CAPITOLUL

5 DOCUMENTAREA OPERATIUNILOR ECONOMICE

5.1 DOCUMENTELE DE EVIDENTA

5.1.1 DOCUMENTELE

Pentru realizarea obiectivelor de urmărire, control şi înregistrare a situaţiei

economice - financiare, precum şi a activităţii entităţii contabilitatea foloseşte un procedeu
specific, care prevede că orice fapt economic, înainte de a fi înregistrată în contabilitate,
trebuie să fie consemnată în documente (acte scrise) special concepute. Deci, orice
operaţie economică, pentru a fi înregistrată în sistemul de evidenţă contabilă, este necesar
să fie consemnată într-un document întocmit la locul şi momentul producerii ei.
În calitate de procedeu al metodei contabilităţii documentarea - realizează
urmărirea şi reflectarea totală şi permanentă a operaţiunilor economice în documente cu
scopul obţinerii datelor necesare pentru ţinerea contabilităţii curente şi exercitarea
controlului asupra acestora.
Descrierea operaţiunii economice nu este altceva decât comunicarea
informaţională despre aceasta. Fiecare comunicare presupune o anumită cantitate de
informaţie. Insă pentru procesul de gestiune o importanţă primordială are nu numărul de
semne în comunicare, ci semnificaţia şi utilitatea acestora. În acest caz cantitatea de
informaţii relevante în comunicare se determină ca majorarea probabilităţii atingerii acestui
scop la realizarea informaţiei prezentate. Cu cât comunicarea permite să se realizeze mai
mult scopul trasat, cu atât informaţia conţinută în aceasta este mai valoroasă.
Fiecare operaţiune economică este perfectată printr-un document corespunzător
care serveşte drept bază pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate şi, prin urmare,
îndeplineşte rolul de impuls care confirmă începutul informaţiei contabile. Pentru contabil
trebuie să devină regulă maxima „nu există document - nu există înregistrare".
Documentele constituie suportul material principal al datelor privitoare la operatii
economice cu ajutorul carora se realizeaza:
- consemnarea informatiilor
- culegerea datelor
- prelucrarea datelor sau a informatiilor
- circulatia datelor
- sintetizarea informatiilor contabile
- pastrarea (arhivarea) datelor

Cuvântul „document" (din limba latină documentam) înseamnă certificat, dovadă. Potrivit
art. 6 al Legii contabilităţii (Legea 82/1991) documentul primar reprezintă confirmarea
documentară (pe suport de hârtie sau în formă electronică) care justifică efectuarea
operaţiunii economice, acordă dreptul de a o efectua sau certifică producerea unui
eveniment. De asemenea Legea stabileşte şi modul de întocmire şi reflectare în
contabilitate, de primire şi de păstrare a documentelor primare.
 5.1.2 STRUCTURA DOCUMENTELOR

Conţinutul documentelor contabile variază în funcţie de caracterul operaţiilor

consemnate, concretizat în anumite elemente obligatorii, care trebuie să asigure
reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se întocmesc. Dintre
aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente economice, iar
altele sunt specifice anumitor documente.
Elementele comune se referă la:
 denumirea documentului;
 denumirea unităţii emitente şi adresa sau compartimentul şi sectorul, după
caz, care a întocmit documentul;
 numărul şi data documentului;
 părţile participante la efectuarea operaţiei economice consemnată în
document;
 conţinutul operaţiei economice reflectată în document şi justificarea
efectuării ei;
 datele cantitative şi/sau valorice aferente operaţiei economice efectuate;
 semnăturile persoanelor participante la efectuarea operaţiilor economice
consemnate în document, a celor care au întocmit şi a persoanelor care
răspund pentru executarea, conţinutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea
şi realitatea operaţiei economice respective;
 alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în
documentele justificative.

Elementele specifice, diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură detalierea

operaţiei consemnate ele având un rol completativ. De exemplu, factura conţine elemente
specifice referitoare la comandă, contract, aviz de însoţire, document de transport,
conturile de la băncile părţilor etc.
Documentul se caracterizează nu numai prin totalitatea elementelor, ci şi prin
fiecare din acestea separat, adică caracteristica fiecărui element distinct este în acelaşi
timp şi caracteristica documentului primar, în care acesta se conţine.
În funcţie de natura operaţiunii economice şi destinaţia documentelor, elementele
acestora pot să difere, însă unele elemente sunt obligatorii. Astfel, art.19 al Legii
contabilităţii prevede că, documentele primare întocmite vor conţine următoarele elemente
obligatorii:
 denumirea şi numărul documentului;
 data întocmirii documentului;

 denumirea, adresa, codul fiscal al entităţii în numele căreia este întocmit

documentul;
 denumirea, adresa, codul fiscal al destinatarului documentului, iar pentru
persoanele fizice - codul personal;
  conţinutul faptelor economice;
 etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice;
 funcţia, numele, prenumele şi semnătura, inclusiv digitală, a persoanelor
responsabile de efectuarea şi înregistrarea faptelor economice.

Denumirea documentului (de exemplu, dispoziţie de casă, ordin de plată,

factura etc.) îi atribuie acestuia o forţă probantă şi indică caracterul operaţiunii economice
reflectate.
Data întocmirii documentului are o însemnătate de control şi informaţională,
întrucât operaţiunile numeroase care sunt omogene după conţinut şi sens se repetă.
Pentru prevenirea utilizării repetate a documentelor acestea trebuie delimitate în timp.
Denumirea entităţii şi locul întocmirii documentului au o importanţă
informaţională pentru documentele contabile expediate (transmise) altui agent economic.
Acest element asigură justificarea documentelor interne. De exemplu, la livrarea
produselor finite de la depozitul entităţii „Progres”, elementul specificat permite reflectarea
în contabilitate a creanţelor pe termen scurt apărute la entitatea în cauză.
Conţinutul faptelor economice permite a determina corect conturile contabile
în care trebuie să fie reflectate datele corespunzătoare.
Expresia valorică şi cantitativă a operaţiunii economice se reflectă conform
principiului de înregistrare a datelor exprimate în indici şi indicatori care diferenţiază acest
fapt şi obţinute prin intermediul urmăririi (controlului).
Funcţia şi numele persoanelor responsabile de executarea operaţiunii
economice respective reprezintă informaţia privind persoanele fizice care au contribuit la
efectuarea operaţiunii, determină răspunderea materială, certifică autorizaţia la dreptul
efectuării operaţiunii economice.
Identificarea persoanelor care au efectuat operaţiunea economică este asigurată
prin semnătura lor proprie în document. Aceasta stabileşte responsabilitatea personală
pentru veridicitatea informaţiei indicate în document, justifică efectuarea operaţiunii,
precum şi permisiunea sau confirmarea corectitudinii executării acesteia.
Pentru comoditatea întocmirii şi prelucrării ulterioare a datelor, elementele
documentelor se aranjează într-o ordine şi consecutivitate determinată. Amplasarea
variată a elementelor determină forma documentelor contabile. La întocmirea
documentului primar la computer trebuie să fie respectate forma şi conţinutul
documentelor primare-tip.
În condiţiile automatizării înţelegerea esenţei documentului necesită
conştientizarea provenienţei şi formării acestuia. Pentru descifrarea informaţiei incluse în
documentul electronic sunt necesare programe tehnice şi aplicative şi cunoaşterea
sistemului de codificare.
Documentele constituie baza întregului sistem de evidenţă al entităţilor
economice.

5.1.3 IMPORTANTA DOCUMENTELOR

rezultă din următoarele aspecte:

 Documentele atestă producerea operaţiilor economice, stând la baza

înregistrării acestora în contabilitate. Ele influenţează direct operativitatea obţinerii
informaţiilor contabile, exactitatea acestora precum şi modul de organizare a evidenţei
contabile în cadrul entităţii. Documentele asigură legătura dintre compartimentele
entităţilor, întrucât ele nu circulă strict numai în cadrul compartimentului financiar-contabil.
Exemplu: Operaţia de încasare a unei sume (creanţe) de la clienţi presupune
întocmirea unei dispoziţii de casă către client. Dispoziţia se întocmeşte la casierie. Un
exemplar se înmânează clientului, iar altul se anexează la Registrul de casă, la
compartimentul contabilitate. Operaţia de cumpărare de materii prime presupune
întocmirea unei facturi şi/sau bonul de primire la magazia de materii prime. Un exemplar
rămâne la magazie, iar altul se predă la compartimentul contabilitate.
 Documentele permit înfăptuirea controlului economic şi financiar în vederea
păstrării integrităţii patrimoniului şi a respectării disciplinei financiare.
Exemplu: Cu ajutorul documentelor se pot depista diverse nereguli precum:
lipsuri şi sustrageri de bunuri, încasări şi plăţi ilegale – şi se pot stabili răspunderile
materiale pentru cei vinovaţi.
 Documentele constituie probă în instanţă, atunci când entitatea se află în litigiu
cu o altă întreprindere.
Exemplu: Dacă obiectul litigiului îl constituie lipsa de materii prime în momentul
recepţiei de la un anumit furnizor, se cer în instanţă Facturile fiscale, Bonurile de primire si
Fisele de magazie.
Din punct de vedere metodic, documentaţia este un procedeu metodologic comun
pentru mai multe ştiinţe economice. Tot documente de evidenţă se consideră a fi şi actele
ocazionate de exercitarea funcţiei organizatorice şi administrative, în entităţi, organizaţii
economice, instituţii etc. Este deosebit de important ca documentele să fie întocmite în cel
mai scurt timp după producerea fenomenului sau a activităţii economice, astfel încât
contabilitatea să-şi realizeze funcţia de reflectare exactă şi operativă a tranzacţiilor
desfăşurate.
Totalitatea documentelor, ca purtători materiali de informaţii, constituie
documentaţia entităţii.

5.2 CLASIFICAREA DOCUMENTELOR DE EVIDENTA

Urmare a diversităţii operaţiilor economice consemnate în documentele contabile

acestea se clasifică după mai multe criterii:
 După natura elementelor patrimoniale a căror mişcare o reflectă prin operaţiile
economice, se disting:
a) Documente ce reflectă imobilizările
- corporale: Exemplu: Proces verbal de predare-primire a mijloacelor fixe;
- necorporale (active imobilizate). Exemplu: Proces verbal de receptie
si punere în funcţiune
- financiare. Exemplu: Proces verbal de scoatere din functiune
b) Documente ce reflectă active circulante (stocuri materiale). Exemplu: Bon de
primire, Bon de consum, Fisă limită de consum, Notă de predare la magazie etc.
c) Documente ce reflectă vânzările (creanţe/active circulante în decontare).
Exemplu: Dispoziţii de livrare; Aviz de expediere; Factură fiscală; Factura etc.
d) Documente ce reflectă disponibilităţile băneşti (active circulante băneşti-
încasări şi plăţi). Exemplu: Bonul de plată; Ordinul de plată; Dispoziţia de
încasare/plată prin casierie etc.
 e) Documente ce reflectă salariile si alte drepturi de personal. Exemplu: Lista de
avans; Statul de plată; Ordinul de deplasare; Decontul de avans etc.

 După funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se împart în:

 Documente de dispoziţie – prin care se transmite ordinul de a executa o anumită
operaţie economică. Exemplu: Dispoziţia de plată prin casierie – prin care se transmite
casierului ordinul de a plăti o anumită sumă unei persoane, pentru un scop determinat.
Nota de comandă – prin care se transmite furnizorului necesarul de bunuri pe care
entitatea urmează a le achiziţiona de la acesta.
 Documente de execuţie – care fac dovada înfăptuirii unei operaţii. Exemplu:
Bonul de consum – dovedeşte utilizarea materiilor prime şi materialelor în procesul de
producţie. Dispoziţia de casă – dovedeşte efectuarea unei încasări de la client, sau a unei
plăţi către furnizor. Bonul de primire – dovedeşte încărcarea gestiunii de stocuri, prin
cumpărare. Factura fiscală emisă către client – dovedeşte vânzarea de bunuri către client.
 Documente mixte – care reunesc caracteristicile documentelor de dispoziţie şi de
execuţie. Exemplu: Fisa limită de consum – reflectă simultan ordinul de utilizare a
materiei prime în procesul de producţie şi consumul efectiv al acestuia. Dispoziţia de
livrare, avizul de expediţie – reflectă simultan ordinul de livrare si expedierea bunurilor
către client.

 După numarul operatiilor economice pe care le cuprind documentele pot fi:

 Documente singulare – in care se consemneaza o singura operatie economica:
Exemplu Chitanta, factura etc.
 Documente cumulative – care acumuleaza si genereaza datele din documentele
singulare, consemneaza mai multe operatii economice de acelasi fel. Exemplu: Jurnalul
de cumparaturi, jurnalul de vinzari etc.

 După momentul intocmirii si rolul lor documentele pot fi:

 Documente primare – in care se consemneaza pentru prima data operatiunile
economice sau financiare. Ele se intocmesc de regula in momentul efectuarii acestor
operatii. Exemplu Chitanta, factura etc.
 Documente secundare – care se intocmesc pe baza documentelor primare.

 După locul de întocmire documentele pot fi:

 Documente interne – se întocmesc în cadrul entităţii şi circulă în interiorul sau în
afara ei. Exemplu de documente interne care circulă în incinta entităţilor economice:
Bon de primire; Bon de consum; Bon de predare la magazie; Listă de avans; Stat de plată
etc. Exemple de documente interne care circulă în afara entităţii: Factura fiscală emisă
către client; Dispoziţia de casă emisă către client; Ordinul de plată emis către furnizor etc.
 Documente externe – se întocmesc de către terţi şi sunt adresate entităţii.
Exemplu: Factura fiscală primită de la furnizor; Dispoziţia de casă primită de la furnizor;
Ordinul de plată primit de la client etc.
Documentele interne si externe atestă relaţiile entităţii cu terţii (furnizori, clienţi etc.).

 După sfera de aplicare se disting:

 Documente de uz general – utilizate în toate domeniile de activitate. Exemplu:
Factura fiscală, Dispoziţia de casă, Statul de plată, Ordinul de plată etc.
  Documente specifice – utilizate numai în anumite domenii de activitate. Exemplu:
Fisa consumului de furaje, Actul de fătare – în zootehnie; Devizul de lucrări – în
construcţii.

 După regimul de tipărire si utilizare se disting:

 Documente cu regim special – pentru care există dispoziţii legale
privind modul de completare, circulaţie şi păstrare. Exemplu: Fila de CEC numerar,
Factura fiscală; Factura; Registrul de casă etc. De regulă, aceste documente sunt
înseriate din tipografie şi necesită numerotarea şi ştampilarea lor de către entitate.
Carnetele (cărţile) ce le conţin se şnuruiesc şi se sigilează, înscriind pe ultima filă, numărul
de file existente.
 Documente fără regim special – care se folosesc respectând normele generale
de întocmire, circulaţie şi păstrare. Exemplu: Bon de consum, Stat de plată, Dispoziţie de
încasare/plată prin casierie, Bon de primire
 Documente cu reglementari exprese – care se folosesc numai pentru anumite
operatii economice. Exemplu: Marci postale, fiscale, certificate medicale, etc.

 După rolul lor în cadrul sistemului informaţional al entităţii documentele se clasifică în:
 Documente justificative – sunt documentele primare ce se întocmesc la locul şi în
momentul înfăptuirii operaţiei economice. Ele stau la baza înregistrărilor contabile. Au
formă de imprimate tipizate. Exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Factură fiscală,
Dispoziţia de casă, Stat de plată etc.
 Registre contabile – sunt registrele ce consemnează operaţiile economice în
conturi, cu ajutorul formulelor contabile. Exemplu: Jurnalul de înregistrări cronologice,
Registrul Cartea Mare.
 Documente de sinteză şi raportare – sunt documente prin care se centralizează
şi se transmit informaţiile sintetice către utilizatorii interni si externi. Exemplu: Bilanţul
contabil, Contul de profit si pierderi, Notele explicative.
Aceste documente furnizează utilizatorilor informaţii privind structura mijloacelor şi
surselor entităţii, structura veniturilor, cheltuielilor şi rezultatelor, precum şi o serie de
situaţii anexă privind: imobilizările, provizioanele, creanţele şi datoriile, repartizarea
profitului etc.
Observaţie. Întrucât pentru operaţii de acelaşi tip se folosesc documente de acelaşi
fel, legislaţia stabileşte tipuri unitare de documente ca: mărime, conţinut, formă şi
destinaţie (tipizarea documentelor).

Documentele sint reglementate de ORDINUL Nr. 3512 din 27 noiembrie 2008

privind documentele financiar-contabile*) emis de MINISTERUL ECONOMIEI SI
FINANTELOR publicat in: MONITORUL OFICIAL NR. 870 bis din 23 decembrie 2008

5.3 DOCUMENTE DE EVIDENTA

5.3.1 INTOCMIREA

Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice.

Intocmirea manuala a documentelor se realizeaza cu cerneala, cu pasta sau creion chimic
si prezinta urmatoarele neajunsuri: necesita un volum mare de munca, un asigura garantia
exacitatii datelor si nici o productivitate ridicata si o calitate superioara.
 Intocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimina in mare masura aceste
neajunsuri, in schimb impune anumite limite cu privire la marimea, continutul si formatul
documentelor, in functie de particularitatile tehnice ale echipamentelor utilizate.
Intocmirea documentelor se poate efectua cu masini de scris, cu masini de facturat
sau de contabilizat si cu calculatoare. Cu masina de scris si cu celelalte tipuri de masini
documentele se intocmesc citet, mai rapid, ordonat si mai exact.
In cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, o data cu scrierea
documentelor, se efectueaza automat si calculile necesare, iar rezultatele sunt preluate
concomitent pe anumiti suporti, care permit prelucrari ulterioare a datelor din documente.
Pentru fiecare gen de operatii se foloseste cate un model de document, care are o
forma si o aranjare a datelor corespunzatoare specificului operatiei economice respective.
La completarea documentelor ce se intocmesc in mai multe exemplare, toate
exemplarele trebuie sa poarte acelasi numar de ordine. in documentele de casa si banca
datele cifrice trebuie repetate si in litere.
Greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor pot fi corectate numai cu
respectarea anumitor reguli. in documente un se admit stersaturi, razuituri, etc.

5.3.2 VERIFICAREA

Verificarea documentelor care se face sub trei aspecte si anume:

- verificarea sub aspectul formei,
- verificarea aritmetica
- verificarea de fond.
1) Verificarea sub aspectul formei consta in
 controlul intocmirii documentelor pe formulare corespunzatoare naturii operatiei
economicee,
 completarea tuturor rubricilor,
 existenta tuturor semnaturilor persoanelor imputernicite sa vizeze,
 daca nu au avut loc stersaturi sau corectari fara a fi certificate.
2) Verificarea aritmetica ( cifrica ) consta in
 controlul preluarii corecte in documente a datelor cifrice si
 daca s-au efectuat corect calculile aritmetice presupuse la intocmirea documentului.
3) Verificarea de fond consta in controlul realitatii, necesitatii,
oportunitatii, legelitatii si economicitatii operatilor economice consemnate in
documentul respectiv.
 Realitatea operatiei economice are ca scop sa descopere daca operatia economica
s-a efectuat la data, locul si conditiile prevazute in document, spre exemplu: se verifica
suma platita pentru procurarea unor marfuri cu cantitatea de marfuri receptionata.
 Necesitatea operatiei economice consta in aprecierea daca operatia inscrisa in
document este utila activitatii intreprinderii si se justifica economic, spre exemplu: se
compara cantitatea de materiale prevazuta in contractle de aprovizionare cu cea din
normele de consum.
 Oportunitatea urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executatea
unei operatii economice sunt eficiente pentru intreprindere, spre exemplu: angajam o
reparatie capitala la un utilaj agricol vavra, in plina campanie, sau iarna, sezon mort pentru
lucrari agricole.
  Legalitatea operatiei se apreciaza prin raportarea ei la actele normative care
reglementeaza genul respectiv de operatii economice. Aceasta nu trebuie sa contravina
legislatiei in vigoare.
 Economicitatea consta in verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili
daca costul operatiei avantajeaza sau nu intreprinderea.
Verificarea documentelor, in general se efectueaza de alte persoane decit cele care le-
au intocmit.
Controlul operatiilor inregistrate in contabilitate se efectueaza de catre persoanele care
conduc contebilitatea, de cele care executa controlul financiar preventiv, controlul financiar
de gestiune sau alte persoane imputernicite de intreprindre.
Dupa completare si verificare, documentele sunt supuse operatiei de prelucrare.
Aceasta consta in gruparea documentelor pe operatii, exprimarea valorica a marimii
operatiei economico-financiare inregistrata in document, cumularea unor documente
primare si obtinerea celor centralizaztoare.
Documentele cu regim special vor fi inregistrate in mod obligatoriu in fisa
documentelor special deschisa in acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen.
Documentele obisnuite, precum si cele cu regim special, de regula , nu vor fi puse
spre utilizare decit dupa justificarea prealabila a documentelor care au fost eliberate
anterior, justificindu-se utilizarea integrala si corecta. Acest fapt se poate asigura prin vizile
ce trebuie acordate pentru punerea in circulatie a acestor documente.

5.3.3 CORECTAREA

Corectarea documentelor trebuie sa se faca in asa fel incit sa se poata recunoaste

cu usurinta ca ea a intervenit cu ocazia intocmirii documentului, un mai tirziu, iar cei care
au intomit documentul au cunostinta de corectarea respectiva.
Rectificarea greselilor in documente se face prin taierea textului sau a sumei gresite
cu o linie, in asa fel, incit sa se poata citi ceeea ce a fost gresit, apoi se scrie de asupra
textil sau suma corecta, facindu-se mentiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt,
care se confirma prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul.
In documentele de casa si de banca un se admit corectari.Daca s-au facut greseli in
aceste documente, ele se anuleaza prin taierea cu o linie pe diagonala pe care se scrie
cuvintul "ANULAT", pastrindu-se in continuare in exemplarele sale respective, fara a se
detasa si se intocmesc apoi documentele corecte.
Erorile descoperite in documente cu ocazia verificarii lor ulterioare, de catre
serviciul de contabilitate, se aduc la cunostinta celor care le-au intocmit, precum si a
partilor interesate cu privire la operatia consemnata in documentul respectiv.

5.3.4 CIRCUITUL DOCUMENTELOR DE EVIDENTA

Circuitul sau circulaţia documentelor constă în parcursul acestora din momentul

întocmirii sau intrării în entitate şi până la predarea lor la arhivă. Circulaţia documentelor
trebuie să se facă într-o anumită ordine bine stabilită, nefiind permisă reţinerea în cadrul
compartimentelor, în vederea asigurării unei evidenţe operative corecte şi eficace.
Necesitatea organizării circulaţiei documentelor este determinată de faptul că informaţiile
din documente sunt necesare mai multor compartimente în vederea reflectării imaginii
patrimoniului entităţii în orice moment, ţinând cont de faptul că pentru fiecare operaţie
economică se întocmeşte un singur document.
 Circulaţia documentelor în cadrul entităţii diferă în funcţie de structura
organizatorică, conţinutul operaţiilor economice reflectate în documente, organizarea
compartimentului contabil şi mijloacele utilizate pentru executarea lucrărilor în contabilitate.
Circulaţia documentelor trebuie astfel organizată încât să respecte următoarele reguli:
 circulaţia documentelor trebuie să se facă pe căile cele mai scurte, printr-un
număr redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea şi utilizarea
informaţiilor;
 circulaţia documentelor trebuie să se facă în flux continuu;
 prelucrarea documentelor trebuie să se facă complet şi la termenul specificat în
graficul de circulaţie a documentelor.

Organizarea circulaţiei documentelor se face pe bază de grafice de circulaţie a

documentelor. Graficul de circulaţie a documentelor trebuie să cuprindă:
1. denumirea documentului care se întocmeşte;
2. compartimentul şi/sau persoana care îl întocmeşte;
3. lucrările de prelucrare în fiecare etapă a circuitului;
4. termenele de executare a prelucrării documentului şi persoanele care răspund
compartimentul sau persoana la care se transmite documentul etc.

Întocmirea graficului de circulaţie a documentelor trebuie să cuprindă în sinteză

descrierea şi analiza drumului parcurs de acestea folosindu-se textul sau diverse metode
de reprezentare grafică a fazelor şi etapelor acestuia.
Anumite condiţii trebuie să cuprindă graficul de circulaţie a documentelor:
 să se respecte toate normele interne sau impuse de legislaţia în vigoare
privind întocmirea şi circulaţia documentelor;
 să se stabilească toate persoanele care participă la întocmirea, prelucrarea,
verificarea şi arhivarea documentelor;
 să se stabilească toate lucrările de evidenţă, începând cu întocmirea
documentelor primare, înregistrarea în contabilitate şi până la lucrările de
sinteză şi analiză care fac obiectul graficului de circulaţie a documentelor.

După conţinutul şi sfera de cuprindere, graficele de circulaţie a documentelor pot fi:

 grafice individuale;
 grafice pe compartimente sau de structură şi
 grafice generale sau sintetice.
Grafice individuale cuprind operaţiile şi lucrările de contabilitate pe care le execută
fiecare salariat, termenele de executare a acestora şi compartimentele sau persoanele
cărora li se transmit.
Graficele pe compartimente sau de structură cuprind toate lucrările de evidenţă ale unui
anumit sector sau compartiment de activitate, documentele care se întocmesc, termenele
şi executanţii, compartimentele cărora li se transmit.
Graficele generale sau sintetice cuprind toate operaţiile necesare unei anumite lucrări cu
un grad mai ridicat de complexitate, cum ar fi întocmirea bilanţului contabil.

5.3.5 CLASAREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR

După înregistrarea documentelor contabile în conturi, acestea parcurg

ultima fază a circuitului lor – clasarea la dosar. Clasarea reprezintă totalitatea operaţiunilor
de aranjare a documentelor într-o anumită ordine, strict determinată, în scopul asigurării
păstrării lor în bune condiţii şi pentru a putea fi uşor utilizate ulterior în vederea obţinerii
informaţiilor necesare. Clasarea documentelor în dosare se face după mai multe criterii:
 criteriul cronologic, constă în clasarea documentelor în ordinea întocmirii lor;
 criteriul alfabetic, constă în clasarea documentelor în dosare diferite în ordinea
alfabetică;
 criteriul locului de clasare, constă în clasarea documentelor în mod provizoriu la
serviciul contabilitate sau clasarea la arhiva entităţii, denumită clasare definitivă;
 criteriul obiectului de clasare, constă în clasarea documentelor la dosar după
specificul, importanţa sau termenele de păstrare a acestora;
 criteriul nominal, constă în gruparea într-un dosar a documentelor care au aceeaşi
destinaţie;
 criteriul corespondenţilor, constă în clasarea în acelaşi dosar a documentelor care
constituie corespondenţă cu alte entităţi sau instituţii.
5.4 COMPLETAREA DOCUMENTELOR PENTRU PRINCIPALELE
TIPURI DE EVENIMENTE

Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr.82/1991, unitatile patrimoniale

consemneaza operatiunile economice si financiare, in urma efectuarii lor, in documente
justificative, pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile,
dupa caz.
Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor contabile pot dobindi calitatea de
document justificativ numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute de
legislatia in vigoare.
Inscrisurile provenite din relatiile de procurare a unor bunuri de la persoanele fizice
pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada de intrare in
gestiune a bunurilor respective. Daca documentul respective se refera la cheltuielile sau
presttile de servicii effectuate de persoanle fizice, pentru a fi inregistrate in contabilitate,
acestea trebuie sa aiba la baza conventii sau contracte, intocmite in acest scop in
conformitate cu legislatia in vigoare.
A DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL
Indiferent de sfera de activitate in care se incadreaza unitatea patrimoniala, fie de
producere de bunuri de consum sau mijloace de productie, fie de prestari servicii, aceasta
utilizeaza documente cu regim special.
Principalele formulare privind activitatea contabila sint:
1. Avizul de insotire a marfii
2. Factura fiscala;
3. Chitanta
4. Bonul de comanda- chitanta
5. Fisa de magazine a formularelor cu regim special
1. Avizul de insotire a marfii
- este un document financiar-contabil cu o utilizare complexă, care, contrar
denumirii, nu se limitează la însoţirea mărfurilor în cadrul operaţiunilor de vânzare, ci
include, în anumite situaţii, şi însoţirea bunurilor expediate în diverse alte scopuri, pe
timpul transportului acestora.
 Conform O.M.E.F. nr. 3.512/2008 şi O.M.F.P. nr. 2.226/ 2006, care
reglementează acest document contabil, avizul serveşte ca:
 document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz (ex. în
cazul expedierii produselor pentru comercializare prin magazinele proprii; în cazul valorilor
materiale trimise pentru prelucrare la terţi şi returnarea acestora după procesare, caz în
care este necesară pe aviz menţiunea "Pentru prelucrare la terti")
 document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz (în cazul bunurilor
livrate în cadrul unei operaţiuni de vânzare – cumpărare, atunci când furnizorul nu are
posibilitatea de a emite factura, aceasta urmând să fie întocmită ulterior);
 dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta,
dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi (în cazul în care bunurile sunt transferate între
două gestiuni aflate în incinta unităţii, se întocmeşte Bon de transfer, nu aviz)

2. Factura si Factura fiscala;

Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, facturile fiscale nu mai au regim special.
Factura serveste ca : document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a
produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate, ca
document de insotire a marfii pe timpul transportului, ca document justificativ de
inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului
.

3. Chitanta;
Chitanta este un act scris
prin care se dovedeste primirea
unei sume de bani. Chitanta
reprezinta documentul cel mai des
utilizat de catre agentii economici.
Chitanta mai poate fi definita si ca
un document avand valoare
contabila, emis cu ocazia
vanzarilor produselor sau prestarii
serviciilor cu plata in numerar.
Chitanta trebuie sa includa in pret
si TVA -ul aferent.
Emiterea unei chitante
justifica automat primirea unei
sume de bani in numerar de catre
emitent. Chitanta reprezinta la fel ca si factura un document primar pe baza caruia se
inregistreaza o operatiune contabila.
Elementele obligatorii pe chitanta, sunt urmatoarele: denumire furnizor; CIF furnizor;
; nr de inregistrare la registrul comertului al furnizorului; adresa furnizor; suma incasata (in
cifre si litere) si ce reprezinta aceasta; denumire client; adresa client; data emiterii
chitantei.
Chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si contabilitate.
Exemplarul 1 ramine la pltito, iar exemplarul 2 ramine la carnet, drept document de
verificare a operatiunilor effectuate in registrul de casa.

4. Bonul de comenda
serveste ca document pentru contractarea serviciilor, confirmarea primirii si
evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client,
determinarea volumului serviciilor prestate si a materialelor consumate

5. Fisa de magazine a formularelor cu regi special

   1. Serveste ca:

   - document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim
special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire;
   - document de evidenta a formularelor anulate;
   - document pentru stabilirea grupelor de serii, in vederea numerotarii formularelor;
   - sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.
   2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim
special, de catre gestionar.
    Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a
formularelor.
B DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL

1. Documente de evidenta a imobilizarilor

2. Documente de evidenta a stocurilor
3. ocumente de evidenta a salariilor
4. ocumente de evidenta a mijloacelor banesti cu numerar si fara numerar

1. Documente de evidenta a imobilizarilor

a) Registrul numerelor de inventar

Serveste ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe
existente in unitate, in vederea identificarii lor. Se intocmeste de compartimentul financiar-
contabil, pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate
in unitate.
Se poate folosi, fie cate un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe, fie un
registru pentru mai multe grupe, in functie de numarul mijloacelor fixe existente si al celor
care urmeaza a intra in unitate. In scopul asigurarii controlului asupra existentei
mijloacelor fixe, se atribuie fiecarui mijloc fix, care constituie obiect de evidenta, un numar
de inventar in momentul intrarii in unitate prin achizitionare, construire, confectionare,
transfer etc. (cu exceptia celor luate cu chirie), care se consemneaza in registrul numerelor
de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circula prin schimb (tuburi
pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprima pe acestea.
Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
 b) Fisa mijlocului fix
Serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloacelor fixe.
Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc
fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare care au aceleasi
cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna.
Se pastreaza pe grupe de mijloace fixe, in ordinea codurilor din clasificarea imobilizarile
corporale conform legislatiei in vigoare, iar in cadrul acestora, fisele mijloacelor fixe se
grupeaza pe locuri de folosinta.
Cand formularul este folosit ca fisa colectiva, nu se sorteaza pe locuri de folosinta.
Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se scot din cartoteca si se
pastreaza separat.
Se completeaza pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe
sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completarii, imbunatatirii,
modernizarii sau reevaluarii lor (bon de miscare a mijloacelor fixe, proces-verbal de
scoatere din functiune etc.).
 c) Proces verbal de receptive
Se intocmeste in trei exemplare, la data punerii in functiune a mijlocului fix, astfel:
Procesul-verbal de receptie (cod 14-2-5) se intocmeste pentru mijloacele fixe
independente care nu necesita montaj si nici probe tehnologice (utilaje pentru interventie,
unelte, accesorii de productie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea
considerandu-se puse in functiune la data achizitionarii lor;
- procesul-verbal de receptie provizorie (cod 14-2-5/a) se intocmeste pentru utilajele
care necesita montaj, dar care nu necesita probe tehnologice, precum si cladirile si
constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se
puse in functiune la data terminarii montajului, respectiv la data terminarii constructiei;
- procesul-verbal de punere in functiune (cod 14-2-5/b) se intocmeste pentru
utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si cladirile si
constructiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse
in functiune la terminarea probelor tehnologice.
Se intocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului
de investitii, in prezenta membrilor comisiei care este formata din: presedinte, specialisti-
consultanti, asistenti la receptie.
 2. Documentele de evidenta a stocurilor

a) Nota de receptive si constatare de diferente

Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul,
dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata
diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de
catre comisia de receptie legal constituita.
In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular
pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata
diferente la receptie. Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei
exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.
Serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

b) Bonul de consum
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor
din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza
programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale
unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de
calcul.
Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate
pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de
consum.
Serveste ca:
- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
- document justificativ de scadere din gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

c) Bonul de predare-transfer, restituire

 In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la deposit
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor, de catre
sectie, atelier etc.
Serveste ca:
- document de predare la magazie a produselor finite;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;
- sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;
- sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
 In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta unitatii
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri, de catre
persoana care dispune transferul, care semneaza la rubrica corespunzatoare. Transferul
se efectueaza numai intre gestiuni din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor
dispersate teritorial se intocmeste Aviz de insotire a marfii (cod 14-3-6A).
Serveste ca:
- dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii;
- document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in
gestiunea primitorului.
 In cazul utilizarii ca bon de restituire
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura restituirii la magazie a valorilor materiale, de
persoana care efectueaza restituirea (sectii, ateliere etc.) si care semneaza la rubrica
corespunzatoare
Serveste ca:
- dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale si
semifabricate) de sectiile de fabricatie principale si auxiliare;
- document justificativ de incarcare in gestiunea primitorului;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

d) Fisa de magazine

Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se

completează de către:
         – compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la
verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control). În coloana „Data şi semnătura de
control“ semnează şi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;
       – gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la
intrări, ieşiri şi stoc.
- Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri
de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.
Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate
stabili după fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.
 În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la
compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se
fac înregistrările în fişele de magazie, după caz.
Serveşte ca:
– document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor
bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz;
– document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe
solduri).

e) Raportul de gestiune
Evidenta operative a marfurilor din cadrul unitatilor de desfacere cu amanuntul se
tine cu ajutorul Raportului de gestiune zilnic sau periodic
 Raportul de gestiune zilnic se intocmeste in 2 exemplare de catre
gestionar, pentru fiecare gestiune in parte. Dupa reportarea soldului din ziua precedenta,
in coloanele de marfuri si ambalaje se inscriu in ordinea intocmirii lor documentele de
intrari din ziua respectiva. La sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul, dupa
care se inscriu datele privind vanzarile si alte iesiri de marfuri si se totalizeaza. Se
determina, apoi, soldul scriptic de marfuri si ambalaje la sfarsitul zilei. In raportul de
gestiune se inscriu atat cumpararile si vanzarile de marfuri la pretul de vanzare cu
amanuntul, cat si alte intrari sau iesiri de marfuri si ambalaje, care au ca efect modificarea
in plus sau in minus a soldului de marfuri sau ambalaje, cum ar fi: modificarile de pret,
transferul intre gestiuni, distrugerea marfurilor degradate.
Documentele pe baza carora se intocmeste raportul de gestiune pot fi: NIR,
monetar, inventar de schimbare de pret, proces verbal de scadere din gestiune, etc.
Exemplarul2 al raportului de gestiune ramane in carnet, iar exemplarul 1 se
trimite la compartimentul financiar-contabil, unde se verifica si se confrunta cu datele din
evidenta analitica. Eventualele erori se comunica gestionarului pentru a le rectifica si a
pune de acord soldul scriptic din evidenta operativa cu cel din evidenta contabila
 Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleasi elemente ca si raportul
zilnic, cu deosebirea ca inscrierea acestora in formular se face pe anumite perioade de
timp (5, 10, 15 zile), soldul stabilindu-se la sfarsitul fiecarei perioade.
Raportul se completeaza zilnic in 2 exemplare, documentele de intrare si iesire
completandu-se in ordine cronologica, fara a se face o grupare a lor pe intrari si iesiri

f) Registrul stocurilor
Se intocmeste de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de
materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe,
eventual subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie
si evaluarea lor la preturile de inregistrare.
Serveste ca document de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a
concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.

3. Documente de evidenta a salariilor

a) Statul de salarii
Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza
documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de
centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a
documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna,
certificatelor medicale (in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c) si se
semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina
salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.
Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile
de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a
salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.
Serveste ca:
- document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al
contributiilor si al altor sume datorate;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Circula:
- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata
(exemplarul 1);
- la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);
- la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la
acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate.
Se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati
(exemplarul 1);
- la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).

b) Ordinul de deplasare
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care
urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in
vederea procurarii de valori materiale in numerar.
Serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Circula:
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaza deplasarea;
- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea
si plecarea persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia
procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere
eventualele penalizari si semnand pentru verificare.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare
decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste
Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici
decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie
pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz) pentru care se
emite chitanta.
- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
- la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
 4. Documente de evidenta a mijloacelor banesti

a) Documente privind decontarile in numerar

 Dispozitia de plata-incasare catre casierie

Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se
dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,
procurare de materiale etc.;
- in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se
dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.
Serveste ca:
- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit
dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum
si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari
decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu
reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
 - document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul
platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
  Bonul de vinzare si monetarul
Bonul de vinzare se intocmeste in trei exemplare de catre vanzator. Casierul
primeste bonul de vinzare si inscribe in Borderoul bonurilor de vinzare numarul si valoarea
bonului, Numara in prezenta cumparatorului suma primita, aplica pe verso stampila
“Achitat”. Pe baza bonului se elibereaza marfa cumparatorului, impreuna cu exemplarul I.
La sirsitul zilei, vinzatorii isi centralizeaza bonurile emise si achitate
Serveste ca:
- document pentru incasarea numerarului;
- document pe baza caruia se elibereaza marfa clientului dupa ce in prealabil
valoarea acestuia a fost achitata la casa;
- document care sta la baza completarii Borderoului bonurilor de vanzare.
Monetarul se utilizeaza numai in cazul vanzarii marfurilor cu amanuntul.
Se intocmeste in doua exemplare de catre casier sau de catre persoana
imputernicita, la sfarsitul zile, prin inventarierea numerarului pe categorii de bancnote si de
monede.
Serveste ca:
- document justificativ pentru evidentierea la sfarsitul zilei a numerarului existent in
casieri, corespunzator marfurilor comercializate;
- document justificativ de inregistrare in conilitate;
- document justificativ pe baza caruia se preda contribuabilului numerarul incasat
prin casa de catre casier, respectiv de catre vanzator.
  Registrul de casa
Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana
imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati.
La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaza.
Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al
registrului de casa pentru ziua in curs.
Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate
si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea
exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.
Serveste ca:
- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin
casieria unitatii pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
- document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.
 b) Documente privind decontarile fara numerar

Numerarul sub forma de bancnote si moneda metalica reprezinta instrumentul

de plata initial in multe tari. Chiar daca este foarte comod de intrebuintat si folosit incazul
unui numar de tranzactii de valori mici, vehicularea numerarului estecostisitoare si ridica
probleme de securitate pentru banci dar si pentru populatie. Astfel, in economie are loc o
trasformare: restrangerea platilor in numerar la catevaoperatiuni necomerciale. In tarile
dezvoltate, majoritatea populatiei foloseste cecuri sau carduri, plafonul maximal al sumelor
platite in numerar micsorandu-se continuu.
Instrumentele de plată fără numerar sunt:
 
- Cecul
- ordinul de plata
- cambia și biletul la ordin
- acreditivul

 Cecul 
 este un instrument de plată, utilizat de acei clienţi ai băncilor care dispun
demijloace băneşti proprii plasate în conturi curente, de disponibilităţi sau sub forma
depozitelor  bancare, în operaţiuni de încasări în condiţiile unei trezorerii pozitive, sau, prin
atragerea demijloace de plată ca urmare a angajării unor credite bancare curente.
Participanti:
-trăgătorul este persoana care emite cecul, fiind titularul unui cont bancar care va
fi debitat când cecul va fi plătit;
-beneficiarul este cel care va încasa cecul; acesta poate fi un terţ sau însuşi
trăgătorul, dacă are nevoie de numerar;
- trasul este întotdeauna banca unde trăgătorul îşi are deschis contul.
Trasul este un prestator deservicii care va onora cecul la prezentare numai dacă
trăgătorul are suficient disponibil în contulsău.
 Condiţiile generale obligatorii pentru obţinerea unui carnet de cecuri sunt:
-clientul solicitant nu trebuie să fie înregistrat în interdicţie bancară în cadrul
sistemului bancar;
-să fie client cunoscut de bancă (dacă este un client nou i se recomandă utilizarea
altor modalităţi de plată până când acesta se va familiariza cu regulamentele băncii);
 -contul curent pentru care se solicită file de cec să prezinte rulaj iar fluxul
încasărilor şi plăţilor să reflecte o situaţie stabilă a clientului;
 -să existe disponibil în contul clientului în momentul solicitării filelor comparabil
cumedia plăţilor pe care clientul le efectuează în mod curent;
  

 Ordinul de plata
este o dispoziţie necondiţionată, dată de către emitentul acestuia uneisocietăţi bancare de
a pune la dispoziţia unui beneficiar o anumită sumă de bani.
Participanții în circuitul unui ordin de plată sunt:
 -emitentul - este persoana care emite un ordin de plată în nume propriu;
  - plătitorul -(client al societăţii bancare iniţiatoare sau societatea bancară
iniţiatoare) este prima persoană care emite, în nume şi pe cont propriu, ordinal de plată, în
cadrul unui transfer -credit;
-beneficiarul- (client al societăţii bancare destinatare sau însăşi societatea
bancarădestinatară)este persoana desemnată prin ordin de plată, de către plătitor, să
primească o anumităsumă de bani;
- societatea bancară iniţiatoare -este prima care preia ordinul de plată în cadrul
relaţiei de transfer al sumei;
- societatea bancară destinatară -este ultima societate bancară care recepţionează
şi acceptă unordin de plată, fie în numele său, fie în numele clientului beneficiar a sumei
de bani, în cadrulunui transfer-credit;
- societatea bancară intermediară-(apare în unele situaţii) fiind interpusă între
societatea bancară iniţiatoare şi societatea bancară destinatară.
 Elementele specifice privind operarea bancară a ordinului de plată sunt:
 1.recepţia-este procedura de recunoaştere a primirii ordinului de plată;
 2.autentificarea-este procedura prin care se determină că ordinul de plată a fost
emis de persoana indicată ca emitent pe ordinul de plată;
 3.acceptarea-este procedura prin care se recunoaşte ca valabil un ordin de plată
recepţionatîn vederea executării sale ulterioară;
 4.refuzul-este procedura utilizată în cazul în care o societate bancară receptoare
decide că nueste posibil să execute un ordin de plata, motivată de lipsa disponibilităţilor
băneşti, întârzieri în finalizarea transferului sumei sau vicii de completare;
5.executarea-este procedura de emitere a unui nou ordin de plată de către
societatea bancarăemiţătoare pentru a pune în aplicare un ordin de plată acceptat
anterior.
 6. perioada de executare-este acel interval de una sau două zile lucrătoare
consecutive în caretrebuie efectuată plata

 Biletul la ordin
 este un titlu de credit sub semnătură privată, prin care subscriitorul sau emitentul, în
calitate de debitor, se obligă să plătească o sumă fixă de bani, la un anumit termensau la
prezentare, unei alte persoane denumită beneficiar, care are calitatea de creditor.
Biletul la ordin este un instrument de plată utilizat frecvent de clienţii Raiffeisen
Bank, frecvenţă comparabilă cu cea a utilizării cecului.
Participanți:
-trăgătorul este persoana care emite cambia şi care îşi rezervă dreptul de da ordin
trasului de a plăti, la scadenţă, o anumită sumă beneficiarului;
-trasul sau debitorul este cel care va plăti la scadenţă beneficiarului suma înscrisă
în înscrisul cambial;
-beneficiarul este persoana care indiferent de tipul înscrisului va încasa suma;
-emitentul , în cazul biletului la ordin este debitorul, persoana ce se obligă să achite
la scadenţă suma menţionată. Astfel în cazul biletului la ordin EMITENTUL TRĂGĂTOR =
TRASUL
C DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILA

Documentele de evidenta contabila (registrele contabile) au character obligatoriu

pentru toate unitatile patrimoniale, asigurind inregistrarea cronologica si sistematica a
operatiilor consemnate in documentele primare.
Acestea se prezinta sub forma de: Foi volante; Registre; Fise sau documente
avind continutul si structura adecvate scopului pentru care au fost concepute.
Dupa modul de inregistrare a operatiunilor patrimoniale distingem:
-registre pentru evidenta cronologica;
-registre pentru evidenta sistematica;
-registre combinate.

1. Registre pentru evidenta cronologica

Asigura inregistrarea operatiilor patrimoniale in ordinea in care acestea au fost

effectuate in timp. Din aceasta categorie fac parte:
a) Registrul jurnal;
b) Registrul-jurnal de incasari si plati;

a) Registrul jurnal
Se întocmeşte într-un singur exemplar de către contribuabili, făcându-se
înregistrarea operaţiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare
operaţiune, fără a se lăsa rânduri libere, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi
înregistrat la organul fiscal teritorial.
În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează nu numai operaţiunile în
numerar, ci şi cele efectuate prin contul curent de la bancă. Operaţiunile înregistrate în
Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează anual. Numerotarea filelor se va face
în ordine crescătoare, iar după completarea integrală se deschide un nou registru
înregistrat şi parafat, care va fi numerotat în ordine crescătoare.
Acest registru se parafează de către organul fiscal teritorial la începerea şi la
încetarea activităţii.
Serveşte ca:
- document de înregistrare a încasărilor şi plăţilor;
- document de stabilire a situaţiei financiare a contribuabilului care conduce evidenţa
contabilă în partidă simplă;
- probă în litigii.
 2. Registre pentru evidenta sistematica

Prezinta avantajul gruparii inregistrarii operatiilor patrimoniale atit in functie de

natural lor cit si in functie de data efectuarii acestora.
Din aceasta category fac parte:
a) Registrul-inventar;
b) Registrul Cartea mare;
 Registrul Cartea mare;
 Registrul Cartea mare sah.

a) Registrul-inventar
Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr.
82/1991, republicata, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si
inregistrat in evidenta unitatii.
Se intocmeste la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar sau cu ocazia
incetarii activitatii, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de
inventariere si procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ si de pasiv, prin
gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.
Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ si de
pasiv grupate dupa natura lor conform posturilor din bilant. In cazul in care inventarierea
are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operatiunea de inventariere se
actualizeaza cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data
incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse in registrul-inventar.
Operatiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel
incat la sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a elementelor de activ si
de pasiv.
Nu circula, fiind document de inregistrare contabila
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele
justificative care au stat la baza intocmirii lui.
Serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii
elementelor de activ si de pasiv.