Cum poti tine contabilitatea pe cont propriu daca esti

PFA. Documente necesare si norme legale

Actualizat Decembrie 2019

PFA-ul sau Persoana Fizica Autorizata este o forma juridica simpla, conceputa pentru activitati
comerciale, prestari de servicii sau alte activitati de mica anvergura. PFA-ul este, mai exact, cea mai
simpla modalitate prin care o persoana poate sa desfasoare activitati individuale sau sa presteze
servicii economice, fiind singura persoana salariata.

Desfasurarea de activitati economice de catre Persoanele Fizice Autorizate, de catre intreprinderile

individuale sau cele familiale este reglementata prin OUG nr. 44/2008, intrata in vigoare de la data de
25 aprilie 2008.

In ceea ce priveste infiintarea unui PFA, procedura este una relativ simpla, gratuita. Un alt avantaj al
PFA-ului este acela ca nu are nevoie de un expert contabil pentru gestionarea documentelor fiscale,
iar contabilitatea poate fi tinuta personal, in partida simpla.

Prevederi legale privind registrele contabile ale unui PFA

Documente necesare pentru contabilitatea in partida simpla
Alte documente necesare pentru contabilitatea unui PFA
Ce declaratii trebuie depuse la ANAF de catre PFA-uri
Cand este obligatorie achizitia Registrului unic de control pentru un PFA
Care sunt documentele tipizate necesare pentru contabilitatea PFA-ului
Cand trebuie platite contributiile CAS si CASS pentru PFA
Cand se face trecerea de la contabilitatea in partida simpla la contabilitatea in partida
dubla

Prevederi legale privind registrele contabile ale unui PFA

Conform legii, persoanele fizice autorizate sunt obligate sa intocmeasca registre pentru evidentierea
operatiunilor contabile care au fost efectuate inca de la momentul infiintarii, pentru orice domeniu in
care activeaza.

Reglementarile pentru contabilitatea in partida simpla sunt conform Ordinului MFP nr. 170/2015.
Reglementarile se aplica pentru urmatoarele categorii de persoane:

persoanele fizice si asocierile fara personalitate juridica si care au venituri impozabile, ale caror
venituri sunt obtinute din activitati independente (PFA, intreprinderi familiale si individuale),
cedarea folosintei bunurilor, activitati agricole, silvicultura, piscicultura
persoanele sau entitatile care au obligatia sa tina contabilitatea in partida simpla, potrivit actului
normativ de infiintare sau unor legi speciale sau unor acte normative, exceptand persoanele
juridice fara scop patrimonial
Documente necesare pentru contabilitatea in partida simpla
Contabilitatea in partida simpla pentru un PFA presupune completarea Registrului jurnal de incasari si
plati si a Registrului inventar, fara a fi necesara inregistrarea lor la administratia Fiscala. Folosirea altor
documente este optionala, cu exceptia facturilor, care trebuie completate conform Codului Fiscal.

Potrivit aceluiasi Ordin al Ministerului de Finante Publice, pentru a evidentia operatiunile efectuate in
contabilitatea in partida simpla, sunt necesare urmatoarele registre contabile:

Registrul-jurnal de incasari si plati – pentru inregistrarea in ordine cronologica a tuturor sumelor

incasate si platite (in numerar si prin conturi bancare) si pentru totalizarea lunara a sumelor.
acestea pot fi sumele incasate din desfasurarea activitatii, aporturile in numerar, credite si
imprumuturi bancare, sume primite ca despagubiri, sponsorizari, donatii, subventii, restituiri de
taxe si impozite, penalitati si amenzi platite. Registrul jurnal de incasari si plati este intocmit
intr-un singur exemplar si trebuie sa cuprinda data efectuarii operatiunii, denumirea si numarul
documentului justificativ pentru operatiunea respectiva, explicatii privind natura operatiunii,
suma incasata/platita asa cum reiese din documentul justificativ
Registrul inventar – pentru inregistrarea activelor si datoriilor inventariate, intocmit intr-un singur
exemplar, in baza unei Liste de inventariere. Conform legii, documentul trebuie sa cuprinda
neaparat urmatoarele elemente: o prima coloana cu numarul fiecarei operatiuni inregistrate (in
ordine cronologica), cea de-a doua coloana cu fiecare element inventariat sau grupa de elemente
inventariate (din Lista de inventariere) si a treia coloana cu valoarea de inventar

Atat Registrul-jurnal de incasari si plati, cat si Registrul inventar trebuie pastrate timp de 10 ani.

Alte documente necesare pentru contabilitatea unui PFA

Alte documente care trebuie constituite, pe langa registrele obligatorii sunt urmatoarele:

Fisa mijlocului fix – tine evidenta mijloacelor fixe si este intocmita intr-un singur exemplar
pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe cu aceeasi valoare/cota de amortizare. Mijloacele
fixe sunt toate acele active detinute de un PFA si utilizate pentru producere de bunuri, pentru
prestarea de servicii sau pentru inchirierea lor catre terti, cu scop administrativ
Factura – care trebuie intocmita si utilizata in conformitate cu prevederile Codului Fiscal. Pentru
a tine evidenta facturilor, un PFA poate opta pentru folosirea unui program de facturare
Aviz de insotire a marfii – este un document care trebuie sa insoteasca marfa pe timpul
transportului, in cazul in care factura pentru livrare este intocmita ulterior
Lista de inventariere – este un document necesar pentru intocmirea Registrului-inventar, care tine
evidenta tuturor materialelor si mijloacelor fixe aflate in gestiunea persoanei fizice autorizate
Chitanta – este emisa odata cu vanzarea unor produse a caror plata s-a efectuat in numerar si
justifica primirea unei sume de bani
Chitanta pentru operatiuni in valuta – este emisa odata cu vanzarea unor produse a caror plata s-a
efectuat in valuta
Dispozitia de plata/incasare catre casierie – este necesara pentru achitarea in numerar a unor sume
de bani, avansuri pentru cheltuieli de deplasare sau pentru incasarea unor sume de bani in
numerar, conform dispozitiilor legale. Dispozitia de plata este si un document justificativ care
este inregistrat in registrul de casa si contabilitate pentru platile in numerar care au fost facute
fara alt document justificativ
 Statul de salarii – este folosit pentru calcularea sumelor de bani care trebuie platite salariatilor
sau salariatului unic, in cazul unui PFA.

Un PFA care are contabilitate in partida simpla poate sa foloseasca toate formularele prevazute mai
sus sau doar o parte din ele, in functie de tipul activitatii desfasurate, cu conditia ca acestea sa
permita evidentierea tuturor informatiilor necesare pentru a-si indeplini toate obligatiile legale.

inventarierea pentru contabilitatea in partida simpla trebuie efectuata la inceputul activitatii unui PFA,
cel putin o data pe an, dar si atunci cand activitatea este incetata. Nu este obligatoriu ca situatiile
financiare sa fie intocmite anual.

Contabilitatea in partida simpla trebuie sa fie tinuta in limba romana si in moneda nationala, iar orice
operatiune economico-financiara trebuie consemnata obligatoriu in contabilitate printr-un document
justificativ.

Ce declaratii trebuie depuse la ANAF de catre PFA-uri

Pentru stabilirea formei de impozitare, trebuie depuse la aNaF urmatoarele declaratii:

declaratia 070 trebuie depusa de catre orice PFA la infiintare

declaratia 392 A/B care evidentiaza achizitiile si livrarile cu platitorii/neplatitorii de tva
declaratia 300 (sau decont de tva) in cazul in care PFA-ul devine platitor de tVa
declaratia 394 necesara pentru persoanele fizice autorizate care platesc tVa
declaratia 112 care evidentiaza impozitele si asigurarile sociale ale angajatilor, pentru PFA-urile
care au salariati
declaratia 010 care trebuie intocmita de PFA atunci cand angajeaza primul salariat sau cand nu
mai are niciun angajat, cand devine platitor de tVa sau isi pierde statutul de platitor de tVa,
cand devine platitor de accize

Pentru celelalte declaratii, care pana in prezent erau depuse individual, Ministerul Finantelor Publice a
propus depunerea unei singure declaratii unice, care va inlocui sapte formulare actuale:

declaratia 200, privind veniturile realizate din Romania

declaratia 201, privind veniturile realizate in strainatate
declaratia 220, privind venitul estimat/norma de venit
declaratia 221, privind normele de venit din agricultura
declaratia 600, privind venitul de baza pentru CAS
declaratia 604, privind stabilirea CASS
declaratia 605, privind stoparea CASS
Pentru anul 2019, termenul initial de depunere a Declaratiei Unice a fost 15 martie, fiind ulterior
prelungit pentru 31 iulie 2019. Termenul prevazut pentru depunerea Declaratiei Unice in anul 2020
este 15 martie.

Cand este obligatorie achizitia Registrului unic de control

pentru un PFA
Conform prevederilor legale, un PFA are obligatia sa completeze urmatoarele documente: Registrul
jurnal de incasari si plati, Registrul inventar si Registrul de evidenta a salariatilor (in cazul in care
PFA-ul are angajati). in ceea ce priveste Registrul unic de control, acesta este optional in cazul unui
PFA, cu exceptia persoanelor juridice care desfasoara activitati comerciale si sunt inregistrate la Oficiul
National al Registrului Comertului.

Acesta tine evidenta tuturor controalelor care au fost desfasurate la persoana fizica autorizata de catre
organele de control, din urmatoarele domenii: sanitar, fitosanitar, financiar-fiscal, urbanism, protectia
consumatorului, calitatea in constructii, protectia impotriva incendiilor, inspectia si protectia muncii,
dar si alte domenii prevazute de lege. Evidenta controalelor este inregistrata in Registrul unic de
control prin semnaturile organului de control si reprezentantului legal al persoanei fizice autorizate.

Registrul unic de control poate fi achizitionat de la sediul aNaF de pe raza teritoriala unde isi are
sediul PFA-ul, in termen de 30 de zile de la data inregistrarii PFA-ului. Registrul este achizitionat
contra cost, iar documentele necesare pentru eliberarea lui sunt:

cerere pentru eliberarea Registrului Unic de Control

copie CUI pentru societatea comerciala pentru care este solicitata eliberarea Registrului Unic de
Control
delegatie pentru persoana care depune cererea, impreuna cu documentele aferente
copie dupa B.I./C.I. a persoanei delegate

Registrul unic de control trebuie achizitionat pentru sediul social si pentru fiecare punct de lucru, in
cazul in care exista mai multe sedii. in cazul in care nu este achizitionat, se pot aplica amenzi cuprinse
intre 500 si 2000 de lei.

In cazul PFA-urilor care nu desfasoara activitati comerciale, achizitionarea Registrului unic de control
este optionala.

Care sunt documentele tipizate necesare pentru

contabilitatea PFA-ului
Toate operatiunile financiar-economice ale unui PFA trebuie inregistrate, in scris, in documente
justificative. acestea sunt documentele de evidenta, care sunt clasificate in documente tipizate si
netipizate.

Tipizatele sunt suporturi pentru informatii, care au forma si continutul prestabilite, spre deosebire de
cele netipizate, unde informatiile pot fi modificate. Documentele tipizate contabile folosite de un PFA
pot fi sub forma de tabele (stat de plata), chestionar (proces verbal) sau grupate de sectiuni (factura).

Cele mai intalnite documente tipizate folosite de o persoana fizica autorizata sunt urmatoarele:

aviz de insotire a marfii, bon consum, factura, chitanta, factura proforma

fisa mijloacelor fixe
dispozitie plata incasare
fisa magazie, foaie parcurs, NIR
proces verbal de casare mijloace fixe
registrul jurnal de incasari si plati PFA, registrul inventar, registrul numerelor de inventar
Cand trebuie platite contributiile CAS si CASS pentru PFA
In calitate de Persoana Fizica Autorizata se datoreaza contributia de asigurari sociale in cota de 25%,
daca se obtine pe parcursul unui an un venit net mai mare decat 12 salarii minime brute pe economie
si contributia de asigurari sociale de sanatate in cota de 10%, cu aceeasi mentiune.

Contributia de asigurari sociale este datorata daca persoana fizica autorizata estimeaza pentru anul
2019 venituri nete a caror valoare cumulata este cel putin egala cu 12 salarii minime brute pe tara,
adica 24.960 de lei (2.080 x 12 = 24.960). Baza de calcul pentru stabilirea contributiei de asigurari
sociale este reprezentata de venitul ales de persoana fizica autorizata, dar acesta trebuie sa fie cel
putin la nivelul salariului minim brut pe tara.

Persoana Fizica Autorizata este scutita de plata contributiei de asigurari sociale daca este asigurata in
sisteme proprii de asigurari sociale si nu are obligatia asigurarii in sistemul public de pensii (persoana
care are calitatea de salariat).

Contributia de asigurari sociale de sanatate este datorata de Persoana Fizica Autorizata numai daca se
estimeaza depasirea plafonului anual de 24.960 de lei. Incadrarea in plafon se face prin cumularea
normei de venit din activitati independente. Baza de calcul a contributiei de asigurari sociale de
sanatate este nivelul salariului minim brut pe tara.

Persoanele fizice autorizate care realizeaza un venit net lunar mai mic decat nivelul salariului minim
brut nu sunt obligate sa plateasca CAS si CASS, insa pot opta pentru plata contributiei, in cazul in
care doresc acest lucru. Optiunea va ramane valabila pe tot parcursul anului fiscal.

Cand se face trecerea de la contabilitatea in partida simpla

la contabilitatea in partida dubla
Conform legislatiei, PFA-urile pot opta si pentru contabilitate in partida dubla. trecerea de la
contabilitate in partida simpla la contabilitate in partida dubla este reglementata conform OMFP
170/2015 si pot opta pentru aceasta schimbare doar persoanele care nu obtin venituri stabilite local,
asa cum este cazul taximetristilor.

La fel ca in cazul contabilitatii in partida simpla, documentele necesare pentru evidenta contabila sunt
Registrul-jurnal de incasari si plati si Registrul-inventar. PFA-ul va prelua, in baza inventarului si a
informatiilor referitoare la creante si datorii, ca sold initial, sumele din documentele intocmite pentru
contabilitatea in partida simpla (Registrul-inventar, Registrul-jurnal de incasari si plati, fisa mijlocului
fix, extras de cont).

Aceste treceri de sume sunt efectuate prin contul 455 „sume datorate actionarilor/asociatilor“, prin
urmatoarele inregistrari:

in creditul contului 455 pot fi inregistrate activele (stocuri, creante, imobilizari, disponibilitati
banesti)
in debitul contului 455 pot fi inregistrate datoriile
Diferenta dintre active si datorii ar putea fi mai usor stabilita si se reflecta dupa cum urmeaza:
 in contul creditor, atunci cand valoarea activelor este mai mare decat cea a datoriilor
in contul debitor, atunci cand valoarea activelor este mai mica decat valoarea datoriilor
Spre deosebire de alte entitati juridice, PFA-ul are un avantaj administrativ deoarece contabilitatea
poate fi tinuta chiar de proprietarul afacerii, ceea ce inseamna ca sunt reduse cheltuielile pentru plata
unui expert contabil.