HA @ PecA « Uwwea EUROPEAN ‘ifeare Ogre Cordnare are FONOUL SOCAL EUROPEAN Me l08 [afb BIF APROBAT Ordonator principal de credi \ CAIET DE SARCINI Servicii Implementare management de calitate CAF la nivelul MEC, 42 ISJ, 42 CCD si 12 institypit subordonate, in eadrul proiectului SIPOCA 397, cod MySMIS 116834, ,,Sistem de management al calitetii pentru Ministerul Educayiei si Cercetarii si structuri subordonate” — CAF Coduri CPV: 79411000-8 - Servicii generale de consultan{a in management 80530000-8 — Servicii de formare profesional Autoritatea Contractantd este Ministerul Edueafiei si Cercetirii (denumit in continuare si MEC). Partenerul in proiect al MEC este Asociatia pentru Implementarea Democratiei (AID) Caictul de sarcini face parte integranté din documentatia pentru atribuirea contractului si constituie ansamblul cerinfelor pe baza carora se elaboreazii de citre fiecare ofertant propunerea tehnic&. Caietul de sarcini contine, in mod obligatoriu, specificafii tehnice. Cerinfele impuse vor fi considerate ca fiind minimale $i obligatorii. in acest sens, orice oferta prezentati, care confine clemente suplimentare fafa de cele solicitate prin Caietul de sarcini va fi luati fn considerare, dar numai in masura in care propunerea tehnica presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinjelor minimale din Caictul de sareini. Ofertele care nu satisfac cerinfele caietului de sarcini vor fi declarate neconforme gi vor fi respinse. Paging 1 din 33 CAIET DE SARCINIHH @ PccA + 1. INFORMATH GENERALE Denumire contract de a ‘Servicii Implementare management de calitate CAF la nivelul MEC, 42 ISI, 42 CCD si 12 instituii subordonate, in cadrul proiectului SIPOCA 397, cod MySMIS 116834, » Sistem de management al calitaii pentru Ministerul Educagiei si Cercetdrii si structuri subordonate” —CAF Cod CPV principal: 79132000-8 - Servicii de certificare 79411000-8 - Servicii generale de consultan{a in management 80530000-8 — Servicii de formare profesional Tip contract: Servicii Valoare contract: 761.000,00 LEI firi TVA Beneficiar: Ministerul Educatiei Nationale (MEN), Str. Gen. Berthelot 28-30, Sector 1, 010168, Bucuresti Achizitia face parte din proiectul: Sistem de management al calitaf pentru Ministerul Educafiei si Cercetirii si structuri subordonate” - CAF, SIPOCA 397 Descrierea proiectului: Proiectul este finanfat prin Programul Operational Capacitate Administrativa, 2014 - 2020 Beneficiar: Ministerul Educatici si Cercetarii Partener: Asociatia pentru Implementarea Democratiei (AID) Durata de implementare: 26 de luni (contract de finanfare semnat in 28.12.2018) Buget alocat: 4.081.619,51 lei, din care: + 3.404.514,47 lei contributie nerambursabila din Fondul Social European; + 218.543,18 lei contribujie nerambursabila din bugetul nafional; + 458.561,86 lei cofinantare eligibila a Beneficiarului & Partenerilor. Obiectivul general al projectului: Realizarea sistemului de management al calititii pentru Ministerul Educafiei Nafionale gi structurilor subordonate. Obiectivele specifice ale proiectului: 1. Implementarea CAF, ca instrument de management strategic si management al performanfei in administraia publica - CAF adaptat la sistemul de educafie. 2. Cresterea competentelor personalului, prin activitati de instruire specifica, pentru utilizarea instrumentelor de managementul calitajii. 3. Promovarea/diseminarea bunelor practici ale managementului de tip CAF. Rezultate agteptate: 1. O analiza a bunelor practici la nivel european in ceea ce priveste sistemele gi instrumentele de management al calitafii in educatie, cu accent pe procesul de implementarea a CAF. 2. ‘Sistem unitar de management al calitafii $i performanjei CAF implementat in Ministerul Educafiei si Cercetarii, 3. Sistem unitar de management al calitiii si performanjei CAF implementat in 42 ISI si 42 CCD 4. Sistem unitar de management al calitatii si performanfei CAF implementat in 12 institufii subordonate Ministerului Educafiei si Cercetti 5. O conferin(a de bune practici in implementarea sistemului de management al calitatii ~ CAF. Pagina 2 din 33 CAIET DE SARCINTet PCCA munea eunoetans Maju Oper Mare FoNDUL Oca, eUROPEAN 6. Un ghid de bune practici in implementarea sistemului de management al calitajii—CAR. 7. 10 sesiuni de formare organizate cu 200 de persoane din MEC, ISJ, CCD si institufi subordonate in implementarea sistemului de management al calitifii pentru Ministerul Educatici si Cercctarii i structuri subordonate — CAF. 1 contractului este de a crea si de a implementa un sistem de management integrat, la nivelul MEC, a inspectoratelor scolare si caselor corpului didactic precum si la nivelul altor instituji direct subordonate MEC, prin dezvoltarea si implementarea setului de instrumente Cadrul Comun de Autoevaluare a Institufiilor Publice (CAF). Prin implementarea prezentului contract, MEC doreste sa continue inifiativele din proiectele anterioare, si le dezvolte si si le imbundtijeasca, astfe! incat, prin inovare si invéifare sa se obfiné un ciclu de imbundtitire continua, premisa a unui sistem integrat de management al calitati, Prin implementarea CAF, MEC va dezvolta un sistem coerent de autoevaluare, eficientizind functionarea proprie si a unitafilor/institufiilor subordonate care asigure administrarea sistemmului educational, Sistemul de autoevaluare va asigura imbundtitirea serviciilor educationale oferite beneficiatilor. Prin implementarea CAF, se va stabili un sistem de autoevaluare comun cu cele utilizate de alte enti ale administratiei centrale, asigurandu-se, astfel, coerenta in abordare gi actiune. Activititile contractului Implementarea CAF se va realiza la nivelul MEC, a 42 Inspectorate $colare Judejene (ISI), a 42 Case a Corpului Didactic (CCD) si 12 structuri subordonate (Unitatea Executiva pentru Finanfarea {nvapiméntului Superior a Cereetiri, Dezvoltarii si Inovérii, Centrul National de Bvaluare gi Examinare, Centrul Nafional de Dezvoltare a invajiméntului Profesional gi Tehnic, Palatul National al Copiilor din Bucuresti, Biblioteca Central Universitari din Bucuresti, Biblioteca Centrala Universitari Mihai Eminescu din lasi, Biblioteca Central Universitard Lucian Blaga din Cluj Napoca, Biblioteca Central Universitara Eugen Todoran din Timisoara, Unitatea pentru Finanfarea ‘nvaimantului Preuniverstar, Institutal de $tiinfe ale Educaiei, Insttutul Limbii Roméne, Agentia de Credite si Burse de Studi), fiind in total un numar de 97 entitifi. Grupul finta (GT) al proiectului “Sistemului de management al calitafii pentru Ministerul Edueafiei i Cercetdrii si structurilor subordonate” este personalul din MEC si structuri subordonate. Grupul finta asumat prin prezentul proiect este de 200 de persoane. Rezultatele proiectului/contractului vor fi gestionate de cdtre MEC si structurile subordonate odata cu finalizarea proiectului. in cadrul Activititii A6. Formare personal se asiguri formarea personalului MEC si a personalului din inspectoratele scolare si alte structuri subordonate, inclus in grupul fint& al roiectului, in domeniul managementului calitifii in scopul asigurarii unei implementici optime si a unei sustenabilitiji corespunzaitoare a proiectului, Prin urmare, dupa finalizarea pericadei de implementare a proiectului /eontractului, la nivelul MEC si al structurilor subordinate vor exista 200 de persoane formate in managementul CAF ce vor asigura ulterior continuitatea si sustenabilitatea in implementarea sistemului de management al calititii CAF. Paging 3 din 33 CAIET DE SARCINIHE @ pPcca Fomout Soc enor Find instruifi fn invafarea si autoevaluarea permanent pentru a contribui la procesul de imbunatafire a functionarii organizatiei, angajafi din structurile in care se va implementa CAF vor infelege mai bine concepte precum managementului performantei, cultura excelenfei in administratie, leadershipul care Conduce strategia si planificarea, personalul, parteneriatele, resursele gi procesele, scopul final fiind s& contribuie la o mai bun’ guvernare, Mai coneret, in fiecare institujie in care CAF a fost implementat in cadrul acestui proiect pilot va fi nominalizati 0 comisie/un grup de Iucru/ 0 persoana care sa coordoneze in institufie implementarea CAF si a sistemului de management al calitati ulterior incheierii proiectului. Personalul responsabil cu continuarea implementirii CAF este cel format la cursurile din proiect. © datd creati o refea de responsabili, instrumental este ugor de utilizat (autoevaluare) si nu presupune costuri Formarea, cvaluarea si certificarea competentelor dobandite de catre personalul din cadrul Ministrului Educatiei si Cercetirii a celor din inspectoratele scolare si din structurile subordonate in domeniul managementului calitafi, Riscuri identificate Nr ise identi i Cre. Rise identificat Misuri propuse ~ monitorizarea permanenta a modifictrilor legislative, Modificiri legislative care |- comunicare permanenta cu Autoritatea de management 1. | influenfeazi_implementarea | pentru semnalarea eventualelor modificari in vederea incheieri proiectului unor acte adifionale la contractul de finanfare. Impact mediu ~ selectarea atenta a persoanelor din echipa de management a proiectului; 2. | Fluctuafii de personal ~ identificarea unor masuri de fidelizare a acestora; - implicare activa in activitajile proiectului, ined de la debut, Impact semnificativ. ~ selecfia atenta a furnizorilor de servicii, inclusiv pe baza performantelor dovedite anterior; ~ includerea in contracte a unor clauze stricte referitoare la Calitate necorespunzatoare a 3. ‘at neindeplinirea obiectivelor la nivelul de calitate solicitat; Serviciilor contractate : nonfdenea atenta si permanenta a modului in care se deruleaza contractele. Impact semnificativ Modificari in structura | flexibilitate in planificarea si utilizarea resurselor umane 4, | organizatorica a|incluse in proiect si posibilitatea suplimentarii resurselor “| solicitantului si/sau | alocate in cazul in care riscul se materializeazi partenerului Impact mediu Comunicare si coordonare | - stabilirea si monitorizarea unui circuit de comunicare inive 5. | deficitara intre ~membrii | membrii echipei de proiect, cu responsabilitifi clar definite echipei de proiect Impact mic Depunerea. co intrere a | Creare auroasa doounontclor jaieave ale projectului; Ce nbur te ~Fealizarea corecta si a timp a raportiilor; 6 | galtor documente cerute de |~ ™™Eitea atenta a programéii cheltueilr, in strdnsa proiect sau de Autoritates de | COPIA" cu bugetul aprobat si programul de activita, ‘Management Impact mediu Paging 4 din 33 CAIET DE SARCINIEH @ PecA < [Uwuen EUROPEANK ‘are pCa ae FONDUL SOCIAL EURGPEAN ~ organizarea procesului de derulare a achizifillor publice pentru toate serviciile ce urmeazA a fi contractate inca din prima luna de implementare a proiectului; Contractarea serviciilor cu | £l@b0rarea documentatilor de atribuire intr-un mod corect fintiriere din cauza procesului de derulare a procedutilor de achizitie - organizarea comisiei de evaluare a ofertelor prin desemnarea unor persoane competente; ~ publicarea proiectului de contract ce urmeazii a fi incheiat Publica odati cu documentafia de atribuire pentru evitarea unor intirzieri datorate unui eventual proces de negociere intre pirtile semnatare. Impact semnificativ. 1. CADRUL LEGAL CAF (Cadrul comun de autoevaluare a modului de functionare a institufiilor publice) inifiat de Rejeaua Administratiei Publice Europene ca instrument de management al calitafii dezvoltat de care sectorul public pentru sectorul public, edifia 2013; Planul de actiuni pentru implementarea etapizatti a managementului calitayii in autoritai si institutii publice 2016-2020; ORDIN nr. 600/2018 al Secretarului General al Guvernului privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitafilor publice; Chestionar CAF conform Modelului CAF 2013, ultima versiune rezultat al colaboritii intensive dintre Corespondenfii CAF Nafionali din statele membre sprijiniji de Centrul European de Resurse CAF din cadrul Institutului European de Administratie publica din Maastricht; Strategia pentru Consolidarea Administratiei Publice 2014-2020; Strategia privind mai buna reglementare 2014-2020 (SMBR); Programe Operationale 2014-2020 — htip://www.fonduri-ue.ro/po: Alte dispozifii comunitare aplicabile; Reglementarile nationale incidente; Rezultatele altor proiecte implementate de MEC; Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice; HG. nr, 395/2016 pentru aprobarea Normelor Metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publicd/acordului cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice; Alte documente/acte normative relevante pentru acest proiect. I. OBIECTUL CONTRACTULUI $I REZULTATELE ASTEPTATE Obicetul contractului: Achizitionarea de servicii de consultanté pentru implementarea managementului calitatii prin CAF in cadrul proiectului Sistem de management al caliteyii pentru Ministerul Educagiei si Cercetarii i structuri subordonate - CAF, SIPOCA 397 79132000-8 - Servicii de certificare 79411000-8 - Servicii generale de consultant in management 80530000-8 — Ser de formare profesional Valoarea totala a achizifiei este de 761.000,00 lei fri TVA, respectiv 905.590,00 lei cu TVA. Pagina 5 din 33 CAIET DE SARCINIEH @ PecA < UMtuNen eRoreanh afar get Crd pe *ovoul sec ronorenn {n cadrul urmatorului capitol din prezentul caiet de sarcini, se regiseste valoarea maxim& estimati pe ficcare activitate/ subactivitate/ sau grup de activitifi/subactivitati in parte, conform bugetului proiectului IV. ACTIVITATILE PROIECTULUI $I ALE CONTRACTULUI DE SERVICH CARE VOR FI REALIZATE DE PRESTATOR Prestatorul de servicii va fi responsabil de realizarea urmitoarelor activititi si subactivitati din cadrul proiectului Sistem de management al calitijii pentru Ministerul Educatiei si Cercetdrii si structuri subordonate - CAF, SIPOCA 397 ‘Nr-de Rezultat urmirit ‘Activitate Subactivitate Livrabil . livrabile AL. Elaborarea documentatiei necesare pentru implementarea CAF (MEC, 42 ISI, 42 CCD si 12 institu subordonate) Documentagia necesara 97 implementirii CAF Metodologia de A.1.2, Selectarea si | evaluare in vederea instruirea personalului | implementarii CAF din cadrul institutiei ce | si suportul de curs 1 vor fi __membri | pentru sesiunea de evaluatori CAF instruire organizata si desfgurati jy Rapoarte de auto- A3. — Realizarea | (tan 97 analizei_ diagnostic 4 Sistemul CAF inteme (MEC, 42 SJ, | Rapoarte de s . > | implementare CAF implementat, 42 CCD si 12 institu | mplomentare CAP ‘monitorizat gi AL. subordonate) 97 evaluat in cadrul_ | Implementarea de institutt MEC, 42 181,42 | CAF CCD si 12 institupi subordonate Ald, Realizarea planului de acfiuni de | Plan de acfiune in imbunatatire a| vederea institutiilor (MEC, 42 | eficientizarii ISI, 42 CCD si 12 | modului de institufii subordonate) | funcfionare la cele si diseminarea | 97 de institutii acestuia, A.L5, Implementarea planului de acfiuni in cadrul (MEC, 42 ISI, 42 CCD si 12 institutii subordonate) pentru o perioada relevant (un ciclu PDCA) eu scopul dea aprofunda cunostintele dobandite, pan’ la atingerea stadiului de maturitate 97 Raport de monitorizare pentru cele 97 de institutt 97 Pagina 6 din 33, CAIET DE SARCINIHi @ PpecA < cnnen evnorank ing Orra Cnrdre Mtr ronout soa oom a i ; Nr. de Rezultaturmarit | Activitate Subactivitate Livrabil le (implementarea celor 8 principii de excelentt). ‘A2. Organizarea unui eveniment pentru diseminarea Report workshop si promovarea fnclusiv prezentati $ varea | a2. Organizare : seme tin Se) organizarea de | “seminare si | sia ale ani promovare CAF acfiuni de statelor membre promovare $i UE) diseminae bunelor practici ‘A.3. Organizarea de sesiuni de Raport final al ‘ A3.1. Organizarea de | RaPort gy sommes (el e| cadrul MEC, 42 | 2ngajatilor din cadral | a ae cure ISI, 42 CCD si 12. | MEC, 4218J, 42 cD | *P institu si 12 institutt Certificate de subordonate subordonate privind | icipare i utilizarea privind utilizarea | 4 chestionare de| 200 instrumentului | !9s"umentului CAF | storie CAF Prestatorul va realiza si furniza livrabilele, avaind in vedere prevederile legale nationale si curopene existente si aflate in vigoare la momentul realizatii activitafii, Prestatorul igi asuma in mod expres prin participarea la procedura gi prin semnarea contractului obligafia analizarii permanente a cadrului legislativ in vigoare, astfel incat la finalizarea tuturor activitajilor contractului, documentele pe care le ropune i livreaza si respecte prevederile legale in vigoare de la momentul respectiv (chiar daca pe Pareursul implementirii apar modificiri legislative). fn cazul aparitiei unor astfel de modificiri pe Parcursul executarii contractului, Prestatorul are obligafia si modifice livrabilele in curs de realizare si/sau livrabilele elaborate i livrate, astfel incat la finalizarea proiectului toate rezultatele acestuia s& respecte legislajia in vigoare (de la finalul perioadei de executare a contractului de servicii care face obiectul prezentei proceduri de achizitie publica), Activitatea 1. Implementarea CAF in cadrul MEC, 42 1SJ, 42 CCD si 12 institufii subordonate Din partea MEC va exista un responsabil care se va asigura de implementarea activitatilor si subactivitatilor care contribuie la atingerea rezultatelor proiectului si care va colabora in acest sens cu experfii Prestetorului. Subactivitatea 4.1.1. Elaborarea documentatici necesare pentru implementarea CAF {in cadrul acestei subactivitifi se vor parcurge urmatoarele etape: 8) MEC, cele 42 ISJ. cele 42 CCD si cele 12 institutii subordonate vor informa angajatii in legaturd cu derularea procesului de autoevaluare, prin utilizarea CAF. In acest sens, Prestatorul va elabora 0 not de prezentare a procesului de derulare, not ce va fi adusi la cunostina intregului personal din cele doud institusii: Pagina 7 din 33 CAIET DE SARCINIEH @ Poca < \UWUNEA EUROPEAKA iaeare nine Carona FONDUL SOCIAL EUROPEAN b) desemnarea unui sef de proicet/ coordonator/ manager. La propunerea managerului de proiect, reprezentantul legal al Autoritafii Contractante va desemna, printr-un act administrativ, persoana care va fi gef de proiect/ coordonator/ manager, cu atribufii in derularea procesului de implementare CAF; ©) elaborarea documentatiei necesare implementarii CAF. in aceastd etap, Prestatorul va elabora documentafia pentru implementarea CAF, in consultare cu fiecare sef de proiect, precum si cu managerul de proiect. Se estimeaza ct subactivitatea de elaborare a documentatiei necesare pentru implementarea CAF se va desftisura pe 0 perioada de maximum 3 luni, inst fiiri a depisi perioada de implementare a projectului Cu minimum 10 de zile inainte de termenul de finalizare a subactivitafii, Prestatorul va transmite Beneficiarului fn format electronic si tiptirit, documentafia necesart implementarii CAF. Prestatorul va asigura integrarea observatiilor Beneficiarului si va tine cont de comentariile formulate de e&tre Beneficiar pe marginea documentatici. Prestatorul va transmite apoi, in trei exemplare originale, forma finala a documentului, in format electronic gi tiparit, astfel ineat si poatd fi aprobati de Beneficiar in cadral termenului prevaizut pentru realizarea subactivitaii. Livrabil Prestator: documentatia necesari implementirii CAF Pentru realizarea acestei subactivititi, se estimeazd cX vor Iucra minim 2 experti pentru max. 126 de zile cumulat. Subactivitatea A.1.2, Selectarea $i instruirea personalului din cadrul institutiei ce vor fi membri evaluatori CAF. Fiecare institutie, prin seful de project desemnat si cu aprobarea reprezentantului legal al fiecdrei institutii, va nominaliza persoanele care vor face parte din grupul de evaluatori CAF si care vor fi instruiti de catre Prestator. {n vederea instruirii grupului de evatuatori, cei 2 experti din partea Prestatorului implicati si in realizarea subactivitifii A.1.1. vor elabora metodologia de autoevaluare a modului de fancfionare (CAF, versiunea 2013 sau ultima varianta), lund in considerare specificul MEC $i a celorlalte 96 de instituyii nominalizate. Expertii Prestatorului vor elabora metodologia de autoevaluare a modului de functionare a activitati de o maniera detaliati, astfel incat grupul de evaluatori s& infeleagai cu ugurinti criterile si subcriteriile de evaluare, inclusiv prin prezentarea de exemple relevante pentru fiecare institutie in parte. De asemenea, metodologia va include detalii si instrucfiuni privind sistemul de notare CAF gi tabelele de notare. Instruirea se va realiza pentru un numar de 200 de participangi in cadrul a 10 sesiuni de formare, Prestatorul find responsabil cu organizarea acesteia in cadrul contractului de servicii de consultant pentru implementarea CAF. Scopul sesiunii de instruire este acela al imbundttiri cunostinfelor si {injelegerii instrumentului de autoevaluare CAF, versiunea 2013. Pe langé transmiterea unor informatii de natura teoretica, instruirea va cuprinde gi o pregitire de ordin practic, concretizata in exercitii care 88 ajute participantii s& infeleaga ce au de facut in cadrul procesului de autoevaluare. Experfii prestatorului vor fi responsabili de elaborarea documentelor care vor fi distribuite participantilor si de transmiterea informatiilor relevante, necesare evalutiii instituiilor. Documentele (suportul de curs) vor fi elaborate astfel incét sA fie posibilé tiparirea lor cat si transmiterea in format electronic. Paging 8 din 33 CAIET DE SARCINIHA @ PecA « [iaUNEA EUROPEANK ‘anf Organiare Cre date FONDUL SOCIAL EUROPEAN De asemenca, in cadrul acestei activitaji va fi inclusd o sesiune dedicat dezbaterii si definitivarii metodologici de evaluare, inclusiv modul in care vor fi evaluate dovezile in cazul punctelor tari $i punctelor slabe, precum si nota atribuitd. Pentru a usura activitatea ce va fi efectuati in cadrul reuniunilor de consens, la sesiunile de instruire, ‘xperfii prestatorului impreund cu participangii vor identifica principalii "stakeholderi” care au interes major in activitatile instituiilor, cele maj importante servicii/produse furnizate sau primite de acesti "stakeholderi”, precum si procesele cheie care se aplica pentru objinerea serviciilor/produselor. Suportul de curs va fi transmis Autoritafii Contractante pentru aprobare, cu cel putin 10 zile inainte de sesiunea de instruire. Acesta va fi elaborat cu respectarea cerintelor Manualului de identitate vizuala POCA 2014-2020 (ultima versiune). Metodologia de aulvevaluare a modului de functionare a activitatii va fi transmisi de citre Prestator, spre aprobare Autoritajii Contractante in termen de 15 zile de la data demarairii subactivitafii A.1.2. Prestatorul va asigura integrarea observafiilor Beneficiarului si va jine cont de comentariile formulate de catre Beneficiar pe marginea documentului, Prestatorul va transmite apoi, in trei exemplare originale, forma finala a documentului, in format electronic si tipirit, astfel incat s& poati fi aprobaté de Beneficiar in cadrul termenului prevaizut pentru realizarea subactivitati, {n cadral sesiunilor de instruire se va include un modul dedicat principiilor orizontale: dezvoltare durabila (sectiune cu privire la importanfa protectiei mediului si dezvoltarii durabile, problemele de mediu gi tema schimbatilor climatice) si egalitate de sanse (sectiune de promovare a egalitatii de sanse intre femei gi barbati, a egalitatii de sanse pentru tof, fird discriminare in functie de gen, rasa, origine einic’, religie, handicap, varsta, orientare sexual’), Se estimeazi ci subactivitatea de selectie si instruire a personalului, precum si de elaborare si prezentare a metodologiei de autoevaluare tuturor membrilor grupurilor de autoevaluare din cadrul institutiilor, MEC si acelorlalte 96 de institutii nominalizate se va desftigura pe o perioada de maximum, 3 luni, insi fir’ a depasi perioada de implementare a proiectului, Livrabil Prestator: metodologia de evalua i A.1.3, Realizarea analizei diagnostic interne in cadral acestei subactivitati se vor parcurge urmatoarele etape: ~ realizarea evaluatii individuale; ~ susfinerea reuniunilor de consens; - prioritizarea actiunilor de imbuntitifire identificate;, - intocmirea raportului de implementare CAF pentru fiecare institutic; ~ inaintarea raportului echipei de conducere. Prestaforul, impreundi cu grupul de evaluatori CAF, deja instruifi in cadrul subactivitaii anterioare, vor parcurge aceste etape in cadrul ficctrei institujii, intr-o manierd armonizat& care si conducd la implementarea unui sistem unitar. Pe baza calendarului de implementare elaborat la subactivitatea A.1.1 si a metodologiei elaborate in cadrul subactivitaqii A.1.2 in experfii prestatorului vor sprijini metodologic si vor asista fiecare membru din grupurile de evaluator in vederea realizarii evaluatii individuale la nivelul fiecSrei institut. fn vederea realizarii avestei subactivitifi, Prestatorul va trebui st puna la dispozifia Beneficiarului un numar minim de 2 experi. Pagina 9 din 33 CAIET DE SARCINIBi @ peca «+ FeNDULSOGAL EUnoreaN Experjii Prestatorului vor pune la dispozitia evaluatorilor documentele si informatiile necesare pentru fiecare sub-criteriu. Experfii Prestatorului trebuie sa fie disponibili pentru a rispunde intrebatilor pe care evaluatorii le pot avea in timpul evaluarii individuale. Livrabil experti: raj La finalizarea autoevaluati indi i rei institufii, Prestatorul va intocmi gi transmite, spre aprobare, Autoritiii Contractante, rapoarte privind desftigurarea subactivitifii de autoevaluare de la nivelul fiecdrei institufi. La aceste rapoarte se vor atasa documentele rezultate ca urmare a evalutii de la nivelul fiecirei institu Dupé realizarea evaluitilor individuale, experfii prestatorului vor asigura reuniunea grupului de lucru Ja nivelul fiecdrei institufii pentru a se pune de acord in privinta punctelor tari si puncielor slabe, a calor de aefiune si a punctajelor finale pentru fiecare subcriteriu. Experfii prestatorului vor propune grupurilor de evaluatori metoda de lucru si pagii de urmat pentru a se ajunge la consens. in vederea ajungerii la consens in procesul de evaluare, experfii prestatorului se vor asigura ca sunt parcurse urmatoarele etape: > prezentarea atat a notelor individuale acordate de evaluatori pentru fiecare sub-criteriu, cat si a mediei statistice e evaluarilor individuale, ~ _identificarea punctelor semnificative de consens si de divergente, > discutarea motivelor si a contextului pentru fiecare caz semnificativ de divergent’, ~ incerearea de a se ajunge la un consens prin realizarea unei a doua evaluari a criteriului respectiv, La finalizarea reuniunilor de consens la nivelul fiecdrei institutii, Prestatorul va intocmi si transmite, spre aprobare, Autoritatii Contractante, rapoarte privind desfisurarea reuniunilor de consens de Ia nivelul ficedrei institufi. La aceste rapoarte se vor ataga documentele rezultate ca urmare a sustinerii reuniunilor de consens de la nivelul fiecdrei institut, Aceasti subactivitate se va realiza prin implicarea experfilor participant la subactivitatile anterioare. Pe baza rezultatelor activitiyii de auto-evaluare desftgurate, vor fi elaborate rapoarte privind rezultatele implementarii CAF, versiunea 2013, la nivelul fiectei institutii, de cdtre expertii Prestatorului Rapoartele privind rezultatele implementarii CAF, versiunea 2013, la nivelul fiecdrei institutii, vor include cel putin urmatoarele clemente: ~ Punctele tari (observatiile favorabile) si ariile/domeniile de imbunitait (observatiile nefavorabile) pentru fiecare sub-criteriu, bazat pe dovezi clare, ~ nota acordata pe baza tabelului de notare, = actiunile de imbunditatire propuse. Scopul rapoartelor de implementare CAF este acela de a identifica cele mai importante concluzii, entra a determina domeniile in care este necesar& interventia in vederea imbundtitiri activitatii gi pentru a stabili planurile de actiune, wrabil ex; rapoarte r re CAF Ia nivelul celor 97 de institutii Experfii Prestatorului vor transmite gi prezenta spre aprobare Autoritifii contractante, rapoartele de implementare CAF a institujiilor (97 rapoarte de implementare CAF). Prestatorul va asigura integrarea observafiilor Beneficiarului gi va fine cont de comentariile formulate de c&tre Beneficiar pe marginea documentelor. Prestatorul va transmite apoi, in céte trei exemplare originale, forma final a documentelor, in format electronic si tiparit, astfel inedt s& poata fi aprobati de Beneficiar in cadrul termenului prevazut pentru realizarea subactivitati Se estimeazi cd aceasti subactivitate se va desfsura pe o perioada de maximum 4 luni, insi firs a depisi pericada de implementare a proiectului. Pagina 10 din 33 CAIET DE SARCINIHa @ PecA < Lunn cuRovean nie gine Corde art FONOUL SOCIAL EUROPEAN Pentru realizarea acestei subactivitit 168 de zile cumulat. eat se esi vor lucra mi imp de m: A.1.4, Realizarea planului de acfiuni de imbunatifire a institufiilor si diseminarea acestuia, {in baza raportului de implementare CAF pentru fiecare institutie elaborat in cadrul Subactivitafii A.1.3 ~ Realizarea analizei diagnostic interne, aprobat de c&tre conducerea fiecarei institut, expert Prestatorului, in colaborare cu grupul de evaluatori, vor intocmi planul de acfiuni de imbundtatire pentru fiecare institutie ¢i il vor disemina tuturor angajafilor, in variant& electronica (prin e-mail), Pentru elaborarea planurilor de actiuni de imbunatafire, exper{ii Prestatorului vor avea in vedere urmétoarea abordare: ~ vor aduna propunerile de imbunatajire din rapoariele implementrii CAF, versiunea 2013, Vor grupa ideile sub o temi/teme comuni/comune; ~ vor analiza ariile si domeniile de imbunaitatit si acfiunile de corectare propuse; ~ Vor sugera actiuni de imbundtafire Iudnd in considerare obiectivele strategice ale fiectrei institu; - vor prioritiza actiunile de imbunatatire, utilizand criterii prestabilite pentru a evalua impactul acestor acfiuni (se&zut, mediu, mare) in ariile/domeniile de imbundtait ~ Vor sugera responsabili pentru acfiuni, vor stabili termene $i rezultate intermediare si vor identifica resursele necesare; - se va avea in vedere ca actiunile de imbundtaire in derulare de la nivelul institufiilor s8 fie corelate cu structura CAF, pentru a se obtine o imagine cat mai clard asupra stadiului acestora. i:_planuri_de_actiune in_vederea eficientizirii_modului de functionare a Experfii Prestatorului vor transmite si prezenta, spre aprobarea Autoritafii Contractante, planurile de acfiune in vederea eficientizarii modului de functionare a fiecarei institufii (97 de planuri de actiune). Prestatorul va asigura integrarea observatiilor Beneficiarului si va fine cont de comentariile formulate de catre Beneficiar pe marginea documentelor. Prestatorul va transmite apoi, in céte trei exemplare originale, forma final a documentelor, in format electronic si tipart, astfe] inedt s poati fi aprobat& de Beneficiar in cadrul termenului prevazut pentru realizarea subactivitii Se estimeazi c& aceasta subactivitate se va desfiigura pe o perioada de maximum 2 luni, ins& fra a depasi perioada de implementare a proiectului. Pentru realizarea acestei subactivititi, se estimeaza ci vor Iucra minim 2 experti, timp de max, 84 de zile cumulat, Subactivitatea A.1.5. Implementarea planului de actiuni in cadrul celor 97 de institufii pentru 0 perioada relevanta (un ciclu PDCA) cu scopul de a aprofunda cunostinfele dobandite, pana Ia atingerea stadiului de maturitate (implementarea celor 8 principii de excelent’). Pentru a se asigura ci acfiunile cuprinse in planurile de actiune sunt corecte si au efect pozitiv asupra institufiilor, experfii Prestatorului vor programa si efectua activitatea de monitorizare si evaluare a progreselor inregistrate. Pentru realizarea acestei activitifi experfii evaluatori vor utiliza metoda PDCA. (Plan, Do, Check, Act) Scopul monitorizarii sia urmatirii progreselor implementrii planurilor de actiune va oferi posibilitatea ca parti/aspecte ale planurilor si fie ajustate, si se verifice in ce masuri obiectivele sunt atinse gi care este impactul acestora. Pentru realizarea acestei subactivititi experfii prestatorului vor intocmi rapoarte de monitorizare. Pagina 11 din 33, CAIET DE SARCINIHl @ PecA < Mune european Pie ana Crdiar Adare FONDUL SOCAL EUROPEAN Experfii Prestatorului vor inifia si indeplini demersurile necesare inregistrérii institufiilor beneficiare (97 de institusii) in banca de date curopeand a utilizatorilor CAF, online, gizduita de Institutul ‘European pentru Administratie Publica (EIPA) din Maastricht. Experfii Prestatorului vor sprijini Autoritatea Contractanta in parcurgerea procedurii si pasilor necesari Ginclusiv documentatia necesard) obfinerii feedback-ului exten cu privire la implementarea CAP in cele doud institutii. Procedura de obfinere a feedback-ului extern cu privire la implementarea CAF are drept rezultat objinetea certificatelor de utilizator CAF pentru cele dou institujii (MCSI si CERT- RO). Se estimeaza c& subactivitatea de punere in aplicare a masurilor incluse in planurile de actiune si umnirirea progreselor se va desfigura pe o perioada de maximum trei luni, ins faird a depasi perioada de implementare a proiectului. Livrabil experti: rapoarte de monitorizare In parale, se va desfisura activitatea A.3 — instruirea angajafilor din cadrul celor 97 de institutii (200 de persoane in 10 sesiuni) privind utilizarea instrumentului CAF. Se estimeaza ci aceasta subactivitate se va desftisura pe o perioadai de maximum 3 luni, insi fra a depisi perioada de implementare a proiectului. Pentru realizarea acestei subactivititi, se estimeaz4 ci vor Iucra minim 2 expert, timp de ma 126 de zile cumulat. Activitatea A.2. Organizarea unui eveniment pentru diseminarea i promovarea instrumentului CAF, impreuni cu organizarea de actiuni de promovare si diseminare a bunelor practic Subactivitatea A.2.1. Organizare unui workshop de diseminare si promovare CAF {n cadrul acestei subactivititi se va organiza 1(un) workshop de diseminare i promovare a CAF, cu Participarea atat a angajatilor din cadrul celor 97 de instutufii, cat si a reprezentantilor institutiilor cu care acestia interactioneazi_ in exercitarea atributiilor specifice (invitati). La acest workshop/eveniment, avand durata de 1 zi, vor participa aproximativ 150 de persoane. Expertii Prestatorului vor pregiti prezentiti cu privire la experienfa altor institutii publice din state membre UE care au implementat CAF (best practices). Lista participantilor va fi intocmit& de catre Autoritatea Contractanta si transmis Prestatorului. Serviciile de organizare a evenimentului (inchiriere sala si dotairi, pauze de lucru etc.) nu face obiectul acestui contract de servicii de consultang&. {n cadrul acestui workshop se va include un modul dedicat principiilor orizontale: dezvoltare durabila (sectiune cu privire la importanfa protectiei mediului si dezvoltirii durabile, problemele de mediu $i tema schimbarilor climatice) si egalitate de sanse (sectiune de promovare a egalitifii de sanse intre femei si barbati, a egalitapii de sanse pentru tofi, fra discriminare in funcfie de gen, ras, origine etnici, religie, handicap, varsta, orientare sexualA), Se estimeazai ci aceasti subactivitate se va desfigura pe o perioadi de maximum 4 luni, ins& fir a depasi perioada de implementare a proiectului. Pentru realizarea acestei subactivititi, se estimeazi ci vor lucra minim 2 experti, timp de max, 168 de zile cumulat. Pagin& 12 din 33, CAIET DE SARCINIEH @ PpccA < Activitatea A.3, Organizarea de sesiuni de instruire a angajatilor din cadrul celor 97 de institusii privind utilizarea instrumentului CAF fe instruire a angajafilor din cadrul celor 97 de institutii privind utilizarea instrumentului CAF Corelat cu implementarea Subactivitafii A.1.5 — Implementarea planului de acjiuni in cadrul celor 97 de institutii, angajafii celor acestor institusii vor participa la sesiuni de instruire privind utilizarea instrumentului CAF. Vor fi organizate 10 sesiuni de instruire, cu durata de 5 zile/sesiune, pentru un numar total de 200 de ersoane, 20 persoane/sesiune, Lista participantilor va fi intocmiti de etre Autoritatea Contractanti si transmisa Prestatorului. Prestatorul va furniza sesiunile de instruire, din punct de vedere al confinutului, Suportul de curs va fi oferit doar in format electronic si va include, obligatoriu, un modul dedicat rincipiilor orizontale: dezvoltare durabilé (sectiune cu privire la importanja protectiei mediului gi dezvoltétii durabile, problemele de mediu si tema schimbarilor climatice) si egalitate de sanse (secfiune de promovare a egalitatii de sanse intre femei gi birbati, a egalitifii de sanse pentru tofi, fra discriminare in functie de gen, rasa, origine etnicd, religie, handicap, varst, orientare sexual). Prestatorul va elibera certificate de participare pentru cei care vor promova testul de final. Verificarea cunostintelor participanfilor se va face prin aplicarea a doud teste, tip gril, un test la inceputul sesiunii de instruire, cel de-al doilea la finalul instruirii. Logistica aferenta desftisurarii in condifii corespunzitoare a sesiunilor de instruire (sala, cazare, mese, transport participanfi, echipamente audio-video etc.) nu face obiectul acestui contract. Obiectivele sesiunilor de instruire constau in: * dobiindirea competenjelor de gestionare a proceselor sistemului de management al calitafi prin utilizarea instrumentului CAF, * formarea competentelor si abilitifilor de utilizare a metodelor si instrumentelor specifice managementului calititii pentru evaluarea si imbunitifirea performantei proceselor sistemului de management al calitstii CAF (versiunea 2013). Prestatorul va fi responsabil de elaborarea curriculei pentru sesiunile de instruire ce va urmari transmiterea cunostinjelor axate pe urmitoarcle tematici: © Abordarea procesuala si ciclul PDCA (Plan, Do,Check, Act); © Gandirea bazata pe risc si oportunitii; © Structura, terminologie gi concepte; © Principiile managementului calitiii; © Cadrul comun de autoevaluare a modului de functionare a institutiilor CAF — prezentarea modelului CAF, 2013 si modul de utilizare a instrumentului. Suportul de curs elaborat pe baza curriculei va fi transmis Autoritijii Contractante pentru aprobare, cu cel putin 10 zile inainte de sesiunea de instruire. Acesta va fi elaborat cu respectarea cerinfelor Manualului de identitate vizual’ POCA 2014-2020 (ultima versiune). Pentru buna desftigurare a sesiunilor de instruire, se vor asigura minimum 2 experfi formatori/sesiune de formare, céte 8 ore/zi. Indiferent de durata alocati susfinerii sesiunii de instruire, Prestatorul se va asigura ci fiecare dintre formatori cunoaste foarte bine care sunt obiectivele activititii precum gi responsabilitatea atribuitd, Pagind 13 din 33 CAIET DE SARCINIHE @ poecA < ncn euRovennd fare re Cra Age *owDut SOCAL EURORGAN Intrucét aceasta subactivitate se desfigoari in cursul implementarii planului de actiuni (subactivitatea A.1.5) este la latitudinea Prestatorului si aloce un numar variabil de expert Etapizarea si implementarea activitafii previzute se va respecta urmitoarea desfagurare: Etapa 1: Analiza /Pregitirea Formarii. Obiectivul acestei etape este pregitirea sesiunilor de formare destinate grupului tinta in vederea dezvoltirii competentelor pentru imbunititirea Proceselor din administrafia public, cu urmitoarele subcomponente: 1.1 Planificarea sesiunilor de formare 1.2 Inscrierea participantilor. Etapa 2. Adaptarea / Personalizarea sesiunii-de formare, ew urmitoarele subeomponente: 2.1 Elaborare curriculum de formare 2.2 Elaborarea suportului de curs, Etapa 3. Livrarea sesiunilor de formare. Subcomponentele etapei 3 sunt: 3.1 Metode si mijloace de instruire folosite in cadrul sesiunilor de curs; 3.2 Feedbackul participantilor si a instructorului 3.3 Logistica preconizatdi pentru desfisurarea cursurilor; 3.4 Derularea programelor de formare, cu o durata de 8 ore * 5 zile/eurs. Etapa 4. Evaluarea si certificarea participantilor la programul de formare profesional, cu urmiitoarele subcomponente: 4.1 Evaluarea continua; 4.2 Evaluarea finala; 4.3 Eliberarea certificatelor de participare. Toate materialele de invatare transmise participantilor la programele de formare (suport de curs, fige de Tucru, certificat de participare, liste prezent4) vor respecta instructiunile privind identitatea vizuala specifice POCA 2014-2020. {n cadrul sesiunilor de instruire va fi inclus un modul dedicat principiilor orizontale: dezvoltare durabila (sectiune cu privire la importanta protectiei mediului si dezvoltirii durabile, problemele de mediu sitema schimbarilor climatice) si egalitate de sanse (secfiune de promovare a egalitatii de sanse intre femei si barbati, a egalitatii de sanse pentru tofi, ir discriminare in functie de gen, rasa, origine ctnic’, religie, handicap, varsta, orientare sexuala). Livrabile Prestator: 1, Suportul de curs; Agenda de lueru; Liste de prezenja pentru fiecare 2i de Iucru; Raportul final al sesiunilor de instruire; Certificate de participare; Chestionare de satisfacfie. avaeD V. DURATA DE IMPLEMENTARE A CONTRACTULUI Durata de implementare a contractului este de 14 luni de la emiterea Ordinului de incepere de c&tre Autoritatea Contractanti comunicat Prestatorului. Pagina 14 din 33 CAIET DE SARCINTHi @ Poca + In cazul in care perioada de derulare a procedurii de achizitie public& impune modificatea termenelor de desfasurare a activititilor $i subactivitafilor, ofertantul declarat cAstigitor va actualiza graficul de implementare cu acordul Beneficiarului si va constitui anex& la contract, ‘VI. REZULTATE $I INDICATORI DE PERFORMANTA AI CONTRACTULUI Prestatorul de servicii va fi responsabil de atingerea urmatoarelor rezultate si realizarea urmiitoarelor livrabile: a. IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM DE AUTO-EVALUARE DE TIP CAF LA NIVELUL MEC, a 42 ISJ, 42 CCD si 12 structuri subordonate (parte a procedurii de implementare CAF) —97 entititi 1, Documentagia necesara implementarii CAF; 2. Metodologia de evaluare in vederea implementarii CAF; 3. Suport de curs pentru sesiunea de instruire membri evaluatori CAF din cadrul celor 97 de institufii Rapoarte de auto-evaluare; 97 planuri de implementare CAF, cdte unul pentru fiecare institutie; 97 planuri de actiune in vederea eficientizarii modului de functionare; Rapoarte de monitorizare; Prezentiri ale celor mai bune practici din institufi ale statelor UE privind implementarea CAF (workshop-uri); 9. Certificate de participare la sesiunile de instruire; 10. Chestionare de satisfactie privind sesiunile de instruire: 11. 200 de persoane participante la workshop-urile de disemninare si promovare CAF; 12. 200 de persoane instruite privind utilizarea CAF. eras in scopul eficientizarii modului de derulare a contractului, evitarii unor intérzieri in implementare datorate elaboririi ineomplete si/sau superficiale a livrabilelor mai sus menfionate, precum $i facilitirii procesului de aprobare a livrabilelor de c&tre comisia de receptic stabiliti la nivelul Autoritafii Contractante, se va avea in vedere: Categorie indicator: Nivelul de calitate Indicator de performanfa al contractului: Livrabil adecvat pentru scopul utilizarii Nivelul de performanta asteptat conform Caiet de sarcini: Documentele claborate sunt conforme cerinfelor stabilite in Caietul de Sarcini Ce se misoard: Nivelul de acuratefe al documentatiei livrate dupa “peer review” (sub nivelul de calitate, agreat conform cerintelor stabilite in Caietul de Sarcini si/sau prezentat in oferta tehnic®) Modalitatea de evaluare: Foarte satisficator (5 puncte) - Documentafia livrati include imbunatafiri semnificative fai de cerinjele minime stabilite in Caietul de Sarcini si prezentate in oferta tehnic’. Pagina 15 din 33 CAIET DE SARCINIHA @ PpecA < [sued EUROPEAN fe Opie Carnar Matar FONOUL SOCAL EUROPEAN Satisficator (4 puncte) ~ Documentatia livraté include unele imbundtifiri si nu include neconformititi/inexactitafi faja de nivelul agreat. Au fost necesare doar ajustiri nemateriale. Acceptabil (3 puncte) ~ Documentafia livrati nu include neconformititi/inexactititi fat& de nivelul agreat ins nu include nici elemente suplimentare care si aduci o valoare adiugat semnificativa proiectului, ‘Nu au existat intrzieri semnificative ca urmare a corecturilor. Nesatisftcditor (2 puncte) ~ Documentatia transmis a inclus neconformitifi / inexactitiyi fata de nivelul agreat jar aceste aspecte nu au putut fi corectate in totalitate intr-o perioadai rezonabila (ex. Au cauzat intdrzieri semnificative in realizarea activitafilor din calendarul general al proiectului), dar cu toate acestea au fost corectate de cltre Consultant. Foarte nesatisfacitor (1 punct) ~ Documentafia livrata a inclus neconformitafi / inexactitai majore fafa de nivelul agreat iar aceste aspecte nu au putut fi corectate de cdtre Consultant. Autoritatea Contractanta a trebuit sii mobilizeze alte resurse pentru a remedia problemele, ceea ce a condus la costuri suplimentare semnificative pentru Autoritatea Contractant& si/sau a cauzat intérzieri semnificative in realizarea activitatilor din calendarul general al proiectului Vil. ELEMENTE DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI {N VEDEREA ASIGURARIL UNEI BUNE COLABORARI iNTRE BENEFICIAR $I PRESTATOR 7.1. Obligatiile si responsabilitafile Prestatorului: Prestatorul este obligat s& respecte legislatia nafionala in vigoare, precum si procedurile aplicabile proiectelor finanfate din Programul Operational Capacitate Administrativa. Prestatorul este responsabil pentru executia la timp si intocmai a tuturor activitatilor si pentru obfinerea rezultatclor stabilite prin caietul de sarcini. Prestatorul va indeplini toate cerinfele cu respectarea si aplicarea celor mai bune practici in domeniu. Prestatorul este obligat sd aleaga de fiecare dati solufia care rispunde cel mai bine intereselor Beneficiarului. Pentru implementarea in timp si cu succes a proiectului, Prestatorul va asigura furnizarea de informafii, date si objinerea in timp util a oricdror comentarii/ constatari cu privire la documentele produse. Prestatorul igi asuma responsabilitatea pentru pregitirea de documente i cerinfe clare. Prestatorul are obligafia s& asigure alocarea de resurse umane competente, familiarizate pe deplin cu sarcinile primite gi sa se asigure in permanenf de disponibilitatea resurselor corespunzatoare pentru realizarea activitifilor prevazute in caietul de sarcini Prestatorul are obligafia de a informa Beneficiarul permanent si in mod corect despre evolutia contractului. Pe baza informatiilor furnizate de Prestator si in baza analizei actorilor implicafi in Zestionarea proiectului, Beneficiarul poate solicita modificari/completiri contractului, in situafia in care acest lucru se impune. Prestatorul trebuie s consulte Beneficiarul cu privire la orice aspect/ problema care apare in procesul de implementare. Numai dup’ solutionarea aspectului sau problemei, se pot face demersurile necesare pentru efectuarea platii aferente facturilor, conform prevederilor contractului. Prin semnarea contractului de servicii, Prestatorul recunoaste atdt importanfa serviciilor pe care trebuie Si le furnizeze, cét si constréingerile legate de termenele din graficul de implementare a activititilor proiectului, Prestatorul va adopta o atitudine constructiva (pro-activa) in indepli aceasta insemnénd urmatoarele: > si demonstreze capacitatea de a se adapta modificdrilor din proiectul in care este implicat; » si elaboreze raportirile intr-un format agreat anterior cu Beneficiarul, in care informafiile fumizate si fie complete, precise, clare, exacte si fir’ ambiguitifi, cu atenfie la detalii si accesibilitate; ea obiectivelor contractului, Pagin& 16 din 33 CAIET DE SARCINIHH @ PecA < LUNIUMEA EUROPEANA ‘MafcareOraniare oordonare Ata > sa certifice corectitudinea solicitarilor de plaqi aferente implementarii contractului. Prestatorul va pune la dispozitia Beneficiarului toate documentele realizate in cadrul contractului, acestea intrand in proprietatea exclusiva a celui din urma. Prestatorul va asigura pastrarea confidentialita{ii documentelor, materialelor, datelor si informatiilor in legaturd cu proiectul, care au fost indicate de c&tre Beneficiar ca fiind confidentiale. Prestatorul va respecta legislafia nationala in vigoare pentru toate tipurile de activi care le presteazi. Prestatorul este pe deplin responsabil de managementul contractului din punct de vedere administrativ, financiar, orientat spre obfinerea rezultatelor. Acesta trebuie si Tespecte condifiile formulate in prezentul caiet de sarcini, si cheltuieli pe Elaborarea tuturor livrabilelor se va face cu respectarea prevederilor Manualului de identitate vizuali a Programului Operational Capacitate Administrativi 2014-2020 (ultima versiune in vigoare la momentul elaboririi livrabilelor). Orice rezultate ori drepturi, inclusiv drepturi de autor sau alte drepturi de proprietate intelectuali, rezultate ea urmare a prestirii serviciilor vor fi proprietatea exclusivi. a Beneficiarului, care le va putea utiliza, publica, cesiona ori transfera aga cum va con: cuviinfi, fara limitare geograficd ori de alti naturs. ivrabilelor. ement pentru Programul Operational Capacitate itrativa (AMPOCA) declari necligibile cheltuielile aferente serviciilor prestate de citre Prestator din vina acestuia, Beneficiarul are dreptul si solicite Prestatorului valoarea aferentit acestora. 7.2. Obligatiile si responsabilitifile Beneficiarului Beneficiarul are urmatoarele obligafii: > si furizeze Prestatorului informafiile suplimentare cerute, necesare acestuia pentru {ndeplinirea serviciilor prevazute in contract; > sii stabileasca personalul propriu care va lucra in cadrul proiectului; > si participe cu personalul stabilit la managementul proiectului si la gestionarea curenti a activitifilor din cadrul acestuia; > si asigure spatiu de lucru adecvat pentru intalnirile de lucru organizate la sediul Beneficiarului; > 4 informeze in timp util Prestatorul in legiturd cu orice modificare/dezvoltare a cerinjelor operationale gi functionale ale proiectului, care vor avea impact asupra serviciilor previzzute in contract. 7.3. Personalul implicat din partea Prestatorului Pentru indeplinirea contractului, Prestatorul va pune la dispozitia Beneficiarului 0 echipit de experfi aloatuita din: * Manager de proiect/Coordonator de proiect/ sef de proiect care va superviza executia contractului si va avea urmitoarele responsabilitai a) _reprezentarea Prestatorului de servicii in relafia cu Beneficiarul; b) _respectarea termenelor de realizare a activitatilor si de atingere a rezultatelor asteptate; ©) _asigurarea calititi serviciilor, precum gia faptului cd acestea sunt realizate in conformitate cu cerinfele Beneficiarului; Pagina 17 din 33 CAIET DE SARCINIPOCA “~ Pp omer odin Magar LUMUNEA EUROPEAN FONOUL SOCAL EUROPEAN 4) mentinerea, pe parcursul intregii perioade de derulare a contractului, a unui contact strans cu Beneficiarul in vederea asiguritii execut&rii contractului in condifile si la termenele stabilite; ©) asigurarea coordonirii echipei de experfi din partea Prestatorului. + Experfi pentru implementarea unui sistem de auto-evaluare de tip CAF dup cum urmeaza: Expert Cheie 1- EXPERT PENTRU IMPLEMENTARE SISTEM DE AUTO-EVALUARE DE TIP CAF Responsabilitati Expert Cheie 1: = coordonarea realizarii activitatilor (si a subactivitijilor aferente) pentru: ‘© implementarea instrumentului de autoevaluare a modului de funcfionare (CAF) a activitatii © organizarea de workshop; © organizarea sesiunilor de instruire; ~ coordonarea echipei de experti non cheie alocatd activitifilor care sunt aferente implementatii CAF; ~ participarea la evenimentele gi reuniunile de lucru organizate in cadrul activitajilor proiectului (si a subactivititilor aferente), inclusiv prin interventii; ~ claborarea si prezentarea metodologiei de autoevaluare a modului de functionare a activitatii CAF; - claborarea suportului de curs si susfinerea sesiunilor de instruire a grupului de evaluatori CAF de Ja nivetul fiecarei institutii. in cazul in care certificatele/diplomele/documentele care confirma experienfa profesional indicat sunt emise in alti limba decét limba romana, acestea vor fi transmise in limba de origine, insofite de o traducere autorizati a acestora in limba romana. © 10 experti non-cheie, avind urmatoarele responsabilitifi: + participa la activitatea de informare a tuturor angajajilor in legtura cu derularea procesului de autoevaluare si la elaborarea calendarului de implementare CAF, ~ asigurd derularea evaludirii individuale la nivelul celor 97 institut, ~ sigur sustinerea reuniunilor de consens la nivelul fiecdrei institufii, ~ elaboreazi rapoartele de implementare CAF $i planurile de actiune pentru fiecare institutie, ~ sprijini Beneficiaral in punerea in aplicare a misurilor incluse in planurile de actiune si monitorizarea progreselor (reluarea evaluairii), ~ participa si sustin organizarea si desfisurarea worshop-ului, ~ participa si sustin organizarea si desfiigurarea sesiunilor de instruire, ~ elaboreaza analiza strategiilor existente la nivelul celor 97 institut, ~ asigura dezvoltarea sistemului de management al performantei (BSC), ~ elaboreaz documentul de analiza cu privire la procesele de business ale MEN care sii conducd la dezvoltarea unei solutii informatice. Documentele doveditoare pentru experfii non cheie nu vor fi prezentate in eadrul ofertei. Selectia experfilor non-cheie se va face ulterior semnirii contractului. Prestatorul, in termen de maximum 10 zile de la intrarea in vigoare a contractului, va propune o list cu potentiali expert, selectia acestora find realizatd de catre Beneficiar, intr-un timp rezonabil. Prestatorul trebuie si se asigure cA nici unul dintre experfi, inclusiv cei non-cheie, nu se afl in conflict de interese, in conformitate cu legislatia in vigoare, in ceea ce priveste participarea lor la activititile din cadrul contractului CAIET DE SARCINIEH @ Pcca ML een en La momentul alocérii efortului pe lunile de implementare, Prestatorul va fine cont si nu depascasca numérul de zile si ore legale de munca, conform legislatiei in vigoare. Autoritatea Contractanta nu va accepta depisirea plafonului legal. in cazul in care inc&rcarea pentru un anumit profil de expert intr-o lun depaseste acest plafon, Prestatorul va aloca pentru acelasi profil mai mulfi experti. 7.4, Alte resurse Pe perioada de derulare a contractului, pentru intilnirile de Iucra organizate la sediul/sediile Beneficiarului, acesta va asigura spafiul de lucru adecvat, Dotarile cu echipamente informatice si de comunicaii, internet, consumabile pentru experfii aprobati sunt in sarcina Prestatorului. Prestatorul va asigura un backstopping corespunzitor complexiti activitifilor derulate in cadrul contractului. Toate informatiile suport care au fost folosite/prelucrate pe parcursul derulirii contractului vor fi puse la dispozitia Beneficiarului, in format electronic. 7.5. Metodologie de lucru Pentru buna desfigurare a activitifilor si atingerea rezultatelor proiectului, Prestatorul va colabora ent cu echipa de implementare din partea Beneficiarului. In termen de 3 zile lucratoare de la data inceperii contractului, va fi organizata o intélnire de lucru la ccare vor participa reprezentanti ai Beneficiarului (membri echipei de implementare a proiectului) si ai Prestatorului. in cadrul acestei intdlniri vor fi stabilite urmatoarele: ‘© principiile de comunicare recipro« graficul de desffisurare a activititilor; detaliile privind colaborarea; frecventa reuniunilor; ‘modelele de procese-verbale; modelele de rapoarte privind progresele inregistrate; planurile de actiune in cazul aparitiei unor probleme; alte detalii logistice gi organizationale. 7.6. Raportare Prestatorul este responsabil de elaborarea si transmiterea urmatoarelor rapoarte citre Autoritatea Contractanti : RAPORT DE iNCEPUT $I PLAN DETALIAT Acest document trebuie si aiba in vedere precizarile din caietul de sarcini si oferta tehnic& si si aducd detalicrile necesare, structurati sau clarificari unde este cazul. Raportul va cuprinde principalele probleme identificate in urma discufiilor si investigatiilor preliminare, planificarea activitajilor, metodologia utilizati, posibile riscuri ce pot aparea si propuneri pentru diminurea si eliminarea acestora. In cadrul acestui document Prestatorul va propune minim 3 state membre UE, cu o fundamentare adecvatd pentru fiecare, pentru organizarea vizitei de studiu. Raportul de inceput va constitui principalul instrument de lucru gi se va face referire la el pe toata perioada de implementare a contractului. Graficul acfiunilor prezentate in acest raport reprezinti o versiune actualizatd a ofertei prezentate de Prestator. Raportul de inceput va fi inaintat spre aprobare Autoritifii Contractante nu mai térziu de dows saptimani de la inceperea contractului de servicii. Pentru elaborarea Raportului de inceput, Beneficiarul va asigura toate informafiile care sunt necesare Prestatorului, in condifiile legii si reglementatilor privind funejionarea MCSI si CERT-RO. Pagina 19 din 33 CAIET DE SARCINIHi @ PecA < RAPOARTE LA FINALIZAREA FIECAREI ACTIVITATI. La sfarsitul fiecdrei activitai, Prestatorul va elabora un Report. Raportul va detalia modul in care s-a desfuigurat activitatea, anexfind si documente justificative, dupa caz: © liste de prezenta (se vor lua in considerare doar persoanele pentru care existi informafii complete: nume, institutie, semniturd, cel pujin o dati de contact) ~ 1 exemplar original gi 1 copie; * document rezultat al activitatii (de ex. Studiu, metodologie, rapoarte de autoevaluare, etc.) —97 exemplare; * copie a manualelor (suport de curs) - 2 exemplare; © alte documente solicitate de c&tre AM POCA, previzute in Manualul de implementare si instrucfiunile ulterioare. Not: numirul de exemplare ale documentelor/ materialelor justificative prezentate mai sus reflect numarul de exemplare necesare Beneficiarului gi nu vor fi returnate Prestatorului. Rapoartele trebuie s& confind in mod obligatoriu urmatoarele elemente: descrierea actiunilor intreprinse, analiza rezultatelor activitaii, analiza impactului, oportunitatilor si riscurilor, interpretarea chestionarelor aplicate, evaluarea participantilor (pentru sesiunile de instruire), recomandari si propuneri, alte elemente considerate relevante. Raportul pentru fiecare activitate trebuie inaintat Beneficiarului in maxim 2 stiptiméni de la finalizarea acesteia. Raportul de activitate pentru ultima activitate a proiectului va fi remis Beneficiarului astfel {ncét sA fie posibild aprobarea acestuia png la finalul perioadei de executie a contractului. RAPORT FINAL LA INCHEIEREA PERIOADEI DE EXECUTIE A CONTRACTULUI DE SERVICII La sfargitul perioadei de executie a contractului de servicii, Prestatorul va elabora un Raport in care va detalia modul in care s-au desfigurat toate activitifile prevazute. Varianta preliminara a Raportului final trebuie sé fie transmisa catre MEC cu cel pufin o lund inainte de sfarsitul perioadei de executie a contractului de servicii pentru a fi analizata. Raportul final trebuie s& descrie intreg procesul de implementare a proiectului si va inlesni evaluarea rezultatelor objinute, in termeni calitativi si cantitativi, Raportul trebuie s& cuprind’ cel. pufin urmitoarele aspecte: * Scurti desoriere a tuturor activitatilor realizate; + Evaluarea modului de derulare a contractului; * Mentionarea dificultatilor si a constrangerilor intampinate; + Nivelul de atingere a obiectivelor si rezultatelor contractului; © Raport financiar (trebuie si cuprinda detalii referitoare la toate cheltuielile efectuate pe categorii conform propunerii financiare); © Concluzii sirecomandari pentru actiuni viitoare cu scopul asiguririi sustenabilitafii activitatilor contractului. Alte rapoarte: Autoritatea Contractanti poate cere Prestatorului si elaboreze in decursul implementiiii contractului alte rapoarte, in miisura in care acestea sunt legate de buna desfigurare a acestui contract. Toate rapoartele vor fi redactate in limba romana gi se vor prezenta 2 exemplare (pentru Beneficiar) $i 1 exemplar pentru Prestator (in cazul in care acesta doreste un exemplar original). La predarea rapoartelor Prestatorul va preda si urmitoarele documente: Pagina 20 din 33, CAIET DE SARCINIEH @ PecA < MUNA eumorean Maar Cpt Guroar are FoMDULSOCAL EUROPEAN > Raport individual de activitate lunar, structurat pe lunile aferente derulirii activi (conform modelului din ghidul AMPOCA — versiunea actualizati la momentul elaboratii documentului) va reflecta efortul expertilor exprimat in zile-om, pentru fiecare lund aferent clabordirii respectivutui livrabil; > Centralizator al rapoartelor individuale de activitate ale experfilor. Autoritatea Contractanti va aproba rapoartele sau va prezenta observafiile sale in termen de maxim 15 zile lucratoare de la data depunerii rapoartelor, respectiv 20 de zile lucratoare pentru raportul final, Prestatorul trebuie sa tind cont de observatiile si propunerile/recomandiiile Beneficiarului si va inainta spre aprobare Beneficiarului forma finala a rapoartelor in termen de maxim 5 zile Iucrdtoare, 7.7. Locatie ‘Managementul proiectului se va desftigura in Bucuresti, sediul MEC situat in Str. Gen. Berthelot 28- 30, Sector 1, 010168, Bucuresti Locafiile unde se vor desfugura activitatile tehnice ale expertilor vor fi atat la sediul MEC, c&t si la sediul celorlalte 96 de institu{ii menfionate anterior. 7.8. Data demararii si perioada de executie Activitiile vor demara in baza Ordinului de incepere emis de Autoritatea Contractanté comunicat Prestatorului, dupa semnarea contractului de achizijie publica de citre ambele parfi si constituirea garanfiei de bund executie. Garanfia de bund execufie se va constitui in termen de 5 zile lucratoare de Ja semnarea contractului de catre ultima parte. Orice modificare a duratelor de desfiigurare a activitatilor, in cadrul perioadei de execuie stabilite prin contract, se va agrea de comun acord, astfel: {n situafia unor intarzieri, din motive obiective, temeinic justificate, Prestatorul va transmite Beneficiarului o notificare cu cauzele care au condus la intarzierile respective si o propunere cu privire la masurile ce se impun pentru remedierea situatiei si noul grafic de prestare a serviciilor. Notificarea va fi transmis cu cel pufin 15 zile calendaristice inainte de termenul previzut pentru finalizarea activitafii vizate. Noul grafic de prestare a serviciilor, semnat si stampilat de c&tre Beneficiar si Prestator, va intra in vigoare in ziua urmatoare aprobairii notificarii de cdtre Beneficiar. Corelativ, va avea loc si decalarea termenului de plata aferent activititii respective. Notificarile transmise dupa termenul estimat de finalizare a activitijii nu vor fi luate in considerare gi se vor solicita penalititi de intdrziere pentru activitatea in cauzi, Prehungirea perioadei de executie a contractului poate avea loc numai fn situafii temeinic justificate gi doar prin act aditional semnat de cétre Beneficiar, cu condifia incadrarii in durata de implementare a proiectului. Orice solicitare de prelungire a perioadei de executie a contractului trebuie comunicata oficial Beneficiarului cu cel pufin 3 luni inainte de data previzionata pentru finalizarea contractului. VII. ORGANIZARE $I METODOLOGIE DE PREZENTARE A OFERTEI 8.1. Confinutul propunerii tehnice Ofertantul va descrie in detaliu modul de indeplinire a cerinfelor de realizare a activititilor. ‘Metodologia de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezinta strategia propusii de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin specificafiile tehnice incluse in documentatia de atribuire. Metodologia trebuie sé cuprind’ minimum urmatoarele informajii: ~ descrierea de ansamblu a abordarii propuse de ofertant pentru prestarca serviciilor, precum gi a riscurilor aferente implementéiii proiectului; + descricrea cét mai detaliati a activitatilor propuse de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate, cu indicarea oricéror ctape / stadii considerate ca esenfiale, a rezultatelor si efectelor asteptate $i estimate ale ficcarei activitati, precum gi a riscurilor specifice fiec&rei activitii Paging 21 din 33 CAIET DE SARCINIHE @ PccA < LUNIUNEA EUROPEANA Manifcure Orpanigare Coordoware Adgptare - descrierea contributiei ofertantului, in termeni de resurse umane specializate, ‘cunostinte etcin necesare pentru ducerea la indeplinire in cele mai bune conditii a activitatilor respective si obfinerea rezultatelor; ~ in cazul in care oferta este depusé de o asociere, o descriere a implic&rii fiecdrui asociat in prestarea serviciilor solicitate, a modului de colaborare intre asociati in vederea executarii contractului, inclusiv prin delimitarea sarcinilor si responsabilitatilor individuale in prestarea serviciilor; - descrierea oric&ror aranjamente de subcontractare a unei parti a serviciilor solicitate, a interactiunii dintre ofertant si subcontractor/i, precum si o descriere detaliati a serviciilor ce vor fi subcontractate. Graficul de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezinti calendarul propus de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin specificatiile tehnice incluse in documentafia de atribuire. Graficul trebuie s& includa un calendar al activitiilor ce vor fi derulate in cadrul contractului, conform metodologiei de prestare a serviciilor, a modului in care activitafile respective sunt reflectate in rapoarte, a legiturilor si relafiilor dintre activitii si secvenfialitatea acestora, Etapele de raportare pe fiecare activitate vor fi evidentiate ca activitati separate. Calendarul propus trebuie si se incadreze in termenele indicate in caietul de sarcini. Beneficiarul a indicat pentru fiecare activitate si rezultat asteptat termenul maxim la care acestea trebuie realizate, fiind in sarcina Prestatorului si propuni termenele de executie, in funcfie de legaturile si conditionalitatile existente intre etape si si asigure corelarea acestora din punct de vedere al secventialitatii si resurselor implicate. Graficul de prestare a serviciilor trebuie sa ia in calcul termenele maxime prezentate la punctul IV Activitatile proiectului gi ale contractului de servicii de consultant care vor fi realizate de prestator conform cerere de finanfare nr. 303/28.12.2018, data demararii si perioada de execufie, data de deschidere a ofertelor si un interval de timp necesar pentru evaluarea ofertelor si semnarea contractului.. Ofertantul are obligatia s& respecte toate cerinfele prezentate in caietul de sarcini si s& dezvolte intr-o ‘maniera proprie gi originala punctele prezentate. Neregisirea cerin{elor minime prezentate in caietul de sarcini va presupune declararea ofertei ca fiind neconforma, Propunerea tehnic& va fi astfel prezentata incat s& asigure posibilitatea verificarii conformitii acesteia cu cerintele minime obligatorii prevazute in caietul de sarcini, Propunerea tehnici trebuie si reflecte modul in care Ofertantul infelege si indeplineasca in integralitatea lor, cerintele previzute in Caietul de sarcini, Propunerea tehnicd va fi astfel prezentati incat si asigure posibilitatea verificdrii conformitiii acesteia cu cerinfele minime obligatorii prevazute in caietul de sarcini. Propunerea tehnic’ trebuie si reflecte ‘modul in care Ofertantul inelege s& indeplineasca in integralitatea lor, cerinfele prevazute in Caietul de sarcini. Ofertantul va completa “Declaratie pe proprie réspundere privind respectarea obligasiilor relevante din domeniile mediului, social si al relagiilor de munca” pentru fiecare operator economic (ofertant unic/ ofertant asociat/ subcontractant) - Comentarii de tip ,da/nu” nu reprezinti indeplinirea/ neindeplinirea cerinjelor solicitate. Nota 1: Ofertantul are obligatia de a intocmi un Opis al documentelor incluse in Propunerea Tehnic&. Propunerea tehnica, inclusiv toate formularele menfionate mai sus, vor fi semnate cu semnétura electronic extinsi, bazat& pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in condifiile legii si vor fi transmise in SEAP in format electronic numai pana la data si ora- limita de depunere a ofertelor, prevazute in anunful/invitafia de participare. Propunerea tehnicé, Paging 22 din 33 CAIET DE SARCINIEH @ Poca inclusiv toate formularele menfionate mai sus, vor fi inc&rcate in SEAP in secfiunile specifice disponibile in sistemul informatic numai de catre operatorii economici inregistrati. Nota 2: in situafia in care, in scopul verificarii conformitifii Propunerii Tehnice cu cerinfele caietului de sarcini, Autoritatea Contractanté solicit clarific&ti/completir, atdt solicitarea ct si raspunsul ofertantului se transmit in SEAP in format electronic, semnate cu semnitura electronica extins’, bazaté ‘pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Nota 3: Oferta nu va fi considerati neconforma in masura in care modificarile operate de ofertant in legatura cu propunerea sa tehnica se incadreazat in una din categoriile de mai jos: a) pot fi ineadrate in categoria viciilor de forma; sau ) ‘reprezinta corectari ale unor abateri tehnice minore, iar eventuala modificare a prejului total al ofertei, indusa de aceste corectari, nu ar fi condus la modificarea clasamentului ofertanfilor participanti la procedura de atribuire. Sunt considerate abateri tehnice minore acele omisiuni/ abateri din Propunerea Tehnica care pot fi completate/ corectate intr-un mod care nu conduce la depunerea unei noi oferte. © modificare a Propunerii Tehnice nu poate fi considerata o abatere tehnicd minora a ofertei iniiale {n urmatoarele situati 1) cuantificarea teoretica in valoare monetara a respectivei abateri/omisiuni depaseste 1% din preful total al ofertei; monetara a respectivei abateri/omisiuni conduce la eludarea are instituie obligafii ale autoritatii contractante in raport cu anumite praguri valorice; ©) in urma corectarii respectivei abateri/omisiuni, se constata ca s-ar schimba clasamentul ofertantilor; 4) modificarea ar presupune o diminuare calitativa in comparatie cu oferta initial, €) modificarea vizeazA o parte din oferta pentru care documentafia de atribuire a exclus in mod clar posibilitatea ca ofertanfii sa se abati de la cerinfele exacte ale respectivei documentafii, iar oferta initial nu a fost in conformitate cu aceste cerinte. Viciile de forma reprezinta acele erori sau omisiuni din cadrul unui document a c&ror corectare/ completare este susfinutd in mod neechivoc de sensul gi de conjinutul altor informa existente initial {n alte documente prezentate de ofertant sau a cdror corectare/ completare are rol de clarificare sau de confirmare, nefiind susceptibile de a produce un avantaj incorect in raport cu ceilalti participant la procedura de atribuire, Nu se admit oferte alternative. 8.2. Propunerea financiari Propunerea financiara va fi prezentati in lei, atat in suma global, cu evidentierea separata a TVA, cét sie fiecare activitate/subactivitate, cu evidenjierea unitafilor de masurd si a valorilor unitare, conform anexei la formularul de oferta financiara. IX, MONITORIZAREA IMPLEMENTARII CONTRACTULUL in vederea asigurarii unei implementiri corecte si eficiente a prezentului contract, precum si corelarea activitifilor in sarcina Prestatorului cu efectuarea plifilor citre acesta, Beneficiarul Pagina 23 din 33 CAIET DE SARCINIBE @ PccA < va monitoriza permanent, prin intermediul echipei de management de proiect, modul in care se deruleazi contractul, astfel: 1, Raportul de inceput, ce va fi elaborat de caitre Prestator dupa organizarea si desfigurarea intalnirii de lucru de la debutul contractului, va constitui principalul instrament de monitorizare a modului de derulare a contractului la care se va face referire pe toata perioada de implementare a contractului. 2. Graficul actiunilor (gantt), prezentat in Raportul de inceput, va fi urmarit in egal misuré de Prestator si Beneficiar, pentru acesta din urmé fiind gi un instrument important pentru raportarea trimestriala citre AMPOCA, 3. La finalul fiecdrei activitati, asa cum este deseris in prezentul caiet de sarcini, Prestatorul are obligatia claboririi unui Raport care trebaie si contin’, mn mod obligatoriu: descrierea acjiunilor intreprinse, analiza rezultatelor activitafii, analiza impactului, oportunitafilor si riscurilor, interpretarea chestionarelor aplicate, evaluarea participanfilor (pentru sesiunile de instruire), recomandati si propuneri, alte elemente considerate relevante. Aceste Rapoarte vor fi analizate de catre Beneficiar in corelanfi cu cerinfele prezentului caiet de sarcini si vor fi aprobate doar in misura in care activitatea ce face obiectul raportului a fost complet indeplinita, prin atingerea rezultatelor aferente. Aprobarea Raportului aferent fiecdrei activititi reprezintd prima condifie pentru asigurarea indeplinirii sarcinilor Prestatorului, in vederea realizar platii, asa cum este descrist la capitolul suecesiv. in eventualitatea aparifiei unor derapaje cu privire la modul in care sunt indeplinite activitafile si/sau discrepante ale termenelor de realizare, Beneficiarul va notifica Prestatorul si va solicita remedierea situafici in termen de maxim 5 zile lucraitoare de la data transmiterii notificarii. Membrii din echipa de management a proiectului si din partea Beneficiarului, desemnati de c&tre managerul de proiect si monitorizeze prezentul contract de servicii, vor colabora permanent cu directorul de proiect/coordonatorul si experfii cheie din partea Prestatorului, atat prin e-mail, telefonic, ct si prin organizarea unor reuniuni ad-hoc, pe tot parcursul derulirii contractului astfel incét s& se asigure o comunicare constanté gi in timp real. fn situatia in care sunt aspecte care trebuie punctate, de natura si afecteze implementarea corespunzitoate a contractului, reuniunile se vor finaliza prin fntocmirea unei minute, semnate de cdtre tofi participantii. X. MODALITATI $I CONDITH DE PLATA Plata se face dupa finalizarea fiecdrei activitifi bugetate si va reprezenta maxim valoarea aferent activitafii din oferta financiara a ofertantului declarat cstigator. Documentele necesare pentru efectuarea plafilor catre Prestator sunt urmiitoarele: 1. Raport aprobat; 2. Proces verbal de recepie cantitativa si calitativa al livrabilului si al raportului activitiji 3. Raport individual de activitate lunar al experjilor pentru Raportul c&ruia ii este asociat; 4. Centralizator al rapoartelor individuale de activitate ale experfilor pentru Raportul c&ruia fi este asociat; 5. Factura fiscala. Orice obiecjiune de natura financiari sau privind calitatea rezultatelor atinse de Prestator poate determina diminuarea valorii de platé, Decizia Beneficiarului de diminuare a sumei de plati va fi motivata si comunicata in scris Prestatorului. Paging 24 din 33 CAIET DE SARCINIEl Poca UME euROFEANA fe Or Carar Ain ronout soca eunceta Facturile se vor emite de cdtre Prestator dupa aprobarea livrabilelor, respectiv dupa verificarea si receptionare acestora de catre Autoritatea Contractanti, XL METODOLOGIA DE PUNCTARE A OFERTELOR Factorii de evaluare si ponderea lor: Criteriul de atribuire cel mai bun raport ealitate-pref in ceca ce priveste factorii de evaluare menfionati: |. Preful Ofertei 2. Componenta tehnici Pentru "Componenta tehnici" a fost stabilit un numir de 7 (sapte) subfactori, respectiv: 2.1, Demonstrarea unei abordiri i corespunzitoare pentru realizarea activititilor i obtinerea rezultatelor in cadrul Contractului 22. Gradul de adecvare al planulul de lucru propus (durata, succesiunea logic si cronologied a activiti(ilor, identificarea punctelor de reper (jaloanelor) si a drumului critic pentru realizarea activitatilor in cadrul Contractului) prin raportare la metodologia prezentats 2.3. Demonstrarea unei metodologii corespunzitoare pentru obtinerea asiguririi ck activitatile si rezultatele sunt realizate Ia parametrii calitativi solicitati (Planul de management/gestionare calitifii in cadrul Contractului) 2.4. Gradul de adecvare al corelatiei dintre datele de intrare (resurse utilizate) si rezultatele finale si intermediare 2.8. Gradul de adecvare al organizirii propuse pentru realizarea activititilor in cadrul Contractulul 2.6. Numarul de zile de mune previizut pentru fiecare categorie de expert pe durata Contractul 2.7. Experienta profesional a personalului desemnat pentru executarea contractului (experti cheie Propusi) pentru realizarea activitifilor in cadrul Contractulut Denumire factor de evaluare Pondere ] 1. Preful Ofertei 35% | Punctajul pentru factorul de evaluare “Pref”, cu o valoare de 5 puncte din totalul de 100 de puncte si cu 0 pondere de $5% din totalul criteriului de atribuire, se vor acorda dupa cum urmeaza: 1, Pentru Oferta admisibil& cu pretul cel mai scdzut ~ 55 puncte 2. Pentru restul Ofertelor admisibile, punctajul se va calcula utilizind urmitoarea formula: Preuss = Pret (min) / Pret (n) x 55, unde: Pre: Punctajul obtinut de cétre Oferta admisibild aflaté sub evatuare; Pre{ (min): cel mai scdcut dintre prefurile Ofertelor admisibile; Pret (n): prepul Ofertei admisibile aflatai sub evaluare. Punctajul total pentru factorul de evaluare pret se calculeazé dupa cum urmeaztl: Prrain x 55 %, inde: Porean: punctajul objinut de citre Oferta admisibilas aflata sub evaluare 55 %: ponderea factorului de evaluate pref in punctajul total, Denumire factor de evaluare Pondere 2, Componenta tehnici 45% Fiecare factor va fi apreciat in functie de calificative structurate pe 3 niveluri: 1, ,acceptabil"/, satisficator”/,parfal relevant”, 2. ,bine”/,adecvat” gi 3. _, foarte bine”/,exceptional”. Fiecdrui calificativ fi este asociat un punctaj utilizand de preferat o scar de la | la 5. Pentru asocierea unui calificativ confinutului unei Propuneri Tehnice se utilizeazs: 1, Rafionamentele ce furnizeaza linii directoare in legitura cu informatiile relevante pentru indeplinirea Contractului. Paging 25 din 33 CAIET DE SARCINTmtn euRoreandk RefareOanir Cte apr FONDULSOCAL EUROPEAN 2. Confinutul Caietului de sarcini inclus in Documentatia de Atribuire 3. Formularul de Propunere Tehnics 4, Contractul — Condit Specifice 5. Contractul - Conditii Specifice Hi @ Poca < Denumire subfactor de evaluare Pondere 1. Demonstrarea unei abordiri si a unei metodologii corespunzitoare pentrul 5% realizarea activiti{ilor si obfinerea rezultatelor in cadrul Contractului 5 puncte Calificativ Rafionament utilizat in evaluarea continutului propunerilor tehnice Punctaj Ofertantal mu a ifeles pe deplin relatia dintre obicatvele ce tebuie atinse ~serviciile slicitate sirezultatele ce urmeazA a fi objinute in contextul desris in Caieul de sarcini si cu ipotezee si Tiscurile asociate intracét: Acceptabil/ | 1. abordarea nu include metodologii, metode si/sau instrumente testate,recunoscute sau cele SatisRicttor/ | mai noi tehnici, instramente sau metode recunoscute in domeniuldisciplina respectva Partial |2, abordarea propusi si metodologia prezentati aratt un nivel limitat de tnfelegere a relevant contextulu serviciilor gia specficului actviiilorsolictate prin Caietul de sarcini 3. abordarea propust i metodologia nu includ detalii privind modul tn care Ofertantul tsi Propune si objind rezulatele solicitate prin Caietul de sarcinit realizeze sctviiyle soliitate prin Ceietul de sarcini 1 punet Ofertantul are un nivel adecvat al infelegerii relatiei dintre obiectivele ce trebuie atinse - servicile solicitate si rezultatele ce urmeaza a fi obfinute in contextul descris in Caietul de sarcini $i cu ipotezele gi riscurle asociate intrucat: 1. abordarea se bazeaza partial pe metodologii, metode si/sau instrumentetestate, recunoscute Bine/ 2. abordarea propusé si metodologia prezentata arata un nivel corespunzator de infelegere a| 3 Adecvat contextului serviciilor si a specificului activtitilor solicitate prin Caietul de sareini, in| puncte corelatic cu activitatile aflate pe drumul critic, precum gi cu riscuile si ipotezele identificate 3. metodologia prezentati nu include modalitfi de imbundtifire a rezultatelor sau a activititilor si nu utilizeaza cele mai noi tehnici, instrumente sau metode recunoscute in domeniul/disciplina respectivs Ofertantul are o excelenta injelegere a relatci dintre obiectivele ce trebuie atinse - serviciile solicitae gi rezultatele ce urmeazi a fi obinute in contextul descris in Caietul de sarcini si cu ‘potezele gi riscurileasociate intrucat 1. abordarea propusd gi metodologia prezentaté pentru realzarea activtifilor din Caietul de sarcini este prezentata in detaliu si se bazeazA in mare mAsura pe o serie de metodolo ‘metode si/sau instrumente testate recunoscure 2. abordarea propust si metodologia prezentatd sunt adaptate la specificul Contractulu 3. aspectele importante sunt abordate intr-un mod inovator si eficient: Propunerea Tehnica detaliaza la capitolul Abordarea si metodotogia modalitati de imbundtitire a rezultatelor si a nivelului calitativ asociat prin utilizarea de modalitiji fective de realizare a actvitii pprofesionale gi cunostinfe/informayii de data recent in domeniu, Foarte bine/ Exceptional Paging 26 din 33 CAIET DE SARCINIDenumire subfactor de evaluare Pondere 2. Gradul de adecvare al planului de lucru propus - durata, succesiunea logici si cronologica a activitifilor, identificarea punctelor de reper (jaloanelor) si a drumul critic - pentru realizarea activititilor in cadrul Contractului pi raportare Ia metodologia prezentati 5% 5 puncte Calificativ Rafionament utilizat in evaluarea con{inutulul propunerilor tehnice Punetaj | Acceptabil/ Satisftcdtor/ Partial relevant Toate activitiile principale sunt incluse in calendarul activitiflor, dar acestea ni ‘sunt detaliae in subactivitayi, planul de Iucru neputénd fi utilizat asa cum este prezentat ca data de intrare in cadrul intdlnirilor de monitorizare a progresului fn cadrul Contractului 2. corelarea logica si cronologic& a activitajilor in planul de lucru este stabilitéintr-un mod foarte pufin adecvat prin raportare ta modalitates efectivé de realizare a activitai durata activititilor si perioadele de derulare a acestora sunt in mic& masura corespunzatoare complexitati activitatilor (modalitate de realizare, date de intrare, date de iesire) |. punctele de reper (jaloanele) sunt identificate, dar nu sunt relevante prin raportare Ja rezultatele si rapoartele solicitate prin Caietul de sarc de realizare a activitajilor i modalitatea efectiva . exist neconcordante minore intre calendarul activitifilor, punctele de reper/jaloane, drumul critic, rezultate activitatilor si metodologia propus

S-ar putea să vă placă și

• Curs Investiții Mail

  

  Document19 pagini

  Curs Investiții Mail

  Costel Pop

  100% (2)
• DUAE Semnat

  

  Document15 pagini

  DUAE Semnat

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• CAIET DE SARCINI Curs Instruire

  

  Document8 pagini

  CAIET DE SARCINI Curs Instruire

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• • Reviste
  • Podcast-uri
  • Partitură
• Cs+Draft Contract Si Lista Pers - Cu F de Decizie

  

  Document30 pagini

  Cs+Draft Contract Si Lista Pers - Cu F de Decizie

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Life Skills Oferta Curs Arhivar

  

  Document3 pagini

  Life Skills Oferta Curs Arhivar

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Fisa de Date Cloud Computing

  

  Document14 pagini

  Fisa de Date Cloud Computing

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• 8.1. Clarificare Din Oficiu

  

  Document4 pagini

  8.1. Clarificare Din Oficiu

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• 04.05. Caiet - de - Sarcini-Servicii - Coaching

  

  Document6 pagini

  04.05. Caiet - de - Sarcini-Servicii - Coaching

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Documentatie

  

  Document18 pagini

  Documentatie

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Metodologie Word

  

  Document97 pagini

  Metodologie Word

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Oferta Curs ARHIVAR

  

  Document2 pagini

  Oferta Curs ARHIVAR

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• 2020-12-28 Documentatie Workshop MISS

  

  Document23 pagini

  2020-12-28 Documentatie Workshop MISS

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Procedura Supravegehere Video Și Note Informare Slobozia

  

  Document19 pagini

  Procedura Supravegehere Video Și Note Informare Slobozia

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Caiet de Sarcini

  

  Document14 pagini

  Caiet de Sarcini

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Analiza Contrastiva

  

  Document2 pagini

  Analiza Contrastiva

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Anunt Consiliere Si Informare

  

  Document5 pagini

  Anunt Consiliere Si Informare

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• 12 Invitatie Si Documentatie de Atribuire

  

  Document29 pagini

  12 Invitatie Si Documentatie de Atribuire

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• PO 01 Ordinul de Serviciu

  

  Document7 pagini

  PO 01 Ordinul de Serviciu

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• 1.cerere de Oferta - Manager de Inovare

  

  Document14 pagini

  1.cerere de Oferta - Manager de Inovare

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• 1 Invitatie Participare Achizitie Curs Antreprenoriat

  

  Document9 pagini

  1 Invitatie Participare Achizitie Curs Antreprenoriat

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări
• Caiet Sarcini

  

  Document33 pagini

  Caiet Sarcini

  Costel Pop

  Încă nu există evaluări