Sunteți pe pagina 1din 196

Access 2007 - Capitolul I.

No iuni generale despre bazele de date

NO IUNI GENERALE DESPRE


BAZELE DE DATE

1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor


de Date (SGBD)
1.1.1. Concepte fundamentale

Preocuparea oamenilor de a înregistra faptele i aspectele din via a de zi cu zi


dateaz de mii de ani. T bli ele de lut r mase de la simerieni, vechi de peste 6000 de ani
sunt o m rturie în acest sens. Necesitatea de a organiza i gestiona aceste înregistr ri a
condus, de-a lungul timpului, la dezvoltarea a numeroase tehnici. Se poate aminti în acest
sens apari ia bibliotecilor, cel mai concludent exemplu constituindu-l celebra bibliotec din
Alexandria.
Apari ia i dezvoltarea tehnicii de calcul electronic a creat premizele transpunerii
metodelor manuale de culegere i prelucrare a datelor în tehnici de organizare i gestionare
a lor, utilizând calculatorul electronic. Ast zi, bazele de date înregistreaz aspecte din cele
mai diverse domenii: economic, social, cultural, tiin ific etc. Formele de înregistrare a
informa iilor sunt variate: texte, numere, imagini grafice, sunete, imagini video, h r i .a.
Date, informa ii, baze de date. Activitatea de zi cu zi în domeniul economic,
impune luarea unor decizii ce sunt condi ionate de existen a unor informa ii referitoare la
situa ia concret asupra c reia trebuie s se decid . O decizie care nu se bazeaz pe
informa ii clare, complete i la zi, nu are valoare. Informa iile sunt rezultatul prelucr rii i
interpret rii datelor, de c tre un anumit subiect. Abordarea cu baze de date, recunoa te c
datele sunt gestionate analog altor resurse ale unei organiza ii, cum ar fi resursa uman ,
capitalul, mijloacele fixe etc. Organiza iile (firme, societ i comerciale) cheltuiesc mari
sume de bani, pentru a calcula i manipula datele încercând s extrag informa iile necesare
fundament rii deciziilor. Unul din obiectivele utiliz rii bazelor de date îl constituie
p strarea acestei investi ii în resurse de date, prin protec ia i gestionarea investi iei în
sensul gestion rii datelor mai degrab decât, al aplica iilor care acced datele. Gestionarea
datelor înseamn atât gestionarea fizic a irurilor de bi i de pe mediile de memorare, cât i
gestionarea semnifica iei lor prin organizarea datelor în structuri logice de entit i. Entitatea

5
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

este un obiect concret sau abstract identificat prin nume i reprezentat prin atributul sau
însu irile sale. Atributul descrie propriet ile entit ii stabilind natura valorilor ce îi pot fi
atribuite. Valoarea este m rimea concret pe care o poate lua atributul.
Datele sunt faptele culese din lumea real pe baza observa iilor i m sur torilor sau
consemnarea pe documente a desf ur rii diferitelor evenimente. Ele se concretizeaz într-
un ansamblu de semne, cu sens bine determinat, organizate dup anumite reguli i principii.
Datele devin informa ii numai în momentul, interac iunii lor cu un sistem capabil s le
interpreteze. Aceea i dat poate fi interpretat în mod diferit de subiec i diferi i, generând
astfel informa ii diferite. În acest context se remarc faptul c sistemele de calcul nu
prelucreaz informa ii, ci date. Prin urmare vom discuta despre Sisteme de Prelucrare a
Datelor i nu despre sisteme de prelucrare a informa iilor folosind baze de date i nu baze
de informa ii. Datele au un caracter obiectiv, în timp ce informa iile sunt subiective.
Informa iile au valoare doar dac , determin luarea unor decizii mai bune decât cele ce s-ar
lua în lipsa lor. Din acest motiv datele trebuie s fie disponibile în timp util, s fie corecte,
necontradictorii i s aib o form adecvat necesit ilor factorului decident. Aceste cerin e
devin realizabile prin existen a unui volum imens de date care trebuie culese, memorate,
organizate, reg site i prelucrate în mod corespunz tor pentru ob inerea de informa ii. O
astfel de activitate, a dus la apari ia bazelor de date.
În sens larg, o baz de date (database) este o colec ie de date corelate din punct de
vedere logic (aflate în interdependen cu descrierea lor), care reflect un anumit aspect al
lumii reale sau abstracte i este menit s r spund cerin elor informa ionale ale unui
anumit grup de utilizatori.
O alt defini ie a bazelor de date este urm toarea:
Baza de date este un ansamblu structurat de date înregistrate pe suporturi tehnice
accesibile calculatorului, cu scopul de a r spunde cerin elor mai multor utilizatori, chiar
simultan, de o manier selectiv i în timp oportun.1
Într-o baz de date sunt înregistrate date despre obiectele reale sau abstracte,
împreun cu rela iile care se pot stabili între acestea. Orice baz de date are urm toarele
propriet i implicite:
este o colec ie logic coerent de date;
este construit i populat cu date despre un domeniu bine precizat;
are un grup de utilizatori i se adreseaz unui anumit grup de aplica ii;
reprezint aspecte ale lumii reale sau abstracte, creând un orizont propriu de
cuno tin e, schimb rile orizontului fiind reflectate în baza de date.
Prelucrarea datelor dintr-o baz de date se refer la opera iile de introducere,
tergere, actualizare i interogare a datelor.
Diversitatea datelor gestionate într-o unitate economic a dus la apari ia sistemelor
de baze de date. Bazele de date dintr-un sistem, comunic între ele prin câmpuri comune.
Sistemele de baze de date pot fi multiutilizator sau monoutilizator. Sistemele multiutilizator

1
C Delabel, M. Adiba, “Bases de donnees et systemes relationnels”, Dunod Informatique, Paris, 1982

6
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

permit accesul concurent (în acela i timp) a mai multor utilizatori la aceea i baz de date.
Sisteme monoutilizator suport accesul, la un moment dat, doar al unui utilizator.
Organizarea datelor în baze de date prezint o serie de avantaje, cum ar fi:
reducerea redundan ei datelor memorate;
evitarea inconsisten ei datelor;
posibilitatea partaj rii i valid rii datelor;
încurajarea introducerii standardelor;
posibilitatea aplic rii restric iilor de securitate a datelor;
men inerea integrit ii datelor.
Organizând datele în baze de date, se realizeaz independen a datelor. Problema
independen ei datelor poate fi privit sub dou aspecte :
independen a fizic a datelor;
independen a logic a datelor.
Independen a fizic se refer la imunitatea aplica iilor fa de modific rile din
structura fizic de memorare a datelor. O modificare a structurii bazei de date nu va afecta
aplica iile, dar i reciproc, modific rile aplica iilor vor l sa structura fizic a bazei de date
nealterat .
Independen a logic se refer la imunitatea modelului fiec rui utilizator fa de
modific rile din structura logic , global , a bazei de date. Din punct de vedere al
utilizatorului, problema independen ei logice va fi cunoscut prin opera iile pe care
sistemul îi permite s le efectueze asupra datelor din propriul model, astfel încât aceste
opera ii s nu afecteze modelul altor utilizatori care folosesc acelea i date. Fiec rui
utilizator i se creeaz iluzia c este singurul beneficiar al unor date pe care în realitate, le
folosesc în comun mai mul i utilizatori.
Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asigur accesul automat, rapid i
sigur la volume imense de date dispersate în întreaga lume. Aceste sisteme au devenit un
element important al infrastructurii societ ii. Ele func ioneaz pe baza unor principii i
concepte, specifice tipurilor de baze de date pe care le gestioneaz .
Procesul de instruire în societatea noastr tot mai informatizat , în a a numita
Societate Informa ional , impune tot mai mult structurarea cuno tin elor acumulate,
capacitatea de a le organiza, clasifica, reg si i mai ales de a le completa. În termeni tehnici,
se poate vorbi despre managementul cuno tin elor. Interog rile pe Internet (World Wide
Web), modul în care se apeleaz la motoarele de c utare i modul în care acestea lucreaz
i au fost concepute, folosesc concepte i procedee de lucru, specifice bazelor de date.

7
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date

Între calculatoul care opereaz asupra datelor stocate sub form de bi i i utilizatorul
unei baze de date, care manipuleaz concepte de genul: firm , client, furnizor, conturi,
produse etc., se interpun mai multe nivele de abstractizare a datelor. Asigurarea
independen ei fizice i logice a acestora impune adoptarea unei arhitecturi de baze de date
organizate pe trei nivele func ionale2:
o nivelul intern (baza de date fizic ) sau schema intern ;
o nivelul (modelul) conceptual sau schema conceptual ;
o nivelul (modelul) extern (nivelul utilizator) sau subschema.
La fiecare nivel se define te un model al bazei de date. Modelul este un set de
concepte ce pot fi utilizate în descrierea structurii bazei de date. Prin structura bazei de date
se în elege: tipul datelor ce pot fi gestionate, leg turile dintre date i restric iile ce trebuie
respectate pentru a se permite accesul în baza de date.
• Nivelul intern constituie schema intern a bazei de date, prin intermediul lui se
descrie structura de stocare fizic a datelor în baza de date, utilizând un model al datelor
fizice. La acest nivel se descriu detaliile complete ale stoc rii, precum i modul de acces la
date. Baza de date fizic este o colec ie de fi iere care con ine date fizice, împreun cu
structurile menite s asigure accesul operativ la datele stocate. Aceste structuri pot fi:
directoare;
indec i;
pointeri;
tabele de dispersie .a.m.d.
Baza de date fizic este rezident în memoria secundar (auxiliar ) a calculatorului,
în general pe discuri magnetice sau optice. Modul de organizare al bazei de date fizice este
determinat de configura ia echipamentelor hardware (tip calculator, periferice etc.) i de
sistemul de operare. Dac este îndeplinit condi ia de independen fizic a datelor,
schimb rile din sistemul de operare sau din hardware-ul calculatorului nu influen eaz
nivelul intern al bazei de date. La nivel intern, se implementeaz schema conceptual
folosind un SGBD, prin intermediul interfe ei dintre nivelul conceptual i cel intern.
Interfa a dintre modelul conceptual i cel intern are rolul de a defini modul în care
structura logic a datelor este transpus în structur fizic de memorare. La nivelul
interfe ei se specific :
structurile fizice de date folosite pentru implementarea structurilor logice;
strategiile de acces la structurile fizice;
organizarea pe suportul de memorare;
index rile folosite .a.m.d.

2
Aceast arhitectur a unui sistem de baze de date a fost propus prin standardul ANSI/X3/SPARC (1975).

8
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

• Nivelul conceptual sau schema conceptual descrie, structura logic a întregii


baze de date pentru o comunitate de utilizatori. La nivel conceptual se face o descriere
complet a structurii logice a datelor din baza de date, ascunzându-se detaliile legate de
stocarea fizic , concentrându-se asupra descrierii entit ilor, tipurilor de date, rela iilor
dintre ele, precum i a restric iilor asociate, fiind o abstractizare a lumii reale. Fiecare baz
de date are un model conceptual propriu, prin care se descriu unit ile logice împreun cu
leg turile dintre ele. Prin unit i logice se în eleg conceptele utilizate pentru modelarea
aplica iilor. De exemplu, în descrierea unei baze de date pot ap rea conceptele de angajat,
produs, beneficiar, furnizor, cont etc. În cadrul acestui model se specific ce anume con ine
baza de date (ce poate face parte din ea) i ce anume, nu poate face parte din structura bazei
de date, specificându-se constrângerile explicite asupra datelor. Constrângerile se refer la
restric ii asupra valorilor pe care le pot lua datele sau la restric ii privind leg turile dintre
diferite unit i logice. Tot în acest model sunt specificate m surile de securitate i
integritate, referitoare la anumite unit i logice. Nu se cuprind referiri la modul de
memorare al datelor i la strategiile de acces. Modific rile intervenite în structura de
memorare sau schimbarea suportului magnetic, pot afecta doar interfa a dintre modelul
conceptual i cel intern, implicînd modificarea strategiilor de acces, dar nu afecteaz
modelul conceptual. În vederea realiz rii acestui nivel, se pot folosi modele de
implementare sau modele de nivel înalt.
• Nivelul extern sau nivelul vizual (utilizator) include o colec ie de scheme externe
ce descriu baza de date prin prisma diferi ilor utilizatori. Fiecare grup de utilizatori descrie
baza de date prin prisma propriilor interese. Exist tendin a la acest nivel, ca grupurile de
utilizatori s ascund detaliile de care nu sunt interesate. Modelul extern este ceea ce vede
utilizatorul din baza de date. Prin modelul extern se realizeaz independen a logic a
datelor. Fiec rui model extern îi corespunde o descriere, în termenii unit ilor logice din
modelul conceptual. Aceast descriere define te transform rile prin care, rezult modelul
extern din modelul conceptual. Transform rile respective definesc interfa a dintre modelul
conceptual i cel extern. Modific rile modelului conceptual, pot determina modific ri ale
acestei interfe e (modific ri ale descrierii modelului extern), dar un pot afecta modelul
extern- a a cum a fost el conceput de utilizator. i la acest nivel, se pot folosi modele de
implemetare sau modele de nivel înalt.
În cadrul multor Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD), nu se poate face o
distinc ie net între cele trei nivele. Cu toate acestea s-a putut remarca, la majoritatea
SGBD-urilor, un nivel conceptual puternic ce supline te, aparent de cele mai multe ori,
celelalte niveluri. De asemenea s-a remarcat o contopire a nivelului conceptual i extern,
mai ales la dezvoltarea aplica iilor.
Grupurile de utilizatori fac referire numai la schema extern , Sistemului de Gestiune
a Bazei de Date revenindu-i rolul de a asigura interfa a între schema extern i schema
conceptual .

9
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date

Ap rute în anii '60, Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (prescurtat SGBD-


uri) reprezint un ansamblu de programe ce permit utilizatorilor s interac ioneze cu o baz
de date, în vederea cre rii, actualiz rii i interog rii acesteia. SGBD-ul reprezint software-
ul propriu-zis al bazei de date, având rolul de a asigura i superviza:
descrierea ansamblului de date la nivel fizic i conceptual (func ia de descriere
realizat prin LDD);
accesarea de c tre utilizator a bazelor de date (Func ia de manipulare realizat
prin intermediul limbajului LMD i func ia de utilizare realizat de GBD);
asigurarea securit ii în func ionare i confiden ialit ii datelor con inute în baz .
La acestea, G.C. Everest mai adaug 3:
furnizarea unui set de comenzi i instruc iuni, necesare atât utilizatorilor
pentru consultarea direct a bazei, prin intermediul unui limbaj de
manipulare, cât i programatorilor- pentru redactarea programelor de lucru
cu baza de date;
revizia i restructurarea bazei;
monitorizarea performan elor.

Obiectivul esen ial al unui SGBD este furnizarea unui mediu eficient, adaptat
utilizatorilor care doresc s consulte sau s actualizeze informa iile con inute în baz .
Bazele de date sunt concepute pentru a prelucra un volum mare de informa ii. Gestiunea
acestora impune, nu numai o structurare riguroas a datelor, dar i o ra ionalizare a
procedurilor de acces i prelucrare.
Un SGBD prezint în general, urm toarele module:
1. Gestionarul fi ierelor, care se ocup cu afectarea spa iilor de memorare pe disc
i structurile fizice de date care servesc la reprezentarea informa iilor pe suport.
2. Modulele Limbajului de Definire a Datelor - DDL (Data Definition Language)
"traduc" (prin compilare sau interpretare) i execut instruc iunile DDL,
ob inându-se ansamblul de tabele ce reprezint , metadatele stocate în
dic ionarul de date.
3. Modulele DML (Data Manipulation Language) realizeaz conversia
instruc iunilor limbajului de manipulare a datelor (DML) inserate într-un
program de aplica ie, în proceduri curente ale limbajului-gazd , interac ionând
cu procesorul de consultare- în vederea producerii secven elor de cod adecvate.
4. Gestionarul bazei de date (GBD) realizeaz interfa a dintre datele re inute în
baza de date i comenzile de consultare sau actualizare a bazei de date folosite
de utilizatori. Ajut la comunicarea dintre utilizatori i baza de date prin

3
Conform Petrov [ 7]

10
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

intermediul unei interfe e, f când leg tura datelor "fizice" din baz , cu
aplica iile-program de consultare i actualizare.
5. Procesorul de consultare "traduce" instruc iunile limbajului de consultare în
instruc iuni elementare, "inteligibile" pentru gestionarul bazei. Mai mult, acesta
optimizeaz consultarea, pentru a ob ine rezultatele într-un timp cât mai scurt.
Aceste cinci module, interac ioneaz cu o serie de componente fizice ale bazei de
date i anume:
Fi ierele de date care reprezint suportul propriu-zis al bazei;
Dic ionarul de date ce înmagazineaz informa ii relative la structura bazei,
fiind solicitat în toate opera iunile de consultare i actualizare;
Indec i, într-un num r suficient- pentru a cre te viteza de acces la date.
De remarcat c , o parte din func iunile SGBD sunt asigurate de sistemul de
operare al calculatorului.

1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date

SGBD trebuie s ofere limbajele corespunz toare tuturor categoriilor de utilizatori.


Dup proiectarea bazei de date i alegerea SGBD este foart important , construirea
schemei interne i conceptuale a bazei de date. Cum în cele mai multe situa ii, nu exist o
separa ie net între cele dou nivele, limbajul numit Data Definition Language (DDL) va
fi utilizat de administratorul bazei de date i de proiectantul bazei de date, în definirea
ambelor scheme. Compilatorul DDL proceseaz instruc iunile, pentru a identifica
descrierile referitoare la construc ie i memoreaz aceasta în catalogul SGBD. DDL-ul este
utilizat pentru specificarea schemei conceptuale în cadrul unui SGBD, cu o clar separa ie
între nivelul conceptual i cel intern. Ajut la: descrierea datelor, a metodelor de acces,
asigurarea confiden ialit ii i integrit ii datelor, descrierea rela iilor dintre date i
descrierea restric iilor. Se materializeaz într-un ansamblu de tabele memorate, în
dic ionarul de date.

Un alt limbaj numit Storage Definition Language (SDL) este utilizat pentru
specificarea schemei interne. Leg tura între cele dou nivele de implementare este asigurat
de unul din cele dou . În general, dac un exist specificare explicit , referirea la definirea
bazei de date presupune utilizarea DDL-ului.
Pentru o arhitectur pe trei nivele este necesar un al treilea nivel- numit View
Definition Language (VDL) destinat utilizatorilor i leg turii acestora cu nivelul conceptual.
Multe sisteme de baze de date realizeaz aceast leg tur printr-un DDL, ce accept i
declara ii specifice nivelului extern.
Instruc iunile limbajului DDL pot fi înglobate într-un limbaj general de programare
sau pot fi compilate separat. Odat schema compilat i baza de date populat cu date,

11
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

utilizatorul are o serie de facilit i pentru manipularea datelor. Opera iile tipice includ
c utarea, inserarea, tergerea i modificarea datelor. Pentru aceasta, SGBD-ul dispune de
Data Manipulation Language (DML). La rândul s u, DML-ul poate fi împ r it în dou
componente:
• un DML de nivel înalt;
• un DML de nivel sc zut.
Sec iunea DML de nivel înalt sau neprocedural este utilizat pentru specificarea
opera iilor complexe cu baza de date, într-o form concis . În general, opera iile utilizând
aceast sec iune sunt realizate fie într-o form interactiv de la terminal, fie prin utilizarea
unui limbaj de programare universal.
Sec iunea DML de nivel sc zut sau procedural este realizat utilizând un limbaj de
programare general. Cu aceast sec iune se realizeaz opera iile tipice, cum sunt refacerea
unei înregistr ri individuale sau procesarea separat a înregistr rilor bazei de date. Datorit
faptului c opereaz asupra înregistr rilor individuale, aceast prelucrare se mai nume te i
înregistrare cu înregistrare.
O comand pentru DML-ul de nivel înalt, specific o cerere de acces la date, dar nu
specific i modul în care se realizeaz aceast cerere. Din acest motiv acest limbaj se
nume te i limbaj declarativ. Comenzile DML-ului fie de nivel înalt, fie de nivel sc zut
sunt implementate într-un limbaj de programare general numit i limbaj gazd , iar DML-ul
este numit limbaj de date. DML-ul de nivel înalt utilizat, într-o manier interactiv ,
formeaz ceea ce se nume te a query language (un limbaj de interogare: SQL, MySQL,
PL/SQL). Prin intermediul lui se realizeaz : înc rcarea bazei de date: ad ug ri, tergeri de
înregistr ri; modific ri de înregistr ri; consultarea bazei de date sau extragerea datelor din
baz .

1.1.5. Interfe e ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date

Sistemele de Gestiune ale Bazelor de Date trebuie s ofere interfe e corespunz toare
tuturor categoriilor de utilizatori. Aceste interfe e au ca stop, facilitarea leg turii între
utilizatori i sistemul de baze de date.
Principalele tipuri de interfe e oferite de SGBD sunt:
• Interfe e bazate pe meniuri. Acestea ofer utilizatorilor o list de op iuni, numite meniuri
care îi ajut la formularea cererilor. Nu este necesar memorarea unor comenzi, deoarece o
comand specific este format pas cu pas prin compunerea op iunilor indicate prin meniu.
• Interfe e grafice. Aceste interfe e afi eaz utilizatorului o diagram . Utilizatorul poate
formula cererea, prin manipularea acestei diagrame. În cele mai multe cazuri, interfe ele
grafice sunt combinate cu meniuri.

12
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

• Interfe e bazate pe forme. Aceste interfe e sunt acelea prin intermediul c rora, utilizatorul
poate completa formele cu noile date pe care dore te s le insereze sau folose te aceste
forme pentru a cere SGBD-ului s ob in datele de interes.
• Interfe e în limbaj natural. Aceste interfe e accept cereri scrise în limba englez sau alte
limbi de circula ie interna ional . O interfa în limbaj natural con ine, uzual, o schem
proprie similar cu schema conceptual a bazelor de date. Interpretarea cererilor se face pe
baza unui set standard de cuvinte cheie, ce sunt concepute pe baza schemei interne. Dac
interpretarea se realizeaz cu succes, programul de interfa genereaz cererea de nivel
înalt, corespunz toare cererii în limbaj natural, ce va fi transmis c tre SGBD.
• Interfe e specializate aferente cererilor repetate. Aceste interfe e sunt destinate unei
anumite categorii de utilizatori care apeleaz la opera ii de rutin , de exemplu utilizatorii
care se ocup de opera iile dintr-o banc . Uzual, un mic set de comenzi prescurtate sunt
implementate pentru a scurta timpul necesar introducerii comenzii sau chiar utilizarea de
chei func ionale. Aceste interfe e implementeaz , un limbaj numit i limbaj de comand .
• Interfe e pentru administratorii bazelor de date. Acestea sunt utilizate în implementarea
comenzilor privilegiate, ce sunt folosite de administratorii bazelor de date. Astfel de
comenzi includ crearea de conturi, setarea parametrilor sistemului, autorizarea intr rii într-
un anumit cont, reorganizarea structurii de stocare a datelor din baza de date, precum i o
serie de facilit i legate de administrarea bazei de date, cum sunt: accesul la tabele i
înregistr ri, facilit i de acces la câmpuri ale tabelelor de date.

1.1.6. Exemple de SGBD-uri

SGBD-urile clasice au fost proiectate pentru a satisface cerin ele unui anumit grup
de aplica ii provenind, de obicei, din domeniul economic. Prelucr rile din aceste aplica ii
sunt dominate de opera iile de tip: ad ugare, tergere, actualizare, opera ii simple de
reg sire a unor înregistr ri- care satisfac condi iile impuse. Limbajele de manipulare din
cadrul acestor sisteme, au fost adaptate cerin elor clasei de aplica ii c rora le erau destinate.
LMD-urile nu permiteau exprimarea unor opera ii cu caracter recursiv. Reducerea lor la
opera ii simple a fost necesar pentru a men ine în linii acceptabile timpul de r spuns al
SGBD-urilor. În ultima perioad au ap rut aplica ii cu baze de date care, nu se mai
încadreaz în clasa aplica iilor gestionate de SGBD-urile clasice. Ele se caracterizeaz prin
necesitatea de a accesa i manipula volume mari de date (la fel ca cele clasice), dar i prin
necesitatea de a efectua opera ii mult mai complexe. Treptat s-a impus necesitatea utiliz rii
limbajelor de manipulare, cu putere de expresie mult mai apropiat sau chiar egal cu a
limbajelor de programare conven ionale. În acest sens s-au conturat dou alternative:
abordarea orientat pe obiect;
abordarea logic .

13
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

Abordarea orientat obiect se concretizeaz prin SGBD-uri orientate pe obiect.


Aceste sisteme încearc , s rezolve problemele prin transformarea unei p r i din
complexitatea prelucr rilor în structuri de date. Astfel de sisteme (SGBD-OO) sunt: Iris,
Orion, GemStone, Q2, Ontos. Toate aceste SGBD-uri au o serie de caracteristici comune i
anume:
Posibilitatea de a manipula obiecte complexe. Se pot defini tipuri de date cu
structuri complexe, fiind posibil imbricarea tipurilor de date, proprietate ce permite
definirea unor ierarhii de tipuri ca derivate ale acestora.
Încapsularea, definirea procedurilor care se aplic unor obiecte de un anumit tip, ele
constituid singura posibilitate de a accesa i manipula datele, tipului respectiv.
Încapsularea impune ca fiecare obiect s aib dou componente: o interfa i o
component de implementare. Implementarea poate fi modificat , f r a afecta
interfa a. Aceast proprietate, creaz independen a programelor de aplica ii fa de
modelul de implementare al obiectelor.
Identitatea obiectelor, proprietate care se refer la faptul c se poate face distinc ie
între dou obiecte identice, având acelea i propriet i i acelea i valori ale
propriet ilor. Cele dou obiecte nu se vor confunda, deoarece vor avea fiecare o
identitate proprie, sistemul putând s le trateze ca obiecte distincte.
Abordarea logic este reprezentat prin Sistemele de Gestiune a Bazelor de
Cuno tiin e (SGBC). Un SGBC poate s satisfac dou condi ii:
s furnizeze toate serviciile oferite de un SGBD clasic (acces eficient la volume
mari de date, gestiunea tranzac iilor .a.m.d.) ;
posed un limbaj declarativ a c rui putere de expresie este apropiat sau egal , cu a
limbajelor conven ionale.
În majoritatea sistemelor de acest tip s-a pornit de la adaptarea limbajelor logice de
tip PROLOG, la cerin ele impuse de exploatarea bazelor de date. Cercet rile referitoare la
SGBC urm resc g sirea unui compromis, între cerin ele impuse de un limbaj logic complet
(PROLOG) i cerin ele de manipulare a volumelor mari de date. În aceast direc ie se
înscriu limbajele din familia DATALOG.
În momentul de fa , pe pia exist o ofert foarte mare de sisteme de gestiune a
bazelor de date, de la sisteme care se pot folosi gratuit (f r licen sau cu licen public ),
pân la sisteme de înalt performan , a c ror utilizare necesit cump rarea de licen e.
Microsoft SQL Server este sistemul de gestiune a bazelor de date rela ionale multi-
utilizator dezvoltat de firma Microsoft, pentru sistemele de operare Windows. Au existat
mai multe versiuni: SQLServer 2000; SQL Server 2003. În toate versiunile, acest sistem de
baze de date suport standardul SQL2, cu implementarea performant a tr s turilor
avansate de stocare i prelucrare a datelor. Exist o interfa grafic pentru interac iunea cu
utilizatorul, pentru folosirea tuturor op iunilor: de export/import date, de creare i
manipulare a tabelelor, pentru popularea cu date a tabelelor, de creare a interog rilor, a
procedurilor stocate etc.

14
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

Microsoft Access este unul din cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de
date rela ionale- pe platforme de calculatoare personale. Microsoft Access dispune de un
sistem de control al bazei de date (database engine) i o interfa grafic pentru
interac iunea cu utilizatorul. Aplica iile de baze de date în Microsoft Access, se pot
dezvolta cu mult u urin datorit generatoarelor de aplica ii (wizards) care permit
proiectarea vizual a bazelor de date, a formularelor (forms) pentru interfe ele grafice i a
rapoartelor (reports). Microsoft Access este folosit în special pentru aplica ii personale sau
pentru mici afaceri. Licen a acestuia se cump r , odat cu cump rarea licen ei produsului
Microsoft Office.

Sistemul Oracle este un sistem profesional de gestiune a bazelor de date multi-


utilizator foarte puternic, cu implement ri pe toate platformele (Windows, Linux, Unix),
care ofer atât performan e de execu ie ridicate, cât i un grad mare de protec ie i
securitate a datelor. În toate versiunile, Oracle ofer implementarea complet a
caracteristicilor modelului rela ional, conform standardului SQL2, iar ultimele versiuni
(Oracle8i, Oracle9i etc) sunt sisteme de gestiune obiect-rela ionale distribuite,
implementând extensiile orientate obiect prev zut în standardul SQL3 i oferind
posibilitatea de dezvoltare a bazelor de date distribuite.

1.2. Bazele de date rela ionale

Un sistem de gestiune a bazelor de date rela ionale (SGBDR) este un instrument


esen ial în numeroase medii, de la utiliz rile mai tradi ionale în contexte de afaceri,
cercetare i înv mânt i pân la aplica ii mai recente, cum ar fi operarea motoarelor de
c utare din internet. Informa iile din lumea ce ne înconjoar sunt structurate în diverse
moduri. Adesea structura o impune utilizatorul, în încercarea de a transforma informa iile în
cuno tin e. Sistemul de structurare a datelor, care intervine cel mai frecvent, este tabelul.

1.2.1. Caracteristicile bazelor de date rela ionale

Principiile modelului rela ional i bazele de date rela ionale au fost pentru prima
dat prezentate de matematicianul Dr. E. F.Codd în iunie 1970, când a publicat un articol
numit "Un model rela ional de date pentru marile b nci de date". În acest articol, el a
propus modelul rela ional pentru sistemele de baze de date. Trebuie spus, c i pân atunci
fuseser manipulate i prelucrate date economice, cataloage ale bibliotecilor, fi iere de

15
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

personal .a. îns într-un mod mai pu in formalizat, neunitar. Era de fapt pe vremea când,
portabilitatea aplica iilor de pe un sistem de calcul pe altul era înc un vis, când majoritatea
aplica iilor care manevrau seturi mari de date se programau în limbaje precum COBOL,
Fortran, PL/1, Algol. Mai existau, de asemenea, alte modele de organizare a datelor, cum ar
fi modelul ierarhic de organizare a datelor (structura de fi iere pe disc sau structura
arhivelor unei facult i).

O baz de date rela ional este structurat folosind un model de date logic (o
reprezentare riguroas a semnifica iei datelor într-un anumit domeniu de interes) numit, de
asemenea, model semantic de date- deoarece accentul modelului cade pe semnifica ia
datelor. Un model de date logice tipic reprezint entit i, atribute i rela ii.

Baza de date rela ional este perceput de utilizatorii s i ca o colec ie de tabele


bidimensionale, precum i o colec ie de rela ii între tabele. În cadrul modelului bazat pe
reprezentarea datelor sub form de tabele sunt esen iale patru concepte:
tabelele modeleaz entit ile logice;
coloanele tabelului (câmpurile) reprezint atributele entit ilor;
rândurile tabelului (tuplurile sau înregistr rile) reprezint instan e de entit i;
câmpurile din tabel de pe o anumit coloan i linie, reprezint datele propriu-zise.
Rela iile între tabele sunt construite pe baz de leg turi ale unor atribute între
dou entit i. Exist trei tipuri de rela ii între atribute:
rela ia unu la unu (one to one) care asociaz fiec rui tuplu (fiec rei linii) dintr-un
tabel, un singur rând dintr-al doilea- pe baza identific rii atributului comun (de
exemplu codul numeric personal este un atribut ce identific în mod unic o anumit
persoan , indiferent în câte tabele apare numele s u);
rela ia unu la mai mul i (one to many) care asociaz fiec rui tuplu (fiec rei linii)
dintr-un tabel un tuplu sau mai multe dintr-al doilea (o aceea i adres poate avea
mai mul i locatari); i
rela ia mai mul i la mai mul i (many to many), de exemplu un cont de activ poate
avea coresponden cu mai multe conturi de pasiv pe partea de debit, dar în acela i
timp un cont de pasiv, poate avea mai multe coresponden e pe partea de credit, cu
mai multe conturi din activ.

Modelul rela ional al bazei de date imit procesele unei ramuri a algebrei, cunoscute
sub numele de "Algebr rela ional ". Ideea central este de a identifica inclusiv tabelele-
entit i cu rela iile ce se pot stabili între ele, în sens pur algebric (o rela ie algebric este o
submul ime a unui produs cartezian). Acest model permite introducerea unor operatori
care, ac ioneaz asupra rela iilor-tabele pentru a produce noi rela ii-tabele.
Modificarea datelor se realizeaz prin opera ii rela ionale, aplicate asupra tabelelor.
Spre exemplu restric ia unei rela ii-tabel, va fi un nou tabel în care se p streaz doar

16
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

anumite linii, iar proiec ia unei rela ii-tabel, va fi un nou tabel în care se p streaz doar
anumite coloane. Puterea unui sistem de gestiune a bazelor de date rela ionale const în
capacitatea de a extrage, în mod convenabil, date din tabele i de a combina informa iile din
tabelele corelate pentru a genera r spunsuri la întreb ri, la care nu se poate r spunde numai
pe baza tabelelor individuale.

1.2.2. Propriet i ale bazelor de date rela ionale

O baz de date rela ional apare ca o colec ie de rela ii (tabele), operatori


rela ionali pentru transformarea i combinarea rela iilor: selec ia, proiec ia, produsul, join-
ul, reuniunea, intersec ia i diferen a i o structur de indec i folosi i pentru a extrage datele
din tabele. Principalele caracteristici ale unei baze de date rela ionale sunt:
o baz de date rela ional nu utilizeaz direct adresele fizice (pointeri); conexiunile
sunt f cute numai pe baza indec ilor ;
exist o independen total a datelor;
limbajul utilizat pentru interogarea bazei de date este non-procedural i similar
limbii engleze;
utilizatorul nu specific calea de acces i nu are nevoie s tie cum este aranjat ,
fizic, informa ia;
comenzile pentru selec ia sau actualizarea datelor, cât i acelea pentru realizarea
schimb rilor în baza de date sunt incluse într-un singur limbaj standardizat, cum ar
fi SQL.

Fiecare tabel (rela ie) individual are urm toarele propriet i:


nu exist rânduri duplicate;
nu exist nume de coloane identice (duplicate) ;
ordinea rândurilor nu este important ;
ordinea coloanelor nu are importan ;
valorile (câmpurile) sunt atomice.

1.2.3. Operatorii rela ionali

Operatorii rela ionali (în cadrul bazelor de date rela ionale) produc rela ii-tabele noi,
plecând de la o rela ie-tabel sau mai multe. Operatorii rela ionali de baz sunt defini i în
tabelul urm tor:

17
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

Operatorul
Descrierea
Rela ional

este o opera ie care preia i afi eaz datele din rela ie (tabel ). Este
posibil s se afi eze toate rândurile sau doar rândurile care îndeplinesc
Restric ia
o anume condi ie (sau mai multe condi ii). Aceasta este de multe ori
numit "submul ime orizontal ".
este opera ia care afi eaz anumite coloane din rela ie, fiind numit de
Proiec ia
aceea i "submul ime vertical ".
Produs este rezultatul ob inut prin concatenarea coloanelor a dou tabele.
este rezultatul ob inut când rândurile a dou tabele sunt concatenate
Join
conform unor condi iilor specificate.
afi eaz toate rândurile care apar în una, în cealalt , sau în ambele
Reuniunea
rela ii.
Intersec ia afi eaz toate rândurile care apar în ambele rela ii.
afi eaz rândurile care apar numai în prima rela ie f r s apar în cea
Diferen a
de a doua.

1.2.4. Structuri de indec i în tabelele de date

Un index reprezint o cale rapid de localizare a înregistr rilor dintr-o tabel , prin
gruparea tuturor înregistr rilor pentru un anumit atribut sau grup de atribute.
Indexarea este utilizat în dou scopuri principale:
accel rarea c ut rilor în baza de date;
asigurarea unicit ii înregistr rilor.
În cazul unei mul imi reprezentate printr-o colec ie neordonat de elemente, timpul
de c utare a unui element cre te propor ional cu num rul de elemente ale mul imii,
deoarece în cazul cel mai r u, trebuie parcurse toate elementele mul imii pentru a g si
elementul dorit. Timpul de c utare a unui element poate fi mic orat considerabil dac ,
elementele mul imii sunt ordonate.
De exemplu: într-o carte g sim la sfâr it termenii importan i, aranja i în ordine
alfabetic . La fiecare termen din aceast list este furnizat un num r de pagin în care apare
i este explicat termenul. Utilizând aceast list , se reg se te imediat termenul c utat. F r
o astfel de list , neexistând o ordine de ghidare a c ut rii, singura alternativ este
explorarea complet a întregului material- pentru a g si termenul dorit.

18
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

În general, opera iile de c utare, inserare i tergere a elementelor într-o mul ime
(tabel ) se execut mai rapid dac elementele mul imii (înregistr rile) sunt reprezentate
printr-o colec ie ordonat . În tehnologia bazelor de date, ordonarea colec iilor de date se
face prin indexarea datelor. Indexul unei tabele este o structur de date adi ional memorat
în baza de date care permite accesul rapid la înregistr rile tabelei- prin ordonarea acestora.
De fapt, indexul poate fi gândit ca o tabel cu dou atribute: primul atribut con ine
valorile atributului tabelei din baza de date pentru care se creaz indexul, iar al doilea
con ine un pointer la loca ia tuplurilor corespunz toare. Valorile sunt aranjate fie în ordine
descendent a valorilor cheii de indexare, fie în ordine ascendent .
Indec ii se clasific dup tipul de câmp sau dup nivelul i modul de organizare a
tabelei. O clasificare a acestora este urm toarea:
1. Indexul primar este un index asociat unei tabele ordonate. Indexul primar este
construit pe baza unui câmp cheie (de identificare a unei înregistr ri), fiind un
atribut (coloan ) obligatoriu i unic asociat fiec rei rela ii-tabele.
2. Indexul secundar este un index construit tot pe baza unui câmp cheie (de
identificare a unei înregistr ri), dar tabela nu este ordonat dup acesta.
3. Indexul de grup (cluster) este un index construit dup câmpuri ce nu sunt câmpuri
cheie (criteriul de acces este diferit de câmpul cheie), iar tabela poate fi ordonat
sau nu, relativ, la criteriul de acces.
4. Indexul multinivel (se mai numesc i indec i de blocuri) se aplic oric ror tabele.
Principiul de baz este de a construi niveluri de indexare pân când, structura
adi ional de date corespunz toare indexului de cel mai mare nivel, poate fi
memorat într-un singur bloc.

1.2.5. Microsoft Access 2007

Access 2007 este un sistem de gestiune al bazelor de date (SGBD) din cadrul suitei
Microsoft Office. Prin intermediul lui se permite stocarea i gestionarea cantit ilor mari de
date, organizate în baze de date. Programul Access include un num r mare de facilit i
privind gestiunea bazelor de date. Datorit tehnologiei Rushmore, accesul la date este foarte
rapid, fiind completat i de modul intuitiv de interogare grafic , prin exemple. Distribu ia
datelor este oferit de tehnologia OfficeLines, care interconecteaz to i membrii familiei de
programe Microsoft Office (editorul de texte Word, programul de calcul tabelar Excel,
programul de prezentare PowerPoint, programul de gestiune a bazelor de date Access,
programul de planificare i administrare a datelor personale Outlook, programul OneNote
de gestiune a diferitelor tipuri de date cum ar fi: texte, grafic , scriere de mân preluat prin
PC-uri tablet , date scanate, secven e audio, secven e vidio, alte fi iere de date din pachetul
Office 2007). Programul Access este de dimensiune foarte mare, datorit diversit ii

19
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date

func iilor pe care le poate gestiona. Toate componentele unei baze de date (tabele,
interog ri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi, module Visual
basic) sunt memorate într-un fi ier cu extensia .accdb. Programul Access permite
utilizatorului s defineasc , într-o manier elegant i u oar , numai cu ajutorul mouse-ului,
diferite rela ii între tabele. Necesarul de memorie extins este de minim 12 megaocte i.
Obiectele bazei de date Access 2007 sunt: tabele, formulare, interog ri, rapoarte, pagini,
macrocomenzi i module.

20
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

GESTIUNEA
BAZELOR DE DATE

2.1. Întroducere

Exist câteva teme fundamentale care se vor folosi frecvent în Access 2007. În acest
capitol, se vor face referiri la opera iile fundamentale ale programului Access 2007 legate
de introducerea datelor, înlocuirea, copierea, selectarea, editarea datelor; precum i la
însu irile speciale care faciliteaz corectarea rapid a datelor, cum ar fi AutoCorrect. Se va
vedea cum se ob ine repede ajutorul necesar când se utilizeaz Access 2007, de exemplu, se
pot explora teme pentru folosirea noului Office Assistant, care furnizeaz ajutorul detaliat
când se completeaz o anumit tem .

2.2. Fereastra bazei de date: Afi area obiectelor

Fereastra bazei de date este centrul de control ce con ine toate tabelele, interog rile,
formularele, rapoartele, macrourile i modulele. Spre deosebire de celelalte aplica ii cu
bazele de date, toate obiectele (tabele, rapoarte, formulare etc) sunt într-un dosar i nu, ca
dosare separate pe un disc rigid.

Etape de lucru:
1. Pentru a afi a o fereastr a bazei de date, în timp ce o alt fereastr este expus ,
se apas tasta F11 (Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date).
2. Pentru a vedea obiectele create în cadrul unui grup, se va ap sa butonul s geat
dubl cu vârful în jos i sunt expuse obiectele, iar când s geata î i schimb
pozi ia, se va prezenta cu vârful în sus.
3. Pentru a deschide un obiect (tabel, interogare, formular, raport, macrou sau
modul) se va da un dublu click pe numele obiectului, din fereastra bazei de date.

21
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date

2.3. Introducerea datelor (Enter)

Introducerea datelor în foaia de lucru sau formular este similar cu introducerea


datelor în foile de lucru din Excel i Word.

Etape de lucru:
1. Se deschide foaia de lucru sau formularul i se merge la articolul dorit. Dac se vrea
un articol nou, se va executa un click pe butonul New Record din meniul contextual,
dup ce în prealabil a fost selectat antetul de rând (Figura nr. 2.2. Meniul contextual
pentru opera ii la nivel de rând).

Figura nr. 2.2. Meniul contextual pentru opera ii la


nivel de rând

22
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

2. Se tasteaz înregistrarea. Dac înregistrarea este un obiect OLE, se afi eaz datele
dintr-o alt surs sau se apas Insert Object i se alege tipul obiectului i obiectul
propriu-zis din casetele de dialog. Dac înregistrarea este un obiect de c utare, se
alege s geata cu vârful în jos. Dac înregistrarea este o superleg tur , se va folosi
butonul Insert Hyperlink din banda de instrumente.
3. Se va tasta butonul Tab, pentru a se trece la urm torul câmp. Se repet pasul 2,
tastând Tab pentru fiecare câmp. Dac se dore te s se treac la câmpul anterior, se
ap s Shift+Tab. Când se ajunge la ultimul câmp al registrului, tasta Tab trimite
cursorul, la primul câmp al urm toarei înregistr ri.

2.4. Corectarea Gre elilor (Undo)

Se poate folosi butonul de pe banda de instrumente pentru a se


îndep rta cea mai recent schimbare.

Etape de lucru:
1. Pentru a îndep rta redact rile dintr-un registru care a fost salvat, se efectueaz un
click pe butonul Undo Delete, din banda de instrumente.
2. Dac s-a început redactarea unui alt registru sau folosirea unui filtru, comanda Undo
nu va mai fi disponibil pentru utilizator.

2.5. Copierea datelor (Copy)

Access poate t ia, copia i afi a datele din foaia de lucru (datasheet) sau formular în
Windows Clipboard. La un moment dat poate fi manipulat doar o selec ie, dar o selec ie
poate s includ una sau mai multe date. Sunt acceptate toate tipurile de date. Când se
copiaz o selec ie, iar selec ia este duplicat în Clipboard, datele originale r mân intacte.

Not : Dac nu se poate folosi banda de instrumente, din anumite motive (de exemplu
utilizatorul este într-o caset de dialog), se apas Ctrl+C pentru copiere i Ctrl+V pentru
afi are (depunere).

Etape de lucru:
1. Se selecteaz datele care se doresc a fi copiate.
2. Se d click pe butonul Copy din panglica de instrumente sau din meniul
contextual ( ).
3. Se merge la locul unde se dore te s apar datele i se d click pe butonul Paste
din panglica de instrumente sau din meniul contextual ( ).

23
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

Sfat: Dac se vrea copierea valorii unei înregistr ri din acela i câmp în articolul urm tor,
se ap s Ctrl+’ (apostrof). Utilizatorul se poate afla în Form sau Datasheet View.

Not : Când se lucreaz la un formular, set rile lui Tab Order vor determina ordinea
câmpurilor c tre care se mut cursorul atunci când se tasteaz Tab sau Enter. Tab Order
poate s nu aib aceea i ordine cu a câmpurilor care apar în formular.

2.6. G sirea datelor (Find)

Exist mai multe modalit i de a localiza datele în Microsoft Access. Dac se


dore te ca localizarea datelor s se fac în grupuri de registre, atunci ar trebui s se aplice
un filtru sau o interogare a grupului de date. Pentru localizarea unei valori particulare, se
poate folosi caseta de dialog Find.

Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular i se va pozi iona punctul
de inserare pe câmpul în care se dore te a se efectua c utarea.
2. Se d un click pe butonul Find din panglica de instrumente Home sau combina ia
de taste Ctrl+F.
3. Se introduce irul sau valoarea c utat în c su a text Find What din fereastra
Find and Replace. Dac se dore te s se introduc doar o por iune din ir, se va
folosi asterisc pentru a înlocui caracterele c utate, cum ar fi, de exemplu, Tim*
pentru înregistr rile care încep cu Tim sau *oa* pentru combina ia de caractere
oa întâlnite oriunde în câmpul de c utare.
4. Se ac ioneaz butonul Find Next pentru a merge la urm toarea înregistrare. Se
alege butonul Cancel, când se dore te s se termine c utarea (Figura nr.2.3.
Fereastra Find and Replace pentru c ut ri de date).

Figura nr. 2.3. Fereastra Find and Replace pentru c ut ri de date

24
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

Not : Când este deschis caseta de dialog Find se pot selecta op iunile de c utare a
direc iei, chiar dac se dore te s se execute c utarea dup o por iune din text sau dup
întregul câmp, pe m sur ce sunt introduse datele în câmp, precum i c utarea în toate
registrele sau numai în cel curent.

2.7. Inlocuirea datelor (Replace)

Comanda Replace se poate folosi pentru g sirea sau înlocuirea tuturor sau doar a
câtorva realiz ri ale unei valori particulare, pentru întregul câmp sau pe o por iune a
acestuia. În acest scop se poate folosi modul de vizualizare Datasheet sau Form View. Se
poate utiliza, de asemenea, o interogare pentru a înlocui întregul câmp cu valori alternative.
În caseta de dialog Replace a ferestrei Find and Replace se specific valoarea sau
irul care va înlocui înregistrarea g sit . Se poate folosi butonul Replace All pentru, a
realiza aceea i înlocuire pentru toate înregistr rile sau se pot înlocui valori în acela i timp
folosind butonul Find Next i în continuare butonul Replace.

Figur nr. 2.4. Fereastra de înlocuire a datelor

Not : Pentru a se g si i înlocui valorile nule (Nulls) sau irurile nule (Zero Lenght
Strings) se recomand introducerea manual a valorilor înlocuitoare direct în registru, în
loc s se foloseasc caseta de dialog Replace.

Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet View i se d un
click pe câmpul de lucru.
2. Se alege Replace din panglica Home sau combina ia de taste Ctrl+H pentru a
deschide fereastra Find and Replace.

25
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

Figura nr. 2.5. Grupul de butoane pentru c ut ri, înlocuiri, selec ii a valorilor unor
câmpuri

3. Se introduce valoarea de înlocuit în c su a text Find What i valoarea de


înlocuire în c su a text Replace With (Figura nr. 2.4. Fereastra de înlocuire a
datelor).
4. Se alege butonul Find Next- urmat de butonul Replace pentru înlocuirea
urm torului eveniment.
5. Pentru a înlocui toate înregistr rile, se alege butonul Replace All.
6. Se alege butonul Close, când s-a terminat.

2.8. Selectarea datelor (Select)

Câmpurile din foaia de lucru se pot selecta în mai multe feluri: folosind mouse-ul,
tastatura sau butoanele din panglica de instrumente Home, grupul Find.

Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet View.
2. Se d un click i se trage cursorul mouse-ului pe datele care intereseaz sau se d
un click în interiorul câmpului i se ap s tasta F2 pentru a selecta valoarea
întregului câmp. În tabelul urm tor sunt prezentate tehnici de selec ie adi ionale
(Tabelul 2.1. Tehnici de selec ie a datelor din foaia de lucru).
3. Pentru a selecta câmpul de date se d un click pe un cap de coloan sau un click
pe selectorul rândului- pentru a selecta toate datele dintr-un articol (rând). Se
poate extinde o selec ie ap sând tasta Shift i dând click la sfâr itul noii selec ii.
4. Se d un click pe selectorul All Records, pe partea stâng a celui mai din stânga
cap de coloan , pentru a selecta toate datele din foaia de lucru sau se fixeaz
cursorul în interiorul foii de lucru i se execut un click pe butonul Select All
(Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel).

Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel

26
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

Tabelul nr. 2.1. Tehnici de selec ie a datelor din foaia de lucru


Pentru a selecta: Se procedeaz astfel:
-câmpul de date - se d un click i se trage cursorul mouse-ului asupra
datelor care se doresc a fi selectate, apoi se elibereaz
butonul mouse-ului
-pentru a extinde - se ine ap sat tasta Shift i se d click la sfâr itul noii
selec ia unui câmp selec ii
-un câmp întreg - se mut cursorul la marginea stâng a câmpului. Când
apare cursorul în form de „ + „ se d un click în acel
loc
-un câmp întreg - cu punctul de inserare în interiorul câmpului, se ap s
tasta F2
-câmpurile adiacente - se trage marginea stâng a câmpului curent pentru a
extinde irul selec iei
-câmpurile adiacente - având câmpul selectat, se ine ap sat tasta Shift i se
ap s tasta cu s geata necesar (spre stânga sau spre
dreapta)
-o coloan - se d click pe capul de coloan .
-coloana curent - se ap s Ctrl+bara de spa iu
-coloanele adiacente - se d un click pe capul de coloan , se apas tasta Shift
i apoi se trage cursorul mouse-ului peste câmpurile de
coloan adi ionale pentru a extinde irul selec iei
-un articol - se d un click pe selectorul articolului, pe partea stâng
a rândului
-mai multe articole - se d un click pe selectorul rândului, apoi se trage în
jos cursorul mouse-ului peste selectoarele articolelor
adi ionale
-mai multe articole - se ap s tastele Shift+bara de spa iu i apoi Shift+
s geat în sus sau Shift+s geat în jos
-toate articolele - se alege Select All sau se d un click pe selectorul All
Records în partea din stânga a celui mai din stânga cap
de tabel

2.9. Sortarea datelor (Sort)

Se pot sorta tabelele dup valorile dintr-un câmp sau dup valorile din dou sau mai
multe câmpuri. Dac se folosesc mai multe variante de câmpuri, tipul cheii primare este
întotdeauna ales în întregime. Sort rile pot fi atât ascendente cât i descendente i pot fi

27
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

oricând executate. Când se utilizeaz butoanele de sortare este creat un filtru temporar.
Pentru un control mai atent asupra sort rilor, se poate folosi unul dintre procedeele de
filtrare posibile sau utilizatorul î i poate crea propria interogare.

Etape de lucru:

1. Se d un click pe butonul Sort Ascending (sortare ascendent ) sau pe


butonul Sort Descending (sortare descendent ) din banda de instrumente a
grupului Sort&Filter pentru a realiza sortarea dup câmpul curent sau dup un
grup de câmpuri selectate (coloane) (Fig nr. 2.7. Grupul de butoane pentru
realizarea i anularea sort rii).
2. Pentru a schimba ordinea sort rii, se execut un click în antetul de coloan i se
trage primul câmp sortat (coloana respectiv ) spre stânga sau se selecteaz mai
multe coloane i se d apoi click pe unul din butoanele de sortare. Cea mai din
stânga coloan selectat i sortat , trebuie s fie cheia primar .
3. În vederea aducerii documentelor la forma lor ini ial se alege Clear All
Sorts- opera ie prin care se va înl tura sortarea.

Figura nr. 2.7. Grupul de butoane pentru realizarea i anularea sort rii

2.10. Filtrarea datelor (Filter)

Una din tehnicile utilizate pentru a gestiona bazele de dat, include filtrarea
înregistr rilor dup anumite criterii. Un filtru poate fi salvat ca interogare. Tabelul filtrat
poate fi afi at în Datasheet. Filtru se va utiliza pentru a se vedea doar înregistr rile dorite, în
func ie de o anumit valoare dintr-un câmp sau de mai multe valori din mai multe câmpuri.

Etape de lucru:
1. Se afi eaz tabelul în modul de lucru Datasheet.
2. Se selecteaz coloana pentru filtrarea datelor executând un click pe butonul cu
s geat în jos- din antetul coloanei, având ca efect afi area casetei pentru filtrare.
3. Se selecteaz casetele de validare corespunz toare înregistr rilor, pentru a fi incluse
în tabel.
4. La ac ionarea butonului OK, tabelul se prezint filtrat conform selec iilor. În antetul
coloanei filtrate apare simbolul de filtru (Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor).

28
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

5. În bara de stare apare scris Filtered ( ) indicând faptul c tabelul este


filtrat

Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor

Se poate realiza filtrarea folosind por iunile filtrului rapid pentru valorile de câmp
care stau la baza filtrului în modul de afi are Datasheet (Noutate în versiunea 2007) sau
selectând din meniul Home, grupul de instrumente Sort & Filter, op iunea Filter.

Figura nr. 2.9. Transformarea filtrului în interogare

Dac din grupul Sort & Filter se alege op iunea Advanced, apoi Advanced
Filter/Sort filtrul realizat se transform în interogare (Figura nr.2.9. Transformarea filtrului
în interogare). Utilizarea func iei Filter by Form permite crearea de filtre complexe cu
valori din mai multe câmpuri. Executând un click pe butonul Toggle Filter (Apply Filter) se
elimin rapid filtrul din tabel. Op iunea Clear All Filters este utilizat pentru a elimina
filtrele create anterior.

29
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

2.11. Editarea datelor (Edit)

Access ofer câteva metode diferite pentru editarea datelor: un câmp, mai multe
câmpuri în acela i timp, un registru, mai multe registre în acela i timp. Cea mai simpl
metod de editare a datelor este editarea lor într-un câmp al foii de lucru Datasheet sau
într-un formular în Form View.

Etape de lucru:
1. Se va deschide o foaie de lucru în Datasheet View sau un formular în Form
View.
2. Se pozi ioneaz punctul de inserare pe câmpul ce se dore te a fi modificat sau se
selecteaz por iunea de text care se dore te a fi înlocuit .
3. Se introduce noul text sau textul înlocuitor.

Sfat: Unele tipuri de câmpuri vor expune înc un pointer când se mi c cursorul spre cea
mai din stânga parte a câmpului. Dac se d un click pe acel punct, se va selecta întregul
câmp.

Când un registru este curent, se va vedea un triunghi în sectorul lui (într-o foaie de
lucru) sau o pictogram în form de creion, când se redacteaz registrul.
Când se introduc sau se editeaz datele, în cazul mai multor utilizatori, Access ar
putea bloca registrul care a fost redactat de un alt utilizator. Ceilal i utilizatori pot vedea
datele, dar nu le pot edita. Un registru blocat expune un cerc i un slash (simbolul
lac tului) în sectorul registrului. Un registru blocat, nu poate fi editat pân când blocajul va
fi eliberat. Blocajele sunt eliberate atunci când datele sunt salvate sau când utilizatorul mut
acel registru.

2.12. L imea coloanelor

Se pot l rgi coloanele atunci când nu se vede întregul lor con inut.

Sfat: Dac nu se dore te schimbarea l imii coloanelor se va tasta Shift+F2 având ca efect
introducerea unei casete de dialog pentru a vedea mai multe linii dintr-o înregistrare.

Etape de lucru:
1. In modul Datasheet View a unui tabel sau interog ri, ori în Form View pentru
formular, se va fixa cursorul mouse-ului între dou capete de coloan pân se
transform într-o s geat cu dou vârfuri.

30
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

2. Se trage în dreapta sau stânga pentru a modifica l imea coloanei. Pentru a face
coloana atât de lat cât l imea înregistr rii, se va executa un dublu-click pe ea.
3. Se vor modifica dimensiunile coloanei dac din meniul contextual se selecteaz
comanda , dup ce în prealabil a fost selectat antetul
de coloan , care deschide c su a de dialog Column Width, în interiorul c reia se
introduc noile dimensiuni ale coloanei (Figura nr. 2.10. L imea coloanei)..
4. Op iunea Best Fit readuce coloana la dimensiunea ini ial (cea mai mic
posibil în func ie de datele introduse).
5. Op iunea Standard Width fixeaz dimensiunea standard pentru coloan de
11,5583 inch.

Figura nr. 2.10. L imea coloanei

Not : Câteodat coloana este mai lat decât ecranul i nu se va putea vedea marginea
capului de tabel pentru a mic ora l imea coloanei. In acest caz, se vor modifica
dimensiunile coloanei (Column Width).

2.13. Navigarea prin foaia de lucru

Navigarea prin foaia de lucru folose te tehnici care sunt similare, cu cele ale
parcurgerii celor mai multe foi de înregistrare. Utilizatorul se poate „plimba” printre
coloane (câmpuri) i rânduri (înregistr ri). Dac vrea s g seasc anumite date, poate folosi
butonul Find.

Etape de lucru:
1. Se va da dublu-click pe numele tabelului din chenarul Tables a ferestrei bazei de
date, pentru a-i deschide foaia de lucru.
2. Se apas tasta Tab pentru a muta cursorul spre dreapta, Shift+Tab pentru al muta
spre stânga sau se folosesc tastele cu s ge i, pentru al muta în orice direc ie.
Când se execut mutarea dincolo de cel mai îndep rtat câmp din dreapta, atunci se
va trece la urm torul rând, iar când se mut înaintea primului câmp se execut trecerea la
înregistrarea anterioar . În urm torul tabel „Parcurgerea foii de lucru” se prezint informa ii
adi ionale referitoare la deplasarea într-o foaie de lucru:

31
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

Tabelul nr. 2.2. Parcurgerea foii de lucru

Deplasarea Se execut ur toarele:


- pentru a muta un câmp spre dreapta - se apas tab
- pentru a muta un câmp spre stânga - se apas shift+tab
- pentru a trece la registrul urm tor - se apas Tab în ultimul câmp al articolului
curent
- pentru a merge în cel mai din dreapta -se d Shift+Tab în cel mai din stânga câmp al
câmp din articolul anterior registrului curent
- pentru a merge la primul registru - se d click pe butonul First Record
- pentru a merge la registrul anterior - se d click pe Previous Record
- pentru a merge la registrul urm tor - se d click pe Next Record
- pentru a merge la ultimul registru - se d click pe Last Record
- pentru a merge la primul registru gol - se d click pe butonul New Record din bara
de instrumente
- pentru a merge la o anume - se d dublu-click pe c su a text Record
înregistrare Number, se introduce num rul pentru registru
i se apas tasta Enter

Se mai poate de asemenea, „naviga”, introducând punctul de inserare în orice articol


sau câmp i executând câte un click în acea pozi ie sau utilizând tastele de navigare.

2.14. Navigarea în casetele de dialog

Este aceea i pentru orice aplica ie. Se poate folosi tastatura sau mouse-ul pentru a se
face selec ii. Ori de câte ori este deschis o caset de dialog, utilizatorul trebuie s r spund
la întreb ri sau cel pu in s aleag Cancel sau Close înainte s execute alte opera ii.

Etape de lucru:
1. In multe casete de dialog (cum ar fi Save As) când este introdus un text, textul
din c su a text este deja selectat. Utilizatorul doar introduce textul pentru a-l
înlocui pe cel existent. Nu este necesar s se dea un click în c su a text, înainte
de introducerea textului.
2. Pentru a muta cursorul în diferite p r i ale casetei de dialog se va ap sa tasta Tab
pentru deplasare înainte i Shift+Tab pentru a merge înapoi. Dac pentru a se
ajunge la o anumit op iune, trebuie s se apese de mai multe ori pe Tab, atunci
se va putea da direct un click pe acea op iune.
3. Pentru a le activa sau dezactiva se va da un click pe c su ele de verificare sau de
op iune.

32
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

4. Când se execut selec ii, cu ajutorul mouse-ului, se accept toate selec iile dac
se apas butonul OK, echivalentele sale sau tasta Enter.
Sfat: Se va putea alege orice op iune cu o liter subliniat în caseta de dialog, ap sând
combina ia de taste Alt+ litera subliniat . De exemplu, pentru a selecta butonul Next

( ), se va tasta Alt+N.

2.15. Help: Access Help

Microsoft Access con ine câteva modalit i diferite de ajutor, cu diferite cantit i de
informa ii. Utilizatorul va avea acces la diferite metode de ajutor folosind sau utilizând
butonul Help din dreapta ferestrei barei de instrumente.

Etape de lucru:
1. Se apas tasta F1, Access deschide fereastra Access Help (Figura 2.11.
Fereastra Access Help) sau expune ajutorul legat de subiect, îl asociaz cu
pozi ia sau condi ia utilizatorului în program. Dac Access merge direct spre
subiect, dup ce s-a terminat de citit ajutorul dat, se sare la pasul 4.

Figura nr. 2.11. Fereastra Access Help

2. Dup deschiderea ferestrei Help, se va tasta o întrebare apoi Enter.


3. Helpul afi eaz o list de op iuni posibile. Se va selecta unul din subiectele
expuse i se deschide o nou fereastr în care se prezint detaliat ajutorul
solicitat (Figura nr 2.12. Ajutor prin întreb ri).

33
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

4. Când s-a terminat de lucrat cu fereastra de ajutor, se va da un click pe butonul


Close (X). Pentru închiderea ferestrei Access Help, se va da click pe butonul lui
de închidere- Close.

Figura nr 2.12. Ajutor prin întreb ri

34
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

GESTIUNEA TABELELOR

Fiecare tabel , interogare, formular sau raport este un obiect database ce poate fi
copiat, redenumit, c ruia i se pot crea descrieri i seta propriet i. Se pot crea obiecte
database, importându-le dintr-o alt baz de date Access. Se pot crea tabele în Access
importându-le sau legându-le de o alt surs de date. Se pot importa i exporta fi iere.
În Access, mai întâi, se creaz baza de date goal , f r nici un obiect în ea. Urmeaz
introducerea tabelelor cu sau f r date, crearea leg turilor dintre tabele, crearea
interog rilor, a formularelor, crarea rapoartelor i apoi cuplarea tuturor acestor obiecte într-
o singur aplica ie.

3.1. Crearea bazei de date

Etape de lucru:
1. Se execut un click pe Office Button;
2. Din lista cu op iunile de meniu, se fixeaz cursorul pe New (Ctrl + N) i se execut
un click;
3. Se selecteaz Featuring;
4. In fereastra Getting Started with Microsoft Office Access se execut click pe Blank
Database (solicit m crearea unei baze de date goale);
5. Se ac ioneaz Browse for a location to put your database (pentru a stabili loca ia de
salvare a bazei de date). Implicit este My Documents;
6. În caseta de editare File Name programul stabile te numele bazei de date ce
urmeaz a fi create ca DatabaseN.accdb. Acest nume poate fi schimbat pentru N =
1, 2,…N, sau un alt nume (de exemplu:Vânz ri.accdb). Dup ce s-a stabilit numele
bazei de date se ac ioneaz butonul Create, având ca efect crearea bazei de date cu
numele atribuit anterior. Se intr apoi, în etapa urm toare de creare a tabelelor de
lucru.

35
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3.2. Crearea tabelelor

În access 2007 exist patru (4) variante posibile de creare a tabelelor i anume:
1. prin introducerea datelor;
2. utilizând liste SharePoint;
3. în modul de lucru Design;
4. utilizând abloane.

3.2.1. Crearea unui tabel prin introducerea datelor

Etape de lucru:
1. Se execut un click pe eticheta Create din panoul de navigare;
2. Se execut un click pe butonul Table (cel mai din stânga în fereastra de
instrumente);
3. Se introduc datele în fereastra de lucru. Sistemul afi eaz Table1 ca etichet a
primului tabel. Primul câmp este implicit pus ca ID. Se salveaz introducerea
datelor, începând cu cel de-al doilea câmp prin Add New Field. Se tasteaz valorile
(numere, texte, data calendaristic , yes, no). Se trece la câmpul urm tor ac ionând
tasta Tab. Primul câmp în care s-au introdus date va avea numele Field1, al doilea
Field2 .a.m.d. ;
4. Pentru a schimba un nume de camp, se selecteaz numele câmpului respectiv sau se
execut un click dreapta i se alege comanda Rename Column, apoi se apas tasta
Enter;
5. Când s-a terminat de realizat structura tabelului, se execut un click pe butonul Save
din meniul contextual cu acces rapid. In acest scop, se execut un click dreapta pe
eticheta tabelului pentru a deschide meniul contextual cu acces rapid, iar de aici se
selecteaz butonul Save. Butoanele puse la dispozi ie în aceast bar sunt: Save,
Close, Close All, Design View i Datasheet View (Figura nr 3.1. Comenzile
meniului contextual la crearea tabelelor);

Figura nr 3.1. Comenzile meniului contextual la crearea tabelelor

36
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

6. Dup ac ionarea butonului Save se va deschide caseta Save As, dându-se


posibilitatea schimb rii numelui de tabel (de exemplu: din Table1 în Produse) dac
se dore te (Figura nr 3.1A. Caseta pentru atribuire nume tabelei);

Figura nr 3.1A. Caseta pentru atribuire nume tabelei

7. Se ac ioneaz butonul de comand OK i tabelul creat va fi salvat cu noul nume sau


vechiul dac , acesta nu a fost schimbat;

Observa ii: Dup salvarea tabelului, meniul cu acces rapid va


avea ata ate în plus înc dou butoane PivotTable View i
PivotChart View (Figura nr 3.1B. Meniul contextual dup
salvarea tabelei)

Cele dou comenzi ad ugate dup salvarea tabelului


Figura nr 3.1B. Meniul contextual dup salvarea tabelei

8. Închiderea tabelului se realizeaz prin butonul Close din fereastra tabelului (col ul
dreapta sus).

Observa ii: Tipul datelor pe coloane le stabile te sistemul în func ie de datele introduse
în acele coloane. Se pot modifica ac ionând comanda Data Type din panglica Table
Tools. Variantele de tipuri puse la dispozitie sunt: Text, Memo, Number, Date/Time,
Currency, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, Attachment, Lookup Wizard.

Figura nr 3.2A. Selectarea tipului de date


pentru modificare

Dup realizarea a cel pu in dou tabele, se poate crea rela ia dintre ele, alegând din
panglica de instrumente Table Tools, eticheta Data Sheet i apoi din grupul de instrumente

37
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Relationships butonul cu acela i nume (Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se


stabili real ia dintre dou tabele).

Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se stabili real ia dintre dou tabele

Observa ii: Pentru a selecta o coloan sau o linie se execut click pe eticheta de coloan
sau linie.

Pentru a redimensiona o coloan sau o linie se trage cu mouse-ul bordura dintre ele
sau se execut un click pe eticheta Home i apoi un click pe butonul More, ob inându-se
acces la comenzile de redimensionare a liniilor i coloanelor.
Acestea sunt:
Row Height pentru redimensionarea rândurilor;
Column Width pentru redimensionarea coloanelor;
Freeze pentru mutarea coloanei selectate în prima pozi ie a tabelului;
Unfreeze pentru scoaterea din fixare;
Hide Columns pentru ascunderea coloanei selectate;
Unhide Columns pentru scoaterea din ascundere;
Subdatasheet realizeaz leg tura de subordonare cu un alt tabel sau interogare.

Meniul contextual Meniul


pentru coloane contextual
pentru linii

Figura nr 3.3. Comenzi de redimensionare a liniilor i coloanelor

Observa ie: Acelea i comenzi se pot selecta i cu ajutorul meniului contextual

38
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3.2.2. Crearea tabelelor utilizând abloane

Etape de lucru:
1. Se execut câte un click de mouse astfel: Office Button New Featuring
Blank Database;
2. Se selecteaz Browse;
3. Se activeaz eticheta Create, având ca efect afi area butoanelor pentru crearea
tabelelor;
4. Se execut un click pe butonul Table Templates- care deschide lista abloanelor;
5. Se execut un click pe unul dintre acele abloane (Contents, Tasks, Issues, Eventes,
Assets). Se va afi a un tabel nou, cu structura tabelului selectat;
6. Pentru a schimba un nume de camp, se execut un dublu click pe numele respectiv
i se introduce noul nume apoi se apas tasta Enter:
7. Pentru a elimina coloane, se execut click dreapta pe eticheta de coloan i se alege
Delete Column;
8. Se introduc datele în noul tabel creat;
9. Se salveaz , executând un click pe butonul Save din bara de instrumente cu acces
rapid;
10. Se închide, prin butonul Close din fereastra tabelului.

Not : Pentru a insera o subfoaie în tabel (un subtabel) se procedeaz astfel:


În modul de afi are Datasheet (se ac ioneaz din Table Tools), se execut click pe
eticheta Home i apoi pe butonul More.
Se selecteaz op iunea Subdatashee.
Din fereastra Insert Subdatasheet se execut click pe eticheta Tables i apoi click pe
unul din tabelele prezentate în aceast fereastr .
În caseta Link Child Fields se precizeaz cheia extins (aferent tabelului copil), iar
în caseta Link Master Fields se precizeaz cheia primar din tabela p rinte, dup
care se iese ac ionând butonul OK.
Dac cele dou tabele, ce au intrat în rela ie, au avut date introduse în tabela p rinte,
în dreptul înregistr rilor se afi eaz semnul plus (+). Executând un click pe acest
semn, se afi eaz subfoaia de date. Plusul se transform în minus (-). Ascunderea
subfoii de date se realizeaz executând un click pe semnul minus (-).

3.2.3. Crearea unui tabel utilizând liste Share Point

Etape de lucru:
1. Se execut câte un click de mouse astfel: Office New Create eticheta Create
din banda cu butoane Share Point List;

39
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

2. Se execut un click pe eticheta Create;


3. Se execut un click pe butonul SharePoint List care deschide o fereastr cu
abloanele de liste SharePoint. Acestea sunt: Contacts, Tusks, Issues, Events,
Custom, Existing Share Point List;
4. Se execut un click pe una din liste, având ca afect deschiderea unei casete de
dialog;
5. Se introduce o adres de site SharePoint sau se selecteaz una existent ;
6. Se introduce un nume i o descriere;
7. Pentru a deschide lista, se selecteaz caseta de validare a op iunii Open the list
when finished;
8. Dac au fost introduse corect toate comenzile, se lanseaz crearea listei i se
ac ioneaz butonul OK.

3.2.4. Crearea unui tabel în modul Design View

Etape de lucru:
1. Se execut un click pe eticheta Create, apoi pe butonul Table Design. Efectul este
afi area unei ferestre de lucru împar it în dou . În partea superioar are trei coloane
Field Name, Data Type i Description. În partea inferioar se vor g si propriet ile
câmpurilor (Field Properties) pe dou coloane: General i Lookup;
2. Se execut click într-o celul Field Name i se introduce numele câmpului. Se
ac ioneaz tasta Enter, iar cursorul se mut în coloana Data Type;
3. În dreptul câmpului tastat la Field, în coloana Data Type se selecteaz tipul datelor
acceptate de acel câmp. Implicit este text. Se deschide lista tipurilor de câmp,
ac ionând butonul s geat i se alege unul din tipurile prezentate;
4. Se execut click într-o celul Description i se introduce o descriere pentru câmp.
Dac se afl în faza de modificare a propriet ilor, apare butonul Property Update
Options (op iuni de actualizare a propriet ilor), apoi se va selecta o op iune;
5. Pentru a insera un câmp între altele dou existente, se execut click pe ablonul
linei aflate imediat sub locul în care se dore te inserarea câmpului nou i apoi se
execut un click pe butonul Insert Rows din panglica cu instrumente;
6. Pentru a terge un câmp, se execut un click pe ablonul de linie al câmpului care
va fi eliminat i apoi un click pe butonul Delete Rows din panglica de instrumente;
7. În partea de jos a ferestrei, pentru fiecare tip de date a câmpurilor sunt prezentate
propriet ile acceptate. La unele se poate interveni i modifica;
8. Se salveaz designul creat pentru tabel, prin click pe butonul Save din bara de
instrumente cu acces rapid. Cu aceast opera ie, se solicit un nou nume pentru
tabelul creat. Când s-a terminat, se închide tabelul ac ionând comanda Close (în
dreapta sus a tabelei).

40
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Partea superioar Partea inferioar

Figura nr 3.4. Macheta de creare a tabelelor în Design

3.3. Tipuri de câmpuri (Data Type)

Tipurile de câmpuri acceptate de programul Access sunt:

1. Text
Acestea sunt texte sau combina ii de texte i numere. Dimensiunea implicit este de
255 de caractere. Este tipul implicit de date. Poate lua valori între 1-255 caractere.

2. Memo
Aceste date sunt texte de dimensiuni mari cum ar fi descrieri sau note explicative.
Pentru fiecare articol al tabelului pot fi aproximativ 16 pagini de text scris la un rând.
Ocup pân la 64.000 de octe i în memoria calculatorului.

3. Number
Datele de tip number sunt date numerice utilizate în calcule matematice, care nu
sunt valori calendaristice sau monetare. Tipul Long Integer este cel implicit. Subtipul de
date este stabilit prin intermediul propriet ii Field Size.
Valorile posibile sunt:
Byte - numere întregi pozitive cu valori în intervalul [0, 255];
Integer - numere întregi în intervalul [-32.768, 32.767] i ocup 2 octe i în
memorie;
Long Integer - numere întregi în intervalul [-2.147.483.648, 2.147.483.647];
Single = numere cu zecimale in intervalul [-3.402.823*1038, -1.401.298*10-45] i
[1.401 298*10-45, 3 402 823*1038] i ocup 4 octe i;
Double = numere cu zecimale în intervalele [-179.769.313.486.231*10308, -
494.065.645.841.247*10-324] i
[494.065.645.841.247*10-324 , 179.769.313.486.231*10308] i ocup 8 octe i;

41
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Replication ID = identificator de multiplicare - ocup 16 bytes în memoria


calculatorului;
Decimal.

4. Date/Time
Tipul data calendaristic , ocup 8 bytes. Accept date calendaristice i ore.
Formatele acceptate sunt:
General Date 19.10.2009 15:34:23;
Long Date 19 oct 2009;
Medium Date 19-oct-2009;
Short Date 19.10.2009 sau 19/10/2009;
Long Time 17:34:23 (or , minut, secund );
Medium Time 05:34 (or , minut);
Short Time 17:34 (or , minut).

5. Currency (valoare monetar );


În câmpul de tip currency pot fi introduse valori monetare cu 15 cifre în stânga
punctului zecimal i 4 cifre în dreapta. Ocup 8 octe i (bytes).

6. AutoNumber (num r cu incrementare automat )


Într-un câmp cu astfel de num r, se insereaz automat numere. Acestea pot fi :
secven iale: cu pasul de cre tere egal cu 1. La aceste câmpuri proprietatea Field Size
este configurat pe valoarea Long Integer, iar proprietatea New Values este
configurat pe Increment. Ocup 4 octe i (bytes) în memoria calculatorului.
Obligatoriu proprietatea Indexed trebuie s fie setat pe Yes (No Duplicates);
aleatoare: se ob ine pe baza unui algoritm de generare a numerelor aleatoare.
Proprietatea Field Size este configurat pe Long Integer. Proprietatea New Values
pe Random. Ocup 4 octe i în memoria calculatorului;
identificatori de multiplicare: se vor folosi în bazele de date duplicate. Proprietatea
Field Size este configurat cu valoarea Replication ID.
Observa ii: Într-un tabel poate exista doar un singur câmp cu incrementare automat
(AutoNumber). Dac s-a setat proprietatea Replication ID dimensiunea câmpului va fi de 16
bytes.

7. Yes/No (Da/Nu): sunt date logice. Câmpurile de acest tip con in doar valori logice
de tipul Yes/No. Ocup 1 bit în memoria calculatorului.

8. OLE Object (Obiecte OLE). Câmpurile de acest tip pot con ine diferite obiecte
precum: documente Word, foi de calcul Excel, imagini grafice, fi iere audio. Ocup
pân la 1 gigabyte în memoria calculatorului.

42
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Observa ii: În modul de afi are foaie de date, se execut un click pe comanda Insert
Object i apoi se selecteaz obiectul ce va fi introdus în list .

9. Hyperlink (Hiperleg tura): va con ine :


o adres internet (URL);
o referin la un document de pe discul fix al utilizatorului;
o referin a unui document din re ea.
Ocup pân la 64.000 de octe i. Pentru a se introduce date în astfel de câmpuri, se
deschide tabelul în modul de afi are foaie de date. Prin intermediul comenzii Insert
Hyperlink se specific înl n uirea necesar , eventual i o etichet definit în
interiorul fi ierului specificat. Înl n uirea va fi afi at cu caractere albastre putând
avea pân la 2048 characters. Un click pe înl n uire, va vizualiza fi ierul referen iat.

10. Attachment (noutate în 2007): - permite ata area de fi iere- câmpului respectiv. În
modul de afi are foaie de date, un astfel de câmp, apare simbolizat cu caracterul @
în oglind . Fi ierele ata ate pot fi: documente Word, liste Excel, documente text,
imagini grafice, alte fi iere, obiecte create anterior sau se pot crea odat cu
descrierea câmpului.

11. Lookup Wizard (vr jitor de c utare): câmpul cu acest tip de date poate fi înc rcat
într-o list de date, creat anterior sau preluând valorile dintr-o coloan a altui tabel
care este în leg tur cu el. Dimensiunea câmpului de acest tip este de 4 bytes.

3.4. Propriet ile câmpurilor (Fields Properties)

Fiecare câmp are un num r de propriet i care depind de tipul câmpului. Pentru
fiecare câmp sunt alocate propriet i generale (General) i propriet i de c utare (Lookup) .

3.4.1. Propriet ile generale

a) Proprietatea Field Size (dimensiune câmp)


Prin intermediul ei se stabile te num rul maxim de caractere care pot fi introduse de
utilizator într-un câmp de tip text, num r sau num r cu incrementare. La câmpurile text,
valoarea maxim este de 255 de caractere. La câmpurile de tip num r proprietatea poate fi
configurat cu valorile: Byte, Integer, Long Integer, Simple, Double, Replication ID,
Decimal. Cele mai utilizate câmpuri numerice sunt Long Integer i Double.

43
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Dac într-o rela ie de tipul 1-N, câmpul cheie primar este un num r cu
incrementare, atunci câmpul cheie extins trebuie s fie de tipul Long Integer, deoarece
valoarea implicit a propriet ii pentru câmpurile cu incrementare este Long Integer.

b) Proprietatea Format
Stabile te modul în care vor fi afi ate, informa iile introduse în câmp. Nu se refer la
memorarea datei, ci doar la afi are. Va fi utilizat la câmpul Number. irul de formatare
poate fi un format predefinit sau un format personalizat (definit de utilizator). Formatele
predefinite pot fi selectate dintr-o list , aflat în dreapta liniei Format (s geata cu vârful
jos).
În cazul câmpurilor de tip Number formatele predefinite sunt:
General Number - num r general, num rul va fi afi at a a cum s-a introdus. (De
exemplu 3456,789);
Currency – monetar. Se utilizeaz , separatorul pentru mii; numerele negative
sunt delimitate de paranteze. Implicit vor avea 2 zecimale. (De exemplu:
3,456.79 lei);
Euro - este identic Currency, dar în loc de lei se afi eaz semnul € de la Euro.
(De exemplu: 3,456.79 €);
Fixed - fix, întotdeauna va fi afi at cel pu in o cifr . Implicit are 2 zecimale.
(De exemplu: 3456,79);
Standard – cu separatorul pentru mii i cu dou zecimale (De exemplu:
3,456.79);
Percent - procent. Valoarea este înmul it cu 100 i de adaug num rului afi at
semnul procent (%) la dreapta. (De exemplu: 123,00 % );
Scientific - cu abcis i exponent. (De exemplu: 3,46 E +0,3 adic 3,46 * 103
=3460 ).

Câmpuri de tip dat calendaristic


Formatele predefinite sunt:
General Date 19.06.2009 17:34:23
Long Date 19 iunie 2009
Medium Date 19-iun-2009
Short Date 19.06.2009 sau 19/06/2009
Long Time 17:34:23
Medium Time 05:34
Short Time 17:34 ;

În cazul câmpurilor de Yes/No (tip logic) formatele predefinite sunt:


- True/False (adevarat/fals)
- Yes/No (da/nu)
- On/Off (cuplat/decuplat)

44
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

c) Proprietatea Decimal Places (num r de zecimale)


Aceast proprietate apare la câmpurile de tip Number sau Currency. Are rolul de a
stabili num rul de cifre afi ate de programul Access, în dreapta separatorului zecimal.
Valorile posibile sunt:
Auto – num rul cifrelor afi ate este specificat de proprietatea Format (valoare
implicit );
Un num r de la 0 pân la 15 – num rul de cifre afi ate în dreapta separatorului
zecimal. Cifrele din stânga vor fi afi ate conform propriet ilor Format.

d) Proprietatea Input Mask (crearea m tilor de introducere date)


O masc de introducere date permite s se controleze valorile care pot fi introduse
într-un câmp al bazei de date. M tile de introducere date sunt compuse din caractere cum
ar fi spa ii, puncte, paranteze i al i înlocuitori. Un înlocuitor este un caracter text, cum ar fi
liniu a de subliniere care indic locul în care utilizatorul ar trebui s introduc datele.
Masca de intrare stabile te pentru fiecare caracter tastat dac este obligatoriu sau op ional,
precum i tipul caracterului: alfabetic, numeric sau caracter arbitrar.
O masc de introducere pentru un câmp cu numere de telefon ar putea fi
(_ _ _)_ _ _ - _ _ _ _ _ _ pentru a tasta de exemplu: (040)256-456789. Parantezele i
cratima sunt caractere propriu-zise, în timp ce liniu a de subliniere ac ioneaz ca un
înlocuitor pentru cifrele din num rul de telefon.
Programul Access ofer mai multe m ti predefinite- pentru introducerea datelor. Se
pot crea i m ti particularizate. M tile se aplic doar câmpurilor de tip Text i Data
Calendaristic .
Access 2007 pune la dispozi ia utilizatorilor aplica ia expert Input Mask Wizard cu
ajutorul c reia se pot crea m ti noi, modifica cele existente i chiar creaz m ti pentru
câmpurile numerice.

Etape de lucru:
a) Se deschide tabelul din modul de lucru Design;
b) Se execut click în caseta Input Mask;
c) Se execut click pe butonul Build (…) pentru a lansa aplica ia expert Mask Wizard;
d) Se deruleaz lista de m ti predefinite, pentru a g si masca dorit . În aceast list se
g sesc m ti pentru numere de telefon, cod numeric personal, cod po tal, extensie,
parol , dat calendaristic ;
e) Pentru a modifica o masc existent , se selecteaz butonul Edit List din fereastra
Input Mask Wizard care deschide fereastra Customize Input Mask Wizard. De
exemplu: o masc de forma #990000.0999 va cere introducerea unui num r.
Numerele acceptate de Access pentru aceast constuc ie au fost: diezul (#) care
permite utilizarea semnului plus (+) sau minus (-). În continuare pot fi tastate ase
cifre pentru partea întreag a num rului (990000). Din cele ase cifre, patru sunt

45
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

obligatorii (0000). În continuare se va folosi un separator zecimal, datorit


caracterului punct. Partea zecimal va fi format din patru cifre (0999) din care,
doar prima cifr este obligatorie (caracterul zero).

În crearea m tilor, caracterele de formatare acceptate sunt redate în tabelul urm tor
(Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea m tilor).

Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea m tilor


Caracter Descriere
0 In pozi ia respectiv trebuie introdus o cifr
In pozi ia respectiv se poate introduce o
9 cifr sau un spa iu (character opt ional)
# Cifr , caracter spa iu, plus, minus
L Obligatoriu trebuie introdus o liter
? Se permite introducerea unei litere
(character op ional)
A In pozi ia respectiv , în mod obligatoriu,
trebuie introdus o cifr sau o liter
a Se permite introducerea, în pozi ia
respectiv , a unei litere sau cifre (op ional)
& Obligatoriu trebuie tastat un character sau
un spa iu
C Se permite introducerea unui character sau
spa iu (op ional)
. Precizeaz pozi ia punctului zecimal
, Separarea miilor
: Separarea în ore, secunde, minute
- sau / (minus sau slash) Pentru datele calendaristice
< Toate caracterele tastate vor fi transformate
în minuscule
> Convertirea în majuscule a caracterelor
tastate
\ Caracterul tastat dup el va fi afi at în mod
obligatoriu (de exemplu: \S va fi afi at un
caracter S automat)

f) Proprietatea Caption (titlu)


Stabile te titlul aferent câmpului care va fi utilizat, atunci când tabelul se afi eaz în
format foaie de date. De exemplu: în structura fi ierului, un câmp a fost etichetat Codc. La
proprietatea Caption pentru câmpul respectiv, se tasteaz o alt denumire i anume Cod

46
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

client. Efectul se va vedea la vizualizarea tabelului în formatul foaie de date, unde


denumirea coloanei Codc va fi “Cod client”. Aceast proprietate poate fi utilizat la orice
tip de câmp.

g) Proprietatea Default Value (valoare predefinit )


Este o valoare care va fi introdus automat în câmpul respectiv atunci cand se
creaz un nou articol (valoarea ini ial sau predefinit a câmpului). Se vor respecta
urm toarele reguli:
Nu poate fi utilizat la câmpurile de tip Num r cu incrementare automat sau de tip
Object OLE;
La câmpurile de tip Logic poate fi configurat pe True;
La câmpurile de tip Data Calendaristic poate fi ini ializat cu expresia “=Date()”
care returneaz data curent ;
Câmpurile de tip Number sau valoare monetar sunt ini ializate automat cu valorea
zero (0). Dar dac , de exemplu, câmpul va fi pentru calculul procentului TVA
(19%) se va tasta în loc de zero (0), cifra 19 la Default Value. În acest caz la
formatul foaie de calcul, câmpul va fi înc rcat automat cu cifra 19.

h) Proprietatea Validation Rule (regul de validare)


În cadrul acestei propriet i se va tasta o expresie logic ce limiteaz valorile care
pot fi introduse în câmp. Expresia logic poate fi format din cel mult 2048 de caractere.
Nu poate fi utilizat la câmpurile de tip Autonumber, OLE Object sau Attachment. Astfel, în
cazul unui câmp de tip num r, expresia poate fi “>=2500”; programul verific automat dac
valoarea introdus este mai mare sau egal cu 2500. În cazul în care nu se respect restric ia
se va afi a mesajul din proprietatea Validation Text. Dac se dore te limitarea valorilor
introduse într-un interval [0,250], regula de validare se va configura prin expresia “>0 and
<250” .

i) Proprietatea Validation Text (text de validare)


În cadrul acestei propriet i se va scrie un ir de maxim 255 caractere care va fi
afi at într-o fereastr de mesaje, atunci când expresia de validare (stabilit la Validation
Rule) returneaz valoarea False. Nu poate fi folosit la câmpurile de tip Autonumber
(num r cu incrementare), OLE Object, Attachament. Astfel, dac regula de validare a fost
configurat cu expresia = ”i” ori “o” , proprietatea text de validare poate fi “Tasta i
caracterele i sau o“. Mesajul va fi afi at într-o fereastr de avertizare.

j) Proprietatea Required (cerut)


Specific dac , în câmpul respectiv, trebuie introdus sau nu o valoare. Poate fi
setat pe No sau Yes, implicit No. Setat pe Yes (da) în procesul de introducere a datelor, în
mod obligatoriu utilizatorul trebuie s introduc o anumit valoare (câmpul nu poate fi nul).

47
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Dac nu se respect restric ia, se afi eaz un mesaj de eroare. Nu poate fi folosit la
câmpurile de tip Autonumber (num r cu incrementare). Câmpurile cu atributul cheie
primar , nu au nevoie de configurarea acestei propriet i, deoarece programul Access va
semnala o eroare în caz de necompletare a câmpului respectiv. Este foarte util , în cazul
câmpurilor cheie extern .

k) Proprietatea Allow Zero Length (se permite lungimea zero)


Specific dac , în câmpul respectiv utilizatorul poate introduce un ir de lungimea
zero ( ir vid simbolizat prin ““ ). irul de lungime zero poate fi introdus prin tastarea de
dou ori consecutiv, a caracterului apostrof dublu (“). La p r sirea câmpului, cele dou
ghilimele nu vor fi afi ate, dar se va re ine proprietatea de ir Null. Proprietatea poate lua
dou valori: No/Yes. Dac este configurat pe valoarea No (cea implicit ) câmpul respectiv
nu poate fi înc rcat cu un ir de lungime zero. Poate fi aplicat câmpurilor de tip Text,
Hyperlink , Memo. Nu este identic , cu un ir de lungime zero.

l) Proprietatea Indexed (indexat)


Poate avea valorile :
No - valoare implicit ; câmp neindexat;
Yes (Duplicate OK) - indexul permite duplicarea;
Yes (No Duplicate) – indexul nu permite dublarea articolelor.
Dac se cere indexarea (Yes) în ordine cresc toare (implicit) a câmpurilor, atunci
programul Access va crea un tabel pentru fiecare câmp indexat în care, p streaz noua
ordine, dar i pozitia anterioar a câmpului. Prin indexare, c ut rile, sort rile, grup rile i
filtr rile, referitoare la câmpul indexat, vor fi foarte rapide. Indec ii sunt crea i la salvarea
tabelului. La ad ugarea sau tergerea de articole din tabel, la modificarea con inutului unor
articole, indec ii vor fi actualiza i automat. Proprietatea nu poate fi aplicat câmpurilor
Memo, Hyperlink, OLE, Attachment. Dac un câmp are atributul de cheie primar (Primary
Key) atunci proprietatea Indexed a câmpului respectiv, va fi trecut automat pe Yes (No
Duplicate).
Se permite crearea de indec i pe mai multe câmpuri. În acest scop, se va folosi
fereastra Indexes. Activarea ferestrei se realizeaz în modul Design al tabelului, selectând
Table Tools Design Indexes care deschide fereastra Indexes (Figura nr 3.5.
Deschiderea ferestrei Indexes).

Figura nr 3.5. Deschiderea ferestrei Indexes

48
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

În cadrul ferestrei Indexes, datele se introduc astfel:


În prima linie liber a coloanei Index Name se tasteaz un nume care se atribuie
indexului (nume de index), poate s r mân i denumirea câmpului;
În coloana intitulat Field Name (nume de câmp) se efectueaz un click pe butonul
s geat în jos i se selecteaz primul câmp utilizat pentru crearea indexului;
În coloana Sort Order se stabile te ordinea de sortare (Ascending/Descending);
În linia Unique se selecteaz valoarea Yes dac , se cere ca cheia s fie unic definit ,
adic fiecare valoare din indexul multicâmp care se creaz trebuie s fie unic (nu
se permite ca dou articole s aib acela i index);
Pe linia urm toare la Index Name, nu se cere nimic;
În celula vid la Field Name se selecteaz al doilea câmp din cadrul indexului
multiplu i apoi Sort Order pentru ordinea de sortare. Se repet aceast faz pentru
toate câmpurile- din cadrul indexului. Se închide fereastra Indexes, salvându-se
indexul creat.
Observa ie: La urm torul câmp de ad ugat dispare op iunea de unicitate

m) Proprietatea Smart Tags

Va fi folosit la câmpurile de tip Memo, iar tipurile de date ce vor fi acceptate sunt:
Date;
Financial Symbol;
Person Name;
Phone.
Se bifeaz tipul datelor acceptate, care va ap rea în aceast proprietate. În dreapta
propriet ii se va afi a o list cu tipul datelor acceptate.

3.4.2. Câmpul de tip Lookup Wizard

Se deschide fereastra Lookup Wizard, ea având 2 op iuni:


dac datele sunt preluate din alt tabel;
dac se creaz o list nou .
În prima variant se apas butonul Next :
se afi eaz tabelele i interog rile existente în baza de date activ (Tabele,
Interog ri sau Toate);
se selecteaz tabelul/interogarea surs i se ac ioneaz butonul de comand
Next;
în noua fereastr Wizard se selecteaz câmpul din care se vor prelua informa ii
(exemplu: codp) i se trece în fereastra Selected Fields i apoi se apas butonul
Next;

49
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

se stabile te ordinea de sortare;


se afi eaz lista câmpurilor existente în tabelul/interogarea surs ;
se poate schimba numele coloanei destina ie (de exemplu codn în loc de codp),
se apas butonul Finish având ca rezultat realizarea listei cu datele preluate din
sursa de date;
în execu ie, se deschide lista cu datele preluate din surs i se permite selec ia
uneia dintre acestea pentru a fi inserate în noul tabel;
tipul câmpului Lookup Wizard la salvare, va fi Number sau Text.
Observa ie: Alegând a doua op iune se permite crearea listei în cadrul Lookup Wizard,
apoi se apas butonul Finish. La deschiderea tabelului care con ine un câmp de acest tip de
date, în modul de lucru foaie de calcul, se permite preluarea datelor din lista creat .

3.4.3. Crearea câmpurilor

Pentru a putea stoca datele i a le folosi în interog ri, formulare sau rapoarte trebuie
create câmpuri în tabele. Un câmp stocheaz o dat specific într-o înregistrare. Ulterior se
vor putea sorta, g si i grupa informa iile dup numele câmpurilor, se va putea folosi
numele câmpurilor pentru a expedia scrisori sau pentru a crea etichete.

Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel nou sau una existent în fereastra bazei de date i se alege
butonul Design.
2. În jum tatea superioar a ferestrei etichetat Table Design, se merge într-un rând
gol i se tasteaz numele câmpului.
3. Se ap s tasta Tab i se d click pe s geata cu vârful în jos pentru a selecta tipul
datelor (Text, Number, Curency...).
4. Se va ap sa tasta Tab din nou, pentru a trece în coloana de descriere a câmpului.
Dac se dore te, se d click pe jum tatea de jos a ferestrei i se seteaz propriet ile
adi ionale ale câmpului.
5. Când s-a terminat, se închide fereastra Table Design.

Not : Descrierea i alte propriet i adi ionale ale câmpului devin ini iale în forme
(formulare) pentru multe propriet i. Dac se schimb propriet ile unui câmp din tabel ,
dup ce s-a creat un formular, majoritatea propriet ilor nu se schimb în formular, dar
sunt i propriet i care se schimb .

3.4.4. Descrierea câmpurilor

Proprietatea Description asigur informa ii despre câmpurile din tabele i interog ri.
Descrierile apar în timp ce sunt introduse date, într-un câmp în Datasheet sau Form View.

50
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Aceast proprietate este setat în Table în Design View pentru tabele i în foaia Field
Properties Property din fereastra Queries pentru interog ri.
Când se creaz un control prin tragerea unui câmp dintr-o list de câmpuri (Field
List), Access copiaz proprietatea Description în proprietatea controalelor Status Bar Text.
Apoi va expune descrierea, de câte ori punctul de inserare este introdus în acel câmp.

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se d click pe coloana Description a câmpului.
3. Se va introduce o valoare pentru descriere. Nu este nevoie s se încadreze
descrierea cu ghilimele.
4. Se d click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva descrierea.

3.4.5. Status bar: Expunerea mesajului programatorului

Mesajul programatorului din cadrul propriet ii de descriere pentru un câmp, apare


în bara de stare când s-a deschis tabela în modul de lucru Data View sau Form View.
Descrierea devine ini ial pentru proprietatea Status Bar pe un formular care poate fi
modificat.

Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei din tabul Tables al ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
2. Se selecteaz câmpul, se merge în coloana Description i se introduce ceea ce
se vrea s apar în bara de stare (Fig nr.3.6. Mesajul Description în Design).
3. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile f cute tabelei.
4. La redeschiderea tabelului în vederea introducerii datelor, când cursorul este
fixat pe un câmp ce are ata at Description, în bara de stare va fi afi at mesajul
respectiv (Figura nr. 3.7. Bara de stare).

Figura nr. 3.6. Mesajul Description în Design

Figura nr. 3.7. Bara de stare

51
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3.4.6. Inserarea de câmpuri noi în structura tabelelor

Se pot ad uga câmpuri noi într-un tabel sau insera un câmp între dou câmpuri care
exist deja.

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei în tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se execut un click în câmpul deasupra c ruia se dore te s se insereze noul
câmp i apoi se ac ioneaz butonul Insert Rows din bara de instrumente.
3. În linia curent se introduce numele câmpului, tipul datelor i descrierea. Alte
propriet i pentru câmpul respectiv se vor introduce în sec iunea cu propriet i
ale câmpurilor, din partea de jos a ferestrei Table.
4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile din tabel .

3.4.7. M rimea câmpurilor de date

M rimea câmpurilor de date de tip text determin num rul maxim de caractere care
se pot introduce într-un câmp. Se poate seta m rimea câmpului pentru text pân la 255
caractere, ini ial este de 50 caractere.
Pentru numere, m rimea câmpului determin irul numerelor care se pot introduce,
chiar dac numerele includ sau nu pozi ii zecimale. În general, se vrea setarea celei mai
mici m rimi posibile a câmpului, atât pentru text cât i pentru num r. Cu m rimi mai mici
ale câmpurilor, dosarul bazei de date va fi mai mic i mai rapid.

Etape de lucru:
1. Se va da click pe numele tabelei în Tables din fereastra bazei de date, apoi se
alege butonul Design, se deschide tabela în design.
2. Se d click pe câmp i apoi se merge la proprietatea Filed Size.
3. Se introduce un num r de la 1 la 255 pentru datele de tip text. Dac tipul
datelor este numeric, se deschide lista derulant ac ionându-se vârful de
s geat , apoi se alege unul din câmpurile afi ate în acea list .
4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile f cute în tabel .

Not : Numele unui câmp în baza de date se poate schimba, iar datele din tabel s
r mân intacte. Dac s-a folosit câmpul într-o interogare, formular sau raport creat înainte

52
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

de a se face modificarea, va trebui s se refac manual acel control astfel încât, s reflecte
noul nume al câmpului. Dac se dore te s se vad un alt nume în capul de coloan a
tabelei în modul de lucru Datasheet View, se va efectua schimbarea la proprietatea
Caption.

3.4.8. Proprietatea Format

Formatul unui num r se poate schimba, pe lâng pozi iile zecimale. Formatele
numerice pot include semnul dolarului ($), semnul de procent (%), semnul euro (€) i
virgule. Formatele datelor calendaristice includ ortografia lunilor sau folosirea numerelor
pentru luni i num rul de caractere ce se folosesc pentru zile i ani. Formatele text includ i
scrierea cu majuscule.
Interog rile, formularele i rapoartele permit schimbarea structurii formatului. În
aceste obiecte se poate schimba formatul datelor, executând un click-dreapta pe câmp în
Design View i f când modific ri în fereastra Field Properties (Figura nr.3.8. Fereastra de
schimbare a formatului pentru interog ri, formulare, rapoarte ).

Figura nr. 3.8. Fereastra de schimbare a formatului


pentru interog ri, formulare, rapoarte

Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
2. Se alege câmpul al c rui format se dore te a fi schimbat i se d click pe
proprietatea Format din jum tatea de jos a ferestrei Table Design.
3. Se alege una din op iunile din list . (A se vedea Figura nr. 3.9. Formatul
pentru tipul Date/Time i Figura nr. 3.10. Formatul pentru tipul de date
Number)

53
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

4. Se d click pe butonul Close (x) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile f cute în tabel .

Sfat: Formatele de tip text nu apar în list . Se va tasta caracterul > pentru a converti
înregistr rile de la caractere mici la majuscule. Se poate de asemenea, s se apese
tasta F1 în timp ce cursorul este în c su a propriet ii Format, pentru informa ii
detaliate despre tipurile de date.

Figura nr. 3.9. Formatul pentru Figura nr.3.10. Formatul pentru


tipul Date/Time tipul de date Number

3.4.9. Schimbarea tipului datelor

Când se creaz un tabel, se specific tipul datelor pentru fiecare câmp în Table
Design View. Datele de tip Text, Number, Date/Time, Currency, Yes/No sunt auto-
explicative. Autonumber implementeaz , înregistrare cu înregistrare. În timp ce câmpurile
text con in doar 255 caractere, Memo poate include peste 63.999 caractere. Obiectele OLE
permit inserarea graficelor, sunetelor i alte tipuri de date. Datele de tip Lookup, permit s
se aleag dintr-o list de op iuni. Datele de tip Hyperlink permit s se lanseze obiectele în
Access (tabele, formulare, interog ri etc.), utilizând un fi ier dintr-o alt aplica ie sau
preluat printr-o adres Web.

Avertisment: Se poate schimba tipul datelor unui câmp, dar acest proces poate
conduce la pierderea datelor dac , schimb rile nu sunt compatibile.

Etape de lucru:
1. Se d un click pe chenarul Tables din fereastra bazei de date, apoi se execut
click pe numele tabelei i se alege butonul Design.
2. Se merge în câmp i se d click pe coloana Data Type, apoi se introduce noul tip
de date în locul celui existent.
3. În fereastra Table Design, se alege Yes la ie ire pentru a salva modific rile.

54
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3.4.10. Pozi iile zecimale

Pozi iile zecimale reprezint , num rul de caractere ce pot fi scrise dup punctul
zecimal (de exemplu, num rul 32 poate deveni 32.00 când se adaug dou pozi ii
zecimale). Pozi iile zecimale nu schimb valoarea numerelor, ci doar aspectul lor vizual. Se
poate folosi func ia Rnd () care va schimba valoarea unui num r. Dac se dore te s se
adauge virgule sau alte simboluri, se va schimba proprietatea Format.
Formularele i rapoartele, permit s se modifice pozi iile zecimale dându-se click-
dreapta pe control în Design View i f cându-se modific rile în Property.

Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul în Design View, se fixeaz cursorul pe un câmp numeric
c ruia i se dore te schimbarea formei de prezentare.
2. La propriet ile generale (General) se selecteaz proprietatea Format, din
lista derulant ce se afi eaz executând un click pe butonul de unde se
alege formatul de prezentare (A se vedea Figura nr.3.11 nr. 4.15.
Stabilirea pozi iilor zecimale).

Figura nr.3.11. Stabilirea pozi iilor zecimale

Figura nr. 3.12. Fixarea num rului de zecimale la câmpurile numerice

55
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3. La proprietatea Decimal Places se stabile te num rul de zecimale pentru


afi are, de exemplu 4 zecimale în loc de 2 cum au fost declarate (Figura nr.
3.12. Fixarea num rului de zecimale la câmpurile numerice).

3.4.11. Stabilirea unei valori ini iale pentru câmpuri

În Tabela Design View, cu ajutorul chenarului General se poate seta valoarea


ini ial pentru un câmp. Când se introduce o valoare sau o expresie în proprietatea Default
Value, acea valoare considerat ini ial este introdus în fiecare nou înregistrare. Valoarea
ini ial nu afecteaz nici o înregistrare care, a fost introdus înainte s se creeze valoarea
ini ial . În câmpul unui formular, poate s existe o valoare ini ial diferit decât cea creat
pentru tabel . (Se va consulta "Formularele: Valoarea ini ial " în capitolul Formulare i
Rapoarte).
Un exemplu de valoare ini ial frecvent , ar putea fi data zilei în curs, care se
introduce cu ajutorul func iei Date ( ).

Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei în chenarul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design. Se deschide tabela în modul de lucru design.
2. Se merge la un câmp c ruia i se dore te introducerea unei valori care va fi
preluat ulterior în toate înregistr rile noi ale tabelei i se d click în c su a
text Default Value, apoi se introduce valoarea sau o expresie care evolueaz
spre o valoare.
3. Se va da click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva noul
regim al bazei de date.

Datorit faptului c , aceast valoare ini ial se aplic la nivelul tabelei, mecanismul de
introducere a valorii ini iale func ioneaz atât la foile de lucru cât i la formulare.

Sfat: Crearea valorilor ini iale reprezint economisire de timp la introducerile de date
i astfel cre te rapiditatea înregistr rii datelor. De obicei, când se creaz un câmp care
va avea introdus aceea i valoare, la toate înregistr rile, se va face uz de setarea acestei
propriet i.

56
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3.5. Validarea datelor

3.5.1. Validarea înregistr rilor

Se poate crea o regul de validare având ca scop s valideze datele introduse în


dou sau mai multe câmpuri din înregistr rile tabelelor. Când se merge în afara
înregistr rii, Access-ul verific dac regula de validare creat pentru acele înregistr rilor nu
este înc lcat . Nu se poate p r si o înregistrare, care are ata at regul de validare, f r a se
înl tura datele înregistr rii eronate sau f r a se corecta înregistrarea astfel încât s se
conformeze cu validarea. Se poate introduce regula de validare a înregistr rii în foaia
Properties pentru tabel. De exemplu: regula de validare a tabelei Contracte_clienti ar fi:
[data_scadenta] >= [data_incheierii]. Aceasta înseamn c , datele de scaden trebuie s
fie mai mari sau egale cu datele încheierii contractelor. În acest caz, pe câmpul
data_scadent , la proprietatea Validation Rule, se pune condi ia: >="data_incheierii",
situa ie în care sistemul compar cele dou date, iar dac nu se respect regula de validare,
nu permite introducerea datelor în articolul respectiv.

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei în tabul Tables a ferestrei bazei de date apoi se alege
butonul Design.
2. Se d click pe butonul Properties din bara de instrumente i un click în caseta
Validation Rule, apoi se introduce o expresie pentru regula de validare.
3. Se d click pe butonul Save din bara de instrumente, pentru a salva noua regul de
validare a bazei de date.

3.5.2. Validarea câmpurilor

Se pot crea reguli pentru câmpurile a c ror valori la culegerea datelor, trebuie s se
încadreze între anumite limite, altfel datele nu vor fi acceptate. Cel mai adesea, utilizatorul
face gre eli de tastare. Introducând aceste reguli, se verific corectitudinea expresiei tastate.
De exemplu, dac se dore te s se foloseasc numele unui câmp într-o expresie, va trebui
schimbat proprietatea Table Validation Rule (regul de validare). Validation Rule
utilizeaz o expresie logic care, limiteaz valorile ce pot fi introduse în câmpul respectiv.
Expresia logic poate fi format din cel mult 2048 de caractere. Proprietatea nu poate fi
utilizat la câmpurile de tip OLE Object sau cele cu incrementare automat (AutoNumber).
Regulile de validare includ:
Operatori aritmetici, de comparare i logici în cadrul unor expresii (+, -, /,
*, &, >, <, =, >=, <=, <>, ^, parantezele rotunde, dar i cuvintele Betwen,
And, Oor, Xor, Eqv Imp, Mod, Not);

57
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Constante: All, False, Null, True;


Func ii: de conversie, pentru tipurile de câmp Date/Time, Generale,
matematice (Math), pentru câmpurile Text.

Etape de lucru:
1. Se deschide tabela în modul de lucru Design.
2. Se selecteaz câmpul i se d click pe proprietatea Validation Rule iar în
coloana de valori se introduce expresia (Figura nr. 3.13. Exemplu de
validare a unui câmp de tip Date/Time).
3. La proprietatea Validation Text se va scrie mesajul de eroare ce trebuie afi at
în cazul în care, nu s-a respectat expresia din Validation Rule. În acest caz,
nu se mai afi eaz mesajul de avertizare al sistemului i nu se permite
trecerea la urm toarea introducere de date, pân nu se corecteaz eroarea.
4. Se iese cu salvare (butonul Save din bara de instrumente) pentru a salva
noile reguli ale bazei de date. În acest caz, când se va introduce o valoare în
câmpul cu regul de validare, valoarea va fi permis dac , expresia este
evaluat "True".

În exemplul urm tor pe câmpul data_incheierii, redefinit prin Caption


Data_contract rii la proprietatea Validation Rule s-a pus condi ia de validare, ca datele
introduse s fie mai mici decât data curent prin expresia : <Date (). În execu ie s-a încercat
introducerea unei date mai mari, decât data curent . Sistemul nu permite aceast
introducere. De exemplu, pe câmpul data_scadent la proprietatea Validation Rule se putea
pune condi ia: >="data_incheierii", situa ie în care sistemul compar cele dou date, dac
nu se respect regula de validare, nu permite introducerea datelor.

Figura nr. 3.13. Exemplu de validare a unui câmp de tip Date/Time

58
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3.5.3. Date cerute (Required)

Unele informa ii dintr-un tabel sunt atât de importante încât, înregistrarea ar fi


incomplet f r ele. Este cazul câmpurilor declarate cheie. În acest caz, operatorul va fi
obligat s introduc informa ii în câmpurile respective, înainte de a p r si înregistrarea.

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei în tabul Tables a ferestrei bazei de date i se alege
butonul Design.
2. Se merge în câmpul selectat, ce va con ine informa ii strict necesare.
3. În fereastra propriet ilor câmpului respectiv, în modul Design se va seta
proprietatea Required pe Yes.
4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile f cute tabelei.

Dac lipsesc datele din acel câmp, dup ce s-a setat proprietatea Required pe Yes,
Access va avertiza c datele existente afecteaz regulile de integritate pentru tabel , reguli
care tocmai au fost f cute. Dup ce s-a salvat tabela, se va merge înapoi i se vor ad uga
datele lips .

3.6. Coloan Lookup

3.6.1. Crearea cu Wizard

Exist situa ii în care, se dore te s se selecteze informa iile dintr-o list predefinit .
În acest caz, se poate crea o coloan lookup care permite alegeri de date, cum ar fi telefonul
angajatului sau numele acestuia.

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date i
apoi se alege butonul Design.
2. Dac este necesar, se introduce numele câmpului sau se merge la un câmp
existent. Pentru tipul datelor se alege Lookup Wizard (Figura nr.3.14.
Fixarea Lookup Wizard).
3. Se deschide fereastra Lookup Wizard în care, se stabilesc op iunile de creare
a listei de selec ie. Dac se alege op iunea I wan the lookup column to look
up the values în a table or query, datele pentru tabela de selec ie se vor
prelua dintr-un alt tabel sau interogare. Dac se alege op iunea I will type în

59
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

the values that I wan se permite crearea unei noi liste de selec ie (Figura nr.
3.15. Crearea listei pentru selec ia datelor).
4. Dac datele se preiau dintr-o alt tabel , în pasul urm tor se alege tabela
(Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informa ii din alt tabel).
5. Dac se opteaz pentru o list nou , în pasul urm tor se creaz lista (Figura
nr. 3.18. Crearea listei).
6. În pasul trei i patru a casetei de dialog Lookup Wizard, se selecteaz
câmpurile care s apar în lista lookup (Figura nr. 3.17. Selectare câmp
pentru preluare informa ii) i se alege dac , s se ascund coloana cheie (de
obicei o coloan declarat cheie primar ).
7. Prin comanda Finish Access, se va salva tabela. La deschiderea tabelei,
informa iile pentru coloana cu lookup vor fi preluate din list .

La introducera datelor în
câmpul Lookup Wizard se
deschide lista creat din care se
selecteaz informa ia

Figura nr. 3.14. Fixarea Lookup Wizard

Figura nr.3.15. Crearea listei pentru selec ia datelor

60
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informa ii din alt tabel

Figura nr. 3.17. Selectare câmp pentru preluare informa ii

Figura nr. 3.18. Crearea listei

61
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3.6.2. Propriet ile coloanei Lookup

Dup ce s-a creat o coloan lookup, probabil se vrea s se modifice sau s se


verifice propriet ile lookup pentru câmp.
Propriet ile Lookup Column identific , sursa i organizarea pentru meniu (drop-
down). O proprietate important este Row Source, care poate fi o interogare sau o declara ie
SQL. Se poate redacta declara ia SQL dând un click pe butonul (…) din dreapta c su ei text
Row Source i apoi manipulând interogarea, ca pe una normal .

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se alege câmpul lookup i se d un click pe tabul Lookup din sec iunea Field
Properties din fereastra Table Design.
3. Prima proprietate, Display Control este de obicei setat pe Combo Box.
Aceasta permite s se ac ioneze o s geat cu vârful în jos (care va afi a o
list ) sau s se introduc în interior valoarea. Dac se alege List Box, atunci
se pot executa doar selec ii din list . Dac se alege Text Box, atunci se ignor
proprietatea lookup a câmpului i se permite introducerea valorii în câmp.
4. Dac s-a indicat lui Lookup Wizard s foloseasc o tabel sau o interogare
existent , a doua proprietate Row Source Type este Table/Query, iar a treia
proprietate va fi numele unei interog ri sau a unei declara ii SQL care,
poate fi redactat dând click pe butonul (…) din dreapta. Dac s-a introdus o
list de valori în Lookup Wizard, valorile ce pot fi redactate- apar în aceast
zon .
5. Op iunea Bound Column stocheaz în tabel valoarea din coloana specificat
în Row Source. S-ar putea s fie nevoie s se modifice proprietatea Column
Widths, astfel încât s se poat vedea toate coloanele din Row Source.
6. Se va da click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege
Yes, pentru a salva modific rile f cute tabelei.

3.7. Hiperleg turi: Crearea câmpurilor

Hiperleg tura este un text sau un element grafic marcat special, pe care se execut
click pentru a merge la un fi ier sau la o pagin HTML de pe Web sau de pe o re ea Intranet
dar i pentru, a expedia un mesaj e-mail. Într-un tabel al bazei de date se poate specifica un
câmp de date de tip hiperleg tur astfel încât, tot ceea ce va fi introdus în câmpul respectiv
va deveni o hiperleg tur . Ulterior, câmpul respectiv poate fi pus într-un formular. Prin

62
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

intermediul hiperleg turii pot fi accesate obiecte din bazele de date Access, documente
create în Word, Excel, Power Point i documente de pe Internet.
Câmpul de tip hiperlegatur con ine text i numere din care este alc tuit o adres
a hiperleg turii ce constituie calea c tre un obiect, document sau pagin Web. Poate fi de
asemenea o URL (Uniform Resource Locator) pentru adres de Internet.

Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel în Design View, din tabul Tables a ferestrei bazei de
date.
2. În lista câmpului, se introduce numele pentru noul câmp al hiperleg turii.
3. Cu Tab se trece în coloana Data Type i se selecteaz ca tip al datelor-
hyperlink.
4. Se execut click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege
Yes, pentru a salva modific rile f cute tabelului.

3.8. Înregistr ri utilizând m ti la introducerea datelor


(Input Mask)

La introducerea informa iilor, în câmpurile cu date de tip Text i Date s-ar putea s
se doreasc afi area anumitor simboluri. De exemplu, un num r de telefon poate fi scris
utilizând parantezele i liniu a de unire. Se pot introduce manual acele simboluri în fiecare
câmp text sau se poate crea un Input Mask care le introduce automat. Input Mask verific
fiecare caracter, pe m sur ce se introduce. Pentru a modifica expunerea unei înregistr ri,
dup ce s-a introdus înregistrarea i s-a ie it din câmp, se poate formata câmpul.

Sfat: Input Mask Wizard prezint exemple pentru cele mai frecvente Input Mask pe
care utilizatorul le-ar putea dori. Acestea includ: num r de telefon, num r de securitate
social , coduri zip lungi, parole, valorile datei curente i orei.

Avertisment: Se va verifca s nu interac ioneze Input Mask cu propriet ile altor


câmpuri (cum ar fi Format, Default Value, Validation Rule i Required).

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se d un click pe câmp i unul pe proprietatea Input Mask din fereastra
Table Design. Aici se tasteaz masca de introducere a datelor. De exemplu,
dac la câmpurile de tip Date/Time, la masc se tasteaz „99/99/00;0 ”, în
foaia de lucru va ap rea masca de forma „__/__/__” la tastare introducându-

63
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

se câte dou cifre pentru fiecare grup (lun , zi, an), ultimul grup se
converte te automat în 4 cifre, de exemplu dac s-a tastat 10 se converte te
în 2010.
3. Dac se dore te s se foloseasc un Input Mask predefinit, se d click pe
butonul Build din dreapta c su ei text i se alege una din mostrele din Input
Mask Wizard; trecerea la etapa urm toare se realizeaz prin butonul Next
(Figura nr. 3.19. Alegerea m tilor pentru câmpurile de tip Date/Time prin
Wizard).

Figura nr. 3.19. Alegerea m tilor pentru câmpurile de tip Date/Time prin Wizard

Figura nr. 3.20. Alegerea m tilor pentru câmpurile de tip text prin Wizard

64
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

4. În urm torii doi pa i ai lui Input Mask Wizard, se va alege caracterul liniu
de subliniere ( _ ) care va ap rea pe m sur ce, se tasteaz fiecare caracter
chiar dac , se dore te echiparea tabelei cu simboluri. Se alege butonul
Finish, când s-a terminat.

Varianta prezentat în Wizard creaz o masc de tipul ”99/99/0000;0;_” care în


foaia de lucru va afi a „__/__/____”. Aceast masc , oblig utilizatorul s tasteze luna i
ziua din dou cifre iar anul din patru cifre. În cel de-al doilea exemplu, aplicat unui câmp
de tip text pentru un num r telefonic, în proprietatea Input Mask se introduce urm torul ir
de caractere „!(999) 000-0000;0;_”, masca rezultat în foaia de lucru va fi de urm toarea
form ”(___) ___-____”. A a cum se observ , în exemplul din figura nr. 3.20.” Alegerea
m tilor pentru câmpurile de tip text prin Wizard” prefixul va fi alc tuit din 3 caractere
care, se vor introduce între paranteze, se va tasta apoi un grup de trei caractere din num r i
apoi al doilea grup alc tuit din patru caractere, cele dou grupuri de caractere fiind
desp r ite între ele, de o liniu de unire pe care o afi eaz sistemul.

Sfat: În general este mai bine s nu se includ simboluri în tabele, deoarece


înregistr rile vor fi mai scurte.

Not : Se pot introduce caracterele Input Mask direct în caseta cu propriet i din Table
Design View. Pentru a cunoa te caracterele acceptate, se d click pe caseta Input Mask
i se apas tasta F1.

3.9. Crearea unui index

3.9.1. Index bazat pe un singur câmp

Se poate crea un index într-o tabel dintr-un singur câmp, pentru a servi ca baz în
asigurarea unei valori unice în vederea execut rii opera iei de sortare date sau pentru a
gr bi g sirea i recuperarea înregistr rilor. Când se indexeaz un câmp, exist dou op iuni:
Yes (No Duplicates). Alegerea acestei op iuni presupune c , nu se vor face
introduceri de date cu aceea i valoare în mai mult de o înregistrare. Câmpul
respectiv se va folosi, de obicei, ca cheie primar .
Yes (Duplicates Ok) înseamn c , mai multe înregistr ri pot s aib aceea i
valoare. Câmpul respectiv poate fi folosit, ca cheie extern .

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelului din tabul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.

65
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

2. Se d click pe câmp în modul Design View a tabelelor i se seteaz


proprietatea Indexed din tabul General, pe una din op iunile Yes.

3.9.2. Crearea unui index compus

Access permite s se creeze indec i baza i pe dou sau mai multe câmpuri (pân la
10 câmpuri) dintr-o tabel . Un index compus este unic i poate fi folosit drept cheie
primar , sau poate fi folosit pentru a gr bi sortarea ori c utarea datelor. Access nu permite
indexarea expresiilor. Un index pe mai multe câmpuri, poate fi i cheie extern .

Etape de lucru:
1. Se execut un click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de
date, apoi se alege butonul Design.
2. Se d click, pe butonul Indexes din bara de instrumente.
3. Se tasteaz numele unui index, în coloana Index Name a ferestrei Indexes.
4. În coloana Filed Name, se va introduce primul câmp din index.
5. Se pot ad uga câmpuri adi ionale sub acea linie, f r s se numeasc un alt
index.
Pentru a înl tura un index, se d click din nou pe butonul Indexes, se selecteaz
rândurile componente ale indexului i se alege Delete. Access va solicita mai mult timp
când caut sau sorteaz un câmp neindexat. Dac nu exist indec i în tabel, Access
aranjeaz înregistr rile, în ordinea în care au fost introduse.

3.9.3. Index: Setarea propriet ilor

Indexul dintr-o baz de date opereaz , exact ca indexul într-o carte. Indec ii arat ,
unde este localizat articolul c utat. Indec ii sunt în mod particular, importan i într-un num r
de opera ii cu baza de date. Ei gr besc g sirea i sortarea informa iilor când, se execut
acele opera ii mai tarziu i de asemenea modific imaginea sortat a tabelei. Indec ii sunt
necesari pentru, a stabili leg tura datelor dintr-un câmp a unei tabele, cu un alt câmp dintr-o
alt tabel .

Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei în tabul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
2. Se d click pe butonul Indexes din bara de instrumente (Figura nr. 3.21.
Setarea propriet ilor indec ilor).

66
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

În fereastra Indexes se pot seta propriet ile indexului: Index Name (PrimaryKey
dac indexul este cheie primar ), Field Name (selectarea numelui câmpului index din lista
ata at ), Sort Order (stabile te ordinea sort rii care poate fi cresc toare sau descresc toare).
Propriet ile ce se pot seta în Index properties pentru index sunt Primary, Unique sau
Ignores Nulls. Op iunea Ignores Nulls, face indexul mai mic i gr be te c utarea
înregistr rilor. Cele trei propriet i pot fi setate pe adev rat sau fals (Yes/No).

Figura nr. 3.21. Setarea propriet ilor indexilor

În figura 3.21. „Setarea propriet ilor indexilor” în cadrul tabelei „contracte


furnizori” câmpul nr_contract a fost stabilit cheie primar , ordinea sort rii fiind
cresc toare. Pentru acest câmp s-a stabilit ca valorile s fie unice, în plus s nu fie ignorate
valorile nule.

3.10. Tabele: Modificarea design-ului tabelelor

Pentru a modifica un tabel trebuie, s se selecteze acel tabel în fereastra bazei de


date i s se deschid în modul Table în Design View. Dup deschidere, se pot ad uga sau
înl tura câmpuri; modifica numele câmpurilor; ad uga, modifica sau terge descrierile,
propriet ile câmpurilor i rela iile tabelelor.

Avertisment: Se recomand aten ie la modificarea tipului datelor unui câmp existent.


Când se schimb tipul datelor s-ar putea s se piard datele datorit nepotrivirii tipului
de date ales. Datele din câmpurile anterioare pot fi trunchiate sau ignorate complet.
Odat ce s-au ters sunt eliminate pentru totdeauna, de aceea se recomand s se
salveze baza de date sau tabele, înainte s se fac modific ri în design-ul tabelor.

Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei, în tabul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design- având ca efect deschiderea tabelei în modul de
lucru Design.

67
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor

2. Se fac modific rile sau ad ugirile în Table Design View.


3. Se alege Insert Rows pentru a se ad uga câmpuri sau Delete Rows pentru a
înl tura câmpuri.
4. Se alege View, Indexes pentru a crea sau modifica indec ii tabelelor sau View
i apoi Properties pentru a ad uga sau elimina propriet ile tabelelor.
5. Se poate introduce orice proprietate a câmpului, selectând dintre propriet ile
de tip General cum ar fi Caption (titlu), Default Value (valoare predefinit ),
Format (modul de afi are al informa iilor), Imput Maks (masca de
introducere), Validation Rule (regul de validare), Validation Text (text de
validare), Allow Zero Lenght (se permite lungimea zero), Required (valoarea
cerut ) i altele.
6. Dup ce s-au terminat modific rile în tabel , se selecteaz File\Save pentru a
salva tabela modificat sau se selecteaz File\Save As, pentru a se crea o
nou tabel - diferit de cea ini ial . Apoi se alege OK.
Access salveaz tabela pe disk. Dac s-a creat o nou tabel , numele acesteia va
ap rea în tabul Tables, a ferestrei Database.

68
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

RELA II ÎNTRE TABELE

4.1. Crearea rela iilor între tabele

Pentru tratarea simultan a informa iilor ce provin din mai multe tabele, un prim pas
în reunirea lor îl constituie definirea rela iilor dintre tabelele bazei de date. Când se
define te o rela ie între dou tabele (se creaz o leg tur logic între acestea), valorile
câmpului de leg tur din prima tabel trebuie, s fie acelea i cu valorile din tabela a doua a
rela iei. Pentru a crea o rela ie, se impune ca în una sau în ambele tabele, valorile folosite în
rela ie s fie unice. În mod normal, pentru a se realiza o leg tur este folosit în tabela-
p rinte un index (de obicei cheia primar ) iar în tabela-fiu un câmp (cheie str in ).
Câmpul de leg tur din tabela fiu, poate fi i cheie primar . În plus pe lâng definirea
rela iei, se recomand s se seteze regulile de integritate referen ial în caseta de dialog a
rela iei, prin bifarea op iunii Enforce Referen ial Integrity. Când se aplic integritatea
referen ial , se spune c nu se dore te nici o înregistrare în tabela fiu, f r corespondent în
tabela p rinte. Dac cheia str in are valoarea nul , articolul respectiv va fi interpretat ca
fiind neasociat. Înregistr ri f r corespondent apar când, nici o înregistrare din tabela fiu nu
este legat de tabela-p rinte. Dac se alege Cascade Update Related Fields, valoarea cheii
primare poate fi modificat de utilizator, iar valorile cheii str ine din toate înregistr rile
corespondente în tabela-fiu, se modific automat. Dac se alege Cascade Delete Related
Records, se va terge orice înregistrare fiu corespondent , când se terge înregistrarea
p rinte. Dac nu se alege niciuna dintre ele, în timp ce este aplicat integritatea referen ial ,
nu se va putea s se ac ioneze asupra câmpului ID (cheie primar ) sau s se tearg
înregistr ri din tabela p rinte, atâta timp cât exist înregistr rile-fiu corespondente.

Etape de lucru:
1. În panglica de instrumente Database Tools, se d un click pe butonul
Relationships- pentru a deschide fereastra Edit Relationships.
2. Sistemul deschide fereastra Design Relationships Tools. În interiorul acesteia se
execut un click pe butonul Shou Table- care deschide fereastra cu acela i nume
în interiorul c reia se g sesc op iunile Tables i Queryes. Se fixeaz cursorul pe
op iunea Tables i pe unul din tabelele trecute în list , se alege butonul de
comand Add. Tabelul selectat va apare în fereastra Relationships. Se continu

69
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

selec ia pentru toate tabelele i interog rile între care se dore te realizarea de
rela ii.
3. Din panglica de instrumente Relationships, se alege comanda Edit Relationships
care deschide fereastra de editare a rela iilor.
4. În cadrul ferestrei Edit Relationships, în caseta de editare Table/Query se
selecteaz tabela p rinte, iar din lista aferent - câmpul cheie primar .
5. În caseta etichetat Related Table/Query din cadru acelea i ferestre, se
selecteaz tabela fiu i câmpul de leg tur .
6. Acela i efect se ob ine dac în fereastra Relationships se d un click pe un câmp
al unei tabele i se trage cursorul pe câmpul de leg tur din tabela
corespondent . Pentru a se selecta restul propriet ilor, se execut dublu click pe
leg tura creat , având ca efect afi area ferestrei de editare Edit Relationships.
Aici se verific i se corecteaz , leg tura creat între cele dou tabele.
7. În jum tatea inferioar a ferestrei, se vor alege op iunile pentru integritatea
referen ial (Enforce Referential Integrity) i modul de ac ionare a tabelei-fiu cu
posibilitatea modific rii cheii primare în tabela p rinte (Cascade Update
Related Fields) sau tergerea înregistr rilor corespondente în tabela fiu
(Cascade Delete Related Records). A se vedea Figura nr.4.1. „Crearea rela iei
între dou tabele”. În acest exemplu a fost creat Rela ia 1-N între 2 fi iere cu
reguli de integritate referen ial , corectare automat a cheilor externe i
posibilitatea includerii în interog ri, a tuturor articolelor din tabela p rinte. În
partea inferioar a ferestrei, va fi afi at tipul de rela ie creat: One To One; One
To Many; Many To Many.

Figura nr. 4.1. Crearea rela iei între dou tabele

8. Se alege butonul de comand Join Type pentru a selecta tipul de asociere.


Fereastra de dialog ce se deschide i este etichetat Join Properties con ine trei

70
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

butoane de op iune. Op iunea 1 define te o asociere intern (inner join),


op iunea 2 define te o asociere extern stânga (left-outer join), op iunea 3
define te o asociere extern dreapta (right-outer join).
9. Se termin crearea rela iei alegând comanda OK i închizând fereastra rela iilor.

Rela ia este reprezentat printr-o linie între dou tabele. Se poate selecta o rela ie i
se apas tasta Delete pentru a o terge. Se poate da click-dreapta pe linia rela iei pentru a
vedea meniul shortcut i selecta Edit Relationships, pentru a deschide caseta de dialog
Relationships sau pentru a terge rela ia.

În Access se accept rela ii de tipul:


One To One (1-1), unei înregistr ri din tabela p rinte îi corespunde o singur
înregisrare în tabela copil. Se ob ine dac în ambele tabele, câmpul de leg tur este
declarat cheie primar . De exemplu: în Fig nr. 4.2. „Rela ia între dou cheii
primare (1-1)” fi ierul Produse este în leg tur 1-1 cu fi ierul vânz ri. Leg tura
între cele dou s-a realizat prin câmpul codp declarat în ambele fi iere cheie
primar .

Figura. nr. 4.2. Rela ia între dou cheii primare (1-1)

One To Many (1-N), unei înregistr ri din tabela p rinte (A) îi corespund una sau
mai multe înregistr ri în tabela copil (B). În acest caz în tabela p rinte câmpul de
leg tur este cheie primar , iar în tabela copil acest câmp este cheie str in . De
exemplu: In figura nr. 4.3. „Rela ia între o cheie primar i o cheie extern (1-N)”
fi ierul Furnizori are cheia primar cod_furnizor i este considerat fi ier p rinte.
Fi ierul Contracte f… este fi ierul fiu, are cheia primar nr_contract, dar leg tura
cu fi ierul p rinte se realizeaz prin intermediul câmpului cod_furnizor tratat drept
cheie extern .
A B

Fiura nr.4.3. Rela ia între o cheie primar i o cheie extern (1-N)

71
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

Many To Many (N-N), atunci se define te un al treilea tabel denumit tabel de


jonc iune, având rolul de a sparge rela ia N-N în dou rela ii de tipul 1-N. În tabelul
de jonc iune se vor crea dou câmpuri de tip Number i dimensiune Long Integer.
Primul câmp va prelua, prin copiere, cheia primar a tabelei A, iar cel de-al doilea
câmp va prelua cheia primar a tabelei B. Aceste câmpuri vor juca rolul de chei
str ine pentru tabelele A i B. Cheile primare ale tabelelor A i B definesc
împreun biunivoc o pereche de articole provenite din cele dou tabele. În tabela de
jonc iune se mai pot defini i alte câmpuri care nu se g sesc în tabelele A sau B.
Tabelele A i B se vor transforma în tabele p rinte, iar tabelul de jonc iune va
deveni tabelul copil, comun celor dou tabele p rinte (Figura nr. 4.4. Realizarea
tabelului de jonc iune).

Cheie Cheile sunt de tip Number- Cheie


Auto Number Long Integer Auto Number

A C B
TabelA ID TabelA ID TabelB ID
Câmp1 A TabelB ID Câmp1 B
Câmp2 A Câmp1 C Câmp2 B
Câmp3 A . Câmp3 B
. . Câmp4 B
. . .
. CâmpN C .

Tabelul de jonc iune

Figura nr. 4.4. Realizarea tabelului de jonc iune

Not . Access permite asocieri intriseci folosite la c ut rile recursive în cadrul aceluia i
tabel. În acest caz se creaz o rela ie între un câmp al unei tabele i un alt câmp din cadru
acelea i tabele. Pentru a crea acest tip de rela ie tabelul respectiv se va afi a de dou ori
în fereastra Relationships. Tabelul copie va avea acela i nume la care se adaug extensia
“_1”

Selectarea op iunii Enforce Referential Integrity (Integrit ii referen iale) va asigura


efectuarea urm toarelor verific ri:
1. În câmpul cheie str in a tabelului asociat, pot fi introduse numai valori ce apar in
mul imii de valori a cheii primare din tabelul p rinte. Se permite totu i introducerea
unei valori nule (necompletarea valorii din câmpul cheie str in ). Articolul
respectiv va fi interpretat, ca fiind neasociat. În cazul nerespect rii acestei reguli, se
va afi a o fereastr de eroare.
2. Dac unui articol din tabelul p rinte îi corespund unul sau mai multe articole în
tabelul asociat (copil), utilizatorul nu poate terge acel articol din tabelul p rinte.

72
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

Dac totu i se încearc efectuarea acestei opera ii, Access va afi a o fereastr de
eroare. Aceast verificare poate fi abrogat , dac se va selecta cutia de validare
Cascade Delete Related Records ( tergerea în cascad a articolelor asociate).
3. Dac unui articol din tabelul p rinte îi corespund unul sau mai multe articole în
tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificat . i aceast
verificare poate fi abrogat dac , se va selecta cutia de validare Cascade Update
Related Field (Actualizarea în cascad a cheilor asociate). În acest caz, o actualizare
a cheii primare va actualiza automat, valorile cheilor externe asociate din tabelul
copil.

4.2. Tipurile de asocieri (Join Type) permise între tabele


Sunt permise urm toarele tipuri de asocieri:
Asocierea Innes join (intern ) este acea asociere în care, articolele provenite din
dou tabele sunt combinate i ad ugate în rezultatele unei interog ri numai atunci,
când valorile din câmpurile asociate sunt egale (Tipul de asociere implicit).
Asocierea Left-outer join (extern stânga) este acea asociere în care toate articolele,
provenite din membrul stâng al rela iei (tabelul p rinte) sunt ad ugate la rezultatele
unei interog ri indiferent dac au sau nu articole asociate (în tabela fiu). Din tabela
fiu se vor prelua doar acele articole care au corespondent în tabela p rinte.
Asocierea Right-outer join (extern dreapta) este acea asociere în care toate
articolele, provenind din membrul drept al rela iei (tabelul fiu asociat) sunt ad ugate
la rezultatele unei interog ri, chiar dac exist articole care nu corespund nici unui
articol din tabelul primar (p rinte), respectivele înregistr ri au cheia extern nul .
Asocierea Self join (autoasociere) se poate utiliza pentru c ut ri recursive în cadrul
aceluia i tabel. În acest scop se duplic tabelul i se realizeaz o rela ie de tip 1-N,
între dou câmpuri de acela i tip.

Observa ie:
Dac num rul tabelelor i interog rilor din fereastra rela iilor este prea mare,
elementele neesen iale pot fi ascunse (nu se terge rela ia sau tabelul). În acest scop se
selecteaz obiectele care se doresc a fi ascunse iar din Design/ Relationships Tools se
va executa un click pe butonul Hide Table.
În cazul în care se dore te vizualizarea tuturor rela iilor din baza de date curent , se va
efectua un click pe butonul All Relationships. În fereastra de editare a rela iilor, vor
ap rea toate rela iile ascunse anterior.
Dac se dore te vizualizarea rela iilor specifice unui anumit tabel, se va executa un
click pe tabelul respectiv, dup care se va executa un click pe butonul Direct
Relationships.
Pentru a crea rela ii, se pot folosi atât tabele cât i interog ri. În cazul interog rilor,
impunerea integrit ii referen iale este irelevant .

73
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

4.3. Înregistr ri

4.3.1. tergerea unei coloane cu înregistr ri

Când datele dintr-o coloan de înregistr ri nu mai sunt necesare, pot fi terse.
Deoarece toate informa iile din coloana respectiv sunt pierdute pentru toate articolele, se
recomand verificarea necesit ii acelor informa ii, înaintea opera iei de tergere. Va fi greu
s se g seasc i s se recupereze, o coloan tears din gre eal .

Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date, se alege
apoi butonul Design. Se deschide tabela în modul de lucru design.
2. Se d click pe un câmp de date din cadrul articolului care se dore te a fi ters i apoi
click pe butonul Delete Rows- în bara de instrumente.

Se solicit tergerea coloanei adresa

Figura nr 4.5. tergerea unei coloane cu date

Figura 4.6. Efectul tergerii unui câmp din structura tabelului

3. Dac se vrea tergerea definitiv a coloanei cu date, se alege op iunea Yes din
fereastra de confirmare a tergerii. Se va terge întreaga coloan împreun cu
toate informa iile respective. Din structura tabelului s-a eliminat un nume de
câmp (adresa). Efectul este c , în tabel câmpul ters a fost eliminat. În exemplul
de mai sus, cîmpul intitulat adresa dup tergerea din structura tabelului, nu va
mai apare la editarea tabelului, a fost eliminat împreun cu toate informa iile

74
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

introduse în acea coloan (Figura 4.6. Efectul tergerii unui câmp din structura
tabelului).
tergerea se poate efectua i în forma de vizualizare Datasheet a tabelului, dac se
selecteaz coloana prin antetul s u i se apas butonul Delete din grupul de instrumente
Fields & Columns sau Delete Column- din meniul contextual.

4.3.2. Ascunderea coloanelor din tabele

În unele cazuri s-ar putea, s nu se doreasc s se vad toate coloanele foii de lucru.
Probabil expunerea este prea întins , nu se introduc toate informa iile sau doar se solicit
numai anumite informa ii relevante, pentru tema în studiu. În acest caz o parte din
coloanele foii de lucru, se pot ascunde. O alt op iune care s ajute s se lucreze cu mai
pu ine coloane, ar fi s se înghe e coloanele necesare i s se ascund restul.

Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , o interogare sau un formular în Datasheet View.
2. Se d click dreapta pe capul de coloan i se alege comanda Hide
Columns. Coloana respectiv s-a ascuns, nu se mai vede în tabel (Figura
nr. 4.7. Ascunderea coloanelor).

Coloana
adresa
este
ascuns

Figura nr.4.7. Ascunderea coloanelor

3. Pentru a readuce o coloan ascuns la vedere, se folose te comanda


Unhide Columns din meniul contextual i se bifeaz denumirea câmpului
care se dore te a fi scos din ascundere- în caseta de validare Unhide
Columns. În exemplul prezentat este ascuns câmpul adresa, prin bifarea

75
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

lui în caseta de validare va fi scos din ascundere (Figura nr. 4.8. Scoaterea
din ascundere a coloanelor).

Se bifeaz
adresa

Figura nr. 4.8. Scoaterea din ascundere a coloanelor

4.4. Înghe area expunerii unui câmp din tabel

Dac în baza de date exist un tabel extins, chiar mai extins decât ecranul, ar fi greu
de identificat la ce înregistrare se afl cursorul, atunci când se execut deplasarea spre
dreapta. Se pot înghe a unul sau mai multe câmpuri astfel încât, ele vor r mâne în partea
stâng a ecranului, fiind vizibile.

Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet View.
2. Se plaseaz poiter–ul mouse-ului sub form de s geat neagr cu vârful în jos,
pe capurile de coloan pentru a selecta una sau mai multe coloane adiacente.
3. Se alege comanda Freeze Columns din meniul rapid, având ca efect mutarea
coloanelor selectate în stânga tabelului, unde r mân fixate f r posibilitatea de a
fi remutate (Figura nr. 4.9A. i Figura 4.9B.).

Figura nr.4.9A. Tabelul înainte de mutarea coloanelor prin înghe are

76
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

Figura nr. 4.9B. Tabelul dup mutarea coloanelor prin înghe are

Astfel, dac se înghea o nou coloan , aceasta se va muta imediat dup ultima
coloan mutat prin înghe are. În acest exemplu câmpul nume, mutat prin înghe are, s-a
mutat dup câmpul e-mail. (Figura nr 4.10. Efectul mut rii dup o coloan înghe at ).

Figura nr 4.10. Efectul mut rii dup o coloan înghe at

4. Pentru a „dezghe a” coloanele, se alege Unfreeze All Columns din meniul


contextual. Coloana mutat r mâne în aceea i pozi ie, dar este scoas din
înghe are astfel încât, urm toarele mut ri se vor efectua în fa a acesteia (Figura
nr. 4.11. Scoaterea din înghe are i efectuarea de noi mut ri).

Figura nr. 4.11. Scoaterea din înghe are i efectuarea de noi mut ri

77
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

În exemplul anterior, coloana e-mail a fost scoas din înghe are permi ându-se mutarea în
fa a ei a altor coloane (cod_editur i nume).

4.5. Hyperlinks
4.5.1. Introducerea superleg turilor

Hyperlinks se pot introduce din site-urile Web sau din documentele calculatorului
sau re eaua utilizatorului. Tabelul de date prezint descrierea superleg turii ca un text
subliniat (Figura 4.11. Câmpul e-mail). Când utilizatorul d un click pe acel text, se
deschide programul de c utare sau aplica ia adecvat i se aduce documentul la vedere.
Trebuie s se creeze mai întâi un câmp de superleg turi i apoi s se introduc
superleg tura (a se consulta „Hyperlinks: Create Field” în acea parte a c r ii referitoare la
Tabele i baze de date în modul Design)

Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet sau Form View.

Figura nr. 4.12 Introducerea valorilor de tip Hyperlink

2. Se mut punctul de inserare în câmpul superleg turii.


3. Se introduce textul ce se dore te a fi expus pentru superleg tur , dac se dore te
furnizarea unei explica ii a adresei.
4. Se execut un click pe butonul Insert Hyperlink din bara de instrumente. Se
introduce calea UNC (cale i nume) sau adresa URL (adresa Web) în c su a text
Link To File or URL.
5. Dac se dore te, se poate introduce explica ia în c su a text Named Location in
File, apoi se alege butonul OK.

Not : Pentru a introduce o superleg tur bazat pe situa ia din dosarul curent i nu pe o
cale absolut , se va bifa c su a de verificare Use Relative Path For Hyperlink. Dac nu
se cunoa te situa ia documentului, se va alege butonul de r sfoire Browse din c su a de
dialog Insert Hyperlink

78
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

4.5.2. Modificarea superleg turilor

Dac se dore te editarea unei superleg turi, utilizatorul va avea o problem când
execut click pe superleg tur , pentru c aceast opera ie o activeaz . Va trebui s
foloseasc butonul drept al mouse-ului sau tasta Tab- pentru a preg ti câmpul în vederea
redact rii.

Etape de lucru:
1. Se execut un click pe câmpul de tip superleg tur i se deschide meniul
contextual.

Figura nr. 4.13. Lansarea editorului Hiperlink

Figura nr. 4.14. Modificarea valorilor din câmpurile Hyperlink

79
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

2. Pentru a se introduce o nou descriere pentru superleg tur , se d un click


Hyperlink i din meniul contextual ce se va deschide se alege comanda Edit
Hyperlink, având ca efect afi area casetei de dialog Edit Hyperlink (Figura nr.
4.13. Lansarea editorului Hiperlink).
3. În aceast caset se va introduce noua adres de Web Page, calea UNC sau
adresa URL în c su a text Link to: E-mail Address.
4. Dac se alege op iunea Existing File or Web Page se pot selecta registre sau
fi iere din folderul curent, se poate ata a o pagin de c ut ri sau un fi ier din
dreiverul curent.
5. Op ional, se va putea introduce adresa în c su a text Recently used e-mail
addresses:, apoi se selecteaz OK (Figura nr. 4.14. Modificarea valorilor din
câmpurile Hyperlink). .

4.5.3. Copierea unui câmp de tip Hyperlinks

Câmpul de tip superleg tur con ine o descriere a unei adrese cum ar fi o URL
(Uniform Resource Locator) pentru o adres Web sau o UNC (Universal Naming
Convention) pentru adresa unui document. Adresa actual este stocat în interior, cu o
descriere care poate fi r sfoit de al ii. Procedeul arat cum se copiaz o superleg tur din
orice aplica ie Office, în baza de date a utilizatorului.

Etape de lucru:
1. Se d click dreapta, pe un câmp de tip superleg tur .
2. Din meniul de contextual se alege Hyperlink, comanda Copy Hyperlink pentru a
executa copierea respectivei Hyperlink în Clipboard (Figura nr. 4.15. Copierea
leg turii de tip Hyperlink).

Figura nr. 4.15. Copierea leg turii de tip Hyperlink

3. Se merge la un alt câmp de tip superleg tur dintr-un tabel, interogare sau
formular i se d click pe butonul Paste- având ca efect copierea din Clipboard.

80
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

4.6. Obiectele OLE


Unul din punctele forte ale Access-ului este capacitatea acestuia de a accepta date
non-textuale. Acestea includ grafice, sunete, imagini video i dosare de aplica ii Windows.
De exemplu: într-o baz de date a angaja ilor se pot include tabele de tip rezumat despre
angaja i unei firme, tabele create în Word sau Excel. Intr-o alt baz de date, se poate
introduce o imagine video. Se pot introduce texte i numere. Pentru a putea fi acceptate
date de tip obiect, mai întâi, trebuie creat un câmp de tip OLE i apoi inserarea obiectului în
acel câmp (Figura nr.4.16. Fi ier ce con ine un câmp de tip OLE Object).

Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet sau Form View
i se merge la un câmp cu date de tip OLE.
2. Se alege Insert Object pentru a afi a caseta de dialog Insert Objects.
Câmp de tip obiect

Figura nr. 4.16. Fi ier ce con ine un câmp de tip OLE Object

Figura nr.4.17. Formular deschis în Form View pentru a selecta tipului obiectului ce se va
introduce în câmpul OLE Object

81
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

3. Dac trebuie s se creeze datele OLE, se va alege butonul de op iune Create


New iar în c su a list Object Type se va da dublu-click pe tipul aplica iei- ce se
dore te a fi creat . Se creaz i se salveaz datele de tip obiect (Figura nr.4.17.
Formular deschis în Form View pentru a selecta tipului obiectului ce se va
introduce în câmpul OLE Object).
4. Dac dosarul este deja pe disc, se va alege butonul de op iune Create from File
i se introduce localizarea i numele dosarului în c su a text File.
5. Pentru editarea unui obiect OLE, se va da dublu-click într-un câmp de tip obiect.
Access va lansa aplica ia care a creat dosarul cu obiectul sau va schimba
butoanele barei de instrumente i meniul pentru a permite s se editeze datele
(Figura 4.18. Lansarea aplica iei care a creat obiectul).

Figura 4.18. Lansarea aplica iei care a creat obiectul

Not : Se poate merge mai întâi la aplica ia ce con ine obiectul i copia respectivul
obiect. Se merge apoi într-un câmp OLE dintr-o foaie de lucru sau formular i se depune
obiectul copiat acolo (cu Paste).

4.7. Opera ii la nivel de baz de date


4.7.1. Duplicarea bazei de date

Este foarte importanrt s se copieze baza de date, pentru a se proteja datele. Prin
opera ia de duplicare, access salveaz automat rezultatele pe disc, va ad uga i datele
bazate pe interog ri i alte ac iuni efectuate de utilizator. De multe ori, copia aceasta este
singura protec ie împotriva pierderii datelor.
Se poate, de asemenea, copia fi ierul bazei de date utilizând oricare dintre
urm toarele metode: Windows NT Explorer, Microsoft Backup, comanda MS-DOS COPY
sau oricare alt software care func ioneaz cu Windows.

82
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

Indica ie: Se recomand comprimarea bazei de date înainte de a o copia pentru a se


economisi spa iu pe disc.

Etape de lucru:
1. În fereastra Database, se execut un click pe butonul Open din banda cu
instrumente.
2. Se caut loca ia fisierului folosind caseta de editare derulant Look in: i lista de
fi iere.
3. Se execut click dreapta pe numele fisierului i se alege din meniul contextual
comanda Copy.
4. Se d click dreapta pe caseta de listare în zona alb (cu alte cuvinte, nu se va da
click pe un fi ier sau folder) i se alege comanda Paste.

Figura nr. 4.19. Duplicarea bazei de date

5. Numele fi ierului copie (backup) va fi identic cu al bazei de date copiate


(originale) având ata at în fa Copy of …( Figura nr. 4.19. Duplicarea bazei de
date).

Not : Dac se folosesc caracteristicile de protec ie Access, va trebui copiat din când
în când i fi ierul cu informa iile workgroup. In Access 2007, numele obi nuit este
SYSTEM.MDW.

83
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

4.7.2. Comprimarea bazei de date

Access stocheaz toate obiectele i datele într-un singur fi ier. Prin tergerea
informa ilor din tabele i a tabelelor îns i, nu tot spa iul este refolosit eficient. Deci,
trebuie comprimat baza de date pentru a-i mic ora m rimea, s se înl ture spa iul liber i
s se îmbun t easc performan ele. In timpul arhiv rii, Access verific datele i valideaz
structura bazei de date. Pentru a comprima baza de date curent , se alege:
Tools\Database Utilities\Compact Database.

Etape de lucru:
1. Se închide baza de date curent i se determin utilizatorii conecta i s î i
închid leg tura cu baza de date- care urmeaz a fi comprimat .
2. Se alege OfficeButton\Accept Options.
3. Se execut un click pe Current Database\Application Options i se bifeaz
ceck boxul Compact on Close.
4. Se salveaz selec iile, ac ionând butonul OK. La salvare, baza de date
curent va fi compactat .
5. În vederea select rii pentru compactare a altei baze de date, se ac ioneaz
Office Button, se selecteaz op iunea Mange i se alege Mange this
database care deschide fereastra Database to Compact Form.

Figura nr. 4.20. Selectarea bazei de date pentru compactare

6. Se introduce numele, calea (discul) i folder-ul pentru baza de date ce va fi


comprimat în c su a File name: apoi se alege butonul Compact. Rezult o
baz de date compactat care, va ocupa mai pu in spa iu pe disc (cu acela i
nume) (Figura nr. 4.20. Selectarea bazei de date pentru compactare).

84
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

7. Ac ionând butonul Tools se pot seta propriet ile bazei de date selectate.
Op iunea Advanced deschide fereastra pentru a stabili atributele bazelor de
date compactate (Figura nr. 4.21. Setarea propriet ilor i atributelor
pentru bazele de date compactate).

Figura nr. 4.21. Setarea propriet ilor i atributelor pentru bazele de date compactate

Not : Dac s-au ters înregistr rile la sfâr itul unei tabele care con ine câmpul
AutoNumber, Access, în mod normal, sare peste aceste numere. Când se comprim o
baz de date, Access reseteaz câmpul AutoNumber astfel încât urm toarea înregistrare
adaugat este cu unu mai mare decât cel mai mare AutoNumber existent în fi ier.
Comprimarea îmbun t e te eficien a bazei de date.

85
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele

86
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

FORMULARE

5.1. Scopul formularelor în Access

Formularele (Forms) reprezint interfa a principal dintre utilizator i aplica iile


Access, se folosesc în general pentru introducerea datelor i pentru vizualizarea lor într-o
manier atractiv . Informa iile tip rite pot fi grupate, filtrate, sortate, se pot ob ine
rezultate sintetice cum ar fi subtotalurile i totalurile.
Elementele ce se adaug unui formular se numesc controale. Controalele pot fi
grafice, etichete de text, imagini i alte elemente statice, care nu se schimb când se trece
de la o înregistrare la alta; se poate ad uga, de asemenea, caseta de editare care îns se
schimb de la o înregistrare la alta. Controalele pot fi folosite atât pentru introducerea
datelor i vizualizarea lor dar i pentru efectuarea i afi area unor calcule. Controalele pot
fi butoane ce efectueaz diferite ac iuni; depozite ca subformularele (datasheet grid de
înregistr ri legate de formularul principal); obiecte care fac introducerea i vizualizarea
datelor mai u oar , cum ar fi calendarul, ActiveX, Spinner i alte controale obi nuite.
In general, un control se adaug unui formular prin ac iunea drag and drop din
Field List (se pozi ioneaz cursorul mouse-ului pe control i inând ap sat butonul stânga,
se ‘trage’ controlul în locul unde se dore te s apar , apoi se elibereaz fixându-se în acea
pozi ie) sau folosind ToolBox, în modul de lucru în Design View. Fiecare control se
plaseaz într-o sec iune dintr-un raport sau formular. In func ie de sec iune controlul va
aparea: o dat ; pe fiecare pagin ; de fiecare dat când un grup se schimb ; sau la fiecare
înregistrare.
Formulare sunt utile în:
c utarea, afi area i editarea datelor;
introducerea datelor într-o baz de date;
tip rirea datelor;
selectarea unor op iuni prin intermediul formularului. Formularul creat poate avea
atributele unei casete de dialog (casete de editare, casete combo, butoane de
op iune i butoane de comand ca de exemplu OK i Cancel);

87
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

furnizarea unei metode de lansare în execu ie i deschiderea altor elemente ale


unei baze de date, ca de exemplu rapoarte, alte formulare etc.
Un formular este compus din trei p r i:
1. antetul;
2. zona de detaliu; i
3. subsolul.
În antet se include numele formularului, sigla firmei (op ional), i capul de tabel.
În zona de detaliu sunt prezentate datele. În subsol sunt prezentate, de regul , informa ii
statice, care un se schimb cu fiecare înregistrare editat . De regul , orice formular
afi eaz doar un singur articol, astfel c probabilitatea de a introduce informa ii eronate
scade substan ial. Pentru crarea unui formular pot fi utilizate butoanele furnizate de de
panoul Navigation. Butoanele pentru crearea formularelor sunt grupate sub denumirea
Forms. Acestea sunt:
MainForm (Form);
Split Form;
Multiple Items;
PivotChart;
Blank Form;
More Forms compus din:
i. Form Wizard;
ii. Datasheet;
iii. Modal Dialog;
iv. PivotTable.
Form Design.
Prin ac ionarea oric ruia dintre aceste butoane, dup ce în prealabil a fost selectat
sursa de date, se ob ine o variant de formular, care ulterior poate fi îmbun t it cu
ajutorul controalelor i a propriet ilor la nivel de formular, sec iune, component a
formularului.

5.2. Creare formular

5.2.1. Creare formular cu instrumentul Form

Instrumentul Form se utilizeaz pentru a crea un formular printr-un singur click


de mouse. În aceast variant toate câmpurile din sursa de date se vor plasa în formular.
Formularul astfel creat poate fi utilizat sau se poate modifica în Layuot View sau Design
View.
Etape de lucru:

88
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

1. În panoul Navigation se execut un click pe eticheta Create i apoi pe


butonul Form din grupul de butoane Forms creindu-se un MainForm
(Figura 5.1. Comanda de creare formular cu instrumentul Form);

Figura nr. 5.1. Comanda de creare formular cu instrumentul Form

2. Programul Access creaz formularul i îl afi eaz în Layout View (Figura


5.1. Formular creat cu Form);

Figura nr. 5.2. Formular creat cu Form

Figura nr. 5.3. Formular în care sursa principal este în rela ie 1 la N cu un alt tabel

3. Dac sursa de date (tabelul principal) se afl în rela ie 1 la N cu un alt tabel


se va crea un formular în care este ata at o foaie de date a tabelului copil

89
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

(Figura 5.3. Formular în care sursa principal este în rela ie 1 la N cu un


alt tabel);
4. Dac sursa principal de date are ata ate mai multe rela ii, de tipul unu la
mai mul i, în formularul care se creaz nu se va ata a nici o foaie de date.

5.2.2. Crearea formularelor cu instrumentul Split Form

Cu ajutorul acestui instrument se creaz un formular scindat oferind dou


vizualiz ri ale datelor în acela i timp (una formular i una foaie de date). Cele dou
vizualit ri sunt conectate la aceea i surs de date i sunt sincronizate. Astfel de formulare
ofer beneficiile ambelor variante de vizualizare (localizare rapid a datelor i vizualizare
înregistrare).

Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul sau interogarea surs ;
2. Se activeaz eticheta Create;
3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz Split Form;
4. Formularul se creaz imediat i se afi eaz în Layout View (Figura 5.4.
Formular creat cu Split Form);
5. În partea superioar se prezint înregistrarea gen coloan , iar în partea de
jos se prezint sub form de foaie de date. Înregistrarea vizibil în partea
superioar va fi scoas în eviden i în partea inferioar ;
6. Se închide cu salvare.

Figura nr. 5.4. Formular creat cu Split Form

Observa ie: Se pot insera controale în Layout View sau în Design View.

90
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

5.2.3. Crearea formularelor cu ajutorul instrumentului


Multiple Items

Cu ajutorul instrumentului Multiple Items se creaz formularele care afi eaz


înregistr ri multiple mai particularizate decât o foaie de date.

Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date (tabel, interogare sau alt formular);
2. Se activeaz eticheta Create;
3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul Multiple Items care
lanseaz instrumentul cu acela i nume pentru a crea formularul;
4. Formularul creat va fi afi at în Layout i va con ine, sub form de foaie de
date, toate înregistr rile din surs (Figura nr. 5.5. Formular creat cu
instrumentul Multiple Items);
5. Se execut un click pe butonul Save, iar în caseta de editare se introduce
nume pentru formularul creat;
6. Dac închiderea se face din butonul Close f r a se fi executat, în prealabil,
salvarea, programul sugerez ca nume, pentru formular, numele sursei de
date;
7. Dac a mai fost creat un formular având aceea i surs de date, la numele
acesteia va ata a un num r.

Figura nr. 5.5. Formular creat cu instrumentul Multiple Items

Observa ie: se pot ad uga elemente grafice, butoane i alte controale.

5.2.4. Crearea unui formular PivotChart

Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date;

91
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

2. Se activeaz eticheta Create;


3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul PivotChart având
ca efect deschiderea grupului de instrumente PivotChartTools, în modul de
lucru Design (Figura 5.6. Selectarea comenzilor de creare a unui formular
grafic);

Figura nr. 5.6. Selectarea comenzilor de creare a unui formular grafic

4. Programul afi eaz macheta de creare a graficului i lista câmpurilor Chart


Field List preluate din sursa selectat ;
5. Din Chart Field List se trag în gril câmpurile pentru filtrare, pentru axele
graficului i valoarea de reprezentat grafic;
6. Programul creaz automat graficul conform selec iilor (Figura 5.6.
Formular de tip PivotChart);
7. Se poate modifica oricare dintre elementele graficului schimbând selec iile,
tipul de reprezentare, axele, titlul, agenda sau executând câte un clik pe
aria ce se dore te a fi schimbat ;
8. Se închide cu salvare.

Figura nr. 5.6. Formular de tip PivotChart

92
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

5.2.5. Crearea unui formular cu instrumentul Blank Form

Se poate crea un formular necomplectat urmând a fi aduse din Field List


câmpurile care se doresc a fi în formular i controalele necesare.

Etape de lucru:
1. Din panoul Navigation se ac ioneaz eticheta Create;
2. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul Blank Form având
ca efect afi area în Layout a unui formular gol (Figura 5.7. Formularul
blank afi at în Layout);

Figura nr. 5.7. Formularul Blank afi at în Layout

3. Lâng formular se deschide lista de câmpuri dându-se posibilitatea


select ri acestora i introducerii în formular. Pentru a insera un câmp se
execut dublu click pe el sau se trage cu mouse-ul (Figura 5.8. Înc rcarea
datelor din Field List în Form Blank);

Figura nr. 5.8. Înc rcarea datelor din Field List în Form Blank

4. În acest mod de lucru, se pot insera controale s-au se deschide modul de


lucru Design pentru a-i îmbun t ii aspectul;

93
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

5. Formatarea poate fi schimbat din Autoformat, iar din lista de propriet i se


pot modifica propriet ile obiectelor inserate în formular.

Observa ie: Câmpurile inserate în formular pot s fie din tabele diferite, dar s existe
rela ie între ele. În exemplul din figura nr 5.8. primele 2 câmpuri sunt preluate din tabelul
CATEGORIE, iar restul din tabelul PRODUS. Dac în cadrul acelea i categorii sunt mai
multe produse, se schimb categoria doar atunci când s-au vizualizat toate produsele
categoriei respective.

5.2.6. Crearea unui formular cu Form Wizard

Cu ajutorul instrumentului Form Wizard se creaz rapoarte asistate. Se creaz mai


întâi raportul de baz dup care se deschide în Layout sau Design i se adaug controale,
se schimb aspectul.

Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, din grupul de butoane More Forms se
activeaz Form Wizard i se selecteaz sursa de date prin intermediul
casetei de editare Tables/Queries (Figura 5.9. Activarea Wizard-ului
pentru forme);

Figura nr. 5.9. Activarea Wizard-ului pentru forme

2. Se trece la etapa urm toare ac ionând butonul Next, iar din noua fereastr
se selecteaz cîmpurile pentru formular trecându-se în fereastra Selected
Fields (Figura nr. 5.10. Selectarea cîmpurilor pentru formular);

94
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

Figura nr. 5.10. Selectarea cîmpurilor pentru formular

3. Se deschide a treia fereastr Wizard, ac ionând butonul de comand Next,


pentru alegerea modului de afi are a datelor în cadrul formularului (Figura
5.11. Selectarea variantei de afi are date);
4. În urm toarea fereastr Wizard se stabile te stilul de prezentare selectându-
se unul existent din lista Form AutoFormats (Figura 5.12. Selectarea
stilului de prezentare);
5. Ac ionând Next se trece la fereastra prin care se stabile te nume pentru
noul formular i se selecteaz modul de deschidere a formularului (în
Design pentru a se efectua eventualele modific ri sau în execu ie) (Figura
5.13. Atribuire nume);
6. La ac ionarea butonului Finish se ob ine formularul conform selec iilor
realizate (Figura 5.14. Model de form realizat cu Wizard);
7. Se închide cu salvare.

Figura nr. 5.12. Selectarea stilului de


Figura nr. 5.11. Selectarea variantei de prezentare
afi are date
95
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

Figura nr.5.13.
Atribuire nume

Figura nr. 5.14. Model de form realizat cu Wizard

5.2.7. Creare formular Datasheet

Pentru a crea un formular de tip foaie de date se selecteaz un tabel, o interogare


sau un alt formular ca surs a datelor i apoi se ac ioneaz butonul Datasheet.

Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date, nu este obligatoriu s fie deschis este suficien
s fie cursorul fixat pe ea;
2. Se ac ioneaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente More Forms
se execut un click pe butomul Datasheet;

Num rul 1 ata at la denumirea surei de date (un form)

Figura nr. 5.15. Creare formular Datasheet având ca surs un alt formular

96
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

3. Se va afi a formularul sub form de foaie de date având numele sursei i


un num r ata at. În exemplu prezentat sursa a fost un alt formular realizat
în prealabil cu Wizard, numele formularului fiind PRODUS_WIZARD s-a
ata at doar nr 1 (Figura 5.15. Creare formular Datasheet având ca surs
un alt formular);
4. Se închide noul formular cu sau f r salvare.

5.2.8. Creare formular de tip Tabel Pivot

Tabelele Pivot sunt utilizate pentru analiza datelor în diferite variante: detaliat sau
centralizat pe baza anumitor criterii.

Etape de lucru:
1. Se deschide sursa de date care poate fi tabel, interogare, formular;
2. Din grupul de instrumente More Forms se selecteaz PivotTable pentru a
lansa în lucru utilitarul care va realiza crearea Tabelului Pivot (Figura
5.16. Lansarea crearii formularului de tip Tabel Pivot);
3. Programul deschide sursa de date într-un PivotTable Field List i macheta
de realizare a Tabel-ului Pivot;
4. Din Pivot Table Field List se trag în machet câmpurile care vor constitui
coloanele tabelului, liniile tabelului, câmpurille de filtrare i datele de
prezentat în detaliu. Se recomand ca datele care se trec în zona Detail
Field s fie numerice deoarece asupa lor se pot aplica func ii de însumare
sau centralizare. De exemplu, dac în macheta tabelului s-a tras Categorie
pentru coloane, Pre pe linii i Cantitate la Detail se ob ine un formular de
tip Tabel Pivot conform figurii nr. 5.17. «Formularul Tabel Pivot f r
filtrare»;

Figura nr. 5.16. Lansarea crearii formularului de tip Tabel Pivot

97
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

Figura nr. 5.17. Formularul Tabel Pivot f r filtrare

5. În cazul în care se dore te realizarea unei filtr ri, la nivel de linie, se


fixeaz cursorul pe s geata de la Pre (pre ul furnizând datele pentru linie)
i se deselecteaz toate casetele de bifare în afara celor care se doresc s
apar în raport (de exemplu: 50, 140, 400). Raportul se restrânge ar tând
doar produsele care au aceste pre uri (Figura 5.18. Filtrarea dup pre );

Figura nr. 5.18. Filtrarea dup pre

6. O alt selec ie se poate realiza la nivel de Categorie (pe coloan )


deschizând lista categoriilor i deselectându-le pe cele care nu se doresc a
fi vizualizate;
7. Pentru filtru la nivel de tabel se tage în zona Drop Filter unul din
câmpurile sursei de dare. Se deschide lista de valori ata at acestuia i se
selecteaz doar cele care intereseaz . Tabelul î i va schimba forma

98
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

prezentând atâtea coloane i linii câte a g sit conform filtrului realizat


(Figura 5.19. Filtrarea dup NumeProdus);
8. Deoarece sursa a fost un alt formular cu numele FormBlank noul formular
va avea numele FormBlank1 dac nu se schimb la salvare;
9. Se salveaz tabelul creat i se închide.

Figura nr. 5.19. Filtrarea dup NumeProdus

5.2.9. Creare formular de tip Modal Dialog

Varianta de creare a formularului Modal Dialog implic colaborarea cu Visual


Basic. În formularul ce se creaz , cu aceast variant , se fixeaz automat dou butoane
(OK i Cancel). Func ia celor dou butoane nu este creat decât dac se scrie procedura
de lucru sau se realizez un macrou în Visual Basic.

Etape de lucru:
1. Se deschide sursa de date;
2. Se activeaz eticheta Create i butonul Modal Dialog din grupul de
instrumente More Forms având ca efect deschiderea unei forme în Design
care va avea ata ate doar cele dou butoane i Field List pentru selectarea
câmpurilor. In gril este prezentat doar zona Detail (Figura 5.20.
Formular ini ial Modal Dialog);
3. Din Field List se execut dublu click pe câmpurile care se doresc a fi duse
în formular (Figura 5.21A. Inserarea câmpurilor în formular) ;
4. Dup inserarea câmpurilor se deschide formularul în Layout (Figura
5.21B. Vizualizare formular în Layout) ;

99
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

Figura nr. 5.20. Formular ini ial Modal Dialog

Figura nr. 5.21A. Inserarea câmpurilor în formular

Figura nr. 5.21B. Vizualizare formular în Layout

Figura nr. 5.22. Realizarea func iei pentru buton

100
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

5. Se revine la Design, se activeaz lista de propriet i, se selecteaz un buton


din cele dou iar pe tabul Events la On Click se deschide fereastra Choose
Builder (Figura 5.22. Realizarea func iei pentru buton);
6. În cadrul acestei ferestre se opteaz pentru una din cele trei variante de
realizare a func iei pentru buton (Macro Builder - crearea unui macrou în
Visual Basic ; Expresion Builder – Crearea unei expresii prin fereastra
Builder ; Code Builder – scrierea secven ei de cod pentru procedur ) ;
7. Se repet pasul pentru cel de a-l doilea buton ;
8. Se salveaz forma creat cu atribuire de nume i se închide (Figura 5.23.
Atribuire nume formularului Modal).

Figura nr. 5.23. Atribuire nume formularului Modal

5.2.10. Creare formular în Design

Varianta cea mai complex de creare a formularelor este Designul. În aceast


variant , din start, se pot insera, pe lâng câmpurile de date, butoane de control, Form i
Page Header, Form i Page Footer, se pot seta diferite propriet i.

Etape de lucru:
1. Se selecteaz un tabel ca surs a datelor;
2. Din panoul Navigation se activeaz eticheta Create, iar din grupul de
instrumente Forms se execut un click pe butonul Form Design având ca
efect deschiderea formei design pentru realizarea formularului i
deschiderea tabelelor bazei de date în Field List (Figura nr. 5.24. Lansarea
opera iei de creare a formularului în Design);

Figura nr. 5.24. Lansarea opera iei de creare a formularului în Design

101
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

3. Din Field List se trag în designul formularului câmpurile care se doresc, în


ordinea i pozi ia dorit (Figura nr. 5.25. Inserarea câmpurilor din Field
List);
4. În vederea inser rii de controale se verific dac în modul Form Design
Tools, eticheta Design este selectat op iunea Use Control Wizards. În
cazul în care nu este selectat , controalele din grupul de instrumente
Controls un sunt active i un vor putea fi folosite (Figura nr. 5.26.
Activarea controalelor);
5. Dup activarea controalelor din grupul de instrumente Show/Hide, deschis
de eticheta Arrange, se selecteaz butoanele Page Header/Footer i Form
Header/Footer având ca efect inserarea header-ului i footer-ului de pagin
i formular;
6. Se revine la butoanele designului;
7. Sub Form Header se pot insera: sigla fimei, nume pentru formular, data
curent i eventual un buton pentru operare la nivel de formular;
8. Sub Page Header se insereaz num rul de pagin ;
9. În zona de detaliu se insereaz un subformular, butoane de navigare i
butoane de operare la nivel de articol (Figura nr. 5.27. Realizarea
formularului în Design cu inserare de subformular i Figura nr. 5.28.
Execu ia unui formular realizat în Design );

Figura nr. 5.25. Inserarea câmpurilor din Field List

Aceast etichet
trebuie s fie
selectat
Figura nr. 5.26. Activarea controalelor

102
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

La Form Header s-a inserat :


Sigl ;
Nume form;
Data calendaristic ;
Buton de operare la
nivel de Form.

Date formular
principal

Subformular în care
s-a inserat un
Text Box pentru
Valoare i s-a
schimbat culoarea
de fundal la calcul

Butoane de navigare i
Butoane de operare la nivel
de articol

Figura nr. 5.27. Realizarea formularului în Design cu inserare de subformular

Figura nr. 5.28. Execu ia unui formular realizat în Design

103
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

10. Se pot insera alte controale care vor avea valoare la nivel de pagin sub
Page Footer sau la nivel de formular sub Form Footer;
11. Se închide designul realizat cu salvare;
12. Pentru a-l lansa în execu ie se d un dublu click pe numele lui (Figura nr.
5.28. Execu ia unui formular realizat în Design).

Observa ie: Se deschide lista de propriet i pentru a schimba propriet ile obiectelor din
cadrul formularului.

5.3. Introducerea i editarea datelor cu ajutorul


formularelor

Formularele faciliteaz introducerea datelor i prezentarea înregistr rilor. În


formulare se pot insera butoane pentru rularea macrocomenzilor, tip rirea rapoartelor sau
crearea etichetelor. Op iunile depind de proiectul aplca iei. Datele introduse în baza de
date prin intermediul formularelor sunt verificate de programul Access care verific
automat erorile la intr ri. Un formular poate fi deschis în modurile de lucru Form, Design
sau Layout. Modul de vizualizare Form permite s se vad toate informa iile asociate
unei înregistr ri. Modul Design permite s se modifice design-ul unui formular. Modul
Layout permite s se vad atât informa iile asociate unei înregistr ri cât i efectuarea de
modific ri în cadrul formularului.

Etape de lucru:
1. Se activeaz bara Forms din cadrul panoului Navigation;
2. Se selecteaz unul din formulare i se deschide executând dublu click pe
el;
3. Pentru a se permite introducerea de date se va selecta fie butonul Form
View, fie Layout View;
4. Se execut un click pe butonul de operare la nivel de articol New Record
(dac a fost inserat un astfel de buton în formular) sau din banda Record a
formularului;
5. Se introduc datele pentru articolul care se va insera;
6. Deplasarea la câmpul urm tor se realizeaz cu tasta Tab, iar la câmpul
anterior cu tastele Shift +Tab;
7. Se salveaz înregistrarea creat ac ionând butonul Save din cadrul
formularului;
8. Se poate solicita inserarea unui nou articol ac ionându-se din nou butonul
New Records;

104
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

9. Se poate terge o înregistrare din formular editând înregistrarea respectiv


i ac ionând butonul de tergere, din cadrul formularului (dac un astfel de
buton a fost inserat) sau butonul Delete Record din grupul de butoane
deschise de eticheta Home, i apoi confirmarea tergerii prin butonul
butonul de comand Yes.

5.4. Modificarea propriet ilor unui formular

În formulare, asemenea rapoartelor, se pot ad uga elemente de control de leg tur


i elemente de control f r leg tur . Elementele de control de leg tur sunt câmpurile de
date, butoane de ac iune asupra înregistr rilor, butoane de navigare, casetele de editare.
Elementele de control f r leg tur sunt casetele text; butoane de operare la nivel de
formular, raport, aplica ie; etichete; imagini; linii; ComboBox i altele. În modul design
unele dintre elementele de control (de exemplu câmpurile de date i Text Box) au 2 p r i:
elementul propriu zis i eticheta corespunz toare. Mutând elementul de control se mut i
eticheta corespunz toare.

Etape de lucru:
1. Se deschide în modul Design sau Layout formularul ale c rui propriet i se
doresc a fi modificate;
2. Se activeaz etichetele Design sau Layout;
3. Se selecteaz elementul ale c rui propriet i se doresc a fi modificate;
4. Punctele de manevrare ce apar în jurul lor pot fi folosite la redimensionare;
5. Pentru a elimina un element din Form, dup selectare, se apas tasta
Delete;
6. Pentru a schimba propriet ile unui element, dup selectare, se activeaz
butonul Property Sheet, care deschide lista de propriet i a respectivului
element;
7. Se pot modifica i propriet ile la nivel de formular;
8. Dup executarea modific rilor se închide atât lista de propriet i cât i
formularul.

5.5. Crearea unui formular de comand

În vederea cre rii unui formular care s ac ioneze ca un meniu se procedeaz


astfel:
1. Se lanseaz modul Design de creare a formularelor;

105
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

2. Se inseteaz butoane de operare penrtru formulare (deschidere, tip rire,


închidere formulare);
3. Se insereaz butoane de operare pentru rapoarte (Descidere, previzualizare,
tip rire;
4. Se insereaz butoane pentru lansarea în execu ie a interog rilor (Run
Query) sau pentru tip rire tabele (Print Table);
5. Se insereaz un buton pentru închiderea aplica iei (Quit Application);
6. Se pot insera imagini grafice semnificative aplica iei;
7. Se poate schimba fundalul grafic i redimensiona forma;
8. Se salveaz i se închide.

Figura nr. 5.29. Butoane de ac iune Figura nr. 5.30. Butoane de ac iune la
La nivel de Form nivel de Report

Figura nr. 5.31. Butoane de ac iune Figura nr. 5.32. Butoane de ac iune
pentru tabele i interog ri pentru inchiderea aplica iei

106
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

De exemplu, formularul (Figura nr. 5.33. Formular de simulare meniu)

Figura nr. 5.33. Formular de simulare meniu

a fost creat în Design cu urm toarea structur (Figura nr. 5.34. Designul unui formular
de simulare meniu):

S-a inserat
fundal grafic

S-au inserat
imagini grafice

Butoanele inserate
sunt de ac iune la
nivel de Form i
Report

Figura nr. 5.34. Designul unui formular de simulare meniu

107
Access 2007 - Capitolul V. Formulare

108
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

INTEROG RI I FILTRE

6.1. Introducere

Interog rile i filtrele sunt primele modalit i de a g si i de a organiza datele. Un


filtru realizat pe baza datelor dintr-o tabel i salvat va putea fi folosit pentru alte
obiective dac este salvat ca interogare. Interog rile pot fi folosite pentru a r spunde la
diferite întreb ri, dar i ca fundament pentru formulare i rapoarte. O interogare este o
metod mai formal de c utare i filtrare; ea permite vizualizarea, modificarea i analiza
datelor în diferite moduri. Prin intermediul ei utilizatorul poate specifica câmpurile de
date din tabelele asociate pe care dore te s le vad , ordinea de afi are a câmpurilor,
criteriile de filtrare i de sortare a articolelor asociate. Access stocheaz designul unei
interog ri, ruleaz interogarea i readuce setul de rezultate atunci când interogarea este
reapelat . Se pot selecta înregistr rile aplicând un filtru i sortându-le. Access p streaz
ultimul filtru aplicat.
Crearea de interog ri i filtre implic ac iuni de sortare a datelor, alegerea
datelor, setarea criteriilor, selectarea tabelelor i câmpurilor. Interog rile sunt mai vaste
decât filtrele i se pot folosi pentru a ad uga noi informa ii, a terge i a modifica
înregistr ri într-un tabel. De asemenea, cu ajutorul interog rilor se pot face calcule pe
diferite grupuri de articole. Crearea unei interog ri presupune deschiderea bazei de date i

alegerea variantei de creare: Wizard; Design; Macro. Op iunea Design ( ) din

cadrul fi ei Query Tools ( ) pune la dispozi ie butoane pentru tipurile de


interog ri ce se pot crea: selec ie; ac iune (creare tabel, ad ugare, modificare, tergere);
analiz încruci at ; unire a câmpurilor .a. (Figura nr. 6.1. Grupul de instrumente pentru
crearea interog rilor). În Access componenta numit cerere de interogare (Query) poate
fi de cinci feluri:
1. selec ie (select);
2. analiz încruci at (crosstab);
3. ac iune (action);
4. SQL (Structured Query Language);
5. parametrat (parameter).

109
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr. 6.1. Grupul de instrumente pentru crearea interog rilor

Interogarea bazei de date se poate realiza în mai multe variante:


prin vizualizarea în totalitate a con inutului tabelelor;
prin vizualizarea par ial sau total a a con inutului tabelelor asociate pe baza
unor criterii de selec ie i filtrare;
prin cereri explicite.
Rezultatul execu iei unei cererii este plasat într-o foaie de r spuns, asem n tor foii de
date a unei tabele.
Crearea unei cererii de interogare se poate face în mai multe feluri:
proiectarea pas cu pas a cererii în modul de lucru design view (fereastr de
proiectare);
utilizând instrumentul Wizard;
exprimarea cererii în limbajul SQL;
crarea unui filtru i salvarea acestuia ca cerere de interogare.
Avantajele oferite de modul de interogare prin cereri sunt:
selectarea înregistr rilor i a câmpurilor din tabele pe baza unor criterii impuse
de necesit ile informa ionale;
ordonarea rezultatelor dup anumite criterii;
introducerea unor câmpuri calculate pe baza unor formule ce folosesc ca
operanzi câmpuri existente în tabele;
posibilitatea determin rii de totaluri pe anumite câmpuri;
posibilitatea select rii câmpurilor din mai multe tabele;
modularitatea cererilor, adic rezultatul unei cererii poate fi folosit ca intrare
pentru o nou cerere;
cererile de interogare pot fi folosite sub form de set al datelor pentru
formulare i rapoarte;
interog rile pot fi folosite pentru a selecta, ad uga, terge i reactualiza
înregistr rile din baza de date;
posibilitatea gener rii de reprezent ri grafice pe baza unor cereri de tip analiz
încruci at ;
realizarea de copii de siguran pentru tabele.

110
6.2. Interogarea de selec ie

6.2.1. Crearea cu Wizard

Pentru a crea o interogare în modul de lucru Wizard (interogare de selec ie) se vor
parcurge urm toarele etape:

Etape de lucru:
1. Din panglica cu instrumente se va selecta comanda Create care scoate în
eviden grupul de butoane pentru crearea cererilor de interogare Other
(Figura nr. 6.2. Fereastra pentru crearea unei noi interog ri).

Selectarea
op iunii
Query
Wizard
Figura nr. 6.2. Fereastra pentru crearea unei noi interog ri

2. În cadrul grupului se execut un click pe butonul Query Wizard având ca efect


deschiderea ferestrei New Query din care se va selecta tipul utilitarului de
lucru pentru:
a. Simple Query Wizard (interog ri simple);
b. Crosstab Query Wizard (interog ri de tip analiz încruci at );
c. Find Duplicates Query Wizard (c utarea înregistr rilor duplicate);
d. Find Unmatched Query Wizard (Figura nr. 6.3. Prima fereastr
Wizard pentru interog ri).

Se selecteaz
op iunea Simple
Query Wizard
pentru interogarea
de selec ie simpl

Figura nr. 6.3. Prima fereastr Wizard pentru interog ri

111
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Selectarea
sursei de
date
(tabel ,
interogare)

Figura nr. 6.4. Fereastra sursei de date pentru interogare

3. Prin ac ionarea butonului OK se deschide a doua fereastr Wizard etichetat


Simple Query Wizard care pune la dispozi ie tabelele i interog rile bazei de
date active (Tables/Queries). Se execut un click pe s geata cu vârful în jos
pentru a vizualiza lista sursei de date. Din aceast list se selecteaz un tabel
sau o interogare ca surs a noii cererii. Pentru selec ia realizat se afi eaz
structura, câmpurile acesteia, în lista etichetat Available Fields: (câmpuri
disponibile) (Figura nr. 6.4. Fereastra sursei de date pentru interogare).
4. Se selecteaz câmpurile dorite a fi în noua interogare i se trec în lista
etichetat Selected Fields: (câmpuri selectate) ac ionând butoanele s geat
simpl dreapta pentru mutarea câmp de câmp sau s geat dubl dreapta
pentru mutarea întregii structurii a sursei în lista Selected Fields.
5. În cazul în care anumite câmpuri, selectate ini ial, nu se doresc în structura
interog rii se vor deselecta utilizând butonul s geat simpl stânga .
Pentru a deselecta întreaga structur se va ac iona butonul s geat dubl
stânga . Se trece la etapa urm toare ac ionând butonul Next
din cadrul acelea i ferestre.
6. Se deschide o nou fereastr Wizard în cadru c reia se va stabili dac se
dore te s se vizualizeze în detaliu articolele (varianta Detail) sau s se
prezinte doar un sumar al acestora (varianta Summary). Se trece la etape
urm toare ac ionând butonul Next (Figura nr. 6.5. A treia fereastr Wizard).
7. Dac s-a ales varianta Summary se deschide o nou fereastr Summary
Options în care stabilesc tipul func iilor de realizare a însum rilor dorite pe
fiecare câmp valoric: Sum; Avg; Min; Max (Figura nr. 6.6. Fereastra de
stabilire a op iunilor pentru sumar). Dup bifarea c su elor de op iune se
ac ioneaz butonul de comand OK.

112
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Selectarea modului de
vizualizare a datelor în
cadrul interog rii

Figura nr. 6.5. A treia fereastr Wizard

În noua interogare fiecare


op iune de sumar selectat
va genera o coloan nou .

Figura nr. 6.6. Fereastra de stabilire a op iunilor pentru sumar

Atribuirea unui nume


interog rii ce se va
crea conform
selec iilor

Alegerea modalit ii
de deschidere a
interog rii

Figura nr. 6.7. A patra fereastr Wizard

8. Se atribuie nume interog rii, sistemul sugereaz un nume pornind de la


numele sursei de date c reia îi ata eaz cuvântul Query sau QueryN (pentru
N=1, 2, 3....). Respectivul nume poate fi schimbat, în aceast etap . Tot în
aceast fereastr se g sesc op iunile pentru deschiderea interog rii realizate i
anume:

113
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

a. butonul de op iune „Open the query to view information” (deschidere


pentru a vizualiza informa iile selectate );
b. butonul de op iune „Modify the query design”( deschidere pentru a
modifica designul interog rii) (Figura nr. 6.7. A patra fereastr
Wizard).
9. Prin ac ionarea butonului Finish ( ) se creaz interogarea conform
selec iilor.
10. În cazul în care s-a optat pentru varianta Modify the query design sistemul
afi eaz designul interog rii create. Se pot aduce îmbun t iri designului creat
introducându-se sort ri, criterii de selec ie, câmpuri calculate (Figura nr. 6.8.
Designul interog rii).

Tabela surs

Grila
interog rii

Figura nr. 6.8. Designul interog rii

Observa ie: Dac în grila interog rii se introduce o nou coloan , care va rezulta dintr-o
expresie, atunci în gril se va insera i linia Total. În acest scop se execut un click pe

butonul Totals din panglica de instrumente( ), având ca efect inserarea liniei de Total
care va aduce Group By în toate câmpurile interog rii. Dac o coloan va rezulta din
calcule Group By va fi înlocuit cu Expression ce se selecteaz din lista de func ii ata at
grupului.

Figura nr. 6.9. Deschiderea interog rii pentru vizualizarea informa iilor

114
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

11. Dac s-a optat pentru varianta de vizualizare a informa iilor (Open the query
to view information) se deschide o foaie de r spuns care prezint numele
interog rii, denumirea câmpurilor selectate în interogare i informa iile din
sursa de date (Figura nr. 6.9. Deschiderea interog rii pentru vizualizarea
informa iilor).
Executând un click dreapta pe antetul interog rii se deschide meniul contextual.
Dac se selecteaz comanda SQL View se va ob ine instruc iune SQL generat de sistem
pentru crearea interog rii (Figura nr. 6.10. Instrun iunea SQL de selec ie pentru crearea
interog rii).

Figura nr. 6.10. Instrun iunea SQL de selec ie pentru crearea interog rii

6.2.2. Crearea cu Design View

Pentru a crea o interogare pas cu pas în modul Design se procedeaz astfel:

Etape de lucru:
1. Se deschide baza de date. Se ac ioneaz fila Create i apoi se execut un click
pe Query Design (proiectare interogare) din grupul de instrumente Other.
Efectul este afi area ferestrei de dialog Show Table (Figura nr. 6.11.
Fereastra Show Table).

Figura nr. 6.11. Fereastra Show Table

115
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

2. Fereastra de dialog Show Table con ine trei fi e:


a. fi a Tables în care se afi eaz lista tuturor tabelelor din baza de date
activ ;
b. fi a Queries în care se afi eaz lista tuturor interog rilor existente în
baza de date activ ;
c. fi a Both care afi eaz lista tuturor tabelelor i interog rilor din baza de
date activ .
3. Se efectueaz un dublu click pe numele obiectului (tabel sau interogare) pe
care se va baza noua interogare sau se selecteaz obiectul i se ac ioneaz
butonul de comand Add. Obiectul selectat va fi „aruncat” în partea superioar
a ferestrei Select Query. Fiec rui obiect dus în aceast fereastr îi corespunde
câte o list care con ine:
a. în linia de antet numele obiectului;
b. un caracter asterisc (*);
c. numele tuturor câmpurilor din obiectul respectiv.
4. Dup selectarea obiectelor necesare se închide fereastra Show Table prin
butonul de comand Close. În urma acestei comenzi se activeaz fereastra
Select Query (Figura nr 6 .12. Fereastra Select Query).
5. Fereastra Select Query sau fereastra de lucru este structurat în dou p r i:
a. Partea superioar care afi eaz sursa de date (structura
tabelelor/cererilor selectate) i eventualele leg turi dintre ele;
b. Partea de jos numit gril de proiectare (design grid), în care se va
construi cererea din punct de vedere structural i func ional. Aceast
parte mai este cunoscut i sub numele de gril QBE (Query By
Exemples).

Sursa
de date

Grila de
proiectare

Figura nr. 6.12. Fereastra Select Query

116
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

6. În cazul în care s-au inserat mai multe tabele/cereri de interogare în partea


superioar a ferestrei, se verific rela iile dintre tabele pentru a se asigura c
exist leg turile necesare cerin elor impuse de noua cerere de interogare.
7. Dac nu exist leg turile necesare între tabele, se stabilesc prin glisarea
mouse-ului de pe câmpul de leg tur din tabelea principal spre câmpul de
leg tur din tabela secundar . Câmpurile numerice de leg tur trebuie s fie:
byte, integer sau long integer.
8. În func ie de sursa lor câmpurile din structura unei cererii sunt de dou feluri:
i. preluate din tabele/cereri;
ii. calculate.
9. Trecerea câmpurilor dintr-o tabel /cerere în grila de proiectare se poate realiza
în dou variante:
a. În lista de nume a tabelelor se va trage cu mouse-ul numele
câmpului într-o celul liber în linia Field a grilei. În linia Table a
grilei, în aceea i coloan , se va afi a automat numele obiectului din
care s-a tras câmpul;
b. Odat cu pozi ionarea tabelelor/interog rilor în fereastra Select
Query întreaga structur a respectivelor tabele/interog ri se va g si
într-o list ata at liniei Field a grilei. Se pozi ioneaz cursorul pe
unul din câmpurile libere, în acel moment în dreapta cursorului
apare o s geat cu vârful în jos. Se execut un click pe s geat
având ca efect afi area listei cu întrega structur a
tabelelor/interog rilor din fereastr , câmpurile se prezint grupate
pe tabele/interog ri. Se selecteaz unul din câmpuri care va ap rea
ca denumire a câmpului în interogare, de exemplu: Salarii.CNP. În
linia Field se va afi a CNP (numele câmpului) iar în linia Table se
va afi a Salarii (tabelul/interogarea surs ). Se repet opera ia
pentru restul coloanelor. Odat ce s-a preluat denumirea câmpului
dintr-o anume tabel , dac se pozi ioneaz cursorul pe câmpul
respectiv i se deschide lista ata at , aceast list va prezenta doar
structura tabelei/cererii din care s-a preluat denumirea câmpului
putându-se schimba cu un alt câmp din aceea i tabel /interogare
(Figura nr 6.13. Realizarea structurii noii interog ri).

117
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Lista afi at pentru


selectarea denumirii
ini iale a câmpului din
interogare. Se poate
selecta orice câmp din
list .

Lista pus la dispozi ie


la schimbarea selec iei
(doar câmpuri din
tabelul selectat in ial).

Figura nr. 6.13. Realizarea structurii noii interog ri

10. Pentru fiecare câmp pot fi stabilite criterii de sortare (Linia Sort). Ordonarea
datelor într-o cerere se poate face cresc tor sau descresc tor, dup unul sau mai
multe câmpuri. Pentru aceasta se realizeaz un click în celula de la intersec ia
coloanei câmpului cu linia Sort i apoi se alege Ascending sau Descending. În
cazul în care se specific sortarea în mai multe câmpuri, opera ia se execut
începând cu primul câmp din stânga i continuând cu celelalte spre dreapta pân la
ultimul. Ordinea câmpurilor de sortare influen eaz rezultatul interog rii.
11. Criteriile de selec ie a articolelor se introduc în celula aflat la intersec ia coloanei
câmpului cu linia Criteria din grila de interogare. Acestea pot fi simple sau
compuse (operatorii AND/OR) i pot utiliza o serie de cuvinte rezervate i
expresii definite de utilizatori.

Câmpuri dezactivate

Figura nr. 6.14. Dezactivarea c su elor Show

118
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

12. Pot fi desemnate câmpurile vizibile ale interog rii (linia Show). Pe linia Show
toate casetele sunt implicit bifate (vizibile). Exist situa ia în care anumite
câmpuri pot fi folosite în interog ri dar nu se dore te s apar la ie iri. În acest
caz se dezactiveaz caseta Show pentru câmpurile care nu trebuie s apar în
Query i se las activat pentru câmpurile ce se doresc a fi vizibile (Figura nr.
6.14. Dezactivarea c su elor Show).
13. Se salveaz interogarea creat executându-se
un click pe butonul Save, iar în fereastra Save As
se introduce numele interog rii create. Se
ac ioneaz butonul de comand OK. Numele
interog rii va ap rea în fereastra Database.
Figura nr. 6.15. Atribuirea numelui pentru interogare

Rezultatele interog rii se pot vizualiza în foaia de r spuns a cererii de interogare


(Figura nr.6.16. Rezultatul unei interog ri de selec ie realizat în Design View).

Figura nr. 6.16. Rezultatul unei interog ri de selec ie realizat în Design View

În gril câmpul „Nume” a fost La execu ia interog rii apare noul


redenumit „NUME PRENUME nume „NUME PRENUME”

Figura nr. 6.17. Schimbarea denumirii câmpurilor într-o cerere

Observa ii: În aceast variant de creare a interog rii câmpurile pot fi preluate din unul
sau mai multe tabele/interog ri. Pot fi introduse i câmpuri calculate.

119
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Activarea cererii se poate realiza în dou variante:


executând dublu click pe numele cererii în fereastra Database;
selectând cererea i ac ionând comanda Open din meniul contextual.
Foaia de r spuns care rezult în urma execu iei cererii va fi diferit în timp, în
func ie de starea bazei de date din acel moment. Foaia de r spuns are o existen
temporar doar pe perioada activ rii cererii. În mod implicit, câmpurile preluate din
tabele/cereri vor avea acela i nume ca la surs . Exist posibilitatea schimb rii acestora,
dac în fa a primei litere din numele câmpului, în cadrul structurii cererii din grila de
intetrogare, se introduce noul nume urmat de caracterul „:” care îl va delimita de numele
vechi (deplasat la dreapta). În acest caz la activarea cererii, în foaia de r spuns va ap rea
noul nume (Figura nr.6.17. Schimbarea denumirii câmpurilor într-o cerere).

6.2.3. Cereri de interogare utilizând mai multe tabele

O cerere de interogare a bazei de date pe mai multe tabele este expresia opera iei
de compunere (Join) din algebra rela ional . Din punct de vedere al SGBD Access
aceast opera ie este de trei feluri:
echicompunere sau compunere intern ;
compunere extern ;
compunere reflexiv .
Prin opera ia de echicompunere (compunere intern ) se extrag numai înregistr rile
care au cu chei echivalente atât în tabela principal cât i în tabela secundar (câmpurile
de leg tur sunt identice). Nu se extrag înregistr rile vide. În fereastra Join Properties a
edit rii rela iilor dintre tabele trebuia s fie bifat prima op iune ”Only include rows
where the joined fields from both tables are equal” (Figura nr. 6.18. Extragerea datelor
conform opera iei de echicompunere).

Realizarea
opera iei de
echicompunere
sau compunere
intern

Figura nr. 6.18. Extragerea datelor conform opera iei de echicompunere

Prin opera ia de compunere extern se extrag toate înregistr rile din tabela
principal i secundar inclusiv înregistr rile vide. Rela ia dintre tabele din punct de
vedere al opera iei de compunere extern este privit în dou sensuri:

120
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

de la tabela principal spre tabela secundar (de la stânga la dreapta), ceea ce a


condus la no iunea de compunere extern stânga (left outer join). Se extrag toate
înregistr rile din tabela principal chiar dac nu au corespondent în tabela
secundar , iar din tabela secundar numai pe cele care au corespondent în tabela
principal ;
de la tabela secundar spre tabela principal (de la dreapta la stânga), ceea ce a
condus la no iunea de compunere extern dreapta (right outer join). Se extrag
toate înregistr rile din tabela secundar , iar din tabela principal numai pe cele
care au corespondent în cea secundar .
Pentru compunere extern stânga, în cadrul ferestrei Join Properties trebuie bifat
op iunea 2, iar pentru compunere extern dreapta trebuie bifat op iunea 3, din cadrul
acelea i ferestre. Cele trei tipuri de Join se bazeaz pe condi ia de egalitate între valorile
câmpurilor de leg tur . Pentru realizarea opera iei de Join, pe baza unei rela ii de
inegalitate (<, >, <=, >=, <> ) între câmpurile de leg tur dintre tabele, se poate folosi
limbajul SQL. Deoarece unele dintre rândurile dintr-o parte a unei asocieri externe nu vor
avea rânduri coresponde în cel lalt tabel anumite câmpuri returnate în rezultatele
interog rii vor fi goale.
Compunerea reflexiv se bazeaz pe o rela ie reflexiv , în cadrul acestei rela ii
cele dou tabele, principal i secundar , sunt identice. Pentru aceasta în zona datelor
surs a cererii se va selecta aceea i tabel de dou ori.

6.3. Criterii de selec ie

6.3.1. Criterii numerice

Când se caut date numerice exist câteva expresii care pot fi folosite drept criterii
de c utare numerice. Pentru a accesa criteriile se deschide interogarea în Design View. În
linia Criteria din grila de interogare, la intersec ia sa cu coloana câmpului, se introduc
criteriile de selec ie numerice. Acestea pot fi simple sau compuse. Principalele criterii
simple sunt:
apartenen a la un interval de valori: BETWEEN valoare_inferioar AND
valoare_suprioar ;
apartenen a la o list de valori: IN( valoare1, valoare2,...)
utilizarea operatorilor de compara ii: <, >, <= ,>=, <>, =;
utilizarea operatorilor de nega ie: NOT valoare;
selec ia înregistr rilor care con in sau nu valori: NULL, IS NULL, NOT NULL,
IS NOT NULL;
selec ia dup o dat relativ la data curent : DATE().

121
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Etape de lucru:
1. Se tasteaz num rul c utat în celula criteriilor pentru a se vedea înregistr rile
în care apare acel num r.
2. Se tasteaz <Number (pentru a vedea toate numerele mai mici decât num rul
tastat, sau <= Number mai mici sau egale cu num rul tastat, unde number este
orice valoare numeric (de exemplu: <2345,67).
3. Se tasteaz >Number sau >=Number pentru a vedea toate numerele mai mari
sau mai mari ori egale cu num rul tastat.
4. Se tasteaz Between Number1 and
Number2 pentru a se c uta toate
numerele dintre dou limite (neincluzând
limitele). De exemplu: Between 15 And
250 caut toate numerele cuprinse între
15 i 250 f r a le include pe cele dou .

Figura 6.19. Verificarea unui interval de valori

5. Sau Between #3/1/2009# And #3/31/2009# va c uta datele calendaristice


cuprinse între 01.03.2009 i 31.03.2009.
6. Se alege comanda Datasheet View pentru a vedea rezultatul interog rii sau

butonul Run pentru a reactualiza înregistr rile dac interogarea este de


ac iune.

Observa ie: Datele calendaristice se scriu încadrate de caracterul Diez (#).

6.3.2. Criterii de tip text


O parte din datele din tabele vor fi date de tip text. Se pot specifica criterii de
selec ie dup un anumit text care, dac va con ine spa ii, trebuie pus între ghilimele. În
interiorul textului se pot folosi caractere generice, de exemplu caracterul semnul
întreb rii. Criteriul de selec ie se va introduce în linia Criteria, de la Design View a
interog rii, la intersec ia sa cu denumirea câmpurilor specificate în linia Field.

Etape de lucru:
1. Se va introduce în linia Criteria, în dreptul coloanei de selec ie textul pentru
realizarea selec iei. Access pune ghilimele în jurul expresiei.
2. Se include asterisc pentru a înlocui orice text. Un singur asterisc poate lua
locul unui num r de caractere neprecizat (Figura nr. 6.20. Criteriu de tip ir

122
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

de caractere). În exemplul din figur criteriul ”C*” presupune c utarea tuturor


articolelor care încep cu litera C).
3. Se poate introduce Not i apoi textul, de exemplu: Not C* va g si toate
articolele în afar de cele care încep cu litera C.
4. Se va folosi semnul întreb rii (?) ca o vedere-caracter pentru liter , spre
exemplu C? va g si Ca, Co, Ct .a.m.d. dac exist aceste date în tabela
consultat .
5. Se alege Datasheet View pentru a vedea rezultatele interog rii sau Run pentru
aducerea la zi dac interogarea este de ac iune.

Figura nr. 6.20. Criteriu de tip ir de caractere

6.3.3. Criteriu date calendaristice

Când se lucreaz cu câmpuri de date calendaristice exist criterii care se doresc a


fi p strate. Se poate alege s se arate numai datele curente sau luna, ziua i anul
specificat. O alt op iune ar fi s se includ un ir de date.

Etape de lucru:
1. In Design View la o interogare sau filtru, se intr în linia de criterii de sub
câmpul dorit.
2. Dac se dore te selec ia dup o anumit dat , se tip re te data respectiv .
Indiferent de formatul datei; se poate accesa data în formatul ei general
(este varianta cea mai simpl pentru criterii). De exemplu, 1/1/10, când s-a
p r sit celula criteriilor Access va traduce data respectiv în #1/1/10#.
3. Dac se caut toate inregistrarile cu data curent se va tasta func ia Date().
Dac se caut toate înregistr rile pâna la data curent inclusiv aceasta se va
tasta func ia <=Date().
4. Dac se caut înregistr rile între dou zile se va folosi expresia Between...
And... ca în exemplul urm tor: Between1/1/10 and 3/5/10.
5. Pentru a se selecta toate înregistr rile pentru o anumit lun , an sau zi se
va folositi asteriscul. De exemplu 1/*/10 caut toate inregistr rile din
ianuarie 2010.

123
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

6. Se alege butonul Datasheet View pentru a se vedea rezultatul interog rii


sau se alege Run pentru a reactualiza înregistr rile, dac interogarea este
de ac iune.

6.3.4. Folosirea denumirii câmpurilor în expresiile de selec ie

Exist situa ii în care se dore te a se folosi un câmp din interogarea respectiv ,


într-un criteriu, pentru a g si înregistr ri bazate pe acel câmp. De exemplu, s-ar putea s
se caute toate înregistrarile unde valoarea produselor facturate este mai micâ decât
valoarea produselor din stoc.

Etape de lucru:
1. In modul Design View al unei interog ri se fixeaz cursorul pe irul de
criterii al primului câmp care va intra în expresia de selec ie.
2. Se tasteaz orice operator i apoi numele celui de al doilea câmp între
paranteze patrate. De exemplu, se fixeaz cursorul în linia Criteria pe câmpul
Facturat i se tasteaz criteriul de selec ie: <[Stoc]. Access va c uta toate
articolele la care valoarea produselor facturate este mai mic decât cea din
stoc. În acest exemplu s-a comparat câmpul stoc cu facturat. (Figura nr.
6.21. Folosirea denumirii câmpurilor în expresiile de selec ie).

[stoc] este denumirea unui câmp

Figura nr. 6.21. Folosirea denumirii câmpurilor în expresiile de selec ie

3. Se alege butonul Datasheet View pentru a vedea rezultatele interog rii sau
butonul Run pentru aducerea la zi a înregistr rilor dac interogarea este de
ac iune (Figura nr. 6.22. Rezultatul selec iei).

Figura nr. 6.22. Rezultatul selec iei

124
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

6.3.5. Criterii de selec ie multiple


Criteriile complexe se pot realiza prin utilizarea operatorilor logici OR, END care
vor permite legarea criteriilor simple. În acest sens, grila de proiectare posed mai multe
linii de criterii. Dac se dore te selec ia valorilor unui câmp dup mai multe criterii
simple, conectate prin intermediul operatorului logic END, acesta se va specifica pe
aceea i linie. În cazul în care se dore te realizarea unui criteriu complex, utilizând
operatorul logic OR pe mai multe câmpuri , atunci se ve specifica criteriul de selec ie pe
linii diferite.
Pentru a accesa Criteria (criterii), se deschide interogarea sau filtru în Design
View.

Etape de lucru:
1. În vederea set rii criteriilor pe mai multe câmpuri se tip re te expresia pentru
primul câmp, se mut cursorul la al doilea câmp, în acela i rând de criterii, i se
tip re te a doua expresie.

Figura nr. 6.23. Aplicarea criteriilor de selec ie multipl în acela i rând de criterii

Dac un câmp trebuie s indeplineasc 2 criterii se va folosi cuvântul cheie AND (de
exemplu: >200 AND <600) iar pentru ad ugarea unui alt criteri în aceea i
interogare se va introduce cel de-al doilea criteriu pe aceea i linie în alt coloan (de
exemplu =”O”), eventual al treilea criteru .a.m.d. (Figura nr.6.23. Aplicarea
criteriilor de selec ie multipl în acela i rând de criterii). Se vor selecta articolele
care îndeplinesc cumulativ toate criteriile introduse (Figura nr. 6.24. Selec ia
rezultat ).

Figura nr. 6.24. Selec ia rezultat

125
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

2. Pentru a se seta criterii multiple pe linii diferite, se va tasta expresia pentru primul
domeniu, se coboar la urm torul ir de criterii (etichetate Or) i se introduce a
doua expresie sub al doilea câmp. Dac exist cel de-al treilea criteriu se mut
cursorul mai jos (Figura nr. 6.25. Criteriu compus pe linii diferite). Se vor selecta
articolele care îndeplinesc prima condi ie dar i cele ce îndeplinesc a doua condi ie
(Figura nr. 6.26. Rezultatul selec iei criteriului compus pe linii diferite).

În linia cod s-a


introdus un criteriu
compus cu AND , iar
în linia obs. un criteriu
text simplu. Fiind
introduse pe linii de
criterii diferite
rezultatul va fi altul
decât în cazul
introducerii pe aceea i
linie. Se evalueaz
primul criteriu i se
>200 And <7000
“O” selecteaz
înregistr rile g site.
Figura nr. 6.25. Criteriu compus pe linii diferite Cel de-al doilea
criteriu se va realiza
numai în cazul în care
la primul criteriu nu s-
au g sit înregistr ri.

Figura nr. 6.26. Rezultatul


selec iei criteriului
compus pe linii diferite

3. Dac , se caut posibilit i multiple în acela i câmp,


se va tasta expresia într-o celul de criterii i se
scrie cuvântul cheie Or între fiecare dintre expresii.
Dac sunt mai multe intr ri se va folosi cuvântul
cheie IN (de exemplu: IN (100;200)).
4. Pentru a vedea rezultatul, din meniul contextual, se alege comanda Datasheet
View sau butonul Run pentru a reactualiza înregistr rile dac interogarea este de
ac iune.

126
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

6.3.6. Realizarea expresiilor complicate


Interog rile pot lucra cu tabele înrudite ale înregistr rilor i se poate direc iona
output-ul setului de rezultate în diferite locuri. Exist posibilitatea prelu rii de valori
pentru a defini criteriile din formulare create anterior. În acest situa ie este necesar
calificarea (prefixarea) câmpului din formular (care furnizeaz valori) cu numele
formularului i al obiectului Forms conform modelului:
Forms![Nume-formular]![Nume-câmp]
De exemplu, pentru a ob ine un anumit produs din tabela Table_Prod, care apare în
formularul CAUTARE, se va specifica în câmpul PNUME, în cadrul grilei de
proiectare, la intersec ia cu linia Criteria expresia:
Forms![CAUTARE]![CAUTATXT]
Textul c utat (CAUTATXT) a fost parametru în formular, de aceea i la
interogare va apare ca parametru. În acest exemplu valoarea câmpului PNUME va fi
preluat prin intermediul parametrului CAUTATXT, parametru introdus la formularul
CAUTARE (Figura nr. 6.27. Interogare cu parametru i Figura nr.6.29. Preluarea
valorilor de selec ie din formulare).

Etape de lucru:
1. Se fixeaz cursorul în linia Criteria i se introduce expresia în planul grilei
interog rii sau filtrului.

Introducerea parametrului

Figura nr.6.27. Interogare cu parametru

2. Dac nu se poate vedea criteriul


întreg se va tasta Shift+F2
pentru a trimite celula într-o
fereastr Zoom (Figura nr. Criteriu de selec ie
6.28. Fereastra Zoom de utilizând un Form
vizualizare a criteriilor). Se
alege OK când s-au terminat de
tastat criteriile. Figura nr. 6.28. Fereastra Zoom de
vizualizare a criteriilor

127
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

3. Dac se cere s se introduc un criteriu mai complicat, se d click pe butonul


Builder de pe bara de instrumente si se folose te fereastra Expression
Builder.

Criteriul de selec ie utilizând un formular „CAUTARE”cu


parametru pentru câmpul „PNUME” din tabela „Table_Prod”.
Numele parametrului în forular este „CAUTATXT”.

Figura nr.6.29. Preluarea valorilor de selec ie din formulare

Figura nr. 6.30. Fereastra de realizare a expresiilor

În exemplul din Figura nr. 6.30. „Fereastra de realizare a expresiilor” s-a folosit
fereastra Expresioon Builder pentru a crea expresia compus de c utare utilizând valorile
câmpurilor stocmin i stocmax. Access permite o gam larg de valori i expresii, iar

128
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Query Design View este un instrument puternic pentru formarea interog rilor i aplicarea
criteriilor de selec ie.

6.3.7. Crearea unor câmpuri calculate


În vedera introducerii câmpurilor calculate înt-o interogare trebuie s fie inserat
linia Total în grila interog rii.

Etape de lucru:
1. Dac nu este în gril inserat linia Total se aduce selectând buonul Totals
din panglica de instrumente Design grupul Show/Hide;
2. Se fixeaz cursorul într-o nou coloan goal (f r denumire de câmp) i se
selecteaz Expresion la intersec ia cu linia Total;
3. În linia Field a coloanei inserate se introduce formula de calcul care are
forma general :

o Nume-rezultat:[Câmp1] Operator aritmetic [Câmp2]

De exemplu, se poate introduce expresia: Valoare: [Cantitate]*[Pret]


(Figura nr. 6.31. Introducerea de câmpuri calculate în interogare).
Observa ie: Câmpurile din expresie pot fi înlocuite cu valori numerice.

Access permite specificarea unor opera ii de calcul predefinite care lucreaz pe


grupuri de înregistr ri sau la nivelul întregii tabele. Pentru realizarea unei opera ii de
calcul predefinite la nivelul întregii tabele se procedeaz astfel:
Se creaz o cerere care va con ine numai câmpurilre asupra c rora vor ac iona
opera iile de calcul.
În linia Total a grilei se va înlocui opera ia Group By din fiecare celul cu cea
dorit (prin alegere din lista func iilor).
Se ac ioneaz comanda Run pentru vizualizarea rezultatelor.

Opera iile de calcul predefinite în Access sunt:


SUM – calculeaz suma valorilor unui câmp pentru date de tip Numeric,
Autonumber, Data calendaristic i Logic;
AVG – calculeaz media aritmetic pentru câmpuri de tip Numeric, Autonumber,
Data calendaristic i Logic;
MIN – calculeaz valoarea minim pentru câmpuri de tip Numeric, Autonumber,
Data calendaristic i Logic;
MAX - calculeaz valoarea maxim pentru câmpuri de tip Numeric, Autonumber,
Data calendaristic i Logic;
COUNT – num r valorile dintr-un câmp. Se poate folosi la toate tipurile de
câmpuri;

129
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

STDEV - determin estimarea abaterii standard a unei popula ii în raport cu un e antion


din aceasta pentru date de tip Numeric;
FIRST – determin prima valoare din câmp, se aplic la toate tipurile de date;
LAST - determin ultima valoare din câmp, se aplic la toate tipurile de date.
Pentru realizarea unei opera ii de calcul predefinite asupra unui grup de
înregistr ri dintr-o tabel se procedeaz asem n tor ca pentru o tabel cu deosebirea c
cel pu in un câmp trebuie s con in opera ia de Group By pentru a defini criteriile de
grupare. Ordinea de evaluare a criteriilor de grupare este de la stânga la dreapta.

Figura nr. 6.31. Introducerea de câmpuri calculate în interogare

6.4. Interogarea de ac iune

6.4.1. Crearea interog rii de ac iune

O interogare de ac iune selecteaz înregistr ri care corespund criteriilor de


selec ie i schimb datele con inute în acele înregistr ri într-un singur pas. Access-ul
permite patru interog ri diferite: adaugare, tergere, construirea unei noi tabele i
actualizarea înregistr rilor (informa ii de ultim or ). O interogare de ad ugare adaug
înregistr ri în tabel. Interogarea de tergere elimin din tabel grupurile de înregistr ri ce
corespund criteriilor de selec ie formulate în vederea tergerii. Interogarea de creare a
unei tabele genereaz o tabel nou cu rezultatele selec iei. Interogarea de actualizare
schimb informa iile con inute i scrie schimb rile în acela i tabel.

Aten ie: Pentru c aceste valori modific datele, este bine ca mai întâi s se creeze o
interogare de selec ie ce va con ine câmpurile i criteriile dorite. Se vor vizualiza
rezultatele interog rii pentru a fi siguri c înregistr rile sunt corecte. Apoi se transform
interogarea de selec ie într-una de ac iune alegând una dintre optiunile butonului Query
Type de pe banda de instrumente.

Etape de lucru:
1. In Designul interog rii de selec ie, se introduce criteriul, se adaug o comand
de sortare i se creaz câmpuri calculate. Se va apas butonul Datasheet View
pentru a verifica dac criteriile sunt corecte.
2. Se revine la Design executând un click pe butonul Design View din lista View.

130
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

3. Se va transforma interogarea de selec ie într-o interogare de ac iune executând


un click pe unul din butoanele grupului Query Type i alegând una din cele
patru tipuri ale interog rii de ac iune (Make Table, Update, Append, Delete).
4. Se apas butonul Run pentru a efectua interogarea de ac iune.
5. Se d click pe butonul Save(Ctrl+S). Se introduce un nume în c su a de dialog
Save apoi se alege Ok.
Interogarea de ac iune va ap rea pe chenarul Queries al ferestrei Database i va
avea în fa a numelui un semn de exclamare.

Aten ie: Se recomand aten ie când pe o astfel de interogare de ac iune se apas de dou
ori sau se alege butonul de deschidere (Open). Interogarea se va derula de fiecare dat . S-
ar putea s se doreasc tergerea interog rilor de ac iune, când nu mai este nevoie de ele,
pentru a evita reactualizarea datelor existente. Se poate i s se ascund interogarea
alegând proprietatea Hidden.

6.4.2. Interogarea de ad ugare

O interogare de ad ugare (Append) ofer o metod pentru ad ugarea


înregistr rilor în unul sau mai multe tabele. Este folositoare atunci când se transfer
înregistr ri dintr-un tabel în altul sau pentru a aranja tabele înrudite. Se mai poate folosi i
pentru a transcrie date ale aceluia i domeniu, dintr-un tabel în altul, în scopul realiz rii
compatibilit ii înregistr rilor între tabele. În acest caz structura celor dou tabele trebuie
s fie identic . Interog rile de ad ugare se folosesc, de regul , pentru arhivarea articolelor
unui tabel.

Etape de lucru:
1. In fereastra Database, se va selecta o interogare de selec ie existent ca baz a
interog rii de ad ugare i se deschide în Design View. Pe bara de instrumente
apare grupul de instrumente Query Type.

S-a
inserat
linia
Append
to:

Figura nr. 6.32. Interogarea de selec ie transformat în interogare de ad ugare

131
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

2. Se selecteaz optiunea Append Query . În grila interog rii de selec ie


deschis se va insera o nou linie etichetat „Append to:”(Figura nr 6.32.
Interogarea de selec ie transformat în interogare de ad ugare
3. În caseta de interogare Append se selecteaz destina ia interog rii, care poate
fi o tabel din baza de date curent (op iunea Current Database) sau o alt
baz de date (op iunea Another Database); apoi se alege OK (Figura nr.6.33.
Destina ia interog rii).

Figura nr. 6.33. Destina ia interog rii

4. Din Field List se trag câmpurile care se doresc a fi adaugate noii interog ri, în
grila Query Design, impreun cu alte câmpuri care se vor folosi pentru
criteriul de selectare. ). În linia Append va ap rea denumirea câmpurilor ce se
insereaz . Dac s-au ad ugat câmpuri individuale în interogare iar numele
câmpurilor respective nu au corespondent în tabela destina ie, la execu ia
interog rii câmpurile respective vor r mâne necomplectate (Figura nr. 6.36.
Câmpuri f r corespondent în tabela destina ie).
5. Pentru a crea setarea rezultatului, în grila Query Design se introduce criteriul
de selec ie (de exemplu parametrul „specifica i anul”). Conform acestui
exemplu în noua cerere se vor transcrie doar înregistr rile care au în câmpul
„an” valoarea indicat prin parametru. Sistemul specific câte înregistr ri va
ad uga conform interog rii (Figura nr. 6.34. Introducere parametru i
fereastra de informa ii privind ad ug rile).

Figura nr. 6.34. Introducere parametru i fereastra de informa ii


privind ad ug rile

132
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

6. Se va executa un click pe butonul View de pe bara de instrumente pentru a se


previzualiza ad ugarea înregistr rilor (Figura nr. 6.35. Ad ug rile realizate în
fi ierul temporar).

Figura nr. 6.35. Ad ug rile realizate în fi ierul temporar

Câmp f r corespondent la destina ie


Figura nr. 6.36. Câmpuri f r corespondent în tabela destina ie

Deoarece câmpul Valoare,


din interogare, nu au avut
corespondent în tabela
destina ie datele noi
introduse i cele calculate nu
au fost înc rcate în tabelul
temp02 (destina ia
interog rii). În interogarea
de ad ugare lipse te câmpul
Cant totala.

Figura nr. 6.37. Tabelul temporar cu articole f r corespondent

7. Se execut un click pe butonul Run pentru a se ad uga înregistr rile la tabela


specificat .
8. Se d click pe butonul Save sau se închide designul interog rii i se afi eaz
caseta de dialog Save în care se introduce un nume apoi se alege butonul de
comand Ok.

133
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Not : Numele interog rii va fi prefa at de simbolul . Dac se dore te ca tabela


destina ie s adauge automat noi valori de tip AutoNumber, nu se va copia câmpul
AutoNumber în grila Query Design se va introduce ca i câmp distinct. Pentru a se copia
valorile din tabela surs , se va trage câmpul AutoNumber din Field List în grila Query
Design.

6.4.3. Interogarea pentru tergerea înregistr rilor

Interogarea de tergere a unor înregistr ri (Delete) d posibililitatea de a se


terge un set de înregistr ri din tabela specificat . Dac a fost creat deja o rela ie care
înt re te integritatea referen ial cu tergere în cascad (Cascade Delete Related
Records), va trebui doar s se terg înregistr rile din tabela principal . Inregistr rile din
tabela secundar se vor terge automat.

Etape de lucru:
1. In fereastra Database, se reliefeaz tabela sau interogarea de selec ie pentru
baza interog rii de tergere. Dac s-a selectat o tabel se realizeaz mai întâi
interogarea de selec ie pe baza tabelei respective. Se deschide interogarea de
selec ie în Design sco ându-se în eviden grupul de instrumente Query Type.
2. Se selecteaz orice câmp care este necesar, pentru a identifica înregistr rile, în

grila conceput . Apoi se d click pe butonul Delete Query având ca efect


inserarea liniei Delete în grila interog rii.
3. Se introduc criteriile pentru tergerea înregistr rilor, ele apar ca „where” în
linia Delete (Figura nr. 6.38. Grila interog rii Delete).

Figura nr. 6.38. Grila interog rii Figura nr. 6.39. Confirmarea
Delete tergerii

134
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

4. În exemplu din figur s-a solicitat tergerea înregistr rilor din câmpul DenM a
c ror denumire încep cu Ap. Sistemul a g sit 26 de înregistr ri i solicit
confirmarea tergerii. La ac ionarea butonului de comand Yes cele 26 de
înregistr ri sunt eliminate din tabel (Figura nr. 6.39. Confirmarea tergerii).
5. Se va da un click pe butonul View pentru a se previzualiza înregistr rile care
urmeaz s fie terse, înainte de confirmarea tergerii (Figura 6.40.
Previzualizarea înregistr rilor care urmeaz a fi terse).

Figura 6.40. Previzualizarea înregistr rilor care urmeaz a fi terse

6. Se d click pe butonul Run pentru a terge înregistr rile din tabel conform
criteriilor specificate.
7. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume în c su a de dialog Save
apoi se alege Ok. În fereastra Database va fi afi at numele interog rii prefa at
de semnul exclam rii i simbolul de tergere

6.4.4. Interogarea pentru construire tabel

Interogarea pentru construire tabel (Make-Table) va da posibilitatea s se


creeze o tabel pentru export; ea ofer baza pentru un raport; ofer o metod pentru a face
acoperiri; i prezint o imagine instantanee a datelor la un moment dat. De asemenea, d
posibilitatea de a se îmbun t i performan ele formularelor i rapoartelor prin prelucrarea
unui set de înregistrari înmagazinate pe disc, care nu trebuie s fie recuperate, dintr-o
baz de date mai mare sau dintr-o re ea. Se poate, de asemenea, copia un tabel în fereastra
Database i dac este necesar, s se terg sau s se adauge domenii în plus.

Etape de lucru:
1. Se construie te interogarea de selec ie care va fi sursa interog rii de construire
tabel . Se selecteaz câmpurile de identificare a înregistrarilor în grila
conceput pentru interogarea se selec ie. De asemenea, se poate ad uga o
tabel ajut toare i orice alte câmpuri, din a doua sau a treia tabel , dac se

135
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

dore te s se foloseasc pentru selec ie mai multe tabele (Figura nr. 6.41.
Designul interog rii select ce va fi sursa creeri tabelului Temp3).
2. În exemplul din figur datele au fost preluate din 3 tabele i anume din
tabelele Clienti, Facturi s-au preluat câmpuri de date, iar din LinieFactur s-a
preluat Cant i Pre pentru a calcula valoarea.
3. Se d click pe butonul Query Type de pe banda de instrumente i se selecteaz
op iunea Make Table. În urma acestei comenzi se afi eaz o fereastr de
dialog eticetat „Make Table” prin care se va preciza numele noului tabel ce
urmeaz a fi creat conform interog rii (De exemplu Temp3).
4. Se introduce numele noii tabele în c su a de text Table Name, apoi se
selecteaz fie butoanele de op iune Current Database pentru salvare în baza
de date curent , fie Another Database dac acesta va fi salvat în alt baz de
date. Dac s-a selectat Another Database numele bazei respective trebuie
introdus în linia File Name sau selectat prin intermediul butonului Browse,
apoi se alege butonul de comand OK.
5. Dac este cazul, în linia Criteria, se vor introduce criteriile de selec ie. În
exemplul din figur s-a solicitat extragerea anului din data factur rii doar
pentru înregistr rile din 2009.
6. S-a introdus un câmp calculat „Valoare” cu date preluate din al treilea tabel.
7. Pentru a vedea înregistr rile care urmeaz s fie incluse în noul tabel, înainte
ca acesta s fie creat se va ac iona butonul View. Dac rezultatul este cel
a teptat se trece la crearea noului tabel (Figura nr. 6.42. Datele re inute în
Temp3 conform selec iei).
8. În vederea creerii noului tabel se va apasa butonul Run. În fereastra de dialog
afi at se comunic num rul articolelor din noul tabel.
9. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume în c su a de dialog Save
apoi se d Ok. Dup terminare în fereastra Database apare numele noii

interog ri prefa at de simbolul cre rii tabelului i semnul exclam rii ceea
ce indic faptul c o nou tabel a fost creat . Access va selecta setul de
rezultate pentru a-l înregistra, ca o tabel , în baza de date specificat .

În exemplul din interogarea creat în figura urm toare (Figura nr. 6.41. Designul
interog rii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3), deoarece leg tura dintre
tabele este de tip 1-N, valorile câmpurilor preluate din tabela Clienti pot s apar
de mai multe ori în tabela destina ie (Figura nr. 6.42. Datele re inute în Temp3
conform selec iei).

136
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr. 6.41. Designul interog rii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3

Figura nr. 6.42. Datele re inute în Temp3 conform selec iei

Not : Dac la criteriul de selec ie s-a folosit un parametru (Figura nr. 6.43. Grila unei
interog ri de creare tabel cu parametru ) la lansarea în execu ie a interog rii se
va solicita valoarea parametrului pentru a se realiza selec ia datelor (Figura nr.
6.44. Previzualizarea înregistr rilor ce se vor insera în noua tabel dup
introducerea parametrului)

Figura nr. 6.43. Grila unei interog ri de creare tabel cu parametru

137
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr.6.44. Previzualizarea înregistr rilor ce se vor insera în noua tabel dup
introducerea parametrului

Observa ii: Dac numele noului tabel coincide cu numele unui tabel existent atunci
noul tabel îl va înlocui pe cel existent. Interogarea lansat în execu ie poate fi oprit prin
ac ionarea combina iei de taste CTRL+BREAK

6.4.5. Interogarea pentru actualizarea înregistr rilor

O interogare de actualizare (Update) poate face schimb ri de înregistr ri într-o


tabel sau într-un set de tabele. Acest tip de interogare este necesar pentru a înlocui rapid
informa ii. Un exemplu obi nuit, pentru o astfel de interogare, ar fi modificarea pre ului
pentru un obiect.

Etape de lucru:
1. Se creaz interogarea de selec ie care va fi sursa interog rii de actualizare.
2. Se efectueaz un click pe grupul de butoane Query Type (tip de interogare) iar

din grup se alege varianta Update .

Previzualizarea
selec iilor

Figura nr. 6.45. Designul unei interog ri de actualizare cu parametru

138
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

3. Se introduce criteriul de selec ie pentru setul de rezultate i sortarea dorit .


4. In linia Update To: se va introduce expresia sau valoarea care va fi folosit ca
înlocuitor pentru câmpurile selectate (Figura nr. 6.45. Designul unei
interog ri de actualizare cu parametru).
5. În exemplul din figur caracterele (MB) se vor ata a în fa a denumirii
câmpurilor.
6. Sistemul solicit confirmarea salv rii designului cererii. Se ac ioneaz butonul
de comand Yes având ca efect afi area listei acestora (previzualizarea
articolelor g site actualizate).

Înregistr ri actualizate

Figura nr. 6.46. Confirmarea actualiz rilor i salvarea în tabel

Se specific faptul c orice


confirmare va reactualiza
înregistr rile g site ce
îndeplinesc criteriile de
selec ie

Figura nr. 6.47. Nr de articole ce vor fi actualizate

7. Dac selec ia respectiv a mai fost efectuat în cadrul unei ferestre indic câte
înregistr ri au fost actualizate. Se alege comanda Run pentru lansarea în
execu ie a cererii de actualizare.
8. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume în c su a de dialog Save
apoi se alege comanda Ok. Dup închiderea casu ei de dialog, Access
înlocuie te, în setul specificat, vechile date cu noile valori (Figura nr. 6.46.
Confirmarea actualiz rilor i salvarea în tabel ).
9. În fereastra Database va ap rea numele cererii prefa at de simbolul actualiz rii

.
10. Dup ce interogarea a fost salvat , lansarea în execu ie a cererii de
actualizarea se realizeaz dac se ac ioneaz dublu click pe numele ei în
fereasra Database sau se selecteaz cererea i se deschide cu Open. Sistemul

139
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

afi eaz o fereastr prin care se specific num rul de articole care îndeplinesc
condi ia de actualizare (Figura nr. 6.47. Nr de articole ce vor fi actualizate).

6.5. Interogarea cu parametrii


Când se dore te ca o interogare s lucreze de mai multe ori, se consider c se va
folosi parametrul interogare. De exemplu, într-o interogare de eviden a mi c rii
produselor dintr-un depozit, se presupune c se caut informa ii despre produsele intrate
în depozit pentru care se cunoa te codul minim i codul maxim. Când se creaz un
parametru al interog rii Access va pune în excu ie interogarea respectiv dup ce a cerut
mai multe informa ii înainte de a o executa. La fel se întâmpl i atunci când se deschide
un formular sau raport bazat pe respectiva interogare. Prin parametru se specific
valoarea actual utilizat de criteriul de selec ie. În momentul lans rii în execu ie se va
afi a o fereastr de dialog prin care se va specifica noua valoare.

Etape de lucru:
1. Se creaz interogarea cu toate câmpurile i criteriile care se doresc i se
deschide în Design View.
2. Se fixeaz cursorul, în gril , la linia Criteria, sub câmpul care se vrea s
fie verificat. Se tasteaz i se deschide o parantez dreapt , se introduce
orice text pentru îndrumare, i se închide paranteza dreapt . De exemplu:
se va tip ri Between [Codul minim:] And [Codul maxim:], variant în
care limitele de c utare sunt codul minim i codul maxim (Figura nr.
6.48. Realizarea interog ri cu parametru) valori ce se vor tasta în
ferestrele de dialog.
3. S-ar putea s fie necesar mai mult decât o singur sugerare i nevoia de
a schimba ordinea suger rilor sau a defini tipul datelor pentru sugerare
(de aceea Access afi eaz un avertisment în cazul în care datele de
selec ie sunt gre it introduse). Se alege Query Parameters. Se introduce
textul corect al interog rii i se alege tipul de dat pentru interogare.
4. Se d click pe butonul pentru derulare (Run), Access va afi a o c su de
dialog cu mesajul ad ugat (Figura nr. 6.49. Introducerea celor 2
parametri de c utare). Se poate intra în text i modifica, dac este
necesar.
5. Se salveaz i închide interogarea. Cererea parametru realizat poate fi
folosit atunci când este necesar selec ia doar conform parametrilor
indica i.

140
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Ori de câte ori interogarea este derulat (inclusiv doar deschiderea ei) Access va afi a o
caset de dialog pentru interog rile astfel create. Pentru exemplul prezentat rezultatul
selec iei se prezint în Figura nr. 6.50. „Rezultatul selec iei”.

Figura nr. 6.48. Realizarea interog ri cu parametru

Figura nr. 6.49. Introducerea celor 2 parametri de c utare

cant
din
interogare

Figura nr. 6.50. Rezultatul selec iei în cadrul fi ierului

6.6. C utare duplicate


Una dintre cele mai frustrante p r i referitoare la mânuirea datelor este încercarea
de a îndep rta duplicatele. Access poate ar ta care înregistr ri au duplicate. Atunci se
poate decide care s fie terse. Inainte de a se crea o cheie primar pe o tabel cu date

141
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

existente, trebuie s se caute i s se îndep rteze duplicatele. Folosind utilitarul Fiind


Duplicates Query Wizard se pot c uta înregistr rile duplicate dintr-un tabel.

Etape de lucru:
1. Din fila Create se alege Query Wizard din grupul Other având ca efect deschiderea
Ferestrei de dialog New Query. Se execut un click pe op iunea Fiind Duplicates
Query Wizard (utilitarul de interogare pentru g sirea duplicatelor)( Figura nr. 6.51).
2. Ac ionând un click pe butonul de comand OK se deschide prima fereastr a
utilitarului. Scopul acesteia este selectarea sursei de date pentru interogare care
poate fi tabel sau o alt interogare (Figura nr. 6.52. Selectarea sursei de date).

Figura nr. 6.51. Lansarea utilitarului Figura nr. 6.52. Selectarea sursei de
pentru c utarea duplicatelor date

3. Se trece la etapa urm toare ac ionând butonul Next. Din lista Available fields: se
selecteaz câmpurile care ar putea con ine date duplicate i se trec în lista
etichetat Duplicate–value fields (Figura 6.53. Selectarea câmpurilor cu posibile
duplicate). Se ac ioneaz butonul Nrext.
4. Se deschide o nou fereastr în cadrul c reia se precizeaz alte câmpuri adi ionale
care s fie vizibile împreun cu valorile duplicat (Figura 6.54. Selectarea
câmpurilor adi ionale vizibile la duplicate). În exemplul din figur de i câmpul nf
nu are valori duplicate va fi vizibil la afi area listei duplicatelor.

nfn

Figura nr. 6.53. Selectarea câmpurilor Figura 6.54. Selectarea câmpurilor


cu posibile duplicate adi ionale vizibile la duplicate

142
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

5. Se trece la urm toarea etap cu Next. În noua fereast se atribuie nume


interog rii sau se accept cea implcit . Tot aici se opteaz pentru vizualizarea
rezultatelor (View the results) sau pentru modificarea designului interog rii
(Modify the design) (Figura nr. 6.55. Atribuire nume interog rii).

Câmpul adi ional

Figura nr. 6.55. Atribuire nume Figura nr. 6.56. Execu ia interog rii
interog rii

6. La ac ionarea butonului Finish se realizeaz interogarea conform selec iilor


(Figura nr. 6.56. Execu ia interog rii). În cadrul interog rii sunt afi ate articolele
duplicate g site în sursa dec date.
7. Se inchide execu ia, numele interog rii create va apare în fereastra Database, cu
simbol de selec ie.
8. Se deschide interogarea în Design View în cazul în care se doresc modific ri
asupra acesteia (Figura nr. 6.57. Designul interog rii de c utare duplicate).

Figura nr 6.51. Designul interog rii de c utare duplicate

Observa ie: Criteriul de selec ie îl realizeaz utilitarul Wizard conform specifica iilor.

143
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

6.7. Filtre de date


6.7.1. Filtrare utilizând meniul contextual
Access permite s se introduc un filtru direct într-un câmp prin intermediul
meniului contextual.

Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , interogare sau formular în Datasheet View sau un
formular în Form View;
2. Se d click dreapta pe un câmp din sursa de date pentru a deschide meniul
contextual;
3. Dac câmpul selectat este numeric, în cadrul meniului contextual apare
op iunea Number Filters;
4. Se execut un click pe Number Filters deschizându-se lista operatorilor
rela ionali din care se selecteaz unul, iar în caseta de editare Custom
Filter se tasteaz valoarea sau valorile de filtrare (Figura nr. 6.58.
Filtrarea dup un câmp numeric);

Figura nr. 6.58. Filtrarea dup un câmp numeric

Condi ia de Rezultatul
filtrare filtr rii

Figura nr. 6.59. Interogare filtrat dup câmpul Cantitate

144
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

5. Rezultatul filtr rii se ob ine imediat ce s-a ac ionat butonul OK din caseta
de editare Custom Filter (Figura nr. 6.59. Interogare filtrat dup câmpul
Cantitate);
6. Dac s-a selectat un câmp de tip text, în meniul contextual apare Text
Filters (filtrare dup un text);
7. Ac ionând Text Filters se deschide lista operatorilor accepta i din care se
selecteaz unul;

Figura nr. 6.60. Filtru pe un câmp text

8. Operatorul selectat deschide o caset Custom Filter ce con ine tipul


opera iei i a teapt introducerea textului pentru filtrare (Figura nr. 6.60.
Filtru pe un câmp text);
9. De exemplu, selectând operatorul Equals se a teat introducerea unui text
care va fi filtru pentru coloana câmpului selectat (Figura nr. 6.61.
Rezultatul filtr rii dup un câmp de tip text);
10. Coloana dup care s-a realizat filtrarea va avea inserat la etichet simbolul
de filtru (de exemplu coloanele NumeProd i Cantitate);
11. Dup realizarea filtr rilor meniul contextual va avea structura diferit în
func ie de tipul filtr rii. În noul meniu devin active op iunile de tergere a
filtrelor Clear Filter from eticheta coloanei sau valorile cîmpurilor de
filtrare (Figura nr. 6.62. Meniul contextual dup o filtrarea text i una
numeric ).

Figura nr. 6.61. Rezultatul filtr rii dup un câmp de tip text

145
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

S-a creat un
S-a creat un filtru pentru
filtru pentru Cantitate egal
NumeProdus cu 400 care
egal Pantalon poate fi ters.

Figura nr. 6.62. Meniul contextual dup o filtrarea text i una numeric

Prin filtrare succesiv se va limita setul de rezultate. Se poate apasa tasta TAB,
pentru a selecta un alt câmp în vederea filtr rii, iar din meniul contextual se alege din nou
comanda Filters (Pasul 2) pentru a aplica noul filtru care se va ad uga vechiului criteriu
de filtrare. Dup realizarea filtr rilor în bara de stare se insereaz simbolul de filtru i
eticheta Filtered .

6.7.2. Filtrare cu butonul Filter

Dac se dore te selectarea unui set de înregistr ri, dintr-o foaie de lucru sau
formular, cea mai simpl cale o constituie setarea unui filtru. Un filtru este un grup de
criterii de selec ie care pot fi aplicate la setul de date. Când se aplic un filtru, la un set de
rezultate de la alt filtru, se restric ioneaz setul de rezultate. Access p streaz ultimul
filtru dintr-o sesiune de lucru i va a teapt o replic . Dac se ata eaz un filtru la o tabel
sau formular, Access p streaz acel filtru pân când se ata eaz altul nou. Filtrele ata ate
la interog ri nu sunt introduse în grila interog rii. De asemenea, se pot sorta înregistr rile
filtrate. Filtrele asigur cea mai mare parte a g sirii înregistr rilor necesare unei aplica ii.

Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , interogare sau formular în Datasheet sau Form View;
2. Se selecteaz un câmp din interiorul tabelei care va constitui câmpul de
filtare;
3. Se d click pe Filter din grupul de instrumente Sort & Filter din panglica
cu instrumente Home pentru a deschide fereastra cu op iunile de filtrare
(Figura nr. 6.63. Executarea unei filtr ri simple);

146
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr. 6.63. Executarea unei filtr ri simple

4. Se las selectate una sau mai multe valori din cele prezentate în fereastra
op iunilor, restul se deselecteaz , pentru a fi returnate un set de rezultate;
5. Dac nu se opteaz pentru una din valorile prezentate în list i se dore te
tastarea valorii de filtrare se execut un click pe op iunea Filters;
6. Dac valorile pentru selectare sunt de tip text în fereastra op iunilor apare
Text Filters care deschide lista operatorilor rela ionali. Ac ionând oricare
dintre ace ti operatori se deschide caseta de editare Custom Filter în care
se tasteaz valoarea pentru filtrare (Figura nr. 6.57. Filtrarea dup valori
text);

Figura nr. 6.64. Filtrarea dup valori text

147
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr. 6.65. Filtrarea dup valori numerice

7. Dac valorile pentru selectare sunt de tip numeric se poate selecta valoarea
de filtrat din lista valorilor afi ate sau se selecteaz Number Filters iar din
lista operatorilor se alege unul pentru criteriu simplu sau criteriu de filtrare
compus (Figura nr. 6.65. Filtrarea dup valori numerice);
8. Ac ionând butonul de comand OK se ob ine lista filtrat .

Anuleaz filtrul pentru câmpul Pre

Filtrul a fost realizat pentru


Pre egal cu 300

Figura nr. 6.66. Anularea filtrului

Observa ie: Selectând op iunea Filter by Form se pot crea filtre compexe. Aceste
filtre pot fi cu AND sau OR. Pentru filtru AND se adaug criterii într-o anumit
etichet din formular astfel încât înregistr rile trebuie s îndeplineasc toate
criteriile pentru a fi afi ate. Pentru un filtru OR în eticheta Look For se vor preciza
criteriile, iar înregistrarea selectat trebuie s îndeplineasc doar unul din criteriile
precizate.

Observa ie: Pentru anularea filtrului se selecteaz o valoare din coloana filtrat , se
execut un click pe Filters, iar din fereastra op iunilor de filtarare se selecteaz
op iunea Clear filter from i eticheta coloanei de filtrare. Pentru a elimina toate
fitrele se ac ioneaz eticheta Home, apoi butonul Advanced i se apas op iunea
Clear All Filters.

148
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

6.7.3. Filtrare cu op iunea Filter By Selection

Se pot filtra înregistr rile prezentate într-un formular, subformular sau foaie de
lucru aplicandu-se filtrarea cu Selection. Când se d click pe butonul de selec ie toate
înregistrarile, care corespund criteriului stabilit, marcheaz câmpul selectat pentru afi are.
Aceasta procedur este foarte simplu de folosit, dar mai limitat decât Filter.

Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , interogare sau formular în Datasheet sau Form View;
2. Se selecteaz inregistrarea care are valoarea necesar pentru filtrare;
3. Se d click pe punctul de inser ie din câmp, de exemplu, pe valoarea 300
din câmpul Pre (Figura nr. 6.67. Filtrarea cu selection);
4. Se execut un click pe butonul Selection din grupul de instrumente Sort &
Filter. Se deschide lista operatorilor rela ionali având ata at valoarea
selectat ;
5. Operatorii care au valoarea ata at , imediat ce vor fi selecta i, vor executa
filtrarea. Op iunea Between deschide o fereastr de editare prin care se
solicit valorile intervalului;

Figura nr. 6.67. Filtrarea cu selection

6. În interogare vor fi afi ate doar articolele ce con in valoarea sau valorile
selectate.

Observa ii: Pentru anularea filtr rii realizat cu Selection se fixeaz cursorul în lista
filtrat (oriunde) i se selecteaz Toggle Filters (Figura nr. 6.68. Anularea filtr rii
realizat cu Selection).

Figura nr. 6.68. Anularea filtr rii


realizat cu Selection

149
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Not : În cazul articolelor de tip text, se poate executa click într-un câmp (f r nici un
text selectat) pentru ca Access-ul s foloseasc întregul câmp pentru filtru. De
asemenea, se poate selecta o parte din câmp, începând cu primul caracter, pentru a se
returna înregistr rile a c ror valoare a câmpului încep cu acel caracter. Alt op iune este
aceea de a selecta orice valoare, dup primul caracter dintr-un câmp, pentru a se returna
toat valoarea sau o parte a acesteia, în respectivul câmp, cu acelea i caractere (Figura
nr. 6.69. Selectarea câmpurilor de tip text pentru filtru Selection i Figura nr.6.70.
Rezultatul filtr rii).

Figura nr. 5.56. Filtrarea articolelor care con in un anumit cuvânt

Figura nr. 6.69. Selectarea câmpurilor de tip text pentru filtru Selection

Figura nr. 6.70. Rezultatul filtr rii

6.7.4. Filtre avansate

Cele mai complexe filtre, ce se pot crea, dau posibilitatea de a se filtra i de a se


sorta înregistr rile într-o singur opera ie pentru o singur tabel sau interogare. Op iunea
Advanced din grupul de instrumente Filter & Sort este asem n toare cu Query Design
View, în varianta în care se lucrez cu grila Design, unde se poate specifica criteriul
folosit pentru a filtra înregistr rile dar i ordinea sort rii. Caracteristica Advanced poate
opera pe tabele sau interog ri dar nu poate genera tabele.

Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , interogare sau formular în Datasheet View sau un formular
în Form View;
2. Se alege din grupul de instrumente Filter & Sort op iunea Advanced i apoi
Advanced Filter Sort care deschide Design-ul grilei pentru realizarea unei
interog ri;
3. Se introduce criteriul de filtrare i sortare în Design-ul grilei (Figura nr. 6.71.
Realizarea filtrelor avansate);

150
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Advanced
deschide
grila Design
de realizare a
interog rii.
La linia
Criteria se
introduce
Se scrie criteriul de fitrare criteriul de
Like „Geaca” în linia filtrare
Criteria

Figura nr. 6.71. Realizarea filtrelor avansate

4. În cazul în care filtrarea se realizeaz pe dou coloane de tipuri diferite, în


gril se vor introduce cele dou coloane precizându-se pentru ambele criteriu
de filtrare în linia Criteria;
5. La închiderea design-ului grilei s-a realizat filtru conform selec iilor (Figura
nr. 6.72. Criteriu multiplu de fitrare).

Coloanele filtrate sunt:


NUMEPROD i PRE

Figura nr. 6.72. Criteriu multiplu de fitrare

Observa ii: În designul grilei care se deschide selectând Advanced Filter se vor insera
din sursa de date doar câmpurile pentru care se va face filtrare. În exemplul anterior s-au
inserat dou câmpuri, unul de tip text (NUMEPRODUS) i altul numeric (PRE ).

6.7.5. Salvarea filtrelor ca interog ri


Dup ce s-a lucrat cu un filtru s-ar putea s se cear utilizarea lui în diferite
circumstan e. În acest caz se va salva filtrul ca o interogare.

Etape de lucru:
1. Se creaz un filtru prin oricare din metodele men ionate anterior;
2. Se deschide fereastra Design a filtrului i se alege comanda Advanced
Filter/Sort (Figura nr. 6.73. Designul unei interog rii realizate pe baza
filtrului);
3. Dac se dore te, se va modifica grila filtrului;

151
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

4. Se execut un click pe butonul Save As de pe bara de instrumente. Se


introduce numele interog rii în caseta de dialog Save As Query.

Filtru realizat pentru


tabela PRODUS.

Figura nr. 6.73. Designul unei interog rii realizate pe baza filtrului

În cazul în care se dore te s se foloseasc din nou specifica ia acestei interog ri


într-un alt filtru, se deschide grila Design a filtrului i se selecteaz comenzile Advanced
Filter/Sort, se d un click pe Load-ul de la butonul Query i dublu click pe numele
interog rii. Aceast interogare va ap rea acum în chenarul Query al ferestrei Database.
Se va putea folosi ca orice alt interogare. O diferen fa de interog rile realizate prin
Query ar fi c toate câmpurile din surs sunt afi ate în rezultatul interog rii, nu doar
câmpurile care se afla în gril . Aceast lucru se realizeaz deoarece proprietatea Output All
Fields este setat pe Yes.

6.7.6. iruri de lungime zero, Anul ri, Blank-uri, Nulls,


EmptyString

Criteriile faciliteaz limitarea afi rii valorilor con inute într-un câmp specificat al
grilei. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un operator urmat de o expresie. Valorile de
tip text trebuie s fie încadrate de ghilimele, iar cele calendaristice de o pereche de
caractere „#” (diez).
Când se creaz , se selecteaz , se ac ioneaz o interogare sau se folose te op iunea
Advanced Filter/Sort, în vederea crearii unui filtru pentru tabel, s-ar putea s se cear
vizualizarea înregistr rilor care nu au valoare. Spre exemplu, într-un tabel de adrese se
caut toate adresele f r coduri asfel încât s se poat ascunde sau înl tura înainte de a
trimite coresponden a. O alt op iune ar fi c utarea câmpurile care au iruri cu lungimea
zero. Când se folose te un câmp null într-un calcul, rezultatul calculului va fi anulat. Se
poate folosi func ia NZ pentru a schimba nulls (anul rile) în zeros (zerouri).

152
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Not : Pentru ca un câmp s poat accepta iruri cu lungimea zero, proprietatea acelui
domeniu trebuie s fie setat pe Yes.

Etape de lucru:
1. In Design View, la o interogare, se va introduce criteriul de selec ie dorit în
linia Criteria;
2. Pentru a se g si toate înregistr rile f r date, se va tasta Null, Access-ul va
traduce comanda primit prin Is Null. Dac se caut toate înregistr rile, în
afar de cele cu spa ii libere, se va introduce Not Null (Access va interpreta ca
Is Not Null);
3. Pentru a g si înregistr ri cu iruri de lungime zero se tastez ””(dou perechi
de ghilimele f r spa iu între ele);
4. In celula Field a grilei concepute, dac se calculeaz valori care au anul ri în
unele câmpuri, se va include fiecare denumire de câmp în Nz([Fieldname])
(Figura nr. 6.74. Utilizarea func iei NZ în expresii). De exemplu, pentru a se
afi a valoarea zero în câmpurile calculate în care au intrat valori nule se va
scrie: val: Sum(Nz([buc])*Nz([pret]))+0. (Figura nr. 6.76. Func ia Nz()
aplicat unui câmp calculat).

Câmp ob inut cu
ajutorul func iei NZ()

Figura nr. 6.74. Utilizarea func iei NZ în expresii

Conform expresiei
dac unul dintre
câmpuri este de
valoare zero la
rezultatul execu iei
nu se va afi a
nimic. Câmpul Val
se ob inedintr-o
expresie simpl .

Figura nr. 6.75. Rezultatul selec iei cu NZ([Fieldname ])+0

153
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

5. Se alege butonul Datasheet View pentru a se vedea rezultatele interog rii sau
se alege Run pentru a reactualiza înregistr rile, dac interogarea este de
ac iune (Figura nr. 6.75. Rezultatul selec iei cu NZ([Fieldname])+0) i
(Figura nr. 6.77. Rezultatul selec iei unui câmp calculat utilizând func ia Nz);
6. Se poate folosi expresia :

Nume câmp_calculat: Sum(Nz([câmp1])*Nz([câmp2]))+0)

Func ia NZ() introdus în


coloanele Pretul i Val

Figura nr. 6.76. Func ia Nz() aplicat unui câmp calculat

Pentru ca rezultatul
selec iei s furnizeze
zero pentru coloanele
calculate în care
intervin operanzi cu
valoare zero se va
introduce func ia NZ()
în expresia de calcul a
coloanei.

Figura nr. 6.77. Rezultatul selec iei unui câmp calculat utilizând func ia Nz

Sfat: Pentru a expune zerourile, dintr-un domeniu numeric care are anul ri, se va scrie în
linia Field a grilei Query Design: NZ([Fieldname ])+0.

Not : Când se aplic criteriul de sortare Ascending pe un câmp cu Nulls, înregistr rile cu
valori nule vor fi expuse primele.

154
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

6.8. Sortarea coloanelor


Se va putea aplica o ordine de sortare la setul de rezultate al unei interog ri în
fiecare Form sau Datasheet View. Se poate face i sortarea setului de rezultate al unui
filtru simplu sau filtru avansat. Ordinea sort rii unui filtru este, de obicei, determinat de
rândul sort al grilei Query Design. Se poate sorta interogarea independent de proprietatea
stabilit , prin urm torii pa i.

Etape de lucru:
1. Se va executa un click pe coloana/le sau câmpul/rile care se doresc a fi
sortate;

2. Se execut apoi un click pe butonul sau butonul , sau se aleg


respectivele comenzi din meniul contextual, dac datele sunt de tip text fie
pe butonul Sort A to Z, fie pe Sort Z to A, iar pentru date de tip numeric fie
Sort Smallest to Largest ori Sort Largest to Smallest (Figura nr. 6.78.
Comenzile de sortare din meniul contextual).

Ordinea sort rii este salvat odat cu foaia de lucru. Pentru a terge sortarea, în
Datasheet View-ul pentru interogare, se selecteaz coloana sau coloanele i se alege
butonul Clear All Sorts.

Sortarea
câmpurilor
numerice

Sortarea câmpurilor
de tip text

Figura nr. 6.78. Comenzile de sortare din meniul contextual

Comanda Advanced Filter/Sort


deschide grila Design în care la
linia Sort se introduc criteriile
de sortare.

Figura nr. 6.79. Selectarea comenzii Advanced Filter/Sort

155
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Not : Dac sortarea este mai complex (cu mai multe câmpuri non adiacente) se alege
comanda Advanced i apoi Advanced Filter/Sort i se creaz un filtru în care se
introduc i sort rile la coloanele filtrului (Figura nr. 6.79. Selectarea comenzii
Advanced Filter/Sort).

6.9. Design-ul interog rii: Coloane


În design-ul interog rii s-ar putea s nu fie suficient spa iu pentru a se vedea
câmpul întreg sau criteriul de selec ie. În acest caz se impune necesitatea schimb rii
l imii unei anumite coloane. Schimbarea se poate face temporar pentru a se vedea
necesit ile de moment, sau permanent, coloana c p tând o nou dimensiune care va
r mâne.

Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul în modul de lucru Datasheet View.
2. Dac se dore te s se vad permanent o coloan de l ime mare, se fixeaz
cursorul pe bordura gri, de deasupra, între dou nume de câmpuri.
Cursorul mousului se transform într-o s geat cu 2 capete. Se trage de
mouse la dreapta i coloana se l e te.
3. Dac se vrea s se vad temporar întreaga intrare, se tasteaz Shift + F2
pentru a deschide fereastra Zoom. Se alege Ok când s-a terminat de
vizualizat sau editat.

6.10. Interog ri specifice SQL: Interogarea UNION


] Interogarea UNION combin dou sau mai multe interog ri „clasice” de tip
SELECT într-o singur interogare. Articolele furnizate de aceste interog rii vor fi
„amestecate” i returnate sub forma unui singur set de articole. Câmpurile puse în
coresponden trebuie s fie de acela i tip. Exist o singur excep ie: câmpurile de tip
Number pot fi puse în coresponden cu cele de tip Text. Coresponden a dintre articole
este de tip pozi ional (primului câmp din prima interogare îi corespunde primul câmp din
cea de-a doua interogare .a.m.d.). În interogarea astfel generat , dac s-a folosit cuvântul
UNION nu se vor re ine dublurile articolelor, dac s-a folosit varianta UNION ALL se vor
afi a i articolele dublate. Dac se dore te sortarea articolelor returnate de interogarea
UNION, se va introduce o clauz ORDER BY, dup ultima instruc iune SELECT.
Caracterul „;” indic sfâr itul instruc iunii SQL.

Etape de lucru:
1. Se lanseaz crearea unei interog ri în modul de lucru Design;

156
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

2. Se deschide fereasta Show Table din care se aduc în gril tabelele surs ;
3. Se închide fereastra Show Table;
4. Se deschide meniul contextual i se selecteaz submeniul SQL Specific i
apoi comanda UNION (Figura nr. 6.80. Selectare comand UNION).
5. În fereastra de editare care s-a deschis sa tasteaz instruc iunea SELECT
(Figura nr. 6.81. Instruc iunea Select cu Union).
6. Dac se dore te o sortate a articolelor returnate se va introduce i o clauz
ORDER BY.
7. Pentru vizualizarea rezultatelor se va ac iona butonul Run;
8. Se închide interogarea cu salvare;

Figura nr. 6.80. Selectare comand UNION

Numele interog rii de tip


Union

Figura nr. 6.81. Instruc iunea Select cu Union

Figura nr. 6.82. Execu ia interog rii Union

157
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

9. În fereastra obiectelor, la grupul Cereri se va afi a numele cererii Union


prefa at de dou cercuri intersectate;
10. Executând un dublu click pe numele interog rii se ob ine execu ia acesteia
(Figura nr. 6.82. Execu ia interog rii Union).

Observa ie: Interogarea realizat în SQL cu Union va avea ca simbol ata at dou cercuri

intersectate . Între cele dou tabele nu exist declarat o rela ie.

6.11. Interogare SQL: Combinare Inner Join


Când se lucreaz cu dou tabele, între care exist declarate rela ii, exist
posibilitatea s se vad câmpurile ambelor tabele. Limbajul de intrerogare SQL permite
definirea de interog ri de selec ie i crearea unor interog ri cu structur complex în care
se pot reg si func ii agregate, asocierile (Join) sau combin rile (Union). Opera iile de
asociere incluse de clauza Join au ca rezultat producerea tuturor combina iilor posibile. În
acest scop se pot uni dou sau mai multe tabele într-o interogare. Jonc iunile realizate pot
fi interne (Inner Join) sau externe (Outer Join). Jonc iunile externe sunt de dou tipuri:
de stânga (Left Outer Join) i de dreapta (Right Outer Join). Clauza Join specific tabela
care va fi asociat tabelei precizat în clauza From.
În rezultatul jonc iuni cu Inner Join se vor g si înregistr rile pentru care câmpul
de asociere va avea acelea i valori în toate tabelele din asociere.
Asocierea Left Outer Join creaz asocieri în care se vor reg si toate înregistr rile
tabelei precizate dup clauza FROM i doar înregistr rile din tabela precizat dup Left
Join pentru care câmpul de asociere are acelea i valori cu cele din prima tabel .
Asocierea de tip Right Outer Join furnizeaz ca rezultat al interog rii toate
câmpurile din fi ierul precizat dup clauza Right Join i doar acele câmpuri din tabela
precizat dup clauza From pentru care câmpul de asociere are acelea i valori. În rest vor
fi afi ate spa ii, atât în asocierea Left câ i în asocierea Right.

Etape de lucru:
1. Din fereastra Relationships a unei interog ri, se execut click dreapta
pentru a selecta i deschide fereastra Show Table. Prin intermediul acestei
ferestre se vor ad uga tabelele adi ionale, apoi se alege Close pentru
închiderea ferestrei Show (Figura nr. 6.83. Selectarea butonului de
op iune Show Table).
2. Dac nu sunt stabilite real iile între tabele se creaz . Pentru a crea o rela ie
între un tabel existent i unul adi ional se trage câmpul tabelei existente la
câmpul de leg tur al tabelei adi ionale. Apare o linie între cele dou
tabele. În general, se va trage cheia primar de la tabela surs (care este cu

158
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

bold) la câmpul non-primar din tabela secundar (Figura nr. 6.84.


Fereastra rela iilor dintre tabele).
3. Pentru a seta propriet ile Join, se d click dreapta pe linie iar din fereastra
Edit Relationships se alge Join Type având ca efect deschiderea ferestrei
Join Properties (Figura nr. 6.85. Deschiderea ferestrelor Join Properties
pentru cele dou tipuri de rela ii).
4. Pentru început se arat doar inregistr rile unde cele dou câmpuri de
leg tur au date identice (aceasta este numit Inner Join). Se alege a doua
op iune pentru a se vedea înregistr rile corespondente i toate înregistr rile
din tabela principal care au corespondent în tabela secundar (acest gen
de leg tur este numit Left Join ).
5. Se alege Ok i se termin interogarea ad ugând la gril orice câmp, op iuni
de sortare i criterii de selec ie (Figura nr. 6.87. Designul interog rii
Inner Join).
6. Se d click pe Run pentru a derula interogarea (Figura nr. 6.86. Execu ia
interog rii).
7. Click dreapta pe titlul interog rii, se deschide meniul contextual de unde se
selecteaz comanda SQL View. Un click pe acest comand deschide
fereastra Select Query unde se poate vedea selec ia realizat (Figura nr.
6.88. Selectare SQL View).
8. Se lanseaz în execu ie interogarea realizat (Figura nr. 6.89. Model de
selec ie intern «Inner Join»).

În exemplul din figura nr. 6.87 „Designul interog rii Inner Join combinat cu Left
Join”, fraza SELECT realizat este:
SELECT clienti.nume, clienti.adresa, clienti.telefon, date_clienti.adresa_loc_munca,
date_clienti.telefon_loc_munca, carti.titlu, carti.cod_autor, imprumuturi.data_r
FROM (clienti LEFT JOIN date_clienti ON clienti.nrLeg = date_clienti.nrLeg)
INNER JOIN (carti INNER JOIN imprumuturi ON carti.cod_carte =
imprumuturi.cod_carte) ON clienti.nrLeg = imprumuturi.nr_leg
WHERE (((imprumuturi.data_r)<Now()));

Un exemplu de comand SELECT în care se va folosi doar Inner Join (jonc iune
intern ) ar fi:
SELECT carti.cod_carte, carti.titlu, autori.nume, edituri.editura, carti.an,
carti.nr_tot, carti.nr_disp FROM edituri INNER JOIN (autori INNER JOIN carti
ON autori.cod_autor=carti.cod_autor) ON edituri.cod_editura=carti.cod_editura;

Figura nr. 6.83. Selectarea butonului de op iune Show Table

159
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr. 6.84. Fereastra rela iilor dintre tabele

Rela ie Left Join Rela ie Inner Join

Figura nr. 6.85. Deschiderea ferestrelor Join Properties pentru


cele dou tipuri de rela ii

Figura nr. 6.86. Execu ia interog rii

160
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr. 6.87. Designul interog rii Inner Join combinat cu Left Join

Not : Dac s-au creat rela iile, în baza de date, cu Referential Integrity se va verifica
dac Right Outer Join are acelea i rezultate ca i Inner Join deoarece nu ar trebui s
existe înregistr ri singulare în tabela secundar .

Figura nr. 6.88. Selectare SQL View

Folosind aceea i baz de date rezultatul acestei interog ri va fi conform Figura nr.
6.89. „Model de jonc iune intern «Inner Join»” în care se realizeaz dou jonc iuni: mai
întâi între autori i c r i, pe baza câmpului cod_autor i apoi între fi ierul edituri i
rezultatul jonc iuni anterioare pe baza câmpului cod_editur .

Figura nr. 6.89. Model de selec ie intern (Inner Join)

161
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Sfat: Pentru a g si toate inregistrarile f r corespondent se recomand s se creeze o


interogare cu leg tur între câmpuri i s se aleg Left Join sau Right Join. Sub unul din
câmpuri se va seta criteriul la Is Null. S-ar putea s se doreasc crearea acetui tip de
interogare înainte s se creze rela iile dintre tabele dac au fost introduse date în tabelele
respective, pentru a se vedea care înregistr ri trebuie s fie terse.

6.12. Interogare: Crearea interog rilor cu Self Join


Când s-a creat un câmp într-o baz de date care se refer la alt câmp din aceea i
baz de date, se va putea crea un Self Join prin care se une te baza de date cu sine îns i
pentru a se afi a informa iile solicitate. O astfel de asociere este denumit asociere
intrinsec . În vederea cre rii unei astfel de rela ii se va duplica tabelul în fereasta de
rela ii. Numele tabelului copie va fi acela i cu al tabelului original la care s-a ad ugat
extensia „_1”. Utilizarea asocierilor intinseci permite efectuarea c ut rilor recusive.

Etape de lucru:
1. Se deschide Query Design View, din meniul contextual se selecteaz
comanda Show Table;
2. Din fereasta Show Table se selecteaz tabela de lucru care va ap rea în
fereastra de rela ii a grilei;
3. Se execut dublu click pe aceea i tabel în Show Table, se vor depune
dou Field List-uri de pe aceea i tabel . Se alege Close pentru reîntoarcere
la Design-ul grilei;
4. Al doilea nume al tabelei este identic cu numele primei tabele având îns
ad ugat num rul „_1” (A se vedea tabelele „Carti” i „Carti_1” din
Figura nr. 6.90. „Designul unei interog ri cu SELF JOIN”). Pentru a se
evita confuzia se d click dreapta în al doilea Field List i se introduce un
nume la proprietatea Alias, pentru a atribui celei de-a doua tabele un nume
(de exemplu: carti_copie;
5. Se selecteaz , din tabel , toate câmpurile care se doresc în gril ;
6. Se trage de câmpul de leg tur din prima tabel , spre câmpul de leg tur a
celei de a doua tabele pentru a crea un Join. Aceste câmpuri vor avea
nume diferite dar trebuie s aib acela i tip de date;
7. Se termin de creat ad ugându-se câmpuri noi, op iuni de sortare i criterii
de selec ie;
8. Se d Run pentru derularea interog rii (Figura nr. 6.91. Rezultatul selec iei
cu SELF JOIN).

162
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr. 6.90. Designul unei interog ri cu SELF JOIN

Figura nr. 6.91. Rezultatul selec iei cu SELF JOIN

6.13. Subinterog ri: Creare


Din când în când s-ar putea s fie necesar s se creze o interogare care s
foloseasc rezultatele alteia pentru derulare. O variant ar fi s se creze o interogare i
apoi s se foloseasc ca baz pentru urm toarea. O alt variant ar fi s se copieze
declara iile SQL din prima interogare i s se plaseze în celula Criteria a celei de a doua.

Etape de lucru:
1. Dac se vrea s apar i interog rile ini iale i subinterogarea listate în
fereastra obiectelor Database se va da click pe eticheta Create i se alege
Query Design;
2. Prin intermediul ferestrei Show Table se vor selecta interog rile surs
(Figura nr. 6.92. Interog rile de selec ie folosite la realizarea
subinterog rii);

163
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

Figura nr. 6.92. Interog rile de selec ie folosite la realizarea subinterog rii

3. Se va crea o nou interogare folosind câmpuri din interog rile surs


(Figura nr. 6.93. Subinterogare realizat în SQL);

Figura nr. 6.93. Subinterogare realizat în SQL

4. De exemplu, interogarea „Numai ce este în credit” folose te datele din


interog rile „Note_contab_rulaj_credit” i „Note_contab_rulaj_debit”
(Figura nr. 6.92. Interog rile de selec ie folosite la realizarea
subinterog rii) (Figura nr. 6.94. Execu ia celor dou interog ri realizate
ini ial cu SQL);

Figura nr. 6.94. Execu ia celor dou interog ri realizate ini ial cu SQL

5. Se închide interogarea cu salvare. Pentru a vedea rezultatul selec iei se


execut dublu click pe numele ei sau se deschide în design i se apas

164
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

butonul de comand Run (Figura nr. 6.95. Selec ia realizat de


subinterogare);
6. Dac se dore te s se creeze o singur interogare, mai intâi se va crea
subinterogarea ca un singur câmp i o singur inregistrare ca output. Se va
afi a subinterogarea în SQL View i se va copia tot textul. Se creaz
interogarea surs i criteriile de selec ie pe irul Criteria din fereastra
Design a interog rii ini iale.

Figura nr. 6.95. Selec ia realizat de subinterogare

165
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre

166
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

RAPOARTELE ÎN ACCESS

7.1. Definirea i clasificarea rapoartelor


Rapoartele sunt destinate tip ririi diferitelor rezultate. Informa iile tip rite pot fi
grupate, filtrate, sortate, se pot ob ine rezultate sintetice cum ar fi subtotalurile i totalurile.
Rapoartele con in informa ii extrase din tabelele bazei de date, din interog ri sau alte
elemente ce se adaug la proiectarea raportului. Elementele ce se adaug unui raport se
numesc controale. Controalele pot fi grafice, etichete de text, imagini i alte elemente
statice, care nu se schimb când se trece de la o înregistrare la alta; de asemenea se poate
ad uga caseta de editare care îns se schimb , de la o înregistrare la alta. Controalele în
rapoarte pot fi folosite i pentru efectuarea i afi area unor calcule sau pot fi butoane ce
efectueaz diferite ac iuni; depozite ca subrapoarte (datasheet grid de înregistr ri legate de
formularul principal); sau obiecte care fac introducerea i vizualizarea datelor mai u oar ,
cum ar fi calendarul, ActiveX, Spinner i alte controale obi nuite.
În general, un control se adaug unui raport prin ac iunea drag and drop; de
exemplu, din Field List se pozi ioneaz cursorul mouse-ului pe control i inând ap sat
butonul stânga, se ‘trage’ controlul în locul unde se dore te s apar , apoi se elibereaz
fixându-se în acea pozi ie, sau folosind panglica de instrumente, în modul de lucru Report
în Design View. Fiecare control se plaseaz într-o sec iune dintr-un raport. In func ie de
sec iune, controlul va ap rea: o dat pe fiecare pagin ; de fiecare dat când un grup se
schimb sau la fiecare înregistrare.
Un raport este compus din trei p r i: antetul, zona de detaliu i subsolul. În antet se
include numele raportului, sigla firmei (op ional) i capul de tabel. În zona de detaliu sunt
prezentate datele. În subsol sunt prezentate, de regul , informa ii statice, care nu se schimb
cu fiecare înregistrare editat . Pentru crearea unui raport pot fi utilizate cinci metode:
Crearea unui raport pe baza tabelului sau interog rii curente;
Raport tip etichete;
Crearea unui raport gol;
Crearea unui raport cu ajutorul utilitarului Report Wizard;
Crearea unui raport în modul design (Report Design).
În general, raportul se bazeaz pe obiectul activ în acel moment, dar poate fi i
selectat sursa de date -în func ie de varianta de creare a lui.

167
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Etape de lucru:
1. Pentru crearea unui raport de baz în panoul Navigation se va executa un click pe
bara Reports i apoi pe tabelul surs ;
2. Se va activa eticheta Create care deschide fila cu acela i nume;
3. Se va executa un click pe oricare dintre urm toarele butoane de raport:
Report pentru a crea un raport pe coloane;
Labels pentru a crea un raport pe coloane de tip etichet ;
Blank Report pentru a crea un raport gol;
Report Wizard pentru a deschide utilitarul Wizard;
Report Design pentru a comuta în modulul de lucru Design.
Raportul creat va fi afi at în fereastra Print Preview, dar se poate comuta în modul
de lucru Design (în cazul în care s-a creat în alte variante) pentru eventualele modific ri; se
poate salva, tip ri sau închide.

Sec iunile unui raport

Structura unui raport este împ r it în sec iuni. Acestea sunt:


Report Header (Antet raport) este sec iunea care se imprim o singur dat la
începutul raportului. În aceast sec iune se include de regul , o sigl , un titlu pentru
raport, data calendaristic . Antetul raportului este prima sec iune din raport, poate s
lipseasc , dar în cazul în care exist , se imprim înainte de antetul paginii. Dac în
antetul raportului se plaseaz un control calculat, ce utilizeaz o func ie agregat ,
func ia respectiv se va aplica întregului raport.
Page Header (Antet pagin ) se va imprima pe fiecare pagin în partea superioar .
De obicei, în aceast sec iune se introduc etichetele coloanelor pentru a fi repetate la
fiecare pagin .
Group Header (Antetul de grup) se imprim la începutul fiec rui grup de
înregistr ri. Se utilizeaz pentru numele grupului de înregistr ri, dac s-au constituit
grupuri în cadrul raportului. Când se plaseaz un control calculat în antetul de grup,
ce utilizeaz o func ie agregat , func ia se aplic numai grupului respectiv.
Detail (Detaliu) formeaz corpul principal al raportului, va con ine sursa de date
pentru raport, imprim fiecare rând din sursa de date. Poate s con in controale
calculate cu leg tur , dar i controale f r leg tur .
Group Footer (Grupul de subsol) poate s apar la finalul fiec rui grup de
înregistr ri. În el se vor reg si informa ii rezumative pentru grup.
Page Footer (Pagin de subsol) se imprim la finalul fiec rei paginii, dac exist i
dac s-au inserat controale în cadrul ei.

168
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Report Footer (Subsolul raportului). Con inulul acestei sec iuni se va imprima o
singur dat - la finalul raportului. Va con ine informa ii de rezumat, pentru întregul
raport i totalurile- la nivel de raport.

7.2. Crearea raportului rapid cu Report


Pentru crearea unui raport rapid se procedeaz astfel:
1. În cadrul panoului Navigation se ac ioneaz eticheta Create;
2. Se deschide un tabel care va fi sursa datelor pentru raport;

Figura nr. 7.1. Comenzile pentru crearea raportului

Antet

Înregistr ri

Nr Nr.
înregistr ri pagini

Figura nr. 7.2. Raportul creat cu butonul Report

3. Din cadrul grupului de instrumente Reports se ac ioneaz butonul Report având ca


efect afi area de tip coloane, pe baza sursei selectate (Figura nr. 7.1. Comenzile
pentru crearea raportului). Va avea ata at în antet o sigl , denumirea preluat din
denumirea tabelului surs , data realiz rii i denumirea coloanelor (acelea i cu cele
din sursa de date). În zona de detaliu va avea înregistr rile, o func ie de num rare a
articolelor din raport i indicarea num rului paginii curente din total paginii pe
raport (Figura nr. 7.2. Raportul creat cu butonul Report).

Observa ie: Pentru eventuale modific ri se deschide raportul în modul de lucru Design.

169
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

7.3. Crearea raportului cu Labels


Etape de lucru:
1. În cadrul panoului Navigation se ac ioneaz eticheta Create;
2. Se deschide un tabel, care va fi sursa datelor din tabel;
3. Din cadrul grupului de instrumente Reports se ac ioneaz butonul Labels care
deschide utilitarul Label Wizard. În cadrul primei ferestre se va selecta
dimensiunea etichetei (Figura nr. 7.3. Lansarea utilitarului Label Wizard). Se
trece la faza urm toare ac ionnând butonul Next;

Figura nr. 7.3. Lansarea utilitarului Label Wizard

4. În cea de- a doua fereastr se stabile te fontul, stilul de scriere i culoarea


(Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere);
5. În fereastra urm toare se stabile te modalitatea de separare a câmpurilor în
cadrul etichetei (slech, virgul sau liniu a de unire) (Figura nr. 7.5. Separarea
câmpurilor);
6. Se selecteaz câmpurile pentru etichet (Figura nr. 7.6. Selectarea câmpurilor
pentru etichet );

Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere

170
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

7. Se atribuie nume etichetei i se stabile te modul de vizualizare (Figura nr. 7.7.


Stabilirea numelui etichetei i modului de vizualizare, apoi se ac ioneaz
butonul Finish ;
8. Se prezint varianta de etichet creat (Figura nr. 7.8. Model etichet ).

Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere

Figura nr. 7.5. Separarea câmpurilor

Figura nr. 7.6. Selectarea câmpurilor pentru etichet

Figura nr. 7.7. Stabilirea numelui etichetei i modului de vizualizare

171
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Figura nr. 7.8. Model etichet

Observa ie: Câmpurile de tip OLE Object, Attachment, Logice, Lookup Wizard i
Hyperlink nu pot fi trecute ca surs a etichetelor.

7.4. Crearea raportului cu ajutorul instrumentului Blank


Report
Utilizarea instrumentului Blank Report (raport necompletat) se recomand
atunci când, raportul va con ine pu ine câmpuri. Instrumentul Blank Report creaz rapid
un raport necomplectat care, se afi eaz în modul de lucru Layout urmând a fi aduse
câmpuri, în cadrul raportului din panoul Field List.

Etape de lucru:
1. Din cadrul grupului de instrumente Reports, dup ac ionarea etichetei Create
din panglica Navigation, se va executa un click pe butonul Blank Report;
2. Pe ecran se afi eaz panglica Format, în zona de lucru apare un raport gol, în
dreapta având afi at panoul Field List cu structura tabelului activ- în acel
moment (Figura nr. 7.9. Crearea unui raport necompletat);
3. Executând dublu click pe denumirile câmpurilor ce se doresc a fi în raport (de
exemplu: NumeProdus, Pre , Foto), acestea se vor insera împreun cu articolele
din tabel. Inserarea se va efectua pe coloane. În partea de jos vor fi plasate
op iuni pentru grup ri, sort ri i func ii (Group, Sort, and Total) (Figura nr.
7.10. Înc rcarea raportului cu date);
4. Executând un click pe Add a Group sau pe Add a Sort se deschide lista
autoderulant cu numele câmpurilor din raport, putându-se selecta oricare dintre
ele- pentru realizarea grup rilor i sort rilor. În cazul în care nu s-au afi at
benzile pentru grup ri i sort ri, se va executa un click pe butonul Group & Sort
din panglica Format- având ca efect afi area celor dou benzi (Figura nr. 7.11.
Sort ri grup ri i totaliz ri la nivel de raport);
5. Pentru a insera totaliz ri, se ac ioneaz butonul Totals, iar din lista autoderulant
a func iilor, se alege func ia adecvat . Butonul Totals devine vizibil doar, dac
s-a selectat o coloan cu date. În exemplul din figur s-a inserat func ia Average
pentru a calcula media pre urilor (Figura nr. 7.11. Sort ri grup ri i totaliz ri la
nivel de raport).

172
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Butonul pentru crearea unui raport necomplectat

Tragerea câmpurilor în
Pozi ia indicat de s ge i

Figura nr. 7.9. Crearea unui raport necomplectat

Figura nr. 7.10. Înc rcarea raportului cu date

Lista
autode-
rulant
pentru
sort ri i
grup ri

Grupul
Costum

Ad ugarea Anularea opera iei


gup rilor i de grupare i
sort rilor sortare
Figura nr. 7.11. Sort ri grup ri i totaliz ri la nivel de raport

173
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Dac se deschide raportul creat în Design, se observ c a fost inserat banda Page
Header pentru etichetele de coloan . Deoarece s-a efectuat grupare la nivel de NumeProdus
s-a inserat o band Header- pentru gruparea realizat . În zona de detalii se g sesc
câmpurile Pre i Foto. Deoarece s-a solicitat func ia pentru calculul pre ului mediu,
programul a inserat o band NumeProdus Footer pentru func ia Avg(). La nivel de pagin
nu s-a solicitat nimic, dar s-a inserat la nivel de raport, func ia Avg() sub banda report
Footer.

Figura nr. 7.12. Vizualizarea raportului în Design

Observa ie: În aceast variant de lucru raportul a fost creat în modul Layout. Raportul
astfel creat nu are nume, sigl , dat calendaristic , num r de pagin . Pentru a ad uga alte
controale raportului se deschide în modul de lucru Design.

7.5. Crearea raportului cu ajutorul utilitarului Report


Wizard
Crearea rapoartelor cu Wizard presupune parcurgerea mai multor etape.

Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, iar în cadrul grupului de instrumente Reports se
execut un click pe butonul Report Wizard având ca efect, lansarea utilitarului
Wizard pentru crearea rapoartelor (Figura nr. 7.13. Lansarea utilitarului
Report Wizard);

Figura nr. 7.13. Lansarea utilitarului Report Wizard

174
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

2. În cadrul primei ferestre Wizard, se execut un click în caseta de editare


Tables/Queries pe s geata cu vârful în jos, pentru a alege tabelul sau
interogarea ca surs a datelor i apoi un click pe numele sursei;

Figura nr. 7.14. Selectarea sursei de date pentru raport

3. În cadrul acelea i ferestre se selecteaz câmpurile pentru raport, trecându-se


din caseta de editare Available Fields în caseta Selected Fields. Se trece la
fereastra urm toare, ac ionând butonul Next (Figura nr. 7.14. Selectarea
sursei de date pentru raport);
4. În noua fereastr se poate preciza gruparea înregistr rilor. Pentru grupare se
pot utiliza maxim 10 câmpuri. Se apas butonul Next (Figura nr. 7.15.
Op iunea de grupare a înregistr rilor). În exemplul din figura 7.15. gruparea
s-a realizat la nivel de NUMEPRODUS;

Figura nr. 7.15. Op iunea de grupare Figura nr. 7.16. Op iunile de sortare în
a înregistr rilor cadrul raportului

175
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

5. Se precizeaz ordinea înregistr rilor în fiecare grup, se solicit sortarea dup


maxim 4 câmpuri odat - cresc tor sau descresc tor (Figura nr. 7.16.
Op iunile de sortare în cadrul raportului);
6. În urm toarea fereatr se stabile te macheta i orientarea raportului (Figura
nr. 7.17. Selectarea machetei raportului);
7. Se alege stilul raportului i aspectul final (Figura nr. 7.18. Selectarea
variantei de vizualizare a raportului);

Figura nr. 7.17. Selectarea machetei Figura nr. 7.18. Selectarea variantei de
raportului vizualizare a raportului

8. Se atribuie numele raportului i se stabile te dac se dore te previzualizarea


sau afi area în modul Design, dup care se execut un click pe butonul Finish
(Figura nr. 7.17. Stabilire titlu i op iune de vizualizare i Figura nr. 7.19.
Raportul final realizat cu Wizard).

Figura nr. 7.19. Stabilire titlu i Figura nr. 7.20. Raportul final realizat cu
op iune de vizualizare Wizard

176
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

9. Raportul se creaz pe coloane, con ine titlu, grup rile i sort rile solicitate, iar
în josul paginii- data curent inserat cu func ia New() i num rul de pagin
([Page]& “of “ &[Pages]). În vederea inser rii altor controale, se deschide
raportul în modul de lucru Design (Figura nr. 7.21. Designul raportului creat
cu Wizard).

Figura nr. 7.21. Designul raportului creat cu Wizard

7.6. Crearea raportului în Design

În Design se pot crea rapoarte mai complexe, putându-se ad uga câmpurile din
Field List, din grupul Controls, fila Design sunt accesibile butoane pentru controale, iar din
caseta de propriet i se pot selecta propriet ile controalelor. Controalele pot s aib sau nu
exper i asocia i.

Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente Reports, se selecteaz
butonul Report Design - având ca efect afi area scheletului pentru realizarea
designului (Figura nr. 7.22. Butoane de operare în varianta Design);
2. Se execut un click pe eticheta Design a barei cu instrumente, iar din Grupul
Tools se ac ioneaz pe butonul Add Existing Fields pentru a activa Field List;

Figura nr. 7.22. Butoane de operare în varianta Design

177
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Inserare controale

Inserare controale
Figura nr. 7.23. Realizare Design

Figura nr. 7.24. Execu ia unui raport creat în Design

178
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

3. Din Field List se adaug elemente de control de leg tur (câmpurile din tabel);
4. Dup introducerea câmpurilor în zona de detaliu a raportului, se ac ioneaz
eticheta Arrange din panglica cu instrumente i apoi Report Header/Footer sau
Page Header/Footer pentru a afi a sau ascunde anteturile i subsolurile(.............);
5. Se insereaz controale, iar din grupul Tools se activeaz butonul Property Sheet
cu scopul activ rii ferestrei de propriet i a obiectelor inserate i a raportului
(Figura nr. 7.23. Realizare Design);
6. Se salveaz raportul creat i se deschide în Layout (Figura nr. 7.24. Execu ia unui
raport creat în Design);
7. În vederea efectu rii modific rilor, se redeschide în Design.

7.7. Ad ugarea elementelor de control unui raport

Controalele care se pot ad uga rapoartelor sunt:


cu leg tur ;
f r leg tur .
Controalele cu leg tur se creaz automat. Un astfel de control se creaz , la
ad ugarea unui câmp din panoul Field List în raport. Se selecteaz câmpul sau câmpurile
dorite a fi inserate în raport i apoi se trag cu mouse-ul în sec iunea de raport în care se
dore te s apar sau se execut dublu click pe fiecare câmp dorit. Pentru fiecare câmp
inserat se vor afi a dou casete: una pentru etichet i alta pentru valorile câmpului.
Alte controale se pot crea în Design View utilizînd instrumentele din grupul Controls din
cadrul filei Design. Instrumentele din grupul Controls sunt vizibile în Design View sau în
Layout View. Comutarea între cele dou se face, fie ac ionând butonul View din panglica
Home, fie din meniul contextual al raportului.
Controalele f r leg tur se insereaz cu ajutorul butoanelor. De exemplu, o caset
de dialog este un raport f r leg tur , f r a avea ca surs a datelor un tabel sau o
interogare. O caset de tip text este un element f r leg tur . Pentru inserarea unui astfel de
element se execut un click pe butonul corespunz tor i se gliseaz cu mouse-ul, pentru a
desena un chenar în locul în care trebuie s apar . Pentru a-l putea glisa indicatorul mouse-
ului trebuie s aib forma unei s ge i cu 4 capete.
Se pot utiliza exper i pentru a crea butoane de comand , casete tip list , casete
combo, grupuri de op iuni, subrapoarte. Dac se utilizeaz un expert, pentru inserarea
controalelor în cadrul raportului, expertul va indica pa ii necesari ata rii controlului la
sursa de date a raportului. În acest caz, trebuie s fie selectat butonul Use Control Wizards
(utilizare exper i controale) din grupul de instrumente Controls, panglica Design.
În cazul în care se dore te crearea de controale f r ajutorul
expertului se deselecteaz butonul Use Control Wizards.

179
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

În cazul în care controlul poate afi a date (de exemplu o caset de selectare) trebuie s se
introduc un nume de câmp sau o expresie- în caseta de propriet i Control Source a
controlului respectiv. Propriet ile unui control se afi eaz dac , se selecteaz controlul i
se apas tasta F4 sau se selecteaz Properties- din meniul contextual.

7.7.1. Ajustarea spa ierii sec iunilor într-un raport

Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în Design;
2. Se fixeaz indicatorul mouse-ului pe marginea paginii sau a sec iunii;
3. Se trage indicatorul de redimensionare la o nou pozi ie.
Observa ie: Se poate afi a sau ascunde rigla i grila. Ele ofer elemente de ghidare pentru
controale. Se execut un click pe pe eticheta Arrange din panglica Report Design Tools i
apoi se execut un click pe butonul Ruler sau Show Grid din grupul de instrumente
Show/Hide (Figura nr. 7.25. Grupul de instrumente Show/Hide).

Grid
Form Header/Footer
Ruer Page Header/Footer

Figura nr. 7.25. Grupul de instrumente Show/Hide

7.7.2. Inserarea de calcule în rapoarte

Pentru a insera diferite calcule cu sau f r func ii, se parcurg mai multe etape de lucru.
Etape de lucru:
1. Raportul se deschide în Design View ;
2. Se selecteaz eticheta Design din panglica Report Design Tools;
3. Se insereaz o caset text sau un text box;
4. În caseta text se scrie un text explicit;
5. În caseta Unboud se va insera formula de calcul;
6. Se selecteaz propriet ile pentru controlul inserat;
7. În caseta de propriet i se execut un click pe Control Source, apoi un click pe
Expression Builder;
8. Se începe realizarea expresiei selectând semnul egal (=) i apoi introducând
valorile i operatorii dori i;
Butonul pentru a Loca ia pentru formule
insera Text Box din grupul Text Box

180
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

9. În vederea introducerii operatorilor în formul , se execut un click pe butonul


operatorului din cadrul ferestrei Expresion Builder;
10. În cadrul acelea i ferestre, se execut dublu click pe dosarele din panoul din
stânga- pentru a deschide lista cu obiectele ce pot fi utilizate în expresii, inclusiv
câmpuri din tabelele bazei de date, constante, func ii;
11. Se execut click pe butonul de comand OK, inserându-se expresia în raport;
12. Se închide fereastra, ac ionând butonul Close.

Observa ie: Expresia se poate insera i manual

7.7.3. Formatarea valorilor dintr-un raport

Etape de lucru:
1. În modul de lucru Design al unui raport, se plaseaz punctul de inser ie în câmpul
al c rui format se dore te a fi modificat;
2. Se activeaz eticheta Design din bara cu instrumente Report Design Tools;
3. Se execut un click pe butonul Property Sheet;
4. În cadrul tabului Format sau All ale foii de propriet i, se execut un click pe
caseta propriet ii Format, apoi un click pe butonul s geat al listei de unde se
selecteaz noul format pentru text (Figura nr. 7.26. Schimbarea format rilor în
cadrul raportului).

Figura nr. 7.26. Schimbarea format rilor în cadrul raportului

5. Se poate schimba formatarea la un câmp numeric, de tip dat calendaristic , logic;

181
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

6. Pentru câmpurile numerice, se execut un click în caseta propriet p ii Decimal


Places i apoi pe butonul s geat al acestei liste, iar din lista afi at se selecteaz
num rul de zecimale;
7. Pentru închidere, se va executa un click pe butonul Close.

Acela i rezultat se ob ine folosind instrumentele pentru formatare, astfel:


1. Se deschide raportul în Layout;
2. Se selecteaz câmpurile ce se doresc a fi formatate;
3. Din panglica Report Layout Tools se selecteaz eticheta Format;
4. Din cadrul grupului de instrumente Formatting se selecteaz noul format al
datelor (Figura nr. 7.27. Formatarea cu ajutorul butoanelor);

Figura nr. 7.27. Formatarea cu ajutorul butoanelor

5. Din grupul de instrumente Gridlines se vor utiliza butoane pentru stil, culoare,
aliniere text, culoare bordur , l ime linie, efecte speciale (umbre, gravur ,
basorelief), grilaje (Figura nr. 7.28. Butoanele de formatare din grupul
Gridlines).

Figura nr. 7.28. Butoanele de formatare din grupul Gridlines

7.7.4. Formatarea cu Autoformat

Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în Layout;
2. Se selecteaz par ial sau total;

182
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

3. Se execut click pe butonul Autoformat (Figura nr. 7.29. Grupul de butoane


Autoformat);

Figura nr. 7.29. Grupul de butoane Autoformat

4. Din cadrul grupului Autoformat, se execut un click pe butonul stilului dorit ;


5. În cazul în care se dore te alt format decât cele existente, se selecteaz
AutoFormat Wizard din cadrul acelea i ferestre, având ca efect deschiderea
ferestrei AutoFormat ;
6. Ac ionând butonul Options se ata eaz ferestrei atributele pentru Font, culoare
i bordur (Figura nr. 7.30. Lansarea utilitarului Autoformat Wizard);
7. Dup selectarea op iunilor se apas butonul OK i apoi se închide fereastra
executând un click pe butonul Close.

Figura nr. 7.30. Lansarea utilitarului Autoformat Wizard

7.7.5. Afi area i ascunderea anteturilor i subtotalurilor

Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în modul de lucru Design sau Layout;
2. Se selecteaz eticheta Arrange din panglica Report Design Tools;
3. Se execut un click pe butonul antetului/subsolului, care se dore te a fi
afi at/ascuns;

183
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

4. Se ac ioneaz butonul Page Header/Footer, din grupul de instrumente Show/Hide


pentru a afi a antetul i subsolul pe fiecare pagin a raportului;
5. Pentru ascundere se ac ioneaz înc odat acela i buton;
6. Se apas butonul Form Header/Footer pentru a se afi a antetul i subsolul la nivel
de raport, din acela i grup de instrumente;
7. Pentru ascundere, se ac ioneaz înc odat acela i buton.

7.7.6. Redimensionarea sau mutarea unui element de control

În vederea redimension rii sau mut rii elementelor de control, se procedeaz astfel:
1. Se deschide raportul în modul Design;
2. Se selecteaz elementul de control pentru redimensionare sau mutare;
3. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe un punct de redimensionare i apoi se
trage de acesta în direc ia dorit ;
4. În vederea mut rii indicatorului mouse-ului, trebuie s aib forma s geat cu
patru (4) capete;
5. Se trage controlul selectat cu mouse-ul în noua pozi ie.

Observa ie: Se pot efectua modific ri asupra controalelor cu ajutorul butoanelor din banda
cu instrumente Report Design Tools.

7.7.7. Alinierea i gruparea elementelor de control

Cu ajutorul butoanelor, se pot alinia i grupa elementele de control.


Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în Design sau Layout;
2. Se selecteaz elementele de control i obiectele de control în vederea alinierii;
3. Din pagina Report Layout Tools se selecteaz eticheta Arrange;
4. Din grupul de instrumente Control Alignment, se execut un click pe unul din
butoanele de aliniere (Figura nr. 7.31. Butoanele pentru alinierea controalelor):
a. Left (stânga);
b. Right (dreapta);
c. Top (Sus);
d. Bottom (Jos) (Figura nr. 7.32. Alinierea elementelor de control în modul de
lucru Layout).

Figura nr. 7.31. Butoanele pentru alinierea controalelor

184
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Aliniere la
dreapta a
valorilor
Aliniere la
stânga a
etichetelor

Figura nr. 7.32. Alinierea elementelor de control în modul de lucru Layout

7.7.8. Modificarea spa ierii

În vederea modific rii spa ierii dintre elemente, se procedeaz astfel:


1. Se deschide raportul în modul Design, iar pentru bordura de câmp în modul
Report;
2. Se selecteaz elementele de control i obiectele pentru spa iere;
3. Se execut un click pe eticheta Arrange;
4. Se execut un click pe butonul spa ierii dorite (de exemplu se alege spa ierea de
tip Wide pentru zona de detaliu a raportului). Rezultatul se vede în Figura nr.
7.33. „Spa ierea de tip Wide”;

Figura nr. 7.33. Spa ierea de tip Wide

185
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

5. Butoane pentru controlul spa ierii, se g sesc în grupul de butoane Control


Layout (Figura nr. 7.34. Butoane pentru modificarea spa ierii).

Func ia Snap to Grid


pentru alinierea obiectelor
prin intermediul
instrumentelor

Figura nr. 7.34. Butoane pentru modificarea spa ierii

Observa ii: Nu se pot alinia sau grupa manual obiectele i elementele de control în cadrul
unui raport. Programul Access pune la dispozi ie instrumente pentru modificarea spa ierii
pe orizontal i vertical precum i relativ la alte obiecte. Func ia Snap to Grid este activ .

Observa ii: Se poate dezactiva func ia Snap to Grid pentru alinierea elementelor de control
i a liniilor, variant în care se permite alinierea i gruparea manual a obiectelor din cadrul
raportului.

7.7.9. Schimbarea dimensiunii obiectelor i elementelor de control


Dimensiunea obiectelor i a elementelor de control poate fi schimbat cu ajutorul
instrumentelor puse la dispozi ie de Access.
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în modul de lucru Design View;
2. Se selecteaz elementele ce se doresc a fi redimensionate;
3. Din pagina Report Layout Tools, se selecteaz eticheta Arrange;
4. Din grupul de instrumente Size, se execut click pe unul din butoanele :
To Fit; ToGrid; To Tallest; To Widest; To Shortest; To Narrowest (Figura nr.
7.35. Butoane pentru schimbarea dimensiunii elementelor).

Figura nr. 7.35. Butoane pentru


schimbarea dimensiunii elementelor

7.7.10. Modificarea elementelor de control în tabulare sau


elemente suprapuse
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în modul de lucru Design View;
2. Se selecteaz elementele ce se doresc a fi modificate sau suprapuse;

186
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

3. Din pagina Report Layout Tools se selecteaz eticheta Arrange;


4. Din grupul de instrumente Control Layout se execut un click pe butonul
Tabular pentru a se ob ine un raport sub form tabelar (Figura nr. 7.36.
Designul unui raport tabular i Figura nr. 7.37. Raport Tabular) ;

Executând un
click pe butonul
Tabular grupul
de elemente
selectate se vor
prezenta sub
form de tabel

Figura nr. 7.36. Designul unui raport tabular

Figura nr. 7.37. Raport Tabular

Elementele selectate
vor avea ata at în
col ul stânga sus un
mic p trat de culoare
maro pe care se
fixeaz cursorul pentru
a-l trage la o nou
loca ie

Figura nr. 7.38. Pozi ionarea manual a elementelor raportului

187
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

5. Dac se ac ionez Stacked elementele vor coborî în zona de detaliu i se vor


prezenta suprapuse (Figura nr. 7.39. Designul i execu ia unui raport Stacked);
6. Dac se ac ioneaz butonul Remove, elementelor selectate li se va ata a în col ul
stânga sus- un mic p trat de culoare maro;
7. Se fixeaz cursorul pe acel p tr el i se trage elementul, într-o nou pozi ie
(Figura nr. 7.38. Pozi ionarea manual a elementelor raportului).

Figura nr. 7.39. Designul i execu ia unui raport Stacked

7.7.11. Crearea de grup ri i sort ri într-un raport

În modul de lucru Layout se poate utiliza panoul Group, Sort and Total pentru a
sorta înregistr rile, a crea niveluri de grup i a ad uga informa ii agregate (totaluri).
Modific rile efectuate asupra raportului, se pot vedea imediat. Lista derulant Totals
permite selectarea func iilor pentru opera iile de însumare, calculul mediilor, num rarea
înregistr rilor, determinarea valorilor maxime i minime, devia ia standard i varia ia
(Figura nr. 7.40. Instrumentele pentru grup ri i totaliz ri).

Figura nr. 7.40. Instrumentele pentru grup ri i totaliz ri

188
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în modul de lucru Layout;
2. Se activeaz eticheta Format din bara cu instrumente;
3. Din grupul de instrumente Group & Totals, se execut un click pe butonul Group &
Sort având ca efect afi area, în partea de jos a raportului, a benzii pentru ad ug rile
de sort ri i grup ri;
4. Executând un click pe una din op iunile Add a group sau Add a sort se schimb
comanda Add a group în Group on select field (Figura nr. 7.41. Comenzile pentru
grup ri i sort ri);

Figura nr. 7.41. Comenzile pentru grup ri i sort ri

5. Se fixeaz cursorul pe butonul cu s geat al listei Select field din bara Group, Sort,
and Total i se execut un click pe el -pentru a deschide lista câmpurilor din raport;
6. Se selecteaz unul din câmpuri (de exemplu NumeProdus);
7. În list se va realiza gruparea/sortarea pe câmpul selectat;
8. Pentru grup ri sau sort ri complexe, se execut un click pe butonul cu s geat More
din cadrul benzii Group, Sort, and Total care se transform în Less (Figura nr. 7.42.
Sort ri i grup ri complexe);
9. Din banda Less se selecteaz op iunile, pentru realizarea grup rilor i sort rilor mai
complexe;
10. Se închide, executând un click pe butonul Close din panoul Group, Sort, and Total.

Figura nr. 7.42. Sort ri i grup ri complexe

189
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

7.7.12. Formatarea foilor de date i a datelor din rapoarte

Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, sub form de foaie de calcul, executând dublu click pe el;
2. Cu eticheta Home activ , se activeaz butonul Select din grupul Fiind i apoi Select
All- având ca efect selectarea foii de date;
a. Din grupul de instrumente Font se vor schimba caracterele, dimensiunea lor,
culoarea de scriere, culoarea de fundal, aranjamentul în pagin , formatul
liniilor de gril (Figura nr. 7.41. Grupuri de butoane pentru formatare),
rezultatul v zându-se imediat.

Figura nr. 7.41. Grupuri de butoane pentru formatare

Dac nu a fost formatat sursa de date, se vor formata datele- direct în raport, astfel:
2. Se deschide un raport în modul de lucru Layout;
3. Se activeaz eticheta Home;
4. Se selecteaz direct în raport, anumite secven e de date ;
5. Din grupul de instrumente Font se aleg
butoane de formatare pentru:
a. culoarea de umplere;
b. culoarea de scriere;
c. schimbarea caracterelor i a
dimensiunii lor, rezultatul v zându-
se imediat pe raport (Figura nr.
7.42. Formatarea datelor din
raport);
6. Se închide raportul, cu salvare.

Figura nr. 7.42. Formatarea datelor din raport

Observa ie: În vederea schimb rii format rilor implicite din Office Button se activeaz
op iunea Access Options, se selecteaz categoria Datasheet i se modific op iunile
prestabilite de formatare a foilor de date. Se iese cu salvare.

190
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

7.7.13. Configura ia paginii raportului

Se poate schimba configura ia paginii care include formatul de pagin , orientarea,


parametrii de gril i coloan , marginile (spa iile albe dintre text i marginea hârtiei). Se
poate selecta o nou orientare a paginii (Portrait sau Endscape), orientarea portret afi eaz
pagina pe vertical , orientarea peisaj afi eaz pagina pe orizontal .

Etape de lucru:
1. În panoul Navigation se execut un click pe raportul care se dore te a fi
previzualizat;
2. Se fixeaz cursorul pe banda cu numele raportului i se deschide meniul contextual,
apoi comanda Print Preview (Figura nr. 7.45. Previzualizarea unui raport);

Figura nr. 7.45. Previzualizarea unui raport

3. Pentru schimbarea parametrilor de pagin , se fixeaz cursorul în interiorul


raportului i se activeaz meniul contextual, de unde se selecteaz comanda Page
Setup (Figura nr. 7.46. Activare Page Setup);

Figura nr. 7.46. Activare Page Setup

4. Executând un click pe Print Options din Page Setup, se pot schimba parametrii de
aranjare a raportului în pagin ;

191
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

5. Se selecteaz Page pentru a se stabili orientarea paginii ((Figura nr. 7.47. Formatul
paginii i marginile);

Figura nr. 7.47. Formatul paginii i marginile

6. Orientarea paginii se schimb , selectând butonul Portrait sau Landscape;


7. Pentru schimbarea parametrilor de coloan , se ac ioneaz butonul Columns, se vor
selecta parametrii de gril pentru coloan sau linie, dimensiunea i macheta coloanei
(Figura nr. 7.48. Parametri de coloan ) ;
8. Se ac ioneaz butonul OK, pentru a salva modific rile.

Figura nr. 7.48. Parametri de coloan

7.7.14. Tip rirea rapoartelor


Înainte de tip rire se previzualizeaz raportul, se verific ortografia. Verificarea
ortografiei datelor se realizeaz în Datasheet. Se selecteaz liniile sau coloanele care se
doresc a fi verificate, apoi se activeaz butonul Spelling din eticheta Home i se corecteaz
gre elile- f cându-se uz de butoanele Ignore i Change. Se pot ad uga cuvinte în dic ionar,
folosind butonul Add.

192
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în modul de lucru Layout;
2. Din meniul contextual se activeaz op iunea Print Preview;
3. Se redeschide meniul contextual i se selecteaz op iunea Print care, deschide
fereastra cu acela i nume (Figura nr. 7.49. Lansarea tip ririi unui raport);

Figura nr. 7.49. Lansarea tip ririi unui raport

4. În cadrul ferestrei Print, se selecteaz op iunile de tip rire (nr. paginii, nr. de
exemplare); formatul i orientarea paginii - dac se doresc schimbate (op iunea
Properties); sau schimbarea setup-ului de pagin (op iunea Setup);
5. Se ac ioneaz butonul OK, pentru lansarea opera iei de tip rire.

7.8. Creare raport cu subraport


Etape de lucru:
1. Se deschide un raport în Design View;
2. Din panglica cu instrumente Navigation se selecteaz eticheta Design;
3. Din grupul de instrumente Controls se execut un click pe butonul
Subform/Subreport (Figura nr. 7.50. Instrumente pentru inserare subraport);

Figura nr. 7.50. Instrumente pentru inserare subraport

4. În pagina de detaliu a raportului deschis în Design, se insereaz un contur


dreptunghiular reprezentând locul unde se va insera subraportul i se lanseaz
utilitarul Wizard pentru subrapoarte;
5. În prima fereast deschis , se poate selecta sursa pentru subraport (poate fi raport
sau formular creat anterior) (Figura nr. 7.51. Selectarea sursei pentru subraport);
6. Se trece la faza urm toare cu Next, pentru a selecta modul de vizualizare a
subraportului (Figura nr. 7.52. Selectarea modului de vizualizare a subraportului);
7. În cea de-a treia fereastr se va insera nume pentru subraport (poate s lipseasc )
(Figura nr. 7.53. Inserare nume pentru subraport);

193
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

Figura nr. 7.51. Selectarea sursei pentru subraport

Figura nr. 7.52. Selectarea modului de vizualizare a subraportului

Figura nr. 7.53. Inserare nume pentru subraport

194
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access

8. Ac ionând butonul Finish, în macheta raportului principal se va insera macheta în


design a subraportului selectat (Figura nr. 7.54. Machet raport cu subraport),

Figura nr. 7.54. Machet raport cu subraport

9. Se salveaz i se lanseaz în execu ie sau se deschide în Layout (Figura nr. 7.55.


Raport cu subraport în Layout)

Figura nr. 7.55. Raport cu subraport în Layout

195
Access 2007 - Cuprins

CUPRINS

Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date 5


1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD) 5
1.1.1. Concepte fundamentale 5
1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date 8
1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date 10
1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date 11
1.1.5. Interfe e ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date 12
1.1.6. Exemple de SGBD-uri 13
1.2. Bazele de date rela ionale 15
1.2.1. Caracteristicile bazelor de date rela ionale 15
1.2.2. Propriet i ale bazelor de date rela ionale 17
1.2.3. Operatorii rela ionali 17
1.2.4. Structuri de indec i în tabelele de date 18

Capitolul II. Gestiunea bazelor de date 21


2.1. Introducere 21
2.2. Fereastra bazei de date: Afi area obiectelor 21
2.3. Introducerea datelor (Enter) 22
2.4. Corectarea Gre elilor (Undo) 23
2.5. Copierea datelor (Copy) 23
2.6. G sirea datelor (Find) 24
2.7. Inlocuirea datelor (Replace) 25
2.8. Selectarea datelor (Select) 26
2.9. Sortarea datelor (Sort) 27
2.10. Filtrarea datelor (Filter) 28
2.11. Editarea datelor (Edit) 30
2.12. L imea coloanelor 30
2.13. Navigarea prin foaia de lucru 31
2.14. Navigarea în casetele de dialog 32
2.15. Help: Access Help 33

Capitolul III. Gestiunea tabelelor 35


3.1. Crearea bazei de date 35
3.2. Crearea tabelelor 36
3.2.1. Crearea unui tabel prin introducerea datelor 36
3.2.2. Crearea tabelelor utilizând abloane 38
3.2.3. Crearea unui tabel utilizând liste Share Point 39

199
Access 2007 - Cuprins

3.2.4. Crearea unui tabel în modul Design View 40


3.3. Tipuri de câmpuri (Data Type) 41
3.4. Propriet ile câmpurilor (Fields Properties) 43
3.4.1. Propriet ile generale 43
3.4.2. Câmpul de tip Lookup Wizard 49
3.4.3. Crearea câmpurilor 50
3.4.4. Descrierea câmpurilor 50
3.4.5. Status bar: Expunerea mesajului programatorului 51
3.4.6. Inserarea de câmpuri noi în structura tabelelor 52
3.4.7. M rimea câmpurilor de date 52
3.4.8. Proprietatea Format 53
3.4.9. Schimbarea tipului datelor 54
3.4.10. Pozi iile zecimale 55
3.4.11. Stabilirea unei valori ini iale pentru câmpuri 56
3.5. Validarea datelor 57
3.5.1. Validarea înregistr rilor 57
3.5.2. Validarea câmpurilor 57
3.5.3. Date cerute (Required) 59
3.6. Coloan Lookup 59
3.6.1. Crearea cu Wizard 59
3.6.2. Propriet ile coloanei Lookup 62
3.7. Hiperleg turi: Crearea câmpurilor 62
3.8. Înregistr ri utilizând m ti la introducerea datelor(Input Mask) 63
3.9. Crearea unui index 65
3.9.1. Index bazat pe un singur câmp 65
3.9.2. Crearea unui index compus 66
3.9.3. Index: Setarea propriet ilor 66
3.10. Tabele: Modificarea design-ului tabelelor 67

Capitolul IV. Rela ii între tabele 71


4.1. Crearea rela iilor între tabele 71
4.2. Tipurile de asocieri (Join Type) permise între tabele 73
4.3. Înregistr ri 74
4.3.1. tergerea unei coloane cu înregistr ri 74
4.3.2. Ascunderea coloanelor din tabele 75
4.4. Înghe area expunerii unui câmp din tabel 76
4.5. Hyperlinks 78
4.5.1. Introducerea superleg turilor 78
4.5.2. Modificarea superleg turilor 79
4.5.3. Copierea unui câmp de tip Hyperlinks 80

200
Access 2007 - Cuprins

4.6. Obiectele OLE 81


4.7. Opera ii la nivel de baz de date 82
4.7.1. Duplicarea bazei de date 82
4.7.2. Comprimarea bazei de date 84

Capitolul V. Formulare 87
5.1. Scopul formularelor în Access 87
5.2. Creare formular 88
5.2.1. Creare formular cu instrumentul Form 88
5.2.2. Crearea formularelor cu instrumentul Split Form 90
5.2.3. Crearea formularelor cu ajutorul instrumentului Multiple Items 91
5.2.4. Crearea unui formular PivotChart 91
5.2.5. Crearea unui formular cu instrumentul Blank Form 93
5.2.6. Crearea unui formular cu Form Wizard 94
5.2.7. Creare formular Datasheet 96
5.2.8. Creare formular de tip Tabel Pivot 97
5.2.9. Creare formular de tip Modal Dialog 99
5.2.10. Creare formular în Design 101
5.3. Introducerea i editarea datelor cu ajutorul formularelor 104
5.4. Modificarea propriet ilor unui formular 105
5.5. Crearea unui formular de comand 105

Capitolul VI. Interog ri i filtre 109


6.1. Introducere 109
6.2. Interogarea de selec ie 111
6.2.1. Crearea cu Wizard 111
6.2.2. Crearea cu Design View 115
6.2.3. Cereri de interogare utilizând mai multe tabele 120
6.3. Criterii de selec ie 121
6.3.1. Criterii numerice 121
6.3.2. Criterii de tip text 122
6.3.3. Criteriu date calendaristice 123
6.3.4. Folosirea denumirii câmpurilor în expresiile de selec ie 124
6.3.5. Criterii de selec ie multiple 125
6.3.6. Realizarea expresiilor complicate 127
6.3.7. Crearea unor câmpuri calculate 129
6.4. Interogarea de ac iune 130
6.4.1. Crearea interog rii de ac iune 130
6.4.2. Interogarea de ad ugare 131
6.4.3. Interogarea pentru tergerea înregistr rilor 134

201
Access 2007 - Cuprins

6.4.4. Interogarea pentru construire tabel 135


6.4.5. Interogarea pentru actualizarea înregistr rilor 138
6.5. Interogarea cu parametrii 140
6.6. C utare duplicate 141
6.7. Filtre de date 144
6.7.1. Filtrare utilizând meniul contextual 144
6.7.2. Filtrare cu butonul Filter 146
6.7.3. Filtrare cu op iunea Filter By Selection 149
6.7.4. Filtre avansate 150
6.7.5. Salvarea filtrelor ca interog ri 151
6.7.6. iruri de lungime zero, Anul ri, Blank-uri, Nulls, EmptyString 152
6.8. Sortarea coloanelor 155
6.9. Design-ul interog rii: Coloane 156
6.10. Interog ri specifice SQL: Interogarea UNION 156
6.11. Interogare SQL: Combinare Inner Join 158
6.12. Interogare: Crearea interog rilor cu Self Join 162
6.13. Subinterog ri: Creare 163

Capitolul VII. Rapoartele în Access 167


7.1. Definirea i clasificarea rapoartelor 167
7.2. Crearea raportului rapid cu Report 169
7.3. Crearea raportului cu Labels 170
7.4. Crearea raportului cu ajutorul instrumentului Blank Report 172
7.5. Crearea raportului cu ajutorul utilitarului Report Wizard 174
7.6. Crearea raportului în Design 177
7.7. Ad ugarea elementelor de control unui raport 179
7.7.1. Ajustarea spa ierii sec iunilor într-un raport 180
7.7.2. Inserarea de calcule în rapoarte 180
7.7.3. Formatarea valorilor dintr-un raport 181
7.7.4. Formatarea cu Autoformat 182
7.7.5. Afi area i ascunderea anteturilor i subtotalurilor 183
7.7.6. Redimensionarea sau mutarea unui element de control 184
7.7.7. Alinierea i gruparea elementelor de control 184
7.7.8. Modificarea spa ierii 185
7.7.9. Schimbarea dimensiunii obiectelor i elementelor de control 186
7.7.10. Modificarea elementelor de control în tabulare sau elemente suprapuse 186
7.7.11. Crearea de grup ri i sort ri într-un raport 188
7.7.12. Formatarea foilor de date i a datelor din rapoarte 190
7.8. Creare raport cu subraport 193
Bibliografie 197

202