru Cristina Eduard Florea Maria Magdalena Bcioiu Carmen M. Paol Ana-Gabriela Voicil Bianca Masteranzi: Slvstru Cristina Florea U Eduard Paol Voicil Florea Maria Magdalena Bcioiu Carmen M. Paol Ana-Gabriela Voicil Bianca U Slvstru Cristina U Eduard
2013
Trgovite 2013
D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA
CUPRINS
PREZENTARE GENERAL PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE
Procedura-P01:ORDINUL DE SERVICIU Procedura-P02:DECLARAIA DE INDEPENDENT Procedura-P03:NOTIFICAREA DECLANRII MISIUNII DE AUDIT Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR
PRELIMINARE
Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR Procedura-P06:ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN Procedura-P07:EDINA DE DESCHIDERE Procedura-P08:COLECTAREA DOVEZILOR Procedura-P10:REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Procedura-P11:EDINA DE NCHIDERE Procedura-P12:ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Procedura-P14:REUNIUNEA DE CONCILIERE Procedura-P17:URMRIREA RECOMANDRILOR Procedura-P18:SUPERVIZARE
PREZENTARE GENERAL ntr-o instituie public, gestionarea resurselor umane ocup o funcie suport important, este un domeniu de preferin al activitii auditorului intern care se justificat n mare msur prin multitudinea de procese derulate i n mod implicit de riscurile care le nsoesc. Un model practic de desfurare a unei misiuni de audit l reprezint Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane, care arat fiecare pas important al derulrii misiunii, n detaliu, situaiile concret analizate fiind comentate pentru nelegere n mod explicit, pe nelesul tuturor. Scopul de a da asigurri managementului asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitii auditate, a funcionalitii sistemului acesteia de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ normativ l are misiunea de audit intern. Acestea sunt structurate pe urmtoarele domenii auditabile: organizarea recrutrii personalului; stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului; evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor pregtirea profesional continu a personalului gestionarea dosarelor profesionale evoluia carierei personalului funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane arhivarea documentelor Ghidului privind gestiunea resurselor umane s-a elaborat astfel nct sa cuprind procedurile i documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale. n etapa de pregtire a misiunii de audit intern s-au ntocmit documentele standard i s-au adus anumite clarificri cu privire la modul de iniiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul n care au fost completate, nivelul de apreciere i mprire a acestora n mari, medii i mici, clasarea riscurilor i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii Analiza riscurilor i obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit, pe baza creia se va concentra munca pe teren. n etapa de intervenie la faa locului a fost realizat testarea efectiv pe baza listelor de verificare pregtite n prima etap, utilizndu-se unele tehnici diferite de eantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborrii fielor de identificare i analiz a problemelor i a formularelor de constatare i raportare a neregulilor. n etapa de elaborare a Raportului de audit intern a fost urmrit redactarea raportului ntr-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica n detaliu a misiunii de audit i analiza constatrilor, consecinelor i recomandrilor din formulare de constatare eliberate n etapa anterioar. Trgovite 2013 Page 3
n etapa de urmrire a recomandrilor care ca fi realizat n perioada de la finalizarea misiunii de audit intern pn la viitoarea misiune planificat vor fi propuse unele modele de documente necesare evaluarii interne i externe a activitii de audit intern. Rolul Ghidului practic privind gestiunea resurselor umane este acela de a aduce anumite contribuii la teoria i practica desfurrii misiunilor de audit intern, acesta fiind un model general i totodat o invitaie permanent pentru dezvoltarea sa, att de ctre responsabilii ghidului, ct i de practicienii din domeniul auditului. Forma juridica : Instituie bugetar Data constituirii: 02.11.1990 prin HG nr. 1176/1990. CIF : 326318 Durata societatii : nelimitat Obiect activitate : coordoneaz activitatea din domeniul proteciei drepturilor copilului i ale persoanelor adulte Telefon : 0245-217686, 0245-614615, 0245-617024; Fax : 0245-614623 Capitaluri propii : Cifra de afaceri ( fara tva ) :
Trgovite 2013
Page 4
Structura organizatorica Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Dmbovia are urmtoarea structura organizatoric: 1. Serviciul evaluare complex a copilului 2. Serviciul adopii 3. Secretariatul Comisiei pentru Protecia Copilului 4. Serviciul management de caz pentru copii 5. Serviciul management de caz pentru asistenii maternali profesioniti 6. Serviciul managementul calitii serviciilor sociale 7. Centrul pentru prevenirea abuzului, neglijrii i exploatrii 8. Centrul de consiliere pentru copilul abuzat, neglijat, exploatat Telefonul copilului 9. Centrul de consiliere pentru parini i copiii care beneficiaz de o masur de protecie special 10. Centrul de recuperare pentru copii cu handicap Echipa mobil 11. Complexul de Servicii Sociale Targoviste: - Centrul de orientare, supraveghere i sprijin a reintegrrii copilului care a svrit o fapt penala i nu rspunde penal - Centrul rezidenial de reabilitare comportamental - Centrul de consiliere pentru familie i copilul care a svrit o fapt penal i nu rspunde penal 12. Complexul de Servicii Sociale Trgovite Casa Soarelui - Centrul de primire n regim de urgen pentru copilul abuzat, neglijat i exploatat Trgovite - Centrul maternal - Serviciul de integrare i reintegrare a copiilor de la AMP n familie 13. Complexul de Servicii Sociale Trgovite Floare de Col: - Centrul rezidenial pentru copii cu dizabiliti: apartamente, case, module de tip familial - Centrul rezidenial pentru copii: apartamente, case, module de tip familial - Centrul de tranzit pentru tineri - Centrul de plasament de tip familial (respiro) 14. Complexul de Servicii Sociale Geti: - Centrul de plasament pentru copii cu dizabiliti - Centrul de zi pentru copii cu dizabiliti - Centrul de primire n regim de urgen pentru copilul cu handicap sever 15. Centrul de informare i consiliere pentru persoane adulte n dificultate 16. Centrul de orientare i formare profesionala i de pregtire pentru via independent 17. Centrul de Servicii Comunitare Floarea Sperantei Pucioasa: - Centrul de criza pentru aduli - Serviciul Locuinte protejate - Centrul de zi 18. Centrul de ngrijire i asisten Pucioasa - Compartimentul medico-sanitar i auxiliar - Compartimentul administrativ
Trgovite 2013
Page 6
19. Centrul de Servicii Comunitare Sfantul Andrei Gura-Ocnitei: - Serviciul Locuinte protejate - Centrul de zi Anca 20. Secretariatul Comisiei de Evaluare a Persoanelor cu Handicap 21. Serviciul Evaluare complexa a persoanelor adulte 22. Biroul prestaii sociale pentru persoanele cu handicap 23. Serviciul Financiar - Salarizare 24. Serviciul Buget - Contabilitate 25. Biroul Achiziii publice 26. Compartimentul Informatic 27. Biroul strategii, programe, proiecte 28. Serviciul Resurse Umane 29. Biroul Juridic Contencios 30. Compartimentul monitorizare i relaii publice 31. Compartimentul de Audit Public Intern 32. Biroul patrimoniu, sntatea i securitatea muncii, PSI i protecie civil 33. Centrul de recuperare pentru victimele violenei n familie Sistemul relaional ntre compartimente, ntre acestea i conducerea Direciei Generale de Asisten Social i Protecia Copilului Dmbovia, precum i ntre direcie i Consiliul Judeean Dmbovia este reprezentat n organigrama instituiei. Functii si atributii Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Dmbovia ndeplinete, conform legislaiei n vigoare, urmtoarele funcii: - de strategie, prin care se asigur elaborarea strategiei de asisten social, a planului de asisten social pentru prevenirea i combaterea marginalizrii sociale, precum i a programelor de aciune antisrcie, pe care le supune spre aprobare consiliului judeean; - de coordonare a activitilor de asisten social i protecie a copilului la nivelul judeului; - de administrare a fondurilor pe care le are la dispoziie; - de colaborare cu serviciile publice deconcentrate ale ministerelor i instituiilor care au responsabiliti n domeniul asistenei sociale, cu serviciile publice locale de asisten social, precum i cu reprezentanii societii civile care desfsoar activiti n domeniu; - de executie, prin asigurarea mijloacelor umane, materiale i financiare necesare pentru implementarea strategiilor cu privire la actiunile antisrcie, prevenirea i combaterea marginalizrii sociale, precum i pentru soluionarea urgenelor sociale individuale i colective la nivelul judeului; - de reprezentare a consiliului judeean, pe plan intern i extern, n domeniul asistenei sociale i proteciei copilului. Art. 7 Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Dmbovia ndeplinete urmtoarele atribuii principale: 1. In domeniul proteciei drepturilor copilului: ntocmete raportul de evaluare initial a copilului i a familiei acestuia i
Trgovite 2013
Page 7
2. In
propune stabilirea unei msuri de protecie speciale; monitorizeaz trimestrial activitile de aplicare a hotrrilor de instituire a msurilor de protecie special a copilului; identific i evalueaz familiile sau persoanele care pot lua n plasament copilul; monitorizeaz familiile i persoanele care au primit n plasament copii, pe toata durata acestei msuri; identific, evalueaz i pregteste persoane care pot deveni asisteni maternali profesioniti, n condiiile legii; ncheie contracte individuale de munca i asigur formarea continu a asistenilor maternali profesioniti atestai; evalueaz i monitorizeaz activitatea acestora; acord asisten i sprijin printilor copilului separat de familie n vederea reintegrrii n mediul su familial; reevalueaz, cel putin o data la 3 luni i ori de cte ori este cazul, mprejurrile care au stat la baza stabilirii msurilor de protecie special i propune, dupa caz, meninerea, modificarea sau ncetarea acestora; ndeplinete demersurile viznd deschiderea procedurii adopiei interne pentru copiii aflai n evidena sa; identific familiile sau persoanele cu domiciliul n Romnia care doresc sa adopte copii; evalueaz condiiile materiale i garaniile morale pe care acestea le prezint i elibereaz atestatul de familie sau de persoan apt s adopte copii; monitorizeaz evoluia copiilor adoptai, precum i a relaiilor dintre acetia i prinii adoptivi; sprijin prinii adoptivi ai copilului n ndeplinirea obligaiei de a-l informa pe acesta c este adoptat, de ndat ce vrsta i gradul de maturitate al copilului o permit; ndeplinete orice alte atribuii prevazute de lege. domeniul proteciei persoanei adulte completeaz evaluarea situaiei socio-economice a persoanei adulte aflate n nevoie, a nevoilor i resurselor acesteia. Asigur furnizarea de informaii i servicii adecvate n vederea refacerii i dezvoltrii capacitilor individuale i ale celor familiale necesare pentru a depi cu forte proprii situaiile de dificultate, dupa epuizarea msurilor prevazute n planul individualizat privind msurile de asisten social; acord persoanei adulte asisten i sprijin pentru exercitarea dreptului su la exprimarea liber a opiniei; depune diligene pentru clarificarea situaiei juridice a persoanei adulte aflate n nevoie, inclusiv pentru nregistrarea tardiv a naterii acesteia; verific i reevalueaz trimestrial i ori de cate ori este cazul modul de ngrijire a persoanei adulte aflate n nevoie pentru care s-a instituit o msur de asisten social ntr-o instituie, n vederea mentinerii, modificrii sau revocrii msurii stabilite; asigur msurile necesare pentru protecia n regim de urgen a persoanei adulte aflate n nevoie, inclusiv prin organizarea i asigurarea funcionarii n structura proprie a unor centre specializate; depune diligenele necesare pentru reabilitarea persoanei adulte conform planului individualizat privind msurile de asisten social;
Trgovite 2013
Page 8
ndeplinete orice alte atribuii prevazute de lege. 3. Alte atribuii: coordoneaz i sprijin activitatea autoritilor administraiei publice locale din jude n domeniul asistenei sociale i proteciei copilului; coordoneaz metodologic activitatea de prevenire a separrii copilului de printii si, precum i cea de admitere a adultului n instiutii sau servicii, desfsurate la nivelul serviciilor publice de asisten social; acord asisten tehnica necesar pentru crearea i formarea structurilor comunitare consultative ca form de sprijin n activitatea de asisten sociala i protecia copilului; evalueaz i pregtete persoane, identificate de serviciul public local de asisten social, care pot deveni asisteni personali ai persoanei cu handicap i supravegheaz activitatea acestor asisteni; colaboreaz cu organizaiile neguvernamentale care desfasoar activiti n domeniul asistenei sociale i proteciei copilului sau cu ageni economici prin ncheierea de convenii de colaborare cu acetia; dezvolt parteneriate i colaboreaz cu organizaii neguvernamentale i cu ali reprezentani ai societii civile n vederea acordrii i diversificrii serviciilor sociale i a serviciilor pentru protecia copilului, n funcie de nevoile comunitii locale; colaboreaz pe baza de protocoale sau convenii cu celelalte direcii generale, precum i cu alte instituii publice din unitatea administrativteritorial, n vederea ndeplinirii atribuiilor ce i revin, conform legii; asigur, la cerere, consultan de specialitate gratuit privind acordarea serviciilor, msurilor i prestaiilor de asisten social i protecia copilului; colaboreaz cu alte instituii responsabile pentru a facilita accesul persoanelor la aceste drepturi; propune consiliului judeean nfiinarea, finanarea, respectiv cofinanarea instituiilor publice de asisten social, precum i a serviciilor pentru protecia copilului; prezint anual sau la solicitarea consiliului judeean rapoarte de evaluare a activitilor desfurate; asigur acordarea i plata drepturilor cuvenite, potrivit legii, persoanelor cu handicap; sprijin i dezvolt un sistem de informare i de consultan accesibil persoanelor singure, persoanelor vrstnice, persoanelor cu handicap i oricaror persoane aflate n nevoie, precum i familiilor acestora, n vederea exercitrii tuturor drepturilor prevazute de actele normative n vigoare; acioneaz pentru promovarea alternativelor de tip familial la protecia instituionalizat a persoanelor aflate n nevoie, inclusiv ngrijirea la domiciliu; organizeaz activitatea de selectare i angajare a personalului din aparatul propriu i instituiile/serviciile din subordine, de evaluare periodic i de formare continu a acestuia; asigur serviciile administrative i de secretariat ale comisiei pentru protecia copilului, respectiv ale comisiei de expertiz medical a persoanelor adulte cu handicap;
Trgovite 2013
Page 9
ndeplinete orice alte atribuii prevazute n acte normative sau stabilite prin hotrri ale consiliului judeean.
Trgovite 2013
Page 10
Procedura-P01: INIIEREA AUDITULUI Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern Nr. 575 din 15.03.2012
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va efectua misiunea de audit intern la Direcia Resurselor Umane n perioada 01.04.2012 - 15.05.2012. Scopul misiunii de audit este de a asigura managementul de corectitudinea modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil. Domeniile auditabile sunt: Organizarea recrutrii personalului cuprinznd: - Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice; - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - emiterea deciziilor de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd: - stabilirea elementelor de natur salarial; - modificarea drepturilor salariale; - salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului; Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinde: - evaluarea sistemului informatic; - sigurana n exploatare a sistemului informatic; - securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor.
Trgovite 2013
Page 11
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public . Echipa de auditori interni este format din urmtorii: 1. Florea Maria Magdalena 2. Bcioiu Carmen Mihaela 3. Paol Ana Gabriela 4. Slvstru Cristina 5. U Eduard 6. Voicil Bianca
Trgovite 2013
Page 12
Procedura-P02:INIIEREA AUDITULUI
Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Florea Maria Magdalena Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2005
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni i idei preconcepute fa de persoane, grupuri, Ave de audit n orice fel? organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n Ai de audit? ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va Avei responsabiliti n derularea programelor i fi auditat? proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? ef serviciu i auditor intern,
I Da X
>N Nu X X X X X X X X X X -
Trgovite 2013
Page 13
Florea Maria Magdalena Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Bcioiu Carmen Mihaela Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Data:15.03.2012 I >N Da Nu X X X X X X
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?
X X X X -
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze X abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen?
Auditor, serviciu, Bcioiu Carmen Mihaela
ef Florea Maria
Trgovite 2013
Page 14
Magdalena
Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Paol Ana Gabriela Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2005 I >N Da Nu X X X X X X X X X
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului i vreo legturcolectiv, social care ar rezulta dintr-o fost Ave de conducere politic ?
angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? -
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la X entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze X abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? Auditor, ef serviciu, Paol Ana Gabriela Florea Maria Magdalena
Trgovite 2013
Page 15
Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Slvstru Cristina Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2012 I >N Da Nu X X X X X X X X X X -
Trgovite 2013
Page 16
Auditor, Slvstru Cristina Magdalena
ef serviciu, Florea Maria
DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: U Eduard Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2012
I >N Da Nu Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu X cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii X sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 X ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor X privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de X control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv X cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost X angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de X plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi X auditat? Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze X abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? X -
Trgovite 2013
Page 17
Auditor, U Eduard Magdalena
Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Voicil Bianca Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2012 I >N Da Nu X X X X X X X X X X -
Trgovite 2013
Page 18
Auditor, Voicil Bianca Magdalena
Procedura-P03:INIIEREA AUDITULUI Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern Nr. 575 din 15.03.2012 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Ctre: De la: Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului ef Serviciu Audit Public Intern
Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane Stimate domnule Popescu Dumitru, n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012 urmeaz ca n perioada 01.04.2012-15.05.2012 vom efectua o misiune de audit intern, avnd ca obiectiv principal Gestiunea resurselor umane. V aducem la cunotin c vei fi contactai ulterior, pentru a stabili de comun acord edina de deschidere, n cadrul creia se vor discuta aspectele ale misiunii de audit, cuprinznd: prezentarea auditorilor; scopul misiunii de audit intern; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interveniei la faa locului; alte aspecte. Pentru a putea nelegere mai bine activitatea dumneavoastr, venim cu rugmintea de a ne pune la dispoziie documentaia necesar privind activitatea de gestiune a resurselor umane, si anume: legile i reglementrile care sunt aplicabile n activitile dumneavoastr, organigrama direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceast obiectiv. Pentru ntrebri referitoare la desfurarea misiunii, v rugm s contactai pe doamnul U Eduard - auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern, doamna Florea Maria Magdalena. Cu stim,
Trgovite 2013
Page 19
Data: 15.03.2012
ef Serviciu Audit Public Intern Florea Maria Magdalena
Trgovite 2013
Page 20
Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR

COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 ntocmit: Bcioiu Carmen, Paol Gabriela, Slvstru Cristina, U Eduard, Voicil Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 01.04.2012 COLECTAREA INFORMAIILOR
DIRECIA RESURSE UMANE Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor
DA X X X
NU -
Observaii
X Exist doar parial
X Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X -
Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern
Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR
Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011- 31.12.2011 ntocmit: Bcioiu Carmen, Paol Gabriela, Slvstru Cristina, U Eduard, Voicil Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 01.04.2012 Nr.c rt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Obs
I.
Organizar ea recrutrii personalul ui
Proiectul 1. Fundamentarea proiectului Planului Planului de de ocupare a funciilor publice ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a 2. Statul de funcii Organizarea 3. Corespondena pentru solicitarea concursurilor organizrii concursurilor 4. Constituirea comisiilor de concurs 5. Anunul de concurs 6. Publicarea anunului de concurs 7. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor 8. Procesul verbal privind analiza dosarelor
Trgovite 2013
Page 22
Nr. crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Obs .
9. Contestaii privind respingerea dosarelor Susinerea 10. Stabilirea subiectelor concursurilor 11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu 13. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului Procesul verbal privind rezultatele 14. concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire 18. Comunicarea deciziei de numire II. Stabilirea Stabilirea 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor elementelor drepturilor salariale salariale de natur salarial cuvenite 20. Salariul de baz personalulu 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
i c
Trgovite 2013
Page 23
Trgovite 2013
Page 24
Nr.crt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Modificare 23. Decizia de modificare a drepturilor salariale a drepturilor 24. Comunicarea deciziei de modificare a salariale drepturilor salariale Salarizarea 25.Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru muncii peste programul 26. Aprobarea efecturii muncii peste normal de programul normal de lucru lucru 27. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia 28. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 29. Evidenierea Norme i proceduri referitoare la modul de prezenei,nvoirilor,recu eviden a prezenei, nvoirilor i perrilor i concediilor concediilor 30. Utilizarea foilor colective de prezen 31. Evidena concediilor de odihn 32. Evidena concediilor de medicale 33. Evidena concediilor de studii
Ob s.
III.
IV.
Evoluia personalului
carierei
34.
Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
V.
35. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii Planurile strategice i anuale de pregtire Pregtirea profesional 36. profesional continu a personalului Planurile individuale de pregtire 37. profesional Realizarea programelor de pregtire profesional
Trgovite 2013
Page 25
Nr.crt DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE Sistemul indicatorilor de performan 38. privind pregtirea profesional Norme i proceduri referitoare la 39. gestionarea dosarelor profesionale
Obs.
VI.
Gestionarea dosarelor profesionale
40. Constituirea dosarelor profesionale 41. Accesarea dosarelor profesionale 42. Actualizarea dosarelor profesionale 43. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic 44. 45. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte
Funcio Integrarea subsistemului informatic Evaluare narea 46. aferent gestiunii resurselor umane n a sistemului sistemul informatic general al instituiei sistemului informatic informatic VII. utilizat Desemnarea personalului cu atribuii pentru 47. privind utilizarea aplicaiilor i operarea n gestiunea cadrul bazelor de date resurselor Sistemul de pregtire profesional a umane 48. personalului implicat n operarea n sistemul informatic Instruciunile privind ntreinerea 49. programelor informatice Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului 50. electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
Trgovite 2013
Page 26
Nr.crt
DOMENIUL Siguran a n exploatare 51. a sistemului informatic 52. Securitatea 53. bazelor de 54. date 55. 56.
OBIECTE AUDITABILE Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic Existen a unui sistem de prevenire/detectare accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor
Obs.
VIII.
Arhivarea documentelor
Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane Desemnarea personalului responsabil 57. privind arhivarea documentelor Stabilirea locaiei pentru dosarele 58. profesionale i celelalte documente arhivate 59. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
NOT:
Primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor este Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. Aceasta cuprinde 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern.
Trgovite 2013
Page 27
Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR
Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011- 31.12.201 ntocmit: Bcioiu Carmen, Paol Gabriela, Slvstru Cristina, U Eduard, Voicil Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 02.04.2012 Nr. crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE 1.Fundamentare a proiectului Planului de ocupare a funciilor publice RISCURI SEMNIFICATIVE Ob s
I. Organizar ea recrutrii personalu lui
Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul na ional de ocupare a funciilor publice
Schimbarea structurii obiectivelor entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective la i de la alte entiti publice Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate
Organizarea 4. Statul funcii concursurilor
de
5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor
Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat
Trgovite 2013
Page 28
Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului
Trgovite 2013
Page 29
Trgovite 2013
Page 30
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 6. Constituirea comisiilor de concurs
RISCURI SEMNIFICATIVE Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs
Obs.
8. Anunul de concurs
10. Publicarea anunului de concurs
Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordan a ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat
11. Dosarele candida ilor pentru ocuparea posturilor
Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor
13. Procesul verbal privind analiza dosarelor Trgovite 2013
Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Page 31
Nr. crt.
DOMENIU L
OBIECTE AUDITABIL E
RISCURI SEMNIFICATIVE Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea/acceptarea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scrisa nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei Spa iile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob
OBS.
14. Contestaii privind respingere a dosarelor
Sus iner ea 9 15. concursu Stabilirea rilor subiectelor 16. Sus inerea probei scrise
17. Sus inerea probei interviu
19. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului
Trgovite 2013
Page 32
Nr.cr t.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 21. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului
RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai in termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au stabilite Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite
OBS.
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire
18. Comunicarea deciziei de numire II. STABILIREA Stabilirea 19. DREPTURILO elementel Procedurile R or descrise privind natur acordarea salarial drepturilor salariale SALARIALE 20. Salariul de CUVENITE baz PERSONALUL 21. UI Indemnizaii de conducere
Trgovite 2013
Page 33
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
OBS.
Modificarea drepturilor salariale
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea
Trgovite 2013
Page 34
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 35. Utilizarea foilor colective de prezen 36. Evidena concediilor de odihn 37. Evidena concediilor de medicale 38. Evidena concediilor de studii
RISCURI SEMNIFICATIVE Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor Evidenta prezentei nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor de odihna nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor medicale nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor de studii nu se ncadreaz in principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelata Perioada de stagiu nu a fost respectata Vechimea minima n munc nu a fost respectata Calificativele anuale acordate nu au fost respectate
OBS.
III.
EVIDENIEREA PREZENTEI, RECUPERRILOR NVOIRILOR, CONCEDIILOR
IV.
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 9
39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
41. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii
Page 35
Trgovite 2013
Nr. DOMENIUL crt. V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE 44. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
RISCURI SEMNIFICATIVE Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesionala Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
OBS.
46. Planurile individuale de pregtire profesional 47. Realizarea programelor de pregtire profesional 48. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
50. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
51. Constituirea dosarelor profesionale Trgovite 2013
Page 36
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 52. Accesarea dosarelor profesionale 53. Actualizarea dosarelor profesionale
RISCURI SEMNIFICATIVE Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msura a procedurilor manuale Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni/proiectanii sistemului informatic
OBS.
VII. FUNCIONALIT A-TEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluare 53. Manuale de a operare si sistemul utilizare a ui sistemului informati informatic c
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte
Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate
Trgovite 2013
Page 37
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic
RISCURI SEMNIFICATIVE Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat
OBS.
Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet Discontinuitate in pregtirea personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului Informarea personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se aplica Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu sunt utilizate
60. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice Siguran 61. Utilizarea a n echipamentelor exploata de prevenire a re a fluctua iilor sau sistemul ntreruperilor ui curentului informati electric (UPS, c modulatoare de tensiune s.a.)
Trgovite 2013
Page 38
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 62. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul 63. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de 64. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic 65. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice
RISCURI SEMNIFICATIVE Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat Nu este complet delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet Insuficiena informrii personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului informatic Insuficiena informrii personalului implicat n operarea iutilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia Neaplicarea instruciunilor privind ntreinerea programelor informatice
Obs
66. Utilizarea Siguran echipamentelor a n de prevenire a exploata fluctua iilor sau re a ntreruperilor sistemul curentului ui electric (UPS, informati modulatoare de c tensiune s.a.)
Nu sunt utilizate Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune )
Trgovite 2013
Page 39
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 67. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic
RISCURI SEMNIFICATIVE Existena disfuncionalitii n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri Insuficiena sistemului de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic Lipsa verificrii rapoartelor/listelor privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor ndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor i procedurilor ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor i procedurilor
Obs.
Securitate 68. Existena unui sistem a sistemului de prevenire/detectare a informatic accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
69.Nerespectarea calendarului privind modificarea periodic a parolelor de acces
70. Actualizarea programelor..antivirus, antispyware, firewall
71. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor
VIII
Arhiv area docu ment elor
72. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
Trgovite 2013
Page 40
Nr. DOMENIUL crt.
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor i procedurilor Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate Alocarea unui spa iu insuficient arhivrii documenta iei Existena unei umiditi ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale Procesul verbal de predareprimire nu ndeplinete condiiile de conformitate
Obs.
72. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 73. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate
74. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
Al doilea document care se elaboreaz n ca drul procedurii Analiza riscurilor este Identificarea riscurilor. Acesta presupune asocierea riscurilor semnificative stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. Auditorii interni pot determina din documentele colectate sau din riscurile practice, ntalnite pe parcursul practicrii meseriei, unul sau mai multe riscuri care se pot asocia. O analiz a riscurilor, pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil, se realizeaz atunci cnd la operaiile auditabile exist mai multe riscuri.
NOT:
Trgovite 2013
Page 41
Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011- 31.12.2011 ntocmit: Bcioiu Carmen, Paol Gabriela, Slvstru Cristina, U Eduard, Voicil Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 02.04.2012
Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3
Ponderea Nivelul de apreciere al riscului (Ni) factorilor de risc Ni N2 N3 (Pi) Exist Exist proceduri i se proceduri, aplic sunt Impact financiar sczut Impact financiar mediu Nu exist proceduri Impact financiar ridicat
P1 - 50%
P2 - 30%
P3 - 20%
Vulnerabilitat Vulnerabilit Vulnerabilitate e ate mic medie mare
Trgovite 2013
Page 42
NOT:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabili i prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate. Cnd se dore te evidenierea i a altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se in cont ca suma ponderilor factorilor de risc s fie 100.
Trgovite 2013
Page 43
Nr. Crt . L
OBIECTE DOMENIU AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Pun Criterii de analiza a ctaj riscurilor tot Aprecier Aprecier Aprecier al ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern v (F1) (F2) (F3) Pi Ni 50% P2 Ni 30% 0,3 2 P3 Ni 20 % 0,2 2 2,5
I. Organi Proiect 1.Fundament Schimbarea 0,5 3 zarea ul area obiectivului entitii recrut Planulu proiectului publice prin preluarea rii i de Planului de i prin transferul de person ocupar ocupare a obiective alului e a funciilor Utilizarea 0,5 2 funciil publice personalului neadecvat or activitii de elaborare publice a planului Utilizarea unor , anex proceduri neadecvate 0,5 2 la Planul naion Organi 4. Statul de Statul de funcii nu zarea funcii este actualizat concur permanent funcie de surilor rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru 5.Corespond solicitarea organizrii ena pentru concursurilor nu solicitarea ndeplinesc condiiile organizrii de conformitate concursurilor 0,5 2
0,3 2
0,2 2
2,0
0,3 2
0,2 3
2,0
0,3 2
0,21
1,8
0,5 2
0,3 1
0,21
1,5
Trgovite 2013
Page 44
Nr crt DOMENIUL
OBIECTE AU AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a Pun riscurilor ctaj Aprecier Aprecier Aprecier tota ea ea ea l controlul cantitati calitativ ui intern v Ni P1 Ni P2 P3 Ni 50 % 0,5 2 30 % 0,3 0,3 1 20 % 2 0,2 0,2
6. Constituirea constituire ale 0,5 2 comisiilor de comisiilor de concurs i concurs de soluionare a contesta iilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a Incompatibilitatea membrilor comisiei de 0,5 2 7. Anunul concursul de concurs Anun de concurs nu ndeplinete 0,5 1 condiiile de conformitate concurs Anunul de nu cuprinde condiiile 0,5 de desfurare a concursului concurs Anunul de
Bibliografia incomplet neactualizat nu a fost Avizul ANFP solicitat cu 45 de zile 0,5 2 nainte de data organizrii concursului Ordinele de
2 2,0 1 1,5
0,3 1
0,2 1
1,5
0,3 1 0,3
0,2 1 2 0,2 1
1,5 1,3
2 0,3 1
0,2
2 1,7
nu cuprinde condiiile 0,5 1 0,3 2 0,2 de participare la 8. Publicarea concursul de concurs Anun anunului de nu este publicat n 0,5 2 0,3 1 0,2 concurs Monitorul Oficial al Romniei, Partea a IIIa, cu cel puin 30 de zile nainte de data
2 1,5
2 1,7
Trgovite 2013
Page 45
Criterii de analiz a riscurilor Pun Aprecier Aprecier Aprecier ctaj OBIECTE Nr ea ea ea AUDITABILE tota crt DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlu cantitat calitativ l lui Ni iv Ni P1 P2 P3 Ni 50 30 20 % % % Anunul de concurs nu este afiat la sediul 0, 2 0,3 1 0,2 2 1,7 entitii sau pe pagina 5 de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de 0, concurs stabilit de 5 comisie i cel publicat 9. Dosarele candidailor oDosarele pentru ocuparea 0, candida ilor posturilor nu 5 pentru ndeplinesc condiiile de ocuparea conformitate Acceptarea unor posturilor dosare incomplete 0, 5 Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor 0, candida ilor pentru 5 ocuparea posturilor 11. Procesul Lipsa acordului verbal membrilor comisiei privind Rezultatele analiza selectrii dosarelor de dosarelor nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei 12. Acceptarea Contestaii privind respingerea dosarelor contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor 0, 5 0, 1 5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
3 0,3
2 0,2
2 2,5
3 0,3 2 0,3 1
2 0,2 1 0,2
2,3 2 1,7
2 0,3 1 0,3 1
0, 2 0, 2
2 1,7 2 1,2
0, 5
2 0,3 1
0, 1 2
1,5
0, 1 5
0,3
2 0,2
2 1,5
Trgovite 2013
Page 46
Nr crt L
OBIECTE DOMENIU AU AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Pun Criterii de analiz a ctaj riscurilor Aprecier Aprecier tot Aprecier al ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern v Ni P1 Ni P2 P3 Ni 50% 30% 0,3 20% 2 0,2 1 1,3
R Rezultatele selectrii dosarelor de 0,51 nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la Sus i 13. Stabilirea data expirrii Stabilirea unor nerea subiectelor subiecte din afara 0,5 concu tematicii i rsuril bibliografiei de Subiectele sunt or neclar formulate sau 0,5 conin erori 14. Sus inerea Procesul verbal probei scrise privind proba scris 0,5 nu ndeplinete condiiile de 15. Sus inerea P Procesul verbal probei interviu privind proba interviu 0,5 nu ndeplinete condiiile de I Interviul nu este susinut n termen de 0,5 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei ntrebrile i rspunsurile la 0,5 interviu nu au fost consemnate n anexa 18. Verificarea Diferene i notarea semnificative ntre 0,52 lucrrilor i calitatea tratrii interviului subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei
3 0,3
3 0,2
2 2,8
3 0,3 3 0,3
0,2 2 2,5 3 2,7
2 0,2
3 0,3
2 0,2
2 2,5
2 0,3
2 0,2
2 2,0
2 0,3
2 0,2
2 2,0
0,3 1
0,2
2 1,7
Trgovite 2013
Page 47
Aprecier ea controlul ui intern (F1) P1 Ni 50%
Aprecier Aprecie ea rea cantitat calitati iv v (F2) (F3) P2 Ni 30 % P3 Ni 20 % 1,5
S Spaiile libere din lucrri nu au fost 0,5 barate de membrii comisiei Declararea ca
2 0,3
1 0,2 1
promovat a unor 0,5 2 0,3 candida i care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de 20. Procesul Procesul verbal verbal privind nu s-a transmis la 0,5 1 0,3 rezultatele Direcia Resurse concursurilor Umane 21.Comunicar Anunarea ea rezultatelor candida ilor asupra 0,5 1 0,3 rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii 22. Acceptarea Contestaii contestaiilor spre 0,5 2 0,3 privitoare la analiz i soluionare rezultatele fr ca acestea s fie concursului depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au 0,5 2 0,3 fost anuna i n termen despre rezultatul Deciz 23. Emiterea Datele de iile deciziei de identificare ale 0,5 2 0, de numire candidatului admis, a 3 numir salariului de e ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost
0,2
2 1,7
0, 2 0, 2
2 1,5
2 1,2
0, 2
2 1,7
0, 2
1 1,5
0, 2
3 2,2
Trgovite 2013
Page 48
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiz a riscurilor Aprecier Aprecier Aprecier ea ea ea controlul cantitati calitativ Punc RISCURI ui intern v taj SEMNIFICATIVE (F1) (F2) (F3) total Pi Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% D Decizia de numire nu a fost 0,5 emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului 2 0,3 1 0,2 2 1,7
24. Comunicarea cu Comunicare ntrziere a 0,5 a deciziei de deciziei de numire numire II. Stabilir Stabilire 25. ea a Procedurile dreptu element scrise rilor elor de privind salarial natur acordarea e salarial drepturilor 26. Salariul cuveni de baz te person 27. alului Indemnizaii de conducere 31. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte Existena unor proceduri 0,5 neactualizate privind..acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a 0,5 salariului de baz Acordarea unor indemniza ii de conducere necuvenite 0,5
2 0,3
0,2 1 1,8
3 0,3
0,2 2 2,5
3 0,3
0,2 2 2,5
3 0,3
0,2 2 2,5
Stabilirea eronat a sporului 0,5 pentru orele lucrate pe timp de noapte 0,5
2 0,3
0,2 1 1,8
32. Salariul Acordarea de de merit salarii de merit necuvenite Trgovite 2013
2 0,3 1
0,2 3 1,9 Page 49
Trgovite 2013
Page 50
Nr crt DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a Pun riscurilor Aprecier Aprecier Aprecier c ea ea ea taj controlul cantitati calitativ tota ui intern v Ni Pi Ni P2 P3 Ni l 50% 30% 20% 0,3 2 2 2 5 0,3 2 0,2 2 0 0,3 1 0,2 2 7 0,5 2 0,3 1 0,2 1 5 0,5 2 0,3 2 0,2 1 8 1, 1, 1, 2, 2,
Modificar 34. Decizia de Decizia de ea modificare a modificare a 0,5 3 drepturil drepturilor drepturilor salariale or salariale nu a fost ntocmita Modificarea salariale neargumentat a 0,5 2 drepturilor salariale Salariatului nu i sa comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup Salarizar 36.Fundamen soluionarea fr Efectuarea ea tarea timpului justificare a orelor muncii lucrat peste peste programul peste programul normal de lucru program normal de ul normal lucru de lucru 37. Aprobarea Efectuarea muncii efecturii peste programul muncii peste normal de lucru nu a programul fost autorizat de normal de eful structurii lucru 38. Evidena Sistemul de timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea Trgovite 2013 evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat 35. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 0,5 2
0,5 2
0,3
0,2
2 0
2,
0,5 2
0,3 1
0,2
2 7
1,
0,5 3
0,3
0,2
2 5
2,
Page 51
R Nr crt DOMENIUL OBIECTE RICURI AUDITABILE SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecier Aprecier Aprecier ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern v P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% 0,3 1 0,2 2
Pun ctaj tot al
I III.
39. Aplicarea eronat Salarizarea a indicilor salariali de 0,52 timpului echivalare a orelor lucrat peste peste programul programul normal de lucru Evideniere normal de i In Existena 40. Norme a prezenei, proceduri procedurilor 0,5 2 nvoirilor, referitoare lareferitoare la modul concediilor modul de de eviden a eviden a prezenei, nvoirilor i Responsabilii prezenei, pentru actualizarea 0,5 2 nvoirilor i normelor i concediilor procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor prezentei 41. Evidena nu au fost Utilizarea nu se ncadreaz n 0,5 3 foilor principiile de colective de conformitate 42. Evidena Evidena concediilor concediilor de odihna 0,5 2 de odihn nu se ncadreaz n principiile de 43. Evidena conformitate Evidena concediilor concediilor medicale 0,5 2 de medicale nu se ncadreaz n principiile de 44. Evidena conformitate Evidena concediilor concediilor de studii 0,52 de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate
1,7
0,3 2
0,2 2
2,0
0,3 2
0,2 3
2,2
0,3 2
0,2 2
2,5
0,3 2
0,2 2
2,0
0,3
2 0,2 1
1,8
0,3 2
0,2 1
1,8
Trgovite 2013
Page 52
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiz a riscurilor Aprecier Aprecier Aprecier ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern v P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% 3 0,3 2 0,2
Pun ctaj total
IV.
Evoluia 45.Concorda Politica prezenta i carierei n a de 0,5 personalului obiectivelor perspectiv a entitii entitii cu nu a fost corelata cu evoluia dezvoltarea carierei cunotinelor personalului Structura funciilor publice de execuie 0,5 (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelat 47. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i grada ii Perioada de stagiu nu a fost respectat Vechimea minim n munc nu a fost respectat Calificativele anuale acordate nu au fost respectate 0,5
3 2,7
2 0,3 1
0,2
2 1,7
3 0,3
2 0,2
2 2,5
0,5
2 0,3 1
0,2 1
1,5
0,5
1 0,3
2 0,2
2 1,5
V.
Pregtirea profesional continu a personalului
50. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
Fundamentarea insuficienta a 0,5 Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici
2 0,3
2 0,2 1
1,8
Trgovite 2013
Page 53
Planul anual i cel strategic privind 0,5 recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate
1 0,3
2 0,2
2 1,5
Trgovite 2013
Page 54
Trgovite 2013
Page 55
Nr crt
OBIECTE DOMENIUL AUDITABILE
Criterii de analiz a Pun riscurilor Aprecier Aprecier ctaj Apreciere total a ea ea controlului cantitati calitativ P1 Ni 50% P2 Ni 30% 0,3 1 P3 Ni 20% 0,2 2 1,7
52. Planurile individuale de pregtire profesional
Planurile de pregtire nu au fost 0,5 2 adaptate la cerinele individuale ale Persoanele 53. Realizarea fiec rui salariat programelor responsabile de 0,5 2 de pregtire realizarea profesional programelor de pregtire profesional nu au 54. Sistemul Sistemul indicatorilor de indicatorilor de 0,5 2 performan performan nu privind caracterizeaz pregtirea activitatea de profesional pregtire profesional Persoanele responsabile pentru 0,5 2 urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite Insuficiena procedurilor i 0,5 2 normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea 0,5 2 normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemna i
0,3 1
0,2 2
1,7
0,3 1
0,2 1
1,5
0,3 1
0,2 2
1,7
VI.
Gestionarea 56. Norme i dosarelor proceduri profesional referitoare la e gestionarea dosarelor profesionale
0,3 2
0,2 1
1,8
0,3 1
0,2 2
1,7
Trgovite 2013
Page 56
Nr crt
OBIECTE DOMENIUL AUDITABILE
Criterii de analiz a riscurilor RISCURI SEMNIFICATIVE Aprecier Aprecier Aprecier ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern v (F1) (F2) (F3)
Pun ctaj tota l
P1 Ni 50%
P2 Ni 30%
P3 Ni 20%
57. Constituirea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
0,51
0,32
0,2 2
1,5
58. Accesarea Accesarea de dosarelor ctre persoane profesionale neautorizate a dosarelor profesionale
0,52
0,3 1
0,2 2
1,7
59. Actualizarea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale nu au fost 0,52 actualizate
0,3 2
0,2 3
2,2
Trgovite 2013
Page 57
Nr crt
DOMENIUL
OB OBIECTE AU AUDITABILE
Criterii de analiz a Pun RISCURI riscurilor Aprecier Aprecier ctaj Aprecier SEMNIFICATIVE ea tot ea ea al controlul cantitati calitativ ui intern v Ni P1 Ni P2 P3 Ni 50 % 0,5 30% 2 0,3 20% 2 0,2 1 1,8
Insuficiena VII Funcion Evaluare 53. Manuale manualelor de alitatea a de operare i utilizare sistemul sistemul operare.i a sistemului ui ui utilizarea informatic de Manualele informatiinformatisistemului operare i utilizare c utilizat c informatic a sistemului pentru informatic nu au gestiune fost actualizate Utilizarea ntr-o a 54.Adaptabi mare msur a resursel litatea procedurilor or sistemului manuale umane informatic la Comunicare cerinele insuficient ntre utilizatorilor utilizatori i informaticieni/proi ectanii sistemului informatic 55. Sistemul Insuficiena de asigurare sistemului privind pentru prelucrarea numai prelucrarea a tranzaciilor tranzaciilor corecte i autorizate i autorizate corecte
0,5
2 0,3
2 0,2 1
1,8
0,5
2 0,3
2 0,2 2
2,0
0,5
2 0,3
3 0,2 2
2,3
0,5
2 0,3
2 0,2 2
2,0
Trgovite 2013
Page 58
5 Integrarea Interfaa ntre subsistemul subsistemele ui informaticinformatice nu aferent este adecvat gestiunii resurselor umane.n sistemul informatic general.al instituiei
0,5
2 0,3
1 0,2 2
1,7
Trgovite 2013
Page 59
Nr crt
DOMENIU OBIECTE L AUDITABILE
Criterii de analiz a Pun riscurilor ctaj Aprecier Aprecier Aprecier tot ea ea ea al controlul cantitat calitativ ui intern iv (F1) (F2) (F3) P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50 30 20 % % % 0,3 2 0,2 1 1,8
57. Delegarea Desemnarea atribuiilor i 0, 2 personalului cu competenelor 5 atribuii privind pentru personalul utilizarea implicat n utilizarea aplicaiilor i aplica iilor i operarea n operarea n cadrul cadrul bazelor bazelor de date nu de date este complet 58. Sistemul de Discontinuitate n pregtire pregtirea 0, 2 profesional a personalului 5 personalului implicat n operarea implicat n i utilizarea operarea n sistemului sistemul informatic informatic
0,3 2
0,2 2
2,0
59. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice
Informarea personalului 0, 2 implicat n operarea 5 i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este Instruciunile privind ntreinerea 0, 2 programelor 5 informatice nu se aplic
0,3 2
0,2 1
1,8
0,3 2
0,2 1
1,8
Trgovite 2013
Page 60
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiz a Pun riscurilor ctaj Aprecier Aprecier Aprecier total ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern v P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% 0,3 2 0,2 2 2,0
60. Utilizarea Echipamentele Siguran echipamentelor de fluctuaiilor sau 0,5 2 a n de prevenire a a ntreruperilor exploata fluctuaiilor sau curentului electric re a ntreruperilor (UPS, stabilizatoare sistemul curentului de tensiune .a.) nu ui electric (UPS, se utilizeaz informat modulatoare de ic tensiune .a.)
61. Instruirea utilizatorilor i Disfuncionalitate 0,5 2 informarea n instruirea sistematic utilizatorilor sau asupra atunci cnd se modificrilor produc modificri operate n semnificative n sistemul sistemul informatic informatic 62. Existena Insuficienta Securita unui sistem de sistemului de 0,5 3 tea prevenire/detec prevenire/ bazelor tare a detectare a de date accesrilor i accesrilor i modificrilor modificrilor neautorizate neautorizate ale ale bazelor de bazelor de date date (parole, (parole, programe programe antivirus .a.) antivirus .a.) 63. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces Trgovite 2013 Calendarul privind modificarea 0,5 2 periodica a parolelor de acces nu se respecta
0,3 2
0,2 2
2,0
0,3 2
0,2 2
2,5
0,3 2
0,2 2
2,0
Page 61
Trgovite 2013
Page 62
Nr crt
VIII.
Criterii de analiz a Pun OBIECTE riscurilor ctaj DOMENIUL AUDITABILE RISCURI Aprecier Aprecier Aprecier total ea ea SEMNIFICATI ea controlul cantitati calitativ VE ui intern v (F3) (F1) (F2) P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% Personalul pentru verificarea i 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8 modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat 64.Actualiz A Actualizarea area programelor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8 programelo antivirus, antir antivirus, spyware, firewall nu antispywar se efectueaz zilnic e, firewall 65nregistr R rile Rapoartele/listele 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0 intrrilor i privind ieirilor din nregistrrile intrrilor sistem a i ieirilor din sistem a utilizatorilo utilizatorilor nu au fost r Norme verificate 66. Indosarierea Arhivarea i proceduri documentelor nu este 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8 documentel privind inclus n cadrul or arhivarea normelor i documentel procedurilor or rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane ntocmirea OPISului dosarelor nu este 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7 inclus n cadrul normelor i procedurilor Modul de constituire al 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5 dosarelor arhivate nu este inclus n cadrul normelor i Page 63
Trgovite 2013
Nr crt L
DOMENIU OBIECTE RISCURI AUDITABILESEMNIFICATIVE
Criterii de analiz a Punc riscurilor taj Aprecier Aprecier Aprecier total ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern v Ni P1 Ni P2 P3 Ni 50% 30% 20% 0,52 0,3 3 0,2 2 2,3
67.Desemn Atribuiile i area competenele privind personalului arhivarea dosarelor responsabil activitii de gestiune privind a resurselor umane arhivarea nu au fost documentel nominalizate 68. Alocarea unui Stabilirea spaiu insuficient locaiei arhivrii pentru documenta iei Existena unei dosarele profesionale umiditi ridicate i celelalte Protec ie documente insuficient a arhivate documentelor fa de sursele de cldur 69. Dosarele nu sunt Predarea predate dosarelor la la arhiva instituiei la arhiva termenele legale Procesul verbal de instituiei predareprimire nu ndeplinete condiiile de conformitate
0,52
0,3 1
0,2 2
1,7
0,52 0,52
0,3 1 0,3 2
0,2 2 0,2 2
1,7 2,0
0,52
0,3 2
0,2 1
1,8
0,52
0,3 2
0,2 3
2,2
NOT: Documentul din procedura Analiza riscurilor, n care auditorul evalueaz riscurile, pe baza actelor n posesia crora a intrat, este Stabilirea nivelului riscului i a puntajului total al riscului. Pentru fiecare risc identificat, pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii, auditorii interni au stabilit punctajul total, mparind riscurile n 3 categorii: - riscuri mici : 1,0 - 1,7 Trgovite 2013 Page 64
- riscuri medii: 1,8 - 2,2 - riscuri mari : 2,3 - 3,0 Procedura-P05: Analiza riscurilor Direcia general de Asisten Social i Protecia Copilului Departamentul Audit Intern CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit:Voicil Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Nr DOMENIUL OBIECTE RISCURI . AUDITABILE SEMNIFICATI cr VE it I. ORGANIZAREA Proiectu 1.Fundamenta -elaborarea RECRUTRII l rea proiectului Planul de PERSONALULUI Planului Planul de ocupare a de ocupare a funciilor ocupare funciilor publice a publice -utilizarea funciilo personalului r neadecvat publice, activitii de anex la elaborare a Planul planului na ional -utilizarea unor de proceduri ocupare neadecvate si a incomlete funciilo r publice Organiz 4.tatul de -tatul de area funcii care functii care concurs- prevede prevede nu rilor posturile ce este actualizat urmeaza a se permanent ocupa prin funcie de concurs rezultatele procesului de recrutare
PUNC TAJ TOTA L 2,5
CLAS ARE Mare
OB S.
2,0
Mediu
2,0
Mediu
1,8
Mediu
Trgovite 2013
Page 65
5.Coresponde na pentru solicitarea organizrii concursurilor
-adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate -bibliografia incomplet/nea ctualizat -avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului -ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data sus inerii a concursurilor incompatibilitat ea membrilor comisiei de concurs -anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate -anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului -anunul de
1,5
Mic
Nu
2,0 1,5
Mediu Mic
Nu Nu
6.Constituirea comisiilor de concurs
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
7.Anunul de concurs
1,3
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
Trgovite 2013
Page 66
8.Publicarea anunului de concurs
concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs -anunul de 1,7 concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III- a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii -anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet -neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat -dosarele candida ilor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate -acceptarea unor dosare incomplete - refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candida ilor pentru ocuparea 1,7
Mic
Nu
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
9.Dosarele candida ilor pentru ocuparea posturilor
2,5
Mare
2,3 1,7
Mare Mic Nu
Trgovite 2013
Page 67
11.Procesul verbal privind analiza dosarelor
12.Contestaii privind respingerea dosarelor
Sus iner ea concurs urilor
13.Stabilirea subiectelor de ctre comisie
14.Sus inerea probei scrise
posturilor -lipsa acordului membrilor comisiei -rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei -acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai -respingerea nejustificat a contestaiilor -rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere -stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs -subiectele sunt neclar formulate sau conin erori -procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de
1,7 1,2
Mic Mic
Nu Nu
1,5
Mic
Nu
1,5 1,3
Mic Mic
Nu Nu
2,8
Mare
2,5
Mare
2,7
Mare
Trgovite 2013
Page 68
conformitate 15.Sus inerea -procesul probei interviu verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate -interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data sus inerii probei scrise -ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal 18.Verificarea ---diferene i notarea semnificative lucrrilor i intre calitatea interviului tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei -spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei ---declararea ca promovat a unor candida i care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob Trgovite 2013
2,5
Mare
2,0
Mediu
2,0
Mediu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
Page 69
20.Procesul verbal privind rezultatele concursurilor
-procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane
1,2
Mic
Nu
Deciziile de numire
15.Comunicar -anunarea ea rezultatelor candida ilor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termen de trei zile lucrtoare de la data sus inerii ultimei probe 16.Contestaii -acceptarea le cu privire la contestaiilor rezultatele spre analiz si concursului soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen -candidaii nu au fost anuna i in termen despre rezultatul contestaiei 17.Emiterea -datele de deciziei de identificare ale numire candidatului admis, a salariatului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect -decizia de numire nu a fost emisa in termen de 15 zile lucrtoare de la data
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,7
Mic
Nu
Trgovite 2013
Page 70
19.Comunicar ea deciziei de numire II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilire a element e-lor de natur salarial 20.Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 21.Salariul de baz
admiterii candidatului -comunicarea deciziei de numire s-a facut cu ntrziere -existena unor procedure neactualizate privind acordarea drepturilor salariale -stabilirea eronat a salariului de baz -acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite -stabilirea eronat a sporului pentru orele de noapte lucrate -modificarea salariului s-a facut fara a fi intocmit decizia de modificare a drepturilor salariale -modificarea salrial s-a facut inafara legii -modificarea salarial s-a facut fara a fi comunicat angajatului
1,8
Mediu
2,5
Mare
2,5
Mare
22.Indemniza ii de conducere 26.Sporul pentru orele lucrate de noapte Modifica rea drepturi -lor salariale 29.Decizia de modificare a drepturilor salariale
2,5
Mare
1,8
Mediu
2,5
Mare
2,0
Mediu
30.Comunicar ea deciziei de modificare a drepturilor salariale Trgovite 2013
1,7
Mic
Nu
Page 71
-modificarea 1,5 salarial nu a fost comunicata Serviciului Financiar Operarea 1,8 modificrii drepturilor salariale n dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Eviden 31. -efectuarea fr 2,0 a muncii Fundamentare justificare a peste a timpului orelor peste progralucrat peste programul mul programul normal de lucru normal normal de de lucru lucru 32. Aprobarea -efectuarea 1,7 efecturii muncii peste muncii peste programul programul normal de lucru normal de nu a fost lucru autorizata de eful structurii 33.Evidena -sistemul de 2,5 timpului lucrat evidenta a peste timpului lucrat programul peste normal de programul lucru i normal de lucru recuperarea nu este acestuia formalizat III. SITUAIA PREZENEI, NVOIRILOR, RECUPERRILOR SI A CONCEDIILOR 35. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor,recu perrilor i concediilor -inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor,recup erri-lor i concediilor 2,0
Mic
Nu
Mediu
Mediu
Mic
Nu
Mare
Mediu
Trgovite 2013
Page 72
IV
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
-responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, recuperrilor i concediilor nu au fost desemnai 36. Utilizarea -evidena foilor colective prezentei nu se de prezen ncadreaz n principiile de conformitate 37. Evidena -evidena concediilor de concediilor de odihn odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate 38. Evidena -evidena concediilor de concediilor medicale medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate 39. Evidena -evidena concediilor de concediilor de studii studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate 40.Concordan -politica a obiectivelor prezenta i de entitii cu perspectiv a evoluia entitii nu a carierei fost corelata cu personalului dez.cunotinel or profesionale ale personalului -structura funciilor
2,2
Mediu
2,5
Mare
2,0
Mediu
1,8
Mediu
1,8
Mediu
2,7
Mare
1,7
Mic
Nu
Trgovite 2013
Page 73
V.
PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI SALARIAT
publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelata 42. -perioada de Promovarea n stagiu nu a fost cadrul funciei respectat pe categorii, -vechimea clase i minim n grada ii munc nu a fost respectat -calificativele anuale acordate nu au fost respectate 45.Planurile strategice i fundamentarea anuale de insuficienta a pregtire Planului profesional strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici -planul anual i cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate 47.Planurile -planurile de individuale de pregtire nu au pregtire fost adaptate la profesional cerinele individuale ale fiecrui salariat
2,5 1,5
Mare Mic Nu
1,5
Mic
Nu
1,8
Mediu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
Trgovite 2013
Page 74
48.Realizarea programelor de pregtire profesional
-persoanele 1,7 responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate
Mic
Nu
49.Sistemu l indicatorilor de performan privind pregtirea profesional
VI
DOSARELE PROFESIONALE
51.Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
52. Trgovite 2013
-sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesional -persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite -insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale -responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai -dosarele
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,8
Mediu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
Page 75
Constituirea dosarelor profesionale 53. Accesarea dosarelor profesionale 54. Actualizarea dosarelor profesionale
profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite -accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale -dosarele profesionale nu au fost actualizate -modificari de salari -insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic -manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate -utilizarea ntro mare msur a procedurilor manuale -comunicare insuficient ntre utilizatori i informaticieni/p ro- iectanii si stemului informatic -insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor
1,7
Mic
Nu
2,2
Mediu
1.9 1,8
Mediu Mediu
VII
FUNCIONALIT ATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluare a sistemul ui informat ic
53. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic
1,8
Mediu
54. Adaptabilitate a sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
2,0
Mediu
2,3
Mare
70. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i Trgovite 2013
2,0
Mediu
Page 76
corecte 71. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 72. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 73. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic
corecte i autorizate -interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat
1,7
Mic
Nu
75. Trgovite 2013
-delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet -discontinuitate n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic -informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta -instruciunile
1,8
Mediu
2,0
Mediu
1,8
Mediu
1,8
Mediu Page 77
Siguran a n exploata re a sistemul ui informat ic
Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice 76. Utilizarea echipamentel or de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 77. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 78. Existena unui sistem de prevenire/det ectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 79. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
privind ntreinerea programelor informatice nu se aplic -echipamentele de prevenire a fluctua iilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeaz
2,0
Mediu
Securita tea bazelor de date
2,0 disfuncionalita te n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic -insuficienta 2,5 sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ) -calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta -personalul 2,0
Mediu
Mare
Mediu
1,8
Mediu Page 78
Trgovite 2013
80. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 81. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor
VII I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
82. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat -actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic rapoartele/listel e privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate -ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor -ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor -modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor
1,8
Mediu
2,0
Mediu
1,8
Mediu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
Trgovite 2013
Page 79
-atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate 84. Stabilirea -alocarea unui loca iei pentru spaiu dosarele insuficient profesionale i arhivrii celelalte documenta iei documente -existena unei arhivate umiditi ridicate -protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur 85. Predarea -dosarele nu dosarelor la sunt predate la arhiva arhiva instituiei instituiei la termenele legale -procesul verbal de predareprimire nu ndeplinete condiiile de conformitate 83. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
2,3
Mare
1,7
Mic
Nu
1,7 2,0
Mic Mediu
Nu
1,8
Mediu
2,2
Mediu
Nota: Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 60 de obiecte auditabile i 101 riscuri ataate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic). In continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Trgovite 2013 Page 80
Trgovite 2013
Page 81
Procedura - P05 : Analiza riscurilor Direcia general de Asisten Social i Protecia Copilului Departamentul Audit Intern
TABEL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Bcioiu Carmen Avizat: Florea Maria Magdalena Nr . crt .
I.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
ORGANIZARE A RECRUTRII PERSONALUL UI
Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
1. Fundamentarea Elaborarea Planul de proiectului Planuluiocupare a funciilor de ocupare a publice funciilor publice Utilizarea personalului neadecvat activitii de Utilizarea unor proceduri neadecvate
T Consecintele Grad de Obs / funcionrii/ ncredere . S nefuncionr al ii controlului Auditorului intern n controlul intern S Sczut S S Mediu Sczut Mediu
2. Statul de funcii Statul de funcii nu este S care prevede actualizat permanent posturile ce funcie de rezultatele urmeaz a se procesului de recrutare ocupa prin concurs
3. Corespondena Bibliografia pentru solicitarea incomplet/neactualizat organizrii concursului Nr . cr t. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Mediu
7. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Susinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor de ctre comisie
Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incompleteunor subiecte din Stabilirea afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise rile i rspunsurile la ntreb interviu nu au fost consemnate n anexa la
T Consecintele Grad de Ob / funcionrii/ ncredere s. S nefuncionr al ii controlului auditorului n controlul S intern Sczut
11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu
S T Exist sistem de control eficient T Exist sistem de control eficient S S S S
Sczut Ridicat Ridicat Sczut Sczut Sczut Sczut
NU
Trgovite 2013
Page 83
Nr . cr t.
S Sczut Datele de identificare ale Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire candidatului admis, funciei, drepturilor salariale la ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect DOMENIUL OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE T Consecintele Grad de Ob AUDITABILE / funcionrii/ ncredere s. S nefuncionr al ii controlului auditorului intern n controlul intern zut S Sc 18. Comunicarea Comunicarea cu deciziei de numire ntrziere a deciziei de numire
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULU I
II.
Stabilirea elementelor de natur salarial
19. Procedurile scrise privid acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere
Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
Sczut
Sczut
Mediu
25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
Mediu
Trgovite 2013
Page 84
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita
Sczut
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 30. Evidena muncii Fundamentarea peste programul timpului lucrat normal de lucru peste programul normal deEvidena lucru 32. timpului lucrat peste programul normal de lucru i III. SITUAIA PREZENEI, NVOIRILOR, recuperareai 34. Norme RECUPERRILOR SI A CONCEDIILOR proceduri referitoare la modul de
Modificarea drepturilor salariale
Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Operarea modificrii drepturilor salariale n dosarul profesional dup soluionareacontestaiilor Efectuarea f r justificare a orelor peste programul normal de lucru
T Consecintele Grad de Ob / funcionrii/ ncredere s. S nefuncionr al ii controlului auditorului intern n controlul intern S Sczut S S Sczut Sczut
Sistemul de eviden a S timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat S Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor , recuperrilori concediilor
Sczut
Sczut
Trgovite 2013
Page 85
eviden a prezenei, nvoirilor,recuper rilor i concediilor
Nr. crt.
DOMENIUL
Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor,recuperrilor i concediilor nu au fost se Evidena prezentei nu 35. Utilizarea ncadreaz n principiile foilor colective de de conformitate Evidena concediilor de 36. Evidena odihna nu se ncadreaz concediilor de n principiile de odihn OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE conformitate AUDITABILE
Mediu
S S
Sczut Sczut
IV.
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
37. Evidena concediilor de medicale 38. Evidena concediilor de studii 39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului 40. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii 41. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelat cu dezvoltarea cunotinelor profesionale stagiu nu a Perioada de ale fost respectat
T Consecintele Grad de / funcionrii/ ncredere S nefuncionr al ii controlului auditorului intern n controlul S Sczut S S Sczut Sczut
Ob s.
T Exist sistem de control eficient S
Ridicat
NU
V.
PREGATIREA PROFESIONALA CONTINU A PERSONALULUI
Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a
Sczut
Trgovite 2013
Page 86
VI.
DOSARELOR PROFESIONALE
45. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor 48. Actualizarea dosarelor profesionale
S Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor S profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Modificari neoperate de S salarii S
Sczut
Sczut Sczut
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
VII
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluarea sistemulu i informatic
53. Manuale de operare i utIlizare a sistemului informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i
Insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor manuale Comunicare insuficient ntre utilizatori i informati ci eni/ proi ectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate
T/ Consecintele Grad de S funcionrii/ ncreder nefuncionr e al ii controlului auditoru intern l ui n controlu S Sczut Sczut
Ob s.
S S
Sczut Sczut
Sczut
Trgovite 2013
Page 87
57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului
S Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet S Discontinuitate n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic
Sczut
Sczut
Nr. DOMENIUL crt.
OBIECTE AUDITABILE
implicat n Informarea personalului operarea n implicat n operarea i sistemul utilizarea sistemului informatic informatic asupra 59. Instruciunile Instruciunile privind S privind ntreinerea programelor ntreinerea informatice nu se aplic Sigurana 60. Utilizarea Echipamentele de prevenireS n echipamentelor dea fluctua iilor sau a exploatare prevenire a ntreruperilor curentului a fluctuaiilor sau electric (UPS, stabilizatoare sistemului ntreruperilor de tensiune .a.) nu se Disfuncionalitate n S informatic 61. Instruirea utilizatorilor i instruirea utilizatorilor sau informarea atunci cnd se produc sistematic asupra modificri semnificative n
T/ Consecintel Grad de Obs S e ncredere . funcionrii/ al nefuncion auditorului rii n controlului controlul T Exist sistem Ridicat de control eficient Sczut Sczut
Sczut
Trgovite 2013
Page 88
Securitatea 62. Existena unui Insuficienta sistemului de S bazelor de sistem de prevenire/ detectare a date prevenire/detectar accesrilor i modificrilor e a accesrilor i neautorizate ale bazelor de modificrilor date (parole, programe neautorizate ale antivirus .a.) 63. Sistemul Calendarul privind S modificrii modificarea periodic a periodice a parolelor de acces nu se
Sczut
Sczut
Nr. DOMENIUL crt.
OBIECTE AUDITABILE
VIII ARHIVAREA DOCUMENTELOR
T/ Consecintel Grad de Obs S e ncredere . funcionrii/ al nefuncion auditorului rii n controlului Sczut controlul Personalul pentru verificarea S i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost 64. Actualizarea Actualizarea programelor S Sczut programelor antivirus, antispyware, antivirus, firewall nu se efectueaz 65. nregistrrile Rapoartele/listele privind S Sczut intrrilor i nregistrrile intrrilor i ieirilor din ieirilor din sistem a sistem a utilizatorilor nu au fost 66. Norme i ndosarierea documentelor S Sczut proceduri privind nu este inclus n cadrul arhivarea normelor i procedurilor documentelor Page 89
Trgovite 2013
67. Desemnarea Atribuiile i competenele S personalului privind arhivarea dosarelor responsabil activitii de gestiune a privind arhivarea resurselor umane nu au fost 68. Stabilirea Protecie insuficient a T locaiei pentru documentelor fa de sursele dosarele de cldur 69. Predarea Dosarele nu sunt predate la S dosarelor la arhiva instituiei la arhiva instituiei Procesul verbal de predare- S primire nu ndeplinete condiiile de conformitate
Sczut
Exist sistem Ridicat de control eficient Sczut Sczut
NU
Procedura-P05: Analiza riscurilor Direcia general de Asisten Social i Protecia Copilului Compartimentul Audit Public Intern
TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Avizat: Nr. crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Data: 20.03.2012
I.
ORGANIZAR EA RECRUTRII PERSONALU LUI
Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
2. Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs Page 90
Trgovite 2013
3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 4. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Susinerea concursurilor Deciziile de numire II. STABILIREA Stabilirea DREPTURILO elementelor de R natur salarial SALARIALE CUVENITE PERSONALU LUI 5. Sus inerea probei scrise 6. Sus inerea probei interviu 7. Emiterea deciziei de numire 8. Comunicarea deciziei de numire 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 10. Salariul de baz 11. Indemniza ii de conducere 12. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
Nr. DOMENIUL crt. Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru EVIDENIEREA PREZENTEI, NVOIRILOR,RECUPERRILOR I CONCEDIILOR
OBIECTE AUDITABILE 13. Sistemul de premiere 14. Decizia de modificare a drepturilor salariale 15. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 16. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de 17. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia referitoare la modul de eviden a 18. Norme i proceduri
III.
IV.
prezenei, nvoirilor i concediilor 19. Utilizarea foilor colective de prezen 20. Evidena concediilor de odihn 21. Evidena concediilor de medicale 22. Evidena concediilor de studii EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 23. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei 5 personalului Page 91
Trgovite 2013
V. VI. VII. VIII
PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI DOSARELE PROFESIONALE UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMULUI DE SALARIZARE FUNCIONALITATE Evaluarea A SISTEMULUI sistemului INFORMATIC informatic UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
24. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional 25. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor 26. Actualizarea dosarelor profesionale 27. Norme i proceduri privind utilizarea programului informatic de 28. Actualizarea salariilor 29. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic 30. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 31. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor 32. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 33. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic 34. Instruciunile privind ntreinerea/mentenana programelor informatice OBIECTE AUDITABILE
Nr. DOMENIUL crt.
IX.
Sigurana n 35. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau exploatare a ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune sistemului 36. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra informatic modificrilor operate n sistemul informatic Securitatea bazelor37. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i de date modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe 38. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 39. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 40. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor ARHIVAREA DOCUMENTELOR 41. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 42. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea 43. Predarea dosarelor la arhiva instituiei Page 92
Trgovite 2013
Procedura-P06: Elaborarea programului de audit intern Departamentul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit:Paol Gabriela Avizat:Florea Maria Magdalena Data: 15.03.2012
Data: 20.02.2012 ETAPELE DOMENIUL MISIUNII Tema Gestiunea 1. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT
ACTIVITI
9
1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de
DURAT PERSOANELE LOCUL A DESFUR IMPLICATE 544 130 2 Bacioiu DAPI 2 Paol Gabriela DAPI
Trgovite 2013
Page 93
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor
Slvstru Cristina
DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI
40
5. ntocmirea Chestionarului de control intern 6. ntocmirea Listelor obiectelor auditabile centralizatoare a
8 40
Voicil Bianca Slavstru Cristina U Eduard Paol Gabriela Bcioiu Carmen Paol Gabriela U Eduard Voicil Bianca Paol Gabriela
7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8.ntocmirea Programului de audit intern
16 4
DAPI DAPI
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
II. INTERVENIA LA FAA LOCULUI
OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
DURAT PERSOANE LOCUL A LE DESFUR RII 4 cioiu DAPI 9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al (H) BIMPLICATE Carmen interveniei la faa locului 4 DAPI Bcioiu 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor Carmen acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul 4 interveniei la fa i organizarea edinei de Bcioiu 11. Planificarea a locului. DAPI Carmen deschidere cu Direcia Resurse Umane AUDITAT 4 AUDITAT Bcioiu 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Carmen Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii 326 de audit. AUDITAT 1.1. Efectuarea testrilor, detaliate 16 Paol Gabriela Programul interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de 2 Paol Gabriela DAPI serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Paol Gabriela DAPI 1.4. Colectarea dovezilor 8 AUDITAT Paol Gabriela
9
ACTIVITI
Trgovite 2013
Page 94
ETAPELE MISIUNII
8 AUDITAT Paol Gabriela 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din Bcioiu punct de vedere al coninutului i al Carmen formei i ntocmirea Notei centralizatoare 16 Slvstru AUDITAT OBIECTIVUL 2. a documentelor de lucrurilor, 2.1. Efectuarea test detaliate Cristina STABILIREA Programul interveniei la faa locului DREPTURILOR 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de 1 Slvstru DAPI SALARIALE CUVENITE departament Cristina PERSONALULUI 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Voicil Bianca DAPI 2.4. Colectarea dovezilor 2 AUDITAT Slvstru 1 AUDITAT Slvstru 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din Cristina punct de vedere al coninutului i al Voicil Bianca formei i ntocmirea Notei centralizatoare AUDITAT OBIECTIVUL 3. MODUL a documentelor de lucrurilor, 3.1. Efectuarea test detaliate 10 U Eduard Voicil Bianca DE EVIDENIERE A Programul interveniei la faa locului PREZENTEI,NVOIRILOR, 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de 2 U Eduard DAPI RECUPERRILOR I A departament CONCEDIILOR 3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Slvstru DAPI Cristina 3.4. Colectarea dovezilor 4 U Eduard AUDITAT DOMENIUL ACTIVITI DURAT PERSOANE LOCUL A LE DESFUR RII IMPLICATE 2 Florea Maria AUDITAT 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din (H) Magdalena punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare 8 Paol Gabriela AUDITAT OBIECTIVUL 4. EVOLUIA a documentelor de lucrurilor, 4.1. Efectuarea test detaliate CARIEREI Programul interveniei la faa locului PERSONALULUI 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de 2 Bdicioiu DAPI departament Carmen 4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Paol Gabriela DAPI 4.4. Colectarea dovezilor 4 Bdicioiu AUDITAT Carmen 8 Paol Gabriela AUDITAT 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare 8 U Eduard AUDITAT a documentelor de lucrurilor, OBIECTIVUL 5. 5.1. Efectuarea test detaliate PREGTIREA PROFEProgramul interveniei la faa locului SIONALA CONTINUA A 5.2. Discutarea constatrilor cu eful de 2 DAPI U Eduard PERSONALULUI departament F.I.A.P. - urilor 5.3. Elaborarea 8 DAPI U Eduard
9
Trgovite 2013
Page 95
ETAPELE MISIUNII
5.4. Colectarea dovezilor 16 U Eduard AUDITAT 8 AUDITAT U Eduard 5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare 8 Bdicioiu AUDITAT OBIECTIVUL 6. a documentelor de lucrurilor, 6.1. Efectuarea test detaliate Carmen DOSARELOR DAPI Programul interveniei la faa locului PROFESIONALE 6.2. Discutarea constatrilor cu eful 2 DAPI Bdicioiu dedepartament F.I.A.P. - urilor 6.3. Elaborarea 8 AUDITAT Carmen Bdicioiu 6.4. Colectarea dovezilor 8 AUDITAT Carmen Bdicioiu 8 AUDITAT Carmen Bdicioiu 6.5. Revizuirea documentelor de lucru din DAPI Carmen punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare AUDITAT a documentelor de lucrurilor, OBIECTIVUL 7. 7.1. Efectuarea test detaliate 10 Voicil Bianca UTILIZAREA CORECT A Programul interveniei la faa locului DAPI PROGRAMULUI DE 7.2. Discutarea constatrilor cu eful de 2 Voicil Bianca DAPI SALARIZARE departament F.I.A.P. - urilor 7.3. Elaborarea 8 Voicil Bianca AUDITAT 7.4. Colectarea dovezilor 8 Voicil Bianca AUDITAT DOMENIUL ACTIVITI DURAT PERSOANEL LOCUL A E DESFUR RII IMPLICATE 8 AUDITAT 7.5. Revizuirea documentelor de lucru din (H) DAPI punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare 4 AUDITAT OBIECTIVUL 8. a documentelor de lucrurilor, Slvstru 8.1. Efectuarea test detaliate FUNCIONALITATEA DAPI Cristina Programul interveniei la faa locului SISTEMULUI INFORMATIC 8.2. Discutarea constatrilor cu eful de 2 DAPI Slvstru UTILIZAT PENTRU departament F.I.A.P. - urilor 8.3. Elaborarea 16 Cristina AUDITAT Slvstru GESTIUNEA Cristina 8.4. Colectarea dovezilor 8 AUDITAT Slvstru RESURSELOR UMANE Cristina 8 AUDITAT Slvstru 8.5. Revizuirea documentelor de lucru din DAPI Cristina punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare 4 AUDITAT a documentelor de lucrurilor, OBIECTIVUL 9. Paol Gabriela 9.1. Efectuarea test detaliate ARHIVAREA DAPI Programul interveniei la faa locului DOCUMENTELOR 9.2. Discutarea constatrilor cu eful de 2 DAPI Paol Gabriela serviciu 9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 AUDITAT Paol Gabriela 9.4. Colectarea dovezilor 8 AUDITAT Paol Gabriela
9
Trgovite 2013
Page 96
9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare 13. Planificarea de lucru a documentelor i organizarea edinei de nchidere 14. Discutarea constatrilor cu structura auditat 15. Concluzii III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN
Paol Gabriela Paol Gabriela Paol Gabriela Paol Gabriela
AUDITAT DAPI AUDITAT AUDITAT DAPI
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
IV. URMRIREA RECOMANDRILOR
16. Redactarea proiectului de Raport de Florea Maria DAPI audit intern 17. Revizuirea proiectului de Raport de Magdalena Florea Maria DAPI audit intern Magdalena 8 Florea Maria DAPI 18. Obinerea aprobrii proiectului de Magdalena Raport de audit intern de conducerea 2 DAPI Serviciului Audit Public Intern de Raport Florea Maria 19. Transmiterea proiectului Magdalena de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile ACTIVITI DURAT PERSOANEL LOCUL A E DESFUR RII IMPLICATE 8 AUDITAT 20. Planificarea i organizarea (H) Paol Gabriela Reuniunii de conciliere, dac este 8 DAPI Paol Gabriela 21. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul 22. Finalizarea Raportului de audit 8 DAPI Paol Gabriela intern inerea Raportului de audit 8 DAPI Paol Gabriela 23. Ob intern aprobat de conducerea 24.Transmiterea recomandrilor 2 AUDITAT institu iei Paol Gabriela aprobate ctre auditat 4 25. Iniierea procesului de urmrire 4 DAPI Paol Gabriela
9
16 8 8 84 32 8
Trgovite 2013
Page 97
Procedura-P06: Elaborarea programului de audit intern Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Bcioiu Carmen, Paol Gabriela, Sl v stru Cristina, U Eduard, Voicil Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 02.04.2012 Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Nr . OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locu Durata Nr. Nr. lista l test verificar (h) e DRU 8 T1 LV 1 Auditori
cr t. Fundamentarea proiectului 1. Planului de ocupare a funciilor publice Trgovite 2013
- Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile n teritoriu
Page 98
2. Statul de funcii prevede DRU - Verificarea legalizrii sau posturile ce urmeaz a se ocupa certificrii copiilor documentelor; 3. prin concurs a pentru solicitarea - Analiza respectrii Coresponden modului de organizare al organizrii concursurilor concursurilor; 4. Dosarele candidailor pentru - Eantionul va fi constituit ocuparea posturilor din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004, reprezentnd 100% 5. Susinerea probei scrise DRU - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise
T2
LV 2
T3
LV 3
6. Susinerea probei interviu
- Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004 - Verificarea numire
7. Emiterea deciziei de numire
deciziilor
de
DRU
T4
LV 4
8. Comunicarea deciziei de numire
- Eantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidailor admii n anul 2004
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Trgovite 2013
Page 99
Nr
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII managementului CCI Chestionarea
cr t. 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 1 0 1 1 1 2 Salariul de baz Indemnizaii de conducere
Locu Durata Nr. Lista l test verificar (h) e DRU 2
Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n carnetul de munc, dosarele profesionale i statele de plat
DRU
10
T5
LV 5
Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr cr t. anul 2004 1 3 1 4 Decizia de modificare a drepturilor salariale
- Analiza diminurilor salariale
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locu Durata Nr. Lista l test verificar (h) e
Auditori
DRU
T6
Slvstru Cristina LV 6 Voicil Bianca
- Verificarea operrii n sistemul informatic a diminurilor salariale ca urmare a Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale sanciunilor - Eantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariai sancionai n anul 2004
Trgovite 2013
Page 100
1 5
1 6
DRU - Verificarea aprobrii efecturii Fundamentarea timpului lucrat muncii peste programul normal peste programul normal de lucru de lucru - Existena Registrului special de eviden a timpului prestat peste programul normal de lucru Evidena timpului lucrat peste - Analiza stabilirii compensrii programul normal de lucru i muncii efectuate peste recuperarea acestuia programul normal de lucru - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile aprilie i decembrie pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii, respectiv 40%
T7
LV 7
U Eduard
Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR,RECUPERRILOR I CONCEDIILOR Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata Nr. Lista Auditori test verificar (h) e DRU 1 Slvstru Cristina
cr t. 17 Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor,recuperrilor i concediilor
- Examinarea procedurilor scrise privind completarea i transmiterea foilor de prezen colectiv
Trgovite 2013
Page 101
17Utilizarea prezen
foilor
colective
de - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile aprilie i decembrie pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii, respectiv 40% - Verificarea modului de evideniere al prezenei n foile colective - Verificarea modului de evideniere al concediilor de odihn - Verificarea modului de evideniere al concediilor medicale - Verificarea modului de evideniere al concediilor de studii
DRU
T8
LV 8
Florea Maria Magdalena
19Evidena concediilor de odihn
Slvstru Cristina
20Evidena concediilor medicale 21Evidena concediilor de studii
DRU
Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI Nr Cr t OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locu Durata Nr. Lista l test verificar (h) e Auditori
Trgovite 2013
Page 102
22 Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
- Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintrun procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate
DRU
T9
LV 9
Slvstru Cristina
Obiectivul V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locu Durata Nr. l test (h) DRU 8 Lista verificar e Auditori
Cr t. 23 Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
- Evaluarea atribuiilor din fiele posturilor - Verificarea fundamentrii planurilor profesionale de pregtire - Interviu adresat efului Serviciului RU
T 10 LV 10
Slvstru Cristina
Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Cr t. 24Norme i proceduri referitoare la- Verificarea coninutului . gestionarea dosarelordosarelor profesionale profesionale Trgovite 2013 Locu Durata Nr. l test (h) DRU 8 Lista verificar e T 11 LV 11 Auditori Florea Magdalena
Page 103
25Actualizarea . profesionale
dosarelor- Eantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul dosarelor profesionale
Bcioiu Carmen
Nr cr t. 26 .
27
28 .
29
30 .
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locu Durata Nr. Lista Auditori l test verificar (h) e Manuale de operare i utilizare a - Examinarea manualului de Paol Gabriela sistemului informatic utilizare a sistemului informatic - Analiza instruciunilor de utilizare a sistemului informatic - Examinarea adaptrii DRU 8 T 13 LV 13 Florea Maria Adaptabilitatea sistemului sistemului informatic la informatic la cerinele Magdalena necesitile utilizatorilor utilizatorilor - Verificarea existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse Sistemul de asigurare pentru Paol Gabriela n sistemul informatic prelucrarea tranzaciilor - Eantionul va fi constituit din autorizate i corecte informaiile privind 3 salariai din cadrul compartimentului - Interviu adresat persoanelor responsabile cu operarea i controlul operaiunilor de DRU 2 - Bcioiu Carmen Desemnarea personalului cu - Verificarea fielor de post i atribuii privind utilizarea deciziile de numire ale aplicaiilor i operarea n cadrul personalului responsabil cu bazelor de date utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date DRU 2 - Bcioiu Carmen Sistemul de pregtire - Analiza documentelor privind profesional a personalului programele de pregtire implicat n operarea n sistemul profesional a personalului informatic implicat n operarea n sistemul informatic Page 104
Trgovite 2013
31 Instruciunile privind ntreinerea - Examinarea procedurilor DAI 2 . programelor informatice privind ntreinerea programelor informatice Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT RESURSELOR UMANE Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locu Durata . l (h) cr 32Utilizarea DRU 4 echipamentelor de - Analiza instruciunilor privind prevenire a fluctuaiilor sau utilizarea echipamentelor i ntreruperilor curentului electric instalaiilor pentru realizarea (UPS, modulatoare de tensiune exploatrii n siguran a s.a.) sistemului informatic - Inspecia fizic pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune) - Intervievarea privind examinarea manualului de utilizare i dotarea sistemului cu 33 Instruirea utilizatorilor i 2 Analiza sistemului de instruire i DRU . informarea sistematic asupra informare sistematic asupra modificrilor operate n sistemul modificrilor operate n sistemul informatic informatic 34 Existena unui sistem de DRU 8 - Verificarea sistemului i a . prevenire/detectare a procedurilor pentru asigurarea accesrilor i modificrilor securitii bazelor de date neautorizate ale bazelor de date - Analiza sistemului de parole de 35 (parole, programe antivirus .a.) acces n sistemul informatic Sistemul modificrii periodice a - Observarea fizic a sistemului parolelor de acces 36 Actualizarea programelor de prevenire i detectare a . antivirus, antispyware, firewall accesrilor i modificrilor n sistem sau a Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT RESURSELOR UMANE
Paol Gabriela
PENTRU GESTIUNEA Nr. Lista test verificar e T 14 LV 14 Auditori Slvstru Cristina
T 15
LV 15
Voicil Bianca
PENTRU GESTIUNEA
Trgovite 2013
Page 105
Nr
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
cr t. 40nregistrrile intrrilor i ieirilor transmiterilor neautorizate ale . din sistem a utilizatorilor bazelor de date - Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall - Eantionul se va constitui din administrator i utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au n dotare 5 calculatoare - Intervievarea salariailor din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII cr t. 41 Norme i proceduri privind . arhivarea documentelor rezultate din activitatea de 42 gestiune a resurselor umane Desemnarea personalului . responsabil privind arhivarea 43 Predarea dosarelor la arhiva . instituiei
Locul Dura Nr. ta test (h)
Lista verificar e
Auditori Slvstru Cristina
Locul Durat Nr. a test (h) T 16 - Analiza respectrii prevederilor DRU 4 procedurale privitoare la activitatea de arhivare - Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
Lista verific are LV 16
Auditori Voicil Bianca
Trgovite 2013
Page 106
Procedura-P07:EDINA DE DESCHIDERE MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.200431.12.2004 ntocmit: Pa ol Gabriela, B cioiu Carmen, S l v stru Cristina Avizat: Florea Maria Magdalena Data:27.03.2005 A. Lista participanilor ________________________________________________________ Numele Funci Direc9 ia/ Nr. E-mail Semntu a ra telefon Serviciul 9 Florea Maria Auditor ef DAPI 07432103 Magdalena Bdicioiu Carmen Auditor DAPI 32 07612593 69 Paol Gabriela Auditor DAPI 07446597 Slvstru Cristina Auditor DAPI 89 07219631 Voicil Bianca Auditor 47 DAPI 07352587 41 U Eduard Auditor DAPI 07687896 Ghigheci Claudia Ruset Claudia Crcea Bianca Negoita Ion Directo r Inspect or Inspect or Inspect or 54 Departamentul 07311237 Resurse Umane 89 Departamentul 07346549 Resurse Umane 87 Departamentul 07350124 Resurse Umane 57 Departamentul 07698520 Resurse Umane 74
B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: -Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; -Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile
care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: Activitatea privind activitatea Departamentului Resurse Umane reprezint o zon cu risc; Complexitatea activitii Departamentul Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri -condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; - modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.
Auditori
Florea Maria Magdalena Bcioiu Carmen Paol Gabriela Slvstru Cristina Voicil Bianca U Eduard
Audita i
Ghigheci Claudia Ruset Claudia Crcea Bianca Negoita Ion
Trgovite 2013
Page 108
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Intern LISTA DE VERIFICARE NR 1 Misiunea de audit : Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011 Intocmit de :Slvstru Cristina Avizat: Florea Magdalena Data:27.03.2012 Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul planului de ocupare a funciilor publice: - planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente X i de perspectiva ale entitii? - exist o fundamentare detaliat a planului? X - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X - exist persoan responsabil cu elaborarea planului? X - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i X pregtirea profesional necesare postului? - planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor X autorizate? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - realizarea operaiunilor de control intern prin - operaiunile de control intern sunt nsoite de list e de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate i semnate DA NU OBS.
Fundamentarea proiectului Atribuiile postului X X

-
Nu exist lista activitilor
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate
Trgovite 2013
Page 110
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU X X X
OBS.
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), care nu respect n totalitateprevederile legale i nici nu sunt formalizate - operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i de control intern prin -se realizeaz operaiuni semnate proceduri? - examinarea procedurilor: - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate iexist proceduri de lucru scrise, aprobate i - se aplic? actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, dar nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i actualizate i nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru - dac da, v rog s ni le furnizai. Organizarea concursurilor - exist un sistem procedural privind organizarea X - avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea X concursurilor? - dac da, v rog s ni le furnizai. - atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, X separarea sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n fia postului: - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din fiele postului, care la rndul - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu atribuiile din fiele postului; - exist proceduri?/ (nu exist proceduri?)
Nu se elaboreaz
Nu exist proceduri Exist, dar nu sunt formalizate
- dac da, v rugm s ne naintai fia postului. X - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i X pregtirea profesional necesare postului? - persoanele responsabile au experiena i pregtirea X - statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele X procesului
Fia postului
Trgovite 2013
Page 112
ACTIVITATEA DE AUDIT de recrutare? - dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat dup ultimul concurs realizarea obiectivului/ - exist lista activitilor pentru subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Susinerea concursurilor - exist un sistem privind susinerea concursurilor? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Deciziile de numire - avei proceduri scrise i formalizate privind emiterea i comunicarea deciziilor de numire? - dac da, v rugm s ni le furnizai. - exist stabilit persoan responsabil? - respectai principiul dublei semnturi? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natura salarial - exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natur salarial? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. - exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului?
DA X X X X
NU
OBS. Statul de funcii Lista activitilor Exist, dar nu sunt formalizate
X X X X X X X X
List activiti
X X X X X X
Exist dar nu sunt formalizate
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X Modificarea drepturilor salariale - exist un sistem procedural de organizare al activitii X privind modificarea i comunicarea drepturilor salariale? - exist stabilit persoana responsabil? X - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i X pregtirea profesional necesare postului? - exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor? rugm s ne furnizai fia postului. - dac da, v X X
Fia postului Exist, dar nu este formalizat
Fia postului
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
X X
Trgovite 2013
Page 114
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TESTUL NR 1 Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011 OBIECTL TESTULUI Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice OBIECTIVELE TESTULUI Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funciilor publice transmise de structurile subordonate entitii DESCRIEREA TESTULUI Eantionul a fost constituit prin selectarea primei direcii judeene de la fiecare liter alfabetic, din totalul celor 40 de direcii i a municipiului Bucureti, astfel, au rezultat 14 direcii judeene, la care s-a adugat centrala entitii publice. Testarea a constat n analiza notelor de fundamentare, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. i 1.6., i anume: Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, coninutul acestora, termene .a.; concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante; existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante; existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate. Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate. CONSTATARI Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat c direciile judeene n notele de fundamentare transmise nu au prevzut un numr de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate, dei aveau aceast obligaie conform cadrului legal. CONCLUZII In baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data :15.03.2012
Auditor intern, Oprea Gabriela
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 1 Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011 PROBLEMA Nestabilirea numrului funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate. CONSTATARE Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004 s-a constatat c nu a fost stabilit numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate, conform cadrului legal prevzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, art. 1 i Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) i art. 21 alin. (1) lit. b). CAUZE Lipsa unei colaborri ntre minister i Agenia Naional a Funcionarilor Publici n elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice; Inexistena unor proceduri de lucru privind planificarea strategic a ocuprii funciilor publice ntre instituiile i autoritile administraiei publice centrale; Nerespectarea cadrului legislativ i normativ n legtur cu rezervarea de posturi pentru absolvenii programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate; CONSECINE
Imposibilitatea angajrii absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate, datorit faptului c nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ i normativ; -Fundamentarea nesatisfctoare a Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului.
RECOMANDRI Trgovite 2013 Page 116
Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a acestuia; Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor; Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici.
ntocmit,
Supervizat, conformitate, Oprea Gabriela Florea Magdalena Cristina Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 2 Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului Nr. Activitatea de audit crt. 1 Organizarea concursurilor DA NU
Pentru Salavastru
OBS.
1.1 Examinarea procedurii privind organizarea i analiza dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare organizrii concursurilor: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare specifice; c) precizarea modalitilor de completare a modelelor; d) oferirea unor exemple n acest sens; e) prevederea situaiilor de respingere a dosarelor candidailor; f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor; g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor; h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaiilor; i) existena componentei de actualizare a procedurii; 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi; Trgovite 2013
Page 117
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv verificarea statului de funcii, constituirea comisiilor, publicarea anunului de concurs, constituirea dosarelor candidailor, ntocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor i soluionarea contestaiilor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritmi de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. -
Nr. crt. 1.2 1.3 1.4
Activitatea de audit DA Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n organizarea concursurilor Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea existenei documentelor obligatorii: a) copia actului de identitate b) formularul de nscriere c) copiile diplomelor de studii i ale altor acte care atest efectuarea unor specializri d) copia carnetului de munc sau, dup caz, o adeverin care s ateste vechimea n munc i, dup caz, n specialitate e) cazierul judiciar f) adeverina care s ateste starea de sntate g) copia fiei de evaluare a performanelor profesionale individuale sau, dup caz, recomandarea de la ultimul loc de munc h) declaraia pe propria rspundere sau adeverina care s ateste c nu a desfurat activiti de poliie politic i) completarea formularului de nscriere NU OBS.
1.5
Trgovite 2013
Page 118
1.6.
Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor obligatorii de ctre secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct 1.5.
1.7
1.8
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de X formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic verificarea: a)existenei posturilor n statul de funcii; X b) solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de susinere a concursurilor; X c)emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare; X d) publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial cu cel puin 30 de zile naintea desfurrii concursurilor; X e)depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare; X f) ndeplinirii condiiilor de vechime. X Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor n care au fost verificate: X Activitatea de audit a) selectarea dosarelor candidailor n termen de 5 zile lucrtoare X b) consemnarea afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile lucrtoare; X c) existena meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate; X d) concordana ntre numrul de dosare nregistrate i cele cuprinse n Procesul verbal; e) existena tuturor semnturilor membrilor comisiei n Procesul verbal de selecie a dosarelor. Verificarea contestaiilor: a) depunerea n termen de 24 de ore de la afiarea listei; b) examinarea contestaiilor; c) consemnarea afirii rezultatelor contestaiei la sediul instituiei. Analiza modalitilor de arhivare DA NU
Test nr. 2 Liste de control Centralizator ul privind modul de Test nr. 2
- Liste de control Centralizatorul privind modul de organizare al concursurilor
Nr. crt.
OBS.
r k.
Nu
1.9
1.10
Trgovite 2013
Page 119
Data:15.03.2012
Auditor intern, Bacioiu Carmen
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR 2 Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Modul de organizare al concursurilor OBIECTIVUL TESTULUI Examinarea dosarelor candidailor DESCRIEREA TESTULUI n anul 2010, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funciilor publice. Eantionul a fost constituit din dosarele candidailor care au fost declarai admii, la cele 6 concursuri, considerndu-se ca fiind un numr redus de dosare pentru o entitate. Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intr n componena dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. i 1.8. prin care s-a urmrit: Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor obligatorii de ctre secretariatul comisiei de concurs, prezentate lapct. 1.5.; Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic verificarea: existenei posturilor n statul de funcii; solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de susinere a concursurilor; emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare; publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial.cu.cel puin 30 Trgovite 2013 Page 120
lucrtoare; verificarea consemnrii afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile lucrtoare; verificarea existenei meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care,ulterior au fost preluate ntr-un Centralizator, care conine pe vertical dosarele supuse verificrii, iar pe orizontal elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie s existe n dosare, prezentate n anex. CONSTATARI Din verificrile efectuate i analiza Centralizatorului privind modul de organizare al concursurilor s-a constatat c n toate dosarele de concurs ale candidailor exist documente depuse care nu sunt n copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs. CONCLUZII n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2. Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern
de zile naintea,desfurrii concursurilor; depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare; ndeplinirii condiiilor de vechime. Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor: verificarea selectrii dosarelor candidailor n termen de 5 zile
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 2 Misiunea de audit: Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011
PROBLEMA Existena copiilor legalizate sau certificate de ctre secretariatul comisiei n dosarele candidailor la ocuparea funciilor publice CONSTATARI Dosarele de concurs ale candidailor conin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de ctre secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de referin prevede ca la nscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaii trebuie s prezinte copii legalizate de pe actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i desfurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici sau copii nsoite de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs. CAUZE - Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funciilor publice;
Trgovite 2013
Page 121
- Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor; - Neinstruirea membrilor comisiei de concurs i a secretariatului acestuia n vederea organizrii concursurilor. CONSECINE - Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidai care nu ndeplinesc condiiile prevzute de lege; - Posibilitatea anulrii ulterioare a concursurilor, datorit neconcordanei ntre copiile din dosarul de concurs i documentele originale; - Prelungirea perioadei n care posturile rmn neocupate, implic un efort suplimentar al celorlali funcionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit s-i ocupe posturile vacante. RECOMANDRI - Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor publice, care s conin activitile de control i responsabilitile personale. ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Salavastru Cristina Bianca
Florea Magdalena
Voicila
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 3 Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului Nr crt 1 1.1 ACTIVITATEA DE AUDIT Susinerea concursurilor Examinarea procedurii privind susinerea concursurilor 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente susinerii concursurilor: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; DA NU OBS
Trgovite 2013
Page 122
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor; g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor; h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaiilor; i) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv n fazele de susinere a probei scrise, a probei orale, notarea probelor, anunarea rezultatelor i soluionarea eventualelor contestaii n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. 1.2. 1.3. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor
Trgovite 2013
Page 123
1.4.
1.5.
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza susinerii probelor scrise: a) stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe baza bibliografiei de concur b) stabilirea a dou variante a cte trei subiecte c) pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit pentru fiecare test gril d) seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs e) plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei f) lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU g) lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n colul din stnga sus h) asigurarea confidenialitii numelor candidailor i) candidaii care au predat lucrrile de concurs au semnat n borderoul special j) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei Analiza susinerii probelor interviu: a) proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; c) consemnarea ntrebrilor i
X X
TEST NR 3
X X Liste de control nr 16
X X X X X X X
Centralizator ul privind sustinerea probelor scrise
1.6.
TEST NR 3 X Liste de control nr 712 Centralizator Page 124
Trgovite 2013
rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal; d) ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului; e) stabilirea planului interviului; f) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei. Analiza rezultatelor concursurilor - examinarea proceselor verbale ntocmite - analiza baremurilor i notelor acordate dou probe - verificarea candidailor admii privind obinerea la punctajul final a cel puin 100 de puncte i minim 50 de puncte la fiecare prob Garantarea anunrii rezultatelor n maximum 3 zile de la data susinerii probelor Analiza contestaiilor i a rspunsurilor formulate Analiza modalitii de arhivare a documentelor
X X X X -
ul privind sustinerea probelor interviu
1.7.
1.8. 1.9. 1.10 .
Data: 16.03.2012 Cristina
Auditor intern, Salavastru
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR.4 Trgovite 2013 Page 125
Nr crt 1
Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Deciziile de numire -
OBS.
1.1 Examinarea procedurii privind ntocmirea i comunicarea deciziilor: gradului de acoperire prin 1.1.1. 1.1.1Verificarea procedur a activitilor aferente ntocmirii i comunicrii deciziilor dede ctre persoanele a) aprobarea procedurii numire:
competente;modelelor de decizie de numire; b) stabilirea c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a deciziei de numire; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) cuprinderea modalitii de nregistrare a deciziilor de cuprinderea modalitii de comunicare a deciziilor g) numire; -
de existena componentei de actualizare a procedurii. h) numire. 1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. 1.1.3 Respectarea principiului dublei 1.1.4. 1.1.4Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea i comunicarea deciziilor de numire, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale 1.1.5. 1.1.5Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntrun sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm1.1.6 Modalitatea arhivrii. de prelucrare .a. 1.1.6. 1.2 Compararea atribuiilor din procedur cu fiele .2.1.3 posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n organizarea i 1.4 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: procedura corespunztoare? a) consider b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?propuneri de perfecionare a procedurii? c) exist 1.5. Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale candidailor admii n urma 1.5.1. 1.5.1 Decizia de numire are form scris i conine: a) denumirea funciei de ncadrare b) temeiul legal al numirii c) numele funcionarului public d) data de la care urmeaz s exercite funcia public e) drepturile salariale
X X X X X X
TEST NR 4 - Liste de control Centralizator privind
Trgovite 2013
Page 126
Nr. crt.
DA
NU
OBS. emiterea deciziilor de numire
1.6 1.7
f) locul de desfurare a activitii X g) semntura ordonatorului de credite X h) tampila instituiei X 1.5.2. Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea deciziei de numire 1.5.3.Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea copiei fiei postului, anex la decizia de Confirmarea numirii n termen de cel mult 15 zile lucrtoare de la data la care candidatul a fost declarat Analiza modalitilor de arhivare -
Data, intern, 15.05.2012
Auditor Salavastru Cristina
Trgovite 2013
Page 127
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 5 Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Nr.Crt ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. 1. 1.1
Stabilirea elementelor de natura salariala Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natura salariala 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente stabilirii elementelor de natur salarial: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: procedura corespunztoare? a) consider b) au constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) au propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: a) salariului de baz b) indemnizaiei de conducere c) sporului pentru complexitatea n munc d) sporului de vechime n munc e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte f) salariului de merit g) sistemului de premiere Analiza modalitilor de arhivare a documentelor -
1.2. 1.3. 1.4.
1.5.
X X X X X X X -
X TEST nr. 5 - Liste de control - Centralizat or privind sabilirea elementelor de natur salarial
1.6.
Trgovite 2013
Page 128
Data: Auditor intern, 19.05.2012 Salavastru Cristina Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern
TEST NR 5 Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011
OBIECTUL TESTULUI Stabilirea elementelor de natur salarial OBIETIVELE TESTULUI Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale DESCRIEREA TESTULUI Eantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidai admii n anul 2004. Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 dup cum urmeaz: salariul de baz; indemnizaia de conducere; sporul pentru complexitate n munc; sporul de vechime n munc; sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; salariul de merit. In acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni i comparate cu cele din deciziile de numire. Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natu salarial, prezentate n anex. CONSTATARI Din testarea elementelor care au stat la baza ntocmirii deciziilor de numire, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natur salarial, prezentat n Anex, s-a constatat acordarea eronat a salariului de baz pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funciei de consilier categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au nclcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specific faptul c salariul de baz pentru funcia public de execuie de grad profesional "superior", clasa I, ... este cel prevzut pentru funcia public de execuie de categoria A, ..., clasa I, gradul 3. Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea obligaia verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s-au efectuat pli suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.
Trgovite 2013
Page 129
CONCLUZII In baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5. Data, 19.05.2012
Auditor intern, Voicila Bianca
Supervizor, Florea Magdalena
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FISA DE INDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 5
Misiunea de audit:Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMA Modalitatea de stabilire a salariilor de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie. CONSTATARI Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de ctre persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare. Din verificarea datelor nscrise n deciziile de numire ale candidailor declarai admii n urma organizrii concursurilor n anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilirea eronat a salariului de baz al dl. Constantinescu Ion, urmare a ncadrrii necorespunztoare pe funcie. n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Salariile de baz se stabilesc prin echivalare cu cele prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003. CAUZE Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite prin decizia de numire cu cele prevzute de cadrul normativ. CONSECINE Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei; Inexistena unor proceduri adecvate. RECOMANDRI Asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea periodic a acestuia; Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii; Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i implementarea activitilor de
Trgovite 2013
Page 130
control i a responsabilitilor ce se impun, pentru realizarea operaiilor specifice fiecrei activiti privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii.
ntocmit,
Supervizat,
Pentruconformitate,
Salavastru Cristina
Florea Magdalena
Oprea Gabriela
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 6 Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Trgovite 2013
Page 131
Nr. crt. 1 1.1
ACTIVITATEA DE AUDIT Modificarea drepturilor salariale Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur 1.1.1Verificarea gradului de acoperire prin D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 1.1.1. salarial:
DA
NU
OBS.
1.2 1.3 1.4
1.5 1.6 1.7 1.8
procedur a activitilor aferente fundamentrii i comunicrii modificrilor drepturilor salariale: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. 1.1.3Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. 1.1.4 Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i,comunicarea modificrilor drepturilor salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare 1.1.6. 1.1.6 Modalitatea arhivrii documentelor. Punerea de acord atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n fundamentarea i comunicarea modificrilor drepturilor salariale Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Examinarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale Recalcularea majorrilor salariale, urmare a creterii vechimii n Analiza creterilor/diminurilor salariale, urmare a evalurilor Analiza diminurilor salariale, urmare a aplicrii X sanciunilor: a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul entitii publice; b) existena deciziei conductorului entitii publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplin. Verificarea existenei concordanei atribuiilor din fiele posturilor cu cerinele privind experiena i pregtirea profesional Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurii drepturilor salariale X
Test nr. 6 - Liste de control Centralizator
X - Liste de control -Centraliz ator Page 132 privind diminuarea
1.9 1.10
1.11 Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv Trgoviprin reinerea sumelor te 2013
Data: 19.05.2012
Auditor intern, Salavastru Cristina
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 7 Obiectivul II. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Nr. crt. 1 1.1 ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal de lucru: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente fundamentrii i evidenierii muncii prestate peste programul normal de lucru: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) stabilirea modalitii de evideniere a muncii peste programul normal de lucru; OBS.
Trgovite 2013
Page 133
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; d) precizarea modalitii recuperrii n bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru; e) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program; f) cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce va fi recuperat; g) oferirea unor exemple n acest sens. h) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.2 1.3 1.4
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i evidenierea timpului prestat peste programul normal de lucru, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n fundamentarea i evidenierea timpului prestat peste programul normal de lucru Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? -
Test nr. 7 Lista de control Lista de control Test nr. 7
1.5 Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de X 1.6 lucru Existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ine evidena acestuia pentru fiecare salariat 1.7 Verificarea completrii sistematice a Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru 1.8 Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv: X a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii Trgovite 2013
Page 134
suplimentare n urmtoarele 30 de zile dup efectuarea acesteia b) compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil c) acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariul de baz 1.9 1.10
X X X Lista de control
Depirea duratei maxime legale a timpului de munc, de 48 de ore pe sptmn, inclusiv orele suplimentare Analiza modalitii de arhivare a documentelor
Data: intern, 19.05.2011 Cristina Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR 7 Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului OBIECTIVELE TESTULUI Salarizarea muncii peste programul normal de lucru DESCRIEREA TESTULUI Trgovite 2013
Auditor Salavastru
Page 135
Eantionul a fost constituit n mod aleator din patru direcii ale entitii publice, respectiv a Direciei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcia General Buget Financiar Contabilitate (DGBFC), Direcia Resurse Umane (DRU), Direcia General de Integrare European (DGIE), din totalul celor 10 direcii existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40,0 %. La fiecare direcie a fost testat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8, pentru lunile aprilie i decembrie 2004: aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru; existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ine evidena acestuia pentru fiecare salariat; completarea sistematic a Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat; compensarea orelor de munc suplimentar prin timp liber echivalent n urmtoarele 30 de zile; compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil; acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariul de baz. Rezultatele testrii sunt prezentate n Lista de control privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii anexat. CONSTATARI Pe baza testului efectuat s-au constatat urmtoarele: efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobat n scris de eful ierarhic superior; nu este organizat evidena orelor de munc prestate suplimentar de ctre personal prin nfiinarea i completarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru; orele suplimentare efectuate au fost pltite prin adugarea unui spor la salariu neurmrindu- se posibilitatea compensrii n timp echivalent n urmtoarele 30 de zile; CONCLUZII n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 7. Data: 19.05.2012 Auditor intern, Uta Eduard Supervizor, Florea Magdalena
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern
Trgovite 2013
Page 136
FOAIE DE LUCRU NR 7 La nivelul entitii auditate exist un numr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui un eantion de 3%, respectiv 15 dosare, procednd astfel: -stabilim pasul de selecie astfel 465:14 = 33; -constituim din populatia statistica 465 dosare,esantionul resprezentand un numar de 15 dosare prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numarul 1,rezultand o serie a dosarelor cu numerele 1,34....463. -esantionul astfel constituit va fi verificat integral; -in urma verificarii efectuate se va intocmi un test.
Trgovite 2013
Page 137
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE CONTROL privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii Elemente Aprobarea Existena Completarea Compensarea Compensarea testate efecturii Registrului sistematic a orelor de munc orelor de munc Direciile muncii peste special de Registrului special suplimentar suplimentar prin 9 programul eviden a de eviden a prin timp liber adugarea unui testate normal de timpului timpului lucrat peste echivalent n spor la salariu lucru lucrat.peste programul normal urmtoarele 30 cnd programul de lucru pentru de zile compensarea cu normal de lucru fiecare salariat timp liber Martie 2011: - DPA - DGBFC - DRU - DGIE Mai 2011: - DPA - DGBFC - DRU - DGIE FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP X X X X X X X X FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X FIAP
Acordare a unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariul de baz X X X X X X X X
Data 20.05.2012
Auditor intern,Uta
Eduard
Trgovite 2013
Page 139
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 8 OBIECTIVUL III.SITUATIA PREZENTEI,INVOIRILOR,RECUPERARILOR SI CONCEDIILOR Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. crt. 1 Modul de evideniere a prezenei, nvoirilor i concediilor 1.1 Examinarea procedurii privind evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente fundamentrii i evidenierii prezenei, nvoirilor i concediilor de odihn, medicale i de studii: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitii de evideniere a prezenei, nvoirilor i concediilor; listei activitilor pentru realizarea c) verificarea existenei obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalitii de planificare a concediilor de odihn; e) precizarea modalitii de recuperare a nvoirilor; f) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale n situaia nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii; g) cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce urmeaz a fi recuperat sau diminuarea corespunztoare a drepturilor salariale; h) oferirea unor exemple n acest sens; i) existena componentei de actualizare a procedurii. -
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind planificarea i evidenierea nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze;
1.2 1.3 1.4
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. Modalitatea arhivrii. 1.1.6. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor -
Nr. crt. 1.5
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n fundamentarea i evidenierea nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea modului de evideniere a prezenei: X a) utilizarea formularelor tipizate b) respectarea principiului dublei semnturi c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din foile colective de prezen Verificarea modului de evideniere a nvoirilor: a) sistemul de eviden a nvoirilor b) modul de compensare a nvoirilor c) diminuarea corespunztoare a salariilor d) aprobarea nvoirilor X X X X X X
OBS. Test nr. 8 Lista de control
1.6
1.7
Verificarea modului de evideniere a concediilor de odihn: a) planificarea anual a concediilor de odihn
Test nr. 8
1.8
b) concordana efecturii concediilor cu planificarea X anual c) existena justificrii pentru cererile de concediu care nu concord cu perioadeleevideniere (rechemare, lucrri Verificarea modului de planificate a concediilor medicale X a) conformitatea certificatelor medicale X
Lista de control Test nr. 8
b) corespondena perioadelor din certificate cu cele din foile X colective de prezen Trgovite 2013
Lista de control Page 141
1.9
c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale Verificarea modului de evideniere a concediilor de studii a) existena actului adiional la contractul de munc
1.10 1.11
b) respectarea prevederilor contractelor individuale de munc Compararea atribuiilor prevzute n fia postului cu cerinele funciei Analiza modalitii de arhivare a documentelor
Data, 20.5.2012
Auditor intern, Uta Eduard
Trgovite 2013
Page 142
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern
TEST NR 8 Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Sistemul de eviden a prezenei, nvoirilor recuperarilor si concediilor . OBIECTIVELE TESTULUI Verificarea sistemului foilor colective de prezen. Verificarea planificrii i efecturii concediilor de odihn Verificarea evidenei concediilor medicale DESCRIEREA TESTULUI Eantionul a fost constituit n mod aleator prin selectarea a patru direcii ale entitii publice, respectiv a Direciei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcia Achiziii (DA), Direcia Resurse Umane (DRU), Direcia General de Integrare European (DGIE), din totalul celor 10 direcii existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40,0 %. La fiecare direcie s-a analizat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 i 1.8., pentru lunile februarie i august 2004. Testul pentru evaluarea sistemului de eviden a prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale, comport urmtoarele verificri: evidenierea prezenei, pentru lunile februarie i august 2004: utilizarea formularelor tipizate; respectarea principiului dublei semnturi; datele preluate n statul de plat corespund cu cele nscrise n foile colective de prezen. evidenierea concediilor de odihn, pentru lunile februarie i august 2004: existena planificrii anuale a concediilor de odihn pe anul 2004; concordana efecturii concediilor cu planificarea anual; existena justificrii neconcordanei. Trgovite 2013 Page 143
evidenierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie i august 2004: conformitatea certificatelor medicale; perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezen; datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale.
CONSTATARI n urma verificrilor efectuate i analizei Listei de control privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale, prezentate n anex, s-a constatat: neutilizarea unui sistem de evideniere a prezenei personalului unitar la DPA, DA, DRU i DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate i diferite de la o direcie la alta, care nu conin rubricile prevzute de cadrul normativ; inexistena justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn la DA i la DGIE. CONCLUZII n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 8. Data:21.05.2012 Supervizor Uta Eduard Auditor intern
Trgovite 2013
Page 144
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE CONTROL PRIVIND EVIDENTA PREZENTEI,CONCEDIILOR DE ODIHNA SI CONCEDIILOR MEDICALE LA DPA,DA,DRU SI DGIE
Elemente testate Structuri testate
EVIDENIEREA PREZENTEI 9
CONCEDII DE ODIHN
CONCEDII MEDICALE
Utilizarea Respectar Datele formularel ea preluate n or principiulu statul de plat tipizate i corespund cu dublei cele din foile semnturi colective de prezen Februarie 2011: - DPA - DA - DRU - DGIE August 2011: - DPA - DA - DRU FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X X X X X X X X X X X X X X X X
Existena Concorda Existena Conformitat Perioadele planificar na justificrii ea din ii efecturii neconcorda certificatelor certificate anuale concediilo n medicale corespund r ei cu cele din cu foile planificare colective de X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele X X X X X X X
- DGIE FIAP Data:21.05.2012
X X Auditor intern, Uta Eduard
Trgovite 2013
Page 146
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 9 OBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU 1. Evoluia carierei personalului 1.1 Examinarea procedurii privind evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente evalurii i promovrii n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; existenei listei activitilor b) verificarea pentru realizarea obiectivului; c) precizarea modalitii de evaluare i promavare n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului; d) oferirea unor exemple n acest sens e) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i soluionare a contestaiilor, precum i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr- un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
OBS.
1.2
1.3
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 1.5 Analiza respectrii criteriilor de promovare n cadrul funciei publice: a) evaluarea anual a funcionarilor din ultimii 2 ani; sanciunilor pe ultimii 2 ani; b) lipsa c) vechimea pe funcie; d) alte criterii stabilite de conducerea entitii publice (cursuri absolvite, specializri tire 1.6 Punerea de acord a planurilor de preg .a.) X profesional cu obiectivele entitii entitii X 1.7 Verificarea concordanei obiectivelor cu existeniilefielor zute n fiele a personalului; X a) atribu a prev de evaluare posturilor: b) completarea fielor de evaluare a personalului; fielor de evaluare, att de c) semnarea evaluatori, ct iade evaluai; evaluare din fia d) coresponden criteriilor de de existena cu sarcinile aferente salariatului e) evaluare fielor postului la dosarul profesional f) completarea fielor postului; g) semnarea fielor postului de salariai i X conducere; h) corespondena sarcinilor din fia postului cu X sarcinile stabilite prin ROF fielor postului. i) actualizarea periodic a n competena X 1.8 Analiza modalitii de arhivare a documentelor 1.4
NU -
OBS.
Test nr. 9 Test nr. 9 Lista de control
Lista de control -
Trgovite 2013
Page 148
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR 9 Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2012-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Evolutia carierei personalului OBIECTIVELE TESTULUI Evaluarea concordantei dintre obiectivele entitatii ssi structura fiselor de post ale personalului. DESCRIEREA TESTULUI Eantionul pentru verificarea concordanei obiectivelor entitii cu activitile cuprinse n fiele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numrul total al dosarelor, rezultnd 14 fie ale posturilor care vor constitui elementele eantionului supus testrii, conform foii de lucru, prezentate n anex. Testarea fielor de post selectate, n numr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. n totalitate i 1.7. selectiv, urmrinduse: -Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii; -Verificarea concordanei obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor: existena fielor de evaluare a personalului; semnarea fielor postului de salariai i conducere; corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena structurii din care face parte salariatul; actualizarea periodic a fielor postului. Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordanaobiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor, prezentat n anex. CONSTATARI Din testare nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile personalului cuprinse n fiele posturilor. CONCLUZII n acest caz nu se va elabora FIAP NR 9. Data: 21.05.2012 Supervizor, Uta Eduard Trgovite 2013 Auditor intern,
Florea Magdalena Page 149
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FOAIA DE LUCRU OBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI Pentru constituirea eantionului de 3% n vederea testrii dosarelor profesionale din cadrul entitii procedurii astfel: populaia 90 dosare profesionale; eantionul de 5% =dosare stabilim pasul de selecie, astfel: 90:5 = 18 eantionul va cuprinde urmtoarele 5 dosare profesionale selectate din populaia total: 18, 36, 54, 72,90. eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.
Auditor, Salavastru Cristina
In prezenta, Ghigheci Claudia
Trgovite 2013
Page 150
Trgovite 2013
Page 151
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE CONTROL PRIVIND CONCORDANTA DINTRE OBIECTIVELE EBTITATII SI STRUCTURA FISELOR DE POST
Elementele Punerea de acord a planurilor de pregtire Elementele profesional cu eantionului obiectivele entitii 9 01 - 18 X testate 02 - 36 03 - 54 04 - 72 05 - 90 Data:21.05.2012 X X X X
Existena fielor Semnarea de evaluare a fielor postului personalului de salariai i conducere
Corespondena Actualizarea sarcinilor din fia periodic a postului cu sarcinile fielor postului stabilite prin ROF n competena structurii din care face parte salariatul X X X X X X X X X X Auditor Intern,
X X X X X
X X X X X
Salavastru Cristina
Trgovite 2013
Page 153
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 10 OBIECTIVUL IV.PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. crt. 1 Pregtirea profesional continu a personalului 1.1 Examinarea procedurii privind pregtirea profesional a personalului: 1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente pregtirii profesionale a f) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; g) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; h) precizarea modalitii de pregtire profesional continu a personalului; i) oferirea unor exemple n acest sens; j) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.8. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.9. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.10. Atribuirea responsabilitilor privind pregtirea profesional a personalului n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i soluionare a contestaiilor, precum i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.11. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de 1.1.12. Modalitatea arhivrii documentelor. Evaluarea atribuiilor din fiele posturilor X Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n pregtirea profesional Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii d) consider procedura corespunztoare? e) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? f) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea fundamentrii planurilor de pregtire Verificarea coroborrii planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii Analiza adaptrii planurilor individuale la cerinele de pregtire ale fiecrui salariat X -
Interviu
1.2 1.3 1.4
Interviu Not
1.5 1.6 1.7
1.8
Analiza sistemului indicatorilor de performan
Nr. crt. 1.9 1.10
ACTIVITATEA DE AUDIT Verificarea atribuiilor din fia postului cu cerinele funciei de elaborare a sistemului indicatorilor de Analiza modalitii de arhivare a documentelor
DA -
NU
OBS.
Trgovite 2013
Page 155
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 11 OBIECTIVUL VI.UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMELOR DE SALARIZARE Nr. Activitate de audit DA NU Obs. crt. 1. Gestionarea dosarelor profesionale 1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitii de gestionare a dosarelor profesionale; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse n dosarele profesionale; e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea dosarelor profesionale; f) precizarea elementelor ce asigur securitatea dosarelor profesionale; g) oferirea unor exemple n acest sens; h) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea dosarelor profesionale; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. 1.2. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Trgovite 2013
Page 156
1.3. 1.4.
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n gestionarea dosarelor profesionale Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Activitate de audit
DA X X X X X X X
NU Test nr. 11 Obs.
Nr. crt. 1.5. 1.6.
Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la dosarele profesionale Verificarea coninutului dosarelor profesionale a) nume i prenume b) data i locul naterii c) starea civil d) numele copiilor i data naterii e) siuaia miliar f) pregtirea profesional g) cazierul judiciar h) cazierul administrativ i) funcia, categoria, clasa, gradaia j) copii de pe carnetul de munc k) declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului c nu a desfurat activiti de poliie politic l) declaraia de avere actualizat n condiiile legii. m) cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani n) copia de pe cartea de identitate sau buletin o) Decizia de numire p) fia postului
X X X X X X X X X X
- List de control privind modul de eviden al dosarelor profesional e
Trgovite 2013
Page 157
1.7.
Analiza modalitii de arhivare
Data: 21.05.2012
Auditor intern, Voicila Bianca
Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR 11 Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale functionarilor publici OBIECTIVELE TESTULUI Constituirea dosarelor profesionale DESCRIEREA TESTULUI Eantionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 10%, din totalul populaiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare profesionale, conform foii de lucru anexate. Efectuarea testrii a urmrit dac dosarele profesionale conin datele i documentele obligatorii stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, i anume: nume i prenume data i locul naterii starea civil numele copiilor i data naterii situaia militar pregtirea profesional cazierul judiciar cazierul administrativ funcia, categoria, clasa, gradaia copii de pe carnetul de munc declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului c nu a desfurat activiti de poliie politic declaraia de avere actualizat n condiiile legii. cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani copia de pe cartea de identitate sau buletin Trgovite 2013 Page 158
decizia de numire fia postului Testarea elementelor coninute n dosarele profesionale s-a concretizat n elaborarea Listei de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, prezentat n anex.
CONSTATARI In general, din analiza modului de ntocmire, actualizare, rectificare, pstrare i evidena dosarelor profesionale ale funcionarilor publici i a Registrului de eviden a funcionarilor publici s-a constatat c acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitar i eficient a resurselor umane, precum i necesitilor de urmrire a carierei funcionarilor publici. In urma verificrii eantionului stabilit, aa cum rezult din Lista de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, s-a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente: Cazierul judiciar pentru elementele eantionate 61, 151, 211, 261, 321 i 431; Copii de pe carnetele de munc pentru elementele eantionate 11, 141, 291 i 321; Declaraii de avere pentru elementele eantionate 121, 151 i 241. CONCLUZII In baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 11.
Data:21.05.2012
Trgovite 2013
Page 159
Trgovite 2013
Page 160
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE CONTROL PRIVIND MODUL DE EVIDENTA A DOSARELOR PROFESIONALE ESA NTION ELEMENTE TESTATE Nume si prenume Data si locul nasterii Stare civila Situatia militara Pregatire profesionala Cazier judiciar Cazier administrativ Declaratii de politie politica Declaratii de avere 17 27 37 47 57 67 77 87 97 107 117 127 137 14 7 157 167
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X FIA P X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X FIA P
X X X X X X X X X
X X X X X X X X FIA P
X X X X X FIAP X X X
Cereri concediu odihna pe ultimii 3 ani Copii carte de identitate Decizia de numire Fisa postului
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
Trgovite 2013
Page 162
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 12 OBIECTIVUL VIII.FUNCTIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATOC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. crt. 1. 1.1. Evaluarea sistemului informatic Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: 1.1.1. Analiza instruciunilor de utilizare a sistemului informatic n activitatea de gestiunea a resurselor umane: a manualului de instruciuni; a) existen b) completitudinea manualului de instruciuni; c) aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele competente; d) modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a sistemului informatic; e) oferirea unor exemple n acest sens. X X X X X X X
-
Interviu
FIAP nr. 13
1.1.2. Cuprinderea unor operaii de control n punctele _ cheie ale sistemului informatic 1.1.3. Realizarea rapoartelor i documentelor utile sistemului de gestiune a resurselor umane 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare n sistemul informatic 1.1.5. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n domeniu 1.1.6. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu asupra modificrilor sistemului informatic de gestiune a resurselor umane 1.1.7. Gradul de prelucrare a informaiilor 1.1.8. Modalitatea stocrii informaiilor 1.2. 1.3.
-
1.4.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual de ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Examinarea adaptrii sistemului informatic la X necesitile utilizatorilor privind:
Interviu
Nr. crt.
DA
NU
OBS.
Trgovite 2013
Page 163
a) exist un numr suficient de manuale? b)consider instruciunile ca fiind corespunztoare? X
FIAP nr. 13
c) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? X d)exist propuneri de perfecionare a instruciunii? e) permite preluarea i prelucrarea automat a datelor X introduse? Analiza programului de pregtire profesional pentru personalul de specialitate Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de acces funcie de nivelul de control exercitat asupra datelor? Verificarea n cadrul sistemului informatic a: - existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse; - existenei unui responsabil pentru administrarea subsistemului de control. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la necesitile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri X
1.5.
1.6. 1.7.
Test nr. 13
X X X -
1.8.
Data:21.05.2012
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR. 12 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Trgovite 2013 Page 164
Obiectul testului: Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane. Obiectivele testului Analiza funcionalitii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane i a subsistemului de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte. Descrierea testului Auditorii au testat funcionalitatea sistemului informatic prin nregistrarea n aplicaia de gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eantion constituit din trei salariai. Testul s-a efectuat astfel: - pentru doi salariai s-au introdus date eronate privind marca i numele i prenumele salariatului; - pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fr a le anula pe cele existente n sistem, practic dublndu-se nregistrarea anterioar cu datele salariatului. Scopul testrii a fost acela de a vedea modul cum reacioneaz sistemul la numere de marc eronate sau duble. Rezultatele obinute trebuie s demonstreze existena unui sistem de control privind corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control. Constatri Din analiza nregistrrilor cu date nereale n sistemul informatic s-a constatat c acesta nu are prevzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de reacie a acestuia la introducerea datelor. Concluzii Pentru constatrile de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 12. Data: 08.04.2005 Supervizor, Magdalena Auditor intern, U Eduard Florea Maria
INTERVIU
Trgovite 2013
Page 165
privind existena unui numr suficient de manuale de instruciuni, actualizarea acestora (1.1) i gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.) adresat salariailor cu operarea i controlul operaiilor de gestiune din cadrul DRU Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 Nr. NTREBRI DA NU OBSERVAII crt. 9 1. Exist un manual de instruciuni de utilizare a sistemului X Lista de informatic? verificare nr. 12 poz. 1.1. 2. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X 3. 4. 5. Dac da, v rugm s ni-l prezentai. X Manualul de utilizare Lista de verificare nr. 12, poz. 1.4. Parial Parial X X X X X Intervievat Bajan Iuliana FIAP FIAP sept. 2001
Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr X se desfoar pe baza instruciunilor din manual? Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile X utilizatorilor Aplicaia pe care o utilizai permite preluarea i prelucrarea automat a datelor introduse? Exist manual pentru fiecare utilizator? Manualul de instruciuni este actualizat periodic? Cnd a fost actualizat manualul ultima dat? X
6. 7. 8. 9.
10. Avei propuneri de perfecionare a instruciunilor? 11. Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Auditor U Eduard
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 13 Trgovite 2013 Page 166
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Neadaptarea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor CONSTATAREA Existena unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic i acestea nu sunt actualizate; Sistemul informatic nu conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii tranzaciilor corecte i autorizate i generarea de situaii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate. CAUZE Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care s prevad instruciunile de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor, prevzute de buna practic n domeniu; Lipsa pregtirii de specialitate a persoanelor care utilizeaz sistemul informatic. CONSECINE Posibilitatea utilizrii necorespunztoare a aplicaiei informatice datorit manualelor insuficiente i neactualizate; Posibilitatea nregistrrii n baza de date a unor informaii nereale privitoare la salariai (ncadrare, cuantum, deduceri etc.). RECOMANDRI Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni; Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor; Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii; Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate; Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic.
Supervizor, Florea Magdalena
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 13 Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. ACTIVITATE AUDITABIL DA NU OBS. crt.
Trgovite 2013
Page 167
1.
Sigurana n exploatare a sistemului informatic (Obiecte auditabile 60-61 - LC)
Obiecte auditabile 38-39 (TD)
1.1.
Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: 1.1.1. Analiza instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i instalaiilor pentru realizarea exploatrii n siguran a sistemului informatic: X Interviu
f) precizarea instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i X instalaiilor auxiliare sistemului informatic; g) completitudinea instruciunilor; h) aprobarea instruciunilor de ctre persoanele competente; i) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor de utilizare a echipamentelor i instalaiilor; j) oferirea unor exemple n acest sens. 1.1.9. Cuprinderea unui program de ntreinere ale echipamentelor i instalaiilor auxiliare; 1.1.10. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care realizeaz service-ul echipamentelor i instalaiilor auxiliare X X X X -
1.1.11. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n asigurarea service-ului echipamentelor i instalaiilor auxiliare 1.1.12. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n operarea n sistemul informatic asupra utilizrii echipamentelor i instalaiilor auxiliare 1.2. Coroborarea atribuiilor din fia postului cu competenele pe care trebuie s le dein personalul care realizeaz utilizarea n siguran a sistemului informatic Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea siguranei n exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? -
1.3.
1.4.
Nr. crt.
ACTIVITATE AUDITABIL
DA NU
OBS.
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Trgovite 2013
Page 168
1.5.
Analizarea programelor de pregtire profesional continu a personalului de specialitate Observarea fizic a dotrii sistemului cu echipamente periferice care s le asigure stabilitatea n funcionare: - back UPS; - stabilizatoare de tensiune .a.
1.6.
r L r L r L -
Test nr. 14 Interviu
X X -
1.7.
Verificarea dotrii sistemul cu aplicaii informatice pentru asigurarea stabilitii n funcionare Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanent n privina noilor modificri introduse n sistem i asupra extinderii posibilitilor de utilizare a sistemului?
1.8.
Data: 01.04.2005 Auditor intern, Bcioiu Carmen
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR. 13 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.200431.12.2004 Obiectul testului Sigurana n exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane. Trgovite 2013 Page 169
Obiectivele testului Analiza utilizrii corespunztoare a echipamentelor auxiliare pentru funcionarea sistemului informatic. Descrierea testului Testarea s-a realizat prin observarea direct a existenei pe teren, la cele 5 calculatoare din cadrul Direciei Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune .a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6. De asemenea, testarea s-a realizat i printr-un interviu adresat salariailor Direciei Resurse Umane, prezentat n anex. Constatri Din testare a rezultat o dotare corespunztoare cu echipamente auxiliare destinate funcionrii optime a sistemului informatic. Concluzii In baza acestui test s-a intocmit FIAP
Data 08.05.2012 Supervizor
Auditor Intern
Bcioiu Carmen
Trgovite 2013
Page 170
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern INTERVIU privind existena unui numr suficient de manuale de instruciuni, actualizarea acestora (1.1) i gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)adresat salariailor cu operarea i controlul operaiilor de gestiune din cadrul DRU Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 Nr. NTREBRI DA NU OBSERVAII crt. 9 1. 2. 3. 4. 5. Exist un manual de instruciuni de utilizare a sistemului informatic? Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X Dac da, v rugm s ni-l prezentai. X X Lista de verificare nr. 13 poz. 1.1. Manualul de utilizare Lista de verificare nr. 13, poz. 1.4. Parial Parial X X X X X FIAP FIAP sept. 2008
Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr X se desfoar pe baza instruciunilor din manual? X Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile utilizatorilor Aplicaia pe care o utilizai permite preluarea i prelucrarea automat a datelor introduse? Exist manual pentru fiecare utilizator? Manualul de instruciuni este actualizat periodic? Cnd a fost actualizat manualul ultima dat? Avei propuneri de perfecionare a instruciunilor? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? X
6. 7. 8. 9. 10. 11.
Auditor, Bcioiu Carmen Intervievat, Nichita Marius
Supervizor, Florea Page 171
Trgovite 2013
Magdalena NOT: n baza acestui interviu se va elabora FIAP.
Procedura - P08: Colectarea dovezilor Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 13 Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 PROBLEMA: Neadaptarea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor. CONSTATAREA: Existena si neactualizarea unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic; Sistemul informatic nu conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii tranzaciilor corecte i autorizate i generarea de situaii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate. CAUZE: Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care s prevad instruciunile de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor, prevzute de buna practic n domeniu; Lipsa pregtirii de specialitate a persoanelor care utilizeaz sistemul informatic. CONSECINE: Posibilitatea utilizrii necorespunztoare a aplicaiei informatice datorit manualelor insuficiente i neactualizate; Posibilitatea nregistrrii n baza de date a unor informaii nereale privitoare la salariai (ncadrare, cuantum, deduceri etc.). RECOMANDRI: Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni; Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor; Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii; Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate; Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic.
Trgovite 2013
Page 172
ntocmit, U Eduard Superviza t, Pa ol Ana Gabriela Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 14 Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 1. ACTIVITATE AUDITABIL Sigurana n exploatare a sistemului informatic (Obiecte auditabile 60-61 - LC) Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: 1.1.1. Analiza instruciunilor privind utilizarea echipamentelor X i instalaiilor pentru realizarea exploatrii n siguran a sistemului informatic: f) precizarea instruciunilor privind utilizarea echipamentelor X i instalaiilor auxiliare sistemului informatic; g) completitudinea instruciunilor; X h) aprobarea instruciunilor de ctre persoanele competente; X i) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor de X utilizare a echipamentelor i instalaiilor; j) oferirea unor exemple n acest sens. X 1.1.2. Cuprinderea unui program de ntreinere ale echipamentelor i instalaiilor auxiliare; 1.1.3. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care realizeaz service-ul echipamentelor i instalaiilor auxiliare 1.1.11. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n asigurarea service-ului echipamentelor i instalaiilor auxiliare 1.1.12. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n operarea n sistemul informatic asupra utilizrii echipamentelor i instalaiilor auxiliare Coborarea atribuiilor din fia postului cu competenele pe care trebuie s le dein personalul care realizeaz utilizarea n siguran a sistemului informatic Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea siguranei n exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? Interviu DA NU OBS. Obiecte auditabile 38-39 (TD)
1.1.
1.2. 1.3. 1.4.
Page 173
Trgovite 2013
1.5.
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea dotrii sistemul cu aplicaii informatice pentru asigurarea stabilitii n funcionare
Data: 02.03.2012 Auditor intern, Florea Maria Magdalena Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern INTERVIU privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) i a gradului de dotare cu echipamente auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direciei Resurse Umane adresat salariailor care utilizeaz sistemul informatic Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. NTREBRI Exist un manual de utilizare a sistemului informatic? Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr se desfoar pe baza instruciunilor din manual? Atribuirea responsabilitilor i delegarea competenelor sunt declarate prin fia postului? Instruciunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic sunt aprobate? Instruciunile/procedurile sunt actualizate sistematic? Considerai instruciunile ca fiind suficiente? Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunztoare? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? DA NU OBSERVAII 9 X Lista de verificare nr. 14, poz. X X X X X X X
Lista de verificare nr. 14, poz. 1.4.
Auditor intern, Voicil Bianca Intervievat,
Trgovite 2013
Page 174
Negoita Ion NOT: n baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.
LISTA DE VERIFICARE NR. 14 Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 1. ACTIVITATE AUDITABIL Securitatea sistemului informatic (Obiecte auditabile 62-65 - LC) Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea securitii sistemului informatic aferent activitii de gestiune a resurselor umane: 1.1.1. Verificarea sistemului i a procedurilor pentru asigurarea securitii bazelor de date: a) atribuirea responsabilitilor persoanelor care asigur securitatea sistemului informatic b) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care previne accesarea i modificarea acestora de ctre persoane neautorizate prin parole; X X X TEST nr. 15 Interviu DA NU OBS. Obiecte auditabile 4043 (TD)
1.1.
d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de acces; e) existena unui responsabil pentru modificarea parolelor; f) actualizarea programelor care asigur securitatea sistemului informatic; -
X X -
Trgovite 2013
Page 175
g) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor privind realizarea securitii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane; h) oferirea unor exemple n acest sens; i) conine componenta de actualizare a procedurii. -
1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate n punctele cheie ale sistemului informatic 1.1.3. Modalitatea de perfecionare continu a personalului cu atribuii n domeniu 1.1.4. Informarea nominal a utilizatorilor asupra modificrilor aduse sistemului informatic de ctre personalul cu atribuii n domeniul realizrii securitii sistemului informatic A ACTIVITATE AUDITABIL Analiza sistemului de parole de acces n sistemul informatic - exist un sistem de parole de acces? - exist un responsabil cu verificarea periodic a schimbrii sistematice a parolelor de acces? Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n asigurarea securitii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza listelor de control privind prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate X
Interviu
Nr. crt. 1.2.
DA X
NU
OBS. Test nr. 15
X X -
1.3. 1.4.
1.5. 1.6.
Interviu
1.7. 1.8. 1.9.
Observarea fizic a sistemului de prevenire i X detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus, antispyware, firewall .a. prin programe de audit informatic pentru nregistrarea intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor autorizai sau antispywarei i Examinarea programelor antivirus, neautoriza X firewall Verificarea actualizrii sistematice a programelor antivirus, antispyware i firewall Analiza modalitii de arhivare a documentelor -
Interviu -
Trgovite 2013
Page 176
Data: 11.04.2012 Auditor intern,
Bcioiu Carmen
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR. 15 Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011- 31.12.2011 Obiectul testului: Evaluarea securitii sistemului informatic. Obiectivele testului: Verificarea sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date. Descrierea testului: Eantionul s-a realizat asupra administratorului i utilizatorilor sistemului informatic din cadrul Direciei Resurse Umane, care au n dotare 5 calculatoare. Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la baz elementele stabilite n Lista de verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d i e, respectiv: *existena unui sistem de parole care s fie modificate periodic; *realizarea calendarului privind parolele de acces; *existena unei persoane responsabile cu verificarea periodic a sistemului de parole de acces; Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenei sistemului de parole de acces i a responsabilului cu verificarea schimbrii periodice a acestora de ctre utilizatori. Constatri: Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea direct pe teren, s-a constatat: *inexistena unui sistem de parole de acces; *nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbrii sistemului de parole de acces; inexistena unui sistem de informare i pregtire sistematic al utilizatorilor
Trgovite 2013
Page 177
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP-ul nr. 15. Data: 14.04.2012 Auditor intern, Slvstru Cristina
Supervizor, Florea Maria Magdalena
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern INTERVIU privind securitatea sistemului informatic DRU Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 Nr. NTREBRI DA NU OBSERVAII crt. 9 1. Exist un responsabil cu securitatea sistemului informatic? X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. a. 2. Avei o procedur pentru sistemul de securitate aprobat X Lista de de conducere? verificare nr. 15 poz. 1.1.1. b. 3. Accesul n sistemul de gestiune a resurselor umane se X Lista de face printr-o parol de acces? verificare nr. 15 poz. 1.1.1. c. 4. Schimbai periodic parola? X FIAP 5. 6. 7. Parola este cunoscut doar de dvs.? Exist o persoan responsabil cu verificarea schimbrii parolelor de acces? Acest responsabil are ca atribuii informarea nominal a utilizatorilor asupra modificrilor aduse sistemului informatic? X X X FIAP Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.4. adresat salariailor din cadrul
Trgovite 2013
Page 178
8. 9. 10.
Calculatorul dvs. este prevzut cu programe antivirus, antispyware, firewall .a.? Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus?
X X X
Lista de verificare nr. 15 poz. 1.7. i 1.8.
Auditor, Paol Ana Gabriela Intervievat, Ruset Claudia NOT:n baza acestui interviu se va elabora FIAP.
Procedura - P08: Colectarea dovezilor Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 14 Misiunea de audit: : Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 PROBLEMA: Neasigurarea securitii sistemului informatic. CONSTATAREA: Inexistena unui sistem de stabilire de ctre fiecare utilizator a parolelor i a unui responsabil cu verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces. Analiza interviului a scos n eviden, de asemenea, faptul c nu exist un sistem de securitate a sistemului informatic i un responsabil al administrrii acestui sistem. CAUZE: Entitatea nu aplic procedura care prevede schimbarea sistematic a parolelor, precum i verificarea acestora de ctre o persoan responsabil; Lipsa pregtirii de specialitate n acest domeniu a persoanelor care utilizeaz programul informatic de gestiune a resurselor umane. CONSECINE: Posibilitatea utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane neautorizate; Vulnerabilitatea ridicat a sistemului n faa unor intrri nedorite sau unor atacuri informaionale.
Trgovite 2013
Page 179
RECOMANDRI: - Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic; Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces; - Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate; Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic a utilizatorilor.
ntocmit, Bcioiu Carmen Supervizor, Florea Magdalena
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 15 OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Nr. crt. 1. 1.1. Activitate de audit DA NU Obs. Obiecte auditabile 44-46
Arhivarea documentelor (Obiecte auditabile 66-69 - LC) Examinarea procedurii privind organizarea activitii de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitii de arhivare: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; existenei listei activitilor pentru b) verificarea realizarea obiectivului/subobiectivului; c) stabilirea modelelor de formulare specifice; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor; termenelor de predare a documentelor la e) stabilirea arhiv; f) exemple n acest sens; -
Page 180
Trgovite 2013
1.2. 1.3. 1.4.
g) cuprinde modalitatea de predare-primire a documentelor la arhiv; h) conine componenta de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea locaiei i ale condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc aceasta; 1.1.5. Stabilirea responsabilitilor privind arhivarea documentelor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fazelor; 1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritmi de 1.1.7. Modalitatea arhivrii documentelor. Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n activitatea de Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? Activitate de audit c) exist propuneri de perfecionare a DA -
NU Interviu X FIAP nr. 16 Obs.
Nr. crt. 1.5.
procedurii? Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare X la activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de a) verificarea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului b) verificarea existenei la dosarele arhivate a X documentelor trecute n opis
Trgovite 2013
Page 181
Data: 05.05.2012 intern, U Eduard
Auditor
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern INTERVIU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnei Ghigheci Claudia , director al Departamentului de Resurse Umane ntrebarea nr. 1: Activitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, n vederea predrii la arhiva instituiei, este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Departamentului de Resurse Umane? Rspuns nr. 1: In cadrul Departamentului de Resurse Umane este prevzut un post de referent care s desfoare i activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor prevzute prin organigrama instituiei la nivelul acestei direcii numai 70% sunt, n prezent, ocupate. ntrebarea nr. 2: La nivelul Departamentului de Resurse Umane exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind arhivarea documentelor? Rspuns nr. 2: Nu, dar n urma discuiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborat Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnat o persoan responsabil cu asigurarea pregtirii dosarelor din cadrul DRU n vederea arhivrii. Aceast persoan a primit i sarcina elaborrii procedurilor specifice n vederea arhivrii documentelor, pn la sfritul anului. ntrebarea nr. 3: Avei cunotine privind normele de arhivare a documentelor?
Trgovite 2013
Page 182
Rspuns nr. 3: Da. Am cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire de specialitate. ntrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregtite spre arhivare au fost numerotate, nuruite i opisate? Rspuns nr. 4: Pn la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin rotaie de ctre referenii din cadrul direciei, fr a se efectua, n totalitate, verificarea coninutului acestora. ntrebarea nr. 5: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele negative relevate mai sus? Rspuns nr. 5: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile direciei, cum este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o activitate auxiliar i care nu le aparine. ntrebarea nr. 6: Mai avei ceva de adugat? Rspuns nr. 6: Nu. Director Departament Resurse Umane, Ghigheci Claudia NOT: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.
Procedura - P08: Colectarea dovezilor Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 15 Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Departamentului Resurse Umane CONSTATAREA: Predarea-primirea documentelor la arhiva instituiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate. CAUZE: Efectuarea parial a opisrii dosarelor, aceasta fiind considerat ca o operaiune neimportant; Lipsa de personal aferent activitii de gestiune a resurselor umane; Nedesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens; Inexistena procedurilor specifice de arhivare. Trgovite 2013 Page 183
CONSECINE: - Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate; - Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente; - Timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent; RECOMANDRI: Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate; Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului Resurselor Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei. nto cmit, S l v str u Cristina Sup ervizat, Florea Maria Magdalena
Pent ru ci Claudia conformitate, Ghighe
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Entitatea: Departamentul Resurse Umane Misiunea de audit intern: Activitatea Departamenului resurse Umane CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXIST AUDITOR DA NU I
Trgovite 2013
Page 184
1. Nu a fost stabilit numrul Planul de ocupare a funciilor publice X funciilor publice care vor fi pe anul 2011; X rezervate absolvenilor Note de fundamentare a planului de programelor de formare ocupare a funciilor publice pe anul specializat n administraia 2011. public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de 2. Dosarele de concurs ale Copii documente ale candidailor la: X candidailor conin copii ale Concursul pentru ocuparea postului X documentelor care nu sunt de consilier la DMRU X legalizate sau care nu sunt Concursul pentru ocuparea postului X certificate pentru conformitate de asistent la DBFC X de ctre secretariatul comisiei Concursul pentru ocuparea postului X de concurs de consilier sup. la DBFC Concursul pentru ocuparea postului de consilier pr. la DADR Concursul pentru ocuparea postului de consilier superior la DAI Concursul pentru ocuparea postului de consilier principal la DAI 3. Funcionarea comisiei de -Procese verbale ale concursurilor concurs cu nu numr mai mic de organizate n anul 2011. membri 4. ncadrarea eronat a Procese verbale ale concursurilor salariailor pe alte funcii dect organizate n anul 2011; cele pentru care au fost Decizia de numire nr. 1234/2011. declarai admii de ctre comisia de concurs 5. Neexercitarea controlului Stat salarii lunile august i asupra modului de elaborare a septembrie 2011 deciziilor de numire de ctre Decizia de numire nr. 1234/2011. persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar- salarizare 6. Inexistena unui sistem Evidena orelor suplimentare pentru pentru organizarea modului de lunile aprilie i decembrie 2004 ale eviden a orelor suplimentare DPA, DGBCF, DRUi DGIE.; i de recuperare a acestora de Lista de control privind evidena ctre salariaii entitii salarizrii muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii X X
X X
X X
CONSTATAREA
DOCUMENT JUSTIFICATIV
EXISTA AUDITOR I DA NU
Trgovite 2013
Page 185
7.Utilizarea a diferite formulare - Foi colective de prezen lunile de foi colective de prezen, februarie i august 2011ale DPA, DA, care nu conin elementele DRU i DGIE. X obligatorii prevzute de lege Inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii planificrii concediilor de odihn ale personalului la Direcia Achiziii i Direcia General de Integrare European 8.Existena unor dosare - Lista de control privind modul de profesionale incomplete care nu eviden al dosarelor profesionale conin toate actele administrative i documentele de evideniere a carierei funcionarului public 9.Inexistena unui sistem de stabilire de ctre fiecare utilizator a parolelor i a unui responsabil cu verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces. Nu exist un sistem de securitate a sistemului informatic i un responsabil al administrrii acestui sistem. 10.Predarea - primirea documentelor la arhiva instituiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate - Interviuri adresate managementului resurselor umane X
- Interviu privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat doamnei Ghigheci Claudia, Director la Departamentul Resurse Umane.
Auditor, Slvstru Cristina
Trgovite 2013
Page 186
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR Nr. Recomandarea crt. 1 Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici Plan de aciune Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar 31.12.2012 ea Director DRU
2.
3.
4.
5.
Constituirea prin decizia managerului a unei comisii pentru elaborarea procedurilor de planificare Instruirea personalului care se - Organizarea 31.12.2012 ocup cu elaborarea i aprobarea cursurilor de pregtire . Planului de ocupare a funciilor pentru personalul publice la nivelul ministerului i responsabil cu evaluarea sistematic a acestuia elaborarea Planului Stabilirea de atribuii i - Completarea 30.11.2012 responsabiliti n elaborarea i atribuiilor i aprobarea Planului de ocupare a responsabilitilor n funciilor publice, prin fiele fiele de post Elaborarea procedurilor de - Desemnarea 30.08.2012 organizare i desfurare a persoanelor concursurilor privind ocuparea responsabile cu funciilor publice, care s prevad elaborarea numirea unor membri supleani procedurilor privind pentru nlocuirea membrilor organizarea i indisponibili ai comisiilor de susinerea organizare a concursurilor pentru concursurilor Instruirea membrilor comisiilor de - Pregtirea membrilor 30.08.2012 concurs i ai comisiilor de comisilor de concurs i contestaii, precum i a ai comisiilor de persoanelor care asigur munca de contestaii pentru secretariat naintea organizrii cunoaterea acestora, consemnate printr-un aprofundat a proces verbal conform legii procedurilor privind organizarea i susinerea concursurilor
Director DRU
Director DRU Director DRU
Director DRU
Nr. Recomandarea crt. 6.
Plan de aciune
Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i C- Constituirea unei informarea Serviciului Audit Public comisii cu atribuii n Intern asupra rezultatelor verificrii verificarea deciziilor de numire emise n anul 2003; Comunicarea 7. Pregtirea profesional a - - -Organizarea unor 31.12.2012 personalului implicat n activitatea cursuri de pregtire de organizare i gestionare a profesional cu resurselor umane din cadrul entitii specialiti din i evaluarea sistematic a acestuia domeniul resurselor umane i/sau participarea la 8. Implementarea unui nivel - Desemnarea prin 30.06.2012 suplimentar de control intern decizie a managerului ierarhic pentru operaiile specifice a unei persoane care activitilor privind organizarea i s supervizeze gestiunea resurselor umane din respectarea cadrul entitii prevederilor legislative i normative la 9. Elaborarea procedurilor scrise i - Desemnarea de ctre 30.06.2012 formalizate pentru sistemul de directorul DRU a emitere al deciziilor de numire persoanelor cu atribuii n elaborarea i actualizarea procedurilor pentru 10. Reverificarea modului de stabilire a sistemul de emitere i 30.09.2012 salariilor pentru salariaii nou C-Constituirea unei angajai n anul 2010 i informarea comisii cu atribuii n Serviciului Audit Public Intern asupra verificarea modului de rezultatelor verificrii stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003; C-Comunicarea
Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar 30.09.2012 Director DRU
Director DRU
Director DRU
Director DRU
Director DRU
Trgovite 2013
Page 188
11. VerificarReverificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere n anul 2010 pentru a se depista dac exist nereguli n modul de aplicare al sanciunilor Nr. Recomandarea crt. 12.
- C-Constituirea unei 30.09.2012 Director comisii cu atribuii n DRU verificarea modului de aplicare a sanciunilor n anul 2010; Plan de aciune Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar ea 30.09.2012 Director DRU
Efectuarea unei reverificri privind Constituirea unei sistemul de eviden a timpului comisii cu atribuii n suplimentar peste programul normal verificarea sistemului de lucru i modul de compensare al de eviden a timpului acestuia pentru depistarea tuturor supli-mentar peste situaiilor de nerespectare a cadrului programul normal de normativ i informarea efului lucru i modul de compartimentului de audit intern compensare al asupra rezultatelor obinute acestuia; Transmiterea rezultate lor verificrii comparti13. E Elaborarea unei proceduri - -Desemnarea unei 30.06.2012 Director pentru gestionarea timpului efectuat comisii privind DRU peste programul normal de lucru n elaborarea vederea compensrii n timp sau n procedurilor pentru bani i implementarea n cadrul gestionarea timpului acestuia a activitilor de control i a efectuat peste responsabilitilor adecvate programul normal de lucru
14. Implementarea unui nivel de control - Desemnarea prin 31.12.2012 Director suplimentar pentru evidenierea decizie a managerului DRU prezenei personalului i justificrii a unei persoane care nerespectrii planificrii concediilor de s supervizeze odihn respectarea prevederilor legislative i normative privind evidena prezenei personalului
Trgovite 2013
Page 189
15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a funcionarilor publici
- Constituirea unei 30.09.2012 Director comisii pentru DRU verificarea dosarelor profesionale necuprinse n analiza echipei de auditori
Nr. Recomandarea crt. 16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural
Plan de aciune
17. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale
18. Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri 19. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni
Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar - Desemnarea prin 30.06.2012 ea Director decizie a managerului DRU a unei persoane care s supervizeze respectarea prevederilor legislative i normative privind gestionarea dosarelor - Desemnarea unei 30.06.2012 Director comisii privind DRU elaborarea procedurilor pentru gestionarea dosarelor profesionale - Intocmirea unui plan 28.07.2012 Director de evaluare DRU sistematic a personalului - Desemnarea unei 30.06.2012 persoane i completarea prin fia postului a atribuiilor privind actualizarea manualului de - Desemnarea unei 30.09.2012 persoane responsabile cu verificarea periodic a actualizrii instruciunilor i a stabilirii numrului necesar de manuale Director DRU ef serviciu IT
20. Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor
Director DRU ef serviciu IT
Trgovite 2013
Page 190
21. Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a 22. tranzaciilor corecte i autorizate Asigurarea unui sistem de pregtire i
- Implementarea unui 30.06.2012 Director DRU modul de control ef serviciu suplimentar la IT sistemul informatic existent - Organizarea unor 31.12.2012 Director DRU evaluare sistematic a personalului aplicaii practice cu ef serviciu responsabil n utilizarea sistemului personalul responsabil IT informatic i evaluarea cunotinelor obinute 23. Schimbarea sistematic a parolelor de - Urmrirea realizrii 30.06.2012 Director DRU acces de ctre utilizatorii sistemului unui calendar de ef serviciu informatic modificare a parolelor IT i aplicarea practic a acestuia
Nr. crt. 24.
Recomandarea
Plan de aciune
Desemnarea unei persoane - nscrierea n fia cu atribuii i competene n postului persoanei verificarea schimbrii periodice a desemnate a parolelor de acces atribuiilor 25. - Desemnarea unei 30.06.2012 Stabilirea atribuiilor cu persoane care s preia verificarea schimbrii parolelor n automat atribuiile lipsa persoanei desemnate responsabilului cu schimbarea parolelor 26. - Pregtirea 31.12.2012 specialitilor n Pregatirea specialitilor n asigurarea asigurarea securitii securitii sistemului informatic i sistemului informatic informarea sistematic a utilizatorilor privind cele mai noi informaii n domeniu i crearea posibilitii accesului la manuale iDesemnarea unei 27. e - reviste de 30.06.2012 Elaborarea procedurilor scrise i persoane cu formalizate specifice activitii de elaborarea i arhivare a documentelor, care s actualizarea cuprind modul de constituire, de procedurilor specifice accesare, stocare i utilizare a activitii de arhivare
Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar 30.06.2012 ef serviciu IT ef serviciu IT
ef serviciu IT
Director DRU ef serviciu administrativ
Trgovite 2013
Page 191
28.
Desemnarea unui salariat - Elaborarea i din cadrul Departamentului Resurselor nscrierea atribuiilor Umane care va avea atribuii i n fia de post a competene n evidena, constituirea persoanei i predarea dosarelor la arhiva responsabile instituiei
30.06.2012 Director DRU
Auditori, Voicil Bianca Paol Ana Gabriela
Directo r DRU, Ghigheci Claudia Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Slvstru Cristina Avizat: Voicil Bianca Data: 21.05.2012 Procedura - P11: edina de nchidere MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A.Lista participantilor Numele Funcia 9 Florea Maria Auditor Magdalena Bdicioiu Carmen Auditor Paol Gabriela Slvstru Cristina Trgovite 2013 Auditor Auditor
Direcia/ 9 Serviciul ef DAI DAI DAI DAI
Nr. E-mail Semntura telefon
Page 192
Voicil Bianca U Eduard Ghigheci Claudia Ruset Claudia Crcea Bianca Negoita Ion
Auditor Auditor
DAI DAI
Director Departamentul Resurse Umane InspectorDepartamentul Resurse Umane InspectorDepartamentul Resurse Umane InspectorDepartamentul Resurse Umane
B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n totalitate.n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele de realizare ale acestora. Departamentul Audit Intern RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN - PROIECT Structura auditata: Departamentul Resurselor Umane din cadrul Direciei Generale de Asisten Sociala i Protecia Copilului Dmbovia Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost format din: Florea Maria Magdalena- Auditor Bdicioiu Carmen- Auditor Paol Gabriela- Auditor Voicil Bianca- Auditor Slvstru Cristina- Auditor Trgovite 2013 Page 193
U Eduard- Auditor din cadrul Departamentului Audit Public Intern al entitii publice. Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/29.02.2012 Baza legal a aciunii de auditare: Planul de audit intern pe anul 2012 aprobat de conducerea instituiei; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern; Normele proprii de exercitare a auditului public intern n cadrul entitii publice. Durata aciunii de auditare: 01.03 - 21.05.2012 Perioada supus auditrii: 01.01 - 31.12.2011 Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutrii personalului cu principalele subobiective: Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice; organizarea concursurilor; susinerea concursurilor; deciziile de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului; Pregtirea profesional continu a personalului; Gestionarea dosarelor profesionale; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu principalele subobiective: evaluarea sistemului informatic; sigurana n exploatare a sistemuluiinformatic; securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor. Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate. Tehnici utilizate: verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n dosarele profesionale. Tehnici de verificare utilizate: comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n dosarele profesionale i n bazele de date; examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.; garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la Trgovite 2013 Page 194
baza justificrii nregistrrilor; urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate. interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumente de audit: chestionarele; liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil.
Documente i materiale examinate n cadrul Departamentului de Resurse Umane: Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2011 - 31.12.2011: documente privind organizarea i susinerea concursurilor (Planul de ocupare a funciilor publice pe anul 2011, statul de funcii, procese verbale de selectare a dosarelor candidailor, procese verbale privind susinerea probelor de concurs .a.) decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i Funcionare; foile colective de prezen; cererile de concedii de odihn, fr plat etc.; Registrul de eviden a salariailor; alte documente. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; liste de verificare pe obiective (LV); fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP); documente de lucru; Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ; programul de audit, programul interveniei la faa locului; Chestionarul de control intern (CCI); rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc. Organizarea Departamentului Resurse Umane: Departamentul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 16 salariai, dintre care un post de director i un ef de serviciu. Organizarea i funcionarea departamentului a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i sarcinile de serviciu. Trgovite 2013 Page 195
Activiti desfurate n cadrul Departamentului Resurselor Umane: ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii; rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul salarizrii personalului, precum salariul de baz, sporul de vechime, indemnizaiile, alte sporuri; fundamentarea corect i acordarea premiilor; aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii peste programul normal de lucru; fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile; verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i nelucrat; organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale; pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor. Echipa de auditori prin lucrrile specifice derulrii misiunii de audit a avut ca obiective principale activitile care se desfoar n cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus. II. CONSTATARI SI RECOMANDARI 1.ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI 1.1. Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice 1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice (1) n vederea analizei activitii de recrutare a personalului, identificat ca fiind prima etap a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2011, respectiv a modului de fundamentare a acestuia. Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2011, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat c nu au fost rezervate funcii publice absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public. n conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004 i al art. 20 alin. (1) lit. o) i al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici entitatea public trebuia s stabileasc numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate. Pentru prevenirea repetrii acestei situaii la elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice i n urmtorii ani, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor pentru ntocmirea i formalizarea planului n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici. n acelai timp, se impune i stabilirea unor responsabiliti bine definite persoanelor implicate n fundamentarea i aprobarea Planului de ocupare a Trgovite 2013 Page 196
funciilor publice la nivelul entitii, care s beneficieze anticipat de o pregtire profesional adecvat. 1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevzute n statul de funcii ce urmeaz a se scoate la concurs (2) 1.2.2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor (3) 1.2.3. Dosarele candidailor la ocuparea posturilor (4) n anul 2011, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante n cadrul principalelor direcii de specialitate ale entitii publice conform planului aprobat de conducerea acestuia. La nscriere candidaii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau s prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i desfurare a concursurilor aprobat prin G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Din analiza dosarelor de concurs ale candidailor s-a constatat c aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, n baza Testului nr. 2 elaborat n temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5. Consecinele imediate ale nerespectrii Regulamentului de organizare i funcionare al entitii ar putea fi contestarea i/sau anularea ulterioar a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative. In acelai timp, s-a constatat existena unei perioade prelungite n care posturile rmn neocupate, ceea ce implic o munc suplimentar a celorlali funcionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante i, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entitii publice. Pentru prevenirea unor asemenea consecine echipa de auditori recomand elaborarea unor proceduri scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur activitatea de secretariat. 1.3.Susinerea concursurilor 1.3.1. Susinerea probei scrise (5) Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluionare a contestaiilor, se realizeaz prin actul administrativ al conductorului entitii publice organizatoare a concursului. Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat n conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., s-a constatat c n cazul unui concurs comisia a funcionat cu un numr mai mic de membri dect cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite n conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Echipa de auditori apreciaz c i n aceast situaie, exista posibilitatea contestrii concursurilor urmare adoptrii unor soluii neprocedurale, fapt pentru care recomand elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s cuprind i numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum i din comisiile de contestaii, avnd n vedere faptul c cadrul normativ nu este reglementat pentru aceast zon. Trgovite 2013 Page 197
1.3.2.Susinerea probei interviu (6) Analiza efectuat de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susinere al probelor interviu, le-a permis s constate c elementele verificate corespund cadrului normativ n vigoare. 1.4.Deciziile de numire 1.4.1.Emiterea deciziei de numire (7) Intocmirea deciziei de numire reprezint un element important n activitatea resurselor umane, n gestionarea raportului juridic prin care se angajeaz fondurile publice i, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezint un risc potenial ridicat. Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2011, n numr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat n baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat ncadrarea eronat a dl. Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de ctre comisia de concurs. Incadrarea eronat a avut drept consecin efectuarea plii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii publice, situaie rezolvat ulterior prin anularea deciziei de numire i refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative, precum i modificarea nregistrrii din carnetul de munc. Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomand reverificarea conformitii deciziilor de numire emise n anul 2010, precum i implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice acestei activiti. 1.4.2.Comunicarea deciziei de numire (8) 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI 2.1. Stabilirea elementelor de natur salarial 2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale(9) 2.1.2. Salariul de baz (10) Salariile de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie sunt stabilite n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i prin echivalare cu salariile de baz prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003. Din analiza eantionului descris n Testul nr. 5 i a elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul c persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu i-a exercitat atribuiile din fia postului cu privire la verificarea conformitii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituiei ctre un salariat, sum recuperat ulterior. Pentru prevenirea unor asemenea situaii n viitor, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor scrise i formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control i n acelai timp asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de gestionare a resurselor umane i evaluarea periodic a acestuia. 2.1.3. Indemnizaii de conducere (11) 2.1.4. Sporul pentru complexitatea n munc (12) Trgovite 2013 Page 198
2.1.5. Sporul de vechime n munc (13) 2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14) 2.1.7. Salariul de merit (15) 2.1.8. Sistemul de premiere (16) 2.2. Modificarea drepturilor salariale 2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17) n acest caz, auditorii i-au focalizat atenia asupra diminurii salariilor, urmare a constatrilor unei misiuni anterioare de audit n cadrul creia a fost analizat conformitatea acordrii sporurilor salariale. Din analiza modificrilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancionat, n anul 2011, respectiv a unui numr de 7 salariai, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc. Echipa de auditori a stabilit c principala consecin a acestui fapt a fost reflectarea eronat a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei funcionarilor publici, n mod special, n situaia unui transfer. Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii similare s-a ndreaptat spre organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor salariale la persoanele care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui nivel de control suplimentar. 2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18) 2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19) 2.3.2. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia (20) Un element important al activitii de eviden a efecturii muncii peste programul normal de lucru, const n fundamentarea acestuia n vederea compensrii n timp liber echivalent sau n bani, n conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar. Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare nr. 7, poz. 1.3-1.8., s-a constatat c nu exist organizat un sistem de eviden i de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat c efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispus n scris de eful ierarhic, dei aceste lucruri sunt stipulate n cadrul normativ. Din aceast cauz, n practic nici nu s-a mai urmrit compensarea n timp liber corespunztor, n urmtoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a reprezentat o cheltuial semnificativ pentru entitate care putea fi evitat. Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, dup efectuarea acesteia, precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibil. De asemenea, se recomand i desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenei timpului suplimentar peste programul normal de lucru i a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a
Trgovite 2013
Page 199
cadrului normativ. 3. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR 3.1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor (21) 3.2. Utilizarea foilor colective de prezen (22) In vederea analizei sistemului de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor, a fost constituit un eantion format din 4 direcii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat n baza Listei de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 i 1.8., pentru lunile februarie i august 2011. In urma verificrilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenierea prezenei, precum i inexistena unui sistem de justificare a neconcordanei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihn i efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor pli nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate. Recomandrile echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care s aib responsabilitatea prezenei personalului stabilite prin fiele posturilor. 3.3. Evidena concediilor de odihn (23) 3.4. Evidena concediilor de medicale (24) 3.5. Evidena concediilor de studii (25) 4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 4.1. Concordana obiectivelor entitii i evoluia carierei personalului (26) Din analiza efectuat de auditori n baza Testului nr. 9, realizat n conformitate cu Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile personalului cuprinse n fiele posturilor. 5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI 5.1. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional (27) Prin analiza rspunsurilor la interviul realizat n baza Listei de verificare nr. 10 i a documentelor transmise de ctre structura auditat, echipa de auditori a constatat c elementele verificate cu privire la pregtirea profesional a personalului corespunde necesitilor de ndeplinire a obiectivelor entitii. 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE 6.1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28) 6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29) n activitatea de gestionare a dosarelor profesionale ntocmirea n format standard a dosarului profesional, trebuie s se realizeze n termen de 10 zile de la intrarea noilor angajai n corpul funcionarilor publici i acesta trebuie s cuprind o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2011 privind dosarul profesional al funcionarilor publici. n cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor,acordarea salariului de merit, indemnizaia de conducere) acestea se introduc n dosare, pe ani, n ordinea cronologic a emiterii acestora. n urma verificrii eantionului pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal, constituit n baza elementelor coninute n Testul nr. 11 conform Listei de verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existena unor dosare profesionale incomplete care nu conin toate actele administrative i documentele de evideniere a carierei funcionarilor publici. n consecin, n situaia solicitrii unor informaii de ctre diferii beneficiari Trgovite 2013 Page 200
autorizai acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesional a funcionarilor publici, dei n unele cazuri aceste informaii sunt solicitate n regim de urgen (stabilirea corect a salariului, a vechimii n munc i n funcie, debite de recuperat .a.). Pentru rezolvarea acestei neconformiti, echipa de auditori recomand reverificarea tuturor dosarelor profesionale n vederea completrii cu datele i documentele care evideniaz cariera profesional a funcionarilor publici. 7.FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE 7.1. Evaluarea sistemului informatic 7.1.1.Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic (32)
In scopul utilizrii eficiente i corecte a sistemului informatic de ctre operatorii autorizai, n practic sunt utilizate manuale de instruciuni, care trebuie s existe ntr-un numr suficient i s fie actualizate sistematic. Echipa de auditori a constatat existena unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic i de asemenea faptul c acestea nu sunt actualizate. Din analiza sistemului informatic, prin introducerea n sistem a datelor corecte i eronate, conform Testului nr. 13, realizat n baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. i 1.7., a rezultat c acesta nu conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii tranzaciilor corecte i autorizate i generarea de situaii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare. In vederea asigurrii eficientizrii funcionalitii sistemului informatic pentru GRU auditorii recomand urmtoarele: stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni; actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor; asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii; stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate; asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic. 7.1.2.Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor (33) 7.1.3.Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte (34) 7.1.4.Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date (35) 7.1.5.Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic (36) 7.1.6.Instruciunile privind ntreinerea/mentenana programelor informatice (37) 7.2.Sigurana n exploatare a sistemului informatic 7.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38) Auditorii prin analiza rspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat salariailor, dar i n baza inspeciei fizice realizate pe teren au Trgovite 2013 Page 201
constatat existena unei dotri adecvate cu echipamente auxiliare i care asigur funcionalitatea optim a sistemului informatic. 7.2.2.Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic (39) 8.2. Securitatea bazelor de date 7.2.3.Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (40) 7.2.4.Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces (41) n activitatea de stocare, prelucrare i transmiterea a datelor, asigurarea securitii acestora trebuie s includ un sistem de parole de acces n sistemul informatic utilizat i un responsabil cu administrarea acestui sistem. Echipa de auditori pe baza observrii fizice a existenei i funcionalitii sistemului de parole i a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos n eviden, inexistena unui responsabil cu verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces n sistem i, n consecin, lipsa unui calendar de modificare sistematic a acestor parole de acces. Echipa de auditori consider c prin inexistena sistemului de acces pe baz de parole, sistemul este vulnerabil n faa unor intrri nedorite sau a unor atacuri informaionale, existnd i posibilitatea utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane neautorizate. n scopul reglementrii acestei situaii, recomandm desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea modificrii periodice a parolelor de acces i stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate. 7.2.5.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42) 7.2.6.nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor (43) 8.ARHIVAREA DOCUMENTELOR 8.1.Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane (44) 8.2.Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45) 8.3.Predarea dosarelor la arhiva instituiei (46)
III.CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei: NR. OBIECTIVUL APRECIERE CRT. FUNCIONAL DE CRITIC MBUNTTIT 1. Organizarea recrutrii personalului X
Trgovite 2013
Page 202
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor Evoluia carierei personalului Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane Arhivarea documentelor
X X X X X X
8.
Constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ.
Auditori, Voicil Bianca/ Paol Gabriela/ Slvstru Cristina/ Bdicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ U Eduard
Trgovite 2013
Page 203
Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern PROCEDURA P14: FINALIZAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN MINUTA EDINEI DE CONCILIERE Misiunea de audit: Activitatea Departamenului ResurseUmane Perioada auditat: 01.01.2011- 31.12.2011 ntocmit: Voicil Bianca/ Paol Gabriela/ Slvstru Cristina/ Bdicioiu Carmen/ U Eduard Data: 21.05.2012 Avizat: Florea Maria Magdalena Lista participantilor Numele Florea Maria Magdalena Bdicioiu Carmen Paol Gabriela Slvstru Cristina Voicil Bianca U Eduard Ghigheci Claudia Ruset Claudia Funcia 9 Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Direcia/ 9 Serviciul ef DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI Nr. E-mail Semntura telefon 07432103 32 07612593 69 07446597 89 07219631 47 07352587 41 07687896
54 Director Departamentul 07311237 Resurse Umane 89 InspectorDepartamentul 07346549 Resurse Umane 87 Page 204
Trgovite 2013
Crcea Bianca Negoita Ion
InspectorDepartamentul 07350124 Resurse Umane 57 InspectorDepartamentul 07698520 Resurse Umane 74
A.Stenograma edinei n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; complexitatea activitii Departamentului Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor. Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea, recunoscnd deficienele din activitatea specific. Not: Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i raport de audit intern final.
Trgovite 2013
Page 205
Procedura P17: Urmrirea recomandrilor Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Departamentul Resurse Umane Rec. Recomandarea Nr. 1. Departamentul Audit Public Intern Misiunea de audit public intern: Activitatea Impleme Partial Neimple ntat impleme mentat ntat X Data: 21.05.2012 Raport de audit nr. X/ Data implement rii 31.12.2012
2. 3.
4.
Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n X acest sens, prin fiele posturilor Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici comisiilor de concurs X Instruirea membrilor i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii
30.06.2012 X 31.12.2012
30.06.2012
Trgovite 2013
Page 206
5.
6. 7.
Elaborarea procedurilor de organizare i X desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor publice Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia Implementarea unui nivel suplimentar de X control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii Elaborarea procedurilor scrise i X formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii Verificarea persoanelor care au fost X sancionate de conducere pe anul 2010 pentru a se depista dac mai exist i alte situaii de acest reverificri privind Efectuarea unei gen sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i informarea efului comparti-mentului de Elaborarea unei proceduri pentru X gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensrii n timp sau n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de control i a Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni
30.06.2012
X X
30.09.2012 31.12.2012
8.
30.06.2012
9. 10.
30.06.2012 X 30.09.2012
11. 12.
30.09.2012 X 30.09.2012
13.
30.06.2012
14.
31.12.2012
Trgovite 2013
Page 207
15.
16. 17.
Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a funcionarilor publici Implementarea unui nivel de control X suplimentar pe lanul procedural Elaborarea procedurilor scrise i X formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale Stabilirea unor persoane responsabile cu X gestionarea atribuiilor prin fiele de post
30.09.2012
30.06.2012 30.06.2012
18.
30.06.2012
Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Departamentul Resurse Umane
Recomandarea Rec. Nr. 19. Realizarea unui sistem de pregatire profesional a personalului implicat n gestionarea fiselor de post 22. Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri 23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea X manualului de instruciuni 24. Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor 25. Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii 26. Stabilirea n responsabilitatea X administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor 27. Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului Trgovite 2013
Departamentul Audit Public Intern Misiunea de audit public intern: Activitatea Impleme Partial Neimple ntat implemementat ntat X X
Data: 21.05.2012 Raport de audit nr. X/ Data implementa rii 12.07.2012 28.08.2012 30.06.2012
X X
30.09.2012 30.09.2012 30.06.2012
31.12.2012
Page 208
28. 29. 30. 31.
Schimbarea sistematic a parolelor de X acces de ctre utilizatorii sistemului Desemnarea unei persoane cu atribuii i X competene n verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces Stabilirea atribuiilor cu verificarea X schimbrii parolelor n lipsa persoanei Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic a utilizatorilor Elaborarea procedurilor scrise i X formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate Desemnarea unui salariat din cadrul X Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la
30.06.2012 30.06.2012 30.06.2012 X 31.12.2012
32.
30.06.2012
33.
30.06.2012
PROCEDURA P18- SUPEVIZAREA Direc ia General de Asisten Social i Protec ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea D.R.U. Perioada auditat 01.01.2011-31.12.2011 Perioada misiunii 01.03-21.05.2012 Auditor evaluat: Voicil Bianca/ Paol Gabriela/Slvstru Cristina/ Bdicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ U Eduard Intocmit: Slvstru Cristina Data: 21.05.2012 Bugetul de timp efectiv: 274 ore Bugetul de timp planificat: 1 2 3 4 5 Observaii In etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat X riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate X de obiectivele de audit i a estimat corespunztor Programele de audit au fost elaborate n vederea X A fost ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de necesar s timp alocat se lucreze peste orele de program Trgovite 2013 Page 209
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a o bun comunicare ntre auditor i auditat i A existat resurselor de audit ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i
X X X X X X X X X X X X
Exist probe de audit care s susin concluziile Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.
X X
NOTA: Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor 2 pentru slab 3 pentru satisfctor 4 pentru bine 5 pentru foarte bine n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.
Trgovite 2013
Page 210

Proiect Audit Intern

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Proiect Audit Intern

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIVERSITATEA VALAHIA TRGOVITE FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE SPECIALIZAREA AUDITULUI ENTITAILOR PUBLICE I PRIVATE PROGRAMUL DE MASTERAT ANUL I Prof.

univ.dr.: Semestrul I, Forma de nv. - ZI GEORGHE BLIDARU

Auditor, serviciu, Bcioiu Carmen Mihaela

Auditor, Slvstru Cristina Magdalena

ef serviciu, Florea Maria

Auditor, U Eduard Magdalena

ef serviciu, Florea Maria

Auditor, Voicil Bianca Magdalena

ef serviciu, Florea Maria

ef Serviciu Audit Public Intern Florea Maria Magdalena

Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR

X Exist doar parial

Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

Organizar ea recrutrii personalul ui

Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului

Gestionarea dosarelor profesionale

I. Organizar ea recrutrii personalu lui

Organizarea 4. Statul funcii concursurilor

5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor

Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului

OBIECTE AUDITABILE 6. Constituirea comisiilor de concurs

10. Publicarea anunului de concurs

11. Dosarele candida ilor pentru ocuparea posturilor

13. Procesul verbal privind analiza dosarelor Trgovite 2013

14. Contestaii privind respingere a dosarelor

17. Sus inerea probei interviu

19. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire

OBIECTE AUDITABILE 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

EVIDENIEREA PREZENTEI, RECUPERRILOR NVOIRILOR, CONCEDIILOR

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 9

39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului

41. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii

Nr. DOMENIUL crt. V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE 44. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

50. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

51. Constituirea dosarelor profesionale Trgovite 2013

Evaluare 53. Manuale de a operare si sistemul utilizare a ui sistemului informati informatic c

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor

55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte

Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate

RISCURI SEMNIFICATIVE Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat

69.Nerespectarea calendarului privind modificarea periodic a parolelor de acces

70. Actualizarea programelor..antivirus, antispyware, firewall

71. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor

Arhiv area docu ment elor

Nr. DOMENIUL crt.

74. Predarea dosarelor la arhiva instituiei

Vulnerabilitat Vulnerabilit Vulnerabilitate e ate mic medie mare

OBIECTE DOMENIU AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

OBIECTE DOMENIU AU AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

0,2 2 2,5 3 2,7

Aprecier ea controlul ui intern (F1) P1 Ni 50%

Aprecier Aprecie ea rea cantitat calitati iv v (F2) (F3) P2 Ni 30 % P3 Ni 20 % 1,5

32. Salariul Acordarea de de merit salarii de merit necuvenite Trgovite 2013

0,2 3 1,9 Page 49

R Nr crt DOMENIUL OBIECTE RICURI AUDITABILE SEMNIFICATIVE

Pun ctaj tot al

Pun ctaj total