Laborat

III. Realizaţi un referat în care să explicaţi :or

Microsoft
Access
Informa
tică 1
Microsoft Access este un program pentru crearea și administrarea unei baze de date relaționale,
produs de Microsoft, care face parte din suita de programe Microsoft Office.

Tabele
Un tabel bază de date seamănă ca aspect cu o foaie de calcul, deoarece datele sunt stocate în
rânduri și coloane. În consecință, este de obicei destul de ușor să importați o foaie de calcul într-
un tabel bază de date. Diferența principală dintre stocarea datelor într-o foaie de calcul și
stocarea lor într-o bază de date este modul în care sunt organizate datele.

Pentru o bază de date cât mai flexibilă, datele trebuie să fie organizate în tabele, astfel încât să
nu apară redundanțe. De exemplu, dacă stocați informații despre angajați, fiecare angajat ar
trebui să fie introdus o singură dată într-un tabel configurat doar pentru a reține datele
angajaților. Datele despre produse vor fi stocate în alt tabel, iar cele despre filiale vor fi stocate
în altul. Acest proces se numește normalizare.

Fiecare rând dintr-un tabel se numește înregistrare. Înregistrările sunt locul unde sunt stocate
părți individuale de informații. Fiecare înregistrare constă într-unul sau mai multe câmpuri.
Câmpurile corespund coloanelor din tabel. De exemplu, puteți avea un tabel numit „Angajați”,
unde fiecare înregistrare (rând) conține informații despre un alt angajat, iar fiecare câmp
(coloană) conține un alt tip de informație, cum ar fi prenumele, numele, adresa și așa mai
departe. Câmpurile trebuie desemnate ca un anumit tip de date, fie că este vorba de text, dată
sau oră, număr sau un alt tip.

Altă modalitate de a descrie înregistrări și câmpuri este de a vă gândi la vechile fișe din
biblioteci. Fiecare fișă din dulap îi corespunde unei înregistrări din baza de date. Fiecare
informație de pe o fișă individuală (autor, titlu și așa mai departe) îi corespunde unui câmp din
baza de date.

Interogări

 Interogările pot efectua mai multe funcții diferite într-o bază de date. Cea mai comună funcție
a lor este să regăsească anumite date din tabele. Datele pe care doriți să le vedeți sunt împărțite,
de obicei, între mai multe tabele, iar interogările vă permit să le vizualizați într-o singură foaie de
date. De asemenea, deoarece în general nu doriți să vedeți toate înregistrările deodată,
interogările vă permit să adăugați criterii pentru a „filtra” datele la înregistrările dorite.

Anumite interogări sunt „actualizabile”, ceea ce înseamnă că puteți edita datele din tabelele
subiacente prin intermediul foii de interogare. Dacă lucrați într-o interogare actualizabilă, rețineți
că modificările dvs. sunt efectuate de fapt în tabele, nu doar în foaia de date de interogare.

Interogările sunt de două feluri: de selectare și de acțiune. O interogare de selectare preia

datele și le face disponibile pentru utilizare. Puteți să vizualizați rezultatele interogării pe ecran,
să le imprimați sau să le copiați în clipboard. Alternativ, puteți utiliza rezultatul interogării ca
sursă de înregistrări pentru un formular sau un raport.

O interogare de acțiune, după cum sugerează și numele, efectuează o activitate cu datele.

Interogările de acțiune pot fi utilizate pentru a crea tabele noi, a adăuga date la tabele existente,
a actualiza datele sau a le șterge.

Formulare
Formularele vă permit să creați o interfață de utilizator în care puteți să introduceți și să
editați date. Acestea conțin adesea butoane de comandă și alte controale care efectuează
diverse activități. Puteți crea o bază de date fără a utiliza formulare dacă editați pur și simplu
datele din foile de date ale tabelelor. Cu toate acestea, majoritatea utilizatorilor de baze de date
preferă să utilizeze formulare pentru a vizualiza, a introduce și a edita datele din tabele.

Puteți programa butoanele de comandă să determine ce date apar pe formular, să deschidă

alte formulare sau rapoarte sau să efectueze diverse alte activități. De exemplu, puteți avea un
formular numit „Formular clienți”, în care lucrați cu datele clienților. Acesta poate avea un buton
care deschide un formular de comandă, unde puteți introduce o nouă comandă pentru acel
client.

Formularele vă permit și să controlați modul în care alți utilizatori interacționează cu datele din
baza de date. De exemplu, puteți crea un formular care afișează numai anumite câmpuri și
permite doar efectuarea anumitor operațiuni. Acest lucru contribuie la protejarea datelor și vă
asigură că datele sunt introduse corect.

Rapoarte

Rapoartele sunt elementele utilizate pentru a formata, a rezuma și a prezenta date. De obicei,
un raport răspunde la o anumită întrebare, cum ar fi „Câți bani am primit de la fiecare client anul
acesta?” sau „În ce orașe se află clienții noștri?” Fiecare raport poate fi formatat pentru a
prezenta informațiile în cel mai lizibil mod cu putință.

Un raport poate fi rulat în orice moment și va reflecta întotdeauna datele curente din baza de
date. Rapoartele sunt formatate, în general, pentru a fi tipărite, dar pot, de asemenea, să fie
vizualizate pe ecran, să fie exportate în alt program sau să fie trimise ca atașări la un mesaj de e-
mail.

Relațiile între tabele

Unul din scopurile unei proiectări bune a unei baze de date este de a elimina
redundanța datelor (datele dublură). Pentru a atinge acest obiectiv, împărțiți datele în
mai multe tabele în funcție de subiect, astfel încât fiecare aspect să fie reprezentat o
singură dată. Apoi, furnizați programului Access o modalitate prin care să aducă la un
loc informațiile care au fost împărțite - faceți acest lucru plasând câmpurile comune în
tabele care sunt asociate. Totuși, pentru a efectua corect acest pas, trebuie să înțelegeți
ce sunt relațiile dintre tabele, apoi să specificați relații în baza de date.

Introducere

După ce ați creat un tabel în baza de date pentru fiecare subiect, trebuie să furnizați programului Access
o modalitate de a aduce informațiile la un loc atunci când aveți nevoie de ele. Faceți aceasta plasând
câmpuri comune în tabele care sunt asociate, apoi definind relații între tabele. Apoi se pot crea interogări,
formulare și rapoarte care afișează informații din mai multe tabele odată. De exemplu, formularul afișat
aici include informații extrase din mai multe tabele:

1. Informațiile din acest formular provin din tabelul Clienți...

2. …tabelul Comenzi...

3. …tabelul Produse...

4. …și tabelul Detalii comenzi.

 Numele clientului din caseta Facturat către este regăsit din tabelul Clienți, valorile ID comandă și Data
comenzii provin din tabelul Comenzi, Nume produs provine din tabelul Produse, iar valorile Preț unitar și
Cantitate provin din tabelul Detalii comenzi. Aceste tabele sunt legate unele de altele în mai multe
moduri, pentru a se aduce informațiile necesare în formular.

În exemplul precedent, câmpurile din tabele trebuie să fie coordonate astfel încât să afișeze informații
despre aceeași comandă. Această coordonare este realizată prin utilizarea relațiilor între tabele. O relație
între tabele funcționează prin potrivirea datelor din câmpurile cheie (un câmp care are deseori același
nume în ambele tabele). În majoritatea cazurilor, aceste câmpuri de potrivire sunt cheia primară dintr-un
tabel, care furnizează un identificator unic pentru fiecare înregistrare și o cheie străină în celălalt tabel. De
exemplu, angajații pot fi asociați cu comenzile pentru care sunt responsabili prin crearea unei relații între
tabele între câmpurile ID angajat din tabelul Angajați și tabelul Comenzi.

1. ID angajat apare în ambele tabele sub formă de cheie primară... 

2. ... și cheie străină.

Începutul paginii

Tipuri de relații între tabele

În Access există trei tipuri de relații între tabele.

 Relația unu-la-mai-mulți

Să utilizăm ca exemplu o bază de date care urmărește comenzi și are un tabel Clienți și un tabel Comenzi.
Un client poate plasa oricâte comenzi. Ca urmare, pentru fiecare client din tabelul Clienți, pot exista una
sau mai multe comenzi în tabelul Comenzi. Relația dintre tabelul Clienți și tabelul Comenzi este o relație
unu-la-mai-mulți.

Pentru a crea o relație unu-la-mai-mulți în proiectul bazei de date, luați cheia primară din partea „unu” a
relației și adăugați-o ca un câmp suplimentar sau câmpuri suplimentare la tabelul din partea „mai-mulți” a
relației. În acest caz, de exemplu, adăugați un câmp nou, câmpul ID din tabelul Clienți, la tabelul
Comenzi și îl denumiți ID client. Access utilizează apoi numărul ID client în tabelul Comenzi pentru a găsi
clientul corect pentru fiecare comandă.

 O relație mai-mulți-la-mai-mulți

Acum haideți să vedem relația dintre tabelul Produse și tabelul Comenzi. O singură comandă poate
include mai mult de un produs. Pe de altă parte, un singur produs poate apărea în mai multe comenzi. De
aceea, pentru fiecare înregistrare din tabelul Comenzi pot exista mai multe înregistrări în tabelul Produse.
 În plus, pentru fiecare înregistrare din tabelul Produse, pot exista mai multe înregistrări în tabelul
Comenzi. Această relație este denumită relație mai-mulți-la-mai-mulți. Rețineți că, pentru a detecta
existența relațiilor mai-mulți-la-mai-mulți între tabelele dvs., este important să luați în considerare ambele
părți ale relației.

Pentru a crea o relație mai-mulți-la-mai-mulți, trebuie să creați mai întâi un al treilea tabel, denumit
deseori tabel de joncțiune, care împarte relația mai-mulți-la-mai-mulți în două relații unu-la-mai-mulți.
Inserați câmpul cheie primară din fiecare dintre cele două tabele în al treilea tabel. Ca rezultat, al treilea
tabel înregistrează fiecare apariție, sau instanță, din relație. De exemplu, tabelul Comenzi și tabelul
Produse au o relație mai-mulți-la-mai-mulți care este definită prin crearea a două relații unu-la-mai-mulți
în tabelul Detalii comenzi. O comandă poate avea mai multe produse și fiecare produs poate apărea în
mai multe comenzi.

 O relație unu-la-unu

Într-o relație unu-la-unu, fiecare înregistrare din primul tabel poate avea o singură înregistrare potrivită
în al doilea tabel și fiecare înregistrare din al doilea tabel poate avea o singură înregistrare potrivită în
primul tabel. Această relație nu este comună, deoarece, de cele mai multe ori, informațiile asociate în
acest mod se stochează în același tabel. O relație unu-la-unu poate fi utilizată pentru a diviza un tabel cu
multe câmpuri, pentru a izola o parte dintr-un tabel din motive de securitate sau pentru a stoca informații
care se aplică numai pentru un subset al tabelului principal. Când identificați o astfel de relație, ambele
tabele trebuie să partajeze un câmp comun.

IV. Realizaţi un referat în care să explicaţi ce reprezintă termenii de Field Name, Data Type şi Description la
un tabel din Microsoft Access.

Field Name: Pe coloana Field Name indicăm, prin tastare, numele fiecărui camp. Numele câmpului de date
(Field Name) trebuie să fie unic în structura tabelului şi să conţină cel mult 64 caractere (din care se exclud
caracterele ! . [ ] deoarece au semnificaţii speciale în MS-Access.

Data Type: Tipul de date (Data Type) se poate alege, în funcţie de natura câmpului de date, dintr-o listă
care se afişează efectuând clik-stânga în coloana Data Type şi apoi pe butonul derulant afişat

Description: Descrierea câmpului de date (Description) este opţională, însă este recomandabil să apară
deoarece permite specificarea de informaţii suplimentare referitoare la câmpul de date respective.

V. Realizaţi un referat în care să explicaţi ce reprezintă următoarele tipuri de date la un câmp de la un

tabel din Microsoft Access:

Tip Data Descriere

Text Text (set de caractere: litere, cifre, semne speciale - maxim
255). Lungimea implicita este 50.
Memo Text de lungime mai mare de 255 caractere
Number Numeric (întreg sau real)
Date/Time Data calendaristica sau ora
Currency Un numar cu doua zecimale, care are la sfârsit un simbol
monetar (lei, euro etc.)
AutoNumber Numar întreg care este incrementat automat pe masura ce
sunt introduse noi înregistrari în tabela
Yes/No Câmp de tip comutator, de tip Da/Nu, cu semnificatia
Adevarat/Fals
OLE Object Permite memorarea de imagini, sunete etc.
Hyperlink Referinta catre un fisier extern