Sunteți pe pagina 1din 7

Reconstituirea actelor notariale

Doina DUNCA
ef serviciu Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia
Dei este o procedur rar ntlnit n activitatea notarului public, reconstituirea actelor
notariale i are rolul su. Persoanele care au ncheiat acte disprute n totalitate fr s fii rmas
vreun exemplar original la pri sau n arhiva notarial, prin intermediul ei vor putea s fac
dovada coninutului lor i, pe cale de consecin, vor beneficia de efectele pe care acestea le
produc.
Procedura reconstituirii actelor notariale este dat n competena notarului doar de la
adoptarea Legii notarilor publici i a activitii notariale nr.36/1995. Pn la intrarea n vigoare a
acestei legi, reconstituirea actelor notariale se fcea de alte organe abilitate.
Astfel, potrivit art.8 din Decretul nr.377/1960 pentru organizarea i funcionarea
Notariatului de stat, refacerea nscrisurilor notariale disprute se fcea de tribunalul popular
n circumscripia cruia i avea sediul organul care a ntocmit acele nscrisuri, dup
procedura prevzut de Codul de procedur civil care reglementeaz refacerea nscrisurilor i
hotrrilor disprute.
Anterior, Decretul/Lege nr.358/1944 referitor la autentificarea i legalizarea
nscrisurilor, pentru nvestirea cu dat cert i legalizarea copiilor de pe nscrisuri reglementa n
art. 42 procedura reconstituirii unui nscris autentic care a fost pierdut, sustras sau distrus.
Procedura de reconstituire era de competena instanei care a autentificat nscrisul, la cererea
prii interesate.1
Prin hotrrea de reconstituire se dispunea citirea unui duplicat al nscrisului autentic,
care va ine loc de original al nscrisului pierdut, sustras sau distrus i care produce aceleai
efecte ca i actul reconstituit. Acest duplicat va purta meniune special despre hotrrea de
reconstituire i scopul pentru care a fost emis i va fi semnat de magistraii care au semnat
hotrrea de reconstituire 2.
De remarcat c reconstituirea actelor originale autentice pierdute, sustrase sau distruse i
emiterea de duplicate sunt tratate n acelai capitol al legii (cap.V); n lipsa originalelor aflate la
pri, se emiteau duplicate, iar n procedura de reconstituire erau aplicabile dispoziiile art.584
din Codul de procedur civil n art.583-585.

Dup cum se tie, autentificarea nscrisurilor a fost dat n competena notariatului de stat prin art.2 Decretul nr.
79/1950 privind organizarea Notariatului de stat
2
Documentar - acte normative cu caracter notarial din perioada 1874-1975, Bucureti 2006, Decretul-Lege
nr.358/1944 referitor la autentificarea i legalizarea nscrisurilor, pentru nvestirea cu dat cert i legalizarea
copiilor de pe nscrisuri

Codul de procedur civil reglementeaz 3 refacerea nscrisurilor i hotrrilor


disprute.
n legtur cu aceast procedur se pot remarca urmtoarele:
competent s refac nscrisurile sau dosarele disprute ntr-o pricin n curs de
judecat este, n principiu, chiar instana nvestit cu judecarea pricinii (art.583
alin.1);
instana va fixa un termen i va cita prile i, dup caz, martorii i experii (art.583
alin.2). Citarea prilor este obligatorie. Instana i va cita pe toi participanii la
judecat doar cnd se tinde la refacerea ntregului dosar ori a unui nscris ntocmit pe
baza declaraiilor martorilor i experilor.
la refacerea dosarului pot fi folosite copii legalizate de pe nscrisurile disprute ce se
afl la pri ori la alte persoane sau autoriti. (art.583 alin.3).
actul prin care se finalizeaz procedura refacerii este o ncheiere prin care cererea de
refacere, dup caz, se admite sau se respinge (art.583 alin.4).
nscrisurile astfel refcute in locul originalelor pn la gsirea acestora (art.583
alin.5).
Dac hotrrea atacat cu apel nu poate fi refcut de instana de fond, n condiiile art.
584 alin. (1) din Codul de procedur civil, se va reface de ctre instana de apel (art. 584 alin. 3
c.p.c) sau instana de apel va judeca din nou pricina n fond (art. 584 alin. 4 teza 1).
n privina refacerii hotrrilor, art. 584 din Codul de procedur civil stabilete, cu
caracter imperativ, o anumit ordine a mijloacelor folosite n acest scop. Astfel, hotrrea se
reface, cu prioritate, dup cel de-al doilea exemplar pstrat la map de prima instan. Apoi,
dac i acest exemplar a disprut se folosesc copii legalizate de pe hotrrea aflat la pri sau la
alte persoane.
Art. 584 alin. (2) stabilete c instana va putea dispune s se comunice prin intermediul
unui ziar mai rspndit, cu artarea ca orice persoan care deine o copie de pe hotrre s o
depun la grefa instanei.
3

art.583 (1) Dosarele sau nscrisurile privitoare la o pricin n curs de judecat, disprute
n orice chip, se pot reface de nsi instana nvestit cu judecarea pricinii.
(2) Spre acest sfrit, instana va soroci termen, chiar din oficiu, citnd prile, martorii i
experii; va cere copii de pe nscrisurile ce i-au fost trimise de autoriti i de care prile sau folosit sau de pe nscrisurile depuse de pri, dispunnd totodat s se scoat din
registrele instanei toate datele privitoare la nscrisurile ce se refac.
(3) Copiile legalizate de pe nscrisurile disprute ce se afl n stpnirea prilor, ori altor
persoane sau autoritilor pot folosi la refacerea dosarului.
(4) ncheierea de refacere nu se va putea ataca dect o dat cu fondul.
(5) nscrisurile astfel refcute in locul originalelor, pn la gsirea acestora.

Dac dosarul, inclusiv hotrrea, nu se pot reface n condiiile artate mai sus, instana de
apel va judeca din nou pricina n fond. Pentru noua judecat a cauzei, prile sunt obligate s fac
dovada c ntre ele a existat litigiul ce face obiectul rejudecrii i c acesta a fost soluionat prin
hotrre judectoreasc. Dovada se va face cu orice nscrisuri sau extrase din registrele ori din
alte evidene ale instanei judectoreti sau ale altor autoriti (art.584 alin.4).
ntruct n aceast ultim situaie dosarul sau hotrrea nu mai pot fi refcute i se
procedeaz la o rejudecare a cauzei, soluia ce se va pronuna va fi o decizie (iar nu o
ncheiere) susceptibil de recurs, pentru c instana de apel judec pricina n fond.4
Am considerat util s redm prevederile n materie ale Codului de procedur civil
ntruct conform art.104 din Legea nr.36/1995, dispoziiile din legea notarilor publici i a
activitii notariale se completeaz cu prevederile acestuia.
n prezent, conform art.10 lit. d din Legea nr.36/1995, reconstituirea unui act notarial este
de competena notarului public n al crui birou s-a aflat originalul acestuia.
Potrivit art.54 din Legea notarilor publici i a activitii notariale, actele care au
disprut fr a mai fi rmas un exemplar original se reconstituie la cerere, prin ncheiere, pe
baza acordului prilor sau, dup caz, a succesorilor acestora. n lipsa acordului prilor,
reconstituirea actelor disprute se va face de judectoria n circumscripia creia i are sediul
biroul notarial care a ntocmit actul, n conformitate cu dispoziiile din Codul de procedur
civil. n cazul n care actul disprut a fost ntocmit de alte instituii cu activitate notarial,
reconstituirea se face de judectoria n circumscripia creia i are sediul instituia care a
ntocmit acel act sau se afl domiciliul ori sediul uneia dintre pri, dup caz.
Dispoziii similare sunt cuprinse n art.98 din aceeai lege; din aceast cauz, de lege
ferenda ar fi indicat eliminarea lui.
Dup cum am artat, ct privete competena notarului public de a reconstitui acte
notariale, ea revine, n principiu, aceluia care a ntocmit actul disprut.
Considerm c n prezent aceast competen s-a extins i la reconstituirea certificatelor
de motenitor eliberate de fostele notariate de stat 5; de asemenea, ea va cuprinde, treptat, i acte
autentice ncheiate la notariatele de stat6.

Aceast soluie, credem noi, s-ar impune pentru urmtoarele considerente:

prin preluarea arhivelor de la fostele notariate de stat notarii publici au


devenit succesori ai acestei categorii de organe, att n cauzele succesorale ct i
4

Mihaela Tbrc, Drept procesual civil, vol. II, Editura Universul Juridic, Bucureti 2005, p.239-241

Ordinul nr.1758/C/2004 privind modificarea Ordinului ministrului justiiei nr.


710/C/1995 pentru adoptarea Regulamentului de punere n aplicare a Legii notarilor
publici i a activitii notariale nr. 36/1995- Art. II
5

(1) Arhivele succesorale de la judectorii, cuprinznd mapele cu certificate de motenitor i


cele cu alte soluii, dosarele succesorale, registrele de eviden a succesiunilor, opisele
acestora, registrele de termene i registrele de renunri la succesiune i de acceptri sub
beneficiu de inventar, se transmit Camerelor Notarilor Publici n termen de un an de la
data intrrii n vigoare a prezentului ordin.
6

Protocolul privind preluarea arhivei de acte autentice a fostelor notariate de stat de ctre Camerele Notarilor
Publici ncheiat la 14 martie 2007 ntre Ministerul Justiiei i Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia art.1 alin.1 arhiva de acte autentice a fostelor Notariate de Stat aflat n pstrarea judectoriilor se preia n
custodie, la solicitarea Camerelor Notarilor Publici, ntr-un termen care nu pote depi 5 (cinci) ani de la data intrrii
n vigoare a prezentului Protocol.

pentru actele autentice. Soluia contrar prevzut n partea final a art.54 din Legea
nr.36/1995 era n concordan cu dispoziiile art.113 alin.(2) din aceeai lege, potrivit
crora la ncetarea activitii notariatelor de stat, arhiva acestora s-a predat ctre
judectorii. n acest mod, instanele judectoreti ar fi degrevate de ntocmirea unei
proceduri care poate fi ndeplinit de notarul public, iar soluia este n spiritul celor
dou acte normative recente n baza crora arhivele notariale au fost preluate de la
judectorii;

competena notarului public este atras doar n situaia n care prile se


neleg, dat fiind c toate procedurile notariale sunt necontencioase. Lipsa acordului
prilor la reconstituire va determina ca procedura s fie ndeplinit de instana
judectoreasc.
n consecin, considerm c n prezent notarul public ar putea s reconstituie un
certificat de motenitor sau un act autentificat la fostul notariat de stat care nu mai exist
n arhiva preluat de la judectorie, cu acordul prilor sau al tuturor motenitorilor lor,
legali/testamentari. Dac ei consimt la ndeplinirea respectivei proceduri nu vedem pentru
ce considerente notarul public ar refuza s o instrumenteze.
n toate cazurile reconstituirea trebuie ndeplinit cu respectarea unor reguli de
procedur, la care ne vom referi n continuare.
n primul rnd, trebuie nregistrat cererea prin care se solicit reconstituirea
actului; aceasta se va face, dup caz, n registrul general sau n registrul de succesiuni,
primind un numr corespunztor. Cererea va fi evideniat la rubrica alte operaii, iar la
rubrica observaii se va meniona actul notarial a crui reconstituire se solicit.
Dup primirea cererii, notarul public va fixa un termen pentru soluionarea ei i va
proceda la citarea prilor sau a motenitorilor acestora.
Reconstituirea se va face cu prioritate dup copiile legalizate ale actelor,
prezentate de pri. n lipsa acestora, p revederile art. 584 alin. (2) sunt aplicabile n sensul c
notarul public va putea dispune s se comunice prin intermediul unui ziar mai rspndit, cu
meniunea ca orice persoan care deine o copie de pe actul notarial disprut s o depun la
registratura biroului notarial.
Dac nici dup acest demers nu se poate obine copia actului iniial, atunci se va proceda
la reconstituirea dosarului succesoral sau a documentaiei care a stat la baza autentificrii
actului.
Pentru aceasta, prile sunt obligate s fac dovada c ntre ele s-a ncheiat actul a crui
reconstituire o solicit.
Dovada se va face doar cu nscrisuri sau extrase din registrele notariale.

Notarul public va putea dispune, dup caz, citarea unor martori sau experi.
Pn la termenul fixat, notarul public va lua msuri pentru a verifica dac n
registrele notariale exist meniuni referitoare la actul a crui reconstituire se solicit.
Astfel, n cazul reconstituirii unui certificat de motenitor, din registrul succesoral n
care acesta s-a nregistrat se pot identifica: numele defunctului, numrul de nregistrare al
dosarului, numrul de certificat de motenitor sau legatar, taxele percepute i orice alte

date ar mai cuprinde acest registru. Din verificarea condicii de termene se poate
identifica numrul de certificat de motenitor sau legatar i data eliberrii lui.
n registrul de renunri i de acceptri sub beneficiu de inventar sunt
identificate persoanele care au optat n acest mod i numrul actelor autentice coninnd
respectiva opiune succesoral.
n cazul reconstituirii unui act autentic, registrul general al actelor notariale din
anul respectiv va identifica numrul de nregistrare i de autentificare, numele prilor,
felul actului, taxele percepute i eventual dac s-a ncheiat n afara sediului.
De asemenea, prile vor depune un istoric de rol fiscal din care s rezulte numele
celor care apar n evidenele fiscale i actele n baza crora au fost nregistrai, dovada
plii impozitelor etc; din aceast surs s-ar putea obine i copia actului disprut.
Pentru terenurile agricole, prile vor depune dovezi rezultate din cercetarea
registrului agricol.
n toate cazurile, trebuie verificate registrele de transcripiuni i inscripiuni
imobiliare i cartea funciar, inclusiv mapele care conin acte n baza crora s-a
constituit, modificat, transmis sau stins un anumit drept real.
Dup caz, se pot verifica registrele de stare civil, mai ales n privina
eventualelor meniuni fcute pe marginea actului de natere, referitoare la recunoaterea
filiaiei, adopie, cstorie, divor etc.
La termenul fixat, notarul public va constata dac s-a ndeplinit procedura de
citare, iar n caz contrar se va dispune repetarea ei.
Cei prezeni i vor da acordul pentru ndeplinirea procedurii de reconstituire pe
cale notarial a actului disprut, dup care vor stabili dovezile de care neleg s se
serveasc pentru realizarea acestei proceduri.
Cnd reconstituirea urmeaz s se fac pe baza unei copii legalizate a actului
disprut, dat fiind fora ei probant, este suficient ca prile s fie de acord ca
reconstituirea s se fac potrivit acelei copii.
n lipsa acesteia, dac prile sunt de acord, notarul public va putea proceda la
reconstituire n baza unei copii simple coroborat cu mijloacele de prob, la care ne-am
referit mai sus.
Cnd nu exist nici mcar o copie a actului, notarul public va trebui s procedeze
la reconstituire cu aceeai grij ca i cum actul s-ar ncheia n acel moment; n consecin,
potrivit art. 50 din Legea nr. 36/1995 va stabili identitatea prilor (sau a motenitorilor
lor) i va enumera toate actele necesare reconstituirii de care neleg s se serveasc
acestea.
n continuare, notarul va proceda la reconstituirea ct mai fidel a actului disprut,
care n cazul actelor autentice va cuprinde i ncheierea de autentificare iniial (respectiv
numr, dat i numele notarului care l-a ncheiat).
ndeplinirea procedurii de reconstituire se va constata prin alt ncheiere dect cea
a actului iniial; aceast ncheiere care se va ataa la actul reconstituit trebuie s
menioneze toate mprejurrile n care s-a fcut reconstituirea i la care ne-am referit mai
sus. Ea trebuie semnat de notarul public i de cei prezeni.

Unii se vor ntreba pentru ce sunt necesare dou ncheieri: cea de ndeplinire a
actului disprut i cea prin care se constat condiiile n care acest act a fost refcut ?
Rspunsul este simplu: s presupunem c din arhiva unui birou notarial a disprut
un nscris cruia i s-a dat dat cert. Potrivit art. 90 din Legea nr. 36/1995, la darea de
dat cert nu se menioneaz identitatea prilor; cu toate acestea prin ncheierea care
constat reconstituirea actului trebuie s se menioneze identificarea prilor, ndeplinirea
procedurii de citare, nscrisurile i alte dovezi de care acestea s-au servit pentru
reconstituire, precum i existena acordului lor la ndeplinirea acestei proceduri i
perceperea onorariului aferent.
Dac actul care se reconstituie va purta numrul, data i numele notarului care l-a
ncheiat, reconstituirea va purta, n funcie de natura actului care s-a reconstituit, un
numr din registrul general notarial sau din registrul de succesiuni, data reconstituirii i
numele notarului care l-a reconstituit.
Actul care se reconstituie i ncheierea lui de ndeplinire nu vor fi semnate de pri
i nici de notarul instrumentator de la acea dat, n timp ce ncheierea de reconstituire se
va semna de notar i de cei prezeni.
n continuare, ne propunem s rezumm cele expuse pn n prezent rednd
coninutul unei ncheieri de reconstituire a unui contract de vnzare-cumprare:
n final, inem s precizm c la reconstituirea actelor nu se mai percep taxe i
impozite n cuantumul celor ncasate la ncheierea actelor iniial.

Biroul notarului public.


cu sediul n
ncheiere de reconstituire nr.
anulluna.ziua
n faa mea.notar public.ca urmare a cererii de reconstituire a actului
autentificat sub nr.de ctre.adresat de.i nregistrat n registrul general sub nr.
.din data de ..s-au prezentat:
1.
X (Nume, domiciliu, cnp, identificat prin .n nume propriu sau n
calitate de motenitor conform certificatului de motenitor ori de legatar
nr..eliberat la data de .n dosarul nr. pentru vnztor i
2.
Y (Nume, domiciliu, cnp, identificat prin .n nume propriu sau n
calitate de motenitor conform certificatului de motenitor ori de legatar
nr.eliberat la data de .n dosarul nr. pentru cumprtor.
Procedura de citare fiind ndeplinit, cei prezeni au declarat c neleg s se
foloseasc de urmtorele mijloace de prob pentru reconstituirea actului:
.
Avnd n vedere cele de mai sus, n conformitate cu art. 54 i 98 din Legea nr.
36/1995, se reconstituie contractul de vnzare-cumprare aut.nr din data de.. de
ctre.., n .. exemplare. Cei prezeni au fost de acord c actul reconstituit are acelai
coninut ca actul disprut, drept pentru care au semnat prezenta ncheiere.
Actul reconstituit ine locul originalului pn la eventuala gsire a acestuia.
S-a perceput un onorariu de ... i eventual TVA de achitat cu chitana nr..
Semntura notarului public
Ls.
Semntura prilor