Cum să câștigi o oră pe zi

Timpul nu se câștigă, el se negociază

Vaida Bogdan
 Am început să studiez managementul
timpului încă de pe băncile facultății
când viața mea încerca cu disperare să
se echilibreze între facultate, licență,
3 servicii (da, 3!), dansuri, 2-3 proiecte
și niciun weekend fără să ies în club, la
teatru sau la karaoke!

Timpul nu se câștigă, el se negociază Crezi că poți înnebuni gândindu-te numai la câte lucruri făceam? Și eu
credeam asta... și stresul creștea ...

Am încercat diverse soluții, să mă organizez mai bine, să fac un lucru odată și

bine, să reprioritizez blabla...

Până când am avut o revelație

Încercam să îmi fac rost de cât mai mult timp, să îngrămădesc cât mai multe
lucruri în viața mea, să mă complic cât mai mult ... în loc de a-mi defini ce e
cu adevărat important pentru mine.

Am luat inițiativa și am transformat una din cele mai importante surse de

stres ale omului într-un avantaj.

Acum vă voi învăța și pe voi cum să

vă rezolvați această problemă, să
învingeți războiul cu timpul!

1
 În trainingurile de management al
timpului pe care le-am ținut am
descoperit că lumea nu aplică sisteme
complexe, nu se ține de tehnicile citite
pe bloguri; oamenilor le trebuie
lucruri concrete, simple și practice.
Așa că am să-ți propun următoarele tehnici:

Inițiativa curentă Cum ajungem în mediul de lucru avem tendința de a lucra la cel mai
important proiect al nostru: facebookul! Pe urmă continuăm cu a doua
prioritate ... mailul!

O oră mai târziu, din vinovăție, începem să lucrăm la sarcinile cele mai simple
amânând treburile importante.

Problema În cea mai clară parte a zilei noi pierdem vremea ... sau ... lucrăm la cele mai
simple sarcini posibile.

După prânz, când corpul nostru cere un pui de somn, când nu mai avem
chef de lucru și stăm cu ochii pe ora de plecare ne apucăm de proiectele mai
grele.

Soluția În prima parte a zilei, înainte să faci orice altceva, lucrează la cel mai important
proiect al tău! E probabil proiectul care știi că nu-l vei termina într-o zi, cel pe
care te gândești să-l amâni!
NU
• mail
• facebook
• proiect 1
Setează-ți un timp fix (o oră) la care să lucrezi la el concentrat.
DA
Lucrează, iar după ce termini poți să-ți verifici mailul și să pierzi vremea ca de
• Inițiativa curentă: proiect 1 obicei.
• mail
• facebook

Beneficiile Dintr-o dată vei realiza cum nu mai lucrezi din vinovăție ci “pe merit”, pentru
că ai început ziua lucrând la ceva important.

Încetul cu încetul muști din proiectul imposibil și deja începi să realizezi că

mai ai puțin și-l termini.

2
Lasă pe mâine ce poți face azi Înainte să intru în domeniul acesta aveam o viață stresantă: aveam 3 joburi,
învățam dansuri și multe alte proiecte în care m-am băgat și pe care nu
vroiam să le las.

După o zi de lucru, veneam rupt acasă ... și primul lucru care-l făceam după
ce intram pe ușă era să verific lista, dacă mai trebuie sa fac ceva ... și da, mai
trebuia să fac!

Problema O zi clasică de lucru e:

1. Lucrezi la ceva important

2. îți vine un mail la care trebuie să răspunzi
3. Lași ce aveai de lucru, răspunzi la mail, te reapuci de lucru
4. Ești sunat
5. Îți mai vin două lucruri de făcut

Nu-i de mirare că nu lucrezi nimic.

După ce scapi de la job simți mirosul
de neuroni prăjiți.
Chiar și atunci când folosești o listă, pentru fiecare lucru care-l tai îți mai vin 3
lucruri de făcut și dacă te gândești bine ... când ai terminat ultima oară o listă
cu toate sarcinile zilei?

Soluția Am pierdut un lucru în acest domeniu al comunicării rapide ... semnul de NU

DERANJA!

Acum nu mai avem această armă la îndemână așa că trebuie să ne adaptăm.

Mark Forster a venit prima oară cu conceptul, în cartea lui denumită Do It

Tomorrow. Îl explic în 3 pași:

1. Toate sarcinile care-ți vin azi la lucru le notezi pe o listă

2. Lista aceasta o vei lucra MÂINE!
3. Azi lucrezi la lista de ieri

Practic îți amâni toate lucrurile “urgente”, care te-ar întrerupte în mod normal,
cu o zi. Acest lucru îți oferă posibilitatea să le organizezi și să le faci când
decizi tu, nu în prima secundă în care ți-au apărut în fața.

Această tehnică îți permite să preiei controlul sarcinilor urgente din viața ta.

Beneficiile Care sunt avantajele acestui sistem:

• scapi de stres: când ai terminat lista, ei bine AI TERMINAT-O!
• scapi rapid de întreruperi și reușești să-ți faci treaba (când ești întrerupt
îți notezi ce ți-a venit de făcut pentru mâine și continui lucrul)
• în fiecare zi ai o vedere clară asupra a ce trebuie să faci
• sentimentul de la sfârșitul zilei, că ți-ai termiant sarcinile și ai TIMP LIBER
te motivează să mergi cât mai departe!

3
Împarte proiectele mari în sarcini mici
Îmi amintesc ultimele luni înainte să-
mi termin masteratul. Aveam de scris
lucrarea de dizertație și, ca orice stu-
dent organizat, îmi notam în lista de
sarcini “scrie dizertația”.
Ce crezi că s-a întâmplat în ziua următoare?
Am lăsat sarcina asta ultima din listă și m-am trezit că nu mai aveam timp!

Și asta a continuat zile, săptămâni și luni, ca să mă trezesc cu deadlineul

într-o lună și o profesoară nervoasă că a fost amânată.

Problema Creierul nostru nu poate executa lucruri abstracte.

Când ne propunem să lucrăm la o sarcină care nu o putem atinge sau mișca

avem impresia că ne este peste puteri.

Soluția Care din următoarele sarcini ți se pare mai ușoară de făcut:

a) ziua Andreei
sau
b) o sun pe Andreea să o felicit de ziua ei

a) scrie dizertația
sau
b) scrie cuprinsul dizertației

a) începe o afacere
sau
b) fă un brainstorming legat de modul în care ți-ai putea începe afacerea

Sparge proiectele mari în sarcini care le poți face în maxim o oră.

NU
Tuesday 17/5 Tuesday 18/5 Tuesday 19/5
construirea unei afaceri construirea unei afaceri construirea unei afaceri
DA
Tuesday 17/5 Tuesday 18/5 Tuesday 19/5
revizuirea planului construirea website-ului scriu primul articol

Beneficiile Dacă scrii ceva vag în listă nu vei fi motivat să te apuci de lucru pentru că vei
avea senzația că nu poți termina acel proiect.

Compară asta cu a avea ceva concret și rapid de făcut, oare nu vei aborda
proiectul gata de acțiune?

4
Lucrează în funcție de context
Problema
Lista neorganizată
fac teste pentru program
îl sun pe Gigi pentru poze
depun bani salar în cont
scriu document pentru firmă
duc gunoiul
ședință cu șeful
Soluția
Listă organizata pe contexte
fac teste pentru program
scriu document pentru firmă
ședință cu șeful
depun bani salar în cont
îl sun pe Gigi pentru poze
duc gunoiul
Beneficiile
5
Unul din principalii factori de stres
ai oamenilor organizați este lista de
sarcini. Da, m-ai auzit bine, lista care
ar trebui să te ajute la organizare îți
provoacă stres.
De ce?
Uită-te la lista din stânga. De câte ori treci prin ea te uiți la fiecare sarcină
pe rând. La fiecare sarcină iei o decizie: lucrezi la ea sau o lași pe mai incolo.
Parcurgi lista până când termini toate sarcinile și o iei de la capat.
Rezultatul?
Parcurgi o sarcină de mai multe ori până sâ o realizezi.
De fiecare dată când o parcurgi ieși din starea de concentrare și faci o
alegere.
Pentru a ajunge din nou în acea stare îți irosești energie și timp, energie care
se irosește în mod repetat la fiecare sarcină.
Te-ar ajuta dacă ai parcurge lista o singura dată, fără să treci prin fiecare
sarcină de 20 de ori?
Dar cum să faci asta când ai o mulțime de sarcini care nu se pot face în locul
în care ești sau cu uneltele care le ai?
Organizează-ți lista în funcție de context.
Împarte lista în mai multe părți, în funcție de uneltele care le ai la dispoziție.
@servici (toate sarcinile care le pot face la lucru)
@drum (sarcini de făcut pe drum: cumpărături, etc)
@acasă (sarcini private sau de făcut acasă)
Iar lista pe foaie ar arăta așa:
@servici
• fac testele pentru program
• scriu documentul pentru firmă
• vorbesc cu șeful de proiect
@drum
• depun bani salar în cont
@acasă
• îl sun pe Gigi pentru pozele de la chef
• duc gunoiul
Acum, când trebuie să parcurgi lista, nu te mai uiți prin toate sarcinile ci doar
la sarcinile din contextul tău, cele pe care poți să le indeplinești acum!
• nu mai pierzi timp reiterând prin sarcini
• nu mai ieși din starea ta de concentrare, iei următoarea sarcină la rând și o faci
• lucrezi eficient, nu sari peste lucrurile importante notate
• ai o viziune clară, la ce trebuie să faci și când trebuie să faci acel lucru
Matricea Eisenhower - stabilește
ceea ce e cu adevărat important Vreau să-mi răspunzi la 3 întrebări:

Consideri că ai prea mult de lucru și

prea puțin timp pentru a lucra?
Lucrezi din urgență în urgență și nu
mai deții controlul?
Țelurile tale sunt amânate datorită
urgențelor care trebuie rezolvate ACUM?
Ei bine ești perfect sănătos ... și totodată perfect dezorganizat

Problema Lucrăm lucrăm lucrăm.

În fiecare zi lucrăm, ne adâncim în lucrurile care le facem, ne vin alte sarcini

noi și ne trezim la sfârșitul zilei că, de fapt, nu am făcut nimic important
pentru noi ... nu de alta dar nu am avut timp

Matricea Eisenhower Matricea din stânga se spune că a fost folosită de președintele Statelor Unite,
1. Urgent și important 2. Important și nu urgent
Dwight D. Eisenhower care avea și un citat legat de ea: “Ceea ce e important
e rar urgent iar ceea ce e urgent e rar important!”.
urgențe / crize țeluri / vise
Practic e un tabel împărțit în 4 cadrane.
reacții construire de relații
probleme presante planificare Cadranul 1 este cadranul stresului sau “lupta cu focul”, ca să zic așa; orice
deadlineuri pregătiri și preveniri sarcină care ajunge acolo trebuie făcută imediat
3. Urgent și neimportant 4. Nici urgent nici important Cadranul 2 este cadranul valorilor, locul în care gândim strategic, unde ne
întreruperi alte telefoane proiectăm țelurile și ne setăm visurile
rapoarte jocuri Cadranul 3, cadranul amăgirii, avem tot ce e urgent pentru alții, urgență care
întâlniri neimportante mail irelevant ni se transmite când ne cer să facem treburi, când ne întrerup
mail, telefoane relaxare Cadranul 4, cadranul regretelor, locul unde nu avem ce căuta, pierderea de
timp

1. Urgent și important 2. Important și nu urgent O zi normală de muncă la noi constă în a lucra în cadranul 1, la sarcinile urgente
urgențe / crize țeluri / vise
și important și pe urmă în cadranul 3 la sarcinile urgente și neimportante.
Ca rezultat, proiectele importante pentru noi, țelurile și visurile noastre sunt
reacții construire de relații
permanent amânate.
probleme presante planificare
Simptom
deadlineuri Leacul!
pregătiri și preveniri
Efectul?
3. Urgent și neimportant 4. Nici urgent nici important

întreruperi alte telefoane

Datorită perseverenței în cadranele de jos câteva din sarcinile cadranului 2
rapoarte jocuri
ne ajung în 1 (trebuie să le facem urgent; dacă nu, avem impresia că suntem
întâlniri neimportante mail irelevant sufocați).
mail, telefoane Cauză relaxare
Efectul este lucrul într-un continuu stres, lucru care nu duce către nimic din ce
ne-am plănuit.

De un singur lucru ai nevoie ca să ieși din aceasta stare și să preiei controlul.

6
Soluția
Să te concentrezi pe sarcinile din
cadranul 2.

Cum o faci?

1. Urgent și important 2. Important și nu urgent • te folosești de Inițiativa Curentă pentru a începe ziua lucrând la cea mai
urgențe / crize țeluri / vise importantă/grea sarcină din cadranul 2
reacții
DA
construire de relații
• spargi proiectele grele din cadranul 2 în sarcini realizabile
• delegi sarcinile din cadranul 3 sau utilizezi tehnica Lasă pe mâine ce poți
probleme presante planificare
face azi
Simptom
deadlineuri Leacul!
pregătiri și preveniri • ignori (ștergi) sarcinile din cadranul 4
3. Urgent și neimportant 4. Nici urgent nici important

întreruperi alte telefoane

NU
rapoarte jocuri
întâlniri neimportante mail irelevant
mail, telefoane Cauză relaxare

Beneficiile În momentul în care îți tratezi toate sarcinile zilnice conștient de prioritatea
lor ajungi să nu mai lucrezi la ceea ce nu e important pentru tine.

Ca rezultat, dedici mai mult timp cadranului 2, direcției tale în viață, visurilor
și proiectelor tale.

Eliminând sarcinile neimportante ajungi să ai o zi mai liniștită în care ai reali-

zat mai mult din ce ți-ai propus.

7
Timpul de lucru e acum
Nu-ți cer să folosești 60 de zile aceste
tehnici, poate nu vrei, poate nu crezi că
funcționează, ce-ți cer în schimb este să
alegi o singură tehnică, azi, pe care să o
încerci! Imaginează-ți cum te vei simți
după ce vei vedea primele rezultate!
Referințe Am să vă dau câteva adrese web care prezintă diverse tehnici de
Time Management.

Introducere în domeniu Pagina wikipedia care introduce domeniul.

Getting things done Introducere într-un sistem mai strict dar eficient pentru a duce la bun sfârșit
sarcinile.

Superfocus Un sistem intuitiv de organizare.

Toodledo Un sistem online pentru managementul sarcinilor (îl folosesc personal).

Vă mai recomand câteva cărți din

domeniu:

Getting Things Done - David Allen Avantaje

Este o variantă tehnică de time management, foarte utilă când aveți extrem
de multe sarcini (200+). Vă invață bazele dar acoperă și problemele mai
complexe care pot apărea.

Dezavantaje
Tehnica de lucru este utilă pentru sarcini multe (un șef de departament cu
mai multe proiecte în paralel), încercați înainte alte metode.

Do It Tomorrow - Mark Forster Avantaje

Tehnicile sunt simple și foarte eficiente. Merge pe ideea simplității nu pe
tehnicalitate.

Dezavantaje
Rezolvă un număr limitat de probleme. (Vă recomand să citiți Getting Things
Done înainte). Dați click aici pentru un rezumat al metodei.

The Seven Habits of Highly Effective Avantaje

People - Stephen R. Covey Se axează pe contextul general al lucrurilor. Oferă sfaturi excelente în
managementul vieții.

Dezavantaje
Nu are o metodă specifică modernă de rezolvare a sarcinilor.