Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Doina DUNCA
ef serviciu Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia
Dei este o procedur rar ntlnit n activitatea notarului public, reconstituirea actelor
notariale i are rolul su. Persoanele care au ncheiat acte disprute n totalitate fr s fii rmas
vreun exemplar original la pri sau n arhiva notarial, prin intermediul ei vor putea s fac
dovada coninutului lor i, pe cale de consecin, vor beneficia de efectele pe care acestea le
produc.
Procedura reconstituirii actelor notariale este dat n competena notarului doar de la
adoptarea Legii notarilor publici i a activitii notariale nr.36/1995. Pn la intrarea n vigoare a
acestei legi, reconstituirea actelor notariale se fcea de alte organe abilitate.
Astfel, potrivit art.8 din Decretul nr.377/1960 pentru organizarea i funcionarea
Notariatului de stat, refacerea nscrisurilor notariale disprute se fcea de tribunalul popular
n circumscripia cruia i avea sediul organul care a ntocmit acele nscrisuri, dup
procedura prevzut de Codul de procedur civil care reglementeaz refacerea nscrisurilor i
hotrrilor disprute.
Anterior, Decretul/Lege nr.358/1944 referitor la autentificarea i legalizarea
nscrisurilor, pentru nvestirea cu dat cert i legalizarea copiilor de pe nscrisuri reglementa n
art. 42 procedura reconstituirii unui nscris autentic care a fost pierdut, sustras sau distrus.
Procedura de reconstituire era de competena instanei care a autentificat nscrisul, la cererea
prii interesate.1
Prin hotrrea de reconstituire se dispunea citirea unui duplicat al nscrisului autentic,
care va ine loc de original al nscrisului pierdut, sustras sau distrus i care produce aceleai
efecte ca i actul reconstituit. Acest duplicat va purta meniune special despre hotrrea de
reconstituire i scopul pentru care a fost emis i va fi semnat de magistraii care au semnat
hotrrea de reconstituire 2.
De remarcat c reconstituirea actelor originale autentice pierdute, sustrase sau distruse i
emiterea de duplicate sunt tratate n acelai capitol al legii (cap.V); n lipsa originalelor aflate la
pri, se emiteau duplicate, iar n procedura de reconstituire erau aplicabile dispoziiile art.584
din Codul de procedur civil n art.583-585.
Dup cum se tie, autentificarea nscrisurilor a fost dat n competena notariatului de stat prin art.2 Decretul nr.
79/1950 privind organizarea Notariatului de stat
2
Documentar - acte normative cu caracter notarial din perioada 1874-1975, Bucureti 2006, Decretul-Lege
nr.358/1944 referitor la autentificarea i legalizarea nscrisurilor, pentru nvestirea cu dat cert i legalizarea
copiilor de pe nscrisuri
art.583 (1) Dosarele sau nscrisurile privitoare la o pricin n curs de judecat, disprute
n orice chip, se pot reface de nsi instana nvestit cu judecarea pricinii.
(2) Spre acest sfrit, instana va soroci termen, chiar din oficiu, citnd prile, martorii i
experii; va cere copii de pe nscrisurile ce i-au fost trimise de autoriti i de care prile sau folosit sau de pe nscrisurile depuse de pri, dispunnd totodat s se scoat din
registrele instanei toate datele privitoare la nscrisurile ce se refac.
(3) Copiile legalizate de pe nscrisurile disprute ce se afl n stpnirea prilor, ori altor
persoane sau autoritilor pot folosi la refacerea dosarului.
(4) ncheierea de refacere nu se va putea ataca dect o dat cu fondul.
(5) nscrisurile astfel refcute in locul originalelor, pn la gsirea acestora.
Dac dosarul, inclusiv hotrrea, nu se pot reface n condiiile artate mai sus, instana de
apel va judeca din nou pricina n fond. Pentru noua judecat a cauzei, prile sunt obligate s fac
dovada c ntre ele a existat litigiul ce face obiectul rejudecrii i c acesta a fost soluionat prin
hotrre judectoreasc. Dovada se va face cu orice nscrisuri sau extrase din registrele ori din
alte evidene ale instanei judectoreti sau ale altor autoriti (art.584 alin.4).
ntruct n aceast ultim situaie dosarul sau hotrrea nu mai pot fi refcute i se
procedeaz la o rejudecare a cauzei, soluia ce se va pronuna va fi o decizie (iar nu o
ncheiere) susceptibil de recurs, pentru c instana de apel judec pricina n fond.4
Am considerat util s redm prevederile n materie ale Codului de procedur civil
ntruct conform art.104 din Legea nr.36/1995, dispoziiile din legea notarilor publici i a
activitii notariale se completeaz cu prevederile acestuia.
n prezent, conform art.10 lit. d din Legea nr.36/1995, reconstituirea unui act notarial este
de competena notarului public n al crui birou s-a aflat originalul acestuia.
Potrivit art.54 din Legea notarilor publici i a activitii notariale, actele care au
disprut fr a mai fi rmas un exemplar original se reconstituie la cerere, prin ncheiere, pe
baza acordului prilor sau, dup caz, a succesorilor acestora. n lipsa acordului prilor,
reconstituirea actelor disprute se va face de judectoria n circumscripia creia i are sediul
biroul notarial care a ntocmit actul, n conformitate cu dispoziiile din Codul de procedur
civil. n cazul n care actul disprut a fost ntocmit de alte instituii cu activitate notarial,
reconstituirea se face de judectoria n circumscripia creia i are sediul instituia care a
ntocmit acel act sau se afl domiciliul ori sediul uneia dintre pri, dup caz.
Dispoziii similare sunt cuprinse n art.98 din aceeai lege; din aceast cauz, de lege
ferenda ar fi indicat eliminarea lui.
Dup cum am artat, ct privete competena notarului public de a reconstitui acte
notariale, ea revine, n principiu, aceluia care a ntocmit actul disprut.
Considerm c n prezent aceast competen s-a extins i la reconstituirea certificatelor
de motenitor eliberate de fostele notariate de stat 5; de asemenea, ea va cuprinde, treptat, i acte
autentice ncheiate la notariatele de stat6.
Mihaela Tbrc, Drept procesual civil, vol. II, Editura Universul Juridic, Bucureti 2005, p.239-241
Protocolul privind preluarea arhivei de acte autentice a fostelor notariate de stat de ctre Camerele Notarilor
Publici ncheiat la 14 martie 2007 ntre Ministerul Justiiei i Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia art.1 alin.1 arhiva de acte autentice a fostelor Notariate de Stat aflat n pstrarea judectoriilor se preia n
custodie, la solicitarea Camerelor Notarilor Publici, ntr-un termen care nu pote depi 5 (cinci) ani de la data intrrii
n vigoare a prezentului Protocol.
pentru actele autentice. Soluia contrar prevzut n partea final a art.54 din Legea
nr.36/1995 era n concordan cu dispoziiile art.113 alin.(2) din aceeai lege, potrivit
crora la ncetarea activitii notariatelor de stat, arhiva acestora s-a predat ctre
judectorii. n acest mod, instanele judectoreti ar fi degrevate de ntocmirea unei
proceduri care poate fi ndeplinit de notarul public, iar soluia este n spiritul celor
dou acte normative recente n baza crora arhivele notariale au fost preluate de la
judectorii;
Notarul public va putea dispune, dup caz, citarea unor martori sau experi.
Pn la termenul fixat, notarul public va lua msuri pentru a verifica dac n
registrele notariale exist meniuni referitoare la actul a crui reconstituire se solicit.
Astfel, n cazul reconstituirii unui certificat de motenitor, din registrul succesoral n
care acesta s-a nregistrat se pot identifica: numele defunctului, numrul de nregistrare al
dosarului, numrul de certificat de motenitor sau legatar, taxele percepute i orice alte
date ar mai cuprinde acest registru. Din verificarea condicii de termene se poate
identifica numrul de certificat de motenitor sau legatar i data eliberrii lui.
n registrul de renunri i de acceptri sub beneficiu de inventar sunt
identificate persoanele care au optat n acest mod i numrul actelor autentice coninnd
respectiva opiune succesoral.
n cazul reconstituirii unui act autentic, registrul general al actelor notariale din
anul respectiv va identifica numrul de nregistrare i de autentificare, numele prilor,
felul actului, taxele percepute i eventual dac s-a ncheiat n afara sediului.
De asemenea, prile vor depune un istoric de rol fiscal din care s rezulte numele
celor care apar n evidenele fiscale i actele n baza crora au fost nregistrai, dovada
plii impozitelor etc; din aceast surs s-ar putea obine i copia actului disprut.
Pentru terenurile agricole, prile vor depune dovezi rezultate din cercetarea
registrului agricol.
n toate cazurile, trebuie verificate registrele de transcripiuni i inscripiuni
imobiliare i cartea funciar, inclusiv mapele care conin acte n baza crora s-a
constituit, modificat, transmis sau stins un anumit drept real.
Dup caz, se pot verifica registrele de stare civil, mai ales n privina
eventualelor meniuni fcute pe marginea actului de natere, referitoare la recunoaterea
filiaiei, adopie, cstorie, divor etc.
La termenul fixat, notarul public va constata dac s-a ndeplinit procedura de
citare, iar n caz contrar se va dispune repetarea ei.
Cei prezeni i vor da acordul pentru ndeplinirea procedurii de reconstituire pe
cale notarial a actului disprut, dup care vor stabili dovezile de care neleg s se
serveasc pentru realizarea acestei proceduri.
Cnd reconstituirea urmeaz s se fac pe baza unei copii legalizate a actului
disprut, dat fiind fora ei probant, este suficient ca prile s fie de acord ca
reconstituirea s se fac potrivit acelei copii.
n lipsa acesteia, dac prile sunt de acord, notarul public va putea proceda la
reconstituire n baza unei copii simple coroborat cu mijloacele de prob, la care ne-am
referit mai sus.
Cnd nu exist nici mcar o copie a actului, notarul public va trebui s procedeze
la reconstituire cu aceeai grij ca i cum actul s-ar ncheia n acel moment; n consecin,
potrivit art. 50 din Legea nr. 36/1995 va stabili identitatea prilor (sau a motenitorilor
lor) i va enumera toate actele necesare reconstituirii de care neleg s se serveasc
acestea.
n continuare, notarul va proceda la reconstituirea ct mai fidel a actului disprut,
care n cazul actelor autentice va cuprinde i ncheierea de autentificare iniial (respectiv
numr, dat i numele notarului care l-a ncheiat).
ndeplinirea procedurii de reconstituire se va constata prin alt ncheiere dect cea
a actului iniial; aceast ncheiere care se va ataa la actul reconstituit trebuie s
menioneze toate mprejurrile n care s-a fcut reconstituirea i la care ne-am referit mai
sus. Ea trebuie semnat de notarul public i de cei prezeni.
Unii se vor ntreba pentru ce sunt necesare dou ncheieri: cea de ndeplinire a
actului disprut i cea prin care se constat condiiile n care acest act a fost refcut ?
Rspunsul este simplu: s presupunem c din arhiva unui birou notarial a disprut
un nscris cruia i s-a dat dat cert. Potrivit art. 90 din Legea nr. 36/1995, la darea de
dat cert nu se menioneaz identitatea prilor; cu toate acestea prin ncheierea care
constat reconstituirea actului trebuie s se menioneze identificarea prilor, ndeplinirea
procedurii de citare, nscrisurile i alte dovezi de care acestea s-au servit pentru
reconstituire, precum i existena acordului lor la ndeplinirea acestei proceduri i
perceperea onorariului aferent.
Dac actul care se reconstituie va purta numrul, data i numele notarului care l-a
ncheiat, reconstituirea va purta, n funcie de natura actului care s-a reconstituit, un
numr din registrul general notarial sau din registrul de succesiuni, data reconstituirii i
numele notarului care l-a reconstituit.
Actul care se reconstituie i ncheierea lui de ndeplinire nu vor fi semnate de pri
i nici de notarul instrumentator de la acea dat, n timp ce ncheierea de reconstituire se
va semna de notar i de cei prezeni.
n continuare, ne propunem s rezumm cele expuse pn n prezent rednd
coninutul unei ncheieri de reconstituire a unui contract de vnzare-cumprare:
n final, inem s precizm c la reconstituirea actelor nu se mai percep taxe i
impozite n cuantumul celor ncasate la ncheierea actelor iniial.