UNIVERSITATEA DIN PITESTI Editia METODOLOGIA Revizia 0 Nrdeex: 2 - pagink: an Exemplar m (CENTRUL PENTRU PROIECTE SISTUDHEUROPENE | COD: MET -73-01 ‘CENTRUL PENTRU COOPERARE INTERNATIONALA | AVIZAT, APROBAT, in sedinga Consiliului de Administratie in sedinta Sengtului din data de: ...cZehon Ol din data de ow veer? Namek spre rate eins Cony a Dcavin-GRUIONIU | DIRECTOR CEPS q 1u.| pabornt — Featzurcacbens REGU [DIRECTOR CCL —| son2ore |CQPT Con avd Doma MANAGER CPPDD CriRtEsAN sa rest] Prat ni om TORGA SINAN | Dretor NCU a Raat Co une iby BRASLASU | Prveor CPT L INDICATORUL APROBARILOR SI AL REVIZIHILOR weir | Sema, cat giaian Mag | SRY] memos putt | veer | int | sro relate (Capitélu i? GENERALITATI Prezenta metodologie este elaborati in conformitate cu urmatoarele acte normative: LLegea nr, 1/2011 a Edueatiei Nationale: Carta Universitayit din Pitest Planului Strategic de Dezvoltare a UPIT; Standardele de management al proiectelor elaborate la nivel european gi internagional, Carta Erasmus pentru invatamantul Superior 2014-2020 Cui se adreseazit? “Metodologia vizeaza reglementarea, in cadrul Universitaji din Pitesti, a modului de proiectare, avizare, implementace, monitorizare si evaluare a proiectelor cu finanfare european’ derulate prin intermediul Agentiei Nationale pentru Programe Comunitare in Domenjul Educatiei 3UNIVERSITATEA DIN PITESTI Eaifia METODOLOGIA MANAGEMENTULUL PROIECTELOR, CENTRUL PENTRU PROIECTE SISTUDIEUROPENE COD: MET -73-01 | Exemplar CENTRUL PENTRU COOPERARE INTERNATIONALA, Formarit Profesionale (ANPCDEFP), respectiv a celor desfigurate in baza programelor finanjate de Fondul Social European, De asemenea, prezenta metodologie se aplic4 si proiectelor care sunt rezuliatul cooperarii UPIT cu alte institutii internationale, nationale si regionale. ‘Actuala metodologia nu se aplic’ proiectelor care vizeazA strict cercetarea stin prin programe de cercetare gestionate de agenfii nationale si care aplica reglementari propri ‘© Scopul Metodologie’ Metodologia are drept scop imbunatafirea managementului de proiect, prin intermediul unei strueturi de concepere, implementare si evaluare a proiectelor initiate la nivelul diferitelor compartimente si nivele de decizie ale Universitifii din Pitesti. Prin utilizarea prezentei metodologii si a procedurilor pe care aceasta le confine, managerii si echipele de proiect pot concepe, lansa, derula si finaliza activititile aferente proiectului cu mai multi uguringé, mai predictibil si mai consistent. © Ceconfine? Metodologia descrie pasii care trebuic urmati pentru a derula activitatile din proiect, precum gi procedurile standard necesare unui bun management al acestuia. Procedurile pentru managementul proiectelor descriu fiecare etapa in detaliu, astfel incat cei in cauza s& stie ce trebuie ffcut pentru a derula activitigile din proiect cu succes. Mai concret, prin intermediu procedurilor, metodologia pentru managementul proiectelor descri rolurile in proiect; © rocesele necesare pentru derularea proieetelor; © formularele (modelele) de documente care se utilizeaz’: © instruefiuni pentru utilizarea instrumentelor de management de proiect; ° Capitolul 2, PRINCIPTI Procesul de concepere, dezvoltare, implementare, evaluare si audit al proiectelor cu finanfare ‘europeans se fundamenteazi pe urmatoarele principii si temeiuri legale: a, Egalitatea tuturor celor implicati In fala legii si a autoritatilor publice, fra privilegii i fara discriminiri (garantat& prin Art. 16 (1) din Constitutia Romaniei); b. Autonomia universitars (garantata prin art. 32 (7) din Constitutia Romani Deeptul la muncé — (garantat prin art. 41 (1) din Constitutia Roméniei); Accesul liber la o activitate economic’, libera i si exercitarea acestora in conditile legii - (garantat prin art. 45 din Constitutia Roméniei); €. Prioritatea reglementérilor Comunitare fafa de dispozitile contrare din legite najionale; £ Misiunea invatimadntului superior de @ yenera gi de a transfera cunoastere catre socictate prin creatic individuala si colectiva - (art. 117 din Legea Educatiei Nationale, Legea 1 / 2011). g. Remunerarea activitatilor din proiectele cu finanfare europeana si international: conform deciziei managerului/directorului de project, potrivit legii si prevederilor Cartei universitare - (art, 288, alin.2, din Legea Educafici Nationale, Legea 1/2011). h. Aplicarea nivelelor de salarizare maxim posibile in raport cu preveder financiare gi bugetele proiectelor, pentru fiecare categorie de personal implic aeUNIVERSITATEA DIN PITESTI Eaitiad METODOLOGIA — [Ravziaod MANAGEMENTULUL PROIECTELOR CENTRUL PENTRU PROIECTE SI STUDI EUROPENE COD: MET -73-01 | Exemplar nr... CENTRUL PENTRU COOPERARE INTERNATIONALA i ‘Acoperirea costurilor de subzistenta in strainitate in sistemul per diem, prin acordarea diurnei maxime posibile pentru tara de destinatie, acolo unde reglementérile contractului de grant (cu toate anexele si actele aditionale ale acestuia) precum gi resursele bugetare objinute prin acesta o permit. Capitolul’3, CICLUL DE VIATA, ROLURILE $1 ORGANIGRAMA STRUCTURILOR IMPLICATE, [ANAGEMENTUL DE PROIECT, AN CADRUL UPIT a). Ciclul de viafi al unui proieet este definit ca perioada de timp th care are loc desfisurarea proiectului, dupi cum urmeaz: programarea proiectului, identificarca i initicrea propunerii de proiect, céstigarea concursului de finantare si finantarea propriu-zisé a proiectului, implementarea proiectului, evaluarea rezultatelor si utilizarea acestor rezultate in vederea obfinerea de beneficii viitoare, Schema ciclului de viata al unui proieet este urmitoarea: Programarea presupune analiza principiilor, liniilor directoare si oportunitatilor oferite de programele finantate de Uniunea European’, precum si a scopurilor strategice si obiectivelor stabilite de Planul Strategic de Dezvoltare a UPIT. Totodata, sunt evaluate capacitatile locale, ‘sunt puse in balantd eventualele beneficii si costuri ale lansarii si implementarii proiectului. pecifice programarii: Analiza SWOT a contextului socio-economic gi educational in care functioneaza UPIT; Identificarea fintelor strategice ale UPIT, pe termen scurt, mediu si lung Identificarea obiectivelor generale ale strategiei UPI Operationalizarea obiectivelor generale prin obiective specifice: Analiza planutilor de dezvoltare a UPIT, pe termen scurt, mediu gi lung, pe domenii si sub- domenii de activitate: Analiza oportunititilor oferite de programele cu finantare europeans $i inteUNIVERSITATEA DIN PITESTI Eaifia T METODOLOGIA — [Rovizind MANAGEMENTULUI PROIECTELOR {3 ‘Nr. paginit 9 ‘CENTRUL PENTRU PROIECTE SISTUDIL EUROPENE COD: MET -73-01 | Exemplar ar. CENTRUL PENTRU COOPERARE INTERNATIONALA = Punerea tn relatic a oportunititilor oferite de programele cu finanfate europeana gi internationald cu obiectivele generale si specifice urmarite de UPIT. IL, Identificarea si inifierea propunerii de proiect se refer’ In urmatoarele aspecte: i. Identificarca obiectivelor strategice si operajionale ale UPIT; ii). Mdenificacea oportunitajilor de atingere a acestor obiective, prin derularea unui proiect; ii). Identificarea si analiza nevoilor, intereselor si stabilirea prioritagii acestora; v). Luarea deciziei in privinfa oportunitatii realizarii proiectului; vi). Definirea ideilor centrale ale proiectului; vii). Consultarea cu potent parteneri Acti ile specifice identificarii ierii de proiecte sunt: + Precizarea obiectivelor operajionale ale UPIT sau ale structurii UPIT care se implica, obiective ce se impune a fi atinse prin proiecte; * [dentificarea potentialelor organizafii, programe si/sau surse finan{atoare care ar putea finanta proiectel + Analiza si matching-ul obiectivelor UPIT sau ale structurii UPIT prin comparare cu eele ale programelor potential finantatoare; * Precizarea programului, actiunii finantatoare specifice di potriveste cel mai bine cu obiectivele UPIT; + Analiza si asumarea deciziei de a dezvolta unul sau mai multe proiecte ce vor apela sursa de finanjare respectiva cu precizarea structurii / echipei ce va dezvolta si implementa proiectul. cadrul acestuia si care se IIT, Formularea si dezvoltarea de proiecte se refer, in general, la urmatoarele aspecte de bazi: i). Stabilirea obiectivelor si rezultatelor asteptate la nivelul UPIT prin derularea unui proiect; ii). Identificarea resurselor necesare desfisurarii proiectului; iii). [dentificarea resurselor disponibile la nivelul UPIT pentru dezvoltarea unui proiect; iv). Distributia proiectului pe activitaji; v). Realizarea formei finale, aplicarea si, daca este cazul, imbunstatirea si re-aplicarea proiectului. Activitatile specifice formutirii si dezvoltarii de proiecte sunt: « Analiza de nevoi; « Studiu de pre-fezabilitate; + Conceptualizare prin precizarea nevoilor identificate, a stadiului actual de dezvottare in satisfacerea nevoilor identificate, a metodelor de analizi si studiu preconizate care ar aduce ceva nou, prin descrierea cu caracter general a potentialelor activitati cu rezultate gi produse specifices Elaborarea planului de activitatis Elaborarea bugetului estimativ; Stabilirea nevoilor de expertizA interna si extern’, Definirea dimensiunilor si speeificului resurselor umane ce urmeazia fi implicate; Precizarea parteneriatului potential al proiectului Analiza propunerii de proiect in interiorul echipei i eventual in panel de exp: Rafinarea si aplicarea propunerii prin trimiterea ei cétce organizatia finantat Completarea formularului de aplicatie (on-line gi / sau hard-copy);UNIVERSITATEA DIN PITESTI Edifia T METODOLOGIA _ | Reviziad MANAGEMENTULUI PROIECTELOR | Nr. de ex: Nr. paginis 9 CENTRUL PENTRU PROJECTE SI STUDH EUROPENE COD: MET -73-01 | Exemplar ar... CENTRUL PENTRU COOPERARE INTERNATIONALA, + Rafinare si re-aplicare in sesiunea urmitoare pentru propunerile respinse, dar care aa totugi sanse de a fi finanfate ulterior, dupa rafinarea si imbunatafirea acestora, TV, Finanfarea proiectului, Propunerea de finantare (bugetul) este examinata de catre un grup de exper{i ai UPIT, intruniti Ja nivelul CEPS sau, dup’ caz, al CCI. Decizia finala de lansare gi (co)finanjare a proiectului este luatd de catre CA, respectiv Senatul UPIT. Y. Implementarea presupune i, mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcina si obiectiv: ii, comunicarea continua intre membrii echipei, respectiv intre membrii echipei si ceilal{i parteneri de proiect; iii, identificarea si rezolvarea problemelor; furnizarea de informatii (si solicitarea unor eventuale solutii) cu privire Ja dezvoltarea proiectului; iv. moni permanent si redactarea de rapoarte cu privire la modul de dezvoltare a proiectului Aveste rapoarte vor fi depuse gi la nivelul CEPS ori, dup’ caz, CCI; v. Identificarea egecurilor, blocajelor si modalittilor de depasire a acestora. Activitafile specifice implementarii de proiect sunt: = Cercetare teoretica si/sau aplicativa (de teren); = Proiectare si dezvoltare de prototip al proiectului; Pre-testare si pilotare: Rafinare; Realizarea de produse gi rezultate finales Implementare de produse i de transfer al avestora eatre potentialli beneficiari; Activitaji de reprezentare legala; Activititi de management general; Activitaji de management financiar; Activitafi de management al resurselor umane; Activitaji de management al resurselor materiale; Activitati administrative suport; Activititi de raportare periodice, in acord cu Contractul de Finanjare si cu reglementarile interne ale UPI # Activitaji de finalizare a proiectului VL Evaluarea are drept seop determinarea relevantei indeplinirii obiectivelor, a realizirii produselor previzute, a eficacitatii, a impactului gi caracterului sustenabil al unui proiect. Activitatea de evaluare $i audit trebuie si ofere informatii credibile si utile. Evaluarea poate si fie de mai multe feluri A) in functie de provenienta evaluatorilor: i). interna ii), externd B) in funcjie de etapa in care se afl derularea proiectului: i). intermediard, ex-post (post-finald). C) in functie de tipul evaluat: i). fnanciaras i). de catitate Orive tip evaluare trebuie si conduc la o decizie de a continua, rectific respectiv poate recomanda daci anumite proiecte mai pot fi sustinute in viitoy Rapoartele de evaluare si concluziile acestora vor fi depuse, in mod ol i). final, i).SENTRUL PENTRU PROIECTE SISTUDH EU! (CENTRUL PENTRU COOPERARE INTERNATIONALA UNIVERSITATEA DIN PITESTI EaifiaT METODOLOGIA — [Reviziad MANAGEMENTULUI PROIECTELOR | Nr. dees: TNF. pagini: 9 ROPENE COD: MET -73-01 | Exemplar m CEPS, acolo unde se va fine evidenfa derulii Proiectelor cu finan{are european’ si international, la nivelul UPIT. = Proiectarea strateziei de evaluare = Implementarea strategiei de evaluare * Evaluari interne: intermediare, finale, postefinale, financiare sau de ealitate * Evaluari externe = Raportari b), Rolurile pe care le indeplinese persoanele san structurile implicate in managementul de proiect sunt urmatoarele: STRATEGUL: este persoana fizici sau structura UPIT care formuleazi nevoia de dezvoltare prin proiecte, formalizind-o in cadrul Planului Strategic de Dezvoltare al UPIT sau al structurii din care face parte; La nivelul UPIT, acest rol este indeplinit de Prorectorul pentru colaborare internationala $i politici de informatizare. INIFIATORUL PROLECTULUL: este persoana fizicd sau structura UPIT care identifica nevoia de dezvoltare a unui project, corelind-o cu Planul Strategic de Dezvoltare al UPIT si al structurii din care fave parte; DEZVOLTATORUL PROIECTULUE: persoana fizic’, echipa definita si formali decizie intern sau structura UPIT care parcurge toate etapele dezvoltirii proiectulu IMPLEMENTATORIi: persoanele fizice, echipa definita si formalizata prin decizie interna sau structura UPIT care parcurge toate etapele implementarii proiectului; a). REPREZENTANTUL LEGAL: Persoana care reprezinti legal UPIT ca unic angajator de responsabilitate juridic’ in relatiile cu tertiis 6), COORDONATORUL/MANAGERUL DE PROIECT: Persoana nominalizati de echipa de project, numita prin decizie a CA care va asigura intregul management al proiectului, cu drepturi de coordonare. monitorizare, control gi decizie asupra tuturor activitatilor proiectului si a personalufui implicat; ¢). RESPONSABILUL FINANCIAR AL PROIECTULUI este persoana desemnatd prin decizie a managerului de project pentru a asigura managementul financiar al proiectuluis «). RESPONSABILUL DE RESURSE UMANE este persoana desemnata prin decizie a managerului de proieet pentru a asigura managementul resurselor umane ale proiectului: ¢). CERCETATORI / PROFESORI / FORMATORE: Personal de cercetare. investigare, studiu, conceptie, proicetare de prototip, de pilotare gi formare. Se selecteaz’ din cadrul UPIT gi /sau din exteriorul UPIT, in funcjie de nevoile de expertiza ale proiectului Selectia o va realiza managerul de proiect, consiliat de managerul de resurse umane; ). TEHNICIENI sunt reprezentati de personalul cu atributii de executi erselor activitati cu caracter tehnic ale proiectului. Mentiondm aici proiectan AUNIVERSITATEA DIN PITESTI Edifia t METODOLOGIA — [Reviziad MANAGEMENTULUI PROIKCTELOR | Nr.deex: Nr. pagiais 9 ‘CENTRUL PENTRU PROIECTE SI STUDIIEUROPENE, COD: MET -73-01 | Exemplar or... CENTRUL PENTRU COOPERARE !NTERNATIONALA, executajii de modele, de prototipuri, tehnoredactorii 1 traducdtori, orice alti categorie de personal cu implicare in punerea in practicd a rezultatelor si produselor proiectului;, 4). ADMINISTRATORE: Personal cu atributii administrative si/sau auxiliare ce desfisoara activitati-suport, activitéti conexe celor din planul de implementare al proiectului. Menfioném aici secretariatul, aprovizionarea, contabilitatea, intretinerea si curdjenia, corespondenta, arhivarea gi registratura, * EVALUATORUL (AUDITORUL) INTERN: persoana fizicd sau colectivul format la nivelul Echipei de Proiect, al Centrului pentru Proiecte si Studii Europene, si/sau, dupa caz, al Centrului pentru Cooperare International UPIT, respectiv al CPPDD, care parcurge toate ctapele evaluarii si anditului intern al unui proiect, Rapoartele de audit inter vor fi depuse gi Ja CEPS sau , dupa caz, CCL * EVALUATORUL (AUDITORUL) EXTERN: persoana fizica sau institutia legal precizata sau selectionata, in conformitate cu prevederile din planul de activitati gi cu nevoile proiectului, care parcurge toate etapele evaluaiii gi auditului extern al proieetului, ©). Organigrama structurilor implicate in managementul de proiect, in eadrul UPIT: SENAT RECTOR TUL ‘Ol | ne DE ADMINISTRATIE PENIRU Perret pa ; Frei ee Calaborareintenhdenat eas *IURMIC | fone + CONTABILCTATE-ACmIZITIL | pad + ont esas Proves serena MANAGER / DIRECTOR ECHIPA DE PROIECT 7 CPRDD: ~ DEPARTAMENTE ALTE CENTRE UPET [>] Innivelul faenitatilorUNIVERSITATEA DIN PITESTI METODOLOGIA MANAGEMENTULUL PROIECTELOR Ne. pagini: 9 ‘CENTRUL PENTRU PROIECTE SISTUDII EUROPENE, COD: MET -73-01 | Exemplar m ‘CENTRUL PENTRU COOPERARE INTERNATIONALA, ‘Capitolul 4. PROCEDURI SPECIFICE Procedura reprezinta totalitatea actelor gi a formelor indeplinite in cadrul activitii desPgurate de un organ de jurisdictie, de executare sau de alt organ de stat. in Anexe sunt redate detaliat urmatoarele proceduri aferente actualei Metodologii a Managementului Proiectelor: 1) PROCEDURA DE INITIERE DE PROIECTE, 2) PROCEDURA DE DEZVOLTARE DE PROIECTE 3) PROCEDURA DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR 4) PROCEDURA DE EVALUARE SI AUDIT 5) PROCEDURA DE REMUNERARE A ACTIVITATILOR DIN PROIECTE 6) FORMULARE DIVERSE a. documente aferente gestiondril resurselor umane: organigrama (registeul de personal); figa postului; decizia de numire pe post; pontajul; fisa de plat& (statul de plat); referat ce solicita plata si ordonanfarea platii costurilor salariale b. documente aferente deplasarilor externe: cerere de deplasare; decizie CA; ordin de deplasare; raport de activitate pe perioada deplasdri; cerere de decont c. documente aferente proceselor de achizitii de bunuri si servicii conform legilor si reglementarilor UE si / sau nationale formalizate deja prin alte proceduri aprobate in uPIT d. documente de evaluare ‘Cépitolil S. TMPLEMENTAREA METODOLOGIEL PROIECTELOR ‘SI REALIZAREA PROCEDURILOR a). Implementarea metodologii pentru managementul proiectelor presupune urmatoarele: + Crearea unui plan de implementare a metodologiei (setului de proceduri) de management de proiect; + Crearea unei strategii de management al schimbarii pentru adoptarea de citre UPIT a procedurilor de management de proiect.; + Adaptarea metodologiei la fiecare project, pe baza unui set de reguli; + Training-ul echipei de proiect privind utilizarea procedurilor selectate din metodologia de proiect; + Monitorizarea aplicarii si respectarii procedurilor de management de proiect + Imbunatatirea, optimizarea metodologiei de management de proiect, inclusiv prin ajustarea, respectiv elaborarea de noi proceduri © Publicarea pe site a Metodologiei Managementului Proiectelor b). Realizarea procedurilor pe care le implica metodologia managementului pr * [dentificarea proceselor de management de proiect care necesiti/ proceduris = Crearea liste’ de procese si de proceduri necesare pentru derularea phoigUNIVERSITATEA DIN PITESTI METODOLOGIA MANAGEMENTULUL PROIECTELOR ‘CENTRUL PENTRU PROJECTE SI STUDI EUROPENE, COD: MET -73-01 ‘CENTRUL PENTRU COOPERARE INTERNATIONALA, Eaifia T Reviziad Ne. de TNF, pagini: 9 ‘Alegerea unui format de procedura; Realizarea unui plan de proiect p Scrierea procedurilor gi, atunci cand este cazul, mo Testarea procedurilor de management de proiect; Ajustarea procedurilor, in urma testelor/feedback-ului primit; Aprobarea procedurilor pentru managementul proiectelor; Publicarea pe site a procedurilor pentru managementul proiectelor. id scrierea gi testarea proced icarea procedurilor,