I.12.

Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente pe linia

evidenei, selecionrii, pstrrii i depunerii documentelor la Arhivele
Naionale FORME I METODE DE FOLOSIRE A
DOCUMENTELOR PROPRII.
n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale 16/1996, cu mofificrile
i completrile ulterioare i a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i
deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale, prin Ordinul de zi
nr. 217 din 23 mai 1996, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei pot fi folosite pentru: cercetarea tiinific, rezolvarea unor lucrri
administrative, informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii,
extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
cumulate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea
lor.Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face
numai cu aprobarea conducerii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de
reproduceri.
Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i
libertile cetenilor prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror
integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare.Din aceast categorie fac parte
documentele care:
1. privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit
prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare.
2. pot leza drepturile i libertile individuale ale cetenilor.
3. sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de Comisia de
specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal.
4. nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora,
potrivit anexei nr. 6, din Legea Arhivelor Nainale 16/1996.Anexa nr. 6 cuprinde Lista

termenleor dup care pot fi date i cercetate documentele privind interesele naionale,
drepturile i libertile cetenilor.Acestea sunt urmtoarele:

Documentele medicale, dup 100 de ani de la creare lor.

Registrele de stare civil, dup 100 de ani de la creare lor.

Dosarele persoanle, dup 75 de ani de la creare lor.

Documentele privind viaa privat a unei persoane, dup 40 de ani de la

moartea acestei.

Documentele referitoare la sigurana i integritatea naional, dup 100 de

ani de la creare lor.

Documentele privind afacerile criminale, dupa 90 de ani de la crearea lor.

Documentele privind politica extern, dup 50 de ani de la creare lor.

Documentele fiscale, dup 50 de ani de la crearea lor.

Documentele notariale i judiciare, dup 90 de ani de la crearea lor.

Creatorii de documente sau, dup caz, persoanele juridice mecesoare ale acestora sunt
obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice i a persoanelor juridice
certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz, inclusiv de pe cele
pentru care nu s-a mplinit termenul legal, dac acesta se refer la drepturi care l privesc
pe solicitant.Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezulate
din documente, care sunt n direct legtur cu obiectul cererii.Se vor indica numai datele
existente, fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente.Perioadele
pentru care lipsesc documente sau nu se gsete nscris numele solicitantului, se vor
meniona n adresa de expediere a certificatului.n certificat se vor indica denumirile
documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului i apoi,
datele cuprinse n aceste documente.n certificate nu vor fi expuse concluzii personale
sau generalizri n legtur cu coninutul documentelor cercetate.n certificat datele se
expun n ordinea cronologic.Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris
pe cerere, cu cerneal, ntocmit, datat i semnat de persoana care a fcut
cercetarea.Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele unitilor
arhivistice cercetate(anul i numrul din inventar).

n cazul n care, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii

creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate
elibera fie un nou certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu
indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou
certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va
anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.
n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast
situaie se comunic n scris solicitantului, dac se cunoate unitatea deintoare a
documentelor ce fac obiectul cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare
respectivei uniti, comunicndu-i-se i solicitantului acest lucru.
n textul certificatului nu sunt admise tersturi sau completri printre
rnduri.Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra
exactitii datelor comunicate.
Copiile sau extrasele se certific sau dup caz, se legalizeaz de unitatea care le
elibereaz Certificatele, copiile i extrasele se elibereaz personal solicitantului ori
mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.
Diplomele, certificatele de studii, acetele de stare civil sau alte acte originale
personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o
copie certificat de responsabilul arhivei.Evidena cererilor se ine pe baz de fie
ntocmite pentru fiecare solicitant n parte.Fia va cuprinde: numele i prenumele
solicitantului, numrul i data de nregistrare a cererii.Fiele se ordoneaz alfabetic.n
cazul n care dotarea permite, s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de
eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare, se consemneaz
ntr-un registru de depozit, conform anexei nr. 8.n locul dosarului scos pentru cercetare
se va introduce n raft o fi de control, conform anexei nr. 9, fia se va anula la
rearhivarea dosarului.