BAZE DE DATE MICROSOFT ACCES.

NOŢIUNI GENERALE

Crearea unei noi baze de date

Comanda : New / Blank Database / Create

Baza de date este creată ca un container, care conţine iniţial un singur tabel, cu numele generic Table1 – şi la
care ulterior putem adăuga alte tabele, în funcţie de necesităţile pe care le avem.
Un tabel într-o bază de date este asemănător ca structură cu un tabel în Excel şi conţine o colecţie de
informaţii împărţite în categorii precis caracterizate şi neredundante (care apar doar o singură dată).
Pentru a se defini un tabel într-o bază de date trebuie parcurse două etape:

1. Definirea structurii tabelului: View / Design View

Înseamnă caracterizarea categoriilor de informaţii pe care le va conţine tabelul respectiv – numite în teoria
bazelor de date CÂMPURI. Câmpurile unei baze de date sunt foarte asemănătoare ca şi concept cu coloanele
unui tabel în Excel; pentru a caracteriza un câmp într-un tabel care aparţine unei baze de date trebuie indicate în
mod obligatoriu următoarele elemente referitoare la acesta:
 Numele câmpului: [nume, prenume]
persoane.[nume, prenume]
 Tipul de dată al câmpului: se alege dintr-o listă de tipuri de dată predefinite, în funcţie de natura
informaţiilor care vor fi memorate în câmpul respectiv.
Tip Descriere
Text Şiruri de caractere (litere şi cifre) cu o lungime maximă de 255 caractere
Memo Şiruri de caractere (litere şi cifre) cu o lungime maximă de 65536 caractere
Number Valoare numerică întreagă sau reală, în funcţie de proprietatea FieldSize
DateTime Dată calendaristică (zi, lună, an) şi moment de timp (oră, minut, secundă)
Valoare numerică care reprezintă o sumă de bani, folosită în special în calcule
Currency
financiare, unde nu sunt permise rotunjiri.
AutoNumber Valoare numerică autogenerată, unică pt. fiecare înregistrare din tabelă
Yes/No Valoare logică (booleană) cu două posibilităţi: da, nu (adevărat, fals)
OLE Obiect generic inserat în baza de date (document Word, imagine, film, etc.)
Hyperlink Adresă catre o pagină Web din Internet
Valoare autogenerată în urma efectuării unor calcule asupra valorilor din celelalte
Calculated
câmpuri ale tabelului
Valoare care se selectează dintr-o listă de valori posibile, specificate manual sau
Lookup Wizard
preluate din alte tabele ale bazei de date
Attachment Tipul de dată optim pentru a stoca imagini digitale şi orice alt fel de fişiere binare.

2. Definirea conţinutului tabelului: View / Datasheet View

Înseamnă introducerea efectivă a informaţiilor care vor fi stocate în tabelul respectiv – numite în teoria bazelor
de date ÎNREGISTRĂRI. Înregistrările într-o bază de date sunt foarte asemănătoare cu liniile unui tabel în Excel
şi conţin valori particulare pentru câmpurile (coloanele) tabelului; ca şi principiu general, este bine ca într-un
tabel înregistrările să nu se repete şi să existe şi un mecanism de identificare a lor în mod unic pentru a nu se
putea confunda unele cu altele.

Exemplu:
Vom crea un tabel care să conţină informaţii generale despre pacienţii luaţi în evidenţa unui spital. În
structura acestui tabel dorim să introducem următoarele câmpuri:
 NUME, PRENUME  ANAMNEZĂ
 DATA NASTERII  INALTIME
 VARSTA  GREUTATE
 SEX  BMI
 DOMICILIU  GLICEMIE
 JUDET  COLESTEROL
 LOCALITATE  SUSPECT DIABET
 CAS  COLESTEROL MARIT

Descriem în continuare cum se poate defini fiecare câmp în parte:

Interogări SQL în Microsoft Acces | 1

 1. Câmpul NUME, PRENUME: deoarece va conţine numele şi prenumele persoanelor care urmează a fi
luate în evidenţă, tipul de dată cel mai adecvat este tipul Text.
2. Câmpul DATA NASTERII: tipul de dată adecvat este DateTime.
3. Câmpul VARSTA: va fi de tip Number.
Pentru câmpurile numerice este util de particularizat două proprietăţi: “Field Size” şi “Format”.
Proprietatea „Field Size” stabileşte tipul şi mărimea valorilor numerice care vor putea fi introduse în
câmpul respectiv, conform următorului tabel:

Byte Numere ÎNTREGI, între 0 şi 255

Integer Numere ÎNTREGI, între -32.768 şi 32.767
Long Integer Numere ÎNTREGI, între -2.147.483.648 şi 2.147.483.647
Decimal Numere REALE, între –10^28–1 şi 10^28–1, cu precizie de 28 zecimale
Single Numere REALE, între –3.402823 E38 şi –1.401298 E–45 (valori negative) şi între
1.401298 E–45 şi 3.402823 E38 (valori pozitive), cu precizie de 7 zecimale
Double Numere REALE, între –1.79769313486231 E308 şi
–4.94065645841247 E–324 (valori negative) şi între 4.94065645841247 E–324
şi 1.79769313486231 E308 (valori pozitive), cu precizie de 15 zecimale
4. Câmpul SEX: Va avea doar două valori posibile, M (pentru masculin) şi F (pentru feminin). Ca
principiu de lucru în proiectarea bazelor de date, se urmăreşte în general ca informaţia să fie introdusă
în maniera cea mai concisă posibil, folosindu-se prescurtări sau coduri numerice ori de câte ori este
posibil – pentru a se micşora la maximum timpul de introducere a datelor şi a se minimiza riscul de
eroare.
Tot din aceleaşi considerente, deşi am fi tentaţi să definim acest câmp de tip Text, eventual cu
dimensiunea 1, un tip de dată încă mai adecvat ar fi „Lookup Wizard”, care elimină complet riscul de
eroare, deoarece nu permite utilizatorului decât să selecteze una dintre cele două valori posibile
stabilite în faza de proiectare a bazei de date, respectiv M şi F (vezi figura).
5. Câmpurile DOMICILIU, JUDET: se pot defini tot de tip Text sau Lookup Wizard; la DOMICILIU
valorile posibile vor fi U (pentru mediul urban) şi R (pentru mediul rural), iar la JUDET se va încărca
lista tuturor judeţelor din România.
6. Câmpul LOCALITATE: este de tip Text, cu dimensiunea de 25 caractere (spaţiu suficient pentru a
scrie nume de localităţi din România).
7. Câmpul CAS: prin acest câmp dorim să bifăm pacienţii care beneficiază de asigurare de sănătate; prin
urmare, tipul de dată cel mai adecvat este „Yes/No”.
8. Câmpul ANAMNEZA: În acest câmp va fi descrisă anamneza bolii; deoarece este necesar un spaţiu
mai mare, pentru introducerea unor caracterizări potenţial complexe, tipul de dată cel mai adecvat va fi
Memo. Fiind vorba de un câmp de tip text, cu lungime mare, nu este necesară specificarea altor
proprietăţi suplimentare.
9. Câmpul INALTIME: Se va introduce înălţimea pacienţilor, exprimată în metri – prin urmare, tipul de
dată adecvat va fi Number, şi, pentru a putea lucra cu numere reale, este obligatoriu să folosim un
format adecvat – de exemplu, formatul „Double” în proprietatea „Field Size” şi să precizăm numărul de
cifre cu care dorim să exprimăm partea zecimală a valorilor introduse, în proprietatea „Decimal Places” –
de exemplu 2 cifre (vezi figura).
10. Câmpurile GREUTATE, GLICEMIE, COLESTEROL: se vor introduce valori numerice, întregi, prin
urmare tipul cel mai potrivit de dată este Number – cu formatul “Long Integer” – pentru a putea
introduce valori suficient de mari dacă este cazul.
De multe ori, în cazul în care se lucrează cu valori numerice (dar şi cu valori de tip Text), în ideea de a se
controla rata erorilor care pot apare la încărcarea datelor în tabel se introduce în descrierea câmpurilor o
regulă de validare (prin personalizarea proprietăţii „Validation Rule”), astfel încât să nu fie acceptate în
câmpul respectiv decât valorile care satisfac acea regulă de validare – în cazul în care regula nu este
satisfăcută, fiind afişat un mesaj de atenţionare, stabilit prin personalizarea proprietăţii „Validation Text”.
Astfel, convenim că greutatea unei persoane nu poate depăşi valoarea 1000 kg. Regula de validare şi textul
de validare vor fi definite conform figurii de mai jos:

Interogări SQL în Microsoft Acces | 2

 11. Câmpul BMI: Se vor introduce valorile BMI, calculate pe baza înălţimii şi a greutăţii pacienţilor. Se
cunoaşte formula de calcul a Indicelui de Masă Corporală (BMI):
BMI = Greutatea (kg) / (Înălţime (m) x Înălţime (m)).
O posibilitate este de a calcula valorile manual, pentru fiecare pacient în parte, şi de a le introduce în câmpul
BMI de tip Number, dar mult mai comod este să calculăm automat aceste valori, definind câmpul BMI de tip
Calculated şi introducând în proprietatea „Expression” formula de calcul a acestuia, construită pe baza
valorilor existente în celelalte câmpuri ale tabelului (vezi figura).

Setarea expresiei de calcul a BMI

12. Câmpul SUSPECT DIABET: Se va completa cu DA dacă glicemia înregistrată a persoanei este peste
valoarea 110 şi cu NU în caz contrar; poate fi definit ca un câmp de tip text care se completează manual
pentru fiecare pacient în parte, sau poate fi definit tot ca un câmp de tip Calculated, care se va completa
automat prin evaluarea funcţiei din figura de mai jos.

Pentru calcularea sa am folosit funcţia IIF() disponibilă în Access, care are sintaxa:
IIF (expresie, adevărat, fals), cu următoarea semnificaţie:
 Expresie: este o expresie matematică, ce va fi evaluată: în cazul nostru am folosit expresia [glicemie] > 110;
 Adevărat: este o valoare sau o expresie care va fi returnată în cazul în care expresia evaluată iniţial este
adevărată: în cazul nostru dorim să afişăm textul DA;
 Fals: este o valoare sau o expresie care va fi returnată în cazul în care expresia evaluată iniţial este falsă: în cazul
nostru dorim să afişăm textul NU.

13. Câmpul COLESTEROL MARIT: Se va completa cu DA dacă colesterolul înregistrat al persoanei este
peste valoarea 200 şi cu NU în caz contrar; cel mai eficient este să definim şi acest câmp tot de tip
Calculated şi să îl calculăm folosind funcţia IIF (vezi figura de mai jos).

Interogări SQL în Microsoft Acces | 3