MODULUL I

MANAGEMENT, CONTROL I LEGISLAIE

TEMA I.1. MANAGEMENT SCOLAR

1. MANAGEMENTUL ORGANIZAIEI COLARE

1.1.Management organizaional, management educaional, management colar
1.2.Definirea funciilor manageriale
2. MANAGEMENTUL RESURSELOR N INSTITUIILE DE NVMNT
2.1.Definirea resurselor specifice sistemului de nvmnt
2.2.Managementul resurselor umane din nvmnt
2.3.Gestionarea resurselor materiale
2.4.Gestionarea resurselor financiare
2.5.Managementul resurselor informaionale
2.6.Tipuri de acte de studii, documente colare i financiar contabile
ntrebri i aplicaii
Bibliografie

1
 1. MANAGEMENTUL ORGANIZAIEI COLARE

1.1 Management organizaional, management educaional, management colar

Managementul este o funcie profesional care nseamn a conduce, ntr-un context dat,
un grup de persoane care au de atins un obiectiv comun, n conformitate cu finalitile organizaiei
din care fac parte.
n raport cu alte funcii i profesii, funcia managerial are dou caracteristici proprii:
a) Se exercit cu i asupra altor persoane (colegi, colaboratori, superiori ierarhic), deci nu este
o meserie solitar;
b) Se nva nu numai n coal, fie ea universitate de management, ci mai ales n contact cu
terenul, cu practica.
n ceea privete managementul educaional, acesta poate fi definit ca fiind activitatea
angajat la nivelul sistemului i al procesului de nvmnt n vederea realizrii funciilor
manageriale (planificare-organizare; orientare-ndrumare metodologic; reglare-autoreglare) ale
instituiilor specializate n formarea-dezvoltarea permanent a personalitii elevului, studentului
etc, prin intermediul unor structuri manageriale corespunztoare, angajate n plan central
(Ministerul nvmntului), teritorial (inspectoratele colare) i local (unitile colare de baz:
grdinia, coala, liceul, colegiul, universitatea etc) (Cristea, 1998).
n sens tradiional, activitatea de conducere a colii vizeaz urmtoarele obiective i domenii de
referin (vezi Dicionar de pedagogie, 1979, pag.89):
ndrumarea, controlul i administrarea tuturor activitilor din nvmnt, realizate la nivel
naional, teritorial i local;
reglementarea principalelor probleme de organizare, coninut, metodologie, evaluare ntr-o
manier centralizat sau descentralizat, stabilit la nivel de politic a educaiei;
elaborarea deciziilor cu valoare administrativ i pedagogic necesare pentru perfecionarea
continu a activitii la nivel de sistem i de proces, n raport cu legislaia curent i cu
principiile conducerii tiinifice.
n sens managerial, conducerea colii reprezint activitatea de orientare sistemic, optim i
strategic a instituiilor specializate n formarea-dezvoltarea permanent a precolarului, elevului,
studentului etc. Ca activitate de management pedagogic, conducerea colii presupune proiectarea
i realizarea urmtoarelor aciuni (vezi Cristea, Sorin, 1996, B, D):
informarea managerial (cantitativ, stocat; calitativ/prelucrat, rafinat, procesat);
evaluarea managerial: cantitativ (bazat pe operaii de control care vizeaz msurarea
activitii); calitativ (bazat pe operaii care vizeaz aprecierea activitii); operaional

2
 (bazat pe operaii care vizeaz decizia pedagogic);
comunicarea managerial: constatativ (bazat pe operaii de consemnare a rezultatelor);
anticipativ (bazat pe operaii de ndrumare metodic a viitoarei activiti, pentru corecie,
amelioarare, perfecionare, ajustare structural, restructurare si reform).

1.2 Definirea funciilor manageriale

1. Decizia

Decizia este un element esenial al managementului, fiind instrumentul su specific de

exprimare, prin care conductorul (individual sau colectiv) hotrte n legtur cu modalitile
concrete de aciune practic menite s conduc la realizarea obiectivelor proiectate i declaneaz,
dezvolt aceste aciuni. Decizia de conducere reprezint procesul de alegere a unei linii de aciune
n scopul realizrii unor obiective, prin a crei aplicare se influeneaz activitatea a cel puin unei
alte persoane dect decidentul (Nicolescu, 98).
Caracteristicile deciziei:
a) Fundamentarea tiinific a deciziei. Aceasta conduce la evitarea improvizaiilor i a
subiectivismului n procesul de luare a deciziilor.
b) Legalitatea deciziei. Adoptarea deciziei trebuie fcut doar de ctre persoane care sunt investite
cu mputernicire n acest sens.
c) Completitudinea deciziei. Decizia trebuie s cuprind toate elementele necesare nelegerii
corecte i implementrii acesteia.
d) Oportunitatea deciziei. Este de preferat o decizie bun luat n timp util unei decizii foarte bune
luate cu ntrziere.
e) Eficiena deciziei. Se urmrete obinerea unui efect ct mai bun pentru un anumit efort.
f) Coordonarea deciziei. Deciziile privind diferitele departamente ale organizaiei trebuie s fie
compatibile ntre ele i s conduc la realizarea obiectivului de ansamblu al organizaiei

2.Planificarea

Planificarea este o activitate complex prin care se stabilete cum vor fi utilizate resursele
umane i materiale, financiare, informaionale i de timp de care dispune organizaia colar, pentru
atingerea obiectivelor proiectate. Planificarea ndeplinete o serie de funcii cum ar fi: de orientare
(a organizaiei n ansamblu i a diferitelor ei componente), de raionalizare a resurselor, de motivare
a personalului.(I. Jinga).
Odat cu accentuarea importanei pe care planificarea o are n organizaii, apar tot mai multe tipuri
de planuri. Patru dimensiuni ale planurilor utilizate de manageri sunt ilustrate n figura de mai jos.
3
(Selecie din "Management de la teorie la practic- Cornescu, V., Marinescu, P., Curteanu, D,
Toma, S., , Editura Universitii din Bucureti)

Orizontul temporal pentru care este conceput un plan este important, managerii folosind de la
planuri concepute pentru cel mult un an (planuri pe termen scurt) pn la planuri concepute pentru
cel puin cinci ani (planuri pe termen lung).
a Planificarea pe termen lung
Planurile pe termen lung sunt cele care acoper aspecte competitive, tehnologice i
strategice complexe ale conducerii unei organizaii i care implic i alocarea resurselor.
Planificarea pe termen lung cuprinde cercetarea i dezvoltarea, expansiunea de capital, dezvoltarea
organizaional i managerial i satisfacerea cerinelor financiare ale organizaiei.
b Planificarea pe termen mediu
Planurile pe termen mediu sunt concepute de obicei pentru unu pn la trei ani. n timp ce
planurile pe termen lung servesc drept ndrumare, fiind derivate din procesul planificrii strategice,
planurile pe termen mediu sunt de obicei mai detaliate i au mai mult relevan pentru managerii
de pe nivel mediu i inferior. Planurile pe termen mediu se refer de obicei la funciile organice ale
organizatiei, cum ar fi finanele, marketingul sau producia. Datorit faptului c planurile pe termen
lung trebuie s ia n calcul un mare numr de variabile, accentul cade n multe organizaii pe
planurile pe termen mediu.
c Planificarea pe termen scurt
Planurile pe termen scurt, la fel ca i cele pe termen mediu, deriv din cele pe termen lung.

4
Au un orizont temporal de cel mult un an i au un impact mai mare asupra activitii zilnice a
managerilor dect planurile pe termen mediu sau lung. Includ anumite planuri de atingere a
obiectivelor financiare (bugetul), inventar, publicitate, instruirea angajailor.
d Planurile strategice
Acestea influeneaz ntreaga organizaie, sunt elaborate de obicei de managerii de pe nivele
ierarhice superioare i sunt prin definiie pe termen lung. Planurile strategice descriu misiunea i
scopul organizaiei i decid care trebuie s fie obiectivele organizaionale.
Procesul planificrii ncepe cu declararea formal a misiunii, care stabilete direcia i
premisele planificrii firmei. Sunt determinate apoi obiective strategice ale companiei i este creat
baza pentru planurile operaionale ale organizaiei. Stabilirea misiunii i a planurilor strategice ale
organizaiei reprezint punctul de plecare pentru procesul de planificare la nivelul ntregii
organizaii.
e Planurile operaionale
n timp ce planurile strategice stabilesc cadrul general al planificrii n organizaie, planurile
operaionale acoper un domeniu mai restrns, fiind orientate spre activitile zilnice sau lunare ce
trebuie efectuate pentru ndeplinirea planurilor strategice i atingerea obiectivelor strategice.
Planurile operaionale sunt numite uneori planuri tactice i au n general drept obiect alocarea de
resurse i programarea activitilor.

3. Organizarea

Odat stabilite obiectivele i cile prin care acestea vor fi atinse, managerii trebuie s
proiecteze sau s reproiecteze structura care s fie capabil s le ndeplineasc. Astfel, scopul
organizrii este s creeze o structur, care s ndeplineasc sarcinile propuse i s cuprind relaiile
ierarhice necesare.
n cadrul organizrii, managerii preiau sarcinile identificate n timpul planificrii i le
repartizeaz indivizilor, grupurilor de persoane i sectoarelor din firma respectiv care le pot
ndeplini. De asemenea, ei stabilesc i regulamentul funcionrii organizaiei i asigur aplicarea lui.

4. Coordonarea

Funcia de coordonare permite ,,armonizarea" intereselor individuale sau de grup cu

scopurile organizaiei. Indiferent de tipul organizaiei (de producie, comercial, financiar etc),
fiecare individ interpreteaz n felul su bunul mers al companiei. Astfel, aceast funcie intervine
n ,,aducerea la acelai numitor" a interpretrilor respective, plasndu-le pe direcia atingerii
obiectivelor de baz ale organizaiei.

5
5. Controlul

Funcia de control a managementului permite managerul trebuie s verifice dac

performana actual a instituiei este conform cu cea planificat. Funcia de control reclam trei
elemente:
a) stabilirea standardului (limitei, pragului) performanei;
b) informaia care indic diferenele dintre nivelul de performan atins i cel planificat;
c) aciunea pentru a corecta abaterile care apar.

2. MANAGEMENTUL RESURSELOR N INSTITUIILE DE NVMNT

2.1 Definirea resurselor specifice sistemului de nvmnt

Datorit complexitii acestora, resursele specifice sistemului educaional solicit celor care
le gestioneaz responsabilitate, competen, profesionalism; sistemul acestor resurse include
urmtoarele subcategorii:
resurse umane: cadre didactice, personal didactic auxiliar, personal administrativ, elevi,
studeni, reprezentani ai comunitii educative;
resurse materiale: baza didactico-material, spaiul colar, spaiul extracolar folosit la
nivelul educaiei nonformale;
resurse financiare: bugetul, contribuiile comunitii educative: familie, ageni sociali;
resurse informaionale: planuri, programe de nvmnt, concepute n sens curricular,
materiale curriculare, baza de date existent n bibliotec, videotec, laborator de instruire
asistat pe calculator etc; de asemenea, resursele informaionale sunt preluate din legi,
hotrri, ordine, dispoziii, regulamente, norme, instruciuni, previziuni, statistici
resurse de timp: timpul colar i extracolar.
n gestionare acestor tipuri de resurse din nvmnt, s-a trecut treptat prin urmtoarele
etape de dezvoltare (cf. Cristea, 1998):
administraia tradiional a resurselor - dezvoltat n secolul al XIX lea, presupune o
gestiune artizanal, bazat pe aplicarea integral i "servil" a unor reguli care sunt mai mult
implicite dect explicite),
administraia industrial a resurselor, dezvoltat la nceputul secolului al XX-lea,
presupune o gestiune a organizaiei cu o anumit baz tiinific de organizare care
urmrete creterea randamentului n munc, realizarea sarcinilor de producie n etape
precise, transformarea omului dintr-un simplu executant ntr-un "om-main"
administraia umanist, dezvoltat pe fondul elanului democratic al anilor 1930,

6
 presupune o gestiune a muncii care angajeaz participarea omului la alegerea obiectivelor i
a mijloacelor tehnice adecvate, o transformare a sa dintr-un executant ntr-un iniiator.
administraia de tip structuralist, dezvoltat n anii 1950, presupune o gestiune a
sistemului bazat pe: definirea operaional a problemelor - elaborarea soluiilor ipotetice -
aplicarea soluiilor ipotetice - realizarea aciunilor necesare pentru rezolvarea problemelor -
evaluarea rezultatelor.
administraia realizat n sistem deschis, dezvoltat dup 1960-1970, presupune gestiunea
competenelor afirmate individual i n reea n condiii specifice ntreprinderilor complexe
de tip postindustrial. n acest context decizia se bazeaz nu numai pe rezultatele factuale ale
executanilor, ci i pe calitile creative ale iniiatorilor (capacitate de comunicare-
organizare-flexibilizare-activare n echip) valabile n condiii de descentralizare i de
autonomie funcional.
administraia n condiiile societii postindustriale de tip informaional, evideniaz
tendina transformrii organismelor de conducere executiv n servicii de conducere
managerial, care implic abordarea global a problemelor educaiei; se asigur astfel cile
de aciune necesare pentru comanda i execuia corect a sarcinilor n termeni de autoritate
politic i de responsabilitate juridic, revelatori la nivelul funcionrii organizaiei colare
n ansamblul su (vezi Dictionnaire encyclopedique de l'education et de la formation, 1994.
pag. 37-39).

2.2 Managementul resurselor umane din nvmnt

n ceea ce privete, gestiunea resurselor umane din nvmnt se pot stabili dou direcii de
analiz:
Managementul strategic al resurselor umane, care nseamn stimularea eficienei
profesionale a membrilor echipei prin conducerea procesului de schimbare a serviciului,
dezvoltarea unei politici de comunicare intern, gestiunea strategic a competenelor;
Managementul operaional al resurselor umane, care reprezint managementul relaional
(animarea echipelor, conducerea reuniunilor de lucru, negociere, gestiunea timpului,
comunicarea cotidian).
La intersecia acestor direcii, capt contur urmtoarele teme de reflecie:
A. Motivarea personalului
Motivarea este un termen general ce descrie procesul nceperii, orientrii i meninerii unor
activiti fizice i psihologice. El este un concept larg ce cuprinde o serie de mecanisme interne cum
ar fi:

7
 preferina pentru o activitate fa de alta;
entuziasmul i vigoarea reaciilor unei persoane;
persistena unor modele (tipare) organizate de aciune pentru ndeplinirea unor obiective
relevante
B. Mixul abilitilor manageriale
Setul de abiliti de care au nevoie managerii pentru a avea succes depinde de nivelul
managerial la care sunt situai. Privind abilitile manageriale drept un amestec de abiliti
interpersonale, cognitive i tehnice, Katz a elaborat un model al mixajului abilitilor
manageriale.

Abilitile din dreapta diagonalei reprezint mixul abilitilor unui manager de pe primele
nivele, sau ale unui supraveghetor. Sunt de observat orientarea ctre aspectele tehnice ale
postului i accentul pus pe abilitile interpersonale, n condiiile scderii rolului abilitilor
cognitive (care includ rezolvarea aspectelor administrative, cum ar fi determinarea misiunii
organizaiei, stabilirea relaiei cu mediul economic i planificarea pieelor, finanelor i altor resurse
i servicii).

2.3 Gestionarea resurselor materiale

Resursele materiale ale nvmntului reprezint o categorie de resurse pedagogice

specifice, determinate la nivel de sistem i de proces; sunt incluse aici urmtoarele tipuri de resurse
pedagogice valorificabile la nivelul activitii pedagogice:
mijloacele de nvmnt - reprezint "un ansamblu de instrumente, materiale, produse,
adaptate i selecionate n mod intenionat pentru a servi nevoilor organizrii i desfurrii
procesului instructiv-educativ din coal". (Cerghit, Ioan, 1988, pag. 203)
spaiul colar - reprezint mediul care valorific resursele pedagogice existente la niveluri

8
 de funcionalitate optim pentru stimularea activitii, mobilitii i securitii "actorilor
educaiei" (vezi Mialaret, Gaston, 1991, pag.308-325).
arhitectura colar - reprezint obiectivarea integral a modelului de proiectare pedagogic
a spaiului colar. Aceast obiectivare angajeaz "o valoare de folosire pedagogic" -
rezultat din construcie, stil, estetic - semnificativ pentru elevi, profesori, administratori,
reprezentani ai comunitii educative locale.
Calitatea spaiului colar este determinat de o serie de factori, prezentai n continuare
printr-o sintez realizat de S. Cristea (1998). Instituia colar modern vizeaz delimitarea unui
spaiu adecvat pentru valorificarea proiectelor i a strategiilor pedagogice angajate la nivel de
sistem i de proces, n strns legtur cu oportunitile i constrngerile dependente de raporturile
existente cu comunitatea educativ local. O asemenea instituie modern devine funcional prin
relaiile stabilite ntre urmtoarele spaii colare:
clase colare, care asigur realizarea activitii didactice de baz (lecia):
cabinete colare, care asigur realizarea unor activiti didactice pe baz de documentare;
laboratoare colare, care asigur realizarea unor activiti pe baz de experiment;
ateliere, loturi colare, care asigur realizarea activitii pe baza unor aciuni practice;
sal de sport colar, bazin de not colar, care asigur realizarea n condiii optime a
activitilor de educaie fizic i sport;
locuri de recreere, care asigur petrecerea corespunztoare a timpului liber al elevilor i al
profesorilor, n perioada programului colar;
cabinete metodice pentru profesori, care asigur informarea complex a acestora, n
termenii unor cerine de perfecionare i de cercetare pedagogic;
bibliotec colar sau C.D.I. la dispoziia tuturor "actorilor educaiei", cu valorificarea
tehnologiilor informatizate, n mod individual i n condiii de reea;
spaii colare speciale pentru realizarea serviciilor de management, gestiune,
contabilitate, administraie, secretariat etc;
spaii colare speciale pentru organizarea unor activiti festive, spectacole, ntlniri cu
prinii, cu ali factori educaionali etc.
spaii colare speciale pentru funcionarea internatului colar i a cantinei colare.
n ceea ce privete arhitectura colar, se observ c acest concept operaional evideniaz
raporturile dintre mijloacele de nvmnt existente i spaiul colar care asigur valorificarea
efectiv a acestora, n cadrul unei dinamici pedagogice specifice, realizabil la nivel de:
adaptabilitate: o construcie colar care permite finisri, nlocuiri, deplasri, anexe,
schimbri calitative i cantitative la nivelul mijloacelor de nvmnt, la nivelul gestiunii

9
resurselor etc;
flexibilitate: o construcie colar care permite schimbri la nivelul orarului, efectivelor de
elevi i profesori, indicelui de colarizare i de frecven etc;
comunitate: o construcie colar aflat n centrul comunitii educative, care permite
stabilirea unor corelaii funcionale cu serviciile culturale, sportive, manageriale,
administrative, politice, economice etc. ale comunitii locale (vezi Mialaret, Gaston, 1991,
pag.312-315).

2.4 Gestionarea resurselor financiare

Repere de analiz:
managementul financiar n contextul descentralizrii;
evaluarea financiar;
luarea de decizii i colectarea de fonduri;
definitivate la nivel de decizie politic central, teritorial sau local;
bugetarea i monitorizarea bugetului.

2.5 Managementul resurselor informaionale

Informaia devine din ce n ce mai important n zilele noastre. Ca urmare, avnd n vedere
cantitatea mare de informaii cu care se confrunt directorii de coli, crete i necesitatea gestionrii
informaiei.
Managementul informatic al documentelor reprezint un sistem informatic care permite
circulaia (pentru informri, aprobri sau modificri), stocarea i regsirea documentelor aflate n
orice format electronic, cu faciliti de conectare Ia alte sisteme informatice sau dispozitive
electronice (de exemplu, prin conectarea Ia dispozitive de scanare pot fi introduse automat n sistem
documentele pe hrtie).
Managementul informatic al documentelor prezint anumite avantaje:
rularea automat a documentelor;
sistem integrat;
monitorizarea activitilor desfurate pentru finalizarea lucrrilor;
notificarea automat a problemelor;
uurin n urmrirea documentelor;
uurin n arhivarea documentelor finalizate.
Tehnologiile integrate, puternice, pe care le avem permit o redefinire a documentului: orice
pachet de date structurate care poate fi folosit ca informaie. Adic un document poate fi aproape
10
orice: holograme, CD/DVD-uri, secvene video. Documentul poate fi citit, vizualizat, auzit simultan
pe dispozitive wireless portabile sau pe echipamente de birou. Cu ajutorul documentului se pot
realiza tranzacii de oriunde, fr constrngeri de spaiu i timp.
Un sistem performant de management al documentelor presupune:
implementarea rapid de fluxuri de documente;
flexibilitate Ia orice structur organizaional;
grad nalt de securitate;
adaptabilitate la orice tip de document;
conectabilitate la alte aplicaii;
uurin n exploatare
up-gradare la dezvoltri ulterioare
Sistemul informatizat de management al documentelor asigur:
alocarea unui numr unic de nregistrare fiecrui document
stabilirea locaiei documentului activ
urmrirea ntregului ciclu de via al documentului
persoana/persoanele responsabile cu recepia acestuia
momentul Ia care a fost recepionat
persoana care rspunde de avizarea/rspunsul formulat
data Ia care rspunsul/avizarea au fost finalizate
Spre deosebire de sistemele manuale de management al documentelor, sistemele
informatizate de management prezint anumite avantaje:
stocheaz informaiile legate de document intr-un singur loc;
permit accesul rapid Ia locul n care se afl documentul n organizaie;
informeaz privind stadiul de avizare (rezoluie) n care se afla acesta;
urmresc timpul necesar finalizrii precum i depirea acestui termen;
vizualizeaz numrul de documente intrate zilnic, sptmnal i lunar;
Proiectarea i implementarea unui sistem de gestiune i arhivare electronic a documentelor
n cadrul unei firmei sau instituii este o activitate complexa i consumatoare de resurse financiare,
n special pe linia achiziiei de tehnic de calcul, ns eforturile vor fi rspltite din plin de eficiena
accesului la informaie i de eliminarea timpilor mori n circuitul documentelor.
Arhivarea electronic a documentelor poate fi vzut ca parte componenta a unui sistem de
gestiune a documentelor, dar poate constitui i o activitatea de sine stttoare, mai ales n cadrul
instituiilor publice deintoare de arhive impresionante ca volum i valoare a coninutului. Datele
i informaiile existente n arhive se afl sub cele mai diverse forme, cum ar fi hrtie, fiiere

11
electronice, nregistrri audio, clipuri video, microfilme.
Preluarea acestora ntr-un sistem de prelucrare automat a datelor presupune, n principal,
scanarea/importarea, indexarea, stocarea lor pe supori de memorare de mare capacitate i
caracterizai de o fiabilitate foarte ridicat i regsirea lor dup diferite criterii. nainte de a intra n
amnuntele procesului de arhivare electronic este necesar definirea exact a noiunii de arhiv.
Concluzionnd, poate deveni foarte dificil de organizat i conservat n bune condiii
informaia existent ntr-o arhiv. Soluia la aceste probleme este transferul informaiilor existente
pe supori de memorare mai puin vulnerabili i care s ocupe spaiu fizic de stocare ct mai mic.
Arhivarea electronic a documentelor presupune existena unui echipament electronic
minimal care s conin un PC cu un hard disk de capacitate mare, pe post de server, un scanner
performant, cu vitez de scanare mare, 40 pag./min i un PC utilizat pentru cutare interogare
documente. Pe cele dou computere trebuie instalat un software de arhivare va trebui s permit o
anumit ritmicitate a operaiilor mai sus menionate, astfel nct s nu apar suprancrcri ale
reelei de arhivare i totodat s permit consultarea facil a documentelor electronice introduse.
O schem conceptual a unui sistem electronic de arhivare a documentelor este prezentat n
figura de mai jos1:

1
Romeo Mihai Pavelescu Arhivarea electronica a documentelor, Revista Informatic Economic, nr. 10/1999

12
 Problematica arhivrii electronice a documentelor este veche ns odat cu evoluia tehnicii
de calcul pot fi identificate soluii din ce n ce mai fiabile. La ora actual exist pe piaa romneasc
cteva soluii software integrate ns pentru ca acestea s poat fi implementate cu succes trebuie
particularizate funcie de specificul i istoricul documentelor ce vor face obiectul arhivarii
electronice. Arhivarea electronic a documentelor prin scanare este o activitate foarte mare
consumatoare de resurse i de aceea, n paralel cu aceasta ar trebui s funcioneze un sistem de
gestiune electronic a documentelor care va minimiza crearea de documente sub forma de hrtie sau
film.
Piaa soft-urilor, a aplicaiilor de management a documentelor este foarte dinamic, mai ales
n ultima vreme, datorita faptului c n acest moment exist din punct de vedere hardware soluii
viabile ns din punct de vedere software mai sunt multe de pus la punct.
Semntura electronic reprezint informaii n format electronic i care sunt ataate sau logic
asociate unor documente n forma de asemenea electronic. Semntura electronica servete ca
metoda de identificare a semnatarului i este nmagazinat pe suport magnetic securizat. O
semntur electronic extins trebuie s ndeplineasc cumulativ, urmtoarele condiii:
este legat n mod unic de semnatar.
asigur identificarea semnatarului.
este creat prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.
este legat de documentul n forma electronic la care se raporteaz n aa fel nct
orice modificare a documentului, ulterioar semnrii, s duc automat la invalidarea
semnturii.
Semnatarul este definit ca fiind acea persoan care deine un dispozitiv de creare a
semnturii electronice i care acioneaz fie n nume propriu (persoana fizic) fie n numele unui
ter (de exemplu, persoan juridic).
Pentru ca o persoan s poat folosi semntura electronic, este necesar ca n prealabil s
dobndeasc un certificat care ii atest identitatea. Certificatul reprezint o colecie de date n form
electronic i care atest legtura dintre datele de verificare a semnturii electronice i semnatarul
ca persoan, confirmnd identitatea acelei persoane. Certificatul calificat este eliberat de ctre un
furnizor de servicii de certificare, legal constituit.
Certificatul calificat va cuprinde urmtoarele meniuni, conform legii2:
indicarea faptului c certificatul a fost eliberat cu titlu de certificat calificat;
datele de identificare a furnizorului de servicii de certificare, respectiv numele semnatarului
sau pseudonimul acestuia, identificat ca atare, precum i alte atribute specifice ale

2,3
Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, privind semntur electronic

13
 semnatarului, dac sunt relevante, n funcie de scopul pentru care este eliberat certificatul
calificat;
numele semnatarului sau pseudonimul acestuia, identificat ca atare, precum i alte atribute
specifice ale semnatarului, dac sunt relevante, n funcie de scopul pentru care este eliberat
certificatul calificat.
codul personal de identificare a semnatarului;
datele de verificare a semnturii, care corespund datelor de creare a semnturii aflate sub
controlul exclusiv al semnatarului;
indicarea nceputului i sfritului perioadei de valabilitate a certificatului calificat;
codul de identificare a certificatului calificat;
semntura electronic extins a furnizorului de servicii de certificare care elibereaz
certificatul calificat;
limitele utilizrii certificatului calificat sau limitele valorice ale operaiunilor pentru care
acesta poate fi utilizat;
orice alte informaii stabilite de autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n
domeniu.
Fiecrui semnatar i se va atribui de ctre furnizorul de servicii de certificare un cod personal
care sa asigure identificarea unica a semnatarului. Generarea codului personal de identificare i a
codului de identificare a certificatului calificat se face pe baza reglementrilor stabilite de
autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu3.
La solicitarea titularului, furnizorul de servicii de certificare va putea nscrie n certificatul
calificat i alte informaii dect cele menionate anterior, cu condiia ca acestea s nu fie contrare
legii, bunelor moravuri sau ordinii publice, i numai dup o prealabil verificare a exactitii acestor
informaii.
Certificatul calificat va indica n mod expres faptul c este utilizat un pseudonim, atunci
cnd titularul se identific printr-un pseudonim.
Certificatele eliberate de ctre autoritatea de certificare sunt meninute ntr-un registru
electronic de eviden a certificatelor eliberate i conin informaii asupra perioadei de valabilitate a
acestora, ct i cazurile de suspendare sau revocare i motivaia acestor demersuri.
Dup cum rezulta din articolele Legii nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semntura
electronic, semntura electronic se aplic unui document n format electronic, redactat sau obinut
prin intermediul programelor informatice, ca de exemplu:
Documente MS Word (contracte, documente, notificri, etc. )

14
 Spread-sheet Excel (rapoarte financiare, state de plat a salariilor, note de comand,
etc.)
Documente Adobe Acrobat superioare ca i aspect i securitate a integritii
informaiilor celor n MS Word)
Fotografii digitale (constatri, mostre, comanda de produse, etc.)
Programe expert de gestiune a documentelor (documente ale administraiei
publice i locale, documente care urmeaz s fie arhivate n cadrul arhivelor
electronice din cadrul unor Data Centre, etc. )
Documente rezultate din prelucrarea datelor contabile i fiscale (declaraii de
impunere, documente de plat ctre Bugetul de Stat, etc.)
Efectul produs prin aplicarea semnturii electronice este asimilat semnturii olografe i
tampilei (daca e cazul) aplicate unui document n forma fizic. Semntura electronic este un
instrument deosebit de util i puternic totodat, care ofer urmtoarele faciliti:
permite semnatarilor unui document s oficializeze acest act chiar dac se afla la
mare distan geografic fa de locul unde trebuie semnat documentul.
un document semnat electronic se supune clauzei juridice de nonrepudiere, adic
semnatarul nu poate susine c nu a semnat acel document.
prin faptul c orice modificare, ct de mic a documentului semnat digital duce
automat la anularea semnturii, destinatarul are convingerea c documentul a ajuns
n stare nealterat.
orice document semnat digital poate fi tiprit la imprimant, putnd conine
informaia c documentul original e cel electronic i c acesta poart semntura
electronic a semnatarului.
Prin aplicarea semnturii electronice pe documentele care impun autentificarea prin
semntura i sigiliu (celebrul SS de pe documentele tipizate), se realizeaz trecerea la noua er
informaional.
Conform legii, pentru ca certificatul s fie calificat, ceea ce confer siguran maxim n
utilizarea semnturii electronice, sunt necesare dispozitive de creare a semnturii electronice care
ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii4:
a) datele de creare a semnturii, utilizate pentru generarea acesteia, s poat aprea
numai o singur dat i confidenialitatea acestora s poat fi asigurat;
b) datele de creare a semnturii, utilizate pentru generarea acesteia, s nu poat fi
deduse;

4
Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, privind semnatur electronic

15
 c) semntura s fie protejat mpotriva falsificrii prin mijloacele tehnice disponibile la
momentul generrii acesteia;
d) datele de creare a semnturii s poat fi protejate n mod efectiv de ctre semnatar
mpotriva utilizrii acestora de ctre persoane neautorizate;
e) s nu modifice datele n form electronic, care trebuie s fie semnate, i nici s nu
mpiedice ca acestea s fie prezentate semnatarului nainte de finalizarea procesului
de semnare;
Dispozitive de creare a semnturii electronice:
SmartCard-urilor, dispozitive asemntoare cardurilor bancare, care ns au
nmagazinate informaiile necesare utilizrii semnturii electronice.
e-Token, mai mic i mai uor de transportat. E util celor care posed un laptop si
care se deplaseaz frecvent. Ambele dispozitive se conecteaz la portul USB al
calculatorului.

2.6 Tipuri de acte de studii, documente colare i financiar contabile

La nivelul unitii de nvmnt se deosebesc dou tipuri de documente manageriale care

asigur un management eficient al unitii colare:
a) documente de diagnoz;
b) documente de prognoz.
Documentele de diagnoz ale unitii de nvmnt sunt:
a) rapoartele semestriale asupra activitii desfurate;
b) raportul anual asupra activitii desfurate;
c) rapoartele ale comisiilor i compartimentelor din unitatea de nvmnt preuniversitar;
d) raportul de autoevaluare intern a calitii;
Documentele de prognoz ale unitii de nvmnt sunt:
a) proiectul de dezvoltare instituional (PDI);
b) programul managerial (PM);
c) planul operaional (PO);
d) programul de dezvoltare a sistemului de control managerial intern (SCMI).
Este important de tiut c proiectul de dezvoltare instituional, PDI, se realizeaz pe o
durat de 5 ani, programul managerial, PM, se realizeaz pe o durat de un an colar, planul
operaional, PO, se realizeaz semestrial iar programul de dezvoltare a sistemului de control
managerial intern SCMI anual.
n scopul optimizrii managementului unitii de nvmnt, directorul poate elabora i alte
documente.
16
 Proiectul de dezvoltare instituional constituie documentul de prognoz pe termen lung al
unitilor din nvmntul precolar, primar, gimnazial, liceal filiera teoretic i vocaional i se
elaboreaz de ctre o echip coordonat de ctre director i va conine:
a) prezentarea unitii de nvmnt preuniversitar: istoric i starea actual a resurselor umane,
materiale, relaia cu comunitatea local i schema organizatoric;
b) analiza de nevoi alctuit din analiza mediului intern (SWOT) i analiza mediului extern
(PEST);
c) viziunea, misiunea i obiectivele strategice ale unitii de nvmnt preuniversitar;
d) planul de dezvoltare conine planificarea tuturor activitilor unitii de nvmnt
preuniversitar, fiind structurat astfel: funcia managerial, obiective, termen, stadiu de
realizare, resurse necesare, responsabiliti, indicatori de performan i evaluarea anual;
e) planul operaional al etapei curente.
Proiectul de dezvoltare instituional se avizeaz de ctre consiliul profesoral i se aprob de
consiliul de administraie.
Pentru unitile de nvmnt preuniversitar profesional i tehnic, n baza ghidului de
elaborare emis de ctre Centrul Naional de Dezvoltare al nvmntului Profesional i Tehnic, se
elaboreaz planul de aciune al colii, PAS, care este parte a proiectului de dezvoltare al unitii de
nvmnt preuniversitar profesional i tehnic. Acest plan are ca scop corelarea ofertei n educaie
i formare profesional cu nevoile de dezvoltare socio-economic la nivelul ariei de aciune.
Programul managerial se elaboreaz de ctre director i constituie documentul de prognoz
pe termen scurt de un an. Acesta conine adaptarea direciilor de aciune ale ministerului i
inspectoratului colar judeean/ inspectoratul colar al municipiului Bucureti, precum i a
obiectivelor strategice ale proiectului de dezvoltare instituional, la contextul unitii de nvmnt
preuniversitar Programul managerial se avizeaz de ctre consiliul de administraie i se prezint
consiliului profesoral.
n cazul unitilor de nvmnt preuniversitar la care exist prevzut i postul de directorul
adjunct, ocupantul acestuia va ntocmi propriul plan managerial conform fiei postului n
concordan cu planul managerial al directorului i cu proiectul de dezvoltare instituional.
Planul operaional este elaborat de ctre director, pentru o perioad de un semestru i
conine operaionalizarea obiectivelor programului managerial precum coreciile/mbuntirile
aduse acestuia, corespunztor etapei respective. n mod asemntor, directorul adjunct va ntocmi
propriul plan operaional conform fiei postului n concordan cu planul operaional al directorului.
Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial este realizat anual de ctre
director i conine atribuii concrete de control: cine controleaz, ce controleaz, cnd controleaz,
cum se finalizeaz controlul i termenul de raportare ctre consiliul de administraie.

17
 n conformitate cu prevederile Ordinului 946/2005 privind aprobarea codului controlului
intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat i actualizat, controlul intern reprezint
ansamblul politicilor i procedurilor concepute i implementate de ctre managementul i
personalul entitii publice, n vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea
obiectivelor entitii publice ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor externe
i a politicilor i regulilor managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i
depistarea fraudelor i greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i producerea n timp util
de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management.
Rolul controlului intern este de a contribui la buna desfurare a activitii unitii de
nvmnt, asigurarea unei gestiuni financiare, cu respectarea legalitii, regularitii,
economicitii, eficacitii i eficienei n utilizarea fondurilor publice precum i n administrarea
patrimoniului public.
Aportul SCMI const n promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv
i eficient n cadrul entitii publice.
Activitile de control intern se structureaz pe obiectivele aciunii stabilite de management,
n scopul de a evalua eficacitatea implementrii politicilor, programelor i aciunilor n vederea
mbuntirii continue a acestora.
Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial este prezentat consiliului
profesoral. Activitatea de control intern este organizat i funcioneaz n cadrul comisiei de
control managerial intern, subordonat directorului unitii de nvmnt preuniversitar.
n scopul optimizrii managementului unitii de nvmnt preuniversitar, directorul poate
elabora i alte documente:
a) Proceduri operaionale prin care se stabilesc etapele ce trebuie parcurse, succesiv i
obligatoriu de ctre personalul unitii de nvmnt preuniversitar, cu privire la o anumit
activitate;
b) Decizii care sunt instrumentele de exercitare a managementului cu caracter obligatoriu,
normativ cu urmri imediate asupra activitii personalului din subordine;
c) Note de serviciu emise de ctre director i nregistrate n secretariatul unitii de nvmnt
preuniversitar, pentru ndeplinirea unei sarcini, n afara celor prevzute n fia postului i a
anexelor acesteia.
n activitatea managerial desfurat de ctre conducerea unitii de nvmnt pe lng
documentele enumerate anterior, directorul utilizeaz i alte documentele manageriale:
a) statul de funcii/de personal;
b) organigrama unitii de nvmnt preuniversitar;

18
 c) regulamentul intern al unitii de nvmnt;
d) schemele orare ale unitii de nvmnt;
e) fiele de evaluare a activitii personalului didactic n vederea acordrii calificativelor anuale;
f) planul de colarizare aprobat;
g) dosarul cu instrumentele interne de lucru ale directorului pentru ndrumare i control/programe
operative sptmnale;
h) dosarul privind sigurana n munc;
i) dosarul privind protecia civil;
j) programele de cooperare i parteneriat locale, naionale i internaionale.
Consiliului de administraie al unitii de nvmnt n activitatea derulat, utilizeaz o serie
de documente. Acestea sunt:
a) tematica i graficul edinelor consiliului de administraie;
b) convocatoarele consiliului de administraie;
c) registrul de procese - verbale al consiliului de administraie;
d) documentele privind evaluarea personalului;
e) dosarul privind rspunderea disciplinar i material a personalului.
f) dosarul hotrrilor adoptate, semnate de preedintele de edin i nregistrate la secretariat.
Documentele utilizate de ctre Consiliului profesoral al unitii de nvmnt n activitatea
derulat sunt:
a) tematica i graficul edinelor consiliului profesoral; opiniile cadrelor didactice privind
problematica abordat de consiliul profesoral;
b) convocatoare ale consiliului profesoral;
c) registrul de procese - verbale al consiliului profesoral, nsoit de dosarul cu anexele proceselor-
verbale.
De menionat este faptul c toate aceste documente trebuie s respecte prevederile art.7 din
Legea Arhivelor nr. 16/1996 care afirm: Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern,
precum i a celor ieite, potrivit legii.. Anual documentele se grupeaz n uniti arhivistice,
potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv,
care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii. Documentele se depun la
depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i
proces-verbal de predare-primire, potrivit Legii Arhivelor nr. 16/1996.
n sistemul naional de nvmnt, actele de studii i documentele colare oficiale,
nominalizate prin Regulamentul privind regimul actelor de studii i al documentelor colare
gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar, aprobat prin OMECTS nr. 5565 /07.10.2011, se

19
ntocmesc numai n limba romn, folosindu-se alfabetul latin, n conformitate cu prevederile art.
10 alin. (4) din Legea educaiei naionale nr. 1/2011. Este interzis s se fac tersturi, rzuiri,
acoperire cu past corectoare, prescurtri i/sau adugri n actele de studii i n documentele
colare.
Conform prevederilor Regulamentului privind regimul actelor de studii i al documentelor
colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar, n sistemul naional de nvmnt
preuniversitar se emit, ncepnd cu anul colar 2011 - 2012, urmtoarele acte de studii:
a) certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenii nvmntului de 8
ani, promoiile de pn n anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale -
nvmnt seral/frecven redus;
b) certificat de absolvire a colii de arte i meserii, pentru absolvenii nvmntului special i
pentru absolvenii Programului educaional tip "A doua ans";
c) certificat de calificare profesional nivel 1;
d) certificat de absolvire a anului de completare;
e) certificat de calificare profesional nivel 2;
f) certificat de calificare profesional, pentru absolvenii nvmntului profesional;
g) certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului;
h) certificat de absolvire a liceului;
i) diplom de bacalaureat;
j) diplom de merit, pentru absolvenii care au promovat toate clasele din intervalul IX -
XII/XIII cu medii generale de minimum 9,50, iar la examenul de bacalaureat au obinut
media 10;
k) certificat de calificare profesional nivel 3;
l) certificat de competen lingvistic de comunicare oral n limba romn;
m) certificat de competen lingvistic de comunicare oral n limba matern;
n) certificat de competen lingvistic ntr-o limb de circulaie internaional;
o) certificat de competene digitale nsoit de suplimentul descriptiv;
p) atestat de competene profesionale, pentru absolvenii ciclului superior al liceului - filiera
teoretic i vocaional;
q) certificat de competene profesionale, pentru absolvenii colii postliceale/de maitri;
r) atestat de pregtire psiho-pedagogic;
s) diplom de absolvire a nvmntului gimnazial, ncepnd cu absolvenii nvmntului
gimnazial promoia 2016.
Actele de studii menionate anterior sunt eliberate numai de ctre unitile de nvmnt
acreditate.

20
 Responsabilitatea completrii, eliberrii i anulrii actelor de studii i a duplicatelor revine
directorului i secretarului-ef/secretarului unitii de nvmnt acreditate. Actele de studii se
elibereaz n original sau duplicat. Actele de studii eliberate sunt trecute n Registrul unic de
eviden a formularelor actelor de studii, care devine document colar cu regim special, dup
completarea cu datele de identificare ale elevului, att la nivelul inspectoratelor colare, ct i al
unitilor de nvmnt care gestioneaz acte de studii.
Conform prevederilor aceluiai regulament, documentele colare sunt:
a) registrul matricol;
b) catalogul clasei;
c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;
d) cataloagele pentru examenele de corigene i diferene;
e) portofoliul educaional al elevului;
f) suplimentul descriptiv;
g) foaia matricol, care se elibereaz numai la cerere;
h) adeverina de studii/adeverina de absolvire;
i) registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii.
j) carnetul de elev care reprezint documentul de coresponden ntre unitatea de nvmnt
i familia elevului.
Unitile de nvmnt care au autorizaie de funcionare provizorie gestioneaz
documentele colare menionate pe formulare tipizate eliberate de inspectoratele colare.
Responsabilitatea ntocmirii, modificrii, eliberrii i anulrii documentelor colare revine
directorului i secretarului-ef/secretarului unitii de nvmnt acreditate sau cu autorizaie de
funcionare provizorie, dirigintelui sau titularului de disciplin, n condiiile prevzute de
Regulamentul privind regimul actelor de studii i al documentelor colare gestionate de unitile de
nvmnt preuniversitar. Dup ncheierea anului colar, toate documentele colare se pstreaz i
se arhiveaz la unitatea de nvmnt cu personalitate juridic.
Registrul matricol, dup completarea procesului-verbal, tiprit pe ultima sa pagin, se
arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar emitent, cu termen de pstrare permanent.
Catalogul clasei, dup completarea procesului-verbal, tiprit pe ultima sa pagin, se
arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar emitent, cu termen de pstrare permanent.
Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor devine document colar cu regim
special, dup completare se arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar
organizatoare/emitent, cu termen de pstrare permanent.
Aceleai prevederi se aplic n mod corespunztor n cazul cataloagelor pentru examenele de
corigen i de diferene, care au rubricaii specifice. Termenul de pstrare n arhiva unitii de

21
nvmnt cuprinde toat durata studiilor elevului.
Foaia matricol se ntocmete, pe baza nregistrrilor din registrul matricol, prin copierea
exact a datelor, fr rotunjiri iar eliberarea acestora se consemneaz n Registrul unic de eviden a
formularelor actelor de studii.
Unitile de nvmnt preuniversitar particular acreditate sau cu autorizaie de funcionare
provizorie elibereaz foi matricole ntocmite i semnate de conducerea acestora, pe care se aplic
tampila proprie.
Adeverinele de studii i adeverinele de absolvire sunt documente colare care se deosebesc
de celelalte documente prin faptul c se elibereaz solicitanilor pe baz de cerere, cu specificarea
destinaiei i a termenului de valabilitate, i nu au caracter de regim special.
Adeverinele de studii i adeverinele de absolvire se completeaz pe baza datelor din
registrul matricol, se semneaz de ctre directorul/directorul-adjunct i de secretarul-ef/secretarul
unitii de nvmnt, se tampileaz, primesc numr i se nregistreaz n registrul de intrare-ieire
al corespondenei din unitatea de nvmnt. n registru trebuie s apar n clar numele i
prenumele/denumirea solicitantului, data solicitrii, numrul, data i persoana pe numele creia se
elibereaz adeverina, numele n clar i semntura persoanei care a completat i a eliberat
documentul.
Prin adeverina de studii se precizeaz faptul c titularul a finalizat unul sau mai multe/muli
semestre/ani de studiu, c a parcurs anumite materii i se indic mediile obinute.
Adeverina de studii se elibereaz elevilor, prinilor/reprezentanilor legali, mputerniciilor
acestora sau la solicitarea scris a unor uniti de nvmnt ori a altor persoane juridice, aprobat
de directorul unitii de nvmnt. Pentru orice alte solicitri, conducerea unitii de nvmnt va
elibera o adeverin simpl. Termenul de valabilitate al adeverinei de absolvire este de 15 zile de la
data eliberrii.
Documentele colare pot fi tiprite numai pe hrtie de calitate, astfel nct s asigure
pstrarea nscrisurilor o perioad de timp foarte ndelungat, de regul 70 - 100 de ani, cu
respectarea, n mod obligatoriu, a modelului i coninutului aprobate anual de minister.
Inspectorii colari generali sunt obligai s asigure controlul sistematic al activitii de
gestionare, ntocmire, eliberare a actelor de studii i a celorlalte documente colare, pstrare i
arhivare a acestora. Inspectoratul colar, prin gestionar, pred pe baza unui proces-verbal de
predare-primire, delegailor mputernicii ai unitilor de nvmnt formularele actelor de studii, n
concordan cu necesarul de imprimate pentru promoia anului respectiv.
La nivelul unitii de nvmnt, pe baza aceluiai proces-verbal de predare-primire,
secretarul/secretarul-ef nregistreaz toate formularele actelor de studii primite n Registrul unic de
eviden a formularelor actelor de studii.

22
 Pstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate i
neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de eviden, precum i a documentelor -
mputerniciri speciale, delegaii, procese-verbale etc. - pe baza crora au fost primite/predate sau
eliberate imprimatele se face n dulapuri metalice, n condiii de securitate deplin, cu termen de
pstrare permanent.
Diplomele, certificatele, atestatele, foile matricole sau alte documente referitoare la situaia
colar a titularilor decedai se pstreaz n arhiva colii.
Directorii unitilor de nvmnt asigur baza material necesar i rspund de organizarea
i desfurarea corespunztoare a activitii de ntocmire i pstrare a documentelor colare, precum
i de eliberare a actelor de studii.
Formularele actelor de studii necompletate existente n unitile de nvmnt de stat sau
particular, care nu au fost procurate prin inspectoratele colare, achiziionate dup 1995, se anuleaz
i se caseaz.
La schimbarea directorului sau a persoanei mputernicite cu gestionarea actelor de studii
dintr-o unitate de nvmnt n cadrul creia sunt gestionate formulare ale actelor de studii, toate
aceste tipizate, inclusiv documentele de eviden, se predau cu proces-verbal noului director i
persoanei numite pentru a ndeplini sarcinile prevzute de prezentul regulament, menionndu-se, n
mod obligatoriu, denumirea actelor aflate n gestiune, seria i numrul lor, mpreun cu procesele-
verbale de predare-primire anterioare.
Predarea-primirea se face prin redactarea unui proces-verbal, n dou exemplare, n prezena
unui reprezentant al inspectoratului colar, desemnat de ctre inspectorul colar general. Un
exemplar al procesului-verbal se nainteaz inspectoratului colar.
La sfritul fiecrui an colar, dar nu mai trziu de 1 octombrie, directorul unitii de
nvmnt verific modul de eliberare i gestionare a actelor de studii i stabilete stocul acestora.
Toate aceste elemente sunt menionate ntr-un proces-verbal, a crui copie este naintat
inspectoratului colar.
Unitile de nvmnt preuniversitar particulare autorizate comand documentele colare
numai prin intermediul inspectoratului colar n a crui raz de activitate funcioneaz.
La intervale de timp de 10 ani, la nivelul inspectoratelor colare se constituie, prin decizie a
inspectorului colar general, comisii care pot hotr, pe baz de proces-verbal, casarea formularelor
pentru actele de studii necompletate aflate n stoc. Unitile de nvmnt prezint la inspectoratele
colare actele de studii necompletate propuse pentru casare, pe baz de proces-verbal, n baza cruia
se descarc de gestiune.
Procesele-verbale de casare se ntocmesc n 3 exemplare i cuprind, n mod obligatoriu,
urmtoarele date: felul formularului actului de studii, seria i numrul fiecrui formular sau act

23
propus pentru casare, modul n care a fost casat, data ntocmirii, semnturile descifrabile ale
membrilor comisiei.
Termenul de pstrare a documentelor colare menionate poate fi modificat prin
nomenclatorul documentelor create i deinute de unitile de nvmnt aprobat de direcia
judeean a Arhivelor Naionale.
Termenul de pstrare a documentelor colare menionat n prezentul regulament poate fi modificat
prin nomenclatorul documentelor create i deinute de unitile de nvmnt din cadrul
inspectoratului colar aprobat de direcia judeean a Arhivelor Naionale.
Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului organizeaz anual instruiri, precum i
aciuni de control privind modul n care sunt procurate, nregistrate, pstrate, completate i eliberate
actele de studii i documentele colare.
Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele
naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste, instituiile publice, asociaiile i celelalte
persoane juridice cu i fr scop patrimonial, precum i persoanele fizice care desfoar activiti
productoare de venituri subunitile fr personalitate juridic, cu sediul n strintate, care aparin
persoanelor cu sediul sau domiciliul n Romnia, precum i subunitile fr personalitate juridic
din Romnia care aparin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul n strintate, conform
prevederilor art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat au obligaia pstrrii n arhiva lor
a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum i a documentelor
justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitate.
Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, consemneaz
operaiunile economico-financiare, n momentul efecturii lor, n documente justificative, pe baza
crora se fac nregistrri n contabilitate (jurnale, fie i alte documente contabile, dup caz).
Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale:
denumirea documentului;
denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care
ntocmete documentul;
numrul documentului i data ntocmirii acestuia;
menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare (cnd este
cazul);
coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al
efecturii acesteia;
datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate, dup caz;

24
 numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea
operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv
i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz;
alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate.
Documentele justificative sunt acele documente care stau la baza nregistrrilor n
contabilitate i pot dobndi calitatea de document numai n condiiile n care furnizeaz toate
informaiile prevzute de normele legale n vigoare.
n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i
elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv forma juridic, codul unic de nregistrare
i capitalul social, dup caz.
Documentele justificative provenite din tranzacii/operaiuni de cumprare a unor bunuri de
la persoane fizice, pe baz de borderouri de achiziii, pot fi nregistrate n contabilitate numai n
cazul n care se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective5. n conformitate cu
prevederile Legii nr. 82/1991, republicat, contabilitatea se ine n limba romn i n moneda
naional. Documentele contabile, jurnale, fie etc., care servesc la prelucrarea, centralizarea i
nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative, ntocmite
manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, trebuie s
cuprind elemente cu privire la:
felul, numrul i data documentului justificativ;
sumele corespunztoare operaiunilor efectuate;
conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare;
semnturile pentru ntocmire i verificare, dup caz.
Regimul juridic al documentelor n form electronic, ce conin date privind operaiunile
economice de schimb sau vnzare de bunuri ori servicii ntre persoane care emit i primesc facturi,
bonuri fiscale sau chitane n form electronic, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind
nregistrarea operaiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile i chitanele n form
electronic, emise fr ndeplinirea condiiilor prevzute de legea mai sus menionat, nu au
calitatea de document justificativ, n nelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat.
n documentele justificative i n cele contabile nu sunt admise tersturi, modificri sau alte
asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acestea sau file
lips. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu pix cu past sau prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, dup caz. Erorile se corecteaz prin tierea
cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie
textul sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele documentului i se confirm prin
5
Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat

25
semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ, menionndu-se i data
efecturii corecturii. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele
pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, ori al altor documente pentru
care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul ntocmit greit se anuleaz i
rmne n carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz
operaii de predare-primire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin
semntur, att a predtorului, ct i a primitorului. n cazul completrii documentelor prin
utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, corecturile sunt admise numai
nainte de prelucrarea acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut
modificarea. Documentele prezentate n listele de erori, anulri sau completri (pe baza crora se
fac modificri n fiiere sau n baza de date a unitii) trebuie s fie semnate de persoanele
mputernicite de conducerea unitii.
n vederea nregistrrii n jurnale, fie i n celelalte documente contabile a operaiunilor
economico-financiare consemnate n documentele justificative, potrivit formelor de nregistrare n
contabilitate utilizate de uniti, se poate face contarea documentelor justificative, indicndu-se
simbolurile conturilor sintetice i analitice, debitoare i creditoare, n conformitate cu planul de
conturi general aplicabil.
nregistrrile n contabilitatea sintetic i analitic se fac pe baz de documente justificative,
fie document cu document, fie pe baza unui centralizator n care sunt nscrise mai multe documente
justificative al cror coninut se refer la operaiuni de aceeai natur i perioad. n cazul
operaiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n
contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note justificative sau note de
calcul, dup caz.
n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de
contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota de contabilitate de stornare se
menioneaz documentul, data i numrul de ordine ale operaiunii care face obiectul stornrii.
Corectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate
ntocmite n acest scop.
nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor
dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i
analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de nregistrare n contabilitate.
nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau utilizndu-se sistemele informatice de
prelucrare automat a datelor.
Registrele de contabilitate i formularele financiar-contabile pot fi adaptate n funcie de
specificul i necesitile persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, cu

26
condiia respectrii coninutului de informaii i a normelor de ntocmire i utilizare a acestora.
Acestea pot fi pre - tiprite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a
datelor.
Numrul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevzut n
prezentele norme metodologice, n condiiile n care procedurile proprii privind organizarea i
conducerea contabilitii impun acest lucru. n situaia n care activitatea de ntocmire a
documentelor justificative i financiar-contabile este ncredinat n baza unui contract de prestri
de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de ntocmire i utilizare a
formularelor respective se adapteaz n mod corespunztor, fiind obligatoriu s se prevad n
contract clauze referitoare la ntocmirea i utilizarea formularelor n aceste condiii.
Se pot stabili norme proprii de ntocmire i utilizare a formularelor financiar-contabile, cu
condiia ca acestea s nu contravin reglementrilor legale n vigoare.
Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor asigura un regim intern
de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:
persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin
decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privind
alocarea i gestionarea numerelor aferente;
fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie, dup caz, numr sau serie ce
trebuie s fie secvenial(), stabilit() de societate. n alocarea numerelor se va ine cont de
structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor emite proceduri proprii
de stabilire i/sau alocare de numere ori serii, dup caz, prin care se va meniona, pentru
fiecare exerciiu financiar, care este numrul sau seria de la care se emite primul document.
Registrele i documentele justificative i contabile sunt pstrate la domiciliul fiscal sau la
sediile secundare, dup caz. Registrele i documentele justificative i contabile arhiveaz, n baza
unor contracte de prestri de servicii, de ctre alte persoane juridice romne care dispun de condiii
corespunztoare.
Rspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile, n acest caz, revine
administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii
beneficiare.

27
NTREBRI I APLICAII

1. Enumerai resursele specifice sistemului de nvmnt.

2. Care sunt documente manageriale de diagnoz/prognoz dintr-o unitate de nvmnt?
3. Care sunt, n opinia dumneavoastr diferenele dintre documentele colare, definite conform
OMECTS nr. 5565/2011 i restul documentelor elaborate ntr-o unitate de nvmnt?
4. Conform prevederilor Regulamentului privind regimul actelor de studii i al documentelor
colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar, n sistemul naional de
nvmnt preuniversitar se emit, ncepnd cu anul colar 2011 - 2012, enumerai actele de
studii eliberate de o unitate de nvmnt
5. Conform prevederilor Regulamentului privind regimul actelor de studii i al documentelor
colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar, n sistemul naional de
nvmnt preuniversitar se emit, ncepnd cu anul colar 2011 - 2012, enumerai
documentele colare ntr-o unitate de nvmnt.
6. Ce elemente principale trebuie s cuprind documentele justificative contabile?
7. Ce elemente trebuie s cuprind documentele contabile, jurnale, fie etc., care servesc la
prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n
documentele justificative, ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare automat a datelor?
8. Elaborai un Plan de Dezvoltare Instituional al unitii de nvmnt al crei titular
suntei.

28
BIBLIOGRAFIE

Armstrong, M. Managementul resurselor umane, Bucureti, Ed. CODECS, 2003;

Constantin, T., Evaluarea psihologic a personalului Iai, Polirom, 2004;
Cornescu, V., Mihilescu, I., Stanciu, S., Management: pentru uzul studenilor, Bucureti,
Editura Actomi, 1997;
Cristea, S., Managementul organizaiei colare, Bucureti, EDP, 1996;
Jinga, I.Managementul nvmntului, Editura Aldin, Bucureti, 2001;
Lefter, V., Manolescu, A.,Managementul resurselor umane Bucureti, EDP, 1995;
Lefter, V., Marinca,C., Nica Elvira., Fundamente ale managementului resurselor Umane,
Bucureti, Ed. Economic, 2007;
Mathis, R.L., Managementul resurselor umane, Bucureti, Ed. Economic, 1997;
Neacu, I.Profilul calitativ al managerului colar i de resurse umane-repere orientative,
valori psihologice, instrumente, 2005;
Niculescu, Rodica., Managementul resurselor umane n educaie. Teorie i aplicaie, Alba
Iulia, Ed. Aeternitas, 2007;
Zlate, M., Leadership i management, Iai, Polirom, 2004;
Ezechil, L., Comunicarea educaional n context colar, Editura Didactic i Pedagogic,
Bucureti, 2002;
Iucu, Romi, 2001, Instruirea colar,perspective teoretice i aplicative, Editura Polirom,
Iai
Marinescu, V., Introducere n teoria comunicrii. Principii, modele, aplicaii., Bucureti,
Editura Tritonic, 2003;
oitu, L., Pedagogia comunicrii, Iai, Institutul European, 2001;
Sorin Cristea, Managementul organizaiei colare , Editura Polirom Iai, 2000;
Regulamentului privind actele de studii i al documentelor colare gestionate de
nvmntul preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C.T.S. nr. 5565 din 31 octombrie 2011;
Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat;
Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic;
DECIZIE Nr. 1130 din 19 noiembrie 2008 privind normele tehnice i metodologice pentru
aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic;
Legea nr. 260/2007 privind nregistrarea operaiunilor comerciale prin mijloace electronice.
James Boyle, A good Electronic Document Management System can bring together
document storage, workflow, and indexing, 1997;

29
 Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, privind semntur electronic;
Optical Digital Image Storage System, 1991, by National Archives and Records
Administration;
Romeo Mihai Pavelescu, Metodologie de proiectare a unui sistem de gestiune si arhivare
electronica a documentelor, Revista Informatic Economica, nr. 2(26)/2003;
Romeo Mihai Pavelescu,Arhivarea electronica a documentelor, Revista Informatic
Economic, nr. 10/1999;

30