Sunteți pe pagina 1din 10

MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

NR........../..................
Aprobat n edin C.A
Din ..........

FIA POSTULUI SECRETAR

n temeiul Legii educaiei naionale nr. 1 / 2011, a Legii nr. 53/2003 de aprobare a Codului
Muncii cu completarile si modificarile ulterioare, standardul nr. I din Ordinul nr.400 din 12 iunie 2015 al
Secretarului General al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitilor
publice modificat prin O.S.G.G. nr. 200/2016 , n temeiul contractului individual de munc nregistrat n
Registrul de eviden a contractelor individuale de munc cu numrul....., se ncheie astzi,..........
., prezenta fi a postului:

1 Numele i prenumele :
2 Specialitatea:
3 Denumirea postului: SECRETAR
4 Decizia de numire:
5 ncadrarea: SECRETAR SEF

Cerine:
- studii: S
- studii specifice postului:S
- vechime nvmant :

Relaii profesionale:
- ierarhice de subordonare: director; director adjunct;
- de colaborare: cu personalul didactic, didactic auxiliar, personalul unitii de nvmnt;
- de reprezentare a unitii colare.

Doamna.............................., posesor/posesoare a Contractului Individual de Munc


nregistrat la Registrul de eviden a contractelor individuale de munc la nr.din m oblig s

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

respect urmtoarele atribuii, sarcinile de serviciu obligatorii reprezentnd.40.ore/sptmn,


corespunztoare unei pri din salariul de baz, stabilite la data de 01.09..

SPECIFICATIILE POSTULUI
NIVEL DE STUDII: superioare
CURSURI DE PREGTIRE: Legislaie, management,informatic.
EXPERIEN: _.............ani la data de _01.09. pe post.
CUNOTINE NECESARE
Cunotine de legislaie
Proceduri de specialitate
Utilizare programe IT de secretariat
Cunotine operare MS Office (Excel, Word, etc.)
OBLIGAII GENERALE
obligaia de a ndeplini sarcinile de serviciu;
obligaia de a respecta disciplina muncii;
obligaia de a respecta prevederile cuprinse n regulamentul intern si n contractul individual de
munca;
obligaia de fidelitate fa de angajator in executarea atribuiilor de serviciu;
obligaia de a respecta masurile de securitate si sntate a muncii in unitate;
obligaia de a respecta secretul de serviciu.
CERINE PENTRU EXERCITARE
Inteligen de nivel superior;
Atenie concentrat i distributiv;
Iniiativ ;
Spirit organizatoric;
Echilibru emoional;
Plcerea pentru lucrul cu cifre;
Capacitate de a evalua i a lua decizii;
Capacitate de a lucra cu oamenii;
Rezisten mare la stres;
Uurin, claritate i coeren n exprimare.

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

APTITUDINI I DEPRINDERI NECESARE


Gndire analitic i sintetic;
Aptitudini de calcul;
Aptitudini de comunicare;
Planificare i organizare a operaiilor i activitilor;
Acordare i transmitere de informaii.
I. ATRIBUII SPECIFICE POSTULUI
1.PROIECTAREA ACTIVITILOR
1.1.Respectarea planurilor manageriale ale colii.
- asigurarea interfeei dintre coal i beneficiar ( elev/printe/profesor).
1.2.Implicarea n proiectarea activitii colii, la nivelul compartimentului.
- asigur funcionarea secretariatului pentru elevi, prini, personalul unitii de nvmnt i
pentru alte persoane interesate, potrivit unui program de lucru aprobat de director
1.3. Realizarea planificrii calendaristice a compartimentului.
- ntocmete semestrial activitatea compartimentului secretariat viznd toate situaiile i statisticile care
trebuie predate;
- gestioneaz riscurile pentru activitatea de secretariat;
1.4.Cunoaterea i aplicarea legislaiei n vigoare.
se ngrijete de procurarea i pstrarea documentelor privind legislaia colar ( legi, ordine,
decrete, instruciuni, metodologii)
1.5.Folosirea tehnologiei informatice n proiectare.
- utilizeaz produsele software din dotarea unitii;
- ntocmete diverse situaii necesare procesului instructiv educativ i activitilor de secretariat.
2. REALIZAREA ACTIVITILOR
2.1.Organizarea documentelor oficiale.
- ntocmete i transmite la termenele stabilite, situaiile statistice colare i statul pentru salarii;
- ntocmete complet statele de plat pentru personalul colii;
- ntocmete statele de plat pentru acordarea burselor colare;
-ntocmete dosarele pentru acordarea rechizitelor colare i distribuie rechizitele elevilor;
-redacteaz documentele necesare pentru angajarea n munc;
-ntocmete fiele fiscale anuale.
- redacteaz corespondena colar.
2.2. Asigur ordonarea i arhivarea documentelor unitii.

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

- arhivarea documentelor;
- inventarierea documentelor, pstrarea i depunerea documentelor colare la Arhivele Naionale dup
expirarea termenelor de pstrare , in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996,
cu modificrile ulterioare.
2.3. Gestionarea documentelor pentru resursa uman a unitii (cadre didactice,
personal didactic auxiliar, personal nedidactic). nregistrarea i prelucrarea informatic
periodic a datelor n programele de salarizare i REVISAL.
- actualizarea dosarelor personale ale angajailor;
-evidena personalului didactic i nedidactic;
- rspunderea asupra exactitii datelor nscrise n programul de salarizare i Revisal;
- evidena privind toate modificrile salarizrii, treptele, gradaiile, gradele, pe baza criteriilor emise de
directorul unitii de nvmnt;
- ntocmirea documentelor de personal ( adeverine/copii etc.) pentru angajaii unitii, la solicitarea
acestora aprobat de director i n termenul stabilit o dat cu aprobarea.
- ntocmirea dosarelor de pensionare;
- nscrie, n fiele de ncadrare anuale ale unitii colare, gradul didactic, datele privind
vechimea, salariul i statutul de ncadrare(titular, suplinitor, detaat)
2.4.ntocmirea i actualizarea documentelor de studii ale elevilor.
- procur, completeaz, elibereaz i ine evidena actelor de studii;
- completeaz fiele matricole, cataloagele de corigen i se ocup de arhivarea documentelor colare;
- completeaz situaiile statistice ale elevilor i claselor la nceputul anul colar i la sfritul semestrelor
pe baza datelor nregistrate n procesul verbal al consiliului profesoral;
- actualizeaz permanent registrul de eviden i nscriere a elevilor;
- completeaz actele de studii ale absolvenilor ( certificatele de echivalare)
- ntocmete dosarele pentru elevii nscrii la evaluarea naional i le pune la dispoziia comisiei, dup
ce au fost verificate i aprobate de directorul unitii colare;
- pregtirea pentru buna desfurare a admiterii la liceu.
2.5. Alctuirea de proceduri.
- elaboreaz proceduri operaionale pentru compartimentul secretariat;
- ine evidena procedurilor operaionale;
2.6. ASIGUR RESPECTAREA LEGISLAIEI LA NIVELUL UNITII DE
NVMNT.
1. Cunoaterea i aplicarea prevederilor Statutului personalului didactic i a Legii nvmntului;

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

2. Cunoaterea i aplicarea regulamentului de organizare i funcionare;


3. Cunoaterea i aplicarea regulamentului intern;
4. Cunoaterea i aplicarea legislaiei referitoare la salarizarea personalului din nvmnt;
5. Cunoaterea i aplicarea legislaiei la perfecionarea personalului didactic;
6. Cunoaterea i aplicarea legislaiei privind:
7. Regulamentului actelor de studii;
8. ine eviden procedurilor operaionale pentru toate activitile din unitate;
9. Normelor de arhivare a documentelor;
10. Alte norme metodologice aplicabile unitilor de nvmnt;

3. COMUNICARE I RELAIONARE
3.1. Asigurarea fluxului informaional al compartimentului.
- afieaz la avizierul unitii de nvmnt toate modificrile legislative aprute i
metodologiile aplicrii legii educaiei.
3.2.Raportarea periodic pentru conducerea instituiei.
- raporteaz periodic conducerii unitii de nvmnt toate modificrile legislative aprute i
metodologiile aplicrii legii educaiei
3.3.Asigurarea transparenei deciziilor din compartiment.
- toate situaiile i statisticile solicitate compartimentului secretariat sunt vizate i aprobate de
ctre conductorul instituiei
3.4. Evidena, gestionarea i arhivarea documentelor.
- pstreaz securitatea documentelor de secretariat, a diplomelor, certificatelor completate sau
necompletate, registrelor matricole.
- sigiliul unitii colare este pstrat n condiii de securitate.
3.5. Asigurarea interfeei privind comunicarea cu beneficiarii direci i indireci .
- managementul activitilor de secretariat
3.6. Monitorizarea comportamentului elevilor i gestionarea situaiilor conflictuale (art 89
alin 2 i art 96 alin 1 Legea 272/2004 republicat)

4. MANAGEMENTUL CARIEREI I DEZVOLTARE PERSONAL


4.1.Nivelul i stadiul propriei pregtiri profesionale.

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

- obiectivitatea n autoevaluare i identificarea necesarului de autoinstruire, n funcie de


dinamica informaiei n domeniu.
4.2.Formare profesionala i dezvoltare n carier.
- identificarea surselor de informare, programarea studiului individual, astfel nct s acopere nevoile de
dezvoltare, personale i ale sistemului.
- manifest interes pentru nou i consecven n procesul de autoinstruire
4.3. Participarea permanent la instruirile organizate de Inspectoratul colar.
-particip permanent la instruirile organizate de Inspectoratul colar i ntocmete situaiile
solicitate de acesta

5. CONTRIBUIA LA DEZVOLTAREA INSTITUIONAL I PROMOVAREA IMAGINII


COLII
5.1. Planificarea activitii compartimentului prin prisma dezvoltrii instituionale i
promovarea imaginii colii.
- se preocup permanent de perfecionarea i mbuntirea pregtirii profesionale, n vederea
aplicrii corecte i complete a reformei nvmntului i a promovrii imaginii colii.
5.2. Asigurarea permanent a legturii cu reprezentanii comunitii locale privind
activitatea compartimentului.
- asigur legtura cu comunitatea local n vederea unei bune relaionri a colii cu aceasta.
5.3. ndeplinirea altor atribuii dispuse de eful ierarhic superior i/sau directorul care pot
rezulta din necesitatea derulrii n bune condiii a atribuiilor aflate n sfera sa de
responsabilitate.
- n funcie de nevoile specifice ale unitii de nvmnt, salariatul se oblig s ndeplineasc i
alte sarcini repartizate de angajator, n condiiile legii.
5.4. Respectarea normelor, ROI, procedurilor de sntate i securitate a muncii i de PSI i
ISU pentru toate tipurile de activiti desfurate n cadrul unitii de nvmnt.
- se documenteaz, particip la instruiri i respect normele de securitate i sntate n munc i
nu are accidente de munc.

6. CONDUITA PROFESIONAL

6.1. Manifestarea atitudinii morale i civice (limbaj, inut, respect, comportament).


1. Utilizarea unui limbaj civilizat, politicos n totalitatea relaiilor interumane, eliminarea
limbajului vulgar, a calomniei i denigrrii altora;

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

2. Prezentarea la serviciu ntro inut decent;


3. Respectarea efilor, a colegilor, a subalternilor, a persoanelor din afara unitii, a elevilor;
4. Comportamentul la locul de munc s fie unul civilizat punnd pe primul loc relaiile
interumane, armonia grupului, munca n echipa i randamentul muncii.
6.2. Respectarea i promovarea deontologiei profesionale.
1. Profesionalismul, stpnirea domeniului n care desfoar activitate;
2. Munca tenace, eforturi susinute, perseverenta si implicare direct n activitile pe le are n
atribuiile de serviciu;
3. Manifestarea spiritului de echip (aciunea gndit i nfptuit n comun, coeziunea i
ntrajutorarea colegilor n realizarea activitii);
4. Asumarea responsabilitii personale n soluionarea sarcinilor ce revin;

7. RESPONSABILITILE POSTULUI:
7.1.Legat de activitile specifice, rspunde de:
1. Calitatea i corectitudinea activitii de secretariat
2. ntocmirea corect i la timp a raportrilor lunare, trimestriale i anuale;
3. ndeplinirea la timp i ntocmai a sarcinilor specifice trasate sau stabilite de ordonatorul de
credite;
4. Calitatea raportrilor i a informrilor;
5. Reprezentarea instituiei publice la ntlniri ce au ca obiect cu precdere problemele de
secretariat;

7.2.LEGAT DE FUNCIILE MANAGERIALE, RSPUNDE DE:

1. Coordonarea eficient a personalului din subordine i respectarea de ctre acesta a


reglementrilor interne
2. Utilarea corespunztoare a subordonailor cu resursele necesare
3. Calitatea pregtirii profesionale a angajailor din subordine

7.3.LEGAT DE DISCIPLINA MUNCII, RSPUNDE DE:

1. mbuntirea permanent a pregtirii sale profesionale i de specialitate;


2. pstrarea confidenialitii informaiilor i a documentelor legate de instituie public;

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

3. utilizarea resurselor existente exclusiv n interesul instituiei publice;


4. respect prevederile normativelor interne i procedurile de lucru privitoare la postul su;
5. adopt permanent un comportament n msur s promoveze imaginea i interesele instituia
public;
6. se implic n vederea soluionrii situaiilor de criz care afecteaz instituia public;

7.4.OBLIGAII PE LINIE DE SECURITATE SI SANATATE IN MUNCA

1. s aduc la cunotina conductorului locului de munc eventualele defeciuni constatate la


echipamentele de lucru;
2. s nu prseasc locul de munca fr aprobare, dect n cazul n care i s-ar pune in pericol viaa
sau integritatea fizic;
3. s respecte instruciunile proprii de sntate si securitate in munca la locul de munc;
4. s menin curenia la locul de munc;
5. s nu introduc sau s consume buturi alcoolice n incinta societii;
6. s nu fumeze dect n locurile special amenajate;
7. s respecte disciplina la locul de munc;
8. s acorde primul ajutor n cazul producerii unui accident de munc;
9. s ntiineze imediat conductorul locurilor de munca despre producerea unui accident de munc
i s nu schimbe starea de fapt a evenimentului, dect numai dac aceasta se impune, pentru a
limita efectele produse de eveniment;
10. s-i nsueasc msurile de sntate si securitate in munca;
11. la terminarea programului de lucru s fac ordine i curenie la locul de munc.

7.5.OBLIGATII PRIVIND APARAREA IMPOTRIVA INCENDIILOR:

1. sa respecte regulile si masurile de aprare mpotriva incendiilor, aduse la cunotina, sub orice
forma, de administrator;
2. sa utilizeze aparatura si echipamentele, potrivit instruciunilor tehnice, precum si celor date de
administrator;
3. sa nu efectueze manevre nepermise sau modificri neautorizate ale sistemelor si instalaiilor de
aprare mpotriva incendiilor;

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

4. sa comunice, imediat dup constatare, conductorului locului de munca orice nclcare a


normelor de aprare mpotriva incendiilor sau a oricrei situaii stabilite de acesta ca fiind un
pericol de incendiu, precum si orice defeciune sesizata la sistemele si instalaiile de aprare
mpotriva incendiilor;
5. sa coopereze cu salariaii desemnai de administrator, care au atribuii in domeniul aprrii
mpotriva incendiilor, in vederea realizrii masurilor de aprare mpotriva incendiilor;
6. sa acioneze, in conformitate cu procedurile stabilite la locul de munca, in cazul apariiei oricrui
pericol iminent de incendiu;
7. sa furnizeze persoanelor abilitate toate datele si informaiile de care are cunotina, referitoare la
producerea incendiilor.

7.6.AUTORITATEA POSTULUI:

1. Decide asupra modului de ntocmire a lucrrilor de secretariat;


2. Semneaz corespondena departamentului pe probleme de specialitate;
3. Semneaz spre verificare toate documentele care necesit semntura secretarului;
4. Solicit documentaie de specialitate i consultan n domeniul compartimentului secretariat.
5. Utilizeaz echipamente/consumabile/materiale i calculatorul puse la dispoziie de instituie;
6. Stabilete prioritatea executrii sarcinilor pentru personalul din subordine;
7. Propune recompense sau penalizri, prelungirea sau ncetarea activitii dup perioada de prob a
subordonailor;
8. Stabilete msuri de eficientizarea activitii personalului din subordine;
9. Aprob/respinge cererile de concediu pentru subordonai (motivnd n cazul refuzului).
8. n vederea implementrii Sistemului Informatic Integrat al nvmntului din Romania la
nivelul unitii colare are atribuii privind:
1. Planul de colarizare;
2. Resursele cldirilor;
3. Managementul unitilor de nvmnt;
4. nscrierea la grdinie;
5. Datele financiare;
6. Managementul elevului;
7. Programele sociale;
8. Datele statistice.

Page 1
MINISTERUL EDUCAIEI NATIONALE I CERCETRII TIINIFICE 2016

II. ALTE ATRIBUII.


n funcie de nevoile specifice ale unitii de nvmnt, salariatul va ndeplini i alte sarcini
repartizate de angajator, prin decizia directorului,fiind obligat precum i s respecte normele,
procedurile de sntate i securitate a muncii, de PSI i ISU, n condiiile legii
__-transmiterea la bnci a sumelor reprezentnd salariile n fiecare lun;
__-colaborarea la realizarea declaraiei 112 lunar;
__- realizarea de statistici lunare, trimestriale, lunare privind cheltuielile de personal;
___________________________________________________________________________
Rspunderea disciplinar:
Nendeplinirea sarcinilor de serviciu sau ndeplinirea lor n mod necorespunztor atrage dup
sine scderea corespunztoare a calificativului i / sau sancionarea disciplinar, conform prevederilor
legii.

Semntura titularului de luare la cunotin:

Director, Lider de sindicat,


Prof

Data:

Prezenta fi a fost ntocmit n 2 (dou) exemplare, unul rmnnd n documentele colii, iar al
doilea exemplar fiind nmnat angajatului.

Am primit un exemplar

Page 1