Planificarea si scrierea proiectelor

PLANIFICAREA SI SCRIEREA PROIECTELOR

CUPRINS

1. ELEMENTE GENERALE

1. DEFINITIA UNUI PROIECT

2. PRINCIPII DE SCRIERE A UNUI PROIECT

2. COMPONENTELE PROIECTULUI

1. REZUMAT

2. INTRODUCERE

3. SCOP

4. IDENTIFICAREA NEVOILOR/PROBLEMELOR

5. OBIECTIVE

6. ACTIVITATI

7. EVALUARE

8. CONTINUITATEA PROIECTULUI

9. BUGET

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 1

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

1. ELEMENTE GENERALE
A. DEFINITIA UNUI PROIECT

Pentru a vorbi despre planificarea si scrierea proiectelor, trebuie intai sa ne

asiguram ca stim ce inseamna termenul proiect. Desi termenul este folosit pe larg
si toti credem ca stim ce inseamna, este foarte dificil sa dai o scurta definitie. Acest
lucru se datoreaza faptului ca granita dintre ce este un proiect si ce nu este un
proiect este destul de vag trasata.

Putem utiliza, prin urmare, o definitie foarte generala, cum ar fi cea din Dictionarul
Englez Oxford:
Plan, schema

Alternativ putem incerca sa fim cat de specifici posibil. Cateva exemple din
literatura cu privire la managementul proiectului sint:
O activitate (sau, de obicei, un numar de activitati inrudite)
desfasurate conform unui plan pentru a atinge un obiectiv
definit intr-un anumit cadru temporal, activitate care va inceta
cand se atinge obiectivul.

O colectie de activitati intre care exista o legatura,

desfasurate intr-o maniera organizata, cu un punct de plecare
si un punct de incheiere clar definite, pentru a obtine anumite
rezultate specifice destinate realizarii anumitor obiective clar
definite.

Un grup de activitati care trebuie sa fie realizate intr-o

succesiune logica pentru a intruni obiectivele pre-stabilite
schitate de catre client.

Poate ar fi mai usor de definit daca am enumera caracteristicile unui proiect, care
ar include:

O data de incepere si una de incheiere

Un buget
Activitati care sunt in esenta unice si irepetabile
Roluri si relatii care sunt supuse schimbarii si trebuie sa fie dezvoltate, definite
si stabilite
Un ciclu de viata (pe care il vom examina mai tirziu)

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 2

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

B. PRINCIPII DE SCRIERE A UNUI PROIECT

o ATRACTIV - USOR DE CITIT

o CLARITATE scrieti cat mai clar si simplu in limba pe care o folositi

o PE SCURT destul de lung ca sa fie clar ceea ce vreti sa transmiteti nu atat de lung
incat sa produca stupoare

o FITI POZITIVI! NU CERSITI!

o EVITATI AFIRMATIILE NEFONDATE

Planificarea & Scrierea de Proiecte nu constituie raspunsul la toate problemele pe care le aveti. Nu
este o formula magica. Este doar o cale prin care va puteti organiza gandirea, felul in care abordati
rezolvarea unei probleme pe termen scurt si lung.

Daca veti scrie un proiect pentru a va planifica viitoarea activitate, veti putea apoi sa-l adaptati oricand
pentru a atrage fonduri pentru sustinerea lui.

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 3

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

2. COMPONENTELE PROIECTULUI

I. REZUMAT Clar & Concis

II. INTRODUCERE Experienta & Credibilitate

III. SCOP

IV. IDENTIFICAREA NEVOILOR/PROBLEMELOR Carei nevoi i se adreseaza proiectul

V. OBIECTIVE - beneficiile proiectului in termeni masurabili

VI. ACTIVITATI

VII. EVALUARE

VIII. CONTINUITATEA PROIECTULUI de ce este nevoie pentru a continua proiectul

IX. BUGET

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 4

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

I. REZUMAT

DE CE ESTE IMPORTANT REZUMATUL

va fi primul citit
s-ar putea sa fie singurul lucru citit
este solicitat de cei carora le prezentati proiectul
structureaza prezentarea
e o practica buna te poti exprima clar, concis

CE CONTINE REZUMATUL
cine este autorul proiectului (persoana, echipa, institutie)
motivatie
obiective
tipuri de activitati
costul total al proiectului

LISTA DE VERIFICARE - REZUMAT

Este la inceputul proiectului

Identifica autorul proiectului

Include cel putin o propozitie despre credibilitate

Include cel putin o propozitie despre problema careia i se adreseaza

Include cel putin o propozitie despre obiective

Include cel putin o propozitie despre activitati

Include costul total al proiectului

Trebuie sa fie scurt

Trebuie sa fie clar

Trebuie sa fie interesant

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 5

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

II. INTRODUCERE

CE CONTINE O INTRODUCERE

Cand ai inceput activitatea

Care este rolul tau, al departamentului, al institutiei in care lucrezi
Realizari semnificative din experienta ta, a departamentului, a institutiei (surse de venit unde
este cazul)
Prioritati si activitati curente
NU FI MODEST!

LISTA DE VERIFICARE INTRODUCERE

Stabileste clar cine este autorul proiectului

Descrie scopul si obiectivele autorului (tu, departamentul sau institutia)
Descrie programele departamentului sau institutiei
Descrie clientii sau beneficiarii
Furnizeaza date clare despre realizari (experienta anterioara, finantari)
Ofera statistici in sprijinul credibilitatii (daca e posibil)
Ofera declaratii ale persoanelor care iti pot dovedi credibilitatea
Asigura-te ca prezentarea realizarilor tale are legatura cu problemele pe care vrei sa le
abordezi in proiect
Trebuie sa fie interesanta
Nu trebuie sa contina elemente de jargon
Este scurta

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 6

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

III. SCOPUL

Scopul este finalitatea urmarita de un proiect; este o declaratie de intentie generala, care da o
masura a rezultatului ideal al proiectului.

LISTA DE VERIFICARE
Sa fie scurt si concis
Raspunde la intrebarea Unde dorim sa ajungem
Nu descrie metoda
Nu contine elemente masurabile
Poate fi inteles de cineva care nu a citit proiectul

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 7

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

IV. CREDIBILITATE/ IMAGINE

Un prim pas spre dezvoltarea credibilitatiii este sa intelegi daca ai deja o imagine, sa determini care ar
putea fi imaginea in ochii celor carora te adresezi si sa accentuezi imaginea pozitiva sau sa o elimini
pe cea negativa, daca exista, din propunerea ta.

Imaginea si credibilitatea sunt extrem de importante. Nu este nevoie si chiar este contraindicat sa spui
povestea activitatii tale sau a departamentului in care lucrezi. Poate fi o poveste prea lunga.

Dar este important:

sa incluzi un citat scurt dintr-un raport favorabil;
sa citezi nume de persoane importante sau institutii si organizatii cu care ai colaborat;
sa dai exemple statistice relevante pentru eficienta ta sau a departamentului.

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 8

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

V. IDENTIFICAREA NEVOILOR-PROBLEMELOR

CERINTE DE BAZA

Trebuie sa fie clara legatura dintre tine, departament sau institutie si problema pe care vrei sa
o abordezi
Trebuie sa fie sprijinita de date obtinute din experienta ta, statistici din surse autorizate sau
date obtinute de la persoane sau organizatii cunoscute ca avand autoritate in domeniu
Trebuie sa aiba dimensiuni rezonabile o problema pe care in mod realist o poti rezolva
Trebuie sa fie referitoare la clientii sau beneficiarii muncii tale si nu la nevoile sau problemele
departamentului sau organizatiei tale.

LISTA DE VERIFICARE

Se refera la scopurile si telurile organizatiei

Este concreta si urgenta

Are dimensiuni rezonabile

Este sprijinita de dovezi statistice

Este sprijinita de declaratii din partea autoritatilor

Este dezvoltata cu contributia clientilor si beneficiarilor

Nu se refera la lipsa unui mijloc/unei metode

Nu faceti presupuneri

Nu utilizati jargon

Trebuie sa fie interesant de citit

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 9

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

VI. OBIECTIVE

CUM SE FORMULEAZA UN OBIECTIV

Pentru a fi siguri ca vorbiti despre obiective ar trebui sa incepeti cu:
Obiectivul este de a creste/mari
Obiectivul este de a micsora
Obiectivul este de a reduce

CE CONTINE UN OBIECTIV
CINE
CE
CIND
CIT TIMP

LISTA DE VERIFICARE OBIECTIVE

Descrie rezultatele asteptate legate de nevoile-problemele identificate

Nu descrie metodele folosite pentru a ajunge la aceste rezultate

Defineste beneficiarii

Stabileste momentul cand obiectivele vor fi realizate

Descrie obiectivele in termeni numerici daca e posibil

Regula SMART

Specific
Masurabil
Abordabil, adica poate fi atins
Realist
Timp

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 10

Formator Petcu Constantin Alexandru
 Planificarea si scrierea proiectelor

VII. ACTIVITIATI

TERMINOLOGIE

In literatura de specialitate veti intalni activitati si sub alte nume: metode, metodologie, proceduri,
strategii.

Indiferent de nume ele se refera la acelasi lucru, respectiv pasii care trebuie urmati pentru a obtine
rezultatele propuse.

CARACTERISTICILE ACTIVITATILOR

Asa cum obiectivele ar trebui sa decurga natural din identificarea nevoilor/problemelor, la fel ar trebui
sa decurga metodele/activitatile din obiective. Cerintele de baza in privinta activitatilor sint claritate si
justificare. Actvitatile ar trebui sa fie clare si ar trebui sa fie insotite de o explicatie a ratiunii pentru care
le-ati ales.

LISTA DE VERIFICARE A ACTIVITATILOR

Activitatile decurg natural din probleme si obiective

Descrie clar activitatile programului
Stabileste motive pentru selectarea activitatilor
Pune activitatile in ordine logica
Include persoanele care se vor ocupa de fiecare activitate
Descrie beneficiarii si selectia beneficiarilor
Prezinta o desfasurare rezonabila a activitatilor care pot fi realizate in timpul alocat
programului si cu resursele existente

TABELUL ACTIVITATILOR

Perioada Responsabil Rezultate asteptate

Activitate
Recrutarea Prima luna Coordonatorul proiectului Recrutarea a 5 persoane
personalului platite si a 5 voluntari, cu
experienta in domeniu

Tabelul Gantt

Tabelul Gantt este un instrument dezvoltat in 1917 de catre Henry L. Gantt, un inginer. De obicei este
utilizat in management de proiect si ofera o ilustrare grafica a planificarii activitatilor.

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 11

Formator Petcu Constantin Alexandru
 Planificarea si scrierea proiectelor

VIII. EVALUARE

DE CE ESTE IMPORTANTA EVALUAREA

Nu dai ocazia celui caruia ii propui proiectul sa propuna propriile metode de evaluare
Crearea unor criterii de evaluare te obliga sa revezi claritatea obiectivelor propuse
Datele propuse prin evaluare pot fi folosite in luarea de decizii privitoare la activitatea
departamentului sau institutiei dumneavoastra
Evaluarea poate fi folosita de cei care creaza strategiile ca un instrument de eficientizare a
muncii
Datele propuse prin evaluare pot fi folosite ca un instrument puternic in promovarea imaginii

CE CONTINE EVALUAREA

Precizeaza datele care trebuie obtinute

Metoda-Metodele prin care se va evalua fiecare activitate
Indicatori de evaluare Masuri specifice

EXEMPLIFICARE
Obiectiv Datele care trebuie Indicatori-Masuratori Metoda de Colectare a
obtinute Specifice Datelor
Reducerea numarului de Rata incendiilor raportate Numarul de incendii Evaluatorul obtine
incendii raportate la 1000 de datele de la
persoane, in total si pe departamentul unde se
tipuri de cladiri raporteaza toate
incendiile

LISTA DE VERIFICARE EVALUARE

Evaluarea se refera la produsele proiectului si la process

Include in proiect cine va face evaluarea si cum vor fi selectati evaluatorii

Defineste indicatorii de evaluare
Descrie metodele de evaluare
Explica orice test sau orice alt intrument ce va fi folosit
Descrie procesul de analizare a datelor obtinute
Aratati cum va fi folosita evaluarea pentru imbunatatirea proiectului
Descrie cum va fi realizat raportul de evaluare

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 12

Formator Petcu Constantin Alexandru
Planificarea si scrierea proiectelor

IX. CONTINUITATEA PROIECTULUI (Sustenabilitate sau durabilitate)

LISTA DE VERIFICARE CONTINUITATEA PROIECTULUI

Prezinta un plan de necesitati pentru continuarea proiectului pe termen lung

Include posibile surse de sprijin si finantare

Important este sa argumentezi ca proiectul poate fi sustinut pe termen lung

X. BUGET

Trebuie sa fie specific

Este nevoie de categorii de cheltuieli clare

Fiecare categorie trebuie justificata prin calcule relevante

Bugetul odata realizat este un instrument care va va ajuta mai ales pe dumneavoastra

si va da incredere celui care va sustine sau finanteaza

Asociatia de Sprijin a Somerilor Dimbovita 13

Formator Petcu Constantin Alexandru