Managementul

Proiectelor

MANAGEMENTUL COMUNICARII
1. Obiectivul cursului: cunoaşterea noţiunilor
fundamentale privind procesul de comunicare in proiect, a
metodelor si instrumentelor operationale.

Continutul cursului:

- importanţa procesului de comunicare;

- continutul procesului de comunicare;
- comunicarea informala;
- comunicarea scrisa;
- comunicarea nonverbala;
- comunicare verbala.
2. De ce avem nevoie de comunicare ?
Succesul proiectului este dependent de existenţa
unei comunicări eficace, procedurale cu toţii cei
interesati de proiect.

Comunicarea eficace = este o comunicare care conduce la acţiunile

şi rezultatele dorite creând un climat de încredere reciprocă.

Dintre deţinătorii de interese (stakeholderi) cu care managerul de proiect

trebuie să întreţină o comunicare directă şi continuă cea mai importantă
este relaţia cu clientul (intern sau extern companiei). .

Importanta comunicarii: studiile arată că aproximativ 60% din erorile care apar
în cadrul proiectelor sunt rezultatul comunicării defectuoase
 3. Continutul procesului de comunicare.

Comunicarea este procesul prin care se schimbă informaţie între indivizi

utilizându-se un sistem comun de simboluri, semne sau comportamente.
Sursa Codificare Canalul Decodificare Receptor

Perturbaţii

Feedback
- Sursa - emitentul mesajului;
- Codificarea - simbolurile orale sau scrise utilizate pentru a transmite mesajul;
- Mesajul - seea ce emitentul doreşte să comunice;
- Canalul - mediul utilizat pentru a transmite mesajul;
- Decodificarea - interpretarea mesajului de către receptor;
- Receptor - destinatarul mesajului;
- Feedback - informaţia utilizată pentru a determina fidelitatea
transmiterii şi recepţionării mesajului
- Perturbaţii - orice element care distorsionează procesul comunicării.
 4. Principalele cauze ale problemelor de comunicare cu
care se poate confrunta managerul de proiect sunt:

- subordonaţii nu transmit informaţiile în legătură cu apariţia unei

probleme în speranţa că aceasta se va rezolva de la sine;
- membrii echipei evită să comunice informaţii care pot fi critice
pentru succesul proiectului pentru a-şi conserva puterea sau
poziţia pe care le deţin;
- managerul de proiect nu utilizează suficient comunicarea
bidirecţională, nu solicită feedback în legătură cu înţelegerea şi
acceptarea de către executanţi a sarcinilor pe care le atribuie;
- persoanele implicate în proiect, indiferent de nivelul ierarhic la care se
află, comunică ineficace;
- managerul proiectului trebuie să conştientizeze faptul că funcţiile sale
de planificare, organizare, antrenare, coordonare şi control nu pot
fi exercitate adecvat decât prin intermediul unei comunicări
eficace.
5. Comunicarea în cadrul proiectului

Există trei tipuri de comunicare absolut necesare într-un

proiect:

- comunicarea verticală în sus şi în jos, bazată pe

relaţii ierarhice;
- comunicarea orizontală / laterală dintre angajaţii de
pe acelaşi nivel ierarhic;
- comunicarea diagonală / mixtă, care include totodată
şi comunicarea cu terţe părţi, cum ar fi contractorii,
furnizorii sau consultanţii.
 6. Comunicarea informală
Relaţiile informale între membrii echipei de proiect se bazează:
- prietenie;
- preocupări comune;
- statut social asemănător şi se datorează unor nevoi
psihologice şi sociale fireşti.
Scopul acestor relaţii: realizarea anumitor obiective personale
şi, mai rar, a unor obiective organizaţionale.
Managerul de proiect trebuie să cunoască existenţa organizării
şi comunicării informale din cadrul echipei.

În acest sens este utilă depistarea liderilor informali şi obţinerea de feedback

de la aceştia în legătură cu problemele cu care se confruntă echipa de proiect,
nemulţumirile acesteia.
7. Comunicarea scrisă
Comunicarea scrisă include documentaţii tehnice, rapoarte,
planuri, proceduri, scrisori, memo-uri, instrucţiuni, dispoziţii,
ordine de modificare a proiectului din partea clientului etc.
Redactarea eficace a mesajului este condiţionată de pregătirea adecvată a
acestuia pe baza selectării, analizei şi organizării prealabile a ideilor care
îl compun.
Metode pentru structurarea mesajului:
- cronologică – prezintă evenimentele în ordinea producerii lor;
- narativă – sub forma unei „călătorii”, a unei poveşti;
- problemă / soluţie – formulează întâi problema şi apoi răspunsul la acesta;
- cauză / efect – explică mai întâi cauzele şi apoi arată efectele pe care acestea
le produc;
- pe teme – împarte tema generală în câteva sub-teme;
- jurnalistică – foloseşte câteva sau toate întrebările Cine?, Ce?, Cum?, De
ce?, Când?, Unde?, Cât?
8. Intocmirea rapoartelor de proiect

Rapoartele manageriale se adresează tuturor părţilor implicate în proiect şi au

drept scop:
- să permită o înţelegere rapidă a situaţiei prezente a proiectului;
- să identifice problemele prezente sau potenţiale şi să propună soluţii corective în
ceea ce priveşte derularea proiectului;
- să nu necesite mult timp pentru a fi citit (până la 10 minute);
- să permită evaluarea performanţelor proiectului şi adoptarea acţiunilor corective
necesare.
Formatul raportului este recomandabil să cuprindă două secţiuni:
A. Trebuie citit!: rezumat al raportului care încearcă să răspundă cât mai corect la
întrebarea: "Totul este în ordine cu proiectul aflat în desfăşurare?" prin
includerea celor mai importante informaţii despre:
- indicatorii de performanţă şi comentarii legate de aceştia;
- prezentarea pe scurt a situaţiei proiectului prin precizarea în 2-3 fraze a
evenimentelor importante şi a stării de sănătate a proiectului;
- probleme / decizii privind identificarea problemelor şi expunerea unui plan de
acţiune.

B. Secţiunea Informaţii suplimentare include scurte expuneri cu privire la resursele

umane şi materiale, la calitate şi la indicatorii de cost / plan, la care se adaugă
diagrame, grafice, fotografii, tabele.
9. Comunicarea nonverbală
- Capacitatea de a recepţiona şi transmite mesaje nonverbale, numite astfel
deoarece nu au ca suport cuvintele, ci expresia facială, gesturile, tonul vocii,
posturile corpului etc. constituie un element important în comunicarea eficace;
- Aspectele nonverbale ale comunicării nu sunt controlate şi calculate de
către emitent şi de aceea ele constituie un indicator mai bun în legătură cu
adevăratele gânduri, intenţii ale unei persoane.
- Componenta nonverbală a comunicării este critică în schimbarea de atitudini:
a. 7% din efecte s-au obţinut datorită conţinutului verbal al mesajului;
b. în timp ce 38% s-au datorat caracteristicilor vocii (inflexiuni, ton, calitate,
viteza de vorbire) şi expresiei faciale;
c. 55% limbajului trupului.

Conştientizarea comunicării nonverbale îl poate ajuta pe managerul proiectului în

rezolvarea conflictelor şi facilitarea cooperării între subordonaţi, prin identificarea tipurilor de
relaţii interpersonale dintre aceştia.
10. Componentele comunicarii eficace
Voce - Faţă 38% Limbajul trupului 55% Conţinut verbal 7%

Creează mediul Creează mesajul

93% 7%

credibilitate ascultă
congruenţă argumente
arată
onestitate respect arată
interes
integritate

ETHOS PATHOS LOGOS

(Caracter) (Emoţie) (Logică)

COMUNICARE EFICACE
 11 . Comunicarea verbală
Stilul de comunicare poate fi definit ca un set specializat de comportamente
interpersonale utilizate într-o situaţie dată. Se pot întâlni şase stiluri de comunicare:
directiv, egalitarist, structurativ, dinamic, de abandon şi de evitare.
Stilul de comunicare Caracteristici
DIRECTIV - comunicarea este unidirecţională
- managerii de proiect insistă ca ideile lor să aibă prioritate
- managerii de proiect îi conving pe ceilalţi să acţioneze aşa cum doresc ei
- managerii de proiect îşi folosesc puterea şi autoritatea pentru a se face ascultaţi.
EGALITARIST - comunicarea e bidirecţională
- managerii de proiect stimulează generarea de idei de către ceilalţi
- comunicarea este deschisă şi fluidă
- comunicarea este prietenoasă şi caldă, bazată pe înţelegere reciprocă
STRUCTURATIV - comunicarea este orientată către sistematizarea mediului
- managerii de proiect îi influenţează pe ceilalţi prin citarea procedurilor, regulilor, standardelor;
- comunicarea este orientată spre clarificarea sau structurarea problemelor
DINAMIC - managerii de proiect se exprimă scurt şi la obiect
- managerii de proiect sunt sinceri şi direcţi
- conţinutul comunicării este pragmatic şi orientat spre acţiune
DE ABANDON - managerii de proiect se supun dorinţelor celorlalţi
- managerii de proiect se arată de acord cu punctele de vedere exprimate de ceilalţi
- managerii de proiect sunt receptivi la ideile şi contribuţiile altor persoane
- managerii de proiect cedează responsabilitatea altor persoane, asumându-şi doar un rol suportiv
DE EVITARE - managerii de proiect evită procesul de comunicare
- nu se doreşte exercitarea vreunei influenţe
- deciziile sunt luate în general independent, nu interactiv
- managerii de proiect evită subiectul aflat în discuţie vorbind despre altceva sau atacându-şi verbal
interlocutorul
12. Sedintele de proiect
Şedinţele reprezintă o modalitate esenţială de asigurare a eficacităţii comunicării între
oamenii şi grupurile legate de proiect. În acelaşi timp, şedinţele pot îndeplini şi rolul de
coordonare a proiectului, în situaţia în care sunt orientate, bine pregătite şi desfăşurate
potrivit.
A. Planificarea sedintei:
- care este scopul şedinţei? Ce rezultate trebuie să aibă?
- ce s-ar întampla dacă şedinţa nu ar avea loc?
- care ar trebui să fie agenda? Ce subiecte, ordinea şi timpul alocat?
- cine va vorbi?
- cine prezidează şedinţa, cine este secretarul care întocmeşte minuta?
- care trebuie să fie nivelul de pregătire al participanţilor?
B. Informarea prealabilă în legatură cu:
- data, timpul şi durata şedinţei;
- agenda;
- participanţii;
- numele preşedintelui (moderatorului), secretarului, vorbitorilor
- nivelul de pregătire necesar
- materiale scrise
13. Pregatirea si derularea sedintei
C. Pregătirea presupune :
- existenta unor copii ale materialelor ce vor fi înmânate
participanţilor
- verificarea salii şi echipamentului tehnic
- revizuirea minuta/ planul şedinţei anterioare
- Realizarea unei verificarii preliminare a disponibilitaţii participanţilor
şi să fie trimis un reminder

D. Derularea şedinţei: aspecte procedurale:

- deschiderea şedinţei;
- scuze din partea celor care nu au putut participa;
- aspecte care reies din minuta şedinţei anterioare;
- documente, comunicare;
- propuneri;
- rezolvări ale activităţilor viitoare;
- diverse, data următoarei întâlniri si încheierea.
14. Intocmirea documentatiei finale si
posibile disfunctionalitati
E. Pentru ca şedinţa să reprezinte baza următoarelor acţiuni şi şedinţe sunt necesare:
- scrierea rezultatelor fiecărui punct de pe ordinea de zi;
- notarea ideilor, opiniilor şi a rezoluţiilor, sprijinului acordat rezoluţiei respective
- notarea activităţilor următoare – cine ce va face, până când etc.
- redactarea înregistrării minutei cât mai repede după încheierea şedinţei
- înainte de finalizarea şi distribuirea minutei, cel puţin un participant trebuie să o citească
- distribuirea minutei tuturor celor care au participat, altor părţi interesate, precum şi celor
cărora le-au fost atribuite sarcini în lipsă.

F. In pregătirea şi derularea şedinţelor trebuie anticipate şi evitate anumite erori şi

omisiuni precum:
- prelungirea şedinţelor;
- lipsa deciziilor;
- rezoluţiile sunt abandonate;
- puţini participanţi iau cuvantul;
- participanţii nu înteleg pentru ce se ţine şedinţa;
- participanţii nu sunt siguri de motivul pentru care au fost convocaţi;
15.Tergiversarea – secretul celor
mai multe eşecuri
De ce amânăm ?
- Nu ne este foarte clar ce avem de făcut
- Nu vedem finalitatea activităţii
- Ne este frică de eşec
- Activitatea este neplăcută
- Avem tendinţa de a ne lua angajamente peste
puterile noastre
- Ne place “să alergăm in sprinturi”
 16. Evoluţia tipică a tonusului

100%

0%

08.00 12.00 17.00