Tehnologia Aplicaţiilor Office

Formatarea condiţională

Formatarea condiţională permite aplicarea unor efecte de formatare asupra unor celule sau câmpuri
dintr-un registru de lucru pe baza unor condiţii. În mod practic, formatarea condiţională implică
definirea unor reguli ce vor fi aplicate unei celule sau unei plaje de celule. În cazul în care condiţia
este adevărată, zona de celule este formatată pe baza acelei restricţii definite; altfel rămâne
formatarea iniţială. Caracteristica acestui tip de formatare constă în faptul că, în cazul în care
valoarea dintr-o celulă se modifică, automat se modifică şi formatul celulei respective, în funcţie
de condiţia definită. Modificarea formatului permite utilizatorului sesizarea vizuală asupra
conţinutului celulei respective. În acelaşi timp, formatarea condiţională reprezintă o tehnică
utilizată frecvent pentru identificarea erorilor de introducere a datelor şi a valorilor neobişnuite.

Dacă în versiunile anterioare (Excel 97-2003) formatarea condiţională permitea definirea a

maximum trei reguli, Excel 2007, 2010, 2013 și 2016 oferă utilizatorilor facilităţi suplimentare de
formatare condiţională (numărul de condiţii ce pot fi impuse la o formatare condiţională nu mai
este restricţionat decât de memoria disponibilă a calculatorului pe care se lucrează).

Aplicarea formatării condiţionale presupune selecţia plajei de celule pentru care se doreşte a se
aplica formatarea condiţională şi din tab-ul Home, grupul Styles se alege una dintre opţiunile
disponibile în cadrul comenzii Conditional Formatting. Se pot utiliza reguli predefinite oferite
de Excel sau reguli definite de către utilizatori.
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

Obs: Exemplificarea se va realiza pe Baza de date “Asigurări” (plaja de celule A5:G30) care
gestionează activitatea mai multor societăţi de asigurare:

Excel 2013/2016 oferă o gamă diversificată de reguli de formatare predefinite precum:

Highlight Cells Rules – include exemple de reguli ce oferă formatarea în culori diferite
a celulelor atunci când acestea conţin date numerice care sunt egale (Equal To..), superioare
(Greater Than...) sau inferioare (Less Than...) unei valori de comparare, date care sunt
cuprinse între două borne valorice (Between..), atunci când conţin anumite şiruri de
caractere (Text that Contains...), diferite date calendaristice (A Date Occurring..), elemente
unice sau duplicat (Duplicate Values..).

Exemple:
1. Să se afişeze pe fundal roşu toate sumele asigurate cu valori mai mari
de 50000.
Tehnologia Aplicaţiilor Office
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

2. Să se formateze pe fundal galben datele corespunzătoare asigurărilor

încheiate în ultimele 7 zile.
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

Top/Bottom Rules - include reguli ce oferă formatări în culori diferite a celulor selectate
atunci când conţinutul acestora este în primele “n” valori (Top 10 Items..), ultimele “n”
valori (Bottom 10 Items), primele “n %” valori (Top 10%), ultimele n% (Bottom 10%),
peste media valorică (Above Average), sub media valorică (Below Average).

Exemple:
3. Să se formateze pe fundal gri primele 5 valori aferente coloanei Suma
asigurată.
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

4. Să se formateze cu font roşu valorile aferente coloanei Suma

asigurată care sunt mai mari decat media tuturor sumelor asigurate.
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

Data Bars – opţiunea relevă din punct de vedere grafic diferenţele valorice existente între
datele numerice conţinute de un câmp al foii de calcul curente, barele specifice acestei
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

facilităţi de formatare grafică putând fi uşor asimilate unor histograme dispuse orizontal.
Lungimea barelor diferă în raport cu mărimea valorică a sumelor din domeniul respectiv,
aceste diferenţe fiind mai evidente în măsura în care se optează pentru redimensionarea
coloanelor ce conţin aceste valori în sensul măririi lăţimii acestora.

Exemplu:
5. Să se formateze printr-un set de bare de culoare albastră valorile
aferente coloanei Suma asigurată.
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

Colors Scales – permite aplicarea unor culori de fundal folosind nuanţe diferite sau diverse
culori în funcţie de mărimea valorică a celulelor aferente câmpului pentru care se doreşte
formatarea condiţională. Nuanţele respective sunt mai pronunţate pentru valorile mici şi din ce
în ce mai pale pentru valori mari ale câmpului.

Exemplu:
6. Să se formateze pe o scală graduală în 2 culori valorile coloanei Suma
asigurată (de la portocaliu intens pentru valorile cele mai mici către
galben care reprezintă valorile cele mai mari).
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

Icon Sets – permite aplicarea unui set de pictograme prestabilite celulelor selectate,
proporţional cu valorile acestora.

Exemplu:
7. Să se formateze printr-o pictogramă predefinită sumele asigurate cu
valori mai mari de 120 000.

În această situaţie formatarea condiţională se va realiza în mai multe etape:

se selectează plaja de celule de

formatat (valorile coloanei Suma
asigurată - domeniul F6:F30) şi
din tab-ul Home, grupul Styles se
apelează comanda Conditional
Formatting - Icon Sets.

 pe domeniul selectat din tab-ul Home – Conditional Formatting se alege

opțiunea Manage Rules – Edit Rule
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

din setul de reguli predefinite se alege ooțiunea Format on cells based on their values şi se
realizează următoarele setări:

Modificarea unei reguli de formatare predefinite

Rezultatul final al formatării condiţionale se poate observa în figura următoare:

 Tehnologia Aplicaţiilor Office

New Rule – permite definirea unei reguli noi de formatare, bazată pe formule logice.
Clear Rules – asigură ştergerea regulilor de formatare condiţională.
Manage Rules – activează caseta de dialog Conditional formatting rules manager în
care utilizatorul poate defini noi reguli, modifica regulile existente sau şterge reguli de
formatare.

Atunci când utilizatorul îşi defineste propria regulă de formatare se va alege comanda New Rule
se deschide fereasta New Formatting Rule și se va selecta un tip de regulă din lista predefinită:
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

Format all cells based on their values – se utilizează acest tip de regulă atunci când
se doreşte a fi scoase în evidenţă valori prin bare grafice, scale de culori, seturi de
pictograme.
Format only cells that contain: se utilizează acest tip de regulă atunci când se
urmăreşte definirea unor reguli bazate pe comparatii matematice, reguli bazate pe text, date
calendaristice, erori etc. Această regulă este similară cu formatarea condiţională din
versiunile anterioare Excel.
Format only top or bottom ranked values: se utilizează această regulă când se
doreşte evidenţierea primelor “n” valori, a ultimelor “n” valori, primele n%, etc.
Format only values that are above or below average : se utilizează acest tip de
regulă când se doresc a fi identificate celule cu valori peste media sau sub media întregii
selecţii.
Format only unique or duplicate values: se utilizează atunci când se urmăreşte
identificarea celulele cu valori unice sau duplicat dintr-un domeniu specificat.
Use a formula to determine which cells to format: se utilizează pentru definirea
unor reguli de formatare bazate pe formule şi funcţii predefinite.

Exemplu:
Să se formateze condiţional pe fundal verde numele asiguraţilor cu sumele
asigurate minime şi pe fundal galben numele asiguraţilor cu sumele asigurate
maxime.
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

Etape:
 se selectează domeniul care conține numele și prenumele asiguraților (C6:C30)
 se defineşte o regulă nouă New Rule - Use a formula to determine which cells to format
 se introduce formula şi se setează atributele de formatare - butonul Format (fundal verde).

Definirea unei reguli de formatare prin formulă

 pe același domeniu selectat anterior (C6:C30) se defineşte o regulă nouă pentru formatarea
asiguraților cu sumele asigurate maxime (fundal galben).
 Tehnologia Aplicaţiilor Office

Rezultatul final al formatării condiționale se poate observa în figura următoare:

Observație:
 Copierea atributelor de formatare se poate realiza prin intermediul butonului Format
Painter sau prin setul de comenzi Paste Special –Formats.