Entitatea publica

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

privind stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial

Intrebare Răspuns şi explicaţii 2) La nivelul

compartimentului
standardul este4):
Da/Nu 3) Explicaţie asociată I /PI / NI
răspunsului
1 2 3 4
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 – Etică, integritate
1.Există un cod de conduită etică la nivelul
structurii dumneavoastră?
2.Angajaţii au cunoştinţă de prevederile
acestuia ?
3.Au existat cazuri de încălcare a prevederilor
Codului Etic ? Ce măsuri au fost luate de
management în aceste cazuri?
4. A fost numită o persoană responsabilă cu
monitorizarea respectării normelor de conduită
la nivel de compartiment/entitate ?
5. Atribuţiile persoanei cu monitorizarea au fost
definite corespunzător la nivelul fişei de post?
6. Atribuţiile persoanelor de conducere au fost
completate corespunzător, în sensul că au în
vedere un sistem de monitorizare a respectării
normelor de conduită?
Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini
7.Sunt elaborate, avizate şi semnate fişe de
post la nivelul structurii dumneavostră?
8. Angajaţii au luat la cunoştinţă (prin semnare)
de atribuţiile stabilite prin fişa postului?
9.Activitatea derulată în mod curent de
angajaţi/angajatul respectiv diferă de atribuţiile
stabilite prin fişa postului?
10.La nivelul entităţii a fost elaborat un Plan de
dezvoltare institutională, cu includerea misiunii,
viziunii şi obiectivelor generale ale entităţii ?
Aveţi cunoştinţă de prevederile unui astfel de
plan?
11. ROF –ul a fost elaborat şi actualizat
permanent ? Detaliaţi.
12. A fost publicat pe site-ul instituţiei ROF-ul
pentru a se asigura comunicarea acestuia către
angajaţi?
Standardul 3 – Competenţă, performanţă
13. La nivelul entităţii există o procedură de
sistem privind modalitatea de organizare şi
derulare a concursurilor de
angajare/promovare?

14. Au fost detaliate elementele specifice privind

cerinţele posturilor la nivelul fiecărei structuri din
entitate ?

15. A fost realizată o analiză a gradului de

încărcare a personalului/ a necesarului de

1
personal ? Dacă da, cum s-au concretizat
rezultatele acesteia ?
16. La nivelul structurii există un Plan de
formare profesională?
17. Sunt identificate periodic nevoile de formare
individuale?
18. Este respectat numărul minim de zile
stabilite pentru formarea profesională a unui
angajat?
19.Performanţele angajaţilor sunt evaluate
periodic ?
20.În evaluarea acestora este utilizată o
metodologie comună?
21.Au existat cazuri în care angajaţii au
contestat rezultatele evaluărilor ? Ce măsuri au
fost luate de management în aceste cazuri?
Standardul 4 – Funcţii sensibile
22.Au fost stabilite criterii la nivelul structurii sau
entităţii dvs în vederea identificării funcţiilor
sensibile ?
23.Pe baza criteriilor de mai sus, a fost elaborat
inventarul funcţiilor sensibile la nivelul structurii
dvs ?
24. Este elaborat/ implementat un Plan de
rotaţie a personalului care ocupă funcţii
sensibile la nivelul structurii ?
25. Există cazuri de nerespectare a acestui
plan? Care sunt cauzele ?
Standardul 5 - Delegarea
26.Fişele de post au stabilite limite de
competenţă ?
27.Au fost înregistrate cazuri de delegări de
competenţă ? Dacă răspunsul este afirmativ, în
ce cazuri s-au produs acestea ?
28.Salariatul către care s-a delegat
responsabilitatea a confirmat prin semnătură
preluarea responsabilităţilor ?
29. Există proceduri specifice aprobate prin
care se realizează delegarea/subdelegarea în
sensul celor precizate mai sus ?
Standardul 6 – Structura organizatorică
30. La nivelul entităţii sunt elaborate
organigramă, ROF, fişe de post ?
31. Documentele specificate mai sus au fost
comunicate angajaţilor ?
32. S-a realizat o analiză periodică a flexibilităţii
şi conformităţii structurii organizatorice ? A fost
întocmit un document în acest sens ?
II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 7- Obiective
33. Obiectivele generale ale entităţii sunt în
concordanţă cu misiunea acesteia ?
34. Obiectivele specifice definite (în baza
obiectivelor generale) răspund pachetului de
cerinţe SMART ?
35. În procesul de stabilire a obiectivelor,
managementul structurii a utilizat criterii de
grupare a acestora, în vederea facilitării

2
îndeplinirii sarcinilor/cunoaşterii rezultatelor ?

Standardul 8 – Planificarea
36.Planul de alocare a resurselor aferente
îndeplinirii activităţilor necesare atingerii
obiectivelor structurii, sunt adecvate ?
37. Planul de repartizare a resurselor este
actualizat în mod constant ?
38. S-a stabilit o succesiune de măsuri ce
trebuie luate în vederea atingerii obiectivelor
structurii (specific doar planificării multianuale)?
39. În cazul în care s-au modificat obiectivele
specifice, s-a stabilit un plan de măsuri pentru
încadrarea în resursele repartizate ?
Standardul 9 – Coordonarea
40. Există structuri specializate organizate în
vederea sprijinirii managementului în activitatea
de coordonare ?
41. Structura respectivă colaborează şi cu alte
structuri în vederea unei coordonări eficiente ?
42. Se primesc, de către management, în mod
sistematic, raportări asupra desfăşurării
activităţii structurii ?
Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor
43. În urma evaluării performanţelor
managementului s-au luat măsuri corective
impuse de eventualele abateri de la obiective ?
44. Indicatorii utilizaţi în timpul procesului de
monitorizare a performanţelor activităţilor
coordonate sunt relevanţi ?
45. Dacă a fost cazul, s-a reevaluat relevanţa
indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în
scopul efectuării corecţiilor cuvenite ?
Standardul 11 - Managementul riscului
46. Este elaborat un registru al riscurilor la
nivelul structurii respective ?
47. Este implementată o procedură specifică
aferentă managementului riscurilor ?
48. Este nominalizată o echipă pentru
gestionarea riscurilor la nivelul structurii ?
49. Sunt evaluate periodic riscurile identificate şi
măsurile de control implementate ?
Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări
50. La formularea obiectivelor specifice au fost
avute în vedere ipoteze, respectiv premise ?
51. Au fost analizate evaluările periodice a
modului de îndeplinire a obiectivelor şi a
elementelor care au condus la
definirea/stabilirea obiectivelor iniţiale ?

III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA

Standardul 12 – Informarea
52. S-a realizat o inventariere a
informaţiilor/documentelor gestionate la nivelul
entităţii, respectiv compartimentului (tipologie,
frecvenţă, drepturi şi reguli de acces,
destinatari, sursa şi intermediarii, etc.) ?

3
53. A fost stabilită o listă centralizată la nivelul
entităţii şi a unei liste specifice la nivelul fiecărui
compartiment?

54. Au fost stabilite reguli de

accesare/primire/prelucrare şi transmitere a
informaţiilor/documentelor ?
55. Există un sitem informatizat la nivel de
entitate/compartiment prin care se realizează
colectarea, prelucrarea şi centralizarea
informaţiilor ?
Standardul 13 – Comunicarea

56. S-a realizat o inventariere a fluxurilor

informaţionale/documentare inter şi extra
instituţionale (pornind de la nivel de
compartiment şi până la nivel
centralizat/instituţional) ?
57.S-au stabilit timpii alocaţi pentru
primirea/prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor/documentelor?
58.S-au stabilit responsabilii pentru
primire/transmitere informaţii/documente, în
funcţie de tipologia acestora?
59.S-au stabilit căile/mijloacele
corespunzătoare pentru transmiterea fiecărui tip
de informaţie (ex: e-mail cu sau fără semnatură
electronică, adrese, comunicate de presă,
etc.) ?
Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea
60. Au fost extrase documentele/informaţiile din
lista de informaţii/documente identificate în
standardele anterioare?
61. Au fost clasificate tipurile de corespondenţă,
după criterii generale stabilite la nivel central
(de o Comisie sau de o structură desemnată
special) ?
62. A fost elaborată şi implementată o
procedură privind înregistarea, primirea,
circulaţia şi arhivarea corespondenţei?
63. A fost dezvoltată şi implementată o aplicaţie
informatică suport pentru înregistrarea şi
monitorizarea corespondenţei la nivel de
compartiment şi la nivel de entitate?
64.Reglementările referitoare la manipularea şi
depozitarea informaţiilor clasificate, dacă este
cazul, sunt cunoscute şi aplicate în practică de
către angajaţi ?
Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor
65. A fost elaborată o procedură aferentă
semnalarii şi tratării cazurilor de
nereguli/abateri/ fraudă ?
IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL
Standardul 17 – Proceduri
66. Operaţiunile/activităţile derulate la nivelul
structurii sunt procedurate ?
67. Procedurile elaborate sunt aprobate
corespunzător ?
68. Există dovezi privind luarea la cunoştinţă de
către angajaţi a prevederilor procedurilor ?

4
69. În cazul apariţiei unor modificări în
activităţile derulate, acestea sunt incluse în
cadrul procedurilor elaborate ?
70.Procedurile sunt însoţite de liste de
verificare, respectiv formulare
corespunzătoare?
71. Au fost identificate cazuri de neaplicare a
procedurilor ? Care au fost cauzele acestor
abateri ?
Standardul 18 – Separarea atribuţiilor
72. Au fost identificate procesele la nivelul
entităţii şi a compartimentelor ?
73. Au fost identificate activităţi derivate din
procese la nivelul fiecărui compartiment şi s-a
realizat clasificarea acestora în funcţie de
tipologie şi necesitatea de separare?
74. Au fost identificate eventuale
incompatibilităţi şi s-au stabilit măsuri de
remediere?
75. S-au stabilit reguli generale/specifice pentru
alocarea si derularea activitatilor (in functie de
rezultatele analizei derulate anterior) ?
76. Procedurile de la nivelul compartimentului
asigură separarea atribuţiilor ? Detaliaţi.
Standardul 19 – Supravegherea
77. Au fost stabilite instrumente pentru
monitorizarea activităţii la nivel central şi la nivel
de compartimente (ex: tablou de bord), precum
şi modul de implementare a acestora (elaborare
procedură) ?
78. Sunt analizate periodic raportările la nivel de
manager şi management superior ?
Standardul 20 – Gestiunea abaterilor
79. Au fost identificate la nivelul fiecărui
compartiment cazurile de abateri de la
proceduri/buna practică înregistrate, precum şi
modul de abordare a acestora?
80. Au fost raportate abaterile către
managementul superior şi au fost stabilite reguli
generale de încadrare şi tratare a acestora?
81. Au fost identificate cazuri de abateri prin
intermediul misiunilor de audit intern?
82. A fost stabilită o procedură internă de
raportare a tuturor cazurilor de abateri şi a
modalităţii de tratare a acestora (din punctul de
vedere al documentelor necesar a fi elaborate şi
a nivelului de luare a deciziilor) ?
Standardul 21 – Continuitatea activităţii
83. Au fost identificate situaţii cu risc major
asupra derulării activităţilor (la nivel de
compartimente şi ulterior la nivel centralizat) ?

84. Au fost stabilite măsuri de control aplicabile

în astfel de situaţii?
85. S-a realizat o revizuire periodică a
acestora?
Standardul 22 – Strategii de control
86. Pentru atingerea obiectivelor au fost stabilite
strategii de control ? Detaliaţi.

5
87. Strategiile de control au fost revizuite
permanent ?
Standardul 23 – Accesul la resurse
88. Au fost identificate structurile care
gestionează resursele materiale, financiare,
informaţionale ale entităţii?
89. A fost stabilită lista persoanelor autorizate
pentru gestionarea acestora?
90. Au fost stabilite reguli, drepturi de
acces/gestionare?
91. S-au realizat verificări periodice privind
gestionarea acestor resurse (de o structură
independentă) ?

V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA
Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului
92. La nivelul entităţii/compartimentului s-a
stabilit un sistem de autoevaluare a
implementării sistemului de control intern
(procedură, documente de monitorizare şi
evaluare, criterii de evaluare a stadiului
implementării standardelor de control intern,
termene de raportare, responsabili pentru
raportare la nivel de compartiment şi la nivel
central) ?
Standardul 25 – Auditul intern
93. La nivelul structurii a fost constituită funcţia
de audit intern (în conformitate cu legislaţia
aplicabilă)?
94. Compartimentul de audit intern a realizat
misiuni de consiliere privind pregătirea
procesului de autoevaluare a sistemului de
control intern?
95.Planul de audit a fost realizat integral ?

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control

intern/managerial ........................................................................................................................................................
.............................
Măsuri de adoptat ......................................................................................................................................................

Intocmit

* Se va prezenta Compartimentului audit public intern