PROCEDURA PRIVIND COMUNICAREA INTERN I EXTERN

1.SCOPUL

Scopul prezentei proceduri este de:

- a stabili metodele i responsabilitile pentru comunicarea ntre diferite niveluri i funcii i

comunicarea extern cu comunitatea local i alte pri interesate, n vederea transmiterii
datelor i informaiilor eseniale pentru funcionarea proceselor i a SICMSSO;

- a da asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; - de a

asigura continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; - de a sprijini
auditul i/ sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe director, n
luarea deciziei.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplic n cadrul CAA pentru:

- a face cunoscute angajailor: politica, strategiile i programele privind SICMSSO,

obiectivele i intele, procesele, cerinele, responsabilitile, autoritile i inter-relaiile din
cadrul CAA;

- a coordona desfurarea programelor i proceselor; - a asigura contientizarea, instruirea,

consultarea, participarea i motivarea personalului; - a primi documente, date i informaii
privind rezultatele obinute;

- a stabili msuri de mbuntire continu;

- a comunica, documenta i rspunde solicitrilor relevante ale tuturor prilor interesate

externe. Procedura este o procedur general care se aplic n activitatea tuturor
compartimentelor CAA

2.1. Date de intrare

cerinele legale (legi, hotrri de guvern, ordine ale minitrilor, decizii ale directorului etc)
i cerine reglementate (standarde, normative aplicabile);

procesele care se desfoar n cadrul CAA

competena personalului implicat n desfurarea activitilor;

resurse financiare alocate.

2.2. Date de ieire

Comunicri.

2.3. Indicator de performan

Zero reclamaii privind lipsa rspunsului la solicitrile prilor interesate.

3. DOCUMENTE DE REFERIN

3.1. Legea

3.2.

3.10. Regulamentul de ordine interioar a CAA

4. DESCRIEREA ACTIVITII

4.1. Generaliti

4.1.1. Prin modul de derulare stabilit n cadrul CAA, se realizeaz comunicarea intern ntre
structurile organizaiei, consultarea angajailor i comunicarea extern cu comunitatea local,
furnizorii, instituiile statului i alte pri interesate.

4.1.2. Conducerea CAA a reglementat procesul de comunicare, astfel nct s asigure

transmiterea eficace a datelor, informaiilor i deciziilor necesare desfurrii proceselor
organizaiei, prevenirii polurii i accidentelor, cunoaterii aspectelor de mediu ale pericolelor
de SSM i interveniei n caz de incident sau accident.

4.1.3. Conducerea CAA asigur comunicarea att n interiorul organizaiei, ct i cu prile

interesate din exterior i a stabilit ci i mijloace adecvate pentru asigurarea unei comunicri
eficace.

4.1.4. Prin deciziile emise de director, Regulamentul Intern i fiele de post, este delegat
autoritatea de reprezentare, sunt stabilite responsabilitile pentru comunicarea intern i
extern cu instituiile statului i alte pri interesate.

4.1.5. Pe baza principiului de asigurare a confidenialitii datelor i informaiilor, angajailor

CAA le este intrezis s comunice cu prile externe n afara canalelor de comunicare stabilite/
aprobate, a limitelor de responsabilitate i a delegrilor de autoritate stabilite de Director, n
mod strict pentru problematica din sfera lor de activitate.

4.1.6. Informaiile trebuie furnizate n mod adecvat i s fie verificabile iar mijloacele de
comunicare utilizate, dup caz, sunt:

- afiare, semnalizare;

- instruire, difuzare documente scrise, intranet/ internet;

- informare prin telefon, fax, e-mail, ntruniri directe;

- comunicate de pres.

4.2 Comunicarea intern

4.2.1 Comunicarea intern are n vedere:

a) rezolvarea problemelor, coordonarea activitilor, urmrirea planurilor de aciuni;

b) dezvoltarea sistemului de control managerial

c) dezvoltarea sistemului de management al calitatii

d) furnizarea, de ctre management (de sus n jos), a informaiilor necesare angajailor pt.
desfurare procese, motivare, ncurajare i mbuntire performane privind controlul
managerial:

- cerinele legale cu caracter general, cerinele legale i alte cerine la care organizaia
subscrie;

- politici referitoare la control managerial, obiective, inte i programe, documentele

SICMSSO;

- strategiile, programele, responsabilitile, autoritile i inter-relaiile din cadrul organizaiei

etc.;

- Regulament Intern, Regulament de organizare si functionare contract colectiv i individual

de munc, alte documente cu caracter organizaional;

- dispoziii i decizii ale managementului, solicitrile prilor interesate, inclusiv reclamaii;

- programe de instruire, planuri de prevenire i capacitate de rspuns;

- nivelurile de calificare a personalului i/sau alocarea responsabilitilor i autoritilor;

- caracteristici materiale i servicii;

- programe de mentenan preventiv, curenie, etc; - cunotine referitoare la pericolele

privind SSO i la msurile de control;

- rezultate ale evalurilor competenei;

- condiii contractuale, solicitrile relevante din partea prilor externe interesate;

- furnizarea informaiilor necesare persoanelor care lucreaz n numele CAA;

e) sprijinirea angajailor pentru ndeplinirea responsabilitilor i atingerea obiectivelor

privind controlul managerial;

f) informarea angajailor privind rezultatele monitorizrii proceselor, auditurilor i implicarea

pentru primirea i rspunsul la sugestiile i propunerile de mbuntire ale angajailor;

g) ncurajarea feedback-ului de la toate nivelurile organizaiei (de jos n sus):

- rapoarte de activitate;

- solicitri pentru aprovizionare, dotri necesare, rezultatele evalurii furnizorilor;

- rezultatele controalelor interne i externe i ale monitorizrii de mediu i SSO;

- rezultatele testrilor situaiilor de urgen; - date i informaii pentru rapoarte ctre autoriti,
alte rapoarte i informaii relevante.

8.3. Consultarea angajailor i comunicarea cu acetia

8.3.1. Consultarea angajailor se face n cadru organizat, prin reprezentanii autorizai

(reprezentani ai sindicatului) ai acestora pentru urmtoarele aspecte organizaionale:

- analiza i stabilirea strategiei de dezvoltare a CAA;

- identificarea pericolelor i evaluarea riscurilor la locul de munc i reevaluarea lor de cte

ori intervin modificri relevante;

- analiza propunerilor de mbuntire pe teme de prevenire i creterea performanei.

8.3.2. De asemenea, orice angajat poate comunica conducerii orice aspect legat de activitatea
proprie i propuneri de mbuntire, n scris sau direct, planificnd acest lucru prin
secretariat.

8.3.3. n situaii de urgen sau alte situaii care impun aciuni imediate pentru asigurarea
calitii serviciilor, reducerea pierderilor, evitarea unor incidente sau accidente de mediu sau
de munc, orice angajat are obligaia de a comunica pe cale ierarhic aceste situaii i de a
ntreprinde nentrziat msurile dispuse, n limita asigurrii siguranei proprii.

8.3.4. Comunicarea cu autoritile n caz de accidente/ incidente se face conform legislaiei n

vigoare.

8.4. Comunicarea extern cu prile interesate (furnizori, clieni i vizitatori, autoriti)

8.4.1. Comunicarea cu furnizorii, comunitatea local i vizitatorii.

8.4.1.1. Comunicarea cu furnizorii are n vedere asigurarea aprovizionrii cu produse,

materiale, echipamente n scopul asigurrii resurselor pentru desfurarea proceselor i
furnizrii de servicii.

8.4.1.2. De regul, conform procedurilor de aprovizionare/ achiziii, se comunic produsul

aprovizionat, identificat prin cod produs i/sau denumire, cantitatea i termenul pentru livrare.

8.4.1.3. Pentru substanele periculoase sunt solicitate de la furnizori fiele de securitate, pentru
amblaje recomandri privind metodele de reciclare/ valorificare/ eliminare.

8.4.1.4. Pentru comunicarea ctre furnizorii de servicii a cerinelor privind aspectele de mediu
i cele referitoare la SSM din amplasamentul organizaiei dar i specifice serviciilor prestate,
membrii comisiei ntocmesc/ actualizeaz Convenia de SSM i Mediu i asigur difuzarea
acesteia ctre responsabilii de achiziii/ aprovizionare pe baza listei de difuzare. Comunicarea
ctre furnizorii de servicii a acestor cerine este realizat/ efectuat de ctre responsabilii de
aprovizionare/ achiziii prin anexarea Conveniei de SSM i Mediu la contracte/ comenzi.
8.4.1.5. La nceperea unor lucrri n amplasamentul CAA, se asigur instruirea sub semntur
a personalului contractanilor i la fiecare eveniment de instruire se completez o Fi de
instruire colectiv privind securitatea i sntatea n munc, formular conform prevederilor
legale n vigoare referitoare la securitatea i sntatea n munc n vigoare.

8.4.1.6. Contractanilor care lucreaz n numele sau pentru CAA le sunt comunicate explicit
prin anexe la contract/ comand cerinele pentru lucrarea/ serviciul contractat referitoare la
cerine de mediu i SSM i dac e cazul, aspectele de mediu i riscurile din zonele n care i
desfoar activitatea.

8.4.2. Comunicarea cu comunitatea local are n vedere identificarea serviciilor, definirea

clar a cerinelor.

8.4.3. Conform prevederilor legale, vizitatorilor li se comunic cerinele minimale ce trebuie

respectate pe teritoriul institutiei.

8.4.4. Comunicarea cu autoritile

8.4.4.1. Comunicarea cu autoritile se face de ctre directorul CAA i ali responsabili de

procese delegai cu scopul de a obine avize, autorizaii, acorduri, reglementri legale i alte
cerine, rapoarte ale controalelor efectuate, informaii referitoare la reclamaii/ sesizri/ msuri
dispuse, alte informaii.

8.4.4.2. Pentru comunicarea i raportarea datelor privind SSM este delegat autoritatea de
reprezentare pentru angajatul cu responsabiliti privind sanatatea si securitatea in munca,
conform deciziilor, fiei postului i procedurilor n vigoare.

8.4.4.3. Funciile crora le este delegat autoritatea de reprezentare pentru comunicarea i

raportarea extern a datelor i informaiile pe probleme de mediu, SSO, particip la vizitele/
inspeciile autoritilor/ organismelor abilitate, n limitele stabilite de Directorul CAA i
numai n sfera lor de resort.

8.5 Comunicarea n situaii de urgen Comunicarea intern i extern n situaii de urgen

este reglementat prin Planurile pentru situaii de urgen aprobate de ctre Directorul CAA.

9. RESPONSABILITI

9.1 Directorul CAA

- Stabilete metodele i cile de comunicare.

- Asigur resursele necesare pentru asigurarea infrastructurii de comunicare i buna ei

funcionare.

- Comunic cu autoritile pentru probleme privind cadrul legal i de reglementare.

- Comunic cu autoritile privind realizarea aciunilor stabilite prin diverse programe i/sau
n urma controalelor efectuate.

- Comunic cu furnizorii, comunitatea locala i alte pri interesate pentru probleme care
depesc competena i autoritatea personalului subordonat.

- Comunic cu personalul propriu n probleme privind serviciile, protecia mediului i SSO.

- Numete prin dispozitie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea i ndrumarea

metodologic cu privire la sistemele de control managerial.

- Numete prin decizie Reprezentantul instituiei n relaiile cu mass-media.

9.2. Responsabili de procese

- Respect principiile de comunicare stabilite i folosesc mijloacele de comunicare potrivit

destinaiei i caracteristicilor acestora.

- Semnaleaz managementului/persoanelor abilitate orice deficien de comunicare i propun

aciuni de mbuntire a proceselor din cadrul SICMSSO.

- Comunic n limitele atribuiilor i autoritii cu care sunt investii.

- Folosesc mijloacele de comunicare potrivit competenei pe care o dein.

- ntrein mijloacele de comunicare aflate n gestiunea lor.

- Nu permit accesul persoanelor neautorizate la mijloacele de comunicaie aflate n gestiunea

lor.

- Comunic pe cale ierarhic orice situaie de pericol, incident sau accident

- Primete, documenteaz i rspunde la comunicrile relevante de la prile interesate

conform delegrilor de autoritate stabilite de director.

9.3. Responsabilii de SSM i SU

- Comunic cu furnizorii i privind aspectele legate de sntate i securitate ocupaional.

- Comunic personalului contractor care efectueaz lucrri n numele institutiei , de regul

prin instruire, aspectele de SSO - SU specifice i cerinele care trebuie respectate pe durata
efecutrii lucrrilor sau vizitei.

- Comunic cu autoritile n probleme legate de sntatea i securitatea ocupaional.

- ntocmete documentaia pentru obinerea de acorduri/ avize/ certificate constatatoare i

ntreprinde aciunile necesare pentru aceasta.

- ntocmete planul propriu de SSO, normativele pentru echipamente de protecie, etc., i le

transmite prilor interesate.
 - Comunic cu autoritile abilitate privind problemele de SSO i SU prin participarea la
controalele efectuate de ctre acestea n vederea verificrii respectrii cerinelor legale i a
autorizrii/reautorizrii.

10. INREGISTRRI

Registru de intrri-ieiri coresponden.