Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
5
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
este un obiect concret sau abstract identificat prin nume i reprezentat prin atributul sau
însu irile sale. Atributul descrie propriet ile entit ii stabilind natura valorilor ce îi pot fi
atribuite. Valoarea este m rimea concret pe care o poate lua atributul.
Datele sunt faptele culese din lumea real pe baza observa iilor i m sur torilor sau
consemnarea pe documente a desf ur rii diferitelor evenimente. Ele se concretizeaz într-
un ansamblu de semne, cu sens bine determinat, organizate dup anumite reguli i principii.
Datele devin informa ii numai în momentul, interac iunii lor cu un sistem capabil s le
interpreteze. Aceea i dat poate fi interpretat în mod diferit de subiec i diferi i, generând
astfel informa ii diferite. În acest context se remarc faptul c sistemele de calcul nu
prelucreaz informa ii, ci date. Prin urmare vom discuta despre Sisteme de Prelucrare a
Datelor i nu despre sisteme de prelucrare a informa iilor folosind baze de date i nu baze
de informa ii. Datele au un caracter obiectiv, în timp ce informa iile sunt subiective.
Informa iile au valoare doar dac , determin luarea unor decizii mai bune decât cele ce s-ar
lua în lipsa lor. Din acest motiv datele trebuie s fie disponibile în timp util, s fie corecte,
necontradictorii i s aib o form adecvat necesit ilor factorului decident. Aceste cerin e
devin realizabile prin existen a unui volum imens de date care trebuie culese, memorate,
organizate, reg site i prelucrate în mod corespunz tor pentru ob inerea de informa ii. O
astfel de activitate, a dus la apari ia bazelor de date.
În sens larg, o baz de date (database) este o colec ie de date corelate din punct de
vedere logic (aflate în interdependen cu descrierea lor), care reflect un anumit aspect al
lumii reale sau abstracte i este menit s r spund cerin elor informa ionale ale unui
anumit grup de utilizatori.
O alt defini ie a bazelor de date este urm toarea:
Baza de date este un ansamblu structurat de date înregistrate pe suporturi tehnice
accesibile calculatorului, cu scopul de a r spunde cerin elor mai multor utilizatori, chiar
simultan, de o manier selectiv i în timp oportun.1
Într-o baz de date sunt înregistrate date despre obiectele reale sau abstracte,
împreun cu rela iile care se pot stabili între acestea. Orice baz de date are urm toarele
propriet i implicite:
este o colec ie logic coerent de date;
este construit i populat cu date despre un domeniu bine precizat;
are un grup de utilizatori i se adreseaz unui anumit grup de aplica ii;
reprezint aspecte ale lumii reale sau abstracte, creând un orizont propriu de
cuno tin e, schimb rile orizontului fiind reflectate în baza de date.
Prelucrarea datelor dintr-o baz de date se refer la opera iile de introducere,
tergere, actualizare i interogare a datelor.
Diversitatea datelor gestionate într-o unitate economic a dus la apari ia sistemelor
de baze de date. Bazele de date dintr-un sistem, comunic între ele prin câmpuri comune.
Sistemele de baze de date pot fi multiutilizator sau monoutilizator. Sistemele multiutilizator
1
C Delabel, M. Adiba, “Bases de donnees et systemes relationnels”, Dunod Informatique, Paris, 1982
6
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
permit accesul concurent (în acela i timp) a mai multor utilizatori la aceea i baz de date.
Sisteme monoutilizator suport accesul, la un moment dat, doar al unui utilizator.
Organizarea datelor în baze de date prezint o serie de avantaje, cum ar fi:
reducerea redundan ei datelor memorate;
evitarea inconsisten ei datelor;
posibilitatea partaj rii i valid rii datelor;
încurajarea introducerii standardelor;
posibilitatea aplic rii restric iilor de securitate a datelor;
men inerea integrit ii datelor.
Organizând datele în baze de date, se realizeaz independen a datelor. Problema
independen ei datelor poate fi privit sub dou aspecte :
independen a fizic a datelor;
independen a logic a datelor.
Independen a fizic se refer la imunitatea aplica iilor fa de modific rile din
structura fizic de memorare a datelor. O modificare a structurii bazei de date nu va afecta
aplica iile, dar i reciproc, modific rile aplica iilor vor l sa structura fizic a bazei de date
nealterat .
Independen a logic se refer la imunitatea modelului fiec rui utilizator fa de
modific rile din structura logic , global , a bazei de date. Din punct de vedere al
utilizatorului, problema independen ei logice va fi cunoscut prin opera iile pe care
sistemul îi permite s le efectueze asupra datelor din propriul model, astfel încât aceste
opera ii s nu afecteze modelul altor utilizatori care folosesc acelea i date. Fiec rui
utilizator i se creeaz iluzia c este singurul beneficiar al unor date pe care în realitate, le
folosesc în comun mai mul i utilizatori.
Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asigur accesul automat, rapid i
sigur la volume imense de date dispersate în întreaga lume. Aceste sisteme au devenit un
element important al infrastructurii societ ii. Ele func ioneaz pe baza unor principii i
concepte, specifice tipurilor de baze de date pe care le gestioneaz .
Procesul de instruire în societatea noastr tot mai informatizat , în a a numita
Societate Informa ional , impune tot mai mult structurarea cuno tin elor acumulate,
capacitatea de a le organiza, clasifica, reg si i mai ales de a le completa. În termeni tehnici,
se poate vorbi despre managementul cuno tin elor. Interog rile pe Internet (World Wide
Web), modul în care se apeleaz la motoarele de c utare i modul în care acestea lucreaz
i au fost concepute, folosesc concepte i procedee de lucru, specifice bazelor de date.
7
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
Între calculatoul care opereaz asupra datelor stocate sub form de bi i i utilizatorul
unei baze de date, care manipuleaz concepte de genul: firm , client, furnizor, conturi,
produse etc., se interpun mai multe nivele de abstractizare a datelor. Asigurarea
independen ei fizice i logice a acestora impune adoptarea unei arhitecturi de baze de date
organizate pe trei nivele func ionale2:
o nivelul intern (baza de date fizic ) sau schema intern ;
o nivelul (modelul) conceptual sau schema conceptual ;
o nivelul (modelul) extern (nivelul utilizator) sau subschema.
La fiecare nivel se define te un model al bazei de date. Modelul este un set de
concepte ce pot fi utilizate în descrierea structurii bazei de date. Prin structura bazei de date
se în elege: tipul datelor ce pot fi gestionate, leg turile dintre date i restric iile ce trebuie
respectate pentru a se permite accesul în baza de date.
• Nivelul intern constituie schema intern a bazei de date, prin intermediul lui se
descrie structura de stocare fizic a datelor în baza de date, utilizând un model al datelor
fizice. La acest nivel se descriu detaliile complete ale stoc rii, precum i modul de acces la
date. Baza de date fizic este o colec ie de fi iere care con ine date fizice, împreun cu
structurile menite s asigure accesul operativ la datele stocate. Aceste structuri pot fi:
directoare;
indec i;
pointeri;
tabele de dispersie .a.m.d.
Baza de date fizic este rezident în memoria secundar (auxiliar ) a calculatorului,
în general pe discuri magnetice sau optice. Modul de organizare al bazei de date fizice este
determinat de configura ia echipamentelor hardware (tip calculator, periferice etc.) i de
sistemul de operare. Dac este îndeplinit condi ia de independen fizic a datelor,
schimb rile din sistemul de operare sau din hardware-ul calculatorului nu influen eaz
nivelul intern al bazei de date. La nivel intern, se implementeaz schema conceptual
folosind un SGBD, prin intermediul interfe ei dintre nivelul conceptual i cel intern.
Interfa a dintre modelul conceptual i cel intern are rolul de a defini modul în care
structura logic a datelor este transpus în structur fizic de memorare. La nivelul
interfe ei se specific :
structurile fizice de date folosite pentru implementarea structurilor logice;
strategiile de acces la structurile fizice;
organizarea pe suportul de memorare;
index rile folosite .a.m.d.
2
Aceast arhitectur a unui sistem de baze de date a fost propus prin standardul ANSI/X3/SPARC (1975).
8
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
9
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
Obiectivul esen ial al unui SGBD este furnizarea unui mediu eficient, adaptat
utilizatorilor care doresc s consulte sau s actualizeze informa iile con inute în baz .
Bazele de date sunt concepute pentru a prelucra un volum mare de informa ii. Gestiunea
acestora impune, nu numai o structurare riguroas a datelor, dar i o ra ionalizare a
procedurilor de acces i prelucrare.
Un SGBD prezint în general, urm toarele module:
1. Gestionarul fi ierelor, care se ocup cu afectarea spa iilor de memorare pe disc
i structurile fizice de date care servesc la reprezentarea informa iilor pe suport.
2. Modulele Limbajului de Definire a Datelor - DDL (Data Definition Language)
"traduc" (prin compilare sau interpretare) i execut instruc iunile DDL,
ob inându-se ansamblul de tabele ce reprezint , metadatele stocate în
dic ionarul de date.
3. Modulele DML (Data Manipulation Language) realizeaz conversia
instruc iunilor limbajului de manipulare a datelor (DML) inserate într-un
program de aplica ie, în proceduri curente ale limbajului-gazd , interac ionând
cu procesorul de consultare- în vederea producerii secven elor de cod adecvate.
4. Gestionarul bazei de date (GBD) realizeaz interfa a dintre datele re inute în
baza de date i comenzile de consultare sau actualizare a bazei de date folosite
de utilizatori. Ajut la comunicarea dintre utilizatori i baza de date prin
3
Conform Petrov [ 7]
10
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
intermediul unei interfe e, f când leg tura datelor "fizice" din baz , cu
aplica iile-program de consultare i actualizare.
5. Procesorul de consultare "traduce" instruc iunile limbajului de consultare în
instruc iuni elementare, "inteligibile" pentru gestionarul bazei. Mai mult, acesta
optimizeaz consultarea, pentru a ob ine rezultatele într-un timp cât mai scurt.
Aceste cinci module, interac ioneaz cu o serie de componente fizice ale bazei de
date i anume:
Fi ierele de date care reprezint suportul propriu-zis al bazei;
Dic ionarul de date ce înmagazineaz informa ii relative la structura bazei,
fiind solicitat în toate opera iunile de consultare i actualizare;
Indec i, într-un num r suficient- pentru a cre te viteza de acces la date.
De remarcat c , o parte din func iunile SGBD sunt asigurate de sistemul de
operare al calculatorului.
Un alt limbaj numit Storage Definition Language (SDL) este utilizat pentru
specificarea schemei interne. Leg tura între cele dou nivele de implementare este asigurat
de unul din cele dou . În general, dac un exist specificare explicit , referirea la definirea
bazei de date presupune utilizarea DDL-ului.
Pentru o arhitectur pe trei nivele este necesar un al treilea nivel- numit View
Definition Language (VDL) destinat utilizatorilor i leg turii acestora cu nivelul conceptual.
Multe sisteme de baze de date realizeaz aceast leg tur printr-un DDL, ce accept i
declara ii specifice nivelului extern.
Instruc iunile limbajului DDL pot fi înglobate într-un limbaj general de programare
sau pot fi compilate separat. Odat schema compilat i baza de date populat cu date,
11
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
utilizatorul are o serie de facilit i pentru manipularea datelor. Opera iile tipice includ
c utarea, inserarea, tergerea i modificarea datelor. Pentru aceasta, SGBD-ul dispune de
Data Manipulation Language (DML). La rândul s u, DML-ul poate fi împ r it în dou
componente:
• un DML de nivel înalt;
• un DML de nivel sc zut.
Sec iunea DML de nivel înalt sau neprocedural este utilizat pentru specificarea
opera iilor complexe cu baza de date, într-o form concis . În general, opera iile utilizând
aceast sec iune sunt realizate fie într-o form interactiv de la terminal, fie prin utilizarea
unui limbaj de programare universal.
Sec iunea DML de nivel sc zut sau procedural este realizat utilizând un limbaj de
programare general. Cu aceast sec iune se realizeaz opera iile tipice, cum sunt refacerea
unei înregistr ri individuale sau procesarea separat a înregistr rilor bazei de date. Datorit
faptului c opereaz asupra înregistr rilor individuale, aceast prelucrare se mai nume te i
înregistrare cu înregistrare.
O comand pentru DML-ul de nivel înalt, specific o cerere de acces la date, dar nu
specific i modul în care se realizeaz aceast cerere. Din acest motiv acest limbaj se
nume te i limbaj declarativ. Comenzile DML-ului fie de nivel înalt, fie de nivel sc zut
sunt implementate într-un limbaj de programare general numit i limbaj gazd , iar DML-ul
este numit limbaj de date. DML-ul de nivel înalt utilizat, într-o manier interactiv ,
formeaz ceea ce se nume te a query language (un limbaj de interogare: SQL, MySQL,
PL/SQL). Prin intermediul lui se realizeaz : înc rcarea bazei de date: ad ug ri, tergeri de
înregistr ri; modific ri de înregistr ri; consultarea bazei de date sau extragerea datelor din
baz .
Sistemele de Gestiune ale Bazelor de Date trebuie s ofere interfe e corespunz toare
tuturor categoriilor de utilizatori. Aceste interfe e au ca stop, facilitarea leg turii între
utilizatori i sistemul de baze de date.
Principalele tipuri de interfe e oferite de SGBD sunt:
• Interfe e bazate pe meniuri. Acestea ofer utilizatorilor o list de op iuni, numite meniuri
care îi ajut la formularea cererilor. Nu este necesar memorarea unor comenzi, deoarece o
comand specific este format pas cu pas prin compunerea op iunilor indicate prin meniu.
• Interfe e grafice. Aceste interfe e afi eaz utilizatorului o diagram . Utilizatorul poate
formula cererea, prin manipularea acestei diagrame. În cele mai multe cazuri, interfe ele
grafice sunt combinate cu meniuri.
12
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
• Interfe e bazate pe forme. Aceste interfe e sunt acelea prin intermediul c rora, utilizatorul
poate completa formele cu noile date pe care dore te s le insereze sau folose te aceste
forme pentru a cere SGBD-ului s ob in datele de interes.
• Interfe e în limbaj natural. Aceste interfe e accept cereri scrise în limba englez sau alte
limbi de circula ie interna ional . O interfa în limbaj natural con ine, uzual, o schem
proprie similar cu schema conceptual a bazelor de date. Interpretarea cererilor se face pe
baza unui set standard de cuvinte cheie, ce sunt concepute pe baza schemei interne. Dac
interpretarea se realizeaz cu succes, programul de interfa genereaz cererea de nivel
înalt, corespunz toare cererii în limbaj natural, ce va fi transmis c tre SGBD.
• Interfe e specializate aferente cererilor repetate. Aceste interfe e sunt destinate unei
anumite categorii de utilizatori care apeleaz la opera ii de rutin , de exemplu utilizatorii
care se ocup de opera iile dintr-o banc . Uzual, un mic set de comenzi prescurtate sunt
implementate pentru a scurta timpul necesar introducerii comenzii sau chiar utilizarea de
chei func ionale. Aceste interfe e implementeaz , un limbaj numit i limbaj de comand .
• Interfe e pentru administratorii bazelor de date. Acestea sunt utilizate în implementarea
comenzilor privilegiate, ce sunt folosite de administratorii bazelor de date. Astfel de
comenzi includ crearea de conturi, setarea parametrilor sistemului, autorizarea intr rii într-
un anumit cont, reorganizarea structurii de stocare a datelor din baza de date, precum i o
serie de facilit i legate de administrarea bazei de date, cum sunt: accesul la tabele i
înregistr ri, facilit i de acces la câmpuri ale tabelelor de date.
SGBD-urile clasice au fost proiectate pentru a satisface cerin ele unui anumit grup
de aplica ii provenind, de obicei, din domeniul economic. Prelucr rile din aceste aplica ii
sunt dominate de opera iile de tip: ad ugare, tergere, actualizare, opera ii simple de
reg sire a unor înregistr ri- care satisfac condi iile impuse. Limbajele de manipulare din
cadrul acestor sisteme, au fost adaptate cerin elor clasei de aplica ii c rora le erau destinate.
LMD-urile nu permiteau exprimarea unor opera ii cu caracter recursiv. Reducerea lor la
opera ii simple a fost necesar pentru a men ine în linii acceptabile timpul de r spuns al
SGBD-urilor. În ultima perioad au ap rut aplica ii cu baze de date care, nu se mai
încadreaz în clasa aplica iilor gestionate de SGBD-urile clasice. Ele se caracterizeaz prin
necesitatea de a accesa i manipula volume mari de date (la fel ca cele clasice), dar i prin
necesitatea de a efectua opera ii mult mai complexe. Treptat s-a impus necesitatea utiliz rii
limbajelor de manipulare, cu putere de expresie mult mai apropiat sau chiar egal cu a
limbajelor de programare conven ionale. În acest sens s-au conturat dou alternative:
abordarea orientat pe obiect;
abordarea logic .
13
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
14
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
Microsoft Access este unul din cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de
date rela ionale- pe platforme de calculatoare personale. Microsoft Access dispune de un
sistem de control al bazei de date (database engine) i o interfa grafic pentru
interac iunea cu utilizatorul. Aplica iile de baze de date în Microsoft Access, se pot
dezvolta cu mult u urin datorit generatoarelor de aplica ii (wizards) care permit
proiectarea vizual a bazelor de date, a formularelor (forms) pentru interfe ele grafice i a
rapoartelor (reports). Microsoft Access este folosit în special pentru aplica ii personale sau
pentru mici afaceri. Licen a acestuia se cump r , odat cu cump rarea licen ei produsului
Microsoft Office.
Principiile modelului rela ional i bazele de date rela ionale au fost pentru prima
dat prezentate de matematicianul Dr. E. F.Codd în iunie 1970, când a publicat un articol
numit "Un model rela ional de date pentru marile b nci de date". În acest articol, el a
propus modelul rela ional pentru sistemele de baze de date. Trebuie spus, c i pân atunci
fuseser manipulate i prelucrate date economice, cataloage ale bibliotecilor, fi iere de
15
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
personal .a. îns într-un mod mai pu in formalizat, neunitar. Era de fapt pe vremea când,
portabilitatea aplica iilor de pe un sistem de calcul pe altul era înc un vis, când majoritatea
aplica iilor care manevrau seturi mari de date se programau în limbaje precum COBOL,
Fortran, PL/1, Algol. Mai existau, de asemenea, alte modele de organizare a datelor, cum ar
fi modelul ierarhic de organizare a datelor (structura de fi iere pe disc sau structura
arhivelor unei facult i).
O baz de date rela ional este structurat folosind un model de date logic (o
reprezentare riguroas a semnifica iei datelor într-un anumit domeniu de interes) numit, de
asemenea, model semantic de date- deoarece accentul modelului cade pe semnifica ia
datelor. Un model de date logice tipic reprezint entit i, atribute i rela ii.
Modelul rela ional al bazei de date imit procesele unei ramuri a algebrei, cunoscute
sub numele de "Algebr rela ional ". Ideea central este de a identifica inclusiv tabelele-
entit i cu rela iile ce se pot stabili între ele, în sens pur algebric (o rela ie algebric este o
submul ime a unui produs cartezian). Acest model permite introducerea unor operatori
care, ac ioneaz asupra rela iilor-tabele pentru a produce noi rela ii-tabele.
Modificarea datelor se realizeaz prin opera ii rela ionale, aplicate asupra tabelelor.
Spre exemplu restric ia unei rela ii-tabel, va fi un nou tabel în care se p streaz doar
16
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
anumite linii, iar proiec ia unei rela ii-tabel, va fi un nou tabel în care se p streaz doar
anumite coloane. Puterea unui sistem de gestiune a bazelor de date rela ionale const în
capacitatea de a extrage, în mod convenabil, date din tabele i de a combina informa iile din
tabelele corelate pentru a genera r spunsuri la întreb ri, la care nu se poate r spunde numai
pe baza tabelelor individuale.
Operatorii rela ionali (în cadrul bazelor de date rela ionale) produc rela ii-tabele noi,
plecând de la o rela ie-tabel sau mai multe. Operatorii rela ionali de baz sunt defini i în
tabelul urm tor:
17
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
Operatorul
Descrierea
Rela ional
este o opera ie care preia i afi eaz datele din rela ie (tabel ). Este
posibil s se afi eze toate rândurile sau doar rândurile care îndeplinesc
Restric ia
o anume condi ie (sau mai multe condi ii). Aceasta este de multe ori
numit "submul ime orizontal ".
este opera ia care afi eaz anumite coloane din rela ie, fiind numit de
Proiec ia
aceea i "submul ime vertical ".
Produs este rezultatul ob inut prin concatenarea coloanelor a dou tabele.
este rezultatul ob inut când rândurile a dou tabele sunt concatenate
Join
conform unor condi iilor specificate.
afi eaz toate rândurile care apar în una, în cealalt , sau în ambele
Reuniunea
rela ii.
Intersec ia afi eaz toate rândurile care apar în ambele rela ii.
afi eaz rândurile care apar numai în prima rela ie f r s apar în cea
Diferen a
de a doua.
Un index reprezint o cale rapid de localizare a înregistr rilor dintr-o tabel , prin
gruparea tuturor înregistr rilor pentru un anumit atribut sau grup de atribute.
Indexarea este utilizat în dou scopuri principale:
accel rarea c ut rilor în baza de date;
asigurarea unicit ii înregistr rilor.
În cazul unei mul imi reprezentate printr-o colec ie neordonat de elemente, timpul
de c utare a unui element cre te propor ional cu num rul de elemente ale mul imii,
deoarece în cazul cel mai r u, trebuie parcurse toate elementele mul imii pentru a g si
elementul dorit. Timpul de c utare a unui element poate fi mic orat considerabil dac ,
elementele mul imii sunt ordonate.
De exemplu: într-o carte g sim la sfâr it termenii importan i, aranja i în ordine
alfabetic . La fiecare termen din aceast list este furnizat un num r de pagin în care apare
i este explicat termenul. Utilizând aceast list , se reg se te imediat termenul c utat. F r
o astfel de list , neexistând o ordine de ghidare a c ut rii, singura alternativ este
explorarea complet a întregului material- pentru a g si termenul dorit.
18
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
În general, opera iile de c utare, inserare i tergere a elementelor într-o mul ime
(tabel ) se execut mai rapid dac elementele mul imii (înregistr rile) sunt reprezentate
printr-o colec ie ordonat . În tehnologia bazelor de date, ordonarea colec iilor de date se
face prin indexarea datelor. Indexul unei tabele este o structur de date adi ional memorat
în baza de date care permite accesul rapid la înregistr rile tabelei- prin ordonarea acestora.
De fapt, indexul poate fi gândit ca o tabel cu dou atribute: primul atribut con ine
valorile atributului tabelei din baza de date pentru care se creaz indexul, iar al doilea
con ine un pointer la loca ia tuplurilor corespunz toare. Valorile sunt aranjate fie în ordine
descendent a valorilor cheii de indexare, fie în ordine ascendent .
Indec ii se clasific dup tipul de câmp sau dup nivelul i modul de organizare a
tabelei. O clasificare a acestora este urm toarea:
1. Indexul primar este un index asociat unei tabele ordonate. Indexul primar este
construit pe baza unui câmp cheie (de identificare a unei înregistr ri), fiind un
atribut (coloan ) obligatoriu i unic asociat fiec rei rela ii-tabele.
2. Indexul secundar este un index construit tot pe baza unui câmp cheie (de
identificare a unei înregistr ri), dar tabela nu este ordonat dup acesta.
3. Indexul de grup (cluster) este un index construit dup câmpuri ce nu sunt câmpuri
cheie (criteriul de acces este diferit de câmpul cheie), iar tabela poate fi ordonat
sau nu, relativ, la criteriul de acces.
4. Indexul multinivel (se mai numesc i indec i de blocuri) se aplic oric ror tabele.
Principiul de baz este de a construi niveluri de indexare pân când, structura
adi ional de date corespunz toare indexului de cel mai mare nivel, poate fi
memorat într-un singur bloc.
Access 2007 este un sistem de gestiune al bazelor de date (SGBD) din cadrul suitei
Microsoft Office. Prin intermediul lui se permite stocarea i gestionarea cantit ilor mari de
date, organizate în baze de date. Programul Access include un num r mare de facilit i
privind gestiunea bazelor de date. Datorit tehnologiei Rushmore, accesul la date este foarte
rapid, fiind completat i de modul intuitiv de interogare grafic , prin exemple. Distribu ia
datelor este oferit de tehnologia OfficeLines, care interconecteaz to i membrii familiei de
programe Microsoft Office (editorul de texte Word, programul de calcul tabelar Excel,
programul de prezentare PowerPoint, programul de gestiune a bazelor de date Access,
programul de planificare i administrare a datelor personale Outlook, programul OneNote
de gestiune a diferitelor tipuri de date cum ar fi: texte, grafic , scriere de mân preluat prin
PC-uri tablet , date scanate, secven e audio, secven e vidio, alte fi iere de date din pachetul
Office 2007). Programul Access este de dimensiune foarte mare, datorit diversit ii
19
Access 2007 - Capitolul I. No iuni generale despre bazele de date
func iilor pe care le poate gestiona. Toate componentele unei baze de date (tabele,
interog ri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi, module Visual
basic) sunt memorate într-un fi ier cu extensia .accdb. Programul Access permite
utilizatorului s defineasc , într-o manier elegant i u oar , numai cu ajutorul mouse-ului,
diferite rela ii între tabele. Necesarul de memorie extins este de minim 12 megaocte i.
Obiectele bazei de date Access 2007 sunt: tabele, formulare, interog ri, rapoarte, pagini,
macrocomenzi i module.
20
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
GESTIUNEA
BAZELOR DE DATE
2.1. Întroducere
Exist câteva teme fundamentale care se vor folosi frecvent în Access 2007. În acest
capitol, se vor face referiri la opera iile fundamentale ale programului Access 2007 legate
de introducerea datelor, înlocuirea, copierea, selectarea, editarea datelor; precum i la
însu irile speciale care faciliteaz corectarea rapid a datelor, cum ar fi AutoCorrect. Se va
vedea cum se ob ine repede ajutorul necesar când se utilizeaz Access 2007, de exemplu, se
pot explora teme pentru folosirea noului Office Assistant, care furnizeaz ajutorul detaliat
când se completeaz o anumit tem .
Fereastra bazei de date este centrul de control ce con ine toate tabelele, interog rile,
formularele, rapoartele, macrourile i modulele. Spre deosebire de celelalte aplica ii cu
bazele de date, toate obiectele (tabele, rapoarte, formulare etc) sunt într-un dosar i nu, ca
dosare separate pe un disc rigid.
Etape de lucru:
1. Pentru a afi a o fereastr a bazei de date, în timp ce o alt fereastr este expus ,
se apas tasta F11 (Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date).
2. Pentru a vedea obiectele create în cadrul unui grup, se va ap sa butonul s geat
dubl cu vârful în jos i sunt expuse obiectele, iar când s geata î i schimb
pozi ia, se va prezenta cu vârful în sus.
3. Pentru a deschide un obiect (tabel, interogare, formular, raport, macrou sau
modul) se va da un dublu click pe numele obiectului, din fereastra bazei de date.
21
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
Etape de lucru:
1. Se deschide foaia de lucru sau formularul i se merge la articolul dorit. Dac se vrea
un articol nou, se va executa un click pe butonul New Record din meniul contextual,
dup ce în prealabil a fost selectat antetul de rând (Figura nr. 2.2. Meniul contextual
pentru opera ii la nivel de rând).
22
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
2. Se tasteaz înregistrarea. Dac înregistrarea este un obiect OLE, se afi eaz datele
dintr-o alt surs sau se apas Insert Object i se alege tipul obiectului i obiectul
propriu-zis din casetele de dialog. Dac înregistrarea este un obiect de c utare, se
alege s geata cu vârful în jos. Dac înregistrarea este o superleg tur , se va folosi
butonul Insert Hyperlink din banda de instrumente.
3. Se va tasta butonul Tab, pentru a se trece la urm torul câmp. Se repet pasul 2,
tastând Tab pentru fiecare câmp. Dac se dore te s se treac la câmpul anterior, se
ap s Shift+Tab. Când se ajunge la ultimul câmp al registrului, tasta Tab trimite
cursorul, la primul câmp al urm toarei înregistr ri.
Etape de lucru:
1. Pentru a îndep rta redact rile dintr-un registru care a fost salvat, se efectueaz un
click pe butonul Undo Delete, din banda de instrumente.
2. Dac s-a început redactarea unui alt registru sau folosirea unui filtru, comanda Undo
nu va mai fi disponibil pentru utilizator.
Access poate t ia, copia i afi a datele din foaia de lucru (datasheet) sau formular în
Windows Clipboard. La un moment dat poate fi manipulat doar o selec ie, dar o selec ie
poate s includ una sau mai multe date. Sunt acceptate toate tipurile de date. Când se
copiaz o selec ie, iar selec ia este duplicat în Clipboard, datele originale r mân intacte.
Not : Dac nu se poate folosi banda de instrumente, din anumite motive (de exemplu
utilizatorul este într-o caset de dialog), se apas Ctrl+C pentru copiere i Ctrl+V pentru
afi are (depunere).
Etape de lucru:
1. Se selecteaz datele care se doresc a fi copiate.
2. Se d click pe butonul Copy din panglica de instrumente sau din meniul
contextual ( ).
3. Se merge la locul unde se dore te s apar datele i se d click pe butonul Paste
din panglica de instrumente sau din meniul contextual ( ).
23
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
Sfat: Dac se vrea copierea valorii unei înregistr ri din acela i câmp în articolul urm tor,
se ap s Ctrl+’ (apostrof). Utilizatorul se poate afla în Form sau Datasheet View.
Not : Când se lucreaz la un formular, set rile lui Tab Order vor determina ordinea
câmpurilor c tre care se mut cursorul atunci când se tasteaz Tab sau Enter. Tab Order
poate s nu aib aceea i ordine cu a câmpurilor care apar în formular.
Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular i se va pozi iona punctul
de inserare pe câmpul în care se dore te a se efectua c utarea.
2. Se d un click pe butonul Find din panglica de instrumente Home sau combina ia
de taste Ctrl+F.
3. Se introduce irul sau valoarea c utat în c su a text Find What din fereastra
Find and Replace. Dac se dore te s se introduc doar o por iune din ir, se va
folosi asterisc pentru a înlocui caracterele c utate, cum ar fi, de exemplu, Tim*
pentru înregistr rile care încep cu Tim sau *oa* pentru combina ia de caractere
oa întâlnite oriunde în câmpul de c utare.
4. Se ac ioneaz butonul Find Next pentru a merge la urm toarea înregistrare. Se
alege butonul Cancel, când se dore te s se termine c utarea (Figura nr.2.3.
Fereastra Find and Replace pentru c ut ri de date).
24
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
Not : Când este deschis caseta de dialog Find se pot selecta op iunile de c utare a
direc iei, chiar dac se dore te s se execute c utarea dup o por iune din text sau dup
întregul câmp, pe m sur ce sunt introduse datele în câmp, precum i c utarea în toate
registrele sau numai în cel curent.
Comanda Replace se poate folosi pentru g sirea sau înlocuirea tuturor sau doar a
câtorva realiz ri ale unei valori particulare, pentru întregul câmp sau pe o por iune a
acestuia. În acest scop se poate folosi modul de vizualizare Datasheet sau Form View. Se
poate utiliza, de asemenea, o interogare pentru a înlocui întregul câmp cu valori alternative.
În caseta de dialog Replace a ferestrei Find and Replace se specific valoarea sau
irul care va înlocui înregistrarea g sit . Se poate folosi butonul Replace All pentru, a
realiza aceea i înlocuire pentru toate înregistr rile sau se pot înlocui valori în acela i timp
folosind butonul Find Next i în continuare butonul Replace.
Not : Pentru a se g si i înlocui valorile nule (Nulls) sau irurile nule (Zero Lenght
Strings) se recomand introducerea manual a valorilor înlocuitoare direct în registru, în
loc s se foloseasc caseta de dialog Replace.
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet View i se d un
click pe câmpul de lucru.
2. Se alege Replace din panglica Home sau combina ia de taste Ctrl+H pentru a
deschide fereastra Find and Replace.
25
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
Figura nr. 2.5. Grupul de butoane pentru c ut ri, înlocuiri, selec ii a valorilor unor
câmpuri
Câmpurile din foaia de lucru se pot selecta în mai multe feluri: folosind mouse-ul,
tastatura sau butoanele din panglica de instrumente Home, grupul Find.
Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet View.
2. Se d un click i se trage cursorul mouse-ului pe datele care intereseaz sau se d
un click în interiorul câmpului i se ap s tasta F2 pentru a selecta valoarea
întregului câmp. În tabelul urm tor sunt prezentate tehnici de selec ie adi ionale
(Tabelul 2.1. Tehnici de selec ie a datelor din foaia de lucru).
3. Pentru a selecta câmpul de date se d un click pe un cap de coloan sau un click
pe selectorul rândului- pentru a selecta toate datele dintr-un articol (rând). Se
poate extinde o selec ie ap sând tasta Shift i dând click la sfâr itul noii selec ii.
4. Se d un click pe selectorul All Records, pe partea stâng a celui mai din stânga
cap de coloan , pentru a selecta toate datele din foaia de lucru sau se fixeaz
cursorul în interiorul foii de lucru i se execut un click pe butonul Select All
(Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel).
26
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
Se pot sorta tabelele dup valorile dintr-un câmp sau dup valorile din dou sau mai
multe câmpuri. Dac se folosesc mai multe variante de câmpuri, tipul cheii primare este
întotdeauna ales în întregime. Sort rile pot fi atât ascendente cât i descendente i pot fi
27
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
oricând executate. Când se utilizeaz butoanele de sortare este creat un filtru temporar.
Pentru un control mai atent asupra sort rilor, se poate folosi unul dintre procedeele de
filtrare posibile sau utilizatorul î i poate crea propria interogare.
Etape de lucru:
Figura nr. 2.7. Grupul de butoane pentru realizarea i anularea sort rii
Una din tehnicile utilizate pentru a gestiona bazele de dat, include filtrarea
înregistr rilor dup anumite criterii. Un filtru poate fi salvat ca interogare. Tabelul filtrat
poate fi afi at în Datasheet. Filtru se va utiliza pentru a se vedea doar înregistr rile dorite, în
func ie de o anumit valoare dintr-un câmp sau de mai multe valori din mai multe câmpuri.
Etape de lucru:
1. Se afi eaz tabelul în modul de lucru Datasheet.
2. Se selecteaz coloana pentru filtrarea datelor executând un click pe butonul cu
s geat în jos- din antetul coloanei, având ca efect afi area casetei pentru filtrare.
3. Se selecteaz casetele de validare corespunz toare înregistr rilor, pentru a fi incluse
în tabel.
4. La ac ionarea butonului OK, tabelul se prezint filtrat conform selec iilor. În antetul
coloanei filtrate apare simbolul de filtru (Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor).
28
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
Se poate realiza filtrarea folosind por iunile filtrului rapid pentru valorile de câmp
care stau la baza filtrului în modul de afi are Datasheet (Noutate în versiunea 2007) sau
selectând din meniul Home, grupul de instrumente Sort & Filter, op iunea Filter.
Dac din grupul Sort & Filter se alege op iunea Advanced, apoi Advanced
Filter/Sort filtrul realizat se transform în interogare (Figura nr.2.9. Transformarea filtrului
în interogare). Utilizarea func iei Filter by Form permite crearea de filtre complexe cu
valori din mai multe câmpuri. Executând un click pe butonul Toggle Filter (Apply Filter) se
elimin rapid filtrul din tabel. Op iunea Clear All Filters este utilizat pentru a elimina
filtrele create anterior.
29
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
Access ofer câteva metode diferite pentru editarea datelor: un câmp, mai multe
câmpuri în acela i timp, un registru, mai multe registre în acela i timp. Cea mai simpl
metod de editare a datelor este editarea lor într-un câmp al foii de lucru Datasheet sau
într-un formular în Form View.
Etape de lucru:
1. Se va deschide o foaie de lucru în Datasheet View sau un formular în Form
View.
2. Se pozi ioneaz punctul de inserare pe câmpul ce se dore te a fi modificat sau se
selecteaz por iunea de text care se dore te a fi înlocuit .
3. Se introduce noul text sau textul înlocuitor.
Sfat: Unele tipuri de câmpuri vor expune înc un pointer când se mi c cursorul spre cea
mai din stânga parte a câmpului. Dac se d un click pe acel punct, se va selecta întregul
câmp.
Când un registru este curent, se va vedea un triunghi în sectorul lui (într-o foaie de
lucru) sau o pictogram în form de creion, când se redacteaz registrul.
Când se introduc sau se editeaz datele, în cazul mai multor utilizatori, Access ar
putea bloca registrul care a fost redactat de un alt utilizator. Ceilal i utilizatori pot vedea
datele, dar nu le pot edita. Un registru blocat expune un cerc i un slash (simbolul
lac tului) în sectorul registrului. Un registru blocat, nu poate fi editat pân când blocajul va
fi eliberat. Blocajele sunt eliberate atunci când datele sunt salvate sau când utilizatorul mut
acel registru.
Se pot l rgi coloanele atunci când nu se vede întregul lor con inut.
Sfat: Dac nu se dore te schimbarea l imii coloanelor se va tasta Shift+F2 având ca efect
introducerea unei casete de dialog pentru a vedea mai multe linii dintr-o înregistrare.
Etape de lucru:
1. In modul Datasheet View a unui tabel sau interog ri, ori în Form View pentru
formular, se va fixa cursorul mouse-ului între dou capete de coloan pân se
transform într-o s geat cu dou vârfuri.
30
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
2. Se trage în dreapta sau stânga pentru a modifica l imea coloanei. Pentru a face
coloana atât de lat cât l imea înregistr rii, se va executa un dublu-click pe ea.
3. Se vor modifica dimensiunile coloanei dac din meniul contextual se selecteaz
comanda , dup ce în prealabil a fost selectat antetul
de coloan , care deschide c su a de dialog Column Width, în interiorul c reia se
introduc noile dimensiuni ale coloanei (Figura nr. 2.10. L imea coloanei)..
4. Op iunea Best Fit readuce coloana la dimensiunea ini ial (cea mai mic
posibil în func ie de datele introduse).
5. Op iunea Standard Width fixeaz dimensiunea standard pentru coloan de
11,5583 inch.
Not : Câteodat coloana este mai lat decât ecranul i nu se va putea vedea marginea
capului de tabel pentru a mic ora l imea coloanei. In acest caz, se vor modifica
dimensiunile coloanei (Column Width).
Navigarea prin foaia de lucru folose te tehnici care sunt similare, cu cele ale
parcurgerii celor mai multe foi de înregistrare. Utilizatorul se poate „plimba” printre
coloane (câmpuri) i rânduri (înregistr ri). Dac vrea s g seasc anumite date, poate folosi
butonul Find.
Etape de lucru:
1. Se va da dublu-click pe numele tabelului din chenarul Tables a ferestrei bazei de
date, pentru a-i deschide foaia de lucru.
2. Se apas tasta Tab pentru a muta cursorul spre dreapta, Shift+Tab pentru al muta
spre stânga sau se folosesc tastele cu s ge i, pentru al muta în orice direc ie.
Când se execut mutarea dincolo de cel mai îndep rtat câmp din dreapta, atunci se
va trece la urm torul rând, iar când se mut înaintea primului câmp se execut trecerea la
înregistrarea anterioar . În urm torul tabel „Parcurgerea foii de lucru” se prezint informa ii
adi ionale referitoare la deplasarea într-o foaie de lucru:
31
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
Este aceea i pentru orice aplica ie. Se poate folosi tastatura sau mouse-ul pentru a se
face selec ii. Ori de câte ori este deschis o caset de dialog, utilizatorul trebuie s r spund
la întreb ri sau cel pu in s aleag Cancel sau Close înainte s execute alte opera ii.
Etape de lucru:
1. In multe casete de dialog (cum ar fi Save As) când este introdus un text, textul
din c su a text este deja selectat. Utilizatorul doar introduce textul pentru a-l
înlocui pe cel existent. Nu este necesar s se dea un click în c su a text, înainte
de introducerea textului.
2. Pentru a muta cursorul în diferite p r i ale casetei de dialog se va ap sa tasta Tab
pentru deplasare înainte i Shift+Tab pentru a merge înapoi. Dac pentru a se
ajunge la o anumit op iune, trebuie s se apese de mai multe ori pe Tab, atunci
se va putea da direct un click pe acea op iune.
3. Pentru a le activa sau dezactiva se va da un click pe c su ele de verificare sau de
op iune.
32
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
4. Când se execut selec ii, cu ajutorul mouse-ului, se accept toate selec iile dac
se apas butonul OK, echivalentele sale sau tasta Enter.
Sfat: Se va putea alege orice op iune cu o liter subliniat în caseta de dialog, ap sând
combina ia de taste Alt+ litera subliniat . De exemplu, pentru a selecta butonul Next
( ), se va tasta Alt+N.
Microsoft Access con ine câteva modalit i diferite de ajutor, cu diferite cantit i de
informa ii. Utilizatorul va avea acces la diferite metode de ajutor folosind sau utilizând
butonul Help din dreapta ferestrei barei de instrumente.
Etape de lucru:
1. Se apas tasta F1, Access deschide fereastra Access Help (Figura 2.11.
Fereastra Access Help) sau expune ajutorul legat de subiect, îl asociaz cu
pozi ia sau condi ia utilizatorului în program. Dac Access merge direct spre
subiect, dup ce s-a terminat de citit ajutorul dat, se sare la pasul 4.
33
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
34
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
GESTIUNEA TABELELOR
Fiecare tabel , interogare, formular sau raport este un obiect database ce poate fi
copiat, redenumit, c ruia i se pot crea descrieri i seta propriet i. Se pot crea obiecte
database, importându-le dintr-o alt baz de date Access. Se pot crea tabele în Access
importându-le sau legându-le de o alt surs de date. Se pot importa i exporta fi iere.
În Access, mai întâi, se creaz baza de date goal , f r nici un obiect în ea. Urmeaz
introducerea tabelelor cu sau f r date, crearea leg turilor dintre tabele, crearea
interog rilor, a formularelor, crarea rapoartelor i apoi cuplarea tuturor acestor obiecte într-
o singur aplica ie.
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe Office Button;
2. Din lista cu op iunile de meniu, se fixeaz cursorul pe New (Ctrl + N) i se execut
un click;
3. Se selecteaz Featuring;
4. In fereastra Getting Started with Microsoft Office Access se execut click pe Blank
Database (solicit m crearea unei baze de date goale);
5. Se ac ioneaz Browse for a location to put your database (pentru a stabili loca ia de
salvare a bazei de date). Implicit este My Documents;
6. În caseta de editare File Name programul stabile te numele bazei de date ce
urmeaz a fi create ca DatabaseN.accdb. Acest nume poate fi schimbat pentru N =
1, 2,…N, sau un alt nume (de exemplu:Vânz ri.accdb). Dup ce s-a stabilit numele
bazei de date se ac ioneaz butonul Create, având ca efect crearea bazei de date cu
numele atribuit anterior. Se intr apoi, în etapa urm toare de creare a tabelelor de
lucru.
35
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
În access 2007 exist patru (4) variante posibile de creare a tabelelor i anume:
1. prin introducerea datelor;
2. utilizând liste SharePoint;
3. în modul de lucru Design;
4. utilizând abloane.
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe eticheta Create din panoul de navigare;
2. Se execut un click pe butonul Table (cel mai din stânga în fereastra de
instrumente);
3. Se introduc datele în fereastra de lucru. Sistemul afi eaz Table1 ca etichet a
primului tabel. Primul câmp este implicit pus ca ID. Se salveaz introducerea
datelor, începând cu cel de-al doilea câmp prin Add New Field. Se tasteaz valorile
(numere, texte, data calendaristic , yes, no). Se trece la câmpul urm tor ac ionând
tasta Tab. Primul câmp în care s-au introdus date va avea numele Field1, al doilea
Field2 .a.m.d. ;
4. Pentru a schimba un nume de camp, se selecteaz numele câmpului respectiv sau se
execut un click dreapta i se alege comanda Rename Column, apoi se apas tasta
Enter;
5. Când s-a terminat de realizat structura tabelului, se execut un click pe butonul Save
din meniul contextual cu acces rapid. In acest scop, se execut un click dreapta pe
eticheta tabelului pentru a deschide meniul contextual cu acces rapid, iar de aici se
selecteaz butonul Save. Butoanele puse la dispozi ie în aceast bar sunt: Save,
Close, Close All, Design View i Datasheet View (Figura nr 3.1. Comenzile
meniului contextual la crearea tabelelor);
36
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
8. Închiderea tabelului se realizeaz prin butonul Close din fereastra tabelului (col ul
dreapta sus).
Observa ii: Tipul datelor pe coloane le stabile te sistemul în func ie de datele introduse
în acele coloane. Se pot modifica ac ionând comanda Data Type din panglica Table
Tools. Variantele de tipuri puse la dispozitie sunt: Text, Memo, Number, Date/Time,
Currency, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, Attachment, Lookup Wizard.
Dup realizarea a cel pu in dou tabele, se poate crea rela ia dintre ele, alegând din
panglica de instrumente Table Tools, eticheta Data Sheet i apoi din grupul de instrumente
37
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se stabili real ia dintre dou tabele
Observa ii: Pentru a selecta o coloan sau o linie se execut click pe eticheta de coloan
sau linie.
Pentru a redimensiona o coloan sau o linie se trage cu mouse-ul bordura dintre ele
sau se execut un click pe eticheta Home i apoi un click pe butonul More, ob inându-se
acces la comenzile de redimensionare a liniilor i coloanelor.
Acestea sunt:
Row Height pentru redimensionarea rândurilor;
Column Width pentru redimensionarea coloanelor;
Freeze pentru mutarea coloanei selectate în prima pozi ie a tabelului;
Unfreeze pentru scoaterea din fixare;
Hide Columns pentru ascunderea coloanei selectate;
Unhide Columns pentru scoaterea din ascundere;
Subdatasheet realizeaz leg tura de subordonare cu un alt tabel sau interogare.
38
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Etape de lucru:
1. Se execut câte un click de mouse astfel: Office Button New Featuring
Blank Database;
2. Se selecteaz Browse;
3. Se activeaz eticheta Create, având ca efect afi area butoanelor pentru crearea
tabelelor;
4. Se execut un click pe butonul Table Templates- care deschide lista abloanelor;
5. Se execut un click pe unul dintre acele abloane (Contents, Tasks, Issues, Eventes,
Assets). Se va afi a un tabel nou, cu structura tabelului selectat;
6. Pentru a schimba un nume de camp, se execut un dublu click pe numele respectiv
i se introduce noul nume apoi se apas tasta Enter:
7. Pentru a elimina coloane, se execut click dreapta pe eticheta de coloan i se alege
Delete Column;
8. Se introduc datele în noul tabel creat;
9. Se salveaz , executând un click pe butonul Save din bara de instrumente cu acces
rapid;
10. Se închide, prin butonul Close din fereastra tabelului.
Etape de lucru:
1. Se execut câte un click de mouse astfel: Office New Create eticheta Create
din banda cu butoane Share Point List;
39
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe eticheta Create, apoi pe butonul Table Design. Efectul este
afi area unei ferestre de lucru împar it în dou . În partea superioar are trei coloane
Field Name, Data Type i Description. În partea inferioar se vor g si propriet ile
câmpurilor (Field Properties) pe dou coloane: General i Lookup;
2. Se execut click într-o celul Field Name i se introduce numele câmpului. Se
ac ioneaz tasta Enter, iar cursorul se mut în coloana Data Type;
3. În dreptul câmpului tastat la Field, în coloana Data Type se selecteaz tipul datelor
acceptate de acel câmp. Implicit este text. Se deschide lista tipurilor de câmp,
ac ionând butonul s geat i se alege unul din tipurile prezentate;
4. Se execut click într-o celul Description i se introduce o descriere pentru câmp.
Dac se afl în faza de modificare a propriet ilor, apare butonul Property Update
Options (op iuni de actualizare a propriet ilor), apoi se va selecta o op iune;
5. Pentru a insera un câmp între altele dou existente, se execut click pe ablonul
linei aflate imediat sub locul în care se dore te inserarea câmpului nou i apoi se
execut un click pe butonul Insert Rows din panglica cu instrumente;
6. Pentru a terge un câmp, se execut un click pe ablonul de linie al câmpului care
va fi eliminat i apoi un click pe butonul Delete Rows din panglica de instrumente;
7. În partea de jos a ferestrei, pentru fiecare tip de date a câmpurilor sunt prezentate
propriet ile acceptate. La unele se poate interveni i modifica;
8. Se salveaz designul creat pentru tabel, prin click pe butonul Save din bara de
instrumente cu acces rapid. Cu aceast opera ie, se solicit un nou nume pentru
tabelul creat. Când s-a terminat, se închide tabelul ac ionând comanda Close (în
dreapta sus a tabelei).
40
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
1. Text
Acestea sunt texte sau combina ii de texte i numere. Dimensiunea implicit este de
255 de caractere. Este tipul implicit de date. Poate lua valori între 1-255 caractere.
2. Memo
Aceste date sunt texte de dimensiuni mari cum ar fi descrieri sau note explicative.
Pentru fiecare articol al tabelului pot fi aproximativ 16 pagini de text scris la un rând.
Ocup pân la 64.000 de octe i în memoria calculatorului.
3. Number
Datele de tip number sunt date numerice utilizate în calcule matematice, care nu
sunt valori calendaristice sau monetare. Tipul Long Integer este cel implicit. Subtipul de
date este stabilit prin intermediul propriet ii Field Size.
Valorile posibile sunt:
Byte - numere întregi pozitive cu valori în intervalul [0, 255];
Integer - numere întregi în intervalul [-32.768, 32.767] i ocup 2 octe i în
memorie;
Long Integer - numere întregi în intervalul [-2.147.483.648, 2.147.483.647];
Single = numere cu zecimale in intervalul [-3.402.823*1038, -1.401.298*10-45] i
[1.401 298*10-45, 3 402 823*1038] i ocup 4 octe i;
Double = numere cu zecimale în intervalele [-179.769.313.486.231*10308, -
494.065.645.841.247*10-324] i
[494.065.645.841.247*10-324 , 179.769.313.486.231*10308] i ocup 8 octe i;
41
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
4. Date/Time
Tipul data calendaristic , ocup 8 bytes. Accept date calendaristice i ore.
Formatele acceptate sunt:
General Date 19.10.2009 15:34:23;
Long Date 19 oct 2009;
Medium Date 19-oct-2009;
Short Date 19.10.2009 sau 19/10/2009;
Long Time 17:34:23 (or , minut, secund );
Medium Time 05:34 (or , minut);
Short Time 17:34 (or , minut).
7. Yes/No (Da/Nu): sunt date logice. Câmpurile de acest tip con in doar valori logice
de tipul Yes/No. Ocup 1 bit în memoria calculatorului.
8. OLE Object (Obiecte OLE). Câmpurile de acest tip pot con ine diferite obiecte
precum: documente Word, foi de calcul Excel, imagini grafice, fi iere audio. Ocup
pân la 1 gigabyte în memoria calculatorului.
42
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Observa ii: În modul de afi are foaie de date, se execut un click pe comanda Insert
Object i apoi se selecteaz obiectul ce va fi introdus în list .
10. Attachment (noutate în 2007): - permite ata area de fi iere- câmpului respectiv. În
modul de afi are foaie de date, un astfel de câmp, apare simbolizat cu caracterul @
în oglind . Fi ierele ata ate pot fi: documente Word, liste Excel, documente text,
imagini grafice, alte fi iere, obiecte create anterior sau se pot crea odat cu
descrierea câmpului.
11. Lookup Wizard (vr jitor de c utare): câmpul cu acest tip de date poate fi înc rcat
într-o list de date, creat anterior sau preluând valorile dintr-o coloan a altui tabel
care este în leg tur cu el. Dimensiunea câmpului de acest tip este de 4 bytes.
Fiecare câmp are un num r de propriet i care depind de tipul câmpului. Pentru
fiecare câmp sunt alocate propriet i generale (General) i propriet i de c utare (Lookup) .
43
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Dac într-o rela ie de tipul 1-N, câmpul cheie primar este un num r cu
incrementare, atunci câmpul cheie extins trebuie s fie de tipul Long Integer, deoarece
valoarea implicit a propriet ii pentru câmpurile cu incrementare este Long Integer.
b) Proprietatea Format
Stabile te modul în care vor fi afi ate, informa iile introduse în câmp. Nu se refer la
memorarea datei, ci doar la afi are. Va fi utilizat la câmpul Number. irul de formatare
poate fi un format predefinit sau un format personalizat (definit de utilizator). Formatele
predefinite pot fi selectate dintr-o list , aflat în dreapta liniei Format (s geata cu vârful
jos).
În cazul câmpurilor de tip Number formatele predefinite sunt:
General Number - num r general, num rul va fi afi at a a cum s-a introdus. (De
exemplu 3456,789);
Currency – monetar. Se utilizeaz , separatorul pentru mii; numerele negative
sunt delimitate de paranteze. Implicit vor avea 2 zecimale. (De exemplu:
3,456.79 lei);
Euro - este identic Currency, dar în loc de lei se afi eaz semnul € de la Euro.
(De exemplu: 3,456.79 €);
Fixed - fix, întotdeauna va fi afi at cel pu in o cifr . Implicit are 2 zecimale.
(De exemplu: 3456,79);
Standard – cu separatorul pentru mii i cu dou zecimale (De exemplu:
3,456.79);
Percent - procent. Valoarea este înmul it cu 100 i de adaug num rului afi at
semnul procent (%) la dreapta. (De exemplu: 123,00 % );
Scientific - cu abcis i exponent. (De exemplu: 3,46 E +0,3 adic 3,46 * 103
=3460 ).
44
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Etape de lucru:
a) Se deschide tabelul din modul de lucru Design;
b) Se execut click în caseta Input Mask;
c) Se execut click pe butonul Build (…) pentru a lansa aplica ia expert Mask Wizard;
d) Se deruleaz lista de m ti predefinite, pentru a g si masca dorit . În aceast list se
g sesc m ti pentru numere de telefon, cod numeric personal, cod po tal, extensie,
parol , dat calendaristic ;
e) Pentru a modifica o masc existent , se selecteaz butonul Edit List din fereastra
Input Mask Wizard care deschide fereastra Customize Input Mask Wizard. De
exemplu: o masc de forma #990000.0999 va cere introducerea unui num r.
Numerele acceptate de Access pentru aceast constuc ie au fost: diezul (#) care
permite utilizarea semnului plus (+) sau minus (-). În continuare pot fi tastate ase
cifre pentru partea întreag a num rului (990000). Din cele ase cifre, patru sunt
45
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
În crearea m tilor, caracterele de formatare acceptate sunt redate în tabelul urm tor
(Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea m tilor).
46
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
47
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Dac nu se respect restric ia, se afi eaz un mesaj de eroare. Nu poate fi folosit la
câmpurile de tip Autonumber (num r cu incrementare). Câmpurile cu atributul cheie
primar , nu au nevoie de configurarea acestei propriet i, deoarece programul Access va
semnala o eroare în caz de necompletare a câmpului respectiv. Este foarte util , în cazul
câmpurilor cheie extern .
48
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Va fi folosit la câmpurile de tip Memo, iar tipurile de date ce vor fi acceptate sunt:
Date;
Financial Symbol;
Person Name;
Phone.
Se bifeaz tipul datelor acceptate, care va ap rea în aceast proprietate. În dreapta
propriet ii se va afi a o list cu tipul datelor acceptate.
49
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Pentru a putea stoca datele i a le folosi în interog ri, formulare sau rapoarte trebuie
create câmpuri în tabele. Un câmp stocheaz o dat specific într-o înregistrare. Ulterior se
vor putea sorta, g si i grupa informa iile dup numele câmpurilor, se va putea folosi
numele câmpurilor pentru a expedia scrisori sau pentru a crea etichete.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel nou sau una existent în fereastra bazei de date i se alege
butonul Design.
2. În jum tatea superioar a ferestrei etichetat Table Design, se merge într-un rând
gol i se tasteaz numele câmpului.
3. Se ap s tasta Tab i se d click pe s geata cu vârful în jos pentru a selecta tipul
datelor (Text, Number, Curency...).
4. Se va ap sa tasta Tab din nou, pentru a trece în coloana de descriere a câmpului.
Dac se dore te, se d click pe jum tatea de jos a ferestrei i se seteaz propriet ile
adi ionale ale câmpului.
5. Când s-a terminat, se închide fereastra Table Design.
Not : Descrierea i alte propriet i adi ionale ale câmpului devin ini iale în forme
(formulare) pentru multe propriet i. Dac se schimb propriet ile unui câmp din tabel ,
dup ce s-a creat un formular, majoritatea propriet ilor nu se schimb în formular, dar
sunt i propriet i care se schimb .
Proprietatea Description asigur informa ii despre câmpurile din tabele i interog ri.
Descrierile apar în timp ce sunt introduse date, într-un câmp în Datasheet sau Form View.
50
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Aceast proprietate este setat în Table în Design View pentru tabele i în foaia Field
Properties Property din fereastra Queries pentru interog ri.
Când se creaz un control prin tragerea unui câmp dintr-o list de câmpuri (Field
List), Access copiaz proprietatea Description în proprietatea controalelor Status Bar Text.
Apoi va expune descrierea, de câte ori punctul de inserare este introdus în acel câmp.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se d click pe coloana Description a câmpului.
3. Se va introduce o valoare pentru descriere. Nu este nevoie s se încadreze
descrierea cu ghilimele.
4. Se d click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva descrierea.
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei din tabul Tables al ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
2. Se selecteaz câmpul, se merge în coloana Description i se introduce ceea ce
se vrea s apar în bara de stare (Fig nr.3.6. Mesajul Description în Design).
3. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile f cute tabelei.
4. La redeschiderea tabelului în vederea introducerii datelor, când cursorul este
fixat pe un câmp ce are ata at Description, în bara de stare va fi afi at mesajul
respectiv (Figura nr. 3.7. Bara de stare).
51
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Se pot ad uga câmpuri noi într-un tabel sau insera un câmp între dou câmpuri care
exist deja.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei în tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se execut un click în câmpul deasupra c ruia se dore te s se insereze noul
câmp i apoi se ac ioneaz butonul Insert Rows din bara de instrumente.
3. În linia curent se introduce numele câmpului, tipul datelor i descrierea. Alte
propriet i pentru câmpul respectiv se vor introduce în sec iunea cu propriet i
ale câmpurilor, din partea de jos a ferestrei Table.
4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile din tabel .
M rimea câmpurilor de date de tip text determin num rul maxim de caractere care
se pot introduce într-un câmp. Se poate seta m rimea câmpului pentru text pân la 255
caractere, ini ial este de 50 caractere.
Pentru numere, m rimea câmpului determin irul numerelor care se pot introduce,
chiar dac numerele includ sau nu pozi ii zecimale. În general, se vrea setarea celei mai
mici m rimi posibile a câmpului, atât pentru text cât i pentru num r. Cu m rimi mai mici
ale câmpurilor, dosarul bazei de date va fi mai mic i mai rapid.
Etape de lucru:
1. Se va da click pe numele tabelei în Tables din fereastra bazei de date, apoi se
alege butonul Design, se deschide tabela în design.
2. Se d click pe câmp i apoi se merge la proprietatea Filed Size.
3. Se introduce un num r de la 1 la 255 pentru datele de tip text. Dac tipul
datelor este numeric, se deschide lista derulant ac ionându-se vârful de
s geat , apoi se alege unul din câmpurile afi ate în acea list .
4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile f cute în tabel .
Not : Numele unui câmp în baza de date se poate schimba, iar datele din tabel s
r mân intacte. Dac s-a folosit câmpul într-o interogare, formular sau raport creat înainte
52
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
de a se face modificarea, va trebui s se refac manual acel control astfel încât, s reflecte
noul nume al câmpului. Dac se dore te s se vad un alt nume în capul de coloan a
tabelei în modul de lucru Datasheet View, se va efectua schimbarea la proprietatea
Caption.
Formatul unui num r se poate schimba, pe lâng pozi iile zecimale. Formatele
numerice pot include semnul dolarului ($), semnul de procent (%), semnul euro (€) i
virgule. Formatele datelor calendaristice includ ortografia lunilor sau folosirea numerelor
pentru luni i num rul de caractere ce se folosesc pentru zile i ani. Formatele text includ i
scrierea cu majuscule.
Interog rile, formularele i rapoartele permit schimbarea structurii formatului. În
aceste obiecte se poate schimba formatul datelor, executând un click-dreapta pe câmp în
Design View i f când modific ri în fereastra Field Properties (Figura nr.3.8. Fereastra de
schimbare a formatului pentru interog ri, formulare, rapoarte ).
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
2. Se alege câmpul al c rui format se dore te a fi schimbat i se d click pe
proprietatea Format din jum tatea de jos a ferestrei Table Design.
3. Se alege una din op iunile din list . (A se vedea Figura nr. 3.9. Formatul
pentru tipul Date/Time i Figura nr. 3.10. Formatul pentru tipul de date
Number)
53
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
4. Se d click pe butonul Close (x) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile f cute în tabel .
Sfat: Formatele de tip text nu apar în list . Se va tasta caracterul > pentru a converti
înregistr rile de la caractere mici la majuscule. Se poate de asemenea, s se apese
tasta F1 în timp ce cursorul este în c su a propriet ii Format, pentru informa ii
detaliate despre tipurile de date.
Când se creaz un tabel, se specific tipul datelor pentru fiecare câmp în Table
Design View. Datele de tip Text, Number, Date/Time, Currency, Yes/No sunt auto-
explicative. Autonumber implementeaz , înregistrare cu înregistrare. În timp ce câmpurile
text con in doar 255 caractere, Memo poate include peste 63.999 caractere. Obiectele OLE
permit inserarea graficelor, sunetelor i alte tipuri de date. Datele de tip Lookup, permit s
se aleag dintr-o list de op iuni. Datele de tip Hyperlink permit s se lanseze obiectele în
Access (tabele, formulare, interog ri etc.), utilizând un fi ier dintr-o alt aplica ie sau
preluat printr-o adres Web.
Avertisment: Se poate schimba tipul datelor unui câmp, dar acest proces poate
conduce la pierderea datelor dac , schimb rile nu sunt compatibile.
Etape de lucru:
1. Se d un click pe chenarul Tables din fereastra bazei de date, apoi se execut
click pe numele tabelei i se alege butonul Design.
2. Se merge în câmp i se d click pe coloana Data Type, apoi se introduce noul tip
de date în locul celui existent.
3. În fereastra Table Design, se alege Yes la ie ire pentru a salva modific rile.
54
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Pozi iile zecimale reprezint , num rul de caractere ce pot fi scrise dup punctul
zecimal (de exemplu, num rul 32 poate deveni 32.00 când se adaug dou pozi ii
zecimale). Pozi iile zecimale nu schimb valoarea numerelor, ci doar aspectul lor vizual. Se
poate folosi func ia Rnd () care va schimba valoarea unui num r. Dac se dore te s se
adauge virgule sau alte simboluri, se va schimba proprietatea Format.
Formularele i rapoartele, permit s se modifice pozi iile zecimale dându-se click-
dreapta pe control în Design View i f cându-se modific rile în Property.
Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul în Design View, se fixeaz cursorul pe un câmp numeric
c ruia i se dore te schimbarea formei de prezentare.
2. La propriet ile generale (General) se selecteaz proprietatea Format, din
lista derulant ce se afi eaz executând un click pe butonul de unde se
alege formatul de prezentare (A se vedea Figura nr.3.11 nr. 4.15.
Stabilirea pozi iilor zecimale).
55
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei în chenarul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design. Se deschide tabela în modul de lucru design.
2. Se merge la un câmp c ruia i se dore te introducerea unei valori care va fi
preluat ulterior în toate înregistr rile noi ale tabelei i se d click în c su a
text Default Value, apoi se introduce valoarea sau o expresie care evolueaz
spre o valoare.
3. Se va da click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva noul
regim al bazei de date.
Datorit faptului c , aceast valoare ini ial se aplic la nivelul tabelei, mecanismul de
introducere a valorii ini iale func ioneaz atât la foile de lucru cât i la formulare.
Sfat: Crearea valorilor ini iale reprezint economisire de timp la introducerile de date
i astfel cre te rapiditatea înregistr rii datelor. De obicei, când se creaz un câmp care
va avea introdus aceea i valoare, la toate înregistr rile, se va face uz de setarea acestei
propriet i.
56
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei în tabul Tables a ferestrei bazei de date apoi se alege
butonul Design.
2. Se d click pe butonul Properties din bara de instrumente i un click în caseta
Validation Rule, apoi se introduce o expresie pentru regula de validare.
3. Se d click pe butonul Save din bara de instrumente, pentru a salva noua regul de
validare a bazei de date.
Se pot crea reguli pentru câmpurile a c ror valori la culegerea datelor, trebuie s se
încadreze între anumite limite, altfel datele nu vor fi acceptate. Cel mai adesea, utilizatorul
face gre eli de tastare. Introducând aceste reguli, se verific corectitudinea expresiei tastate.
De exemplu, dac se dore te s se foloseasc numele unui câmp într-o expresie, va trebui
schimbat proprietatea Table Validation Rule (regul de validare). Validation Rule
utilizeaz o expresie logic care, limiteaz valorile ce pot fi introduse în câmpul respectiv.
Expresia logic poate fi format din cel mult 2048 de caractere. Proprietatea nu poate fi
utilizat la câmpurile de tip OLE Object sau cele cu incrementare automat (AutoNumber).
Regulile de validare includ:
Operatori aritmetici, de comparare i logici în cadrul unor expresii (+, -, /,
*, &, >, <, =, >=, <=, <>, ^, parantezele rotunde, dar i cuvintele Betwen,
And, Oor, Xor, Eqv Imp, Mod, Not);
57
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Etape de lucru:
1. Se deschide tabela în modul de lucru Design.
2. Se selecteaz câmpul i se d click pe proprietatea Validation Rule iar în
coloana de valori se introduce expresia (Figura nr. 3.13. Exemplu de
validare a unui câmp de tip Date/Time).
3. La proprietatea Validation Text se va scrie mesajul de eroare ce trebuie afi at
în cazul în care, nu s-a respectat expresia din Validation Rule. În acest caz,
nu se mai afi eaz mesajul de avertizare al sistemului i nu se permite
trecerea la urm toarea introducere de date, pân nu se corecteaz eroarea.
4. Se iese cu salvare (butonul Save din bara de instrumente) pentru a salva
noile reguli ale bazei de date. În acest caz, când se va introduce o valoare în
câmpul cu regul de validare, valoarea va fi permis dac , expresia este
evaluat "True".
58
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei în tabul Tables a ferestrei bazei de date i se alege
butonul Design.
2. Se merge în câmpul selectat, ce va con ine informa ii strict necesare.
3. În fereastra propriet ilor câmpului respectiv, în modul Design se va seta
proprietatea Required pe Yes.
4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes
pentru a salva modific rile f cute tabelei.
Dac lipsesc datele din acel câmp, dup ce s-a setat proprietatea Required pe Yes,
Access va avertiza c datele existente afecteaz regulile de integritate pentru tabel , reguli
care tocmai au fost f cute. Dup ce s-a salvat tabela, se va merge înapoi i se vor ad uga
datele lips .
Exist situa ii în care, se dore te s se selecteze informa iile dintr-o list predefinit .
În acest caz, se poate crea o coloan lookup care permite alegeri de date, cum ar fi telefonul
angajatului sau numele acestuia.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date i
apoi se alege butonul Design.
2. Dac este necesar, se introduce numele câmpului sau se merge la un câmp
existent. Pentru tipul datelor se alege Lookup Wizard (Figura nr.3.14.
Fixarea Lookup Wizard).
3. Se deschide fereastra Lookup Wizard în care, se stabilesc op iunile de creare
a listei de selec ie. Dac se alege op iunea I wan the lookup column to look
up the values în a table or query, datele pentru tabela de selec ie se vor
prelua dintr-un alt tabel sau interogare. Dac se alege op iunea I will type în
59
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
the values that I wan se permite crearea unei noi liste de selec ie (Figura nr.
3.15. Crearea listei pentru selec ia datelor).
4. Dac datele se preiau dintr-o alt tabel , în pasul urm tor se alege tabela
(Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informa ii din alt tabel).
5. Dac se opteaz pentru o list nou , în pasul urm tor se creaz lista (Figura
nr. 3.18. Crearea listei).
6. În pasul trei i patru a casetei de dialog Lookup Wizard, se selecteaz
câmpurile care s apar în lista lookup (Figura nr. 3.17. Selectare câmp
pentru preluare informa ii) i se alege dac , s se ascund coloana cheie (de
obicei o coloan declarat cheie primar ).
7. Prin comanda Finish Access, se va salva tabela. La deschiderea tabelei,
informa iile pentru coloana cu lookup vor fi preluate din list .
La introducera datelor în
câmpul Lookup Wizard se
deschide lista creat din care se
selecteaz informa ia
60
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informa ii din alt tabel
61
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se alege câmpul lookup i se d un click pe tabul Lookup din sec iunea Field
Properties din fereastra Table Design.
3. Prima proprietate, Display Control este de obicei setat pe Combo Box.
Aceasta permite s se ac ioneze o s geat cu vârful în jos (care va afi a o
list ) sau s se introduc în interior valoarea. Dac se alege List Box, atunci
se pot executa doar selec ii din list . Dac se alege Text Box, atunci se ignor
proprietatea lookup a câmpului i se permite introducerea valorii în câmp.
4. Dac s-a indicat lui Lookup Wizard s foloseasc o tabel sau o interogare
existent , a doua proprietate Row Source Type este Table/Query, iar a treia
proprietate va fi numele unei interog ri sau a unei declara ii SQL care,
poate fi redactat dând click pe butonul (…) din dreapta. Dac s-a introdus o
list de valori în Lookup Wizard, valorile ce pot fi redactate- apar în aceast
zon .
5. Op iunea Bound Column stocheaz în tabel valoarea din coloana specificat
în Row Source. S-ar putea s fie nevoie s se modifice proprietatea Column
Widths, astfel încât s se poat vedea toate coloanele din Row Source.
6. Se va da click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege
Yes, pentru a salva modific rile f cute tabelei.
Hiperleg tura este un text sau un element grafic marcat special, pe care se execut
click pentru a merge la un fi ier sau la o pagin HTML de pe Web sau de pe o re ea Intranet
dar i pentru, a expedia un mesaj e-mail. Într-un tabel al bazei de date se poate specifica un
câmp de date de tip hiperleg tur astfel încât, tot ceea ce va fi introdus în câmpul respectiv
va deveni o hiperleg tur . Ulterior, câmpul respectiv poate fi pus într-un formular. Prin
62
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
intermediul hiperleg turii pot fi accesate obiecte din bazele de date Access, documente
create în Word, Excel, Power Point i documente de pe Internet.
Câmpul de tip hiperlegatur con ine text i numere din care este alc tuit o adres
a hiperleg turii ce constituie calea c tre un obiect, document sau pagin Web. Poate fi de
asemenea o URL (Uniform Resource Locator) pentru adres de Internet.
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel în Design View, din tabul Tables a ferestrei bazei de
date.
2. În lista câmpului, se introduce numele pentru noul câmp al hiperleg turii.
3. Cu Tab se trece în coloana Data Type i se selecteaz ca tip al datelor-
hyperlink.
4. Se execut click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege
Yes, pentru a salva modific rile f cute tabelului.
La introducerea informa iilor, în câmpurile cu date de tip Text i Date s-ar putea s
se doreasc afi area anumitor simboluri. De exemplu, un num r de telefon poate fi scris
utilizând parantezele i liniu a de unire. Se pot introduce manual acele simboluri în fiecare
câmp text sau se poate crea un Input Mask care le introduce automat. Input Mask verific
fiecare caracter, pe m sur ce se introduce. Pentru a modifica expunerea unei înregistr ri,
dup ce s-a introdus înregistrarea i s-a ie it din câmp, se poate formata câmpul.
Sfat: Input Mask Wizard prezint exemple pentru cele mai frecvente Input Mask pe
care utilizatorul le-ar putea dori. Acestea includ: num r de telefon, num r de securitate
social , coduri zip lungi, parole, valorile datei curente i orei.
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi
se alege butonul Design.
2. Se d un click pe câmp i unul pe proprietatea Input Mask din fereastra
Table Design. Aici se tasteaz masca de introducere a datelor. De exemplu,
dac la câmpurile de tip Date/Time, la masc se tasteaz „99/99/00;0 ”, în
foaia de lucru va ap rea masca de forma „__/__/__” la tastare introducându-
63
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
se câte dou cifre pentru fiecare grup (lun , zi, an), ultimul grup se
converte te automat în 4 cifre, de exemplu dac s-a tastat 10 se converte te
în 2010.
3. Dac se dore te s se foloseasc un Input Mask predefinit, se d click pe
butonul Build din dreapta c su ei text i se alege una din mostrele din Input
Mask Wizard; trecerea la etapa urm toare se realizeaz prin butonul Next
(Figura nr. 3.19. Alegerea m tilor pentru câmpurile de tip Date/Time prin
Wizard).
Figura nr. 3.19. Alegerea m tilor pentru câmpurile de tip Date/Time prin Wizard
Figura nr. 3.20. Alegerea m tilor pentru câmpurile de tip text prin Wizard
64
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
4. În urm torii doi pa i ai lui Input Mask Wizard, se va alege caracterul liniu
de subliniere ( _ ) care va ap rea pe m sur ce, se tasteaz fiecare caracter
chiar dac , se dore te echiparea tabelei cu simboluri. Se alege butonul
Finish, când s-a terminat.
Not : Se pot introduce caracterele Input Mask direct în caseta cu propriet i din Table
Design View. Pentru a cunoa te caracterele acceptate, se d click pe caseta Input Mask
i se apas tasta F1.
Se poate crea un index într-o tabel dintr-un singur câmp, pentru a servi ca baz în
asigurarea unei valori unice în vederea execut rii opera iei de sortare date sau pentru a
gr bi g sirea i recuperarea înregistr rilor. Când se indexeaz un câmp, exist dou op iuni:
Yes (No Duplicates). Alegerea acestei op iuni presupune c , nu se vor face
introduceri de date cu aceea i valoare în mai mult de o înregistrare. Câmpul
respectiv se va folosi, de obicei, ca cheie primar .
Yes (Duplicates Ok) înseamn c , mai multe înregistr ri pot s aib aceea i
valoare. Câmpul respectiv poate fi folosit, ca cheie extern .
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelului din tabul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
65
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
Access permite s se creeze indec i baza i pe dou sau mai multe câmpuri (pân la
10 câmpuri) dintr-o tabel . Un index compus este unic i poate fi folosit drept cheie
primar , sau poate fi folosit pentru a gr bi sortarea ori c utarea datelor. Access nu permite
indexarea expresiilor. Un index pe mai multe câmpuri, poate fi i cheie extern .
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de
date, apoi se alege butonul Design.
2. Se d click, pe butonul Indexes din bara de instrumente.
3. Se tasteaz numele unui index, în coloana Index Name a ferestrei Indexes.
4. În coloana Filed Name, se va introduce primul câmp din index.
5. Se pot ad uga câmpuri adi ionale sub acea linie, f r s se numeasc un alt
index.
Pentru a înl tura un index, se d click din nou pe butonul Indexes, se selecteaz
rândurile componente ale indexului i se alege Delete. Access va solicita mai mult timp
când caut sau sorteaz un câmp neindexat. Dac nu exist indec i în tabel, Access
aranjeaz înregistr rile, în ordinea în care au fost introduse.
Indexul dintr-o baz de date opereaz , exact ca indexul într-o carte. Indec ii arat ,
unde este localizat articolul c utat. Indec ii sunt în mod particular, importan i într-un num r
de opera ii cu baza de date. Ei gr besc g sirea i sortarea informa iilor când, se execut
acele opera ii mai tarziu i de asemenea modific imaginea sortat a tabelei. Indec ii sunt
necesari pentru, a stabili leg tura datelor dintr-un câmp a unei tabele, cu un alt câmp dintr-o
alt tabel .
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei în tabul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design.
2. Se d click pe butonul Indexes din bara de instrumente (Figura nr. 3.21.
Setarea propriet ilor indec ilor).
66
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
În fereastra Indexes se pot seta propriet ile indexului: Index Name (PrimaryKey
dac indexul este cheie primar ), Field Name (selectarea numelui câmpului index din lista
ata at ), Sort Order (stabile te ordinea sort rii care poate fi cresc toare sau descresc toare).
Propriet ile ce se pot seta în Index properties pentru index sunt Primary, Unique sau
Ignores Nulls. Op iunea Ignores Nulls, face indexul mai mic i gr be te c utarea
înregistr rilor. Cele trei propriet i pot fi setate pe adev rat sau fals (Yes/No).
Etape de lucru:
1. Se d un click pe numele tabelei, în tabul Tables a ferestrei bazei de date,
apoi se alege butonul Design- având ca efect deschiderea tabelei în modul de
lucru Design.
67
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
68
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Pentru tratarea simultan a informa iilor ce provin din mai multe tabele, un prim pas
în reunirea lor îl constituie definirea rela iilor dintre tabelele bazei de date. Când se
define te o rela ie între dou tabele (se creaz o leg tur logic între acestea), valorile
câmpului de leg tur din prima tabel trebuie, s fie acelea i cu valorile din tabela a doua a
rela iei. Pentru a crea o rela ie, se impune ca în una sau în ambele tabele, valorile folosite în
rela ie s fie unice. În mod normal, pentru a se realiza o leg tur este folosit în tabela-
p rinte un index (de obicei cheia primar ) iar în tabela-fiu un câmp (cheie str in ).
Câmpul de leg tur din tabela fiu, poate fi i cheie primar . În plus pe lâng definirea
rela iei, se recomand s se seteze regulile de integritate referen ial în caseta de dialog a
rela iei, prin bifarea op iunii Enforce Referen ial Integrity. Când se aplic integritatea
referen ial , se spune c nu se dore te nici o înregistrare în tabela fiu, f r corespondent în
tabela p rinte. Dac cheia str in are valoarea nul , articolul respectiv va fi interpretat ca
fiind neasociat. Înregistr ri f r corespondent apar când, nici o înregistrare din tabela fiu nu
este legat de tabela-p rinte. Dac se alege Cascade Update Related Fields, valoarea cheii
primare poate fi modificat de utilizator, iar valorile cheii str ine din toate înregistr rile
corespondente în tabela-fiu, se modific automat. Dac se alege Cascade Delete Related
Records, se va terge orice înregistrare fiu corespondent , când se terge înregistrarea
p rinte. Dac nu se alege niciuna dintre ele, în timp ce este aplicat integritatea referen ial ,
nu se va putea s se ac ioneze asupra câmpului ID (cheie primar ) sau s se tearg
înregistr ri din tabela p rinte, atâta timp cât exist înregistr rile-fiu corespondente.
Etape de lucru:
1. În panglica de instrumente Database Tools, se d un click pe butonul
Relationships- pentru a deschide fereastra Edit Relationships.
2. Sistemul deschide fereastra Design Relationships Tools. În interiorul acesteia se
execut un click pe butonul Shou Table- care deschide fereastra cu acela i nume
în interiorul c reia se g sesc op iunile Tables i Queryes. Se fixeaz cursorul pe
op iunea Tables i pe unul din tabelele trecute în list , se alege butonul de
comand Add. Tabelul selectat va apare în fereastra Relationships. Se continu
69
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
selec ia pentru toate tabelele i interog rile între care se dore te realizarea de
rela ii.
3. Din panglica de instrumente Relationships, se alege comanda Edit Relationships
care deschide fereastra de editare a rela iilor.
4. În cadrul ferestrei Edit Relationships, în caseta de editare Table/Query se
selecteaz tabela p rinte, iar din lista aferent - câmpul cheie primar .
5. În caseta etichetat Related Table/Query din cadru acelea i ferestre, se
selecteaz tabela fiu i câmpul de leg tur .
6. Acela i efect se ob ine dac în fereastra Relationships se d un click pe un câmp
al unei tabele i se trage cursorul pe câmpul de leg tur din tabela
corespondent . Pentru a se selecta restul propriet ilor, se execut dublu click pe
leg tura creat , având ca efect afi area ferestrei de editare Edit Relationships.
Aici se verific i se corecteaz , leg tura creat între cele dou tabele.
7. În jum tatea inferioar a ferestrei, se vor alege op iunile pentru integritatea
referen ial (Enforce Referential Integrity) i modul de ac ionare a tabelei-fiu cu
posibilitatea modific rii cheii primare în tabela p rinte (Cascade Update
Related Fields) sau tergerea înregistr rilor corespondente în tabela fiu
(Cascade Delete Related Records). A se vedea Figura nr.4.1. „Crearea rela iei
între dou tabele”. În acest exemplu a fost creat Rela ia 1-N între 2 fi iere cu
reguli de integritate referen ial , corectare automat a cheilor externe i
posibilitatea includerii în interog ri, a tuturor articolelor din tabela p rinte. În
partea inferioar a ferestrei, va fi afi at tipul de rela ie creat: One To One; One
To Many; Many To Many.
70
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Rela ia este reprezentat printr-o linie între dou tabele. Se poate selecta o rela ie i
se apas tasta Delete pentru a o terge. Se poate da click-dreapta pe linia rela iei pentru a
vedea meniul shortcut i selecta Edit Relationships, pentru a deschide caseta de dialog
Relationships sau pentru a terge rela ia.
One To Many (1-N), unei înregistr ri din tabela p rinte (A) îi corespund una sau
mai multe înregistr ri în tabela copil (B). În acest caz în tabela p rinte câmpul de
leg tur este cheie primar , iar în tabela copil acest câmp este cheie str in . De
exemplu: In figura nr. 4.3. „Rela ia între o cheie primar i o cheie extern (1-N)”
fi ierul Furnizori are cheia primar cod_furnizor i este considerat fi ier p rinte.
Fi ierul Contracte f… este fi ierul fiu, are cheia primar nr_contract, dar leg tura
cu fi ierul p rinte se realizeaz prin intermediul câmpului cod_furnizor tratat drept
cheie extern .
A B
71
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
A C B
TabelA ID TabelA ID TabelB ID
Câmp1 A TabelB ID Câmp1 B
Câmp2 A Câmp1 C Câmp2 B
Câmp3 A . Câmp3 B
. . Câmp4 B
. . .
. CâmpN C .
Not . Access permite asocieri intriseci folosite la c ut rile recursive în cadrul aceluia i
tabel. În acest caz se creaz o rela ie între un câmp al unei tabele i un alt câmp din cadru
acelea i tabele. Pentru a crea acest tip de rela ie tabelul respectiv se va afi a de dou ori
în fereastra Relationships. Tabelul copie va avea acela i nume la care se adaug extensia
“_1”
72
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Dac totu i se încearc efectuarea acestei opera ii, Access va afi a o fereastr de
eroare. Aceast verificare poate fi abrogat , dac se va selecta cutia de validare
Cascade Delete Related Records ( tergerea în cascad a articolelor asociate).
3. Dac unui articol din tabelul p rinte îi corespund unul sau mai multe articole în
tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificat . i aceast
verificare poate fi abrogat dac , se va selecta cutia de validare Cascade Update
Related Field (Actualizarea în cascad a cheilor asociate). În acest caz, o actualizare
a cheii primare va actualiza automat, valorile cheilor externe asociate din tabelul
copil.
Observa ie:
Dac num rul tabelelor i interog rilor din fereastra rela iilor este prea mare,
elementele neesen iale pot fi ascunse (nu se terge rela ia sau tabelul). În acest scop se
selecteaz obiectele care se doresc a fi ascunse iar din Design/ Relationships Tools se
va executa un click pe butonul Hide Table.
În cazul în care se dore te vizualizarea tuturor rela iilor din baza de date curent , se va
efectua un click pe butonul All Relationships. În fereastra de editare a rela iilor, vor
ap rea toate rela iile ascunse anterior.
Dac se dore te vizualizarea rela iilor specifice unui anumit tabel, se va executa un
click pe tabelul respectiv, dup care se va executa un click pe butonul Direct
Relationships.
Pentru a crea rela ii, se pot folosi atât tabele cât i interog ri. În cazul interog rilor,
impunerea integrit ii referen iale este irelevant .
73
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
4.3. Înregistr ri
Când datele dintr-o coloan de înregistr ri nu mai sunt necesare, pot fi terse.
Deoarece toate informa iile din coloana respectiv sunt pierdute pentru toate articolele, se
recomand verificarea necesit ii acelor informa ii, înaintea opera iei de tergere. Va fi greu
s se g seasc i s se recupereze, o coloan tears din gre eal .
Etape de lucru:
1. Se d click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date, se alege
apoi butonul Design. Se deschide tabela în modul de lucru design.
2. Se d click pe un câmp de date din cadrul articolului care se dore te a fi ters i apoi
click pe butonul Delete Rows- în bara de instrumente.
3. Dac se vrea tergerea definitiv a coloanei cu date, se alege op iunea Yes din
fereastra de confirmare a tergerii. Se va terge întreaga coloan împreun cu
toate informa iile respective. Din structura tabelului s-a eliminat un nume de
câmp (adresa). Efectul este c , în tabel câmpul ters a fost eliminat. În exemplul
de mai sus, cîmpul intitulat adresa dup tergerea din structura tabelului, nu va
mai apare la editarea tabelului, a fost eliminat împreun cu toate informa iile
74
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
introduse în acea coloan (Figura 4.6. Efectul tergerii unui câmp din structura
tabelului).
tergerea se poate efectua i în forma de vizualizare Datasheet a tabelului, dac se
selecteaz coloana prin antetul s u i se apas butonul Delete din grupul de instrumente
Fields & Columns sau Delete Column- din meniul contextual.
În unele cazuri s-ar putea, s nu se doreasc s se vad toate coloanele foii de lucru.
Probabil expunerea este prea întins , nu se introduc toate informa iile sau doar se solicit
numai anumite informa ii relevante, pentru tema în studiu. În acest caz o parte din
coloanele foii de lucru, se pot ascunde. O alt op iune care s ajute s se lucreze cu mai
pu ine coloane, ar fi s se înghe e coloanele necesare i s se ascund restul.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , o interogare sau un formular în Datasheet View.
2. Se d click dreapta pe capul de coloan i se alege comanda Hide
Columns. Coloana respectiv s-a ascuns, nu se mai vede în tabel (Figura
nr. 4.7. Ascunderea coloanelor).
Coloana
adresa
este
ascuns
75
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
lui în caseta de validare va fi scos din ascundere (Figura nr. 4.8. Scoaterea
din ascundere a coloanelor).
Se bifeaz
adresa
Dac în baza de date exist un tabel extins, chiar mai extins decât ecranul, ar fi greu
de identificat la ce înregistrare se afl cursorul, atunci când se execut deplasarea spre
dreapta. Se pot înghe a unul sau mai multe câmpuri astfel încât, ele vor r mâne în partea
stâng a ecranului, fiind vizibile.
Etape de lucru:
1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet View.
2. Se plaseaz poiter–ul mouse-ului sub form de s geat neagr cu vârful în jos,
pe capurile de coloan pentru a selecta una sau mai multe coloane adiacente.
3. Se alege comanda Freeze Columns din meniul rapid, având ca efect mutarea
coloanelor selectate în stânga tabelului, unde r mân fixate f r posibilitatea de a
fi remutate (Figura nr. 4.9A. i Figura 4.9B.).
76
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Figura nr. 4.9B. Tabelul dup mutarea coloanelor prin înghe are
Astfel, dac se înghea o nou coloan , aceasta se va muta imediat dup ultima
coloan mutat prin înghe are. În acest exemplu câmpul nume, mutat prin înghe are, s-a
mutat dup câmpul e-mail. (Figura nr 4.10. Efectul mut rii dup o coloan înghe at ).
Figura nr. 4.11. Scoaterea din înghe are i efectuarea de noi mut ri
77
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
În exemplul anterior, coloana e-mail a fost scoas din înghe are permi ându-se mutarea în
fa a ei a altor coloane (cod_editur i nume).
4.5. Hyperlinks
4.5.1. Introducerea superleg turilor
Hyperlinks se pot introduce din site-urile Web sau din documentele calculatorului
sau re eaua utilizatorului. Tabelul de date prezint descrierea superleg turii ca un text
subliniat (Figura 4.11. Câmpul e-mail). Când utilizatorul d un click pe acel text, se
deschide programul de c utare sau aplica ia adecvat i se aduce documentul la vedere.
Trebuie s se creeze mai întâi un câmp de superleg turi i apoi s se introduc
superleg tura (a se consulta „Hyperlinks: Create Field” în acea parte a c r ii referitoare la
Tabele i baze de date în modul Design)
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet sau Form View.
Not : Pentru a introduce o superleg tur bazat pe situa ia din dosarul curent i nu pe o
cale absolut , se va bifa c su a de verificare Use Relative Path For Hyperlink. Dac nu
se cunoa te situa ia documentului, se va alege butonul de r sfoire Browse din c su a de
dialog Insert Hyperlink
78
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Dac se dore te editarea unei superleg turi, utilizatorul va avea o problem când
execut click pe superleg tur , pentru c aceast opera ie o activeaz . Va trebui s
foloseasc butonul drept al mouse-ului sau tasta Tab- pentru a preg ti câmpul în vederea
redact rii.
Etape de lucru:
1. Se execut un click pe câmpul de tip superleg tur i se deschide meniul
contextual.
79
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Câmpul de tip superleg tur con ine o descriere a unei adrese cum ar fi o URL
(Uniform Resource Locator) pentru o adres Web sau o UNC (Universal Naming
Convention) pentru adresa unui document. Adresa actual este stocat în interior, cu o
descriere care poate fi r sfoit de al ii. Procedeul arat cum se copiaz o superleg tur din
orice aplica ie Office, în baza de date a utilizatorului.
Etape de lucru:
1. Se d click dreapta, pe un câmp de tip superleg tur .
2. Din meniul de contextual se alege Hyperlink, comanda Copy Hyperlink pentru a
executa copierea respectivei Hyperlink în Clipboard (Figura nr. 4.15. Copierea
leg turii de tip Hyperlink).
3. Se merge la un alt câmp de tip superleg tur dintr-un tabel, interogare sau
formular i se d click pe butonul Paste- având ca efect copierea din Clipboard.
80
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular în Datasheet sau Form View
i se merge la un câmp cu date de tip OLE.
2. Se alege Insert Object pentru a afi a caseta de dialog Insert Objects.
Câmp de tip obiect
Figura nr. 4.16. Fi ier ce con ine un câmp de tip OLE Object
Figura nr.4.17. Formular deschis în Form View pentru a selecta tipului obiectului ce se va
introduce în câmpul OLE Object
81
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Not : Se poate merge mai întâi la aplica ia ce con ine obiectul i copia respectivul
obiect. Se merge apoi într-un câmp OLE dintr-o foaie de lucru sau formular i se depune
obiectul copiat acolo (cu Paste).
Este foarte importanrt s se copieze baza de date, pentru a se proteja datele. Prin
opera ia de duplicare, access salveaz automat rezultatele pe disc, va ad uga i datele
bazate pe interog ri i alte ac iuni efectuate de utilizator. De multe ori, copia aceasta este
singura protec ie împotriva pierderii datelor.
Se poate, de asemenea, copia fi ierul bazei de date utilizând oricare dintre
urm toarele metode: Windows NT Explorer, Microsoft Backup, comanda MS-DOS COPY
sau oricare alt software care func ioneaz cu Windows.
82
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Etape de lucru:
1. În fereastra Database, se execut un click pe butonul Open din banda cu
instrumente.
2. Se caut loca ia fisierului folosind caseta de editare derulant Look in: i lista de
fi iere.
3. Se execut click dreapta pe numele fisierului i se alege din meniul contextual
comanda Copy.
4. Se d click dreapta pe caseta de listare în zona alb (cu alte cuvinte, nu se va da
click pe un fi ier sau folder) i se alege comanda Paste.
Not : Dac se folosesc caracteristicile de protec ie Access, va trebui copiat din când
în când i fi ierul cu informa iile workgroup. In Access 2007, numele obi nuit este
SYSTEM.MDW.
83
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
Access stocheaz toate obiectele i datele într-un singur fi ier. Prin tergerea
informa ilor din tabele i a tabelelor îns i, nu tot spa iul este refolosit eficient. Deci,
trebuie comprimat baza de date pentru a-i mic ora m rimea, s se înl ture spa iul liber i
s se îmbun t easc performan ele. In timpul arhiv rii, Access verific datele i valideaz
structura bazei de date. Pentru a comprima baza de date curent , se alege:
Tools\Database Utilities\Compact Database.
Etape de lucru:
1. Se închide baza de date curent i se determin utilizatorii conecta i s î i
închid leg tura cu baza de date- care urmeaz a fi comprimat .
2. Se alege OfficeButton\Accept Options.
3. Se execut un click pe Current Database\Application Options i se bifeaz
ceck boxul Compact on Close.
4. Se salveaz selec iile, ac ionând butonul OK. La salvare, baza de date
curent va fi compactat .
5. În vederea select rii pentru compactare a altei baze de date, se ac ioneaz
Office Button, se selecteaz op iunea Mange i se alege Mange this
database care deschide fereastra Database to Compact Form.
84
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
7. Ac ionând butonul Tools se pot seta propriet ile bazei de date selectate.
Op iunea Advanced deschide fereastra pentru a stabili atributele bazelor de
date compactate (Figura nr. 4.21. Setarea propriet ilor i atributelor
pentru bazele de date compactate).
Figura nr. 4.21. Setarea propriet ilor i atributelor pentru bazele de date compactate
Not : Dac s-au ters înregistr rile la sfâr itul unei tabele care con ine câmpul
AutoNumber, Access, în mod normal, sare peste aceste numere. Când se comprim o
baz de date, Access reseteaz câmpul AutoNumber astfel încât urm toarea înregistrare
adaugat este cu unu mai mare decât cel mai mare AutoNumber existent în fi ier.
Comprimarea îmbun t e te eficien a bazei de date.
85
Access 2007 - Capitolul IV. Rela ii între tabele
86
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
FORMULARE
87
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
88
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Figura nr. 5.3. Formular în care sursa principal este în rela ie 1 la N cu un alt tabel
89
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul sau interogarea surs ;
2. Se activeaz eticheta Create;
3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz Split Form;
4. Formularul se creaz imediat i se afi eaz în Layout View (Figura 5.4.
Formular creat cu Split Form);
5. În partea superioar se prezint înregistrarea gen coloan , iar în partea de
jos se prezint sub form de foaie de date. Înregistrarea vizibil în partea
superioar va fi scoas în eviden i în partea inferioar ;
6. Se închide cu salvare.
Observa ie: Se pot insera controale în Layout View sau în Design View.
90
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date (tabel, interogare sau alt formular);
2. Se activeaz eticheta Create;
3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul Multiple Items care
lanseaz instrumentul cu acela i nume pentru a crea formularul;
4. Formularul creat va fi afi at în Layout i va con ine, sub form de foaie de
date, toate înregistr rile din surs (Figura nr. 5.5. Formular creat cu
instrumentul Multiple Items);
5. Se execut un click pe butonul Save, iar în caseta de editare se introduce
nume pentru formularul creat;
6. Dac închiderea se face din butonul Close f r a se fi executat, în prealabil,
salvarea, programul sugerez ca nume, pentru formular, numele sursei de
date;
7. Dac a mai fost creat un formular având aceea i surs de date, la numele
acesteia va ata a un num r.
Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date;
91
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
92
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Etape de lucru:
1. Din panoul Navigation se ac ioneaz eticheta Create;
2. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul Blank Form având
ca efect afi area în Layout a unui formular gol (Figura 5.7. Formularul
blank afi at în Layout);
Figura nr. 5.8. Înc rcarea datelor din Field List în Form Blank
93
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Observa ie: Câmpurile inserate în formular pot s fie din tabele diferite, dar s existe
rela ie între ele. În exemplul din figura nr 5.8. primele 2 câmpuri sunt preluate din tabelul
CATEGORIE, iar restul din tabelul PRODUS. Dac în cadrul acelea i categorii sunt mai
multe produse, se schimb categoria doar atunci când s-au vizualizat toate produsele
categoriei respective.
Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, din grupul de butoane More Forms se
activeaz Form Wizard i se selecteaz sursa de date prin intermediul
casetei de editare Tables/Queries (Figura 5.9. Activarea Wizard-ului
pentru forme);
2. Se trece la etapa urm toare ac ionând butonul Next, iar din noua fereastr
se selecteaz cîmpurile pentru formular trecându-se în fereastra Selected
Fields (Figura nr. 5.10. Selectarea cîmpurilor pentru formular);
94
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Figura nr.5.13.
Atribuire nume
Etape de lucru:
1. Se selecteaz sursa de date, nu este obligatoriu s fie deschis este suficien
s fie cursorul fixat pe ea;
2. Se ac ioneaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente More Forms
se execut un click pe butomul Datasheet;
Figura nr. 5.15. Creare formular Datasheet având ca surs un alt formular
96
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Tabelele Pivot sunt utilizate pentru analiza datelor în diferite variante: detaliat sau
centralizat pe baza anumitor criterii.
Etape de lucru:
1. Se deschide sursa de date care poate fi tabel, interogare, formular;
2. Din grupul de instrumente More Forms se selecteaz PivotTable pentru a
lansa în lucru utilitarul care va realiza crearea Tabelului Pivot (Figura
5.16. Lansarea crearii formularului de tip Tabel Pivot);
3. Programul deschide sursa de date într-un PivotTable Field List i macheta
de realizare a Tabel-ului Pivot;
4. Din Pivot Table Field List se trag în machet câmpurile care vor constitui
coloanele tabelului, liniile tabelului, câmpurille de filtrare i datele de
prezentat în detaliu. Se recomand ca datele care se trec în zona Detail
Field s fie numerice deoarece asupa lor se pot aplica func ii de însumare
sau centralizare. De exemplu, dac în macheta tabelului s-a tras Categorie
pentru coloane, Pre pe linii i Cantitate la Detail se ob ine un formular de
tip Tabel Pivot conform figurii nr. 5.17. «Formularul Tabel Pivot f r
filtrare»;
97
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
98
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Etape de lucru:
1. Se deschide sursa de date;
2. Se activeaz eticheta Create i butonul Modal Dialog din grupul de
instrumente More Forms având ca efect deschiderea unei forme în Design
care va avea ata ate doar cele dou butoane i Field List pentru selectarea
câmpurilor. In gril este prezentat doar zona Detail (Figura 5.20.
Formular ini ial Modal Dialog);
3. Din Field List se execut dublu click pe câmpurile care se doresc a fi duse
în formular (Figura 5.21A. Inserarea câmpurilor în formular) ;
4. Dup inserarea câmpurilor se deschide formularul în Layout (Figura
5.21B. Vizualizare formular în Layout) ;
99
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
100
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Etape de lucru:
1. Se selecteaz un tabel ca surs a datelor;
2. Din panoul Navigation se activeaz eticheta Create, iar din grupul de
instrumente Forms se execut un click pe butonul Form Design având ca
efect deschiderea formei design pentru realizarea formularului i
deschiderea tabelelor bazei de date în Field List (Figura nr. 5.24. Lansarea
opera iei de creare a formularului în Design);
101
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Aceast etichet
trebuie s fie
selectat
Figura nr. 5.26. Activarea controalelor
102
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Date formular
principal
Subformular în care
s-a inserat un
Text Box pentru
Valoare i s-a
schimbat culoarea
de fundal la calcul
Butoane de navigare i
Butoane de operare la nivel
de articol
103
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
10. Se pot insera alte controale care vor avea valoare la nivel de pagin sub
Page Footer sau la nivel de formular sub Form Footer;
11. Se închide designul realizat cu salvare;
12. Pentru a-l lansa în execu ie se d un dublu click pe numele lui (Figura nr.
5.28. Execu ia unui formular realizat în Design).
Observa ie: Se deschide lista de propriet i pentru a schimba propriet ile obiectelor din
cadrul formularului.
Etape de lucru:
1. Se activeaz bara Forms din cadrul panoului Navigation;
2. Se selecteaz unul din formulare i se deschide executând dublu click pe
el;
3. Pentru a se permite introducerea de date se va selecta fie butonul Form
View, fie Layout View;
4. Se execut un click pe butonul de operare la nivel de articol New Record
(dac a fost inserat un astfel de buton în formular) sau din banda Record a
formularului;
5. Se introduc datele pentru articolul care se va insera;
6. Deplasarea la câmpul urm tor se realizeaz cu tasta Tab, iar la câmpul
anterior cu tastele Shift +Tab;
7. Se salveaz înregistrarea creat ac ionând butonul Save din cadrul
formularului;
8. Se poate solicita inserarea unui nou articol ac ionându-se din nou butonul
New Records;
104
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Etape de lucru:
1. Se deschide în modul Design sau Layout formularul ale c rui propriet i se
doresc a fi modificate;
2. Se activeaz etichetele Design sau Layout;
3. Se selecteaz elementul ale c rui propriet i se doresc a fi modificate;
4. Punctele de manevrare ce apar în jurul lor pot fi folosite la redimensionare;
5. Pentru a elimina un element din Form, dup selectare, se apas tasta
Delete;
6. Pentru a schimba propriet ile unui element, dup selectare, se activeaz
butonul Property Sheet, care deschide lista de propriet i a respectivului
element;
7. Se pot modifica i propriet ile la nivel de formular;
8. Dup executarea modific rilor se închide atât lista de propriet i cât i
formularul.
105
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
Figura nr. 5.29. Butoane de ac iune Figura nr. 5.30. Butoane de ac iune la
La nivel de Form nivel de Report
Figura nr. 5.31. Butoane de ac iune Figura nr. 5.32. Butoane de ac iune
pentru tabele i interog ri pentru inchiderea aplica iei
106
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
a fost creat în Design cu urm toarea structur (Figura nr. 5.34. Designul unui formular
de simulare meniu):
S-a inserat
fundal grafic
S-au inserat
imagini grafice
Butoanele inserate
sunt de ac iune la
nivel de Form i
Report
107
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
108
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
INTEROG RI I FILTRE
6.1. Introducere
109
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
110
6.2. Interogarea de selec ie
Pentru a crea o interogare în modul de lucru Wizard (interogare de selec ie) se vor
parcurge urm toarele etape:
Etape de lucru:
1. Din panglica cu instrumente se va selecta comanda Create care scoate în
eviden grupul de butoane pentru crearea cererilor de interogare Other
(Figura nr. 6.2. Fereastra pentru crearea unei noi interog ri).
Selectarea
op iunii
Query
Wizard
Figura nr. 6.2. Fereastra pentru crearea unei noi interog ri
Se selecteaz
op iunea Simple
Query Wizard
pentru interogarea
de selec ie simpl
111
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Selectarea
sursei de
date
(tabel ,
interogare)
112
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Selectarea modului de
vizualizare a datelor în
cadrul interog rii
Alegerea modalit ii
de deschidere a
interog rii
113
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Tabela surs
Grila
interog rii
Observa ie: Dac în grila interog rii se introduce o nou coloan , care va rezulta dintr-o
expresie, atunci în gril se va insera i linia Total. În acest scop se execut un click pe
butonul Totals din panglica de instrumente( ), având ca efect inserarea liniei de Total
care va aduce Group By în toate câmpurile interog rii. Dac o coloan va rezulta din
calcule Group By va fi înlocuit cu Expression ce se selecteaz din lista de func ii ata at
grupului.
Figura nr. 6.9. Deschiderea interog rii pentru vizualizarea informa iilor
114
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
11. Dac s-a optat pentru varianta de vizualizare a informa iilor (Open the query
to view information) se deschide o foaie de r spuns care prezint numele
interog rii, denumirea câmpurilor selectate în interogare i informa iile din
sursa de date (Figura nr. 6.9. Deschiderea interog rii pentru vizualizarea
informa iilor).
Executând un click dreapta pe antetul interog rii se deschide meniul contextual.
Dac se selecteaz comanda SQL View se va ob ine instruc iune SQL generat de sistem
pentru crearea interog rii (Figura nr. 6.10. Instrun iunea SQL de selec ie pentru crearea
interog rii).
Figura nr. 6.10. Instrun iunea SQL de selec ie pentru crearea interog rii
Etape de lucru:
1. Se deschide baza de date. Se ac ioneaz fila Create i apoi se execut un click
pe Query Design (proiectare interogare) din grupul de instrumente Other.
Efectul este afi area ferestrei de dialog Show Table (Figura nr. 6.11.
Fereastra Show Table).
115
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Sursa
de date
Grila de
proiectare
116
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
117
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
10. Pentru fiecare câmp pot fi stabilite criterii de sortare (Linia Sort). Ordonarea
datelor într-o cerere se poate face cresc tor sau descresc tor, dup unul sau mai
multe câmpuri. Pentru aceasta se realizeaz un click în celula de la intersec ia
coloanei câmpului cu linia Sort i apoi se alege Ascending sau Descending. În
cazul în care se specific sortarea în mai multe câmpuri, opera ia se execut
începând cu primul câmp din stânga i continuând cu celelalte spre dreapta pân la
ultimul. Ordinea câmpurilor de sortare influen eaz rezultatul interog rii.
11. Criteriile de selec ie a articolelor se introduc în celula aflat la intersec ia coloanei
câmpului cu linia Criteria din grila de interogare. Acestea pot fi simple sau
compuse (operatorii AND/OR) i pot utiliza o serie de cuvinte rezervate i
expresii definite de utilizatori.
Câmpuri dezactivate
118
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
12. Pot fi desemnate câmpurile vizibile ale interog rii (linia Show). Pe linia Show
toate casetele sunt implicit bifate (vizibile). Exist situa ia în care anumite
câmpuri pot fi folosite în interog ri dar nu se dore te s apar la ie iri. În acest
caz se dezactiveaz caseta Show pentru câmpurile care nu trebuie s apar în
Query i se las activat pentru câmpurile ce se doresc a fi vizibile (Figura nr.
6.14. Dezactivarea c su elor Show).
13. Se salveaz interogarea creat executându-se
un click pe butonul Save, iar în fereastra Save As
se introduce numele interog rii create. Se
ac ioneaz butonul de comand OK. Numele
interog rii va ap rea în fereastra Database.
Figura nr. 6.15. Atribuirea numelui pentru interogare
Figura nr. 6.16. Rezultatul unei interog ri de selec ie realizat în Design View
Observa ii: În aceast variant de creare a interog rii câmpurile pot fi preluate din unul
sau mai multe tabele/interog ri. Pot fi introduse i câmpuri calculate.
119
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
O cerere de interogare a bazei de date pe mai multe tabele este expresia opera iei
de compunere (Join) din algebra rela ional . Din punct de vedere al SGBD Access
aceast opera ie este de trei feluri:
echicompunere sau compunere intern ;
compunere extern ;
compunere reflexiv .
Prin opera ia de echicompunere (compunere intern ) se extrag numai înregistr rile
care au cu chei echivalente atât în tabela principal cât i în tabela secundar (câmpurile
de leg tur sunt identice). Nu se extrag înregistr rile vide. În fereastra Join Properties a
edit rii rela iilor dintre tabele trebuia s fie bifat prima op iune ”Only include rows
where the joined fields from both tables are equal” (Figura nr. 6.18. Extragerea datelor
conform opera iei de echicompunere).
Realizarea
opera iei de
echicompunere
sau compunere
intern
Prin opera ia de compunere extern se extrag toate înregistr rile din tabela
principal i secundar inclusiv înregistr rile vide. Rela ia dintre tabele din punct de
vedere al opera iei de compunere extern este privit în dou sensuri:
120
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Când se caut date numerice exist câteva expresii care pot fi folosite drept criterii
de c utare numerice. Pentru a accesa criteriile se deschide interogarea în Design View. În
linia Criteria din grila de interogare, la intersec ia sa cu coloana câmpului, se introduc
criteriile de selec ie numerice. Acestea pot fi simple sau compuse. Principalele criterii
simple sunt:
apartenen a la un interval de valori: BETWEEN valoare_inferioar AND
valoare_suprioar ;
apartenen a la o list de valori: IN( valoare1, valoare2,...)
utilizarea operatorilor de compara ii: <, >, <= ,>=, <>, =;
utilizarea operatorilor de nega ie: NOT valoare;
selec ia înregistr rilor care con in sau nu valori: NULL, IS NULL, NOT NULL,
IS NOT NULL;
selec ia dup o dat relativ la data curent : DATE().
121
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. Se tasteaz num rul c utat în celula criteriilor pentru a se vedea înregistr rile
în care apare acel num r.
2. Se tasteaz <Number (pentru a vedea toate numerele mai mici decât num rul
tastat, sau <= Number mai mici sau egale cu num rul tastat, unde number este
orice valoare numeric (de exemplu: <2345,67).
3. Se tasteaz >Number sau >=Number pentru a vedea toate numerele mai mari
sau mai mari ori egale cu num rul tastat.
4. Se tasteaz Between Number1 and
Number2 pentru a se c uta toate
numerele dintre dou limite (neincluzând
limitele). De exemplu: Between 15 And
250 caut toate numerele cuprinse între
15 i 250 f r a le include pe cele dou .
Etape de lucru:
1. Se va introduce în linia Criteria, în dreptul coloanei de selec ie textul pentru
realizarea selec iei. Access pune ghilimele în jurul expresiei.
2. Se include asterisc pentru a înlocui orice text. Un singur asterisc poate lua
locul unui num r de caractere neprecizat (Figura nr. 6.20. Criteriu de tip ir
122
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. In Design View la o interogare sau filtru, se intr în linia de criterii de sub
câmpul dorit.
2. Dac se dore te selec ia dup o anumit dat , se tip re te data respectiv .
Indiferent de formatul datei; se poate accesa data în formatul ei general
(este varianta cea mai simpl pentru criterii). De exemplu, 1/1/10, când s-a
p r sit celula criteriilor Access va traduce data respectiv în #1/1/10#.
3. Dac se caut toate inregistrarile cu data curent se va tasta func ia Date().
Dac se caut toate înregistr rile pâna la data curent inclusiv aceasta se va
tasta func ia <=Date().
4. Dac se caut înregistr rile între dou zile se va folosi expresia Between...
And... ca în exemplul urm tor: Between1/1/10 and 3/5/10.
5. Pentru a se selecta toate înregistr rile pentru o anumit lun , an sau zi se
va folositi asteriscul. De exemplu 1/*/10 caut toate inregistr rile din
ianuarie 2010.
123
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. In modul Design View al unei interog ri se fixeaz cursorul pe irul de
criterii al primului câmp care va intra în expresia de selec ie.
2. Se tasteaz orice operator i apoi numele celui de al doilea câmp între
paranteze patrate. De exemplu, se fixeaz cursorul în linia Criteria pe câmpul
Facturat i se tasteaz criteriul de selec ie: <[Stoc]. Access va c uta toate
articolele la care valoarea produselor facturate este mai mic decât cea din
stoc. În acest exemplu s-a comparat câmpul stoc cu facturat. (Figura nr.
6.21. Folosirea denumirii câmpurilor în expresiile de selec ie).
3. Se alege butonul Datasheet View pentru a vedea rezultatele interog rii sau
butonul Run pentru aducerea la zi a înregistr rilor dac interogarea este de
ac iune (Figura nr. 6.22. Rezultatul selec iei).
124
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. În vederea set rii criteriilor pe mai multe câmpuri se tip re te expresia pentru
primul câmp, se mut cursorul la al doilea câmp, în acela i rând de criterii, i se
tip re te a doua expresie.
Figura nr. 6.23. Aplicarea criteriilor de selec ie multipl în acela i rând de criterii
Dac un câmp trebuie s indeplineasc 2 criterii se va folosi cuvântul cheie AND (de
exemplu: >200 AND <600) iar pentru ad ugarea unui alt criteri în aceea i
interogare se va introduce cel de-al doilea criteriu pe aceea i linie în alt coloan (de
exemplu =”O”), eventual al treilea criteru .a.m.d. (Figura nr.6.23. Aplicarea
criteriilor de selec ie multipl în acela i rând de criterii). Se vor selecta articolele
care îndeplinesc cumulativ toate criteriile introduse (Figura nr. 6.24. Selec ia
rezultat ).
125
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
2. Pentru a se seta criterii multiple pe linii diferite, se va tasta expresia pentru primul
domeniu, se coboar la urm torul ir de criterii (etichetate Or) i se introduce a
doua expresie sub al doilea câmp. Dac exist cel de-al treilea criteriu se mut
cursorul mai jos (Figura nr. 6.25. Criteriu compus pe linii diferite). Se vor selecta
articolele care îndeplinesc prima condi ie dar i cele ce îndeplinesc a doua condi ie
(Figura nr. 6.26. Rezultatul selec iei criteriului compus pe linii diferite).
126
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. Se fixeaz cursorul în linia Criteria i se introduce expresia în planul grilei
interog rii sau filtrului.
Introducerea parametrului
127
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
În exemplul din Figura nr. 6.30. „Fereastra de realizare a expresiilor” s-a folosit
fereastra Expresioon Builder pentru a crea expresia compus de c utare utilizând valorile
câmpurilor stocmin i stocmax. Access permite o gam larg de valori i expresii, iar
128
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Query Design View este un instrument puternic pentru formarea interog rilor i aplicarea
criteriilor de selec ie.
Etape de lucru:
1. Dac nu este în gril inserat linia Total se aduce selectând buonul Totals
din panglica de instrumente Design grupul Show/Hide;
2. Se fixeaz cursorul într-o nou coloan goal (f r denumire de câmp) i se
selecteaz Expresion la intersec ia cu linia Total;
3. În linia Field a coloanei inserate se introduce formula de calcul care are
forma general :
129
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Aten ie: Pentru c aceste valori modific datele, este bine ca mai întâi s se creeze o
interogare de selec ie ce va con ine câmpurile i criteriile dorite. Se vor vizualiza
rezultatele interog rii pentru a fi siguri c înregistr rile sunt corecte. Apoi se transform
interogarea de selec ie într-una de ac iune alegând una dintre optiunile butonului Query
Type de pe banda de instrumente.
Etape de lucru:
1. In Designul interog rii de selec ie, se introduce criteriul, se adaug o comand
de sortare i se creaz câmpuri calculate. Se va apas butonul Datasheet View
pentru a verifica dac criteriile sunt corecte.
2. Se revine la Design executând un click pe butonul Design View din lista View.
130
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Aten ie: Se recomand aten ie când pe o astfel de interogare de ac iune se apas de dou
ori sau se alege butonul de deschidere (Open). Interogarea se va derula de fiecare dat . S-
ar putea s se doreasc tergerea interog rilor de ac iune, când nu mai este nevoie de ele,
pentru a evita reactualizarea datelor existente. Se poate i s se ascund interogarea
alegând proprietatea Hidden.
Etape de lucru:
1. In fereastra Database, se va selecta o interogare de selec ie existent ca baz a
interog rii de ad ugare i se deschide în Design View. Pe bara de instrumente
apare grupul de instrumente Query Type.
S-a
inserat
linia
Append
to:
131
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
4. Din Field List se trag câmpurile care se doresc a fi adaugate noii interog ri, în
grila Query Design, impreun cu alte câmpuri care se vor folosi pentru
criteriul de selectare. ). În linia Append va ap rea denumirea câmpurilor ce se
insereaz . Dac s-au ad ugat câmpuri individuale în interogare iar numele
câmpurilor respective nu au corespondent în tabela destina ie, la execu ia
interog rii câmpurile respective vor r mâne necomplectate (Figura nr. 6.36.
Câmpuri f r corespondent în tabela destina ie).
5. Pentru a crea setarea rezultatului, în grila Query Design se introduce criteriul
de selec ie (de exemplu parametrul „specifica i anul”). Conform acestui
exemplu în noua cerere se vor transcrie doar înregistr rile care au în câmpul
„an” valoarea indicat prin parametru. Sistemul specific câte înregistr ri va
ad uga conform interog rii (Figura nr. 6.34. Introducere parametru i
fereastra de informa ii privind ad ug rile).
132
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
133
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. In fereastra Database, se reliefeaz tabela sau interogarea de selec ie pentru
baza interog rii de tergere. Dac s-a selectat o tabel se realizeaz mai întâi
interogarea de selec ie pe baza tabelei respective. Se deschide interogarea de
selec ie în Design sco ându-se în eviden grupul de instrumente Query Type.
2. Se selecteaz orice câmp care este necesar, pentru a identifica înregistr rile, în
Figura nr. 6.38. Grila interog rii Figura nr. 6.39. Confirmarea
Delete tergerii
134
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
4. În exemplu din figur s-a solicitat tergerea înregistr rilor din câmpul DenM a
c ror denumire încep cu Ap. Sistemul a g sit 26 de înregistr ri i solicit
confirmarea tergerii. La ac ionarea butonului de comand Yes cele 26 de
înregistr ri sunt eliminate din tabel (Figura nr. 6.39. Confirmarea tergerii).
5. Se va da un click pe butonul View pentru a se previzualiza înregistr rile care
urmeaz s fie terse, înainte de confirmarea tergerii (Figura 6.40.
Previzualizarea înregistr rilor care urmeaz a fi terse).
6. Se d click pe butonul Run pentru a terge înregistr rile din tabel conform
criteriilor specificate.
7. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume în c su a de dialog Save
apoi se alege Ok. În fereastra Database va fi afi at numele interog rii prefa at
de semnul exclam rii i simbolul de tergere
Etape de lucru:
1. Se construie te interogarea de selec ie care va fi sursa interog rii de construire
tabel . Se selecteaz câmpurile de identificare a înregistrarilor în grila
conceput pentru interogarea se selec ie. De asemenea, se poate ad uga o
tabel ajut toare i orice alte câmpuri, din a doua sau a treia tabel , dac se
135
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
dore te s se foloseasc pentru selec ie mai multe tabele (Figura nr. 6.41.
Designul interog rii select ce va fi sursa creeri tabelului Temp3).
2. În exemplul din figur datele au fost preluate din 3 tabele i anume din
tabelele Clienti, Facturi s-au preluat câmpuri de date, iar din LinieFactur s-a
preluat Cant i Pre pentru a calcula valoarea.
3. Se d click pe butonul Query Type de pe banda de instrumente i se selecteaz
op iunea Make Table. În urma acestei comenzi se afi eaz o fereastr de
dialog eticetat „Make Table” prin care se va preciza numele noului tabel ce
urmeaz a fi creat conform interog rii (De exemplu Temp3).
4. Se introduce numele noii tabele în c su a de text Table Name, apoi se
selecteaz fie butoanele de op iune Current Database pentru salvare în baza
de date curent , fie Another Database dac acesta va fi salvat în alt baz de
date. Dac s-a selectat Another Database numele bazei respective trebuie
introdus în linia File Name sau selectat prin intermediul butonului Browse,
apoi se alege butonul de comand OK.
5. Dac este cazul, în linia Criteria, se vor introduce criteriile de selec ie. În
exemplul din figur s-a solicitat extragerea anului din data factur rii doar
pentru înregistr rile din 2009.
6. S-a introdus un câmp calculat „Valoare” cu date preluate din al treilea tabel.
7. Pentru a vedea înregistr rile care urmeaz s fie incluse în noul tabel, înainte
ca acesta s fie creat se va ac iona butonul View. Dac rezultatul este cel
a teptat se trece la crearea noului tabel (Figura nr. 6.42. Datele re inute în
Temp3 conform selec iei).
8. În vederea creerii noului tabel se va apasa butonul Run. În fereastra de dialog
afi at se comunic num rul articolelor din noul tabel.
9. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume în c su a de dialog Save
apoi se d Ok. Dup terminare în fereastra Database apare numele noii
interog ri prefa at de simbolul cre rii tabelului i semnul exclam rii ceea
ce indic faptul c o nou tabel a fost creat . Access va selecta setul de
rezultate pentru a-l înregistra, ca o tabel , în baza de date specificat .
În exemplul din interogarea creat în figura urm toare (Figura nr. 6.41. Designul
interog rii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3), deoarece leg tura dintre
tabele este de tip 1-N, valorile câmpurilor preluate din tabela Clienti pot s apar
de mai multe ori în tabela destina ie (Figura nr. 6.42. Datele re inute în Temp3
conform selec iei).
136
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Figura nr. 6.41. Designul interog rii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3
Not : Dac la criteriul de selec ie s-a folosit un parametru (Figura nr. 6.43. Grila unei
interog ri de creare tabel cu parametru ) la lansarea în execu ie a interog rii se
va solicita valoarea parametrului pentru a se realiza selec ia datelor (Figura nr.
6.44. Previzualizarea înregistr rilor ce se vor insera în noua tabel dup
introducerea parametrului)
137
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Figura nr.6.44. Previzualizarea înregistr rilor ce se vor insera în noua tabel dup
introducerea parametrului
Observa ii: Dac numele noului tabel coincide cu numele unui tabel existent atunci
noul tabel îl va înlocui pe cel existent. Interogarea lansat în execu ie poate fi oprit prin
ac ionarea combina iei de taste CTRL+BREAK
Etape de lucru:
1. Se creaz interogarea de selec ie care va fi sursa interog rii de actualizare.
2. Se efectueaz un click pe grupul de butoane Query Type (tip de interogare) iar
Previzualizarea
selec iilor
138
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Înregistr ri actualizate
7. Dac selec ia respectiv a mai fost efectuat în cadrul unei ferestre indic câte
înregistr ri au fost actualizate. Se alege comanda Run pentru lansarea în
execu ie a cererii de actualizare.
8. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume în c su a de dialog Save
apoi se alege comanda Ok. Dup închiderea casu ei de dialog, Access
înlocuie te, în setul specificat, vechile date cu noile valori (Figura nr. 6.46.
Confirmarea actualiz rilor i salvarea în tabel ).
9. În fereastra Database va ap rea numele cererii prefa at de simbolul actualiz rii
.
10. Dup ce interogarea a fost salvat , lansarea în execu ie a cererii de
actualizarea se realizeaz dac se ac ioneaz dublu click pe numele ei în
fereasra Database sau se selecteaz cererea i se deschide cu Open. Sistemul
139
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
afi eaz o fereastr prin care se specific num rul de articole care îndeplinesc
condi ia de actualizare (Figura nr. 6.47. Nr de articole ce vor fi actualizate).
Etape de lucru:
1. Se creaz interogarea cu toate câmpurile i criteriile care se doresc i se
deschide în Design View.
2. Se fixeaz cursorul, în gril , la linia Criteria, sub câmpul care se vrea s
fie verificat. Se tasteaz i se deschide o parantez dreapt , se introduce
orice text pentru îndrumare, i se închide paranteza dreapt . De exemplu:
se va tip ri Between [Codul minim:] And [Codul maxim:], variant în
care limitele de c utare sunt codul minim i codul maxim (Figura nr.
6.48. Realizarea interog ri cu parametru) valori ce se vor tasta în
ferestrele de dialog.
3. S-ar putea s fie necesar mai mult decât o singur sugerare i nevoia de
a schimba ordinea suger rilor sau a defini tipul datelor pentru sugerare
(de aceea Access afi eaz un avertisment în cazul în care datele de
selec ie sunt gre it introduse). Se alege Query Parameters. Se introduce
textul corect al interog rii i se alege tipul de dat pentru interogare.
4. Se d click pe butonul pentru derulare (Run), Access va afi a o c su de
dialog cu mesajul ad ugat (Figura nr. 6.49. Introducerea celor 2
parametri de c utare). Se poate intra în text i modifica, dac este
necesar.
5. Se salveaz i închide interogarea. Cererea parametru realizat poate fi
folosit atunci când este necesar selec ia doar conform parametrilor
indica i.
140
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Ori de câte ori interogarea este derulat (inclusiv doar deschiderea ei) Access va afi a o
caset de dialog pentru interog rile astfel create. Pentru exemplul prezentat rezultatul
selec iei se prezint în Figura nr. 6.50. „Rezultatul selec iei”.
cant
din
interogare
141
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. Din fila Create se alege Query Wizard din grupul Other având ca efect deschiderea
Ferestrei de dialog New Query. Se execut un click pe op iunea Fiind Duplicates
Query Wizard (utilitarul de interogare pentru g sirea duplicatelor)( Figura nr. 6.51).
2. Ac ionând un click pe butonul de comand OK se deschide prima fereastr a
utilitarului. Scopul acesteia este selectarea sursei de date pentru interogare care
poate fi tabel sau o alt interogare (Figura nr. 6.52. Selectarea sursei de date).
Figura nr. 6.51. Lansarea utilitarului Figura nr. 6.52. Selectarea sursei de
pentru c utarea duplicatelor date
3. Se trece la etapa urm toare ac ionând butonul Next. Din lista Available fields: se
selecteaz câmpurile care ar putea con ine date duplicate i se trec în lista
etichetat Duplicate–value fields (Figura 6.53. Selectarea câmpurilor cu posibile
duplicate). Se ac ioneaz butonul Nrext.
4. Se deschide o nou fereastr în cadrul c reia se precizeaz alte câmpuri adi ionale
care s fie vizibile împreun cu valorile duplicat (Figura 6.54. Selectarea
câmpurilor adi ionale vizibile la duplicate). În exemplul din figur de i câmpul nf
nu are valori duplicate va fi vizibil la afi area listei duplicatelor.
nfn
142
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Figura nr. 6.55. Atribuire nume Figura nr. 6.56. Execu ia interog rii
interog rii
Observa ie: Criteriul de selec ie îl realizeaz utilitarul Wizard conform specifica iilor.
143
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , interogare sau formular în Datasheet View sau un
formular în Form View;
2. Se d click dreapta pe un câmp din sursa de date pentru a deschide meniul
contextual;
3. Dac câmpul selectat este numeric, în cadrul meniului contextual apare
op iunea Number Filters;
4. Se execut un click pe Number Filters deschizându-se lista operatorilor
rela ionali din care se selecteaz unul, iar în caseta de editare Custom
Filter se tasteaz valoarea sau valorile de filtrare (Figura nr. 6.58.
Filtrarea dup un câmp numeric);
Condi ia de Rezultatul
filtrare filtr rii
144
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
5. Rezultatul filtr rii se ob ine imediat ce s-a ac ionat butonul OK din caseta
de editare Custom Filter (Figura nr. 6.59. Interogare filtrat dup câmpul
Cantitate);
6. Dac s-a selectat un câmp de tip text, în meniul contextual apare Text
Filters (filtrare dup un text);
7. Ac ionând Text Filters se deschide lista operatorilor accepta i din care se
selecteaz unul;
Figura nr. 6.61. Rezultatul filtr rii dup un câmp de tip text
145
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
S-a creat un
S-a creat un filtru pentru
filtru pentru Cantitate egal
NumeProdus cu 400 care
egal Pantalon poate fi ters.
Figura nr. 6.62. Meniul contextual dup o filtrarea text i una numeric
Prin filtrare succesiv se va limita setul de rezultate. Se poate apasa tasta TAB,
pentru a selecta un alt câmp în vederea filtr rii, iar din meniul contextual se alege din nou
comanda Filters (Pasul 2) pentru a aplica noul filtru care se va ad uga vechiului criteriu
de filtrare. Dup realizarea filtr rilor în bara de stare se insereaz simbolul de filtru i
eticheta Filtered .
Dac se dore te selectarea unui set de înregistr ri, dintr-o foaie de lucru sau
formular, cea mai simpl cale o constituie setarea unui filtru. Un filtru este un grup de
criterii de selec ie care pot fi aplicate la setul de date. Când se aplic un filtru, la un set de
rezultate de la alt filtru, se restric ioneaz setul de rezultate. Access p streaz ultimul
filtru dintr-o sesiune de lucru i va a teapt o replic . Dac se ata eaz un filtru la o tabel
sau formular, Access p streaz acel filtru pân când se ata eaz altul nou. Filtrele ata ate
la interog ri nu sunt introduse în grila interog rii. De asemenea, se pot sorta înregistr rile
filtrate. Filtrele asigur cea mai mare parte a g sirii înregistr rilor necesare unei aplica ii.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , interogare sau formular în Datasheet sau Form View;
2. Se selecteaz un câmp din interiorul tabelei care va constitui câmpul de
filtare;
3. Se d click pe Filter din grupul de instrumente Sort & Filter din panglica
cu instrumente Home pentru a deschide fereastra cu op iunile de filtrare
(Figura nr. 6.63. Executarea unei filtr ri simple);
146
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
4. Se las selectate una sau mai multe valori din cele prezentate în fereastra
op iunilor, restul se deselecteaz , pentru a fi returnate un set de rezultate;
5. Dac nu se opteaz pentru una din valorile prezentate în list i se dore te
tastarea valorii de filtrare se execut un click pe op iunea Filters;
6. Dac valorile pentru selectare sunt de tip text în fereastra op iunilor apare
Text Filters care deschide lista operatorilor rela ionali. Ac ionând oricare
dintre ace ti operatori se deschide caseta de editare Custom Filter în care
se tasteaz valoarea pentru filtrare (Figura nr. 6.57. Filtrarea dup valori
text);
147
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
7. Dac valorile pentru selectare sunt de tip numeric se poate selecta valoarea
de filtrat din lista valorilor afi ate sau se selecteaz Number Filters iar din
lista operatorilor se alege unul pentru criteriu simplu sau criteriu de filtrare
compus (Figura nr. 6.65. Filtrarea dup valori numerice);
8. Ac ionând butonul de comand OK se ob ine lista filtrat .
Observa ie: Selectând op iunea Filter by Form se pot crea filtre compexe. Aceste
filtre pot fi cu AND sau OR. Pentru filtru AND se adaug criterii într-o anumit
etichet din formular astfel încât înregistr rile trebuie s îndeplineasc toate
criteriile pentru a fi afi ate. Pentru un filtru OR în eticheta Look For se vor preciza
criteriile, iar înregistrarea selectat trebuie s îndeplineasc doar unul din criteriile
precizate.
Observa ie: Pentru anularea filtrului se selecteaz o valoare din coloana filtrat , se
execut un click pe Filters, iar din fereastra op iunilor de filtarare se selecteaz
op iunea Clear filter from i eticheta coloanei de filtrare. Pentru a elimina toate
fitrele se ac ioneaz eticheta Home, apoi butonul Advanced i se apas op iunea
Clear All Filters.
148
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Se pot filtra înregistr rile prezentate într-un formular, subformular sau foaie de
lucru aplicandu-se filtrarea cu Selection. Când se d click pe butonul de selec ie toate
înregistrarile, care corespund criteriului stabilit, marcheaz câmpul selectat pentru afi are.
Aceasta procedur este foarte simplu de folosit, dar mai limitat decât Filter.
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , interogare sau formular în Datasheet sau Form View;
2. Se selecteaz inregistrarea care are valoarea necesar pentru filtrare;
3. Se d click pe punctul de inser ie din câmp, de exemplu, pe valoarea 300
din câmpul Pre (Figura nr. 6.67. Filtrarea cu selection);
4. Se execut un click pe butonul Selection din grupul de instrumente Sort &
Filter. Se deschide lista operatorilor rela ionali având ata at valoarea
selectat ;
5. Operatorii care au valoarea ata at , imediat ce vor fi selecta i, vor executa
filtrarea. Op iunea Between deschide o fereastr de editare prin care se
solicit valorile intervalului;
6. În interogare vor fi afi ate doar articolele ce con in valoarea sau valorile
selectate.
Observa ii: Pentru anularea filtr rii realizat cu Selection se fixeaz cursorul în lista
filtrat (oriunde) i se selecteaz Toggle Filters (Figura nr. 6.68. Anularea filtr rii
realizat cu Selection).
149
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Not : În cazul articolelor de tip text, se poate executa click într-un câmp (f r nici un
text selectat) pentru ca Access-ul s foloseasc întregul câmp pentru filtru. De
asemenea, se poate selecta o parte din câmp, începând cu primul caracter, pentru a se
returna înregistr rile a c ror valoare a câmpului încep cu acel caracter. Alt op iune este
aceea de a selecta orice valoare, dup primul caracter dintr-un câmp, pentru a se returna
toat valoarea sau o parte a acesteia, în respectivul câmp, cu acelea i caractere (Figura
nr. 6.69. Selectarea câmpurilor de tip text pentru filtru Selection i Figura nr.6.70.
Rezultatul filtr rii).
Figura nr. 6.69. Selectarea câmpurilor de tip text pentru filtru Selection
Etape de lucru:
1. Se deschide o tabel , interogare sau formular în Datasheet View sau un formular
în Form View;
2. Se alege din grupul de instrumente Filter & Sort op iunea Advanced i apoi
Advanced Filter Sort care deschide Design-ul grilei pentru realizarea unei
interog ri;
3. Se introduce criteriul de filtrare i sortare în Design-ul grilei (Figura nr. 6.71.
Realizarea filtrelor avansate);
150
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Advanced
deschide
grila Design
de realizare a
interog rii.
La linia
Criteria se
introduce
Se scrie criteriul de fitrare criteriul de
Like „Geaca” în linia filtrare
Criteria
Observa ii: În designul grilei care se deschide selectând Advanced Filter se vor insera
din sursa de date doar câmpurile pentru care se va face filtrare. În exemplul anterior s-au
inserat dou câmpuri, unul de tip text (NUMEPRODUS) i altul numeric (PRE ).
Etape de lucru:
1. Se creaz un filtru prin oricare din metodele men ionate anterior;
2. Se deschide fereastra Design a filtrului i se alege comanda Advanced
Filter/Sort (Figura nr. 6.73. Designul unei interog rii realizate pe baza
filtrului);
3. Dac se dore te, se va modifica grila filtrului;
151
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Figura nr. 6.73. Designul unei interog rii realizate pe baza filtrului
Criteriile faciliteaz limitarea afi rii valorilor con inute într-un câmp specificat al
grilei. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un operator urmat de o expresie. Valorile de
tip text trebuie s fie încadrate de ghilimele, iar cele calendaristice de o pereche de
caractere „#” (diez).
Când se creaz , se selecteaz , se ac ioneaz o interogare sau se folose te op iunea
Advanced Filter/Sort, în vederea crearii unui filtru pentru tabel, s-ar putea s se cear
vizualizarea înregistr rilor care nu au valoare. Spre exemplu, într-un tabel de adrese se
caut toate adresele f r coduri asfel încât s se poat ascunde sau înl tura înainte de a
trimite coresponden a. O alt op iune ar fi c utarea câmpurile care au iruri cu lungimea
zero. Când se folose te un câmp null într-un calcul, rezultatul calculului va fi anulat. Se
poate folosi func ia NZ pentru a schimba nulls (anul rile) în zeros (zerouri).
152
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Not : Pentru ca un câmp s poat accepta iruri cu lungimea zero, proprietatea acelui
domeniu trebuie s fie setat pe Yes.
Etape de lucru:
1. In Design View, la o interogare, se va introduce criteriul de selec ie dorit în
linia Criteria;
2. Pentru a se g si toate înregistr rile f r date, se va tasta Null, Access-ul va
traduce comanda primit prin Is Null. Dac se caut toate înregistr rile, în
afar de cele cu spa ii libere, se va introduce Not Null (Access va interpreta ca
Is Not Null);
3. Pentru a g si înregistr ri cu iruri de lungime zero se tastez ””(dou perechi
de ghilimele f r spa iu între ele);
4. In celula Field a grilei concepute, dac se calculeaz valori care au anul ri în
unele câmpuri, se va include fiecare denumire de câmp în Nz([Fieldname])
(Figura nr. 6.74. Utilizarea func iei NZ în expresii). De exemplu, pentru a se
afi a valoarea zero în câmpurile calculate în care au intrat valori nule se va
scrie: val: Sum(Nz([buc])*Nz([pret]))+0. (Figura nr. 6.76. Func ia Nz()
aplicat unui câmp calculat).
Câmp ob inut cu
ajutorul func iei NZ()
Conform expresiei
dac unul dintre
câmpuri este de
valoare zero la
rezultatul execu iei
nu se va afi a
nimic. Câmpul Val
se ob inedintr-o
expresie simpl .
153
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
5. Se alege butonul Datasheet View pentru a se vedea rezultatele interog rii sau
se alege Run pentru a reactualiza înregistr rile, dac interogarea este de
ac iune (Figura nr. 6.75. Rezultatul selec iei cu NZ([Fieldname])+0) i
(Figura nr. 6.77. Rezultatul selec iei unui câmp calculat utilizând func ia Nz);
6. Se poate folosi expresia :
Pentru ca rezultatul
selec iei s furnizeze
zero pentru coloanele
calculate în care
intervin operanzi cu
valoare zero se va
introduce func ia NZ()
în expresia de calcul a
coloanei.
Figura nr. 6.77. Rezultatul selec iei unui câmp calculat utilizând func ia Nz
Sfat: Pentru a expune zerourile, dintr-un domeniu numeric care are anul ri, se va scrie în
linia Field a grilei Query Design: NZ([Fieldname ])+0.
Not : Când se aplic criteriul de sortare Ascending pe un câmp cu Nulls, înregistr rile cu
valori nule vor fi expuse primele.
154
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. Se va executa un click pe coloana/le sau câmpul/rile care se doresc a fi
sortate;
Ordinea sort rii este salvat odat cu foaia de lucru. Pentru a terge sortarea, în
Datasheet View-ul pentru interogare, se selecteaz coloana sau coloanele i se alege
butonul Clear All Sorts.
Sortarea
câmpurilor
numerice
Sortarea câmpurilor
de tip text
155
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Not : Dac sortarea este mai complex (cu mai multe câmpuri non adiacente) se alege
comanda Advanced i apoi Advanced Filter/Sort i se creaz un filtru în care se
introduc i sort rile la coloanele filtrului (Figura nr. 6.79. Selectarea comenzii
Advanced Filter/Sort).
Etape de lucru:
1. Se deschide tabelul în modul de lucru Datasheet View.
2. Dac se dore te s se vad permanent o coloan de l ime mare, se fixeaz
cursorul pe bordura gri, de deasupra, între dou nume de câmpuri.
Cursorul mousului se transform într-o s geat cu 2 capete. Se trage de
mouse la dreapta i coloana se l e te.
3. Dac se vrea s se vad temporar întreaga intrare, se tasteaz Shift + F2
pentru a deschide fereastra Zoom. Se alege Ok când s-a terminat de
vizualizat sau editat.
Etape de lucru:
1. Se lanseaz crearea unei interog ri în modul de lucru Design;
156
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
2. Se deschide fereasta Show Table din care se aduc în gril tabelele surs ;
3. Se închide fereastra Show Table;
4. Se deschide meniul contextual i se selecteaz submeniul SQL Specific i
apoi comanda UNION (Figura nr. 6.80. Selectare comand UNION).
5. În fereastra de editare care s-a deschis sa tasteaz instruc iunea SELECT
(Figura nr. 6.81. Instruc iunea Select cu Union).
6. Dac se dore te o sortate a articolelor returnate se va introduce i o clauz
ORDER BY.
7. Pentru vizualizarea rezultatelor se va ac iona butonul Run;
8. Se închide interogarea cu salvare;
157
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Observa ie: Interogarea realizat în SQL cu Union va avea ca simbol ata at dou cercuri
Etape de lucru:
1. Din fereastra Relationships a unei interog ri, se execut click dreapta
pentru a selecta i deschide fereastra Show Table. Prin intermediul acestei
ferestre se vor ad uga tabelele adi ionale, apoi se alege Close pentru
închiderea ferestrei Show (Figura nr. 6.83. Selectarea butonului de
op iune Show Table).
2. Dac nu sunt stabilite real iile între tabele se creaz . Pentru a crea o rela ie
între un tabel existent i unul adi ional se trage câmpul tabelei existente la
câmpul de leg tur al tabelei adi ionale. Apare o linie între cele dou
tabele. În general, se va trage cheia primar de la tabela surs (care este cu
158
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
În exemplul din figura nr. 6.87 „Designul interog rii Inner Join combinat cu Left
Join”, fraza SELECT realizat este:
SELECT clienti.nume, clienti.adresa, clienti.telefon, date_clienti.adresa_loc_munca,
date_clienti.telefon_loc_munca, carti.titlu, carti.cod_autor, imprumuturi.data_r
FROM (clienti LEFT JOIN date_clienti ON clienti.nrLeg = date_clienti.nrLeg)
INNER JOIN (carti INNER JOIN imprumuturi ON carti.cod_carte =
imprumuturi.cod_carte) ON clienti.nrLeg = imprumuturi.nr_leg
WHERE (((imprumuturi.data_r)<Now()));
Un exemplu de comand SELECT în care se va folosi doar Inner Join (jonc iune
intern ) ar fi:
SELECT carti.cod_carte, carti.titlu, autori.nume, edituri.editura, carti.an,
carti.nr_tot, carti.nr_disp FROM edituri INNER JOIN (autori INNER JOIN carti
ON autori.cod_autor=carti.cod_autor) ON edituri.cod_editura=carti.cod_editura;
159
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
160
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Figura nr. 6.87. Designul interog rii Inner Join combinat cu Left Join
Not : Dac s-au creat rela iile, în baza de date, cu Referential Integrity se va verifica
dac Right Outer Join are acelea i rezultate ca i Inner Join deoarece nu ar trebui s
existe înregistr ri singulare în tabela secundar .
Folosind aceea i baz de date rezultatul acestei interog ri va fi conform Figura nr.
6.89. „Model de jonc iune intern «Inner Join»” în care se realizeaz dou jonc iuni: mai
întâi între autori i c r i, pe baza câmpului cod_autor i apoi între fi ierul edituri i
rezultatul jonc iuni anterioare pe baza câmpului cod_editur .
161
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. Se deschide Query Design View, din meniul contextual se selecteaz
comanda Show Table;
2. Din fereasta Show Table se selecteaz tabela de lucru care va ap rea în
fereastra de rela ii a grilei;
3. Se execut dublu click pe aceea i tabel în Show Table, se vor depune
dou Field List-uri de pe aceea i tabel . Se alege Close pentru reîntoarcere
la Design-ul grilei;
4. Al doilea nume al tabelei este identic cu numele primei tabele având îns
ad ugat num rul „_1” (A se vedea tabelele „Carti” i „Carti_1” din
Figura nr. 6.90. „Designul unei interog ri cu SELF JOIN”). Pentru a se
evita confuzia se d click dreapta în al doilea Field List i se introduce un
nume la proprietatea Alias, pentru a atribui celei de-a doua tabele un nume
(de exemplu: carti_copie;
5. Se selecteaz , din tabel , toate câmpurile care se doresc în gril ;
6. Se trage de câmpul de leg tur din prima tabel , spre câmpul de leg tur a
celei de a doua tabele pentru a crea un Join. Aceste câmpuri vor avea
nume diferite dar trebuie s aib acela i tip de date;
7. Se termin de creat ad ugându-se câmpuri noi, op iuni de sortare i criterii
de selec ie;
8. Se d Run pentru derularea interog rii (Figura nr. 6.91. Rezultatul selec iei
cu SELF JOIN).
162
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Etape de lucru:
1. Dac se vrea s apar i interog rile ini iale i subinterogarea listate în
fereastra obiectelor Database se va da click pe eticheta Create i se alege
Query Design;
2. Prin intermediul ferestrei Show Table se vor selecta interog rile surs
(Figura nr. 6.92. Interog rile de selec ie folosite la realizarea
subinterog rii);
163
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
Figura nr. 6.92. Interog rile de selec ie folosite la realizarea subinterog rii
Figura nr. 6.94. Execu ia celor dou interog ri realizate ini ial cu SQL
164
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
165
Access 2007 - Capitolul VI. Interog ri i filtre
166
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
RAPOARTELE ÎN ACCESS
167
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Etape de lucru:
1. Pentru crearea unui raport de baz în panoul Navigation se va executa un click pe
bara Reports i apoi pe tabelul surs ;
2. Se va activa eticheta Create care deschide fila cu acela i nume;
3. Se va executa un click pe oricare dintre urm toarele butoane de raport:
Report pentru a crea un raport pe coloane;
Labels pentru a crea un raport pe coloane de tip etichet ;
Blank Report pentru a crea un raport gol;
Report Wizard pentru a deschide utilitarul Wizard;
Report Design pentru a comuta în modulul de lucru Design.
Raportul creat va fi afi at în fereastra Print Preview, dar se poate comuta în modul
de lucru Design (în cazul în care s-a creat în alte variante) pentru eventualele modific ri; se
poate salva, tip ri sau închide.
168
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Report Footer (Subsolul raportului). Con inulul acestei sec iuni se va imprima o
singur dat - la finalul raportului. Va con ine informa ii de rezumat, pentru întregul
raport i totalurile- la nivel de raport.
Antet
Înregistr ri
Nr Nr.
înregistr ri pagini
Observa ie: Pentru eventuale modific ri se deschide raportul în modul de lucru Design.
169
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
170
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
171
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Observa ie: Câmpurile de tip OLE Object, Attachment, Logice, Lookup Wizard i
Hyperlink nu pot fi trecute ca surs a etichetelor.
Etape de lucru:
1. Din cadrul grupului de instrumente Reports, dup ac ionarea etichetei Create
din panglica Navigation, se va executa un click pe butonul Blank Report;
2. Pe ecran se afi eaz panglica Format, în zona de lucru apare un raport gol, în
dreapta având afi at panoul Field List cu structura tabelului activ- în acel
moment (Figura nr. 7.9. Crearea unui raport necompletat);
3. Executând dublu click pe denumirile câmpurilor ce se doresc a fi în raport (de
exemplu: NumeProdus, Pre , Foto), acestea se vor insera împreun cu articolele
din tabel. Inserarea se va efectua pe coloane. În partea de jos vor fi plasate
op iuni pentru grup ri, sort ri i func ii (Group, Sort, and Total) (Figura nr.
7.10. Înc rcarea raportului cu date);
4. Executând un click pe Add a Group sau pe Add a Sort se deschide lista
autoderulant cu numele câmpurilor din raport, putându-se selecta oricare dintre
ele- pentru realizarea grup rilor i sort rilor. În cazul în care nu s-au afi at
benzile pentru grup ri i sort ri, se va executa un click pe butonul Group & Sort
din panglica Format- având ca efect afi area celor dou benzi (Figura nr. 7.11.
Sort ri grup ri i totaliz ri la nivel de raport);
5. Pentru a insera totaliz ri, se ac ioneaz butonul Totals, iar din lista autoderulant
a func iilor, se alege func ia adecvat . Butonul Totals devine vizibil doar, dac
s-a selectat o coloan cu date. În exemplul din figur s-a inserat func ia Average
pentru a calcula media pre urilor (Figura nr. 7.11. Sort ri grup ri i totaliz ri la
nivel de raport).
172
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Tragerea câmpurilor în
Pozi ia indicat de s ge i
Lista
autode-
rulant
pentru
sort ri i
grup ri
Grupul
Costum
173
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Dac se deschide raportul creat în Design, se observ c a fost inserat banda Page
Header pentru etichetele de coloan . Deoarece s-a efectuat grupare la nivel de NumeProdus
s-a inserat o band Header- pentru gruparea realizat . În zona de detalii se g sesc
câmpurile Pre i Foto. Deoarece s-a solicitat func ia pentru calculul pre ului mediu,
programul a inserat o band NumeProdus Footer pentru func ia Avg(). La nivel de pagin
nu s-a solicitat nimic, dar s-a inserat la nivel de raport, func ia Avg() sub banda report
Footer.
Observa ie: În aceast variant de lucru raportul a fost creat în modul Layout. Raportul
astfel creat nu are nume, sigl , dat calendaristic , num r de pagin . Pentru a ad uga alte
controale raportului se deschide în modul de lucru Design.
Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, iar în cadrul grupului de instrumente Reports se
execut un click pe butonul Report Wizard având ca efect, lansarea utilitarului
Wizard pentru crearea rapoartelor (Figura nr. 7.13. Lansarea utilitarului
Report Wizard);
174
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Figura nr. 7.15. Op iunea de grupare Figura nr. 7.16. Op iunile de sortare în
a înregistr rilor cadrul raportului
175
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Figura nr. 7.17. Selectarea machetei Figura nr. 7.18. Selectarea variantei de
raportului vizualizare a raportului
Figura nr. 7.19. Stabilire titlu i Figura nr. 7.20. Raportul final realizat cu
op iune de vizualizare Wizard
176
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
9. Raportul se creaz pe coloane, con ine titlu, grup rile i sort rile solicitate, iar
în josul paginii- data curent inserat cu func ia New() i num rul de pagin
([Page]& “of “ &[Pages]). În vederea inser rii altor controale, se deschide
raportul în modul de lucru Design (Figura nr. 7.21. Designul raportului creat
cu Wizard).
În Design se pot crea rapoarte mai complexe, putându-se ad uga câmpurile din
Field List, din grupul Controls, fila Design sunt accesibile butoane pentru controale, iar din
caseta de propriet i se pot selecta propriet ile controalelor. Controalele pot s aib sau nu
exper i asocia i.
Etape de lucru:
1. Se activeaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente Reports, se selecteaz
butonul Report Design - având ca efect afi area scheletului pentru realizarea
designului (Figura nr. 7.22. Butoane de operare în varianta Design);
2. Se execut un click pe eticheta Design a barei cu instrumente, iar din Grupul
Tools se ac ioneaz pe butonul Add Existing Fields pentru a activa Field List;
177
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Inserare controale
Inserare controale
Figura nr. 7.23. Realizare Design
178
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
3. Din Field List se adaug elemente de control de leg tur (câmpurile din tabel);
4. Dup introducerea câmpurilor în zona de detaliu a raportului, se ac ioneaz
eticheta Arrange din panglica cu instrumente i apoi Report Header/Footer sau
Page Header/Footer pentru a afi a sau ascunde anteturile i subsolurile(.............);
5. Se insereaz controale, iar din grupul Tools se activeaz butonul Property Sheet
cu scopul activ rii ferestrei de propriet i a obiectelor inserate i a raportului
(Figura nr. 7.23. Realizare Design);
6. Se salveaz raportul creat i se deschide în Layout (Figura nr. 7.24. Execu ia unui
raport creat în Design);
7. În vederea efectu rii modific rilor, se redeschide în Design.
179
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
În cazul în care controlul poate afi a date (de exemplu o caset de selectare) trebuie s se
introduc un nume de câmp sau o expresie- în caseta de propriet i Control Source a
controlului respectiv. Propriet ile unui control se afi eaz dac , se selecteaz controlul i
se apas tasta F4 sau se selecteaz Properties- din meniul contextual.
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în Design;
2. Se fixeaz indicatorul mouse-ului pe marginea paginii sau a sec iunii;
3. Se trage indicatorul de redimensionare la o nou pozi ie.
Observa ie: Se poate afi a sau ascunde rigla i grila. Ele ofer elemente de ghidare pentru
controale. Se execut un click pe pe eticheta Arrange din panglica Report Design Tools i
apoi se execut un click pe butonul Ruler sau Show Grid din grupul de instrumente
Show/Hide (Figura nr. 7.25. Grupul de instrumente Show/Hide).
Grid
Form Header/Footer
Ruer Page Header/Footer
Pentru a insera diferite calcule cu sau f r func ii, se parcurg mai multe etape de lucru.
Etape de lucru:
1. Raportul se deschide în Design View ;
2. Se selecteaz eticheta Design din panglica Report Design Tools;
3. Se insereaz o caset text sau un text box;
4. În caseta text se scrie un text explicit;
5. În caseta Unboud se va insera formula de calcul;
6. Se selecteaz propriet ile pentru controlul inserat;
7. În caseta de propriet i se execut un click pe Control Source, apoi un click pe
Expression Builder;
8. Se începe realizarea expresiei selectând semnul egal (=) i apoi introducând
valorile i operatorii dori i;
Butonul pentru a Loca ia pentru formule
insera Text Box din grupul Text Box
180
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Etape de lucru:
1. În modul de lucru Design al unui raport, se plaseaz punctul de inser ie în câmpul
al c rui format se dore te a fi modificat;
2. Se activeaz eticheta Design din bara cu instrumente Report Design Tools;
3. Se execut un click pe butonul Property Sheet;
4. În cadrul tabului Format sau All ale foii de propriet i, se execut un click pe
caseta propriet ii Format, apoi un click pe butonul s geat al listei de unde se
selecteaz noul format pentru text (Figura nr. 7.26. Schimbarea format rilor în
cadrul raportului).
181
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
5. Din grupul de instrumente Gridlines se vor utiliza butoane pentru stil, culoare,
aliniere text, culoare bordur , l ime linie, efecte speciale (umbre, gravur ,
basorelief), grilaje (Figura nr. 7.28. Butoanele de formatare din grupul
Gridlines).
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în Layout;
2. Se selecteaz par ial sau total;
182
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în modul de lucru Design sau Layout;
2. Se selecteaz eticheta Arrange din panglica Report Design Tools;
3. Se execut un click pe butonul antetului/subsolului, care se dore te a fi
afi at/ascuns;
183
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
În vederea redimension rii sau mut rii elementelor de control, se procedeaz astfel:
1. Se deschide raportul în modul Design;
2. Se selecteaz elementul de control pentru redimensionare sau mutare;
3. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe un punct de redimensionare i apoi se
trage de acesta în direc ia dorit ;
4. În vederea mut rii indicatorului mouse-ului, trebuie s aib forma s geat cu
patru (4) capete;
5. Se trage controlul selectat cu mouse-ul în noua pozi ie.
Observa ie: Se pot efectua modific ri asupra controalelor cu ajutorul butoanelor din banda
cu instrumente Report Design Tools.
184
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Aliniere la
dreapta a
valorilor
Aliniere la
stânga a
etichetelor
185
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Observa ii: Nu se pot alinia sau grupa manual obiectele i elementele de control în cadrul
unui raport. Programul Access pune la dispozi ie instrumente pentru modificarea spa ierii
pe orizontal i vertical precum i relativ la alte obiecte. Func ia Snap to Grid este activ .
Observa ii: Se poate dezactiva func ia Snap to Grid pentru alinierea elementelor de control
i a liniilor, variant în care se permite alinierea i gruparea manual a obiectelor din cadrul
raportului.
186
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Executând un
click pe butonul
Tabular grupul
de elemente
selectate se vor
prezenta sub
form de tabel
Elementele selectate
vor avea ata at în
col ul stânga sus un
mic p trat de culoare
maro pe care se
fixeaz cursorul pentru
a-l trage la o nou
loca ie
187
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
În modul de lucru Layout se poate utiliza panoul Group, Sort and Total pentru a
sorta înregistr rile, a crea niveluri de grup i a ad uga informa ii agregate (totaluri).
Modific rile efectuate asupra raportului, se pot vedea imediat. Lista derulant Totals
permite selectarea func iilor pentru opera iile de însumare, calculul mediilor, num rarea
înregistr rilor, determinarea valorilor maxime i minime, devia ia standard i varia ia
(Figura nr. 7.40. Instrumentele pentru grup ri i totaliz ri).
188
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în modul de lucru Layout;
2. Se activeaz eticheta Format din bara cu instrumente;
3. Din grupul de instrumente Group & Totals, se execut un click pe butonul Group &
Sort având ca efect afi area, în partea de jos a raportului, a benzii pentru ad ug rile
de sort ri i grup ri;
4. Executând un click pe una din op iunile Add a group sau Add a sort se schimb
comanda Add a group în Group on select field (Figura nr. 7.41. Comenzile pentru
grup ri i sort ri);
5. Se fixeaz cursorul pe butonul cu s geat al listei Select field din bara Group, Sort,
and Total i se execut un click pe el -pentru a deschide lista câmpurilor din raport;
6. Se selecteaz unul din câmpuri (de exemplu NumeProdus);
7. În list se va realiza gruparea/sortarea pe câmpul selectat;
8. Pentru grup ri sau sort ri complexe, se execut un click pe butonul cu s geat More
din cadrul benzii Group, Sort, and Total care se transform în Less (Figura nr. 7.42.
Sort ri i grup ri complexe);
9. Din banda Less se selecteaz op iunile, pentru realizarea grup rilor i sort rilor mai
complexe;
10. Se închide, executând un click pe butonul Close din panoul Group, Sort, and Total.
189
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Etape de lucru:
1. Se deschide un tabel, sub form de foaie de calcul, executând dublu click pe el;
2. Cu eticheta Home activ , se activeaz butonul Select din grupul Fiind i apoi Select
All- având ca efect selectarea foii de date;
a. Din grupul de instrumente Font se vor schimba caracterele, dimensiunea lor,
culoarea de scriere, culoarea de fundal, aranjamentul în pagin , formatul
liniilor de gril (Figura nr. 7.41. Grupuri de butoane pentru formatare),
rezultatul v zându-se imediat.
Dac nu a fost formatat sursa de date, se vor formata datele- direct în raport, astfel:
2. Se deschide un raport în modul de lucru Layout;
3. Se activeaz eticheta Home;
4. Se selecteaz direct în raport, anumite secven e de date ;
5. Din grupul de instrumente Font se aleg
butoane de formatare pentru:
a. culoarea de umplere;
b. culoarea de scriere;
c. schimbarea caracterelor i a
dimensiunii lor, rezultatul v zându-
se imediat pe raport (Figura nr.
7.42. Formatarea datelor din
raport);
6. Se închide raportul, cu salvare.
Observa ie: În vederea schimb rii format rilor implicite din Office Button se activeaz
op iunea Access Options, se selecteaz categoria Datasheet i se modific op iunile
prestabilite de formatare a foilor de date. Se iese cu salvare.
190
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Etape de lucru:
1. În panoul Navigation se execut un click pe raportul care se dore te a fi
previzualizat;
2. Se fixeaz cursorul pe banda cu numele raportului i se deschide meniul contextual,
apoi comanda Print Preview (Figura nr. 7.45. Previzualizarea unui raport);
4. Executând un click pe Print Options din Page Setup, se pot schimba parametrii de
aranjare a raportului în pagin ;
191
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
5. Se selecteaz Page pentru a se stabili orientarea paginii ((Figura nr. 7.47. Formatul
paginii i marginile);
192
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
Etape de lucru:
1. Se deschide raportul în modul de lucru Layout;
2. Din meniul contextual se activeaz op iunea Print Preview;
3. Se redeschide meniul contextual i se selecteaz op iunea Print care, deschide
fereastra cu acela i nume (Figura nr. 7.49. Lansarea tip ririi unui raport);
4. În cadrul ferestrei Print, se selecteaz op iunile de tip rire (nr. paginii, nr. de
exemplare); formatul i orientarea paginii - dac se doresc schimbate (op iunea
Properties); sau schimbarea setup-ului de pagin (op iunea Setup);
5. Se ac ioneaz butonul OK, pentru lansarea opera iei de tip rire.
193
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
194
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele în Access
195
Access 2007 - Cuprins
CUPRINS
199
Access 2007 - Cuprins
200
Access 2007 - Cuprins
Capitolul V. Formulare 87
5.1. Scopul formularelor în Access 87
5.2. Creare formular 88
5.2.1. Creare formular cu instrumentul Form 88
5.2.2. Crearea formularelor cu instrumentul Split Form 90
5.2.3. Crearea formularelor cu ajutorul instrumentului Multiple Items 91
5.2.4. Crearea unui formular PivotChart 91
5.2.5. Crearea unui formular cu instrumentul Blank Form 93
5.2.6. Crearea unui formular cu Form Wizard 94
5.2.7. Creare formular Datasheet 96
5.2.8. Creare formular de tip Tabel Pivot 97
5.2.9. Creare formular de tip Modal Dialog 99
5.2.10. Creare formular în Design 101
5.3. Introducerea i editarea datelor cu ajutorul formularelor 104
5.4. Modificarea propriet ilor unui formular 105
5.5. Crearea unui formular de comand 105
201
Access 2007 - Cuprins
202