1

Managementul documentelor - Introducere

mrturie servind la cunoaterea unui fapt real actual sau din

CUPRINS
Introducere...........................................................................1
Redefinirea documentului ................................................1
Documente interactive .....................................................1
Biroul fr hrtie? ............................................................2
Managementul cunotinelor................................................2
Documentele - esena afacerii ..............................................2
Ce ar trebui sa se neleag prin Managementul
documentelor?....................................................................2
Caracteristici ale sistemelor de management al
documentelor .......................................................................2
Funciile sistemelor de management al documentelor .........3
Avantaje ale sistemelor de management al documentelor....3
Tipuri de aplicaii ale sistemului de management al
documentelor .......................................................................3
Biblioteci de documente ..................................................3
Aplicaii de flux (workflow) ............................................3
Funcionalitile de baz ale unui sistem pentru
managementul documentelor ...............................................3
trecut" (DEX ediia a II-a 1996, Editura Univers
Enciclopedic). Pentru muli, pe scurt, un document este o foaie
de hrtie pe care e scris ceva important, ce poate fi o
informaie.
Astzi, tehnologiile integrate, puternice, pe care le avem
permit o redefinire a documentului: "orice pachet de date
structurate care poate fi folosit ca informaie". Adic un
document poate fi aproape orice: holograme, CD-ROM-uri,
secvene video. Esenial este c documentul va fi definit chiar
de autorul su. n clipa n care autorul l numete document,
este document.
Un document tipic devine o compoziie cu text i elemente
multimedia, tiprit mult mai rar ca nainte. Documentul poate
fi citit, vizualizat, auzit simultan pe dispozitive wireless
portabile sau pe echipamente de birou.
Cu ajutorul documentului se pot realiza tranzacii de oriunde,
fr constrngeri de spaiu i timp.
Documente interactive
Documentul ne ajut mult mai mult n prezent ca nainte s
crem noi relaii, prin posibilitatea de a-l particulariza n
concordan cu dorinele destinatarului. Apoi mai exist i
varianta de document interactiv. Acest lucru ofer autorului
posibilitatea de a diversifica accesul, coninutul i modalitatea

Metode tip ROI sau TCO ce pot fi aplicate in cazul

soluiilor de sistemului de management al documentelor.....4
Soluia eDoc pentru Managementul Documentelor .............4
Studiu de caz - flux de cereri de avans si deconturi .......4

Introducere
Documentele sunt elemente cheie pentru succesul firmelor de
azi. Odat ce am intrat n secolul 21 probabil c documentele
vor deveni esena ntregii afaceri. Pe msur ce tehnologiile se
dezvolt, este de ateptat ca documentele s mbrace noi forme
i s ofere noi posibiliti de comunicare. Ne putem ntreba
justificat ce ne rezerv viitorul n privina documentelor? Figura 1 Birou fr hrtie ?

de transmitere a documentului, n funcie de destinatar.

Redefinirea documentului
Noile structuri de administrare, noile tehnici i strategii vor fi
nainte de revoluia digital, documentul nu era altceva dect
efectul adoptrii unui marketing de tipul unu la unu.
ceea ce definea dicionarul: "act prin care se adeverete, se
Documentul viitorului va sprijini comunicarea i colaborarea
constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un drept, se
n sensul mririi eficienei i a gradului de satisfacie n munca
recunoate o obligaie; text scris sau tiprit, inscripie sau alt
noastr. De asemenea, documentele ne-ar putea permite s
construim mai multe medii de comunicare conectate ntre ele.

Prof. Vasile Baltac


Biroul fr hrtie?
O conectare global prin intermediul documentelor nu va avea
ca efect obligatoriu apariia birourilor fr hrtie (paperless
office). Tehnologiile care ne permit s administrm i s
gestionm documente, fr necesitatea de a le tipri, cresc
semnificativ cantitatea de informaie nglobat n documentele
unei firme, aceasta putndu-se dubla chiar anual. Dar n ciuda
conversiilor digitale a documentelor, cantitatea de hrtie
consumat n firme este n cretere an de an.
Se mai afirm c "biroul fr hrtie" are anse de existen
graie tehnologiei de "tiprire la cerere", care nseamn un soi
de tiprire a documentelor atunci cnd se cere acest lucru,
eliminndu-se astfel necesitatea de a se tipri de pild un
ntreg inventar deoarece tocmai au aprut anumite actualizri.
C aceast tehnologie se va numi "tiprire la cerere" sau, dup
alte propuneri, "tiprire la nevoie" are mai puin importan.
Mult mai important este tehnologia n sine, de care vom tot
auzi n urmtorii ani. Potenialul real al tipririi la cerere este
tocmai posibilitatea de a tipri ceea ce este necesar, atunci
cnd este nevoie. Utilizatorul documentului are posibilitatea de
a asambla doar informaia de care are nevoie i s tipreasc
astfel documentul, cnd are nevoie. Valoarea economic n
birouri a acestui concept va putea fi observat i printr-o
simpl privire spre coul de hrtii.
Managementul cunotinelor
Managementul cunotinelor este un alt aspect important legat
de documentele viitorului, cu toate c nu exist o adeziune
global n ceea ce privete definiia managementului
cunotinelor. Oricum, aproape orice implementare de
management al cunotinelor se bazeaz pe o tehnologie
Figura 2 Fluxul documentelor ntr-o organizaie
inteligent. Fie c aplicaiile sunt destinate lucrului n
colaborare sau partajrii cunotinelor, acestea sunt
dependente de tehnologiile din spatele documentelor, cum sunt
managementul coninutului, crearea de legturi ntre
documente sau uneltele pentru bazele de date integrate
destinate magaziilor de date sau mineritul datelor.
2
Documentele - esena afacerii
Este greu de subestimat importana documentelor. Organizaia
este structurat n jurul acestora: teancuri de scrisori, copii
dup diverse documente, rafturi pline cu dosare, cutia potal
plin de mesaje electronice - sunt doar cteva exemple. Iar
ntreaga activitate a firmei este organizat n jurul acestor
documente. S amintim de contractele aranjate n raft, la
bazele de date din departamentul TI i la tranzaciile diverse.
Afacerea poate fi definit ca o arhitectur de documente. De
aceea, putem spune c documentele reprezint esena ntregii
afaceri.
Dar o simpl analiz a problemelor legate de fluxul manual de
documente (figura 1) arat dificultile managementului clasic
de documente n condiiile unei organizaii moderne.
Ce ar trebui sa se neleag prin Managementul
documentelor?
Managementul Documentelor reprezint un sistem informatic
care permite circulaia (pentru informri, aprobri sau
modificri), stocarea i regsirea documentelor aflate in orice
format electronic, cu facilitai de conectare la alte sisteme
informatice sau dispozitive electronice (de exemplu, prin
conectarea la dispozitive de scanare pot fi introduse automat in
sistem documentele pe hrtie).
Statisticile arat c pentru ncheierea unei tranzacii, n prezent
sunt necesare de dou ori mai multe documente dect n urm
cu cinci ani. Introducerea unui sistem de asigurarea calitii
(condiie obligatorie pentru companiile care doresc s se
ncadreze standardelor europene), aduce cu sine un volum
impresionant de documente care trebuie s circule n interiorul
firmei sau n relaiile cu partenerii.
Sistemul de management al informaiilor i documentelor prin
care s se:
! Transmit informaia exact
! exact oamenilor care trebuie
! atunci cnd ei au nevoia de ea
! asigure deplina siguran a informaiilor
! urmreasc permanent stadiul deciziilor i
instruciunilor transmise
Caracteristici ale sistemelor de management al documentelor
Un sistem performant de management al documentelor:
! implementeaz rapid fluxuri de documente
! este flexibil la orice structur organizaional
! are un grad nalt de securitate
! este adaptabil la orice tip de document
! este conectabil la alte aplicaii
! prezint uurin n exploatare
! este scalabil la dezvoltri ulterioare

Funciile sistemelor de management al documentelor
Sistemele de management al documentelor asigur:
! Alocarea unui numr unic de nregistrare fiecrui
document
! Stabilirea locului unde se afl fiecare document activ
! Urmrirea ntregului ciclu de via al unui document
! personalul nsrcinat cu recepia acestuia
! momentul la care a fost recepionat
! persoana care rspunde de avizarea/rspunsul
! formulat
! data la care rspunsul/avizarea au fost finalizate
Avantaje ale sistemelor de management al documentelor
Spre deosebire de sistemele manuale sistemele automate de
management al documentelor:
! Stocheaz informaiile legate de document ntr-un
singur loc
! Permit accesul rapid la locul n care se afl documentul
n organizaie
! Informeaz privind stadiul de avizare (rezoluie) n care
se afl un document
! Urmresc timpul necesar finalizrii unei avizri
(rezoluii) i cele care au depit acest termen
! Vizualizeaz numrul de documente intrate zilnic,
sptmnal i lunar
Tipuri de aplicaii ale sistemului de management al
documentelor
Biblioteci de documente
Element central al unui sistem de management de documente,
bibliotecile de documente conin:
! Documente relative la un proiect
! Proceduri ale sistemului calitii, manualul calitii
! Norme, proceduri, regulamente care trebuiesc
consultate de personal
! Documente interne etc.
Aplicaii de flux (workflow)
Documentele ntr-o organizaie nu sunt statice. Ele sunt create,
modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele
de management de documente conin aplicaii de flux care
determin cu precizie unde se trimite un document, dac a
ajuns la destinaie, cnd a fost redirectat i care este statutul lui
la un moment dat.
3
Figura 3 ilustreaz modul n care se face procesarea fluxurilor
de documente sub coordonarea unui administrator de
workflow.
Printre aplicaiile de flux putem aminti:
! Informaii trimise din/n sistemul intern spre informare /
aprobare
! Planuri i Rapoarte de activitate
! Referate, Note, Cereri, Cereri de Concediu, Cereri de
Transport, Cereri de Achiziii
! Generarea i publicarea de politici pentru asigurarea
calitii, a politicilor de resurse umane
! Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de
procedurile sistemului calitii, multiple aprobri
! Tratarea neconformitilor
Funcionalitile de baz ale unui sistem pentru
managementul documentelor
Figura 3 Procesarea fluxurilor de lucru
Un sistem de mangement de documente conine aplicaii uor
de utilizat, foarte intuitive si bine organizate, are un sistem
integrat de mesagerie electronica pentru comunicaii rapide i
sigure n interiorul companiei, i cu alte organizaii sau ageni
economici conectai la Internet i permite:
! Circulaia documentelor pe trasee ierarhice bine
precizate, sau definite de ctre autorul documentului, cu
posibilitatea aprobrii sau respingerii acestora;
! Crearea standardizat, distribuirea i circulaia
informaiilor i documentelor interne din companie, precum
i a celor generate n relaia cu alte organizaii, asigurndu-
se cele mai nalte standarde de securitate i confidenialitate;
! Urmrirea strii documentelor, n diferitele stadii prin
care trec acestea, evidenierea modului de rezolvare a
documentelor. Sistemul permite persoanelor autorizate din
companie s cunoasc n orice moment unde se afl un
document i care este starea acestuia, prin nregistrrile care
se fac asupra documentelor.
 4

! Posibilitatea de a obine rapid statistici i situaii ! Aplicaii care stocheaz informaii utile
privind dosarele rezolvate sau n lucru, dup stare, tip, organizaiei,
responsabili, etc.
! Aplicaii care trebuie s circule pe fluxuri bine
Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de definite sau ad-hoc.
documente prezint numeroase avantaje dup cum se poate
vedea din figura 4.
Studiu de caz - flux de cereri de avans si deconturi

Figura 3 Beneficiile fluxului automat de documente

Figura 5 Cerere de avans

Metode tip ROI sau TCO ce pot fi aplicate in cazul soluiilor
de sistemului de management al documentelor
Rezultatul implementrii unui astfel de sistem trebuie s se
vad rapid prin reducerea timpilor de distribuie i circulaie a
documentelor, reducerea timpilor de rezolvare a sarcinilor,
reducerea cheltuielilor administrative consumul hrtiei,
telefonice etc.
Cum unul din obiectivele principale a implementrii unui
astfel de sistem este creterea calitii proceselor, o msur
cuantificabil este creterea satisfaciei clienilor.
Un exemplu tipic de documente care circul ntr-o firm sunt
cererile de avans de numerar i deconturile ulterioare. Ele sunt
originate de regul de o persoan de execuie, avizate de eful
ierarhic, de contabilitate i aprobate de conductorul
organizaiei sau sucursalei.
Sistemul implementat in SoftNet automatizeaz fluxul
documentelor i reduce consumul de hrtie la minimum.

Soluia eDoc pentru Managementul Documentelor

Web eDoc, sistem de management de documente elaborat de
SoftNet, care funcioneaz pe platforma IBM/Lotus Domino,
este o soluie complet i ofer toate Funcionalitile unui
sistem performant: nregistrare, indexare, vizualizare dup
criterii multiple, cutare, workflow, arhivare de documente;
folosirea de grupuri; drepturi de acces pana la nivel de cmp
din document; integrarea cu alte sisteme informatice i
dispozitive electronice; istoricul fiecrui document. De Figura 6 List de emailuri cu cereri de aprobare cereri
menionat ca accesul serverului se poate face att prin clientul avans sau deconturi
Lotus Notes ct i prin browser Internet.
Documentul de cerere de avans spre decontare este emis
Web eDoc, este format din mai multe module din care clienii electronic de solicitant. El are o forma similar cu cel standard
i pot alege exact Funcionalitile care le sunt necesare pe hrtie (figura 5)
pentru rezolvarea problemelor specifice.
Documentul este rutat automat prin email ctre persoanele care
Folosind aceast soluie se pot utiliza aplicaii standard trebuie sa-l avizeze sau aprobe (Figura 6).
SoftNet sau specifice activitii fiecrei companii,
n caz de respingere sau cerere de refacere documentul se
! Registratur, ntoarce la emitent. Dup aprobarea cererii se tiprete chitana
de avans i casieria elibereaz numerarul. Decontul se
! Managementul relaiilor cu clienii - CRM,
ntocmete tot electronic (Figura 7).
! Cereri de Achiziii, Referate de necesitate,
Dup aprobarea decontului se tiprete borderoul pentru
! Cereri diverse, semnarea de ctre contabilitate i descrcarea posesorului de
avans. Se menioneaz c aprobarea a fost dat electronic.
 5

Traseul documentelor de cerere de avans si decont este urmrit

strict de sistem cu menionarea datei si orei exacte cnd
documentele au fost emise, avizate sau aprobate (Figura 8).
Singurele documente tiprite conform legislaiei actuale sunt

Figura 9 Rutarea documentului

Figura 7 Decont de cheltuieli

cele legate de primirea de numerar i decontare.

Utilizatorul este informat privind destinaa urmtoare a
documentului (Figura 9)
Sistemul de cereri de avans i deconturi poate fi util i prin
datele suplimentare ce le ofer. Ca de exemplu totaluri de
cereri, cereri aprobate i respinse, sume nedecontate, etc.
(Figura 10)

Figura 10 Centralizator avansuri i deconturi

Figura 8 Fluxul documentelor de cerere de avans i

decontare

Toate documentele sistemului sunt salvate periodic i pe

suport fizic CD-ROM.

. SoftNet Grup, Ianuarie 2004