Sisteme informatice pentru contabilitate

© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

3. DEZVOLTAREA, ACHIZIȚIA, IMPLEMENTAREA ȘI MENTENANȚA

SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU CONTABILITATE

Cuprins

3.1. Ciclul de viaţă al dezvoltării SIC .................................................................................... 2

3.2. Fezabilitatea economică a dezvoltării SIC .................................................................... 5
3.3. Selecția și achiziția SIC ................................................................................................... 7

Sistemele informaţionale economice sunt sisteme dinamice complexe ce pot fi

descompuse în procese (exemplu: producţie, comercial, financiar-contabilitate etc.). Aceste
sisteme, respectiv procese, sunt într-o continuă schimbare datorită mediului economic,
social şi tehnologic. De exemplu modificarea legislației privind tratamentele contabile și
fiscale.
În acest context, dezvoltarea unui sistem informaţional, respectiv a unui sistem
informatic într-o organizaţie reprezintă o necesitate impusă de rezolvarea unor cerinţe
generate de evoluţia mediului în care organizaţia există.
Astfel, este necesar ca sistemele informatice pentru contabilitate (SIC) să respecte
cerinţele impuse de sistemul informaţional al organizaţiei (figura 3.1).

1
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Fig. 3.1. Modificările ce conduc la dezvoltarea SIC.

3.1. Ciclul de viaţă al dezvoltării SIC

În dezvoltarea SIC cele mai importante persoane sunt analiştii de sistem şi utilizatorii
sistemului.
Analiştii de sistem sunt implicaţi în cele mai importante faze ale dezvoltării
sistemului, de rezultatul activităţii lor depinzând întreg proiectul sistemului. Ei sunt cei care
descompun, analizează şi documentează cerinţele utilizatorilor şi structura informaţională a
sistemului (fluxuri şi circuite informaţionale), astfel încât proiectul de implementare,
realizare sau actualizare a sistemului să-şi atingă toate obiectivele. De asemenea, analiştii
sunt intermediarii dintre utilizatori şi programatori.
Utilizatorii sunt importanţi prin natura lor de beneficiari finali ai sistemului. Orice
proiect de implementare, realizare sau actualizare a sistemului trebuie să întrunească
cerinţele utilizatorilor. Astfel, utilizatorii trebuie să-şi expună foarte clar cerinţele analiştilor
de sistem şi să testeze la sfârşit, dacă proiectul final acoperă cerinţele specificate.
Implicarea resurselor informaţionale şi a personalului corespunzător pentru
dezvoltarea sistemului informaţional se realizeză în cadrul unui ciclu de viaţă al acestuia.

Ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor (Systems Development Life Cycle - SDLC),

reprezintă un ansamblu de faze destinate identificării, analizei, proiectării, implementării şi
întreţinerii sistemelor informaţionale.

2
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Fazele ciclului de viaţa pentru sistemele informaţionale economice (figura 3.2) sunt:

1. Identificarea şi selecţia proiectelor.

2. Planificarea şi iniţierea proiectelor.
3. Analiza sistemului informaţional existent.
4. Proiectarea sistemului informaţional.
5. Implementarea sistemului informaţional.
6. Mentenanţa sistemului informaţional.
Identificarea şi selecţia
proiectelor

Planificarea şi iniţierea
proiectelor

Analiza
sistemului

Proiectarea
sistemului

Implementarea
sistemului

Mentenanţa
sistemului

Fig. 3.2. Ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor informaţionale

1. Identificarea şi selecţia proiectelor, presupune o analiză preliminară care are ca

rezultat stabilirea proiectelor ce vor fi dezvoltate. Identificarea poate fi rezultatul
propriu întreprinderii sau rezultatul recomandărilor consultanţei externe. Proiectele
identificate pot fi:
a. implementarea unui nou sistem;
b. actualizarea şi modificarea sistemului existent;
c. externalizarea sistemului.

Întrebarea specifică acestei faze este:

Ce trebuie făcut pentru îmbunătăţirea sistemului informaţional existent ?

2. Planificarea şi iniţierea proiectelor, se realizează cu ajutorul tehnicilor de

management al proiectelor. În această fază sunt stabilite funcţiunile implicate în
3
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

dezvoltarea sistemului, resursele umane şi materiale necesare pentru realizarea şi

implementarea proiectului. Stabilirea necesarului de resurse se realizează printr-o
analiză a fezabilităţii dezvoltării sistemului.

Întrebările specifice acestei faze sunt:

Care sunt funcţiunile implicate, resursele necesare şi modul de alocare al

acestora pentru dezvoltarea sistemului ?

Care este soluţia cea mai eficientă pentru dezvoltarea sistemului

informaţional ?

3. Analiza sistemului informaţional existent presupune identificarea, analiza şi

documentarea cerinţelor noului sistem. Rezultatele analizei reprezintă modelul logic
al sistemului (specificaţiile sistemului) în conformitate cu cerinţele utilizatorilor şi
variantele cele mai bune pentru proiectara şi implementarea acestui model.

Întrebările specifice acestei faze sunt:

Care sunt cerinţele utilizatorilor (specificaţiile) pentru dezvoltarea

sistemului ?

Care sunt cele mai eficiente şi eficace variante pentru îndeplinirea

cerinţelor noului sistem ?

4. Proiectarea sistemului, presupune:

a. proiectare a ieşirilor sistemului (rapoarte, liste sau fişiere) în conformitate cu
cerinţele utilizatorilor, legislaţiei şi procedurilor din sistem;
b. proiectarea intrărilor sistemului (documente primare, informaţii externe
firmei, fişiere) pentru prelucrarea lor şi obţinerea ieşirilor;
c. proiectarea structurii (schemei) bazei de date;
d. proiectarea interfeţei cu utilizatorul;
e. proiectarea modulelor şi programelor;
f. proiectarea securităţii sistemului;
g. proiectarea manualelor de realizare şi utilizare a sistemului precum şi a
procedurilor de lucru din sistem.

Întrebările specifice acestei faze sunt:

Care este structura ieşirilor, intrărilor, bazei de date şi a modulelor noului

sistem impus de cerinţele utilizatorilor ?

Care este cea mai bună variantă de securizare a noului sistem ?

4
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Care sunt resursele hardware şi software pentru a susţine implementarea

proiectului pentru noul sistem ?

Care sunt funcţiunile şi persoanele implicate în utilizarea sistemului şi

cum vor utiliza noul sistem ?

5. Implementarea sistemului constă în :

a. achiziţia sistemului;
b. implementarea proiectului într-un limbaj de programare/SGBD;
c. conversia vechiului sistem în noul sistem (importul datelor din vechiul
sistem);
d. testarea funcţionării sistemului (de regulă în paralel cu vechiul sistem);
e. instruirea utilizatorilor;
f. actualizarea documentaţiei (manualele de utilizare).

Întrebările specifice acestei faze sunt:

Care este sistemul cel mai bun ce poate fi achiziţionat de pe piaţă şi care
să
întrunească obiectivele proiectului ?
Cum funcţionează noul sistem faţă de vechiul sistem şi care sunt
problemele de funcţionare şi utilizare ?
Ce trebuie să ştie utilizatorii pentru a utiliza cât mai eficace noul sistem ?

6. Mentenanţa sistemului constă în corectarea, actualizarea şi îmbunătăţirea

sistemului implementat.

Întrebările specifice acestei faze sunt:

Care sunt erorile apărute după implementare şi cum trebuie corectate ?

Care sunt ultimele actualizări ale sistemului şi cum pot fi ele implementate
?

3.2. Fezabilitatea economică a dezvoltării SIC

Fezabilitatea economică presupune identificarea costurilor şi beneficiilor financiare

ale proiectelor pentru dezvoltarea sistemelor informatice. Determinarea fezabilităţii
economice se realizează pe baza analizei cost-beneficiu.

5
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Beneficiile economice (financiare) ale unui proiect informatic pot fi:

• tangibile;
• intangibile.

Beneficiile tangibile sunt cele care pot fi cuantificate direct sub formă financiară. Cele mai
cunoscute beneficii tangibile pot fi:
• Reducerea costurilor de exploatare.
• Reducerea erorilor.
• Creşterea flexibilităţii în activitate.
• Creşterea vitezei de lucru.
• Îmbunătăţirea controlului şi planificării activităţilor.
• Creşterea vânzărilor şi deschiderea unor noi pieţe.

Beneficiile intangibile sunt cele greu de cuantificat în bani. În această categorie pot fi
cuprinse următoarele:
• Disponibilitatea unor informaţii mai rapid, mai reale şi mai multe.
• Creşte rapiditatea luării deciziilor.
• Creşterea controlului resurselor.

Costurile proiectului pot fi la rândul lor tangibile şi intangibile. Cele mai cunoscute
categorii de costuri ocazionate cu implementarea proiectelor informatice sunt:
• Costul consultanţei.
• Costul achiziţiei/inchirierii echipamentelor (hardware).
• Costul echipei de proiect.
• Costul resurselor software necesare proiectului.
• Costul echipamentului de comunicaţie.
• Costul echipei de programatori.
• Costul instruirii utilizatorilor.
• Costul mentenanţei sistemului.

În general, fezabilitatea economică trebuie să răspundă la întrebările:

• Beneficiile rezultate în urma implementării proiectului justifică costurile şi efortul

efectuate prin implementare ?

• Care sunt resursele financiare proprii organizaţiei şi care sunt cele atrase pentru
finanţarea proiectului ?

Studiu de caz:
Societatea comerciala AlphaCom S.R.L. a decis să-şi implementeze un sistem informatic
integrat pentru gestiunea mărfurilor în cele trei magazine ale sale. Studiul de fezabilitate
efectuat de către echipa de analiză reflectă următoarele beneficii financiare tangibile:
beneficiu net din reducerea costurilor de prelucrare şi centralizare a datelor: 2.750 €

6
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

3.3. Selecția și achiziția SIC

Selecția și achiziția SIC este o activitate complexă ce necesită o atenție deoasebită. Achiziția și
implementarea unui sistem informatic pentru contabilitate inadecvat poate să conducă atât la
denaturări semnificativ
Pentru evaluarea sistemului oferit, trebuie să se aibă în vedere următoarele criterii:

Pachetul selectat răspunde specificaţiilor obligatorii din cerere? Cât de bine?

Va răspunde pachetul exigenţelor sistemului pe toată durata lui de utilizare? Va avea
nevoie de modificări?

Sistemul conţine elemente adecvate de control?

Caracteristicile-tehnice sunt adecvate (viteză, precizie, siguranţă)?

Alţi utilizatori sunt mulţumiţi de pachet? Ce probleme au avut? Ce limite au observat
la el?

Documentaţia pachetului este bună? Va asigura furnizorul o altă documentaţie
concomitent cu modificările ce vor fi făcute asupra pachetului?

Sistemul este compatibil cu ceea ce mai există în unitate?

Pachetul este prietenos utilizatorului?

Sistemul este disponibil oricând? Poate fi văzut şi testat?

Pachetul are asigurată o garanţie?

Sistemul este modularizat, flexibil şi uşor de întreţinut?

Este posibilă exploatarea fişierelor prin sistemul interactiv (online)?

Poate furnizorul să asigure actualizarea continuă a pachetului?

Cât de eficient este ssistemul? Cât timp ia în execuţie? De câtă memorie principală şi
secundară ar fi nevoie?

7
Sisteme informatice pentru contabilitate
© Claudiu Brandas, FEAA, UVT, 2016

Pentru evaluarea şi selecţia ofertelor unui pachet software poate fi utilizată o grilă de
punctaj (tabelul 3.1). Această grilă conţine criteriile evaluate, cotele de importanţă ale
criteriilor şi punctajul fiecărui criteriu. Varianta ce va fi selectată conform acestei tehnici este
cea care are punctajul cel mai mare.

Tabelul 3.1. Grilă de evaluare a ofertelor de pachete software pentru SIC

Criteriu Cote de importanţă Punctaj Valoare
[1 .. 10] [1 .. 10] punctaj
(1) (2) (3) =(2)*(3)
Compatibilitate software 8
Grad de acoperire al cerinţelor 10
sistemului
Cost achiziție 8
Cost mentenanță (întreținere și 8
dezvoltare)
Uşurinţa în conversie 6
Uşurinţa în utilizare 8
Viteza de lucru 4
Modularitate 6
Securitatea sistemului 9
Resurse hardware necesare 5
Instruirea utilizatorilor 7
Asistenţa tehnică ulterioară 8
Documentaţia 8

TOTAL