Instituia Prefectului Judeul Ilfov

Atunci cnd a fost nfiinat judeul Ilfov, prin Legea nr. 24/1996, conform creia Sectorul
Agricol Ilfov trece la statutul de jude, avnd denumirea de Judeul Ilfov, hotrrea
Guvernului Romniei nr. 513/1996, aprob organizarea i structura aparatului de specialitate
al Instituiei Prefectului Judeul Ilfov.

Instituia prefectului este o instituie public cu personalitate juridic, cu patrimoniu i buget

propriu. Activitatea instituiei prefectului este finanat de la bugetul de stat, prin bugetul
Ministerului Afacerilor Interne, i din alte surse legal constituite. Aceasta poate beneficia de
programe cu finanare internaional.

Prefectul este reprezentantul Guvernului pe plan local, acesta garanteaz respectarea legii i a
ordinii publice la nivel local (art. 1, alin (3) din Legea nr. 340/2004). Astfel, potrivit
Constituiei i altor legi, el exercit prerogativele ce i revin pentru o ct mai bun organizare
i funcionare a instituiei.

Activitatea prefectului se ntemeiaz pe principiile: legalitii, transparenei, responsabilitii,

imparialitii, eficienei, orientrii ctre cetean, obiectivitii. Conduce serviciile publice
deconcentrate ale ministerelor i ale celorlalte organe ale administraiei publice centrale din
unitile administrativ-teritoriale (art. 123, alin. (2) din Constituia Romniei). ntre prefeci,
pe de o parte, consiliile locale i primari, precum i consiliile judeene i preedinii acestora,
pe de alt parte, nu exist raporturi de subordonare.

Viziunea se refer la faptul c instituia Prefectului Judeul Ilfov dorete s devin un model
de eficien i transparen administrativ n relaia cu partenerii si, s fie privit cu
ncredere i respect, avnd certitudinea aplicrii legii n mod corect, egal i eficient.

Prin misiune nelegem c instituia Prefectului Judeul Ilfov vegheaz la respectarea legilor
i realizarea politicilor Guvernului Romniei la nivelul judeului, susine dezvoltarea durabil
a comunitilor locale i modernizarea administraiei publice n beneficiul ceteanului.
n activitatea pe care o desfoar, i n relaiile cu beneficiarii, n calitatea sa de interfa
ntre autoriti i societatea civil, Instituia Prefectului Judeul Ilfov i asum i
promoveaz anumite valori, precum i principiile corelate acestora.

Valorile se refer la legalitate, imparialitate, transparen, eficien, responsabilitate,

profesionalism, orientare ctre cetean, nediscriminare, disponibilitate, loialitate, integritate
moral, obiectivitate.

Ca principii ntlnim:

definirea clar a rolului, relaiilor i responsabilitilor n raport cu alte instituii;

stabilirea unui sistem de organizare i responsabilizare pe fiecare palier funcional;

respectarea legii de ctre ntreaga administraie public la nivelul ntregului jude;

respectarea ceteanului i orientarea ctre acesta; etic profesional, orientare spre

economicitate, eficacitate i eficien n gestionarea resurselor materiale i financiare;

prioritatea interesului public fa de interesul personal n desfurarea activitilor

funcionarilor publici;

asigurarea egalitii n faa administraiei publice a beneficiarilor.

Obiectivele generale ale Instituiei Prefectului Judeul Ilfov survin legislaiei n vigoare care
este aplicat prefectului i instituiei sale, prin:

- asigurarea reprezentrii Guvernului n teritoriu, prin supravegherea respectrii legii la

nivelul judeului Ilfov i exercitarea controlului de tutel administrativ

- coordonarea procesului de realizare a obiectivelor specifice prevzute de programul de

guvernare i politicile naionale

- conducerea eficient a activitii serviciilor publice deconcentrate ale ministerelor i ale

altor organe ale administraiei publice centrale organizate la nivelul judeului

- promovarea i monitorizarea absorbiei fondurilor europene

- gestionarea situaiilor de urgen i iniierea msurilor care se impun pentru prevenirea
acestora

- dezvoltarea capacitii instituionale n vederea furnizrii unei asigurri rezonabile privind

calitatea actului administrativ

- eficacitatea i eficiena funcionrii cu privire la utilizarea resurselor

- furnizarea unor servicii publice de calitate prin alinierea acestora la ateptrile beneficiarilor

- asigurarea transparenei cu privire la activitile instituiei prin furnizarea unui spectru larg
de informaii de interes public

- eficientizarea comunicrii interne i externe.

Dup cum se observ, vorbim despre o instituie public important a statului, cu

responsabiliti foarte mari. De aceea, n continuare i vom face o analiz SWOT n funcie de
resursele umane, financiare i informaionale pentru a depista ce putem mbunti n aceast
instituie.
n funcie de analiza SWOT pe tipuri de resurse umane, avem:
Puncte tari:
- Nivel bun de cunoatere a legislaiei n domeniul de activitate;
- Capacitate de efort prelungit i implicare manifestat n activitatea proprie;
- Disponibilitatea de a prelua i alte atribuii care nu fac obiectul fiei postului n vederea
ndeplinirii misiunii instituiei;
- Relaii pozitive interumane.
Vulnerabiliti:

- Resurse umane insuficiente raportate la volumul de munc ca urmare a reducerilor masive

de personal;

- Grad relativ sczut de ocupare a funciilor vacante existente datorit legislaiei restrictive cu
privire la personalul bugetar;

- Nivelul sczut de salarizare n raport cu volumul mare de lucru i complexitatea atribuiilor;

- Migrarea personalului ctre sectorul privat;

- Resurse insuficiente alocate perfecionrii profesionale.

Oportuniti:

- Existena unor instrumente de raportare cu privire la managementul funciei publice prin

dezvoltarea unor soluii IT de ctre entitile ierarhic superioare: REVISAL i portalul de
management al ANFP;

- nlturarea restriciilor privind ocuparea posturilor vacante prin concurs.

Ameninri:

- Insuficienta armonizare a cadrului legislativ creeaz probleme n aplicare i interpretare

unitar;

- Puncte de vedere contradictorii oferite de instituii de la nivel ierarhic superior privind

referinele legislative n domeniul resurselor umane;

- Restricii legislative privind drepturile funcionarilor publici: suspendarea n scop personal

legitim sau pentru ncadrarea la cabinetul demnitarului/ cancelaria prefectului;

- Atractivitatea sczut a cursurilor de perfecionare profesional datorit modului de

desfurare: grad de noutate sczut al informaiilor, latura practic, aplicativ lipsete.

n funcie de analiza SWOT pe tipuri de resurse financiare, regsim:

Aspecte pozitive:

- Eforturi depuse n vederea asigurrii condiiilor minime de funcionare: mobilier, aparatur,

furnituri de birou i mentenana aferent;

- O bun eviden a operaiunilor financiar-contabile i a stocurilor materiale;

- Existena unor comisii implicate n activitatea de recepie a bunurilor materiale, a

exploatrii autovehiculelor din dotare i a inventarierii patrimoniului instituiei;

- Asigurararea ndeplinirii atribuiilor pe linia achiziiei de produse i servicii prin

transferarea unui post de la o alt structur a instituiei.

Vulnerabiliti:

- dificulti ntmpinate n achiziia de bunuri i servicii datorat alocrii bugetare sczute n

raport cu necesitile instituiei;

- riscul paralizrii activitii financiar-contabile datorat lipsei unor posturi n statul de funcii
i a complexitii activitilor desfurate: ef compartiment i doi consilieri pentru
activitile de salarizare i respectiv, contabilitate analitic;

- Spaiu insuficient i amenajat necorespunztor destinat magaziei instituiei;

- Spaiu amenajat necorespunztor destinat arhivei instituiei ca urmare a lipsei spaiului de

depozitare a bunurilor n vederea casrii;

- Imposibilitatea acoperirii din bugetul propriu a unor sume cu titlu de daune interese i a
altor cheltuieli cu titlu executoriu.

Oportuniti:

- Alocri bugetare suplimentare n perioadele electorale;

- Existena unor contracte cadru ncheiate de M.A.I. care faciliteaz achiziia unor servicii.

Ameninri:

- Prelungirea crizei economice cu efecte asupra reducerilor bugetare;

- Existena unor adrese privind obligaia adoptrii unor msuri de reducere i raionalizare a
resurselor materiale i ale cheltuielilor de piese i carburani;

- Obligarea instituiei la plata unor daune interese.

n funcie de analiza SWOT pe tipuri de resurse informaionale, ntlnim:

Aspecte pozitive:

- Existena aplicaiei de management electronic al documentelor: aplicaia PIRSePREF care

ofer o imagine de bord asupra stadiului de rezolvare a lucrrilor;

- Aplicaia Z-buget care ofer informaii relevante privind patrimoniul instituiei i operaiile
financiar-contabile efectuate;

- Existena unei soluii de back-up automat prin salvarea tuturor fiierelor pe server;

- Intranetul instituiei avnd rol de comunicare i facilitare a accesului la informaii i lucrri

aparinnd diferitelor compartimente;

- Serviciul de mesaje-text oferit de STS ofer posibilitatea comunicrii rapide de mesaje

scurte aleilor locali;

- Existena unei planificri multianuale privind mbuntirea echipamentelor IT.

Vulnerabiliti:

- lipsa modulului de arhivare la aplicaia PIRSePREF, fapt ce determin imposibilitatea

vizualizrii ulterioare a coninutului lucrrilor rezolvate;

- lipsa unei arhive electronice care s faciliteze documentarea n rezolvarea lucrrilor curente;

- Intranetul este inacccesibil serviciilor publice comunitare;

- Transmiterea mesajului de text ctre fotii alei locali datorit schimbrilor frecvente ale
acestora sau ale secretarilor de comun.

Oportuniti:

- Dezvoltarea de ctre MAI a aplicaiei SISOP (Sistem de Soluionare a Problemelor) privind

raportarea controalelor de legalitate efectuate cu privire la cazurile de nclcare a aquis-ului
UE i desprinderea unor cazuri de bun practic;

- Creterea numrului de kit-uri de semntur electronic achiziionate prin contractul

subsecvent cu CERTSIGN S.A. n vederea implementrii unui circuit eminamente electronic
care s reduc substanial consumul de hrtie;

- Achiziionarea modulului de scanare electronic asociat aplicaiei PIRSePREF sau

dezvoltarea unei soluii alternative privind arhivarea electronic.

ntruct principala problem cu care se confrunt Instituia Prefectului Judeul Ilfov este dat
de insuficiena resurselor umane alocate n raport cu atribuiile i volumul de munc, trebuie
s identificm publicul - int cel mai indicat soluionrii ei.

Mesajul nostru va ajunge acolo unde este nevoie de receptarea lui. Cei care se potrivesc
necesitii noastre sunt tinerii absolveni ai facultilor cu profil reprezentativ unui post n
prefectur. Ei pot ajuta pentru a se face fa volumului mare de munc.

Dar cum facem s i atragem, s le artm c merit o astfel de cooperare, s contientizeze

c este nevoie de ei n administraia public?

Concepia actual despre administraia public este o ntreag bulversare pentru viitorii
funcionari publici care dup absolvirea studiilor i aleg cu totul altceva dect s lucreze pe
un post de funcionar public.

Acest lucru se ntmpl datorit restriciilor n ceea ce privete ocuparea unui loc vacant n
instituia public, a salariilor mici n comparaie cu atribuiile complicate. Nu este deloc
simplu ce avem de fcut, de aceea provocarea este s ne convingem receptorii dorii s ni se
alture.

Astfel c, intrm n partea de realizare propriu - zis a planului de campanie. Noi cunoatem
deja bine problema ce trebuie soluionat precum i obiectivele. Acum trebuie s stabilim
tema central a strategiei i a mesajelor.

Practic vrem ca publicul - int s rein ceva din campania noastr, s impresioneze, innd
cont c generaia tnr este cu mult mai ndrznea i mai critic fa de societate n
comparaie cu vrstnicii.

i, pentru c vorbim despre tineri, viitorul rii, axa campaniei se refer la importana
dominrii spaiului administrativ public de ctre acetia n scopul unei schimbri, al unui
refresh dat administraiei publice, pornind de la un slogan care sun astfel: Noi ne construim
viitoruli astfel ajutm Instituia Prefectului Judeul Ilfov s fac fa cerinelor.

tim deja ce vrem s comunicm, cui, dar nu tim nc foarte clar cum anume vom comunica.
Strategia ne va ajuta s descoperim rspunsul la ntrebare. Aceasta este strns legat de
publicul int i se bazeaz pe captarea ateniei publicului - int, stimularea unei atitudini
pozitive, provocarea unui anume comportament sau comunicarea intern.

Ne vom alege strategia referitoare la stimularea unei atitudini pozitive recurgnd la

comunicarea de mas cu ajutorul internetului i a televiziunii.

Internetul constituie un mare avantaj, mai ales c tinerii sunt dependeni de acesta n
momentul de fa. De aceea, mesajele transmise prin reclamele postate pe reelele de
socializare, nu vor trece neobservate i vor avea impact asupra utilizatorilor.

De asemenea, vom recurge i la ajutorul persoanelor cheie din mediul on-line. Prin prisma
faptului c acetia sunt foarte urmrii de grupul nostru in,vom realiza clipuri de promovare
n care influencerii vor instiga tinerii la o mai buna implicare n realizarea scopului nostru.

La fel ca internetul, i televiziunea influeneaz publicul dorit, astfel c, ne vom folosi de asta
pentru a ne atinge scopul. Este imposibil ca niciuna din strategii s nu funcioneze n ceea ce-
i privete pe tineri.

Dar, pentru c exist, ca de fiecare dat, i o urm de scepticism, ne vom folosi totodat de
strategii de comunicare interpersonal. Este destul de dificil s vorbim cu fiecare persoan n
parte din publicul - int. Aa c, ne adresm mai nti celor care empatizeaz cu noi, pentru
ca apoi, ei s devin modele pentru restul publicului. n general, n orice situaie suntem pui,
exist persoane care empatizeaz cu noi i persoane care nu empatizeaz. Acest lucru este
normal, tiind c fiecare e diferit n felul lui. Din acest motiv, noi selectm acele persoane
care cred n ceea ce i noi credem pentru a ne ajuta reciproc. Deoarece, altfel interacionezi
tu, care crezi c este nevoie de funcionari publici n administraie, n special n prefectura
judeului Ilfov, cu un apropiat, o cunotin sau un prieten, ca s-l convingi c merit s
cread i el n ce crezi tu, dect un strin, cu acel apropiat, acea cunotin sau acel prieten.

Pentru a ne concretiza strategiile, n continuare vom prezenta tehnicile de relaii publice,

mass-media i suporturile utilizate. ntlnim tehnici i mijloace de comunicare nenumrate,
dar scopul nostru este s ne aplecm doar asupra celor pliabile cazului nostru.

Tehnicile abordate sunt perdominant de tip personalizate deoarece dorim ca ambele pri
implicate s aib un schimb de informaii directe.

n prim faz vom apela la rezervarea unui spatiu publicitar de pe principalele platforme
de socializare din mediul on-line.

Vom lansa motto-ul nostru Noi ne construim viitorul in zonele special rezervate
publicitii. La prima vedere acest mesaj nu pare s funcioneze dar el va avea efecte directe
in a doua faza a promovrii, in care desfasuram tehnici de comunicare personalizat.

Faza a doua de promovare se bazeaz pe :

- ntlnirea direct.
*Realizarea unui program pentru faculti numit Internship in institutiile publice
aplicat si in Institutia Prefectului Judetului Ilfov.
*Ziua usilor deschise

- Reuniunile in grupuri de mici dimensiuni.

*Aducerea expertilor din instituie in facultatile de profil.

Programul Internship in institutiile publice este un program prin care studentii interesati
se vor putea inscrie in a lua parte la activitatile desfasurate de Institutia Prefectului Judetului
Ilfov.

( Dezvolti ce ar putea face studentii in cadrul unui intership)

 Programul Ziua usilor deschise permite doritorilor sa ia contact direct cu institutia,
observand mediul in care un functionar public isi desfasoara activitatea.

Pe reuniunile in grupuri de mici dimensiuni le vom realiza prin aducerea expertilor din
cadrul Institutiei Prefectului Judetului Ilfov in diferite amfiteatre ale facultatilor de profil din
zona Municipiului Bucuresti, la care vor lua parte studentii interesati.

A doua faz de promovare este sustinuta si in mediul on-line de catre influenceri locali,
care realizeaza clipuri video prin care atrag atentia publicului cu privire la efectele benefice
care se vor resimti in urma implicarii tinerilor.

Acestia se vor folosi de motto-ul nostru alaturi de denumirea corecta si completa a

institutiei noastre.

In cadrul acestor reuniuni se va prezenta cat de importanta este institutia pentru cetateni si
in acelasi timp cat de importanta este resursa umana profund activa in dezvoltarea si
actualizarea permanenta a acesteia, facandu-i pe studenti sa constientizeze ca rolul lor este
important in desfasurarea viitoarei activitati.

Odata stabilite canalele de informares si suporturile ce vor fi utilizate in cadrul campaniei,

vom trece la pregatirea mesajelor pentru fiecare dintre acestea mentinand traiectoria stabilita.

Fiind vorba de o schimbare de atitudine sau de comportament, mesajele vor avea un efect
persuasiv si convingator, avand la baza un mesaj esential care poate fi concretizat in doar 30
de secunde. (Putin si scurt)

Mesajul va contine ideea potrivit careia voi(Tinerii) sunteti viitorul, iar responsabilitatea
voastra este viitoarea generatie! Se va pune mare accent pe importanta functionarului public
in societate si pe transformarea conceptului de job in datorie cu scop bine definit.

Titlul va fi insusi mottoul promovat de campanie, textul va fi prezentat cu un ton vioi,

pozitiv si plin de dinamism, potrivit publicului nostru tinta, iar textul trebuie sa contina
argumente solide dar si idei statistice doveditoare.

Campania se va desfasura pe durata unui an de zile incepand cu data de 1 iunie si

finalizandu-se cu data de 31 mai.

Prima faza a promovarii, se va desfasura in perioada 1 iunie -1 octombrie si se vor aloca

sumele respective: