S.C. ALEX SI ELA S.R.

PROCEDURA LUCRU
APROVIZIONAREA CU MATERIALE,MATERII PRIME,
APARATAJE,UTILAJE SI ECHIPAMENTE.
Cod:PL-04-APR Revizia:0

1.SCOP
Scopul elaborarii acestei proceduri este de a ne asigura ca materiile prime, materialele,
piesele, subansamblele, aparatele, echipamentele si piesele de schimb, aparatele de
masura, sculele, combustibilii, etc. care se aprovizioneaza sunt conforme cu cerintele
noastre, cat si cu conditiile de reglementare.

2.DOMENIUL DE APLICARE
Se aplica pentru orice produs aprovizionat de catre firma, prin personalul implicat
mentionat in cuprinsul procedurii.

3.DEFINITII SI PRESCURTARI
Sunt aplicabile aceleasi definitii si prescurtari prezentate in procedura
operationala PO-01-OCL (ofertarea si contractarea lucrarilor) si in plus
cele specifice activitatii de aprovizionare,ca :
-produs aprovizionat :materii prime si materiale necesare realizarii
lucrarilor de executie,scule,utilaje si piese de schimb pentru acestea,
materii prime, materiale,utilaje,echipamennte,inglobate in sistemele de
instalatii,piese de schimb pentru mentenanta si service,echipamente de
inspectie, masurare si incercre ;
-specificatie :documentatie,care prescrie conditiile tehnice pe care trebuie
sa le indeplineasca un produs,proces sau serviciu ;
-cerere de oferta :cerere adresata inn scris sau verbal de catre
organizatie prin care se solicita informatii referitoare la
produsele/serviciile,fabricate/prestate,de catre furnizori/subcontractanti ;
-comanda de aprovizionare :cerere adresata in scris sau verbal de catre
organizatie,furnizorului de produse.

4.RESPONSABILITATI
4.1. Director general
aproba planul de aprovizionare cu utilaje, echipamente, scule, aparate de
masura si control, combustibili si materiale consumabile necesare desfasurarii
activitatii,
decide,acceptarea sau nu a subcontractantilor evaluati pe baza criteriilor
stabilite,
aproba lista furnizorilor agreati.
analizeaza si semneaza contractele de aprovizionare,

4.2.Directorul tehnic
intocmeste planul de aprovizionare cu utilaje, echipamente, scule, aparate
de masura si control, combustibili si materiale consumabile necesare
desfasurarii activitatii,

1
 verifica lista furnizorilor agreati,intocmita de responsabbilul cu
aprovizionarea,
in urma aprobarii directorului general, negociaza contracte de
aprovizionare, si,
dupa caz,avizeaza comenzile de aprovizionare, itocmite de resp. cu aprov.
necesare desfasurarii acestor contracte.

4.3.Responsabilul cu aprovizionarea
stabileste necesarul de aprovizionat in functie de cerintele clientilor ce
cumpara produse dela firma si produsele solicitate de catre responsabilii de
lucrare si personalul de executie ce urmeaza a fi inglobate in sistemele de
instalatii pe baza proiectelor de executie,
urmareste permanent aprovizionarea marfurilor conform
contractelor/comenzilor de aprovizionare,
solicita directorului general aprobarea contractarrii marfurilor necontractate
si care nu se pot aproviziona fara contract,
participa la receptia marfurilor aprovizionate si semneaza procese verbale
de receptie,
stabileste criteriile de evaluare a furnizorilor si le supune si le supune
acceptarii Directorului general.
face evaluarea furnizorilor si solicita conducerii,aprobarea Listei furnizorilor
agreati pe baza Fiselor de evaluare.

4.4.Responsabilul de lucrare
. intocmeste Necesarul de materiale pe baza documentatiei de
executie (proiect,detalii de exec.),inaintea inceperii lucrarii si-l
supune aprobarii Directorului general/Directorului tehnic,dupa
care il preda responsabilului cu aprovizionarea,
. face receptia materialelor la scoaterea acestora din magazie si
inaintea punerii in opera ,la punctul de lucru,aplicand
prevederile procedurii PO-02-RME,
. in cazul aprovizionarii de urgenta,in timpul executiei
lucrarii,cumpara cele necesare,direct din comert,pe baza
aprobarii conducerii si prezinta documentele insotitoare ale
marfurilor cumparate (facturi,certificate de calitate) responsab.
cu aprovizionarea in vederea intocmirii formelor de receptie de
intrare si iesire din gestiune.

5. PROCEDURA
5.1. Directorul tehnic avizeaza planul de aprovizionare cu utilaje, echipamente, scule,
aparate de masura si control, combustibili si materiale consumabile,intocmit si
propus de personalul din subordine,angajat in problemele specifoce de executie,

5.2. Planul de aprovizionare este analizat de grupul format din : directorul general,
directorul tehnic si responsabilul cu aprovizionarea. In urma analizei si aducerii
acestora la varianta definitiva, sunt aprobate de directorul general.

5.3. Directorul tehnic avizeaza lista furnizorilor agreati intocmita de responsabilul cu

aprovizionarea si obtine aprobarea acesteia de catre directorul general. Evaluarea
furnizorilor se face pe baza urmatoarelor criterii :
experienta anterioara cu furnizorul respectiv,
rezultatul evaluarii fata de standardul adecvat referitor la sistemul calitatii,
efectuat de un organism de certificare,

2
 capacitatea financiara, tehnica, umana si organizatorica de a livra produse sau
servicii conform cerintelor noastre,
respectarea termenelor de livrare de care avem nevoie.

5.4. In baza planului de aprovizionare si a listei furnizorilor agreati, directorul tehnic

negociaza si, dupa caz, intocmeste contractele de aprovizionare.

5.5. Contractele de aprovizionare sunt analizate grupul compus din : directorul general,
directorul tehnic, responsabilul cu aprovizionarea In urma analizei si a renegocierii
eventualelor modificari convenite in timpul analizei, cotractul este semnat de
directorul general si de furnizor.

5.6. In baza planului de aprovizionare, a contractelor de aprovizionare incheiate si a

comenzilor primite de la clienti, responsabilul cu aprovizionarea intocmeste comenzi
de aprovizionare catre furnizori.

5.7. In situatia in care responsabilul cu aprovizionarea primeste de la responsabilul de

lucrare/personalul de executie, comenzi de aprovizionare interne care nu au fost
acoperite de contracte prealabile, solicita directorului tehnic intocmirea si
negocierea acestor contracte.

5.8. In baza planurilor de aprovizionare si a contractelor de aprovizionare incheiate,

directorul tehnic dispune intocmirea, daca este cazul, comenzi de aprovizionare
pentru aprovizionarea cu utilaje, echipamente, scule aparate de masura si control
necesare desfasurarii activitatii, combustibili si materiale consumabile, servicii.
Aceste comenzi se inregistreaza in registrul de evidenta a comenzilor.

5.9. In situatia in care pe parcursul derularii unui contract si/sau unei comenzi intervin
modificari de orice natura salariatii implicati, impreuna cu directorul tehnic si
directorul general le analizeaza dupa care, directorul tehnic le negociaza cu
furnizorul.

5.10. La primirea oricaror marfuri contractate sau comandate se aplica procedura

operationala : RECEPTIA MATERIALELOR SI ECHIPAMENTELOR cod :PO-02-
RME.

6. INREGISTRARILE CALITATII
6.1. planul de aprovizionare cu utilaje, echipamente, scule, aparate de masura si
control, combustibili si materiale consumabile,
6.2. necesarul de materiale,
6.3. contract de aprovizionare,
6.4. comanda de aprovizionare
6.5. lista furnizorilor agreati
6.6. fisa de magazie

ELABORAT, APROBAT,
Director general,