CAPITOLUL 1

Bine ați venit la trainingul on-line, care cuprinde 12 capitole! Suntem siguri că vă vom putea trimite
câteva capitole interesante care vor atrage atenția Dvs. asupra optimizării managementului de documente din
compania Dvs.

Din păcate prin acest curs online nu se pot furniza toate informațiile, dar ca și o posibilitate
comlementară vă putem oferi cursul gratuit de 2 zile în managementul documentelor. (Pentru aceste
informații vă rugăm să vizitați site-ul www.dmsone.ro)

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Prin expresia ”managementul docuementelor” nu ne referim numai la gestionarea și stocarea fizică al

actelor, ci ne ocupăm și cu crearea și distrugerea acestora. Un sistem de management al documentelor bine
gândit ne ajută în crearea ordinii în cadrul documentelor pe bază de hârtie și electronice.

Instituțiile publice (primăriile, instituțiile publice centrale, instituțiile de sănătate și de învățământ)

deja posedă un regulament bine compus referitor la gestionarea actelor.

Dar de ce este recomandat stabilirea unor reguli dacă compania noastră provine din sectorul privat?

Răspuns: în vederea optimizării cheltuielilor și păstrarea competivității prin eficientizarea proceselor de lucru.

Obiectivul cursului online este de a vă ajuta pe Dvs. să evaluați costurile și procedurile de lucru
aferente gestionării actelor, documentelor și a conținuturilor electronice.

Acest lucru implică:

- Alegerea imprimantei, copiatorului, scannerului sau al multifuncționalei, deoarece, chiar și în cazul

companiilor mici aceste cheltuieli cu consumabilele pot ajunge la sume de peste 10 000 RON.
- Modul de gestionare al actelor, astfel încât colegii să nu-şi consume timpul de lucru valoros cu
căutarea documentelor.
- Optimizarea cheltuielilor poștale.

Ştiați că, de exemplu, la emiterea unui document puteți efectua simultan următoarele sarcini:
înregistrarea documentului, etichetarea plicului și completarea nomenclatorului poștal – toate acestea fără să
scrieți o literă?!

Prin utilizarea nomenclatorului electronic se poate prescurta timpul de așteptare la poștă și se pot reduce
cheltuielile poștale.

Pentru început trebuie să acceptăm ideea de alocare de timp necesar pentru optimizarea acestor
proceduri, mai ales pentru că acestea implică cheltuieli în creștere continuă. În cele mai multe cazuri cea mai
mare problemă este că nu sunt persoane delegate pentru managementul documentelor. Fiindcă cine ar putea
prelua această sarcină?

Administratorul IT? – El nu se pricepe la gestionarea actelor.

Conducătorul secretariatului? – El nu poate urmări inovațiile tehnologice.

1
 Managerul de achiziții? – De obicei acesta lipsește din companie ori are doar o vedere parțială asupra
acestor fluxuri.

OPTIMIZAREA CHELTUIELILOR DE IMPRIMARE

În primul capitol vom vorbi despre optimizarea cheltuielilor de imprimare, deoarece odată cu
răspăndirea scrisorilor electronice noi însuși suntem nevoiți să creăm chiar mai multe exemplare din anumite
documente.

De multe ori greșim deja la primul pas, adică la alegerea imprimantei, dacă nu analizăm costurile de
imprimare. În general putem afirma că, cu cât mai mică este performanța aparatului de imprimare, costul de
imprimare cu atât va fi mai mare.

Este recomandat analizarea numărului de pagini imprimate, copiate. Acest lucru putem afla prin
verificarea cantității de hârtie comandate anul trecut. Dacă întâmpinăm obstacole în efectuarea acestui calcul,
putem analiza cheltuielile lunare; înmulțind sumele cu 12, primim cantitatea anuală. Cu ajutorul unei
multifuncționale performante putem să reducem cheltuielile de imprimare până la 0,038 RON pe pagină, iar la
unele imprimante aceste cheltuieli poate să ajungă și la 0,14 RON.

La imprimare trebuie să avem în vedere economisirea de hârtie prin setarea implicită de imprimare
față-verso.

La compania nostră putem să alocăm drepturi diferențiate pentru imprimarea documentelor. De

exemplu, putem seta cine să aibă drept de imprimare pentru paginile colorate, costurile acesteia fiind mult mai
mari, și fiind recomandate doar în anumite cazuri, ex.: materiale de marketing.

Trebuie deci să analizăm aceste costuri și să alegem soluția optimă, să găsim varianta ideală.

Să luăm în considerare următoarele:

- Prețul consumabilelor (toner, patron, etc),

- Cheltuielile de energie a aparatelor,
- Economisirea de hârtie prin setarea drepturilor de imprimare și alte setări de imprimare,
- Eficientizarea fluxurilor de lucru (este importantă productivitatea) prin posibilitățile de scanare (rețea,
email),
- Cheltuielile de service (piese de schimb, manoperă, cheltuieli de exploatare)
- Prețul de achiziție, amortizarea.

(Există mai multe posibilități de finanțare (POSCCE) prin fonduri europene pentru IMM-uri la achiziția
de astfel de echipamente)

De multe ori nici nu avem nevoie neapărat de achiziția echipamentelor, fiindcă avem posibilitatea să le
închiriem.

Alte funcții utile:

- Documentele vor ieşi din imprimantă atunci când mergem personal la aparat, în acest mod nu le vom
amesteca cu alte imprimate. Documentele confidențiale nu pot fi citite de alte persoane.
- Înregistrarea primei pagini al documentul imprimat reprezintă o metodă eficientă de control.
- Scanarea cu ajutorul codurilor de bare va ușura arhivarea.

2
 Dacă doriți să primiți informații detaliate vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail
info@dmsone.ro . Partenerii noștri vă pregătesc o evaluare pentru a calcula exact economisirea.

VA URMA

În următoarele capitole ne vom ocupa cu sisteme de gestionare al actelor, sistematizarea

documentelor fizice (nomenclatorul arhivistic), servicii poştale noi (destinatari electronici), sisteme de
gestionare a documentelor electronice (EDMS), facturi electronice etc…

Vă mulțumim că ați citit primul material al trainingului online. Vă dorim o zi plăcută în continuare!

Cu respect:

Echipa DMS ONE