FORMATAREA CONDIIONAL

Formatarea condiional permite aplicarea unor efecte de formatare asupra unor celule sau cmpuri dintr-un registru de lucru pe baza unor condiii. n mod practic, formatarea condiional implic definirea unor reguli ce vor fi aplicate unei celule sau unei plaje de celule. n cazul n care condiia este adevrat, zona de celule este formatat pe baza acelei restricii defini te; altfel rmne formatarea iniial. Caracteristica acestui tip de formatare const n faptul c, n cazul n care valoarea dintr-o celul se modific, automat se modific i formatul celulei respective, n funcie de condiia definit. Modificarea formatului permite utilizatorului sesizarea vizual asupra coninutului celulei respective. n acelai timp, formatarea condiional reprezint o tehnic utilizat frecvent pentru identificarea erorilor de introducere a datelor i a valorilor neobinuite. Dac n versiunile anterioare (Excel 97-2003) formatarea condiional permitea definirea a maximum trei reguli, Excel 2007 i 2010 ofer utilizatorilor faciliti suplimentare de formatare condiional (numrul de condiii ce pot fi impuse la o formatare condiional nu mai este restricionat dect de memoria disponibil a calculatorului pe care se lucreaz). Aplicarea formatrii condiionale presupune selecia plajei de celule pentru care se dorete a se aplica formatarea condiional i din meniul Home grupul de butoane Styles se alege opiunea Conditional Formatting i una din regulile predefinite oferite de Excel sau o regul definit de utilizator (New Rule, Manage Rules). Obs: Exemplificarea se va realiza pe baza de date Asigurati (definit pe domeniul A1:G26) care gestioneaz activitatea mai multor societi de asigurare:

Excel 2010 ofer o gam diversificat de reguli predefinite de formatare precum:

Highlight Cells Rules include exemple de reguli ce ofer formatarea n culori

diferite a celulelor atunci cnd celulele conin: date numerice care sunt egale (Equal To..) unei valori de comparare date numerice superioare (Greater Than...) sau inferioare (Less Than...) unei valori de comparare date numerice care sunt cuprinse ntre dou borne valorice (Between..) anumite iruri de caractere (Text that Contains...) diferite date calendaristice (A Date Occurring..) elemente unice sau duplicat (Duplicate Values..).

Exemple:

1. S se afieze pe fundal rou cu font aldin toate sumele asigurate cu valori mai mari de 50.000 RON.

2. S se formateze pe fundal galben datele corespunztoare asigurrilor ncheiate n ultimele 7 zile.

Top/Bottom Rules - include reguli ce ofer formatri n culori diferite a celulor

selectate atunci cnd coninutul acestora este n primele n valori (Top 10 Items..), ultimele n valori (Bottom 10 Items), primele n % valori (Top 10%), ultimele n% (Bottom 10%), peste media valoric (Above Average), sub media valoric (Below Average).

Exemple:

S se formateze pe fundal gri primele 5 valori aferente coloanei Suma asigurat.

 S se formateze pe fundal galben, font rosu valorile aferente coloanei Suma asigurat care sunt mai mari decat media tuturor sumelor asigurate.

Data Bars opiunea relev din punct de vedere grafic diferenele valorice existente
ntre datele numerice coninute de un cmp al foii de calcul curente, barele specifice acestei faciliti de formatare grafic putnd fi uor asimilate unor histograme dispuse orizontal. Lungimea barelor difer n raport cu mrimea valoric a sumelor din domeniul respectiv, aceste diferene fiind mai evidente n msura n care se opteaz pentru redimensionarea coloanelor ce conin aceste valori n sensul mririi limii acestora.

Exemplu:

S se formateze printr-un set de bare de culoare albastr valorile aferente coloanei Suma asigurat.

 Colors Scales permite aplicarea unor culori de fundal folosind nuane diferite sau
diverse culori n funcie de mrimea valoric a celulelor aferente cmpului pentru care se dorete formatarea condiional. Nuanele respective sunt mai pronunate pentru valorile mici i din ce n ce mai pale pentru valori mari ale cmpului. Exemplu:

S se formateze pe o scal gradual n 2 culori valorile coloanei Suma asigurat (de la verde intens pentru valorile cele mai mici ctre galben care reprezint valorile cele mai mari).

Icon Sets permite aplicarea unui set de pictograme prestabilite celulelor selectate,
proporional cu valorile acestora.

Exemplu:

S se formateze printr-o pictogram predefinit sumele asigurate cu valori mai mari de 120.000 RON.
Se selecteaz plaja de celule de formatat (valorile coloanei Suma asigurat - domeniul F2:F26) i din meniul Home-Style se apeleaz comanda Conditional Formatting - Icon Sets optiunea More Rules

Sau Pe domeniul selectat (F2:F26) din meniul Home-Style se alege comanda Conditional Formatting si se selecteaza una din pictogramele predefinite

Ulterior prin optiunea Manage Rules, din meniul Home-Styles-Conditional Formatting i se activeaz butonul Edit Rules.

Se deschide fereastra Edit Formatting Rules.

Se alege prima opiune din setul de reguli predefinite Format on cells based on their values, i la descrierea regulii se realizeaz urmtoarele setri: - Se modifica tipul de data in Number in loc de Percent - Se modifica valoarea la 120.000 RON si se pastreaza pictograma sau se poate schimba prin apasarea pe sageasta alaturata - Pentru restul de valori < 120.000 RON nu se va afisa nicio pictograma prin selectarea optiunii No Cell Icon

Observatie: daca se doreste afisarea doar a pictogramei (fara valoare numerica) se bifeaza optiuna Show Icon Only

Rezultatul formatrii condiionale se poate observa n figura urmtoare:

New Rule permite definirea unei reguli noi de formatare, bazat pe formule logice. Clear Rules asigur tergerea regulilor de formatare condiional dintr-o anumita
celula sau din intreaga foaie de lucru. Manage Rules activeaz caseta de dialog Conditional formatting rules manager n care utilizatorul poate defini noi reguli, modifica regulile existente sau terge reguli de formatare.

Atunci cnd utilizatorul i defineste propria regul de formatare se va alege comanda New Rule din meniul Home-Styles-Conditional Formating. In fereasta New Formatting Rule, utilizatorul va selecta un tip de regul din lista predefinit:

Format all cells based on their values se utilizeaz acest tip de regul atunci cnd se dorete a fi scoase n eviden valori prin bare grafice, scale de culori, seturi de pictograme. Format only cells that contain: se utilizeaz acest tip de regul atunci cnd se urmrete definirea unor reguli bazate pe comparatii matematice, reguli bazate pe text, date calendaristice, erori etc. Aceast regul este similar cu formatarea condiional din versiunile anterioare Excel. Format only top or bottom ranked values: se utilizeaz aceast regul cnd se dorete evidenierea primelor n valori, a ultimelor n valori, primele n%, etc. Format only values that are above or below average: se utilizeaz acest tip de regul cnd se doresc a fi identificate celule cu valori peste media sau sub media ntregii selecii. Format only unique or duplicate values: se utilizeaz atunci cnd se urmrete identificarea celulele cu valori unice sau duplicat dintr-un domeniu specificat. Use a formula to determine which cells to format: se utilizeaz pentru definirea unor reguli de formatare bazate pe formule i funcii predefinite.

Exemple: 1. S se formateze condiional pe fundal portocaliu valoarea minima a sumelor asigurate si pe fundal albastru valoarea maxima a sumelor asigurate.
Etape: Se selecteaza plaja de celule de formatat (domeniul F2:F26) i din meniul Home-Style se apeleaz comanda Conditional formatting, cu definirea unei noi reguli New Rule Format only cells that contain. n mod practic, definirea primei reguli care va formata suma asigurata minima se va realiza astfel:

Similar se definete a doua regul pentru valoarea asigurata maxima:

2. S se formateze condiional pe fundal verde numele asigurailor cu sumele asigurate minime i pe fundal galben numele asigurailor cu sumele asigurate maxime.
Etapele formatrii condiionale: Formatarea numelor asiurailor cu sumele asigurate minime.

Se selecteaz prima celul aferent numelui primului asigurat (C2) i se definete o regul nou New Rule, din meniul Home-Style- Conditional Formatting. Se alege ca tip de regul Use a formula to determine which cells to format, se definete formula i se alege culoarea de formatare (Format):

Definirea unei reguli de formatare prin formule

Se copiaz formatarea acestei celule i n celelalte celule aferente coloanei Nume si prenume asigurat prin Copy Paste Special Formats sau prin butonul Format Painter Observatie: Se poate selecta de la inceput intreaga plaja de formatare Nume si prenume asigurat (C2:C26) si atunci nu mai este nevoie sa se copieze formatarea prin butonul Format Painter. La introducerea formulelor celula F2 va fi una relativa. La selectia initiala in caseta de formula apare ca celula absoluta si se transforma in celula relativa prin apasarea succesiva a tastei F4.

Similar se procedeaz pentru formatarea numelor asigurailor cu sumele asigurate maxime prin modificarea formulei i a culorii de formatare.

Rezultatul formatrii se poate observa n figura urmtoare: