Sisteme informatice pentru contabilitate

© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

2. PROCESELE DE AFACERI ȘI SISTEMELE INFORMATICE

PENTRU CONTABILITATE

Cuprins

2.1. Procesele de afaceri ........................................................................................................ 1

2.2. Tipuri de procese ............................................................................................................ 2
2.3. Analiza și modelarea proceselor de afaceri .................................................................. 3
2.4. Flowchart-ul în analiza proceselor ............................................................................... 4
2.5. Diagramele BPMN ........................................................................................................... 8

2.1. Procesele de afaceri

Pentru a-și atinge obiectivele, organizațiile au la bază o structură complexă de

procese interne prin care sunt integrate toate activitățile utilizate pentru generarea de
servicii sau produse. Cunoașterea și gestionarea completă și în timp util a acestor procese
reprezintă o premisă pentru dezvoltarea oricărei organizații. Astfel, creşterea
performanţelor organizației presupune analiza, modelarea, controlul şi optimizarea
continuă a proceselor interne. Într-o organizație procesele interne, fie că presupun sau nu
operator uman, se referă la mişcarea controlată a informaţiei cu scopul de a facilita luarea
unor decizii sau de a livra bunuri sau servicii către clienţii interni sau externi.
Activităţile în cadrul unei organizaţii sunt grupate în jurul proceselor de afaceri.
Atât pentru management cât și pentru contabilitate procesul este o unitate de
urmărire și control în vederea eficientizării activităților organizației.
Procesul de afaceri este o colecție de activități sau sarcini relaționate, structurate și
executate de către oameni sau automatizate, care au ca finalitate un serviciu sau un produs
pentru clienți.
Activităţile oricărei organizaţii pot fi concepute ca făcând parte dintr-un anumit
proces. Astfel, atunci când un client intră într-un magazin pentru a cumpăra ceva, atunci când
se solicită un serviciu de consultanță sau atunci când se solicită execuția unui produs, se
activează procese ale căror rezultate vor trebui sa fie destinate satisfacerii unei cereri.

1
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Alte exemple de procese ar fi:

• contabilitatea unei companii;
• proiectarea şi construirea unei fabrici „la cheie”;
• selecția personalului;
• gestiunea încasărilor şi plăţilor.
Pentru aş atinge scopul, procesele de afaceri comunică cu alte procese ce pot aparţine
aceleiaşi organizaţii sau altei organizaţii. De multe ori acestea pot fi vizualizate cu ajutorul
unor scheme logice, prezentând o parte, secvenţă de activităţi din cadrul respectivului
proces. Astfel se poate concluziona că un proces de afaceri începe cu stabilirea obiectivelor
misiunii şi se termină cu realizarea obiectivelor. Conform acesteia organizaţia este văzută ca
o reţea de procese.
Un proces de afaceri poate fi descompus în mai multe subprocese, care au propriile
lor atribute, dar care, de asemenea, contribuie la realizarea obiectivului procesului din care
fac parte.
Analiza proceselor de afaceri include identificarea, descompunerea și modelarea
fluxului de procese, având ca rezultat una sau mai multe diagrame ale procesului şi
subproceselor până la nivel de activitate și sarcină. Fiecare proces are nevoie de una sau mai
multe intrări (input-uri), respectiv una sau mai multe ieșiri (output-uri). Input-urile sau
output-urile pot fi primite de la sau trimise la alte procese de afaceri, alte unităţi
organizatorice sau entități interne sau externe.

2.2. Tipuri de procese

În cadrul organizațiilor există trei tipuri diferite de procese de afaceri:

• Procese primare (de baza): reprezintă activitățile esențiale pe care o organizație le
îndeplinește pentru a-si îndeplini misiunea. Aceste procese construiesc lanțul de
valoare, in care fiecare pas adăuga valoare pasului precedent. Procesele operaţionale
tipice sunt cele de cumpărare, producţie, de publicitate şi marketing şi de vânzări.
• Procese suport: sunt construite pentru a susține procesele de baza, adesea prin
organizarea si alocarea resurselor si/sau infrastructurii necesitate de procesele
primare. Diferența dintre procesele suport si procesele primare este ca primele nu
oferă valoare clienților in mod direct. În cadrul acestor procese putem include
activităţile privind contabilitatea, salarizarea, gestiunea resurselor umane, call
center, suport tehnic.
• Procese de management: sunt folosite pentru a măsura, monitoriza si controla
activitățile afacerii. Nici acestea nu adaugă valoare clienților in mod direct, dar sunt
necesare pentru a asigura eficienta si eficacitatea operațiunilor organizației.
Procesele tipice de management includ guvernarea corporativă şi managementul
strategic.

2
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

2.3. Analiza și modelarea proceselor de afaceri

Pentru contabilitate cunoașterea și modelarea proceselor de afaceri reprezintă o

necesitate, având în vedere că resursele (materiale și financiare) se consumă și trec prin
procese.
Analiza proceselor de afaceri implică:
- cunoaşterea şi stabilirea fluxului de activităţi şi documente specifice;
- analiza datelor şi problemelor de integrare;
- luarea de decizii cu privire la posibilităţile de optimizare;
- identificarea specificațiilor necesare pentru desfăşurarea la parametrii
optimi a activităţilor procesului.
Modelarea proceselor de afaceri este activitatea de reprezentare sub forma unor
diagrame (scheme de flux) a proceselor unei organizații, pentru ca acestea să poată fi
analizate şi îmbunătăţite pe viitor.
Un model de proces de afaceri este de obicei o diagramă care reprezintă o secvenţă
de activităţi. În cadrul acesteia sunt prezentate de obicei evenimente, acţiuni şi puncte de
conexiune.
Necesitatea analizei și modelării proceselor de afaceri decurge din următoarele:
• cunoașterea în detaliu a structurii și dinamicii proceselor interne din organizație;
• cunoașterea documentelor și tranzacțiilor financiare și non-financiare din cadrul
proceselor pentru a analiza impactul contabil al acestora;
• identificarea resurselor financiare, materiale și a potențialului uman din cadrul
proceselor;
• analiza riscurilor și organizarea mecanismului de control intern;
• standardizarea modului de reprezentare și comunicare a activităților și tranzacțiilor
în cadrul unei organizații;
• mai buna înțelegere a proceselor organizației de către dezvoltatorii de sisteme
informatice.

Procesele de afaceri pot fi modelate prin intermediul unui număr mare de metode şi
tehnici. Cele mai cunoscute tehnici de modelare a proceselor de afaceri sunt:
• Flowchart-ul;
• Business Process Modeling Notation (BPMN);
• Cognition Enhanced Natural Language Information Analysis Method
(CogNIAM);
• Extended Business Modeling Language (xBML);
• Event-driven process chain (EPC);
• ICAM Definition (IDEF0);
• Unified Modeling Language (UML);
• Riva method using Role Activity Diagrams (RAD).

3
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

2.4. Flowchart-ul în analiza proceselor

În practică profesionistul contabil pentru a înțelege activitatea pe care o înregistrează

poate utiliza flowchart-urile de sistem.

Definiţia generală a flowchart-ului după Dicţionarul Oxford este:

Flowchart-ul reprezintă ”o diagramă care ilustrează acţiunile unor persoane sau
obiecte în cadrul oricărui sistem complex”.
Pornind de la această definiţie flowchart-ul de sistem poate fi definit astfel:
Flowchart-ul de sistem reprezintă o combinaţie de simboluri şi text prin care se
reprezintă grafic procesele, operaţiile, datele şi circuitul acestora intr-o organizaţie.
Simbolurile şi procedurile de elaborare a flowchart-urilor au fost reglementate şi
standardizate de către organizaţii specializate cum ar fi:
• ISO 5807:1985 – standardizează simbolurile şi modul de reprezentare al datelor,
flowchart-urilor de sistem şi program. (www.iso.ch)
• ANSI X3.6-1970 – standardizează simbolurile flowchart-ului şi modul de utilizare al
acestora în reprezentarea proceselor informaţionale. (www.ansi.org)
• ASME (American Society of Mechanichal Engineers) – (www.asme.org)

Simbolurile flowchart-ului, cu toate că sunt standardizate, diferă în funcţie de fiecare

standardizare. Evoluţia sistemelor informatice a condus la diversificarea simbolurilor
utilizate în flowchart-urile de sistem, astfel încât unele organizaţii şi companii au propriile
simboluri şi proceduri de reprezentare.
În prezent pentru elaborarea flowchart-urilor se utilizează instrumente informatice
specializate. Cele mai utilizate sunt: MS VISIO, ARIS EXPRESS, SMARTDRAW, EDRAW
FLOWCHART, PATTON&PATTON FLOW CHARTING şi MS WORD. Aceste instrumente îşi pun
şi ele amprenta asupra simbolurilor şi tipurilor de flowchart-uri, fiecare personalizând
procesul de elaborare a flowchart-ului.
Cu toată diversitatea de simboluri şi tipuri de flowchart-uri, în practică, cele mai
utilizate simboluri pentru elaborarea flowchart-urilor de sistem, sunt:

Simbol Descriere Exemplu

Proces – reprezintă un proces, Recepţie

activitate sau operaţie din sistem.

Determinant sau declanşator – Comandă de la

reprezintă un eveniment care furnizor
generează execuţia unui anumit
proces. Mai este denumit şi proces
alternativ sau secvenţial.
4
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Decizie – reprezintă un punct de

decizie care poate avea două Vânzare
alternative. De regulă conţine o en-gross?
întrebare.

Date de intrare/ieşire – reprezintă

Cod bară,
datele care intră sau care ies dintr- CUI
un proces. De regulă aceste date sunt
câmpurile unei baze de date su
variabile din sistem.

Proces predefinit – reprezintă un

Operare
proces complex descris într-un recepţie
flowchart separat. Cu ajutorul
acestui simbol se reprezintă, de
regulă, procedurile (subrutinele),
exclusiv, informatizate.

Document – reprezintă un
Factura
document din sistem (document
primar, raport sau liste).

Multi-document – reprezintă fie un

document în mai multe exemplare - Factură
fie mai multe documente care circulă - NRCD
împreună.

Start / Sfârşit – reprezintă acţiunea

care determină începutul sau Lansare
sfârşitul proceselor din flowchart producţie

5
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Introducere manuală – reprezintă

o introducere manuală a datelor din Date
sistemul analizat. furnizor

Operaţie manuală – reprezintă o

Completar
procedură/operaţie manuală din e NRCD
sistem.

Conector – reprezintă un conector

al circuitelor din flowchart, atunci 1
când acesta se reprezintă pe mai
multe pagini. De regulă fiecare
conector se numerotează de la 1 ... n.

Date stocate (arhivate) –

Contracte
reprezintă un set de date care sunt clienţi
stocate şi arhivate.

Disk magnetic – reprezintă stocarea

datelor pe un disc magnetic (hard Fişa de
disk, floppy disk, memory stick, magazie
CD/DVD etc.). De regulă prin acest
simbol se reprezintă baza de date
(tabelele).

Display – reprezintă datele care vor Date

fi afişate pe ecranul monitorului. client

Direcţie flux – reprezintă direcţia

de transmitere a datelor.

Reguli generale de întocmire:

• Flowchart-ul se divizează în mai multe secţiuni verticale (coloane) sau
orizontale (linii) în funcţie de compartimentele sau entităţile externe prin care
circulă datele şi au loc procesele.
6
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

• Flowchart-ul se etichetează cu titlul şi data elaborării sau ultimei actualizări.

• Elaborarea flwchart-ului începe de la stânga la dreapta şi de sus în jos.
• Trebuie să se marcheze clar începutul şi sfârşitul flowchart-ului.
• Toate simbolurile se etichetează corespunzător.

Avantaje:
• Flowchart-urile sunt uşor de înţeles.
• Elaborarea flowchart-ului presupune cunoaşterea detaliată a sistemului.
• Permite identificarea rapidă a rupturilor sau redundanţei în circuitul datelor.
• Permite o bună comunicare între analiştii de sistem şi utilizatori.
• Reflectă controlul sistemului.

Dezavantaje:
• Dificil de elaborat pentru sisteme complexe.
• Nu surprinde toate detaliile informale ale sistemului.

În figura 2.1 este prezentat flowchart-ul procesului de gestiune a mărfurilor.

Fig. 2.1. Flowchart-ul de sistem pentru gestiunea mărfurilor.

7
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

2.5. Diagramele BPMN

Business Process Management Initiative (BPMI) a dezvoltat un standard de

reprezentare (notare) a modelelor proceselor de afaceri intitulat Business Process Modeling
Notation (BPMN). Standardul de modelare a proceselor de afaceri defineşte o diagrama a
proceselor de afaceri (BPD – Business Process Diagram). Această diagramă se bazează pe
tehnica flowchart-ului adaptată pentru crearea unor modele grafice a operaţiilor proceselor
de afaceri.
O diagramă a proceselor de afaceri este formată dintr-un set de elemente grafice.
Acestea dau posibilitatea dezvoltării uşoare a diagramelor simple, care vor fi familiare
majorităţii analiştilor de afaceri. Elementele au fost alese astfel încât să se distingă unul de
altul şi să folosească forme cunoscute de majoritatea modelatorilor.
De exemplu, activităţile sunt dreptunghiuri şi deciziile sunt romburi. Unul din
scopurile creării BPMN este de fapt realizarea unui mecanism simplu pentru modelarea
proceselor, dar şi un instrument pentru tratarea complexităţii proceselor de afaceri. Astfel,
există un set bine determinat de categorii de notaţii, astfel încât persoana care citeşte o
diagramă BPD să recunoască cu uşurinţă tipurile de bază ale elementelor şi să înţeleagă
diagrama. Pot fi adăugate şi alte informaţii pentru ca diagrama să fie cât mai explicită, dar
fără a schimba mesajul diagramei.
Conceptele generale de modelare a proceselor BPMN sunt:
• Un proces este cronologic. Componentele modelului ar trebui să fie orientate în
ordinea executării lor (în general, de la stânga la dreapta și de sus în jos).
• Procesele încep în general cu un eveniment şi se derulează spre obţinerea unor
rezultate concrete. Diagramele pot reprezenta de asemenea segmente mai mici de
activităţi reutilizabile.
• Toate activităţile sunt asignate unor roluri care au o semnificaţie pentru utilizatorii
diagramelor. Trebuie să cuprinse toate rolurile relevante care pot fi uneori exterioare
organizaţiei respective (de exemplu un client).
• Un model complet ar trebui să arate atât felul în care obiectele sau datele sunt
transferate, cât şi locațiile în care acestea ajung.
• Un proces poate fi modelat ierarhic (cu ajutorul sub-proceselor).

În figura 2.2 este prezentată o diagramă simplă prin care este reprezentat un proces
de comandă a unui serviciu.

8
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Fig. 2.2. Exemplu de proces pentru comanda unor servicii.

În figura 2.3 este exemplificat un model de procese pentru gestiunea mărfurilor.

9
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Fig. 2.3. Exemplu de modelarea proceselor pentru gestiunea mărfurilor.

10