Cererea de ofertă

Cererea de ofertă este o scrisoare iniţială emisă de o firmă cu scopul de a procura produse sau de a obţine
executarea unor lucrări sau prestări de servicii. Cererea de ofertă este documentul prin care se declanşează efectiv
dialogul precontractual între doi parteneri.

Mijloacele de informare pentru cererea de ofertă sunt:

1) calea publicitară cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor şi revistelor, Internetul;

2) calea discuţiilor directe între parteneri;

3) calea comunicărilor telefonice;

4) calea scrisorilor (cereri de ofertă);

Într-o cerere de ofertă se poate solicita partenerului potenţial:

a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, broşuri, prospecte sau specificaţii ale mărfurilor;

b) o cotaţie sau o ofertă completă, detalii cu privire la preţ, condiţii de plată şi livrare;

În primul caz, cererea de ofertă poate fi scurtă, iar în al doilea caz este necesar să se întocmească o cerere de
ofertă mai amplă care să indice caracteristicile mărfurilor dorite, cantitatea necesară, detalii despre livrare şi
ambalaj, condiţii de plată etc.

Cererea de ofertă poate fi:

1) Cerere de ofertă circulară – în care beneficiarul se adresează mai multor ofertanţi, în vederea obţinerii unor
condiţii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofertă adresată mai multor producători de mobilă de birou. O
astfel de cerere are caracter de sondaj.

2) Cererea de ofertă generală – beneficiarul se adresează unui singur destinatar, dar fără obiect precis.

3) Cererea de ofertă specială – se adresează unui singur destinatar, cu obiect precis.

Cererea de ofertă trebuie astfel concepută încât destinatarul să nu aibă impresia că afacerea a fost câştigată în
favoarea lui. În acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv să facă vreun efort personal, pentru găsirea clienţilor.

Dacă solicitantul doreşte obţinerea unor condiţii avantajoase de plată, sau acordarea unor rabaturi, cererea de
ofertă va conţine formulări menite să-i dea un caracter mai atrăgător pentru ofertant. Formulările folosite pot
exprima speranţa de a plasa comenzi mari sau repetate, pot sugera perspectiva unei pieţe noi şi permanente sau a
unor relaţii comerciale de lungă durată.

Dacă ofertantul potenţial, este o firmă cu care nu au mai existat relaţii comerciale anterioare, este indicat să se
prezinte firma (domeniul de activitate şi profilul); să se explice cum s-a ajuns la partenerul potenţial (o referire la o
reclamă sau o altă firmă care l-a recomandat, sau alte surse).

În ţări cu tradiţie în economia de piaţă, în marile firme, există servicii de documentare (în privinţa furnizorilor),
care se ocupă exclusiv de prospectarea pieţei şi alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasaţi pe piaţă.

În redactarea unei cereri de ofertă trebuie ca scopul scrisorii să fie enunţat cât mai precis şi concis, iar fraza finală
trebuie să invite ofertantul să acţioneze cât mai rapid.

Răspunsul la cererea de ofertă trebuie trimis imediat. Dacă partenerul comercial este deja cunoscut, se va începe
cu o formulă de mulţumire şi eventual de exprimare a satisfacţiei pentru noua cerere de ofertă.
Dacă partenerul este nou se folosesc formulări care să exprime satisfacţia de a încheia o tranzacţie şi speranţa ca
aceasta va marca începutul unor legături de afaceri de lungă durată.

Dacă însă cererea de ofertă nu poate primi o rezolvare imediată, solicitantul va fi informat în scris, specificându-se
motivul amânării trimiterii catalogului sau ofertei.

În cazul în care se refuză solicitarea, în scrisoare trebuie folosite formulări care să exprime regretul de a nu putea
trimite oferta cu explicaţiile adecvate.

Formulări specifice Cererii de ofertă:

A. Formulări introductive

1) „Suntem unul din cei mai mari importatori – exportatori şi distribuitori ai industriei de bijuterii şi diamante.”

2) „Firma noastră importă şi distribuie o gamă largă de echipament frigorific pentru industria din ţara noastră.”

3) „Datorăm numele şi adresa dumneavoastră agenţiei dumneavoastră din oraşul nostru …”

4) „Am aflat de la firma Boss PARA că exportaţi maşini-unelte.”

5) „Am citit anunţul dumneavoastră în ziarul …..

6) „Suntem în căutarea unor scaune ergonomice de birou, pentru care se conturează o cerere tot mai mare”.

B. Formulări de încheiere

1) „Vă mulţumim şi aşteptăm un răspuns favorabil”.

2) „V-am fi recunoscători pentru un răspuns prompt”.

3) „Aşteptăm cu nerăbdare listele dumneavoastră de preţuri”.

C. Formulări folosite în răspunsul la cererea de ofertă

1) „Vă mulţumim pentru cererea de ofertă. Ca răspuns la aceasta, vă trimitem în plic separat catalogul nostru
ilustrat.”

2) „Cererea de ofertă este în centrul atenţiei noastre şi sperăm să vă trimitem curând listele noastre de preţuri”.

3) „Cu regret vă informăm că în prezent nu putem oferi sper vânzare mărfurile solicitate de dumneavoastră.”

4) „Ne exprimăm regretul că nu putem accepta livrări pentru perioada solicitată de dumneavoastră”.